Einsatzplanung mit SAP MRS – Überblick

… macht smarte Lösungen einfach

Einsatzplanung mit SAP MRS – Ein Überblick


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Gliederung

SAP Multiresource Scheduling (MRS) – Überblick und Lösungsarchitektur

SAP Multiresource Scheduling im Detail

Integrationsaspekte

Referenzen


SAP Multiresource Scheduling (MRS) – Überblick

→ SAP Multiresource Scheduling (MRS) ist ein SAP ERP Add-On

→ SAP MRS bietet dem Einsatzplaner eine grafische Oberfläche, um einen Bedarf per Drag & Drop einer geeigneten Ressource zuzuordnen

→ Die Bedarfe können u.a. aus folgenden Quellen kommen: Aufträge und Meldungen aus dem Kundenservice (SAP CS) Aufträge und Meldungen aus der Instandhaltung (SAP PM)


SAP Multiresource Scheduling (MRS) – Überblick

→ Es werden folgende Ressourcentypen unterschieden: Personalressource

• Informationen zu Personalressourcen (Mitarbeitern) wie Personalstammdaten, Anwesenheiten, Abwesenheiten, Vertretungen und Qualifikationen können aus der Personalwirtschaft (SAP HR) kommen

Werkzeugressource• Informationen zu Werkzeugressourcen (Fertigungshilfsmittel) in Form von Equipment-stammdaten können

aus SAP PM/CS kommen

→ SAP MRS wurde von SAP Custom Development entwickelt und muss als Adaptable Custom Solution separat lizenziert werden


SAP MRS – Lösungsarchitektur

SAP CRM Service-aufträge

SAP cProjects

SAP ERP PS Netzpläne

SAP ERP PM-/CS-Aufträge

SAP ERP PM-/CS-

Meldungen

SAP DBM Aufträge

HRPersonal-

stamm

Geschäfts-partner

Materialien/Equipments

PM-/CS-Arbeits-plätze

GeographicalInformation System

Bedarfe Einsätze

RessourcenMRS

Qualifi-kationen

VSR

SAP MRS OptimizerSAP Multiresource Scheduling

HR-Qualifi-kationen


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Gliederung



Integrationsaspekte

Referenzen


Geschäftsprozess der Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice (I)

Identifikation des Bedarfs

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2

3

1

Ausführen von Einsätzen

Anlegen PM-/CS-Auftrag

Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice

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Überwachen der Ausführung

Anlegen Einsätze und Auflösen von Konflikten


Geschäftsprozess der Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice (II)

Instandhaltung: Im Unternehmen wird eine Instandhaltungsleistung angefordert.Kundenservice: Der Kunde fordert eine Serviceleistung an.

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Der IH-Planer/Service-Desk-Mitarbeiter legt einen Auftrag an und führt basierend auf der Auslastung der Gruppe (Arbeitsplatz) eine Grobterminierung durch.

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Der Einsatzplaner ordnet Mitarbeiter und Fertigungshilfsmittel über die Plantafel zu und berücksichtigt dabei wesentliche Rahmendaten wie Verfügbarkeit, Qualifikationen, Kunde, Beziehung zwischen Tätigkeiten und Materialverfügbarkeiten etc.

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Instandhaltung: Der Instandhalter akzeptiert die neue Zuordnung auf seinem mobilen Endgerät und führt vor Ort die Arbeit aus. Kundenservice: Der Servicetechniker akzeptiert die neue Zuordnung auf seinem mobilen Endgerät und führt die Tätigkeit beim Kunden aus.

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Auftrags- und Einsatzplanung

AuftragsplanungZuordnung der Gruppe (Arbeitsplatz)GrobterminierungGeplante DauernQualifikationsanforderungenBenötigte Werkzeuge

EinsatzplanungZuordnung des Mitarbeiters/TeamsFeinterminierungZuordnung der FertigungshilfmittelAusführungsüberwachung


Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (I)

→ Der Arbeitsplatz des Einsatzplaners – die Einsatzplantafel – ist in folgende Bereiche aufgeteilt:


Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (II)

→ Auftragsarbeitsvorrat Der Einsatzplaner sieht im Auftragsarbeitsvorrat alle Aufträge, für die er verantwortlich ist. Im Auftragsarbeitsvorrat werden der Auftrag und alle einsatzplanungs-relevanten Vorgänge

angezeigt.

