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Elektronische Rechnungsverarbeitung 2019Ergebnisse der WMD Kundenumfrage zu xFlow Invoice for SAP

Kundenumfrage

Inhalt01 | Informationen zur Umfrage und zu unseren Kunden 03

02 | Verteilung auf die Rechnungsformate 04Papierrechnungen 04Rechnungen als PDF per E-Mail 05Rechnungseingang per EDI 05Rechnungen in maschinenlesbaren Formaten 06Vergleich zu 2018: Papier nimmt ab, PDF steigt an 07Prognose: Rechnungsformate in 2021 08

03 | Prozesse in der Buchhaltung 09Automatisierung: Anteil von Rechnungen mit Bestellbezug 09Automatisierung: Anteil von Dunkelbuchungen 10Prozessoptimierungen mit xFlow Invoice 11

04 | Markttrends und aktuelle Themen 12Migration auf S/4HANA 12Die XRechnung 13Cloud für die Rechnungsverarbeitung 13

Unser Fazit 15Über die WMD Group 16

Seite 02 Kundenumfrage

Im Mai 2019 haben wir unsere deutschsprachigen Kun-den, die die Lösung xFlow Invoice for SAP im Einsatz ha-ben, wieder zur Teilnahme an unserer Umfrage eingela-den. Im Laufe von 12 Tagen konnten wir 53 Beantwor-tungen sammeln. An dieser Stelle bedanken wir uns wieder ganz herzlich für die Teilnahme und das umfang-reiche Feedback! Die wichtigsten Ergebnisse der Umfra-ge – sowie interessante Abweichungen zum Vorjahres-ergebnis – stellen wir in dieser Auswertung vor. Über unsere Kunden Unsere Kunden gehören großteils zum gehobenen Mit-telstand oder weisen Konzernstrukturen auf. Daher ga-ben 78% der Teilnehmer an, in einem Unternehmen zu arbeiten, das mindestens 500 Beschäftigte hat. Zu dieser Unternehmensgröße passen auch die Branchen, die bei der Beantwortung am meisten vertreten sind: Die häu-figsten Nennungen waren Maschinenbau sowie Ver- und Entsorgungsunternehmen, gefolgt von der Öffentlichen Verwaltung, der Lebensmittelbranche und dem Gesund-heitswesen.

Mit der Mitarbeiteranzahl korreliert auch die Anzahl von Eingangsrechnungen, die ein Unternehmen erhält. Un-ternehmen zwischen 251 und 500 Beschäftigten erhalten zum Beispiel durchschnittlich rund 25.000 Eingangsrech-nungen im Jahr, während Unternehmen mit 501 bis 1.000 Beschäftigten ca. 39.000 Eingangsrechnungen und Un-ternehmen mit 1.001 bis 2.000 im Durchschnitt 52.000 Eingangsrechnungen jährlich bearbeiten.

Da die Lösung xFlow Invoice for SAP zur workflowgestütz-ten Verarbeitung von Eingangsrechnungen dient, haben die meisten Befragten (60%) angegeben, dass sie in der

Informationen zur Umfrage und unseren Kunden

01

Seite 03 Kundenumfrage

Unternehmensgröße und durchschnittliche Anzahl Eingangsrechnungen im Jahr

Abteilung Buchhaltung arbeiten. Weitere 25% gaben an, in der IT (allgemein oder SAP-Team) tätig zu sein. Diese Umfrage spiegelt somit die Meinung und Erfahrungen der Nutzer*innen unserer Software wider. Entsprechend gaben79% der Befragten an, täglich mit dem System zu arbeiten.

14.14325.200

39.27351.500

72.429

94.200

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

1 -250

251 -500

501 -1.000

1.001-

2.000

2.001-

5.000

5.001und

mehr

Rech

nung

en

Mitarbeiter

Wir fragten unsere Kunden, in welche Formate sich ihr Rechnungseingang aktuell aufteilt. Zur Auswahl standen die Optionen Papierrechnung, E-Mail mit angehängter PDF-Rechnung, EDI und maschinenlesbare Formate (z.B. ZUGFeRD, XRechnung). Es gab auch die Auswahlmöglich-keit Sonstige, von der jedoch niemand Gebrauch gemacht hat. Somit dürften die vier genannten die wichtigsten Rechnungsformate darstellen.

