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Dokumentation zum Vortrag

Enterprise Content Management -

vom Hype zum Trend

Vortrag bei der gedas deutschland GmbH am 8. September 2005

Dr. Ulrich Kampffmeyer

P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Hamburg 2005

Inhaltsverzeichnis a) ECM b) Ausblick c) Folien zum Vortrag d) Profil PROJECT CONSULT e) PROJECT CONSULT Newsletter 20050817

Enterprise Content Management

- vom Hype zum Trend

Vortrag bei der gedas deutschland GmbH am 8. September 2005



Hamburg 2005


Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff Thema: Archivierung Topic: Status: Fertig Datei: ECM.doc Datum: 26.08.2005 Version: 1.0 © PROJECT CONSULT GmbH 2005 Seite 2 von 27

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd. Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG

Die Definition von ECM

Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch Web Content Management mit einzuschließen. Der allgemeine Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich und schließt seinerseits Web Content Management, Content Syndication, Digital oder Media Asset Management und natürlich Enterprise Content Management ein. Dieser „circulosus virtuosus“ der Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei den Marketingaussagen der Hersteller. Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content Management eine neue Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise Content Management der Fall. Jedoch muss man auch angesichts des allumfassenden Anspruch und der zahllosen Komponenten von Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Document Lifecycle Management nur als eine mögliche zusammenfassende Gruppenbezeichnung für die verschiedenste Technologien und Unternehmen positionieren.

ECM – Enterprise Content Management

Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen - frei nach der Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-Server wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird ein ...". Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren mehrfach neu interpretiert und mit anderen Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich verwendete Begriffe wie „Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 wurde ECM von der AIIM noch wie folgt interpretiert: „The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes”. Im Jahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider die Prozesskomponente in der Definition zum Opfer fiel: “Enterprise Content Management is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content across an enterprise.“ Immerhin wurde BPM von der AIIM als wesentliche Komponente in Whitepapern und Postern herausgestellt. Ins Deutsche übertragen würde die Definition also somit lauten: „ECM sind Technologien und Methoden zur



Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.“ Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Definition von ECM gewesen sein. Die AIIM Show & Conference 2005 in Philadelphia stand unter den Logo-Mottos „Capture -:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“. Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuiten generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden. Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens ECM Enterprise Content Management. Damit soll deutlich gemacht werden, dass es nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, „business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere. Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie wieder. ECM Enterprise Content Management verfolgt dabei einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur für beliebige Anwendungen bereitstellt.

Merkmale des Enterprise Content Management

Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für die interne Informationsbereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom Web Content Management unterscheiden. • Enterprise Content Management als integrative Middleware

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“-Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-



Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil von SOA Service-orientierten Architekturen.

• Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird.

• Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.

Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen. ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken. Die ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in verschiedene Kategorien einordnen, von der • Erfassung (Capture), • Verwaltung (Manage), • Speicherung (Store), • Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen • Sicherung (Preserve). Die bisherigen Anwendungsfelder • DM Document Management (DMS, Dokumentenmanagement), • Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware),



• WCM Web Content Management (einschließlich Portale), • RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit

Langzeitspeichermedien) und • Workflow / BPM Business Process Management (Vergangsbearbeitung) bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können. Während Document Management, Web Content Management, Collaboration, Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. Während BPM und Workflow als Rückrat von ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 Manage-Komponenten wie E-Mail-Management und Digital-Asset-Management sowie Schnittstellen, Content Integration und Enterprise-Application-Integration als Verbindungskomponenten ergänzt. Über allem schwebt die Nutzung der Information, sei durch eigenständige Clienten der ECM-System-Komponenten oder in Gestalt eines „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität der ECM-Dienste und die gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die Integration bestehender Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert.

Die fünf „C“ des Enterprise Content Management Fünf wichtige Begriffe, die im angloamerikanischen mit „C“ beginnen, charakterisieren heute das Anwendungsumfeld von ECM.

Content

Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst „Records“, „Data“ und „Metadata“ ebenso wie Dokumente und Webseiten. Content steht heute nicht mehr nur für schwach- oder unstrukturierte Informationen sondern schließt auch strukturierte Daten, die in ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die Objekte in einem ECM beschreiben, mit ein. Content wird entsprechend seiner Nutzung und seinem Lebenszyklus unterschieden: dynamischer, noch veränderbarer Content während der Bearbeitung; statischer, unveränderbarer Content, auch Fixed-Content genannt, im Archiv. Ist Content aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig werden aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, sicher zu verwalten, zu erschließen und in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird hat Content einen inhärenten Wert.

Collaboration

ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, in dem es die benötigten Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt. Zur Unterstützung der Gruppenarbeit und Kommunikation kommen dabei verschiedene Ansätze zum tragen:



• Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats, Foren, Instant Messaging, White Boards, Video Conferencing und anderen Technologien.

• Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen und deren Bereitstellung in Prozessen.

• Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen. • Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung,

Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Information. Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der großen Herausforderungen für effizientere Arbeit in der Bürowelt.

Compliance

Compliance ist einer der Markttreiber für den Einsatz von ECM. Die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere Speicherung und Nahvollziehbarkeit der Transaktionen ist in allen Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um die Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die Nutzung der Informationen in den eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die Umsetzung effizienterer Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte, die man bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen Beitrag liefern, die notwendigen Investitionen für Compliance auf wirtschaftlich nutzbar zu machen.

Continuity

Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung m Zusammenhang mit ECM noch längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information. Die Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und dese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu stellen. ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere operative Systeme, ohne die ein modernes Unternehmen nicht mehr arbeits- und konkurrenzfähig ist.

Cost

Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau neuer Geschäftsfelder ganz oben auf Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv, besonders in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in



Arbeitsweisen und –abläufen, und viele andere Potentiale lassen sich die Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die notwendige Klammer um Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren. Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte nicht der ROI im Vordergrund stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des Unternehmens. ECM ist heute als notwendige Infrastruktur zu betrachten, um eine Unternehmen wirtschaftlich führen zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es heute keine Frage des „Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“.

Ein Haus für Enterprise Content Die AIIM International und andere haben in den vergangenen Jahren eine Reihe von Postern und Grafiken kreiert, die die Komplexität und den Funktionsumfang von Enterprise Content Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 wurde das „Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses Poster definierte nicht nur den Umfang von ECM sondern diente auch als Grundlage für einen ECM-Kurs der AIIM international mit 10 Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA werden gern mit dem Kürzel „101“ (steht in Ausbildungsprogrammen für den einführende Grundlagenseminare) bezeichnet und so hat sich auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“ eingebürgert. Das ECM-Lifecycle-Modell (AIIM International 2001)

Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete PROJECT CONSULT ihr Modell ab. Neben dem Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch mit den dazugehörigen Texten der Wikipedia.de zur Verfügung gestellt wurden und unter der GNU-Lizenz inzwischen weite Verbreitung gefunden haben.



Die ECM-Komponenten (PROJECT CONSULT 2001)

Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue Poster, eines aus den USA und eines von der AIIM Europe aus England. Das amerikanische Poster ging vom Ansatz eines Puzzles aus, bei dem die einzelnen Komponenten von ECM beliebig zu einer Gesamtlösung kombiniert werden können.



Das ECM-Puzzle (AIIM International 2003)

Die AIIM Europe wählte dagegen das Motiv einer Autobahn, die die Prozesse und Verbindungen darstellt und auf denen sich die Informationen wie Fahrzeuge von einer Station zur nächsten bewegen. Die Komponenten sind die gleichen wie im ECM-Puzzle. Die ECM-Autobahn (AIIM Europe 2003)



Im Jahr 2005 kam ein neues Poster der AIIM heraus, in dem ECM als großes Haus, mit Eingang und Ausgang von Information im Erdgeschoss und Business Process Management als der verbindende Aufzug über alle Stockwerke, dargestellt ist. In diesem neuen Modell sind eine Reihe weiterer Komponenten wie E-Mail-Management, Digital-Asset-Management, Content-Integration und andere hinzugekommen. Ein Haus für Enterprise Content (AIIM International 2005)

PROJECT CONSULT hat dieses Modell des Hauses für Enterprise Content in vereinfachter Form übernommen und um weitere Komponenten ergänzt.



Komponenten von ECM Für ECM Enterprise Content Management Lösungen werden die unterschiedlichsten Technologien und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar sind.

Capture (Erfassung)

Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterschieden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst.

Ein Haus für Enterprise Content (PROJECT CONSULT 2005)

Collaboration

Scanning

Document Imaging

Forms Processing

Recognition

Categorization

Indexing

Document Management

Records Management

E-Mail Management

Digital Asset Management

Web Content Management

Business Process

Management

Workflow

EAI

Repositories

Storage

Long-Term Archival

Backup / Recovery

Migration

Content Integration

Search / Retrieval

Syndication

Localization

Personalization

Publish

Paper

CAP

TUR

EM

ANAG

E STO

RE

PR

ES

ER

VE

DE

LIV

ER

Enabling Web Client other Devices

Usage

PKI DRMUser ManagmentDirectory Service

User RightsManagement

SEC

UR

ITY

Firewall

Electronic

Electronic Signature

Fat Client

Entry Exit

SEC

UR

ITY

SEC

UR

ITY

SEC

UR

ITY



Manuell erzeugte und erfasste Informationen

Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen, von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken, MultiMedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm. Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, kaufmännische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle für die Erfassung sein.

Technologien zur Be- und Verarbeitung erfasster Informationen

Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles werden verschiedene Erkennungstechnologien (Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehören: • OCR (Optical Charakter Recognition)

Hierbei werden die Bildinformationen in maschinenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR wird für Maschinenschrift eingesetzt.

• HCR (Handprint Charakter Recognition) Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die jedoch bei Fließtexten immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch bereits sehr sicher.

• ICR (Intelligent Charakter Recognition) ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge, Abgleich mit Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhandene Stammdaten verbessert.

• OMR (Optical Mark Recognition) OMR, zum Beispiel für Strichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich bei Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken bewährt.

• Barcode Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim Einlesen der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden.

Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur zur Anzeige von gescannten Bildern sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten Bildpunkten oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen Vorlagen verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechnologien. Document-Imaging-Funktionen werden beim Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle eingesetzt. Zunehmend haben elektronische Abbildung von Dokumenten denselben rechtlichen Status wie Papierdokumente.



Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von Technologien unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der Dokumente gleich sein kann. • Forms Processing (Vordruckverarbeitung)

Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung von industriell oder individuell gedruckten Vordrucken mittels Scannen. Hierbei kommen anschließend häufig Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut gestaltete Vordrucke eine weitgehend automatische Verarbeitung ermöglichen. Viele der heutigen industriellen Vordrucke sind strukturiert, aber auch die Bearbeitung von unstrukturierten Vordrucken entwickelt sich immer weiter.

• E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare) Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatische Verarbeitung möglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystem bekannt sind.

COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist. Das Akronym ERM steht für Enterprise Report Management. In beiden Fällen geht es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen so aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert und an eine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv (Preserve) übergeben werden können. Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben verschiedener Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck ist die Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.

Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfasster Informationen

Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den Systemen weitere Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören: • Indexing (manuelle Indizierung)

Anders als im Deutschen beschränkt sich im Angloamerikansichen der Begriff Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“, „Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt.

• Input Designs (Profile) Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch hinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. Solche Profile können zum Beispiel Dokumentenklassen beschreiben, die die Anzahl der möglichen



Indexwerte beschränken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben. Input Designs schließt auch die Eingabemasken und deren Logik bei der manuellen Indizierung ein.

• Taxonomy Die taxonomische Verarbeitung ermöglicht eine formale Anordnung von Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens. Hier spielen Nomenklaturen, Thesaurus und Ablagesystematiken eine Rolle.

• Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung) Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCR-gewandelte Faksimiles, Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen Informationen können Programme zur automatischen Klassifikation selbstständig Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. Solche Systeme können auf Basis vordefinierter Kriterien oder selbstlernend Informationen auswerten.

Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur Weiterbearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereitzustellen.

Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung)

Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen hierfür • Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden sowie • Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz von Informationen. Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Workflow / Business Process Management als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen den Komponenten verfügen.

DM Document Management (Dokumentenmanagement)

Unter Document Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung wie in Deutschland zum Beispiel DMS zu verstehen, sondern eher die Dokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document Management gehören unter anderem folgende Funktionen: • Checkin/Checkout

zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen



• Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen, Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen Format)

• Suchen und Navigieren zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten

• Visualisierung zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen und Übersichten

Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen der andere „Manage“-Komponenten, der immer weiter ausgreifenden Funktionalität von Office-Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Domino und den Eigenschaften von „Library Services“ zur speichertechnischen Verwaltung der Informationen.

Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, Groupware)

Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser Lösungen, die sich aus der herkömmlichen Groupware entwickelt haben, geht jedoch weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Knowledge Management mit ein. Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen: • Gemeinsam nutzbare Informationsbasen • Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen • Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die

gemeinsame Bearbeitung von Informationen • Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen,

Terminpläne, Projektmanagement und andere • Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing • Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der

gemeinsamen Informationsbearbeitung

E-Mail-Management (Verwaltung, Speicherung und Verteilung von E-Mails)

Der heutige Standard, bei dem E-Mails vom Server entfernt und in der Ablage gespeichert werden, reicht nicht aus. E-Mails sollten stetig, wie jedes andere Dokument auch, klassifiziert, gespeichert und vernichtet werden.

Digital Asset Management (Verwaltung, Speicherung und Nutzung von multimedialen Inhalten)

Vergleichbar mit dem Dokumentenmanagement, konzentriert sich DAM auf die Speicherung, die Verfolgung und das Gebrauchen von Rich Media Dokumenten, wie z.B. Videos, Logos und Fotos.



WCM Web Content Management

Enterprise Content Management erhebt den Anspruch Web Content Management zu integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten Im Internet und Extranet oder auf einem Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein. Zum Web Content Management gehören unter anderem folgende Funktionen: • Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem

kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess • Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation • Automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate,

personalisierte Anzeigen und Versionierung • Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche und nicht-öffentliche

Informationen • Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung,

HTML, XML u.a.) • RM Records Management (Ablage- und Archivverwaltung) Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records Management (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen. Records Management ist Speichermedien-unabhängig und kann zum Beispiel auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zum Web Records Management gehören unter anderem folgende Funktionen: • Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur

geordneten Ablage von Informationen • Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von

Informationen • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und

Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) • Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf

einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten • Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit

standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen

Wf Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)

Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch den Begriff BPM Business Process Management eindeutig. BPM und Workflow stellen eine wesentliche Verbindungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion im ECM-Modell dar. Sie sind daher im „Haus-Modell“ aus den Manage-Komponenten herausgelöst und bilden den „Backbone“ von ECM.



Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so zum Beispiel den • „Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse

steuert und kontrolliert, und „den • ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des

Prozesses vorgibt. Workflow-Lösungen können als • „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit

dem Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer • „Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrund der Systeme den

Informations- und Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client erforderlich ist.

Zum Workflow Management gehören unter anderem folgende Funktionen: • Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen • Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von

zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten

• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (zum Beispiel Fachanwendungen) und Dokumente (zum Beispiel Office-Produkte)

• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung

• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität • Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und

Ergebnisse der Bearbeitung • Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen. BPM Business Process Management geht in seinem Anspruch noch einen Schritt weiter als Workflow. BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammenführung aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgende Funktionen: • Vollständige Workflow-Funktionalität • Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene • EAI Enterprise Application Integration zur Verbindung verschiedener

Anwendungen • BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration von

InformationWarehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit unterstützenden Hilfsprogrammen



„Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als „Suite“ angeboten. Sie beinhalten vielfach bereits die „Store“-Komponenten.

Store (Speichern)

Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der „Store“ von der „Preservation“ abgegrenzt. durch den Inhalt Im deutschen Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ im Unterschied zum „Archiv“ gleichzusetzen. Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-Komponenten, die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehören die Sicherheitstechnologien, die aber erst weiter unten im Abschnitt „Deliver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließlich des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten.

Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)

Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auch kombiniert eingesetzt werden können, gehören unter anderem: • Filesysestem

Das Filesystem wird vorrangig zur temporären Zwischenspeicherung, so. zum Beispiel Eingangs- und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist es, das Filesystem von Informationen zu entlasten und diese durch „Manage“-, „Store“- und „Preservation“-Technologien allgemein verfügbar bereitzustellen.

• Content Management System An dieser Stelle ist das eigentliche Speichersystem für den Content gemeint, bei dem es sich um eine Datenbank oder ein spezialisiertes eigenständigen Speichersystem handeln kann.

• Datenbanken Zum einen dienen Datenbanken zur Verwaltung der Zugriffsinformationen. Sie können aber auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Content oder Media Assets benutzt werden.

• Data Warehouses Data Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die Informationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren oder direkt bereitstellen. Sie können auch mit einem globaleren Anspruch als Document Warehouse oder Information Warehouse konzipiert sein.



Library Services (Informationsverwaltungsdienste)

Library Services haben nur im übertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sind die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die Informationen realisiert wird. Der Library Service ist letztlich für den Empfang und die Speicherung der Informationen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die Speicherorte in der dynamischen Ablage, dem eigentlichen „Store“, und im Langzeitarchiv, der Kategorie „Preserve“. Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und Klassenzugehörigkeit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library Service arbeitet mit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusammen. Hierdurch werden die notwendigen • Search (Suche) und • Retrieval (Wiederfinden, Wiederbereitstellen) Funktionen bedient. Hierzu rechnet man heute auch Suchmaschinen, Volltextdatenbanken, Agenten und andere Suchtechnologien. Während die Datenbank keine Kenntnis über den physischen Speicherort eines Objektes hat, verwaltet der Library Service • Online-Speicher

für Daten und Dokumente im direkten Zugriff, • Nearline-Speicher

für Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks befindet, aber zum Beispiel erst durch eine Robotik eingelegt werden muss

• Offline-Speicher für Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und nicht im automatisierten Zugriff eines Systems befindet.

Sofern nicht ein übergelagertes Dokumenten oder Records-Management-System die Funktionalität bereitstellt, muss der Library Service selbst die Funktionen • Versionsmanagement

zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der Information, und • Checkin/Checkout

für die kontrollierte Bereitstellung der Information besitzen. Eine wichtige Funktion des Library Services ist die Erzeugung von Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und über Veränderungen an den Informationen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden. Weitere Komponenten sind: • Content Integration



ermöglicht verschiedenen Content aus unterschiedlichen Quellen wie ein einzelnes Repository betrachten und Inhalte virtuell zusammenzuführen.

• Syndication ist die Verteilung von Content zur Wiederverwendung und Integration in anderen Content.

• Localization ist die Anpassung von Content an die kulturellen und sprachlichen Bedürfnisse verschiedener globaler Märkte.

Speicher-Technologien

Für die Speicherung der Informationen können je nach Anwendungszweck und Systemumgebung sehr unterschiedliche Medien zum Einsatz kommen. Mehrfach beschreibbare magnetische Online-Speicher Hierzu gehören Festplatten als RAID (Redundant Array of Independent Disks) Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als Speicherinfrastruktur oder NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken zugänglich gemachte Speicherbereiche. • Tape (Magnetbänder)

in automatisierten Speichereinheiten wie “Libraries” oder “Silos” mit Robotik für den Zugriff dienen eher wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen der Datensicherung und nicht zum Online-Zugriff.

• Digital Optische Speichermedien) wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrfach beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto Optical) und andere können zur Sicherung und zur Verteilung aber auch in Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt werden.

Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)

Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen langfristig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Im deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen Archivierung. Letztere besitzt heute aber wesentlich mehr Funktionalität als unter „Preserve“ subsummiert. Elektronische Archivsysteme sind heute meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Management, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen. Aber nicht nur elektronische Medien eigenen sich zur langfristigen Aufbewahrung. Zur reinen Sicherung von Informationen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der inzwischen in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und



datenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden kann. Entscheidend bei allen Langfristspeichersystemen ist die rechtzeitige Einplanung und regelmäßige Durchführung von Migrationen um die Information in sich verändernden technischen Umgebungen verfügbar zu halten. Dieser kontinuierliche Prozess wird auch Continuous Migration genannt. Zu den „Preserve“-Komponenten rechnet man unter anderem: • WORM (Write Once Read Many)

rotierende digital optische Speichermedien zu denen die klassischen WORM in einer Schutzhülle in 5 ¼“ oder 3 ½“ Technologie ebenso wie CD-R und DVD-R gehören. Die Aufzeichnungstechniken der Medien, die in Jukeboxen für einen Online- und automatisierten Nearline-Zugriff bereitgestellt werden, sind unterschiedlich.

