Einweisung / Tutorial VEMAGS für Antragsteller · Referat Verkehrswesen Ernst-Kamieth-Str.2 06112...

Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt Stand: 01.02.2018 Referat Verkehrswesen Ernst-Kamieth-Str.2 06112 Halle Tel.: +49 345 514 1750

Einweisung / Tutorial VEMAGS® für Antragsteller Verfahrensmanagement für Groß- und Schwertransporte

Inhalt 1. Login / Startseite ........................................................................................................... 2

2. Pflege der persönlichen Daten ..................................................................................... 3

3. Antrag erfassen ............................................................................................................. 6

3.1 Hinweise zum Ausfüllen des Antrages ........................................................................ 7

4. Antrag bearbeiten ......................................................................................................... 9

4.1 Eigene Anlagen zum Antrag hinzufügen ..................................................................... 9

4.2 Antrag an die zuständige EGB stellen ....................................................................... 11

4.3 Gestellten Antragsdaten ändern .............................................................................. 13

5. Bescheid öffnen .......................................................................................................... 13

6. Vorlagen anlegen und verwalten ................................................................................ 15

7. Begründung für das Ablehnen einer Antragsversion ................................................. 17

8. Kontakt ........................................................................................................................ 20


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1. Login / Startseite

Nach Erhalt Ihrer persönlichen Zugangsdaten (Anwenderkennung, Benutzerkennung, Passwort) in das bei der Registrierung zur Freischaltung für VEMAGS hinterlegte persönliche eMail-Postfach können Sie sich auf der Login-Seite in das Programm VEMAGS® einloggen.

Abb. 1.1: Login-Seite

Nach korrekter Anmeldung werden Sie auf folgende Abbildung, die sog. Startseite weitergeleitet. Haben Sie Ihr Passwort vergessen oder es dreimal falsch eingegeben, dann können Sie durch Klicken auf den Button „Passwort anfordern“ ein neues Passwort per eMail anfordern. ACHTUNG: Ein neues Passwort kann Ihnen aber nur gesendet werden, wenn Sie die eMail-Adresse in Ihren Benutzerdaten in VEMAGS® bestätigt/verifiziert haben (siehe dazu unter 2. Pflege der persönlichen Daten).

Abb. 1.2: Startseite

Die Startseite besteht aus dem Hauptmenü und der Arbeits- und Informationsfläche. In dieser Arbeitsfläche werden in verschiedenen „Vorgangskörben“ Ihre neuen, gestellten, in Bearbeitung, beschiedenen, in Überarbeitung, Änderung beantragten, zurückgezogenen eingestellte sowie zurückgewiesene Anträge verwaltet.


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In den Klammern hinter dem jeweiligen Vorgangskorb wird die Anzahl der darin befindlichen Vorgänge angezeigt. Durch das aktive Anklicken des Kreises vor dem jeweiligen Vorgangskorb mittels Cursor lässt sich dieser Vorgangskorb öffnen und zeigt – je nach Einstellung (siehe Pfeil) den Inhalt in einer Übersicht an.

Abb. 1.3: Vorgangskorb gestellt

Das gezielte Suchen nach Anträgen ist über die <Suche nach Antrags-ID> (siehe grüner Block) möglich. Dafür geben Sie die 11-stellige Antrags-ID-Nummer in das Eingabefeld ein und bestätigen mit <Enter>. Der gesuchte Antrag wird im Bearbeitungsfeld als Informationszeile angezeigt. Durch ein aktives Klicken auf diese Zeile wird der Antrag geöffnet.

Abb. 1.4: Antrag suchen

Erläuterungen zu den Symbolbedeutungen in VEMAGS befinden sich auf der Startseite links unten in der Legende. Dort finden Sie ebenfalls das Abkürzungsverzeichnis, welches durch Anklicken geöffnet werden kann.