Papierrechnungen

Aus der Umfrage ergibt sich, dass die Papierform immer noch die häufigste Art des Rechnungseingangs ist: in 65% der Unternehmen treffen auch heute noch über die Hälf-te der Rechnungen per Papier ein. 4% der Teilnehmenden gaben sogar an, Rechnungen ausschließlich in Papierform anzunehmen.

Verteilung auf die Rechnungsformate

Seite 04 Kundenumfrage

02

Wie teilt sich Ihr Rechnungseingang in die verschiedenen Formate auf?Anteil Papierrechnungen

0%

9%7%

17%

2%

17%15%

9% 9%11%

4%

0%

5%

10%

15%

20%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Seite 05 Kundenumfrage

Rechnungen als PDF per E-Mail

Klar auf Platz 2 folgt das PDF, das per E-Mail im Unterneh-men eingeht. Auch dieses ist als Rechnungsformat im Geschäftsalltag häufig anzutreffen. Bei nur 4% der Teil-nehmer trifft es zu, dass sie gar keine Rechnungen anneh-men, die als PDF per E-Mail zugeschickt werden.

Rechnungseingang per EDI

Der Rechnungseingang per EDI findet dagegen nur selten statt. Bei 65% der Befragten werden im Unternehmen

Wie teilt sich Ihr Rechnungseingang in die verschiedenen Formate auf? Anteil E-Mail mit PDF

keinerlei Rechnungen im EDI-Format angenommen. Das heißt nur rund ein Drittel der Unternehmen nimmt über-haupt Rechnungen per EDI an. Auch bei diesen machen EDI-Rechnungen meistens nur einen kleinen Anteil aus. Nur 6% der befragten Unternehmen gaben an, 70% bis 80% der Rechnungen im EDI-Format zu erhalten.

4%

10% 10%

18%

12%

18%

2%

12%

8% 8%

0%0%

5%

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15%

20%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Seite 06 Kundenumfrage

Rechnungen in maschinenlesbarenFormaten

Ein noch deutlicheres Bild zeichnet sich bei den maschi-nenlesbaren Formaten ab. 94% gaben an, dass sie keiner-lei Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format er-halten.

Wie teilt sich Ihr Rechnungseingang in die verschiedenen Formate auf? Anteil EDI

Wie teilt sich Ihr Rechnungseingang in die verschiedenen Formate auf? Anteil maschinenlesbare Formate

65%

13%6% 10%

0% 0% 0% 3% 3% 0% 0%0%

20%

40%

60%

80%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

94%

3% 0% 0% 0% 3% 0% 0% 0% 0% 0%0%

20%

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100%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Seite 07 Kundenumfrage

Vergleich zu 2018: Papier nimmt ab, PDF steigt an

Im Vergleich zu den Ergebnissen unserer Umfrage aus dem Jahr 2018 lässt sich vor allem bei dem Verhältnis Papierrechnung zu E-Mail mit PDF-Rechnung eine Ver-schiebung erkennen:

2018 erhielt annähernd die Hälfte der Unternehmen (46%) Rechnungen zu 70% oder mehr in Papierform. Dieser Anteil von Unternehmen ist in 2019 rapide auf 33% gesunken.

Anteil der Rechnungen in Papierformat Anteil 2019 (dunkelblau) zu Anteil 2018 (hellblau)

Parallel dazu ist die Verbreitung der PDF-Rechnung, die per E-Mail zugestellt wird, von 2018 auf 2019 gestiegen. In 2018 haben 39% der Unternehmen mindestens die

Hälfte ihrer Rechnungen im PDF-Format erhalten. In 2019 sind es bereits 48% der Unternehmen.