• WORM-Tape (Magnetband mit WORM-Eigenschaften) wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die mit besonders abgesicherten Bändern bei ordnungsgemäßem Betrieb ähnliche Sicherheit wie ein traditionelles WORM Medium erreichen können.

• CAS (Content Adressed Storage) magnetische Festplattenspeicher die durch spezielle Software gegen Überschreiben, Löschen und Verändern wie ein WORM-Medium geschützt sind

• NAS/SAN (Network Attached Storage / Storage Area Networks können ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der Revisionssicherheit mit unveränderbarer Speicherung, Schutz vor Manipulationen und Löschen etc. erfüllen.

• Mikrofilm kann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationen nicht mehr in der Nutzung sind und keine maschinelle Auswertbarkeit gefordert ist.

• Papier ist als Langzeitspeicher von Informationen ebenfalls weiterhin zu berücksichtigen, da die Aufzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittel gelesen werden kann. Ebenso wie beim Mikrofilm handelt es sich aber nur um die Sicherung originär elektronischer Information.

Deliver (Liefern, bereitstellen. ausgeben)

Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (zum Beispiel Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (zum Beispiel Konvertierung oder Kompression) für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da die Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer



Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff „Output Management“ zusammengefasst. Die “Deliver“-Komponente umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien: „Transformation Technologies“, „Security Technologies“ und „Distribution“. Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen. Für die „Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wichtig: • Layout/Design

mit Werkzeugen zur Gestaltung und Formatierung der Ausgaben und • Publishing

Anwendungen zur Bereitstellung der Informationen für die Distribution und Publikation.

Transformation Technologies (Transformations-Technologien)

Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender in der Regel nicht zeigen. Zu den Transformation Technologien werden unter anderem folgende gerechnet: • COLD / ERM

ist hier im Gegensatz zur „Capture“-Komponente als Aufbereitung von Daten von Ausgaben für Verteilung, Druck und Übergabe an das Archiv zusehen. Typische Anwendungen sind Listen und formatierter Output, zum Beispiel individualisierte Kundenanschreiben. Zu diesen Technologien gehören auch die Journale und Protokolle, die von den ECM-Komponenten erzeugt werden.

• Personalization (Personalisierung) ist nicht mehr nur eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern gilt für alle ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhält der Nutzer nur noch die Funktionalität und Informationen angeboten, die er benötigt.

• XML (eXtended Markup Language) ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen, Strukturen, Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle Technologie zur Beschreibung von Informationen durch.

• PDF (Printable Document Format) ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt Informationen plattformunabhängig bereitzustellen. Im Gegensatz zu reinen Bildformaten wie TIFF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt und elektronische Signaturen eingebettet werden.



• Konverter und Viewer dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche Formate zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen Formates wieder anzuzeigen und auszugeben.

• Compression (Kompression, Komprimierung) wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf für bildhafte Informationen zu reduzieren. Für s/ wird hier auf das ITU-Verfahren (CCITT) für TIFF und für Farbbilder auf JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“-Verfahren können auch beliebige Dateien für die Datenübermittlung komprimiert werden.

• Syndication dient zur Bereitstellung von Content in unterschiedlichen Formaten, Selektionen und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content Management. Durch Syndication kann der gleiche Inhalt mehrfach in verschiedener Form und für verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.

Security Technologies (Sicherheitstechnologien)

Die Sicherheitstechnologien gehören zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-Komponenten als Dienste zur Verfügung stehen. So kommen elektronische Signaturen nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern können auch beim der Erfassung beim Scannen benötigt werden, um die Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren. Dazu gehören PKI (Private Key Infrastructure) als Basistechnologie für den Einsatz elektronischer Signaturen. Sie verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft die Authentizität von Signaturen. Weiter elektronische Signaturen, die dazu dienen, für Dokumente bei Übermittlungen die Authentizität des Absenders und die Integrität der übermittelten Nachricht, das heißt, die Unverändertheit und Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei Formen der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualität und Sicherheit: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. In Deutschland ist die qualifizierte elektronische Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesen gesetzlich verankert. Und drittens Digital Rights Management/Watermark (elektronische Rechteverwaltung). Diese dient besonders bei der Content Syndication und in MAM Media Asset Management der Verwaltung und Absicherung von Urherrechten und CopyRights. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen (Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zum Einsatz. Ziel ist die Wahrung von Rechten und die Sicherung der Inhalte bei der Veröffentlichung im Internet.

Distribution (Verteilung)

Alle zuvor erwähnten Technologien dienen im Wesentlichen dazu, die unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktive Komponenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern oder Rundschreiben ebenso gehören wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich die



Zielgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- und Distributionsmedien können zum Einsatz kommen: • Internet, Extranet und Intranet • E-Business-Portale • E-Mail und Fax • Datenübermittlung mittels EDI, XML oder anderen Formaten • Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Kommunikator-Geräte und andere • Datenträger wie CD oder DVD • Digitales Fernsehen und andere Multimedia-Dienste • Papier Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die Information immer für den Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen und die Nutzung möglichst zu kontrollieren.

Was ist eine ECM-Suite? ECM ist ein Thema für Suiten. ECM beinhaltet, wie dargelegt, fünf große Komponenten: Capture, Manage, Deliver, Store und Preservation. Manage beinhaltet die die Teilkomponenten Collaboration, Records Management, Workflow/Business Process Management, Document Management und Web Content Management. ECM - eine „eierlegende Wollmilchsau“, die auch Trendthemen wie ILM Information Lifecycle Management, DRT Document Related Technologies und in Teilbereichen KM Knowledge Management abdecken will. Daher ist das Gesamtthema nur mit Suiten abzudecken. Werfen wir zunächst einmal ein Blick auf den Anspruch an eine Suite: Eine Suite ist die Zusammenstellung verschiedener kompatibler Komponenten zur Lösung eines Gesamtszenarios, bei dem die Komponenten auch einzeln und unabhängig eingesetzt werden können.

Definition einer Suite

Folgende Eigenschaften machen den Produktcharakter einer Suite aus: (1) Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen Komponenten (2) Modular und komponentenweise erweiterbar (3) Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten und Ressourcen in

Bereichen wie Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen, Metadaten, Speicherorte, Kommunikation etc.

(4) Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle Komponenten der Suite (5) Plattform-Konformität, d.h. alle Komponenten sind auf allen Plattformen der

Gesamtsuite lauffähig



(6) Einheitliche Clienten, die die Nutzung des Gesamtportfolios der Suite möglich machen

(7) Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die Rolle als Bestandteil der Suite, wobei sich die Komponenten als Dienste innerhalb einer gemeinsamen Architektur positionieren

(8) Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die Kompatibilität der Einzelkomponenten als auch der Suite selbst sicherstellt

(9) Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung aller Komponenten die üblicherweise zum Funktionsumfang gerechnet werden

(10) Einhaltung von Standards, um Komponenten von Dritten ebenso konform einbinden zu können wie die eigenen Komponenten der Suite

(11) Gemeinsames, konsistentes Vertriebs- und Marketing-Konzept für die Suite und alle ihre enthaltenen Komponenten einschließlich entsprechender Preismodelle für Suite und Komponenten

Wenn man sich auf diese Eigenschaften als Kennzeichen einer Suite einigen kann, ist es natürlich sehr schnell möglich, Suiten einzuschätzen und zu bewerten. Einige Merkmale sind sofort ersichtlich, wie z.B. die Vollständigkeit oder das Marketing-Konzept. Bei der Kompatibilitätsfrage auf den verschiedenen Ebenen muss man häufig schon in Detail gehen und mit bohrenden Fragen an die Entwickler gehen. Da Suiten durch die Veränderung des Marktes und neue Gruppierungen per Definitionem nie vollständig sind, muss man auch auf die Pläne zur Weiterentwicklung achten. Dies ist besonders im ECM-Umfeld bei der langzeitigen Bewahrung und Verfügbarmachung der gespeicherten Informationen über Jahrzehnte wichtig. Aufkäufe, neue Schlagworte, neue Trends oder neue Unternehmensfokussierung ändern den Charakter von Suiten laufend.

Ausblick

Dokumenten-Technologien wie ECM Enterprise Content Management sind die Ergänzung zur herkömmlichen Datenverarbeitung. Sie führen strukturierte, schwachstrukturierte und unstrukturierte Information zusammen. Jedes Unternehmen, jede Behörde, jede Organisation muss sich heute mit dem Thema auseinandersetzen. Auch wenn man nicht vorhat, selbst kurzfristig ein System einzuführen, muss man sich mit dem beschäftigen, was man quasi mitgeliefert bekommt – beim nächsten Update der Serverlizenzen, in der nächsten Office-Suite, beim nächsten Datenbank- oder ERP-Upgrade. In vielen Unternehmen mit heterogener IT-Landschaft ist bereits heute die Frage wichtiger, welche redundante Funktionalität vorhandener Produkte man nicht einsetzt, als die Frage, ob man sich ein neues Softwaresystem zusätzlich leistet. Die wichtigste Aufgabe ist, die Informationen im Haus unter Kontrolle zu halten. Aktuelle Fragen: wo lässt man die Abertausenden von E-Mails, was tue ich mit elektronisch signierten Handelsbriefen, wo lasse ich meine steuerrelevanten Daten, wie überführe ich Informationen aus dem unorganisierten Filesystem, wie konsolidiere ich Informationen in einem gemeinsam nutzbaren Repository, wie bekomme ich einen Single-Login über alle meine Systeme hin, wie erstelle ich einen einheitlichen Posteingangskorb für alle



eingehende Information, wie kontrolliere ich, dass keine Information verloren geht oder nicht bearbeitet wird, usw. usw. Bei allen diesen Fragen spielen Dokumenten-Technologien eine wichtige Rolle. ECM-Lösungen sind notwendige Basiskomponenten für viele Anwendungen. Jeder potentielle Anwender wird natürlich seine individuellen Anforderungen prüfen. Entscheidungen zu vertagen, ist jedoch nicht sinnvoll. Es wird jedes Jahr etwas Neues, vermeintlich besseres, komfortableres geben. Mit dieser Einstellung wird man jedoch nie etwas installieren. Mit jeder Vertagung einer Entscheidung wächst der Berg unkontrollierter und ungenutzter Information – erkannte Probleme werden meistens größer. Bei einer vernünftigen langfristigen Migrationsplanung verliert auch der schnelle technologische Wechsel bei Produkten seinen Schrecken. Dokumenten-Technologien sind in ihren Grundfunktionen ausgereift. Die meisten Produkte sind verlässlich, stabil, sicher und zunehmend sogar preiswert. In manchen Branchen entscheidet der Einsatz von Dokumenten-Technologien inzwischen über die Wettbewerbsfähigkeit. ECM Enterprise Content Management gehört heute in jede moderne IT-Infrastruktur. (Quellen: AIIM international 2001 - 2005; AIIM Europe 2003; Doculabs „ECM 101“ 2003; Dr. Ulrich Kampffmeyer in den PROJECT CONSULT Newsletter-Ausgaben 20010508, 20020305, 20031021, 20031117, 20031215, 20040903 und 20050404 sowie mehrere Zweitveröffentlichungen)

Anschrift des Autors PROJECT CONSULT GmbH, Büro Hamburg Breitenfelder Str. 17 D-20251 Hamburg Tel.: 040 / 460 762 20 Fax: 040 / 460 762 29 E-Mail: [email protected] Web: www.PROJECT-CONSULT.com Autorenrecht und CopyRight Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Breitenfelder Str. 17 D-20251 Hamburg Tel.: 040 / 460 762 20 Fax: 040 / 460 762 29 E-Mail: [email protected] Web: www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2005. Alle Rechte vorbehalten Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen, grafischen oder bildlichen Elementen ohne Kenntlichmachung der Autorenschaft ist ein Verstoß gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.



Profil

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Gründer und Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften für ECM Enterprise Content Management, BPM Business Process Management, Knowledge Management und andere DRT Document Related Technologies. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden aller Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und Einführung von DRT-Lösungen. Von der IT-Zeitschrift ComputerWoche wurde er im Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im Jahr 2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMS-Branche gezählt. Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für Dokumenten-Management. Beim internationalen Dokumenten-Management-Anbieter Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. Seit dem Zusammenschluss des IMC und der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International, den weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise Content Management Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender des European Board of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002 Mitglied des internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM Komitees. Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission, leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Barcelona 2002 und ist einer der Direktoren des DLM-Network EEIG. Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische Archivierung, Records-Management, Dokumenten-Management, Workflow, Rechtsfragen, Business Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit. Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best Practice zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „Dokumentenmanagement – Grundlagen und Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für elektronisches Dokumenten-, Records- und Content Management für den öffentlichen Sektor in Europa. Fachartikel in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in führenden Zeitschriften veröffentlicht. Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im Umfeld des Workflow-, Dokumenten- und Records-Management. Er lehrt an der Universität Kiel / MMC MultiMedia Campus zu Themen des Dokumenten-, Content- und Wissensmanagement.


Ausblick



Hamburg 2005

Enterprise Content Management Ausblick

Kunde: Gedas Projekt: Vortrag Autor: Kff Thema: Ausblick Topic: Handout Status: Fertig Datei: Ausblick.doc Datum: 26.08.2005 Version: 1.2 © PROJECT CONSULT GmbH 2005 Seite 2 von 8

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer

Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd. Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG

Informationsflut

„Drowned by the Flood“ – zunächst würde man heute hier an Flutkatastrophen in Indonesien, am Yangtse oder am Ganges denken. Mit einer anderen Flut muss sich derzeit jeder Anwender eines E-Mail-Postkorbes auseinandersetzen. Die Geschwindigkeit, mit der Informationen elektronisch erstellt und verteilt werden, steigt exponentiell. Inzwischen ist das Problem der Überführung von Papier in elektronische Systeme fast nachrangig geworden. Diese Sturmflut der Informationen trifft auf Lösungen, die für die Erschließung, Verwaltung und Bereitstellung von großen Datenmengen kaum vorbereitet sind – auf hierarchische Dateimanager, E-Mail-Postkörbe, verlinkte URL-Strukturen. Zwar bieten Content-, Dokumenten-, Records-, Media-Asset- und Archiv-Management-Systeme notwendige Kompo-nenten an. Jedoch gehören diese noch lange nicht zur Basisausstattung der IT-Infrastruktur. Sie fristen vielfach noch als Insellösungen ihr Dasein. „In den 80er Jahren wurde ein Mangel an Information postuliert, der Entscheidungen beeinträchtigt. Das Blatt hat sich gewendet: seit den 90er Jahren gilt es aus der Flut von Information die entscheidungsrelevante herauszufiltern. „ Der Wert von Information, die Abhängigkeit von der ständigen Verfügbarkeit von Information und die einfache Erschließbarkeit strukturierter wie auch unstrukturierter Information sind immer noch nicht überall erkannt. Dokumenten-Technologien haben häufig noch einen nachgeordneten, „Nice-to-Have“-Stellenwert. Es wird gern über Wissensmanagement philosophiert – vor einigen Jahren hätte man auch noch die Meinung vertreten können, man habe zu wenig Information – inzwischen haben sich aber die Fronten gedreht. Der Anwender erstickt in Information. Die Ermittlung der richtigen Information in der richtigen Qualität schluckt immer mehr Zeit. Auch die Idee des Internets als öffentlich zugänglicher globaler, universeller Informationsspeicher wird zunehmend in Frage gestellt – strukturierte, qualitätsgesicherte, zielgerichtete Informationssammlungen, Verzeichnisse und Datenbanken sind wieder auf dem Vormarsch. Die Anwender stellen sich sogar wieder darauf ein, dass Information nicht mehr kostenfrei ist, sondern in Abhängigkeit ihres Wertes bezahlt werden muss. Einerseits ertrinken wir in Information – und dürsten nach Wissen (um dieses Zitat zu bringen) - andererseits treten die ersten digitalen Überlieferungslücken auf. Solange nur irgendwelche Webseiten für immer verschwinden, war man bereit dieses in Kauf zu nehmen. Anders ist dies bei wirtschaftlich, wissenschaftlich, rechtlich oder aber historisch wichtigen Informationen. Allein auf Grund von Technologie- und Format-Lücken sehen die End-70er und Anfangs-80er heute schon sehr düster aus. Während uns die Systeme ständig nach dem Moore`schen Gesetz steigende Kapazitäten bereitstellen werden, so kann die Bewahrung von Information und die effiziente Verwaltung bereits heute kaum mehr Schritt halten.



Information Overload, Information Gap und Information Divide „Wir erleben gleichzeitig einen ‚Information Overload’ und ein sich auftuendes ‚Information Gap’ während die ‚Information Divide’ zunehmend Wissende mit Zugang zu Information von der Masse der Menschen trennt.“ Die organisatorische Dimension, die Frage der Bewertung und die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit werden eher komplexer und aufwendiger denn einfacher. Wir können auch nicht mehr einfach „STOP“ sagen und uns zurücklehnen – eine Nichtbeteiligung an der informations- und telekommunikationstechnologischen Entwicklung würde uns schnell ins „Aus“ bringen. So erleben wir gegenwärtig quasi gleichzeitig eine „Information Divide“, ein sich öffnendes „Information Gap“ und einen „Information Overflow“. Dokumenten-Technologien müssen endlich ihren Platz in globalen, nationalen, regionalen, unternehmensweiten und individuellen Sphären finden. Die Informationsflut macht auch nicht mehr vor dem Privatmann halt. Moderne Dokumenten-Technologie-Lösungen müssen daher nicht mehr nur auf den sogenannten professionellen Be-nutzer im Büro, sondern auch auf Privatleute und Menschen, die wenig mit IT zu tun haben, zugeschnitten werden. Das Problem der Bewältigung der Informationsflut zieht damit immer größere Kreise und hat leider den Nachteil, dass die einmal überschwemmten Gebiete nie wieder freigegeben werden.

