Enterprise-Content-Management

Enterprise -Content-Management · Dokumenten-Management · Archivierung · Workflow

ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.Microsoft®, MS®, Windows®, Word® und Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein.

Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel-Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und sonstigen Leistungen wird seitens ELO weder gewährleistet, noch garantiert oder als Eigenschaft zugesichert. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH.

© Copyright ELO Digital Office GmbH 2016. Alle Rechte vorbehalten.

ELO Digital Office GmbH, Tübinger Str. 43, D-70178 Stuttgart, info@elo.comELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz, info@elo.atELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, CH-8304 Wallisellen, info@elo.ch

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ELO® erhalten Sie bei:

BesuchermanagementELO Business Solution Visitor

Besuchermanagement ELO Business Solution Visitor

Besuchermanagement ELO Business Solution Visitor

Ihre Vorteile auf einen Blick

Transparenz im Fokus

Schnelle Bearbeitung & Verwaltung

Controlling & Auswertungsoptionen

Wissen wer sich im Gebäude befindet

Kennzeichnung von Besuchern durch Besucherausweise

Im Notfall richtig reagieren – Besucherlisten mit Fotos für Einsatzkräfte

Schutz von Kontaktdaten - Granulare Berechtigungen und Rollen

Verwalten mehrerer Standorte

Wiederverwendbarkeit

Workflow-basierte Prozesse

Vergessen gibt’s nicht

Statistische Auswertungsmöglichkeiten

Übersichtlicher Kalender mit anstehenden Besuchsterminen

Enterprise-Content-Management · www.elo.comArt

ikel

-Nr.

AA

BS-V

isit

or-

DE

Vorbereitung Am Empfang

ControllingBesucherbegrüßung

Enterprise -Content-Management Dokumenten-Management · Archivierung · Workflow www.elo.com

Täglich gehen zahlreiche Besucher in den Unter-nehmen ein und aus. Häufig werden die Besuchs-termine bereits im Voraus geplant. Dabei finden die unterschiedlichsten Formen von Kommunikation statt. Beispielsweise werden die Termine und Rah-menbedingungen mehrfach geändert und nachge-bessert bis der Termin letztendlich feststeht. Andere Besucher stehen spontan vor der Tür und müssen genauso unkompliziert, schnell und profes-sionell behandelt werden. In beiden Fällen ist die Aufnahme und Erfassung von Informationen zum Termin sowie über den Besucher selbst notwendig. Diese Daten müssen standardisiert, strukturiert und sicher abgelegt werden.

Mit der ELO Business Solution Visitor können Sie den gesamten Prozess von der ersten Kontaktauf-nahme bis hin zur Verabschiedung vollständig digital begleiten und überwachen. Darüber hinaus

können die hinterlegten Daten genutzt werden, um beispielsweise im Besuchermanagement-Cockpit statistische Auswertungen über alle Besuche zu er-zeugen.

Komfortable BesuchsplanungSparen Sie Zeit bei der Erfassung von Besucherinformationen.

Professionelles AuftretenEin zufriedener Besucher wird sich gerne an Sie erinnern.

Vollständiger Überblicküber alle Besucher, die sich im Haus befinden. Jederzeit.

Sichere ArchivierungRechtebasierter Zugriff auf zentral abgelegte Besucherdaten.

ELO ECM Suite 10 Besuchermanagement - ELO Business Solution Visitor

Willkommen heißenBegrüßen Sie ihre Besucher auf Wunsch auf einem Willkommensbildschirm in Ihrem Empfangsbe-reich. Entscheiden Sie dabei selbst, mit welchem zeitlichen Vorlauf eine Begrüßung stattfinden soll.

