Einführung eines XML-...

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Einführung eines XML-Redaktionssystems

Voraussetzungen und Grundlagen für die Umgestaltungder Redaktionsprozesse

TEKOM-Regionalgruppentreffen am 21.1.2008 in Dresden

Dr. Walter Fischer, Fischer Computertechnik GmbH

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EinfEinfüührung eins hrung eins XMLXML--RedaktionssystemsRedaktionssystemsAgendaAgenda

Wir über unsMotivationVorphase

StrukturierungModularisierungKlassifikation

Technik, SystemEinführungsphase, ProzesseKosten, ROI

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Industrialisierte Publikation mit TIMIndustrialisierte Publikation mit TIM--RSRSWir Wir üüber unsber uns

Software- und SystemhausSitz in Radolfzell/Bodenseegegründet 1985 in Frankfurtseit 1990 in Radolfzell 35 Mitarbeiter insgesamt, 15 in der EntwicklungXML-Lösungen für Technische Publikation, ContentManagement, Dynamic PublishingSoftware, Projekte, Implementation, Support, HotlineMaschinen- und Anlagenbau, Fertigungsindustrie, Informationstechnik

Unsere Erfahrung zu Ihrem Nutzen

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... wer nutzt heute TIM-RS

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TIMTIM--RSRS das das XMLXML--RedaktionssystemRedaktionssystem ... weitere Kunden

• Berger Lahr, Antriebstechnik• Big Dutchman, Vechta• DISA, Schaffhausen (CH)• KHD Humboldt, Köln• Festool, Wendlingen• Maquet, Rastatt• Pfeiffer Vacuum, Asslar• Robert Bosch, PowerTool• Sennebogen, Straubing• Koenig & Bauer AG,

Dresden• Herrenknecht, Schwanau

• Rhode & Schwarz, München, Berlin, Bad Münder

• TechnicalOffice, Schefflenz• Förster Technik, Engen• Werner Matthis AG (CH) • DMG Deckel Maho Gildemeister• KASTO, Lahr• Schindler Aufzüge (CH)• ALSTOM, Baden (CH)• MINIMAX, Bad Oldesloe• Burckhardt Compression (CH)• Ampack, Augsburg• Hirschmann, Neckartenzlingen

Installationen bis 500 TIM Clients, weltweit ca. 5 000 TIM Clients/Arbeitsplätze.

Weltweit mehr als 10 000 Clients/Arbeitsplätze mit FCT Produkten

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Einführung eins XML-RedaktionssystemsAgendaAgenda


StrukturierungModularisierungKlassifikation


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Motivation

In einigen Jahren werden Produktdokumentationen (BA, IA, WA, ...) nur noch mit einem Redaktionssystem

erstellt werden; analog Situation zu CAD, PPS, ERP, PDM, ...

Grundsätzlich werden diese Systeme XML-basiert sein. Nur solche Investitionen werden Bestand haben.

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Ziel

Technische Dokumentation möglichst schlank und kostengünstig

Publizieren

ÜbersetzenErstellen

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Wie erreichen wir dieses Ziel?

Optimierung und Rationalisierung des gesamtenPublikationsprozesses

Inhaltlich:

Standardisierungkonsequente Strukturierungkonsequente Modularisierung und Klassifikation

konsequente Integration in die GeschäftsprozesseÜbersetzungsprozess auf Basis XML-UnicodeAutomatisierung

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Wie erreichen wir dieses Ziel?

Optimierung und Rationalisierung des gesamtenPublikationsprozesses

Technisch:

XML-Redaktionssystem, CMSTerminologie-ManagementTranslation-Memory

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Entwicklung FertigungPlanung Marketing Vertrieb KundeProdukt

CADERP

SMLCAQPLM PIM

ERP

CRM

CMS

PIM

Technische Dokumentation

Unterstützung im kompletten Produktlebenszyklus

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Wir über unsMotivationVorphase - Standardisierung

ModularisierungKlassifikationStrukturierung


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XMLXML-- Redaktionssystem:Redaktionssystem: Einführungsphasen

AnalyseModularisierung StrukturierungKlassifikation

InbetriebnahmeRolloutSupport, Service

AdaptionInstallationStylesheetsPublikation

InformationsmodellKonfigurationProzesseWorkflow, ...

Testbetrieb SchulungEinführungSchnittstellenMigration

FeinspezifikationWorkshopsPflichtenheft

KonfigurationSystemRed.-Objekte

UmsetzungPublikationProzesseLayoutStruktur, DTD

Test/PilotbetriebErfassungDokumenterstellungÜbersetzungProduktion

Inst.

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!

Modularisierung

© Prof. Dr. W. Ziegler

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Modul-Identifikation durch Dokumentenanalyse

Standard

Option

Variante!!