2. Pflege der persönlichen Daten

Im Menü-Feld Administration auf der linken Seite des Bildschirms, finden Sie Benutzerdaten pflegen und Anwenderdaten pflegen.

2.1. Benutzerdaten Klicken Sie auf Benutzerdaten pflegen, um Ihre (persönlichen) Benutzerdaten anzuzeigen und ggf. zu bearbeiten bzw. zu ändern.

Abb. 2.1.1: Benutzerdaten pflegen


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Betätigen Sie hierfür die Schaltfläche Bearbeiten. Ebenfalls besteht die Möglichkeit das Passwort zu ändern. Dies ist über die Schaltfläche Passwort ändern möglich.

Abb. 2.1.2: Benutzerdaten

Beim erstmaligen Anmelden in VEMAGS und auch nach JEDER ÄNDERUNG der Mail-Adresse ist eine Verifizierung (Bestätigung) der Mail-Adressen erforderlich! Für die Verifizierung Ihrer Mail-Adressen (der Anwender- und der Benutzer-Mail-Adresse!) geben Sie die jeweiligen Zahlencodes unter Anwenderdaten pflegen bzw. Benutzerdaten pflegen ein, welche an die jeweiligen Mail-Adressen zugestellt wurden. Erst nach Eingabe dieser Codes ist der Empfang von Statusmeldungen oder Passwort-E-Mails möglich. Sollte Sie keinen Verifizierungscode erhalten haben, so können Sie sich über die Schaltfläche eMail-Verifizierungscode erneut senden den Code zuschicken lassen. Erhalten Sie keinen Verifizierungscode per eMail so prüfen Sie ggf. die angegebene eMail-Adresse bzw. den Spam-Ordner ihres eMail-Programms. HINWEIS: Das Bestätigen der Mail-Adressen muss für die Benutzer- und Anwenderdaten getrennt durchgeführt werden, auch wenn es sich bei beiden Fällen um dieselbe Adresse handelt.


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2.2. Anwenderdaten pflegen Klicken Sie Anwenderdaten pflegen im Administrationsmenü um die Anwenderdaten anzuzeigen.

Abb. 2.2.1: Anwenderdaten pflegen

Abb. 2.2.2: Anwenderdaten

Die Anwenderdaten können ebenfalls, bis auf Anwenderkennung und Kurznamen, jederzeit geändert bzw. ergänzt werden. Betätigen Sie auch hierfür die Schaltfläche Bearbeiten. Eine Änderung des Kurznamens kann nur durch den jeweils zuständigen VEMAGS®-Landesbeauftragten vorgenommen werden.


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2.3. weitere Benutzer anlegen Sie können weitere Benutzer in VEMAGS für Ihren Anwender anlegen. Über das Administrationsmenü rufen Sie „Benutzer anlegen“ auf und füllen die entsprechen Felder aus. Für den neuen Benutzer sind dann bei seiner erstmaligen Anmeldung in VEMAGS ebenfalls die Schritte unter Punkt 2.1. Benutzerdaten pflegen erforderlich.

3. Antrag erfassen

Unter den Hauptfunktionen auf der Startseite finden Sie den Punkt Antrag erfassen. Durch Anklicken kommen Sie zu folgender Seite.

Abb.: 3.1 Antrag erfassen

Abb. 3.1: Formular für Antragserfassung


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3.1 Hinweise zum Ausfüllen des Antrages

Ihre Anwenderdaten werden direkt in die entsprechenden Felder für den Antragsteller übernommen. Ebenfalls werden die Daten Ihrer zuständigen Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde (EGB) übernommen. Diese kann jedoch bei Bedarf über die Fernglas-Schaltfläche (Auswahl) geändert werden. Das Antragsformular enthält die nach RGST-Formular notwendigen Angaben und muss entsprechend ausgefüllt werden, insbesondere:

Antragsart (Einzel- oder Dauergenehmigung) o Einzelgenehmigung (Hin- und Rückfahrt, max. möglich ist ein Transportumlauf