Individuelle BesucherausweiseAuf Basis der bereits im Voraus erhobenen Stamm-daten kann bequem ein Besucherausweis erstellt und ausgehändigt werden. Neben den hinterlegten Informationen zu Termin und Person kann auch ein Besucherbild komfor-

Die Besuche im Blick behaltenMit dem Besuchermanagement-Cockpit erhalten Sie einen schnellen Überblick zu allen Besuchern an Ihrem Standort. Es kann nach erwarteten, anwesenden und bereits abgereisten Besuchern gefiltert werden. Sie er-halten wichtige Informationen zum geplanten Termin, zum Besucher selbst, sowie zum aktuellen Status. Sie können auch direkt auf die hinterlegten Besu-cher zugreifen und nachgelieferte Informationen hinzufügen oder einen Besucherausweis erstellen.

Übersichtliches Besuchermanagement mit ELO

Besuchermappe erstellenBei der Anmeldung eines neuen Besuchs wird auto-matisch eine Besuchermappe angelegt. Darin werden alle zum Besuch gehörenden Daten und Dokumente gesammelt. Dank des integrierten Vorlagen-Managements können je nach Wunsch verschiedene Strukturen vorgegeben werden. Hier hinein wandern neben archivierten E-Mails auch Protokolle und Dokumente jeglicher Art.

Besuchergruppen einladenNeben einzelnen Besuchern können auch ganze Gruppen auf einmal angemeldet werden. Dadurch wird die Erfassung von Daten weiter beschleunigt. Eingetroffene Teilnehmer der Gruppe können sich weiterhin einzeln einchecken und abmelden.

EincheckenAngekündigte Besucher können schnell und ein-fach eingecheckt werden. Hierbei gilt es, den je-weiligen Besucher zu identifizieren und bei Bedarf die hinterlegten Informationen auf ihre Korrekt-heit zu überprüfen.

Unangekündigte BesucheWenn es einmal schnell gehen muss und der Be-such ohne Voranmeldung vor der Tür steht, kommt die direkte Anmeldung zum Zug. Möglich gemacht wird dies durch die Verwendung von vorgege-benen Standard-Werten. Nur noch das dringend Notwendige wird als Mindesteingabe vorausge-setzt. Das Einchecken findet unverzüglich nach der Eingabe der Daten statt.

Persönliche Betreuung planenUm den Ablauf des Besuchs so nahtlos wie möglich zu gestalten, können organisatorische Entschei-dungen bereits im Voraus getroffen werden. So ist es möglich, einen Mitarbeiter für die persönliche Abholung zu ernennen. Außerdem können Be-nachrichtigungen an das Catering, die Sicherheit und weitere Unternehmensbereiche gesendet werden. So ist am Besuchstag alles perfekt vorbe-reitet.

Wiederkehrende BesucherManche Besucher kommen regelmäßig ins Unter-nehmen. Um bei diesen den Aufwand möglichst gering zu halten, können einmal hinterlegte Infor-mationen des Besuchers auch für seine Folge- besuche verwendet werden.

AbmeldenDank eines Barcodes auf dem Besucherausweis können sich Besucher auch jederzeit eigenständig abmelden. Bei vergessenen Abmeldungen tritt eine Erinnerungsfunktion in Kraft.

tabel über eine handelsübliche Webcam erfasst werden. Die Erzeugung der Ausweise basiert auf Vorlagen. Layout und Inhalte können individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Vereinbarungen unterschreibenSicherheitsunterweisungen sowie Verschwiegen-heitsvereinbarungen können bequem digital un-terzeichnet werden. Unsere Lösung für Tablet- Geräte bietet den besten Komfort bei minimalem Aufwand.

Termine im Kalender verwaltenFür einen tagesaktuellen Überblick, aber auch zur Überwachung der monatlichen und jährlichen Be-suchermengen kann auf den integrierten Kalender zurückgegriffen werden. Termine werden je nach Status farblich markiert.

Aktuelle BesucherlistenIm Notfall muss es manchmal ganz schnell gehen. Erstellen Sie mit nur einem Klick eine Liste aller an-wesenden Besucher mit ihrem jeweiligen Besuch-erfoto. So haben Sie jederzeit einen umfassenden Überblick, wer sich in Ihrem Haus befindet.

