Rechte, Rendite, Ressourcen DTT-Symposion Mannheim, 27. – 29. März 2014

Effizient oder effektiv? Wirtschaftliche Dienstleistungsvarianten im

Terminologiemanagement für kleine und große Budgets

Micaela Andrich

1. Die Relevanz von Terminologiemanagementprojekten

Terminologiemanagement beschäftigt sich mit der wichtigsten Ressource des

Unternehmens, nämlich mit der Ressource Wissen. Als übergreifende Ressource schließt sie somit alle Abteilungen und Einheiten einer

betrieblichen Organisation mit ein. In operativen Bereichen wie Technische

Dokumentation und Übersetzungsmanagement findet sie die notwendigen fachlichen Kompetenzen, um ihre Potentiale zu entwickeln. In strategischen

Bereichen des Unternehmens wie Wissens- und Innovationsmanagement, Produktmarketing und Marktbeobachtung findet sie die Chance für Prestige.

Alle Bereiche im Unternehmen profitieren von den Produkten des

Terminologiemanagements. Gepflegte Listen von technischen Termini dienen der Verschlagwortung in Expertendatenbanken, Wikis, Learning- und

Dokument-Management-Systemen; Klassifikationen und Taxonomien für die intelligente Suche und zur Indexierung in Intranetportalen.

Terminologie ist das Rückgrat für die synergetische Verwaltung von Wissen

in der Organisation. Gleichzeitig sichert sie den langfristigen Erfolg des Unternehmens durch die zeitgerechte Vermarktung von Produkten und

Dienstleistungen auf internationalen Märkten (Time-to-Market). Gepflegte Terminologiesammlungen gewinnen somit im Unternehmen, in der Wirtschaft

und in der Gesellschaft immer mehr an Bedeutung zu. Somit steigt auch die Relevanz und die Notwendigkeit von Terminologiemanagement-Projekte in

Organisationen stark zu.

2. Herausforderung Komplexität

Die Mehrwerte und die Wirtschaftlichkeitsberechnung der Implementierung

von Terminologiemanagement sind klar belegt. Dennoch trauen sich viele

Unternehmen noch nicht zu, das Thema Terminologiemanagement systematisch anzugehen. Als Berater wissen wir, dass es nicht unmittelbar

von fehlenden finanziellen Mitteln anhängt. Liegt ein sauberes Projektvorha-ben mit realistischen Zielen, mit der Beschreibung der Mehrwerte, mit der

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Aufwandschätzung und einer Kosten-Nutzen-Analyse vor, wird potenziell das Budget für die Implementierung von Terminologiemanagement freigegeben.

Öfter sind ein fehlender Überblick über den Projektumfang (Wie aufwändig

wird es sein? Wer macht das?) und das Gefühl der Unsicherheit über den Erfolg des Projektes (Wird das Ziel erreicht?), die Faktoren, die die

Entscheidung verzögern.

3. Terminologiemanagement als strategische Unternehmensberatung

In der Tat ist Terminologiemanagement oft ein komplexes, firmenübergrei-fendes Projekt, das sich langfristig über die Grenzen von Abteilungen,

Unternehmen und Kontinenten erstreckt. Das Steuern bzw. das Begleiten komplexer Projekte erfordert Kompetenzen in heterogenen Fachgebieten.

Unternehmen, die sich entscheiden Terminologiemanagement als

„Dienstleistung“ anzubieten sind bereit hohen Kundenanforderungen entgegen zu kommen und Komplexität zu meistern. Diese Unternehmen

haben ihre Geschäftsprozesse fest im Griff, sind vertraut mit den Techniken von strategischem Projekt- und Prozessmanagement und weisen fundiertes

Wissen in unterschiedlichen Untergebiete der Betriebswirtschaftslehre, wie

strategisches Management, Unternehmenspolitik und Change Management auf. Neben der strategischen Unternehmensberatung ist ihre wichtigste

Aufgabe, stetig die Effizienz und Effektivität der angebotenen Dienstleistung über den gesamten Verlauf des Projektes zu sichern.