<leer-last-leer>) o Dauergenehmigung (flächendeckend oder bis zu 5 Strecken pro Antrag, diese

nummerieren) müsste auf neue VwV angepasst werden

Erlaubnis und/oder Ausnahmegenehmigung o Erlaubnis = bei fahrzeugbedingter Maß-/Gewichtsüberschreitung o Ausnahmegenehmigung = Es gibt 2Formen der Ausnahmegenehmigung nach

§ 46 StVO Nr. 2 – Ausnahme vom Verbot, eine Autobahn oder eine Kraftfahrstraße mit dort

nicht zugelassenen Fahrzeugen zu benutzen Nr.5 – Ausnahme von den Vorschriften über Höhe, Länge und Breite von Fahrzeug

und Ladung bei ladungsbedingter Maß-/Gewichtsüberschreitung

Zeitraum – Beginn darf nicht in der Vergangenheit liegen

Start und Ziel o Abgangs- und Empfangsort müssen, als vollständige Adresse in der

Reihenfolge Ort, PLZ, Straße und Hausnummer angegeben werden; ggf. ist ein Lageplan oder eine Skizze beizufügen, wenn es sich bspw. bei dem Abgangs- oder Empfangsort um eine Baustelle handelt, die nicht postalisch bestimmbar ist

Detaillierte Beschreibung des Fahrtwegs unter Punkt 3, wobei zum besseren Verständnis folgende Form/Abkürzungen eingehalten werden sollten:

o AK = Autobahnkreuz, AD = Autobahndreieck, AS = Anschlussstelle, OD = Ortsdurchfahrt o A = Autobahn, B = Bundesstraße, L = Landestrasse, K = Kreisstraße

Bsp.: … AD Halle-Süd – A 38 – AK Rippachtal – A 9 – AK Schkeuditzer Kreuz – A 14 – AS Halle Ost – L 165 – … usw.

o Kopien aus Routenplanern o. ä. bitte überarbeiten/kontrollieren und unnötige Richtungsangaben streichen

Fahrzeugdaten (Art, Kennzeichen) – hinzufügen von Kennzeichen über „+“

Maße / Gewichte (tatsächlich und zulässig) / Achskonfiguration (tatsächlich und

zulässig)


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Angaben für selbstfahrende Arbeitsmaschinen sind unter Lastfahrt einzutragen.

Angaben zur Ladung (Art, Bezeichnung, Unteilbarkeit)

o Es ist nur der Transport von unteilbarer Ladung zulässig, welche in der Einzahl anzugeben ist. Z.B. Baumaschinen sind in Baumaschine zu ändern.

o Ladung ist GENAU zu beschreiben, ggf. Skizze beifügen

unter dem Teil Bescheinigungen ist zu begründen, warum der Transport nicht auf Schienen oder Wasserweg durchführbar ist, z.B. keine Anbindung. Fehlt die Begründung wird nach der Plausibilitätsprüfung der Fehler 1602 angezeigt.

In dem Feld Antragsrelevante Mitteilungen (unterstes Textfeld in der Antragserfassung) können zusätzliche Informationen zum Antrag angegeben werden. Alle Angaben zum Antrag die nicht im Formular untergebracht werden können, werden bei den antragsrelevanten Mitteilungen eingetragen (z.B. bauartbedingte Höchstgeschwindigkeit, Ladungshöhe beginnt ab…).

Abb. 3.2: Antragsrelevante Mitteilungen

Wenn Sie den Antrag ausgefüllt haben, dann klicken Sie auf Speichern. Jetzt wird ihrem Antrag eine Antragsnummer zugeordnet (Vemagsnummer), die sich aus dem aktuellen Jahr und einer laufenden Nummer zusammensetzt.