Digitales Besuchermanagement mit der ELO Business Solution Visitor den Überblick behalten

Visitor

19/09/2016Thomas MillerBusiness Consulting Corp.

inspired by our customers www.contelo.com

Vorbereitung Am Empfang

ControllingBesucherbegrüßung

Enterprise -Content-Management Dokumenten-Management · Archivierung · Workflow www.elo.com

Täglich gehen zahlreiche Besucher in den Unter-nehmen ein und aus. Häufig werden die Besuchs-termine bereits im Voraus geplant. Dabei finden die unterschiedlichsten Formen von Kommunikation statt. Beispielsweise werden die Termine und Rah-menbedingungen mehrfach geändert und nachge-bessert bis der Termin letztendlich feststeht. Andere Besucher stehen spontan vor der Tür und müssen genauso unkompliziert, schnell und profes-sionell behandelt werden. In beiden Fällen ist die Aufnahme und Erfassung von Informationen zum Termin sowie über den Besucher selbst notwendig. Diese Daten müssen standardisiert, strukturiert und sicher abgelegt werden.

Mit der ELO Business Solution Visitor können Sie den gesamten Prozess von der ersten Kontaktauf-nahme bis hin zur Verabschiedung vollständig digital begleiten und überwachen. Darüber hinaus

können die hinterlegten Daten genutzt werden, um beispielsweise im Besuchermanagement-Cockpit statistische Auswertungen über alle Besuche zu er-zeugen.

Komfortable BesuchsplanungSparen Sie Zeit bei der Erfassung von Besucherinformationen.

Professionelles AuftretenEin zufriedener Besucher wird sich gerne an Sie erinnern.

Vollständiger Überblicküber alle Besucher, die sich im Haus befinden. Jederzeit.

Sichere ArchivierungRechtebasierter Zugriff auf zentral abgelegte Besucherdaten.

ELO ECM Suite 10 Besuchermanagement - ELO Business Solution Visitor

Willkommen heißenBegrüßen Sie ihre Besucher auf Wunsch auf einem Willkommensbildschirm in Ihrem Empfangsbe-reich. Entscheiden Sie dabei selbst, mit welchem zeitlichen Vorlauf eine Begrüßung stattfinden soll.

Individuelle BesucherausweiseAuf Basis der bereits im Voraus erhobenen Stamm-daten kann bequem ein Besucherausweis erstellt und ausgehändigt werden. Neben den hinterlegten Informationen zu Termin und Person kann auch ein Besucherbild komfor-

Die Besuche im Blick behaltenMit dem Besuchermanagement-Cockpit erhalten Sie einen schnellen Überblick zu allen Besuchern an Ihrem Standort. Es kann nach erwarteten, anwesenden und bereits abgereisten Besuchern gefiltert werden. Sie er-halten wichtige Informationen zum geplanten Termin, zum Besucher selbst, sowie zum aktuellen Status. Sie können auch direkt auf die hinterlegten Besu-cher zugreifen und nachgelieferte Informationen hinzufügen oder einen Besucherausweis erstellen.

Übersichtliches Besuchermanagement mit ELO

Besuchermappe erstellenBei der Anmeldung eines neuen Besuchs wird auto-matisch eine Besuchermappe angelegt. Darin werden alle zum Besuch gehörenden Daten und Dokumente gesammelt. Dank des integrierten Vorlagen-Managements können je nach Wunsch verschiedene Strukturen vorgegeben werden. Hier hinein wandern neben archivierten E-Mails auch Protokolle und Dokumente jeglicher Art.

Besuchergruppen einladenNeben einzelnen Besuchern können auch ganze Gruppen auf einmal angemeldet werden. Dadurch wird die Erfassung von Daten weiter beschleunigt. Eingetroffene Teilnehmer der Gruppe können sich weiterhin einzeln einchecken und abmelden.

EincheckenAngekündigte Besucher können schnell und ein-fach eingecheckt werden. Hierbei gilt es, den je-weiligen Besucher zu identifizieren und bei Bedarf die hinterlegten Informationen auf ihre Korrekt-heit zu überprüfen.

