EINSATZ UND IMPLEMENTIERUNG VON SHAREPOINT - …€¦ · SharePoint Foundation eignet sich zur...

Ihr starker IT-Partner.

Heute und morgen

Best Practices aus mehr als 10 Jahren Erfahrung

EINSATZ UND IMPLEMENTIERUNG VON SHAREPOINT -

UMSETZUNG AM BEISPIEL EINES PROJEKTES

2 | SH Neckarsulm | 07.05.2014 SharePoint / Collaboration

INHALT.

1. Kurzvorstellung

2. Herausforderungen in Unternehmen

3. SharePoint Server 2013: Ein

Überblick

4. Projektbeispiele aus der Praxis


HERAUSFORDERUNGEN

SharePoint Server 2013


Die reale Welt der

Informationsverarbeitung

CRM-System

ERP-System

VK-Chanceerstellen

Angeboterstellen

NeuerLead

Qualifiziert?

Aus-sortieren

Abge-schlossen?

Verkaufabschließen

Rechnungerstellen

Strukturiert

Aussage von vielen Kunden: Bei uns eher 90/10

Validierungmit techn. Vertrieb

Abschätzungindivid. Design

Aufwands-schätzungder Lösung

Verfasseneines Antwort-

vorschlags

Genehmigungdes Vorschlags

Rabatt-strategiefestlegen

EingangKunden-

spezifikationen

Unstrukturiert

„Klassische” Unternehmensanwendungen halten nur ca. 20% des Datenbestandes.

Office Business Anwendungen halten ca. 80% des Datenbestandes!


Informationskanäle nehmen zu, die Informationsmenge steigt rapide an.

Immer mehr Informationliegen bei dem einzelnen

Anwender (Information Worker)und sind nicht im Zugriff der

Organisation!

Informationsvolumen


Virtuelle Projektteams, Mitarbeiter werden abteilungs-übergreifend eingesetzt.Externe verstärken zeitweise.

Der Umgang mit Informationenund deren Nutzung wird

unternehmenskritisch.Die Kopfarbeit nimmt zu!

Veränderungen in der Arbeitswelt


Was Anwender in Unternehmen vermissen!

Warum kann ich in unserem Firmennetz meine Daten nicht, wie bei Google

/ BING suchen?

Warum legen wir die Daten auf diesem unkomfortablen Fileshare

(Netzwerklaufwerk) ab? Man findet nichts wieder.

Warum muss ich immer eine Rundmail (an alle) schreiben um rauszufinden,

wer von den Kollegen z.B. Spanisch spricht?

Warum muss ich ständig, wie ein Detektiv ermitteln, wer denn jetzt das

aktuelle

Excel / Word / PPT-Dokument hat?

Warum können wir unsere Projektdokumente nicht einfach auf einer

Webseite zusammenfassen, so dass alle darauf zugreifen können?

Warum muss ich die Stundenzettel / Urlaubsanträge von Hand ausfüllen

und zu Frau „Meier“ gehen, die diese dann in unser HR-System eingibt?


Welche Fragen bewegen das Management?

Wo können wir mehr Effizienz gewinnen?

Wie können wir das Wachstum unterstützen?

Wie können wir mit dem gleichen Stamm an Mitarbeitern mehr leisten?

Wie können wir das Wissen der Experten die in den Ruhestand gehen erhalten?

Wie können wir die innovativen Entwicklungen, die wir vor haben schneller an

den Markt bringen?

Wie können wir die jungen Talente fördern?

Wie soll ich steuern, wenn ich nur 8 Wochen alte Informationen zur Verfügung

habe?

Wie kann ich die Organisation schneller informieren?

Wie würden sich 3% mehr Deckungsbeitrag auf unser Unternehmen auswirken?

Wie können wir die Kommunikation mit unseren Kunden / Partnern verbessern?


