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Stand: 11/2019 AVA@DREWAG DL-Dokumentation Lieferant V2.0 Seite: 1 von 38

Elektronische Ausschreibung mit AVA@DREWAG -

Dokumentation für Lieferanten


Inhaltsverzeichnis

Elektronische Ausschreibung mit AVA@DREWAG - Dokumentation für Lieferanten .................. 1

1. Einleitung ...................................................................................................................................... 3

2. Zugang zur Ausschreibungsplattform AVA@DREWAG .......................................................... 3

2.1 Temporärer Zugang .......................................................................................................... 3

2.2 Lieferantenzugang ............................................................................................................ 4

3. Bearbeitung / Abgabe von Angeboten ...................................................................................... 6

4. Verlängerung der Angebotsfrist / Aufhebung der Ausschreibung....................................... 13

4.1 Angebotsfrist verlängern ................................................................................................. 13

4.2 Ausschreibung zurückziehen .......................................................................................... 13

5. Vergabeverhandlung ................................................................................................................. 14

6. Webzugriff................................................................................................................................... 15

6.1 Technische Voraussetzungen ........................................................................................ 15

6.2 Ermittlung der Version des Browsers ............................................................................. 15

6.2.1 Internet Explorer 11 ........................................................................................ 15

6.2.2 Microsoft Edge ................................................................................................ 16

6.2.3 Mozilla Firefox................................................................................................. 17

6.2.4 Google Chrome .............................................................................................. 19

6.3 Konfiguration Internet Explorer 11 .................................................................................. 21

6.3.1 Dialog “Internetoptionen” ................................................................................ 21

6.4 Konfiguration Microsoft Edge .......................................................................................... 28

6.4.1 Menü „Einstellungen“ ...................................................................................... 28

6.5 Konfiguration Firefox ....................................................................................................... 31

6.5.1 Menü “Einstellungen” ...................................................................................... 31

6.6 Konfiguration Google Chrome ........................................................................................ 35

6.6.1 Seitenspezifische Einstellungen ..................................................................... 35

6.6.2 Menü “Einstellungen” (global)......................................................................... 35


1. Einleitung

AVA@ENSO ist eine Software zur Unterstützung von Beschaffungsvorgängen. Es deckt dabei den gesamten Prozess von der Planung über die Ausschreibung bis zur Abrechnung ab. Diese Dokumentation beschreibt den Ablauf der Angebotsabgabe bei der Ausschreibung.

2. Zugang zur Ausschreibungsplattform AVA@DREWAG

Der Zugang der Lieferanten zum AVA@DREWAG kann auf zwei Arten erfolgen: - Temporärer Zugang: Der Bieter erhält Zugangsdaten, die nur für die aktuelle Ausschreibung gültig

sind - Lieferantenzugang: Der Bieter erhält dauerhaft Zugang zum System und kann alle

Ausschreibungen bearbeiten, zu denen er eingeladen wurde

2.1 Temporärer Zugang

Lieferanten, die selten an Ausschreibungen teilnehmen, erhalten einen temporären Zugang. Dieser Zugang ist nur für die aktuelle Ausschreibung gültig. Mit dem Start der Ausschreibung werden an den Lieferanten zwei E-Mails versendet. In der ersten Mail befindet sich der Link zur Ausschreibung, mit der zweiten wird ein Passwort versendet. Nach dem Klick auf den Link in der Mail öffnet sich das Browserfenster mit der Anmeldemaske des AVA@DREWAG. Die Anmeldung als Bieter erfolgt durch die Eingabe des Passwortes aus der Mail.

Abbildung 1 – Anmeldung Ausschreibung – temporärer Lieferant

Bei der Erstanmeldung muss das Passwort geändert werden.


Abbildung 2 – Passwortänderung bei Erstanmeldung

2.2 Lieferantenzugang

Lieferanten, die häufig an Ausschreibungen teilnehmen, können im AVA@DREWAG als feste Lieferanten hinterlegt werden. Sie erhalten dauerhaft gültige Zugangsdaten zum AVA@DREWAG. Wenn mehrere Mitarbeiter Angebote bearbeiten, können weitere Benutzer angelegt werden. Das Anlegen der Lieferanten und der Benutzer erfolgt durch DREWAG. Nach dem Klick auf den übergebenen Link öffnet sich das Browserfenster mit der Anmeldemaske des AVA@DREWAG. Die Anmeldung als Bieter erfolgt durch die Eingabe des Benutzernamens und des Passwortes. Bei der Erstanmeldung muss das Passwort geändert werden.