→ Positionsarbeitsvorrat Der Einsatzplaner sieht im Vorgangsarbeitsvorrat alle Auftragsvorgänge, die

einsatzplanungsrelevant sind. Jeder Auftragsvorgang eines Auftrags wird in genau einer Zeile angezeigt. Der Einsatzplaner kann sich zu jedem Vorgang zahlreiche Daten anzeigen lassen, die für seine

Einsatzplanungen relevant sind. Das sind z. B. alle Termine und Zeitdaten aus dem Auftrag. Der Einsatzplaner kann sich den Vorgangsarbeitsvorrat durch die Sortier- und Filterfunktion anhand

seiner Anforderungen zusammenstellen. Er kann die Vorgänge beispielsweise nach Dringlichkeit oder Priorität filtern.


Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (III)

→ Plantafel Der Einsatzplaner legt in der Plantafel in einem Balkendiagramm Einsätze für Personal- und

Werkzeugressourcen an.

Die Plantafel ist ein Diagramm mit Zeilen.

Eine Zeile ist unterteilt in Ressource und die dazugehörigen Balken für Einsätze und Zeitspezifikationen.

Die Plantafel dient außerdem der Fortschrittsüberwachung, da auch Vorgangsstatus und zurückgemeldete Zeiten visualisiert werden können.


Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (III)

→ Alert-Monitor Im Alert-Monitor werden alle Alerts (z. B. Warnungen, Informationen) angezeigt, die sich aufgrund

der Planungssituation ergeben.

Alerts werden vom System erzeugt, wenn der Einsatzplaner durch seine Einsatzplanung Bedingungen verletzt, was durch eine Prüfung verschiedener Daten (Stammdaten, Customizing, Auftrag) ermittelt wird.

• Wenn der Einsatzplaner z.B. einen Einsatz für eine Personalressource anlegt, prüft das System, welche Regelarbeitszeit der Mitarbeiter hat und wie viele Überstunden erlaubt sind.

• Übersteigt die geplante Einsatzdauer die erlaubte Arbeitszeit, wird ein Alert erzeugt.


Einsatzplantafel – Beispiel


SAP MRS – Kernfunktionen

→ Intuitive grafische Oberfläche für die manuelle Einsatzplanung mit Informationen über die offenen Bedarfe, die Auslastung der Ressourcen und mögliche Konflikte der aktuellen Einsatzplanung

→ Automatische Unterstützung der Einsatzplanung basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Partnerrolle sowie auslastungs-bezogene automatische Einplanung und intelligentes Verschieben bestehender Einsatzpläne

→ Optimierung der Tageseinsatzplanung beispielsweise zur Auslastungs-maximierung, zur Minimierung von Reisezeiten oder zur Einhaltung von SLAs

→ Kapazitätsbetrachtung auf Basis des Arbeitspensums auf Arbeitsplatz-/ Teamebene und der Berücksichtigung von geplanten und ungeplanten Aufträgen sowie der Mitarbeiterverfügbarkeit

→ Integration geographischer Informationssysteme (GIS) zur Visualisierung von Reisewegen und zur Unterstützung der Suche nach dem nächstgelegenen Mitarbeiter


Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (I)

→ Zeitspezifikationen Transfer von Abwesenheiten, Anwesenheiten und Vertretungen

aus SAP HR in die Plantafel Manuelle Pflege von Zeitspezifikationen in der Plantafel (Krankheit,

Arbeit ohne Auftrag, …) Abbildung periodischer Zeiten ggfs. Rückintegration in SAP HR Anzeige der Rückmeldedaten in der Plantafel


Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (II)

→ Qualifikationen Verwendung von SAP HR-Qualifikationen oder Verwendung des neuen MRS Qualifikationsobjekts Definition von Qualifikationsanforderungen am Auftragsvorgang über

eine Anforderungsprofil Anzeige einer Liste geeigneter Ressourcen (Rang-liste) in Abhängigkeit von

Qualifikations-anforderungen, Qualifikationen und Verfügbarkeit


Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (III)

→ Organisationsstruktur Entkopplung vom HR-Organisationsmodell möglich Definition temporärer Teams Organisationsübergreifende Einplanung möglich Kapazitätsplanung auf Arbeitsplatz-/Gruppen-ebene

→ Einsätze Automatischer Splitt von Einsätzen auf Grund von Regeln Abbildung kapazitiver Einsätze Abbildung gestreckter Einsätze Einfacher Algorithmus für automatische Einplanung


Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (IV)

→ Ressourcentyp Werkzeugressource Planung von Werkzeugen (Fertigungshilfsmitteln) Verknüpfung zwischen Mitarbeiterressource und Werkzeugressource

→ Undo/Redo-Funktionalität

→ Alert Monitor

→ Änderungsbelegschreibung


Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (V)