0%

9% 7%

17%

2%

17% 15%

9% 9% 11%

4%0% 1%

10% 9%13%

10% 10%

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13%10%

3%

0%

10%

20%

30%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Anteil der Rechnungen als PDF per E-Mail Anteil 2019 (dunkelblau) zu Anteil 2018 (hellblau)

4%10% 10%

18%12%

18%

2%

12%8% 8%

0%2%

12%

19% 21%

7%12% 12%

6% 8%

1% 0%0%

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30%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Seite 08 Kundenumfrage

Prognose: Rechnungsformate in 2021

Wir fragten unsere Kunden ebenfalls, was sie meinen, wie sich das Verhältnis zwischen den Formaten in den nächsten 2 Jahren verändern wird. Nur 8% gehen davon aus, dass es in diesem Zeitraum keine deutliche Verän-derung der Aufteilung geben wird. Zwei Drittel (66%) rechnen hingegen damit, dass der Anteil der Rechnungen im PDF-Format noch weiter steigen wird. Zudem geht

fast die Hälfte (47%) davon aus, dass der Anteil der Rech-nungen im maschinenlesbaren Format zunehmen wird. Ein kleiner Kreis (13%) nimmt an, dass der Anteil der Rechnungen, die per EDI übertragen werden, steigen wird.

Gehen Sie davon aus, dass sich diese Verteilung in den nächsten 2 Jahren deutlich verändern wird? (Mehrfachauswahl möglich)

8%

66%

13%

47%

Nein, dieses Verhältniswird in etwagleichbleiben

Ja, der Anteil der PDF-Rechnungen wird min.5%-Punkte zunehmen

Ja, der Anteil der EDI-Rechnungen wird min.5%-Punkte zunehmen

Ja, der Anteil derRechnungen in

maschinenlesbarenFormate wird min. 5%-

Punkte zunehmen

0%

20%

40%

60%

80%

Wir befragten unsere Kunden auch zu den Prozessen in der Buchhaltung. Dabei ging es uns darum, mehr über den Grad der Automatisierung zu erfahren und inwieweit unsere Lösung Arbeitsprozesse effizienter machen konn-te.

Automatisierung: Anteil von Rechnungen mit Bestellbezug

Gefragt haben wir unsere Kunden, ob sie neben dem FI-Modul von SAP auch mit dem MM-Modul arbeiten, um Bestellungen zu erzeugen. Konkret wollten wir wissen,

wie hoch der Anteil von Rechnungen mit Bestellbezug ist. Ein hoher Anteil von Rechnungen mit Bestellbezug deutet auf eine engere Verzahnung von Einkauf und Buchhaltung hin. Gleichzeitig bietet dies die Chance, einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen. Die große Mehrheit unserer Kunden (82%) gaben an, das MM-Modul im Einsatz zu haben. Auch die tatsächliche Nutzung des Moduls ist hoch: Der Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug liegt bei der Mehrheit (58%) bei über 50%.

Prozesse in der Buchhaltung

Seite 09 Kundenumfrage

03

Falls Sie nicht nur FI-Rechnungen erhalten: Wie hoch ist der Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug (MM-Rechnungen)?

18%

2%4%

6% 6% 6%

16%18%

14%

6%4%

0%

5%

10%

15%

20%

0% 1-10% 11-20% 21-30% 31-40% 41-50% 51-60% 61-70% 71-80% 81-90% 91-100%

Automatisierung: Anteil von Dunkelbuchungen

Die Nutzung des MM-Moduls ist eine wichtige Grundla-ge, um sogenannte Dunkelbuchungen durchführen zu können. „Dunkelbuchung“ heißt, dass eine eingehende MM-Rechnung automatisch im Hintergrund verbucht wird, falls keine Sperrgründe vorliegen. Die Sperrgründe können vorab definiert werden und beziehen sich typi-scherweise auf den Preis oder die Menge. Wenn weder der Preis noch die Menge auf der Rechnung von den Werten auf der dazugehörigen Bestellung abweicht und auch der Wareneingang schon entsprechend erfolgt ist, ist eine manuelle Prüfung nicht mehr zwingend erfor-

Bei MM-Rechnungen: Wie hoch ist der Anteil der Rechnungen, die Sie nicht mehr manuell freigeben sondern vom System automatisch buchen lassen, wenn keine Sperrgründe vorliegen (Dunkelbu-chungen)?

derlich. Die notwendigen Freigaben wurden nämlich schon vorab im Bestellprozess erteilt. Aus diesem Grund könnte die Rechnung im Hintergrund – daher der Aus-druck „dunkel“ – verbucht werden.