Abbildung 3 – Anmeldemaske für einen festen Lieferanten


Abbildung 4 – Passwortänderung bei Erstanmeldung

Abbildung 5 – Startseite Lieferantenportal

Im Lieferantenportal sind alle Ausschreibungen aufgelistet, zu denen der Lieferant eingeladen wurde.


Abbildung 6 – Auflistung der Ausschreibungen nach Klick auf „Meine Ausschreibungen“

Die Information zum Start einer neuen Ausschreibung erfolgt per E-Mail.

3. Bearbeitung / Abgabe von Angeboten

Hinweis: Die Angebotsabgabe ist für beide Zugangsarten identisch. Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Lieferant die Ausschreibung mit Kopfdaten, Positionen und Anlagen einsehen.

Abbildung 7 – Reiter Kopfdaten der Ausschreibung


Abbildung 8 – Reiter Kopfdaten: Aktion ‚Drucken’ der Ausschreibung

Im Reiter „Position“ sehen Sie den Inhalt der Ausschreibung.

Abbildung 9 – Reiter Position: enthält Positionen der Ausschreibung


Abbildung 10 – Reiter Position: Aktion ‚Leistungen’ enthält die ausgeschriebenen Leistungen der jeweiligen Position

Abbildung 11 – Reiter Anlagen, welche für die Ausschreibungen gültig und zu beachten sind.


Im letzten Reiter „Teilnahme erklären“ wird Bereitschaft zur Teilnahme erklärt. Dazu müssen der Bearbeiter angegeben und die Nutzungs- und Datenschutzbedingungen akzeptiert werden. Bei Erklärung der Nichtteilnahme wird eine Nachricht an den Einkäufer gesendet. Mit der Teilnahmeerklärung werden weitere Reiter sichtbar, mit denen der Lieferant die Positionen auspreisen, Anlagen bestätigen und sein Angebot abgeben kann. Das Anhängen eigener Anlagen ist ebenfalls möglich. Im Feld „Bemerkungen“ können Hinweise zum Angebot geben werden. Die Anzahl der Nebenangebote, die auf einer separaten Anlage eingereicht werden müssen ist ebenfalls zu erfassen.

Abbildung 12 – Reiter Teilnahme erklären


Im Reiter Preise erfassen werden die Positionen / Leistungen ausgepreist. Dies kann auch mittels GAEB-Preis-Import erfolgen, wenn das LV durch den Bieter exportiert und in der Software des Bieters ausgepreist wurde. Nach der Erfassung der Preise bitte immer diese mit „Eingabe übernehmen“ bestätigen.

Abbildung 13 – Reiter Preise erfassen

Abbildung 14 – Reiter Preise erfassen: GAEB-Export


Abbildung 15 – Reiter Preise erfassen: Eingabe von Rabatten

Im Reiter Anlagen bestätigen muss der Lieferant die Kenntnisnahme und das Einverständnis mit den angehängten Dokumenten bestätigen. Bei Ablehnung kann kein Angebot abgegeben werden. Der Grad der Bestätigung (zwingend oder informativ) wurde bereits bei der Erstellung der Ausschreibung durch den Einkauf der DREWAG festgelegt.

Es können alle Anlagen auf einmal bestätigt werden oder auch einzeln. Im unteren Abschnitt kann der Bieter seine Anlagen (z. B. Nebenangebote oder geforderte Erklärungen) hinzufügen)

Abbildung 16 – Reiter Anlagen bestätigen

Hier besteht die Möglichkeit auf diese Positionen nach Auspreisung noch ein Abschlag anzubieten.

Bei diesen Positionen handelt es sich um ein Zu- und Abgebotsverfahren. Der Abschlag ist gemäß Anfragetext zu geben.

Unterhalb der Positionen kann ein Rabatt auf die Gesamt-Preise eingegeben werden.