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Abb. 4.1.2: Dokumententyp Anhang

Hinweis: Unter „Dokumenttyp“ bitte die unbedingt die genaue Bezeichnung des hochgeladenen Anhangs auswählen (durch Aufklappen des Pfeils). Der Status Ihres Antrags befindet sich immer noch auf „neu“ (roter Pfeil, Abb. 4.1.1), denn bis hierher ist der Antrag nur gespeichert, aber noch nicht bei der zuständigen Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde (EGB) gestellt worden. Bevor der Antrag gestellt wird, sollte die Schaltfläche Plausibilität prüfen betätigt werden, um den Antrag auf Richtigkeit und Schlüssigkeit überprüfen zu lassen. Angezeigte Fehler müssen vor dem Stellen noch korrigiert werden.

Abb. 4.1.3: Plausibilität prüfen


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Wenn Sie alle Felder des Antrages ausgefüllt haben und erneut speichern, kann über den Button RGST-Formularansicht die finale Version des Antrags angezeigt werden. Sollte bei der Überprüfung ein Fehler festgestellt werden, so ist in dieser Phase der Antragstellung eine Korrektur des Antrages in VEMAGS® über das Betätigen der Schaltfläche Antragsdaten ändern noch möglich.

Abb. 4.1.4: RGST-Formularansicht / Antragsdaten ändern

4.2 Antrag an die zuständige EGB stellen

Um den Antrag an die zuständige Behörde (EGB) zu übersenden, klicken Sie die Schaltfläche Stellen. Der Status des Antrags ändert sich von <neu> in <gestellt>. Hier wird ebenfalls eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt, um sicherzustellen, dass kein unvollständiger oder falscher Antrag gestellt wird.

Abb. 4.2.1: Antrag stellen


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4.3 Gestellten Antragsdaten ändern

Wenn nach dem Stellen eines Antrags Änderungen vorgenommen werden müssen, kann ein Änderungsantrag gestellt werden. Hierfür wird der zu ändernde Antrag über die Startseite geöffnet und die Schaltfläche Gestellten Antrag ändern betätigt.

Abb 4.3: Änderungsantrag

Wählen Sie im Anschluss die Art der Änderung (entsprechendes Kästchen markieren und Änderungsantrag anpassen betätigen). Das Ändern von Anhängen ist ebenfalls möglich. Diese Änderungen werden wie beim ersten Hinzufügen von Anhängen in der eAkte nach dem Speichern der Formulardaten vorgenommen. Nach dem Speichern wird der Änderungsantrag über Änderungsantrag stellen an die Behörde übersandt. Der Vorgang befindet sich nun bis zum Akzeptieren der Änderungen durch die Behörde im Vorgangskorb „Änderung beantr.“. ACHTUNG! Bis zum Akzeptieren des Änderungsantrags durch die Behörde kann keine weitere Änderung durch den Antragsteller erfasst werden (die Schaltfläche Gestellten Antrag ändern wird nicht angeboten). Erst wenn sich der Status wieder in „In Bearbeitung“ befindet, kann ggf. ein neuer Änderungsantrag erfasst werden. BESONDERER HINWEIS: Mit Klick auf die Schaltfläche <Antrag zurückziehen> kann kein Änderungsantrag zurückgezogen werden. Das Zurückziehen bezieht sich immer auf den gesamten Antrag. Dies hat zur Folge, dass eine Bearbeitung des gesamten Antrages nicht mehr möglich ist und somit ein neuer Antrag gestellt werden muss.

5. Bescheid öffnen

Sobald sich ein Antrag im Status „Beschieden“ befindet, wird der Bescheid unten in der „eAkte (Antrag)“ unter der Überschrift „Bescheide“ dargestellt. Der Antrag befindet sich jetzt im Vorgangskorb <Beschieden>.

Abb. 5.1: Vorgangskorb „Beschieden“

Für den Fall, dass die zuständige Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde die qualifizierte digitale Signatur verwendet, können Sie Ihren Bescheid selbst öffnen und ausdrucken. Andernfalls wird Ihnen der Bescheid von der zuständigen Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde per Fax oder postalisch zugestellt.