→ Pager/E-mail/SMS/CTI-Integration

→ GIS-Integration (Map&Guide-Integration) Visualisierung der Reisezeit Anzeige der Karte Suche nach nächstgelegenem Techniker

→ Integration mit mobiler Lösung (z.B. oxando Asset Management) Information der Techniker über geplante Einsätze Statusrückmeldung zu den Einsätzen


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Gliederung



Integrationsaspekte

Referenzen


Integration mit SAP ERP HR (I)

→ SAP MRS kann sowohl mit als auch ohne Integration in SAP ERP HR betrieben werden

Integration in SAP ERP HR

Keine Integration in SAP ERP HR

Mitarbeiter-stammdaten

Bestehende HR-Personalstämme

Mitarbeiter werden als Geschäftspartner in der Rolle „Mitarbeiter“ angelegt

Mitarbeiter-verfügbarkeits-daten

Detaillierte Verfügbarkeits-daten aus dem Mitarbeiter-HR-Kalender können im Arbeitsplatz des Einsatz-planers angezeigt werden

Grundlegende Verfügbarkeits-daten (Arbeitszeitplan) können für den Mitarbeiter angelegt werden

Mitarbeiter-qualifikations-daten

Bestehende HR-Mitarbeiter-Qualifikationen oder MRS-Qualifikationen

Mitarbeiterqualifikationen und Qualifikationskataloge können gepflegt werden


Integration mit SAP ERP HR (II)

SAP ERP HR MRS

Sollarbeitszeit(IT 0007)

Abwesenheiten(IT 2001)

Anwesenheiten(IT 2002)

Vertretungen(IT 2003)

Zeitzuordnungen

Erstellung

Customizing abhängig vonPersonalbereich und Teilbereich


Qualifikationen

→ Qualifikationen beschreiben Qualifikationen (z.B. Ausbildungen, Schulungen, Führerscheine etc.)

→ Qualifikationsanforderungen sind mit Auftragsvorgängen über ein Anforderungsprofil verknüpft zeigen an, dass ein Vorgang eine spezielle Qualifikation erfordert und beschreiben den benötigten

Grad der Eignung können durch Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen erfüllt werden

→ Beispiel Der Vorgang „Elektrische Prüfung“ hat die obligatorische Qualifikations-anforderung „VDE-

Zertifizierung“, mit der Bedeutung, dass der ausführende Mitarbeiter durch den VDE zertifiziert sein muss.


MRS-Qualifikationsobjekt

→ Das MRS-Qualifikationsobjekt bietet gegenüber den HR-Qualifikationen folgende Vorteile: Möglichkeit zur Definition zweidimensionaler Qualifikationsmatrizen Möglichkeit zur Definition „unstrukturierter“ Qualifikationen in Form von Freitext Detaillierterer Qualifikationsmatching-Algorithmus (z. B. TREX-Suche nach unstrukturierten

Qualifikationen)

→ Stammdaten des MRS-Qualifikationsobjektes Qualifikationskataloge Qualifikationsmatrizen Mitarbeiterprofil

• Web-UI verfügbar• Mehrere Genehmigungs-Workflows verfügbar

Anforderungsprofil• Verknüpfung mit Materialstamm, Equipment und Auftragsvorgang möglich

→ Die Übertragung von HR-Qualifikationen auf MRS-Qualifikationen (Qualifikationskataloge, Mitarbeiterprofile) ist möglich.


Rangliste

→ Eine Rangliste von geeigneten Ressourcen kann für einen Vorgang angezeigt werden

→ Die Rangliste basiert auf den Qualifikationsanforderungen, den Mitarbeiterqualifikationen und der Verfügbarkeit im betrachteten Zeitraum


GIS-Integration (Map&Guide-Integration) (I)

→ Die GIS-Integration erweitert die Rangliste um Angaben zu Distanz (Anfahrtsweg) und Dauer (Anfahrtszeit)


GIS-Integration (Map&Guide-Integration) (II)

→ Durch die Integration der Karte in die Einsatzplantafel kann die aktuelle Einsatzplanungssituation grafisch angezeigt werden


Integration mit mobiler Lösung – SAP MRS und oxando Asset Management

Optimierung in der Einsatzplanung und im mobilen Prozess

→ Volle Integration der mobilen Lösung in die Einsatzplanung (z.B. mit SAP MRS)

Sie erreichen

Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit

Reduzierung von Wegezeiten


Die Lösung – oxando Asset Management (I)