Viele unserer Kunden nutzen noch nicht diesen nächsten Schritt der Automatisierung, auch wenn in der Theorie nichts dagegenspräche: 55% verbuchen keinerlei MM-Rechnungen „dunkel“, selbst wenn keine Abweichungen vorliegen. Das spricht für weiteres Potenzial zur Automa-tisierung der Prozesse.

55%

16%

4% 4% 2% 2% 0%4% 6% 4% 2%

0%

10%

20%

30%

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50%

60%

0% 1-10% 11-20% 21-30% 31-40% 41-50% 51-60% 61-70% 71-80% 81-90% 91-100%

Seite 10 Kundenumfrage

Prozessoptimierungen mit xFlow Invoice

Gefragt haben wir auch, wie sich die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten der Rechnungen durch die Nutzung von xFlow Invoice verändert haben. Dazu wollten wir wissen, wie lange die Durchlaufzeit vor der Einführung von xFlow Invoice war und wie sie heute, nach der Ein-führung, ist. Mit Durchlaufzeit ist dabei die Zeit in Tagen gemeint, die eine Rechnung durchschnittlich vom Ein-gang bis zur Verbuchung in SAP benötigt.

Wie lange war - vor Einführung von xFlow Invoice - in etwa Ihre Durchlaufzeit für eine Rechnung?

Vor der Einführung von xFlow Invoice benötigten 30% unserer befragten Kunden nach Rechnungseingang noch 8 Tage zur Verarbeitung. Die durchschnittliche Bearbei-tungszeit von Rechnungen betrug sogar 12 Tage. Lediglich 10 % konnten vor Einführung von xFlow Invoice Rechnun-gen bereits innerhalb von durchschnittlich 4 Tagen ver-buchen.

2%

8% 9%11% 11%

15% 15%9%

4%0% 0%

15%

1-2Tage

3-4Tage

5-6Tage

7-8Tage

9-10Tage

11-14Tage

15-18Tage

19-22Tage

23-26Tage

27-30Tage

Mehrals 30Tage

Weißich

nicht

0%

5%

10%

15%

20%

Mit der Einführung von xFlow Invoice haben sich diese Werte insgesamt deutlich reduziert. Die durchschnittli-che Durchlaufzeit ist auf 6 Tage gesunken. Nach 4 Tagen haben heute 38% der Befragten ihre Rechnungen in der Regel verbucht. Innerhalb von 8 Tagen haben 69% ihre

Rechnungen in der Regel bearbeitet. Insgesamt lässt sich somit sagen, dass sich die Durchlaufzeiten von Rechnun-gen mit der Einführung von xFlow Invoice halbieren lassen.

Wie lange ist - nach Einführung von xFlow Invoice - in etwa Ihre Durchlaufzeit für eine Rechnung?

8%

31%

15% 15%10% 10%

0% 0% 0% 0% 2%10%

1-2Tage

3-4Tage

5-6Tage

7-8Tage

9-10Tage

11-14Tage

15-18Tage

19-22Tage

23-26Tage

27-30Tage

Mehrals 30Tage

Weißich

nicht

0%

15%

30%

45%

Seite 11 Kundenumfrage

In diesem Teil der Umfrage legten wir Wert auf eine Ein-schätzung unserer Kunden zu Markttrends und aktuellen Themen.

Migration S/4HANA

Die Migration auf S/4HANA ist für Unternehmen mit SAP im Einsatz ein zentrales Thema. Daher haben wir gefragt,

ob unsere Kunden bereits S/4HANA nutzen bzw. wann sie die Migration planen. Nur ein kleiner Teil (8%) bestä-tigte, bereits mit S/4HANA zu arbeiten. Laut Umfrage sind in diesem Jahr in den anderen Unternehmen keine Migrationen mehr vorgesehen. 56% wollen frühestens 2022 mit dem Umstieg beginnen, 16% haben noch keine konkrete Planung vorliegen.