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von Information

In Herstellerpräsentationen von neuen Softwaresystemen werden immer die Vorteile, die einfach zu bedienenden Oberflächen, der Nutzen für eine schnellere und medienbruchfreie Bearbeitung von Informationen usw. in den Vordergrund gerückt. Die potentiellen Anwender denken an neue Funktionalität, an die Steigerung des Durchsatzes in der Antragsbearbeitung, bessere Integration, medienbruchfreie Bereitstellung von Informationen in elektronischen Akten, intelligent unterstütztende Vorgangsbearbeitungslösungen, Einsparung von Räumen und vieles mehr. Eines wird jedoch häufig übersehen und wird mancherorts erst bemerkt, wenn die Systeme einmal stehen. In dem Maße wie wir auf die Nutzung elektronischer Systeme setzen, sind wir von ihrer ständigen Verfügbarkeit abhängig. Dies kann bereits existentiell bedrohend sein. Beim letzten größeren Erdbeben in Kalifornien haben ca. 10% der betroffenen Firmen die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebes nicht hinbekommen – nicht etwa weil Lagerhallen eingestürzt waren – nein, weil sie ihre DV- und Datenhaltungssysteme nicht rechtzeitig wieder in Betrieb nehmen konnten. Jeder Bank ist hinlänglich bekannt was passiert, wenn die operativen Systeme ein paar Tage oder gar mehr als eine Woche still stehen, wenn der Zahlungsverkehr nicht mehr abgewickelt werden kann, wenn der Broker keine elektronischen Order mehr platziert, wenn Bewegungs- und Stammdaten korrupt werden ... das Geschäft kommt sehr schnell zum Erliegen. Die Mitarbeiter kann man noch eine Zeitlang mit der übergangsweisen Arbeit mit Papier beschäftigen – aber, was wenn man sich entschlossen hat, ein elektronisches System mit früher Erfassung und Vernichtung aller Papierunterlagen zu installieren? Wenn beide Systeme nicht mehr laufen,



kommt die produktive Arbeit innerhalb weniger Stunden zum Erliegen. Steht eines der Systeme, dann entsteht ein Medienbruch, der langwieriges Nachführen und Konsolidieren nach sich zieht. Rechenzentren in größeren Betrieben und Verbünden haben das Problem der Datensicherung und Hochverfügbarkeit im Griff - redundante Systemauslegungen, automatisierte Sicherungen, regelmäßige Überprüfung der Systeme. Also warum denn Panik? Die Frage ist, gilt dies auch für Dokumente in den Archiven, Daten im Workflow, der unabhängig von der führenden operativen Anwendung läuft, für die Massen von E-Mails, für die Inhalte der Portale? Nichtverfügbarkeit und Verlust von Information sind existenzbedrohend Die Verfügbarkeit von Informationen in DRT-Lösungen ist inzwischen als genauso kritisch anzusehen wie die in den traditionellen Legacy-Systemen. Ein Hauch des Erkennens zuckte in den Köpfen der Entscheider beim Anblick der Millionen Dokumente, die am 11. September durch die Straßen New Yorks wehten. Für eine kurze Zeit war dann „Desaster Recovery“ eines der brandheißen Themen auf Kongressen und in Publikationen. An dieser Diskussion hat sich auch die DRT-Branche mit konkreten Lösungsszenarien beteiligt. Doch die Erinnerung schwindet beim Menschen schnell. Alle redeten von Sicherheit, umgesetzt wurde aber wenig. Dabei bieten gerade Dokumenten-Management-Lösungen mit auslagerbaren Medien, von denen einfach und billig Sicherheitskopien gefertigt werden können, die Möglichkeit digitalisiertes Papier und originär elektronische Information kontrolliert in beliebiger Menge bereitzustellen. Jedes Unternehmen muss bei der Einführung einer IT-Lösung sich Klarheit darüber verschaffen, in welche Abhängigkeit es sich begibt. Leider fehlen meistens in Konzepten zur Einführung Risiko-Analysen und Fall-Back-Strategien. Ganz zu schweigen, dass es in kaum einem Unternehmen eine „Records Management Policy“ gibt, die den Umgang mit aufbewahrenswerter Information und die Kriterien der Sicherung der Verfügbarkeit beschreibt. Dabei müssen es nicht einmal Katastrophen sein, die Informationsverfügbarkeit beeinträchtigen. Auch Nachlässigkeit z. B. beim regelmäßigen Überprüfen der Lesbarkeit von Medien oder bei der Planung von Systemwechseln kann zu irreparablen Informationsverlusten führen. So sind z. B. heute die Magnetbänder der NASA-Mars-Expeditionen nicht mehr auswertbar. Ein unersätzlicher wissenschaftlicher und monetärer Verlust. Wir müssen uns zunehmend darauf einrichten, dass auch intentionell Angriffe auf unsere Informationen durchgeführt werden. Das derzeitige Hacking von Webseiten ist dabei nur ein kleiner Vorgeschmack zukünftiger Herausforderungen. Auch die Stilllegung des gesamten Internets für ein paar Stunden lässt sich gerade eben noch verkraften. Wenn jedoch die entscheidenden Informationsbestände vernichtet oder verändert werden, wird aus dem Traum des Informationszeitalters ein lang anhaltendes Trauma. Erste Beispiele, wo die aktuellen Pläne elektronisch beim Wettbewerber liegen und im eigenen System nur geänderte, unbrauchbare Kopien auffindbar sind (zumindest hiervor hätten Offline-aufbewahrte WORM-Medien bewahren können) zeigen, dass dieses Problem alle angeht.



Dokumenten-Technologie-Lösungen müssen daher nicht nur an der vordersten Front der technologischen Entwicklung „mitspielen“, sie müssen die Gewähr bieten, dass der Wert der Information durch gesicherte langfristige Verfügbarkeit, Nutzbarkeit und Authentizität erhalten bleibt. Die Anbieter müssen Lösungen entwickeln, die die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen auf ein Mindestmaß reduzieren. Dies ist auch eine Chance, ein neues eigenständiges Profil zu entwickeln – als „Bewahrer der digitalen Überlieferung“.

Wirtschaftlichkeit einmal anders gesehen

In fast allen Projekten – ob sie nun unter der Titelzeile Dokumentenmanagement, Archivierung, Wissensmanagement, Informationslebenszyklusverwaltung, Contentmanagement oder Geschäftsprozessmanagement laufen – ist es immer das gleiche Thema: der Nachweis der Wirtschaftlichkeit. Kosten-/Nutzenuntersuchungen, finanzielle Ist- und Soll-Gegenüberstellungen, Abschätzung des zu erwartenden ROI Return on Invest oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind vor der Investition in Dokumenten-Technologien vom Team vorzulegen. Sie entscheiden häufig darüber, ob das Projekt durchgeführt wird. Aber hat jemand schon einmal diese Fragen ernsthaft bei der Investition in SAP, in neue Netzwerkkabel oder in das Update einer populären Office-Software als Grundlage für eine Entscheidung darüber, ob man etwas überhaupt tut, benutzt? Meines Erachtens ist der bisherige Ansatz grundsätzlich falsch. Es geht beim Anwender nicht darum einen Nachweis der Wirtschaftlichkeit für die Einführung einer DRT-Lösung zu fordern sondern von der Unternehmensleitung, der Organisation, den Kontrolleuren und anderen Entscheidern den Nachweis abzuverlangen, dass es ohne den Einsatz von ECM-, DMS- KM- oder ILM-Technologien eine Chance für das Überleben des Unternehmens gibt. Diese Technologien sind heute notwendige Infrastrukturen!. Der Spiess muss also umgedreht werden. Wir wissen heute, dass moderne DRT-Lösungen sicher und kostengünstig sind, dass wir ohne sie weder die Compliance-Anforderungen, noch die Anforderungen an einen effizienten Kundenservice erfüllen können, dass wir ohne sie hilflos von der Informationslawine überrollt werden, dass wir ohne sie die Information in unserem Unternehmen nicht als Wissen nutzen können, dass wir ohne den Einsatz dieser Lösungen im Wettbewerb nicht bestehen können. Diese Erkenntnis, dass ECM genauso wichtig wie CRM oder ERP ist, muss in die Entscheideretagen transportiert werden. Besonders in einer Gesellschaft mit hohen Lohnkosten und hohen Ansprüchen an den Lebensstandard, die über kaum natürliche Ressourcen verfügt, sind Schnelligkeit, Innovation, Kundenservice und „Information at your Fingertips“ entscheidende Faktoren für die Wirtschaft und für das Überleben unserer Unternehmen. Wo liegen die größten Wirtschaftlichkeitspotentiale – nicht beim Sparen von Raumkosten oder Organisationsmitteln, sondern in den Personalkosten, direkt und indirekt. Schnellere Bearbeitung durch Prozessunterstützung, automatisierter elektronischer Posteingang, vollständige virtuelle Aktensichten auf alle Informationen zu Kunden, Produkten und Vorgängen, elektronische Archivierung aller Daten ... weitere Positionen gibt es ohne Ende. Jedoch laufen sie alle auf das Gleiche hinaus – Einsparung von Arbeitszeit, Einsparung von Personal. Auch wenn wir Mitarbeiter in



Deutschland nicht einfach auf die Straße setzen können, zielen alle Bestrebungen zur Verbesserung der Ergebnisse, zur Straffung der Prozesse und zur Vermeidung von Kosten auf das Personal ab. Der Einsatz von Dokumenten-Technologien wie Collaboration, Knowledge Management, Workflow und ähnlichen Lösungen vernichtet Arbeitsplätze. Und in unserer Dienstleistungsgesellschaft gibt es wenig Alternativen, wenn nun auch die Büros durchoptimiert werden.



Anschrift des Autors PROJECT CONSULT Unternehmensbratung GmbH Breitenfelder 17 D-20251 Hamburg Tel.: 040 / 460 762 20 Fax: 040 / 460 762 29 E-Mail: [email protected] Web: www.PROJECT-CONSULT.com Autorenrecht und CopyRight Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2005. Alle Rechte vorbehalten Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen, grafischen oder bildlichen Elementen ohne Kenntlichmachung der Autorenschaft ist ein Verstoß gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.



Profil des Autors Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Gründer und Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften für ECM Enterprise Content Management, BPM Business Process Management, Knowledge Management und andere DRT Document Related Technologies. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden aller Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und Einführung von DRT-Lösungen. Von der IT-Zeitschrift ComputerWoche wurde er im Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im Jahr 2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMS-Branche gezählt. Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für Dokumenten-Management. Beim internationalen Dokumenten-Management-Anbieter Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. Seit dem Zusammenschluss des IMC und der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International, den weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise Content Management Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender des European Board of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002 Mitglied des internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM Komitees. Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission, leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Barcelona 2002 und ist einer der Direktoren des DLM-Network EEIG. Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische Archivierung, Records-Management, Dokumenten-Management, Workflow, Rechtsfragen, Business Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit. Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best Practice zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „Dokumentenmanagement – Grundlagen und Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für elektronisches Dokumenten-, Records- und Content Management für den öffentlichen Sektor in Europa. Fachartikel in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in führenden Zeitschriften veröffentlicht. Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im Umfeld des Workflow-, Dokumenten- und Records-Management. Er lehrt an der Universität Kiel / MMC MultiMedia Campus zu Themen des Dokumenten-, Content- und Wissensmanagement.

ECM: Managing Enterprise Content –vom Hype zum Trend Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT 20051

ECMDr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Straße 1720251 Hamburgwww.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2005

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ECM: Managing Enterprise Content –vom Hype zum Trend

Dr. Ulrich KampffmeyerWolfsburg, 8. September 2005

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH



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Agenda

• Einführung• Definition und Architekturansatz von ECM• Komponenten des Enterprise Content

Management• ECM-Suiten vs. Best-of-Breed• Compliance als ECM-Markttreiber• ECM-Trends und Anwenderanforderungen• Ausblick





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Einführung:Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung



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Babylonische Sprachverwirrung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002

Records ManagementRecords Management

Electronic Document -ManagementElectronic Document -Management ImagingImagingMultiMedia-DatenbankenMultiMedia-Datenbanken

Web Content ManagementWeb Content Management

Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management

EAIEAI

BPMBPM

EDMEDM

WorkflowWorkflow

ECMECMEDRMSEDRMS

Elektronische ArchivierungElektronische Archivierung

Collaborative CommerceCollaborative Commerce

ASP / DMCOASP / DMCODocument WarehouseDocument Warehouse

Optical FilingOptical FilingE-BusinessE-BusinessBusiness Process ManagementBusiness Process Management

Digital SignatureDigital Signature

GroupwareGroupware

Collaborative CommerceCollaborative Commerce

Knowledge ManagementKnowledge Management

EDM Engineering Document ManagementEDM Engineering Document ManagementDRT Document Related TechnologiesDRT Document Related Technologies

Content ManagementContent ManagementScanningScanning

Asset ManagementAsset Management

Enterprise Application Integration

Enterprise Application Integration

COLDCOLD

Digital Rights ManagementDigital Rights Management

DMSDMS

Intranet RepositoryIntranet

RepositoryPortalePortale

Document-ManagementDocument-Management

ILMILM

UDMUDM





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• Die Begriffsvielfalt führt zu Verunsicherung und behindert eher Kaufentscheidungen.

• Einen neuen Begriff – wie ECM Enterprise Content Management – einzuführen, macht nur dann Sinn, wenn sich damit eine neue Qualität verbindet.

• Klare Definitionen sind gefordert.

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002



6


• Die Begriffsvielfalt führt zu Verunsicherung und behindert eher Kaufentscheidungen.

• Einen neuen Begriff – wie ECM Enterprise Content Management – einzuführen, macht nur dann Sinn, wenn sich damit eine neue Qualität verbindet.

• Klare Definitionen sind gefordert.






7

Ein uraltes Thema

• Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren: es basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung

• Durch die Erfindung der Schrift vor 5000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: das Dokument war geboren

• Die Verwaltung der Dokumente, modern Dokumentenmanagement genannt, entstand ebenfalls bereits vor 5000 Jahren in den frühen Kulturen




8

Von Daten zum Content (1)

• Daten werden in elektronischen Systemen durch binäre Werte abgebildet:

• als unstrukturierte, binäre Objekte, z.B. Bildpunkte, oder• als Zeichensatz mit einer durch eine Syntax definierte

Form, z.B. ein Buchstabe






9


• Informationen sind in einem Kontext stehende Daten. Informationen können strukturiert, schwach strukturiert oder unstrukturiert sein:

• Ein Datensatz ist strukturiert und kann automatisch ausgewertet werden.

• Eine Textdatei ist häufig nur schwach strukturiert. • Ein Bild ist unstrukturiert und kann nicht ohne weiteres

ausgewertet werden.




10


• Elektronische Dokumente sind in der Regel schwach strukturiert oder unstrukturiert. Sie sind Informationen, die zu einem gegebenen Zeitpunkt zusammenhängend, geschlossen und authentisch sind. Sie liegen in einem elektronischen System als Datei, Bestandteil einer Datei oder digitales Objekt vor.






11


• Bei elektronischem Content erfolgt eine Auflösung des Dokumentes in beschreibende und strukturierende Daten sowie eine Inhaltskomponente, deren Gestalt durch die separate Struktur beschrieben ist. Die einzelnen Komponenten können unabhängig von einander verwaltet werden und unterschiedlich aufgebaut sein.




12

Definition und Architekturansatz von ECM Enterprise Content Management





13

EERP CCRMMCMCMS

ECMECM



14

Unstructured Content

DefinitionECM Enterprise Content Management

DataBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2001





15

Entwicklung der ECM-Definition (1)

• AIIM International 2001:• „The technologies used to create, manage, customize,

deliver, and preserve information to support business processes”.

• AIIM International 2003:• “The technologies used to capture, manage, store,

preserve, and deliver information to support business processes”.

• AIIM International 2004: • „AIIM is the international industry association connecting

users and suppliers of enterprise content management (ECM) technologies - the tools and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content in support of business processes.”



16

Entwicklung der ECM-Definition (2)

• AIIM International 2005:• “Enterprise Content Management is the technologies,

tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content across an enterprise.“

• AIIM Show & Conference 2005 in Philadelphiaunter dem Motto

• „Capture -:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“.





17

DefinitionEnterprise-Content-Management (1)

• Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)

• ECM umfasst herkömmliche Dokumenten-Technologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien



18

DefinitionEnterprise-Content-Management (2)

• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumenten-redundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen

• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse





19

Konvergenz der Technologien:

Von Einzellösungen zum ganzheitlichen Konzept



20

Integriertes ECM-System mit Einbindung von WCM und Applikationen

Firewall

PortalInterface Redaktions-

Applikation Capture

Fachan-wendung

Groupware-Kommuni-

kation

ERPApplication

PortalIntranetServer

ContentManagement

ClassificationKnowledge

Management

ApplicationServer

GroupwareServer ERP

ContentRepository

Legacy GroupwareRepository

ERPRepository

Enterprise Records Management(Archivierung)

DMSWorkflow

EA

I

WebServer

PräsentationeBusiness-

Transaktionen

Contentenabled

Contentenabled





21

ECM als UnternehmensinfrastrukturAnforderungen

• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher

Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Client oder Einbindung in vorhandene

Anwendungen• Zentrale und verteilte Datenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Repositories• Integration in vorhandene Systeme



22

ECM als Unternehmensinfrastruktur Implementationsfragen

• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,

Back Office Integration• Prozess- und Workflow-Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online- versus Offline-Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?

(EAI Enterprise Application Integration)





23

ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision, kein einzelnes Produkt



24

ECM als integrative Middleware





25

ECM als Unternehmensinfrastruktur

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

ManagementDoc MgmtImaging

Domino Exchange RDMS FileSystem

Workflow Collaboration

Data WarehousingMining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

Quelle: AIIM 2001 Industry Study

AP/AR RM/A CRM HRM



26

ECM BasisideenIntegrative Middleware

AIIM International







EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1Integrative Middleware






27

ECM Basisideen Dienstekonzept

AIIM International







EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen




28

ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort

AIIM International







EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3Ein einheitliches, übergreifendes

Enterprise Repositoryfür jeden Informationstyp






29

Komponenten des Enterprise ContentManagement



30

AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab





31

CAPTURE

• Barcode

COLD/ERM • E-Billing

Aggregation• Finacial Applications

• XML

Forms Processing

E-Forms/Web-Forms• ERP

Application created

• OMR• Microfilm

• ICR• Rich Media

• HCR• Form

• OCR• Office Documents Indexing

Input Designs

Categorization

RecognitonHuman created

Input



32

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab





33

Document Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

DocumentManagement

• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung



34

Collaboration

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab Collaboration

• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards• Videoconferencing• Informationszusammen-

führung





35


STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab


• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung



36

Records Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

Records Management

• Ablagesystematik• Indizierung und

Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung





37

Workflow / Business Process Management

STORE WCM

RMWF/BPM

DM

Collab

Workflow / Business Process

Management

• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und

sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung



38

STORE

Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases• Data Warehouses

Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail

Technologies• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc

• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM





39

PRESERVE

Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS• WORM• WORM-TAPE

Aussonderung



40

DELIVER

DitributionSecurity Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittelsEDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital RightsManagement/Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

DitributionSecurity Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittelsEDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital RightsManagement/Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

Security as ECM Infrastructure

Output





41

“ECM-Suiten” versus „Best-of-Breed“



42

Was ist eine ECM-Suite?

Anspruch an eine Suite:

• Eine Suite ist die Zusammenstellung verschiedener kompatibler Komponenten zur Lösung eines Gesamtszenarios, bei dem die Komponenten auch einzeln und unabhängig eingesetzt werden können





43

Definition Suiten (1)

• Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen Komponenten

• Modular und komponentenweise erweiterbar• Nutzung gemeinsamer Administrations-

komponenten und Ressourcen in Bereichen wie Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen, Metadaten, Speicherorte, Kommunikation etc.

• Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle Komponenten der Suite Plattform-Konformität, d.h. alle Komponenten sind auf allen Plattformen der Gesamtsuite lauffähig



44


• Einheitliche Clienten, die die Nutzung des Gesamtportfolios der Suite möglich machen

• Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die Rolle als Bestandteil der Suite, wobei sich die Komponenten als Dienste innerhalb einer gemeinsamen Architektur positionieren

• Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die Kompatibilität der Einzelkomponenten als auch der Suite selbst sicherstellt





45


• Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung aller Komponenten die üblicherweise zum Funktionsumfang gerechnet werden

• Einhaltung von Standards, um Komponenten von Dritten ebenso konform einbinden zu können wie die eigenen Komponenten der Suite

• Gemeinsames, konsistentes Vertriebs und Marketing Konzept für die Suite und alle ihre enthaltenen Komponenten einschließlich entsprechender Preismodelle für Suite und Komponenten



46

Suiten versus Best-of-Breed

Bei Best-of-Breed weiß man vorher, dass man integrieren muss, bei Suiten merkt man dieses häufig erst, wenn man die Komponenten im Hause hat.





47

Compliance als ECM-Marktreiber



48

Was ist Compliance?

Übereinstimmung mit und Erfüllung vonrechtlichen und regulativen Vorgaben





49

„Übereinstimmung“

• Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist

• Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist

• Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist

• „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe



50

„Erfüllung“

• Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei:Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion

• Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen

• „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte

• „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender, kontrollierter Prozess





51

„Rechtliche Vorgaben“

• Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten

• Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum



52

„Regulative Vorgaben“

Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ undregulativ“?

• Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben

• Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle





53

Grundsätzlich

• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt!

• Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden



54

Unterschiede

Direkte Auswirkungen• HGB• AO / GDPdU / GOBS• Verrechnungspreisdokumentation

Indirekte Auswirkungen• Basel II (für „Nicht-Banken“)• BDSG





55

Regulative Vorgaben

InternationalUSAEuropaDeutschlandausgewählte Branchen



56

Basel II

• Mit „Basel II" ist die Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute bezeichnet

• Der Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im Juni 1999 die Diskussion, die am 26.06.2004 abgeschlossen wurde

• Ziel von "Basel II" ist es, die Stabilität des internationalen Finanzsystems zu erhöhen

• Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden





57

Sarbanes Oxley Act von 2002TOP auf der Prioritätenliste von CIO und CEO

• Verabschiedet nach großen Finanz-Skandalen amerikanischer Unternehmen

• Vertrauen der Anlieger wieder stärker• Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS)• Section 404: detaillierte Dokumentation jedes

signifikanten Geschäftsprozesses• wie dieser initiiert, autorisiert, aufgezeichnet, durchgeführt

und berichtet wird.

• Fokus: Alle Kontrollprozesse rund um die Rechnungslegung.

• Section 302: direkte Verantwortung des Managements eines Unternehmens



58

Sarbanes-Oxley-Act (SOX oder SOA)

• Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben

• Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an der New York Stock Exchange gelistet sind

• SOX hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern

• Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen

• SOX wurde als Folge von Bilanzskandalen und Unternehmenszusammenbrüchen durch die US-amerikanische Legislative 2002 erlassen und stellt die bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit 1933/34 dar





59

Sarbanes-Oxley-Act

,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall befined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both."

(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)



60

Beispiele aus den Richtlinien der EU

• E-Commerce• Elektronische Signatur• Umsatzsteuer• u.a.





61

Compliance in Europa

• Europa: das große, umfassende Ereignis wie der Sarbanes-Oxley Act (SOA) fehlt

• Keine industrieübergreifende Fokussierung auf Compliance

• Europäische Gerichte / EU diskutieren mehr Regularien, aber nichts zu SOA vergleichbares wurde implementiert

• 8. Direktive setzt Standard für Bilanzierungsrichtlinien von börsennotierten Unternehmen



62

Compliance in Deutschland

• Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung

• Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen

• Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden





63

Compliance in unterschiedlichen Branchen

• Pharma: GMP, FDA• Industrie / Anlagenbau: Einzelvertrag, DIN-Normen,

Verbandsrichtlinien• Bankenwesen: Kreditvergaberichtlinien, Basel II• Versicherungen: Verträge, Rückversicherungs-

verträge, v. a. bei hohen Risiken• Telekom: Kundenakte, Abrechnungsinformationen• Öffentliche Verwaltung: DOMEA• generische Anforderungen



64

Information Management Compliance als Bestandteil von Corporate Governance





65

Grundsätzliche Kriterien für Compliance

• Authentizität• Vollständigkeit• Nachvollziehbarkeit• Zugriffssicherheit• Geordnetheit • Integrität• Auffindbarkeit• Reproduzierbarkeit• Unverändertheit• Richtigkeit• Prüfbarkeit• Portabilität• Vertrauenswürdigkeit



66

Information Management Compliance (IMC)

• IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in den Prozessen einer Organisation widerspiegeln

• Sie hat mit Verantwortung von Personen und deren Tätigkeit, Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun

• Information Management Compliance ist eine Abbildung all dieser Komponenten in elektronischen Systemen

• Diese beinhalten nicht nur Komponenten wie Records Management und Archivierung, sondern Datensicherung und Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und andere Komponenten





67

Vier Komponenten für Information Management Compliance (1)

1. Information Management PolicyGrundregeln und Verwaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und Informationen, die sich in der „Corporate Governance“ niederschlagen. Dies schließt die das Bewusstmachen, die Zuordnung der Verantwortung, und die Verankerung der Policy im Management der Organisation ein. Das Management trägt hier nicht nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung der Regularien, sondern auch für Umsetzung im Unternehmen mit Vorbildfunktion



68


2. DelegationZuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich macht. Dies schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen, Arbeitsplatzbeschreibungen, Verträgen und Arbeits-anweisungen nieder Auf den verschiedenen Ebenen einer Organisation muss abhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt werden





69


3. NachhaltungDie Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Dabei ist auf eine ständige Verbesserung der Prozesse und auf die Nachführung der Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen Wert zu legen



70


4. Sichere SystemeDie IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Compliance beschränkt sich hier nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität und das Dokumentenmanagement sondern schließt den gesamten Betrieb der Lösung ein





71

Insellösungen vermeiden

• Compliance-relevante Informationen sind nur eine Untermenge aller Informationen im Unternehmen

• Daher keine isolierte Teillösungen für Einzelprobleme beschaffen (z.B. E-Mail-Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln bilden und das Problem noch verschärfen können

• Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM EnterpriceContent Management Infrastruktur aufzubauen, die auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt



72

10 Compliance-Merksätze (1)

1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben

2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Gover-nance Strategie

3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die Compliance-Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet





73


4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um wirksam zu sein

5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess

6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden

7. Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen



74


8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informa-tionen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden

9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen.

10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind





75

ECM-Trends und Anwenderanforderungen



76

Trends aus Anwendersicht (1)

• Rechtssichere ArchivierungDie Diskussion um die GDPdU hat nunmehr – mit fast zwei Jahren Verspätung – auch die Anwenderunternehmen erreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digital aufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sich der Druck.

• Virtuelle elektronische AktenAls eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRM-Lösungen sollen alle Dokumente und Informationen eines Kunden oder Vorganges zusammenhängend, strukturiert, übersicht und beliebig konfigurierbar dargeboten werden.





77


• Die universelle InboxNicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen, sondern alle Eingangsinformationen aus den unterschiedlichsten Quellen und in beliebigen Formaten in einem einheitlichen Posteingangskorb zusammenführen und in einen Workflow einspeisen.

• Entlastung für E-Mail und ERPWeiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung von überquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immer größer und komplexer werdenden ERP-Systemen.



78


• Personal und Kosten sparen durch ProzessunterstützungWieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen. Bestehende Organisationen sind häufig bereits durchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nur durch Prozesssoftware erreicht werden können.

• Erschließung und Wiedernutzung vorhandener InhalteDas Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserung der Informationsqualität, die Vermeidung redundanter Aufbereitung von Content und die Erschließung von Informationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassen selbst das fast verschwundene Schlagwort Wissensmanagement wieder aufleben.





79


• Effiziente PosteingangsverarbeitungSysteme zur weitgehenden automatischen Erfassung von Schriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und gesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtiges Effizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Auch wenn mancher gleich von Rechnungen auf Papier abrückt und auf einen vollständigen elektronischen Informationsaustausch setzt.

• Elektronische SignaturZumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung gewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die ersten großen Vorhaben mit Einsatz der „Massensignatur“ beim Scannen bahnen sich an.



80


• Ablösung von Inseln und proprietären SystemenDie Integration in die vorhandene IT-Landschaft, die Einbettung von Dokumenten-Technologien in vorhandene Anwendungen und die Abkehr von älteren Insellösungen lassen das Thema Migration zum Dauerbrenner werden.

• Bereinigung der IT-InfrastrukturServer-, Netzwerk- und Anwendungsarchitektur-konsolidierungen beschäftigen alle IT-Manager in großen Unternehmen. Im Rahmen dieser Maßnahmen wird auch über Information Lifecycle Management mit Vereinheitlichung der Speichersysteme, Archive und Datenbanken nachgedacht.





81

Lösungsanbieter im Wettbewerb

Traditionelle ECM-AnbieterEMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,

FileNet, Banctec, etc. Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,

ELO, Docuware, etc.

Collaboration

IBM, Microsoft, Oracle Outputmanagement

BetaSystems, ISIS

Storage/Archivierung

HP, Storagetek, EMC, Hitachi, Veritas

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Stellen

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Dot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture



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Collaboration


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Accenture



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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


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ELO, Docuware, etc.

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ELO, Docuware, etc.

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Accenture





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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


BetaSystems, ISIS



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Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture



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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


BetaSystems, ISIS



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Xerox, Canon, R

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Databas

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oft, IB

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WCM/Portal

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e, Int

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en,

Stellen

t, Red

Dot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture





89

Ausblick: ECM - keine Frage des "Ob" sondern nur noch des "Wie" und "Wann"



90

Information Overflow

Wir leiden an einer Informationsüber-flutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen







91

Information Gap

Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen





92

Information Divide

Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung







93

Die Abhängigkeit von Information

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig





94

Der Einsatz von Enterprise ContentManagement ist nicht mehr eine Frage des „ob“ sondern nur noch des „wie“und „wann“!





95

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Ulrich KampffmeyerE-Mail: [email protected]

WebSite, Newsletter, Informationen ...www.PROJECT-CONSULT.com


Unternehmensprofil

PROJECT CONSULT GmbH ist ein hersteller- und produktunabhängiges Beratungsunternehmen für IT-Strategie, Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung, Migration und Abnahme von Informations-systemen, Projektmanagement und Coaching für Projekte der DRT Document Related Technologies wie elektronische und E-Mail-Archivierung, Dokumenten-, Enterprise-Content-, Information Lifecycle-Management und Compliance.

2005


Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................................ 02 Unternehmensdaten........................................................................................................................ 03 Unternehmensgrundsätze ............................................................................................................... 04

Mission Statement............................................................................................................ 04 Arbeitsgebiete Projektmanagement, Informationstechnologie und Organisation ........... 04Unabhängigkeit ................................................................................................................ 04 Transparenz ..................................................................................................................... 04 Qualität ............................................................................................................................. 05 Kommunikation ................................................................................................................ 05 Qualifikation unserer Mitarbeiter ...................................................................................... 05

Methoden, Werkzeuge und Philosophie der Zusammenarbeit ....................................................... 06 Beratungsfelder ............................................................................................................................... 08 Fachberatung .................................................................................................................................. 09

Strategie Informationstechnologie ................................................................................... 09 Analysen .......................................................................................................................... 09 Systemberatung ............................................................................................................... 09 Organisationsberatung..................................................................................................... 09 Projektberatung und -durchführung ................................................................................. 10 Qualifizierung und Schulungen........................................................................................ 10 Gutachten......................................................................................................................... 10 Dokumentation ................................................................................................................. 10

Seminare ......................................................................................................................................... 11 Vorträge / Keynotes......................................................................................................................... 12 Kunden ............................................................................................................................................ 13

Banken und Finanzdienstleister....................................................................................... 13 Versicherungen und Rententräger................................................................................... 13 Fortsetzung Versicherungen und Rententräger .............................................................. 14 Industrie und Handel ........................................................................................................ 14 Pharma und Chemie ........................................................................................................ 14 Energie und Logistik ........................................................................................................ 14 Öffentliche Verwaltung..................................................................................................... 15 Sonstige Branchen........................................................................................................... 15 Internationale Beratungsprojekte ..................................................................................... 15

Verbände, Gremien und Standardisierungsorganisationen............................................................ 16 Mitgliedschaft ................................................................................................................... 16

Awards............................................................................................................................................. 18 Auszeichnungen für PROJECT-CONSULT-Kunden ....................................................... 18 Auszeichnungen für PROJECT-CONSULT-Mitarbeiter .................................................. 18 Einige Erläuterungen zu den Auszeichnungen................................................................ 18

Informationsportal............................................................................................................................ 19 www.PROJECT-CONSULT.com ..................................................................................... 19

Publikationen ................................................................................................................................... 20 PROJECT-CONSULT-Newsletter zu Document Related Technologies ......................... 20 Bücher.............................................................................................................................. 21 Studien ............................................................................................................................. 21 White Papers.................................................................................................................... 22 Artikel ............................................................................................................................... 22

Unternehmensprofil 2 von 22


Unternehmensdaten Firma PROJECT CONSULT

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Abkürzung PROJECT CONSULT GmbH

Sitz Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg Deutschland

Kommunikation Tel.: +49-40-46076220 Fax: +49-40-46076229 E-Mail: [email protected] Website: www.project-consult.com

Geschäftsführung Dr. Ulrich Kampffmeyer (Beratung) Karin Begemann (kaufmännisch)

Handelsregister AG Hamburg HRB 57970

USt.-IdNr. DE 152199335

D-U-N-S® Nummer 34-492-5540

Verlagskennnummern

ISBN 3-9806756 ISBN 3-936534 ISSN 1349-0809

Stammkapital € 51.129,19

Gründung 01.07.1992

Bankverbindung

Hamburger Sparkasse BLZ: 200 505 50 Kto.: 1009 245 455

IBAN: DE27 2005 0550 1009 2454 55 BIC: HASPDEHHXXX

Beteiligung PCI PROJECT CONSULT International Business Services Ltd., London

DLM Network EEIG, Worcester


mailto:[email protected]


Unternehmensgrundsätze Mission Statement PROJECT CONSULT berät und unterstützt ihre Kunden produkt- und hersteller-neutral bei der ganzheitlichen Konzeption, optimalen Einführung und effizienten Nutzung von modernen Informationstechnologien unter Berücksichtigung aller Faktoren: Unternehmensstrategie, Mensch, Firmenkultur, Organisation, Wirt-schaftlichkeit, Technik, Zukunftssicherheit und Projektarbeit.

Arbeitsgebiete Projektmanagement, Informationstechnologie und Organisation Wir sind auf Projektmanagement-, Organisations- und Informationstechnologie-Beratung in den Geschäftsfeldern Dokumenten-Management, Vorgangsbearbeitung, elektronische Archivierung mit digitalen optischen Speichern und anderen „Document Related Technologies“ spezialisiert und gelten als qualifizierter, anerkannter Partner. Wir beraten und unterstützen Anwender ausschließlich in Arbeitsfeldern, in denen wir über umfangreiches Spezialwissen und Erfahrung verfügen. Konsequentes Qualitätsmanagement, ständige Weiterbildung, teamorientiertes Arbeiten, internationale Verbindungen und „das Ohr am Markt“ garantieren unseren Kunden optimale Lösungen.

Unabhängigkeit PROJECT CONSULT berät herstellerunabhängig und produktneutral ausschließlich Endanwender von DRT- und E-Business-Lösungen. Unsere Beratung ist immer indi-viduell auf die spezifische Situation unserer Kunden ausgelegt. Wir vertreiben keine Hard- und Software und führen keine Integrations- oder Programmierarbeiten durch. PROJECT CONSULT ist durch keinerlei Absprachen, Kooperationsverträge, Vertriebspartnerschaften oder Provisionsvereinbarungen an Hersteller, Integratoren, Softwarehäuser, Consulting-Unternehmen oder andere DRT-Anbieter gebunden.

Transparenz Durch interdisziplinäre Ressourcen und ein übersichtliches Gesamtkonzept von der Analyse über die Begleitung der Realisierung bis zur Abnahme bieten wir unseren Kunden Transparenz im Projekt. Wir arbeiten erfolgsorientiert allein im Interesse des Auftraggebers. Zielerreichung, Nachvollziehbarkeit, Termintreue, Budgeteinhaltung und Vermeidung unnötiger Auf-wände sind die Grundlagen unserer Beratungs- und Unterstützungstätigkeiten. Unsere Unabhängigkeit sorgt gleichermaßen für zukunftssichere, praxistaugliche, wirtschaftliche und bedarfsgerechte Lösungen.



Qualität Wir arbeiten nach den Grundsätzen: - ISO 8204 TQM Total Quality Management - BDU Bund Deutscher Unternehmensberater e.V. und - GPM Gesellschaft für Projektmanagement e.V., um zeitgerecht, strukturiert, effizient, nachprüfbar und wirtschaftlich unsere Kunden bei ihren Aufgaben zu unterstützen.

Kommunikation Gemeinsam sind wir stark. Offenheit, Ehrlichkeit und Fairness sind unsere Grundprinzipien der Kommunikation. Die neutrale Position an der Seite unserer Kunden, das Zusammenwirken im Team, der Einsatz effizienter Projektmanagement- und Moderationstechniken, die faire Zu-sammenarbeit mit den Realisierungspartnern unserer Kunden, die Mitarbeit in Ver-bänden und Standardisierungsgremien und die Zusammenarbeit mit Informations-anbietern dienen zur Erreichung optimaler Ergebnisse in unseren Kundenprojekten.

Qualifikation unserer Mitarbeiter Unsere Mitarbeiter setzen sich unternehmerisch, verantwortlich, offen und innovativ zum Nutzen des Kunden ein. Durch ständige Weiterbildung und Erfahrungsaustausch zwischen Teams und Mitarbeitern hält PROJECT CONSULT einen hohen Qualitätsstandard. Unsere Berater und Projektleiter sind nach ihren Erfahrungen eingruppiert und werden ausschließlich entsprechend ihrer Qualifikation und ihrem Fachwissen eingesetzt. Unsere Seniorberater haben seit mehr als 10 Jahren als Experten im Umfeld Dokumententechnologien Projekte nachgewiesen erfolgreich durchgeführt und verfügen über exzellente Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen. Sie sind z. B. zertifiziert nach - CDIA+ Certified Document Imaging Architech - PMI zertifizierter Project Management Professional (PMP) - Interner Auditor ISO 9000ff - u. a.



Methoden, Werkzeuge und Philosophie der Zusammenarbeit PROJECT CONSULT setzt eine Vielzahl von erprobten, problemorientierten Methoden zur Sicherung des Beratungserfolges ein. PROJECT CONSULT geht mit einer ganzheitlichen Betrachtungsweise vor, die Strategie, Organisation, Mensch und Technik einschließt. Dabei gilt:

Strategie

• Strategie vor Organisation, Mensch und Organisation vor Technik.

• PROJECT CONSULT arbeitet gemäß den „Grundsätzen für die Berufsausübung der Unternehmensberater“ (BDU Bundesverband Deutscher Unternehmens-berater e.V.).

Projektarbeit

• Projekte werden in Stufen oder Phasen mit definierten Ergebnissen und Reviews der Ergebnisse durchgeführt.

• Die Projektmanagement-Verfahren der PROJECT CONSULT basieren auf den Empfehlungen der GPM Gesellschaft für Projektmanagement e.V., die für DRT-Projekte angepasst wurden.

• Die eingesetzten Projektmanagement-Techniken sorgen für die ständige Nach-vollziehbarkeit und Transparenz jedes Projektes.

• Ergebnisse, Durchführung und Status von Projekten werden in regelmäßigen Abständen durch Qualitätsbeauftragte oder Qualitätssicherungsteams von PROJECT CONSULT überprüft.

• Know-how-Transfer und -Sicherung in allen Projektphasen erfolgen durch die Zusammensetzung der Projektteams aus Projektmitarbeitern des Kunden sowie PROJECT-CONSULT-Beratern.

• Modularisierung der Arbeitspakete und Einbindung der Mitarbeiter des Kunden ermöglichen die effiziente und wirtschaftliche Dimensionierung von Projekten.



Fachwissen Nationale und internationale Trendforschung, Mitarbeit in Standardisierungsgremien und Verbänden, die Erstellung von Studien sowie die systematische Auswertung aller Marktinformationen in unseren Geschäftsfeldern garantieren hohe Qualitätsstandards und die Berücksichtigung künftiger Anforderungen. Kontinuierliche Aufbereitung von Fachinformationen und Projektergebnissen und deren Bereitstellung in der PROJECT-CONSULT-KnowledgeBase zusammen mit ständiger Weiterbildung und Erfahrungsaustausch im PROJECT-CONSULT-Team sichern den Informationsvorsprung zum Vorteil der Kunden.

Programmgestützte Werkzeuge Der Einsatz PROJECT-CONSULT-eigener Werkzeuge für Ausschreibungen, Kriterienkatalogerstellung, Ist-Analysen, Bedarfsanalysen, Nomenklatur- und Thesaurusaufbau sowie von BPR-Tools wie z. B. ARIS Toolset erhöhen die Effizienz und beschleunigen die Projektarbeit. Spezielle, für unsere Kunden erstellte Werkzeuge wie standardisierte Erhebungsbögen oder datenbankgestützte Ist-Analyse-Tools, Nomenklatur- und Ordnungssystematik-Verwaltungsprogramme und andere sichern die kontinuierliche Nutzung von Projektergebnissen.

Bedarfsgerechte Lösungen Empfehlungen werden nur auf Basis zuvor ermittelter Anforderungen und exakt auf die Kundensituation zugeschnitten ausgesprochen. PROJECT CONSULT garantiert die vollständige Unabhängigkeit von Herstellern, Systemintegratoren und Produkten.