4. Effizient oder effektiv?

Die Effektivität wird definiert als die Vollständigkeit und Genauigkeit, mit der ein bestimmtes Ziel erreicht wird. In der Betriebswirtschaftslehre wird der

Begriff auch als „die richtigen Dinge tun“ umschrieben. Die Effizienz wird als Verhältnis von Leistung zu Kosten definiert („Die Dinge richtig tun.“), was als

Synonym für Wirtschaftlichkeit gilt. Der Spagat zwischen der Erfüllung der

vielfältigen Kundenwünsche („die richtigen Dinge tun“) und der Herausforde-rung, das eigene Dienstleistungsangebot dennoch effizient, wettbewerbsfähig

und systematisch zu halten („Die Dinge richtig tun.“), stellt für den Dienstleister in komplexen Projekten wie Terminologiemanagement eine

kontinuierliche Herausforderung dar. Schafft der (Sprachen-)Dienstleister die eingesetzten Mittel und das erzielte Ergebnis in einem optimalen Kosten-

Nutzen-Verhältnis zu halten, ist der Erfolg für beide Anspruchsgruppen

gesichert. In dieser Auseinandersetzung (Ziele vs. einzusetzende Mittel) ist jedoch der Kunde König: Es müssen zuerst die richtigen Dinge getan werden,

damit die Zielerreichung gesichert bleibt. Wie die richtigen Dinge in einem effizienten Rahmen organisiert werden, ist Ausdruck der Fertigkeiten und der

Kompetenz des Sprachendienstleisters.

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5. Wirtschaftliche Dienstleistungsvarianten

Mittlerweile sollte jeder Terminologiemanagement-Berater wissen, was die richtigen Dinge im Terminologiemanagement sind bzw. wie ein Best-Case-

Skript für die Implementierung aussieht: Das Projekt hat den Segen der Geschäftsführung bekommen, SMART-definierte Ziele, IST-Analyse und

Kosten-Nutzen-Rechnungen liegen vor, die Merkmale der Unternehmenster-minologie sind identifiziert worden, Zuständigkeiten und Aufgaben im Prozess

verteilt.

Im Sinne der Erreichung der Effizienz der Dienstleistung und somit der Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit des Angebots, ist unsere primäre

Aufgabe das Dienstleistungsspektrum ganzheitlich und modular unter Berücksichtigung von strategischen und organisatorischen Faktoren zu

gestalten. In der ganzheitlichen Perspektive werden einzelne Tätigkeiten, von der Beratung bis zur Schulung und Hosting von Systemen, ganzheitlich

erfasst. Die Modularisierung erfolgt durch granulare Identifizierung und

Beschreibung der einzelnen Leistungskomponenten. Ziel ist die Definition von Leistungsbausteinen, aus denen ein eindeutiger Nutzen für den Kunden

abzuleiten ist. Die Aufstellung und präzise Beschreibung der Dienstleistungs-bausteine (Ziele, Leistung, Ergebnisse, Aufwand, Mehrwerte) ermöglicht die

Standardisierung und Vervielfältigung des Angebots. Darüberhinaus soll die

granulare Aufstellung zur Weiterentwicklung der Dienstleistung, zur besseren Steuerung der Geschäftsprozesse und zum optimierten Einsatz von

Ressourcen führen. In dieser Weise wird das Angebot für den Kunden transparent gemacht und Entscheidungskompetenz auch für Nicht-

Spezialisten ermöglicht.

6. Implementierungsmodelle

Die Bereitstellung von Dienstleistungsvarianten für die Durchführung der

operativen Aufgaben der Dienstleistung (Terminologieextraktion, Terminologierecherche und Terminologiepflege) bietet die notwendige

Unterstützung um zusammen mit dem Kunden das passende Implementie-

rungsmodell auszuwählen. In der Auswahl des passenden Modells werden Vor- und Nachteile der Ausführung der Aufgaben (Extraktion, Recherche,

Pflege) außerhalb der Organisation (Kunde) abgewogen. Als Unterstützung der lernenden Organisation (Wissensmanagement) bzw. des persönlichen

Wachstums bleibt die optimale Kombination für den Kunden die Terminolo-giearbeit für die Ausgangssprache betriebsintern zu organisieren. Schließlich

müssen die aus der individuellen Lösung resultierenden Kosten (Investitions-

bedarf, Projektmanagementkosten, Schulungskosten) geeignet bewertet werden können. Der Dienstleister als Berater unterstützt den Kunden in der

Auswahl der bevorzugten Konstellation, die die Effizienz und Effektivität der Dienstleistung sicherstellt.

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7. Fazit

Auch für komplexe Dienstleistungen wie Terminologiemanagement gewinnt

die Systematisierung und Standardisierung immer mehr an Bedeutung. Durch

effiziente Modularisierung der Leistungsbausteine kann die Komplexität der Leistung im effizienten Rahmen reduziert werden bzw. spezifizierte

Dienstleistungsangebote entstehen, die auch für kleine Budgets attraktiv gestaltet werden können.

Dott.ssa Micaela Andrich

Business Development

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