! Content-Variante


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• Hohe Wiederverwendbarkeit

„Informationen sollen möglichst von allem befreit werden, was ihre Wiederverwendbarkeit beeinträchtigt:

– geringfügige Textunterschiede – nicht-kompatible Formatierungsmerkmale – nicht-passende Bausteingröße

Die Wiederverwendbarkeitsrate aller untersuchten Dokumente beträgt im Schnitt 54%. „

• Große Änderungshäufigkeit

„Die regelmäßige Änderung vorhandener Dokumentationen: Von den 135 Dokumentationsarten, die von den untersuchten Firmen angegeben wurden, werden 117 (87%) regelmäßig aktualisiert. „

Kriterien bei der Analyse

© DOG GmbH „Dokumentationsmanagement in der Praxis“, (2000)

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Elemente des Funktionsdesign

InformationsprodukteZielgruppenorientierte und produktbezogene Dokumentarten, z. B. Bedienungsanleitung, Installationsanleitung

SequenzmusterTypische Abfolge Funktionaler Einheitenz. B. Baugruppenbeschreibungen, Warnhinweise

Funktionale EinheitenBilden den eigentlichen Inhalt der Dokumente abz. B. Handlungsaufforderung, Zielangabe

AuszeichnungselementeDienen der Auszeichnung von Bedeutungselementen innerhalb von Funktionalen Einheiten z. B. Kommando, Dialogfeld

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Ergebnisse der Modularisierung

Informationmodule als solcheBezug der Module

Produkt, Stückliste, AufbauFunktionKontext

Inhalt und TypenSicherheits-HinweiseProduktbeschreibungFunktionsbeschreibung, Tätigkeiten

AuszeichnungselementeGrafiken, Symbole, …Querverweise, LinksFett, Kursiv, Listen

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Flexibilität(HöhereWiederverwendung)

Modulgröße

Redundanzen(Geringere Wieder-verwendung)

VerwaltungsaufwandKomplexität


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Informationsmanagement mit XML-Datenbank

Metadaten• Titel• Ident-Nr.• Produktzuordnung• Objekttyp• Strukturelement• Variante• Sprache• Verwendungsnachweis /Referenzen• Status• Redaktor• Datenbank

VerwaltungsinformationenInformationsobjekt

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Prozessorientiert

Inhaltsorientiert

Produkt / Aufbau

Anlage

Maschine

Baugruppe

Teil

Funktion

Tätigkeit

Hinweis Informationsobjekte

Sichten

Das TIM-RS - Klassifikationsmodell

Verwendung Sprache Status Freigabe Zugriff

Unternehmen

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Ergebnisse der Klassifikation

InformationsmodellMetadatenDatenbankmodellNavigation

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Einführung eins XML-RedaktionssystemsAgendaAgenda




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Strukturierte InhalteStrukturierte Inhalte: Handlungssequenz (Aktivity)

Informationsmanagement

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XML-Struktur, DTD

Die Dokument-Strukturen werden (standardisiert) beschrieben mittels einer DTD (Document Type Definition):

DTD Besteht aus einer Menge (Vorat) von Struktur-Elementen

Bodytext, Para, Chapter, Table,Link, Index, Bold

Definiert eine Hierarchie- Chapter

- Head- Para- Para

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Welche Strukturierungsmethoden gibt es?

– Standardisierungsmethoden

• Funktionsdesign• Information Mapping

– Strukturen (DTD‘s)

• DITA• DocBook• mumasy• ASD S1000D• ATA iSpec 2200• FCTDocuments

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Moduldefinition

Datenbankmodell

Variantenanalyse

Dokumentanalyse

Klassifizierung

Informationsmodell

Dok.matrixWiederholung

Änderungshäufigkeit

ProduktartInfo-arten

DokumenttypenDTD, XSD, DOT,…

Mod-Varianten

WiederverwendungÜbersetzung

Produktvarianten

ProdukteAufbau, Funktion

Strukturierung

Metadaten

Module (Reuse-Pool), Variablen, Parameter

Kriterien Aufgabe Ergebnis

AutomatisierungStücklistenGültigkeiten


Modularisierung

Zusammenfassung

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Inst.

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Vorüberlegungen

Welche Schritte bzw. Phasen bestimmen den Redaktionsprozess und sollen wie abgebildet werden:

Konzept- und Planungsphase (Input aus der Entwicklung)Redaktionsphase (Neuerstellung, Änderungen)Lektorats- und KorrekturphaseFreigabenÜbersetzungPublikation und Verteilung

Diese Prozessschritte müssen bzgl. eines systembasierten Arbeitens beleuchtet und hinterfragt werden, woraus sich folgende Fragen ergeben:

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Zu klärende Fragen und Ergebnis

Dokumentenorientierter Ansatz?Modul- oder Bausteinorientierter Ansatz bzgl. der Redaktionsphase (Beispiel)?