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Um den Bescheid zu öffnen und gegebenenfalls zu speichern klicken Sie zunächst auf „E/G-Bescheid“.

Abb. 5.2: Bescheid öffnen

Anschließend klicken Sie auf „Datei öffnen mit Signatur“. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up, welches mit „öffnen“ zu bestätigen ist.

Abb. 5.3: Bescheid – Anhang anzeigen

Es öffnet sich der Order mit dem Bescheid, dieser kann geöffnet oder gespeichert werden.

Abb.: Bescheid – Order mit PDF


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6. Vorlagen anlegen und verwalten

Benötigen Sie die Daten eines Antrages für einen weiteren Antrag, so können Sie sich eine Antragsvorlage anlegen. Drücken Sie dafür die Schaltfläche Antrag als Vorlage speichern. Die Daten des Antrages werden in die Vorlage übernommen.

Abb. 6.1: Antragsdaten kopieren / Antrag als Vorlage speichern

Eine weitere Möglichkeit der Übernahme von Antragsdaten ist das Kopieren eines vorhandenen Antrags. Klicken Sie hierfür die Schaltfläche Antragsdaten kopieren um die Daten in einen neuen Antrag zu übernehmen. Hinweis: Ein Antrag kann erst ab dem Status <gestellt> kopiert werden. Bei einem Antrag im Status <neu> wird diese Schaltfläche nicht angeboten. Teile des Antrags bzw. komplette Anträge können als Vorlagen gespeichert werden. Wählen Sie hierfür die Funktion Vorlagenverwaltung unter Administration auf der Startseite. Sie werden auf die folgende Seite geleitet.

Abb. 6.2: ´Vorlagenverwaltung


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7. Begründung für das Ablehnen einer Antragsversion

Wenn Sie einen Änderungsantrag gestellt haben, wird der Antrag in den Status „Änderung beantragt“ gesetzt und ist zunächst für die weitere Bearbeitung gesperrt, was durch die gelbe Ampel gekennzeichnet ist.

Abb.7.1: Änderung beantragt – Version 02

Wenn die Änderung durch die Behörde für die geänderte Version, in unserem Fall die Version 2, abgelehnt wird, dann wird der Antrag wieder in den Ursprungszustand vor der Änderung gebracht und die Antragsversion auf 3 erhöht.

Abb. 7.2: Ursprungszustand nach Ablehnung – Version 3


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Um den Grund für die Ablehnung zu erfahren ist es notwendig in die Version 2 zu wechseln, da diese von der Behörde abgelehnt wurde. Dazu klicken Sie auf den Pfeil (1.) neben der Version.

Abb.7.3: Wechseln der Version und öffnen der Langansicht des Antrags

Anschließend klicken Sie auf die Fläche unter der Antrags-Langansicht (2.). Dort wird Ihnen der Grund für die Ablehnung angezeigt, siehe Abbildung 7.4.

Abb. 7.4: Grund der Ablehnung


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Der Ablehnungsgrund wird ebenfalls in dem RGST-Formular der jeweils abgelehnten Version gespeichert. Um in die RGST-Formularansicht zu gelangen müssen Sie in die entsprechende Version wechseln (1.).

Abb.: 7.5: Wechseln der Version und öffnen des RGST-Formulars

Über den Button RGST-Formularansicht (2.) kann diese dann geöffnet und die Begründung entnommen werden.

Abb.: 7.6: Begründung für das Ablehnen


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8. Kontakt

Für weiteren Support zum Programm VEMAGS® können Sie sich an den folgenden Kontakt wenden: Kerstin Reichmann, Clemens Auer Landesbeauftragte VEMAGS® Sachsen-Anhalt Tel.: +49 345 514 1750 E-Mail: [email protected] [email protected] [email protected]

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