Im letzten Reiter Angebot abgeben kann das Angebot geprüft und abgegeben werden. Nach der Prüfung ändert sich der Button „Angebot prüfen“ in „Angebot abgeben“. Auch das Zurückziehen eines Angebotes und die erneute Abgabe sind bis zum Ende der Angebotsfrist möglich. Jeder Lieferant kann nur ein Angebot abgeben! Nebenangebote können nur in Form von angehängten Dokumenten abgegeben werden

Abbildung 17 – Reiter Angebot prüfen

Abbildung 18 – Reiter Angebot prüfen: Angebot geprüft


Abbildung 19 – Reiter ‚Angebot abgeben’: Angebot abgegeben

Abbildung 20 – Reiter ‚Angebot abgeben’: Button ändert sich in „Angebot zurückziehen“, bis zum Ende der Angebotsfrist

Wenn ein Angebot bearbeitet wurde, jedoch noch nicht abgegeben werden soll, kann es mit dem Button „Speichern“ bis zur Weiterbearbeitung bzw. endgültigen Abgabe gespeichert werden.

4. Verlängerung der Angebotsfrist / Aufhebung der Ausschreibung

Nach dem Start der Ausschreibung kann die Ausschreibung durch den Einkauf der DREWAG in folgenden Punkten bearbeitet werden:

4.1 Angebotsfrist verlängern

Die Verlängerung der Angebotsfrist kann im Einzelfall zwischen Lieferant und DREWAG vereinbart werden. Sie gilt für alle Lieferanten, die an dieser Ausschreibung beteiligt sind. Bitte melden Sie sich rechtzeitig, wenn die Angebotsabgabe innerhalb der vorgegebenen Zeit nicht möglich ist. Der Einkauf prüft dann, ob eine Verlängerung der Frist möglich ist. Ein Rechtsanspruch darauf besteht nicht. Über eine Verlängerung der Angebotsfrist werden alle Lieferanten per E-Mail benachrichtigt.

4.2 Ausschreibung zurückziehen

Im Ausnahmefall ist es möglich, dass eine Ausschreibung zurückgezogen werden muss. Auch darüber werden die Lieferanten per E-Mail informiert.


5. Vergabeverhandlung

Die Vergabeverhandlung im AVA@DREWAG liegt in der Verantwortung des Einkaufs. Der Lieferant hat darauf keinen Zugriff. AVA@DREWAG -Vergabeverhandlungen finden entweder gemeinsam mit dem Bieter im Hause der DREWAG oder telefonisch statt. Die Ergebnisse werden direkt in ein „Bietererfassungsblatt“ eingegeben. Am Ende der Verhandlung wird ein Protokoll ausgegeben und von beiden Seiten bestätigt.


6. Webzugriff

6.1 Technische Voraussetzungen

Die AVA-Webseiten sind auf Basis moderner Web-Standards programmiert worden. Um eine optimale Darstellung zu gewährleisten, werden seitens AVA folgende Browser unterstützt:

• Microsoft Internet Explorer ab Version 11 • Microsoft Edge ab Version 41 • Mozilla Firefox ab Version 31 • Google Chrome ab Version 46

Grundlegend sollten bei allen genannten Browsern die folgenden Konfigurationen vorgenommen werden:

• Scripting muss aktiviert sein, • Cookies müssen akzeptiert werden, • Popup Blocker sollte für drewag.de deaktiviert sein, • Caching sollte aktiviert sein, • ava.drewag.de sollte zu den vertrauenswürdigen Seiten hinzugefügt werden.

AVA ist für die Desktop-Darstellung entwickelt worden, d.h. es werden ausschließlich die Desktopversionen der o.g. Browser unterstützt (keine Unterstützung der mobilen Versionen dieser Browser, z.B. auf Tablets oder Smartphones). Für eine optimale Bildschirmdarstellung solle die Bildschirmauflösung mindestens 1024 x 768 Pixel betragen, empfohlen werden Monitore mit einer physischen Auflösung von 1920 x 1080 Pixel oder höher.