Markttrends und aktuelle Themen

Seite 12 Kundenumfrage

04

SAP möchte seine Kunden bis 2025 auf S/4HANA migrieren. Für wann haben Sie den Umstieg geplant?

8%

0%

20%25% 25%

6%

16%

Wir nutzen oderimplementieren

bereits

2019 2020/2021 2022/2023 2024/2025 Nach 2025 Wir planenaktuell gar nicht

auf S/4HANAumzusteigen

0%

10%

20%

30%

An dieser Stelle ist ein Vergleich zu den Umfrageergeb-nissen von 2018 interessant. Auf der einen Seite wird die Planung konkreter: Der Anteil der Befragten, ohne genaue Planung für eine S/4HANA-Migration ist von 24% auf 16% gesunken. Auf der anderen Seite verschiebt sich die Pla-

nung bei vielen Unternehmen nach hinten: Der Anteil von Befragten, die in 2020/21 mit dem neuen System live gehen wollen, ist von 28% auf 20% gesunken, während sich der Anteil derjenigen, die erst 2024/25 migrieren möchten, sich wiederum erhöht hat – von 10% auf 25%.

Seite 13 Kundenumfrage

Die XRechnung

Ein aktuelles Thema von besonderer Relevanz für die Rechnungsbearbeitung stellt die XRechnung dar. Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen spätestens im April 2020 alle öffentlichen Einrichtungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verar-beiten. Für Deutschland wurde als Standard dafür die XRechnung definiert. Hierbei handelt es sich um eine XML-Datei, die bestimmte Vorgaben hinsichtlich Syntax und semantischem Modell erfüllt.

Ein Großteil unserer Kunden hat sich mit diesem Thema bereits befasst und möchte XRechnungen zukünftig annehmen (54%) und/oder versenden (26%).

44%

54%

26%

Nein, das ist füruns kein Thema

Ja, wir möchtenXRechnungenEMPFANGEN

Ja, wir möchtenXRechnungenVERSENDEN

0%

20%

40%

60%

Diese Zahlen erklären auch, warum fast die Hälfte (47%) der Umfrageteilnehmer davon ausgeht, dass sich der Anteil der Rechnungen im maschinenlesbaren Format in den nächsten 24 Monaten signifikant erhöhen wird.

Cloud für die Rechnungsverarbeitung

Die Einstellung unserer Kunden zu Cloudlösungen für die Rechnungsverarbeitung hat uns besonders interessiert. Konkret wollten wir wissen, wie wahrscheinlich es ist, dass sie, wenn sie heute eine neue Lösung zur workflow-gestützten Eingangsrechnungsverarbeitung auswählen müssten, eine Lösung wählen, die ganz oder teils in der Cloud läuft.

Das Ergebnis zeigt, dass nach wie vor bei den Kunden eine gewisse Skepsis gegenüber der Cloud vorhanden ist. Nur 10% äußerten sich positiv während 42% eine ableh-nende Haltung einnahmen.

Im vergangenen Jahr hatten noch 47% eine ablehnende Haltung, dieser Wert ist um 5%-Punkte auf 42% gesun-ken. Gleichzeitig waren in 2018 noch 15% der Cloud ge-genüber positiv gestimmt, doch ist dieser Wert jetzt auf 10% abgesunken. Die Tendenz scheint also eher in einer Unentschlossenheit zu liegen.

Der Anteil derer, die unentschlossen sind, ob eine Lösung in der Cloud läuft oder nicht, ist deutlich gestiegen: von 37% auf 48%. Unentschlossen kann auch bedeuten, dass es den Befragten egal ist, ob die Lösung aus der Cloud kommt oder lokal installiert ist. Das könnte daran liegen,

Überlegen Sie auch, das XRechnungsformat einzuführen?