Web Applikationen und mobile Anwendungen


EIN ÜBERBLICK




Multifunktionsleiste (Ribbon)

Skydrive Pro

SharePoint Mobile

Office Client und Office Web App Integration

Umfangreiche Unterstützung von Web-Standards

Tagging, Following, Bewertungen

Microblogging

Newsfeeds, Blogs und Wikis

Persönliche Arbeitsbereiche (My Sites)

Community Seite

Profile and Expertise

Unternehmens-Inhaltstypen

Metadaten und Navigation

Document Sets

Multi-stage Disposition

Audio und Video Inhaltstypen

Remote BLOB Speicher

List Enhancements

PerformancePoint Services

Excel Services

Chart Web Part

Visio Services

Web Analytics

SQL Server Integration

PowerPivot und PowerView

Business Connectivity Services

InfoPath Form Services

Externe Listen

Workflow

SharePoint Designer

Visual Studio

API Enhancements

REST/ATOM/RSS

eDiscovery

Integrierte FAST Suche

Navigation

Dokumentenvorschau

Search-Driven-Content

Communities

Search

Sites

Composites

ContentInsights

Alles verstanden? Sehr komplexe Software Viele Möglichkeiten und

Chancen für Kunden Informationsflut im Internet

Millionen Ergebnisse bei Google

Über 15.000 Dokumente bei Microsoft TechNet

etc.


Microsoft SharePoint 2013

Grundlage für den SharePoint Einsatz, damit Mitarbeiter, Partner und Kunden effektiv zusammen arbeiten –innerhalb als auch außerhalb der Firewall.

Mit anderen Menschen in formellen als auch in informellen Netzwerken austauschen – für Social Business Anwendungen. Das neue Wissensmanagement.

Erstellung, Prüfung, Veröffentlichung & Entfernung von Inhalten. Dokumenten- und Taxonomie-Management, sowie WCM. Einhaltung von Compliance. Erstellung von Web-Auftritten.

BI für Jedermann. Ad hoc auf Daten zuzugreifen und mit anderen austauschen. Grafische Analyse von Rohdaten für verbindliche Schlussfolgerungen.

Anwender wollen spezifische Lösungen –ohne in jedem Fall auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. Gleichzeitig kann die IT-Abteilung einen Rahmen schaffen, um unter Berücksichtigung von Stabilität und Verfügbarkeit der IT-Umgebung solche Applikationen (z.B. Apps) zu erlauben.

Schnelle, einfache Suche von Wissen, Personen & Daten. Macht Wissensarbeit effizient. Unterstützt eDiscovery. Erhöht Web-Shop Umsätze. Erlaubt personalisierte Web Seiten.

Communities

Search

Sites

Composites

ContentInsights


Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Organisations-

und Kommunikationsplattform,

welche Informationen und Soziale

Netzwerke an einem Platz vereinigt.

Dabei stehen durchgängige

Prozessketten, höhere

Mitarbeiterproduktivität, mehr

Transparenz und eine bessere

Zusammenarbeit der Mitarbeiter im

Vordergrund.

Communities

Search

Sites

Composites

ContentInsights


um ihre Websitezu publizieren

zur Ablösung der File Server

zum Bewerber-management

zum Vertrags-management

zur Digitalisierung des Formularwesens

als Mitarbeiter Portal (Intranet)als Kunden- und

Partnerportal Extranet)zur Mitarbeiterschulung (eLearning)

zur Organisation und Verwaltung von Gremiensitzungen

zur Buchung von Ressourcen, z.B. Besprechungsräumen

zum Verwaltung von Firmenwagen

als IT Ticketsystem

für das Verbesserungs-vorschlagswesen

zur Abbildung des Come-Leave-Change Prozess

zur C-Teile Bestellung(Büromaterial)

als Risikomanage-ment Lösung

zur Erfassung von SAP Informationen

für die Projektverwaltung

für dasGebäudemanagement

SharePoint eignet sich für alle Arten von Applikationen,die nicht transaktionsorientiert (ERP) sind.