Einfluß auf die Strukturierung, Modularisierung, etc.nach welchen Regeln wird das Dokument assembliert

Aspekte der Automatiserung berücksichtigen?Stücklistengesteuerte ErstellungSteuerung der Inhalte durch die ProduktvariantenDatebübernahe aus externen SystemenIntegrationsaspekte in das PLMAuslandsgesellschaften

Lastenheft, Anforderungen, FeinspezifikationFunktionenProzesse

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Inst.

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Inst.

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Trainingskonzept

Ziel: Die geschulte Organisation des Kunden kann vollständig und eigenständig dietechnische Dokumentation mit TIM-RS systemunterstützt betreiben.

1. „Fit for RS“

2. Grundschulung TIM-RS

3. Struktur und Layout-Schulung

4. Administrator -Schulung

Alle Anwender

Alle Anwender

Key-User (2-4)

Key-User (1-2)

BedarfsanalyseAnforderungen PlanungPilot, Lastenheft


AdaptionKonfigurationSchulungInstallationTests

Detailspezifikation PflichtenheftStrukturierung, DTDCustomizing, UseCaseWorkflow, ...

CustomizingSchnittstellenStylesheetsQualifizierungMigration

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Vorphase Projektstart Umsetzung Pilot und Adaption

Rollout

FCT

Kunde

Ergebnisse

•Angebot

•Auftragsblatt

•Kickoff

•Workshops

•Projektplan

•Vorbereitung

•Workshops

•Aufgaben

•unterzeichneter Vertrag

•Key-User Kunde „FIT FOR RS“geschult

•Kern-Sollprozesse definiert

•Modularisierungs-konzept erstellt

•Klassifizierungs-modell erstellt

•Sollaufbau und Struktur für alle Zieldokumente erstellt

•Projektplan fixiert

•Aufgabenpakete definiert

•Bestellung

•„FIT FOR RS“-Schulung

•Vorbereitung Hardware und Systemumgebung

•Schulung Projektteam

•Test-Durchführung Pilotplan

•Erstellen Change Request-Liste

•System konfiguriert

•Anpassungen geliefert

•Hardware vorbereitet

•Projektteam geschult

•„Pilot“ (Test)- Plan erstellt

•Erweiterungen und Updates definiert

•Change RequestListe erstellt

•Kernprozesse erfolgreich getestet

•Endanwender geschult

•Daten migriert

•System mit Produktivdaten getestet

•Konfiguration

•Anpassungen

•Auslieferung

•Schulung Projektteam

•Pilotplan

•Projektplan

•Schulung Endanwender

•Datenmigration

•Unterstützung

•Schulung Endanwender

•Datenmigration

•Unterstützung

(messbar)

Vorstellung des möglichen Implementierungsablaufes

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Kostentreiber und Maßnahmen

30-70Modularisierung, Bausteine, Strukturen,Informationseinheiten, Wiederverwendung, Funktionsdesign

Erstellung

ca. 40%Produktivität

30-50Generieren, Automatisieren, Variablen,ERP/SAP-Integration

Externe Daten, Tabellen, ...

30Inhaltsvarianten, Masterdokument, Varianten-Filter, Kundendokument

Varianten

30-70Vorübersetzung, 100% Matches, nur neue und geänderte Module werden übersetzt, keine Layoutarbeiten beim Übersetzer

Übersetzung

30Verwendungsnachweise, ReferenzierungÄnderungen, Aktualisierung

25Struktur, XML, EDD, DTD, GenerierenLayout, Formatieren, Medien

30-40Datenbank, System, Klassifikation, Grafikverwaltung, Versionen

Verwaltung, Suche, Organisation, Zuständigkeiten

Reduktion in %Lösung / Maßnahmen mit SystemKostentreiber

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Fazit und Zusammenfassung

Grundlage für die Optimierung und Integration

Modularisierung

XML, strukturierte Dokumente

Klassifikation, Metadaten via Datenbank

Verknüpfung der Informatonsobjekte mit

Produkt- und Aufbaustruktur

Funktionsstruktur

Dokumentenstruktur

Integration von Prozessen aus dem PLM

Varianten

Aktualisierung, Änderungsmangement

DB für die Organisation der Informationsobjekte

=> Nutzen und Optimierung durch die Umgestaltung

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Wir haben Ihre Anforderungen intensiv geprüft und sind überzeugt, gemeinsam mit Ihnen Ihre Projektziele pünktlich und innerhalb Ihrer Budgets

zu erreichen. Dafür stehen wir mit unserem gesamten Team.Wir freuen uns darauf, Ihr Projekt mit Ihnen gemeinsam zu realisieren!

Radolfzell, den 21. Januar 2008FISCHER COMPUTERTECHNIK GMBH

Die Mannschaft

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Einführung eines XML-RedaktionssystemsTEKOM-Regionalgruppentreffen am 21.1.2008 in Dresden

Vielen Dank!

Dr. Walter Fischer, Fischer Computertechnik GmbH

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