Beratungsfelder • Ablageorganisation • Application Service Providing (ASP) • Automatische Klassifikation • Betriebsorganisation • Business Process Re-engineering (BPR) • COLD (Computer Output on LaserDisk) • Collaborative und Groupware • Compliance • Content Management (CM) • Directory Services • Document Related Technologies (DRT) • Dokumentenmanagement (DM) • E-Business • Elektronische Archivierung und Records Management (s. u.) • Elektronische Formulare • Elektronische Signatur • E-Mail-Archivierung • Enterprise Content Management (ECM) • Geschäftsprozessoptimierung (GPO) • ILM Information Lifecycle Management • Imaging • Indizierung, Thesauri und Nomenklatur • Information Retrieval • XML • IT-Strategie und IT-Architektur • Knowledge Management (KM) • Migration • Multilinguale Informationssysteme • Multimediale Informationsverarbeitung • Output-Management • Portale • Posteingangserfassung • Qualitätsmanagement (QM, TQM) • Rechtliches Umfeld des Dokumenten-Managements • Records Management • Revisionssicherheit • Sicherheit • Standardisierung • System-Design • Test- und Prüfkriterien • Verfahrensdokumentation nach GoBS • Vordruckgestaltung und -optimierung • Web Content Management (WCM) • Workflow



Fachberatung PROJECT CONSULT GmbH berät Unternehmen, Organisationen und Institutionen, die moderne IT-, E-Business- und DRT-Lösungen konzeptionieren, auswählen, einführen und betreiben wollen.

Beratungsformen Bei ihrer Beratungstätigkeit unterscheidet PROJECT CONSULT: • Umfangreiche Projektarbeit auf Basis des „Gemischte-Teams-Konzepts“ • Projektmanagement mit Übernahme von Projektleitungs- und Projektunterstützungsfunktionen • Coaching als individuelle Unterstützung für Projektleiter und Projektteams • Individuelle Workshops und Seminare als punktuelle Unterstützung der Projektarbeit

Strategie Informationstechnologie Document Related Technologies und ihre Integration in Informationssysteme • Organisationsoptimierung • Einführungsstrategien • Marktentwicklung und Standards

Analysen • Bedarfs- und Organisationskonzepte • Ist-Analysen • Kosten-/Nutzenanalysen • Vorbereitung von Ausschreibungen; neutrale Empfehlung für Anbieterauswahl • Systemvorschlag und Detailangebot für anschließende Realisierung • Begutachtung von Systemdesign und Ablauforganisation

Systemberatung • Pflichten- und Lastenhefte, Detailkonzepte • Systemdesign • Testkonzeption und -durchführung • Qualitätsmanagement • Produktleistungsevaluation

Organisationsberatung • Organisationskonzepte • Prozessdefinition und -optimierung (BPR) • Berechtigungs- und Sicherheitskonzepte • Inhaltliche Erschließung von Informationen • Betriebskonzepte • Vertragsmanagement



Projektberatung und -durchführung • Projektmanagement: Organisation, Planung, Steuerung, Controlling und Begleitung • Coaching der Kunden-Projektteams • Konzeption, Einführung, Test und Abnahme • Review- und Lenkungsausschusstätigkeiten • Qualitätssicherung • Moderation und Konfliktmanagement • Anbieterkontrolle • Konzeptions- und Ergebniskontrolle

Qualifizierung und Schulungen • Bedarfsermittlung • Konzepte, Organisation und Durchführung • Personalkonzepte • Workshops, Coaching

Gutachten • Verfahrensdokumentation nach GoBS • Begutachtung von Konzepten und Lösungen • Zertifizierungsvorbereitung • Rechtliche Anerkennung von revisionssicheren Systemen • Abnahme • Schlichtung in Streitfällen

Dokumentation • Projektdokumentation • Fachliche Dokumentation und Konzepte • Vorbereitung von Publikationen und Präsentationen

Studien • Vorstudie • Machbarkeitsstudie • Wirtschaftlichkeitsstudie • Marktstudie • Potentialbewertung



Seminare Die Bedeutung von Dokumenten-Technologien für Wirtschaft und Gesellschaft wächst unaufhaltsam. Wie erzielt man den richtigen Nutzen der Systeme, die Wettbewerbsvorteile, die Effi-zienzsteigerungen? Wie vermeidet man Fehler bei IT-Strategie, Projektmanagement, Auswahl von Lösungs-Anbietern bei der Einführung oder Migration von Dokumenten-Technologien? Wie plant man richtig im Spagat zwischen Kosten und Nutzen? Welche gesetzlichen Vorgaben sind zu beachten? Zur Aus- und Weiterbildung für IT-Professionals und Mitarbeiter bietet PROJECT CONSULT Kurse und Seminare im Umfeld von DRT Document Related Technologies an:

K 112 CDIA+ Zertifizierung: 4-tägiger Kurs mit Prüfung zum CDIA+ Certified Document Imaging Architech

S 202 Aktuelle Dokumenten-Technologien: Lösungen, Trends S 203 Compliance / ILM Information Lifecycle Management S 301/302 Projektmanagement S 101 Einführung von DRT-Lösungen S 103 ECM Enterprise Content Management S 113 Revisionssichere Archivierung S 112 Verfahrensdokumentation nach GoBS S 110 Test und Abnahme

Die Seminare und Kurse richten sich an Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter aus den Bereichen Geschäftsführung, Bereichsleitung, betroffene Fachabteilungen, Informationsmanagement, Organisation und Datenverarbeitung, Archiv- und Dokumentenmanagement und Revision. Sie werden von PROJECT-CONSULT-Seniorberatern durchgeführt, die als Spezialisten in Theorie und Praxis bereits viele Projekte der Dokumenten-technologien erfolgreich durchgeführt haben. Weitere Informationen unter: http://www.project-consult.net/portal.asp?UR=53 Anfragen zum Seminarprogramm, Preisen und Terminen: [email protected]



Vorträge / Keynotes Herr Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische Archivierung, Records Management, Dokumenten-management, Workflow, Rechtsfragen, Business Re-Engineering, Wissensmanage-ment und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit. PROJECT CONSULT bietet Kongress- und Konferenzveranstaltern, Anbieter- und Anwenderunternehmen für öffentliche und inhouse-Veranstaltungen an:

• Standard-Vorträge: Sie sind weitgehend vorbereitet und werden nur auf die spezielle Veranstaltung angepasst.

• Individuelle Vorträge und Keynotes, die eigens im Auftrag erstellt werden. Diese werden nach individuell nach Kundenanforderung angeboten (Inhalt, Honorar).

Die folgende Übersicht gibt die Themen (Auswahl) von Standard-Vorträgen wieder.

V 101 Die Dimensionen des Content Management V 102 Document Related Technologies – aktuelle Trends V 103 Einführungsstrategien für Dokumenten-Technologie-Lösungen V 108 Konzeption und Durchführung von Ist-Analysen bei DRT-Einführungen V 112 Elektronische Signatur und elektronische Archivierung V 118 Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters V 119 Die GDPdU und die elektronische Archivierung V 120 Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?

Weitere Informationen unter: http://www.project-consult.net/portal.asp?UR=54 Eine Übersicht zu internationalen Keynotes mit dazugehörigen Texten und Folienpräsentation siehe http://www.project-consult.net/portal.asp?SR=500 Anfragen zum Seminarprogramm, Preisen und Terminen: [email protected]



Kunden Banken und Finanzdienstleister Unternehmen Ort • ADIG Investment München • BHF Bank Frankfurt • BLB Bayerische Landesbank München • Consors Discount Brokers Nürnberg • Credit Suisse Frankfurt • DSGV Deutscher Sparkassen- und Giroverband Berlin, Bonn • dvg Rechenzentrum der Sparkassenorganisation Hannover • Fiducia Rechenzentrum der Volksbankengruppe Karlsruhe • Fondsdepot Bank Nürnberg • Hamburgische Landesbank (aufgegangen in der HSH Nordbank) Hamburg • Kreditwerk Hamburg • Kreissparkasse Hannover Hannover • LBBW Landesbank Baden-Württemberg Stuttgart • LG Landesgirokasse (aufgegangen in der LBBW) Stuttgart • IZB SOFT (IT-Dienstleister der bayerischen Sparkassen) München • Landesbank Sachsen Leipzig • Nassauische Sparkasse Wiesbaden • NORD/LB Norddeutsche Landesbank Hannover • OSGV Ostdeutscher Sparkassen- und Giroverband Berlin • SI Sparkassen Informatik (und Vorgänger-Rechenzentren) Köln, Frankfurt,

Münster, Stuttgart • SIZ Informatikzentrum der Sparkassenorganisation Bonn • Sparkasse Erlangen Erlangen • Sparkasse Freiburg Freiburg • Sparkasse Ludwigshafen Ludwigshafen • Stadtsparkasse Köln Köln • Volksbank Freiburg Freiburg • VW Financial Services / Volkswagen Bank Braunschweig • WestLB Westdeutsche Landesbank Düsseldorf Versicherungen und Rententräger Unternehmen Ort • Albingia (aufgegangen in der AXA) Hamburg • AXA Colonia Köln • Bahn-Betriebskrankenkasse Frankfurt • Basler Securitas Versicherungen Frankfurt • BfA Bundesversicherungsanstalt für Angestellte Berlin • Deutscher Ring Hamburg



• Generali, Generali Lloyd München, Wien Fortsetzung Versicherungen und Rententräger Unternehmen Ort • Generali Office-Service und Consulting Wien • LVA Landesversicherungsanstalt Rheinprovinz Düsseldorf • LVA Landesversicherungsanstalt Westfalen Münster • IKK Landesverband der Innungskrankenkassen Brandenburg und Berlin Berlin • KZVK Kirchliche Zusatzversorgungskasse Köln • Münchener Rück München • Nürnberger Versicherung Nürnberg • Swiss Life Schweizerische Lebensversicherungs- und Rentenanstalt Zürich • TKK Techniker Krankenkasse Hamburg • Universa Versicherungen Nürnberg Industrie und Handel Unternehmen Ort • DaimlerChrysler Stuttgart • Gardena Ulm • Hochtief Essen • Kabeltrommel Köln • Mahle Stuttgart • Pfeifer & Langen Köln • Robert Bosch Stuttgart • Seele Gersthofen • Tchibo Hamburg Pharma und Chemie Unternehmen Ort • Schering Berlin • Wacker Chemie München Energie und Logistik Unternehmen Ort • E.DIS Aktiengesellschaft Fürstenwalde • HEIN GAS (E.ON Hanse) Hamburg • Lufthansa Systems Norderstedt • Minol (aufgegangen in elf) Berlin • Ruhrgas (E.ON Ruhrgas) Essen • Rheinbraun (RWE Rheinbraun) Köln • RWE-DEA Hamburg • Stadtwerke Gießen Gießen



• Vasa Energy (HEW / Vattenfall) Hamburg Öffentliche Verwaltung Unternehmen Ort • Bundesamt für Finanzen Bonn • Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung Bonn • Bundesministerium der Verteidigung Bonn • ISB Informatikstrategieorgan Bund Bern • LAROV Landesamt zur Regelung offener Vermögensfragen Berlin • LIT Landesamt für Informationstechnik Berlin • Senatsverwaltung für Bau- und Wohnungswesen Berlin • Senatsverwaltung für Finanzen Berlin • Service Information et Presse (Regierung Luxemburg) Luxemburg • Stadt Köln Köln Sonstige Branchen Unternehmen Ort • DB-Touristik Kassel • DLR Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. Stuttgart • Debitel Stuttgart • DSV Deutscher Sparkassenverlag Stuttgart • GAP German Academic Publishers Hamburg • MSG Media Service (Schwäbischer Verlag) Leutkirch • SÜDOST WOBA Dresden • wilhelm.tel Norderstedt Internationale Beratungsprojekte Unternehmen Ort • DLM-Forum, Europäische Kommission Brüssel • ESA/ESRIN European Space Agency Frascati • Generali Wien • ISB Informatikstrategieorgan Bund Bern • Service Information et Presse (Regierung Luxemburg) Luxemburg • Swiss Life, Schweizerische Lebensversicherungs- und Rentenanstalt Bern • UNEP HEM, UNO Umweltorganisation München, Nairobi



Verbände, Gremien und Standardisierungsorganisationen Mitgliedschaft AIIM Association for Information and Image Management International, Silver Springs, USA. Member of the Board of Directors, Vice Chair und Executive Director AIIM Europe: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1998 – 2004). Mitarbeit in Standardisierungsgruppen, Industry White Papers, Durchführung von Veranstaltungen, Vertretung der AIIM bei der Europäischen Kommission AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., Eschborn. Mitarbeit in Arbeitsgruppen zur Erstellung von Fachpublikationen im Umfeld DRT BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., Berlin. Mitglied des Vorstands des AK KEM „Knowledge Engineering und Management“: Dr. Ulrich Kampffmeyer. Mitarbeit in den Arbeitsgruppen Rechtsfragen, Knowledge Management u. a. Programmkommitee der KnowTech 2001 DLM-Forum Europäische Kommission, Brüssel. Mitglied im DLM-Monitoring Committee und Vorsitzender der DLM/ICT-Working-Group: Dr. Ulrich Kampffmeyer Mitarbeit bei der Durchführung der DLM-Foren in Brüssel und Barcelona, Aufbau des DLM-Network, Vertretung der ICT-Industrie DGI Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis e.V., Frankfurt. Mitarbeit an Studien GI Gesellschaft für Informatik e. V., Darmstadt. Mitarbeit in Arbeitskreisen zu Themen wie Workflow, Knowledge Management etc. GPM Gesellschaft für Projektmanagement e. V., München. Mitarbeit in der Regionalgruppe Hamburg, Schulungen, Durchführung von Veranstaltungen



Aktive Mitarbeit in Standardisierungs- und Fachgremien DIN Deutsches Institut für Normung, Berlin. Mitarbeit NABD 15 Archiv- und Schriftgutverwaltung: Felix v. Bredow (1999 – 2000) DMA Document Management Alliance (AIIM), Silver Springs. Mitarbeit bei der Architekturdefinition: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1996 – 1998) ISO International Standardisation Organisation, New York. Mitarbeit an der ISO 15489: Felix v. Bredow, Dr. Ulrich Kampffmeyer (2000) Mitarbeit an der ISO 19005: Dr. Ulrich Kampffmeyer (2003 – 2004) ODMA Open Document Management API (AIIM), Silver Springs. Mitarbeit Dr. Ulrich Kampffmeyer (1997 – 1998) VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., Darmstadt. Gründer und Vorstandsvorsitzender: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1991 – 1998) Herausgabe VOI-Newsletter, Durchführung VOI-Rechtsinitiative, Autorenschaft und Mitarbeit von PROJECT CONSULT an den Codes of Practice „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ und „Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS“, Vorträge, Veranstaltungen WfMC Workflow Management Coalition (AIIM). Mitarbeit: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1998 – 1999)



Awards Auszeichnungen für PROJECT-CONSULT-Kunden Für die erfolgreiche Durchführung von Projekten zur Konzeption und Einführung von DRT-Lösungen erhielten folgende Kunden von PROJECT CONSULT internationale Auszeichnungen: Verband Auszeichnung Empfänger Jahr IMC, USA Award of Excellence

Bernd Murst, LAROV, Berlin, für die erfolgreiche Durchführung des VERADOK-Projektes

1995

IMC, USA Award of Excellence

Dieter R. Bartl, SIZ, Bonn, für die Standardisierung von Archivsystemen für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe

1997

AIIM, Europe

Award of Excellence

Dr. Wolfgang Klein, DSGV, Berlin/Bonn, für die erfolgreiche Durchführung des EBK-Projektes

2000

Auszeichnungen für PROJECT-CONSULT-Mitarbeiter PROJECT-CONSULT-Mitarbeiter erhielten internationale Auszeichnungen für ihre erfolgreiche Tätigkeit in der DRT-Branche: Verband Auszeichnung Empfänger Jahr IMC, USA Award of Excellence Dr. Ulrich Kampffmeyer 1992 IMC, USA Fellow of IMC Award Dr. Ulrich Kampffmeyer 1994 IMC, USA Fellow of Merit Award Dr. Ulrich Kampffmeyer 1997 AIIM International

Fellow of Merit of AIIM Award

Dr. Ulrich Kampffmeyer 1999

AIIM International

MIT Master of Information Technology


2000 2002 2002

AIIM Europe

Award of Excellence Silvia Kunze-Kirschner 2000

Einige Erläuterungen zu den Auszeichnungen Verbände und offizielle Institutionen verleihen Auszeichnungen an verdiente Mitglieder und für Innovationen, herausragende Lösungen oder Entwicklung von Standards. Awards wie der „Master of Information Technology“ werden in der Regel auf Basis konkreter Bewertungskriterien und Nachweise verliehen. Bei allen Verbänden und Institutionen werden die Auszeichnungen in einem reglementierten Nominierungs- und Vergabeverfahren verliehen. Die Nominierungsgremien werden für ein oder zwei Jahre von den Mitgliedern gewählt und sind unabhängige Gremien. Im Umfeld DRT Document Related Technologies sind die Awards der AIIM Association for Information and Image Management International die begehrtesten. Der IMC International Information Management Congress, eine reine DRT-Herstellervereinigung, wurde 1999 mit der AIIM vereinigt. Seitdem werden keine IMC Awards mehr vergeben.



Informationsportal www.PROJECT-CONSULT.com

Das PROJECT-CONSULT-Informationsportal verfügt über folgende Hauptrubriken: Unternehmen Informationen zu PROJECT

CONSULT und AGB News Neuigkeiten aus unserem Haus

und der Branche Beratungsangebot

Leistungen + Schwerpunkte von PROJECT CONSULT

Wissen Informationen zu DRT mit großem Downloadmaterial

Seminarangebote DRT: Programme, Termine, Anmeldung

Markt Übersicht über Anbieter und Produkte der DRT

Projekte Branchen + Lösungen Foren Links zu wichtigen Foren der DRT

Karriere Stellenangebote Webpartner

Links zu Onlinepublikationen

Presse Interviews, Pressemitteilungen, Recht



Publikationen PROJECT-CONSULT-Newsletter zu Document Related Technologies Der E-Mail-Newsletter von PROJECT CONSULT enthält Meldungen und Kommentare zu Märkten & Trends, Unternehmen & Produkten, Informationen von Verbänden usw. Er berichtet über Ergebnisse von international arbeitenden Marktforschungsinstituten und bietet Hintergrundinformationen zu allen Themen von Document Related Technologies (DRT). Mit der durchgängigen Kombination von Meldung und Kommentar hat der Newsletter einzigartigen Charakter in der deutschen IT-Presselandschaft. Die Kommentare werden von Geschäftsführer Dr. Ulrich Kampffmeyer bzw. von den Experten (Projektleiter) der jeweiligen Wissensgebiete erstellt. Er erscheint alle drei bis vier Wochen mit 12 bis 14 Ausgaben im Jahr und wird im Jahresabonnement per E-Mail am Erscheinungstag an die Abonnenten versendet. Das Abonnement schließt auf Anfrage eine Kennung und ein Passwort für den geschützten Bereich des Archivs ein. Es stehen folgende Abonnements zur Auswahl:

• Persönliches Einzelabonnement (keine Weitergabe gestattet)

• Gruppenabonnement (Weitergabe in der Arbeitsgruppe an bis zu 10 weitere Empfänger erlaubt; Verbreitung an andere Unternehmensteile, Partner oder Dritte nicht gestattet)

• Abteilungsabonnement (Weitergabe in der Abteilung oder dem Unternehmens-bereich an bis zu 50 weitere Empfänger erlaubt; Verbreitung an andere Unternehmensteile, Partner oder Dritte nicht gestattet)

• Unternehmensabonnement (Weitergabe an die Mitarbeiter des bestellenden Unternehmens und Einstellen in das Intranet des bestellenden Unternehmens erlaubt; Verbreitung an andere Unternehmensteile, Partner oder Dritte nicht gestattet)

Der Newsletter wird kostenfrei an PROJECT-CONSULT-Kunden (während der jeweils aktuellen Projektlaufzeit) und an bei PROJECT CONSULT akkreditierte Journalisten und Redaktionen versendet. Die für die Webpublikation freigegebenen Ausgaben stehen auch als recherchierfähiges Volltextarchiv (öffentlich zugängliche und recherchierbare Datenbank; der aktuelle Newsletter jedoch nur mit Passwort) zur Verfügung. Die Suchfunktion erfasst deutsche, englische, französische und spanische Texte. (Die russischen Texte sind nicht recherchierfähig).