Unangekündigte BesucheWenn es einmal schnell gehen muss und der Be-such ohne Voranmeldung vor der Tür steht, kommt die direkte Anmeldung zum Zug. Möglich gemacht wird dies durch die Verwendung von vorgege-benen Standard-Werten. Nur noch das dringend Notwendige wird als Mindesteingabe vorausge-setzt. Das Einchecken findet unverzüglich nach der Eingabe der Daten statt.

Persönliche Betreuung planenUm den Ablauf des Besuchs so nahtlos wie möglich zu gestalten, können organisatorische Entschei-dungen bereits im Voraus getroffen werden. So ist es möglich, einen Mitarbeiter für die persönliche Abholung zu ernennen. Außerdem können Be-nachrichtigungen an das Catering, die Sicherheit und weitere Unternehmensbereiche gesendet werden. So ist am Besuchstag alles perfekt vorbe-reitet.

Wiederkehrende BesucherManche Besucher kommen regelmäßig ins Unter-nehmen. Um bei diesen den Aufwand möglichst gering zu halten, können einmal hinterlegte Infor-mationen des Besuchers auch für seine Folge- besuche verwendet werden.

AbmeldenDank eines Barcodes auf dem Besucherausweis können sich Besucher auch jederzeit eigenständig abmelden. Bei vergessenen Abmeldungen tritt eine Erinnerungsfunktion in Kraft.

tabel über eine handelsübliche Webcam erfasst werden. Die Erzeugung der Ausweise basiert auf Vorlagen. Layout und Inhalte können individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Vereinbarungen unterschreibenSicherheitsunterweisungen sowie Verschwiegen-heitsvereinbarungen können bequem digital un-terzeichnet werden. Unsere Lösung für Tablet- Geräte bietet den besten Komfort bei minimalem Aufwand.

Termine im Kalender verwaltenFür einen tagesaktuellen Überblick, aber auch zur Überwachung der monatlichen und jährlichen Be-suchermengen kann auf den integrierten Kalender zurückgegriffen werden. Termine werden je nach Status farblich markiert.

Aktuelle BesucherlistenIm Notfall muss es manchmal ganz schnell gehen. Erstellen Sie mit nur einem Klick eine Liste aller an-wesenden Besucher mit ihrem jeweiligen Besuch-erfoto. So haben Sie jederzeit einen umfassenden Überblick, wer sich in Ihrem Haus befindet.

Digitales Besuchermanagement mit der ELO Business Solution Visitor den Überblick behalten

Visitor

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Täglich gehen zahlreiche Besucher in den Unter-nehmen ein und aus. Häufig werden die Besuchs-termine bereits im Voraus geplant. Dabei finden die unterschiedlichsten Formen von Kommunikation statt. Beispielsweise werden die Termine und Rah-menbedingungen mehrfach geändert und nachge-bessert bis der Termin letztendlich feststeht. Andere Besucher stehen spontan vor der Tür und müssen genauso unkompliziert, schnell und profes-sionell behandelt werden. In beiden Fällen ist die Aufnahme und Erfassung von Informationen zum Termin sowie über den Besucher selbst notwendig. Diese Daten müssen standardisiert, strukturiert und sicher abgelegt werden.

Mit der ELO Business Solution Visitor können Sie den gesamten Prozess von der ersten Kontaktauf-nahme bis hin zur Verabschiedung vollständig digital begleiten und überwachen. Darüber hinaus

können die hinterlegten Daten genutzt werden, um beispielsweise im Besuchermanagement-Cockpit statistische Auswertungen über alle Besuche zu er-zeugen.

Komfortable BesuchsplanungSparen Sie Zeit bei der Erfassung von Besucherinformationen.

Professionelles AuftretenEin zufriedener Besucher wird sich gerne an Sie erinnern.

Vollständiger Überblicküber alle Besucher, die sich im Haus befinden. Jederzeit.

Sichere ArchivierungRechtebasierter Zugriff auf zentral abgelegte Besucherdaten.