Mobile Inspektionspläne und Checklisten

→ Zentrale Planung der Inspektionspläne und Vorgaben in SAP

→ Einfachste Erfassung durch den Techniker über mobile Checkliste

→ Volle Auswertbarkeit und flexibles Auslösen von Folgeprozessen in SAP

Sie erreichen

Standardisierte Vorgaben für die Durchführung von Wartungen

Eine effiziente Zustandserfassung

Verkürzung der Reaktionszeiten


Die Lösung – oxando Asset Management (II)

Mobiler Einsatzbericht mit Unterschriftserfassung

→ Mobile Erzeugung als PDF-Dokument

→ Mobile Unterschriftenerfassung

→ Automatische Ablage in SAP zum Auftrag oder Objekt

→ Zusätzlich kann der Einsatzbericht automatisch an den Kunden per Email versendet werden

Sie erreichen

Einfache, automatisierte Dokumentation nachweispflichtiger Wartungen

Besserer Service für den Kunden


Die Lösung – oxando Asset Management (III)

→ Einfache, mit dem Finger bedienbare Benutzeroberflächen

→ Daten aus SAP stehen online und offline zur Verfügung

→ Mobil erfasste Daten gehen direkt an das Backendsystem zurück

Sie erreichen

Einfache, effiziente und papierlose mobile Bearbeitung durch den Techniker

Reduzierung der Schulungsaufwände

Reduzierung der Komplexität aus den SAP Prozessen

Prozessbeschleunigung


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Integrationsaspekte

Referenzen


→ Projektstart der MRS-Implementierung: 01.04.2010

→ Umsetzung der Funktionalität zunächst in drei Pilotbereichen mit folgendem Funktionsumfang Hinterlegung der Vorgabezeiten in den Arbeitsplänen Fokussierung auf die Einsatzplanung planmäßiger Aufträge (Wartung, Inspektion, Prüfung) Definition der Disponenten und der zu disponierenden Personen Kontinuierliche Anpassung der MRS aufgrund von Rückmeldungen aus den Pilotbereichen

→ Anschließend Roll-out auf alle relevanten Fachbereiche (abgeschlossen)

→ Entwicklung Fraport-spezifischer Erweiterungen

→ Ständige Optimierung aufgrund von Feedback aus den Fachbereichen Sammlung der Anforderungen und Roll-out über Releaseplanung (2 x jährlich) Einspielen von Support Packages (1 x jährlich)

→ Nächste Umsetzungsschritte (in Planung) Nutzung von Qualifikationen Releasewechsel von MRS 8.0 auf MRS 9.0

Fraport AG


SAP MRS bei Fraport (I)

→ Einsatzplantafel mit Plantafel und Positionsarbeitsvorrat


SAP MRS bei Fraport (II)

→ Der Bearbeitungsfortschritt eines Auftrags(-vorgangs) wird über Farben visualisiert

Status Farbe

EROF = Eröffnet keine Anzeige in der Plantafel

FREI = Freigegeben hellblau

RÜCK = Rückgemeldet grün

TRÜC = Teilrückgemeldet gelb

FIX = Fixtermin rot

TABG = Technisch abgeschlossen grün (wie RÜCK)

POW = Positionsorientierte Wartung braun


SAP MRS bei Fraport (III)

→ Die HR-Zeitdaten zur Ressource werden nach SAP MRS übertragen und über unterschiedliche Farben visualisiert

Zeittyp Farbe

Sollarbeitszeit weiß

Bereitschaft hellgrün

Abwesenheiten (z.B. Urlaub) ocker

Gleitzeit hellgrau

Pausenzeiten grau

Nicht-Verfügbarkeit grau


SAP MRS bei Fraport (IV)

→ Weitere Zeitdaten können in SAP MRS eingepflegt und über unterschiedliche Farben visualisiert werden

IFM-FT1 Hans MRSIFM-FT2 Martin MRSIFM-FT3 Peter MRSIFM-FS3 Fritz MRSIFM-FS4 Werner MRSIFM-FS5 Ernst MRS

Zeittyp Farbe

ABWS = sonstige Abwesenheit ocker

AOAN = außerordentl. Anwesenheit weiß

POW = Positionsorientierte Wartung flieder

STÖRUNG = Störungsbehebung pink


SAP MRS bei Fraport (V)

→ Fraport-spezifische Erweiterung:

Die Positionsarbeitsvorratsliste wurde kundenspezifisch u.a. um folgende Felder erweitert: Equipment und Technischer Platz Equipmentklasse und Bezeichnung Standort Raum etc.


SAP MRS bei Fraport (VI)

→ Fraport-spezifische Erweiterung:

Die Quickinfo zum Vorgang in der Plantafel wurde angepasst


SAP MRS bei Fraport (VII) – Mobile Abwicklung mit oxando Asset Management


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