Einsatzmöglichkeiten


Strategie: geeignete Funktionalitäten identifizieren, miteinander

kombinieren und in die Prozesse des Unternehmens integrieren


Warum SharePoint

• Etabliertes Produkt seit 2001

• Kleiner Einstieg möglich über SharePoint Foundation oder Office 365

• Erweiterbar über die Produktversionen

– Foundation -> Standard -> Enterprise

• Große Community

– SharePoint UserGroup

– Viele Artikel zu verschiedenen Themen für SharePoint im Internet verfügbar


Produktversionen

• Foundation

– Die kostenlose SharePoint Foundation eignet sich für kleinere Unternehmen oder

Abteilungen, die eine kostengünstige Einstiegs- oder Pilotlösung für die webbasierte

Zusammenarbeit wünschen. SharePoint Foundation eignet sich zur Koordination von

Zeitplänen, Organisation von Dokumenten und Teilnahme an Diskussionen in

Teamarbeitsbereichen, Blogs und Wikis.

• Standard

– SharePoint Server 2013 Standard Edition eignet sich für Unternehmen, die eine

integrierte Plattform bereitstellen wollen, zur effizienten Zusammenarbeit von

Teammitgliedern, zur Suche von Unternehmensressourcen, Experten und

Unternehmensdaten, zur Verwaltung von Inhalten und Workflows sowie zur Nutzung

von Geschäftsinformationen für eine fundiertere Entscheidungsfindung.

• Enterprise

– SharePoint Server 2013 Enterprise Edition kann in jeder SharePoint-Server Installation

aktiviert werden. Die Nutzung ist allerdings nur mit einer Enterprise-Client-Lizenz

möglich. Mit einer Enterprise-Client-Lizenz stehen dem Benutzer erweiterte

Informations- und Datenverwaltungsfunktionen zur Verfügung.

http://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SharePoint_Foundation

http://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SharePoint_Server


PROJEKTBEISPIEL

SharePoint


Projektbeispiel

Kundensituation

• Ablösung eines bestehendes Organisationshandbuches

– Basierend auf

• FTP Server

• Ca. 60 PDF Dokumente

(Prozess- und Organisationsbeschreibungen, Arbeitsanweisungen usw.)

– Nachteile

• Schlecht durchsuchbar

• Unübersichtlich

• Schwer Querverweise zu anderen Dokumente zu erstellen

• Schlecht auf mobilen Geräten zu lesen

• Offline Dokumente sind meistens veraltet

– Vorteile

• Leicht druckbar

• Offline fähig

• Schnell Erstellt


Projektbeispiel

Lösungsfindung

• Anforderungen:

– Artikel schnell bearbeiten

– Mobil fähig

– Einfaches Design

– Einfache Abbildung von weiteren Anforderungen die später Folgen sollen

• Intranet

• DMS

• Zentrale Suche


Projektbeispiel

Umsetzung

• Umsetzung mit:

– SharePoint Foundation 2013

• Wiki Artikel anstelle von PDFs

• Weiterverwendung von PDF Formularen

• Tätigkeiten

– Installation von SharePoint Foundation 2013

– Erstellung der Grundstruktur anhand des bestehenden Organisationshandbuches

– Einweisung in die Grundfunktionen vom SharePoint

– Erstellung der ersten Artikel gemeinschaftlich mit dem Kunden

– Anpassung von Formatvorlagen

– Erstellung einer Druckfunktion

• Aufwände

– 4 Personentage


Roadmap: die definierte SharePoint-Strategie in einzelne, leichter

zu bewältigende Schritte strukturieren


WEITERE PROJEKTBEISPIELE

SharePoint


Projekt Baustellenportal

Technologie SharePoint 2007 und SharePoint 2010

Leistung • Erstellung einer Lösung zur vollständigen Verwaltung der größten Baustelle Europas

• SharePoint Sizing• Individualentwicklung• Übernahme Access Datenbanken

Folgeprojekt • Schulungsportal

Energieversorgung


Projekt Business Excellence Portal

Technologie SharePoint 2007 und SharePoint 2010

Leistung • File Server Migration der internen Unternehmensberatung

Folgeprojekte • Erstellung eines Governance Konzeptes• Workshop „Formularbasierte Prozesse“• Analyse Einsatz Team Foundation Server