ELO ECM Suite 10 Besuchermanagement - ELO Business Solution Visitor

Willkommen heißenBegrüßen Sie ihre Besucher auf Wunsch auf einem Willkommensbildschirm in Ihrem Empfangsbe-reich. Entscheiden Sie dabei selbst, mit welchem zeitlichen Vorlauf eine Begrüßung stattfinden soll.

Individuelle BesucherausweiseAuf Basis der bereits im Voraus erhobenen Stamm-daten kann bequem ein Besucherausweis erstellt und ausgehändigt werden. Neben den hinterlegten Informationen zu Termin und Person kann auch ein Besucherbild komfor-

Die Besuche im Blick behaltenMit dem Besuchermanagement-Cockpit erhalten Sie einen schnellen Überblick zu allen Besuchern an Ihrem Standort. Es kann nach erwarteten, anwesenden und bereits abgereisten Besuchern gefiltert werden. Sie er-halten wichtige Informationen zum geplanten Termin, zum Besucher selbst, sowie zum aktuellen Status. Sie können auch direkt auf die hinterlegten Besu-cher zugreifen und nachgelieferte Informationen hinzufügen oder einen Besucherausweis erstellen.

Übersichtliches Besuchermanagement mit ELO

Besuchermappe erstellenBei der Anmeldung eines neuen Besuchs wird auto-matisch eine Besuchermappe angelegt. Darin werden alle zum Besuch gehörenden Daten und Dokumente gesammelt. Dank des integrierten Vorlagen-Managements können je nach Wunsch verschiedene Strukturen vorgegeben werden. Hier hinein wandern neben archivierten E-Mails auch Protokolle und Dokumente jeglicher Art.

Besuchergruppen einladenNeben einzelnen Besuchern können auch ganze Gruppen auf einmal angemeldet werden. Dadurch wird die Erfassung von Daten weiter beschleunigt. Eingetroffene Teilnehmer der Gruppe können sich weiterhin einzeln einchecken und abmelden.

EincheckenAngekündigte Besucher können schnell und ein-fach eingecheckt werden. Hierbei gilt es, den je-weiligen Besucher zu identifizieren und bei Bedarf die hinterlegten Informationen auf ihre Korrekt-heit zu überprüfen.

Unangekündigte BesucheWenn es einmal schnell gehen muss und der Be-such ohne Voranmeldung vor der Tür steht, kommt die direkte Anmeldung zum Zug. Möglich gemacht wird dies durch die Verwendung von vorgege-benen Standard-Werten. Nur noch das dringend Notwendige wird als Mindesteingabe vorausge-setzt. Das Einchecken findet unverzüglich nach der Eingabe der Daten statt.

Persönliche Betreuung planenUm den Ablauf des Besuchs so nahtlos wie möglich zu gestalten, können organisatorische Entschei-dungen bereits im Voraus getroffen werden. So ist es möglich, einen Mitarbeiter für die persönliche Abholung zu ernennen. Außerdem können Be-nachrichtigungen an das Catering, die Sicherheit und weitere Unternehmensbereiche gesendet werden. So ist am Besuchstag alles perfekt vorbe-reitet.

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Aktuelle BesucherlistenIm Notfall muss es manchmal ganz schnell gehen. Erstellen Sie mit nur einem Klick eine Liste aller an-wesenden Besucher mit ihrem jeweiligen Besuch-erfoto. So haben Sie jederzeit einen umfassenden Überblick, wer sich in Ihrem Haus befindet.

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Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel-Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und sonstigen Leistungen wird seitens ELO weder gewährleistet, noch garantiert oder als Eigenschaft zugesichert. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH.

© Copyright ELO Digital Office GmbH 2016. Alle Rechte vorbehalten.

ELO Digital Office GmbH, Tübinger Str. 43, D-70178 Stuttgart, info@elo.comELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz, info@elo.atELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, CH-8304 Wallisellen, info@elo.ch

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Verwalten mehrerer Standorte

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