Bücher Titel / Autor Verlag Jahr Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise ?

Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Libri Books (BoD) ISBN 3-9806756-4-5

2003

Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft

Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel PROJECT CONSULT Libri Books (BoD) ISBN 3-90806756-0-2

1999

Grundsätze der Verfahrensdokumentationen nach GoBS

VOI Code of Practice 2 (VOI-Kompendium 4) Ulrich Kampffmeyer, Karl-Georg Henstorf, Jan Prochnow et al. (eine überarbeitete Neuauflage ist geplant)

VOI e.V. Eigenverlag ISBN 3-932898-04-4

1999

Grundsätze der elektronischen Archivierung VOI Code of Practice 1 (VOI-Kompendium 3) Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla, et al. (eine überarbeitete Neuauflage ist geplant)

VOI e.V. Eigenverlag ISBN 3-932898-03-6

1997

Studien Titel / Autor Verlag Jahr Workflow & EAI Studie 2000 Von Business Process Management bis eBusiness – Produkte und Middleware-Komponenten (EAI) Martin Fichter, Ulrich Kampffmeyer Textband, Auswertungsband, CD

PROJECT CONSULT Eigenverlag ISBN 3-9806756-1-0

2000

Workflow Studie 1999 Martin Fichter, Ulrich Kampffmeyer Textband, Auswertungsband, CD

PROJECT CONSULT Eigenverlag ISBN 3-9806756-3-7

1999

Single- und Multi-Client-Studien

auf Anfrage



White Papers PROJECT CONSULT ist Herausgeber der sieben DLM/AIIM Industry White Papers für elektronisches Dokumenten-, Records- und Content-Management für den öffentlichen Sektor in Europa. Reihe / Titel / Autor Verlag Jahr

AIIM Industry White Papers on Records, Document and Enterprise Content Management for the Public Sector

PROJECT CONSULT ISBN 3-936534-00-4

2002

Band 1: Capture, Indexing & Auto-Categorisation ISBN 3-936534-01-2 2002 Band 2: Conversion & Document Formats ISBN 3-936534-02-0 2002 Band 3: Content Management ISBN 3-936534-03-9 2002 Band 4: Access & Protection ISBN 3-936534-04-7 2002 Band 5: Availability & Preservation ISBN 3-936534-05-5 2002 Band 6: Education, Training & Operation ISBN 3-936534-06-3 2002 Band 7: E-Learning & E-Term ISBN 3-936534-08-X 2003

Alle Industry White Papers stehen kostenfrei im Downloadbereich der PROJECT- CONSULT-Website.

Artikel Es werden regelmäßig Fachartikel und ständige Kolumnen von Herrn Dr. Kampffmeyer und Seniorberatern von PROJECT CONSULT in mehreren Sprachen in Fach- und Branchenzeitschriften wie Bit, CIO, Computerwoche, Computerzeitung, DoQ, GI Geldinstitute, Government Computing, Handelsblatt, impulse, information week, IT Director, manage IT, Mittelstand IT u. a. veröffentlicht. Eine Übersicht über Titel und Medien ist im Pressespiegel auf der PROJECT- CONSULT-Homepage zu erhalten.


PROJECT CONSULT NEWSLETTER

20050817

Inhalt Unternehmen & Produkte ............................................... 1

Verity K2 Architektur .............................................................. 1 T-Systems & EMC: Partnerschaft für ILM............................. 1 Stellent präsentiert Version 7.5 ihrer ECM-Suite.................. 1 OCE Mail CENTER für die Postbearbeitung ........................ 2 Liskes Mirakel ........................................................................... 2 IBM akquiriert DWL ................................................................ 2 Hans Held stellt M.A.U.S. IQ vor ........................................... 3

Messen & Kongresse ........................................................ 3 DMS-Expo ................................................................................. 3 BPM/Compliance-Kongress ................................................... 3

In der Diskussion .............................................................. 4 Geschäftsprozesse..................................................................... 4 Marginalien ............................................................................... 5 Der elektronische Pass ............................................................. 5 Corporate Governance............................................................. 6

Normen & Standards ........................................................ 7 BPEL........................................................................................... 7

Recht & Gesetz................................................................... 7 UMAG........................................................................................ 7

Artikel.................................................................................. 8 Scannen mit elektronischer Signatur ..................................... 8 GDPdU & Elektronische Archivierung (Teil 4) .................... 9

Leserbriefe ........................................................................ 19 PROJECT CONSULT News .......................................... 19

CDIA+ Zertifizierung für Document Management Professionals ................................................................... 19

Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT Beteiligung....................................................................... 19

Marlene’s WebLinks....................................................... 19 abaXX Technology, ABBYY, neeb & partner, Centric

Software, FileNet, Hyperion, SAP, Luratech, MACH, Scanpoint Europe, Softwin, TIBCO Software, Universe Software, Varial, Windream

Impressum ........................................................................ 21 Newsletter-Bestellformular ........................................... 21

Unternehmen & Produkte Verity K2 Architektur Darmstadt - Die Verity K2-Systeme (http://www.verity.de) bestehen aus zwei Elementen, dem K2-Broker, zur Entgegennahme und Verteilung der Anfragen der Benutzer, und dem K2-Server, wel-cher die Suche ausführt. Durch diese Architektur soll eine hohe Flexibilität geboten werden, weil die Last auf das gesamte Netzwerk verteilt wird und so auch bei starken Belastungen beständige Leistungen möglich sind. Bei K2 handelt es sich um eine parallel arbeitende Architektur, welche Suchanfragen über einen oder mehrere Broker auf einen oder mehrere Suchserver verteilt. (CM)

PROJECT CONSULT Kommentar: Verity, zuletzt behandelt im Newsletter 20050404, gilt als eines der führenden Produkthäuser im Bereich Volltextda-tenbanken, Suchmaschinen und Knowledge Management. Die neue Architektur unterstützt nunmehr den Zugriff auf verschiedene Repositories und Verteilung der Zugriffe ent-sprechend Last. Damit ist eine bessere Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit der K2-Komponenten gegeben. Zahl-reiche DMS-Anbieter benutzen K2 als integrale Komponen-te ihrer Systeme. Dort ergänzt K2 die traditionellen relatio-nellen Datenbanken um einen direkteren Zugriff auf die In-halte der Dokumente zu erreichen. (Kff)

T-Systems & EMC: Partnerschaft für ILM Frankfurt/Schwalbach - T-Systems (http://www.t-systems.de) und EMC (http://www.emc.de) knüpfen eine internationale Partnerschaft. Zusammen wollen sie ihren Kunden integrierte ICT- und Speicherdienste als Produkt- und Service-Pakete anbieten. Auch im Be-reich Information-Lifecycle-Management-Services pla-nen die beiden Unternehmen Musterlösungen zu ent-wickeln und testen, welche dann nach kurzer Zeit für T-Systems Kunden verfügbar sein könnten. Die Lö-sungen werden zunächst nur in Deutschland, Öster-reich und der Schweiz vertrieben. (FH/CM)

PROJECT CONSULT Kommentar: Die Anbieter von Speichersystemen umwerben wieder ver-stärkt die großen Systemintegratoren. ILM Information Li-fecycle Management mit seinen Softwarekomponenten und den Anforderungen an kundenindividuelle Anpassungen ist eben kein Produkt „out-of-the-box“. Entscheidend bei sol-chen Kooperationen ist immer, ob es nur um den Mitverkauf von ein wenig Hardware geht – da lassen sich die großen Integratoren entsprechend den Infrastrukturen ihrer Kun-den mit allen Storageanbietern ein – oder ob sich dahinter ein eigenständiges Kombi-Produkt verbirgt, wie es in diesem Fall zu sein scheint. EMC, zuletzt behandelt im Newsletter 20050624, hat zwar selbst im Bereich Professional Services einiges an Mitarbeitern, aber Unternehmen wie T-Systems können doch sehr stark bei Vertrieb und Implementierung unterstützen. Solche Unterstützung ist auch notwendig, da der Kampf im Umfeld der Speichervirtualisierung, Informa-tion Lifecycle Management und Festplatten-basierter Archi-vierung immer härter wird. Der Wettbewerb hat nicht ge-schlafen. (Kff)

Stellent präsentiert Version 7.5 ihrer ECM-Suite München – Stellent (http://www.stellent.de) präsen-tiert auf der DMS EXPO zusammen mit seinen Part-nern Benmark und biceph ihr neues Universal Content Management 7.5 mit allen Funktionalitäten und Einsatzmöglichkeiten der Enterprise Content Mana-gement Suite. Die neue Version sollte besonders die Bedürfnisse größerer Unternehmen befriedigen. Sie ist modular aufgebaut und beinhaltet alle wesentlichen Funktionen einer ECM-Suite, sie basiert auf einer hoch

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 1 von 21

http://www.verity.de/

http://www.t-systems.de/

http://www.t-systems.de/

http://www.emc.de/

http://www.stellent.de/

20050817 PROJECT CONSULTNEWSLETTER

skalierbaren und service-orientierten Architektur. Die Erweiterungen der neuen Version sollen vor allem die Produktivität von Autoren steigern. (CM)

PROJECT CONSULT Kommentar: Stellent, zuletzt behandelt im Newsletter 20050624, hat in letzter Zeit gute Noten von den Analysten bekommen und ist im rechten, oberen Quadranten der Gartner Group gut platziert. Die Seybold Group attestiert Stellent einen hervor-ragenden integrierten Ansatz, der über die bisherigen Pro-duktversionen weit hinausgeht. Mit dem IMAP-Support können jetzt auch E-Mails in das einheitliche, übergreifende Repository integriert werden und auch die Collaboration-, Records-Management- und Business-Rules-Komponenten machen deutlich, dass Stellent zu den wichtigen ECM-Anbietern gehört. Durch die Übernahme der ancept Techno-logien steht auch ein ansprechendes Digital Asset Manage-ment zur Verfügung. Mit Site Studio wird aber deutlich gemacht, dass Stellent auch das herkömmliche Web Content Management nicht vernachlässigt. Die Riege der führenden ECM-Suiten-Anbieter erweitert sich durch die neue Positio-nierung von Stellent und schließt neben Anbietern wie IBM, OpenText, Hummingbird, Documentum und FileNet nun auch mehrere ehemalige Web-Content-Management- und Portal-Anbieter wie Vignette und Interwoven ein. Weitere Firmen werden in diese Oberliga vordringen, so dass ständig in Bezug auf Funktionalität und Integrationsfähigkeit nach-gelegt werden muss. Dies zeigt Stellent unter anderem mit der Integration in Microsofts Sharepoint Portal Server. Mit ihrem modernen Architekturansatz, basierend auf einem konsequenten SOA Service-oriented-Archtitecture-Ansatz, hat Stellent gute Chancen oben zu bleiben, zumindest in den Analystenquadranten. In Anwenderkreisen ist die Positio-nierung von Stellent noch nicht so bekannt, dass man sich schon zur Ruhe setzen könnte. (Kff)

OCE Mail CENTER für die Postbearbeitung Konstanz - Océ Document Technologies (http://www.odt-oce.com) bringt mit Mail CENTER eine skalierbare und leicht anpassbare Posteingangslö-sung auf den Markt, um Anwendern einen stufenwei-sen Einstieg in die Postbearbeitung zu ermöglichen. Das System wird künftig in den drei Konfigurationen Mail CENTER personal, departmental und organizati-onal erhältlich sein, die unabhängig voneinander ein-gesetzt, aber auch miteinander kombiniert werden können. Bei jeder Version wird die Post bereits in der Poststelle gescannt und dann digital weiterverarbeitet. (FH)

PROJECT CONSULT Kommentar: OCE, zuletzt behandelt im Newsletter 20040817, hat eine Reihe von neuen Modulen angekündigt, die letztlich alle auf der gleichen Basis basieren. Was sie unterscheidet – Preis, Name und Skalierung. Je nach Aufgabe kann man sich zwi-schen einer kleinen spezialisierten oder einer großen, alles umfassenden Lösung entscheiden. Die Produktbezeichnun-gen sind also eher Diversifizierungen aus Vertriebs- und

Marketing-Gesichtspunkten denn eigenständige Produkte. Jenseits des Marketings ist die Funktion der Übernahme von Daten aus gescannten Dokumenten in Felder auf Mausklick wirklich beachtenswert. „Single Click Entry“ stellt für alle eine Alternative dar, die sich nicht gleich auf eine vollstän-dige automatische Klassifikation einlassen wollen. Ob das viele Klicken allerdings den Handgelenkssehnen bekommt, ist eine andere Frage – aber wer leidet heute nicht schon an Maus- und Tastatur-Problemen. Die Konfiguration neuer Feldzuordnungen und Dokumentenklassen ist gut gelöst, obwohl noch der eine oder andere Wunsch offen bleibt. In Bezug auf die Architektur der Lösung bevorzugt OCE ein geschlossenes OCE-Ensemble, kann sich aber auch mit Bus-Systemen von KOFAX oder Captiva anfreunden. Innerhalb der Komponenten verbergen sich die altbekannten Produkte DokuStar und RecoStar. (Kff)

Liskes Mirakel Magdeburg – Die Firma Liske Informationsmanage-mentsysteme (http://www.liske.de) stellt seine Lö-sung MIRAKEL als Client- Server- und/oder als Intra-net-Anwendung zur Verfügung. Die Software dient der Archivierung und Verwaltung von Text- und Bild- Dateien und anderen, multimedialen Informationen, wobei die Recherchefunktionen auf den Möglichkeiten fehlertoleranter Textanalysen beruhen. Daten sollen über die Scan- und Importfunktionen von MIRAKEL automatisch in ein Archiv geschrieben werden können und nach der Indizierung jedem Benutzer zur Verfü-gung stehen. (FH)

PROJECT CONSULT Kommentar: Es gibt immer noch kleine deutsche Firmen, die sich mit ei-genen Produkten im Markt für Dokumenten-Technologien behaupten wollen. Liske gehört hierzu und produziert unter dem Produktnamen „Mirakel“ inzwischen recht ansehnliche kleine Lösungen, die das Leben mit den vielen Informationen einfacher machen. Die Recherche- und Ordnungsfunktiona-lität ist selbst programmiert und bringt recht gute Ergebnis-se. Benutzbarkeit und Integration könnten noch überpoliert werden. Zielgruppe sind eher kleinere Unternehmen, die oh-ne großen Aufwand ihre Informationen zusammenführen und hierfür sowohl einen Fat-Client im Windows-Umfeld als auch einen Browser einsetzen wollen. So verfügt denn „Mirakel“ über eine Auswahl von Funktionen großer ECM-Produkte, ohne jedoch gleich allen „Overhead“ mitzuschlep-pen. (Kff)

IBM akquiriert DWL Stuttgart/ Atlanta – IBM (http://www.ibm.de) hat die Softwarefirma DWL (http://www.dwl.de) übernom-men. Die finanziellen Einzelheiten der Akquisition wurden darüber nicht preisgegeben. IBM will sich mit der Übernahme in ihrem Information-Management-Software-Portfolio verstärken, was eine wichtige Rolle in der On-Demand-Strategie spielt. IBM bietet somit ab sofort ein komplettes Paket an Masterdatenmanage-


http://www.odt-oce.com/

http://www.liske.de/

http://www.ibm.de/

http://www.dwl.de/


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ment-Lösungen, welches alle im Unternehmen gespei-cherten Informationen verwalten soll und diese in Echtzeit in den Geschäftsprozess einbinden kann. (CM)

PROJECT CONSULT Kommentar: Wenn man auf die amerikanische Webseite von IBM, zuletzt behandelt im Newsletter 20050405, geht, hat man es schon schwer: jeden Tag neue Ankündigungen, neue Pressemittei-lungen, neue Analystenbriefings. Es ist schon schwierig he-rauszufinden, was alles wirklich für die DRT-Branche wich-tig ist. Z.B. UIMA, Unstructured Information Management Architecture - eine neue Architektur, für die gerade eine Enterprise Search Engine angekündigt wurde (wohl in nicht unerheblichen Teilen in Deutschland entstanden). UIMA soll auch die Plattform für die Integration von Drittherstel-lerprodukten werden. Bleiben wir beim Thema Integration: auch die Produkte von DWL spielen hier eine wichtige Rolle. Ein zentrales Stammdatenrepository, das z.B. im Umfeld des Business Process Management den Datenlieferanten spielen soll. Wie zukünftig all diese neuen Ansätze zusammenspie-len sollen, die in den verschiedenen Divisions des IT-Kollosses entwickelt werden, muss sich noch zeigen, denn noch sind längst nicht alle der parallel laufenden Aktivitäten im Umfeld von Websphere, DB2 oder Storagetechnologien zusammengeführt. Aber vielleicht kommt ja etwas Neues zur DMS EXPO. (Kff)

Hans Held stellt M.A.U.S. IQ vor Stuttgart - Die Hans Held GmbH (http://www.hans-held.de) hat auf Basis des bereits in kommunalen Be-hörden eingesetzten integrierten Informations- und Schriftgutmanagementsystems Regisafe IQ. 2000 eine Lösung für mittelständische und große Unternehmen aus den Bereichen Industrie und Dienstleistung entwi-ckelt. Bei der neuen Software M.A.U.S. IQ soll es sich um ein mappenorientiertes Archivierungs- und Um-laufsystem für alle Firmen und Verwaltungen handeln. Durch den flexibel einsetzbaren Aufbau der Organisa-tionsstrukturen sollen sich die Kernfunktionen durch zahlreiche Programm- Module, Ergänzungsprodukte, Schnittstellen etc. aus den unterschiedlichsten Berei-chen ergänzen lassen. (FH)

PROJECT CONSULT Kommentar: M.A.U.S. hat sich weiter gemausert und ist um eine Reihe von Funktionen ergänzt worden, die allerdings in einer Rei-he von Wettbewerbsprodukten längst zum State-of-the-Art gehören. Punkten tut das Produkt durch die Verbindung mit RegiSafe. Wer also in strukturierten Aktenplänen denkt ist hier nicht schlecht bedient. Ein bisschen von allen - Um-laufmappen, Versionierung, Archivierung und intelligente Suche machen das Produkt in der neuen Version aus. Ziel-gruppe dürften in erster Linie kleinere Verwaltungen und Kommunen sein, wo M.A.U.S. und RegiSafe bisher gut re-üssieren konnten. Ob der Sprung in die gewünschten neuen Zielmärkte gelingt? Das Basisprodukt M.A.U.S. stammt übrigens von FPG, Frost & Partner, die erst kürzlich aus den hohen Bergen nach Neu-Ulm umgezogen sind. (Kff)

Messen & Kongresse DMS-Expo Köln / Essen - Vom 27. bis 29. September 2005 wird - zum letzten Mal in Essen - die DMS-Expo (http://www.dmsexpo.de) stattfinden, bevor sie 2006 nach Köln zieht. Hier einige Hinweise:

Konferenzprogramm: Neuer Termin für die Keynote von Dr. Kampffmeyer

Dr. Kampffmeyer spricht statt Mittwoch, 28.09.2005, von 10:00-10:45 Uhr erst am Donnerstag, 29. 09.2005, von 10:00-10:45 Uhr. Das Thema seines Keyno-tevortrages lautet „Vom Wert der Information“.

GDPdU Roundtable

Der VOI Verband Organisations- und Informationssys-teme e.V. (http://www.voi.de) veranstaltet in seinem Forum in der DMS EXPO Ausstellungshalle am Mitt-woch 28.09.2005 von 15:15 bis 15:45 einen Roundtable zum Thema GDPdU. Der Roundtable wird von Dr. Ul-rich Kampffmeyer moderiert.