6.2 Ermittlung der Version des Browsers

6.2.1 Internet Explorer 11

• Mausklick auf Button „Extras“ (Zahnradsymbol rechts oben) oder Tastenkombination Alt+X • Im sich öffnenden Menü auf den Menüpunkt „Info“ klicken


• Informationen zum Internetexplorer

6.2.2 Microsoft Edge

• Klick auf Button “Einstellungen und mehr” (…) • danach Klick auf Menüpunkt “Einstellungen”


• Im Einstellungsmenü nach ganz unten scrollen, dort steht unter „Info zu dieser App“ die Version des verwendeten Edge-Browsers

6.2.3 Mozilla Firefox

• Klick auf Button “Menü öffnen”


• danach Klick auf Menüpunkt “Hilfe”

• Klick auf Menüpunkt „Über Firefox“


• Anzeige des Mozilla Firefox Infofensters

6.2.4 Google Chrome

• Klick auf den Button “Google Chrome anpassen und einstellen • Im Popupmenü auf den Menüpunkt Hilfe Über Google Chrome


Über Google Chrome


6.3 Konfiguration Internet Explorer 11

6.3.1 Dialog “Internetoptionen”

• Mausklick auf Button „Extras“ (Zahnradsymbol rechts oben) oder Tastenkombination Alt+X • Im sich öffnenden Menü auf den Menüpunkt „Internetoptionen“ klicken

6.3.1.1 Vertrauenswürdige Seiten

• Auswahl des Reiters „Sicherheit“ • Selektion der Zone „Vertrauenswürdige Sites“ • Klick auf Button „Sites“


• Webseite *.drewag.de durch Eintragen in das Eingabefeld „Diese Seite zur Zone hinzufügen“ und Bestätigung durch Klick des Buttons „Hinzufügen“ zu den Vertrauenswürdigen Seiten hinzufügen

• Ggf. noch den Haken in der Checkbox „Für Sites dieser Zone ist eine Serverüberprüfung (https:)“ erforderlich

• Abschließend den Button „Schließen“ klicken


6.3.1.2 Cookies

• Im Reiter „Datenschutz“ des Dialogs „Internetoptionen“ ist in der Sektion „Einstellungen“ der Button „Erweitert“ zu klicken.

• Es wird der Dialog “Erweiterte Datenschutzeinstellungen” geöffnet

• Hier sind die Einstellungen “Cookies von Erstanbietern” und “Cookies von Drittanbietern” auf

“Annehmen” zu stellen, sowie der Haken bei “Sitzungscookies immer zulassen” zu setzen • Anschließend mit Button “OK” bestätigen


6.3.1.3 JavaScript

• Im Reiter „Sicherheit“ des Dialogs „Internetoptionen“ ist in der Sektion „Sicherheitsstufe für diese Zone“ der Button „Stufe anpassen…“ zu klicken.

• Es wird der Dialog “Sicherheitseinstellungen – Lokale Intranetzone” geöffnet

• Dort im Abschnitt “Scripting” “Active Scripting” das Auswahlfeld auf “Aktivieren” setzen • Mit Klick auf den Button “OK” bestätigen


6.3.1.4 Pop-ups

• Bei eingeschaltetem Popupblocker ist die Adresse https://ava.drewag.de als Ausnahme in die Einstellungen des Popupblockers zu übernehmen.

• Im Reiter „Datenschutz“ des Dialogs „Internetoptionen“ ist in der Sektion Popupblocker der Button „Einstellungen“ zu klicken.

• Nach Klick öffnet sich der Dialog „Popupblockereinstellungen“


• Hier die Adresse ava.drewag.de ist in das Eingabefeld eintragen und in die Liste „Zugelassene Sites“ mit Klick auf den Button „Hinzufügen“ aufnehmen

• Abschließend den Button „Schließen“ klicken


6.3.1.5 Speichern von verschlüsselten Seiten

• Im unteren Bereich der Einstellungsliste im Reiter ‚Erweitert’ befindet sich die Option „Verschlüsselte Seiten nicht auf dem Datenträger speichern“

• Diese Option ist ggf. zu deaktivieren • Abschließend den Button „OK“ klicken


6.4 Konfiguration Microsoft Edge

6.4.1 Menü „Einstellungen“

• Mausklick auf Button “Einstellungen und mehr” • Klick auf Menüpunkt “Einstellungen”

Hinweis: Die Einstellmöglichkeiten des Edge-Browsers sind derzeit sehr beschränkt!