Seite 14 Kundenumfrage

dass der Anteil der Buchhalter*innen unter den Befragten gegenüber denjenigen aus der IT in diesem Jahr (60% zu 25%) etwas höher lag als in 2018 (51% zu 39%). Es könn-te aber auch ein Anzeichen sein, dass die Nutzung von Cloudlösungen alltäglicher wird: Die Vorbehalte gegen

17%

25%

48%

8%2%

Ich schließe dieNutzung der Cloud

aktuell aus

WahrscheinlichGEGEN die Cloud

entscheiden

Ich binunentschlossen

Wahrscheinlich FÜRdie Cloud

entscheiden

Ich setze auf jedenFall auf die Cloud

0%

20%

40%

60%

Wenn Sie heute eine neue Lösung zur workflowgestützten Eingangsrechnungsverarbeitung aus-wählen müssten, wie wahrscheinlich wäre es, dass Sie eine Lösung wählen, die ganz oder teils in der Cloud läuft?

die Cloud gehen genauso zurück wie die unreflektierte Begeisterung dafür. Dem Nutzer dürfte es am Ende gleich sein, ob seine Lösung in der Cloud läuft oder nicht – es soll einfach nur funktionieren.

Seite 15 Kundenumfrage

Unser Fazit Beim Thema Prozessautomatisierung mit xFlow Invoice bestätigt diese Umfrage unsere Ergebnisse aus dem Vor-jahr: Auch hier ließen sich Prozessbeschleunigungen um durchschnittlich 50% nachweisen.

Bei den Markttrends und Themen treten zweierlei Punkte zutage: Erstens unsere Kunden vertagen die Migration auf S/4HANA eher auf einen späteren Zeitpunkt (analog zum Zeitpunkt, wenn die SAP die Mainstream-Wartung been-det), zweitens deutet sich an, dass die Vorbehalte gegen die Cloud zurückgehen.

Auch in diesem Jahr hat unsere Kundenumfrage wieder spannende Ergebnisse geliefert: zu den Rechnungsforma-ten, dem Automatisierungsgrad in der Finanzbuchhaltung sowie aktuellen Markttrends und Themen.

Auch wenn die meisten Unternehmen heute den größeren Teil ihrer Rechnungen noch immer in Papierform erhalten, zeichnen sich doch verschiedene Trends ab: Zum einen ist der Anteil der PDF-Rechnungen im letzten Jahr gestiegen, gleichzeitig ist der Anteil der Papierrechnungen gesunken. Zum anderen haben viele unserer befragten Kunden das Thema maschinenlesbare Rechnungen, insbesondere im Format XRechnung, auf der Agenda und gehen davon aus, dass dieses Thema gesetzt ist.

WMD wurde 1994 gegründet. Als Softwarehersteller und SAP Silver Partner bieten wir mit unserer Informations-management-Plattform xSuite® im Bereich Dokumen-tenmanagement besondere Kompetenz und Expertise an.

Die ganzheitlichen Lösungen umfassen die Bereiche di-gitale Posteingangsverarbeitung, workflowgestützte Rechnungs-, Bestell- und Auftragsbearbeitung, Akten- und Vertragsmanagement sowie Archivierung. Das Pro-duktportfolio der klassischen On-Premises-Lösungen wurde um Services in der Cloud erweitert. Realisiert

werden Projekte für Kunden aller Branchen unter Einbin-dung der jeweils im Einsatz befindlichen ERP-Systeme.

Die WMD bietet alles aus einer Hand: Analyse, Beratung,Projektrealisation, Hard- und Software, Service und Schu-lung. WMD unterstützt bei Themen wie GoBD und Ver-fahrensdokumentation und erarbeitet Lösungen, die effizient und kostensparend durch die digitale Betriebs-prüfung führen. WMD hat ihren Hauptsitz in Ahrensburg (bei Hamburg) sowie Tochtergesellschaften in Europa, Asien und den USA.

Über die WMD Group

Seite 16 Kundenumfrage

WMD Group GmbH Hamburger Straße 12 22926 Ahrensburg Tel. +49 (0)4102 88 38 0 info@wmd.de www.xsuite.de

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