Best Practice Panels

Direkt in den Messehallen veranstalten die Kölnmesse (http://www.koelnmesse.de) und PROJECT CON-SULT gemeinsam an allen drei Messetagen jeweils von 13:00 bis 14:00 Uhr wiederum das DMS EXPO Best Practice Panel (BPP). In diesen Panelveranstaltungen werden wieder namhafte Aussteller ihre Produkte und Visionen zu aktuellen Themenschwerpunkten, in einer durch Dr. Ulrich Kampffmeyer moderierten Runde darstellen. Themen dieses Jahr sind:

• „Compliance & ILM“ Teilnehmer: ELO, EMC, Filenet und IBM.

• „Enterprise Content Management Suiten“ Teilnehmer: d.velop, Documentum, ELO, FileNet, IBM, RedDot und Stellent

Die White Paper der vorangegangenen BPPs aus den Jahren 2003 und 2004 stehen bei PROJECT CONSULT unter (http://www.project-consult.net) zur Verfü-gung. (SKK) BPM/Compliance-Kongress

Pfaffenhofen - Der BPM / Compliance Kongress 2005 der des IT-Verlags (http://www.uspmarcom.de) dsk Beratungs-GmbH (http://www.dsk-beratung.de) fin-det am 9./10. November in München unter dem Mot-to „überraschend neu - erfrischend anders“ statt. Ein spannungsreiches innovatives, dynamisches und ab-wechslungsreiches Programm moderiert von zwei Top-Consultants (Dr. Ulrich Kampffmeyer und Renate Karl) erwartet die Teilnehmer: 1. Tag: Business Process Management - Die Marktfüh-rer zeigen Liveszenarien


http://www.hans-held.de/

http://www.hans-held.de/

http://www.dmsexpo.de/

http://www.voi.de/

http://www.koelnmesse.de/

http://www.project-consult.net/

http://www.uspmarcom.de/itverlag/bpm05/index.php

http://www.dsk-beratung.de/


2. Tag: Compliance - Welche rechtlichen Bestimmun-gen z.B. in Bezug auf geschäftliche Mails zu beachten sind, ist u. a. Gegenstand einer live nachgestellten Ge-richtsverhandlung eines authentischen Falles - ein Pro-zess-Schauspiel der Extraklasse. Weitere Informationen unter. (SKK)

In der Diskussion Geschäftsprozesse Business Process Management. Geht man an die Wurzeln dieses Begriffes im Deutschen, Geschäftsprozessmanagement, dann muss man feststellen, dass dies bereits seit Urgedenken beim kleinen Handwerker wie auch beim Großkonzern tägliche Praxis ist. Ohne das Vorhandensein und die Abwicklung von Geschäften gäbe es ja schließlich die Unternehmen nicht. Also meinen wir hier eigentlich nur das durch Software unterstützte Business Process Management. Dies sind einerseits Produkte und Lö-sungen, die uns von Anbietern angedient werden, anderer-seits aber organisatorische Aufgaben, die den Einsatz solcher Lösungen erst möglich machen. Leider wird der Blick auf das organisatorische Umfeld durch vermeintlich einfach einzu-führende technische Lösungen häufig verstellt. Ähnliches gilt für BPO, Business Process Optimzation, oder BPR, Bu-siness Process Re-organisation – zwei beliebte weitere Akro-nyme in diesem Zusammenhang. Zwei wesentliche Ziele verfolgt BPM aus übergeordneter Sicht: Einmal, Prozesse effizient, einfach anpassbar, kosten-günstig und schnell durchführbar zu machen. Eine effizien-tere Organisation der Prozesse verspricht Kosteneinsparun-gen, besseren Kundenservice und schnellere Marktpräsenz. Zum Zweiten sollen Prozesse nachvollziehbar und kontrol-lierbar werden. Neben den eigentlichen Geschäftsprozess legt sich so ein zweiter Prozess, der die Qualität, die Ergebnisse, die Nachvollziehbarkeit, die Überwachung und die Kontrolle der Geschäftstätigkeit ermöglicht. Dieser begleitende Prozess liegt im Interesse der Unternehmen, um bessere Transpa-renz zu erhalten, andererseits wird er durch den allgemeinen Compliance-Trend forciert. Beschränken wir uns also hier auf das Thema Business Pro-cess Management aus Sicht von technischen Lösungsange-boten. BPM selbst besitzt keine allgemeingültige und ver-bindliche Definition. Auch die im August 2000 gegründete BPMI.ORG (Business Process Management Initiative) bleibt eine einheitliche Definition ihrer Mitgliedsunterneh-men schuldig. Die vorhandenen Definitionen, beispielsweise von Gartner oder Hewlett Packard sind so unscharf, dass sich sowohl alle organisatorischen Maßnahmen, als auch un-terschiedliche Systemtechnologien darin wiederfinden kön-nen. Der bisher feststellbare einzige gemeinsame Nenner ist, dass es um die Beherrschung komplexer Geschäftsprozesse geht. Hierbei werden alle Phasen von der Prozessanalyse ü-ber die Konzeption, Modellierung und Simulation optimier-ter Prozesse, bis zur Schließung des Lifecycle-Prozesses durch Auswertung der Laufzeitinformationen mit den Mo-delldaten eingeschlossen. Der Offenheit des Begriffs und der

Einbeziehung aller Phasen von der Untersuchung bis zur Optimierung eines Prozesses entsprechend, tragen unter-schiedliche Systemkomponenten dem BPM Rechnung. Sie reichen von Tools zur Unterstützung der Analyse und Mo-dellierung von Prozessen (GPO-Tools) über Integration-Server, Messagingsysteme, WMS, Data Warehousing-Produkte bis hin zu CRM-Systemen. Die Einsatzgebiete betreffen sowohl die Unternehmen intern, als auch unter-nehmensübergreifende Ansätze. Neben den reinen Tools las-sen sich somit in erster Linie Lösungen zur Integration hete-rogener Systemlandschaften, zur Steuerung von Datenflüs-sen, sowie von Geschäftsprozessen im Sinne von Business Rules identifizieren. Vor diesem Hintergrund definiert PROJECT CONSULT den technischen Ansatz von BPM folgendermaßen: „BPM kennzeichnet die Zusammenführung unterschiedli-cher Systemkomponenten, die in ihrer Kombination eine verbesserte unternehmensweite Prozess- und Daten-steuerung ermöglichen“. Wesentliche Komponenten von BPM sind daher Werkzeuge zur Gestaltung von Prozessen, die eigentlichen Serverdiens-te, die die Prozesse durchführen wie z.B. Workflow-Engines, integrative Komponenten, die Informationen aus verschie-denen Anwendungen zusammenführen, und Werkzeuge zur Kontrolle der Prozesse. Hieraus ergibt sich, dass Workflow eine wesentliche Komponente von BPM ist, BPM aber deut-lich über Workflow hinausgeht. Ging es in den vergangenen Jahren häufig nur darum, ob man aufwendigen „Producti-on-Workflow“ oder nur einfachen „E-Mail-Workflow“ benö-tig,e so setzt heute modernes Business Process Management auf eine ganzheitliche Betrachtungsweise, die die unter-schiedlichen technologischen Ansätze zusammenführt. Im Vordergrund steht der Anspruch prozessgesteuert jedem Mitarbeiter unabhängig von Ort oder Zeit genau die richti-ge, benötigte Information zur Verfügung zu stellen und Kontrolle über die Bearbeitung und das Ergebnis des Prozes-ses zu erhalten. Neuartige Prozesslösungen erlauben nicht nur das effiziente Design von Geschäftsabläufen, sondern nutzen die Daten der Verarbeitung und Nutzung im pro-duktiven System um Optimierungsvorschläge wieder an die Design-Komponente zurückzuspielen. Hierdurch wird nicht nur der Bruch vom theoretischen Planen zum lauffertigen System überwunden, sondern auch die kontinuierliche, au-tomatisch angestoßene Verbesserung der Prozesse erreicht. Durch moderne EAI Enterprise Applikationen Integration Module und Dienste, ist BPM in der Lage auch Prozesse über verschiedene Anwendungen, Plattformen und Standor-te zu kontrollieren. Eine effiziente Prozesssteuerung bildet hier im Gegensatz zum herkömmlichen Verbinden von Sys-temen das Rückgrat einer einheitlichen Systemlandschaft. EAI- und Workflow-Technologien ergänzen sich. BPM hat in den letzten Jahren als Thema wieder an Bedeu-tung gewonnen. Unternehmen, die bereits andere Bereiche, z.B. im Umfeld der kaufmännischen oder der Produktions-steuerungssoftware optimiert haben, stellen fest, dass das größte noch nicht erschlossene Potential in den Prozessen der Verwaltung steckt. Durch Archivsysteme und elektro-nisches Dokumentenmanagement wurden bei der Handha-



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bung der Informationen häufig bereits erhebliche Verbesse-rungen erzielt, so dass die Optimierung der Prozesse selbst nun in den Fokus rückt: „Information hat nur dann einen inhärenten Wert wenn sie auch in Prozessen zur Verfügung gestellt wird.“ Genau hier setzt BPM an – Daten, Doku-mente, Prozesse und Anwender situationsgerecht und au-tomatisiert zusammenzubringen. (Kff)

Marginalien Die Wikipedia lässt grüßen

Der Auftritt von Jimmy Wales wurde sehnsüchtig erwartet, hatte doch der Begründer der Wikipedia angekündigt, die zehn Informationsquellen zu nennen, die zukünftig frei sein werden (oder sollen). Mit dem Begriff „frei“ rührt man na-türlich an eines der Grundprobleme von „Open Access“ – heißt frei auch kostenfrei. Wales meinte kostenfrei. Seine Lis-te umfasste • Lexika

(oh ihr armen Lexikaverlage, die Wikipedia lässt grüßen), • Wörterbücher

(hier gibt’s ja schon vieles elektronisch), • Schul- und Lehrbücher

(oh arme Schulbuchverlage, ihr musstet doch erst die Rechtschreibreform erdulden),

• Musik (na, wenn das mal nicht einen Aufstand von Sony und Co. gibt),

• Reproduktionen von Kunstwerken (hier gibt es ja schon einiges an Museumsangeboten),

• Dateiformate (sollte eine Selbstverständlichkeit sein),

• Landkarten (wer bezahlt die Vermesser oder reichen Satellitenbilder und Straßenkarten a la Google?),

• Produktcodes (sinnvoll),

• Übersichten über das Fernsehprogramm (werden im Moment noch über den Verkauf von Printprodukten finanziert)

• Communities (die meisten der Business- und Schulfreund-Communities haben ja gerade erst Geschäftsmodelle ent-wickelt, die sollen wieder obsolet werden?)

Jeder stellt sich die Frage, wer bezahlt dies. Oder soll dies alles nach dem Wikipedia/Open-Directory-Project-Modell funktionieren? Von den Rechten einmal ganz zu schweigen. Einige Dinge fehlten. Wie sieht es aus mit dem Zugriff auf Archive der öffentlichen Hand, den wir im Prinzip mit dem Informationsfreiheitsgesetz erhalten haben. Hier liegt noch eine Herkulesaufgabe vor der Menschheit – angesichts des Informationswachstum vielleicht eher sogar eine Sisyphus-Aufgabe. Ach, übrigens fällt mir gerade ein, Google hat die Erfassung der gesamten englischsprachigen Literatur erst mal gestoppt (stoppen müssen; die Verlage und Urheber …). Ist dies die lang ersehnte Chance, noch schnell alle deutsche

Literatur in Gutenberg.de zu verfrachten? Ein paar tausend Scan- und Korrekturwillige müssten sich doch im deutschen Bildungsbürgertum finden lassen. Ein bisschen and der Ges-taltung und Findbarkeit der Bücher müsste man allerdings dort auch tun. Oder soll die deutsche Schriftkultur dem An-sturm des Englischen (bevor bald Chinesisch die Weltherr-schaft ergreift) klein beigeben? Und wie ist es um die Wis-senschaft bestellt? Die Inhalte von Büchern sind häufig schon überholt wenn sie aus der Druckerpresse kommen. Se-riöse Wissenschaft auf Websites, vielleicht sogar in Wikis und Blogs? In der Wissenschaft zählen heute neben der Qualität und Seriösität Geschwindigkeit und Auffindbar-keit. Und wenn dann noch englischsprachige Plattformen eine weitere Reichweite und größere Anerkennung verheißen – wo bleibt da die deutsche Wissenschaft, die deutsche Spra-che, die deutsche Kultur, die deutsche „Identität“? Ab ins – digitale – Museum, den Platz gleich links neben den alten Kelten? Bleibt die Frage, wer zahlt das alles, was „frei“ sein soll und letztlich für bestimmte Gebiete auch frei sein muss? Umlage aller Bürger in Gestalt durch Förderung mit öffentlichen Mitteln? Eigeninitiative und Mäzenatentum? Das schlechte Gewissen der Großverdiener aus dem IT- und Kommunika-tionsboom? Gebühren auch für „Open Access“? Werbung? Viele realistische Modelle für all die versprochenen freien Inhalte, die ja auch noch eine hohe Qualität, Richtigkeit und Aktualität aufweisen sollen, gibt es nicht. Aber vielleicht wird es ja doch noch einmal zur Selbstverständlichkeit dass in der Informationsgesellschaft Information als wesentliches Gut auch einen Preis hat. Vieles muss frei sein, anderes hat seinen Preis. Irgendwie zahlt der Consumer doch zum Schluss, auf welchen Wegen auch immer. (Kff)

Der elektronische Pass Da ist er nun, der elektronische Pass – nein - der Pass mit einem Datenchip, auf dem auslesbare, elektronische Informa-tionen sind. Mit biometrischen Merkmalen, derer es noch mehr werden. Nicht nur das Bild, sondern meine physische Identität, mein reales Vorhandensein, sind nunmehr in dem Dokument dokumentiert. Und wie wir alle wissen, dürfen wir uns ja ins gelobte Land, äh, nach Amerika, nur mit die-sem neuen Dokument wagen. Ansonsten blüht uns dort ja gleich im Terminal die Erfassung in der Verbrecherdatei. Nun ganz so schlimm ist es ja nicht, besonders wenn wir auf der grünen Karte die richtigen Kreuzchen gemacht und er-klärt haben, dass wir nicht in die Vereinigten Staaten zur Verübung von Straftaten einreisen. Dennoch, vielleicht ist diese Form des Ausweises sogar noch zu kurz gesprungen. Es wird die Zeit kommen, wo wir selbst als Ausweis dienen, die Iris gescannt, die Kopfform ausgemessen, der Gang beo-bachtet, der Schweiss auf der Stirn chemisch analysiert, die Wellen des freundlichen „Guten Morgen“ interpretiert, die elektrische Spannung des Astralleibs gemessen, die Rillen des Daumens durchleuchtet oder das kleine RFID unter der Haut ausgelesen – oder gleich auch alles zusammen. Den „Strichcode auf der Stirn“ tragen wir schon längst. Es fehlt nur an der Zuordnung und daran wird man arbeiten. Viele neue Daten braucht man nicht dazu, es gibt genügend, die



nur verknüpft werden müssen. Soviel zur realen Welt. Grö-ßer noch ist das Problem in der virtuellen Welt: der elektro-nische Pass. In der virtuellen Welt des Netzes nehmen wir beliebig neue Namen, neue Initialen, neue Pseudonyme, neue Identitäten an. Wo ist denn unsere offiziell beglaubigte virtuelle Identität, unser Pass im Internet, ausgestellt von der örtlichen Meldebehörde. Ja, ja, ich weiß – die elektroni-sche Signatur. Aber wer hat sie schon. In dieser abendlichen Stunde im Büro wiege ich mich in der Gewissheit, dass ich der einzige Inhaber einer qualifizierten elektronischen Signa-tur im Umkreis von fünfhundert Metern bin, mindestens. Nein, ich frage nach einer persönlichen ID in der virtuellen Welt. Genau genommen nach einer persistenten persönli-chen Identität - benutzen wir hier einmal ein neues Akro-nym – PPID – die mich mein Leben lang begleitet, wie mein Pass oder in Amerika die Social Insurance ID (letztere haben den Nachteil, dass man sie häufig nicht in einem Alter er-langt, wo man eine PPID braucht, die alle Rollen in allen Adventurespielen übergreifend zu verwalten). Ach ja, die PPID muss natürlich auch die Namensänderung auf dem Standesamt und die Geschlechtsumwandlung überleben können. Die Frage nach einer PPID wird immer wichtiger werden, je mehr die elektronische Kommunikation und das Internet in unsere privaten und geschäftlichen Universen eindringen. Sie gehört dann natürlich auch auf den Chip in meinen Pass – in der Hoffnung, dass sie so geschützt ist, dass ich nicht ihrer beraubt werden kann. Die Übernahme fremder Identitäten ist nicht nur das Problem der Passfäl-schung, sondern sie ist eine leicht durchzuführende und täg-lich vorkommende Situation im Internet. Hierdurch stellen sich an eine PPID viel größere Sicherheitsanforderungen als an einen herkömmlichen Pass. Es gibt noch viel zu tun. (Kff)

Corporate Governance Unternehmensführung, aber eher mit dem Touch der ver-ordneten Unternehmenskontrolle. Der Grundsatz lautet: seid ehrliche Kaufleute, haltet euren Laden in Schuss, und versucht nicht erst das Finanzamt oder eure Aktionäre übers Ohr zu hauen. Ist dies so einfach? Skandale im Wirtschafts-leben gab es schon immer, nur sind sie inzwischen größer (dank der Börse) und bekannter (dank CNN) geworden. Was verbirgt sich hinter CG, Corporate Governance? Genau genommen bezeichnet CG die rechtlichen und insti-tutionellen Rahmenbedingungen, die mittelbar oder unmit-telbar Einfluss auf die Führungsentscheidungen eines Un-ternehmens und somit auf den Unternehmenserfolg haben. Der Ursprung für CG liegt bereits in den 30er Jahren, als man sich verstärkt Gedanken über die Rechte der Aktionäre machte (man erinnere sich an den Black Friday ’29). Inter-national wurden CG durch die OECD in Gestalt der „Prin-ciples of Corporate Governance“ (Achtung, häufig CGP ab-gekürzt) 1984 verankert und 2004 – offenbar aus gegebenem Anlass - aktualisiert. Bereits 1975 hatten die Finanz-dienstleister in Basel ihre eigene CG initiiert, deren jüngste Ergänzung wir alle als „Basel II“ im Munde führen (Basel I war übrigens 1988, hat also seit der Gründung des Basler Ausschusses etwas gedauert). Ach ja, auch für die öffentli-che Verwaltung (leider nicht für die Politik) gibt es seit 2005

eine CG GG der OECD, die Governance Guideline for Pub-lic Institutions. Unter dem Eindruck der OECD-Novelle der CG von 2004 (und natürlich die Amerikaner mit CoSo 1992 und CoSoERM 2004 sowie natürlich nicht zu vergessen, dem Sarbanes-Oxley-Act, dem berüchtigten, von 2002) hat sich dann die Europäische Kommission in 2004 bequemt, ein European Corporate Governance Forum als Beratungsgre-mium einzurichten. In den europäischen Nationalstaaten ist man schon weiter. Deutschland: Bürokratisch wie immer gut gerüstet hat das Bundesministerium der Justiz im Jahr 2002 den Corporate-Governance-Kodex veröffentlicht, der nicht für Transparenz für ausländische Investoren sorgen (wer darf denn schon ein großes deutsches Unternehmen kaufen …) sondern na-türlich auch das Vertrauen in die Führungsriege der deut-schen Wirtschaft stärken soll. Macht sich gut im Regal. Ach ja, da gibt es ja auch Schriften wie KonTrag, UMAG, und-und-und, die dem Ganzen noch etwas Gewicht verleihen. Schweiz: Die Schwyzer handhaben das Thema etwas leich-ter, schließlich beharren sie ja auch noch auf dem Bankge-heimnis, und haben nur einen freiwilligen Swiss Code of Best Practice im Jahr 2002 veröffentlicht. Österreich: Unsere K&K-Nachbarn haben ihren ÖCGK ( ein schönes Akronym für den österreichischen Corporate Gover-nance Kodex), der im Jahr 2002 veröffentlicht wurde und sich an den internationalen Vorgaben orientiert. Großbritannien: Die Engländer haben ihre „Reports“ und davon gleich vier: den Cadbury Report von 1992, den Green-bury Report von 1995, den Hampel Report von 1998 und ab diesem Jahr noch für die börsennotierten Unternehmen den Turnbull Report. Klingt von den Namen her alles ein wenig verschlafen ländlich, wird aber ziemlich hart gesehen. Frankreich: Bei den Franzosen ist es dann wieder gleich ein richtiges Gesetz, das Loi de Sécurité Finacière (LSF) von 2003. Belassen wir es dabei, in anderen Staaten ist man noch längst nicht so weit. Und bei den meisten ist das Thema CG auch noch in der Papierform steckengeblieben. Dies alles ist viel Lesestoff, durch den sich die Studenten der Juristerei und Betriebs- und Volkswirtschaftsle(e/h)re bitte durchquä-len mögen. Bei der Umsetzung sind die großen internatio-nalen, börsennotierten Konzerne naturgemäß am weitesten – es gibt ja auch genug Aufsichtsbehörden und Wirtschafts-prüfer, die darauf drängen. In einem Großunternehmen lässt sich schnell ein kleines Heer von Zuständigen abstellen, oh-ne dass gleich der Gewinn einbricht. Aber welche Bedeutung hat CG für mittlere und kleinere Unternehmen – Feier-abendslektüre? Wir dürfen an dieser Stelle natürlich die An-bieter der MIS-, ECM-, DMS-, ILM- & usw.-Branche ver-gessen. Information Management Compliance als Bestand-teil von Corporate Governance. Damit lässt sich Geld ver-dienen. Corporate Governance hat aber nur dann einen Sinn, wenn sie Bestandteil der Unternehmenskultur, der Unternehmensprozesse, des geschäftlichen Handelns wird, wenn CG praktisch von Kopf bis Fuß, vom Vorstand bis zum Portier, gelebt wird. (Kff)



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Normen & Standards BPEL Die im Jahr 2003 von IBM, BEA und Microsoft einge-führte Business Process Execution Language BPEL ist eine XML-basierte Sprache zur Beschreibung von Ge-schäftsprozessen, deren einzelne Aktivitäten durch Webservices implementiert sind. Ziel von BPEL soll es sein, das Programmieren im Großen zu ermöglichen.