Diese Option steht in den Einstellungen zu Edge nicht zur Verfügung


6.4.1.2 Cookies

• Bereich “Datenschutz und Datensicherheit” wählen

• Im Punkt “Cookies” in der Combobox die Auswahlmöglichkeit “Keine Cookies blockieren” wählen


6.4.1.3 Pop-ups

• Bereich “Datenschutz und Datensicherheit” wählen und nach unten scrollen

• Hier kann nur global für alle Seiten, die im Edge angezeigt werden, der Umschalter “Popups blockieren” entsprechend gesetzt werden. Empfehlung für AVA: “Aus”


6.5 Konfiguration Firefox

6.5.1 Menü “Einstellungen”

• Klick auf Button “Menü öffnen” • Danach Klick auf Menüpunkt “Einstellungen”


• Klick auf Button “Datenschutz & Datensicherheit” • Bereich “Browser-Datenschutz” • Klick auf Button “Ausnahmen verwalten”, über diesen Button kann man eine Liste der blockierten

Seiten öffnen und bearbeiten, um eine blockierte Webseite doch wieder freigeben zu können


• Zeichenfolge “*.drewag.de” zur Liste hinzufügen

• Klick auf Button “Änderungen speichern” • Optional erreicht man alle Einstellungen auch indem man einen Linksklick auf das kleine “i” in der

Adresszeile des Browsers durchführt.

6.5.1.2 Cookies

• Klick auf Button “Datenschutz & Datensicherheit” • Bereich “Browser Datenschutz” “Seitenelemente blockieren”


• Auswahl “Benutzerdefiniert”

• Haken entfernen bei “Cookies”

6.5.1.3 Pop-ups

• Klick auf Button “Datenschutz & Datensicherheit” • Bereich “Berechtigungen” • Haken bei “Pop-op-Fenster blockieren”


• Klick auf Button “Ausnahmen verwalten”

• Dialog “Berechtigte Websites – Pop-ups”

• Eingabe im Feld “Adresse der Website”: https://ava.drewag.de/ • Klick auf Button “Erlauben” • Klick auf Button “Änderungen speichern”


6.6 Konfiguration Google Chrome

6.6.1 Seitenspezifische Einstellungen

• Rufen Sie eine Website auf

• Klicken Sie links neben der Webadresse auf das Symbol, das Sie sehen: "Sicher" , "Info"

oder "Gefährlich"

. • Klicken Sie auf “Website-Einstellungen”

6.6.1.1 JavaScript

• Klicken Sie im Bereich “JavaScript” rechts auf das Auswahlfeld und wählen sie, wenn nicht schon eingestellt, “Zulassen”

• Die Einstellungen warden automatisch gespeichert

6.6.1.2 Pop-ups

• Klicken Sie im Bereich “Pop-ups” rechts auf das Auswahlfeld und wählen sie, wenn nicht schon eingestellt, “Zulassen”

• Die Einstellungen warden automatisch gespeichert

6.6.2 Menü “Einstellungen” (global)

• Klick auf den Button “Google Chrome anpassen und einstellen”


• Klick auf Menüpunkt “Einstellungen”

• Nach unten scrollen und auf “Erweitert” klicken

• Im Bereich „Sicherheit und Datenschutz“ auf den Auswahlpunkt „Inhaltseinstellungen“

6.6.2.1 Cookies

• Klicken Sie im Bereich “Cookies”


• Auswahlpunkt „Websites dürfen Cookiedaten speichern und lesen (empfohlen) aktivieren

6.6.2.2 JavaScript

• Klicken Sie in den Bereich “JavaScript”


• Auswahlpunkt „Zugelassen (empfohlen)“ aktivieren

6.6.2.3 Pop-ups

• Klicken Sie in den Bereich “Pop-ups”

• Auswahlpunkt „Blockiert (empfohlen)“ deaktivieren

• Im Punkt “Zulassen” den Button “Hinzufügen” klicken

• Eingabe im Feld “Website”: https://ava.drewag.de/ • Mit Button “Hinzufügen” bestätigen

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