Metallverarbeitende Industrie


Projekt Office in the Enterprise

Technologie SharePoint 2010

Leistung RDP Projekt • Abbildung und Teilautomatisierung des Kernprozesses

der Gutachtertätigkeit• CRM und Biztalk-Integration• Erstellung von Individualkomponenten• Einrichtung einer Dashboardfunktion• Integration Office 2010 und OCS

Ingenieurwesen


Projekt Elektronisches Vorstandsbeschlussverfahren

Technologie SharePoint 2010

Leistung • Prozessanalyse• Workflowentwicklung• Ergebnisdokumentation• Schulung

Folgeprojekt • Erstellung eines Governance Konzeptes• Individuelle Template Entwicklung• Rollout Vorstandsbeschlussverfahren auf 9 Töchter

Finanzwesen


Projekt Mitarbeiterportal

Technologie SharePoint 2010, Nintex

Leistung • Aufbau Mitarbeiterportal• Workflowentwicklung• Designanpassung• Sucherweiterung

Folgeprojekt • Aufbau eines Schulungsportals• Migration Extranet von SP 2007 auf SP 2010• Permanente Vor-Ort-Betreuung• Individualentwicklung weiterer Lösungskomponenten

Edelmetall- und Technologie


Normen und Zertifizierungen

GDPdU, GoBS und AO Zertifizierung von SharePoint

Handels- und Steuerrechtliche Bestimmungen hinsichtlich

Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit)

Bereits 2008 wurde Microsoft Office SharePoint Server 2007 durch eine Internationale

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich GDPdU, GoBS und AO

geprüft. Erfolgreich zertifiziert wurden die Archivierung von Dokumenten, die

Indizierung am Dokument, die Suche nach Dokumenten anhand verschiedener

Indizierungskriterien sowie die „Wiederlesbarmachung“ archivierter Dokumente.

Qualitätsmanagement nach DIN EN IST 9001 oder DIN EN ISO

4000/14001, SO/TS16949 mit SharePoint

SOP (Standard Operating Procedures) Management, GxP, 21 CFR Part 11 (21CFRPart11) 210-211, 820, 606 mit SharePoint

Gefahrgut-Dokumentation (ADN, ADR, IATA, IMO, RID) und

elektronische Schichtbücher (MESA bzw. ISA S95) mit SharePoint


Heute und morgen

ZEIT FÜR IHRE FRAGEN.

Kontakt: Sven Spanka, [email protected], Telefon 07132/9812601


Heute und morgen

SharePoint bei Bechtle

Fokus: SharePoint seit der ersten Stunde.

Know How: mehr als 60 SharePoint Berater bei Bechtle

Erfahrung: mehr als 500 Projekte in über 20 Branchen

Consulting Power: mehr als 12.000 PT Beratungskapazität

Kundennähe: mehr als 60 IT-Systemhäuser vor Ort

Strategie: Marktführerschaft für SharePoint Beratung in D-A-CH


Heute und morgen

SharePoint Infrastruktur

SharePoint.Net-

Entwicklung

SharePoint Technologie-

beratung

Prozess-/ Lösungs-beratung

Benutzer-akzeptanz

IT-AbteilungFachabteilung

Ebenen eines

SharePoint Projektes

Ergänzende Leistungen wie Hardware, Security oder Mobility durch die Kollegen in der Bechtle Gruppe.


Heute und morgen

Consulting Portfolio

• Intranet und Portale

•Content Management

•Dokumentenmanagement

•Formularmanagement

•Workflows

•Suche

•Backend Integration

Consulting Services

•Coaching

•Strategie & Konzeption

•Pilotierung

•Projektmanagement & Projektumsetzung

• Installation & Customizing

•Design Anpassung

•Entwicklung

•Schulung & Training

•Service & Support

Consulting Portfolio und

Services


Heute und morgen

Ein agiles Vorgehen bei der Umsetzung führt zu einer schnellen

Reaktion auf neuen und veränderten Anforderungen.

Key-User sollten bereits in der früheren Phasen des Projektes eingebunden werden.

Durch visuelles Rapid-Prototyping bekommen Key-User, eine Konkrete Vorstellung von den

Applikationen und können besser und schneller Feedback dazu geben.

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