Bis zur aktuellen Version 1.1, bei dem weitere Herstel-ler wie SAP und Siebel mitgewirkt haben, wird der BPEL Standard BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services) genannt. Die neue Version 2.0 des Standards ist mit zahlreichen Detail-Verbesserungen in Bearbeitung, wird jedoch inkompa-tibel zu den 1.x-Versionen sein. Bereits am 14. Septem-ber 2004 wurde vom OASIS WS-BPEL Komitee be-schlossen, die Spezifikation, im Einklang mit den an-deren WS-Standards, WS-BPEL 2.0 zu nennen.

Weitere Informationen können unter http://www.ibm.com abgerufen werden. (FH)

PROJECT CONSULT Kommentar: Das Thema Standardisierung im Umfeld von BPM war in den vergangenen Jahren ein chaotisches Schlachtfeld von un-terschiedlichsten Initiativen, Akronymen und Versionen. Wer sollte sich da noch durchfinden? Es ist immerhin posi-tiv anzumerken, dass sich BPEL (mit welchem zusätzlichen Namenskürzel auch immer) nun durchsetzt. Auch im Be-reich Workflow hatte es mit XML-basierten Versionen der Standards der WfMC Workflow Management Coalition auch noch einen Anlauf gegeben, der in Richtung Business Process Management zielte. Um dem Anspruch an BPM gerecht zu werden, als integrative Kraft auch unterschiedli-che Systeme verbinden zu können, ist ein einheitlicher Stan-dard, an den sich „ausnahmsweise mal alle Hersteller“ uner-lässlich. Ein Vorteil ist, dass BPEL und SOA Service Orien-ted Architecture perfekt zusammenpassen. Die serviceorien-tierte Architektur dient bietet Flexibilität bei Anpassungen und Hinzufügung neuer Komponenten. Neue Anwendun-gen können wesentlich schneller entwickelt oder zusammen-gestellt werden, da man nicht alle Business-Funktionen neu programmieren muss. Die Zusammenstellung von solchen Service-Komponenten, die so genannte Orchestrierung, ist eine der Kernaufgaben von BPEL. XML sorgt als Lingua France für die Freiheit bei der Wahl der Werkzeuge. Eigent-lich passt alles zusammen, um BPEL zu einem Erfolg zu machen. (Kff)

Recht & Gesetz UMAG Berlin - Das Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts (UMAG) wur-de Anfang Juli vom Bundesrat gebilligt und tritt zum 1. November 2005 in Kraft.

Folgende Kernanliegen des künftigen Rechts sind da-bei hervorzuheben: • Die Haftungsklage, sprich die Schadensersatzklage

der Gesellschaft gegen Vorstände und Aufsichtsrä-te wegen Unredlichkeiten und groben Rechtsver-stößen, wird in der Durchsetzung verbessert, da Minderheitsaktionäre unter erleichterten Voraus-setzungen die Klage erzwingen können.

• Die Anfechtungsklage gegen Hauptversamm-lungsbeschlüsse wird vor missbräuchlicher Aus-nutzung geschützt.

• Das System der Anmeldung und Legitimation von Aktionären zur Teilnahme an der Hauptversamm-lung und zur Stimmrechtsausübung wird moder-nisiert und auf internationale Gepflogenheiten umgestellt.

Weitere Informationen zum Gesetz finden sie unter: http://www.bmj.bund.de/ (FH)

PROJECT CONSULT Kommentar: Für UMAG und KonTrag allein braucht man noch kein En-terprise Content Management – für die Gesamtheit aller Compliance-Anforderungen schon. Die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und die damit verbundenen Haftungs-regeln für das Management eines Unternehmens öffnen zu-mindest die Türen für das Thema Enterprise-Content-Management. Was fehlt, ist häufig eine durchgehende Stra-tegie und eine Information Management Compliance Policy. Es geht nicht um Einzelschicksale einzelner Komponenten, es geht um durchgängige Prozesse und deren Dokumentati-on über alle Systeme hinweg. Im Prinzip muss jede Tätigkeit von einem Kontrollprozess begleitet sein. Dies gibt weder die Standardsoftware noch der Geldbeutel her. Die Anbieter von „Compliance“-Lösungen setzen auf das Geschäft mit der Angst. Viel wichtiger ist jedoch für die Unternehmen, zu-nächst erstmal die Risiken zu bestimmen, bevor man einzel-ne Baustellen errichtet. Schließlich sind Unternehmen dazu da, Geld zu erwirtschaften: Dokumentenmanagement ist nicht Geschäftszweck sondern Unterstützung der Geschäfts-tätigkeit. Moderne Software muss so quasi nebenbei die Compliance-Anforderungen mit erfüllen. Dies tut jedoch nur der geringste Teil der Standardsoftwareprodukte. Hier wittern die Anbietern von ECM- und BPM-Produkten ihre Chance. Doch der Preis für die – vermeintliche – Sicherheit ist hoch. Nicht die Lizenzen, die Hardware oder die Projekte selbst, nein, die Unternehmen müssen umgebaut werden, sich neu organisieren, um die durchgängige Nachvollzieh-barkeit zu ermöglichen. Das UMAG ist so nur ein weiterer Baustein im Gefüge der Compliance- und Corporate-


http://www-128.ibm.com/developerworks/library/specification/ws-bpel/

http://www.bmj.bund.de/enid/6d43bdd426c55b1681c7fa4076cde67f,55a304092d09/Gesetzentwuerfe/Corporate_Governance_jt.html


Governance-Anforderungen. Die gute Botschaft ist, dass man viele der Dokumentationspflichten zukünftig der Soft-ware überlassen kann, die Mitarbeiter werden entlastet und können sich den produktiveren Aufgaben zur Erreichung des Geschäftszweckes widmen. Hierfür muss die Softwarein-dustrie aber noch einige Klimmzüge machen. (Kff)

Artikel

Scannen mit elektronischer Signatur Das Archivprojekt der LVA Rheinprovinz

Von Stefan Meinhold, Senior-Berater bei der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, E-Mail: [email protected].

Eines der europaweit größten Archivierungsprojekte zur Umstellung der Aktenführung von Papier auf e-lektronische Medien wurde in den vergangenen zwei Jahren bei der LVA Rheinprovinz durchgeführt. Dieses Projekt ist nicht nur wegen der Größenordnung son-dern auch wegen technischen und rechtlichen Umset-zung bemerkenswert.

Die LVA Rheinprovinz ist mit ca. 7 Mio. Versicherten einer der größten Rentenversicherungsträger und be-arbeitet mit ca. 4.400 Mitarbeitern unter anderem pro Jahr neben ca. 80.000 Renten und 32.000 Rehabilitatio-nen mehr als 700.000 Auskünfte an Versicherte und Behörden.

Den Anstoß zur Durchführung dieses Projektes gaben Ende 2002 neben den immer knapper werdenden Ar-chivkapazitäten zahlreiche Entwicklungen im Umfeld wie z.B. BundOnline 2005 bzw. Deutschland online. Daneben wurden auch in den Gremien der Rentenver-sicherungsträger, wie dem Akit (Arbeitskreis für In-formationstechnologie der gesetzlichen Rentenversi-cherung), aktiv Projekte zur Schaffung einheitlicher Standards für Archivierung und Workflow gearbeitet. Im Akit sind alle LVAs, die Bundesknappschaft und die Seekassen vertreten. Die Thematik und Problema-tik waren daher grundsätzlich präsent, jedoch benötig-ten einige besondere Themenstellungen eine separate Berücksichtigung.

Die elektronischen Akten sollten nicht als totes Archiv zur Verfügung stehen, sondern aktiv in der Sachbear-beitung verwendet werden können. Die papierlose Be-arbeitung in den dezentralen Servicezentren konnte nur durch eine unverzügliche Verfügbarkeit der Akten auf den Bildschirmen ermöglicht werden. Diese An-forderung stellte besondere Anforderungen an die Auslegung der Systemarchitektur, die im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung zwischen der LVA und PROJECT CONSULT vorgenommen wurde. Die be-sonderen Anforderungen an die Verfügbarkeit des Systems bei rein elektronischer Bearbeitung waren ent-sprechend hoch. Ein Ausfall des Systems würde starke

Einschränkungen in der Sachbearbeitung zur Folge haben. Daher musste eine Architektur gesucht werden, die neben einer hohen Ausfallsicherheit gleichzeitig eine maximale Performance sicherstellen konnte. Her-kömmliche optische Speichermedien für die Langzeit-archivierung schieden aufgrund der Zugriffszeiten aus. Es wurde ein Konzept entwickelt, mit dem sicher-gestellt werden konnte, dass alle Daten und Dokumen-te online auf magnetischen Datenträgern zur Verfü-gung stehen. Lediglich aus Desaster Recovery Aspek-ten wurde eine zusätzliche Spiegelung der Dokumente zu Auslagerungszwecken auf langsameren Langzeit-medien berücksichtigt. Aufgrund des notwendigen Ausschreibungsverfahrens wurde von den Spezialisten die Architektur so definiert, dass mehrere Anbieter die Anforderungen erfüllten und der Wettbewerb aufrecht erhalten werden konnte ohne auf eine garantierte An-zeigezeit von < 2 sec zu verzichten.

Eine weitere Besonderheit dieses Projektes besteht in der Beurteilung der Rechtsqualität der Dokumente. Die Überführung der Papierdokumente in elektroni-sche Dokumente durfte zu keiner Verschlechterung der Rechtsqualität führen. Daher wurde die Integration der elektronischen Signatur schon in einem frühen Pro-jektstadium berücksichtigt. Aufgrund der bereits vor-handenen Erfahrungen aus dem eService-Portal- Pro-jekt, in dem die Versicherten in Zukunft nach Autori-sierung durch eine Smartcard online Einsicht in das Rentenkonto nehmen können, war schnell klar, dass nur eine qualifizierte elektronische Signatur in Frage kam. Diese ermöglicht die Vernichtung der Papierdo-kumente bei gleichzeitiger Beibehaltung der Rechts-qualität. Dabei war allen Beteiligten klar, dass das Ver-fahren umfangreicher Protokollierungen bedurfte und durch eine umfassende und zertifizierte Verfahrens-dokumentation zu beschreiben sei.

Neben den technischen Voraussetzungen waren aber auch die fachlichen Anforderungen nicht zu unter-schätzen. Der Bestand von ca. 1,3 Mio. Versichertenak-ten mit damals auf ca. 150 Mio. geschätzten Seiten soll-te innerhalb eines Zeitraumes von 12 Monaten durch einen externen Dienstleister gescannt und elektronisch signiert werden. Alleine die logistischen Prozesse hierzu waren bereits höchst anspruchsvoll.

Um den Sachbearbeitern einen einfachen Zugriff auf die elektronische Akte zu ermöglichen, wurde eine Kopplung zwischen bestandsführender Anwendung und der Akte verlangt, die durch einfachen Knopf-druck aus den Bestandsdaten eines Versicherten die Anzeige der zugehörigen elektronischen Akte ermög-lichte.

Um die Dokumente auch im Rahmen des eService-Portals anzeigen zu können, wurde die Ablage im PDF-Format mit qualifizierter Signatur festgelegt.




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Nach Durchführung und sorgfältiger Auswertung des offenen Ausschreibungsverfahrens wurde einem Kon-sortium unter Leitung von T- Systems der Auftrag zum Aufbau der entsprechenden Infrastruktur und für die Digitalisierung und Signatur der Altaktenbestände erteilt.

Die Infrastruktur basiert aus redundant ausgelegten SUN Servern mit über Brocade Switches angeschlosse-nen hochverfügbaren Speichersubsystemen von Hita-chi unter SAM-FS mit einer Kapazität von 15 TeraByte. Diese Systeme sind für den schnellen Onlinezugriff aus der Sachbearbeitung vorgesehen. Daneben werden die Dokumente zur weiteren Absicherung gegen einen Katastrophenfall auf Storagetek WORMTapes abge-legt. Die Verwaltung der Dokumente wird auf Basis von IXOS- Software ( heute Opentext ) vorgenommen.

Für die Digitalisierung im späteren Eigenbetrieb wur-de ein Scann- Center auf der Basis von Kodak- Hard-ware der 800er Serie in Verbindung mit einer Signatur-lösung aus dem Hause Seccommerce eingesetzt.

Der Aufbau der Infrastruktur wurde anhand eines sportlichen Terminplanes innerhalb von 4 Monaten ge-leistet, so dass fast plangemäß der Betrieb Anfang 2004 aufgenommen werden konnte und die vom Dienstleister erzeugten Datenträger verarbeitet werden konnten.

Die Infrastruktur und die Verfahren wurden im Rah-men einer BSI- Zertifizierung durch Pass Consulting auditiert und somit die Ordnungsmäßigkeit und Revi-sionsicherheit bescheinigt.

Die Digitalisierung als Dienstleistung wurde von der Postdirekt in Leipzig als Konsortialteilnehmer vorge-nommen. Dabei wurden die Dokumente mit IBML- Scannern der Firma foxray auf Basis einer identischen Signaturinfrastruktur verarbeitet, um die Einheitlich-keit der Informationsobjekte sicherzustellen. Die ge-planten Verarbeitungsmengen wurden nach einer Ein-schwingphase Anfang 2004 langsam auf Normmen-gen gesteigert. Der Datentransfer erfolgte über Daten-träger mittels eines eigenen Kurierdienstes, der auch die Dokumente von Düsseldorf in das Verarbeitungs-zentrum nach Leipzig transportierte.

Die Verarbeitungsqualität wurde stichprobenartig täg-lich in Bezug auf Dokumentenlesbarkeit, Signaturkon-formität etc. kontrolliert.

Die externe Digitalisierung wurde zeitgerecht abge-schlossen und das interne Scann- Center hat Anfang 2005 den Betrieb aufgenommen.

Die Komplexität der realisierten Lösung liegt in der Summe der Maximalforderungen (Ausfallsicherheit, Performance, Rechtssicherheit, Datenvolumen, enger Zeitplan, umfangreiche Dokumentationspflichten, BSI- Zertifizierung etc.), die es galt, gleichzeitig abzubilden.

Dabei musste von den Spezialisten immer wieder dar-auf geachtet werden, dass die Lösung trotz der hohen Anforderungen eng an Standards ausgelegt wurde und projektspezifische Anpassungen vermieden wur-den.

Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projektes zeigt einmal mehr, dass komplexe Anforderungen im ECM- Umfeld nur von Anbieterkonsortien zu leisten sind und auch von diesen einen hohen Einsatz fordern. Die Vielzahl der Ansprechpartner erschwert häufig dem Auftraggeber die zeit- und budgetgerechte Abwick-lung seines Projektes und verlangt ein strenges Pro-jektmanagement. Dabei muss im Rahmen des Projektes zusätzliches spezifisches ECM- Knowhow im Hause aufgebaut werden. Diese Problematik potenziert sich in dem Augenblick, in dem der künftige Auftraggeber zu einer Auftragsvergabe im Rahmen einer öffentli-chen Ausschreibung verpflichtet ist. Alleine für die De-finition der Ausschreibungsunterlagen und die Aus-wertungssystematik ist dieses Knowhow bereits vor-her erforderlich.

GDPdU & Elektronische Archivierung (Teil 4) von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer und Chefbera-ter von PROJECT CONSULT, E-Mail: [email protected]. Der Artikel ist das Skript und Handout des Vortrages von Dr. Kampffmeyer auf der GDPdU Jahreskonferenz 2005. Die Teile 1 bis 3 erschienen in den Newsletter Ausgaben 20050531, 20050624 und 20050720.

6. Funktionalität von Archivsystemen 6.1. Merkmale elektronischer Archivsysteme

Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch fol-gende eigenständige Merkmale aus:

• programmgestützer, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z.B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc.

• Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Informa-tion direkt zugreifen zu können

• Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebi-ger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimi-le über Word-Dateien bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen oder ganzen Datenbankinhalten

• Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich dem Zugriff auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden

• Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann




• Bereitstellung von Informationsobjekten unabhän-gig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwen-dung auf verschiedenen Clienten und mit Überga-be an andere Programme

• Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Ver-einfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informations-basis

• Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Viewer zur Anzeige von In-formationsobjekten, für die die ursprünglich er-zeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht

• Absicherung der gespeicherten Informationsobjek-te gegen unberechtigten Zugriff und gegen Verän-derbarkeit der gespeicherten Information

• Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Spei-chersysteme, um z.B. durch Zwischenspeicher (Ca-ches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten

• Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen in-tegrieren zu können

• Eigenständige Widerherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder ge-störte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können

• Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informatio-nen im Archivsystem verarbeitet wurden

• Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumen-te und für die Informationsobjekte beschreibende Meta-Daten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten

• Unterstützung von automatisierten, nachvollzieh-baren und verlustfreien Migrationsverfahren

Die Auflistung der wesentlichen Eigenschaften soll deutlich machen, dass es nicht um hierarchisches Spei-chermanagement oder herkömmliche Datensicherung geht. Elektronische Archivsysteme sind eine Klasse für sich, die als nachgeordnete Dienste heute in jede IT-Infrastruktur gehören.

6.2. Der Unterschied zwischen Datensicherung und Archivierung

Auch im Umfeld der Datensicherung wird häufig von Archivierung gesprochen, obwohl Zweck und Verfah-ren von einer datenbankgestützten Archivierung im traditionellen Sinn deutlich unterscheidbar sind. Da-

tensicherungssysteme dienen im Allgemeinen aus-schließlich zur Sicherung großer Datenmengen, auf die nur im Notfall durch Spezialisten zur Rekonstruktion des ursprünglichen Laufzeitsystems zugegriffen wird. Kennzeichnend ist der Zugriff auf Dateien oder größe-re Datensets und nicht auf einzelne Daten oder Objek-te. In diese Kategorie fallen auch Systeme, die für die Auslagerung nicht mehr benötigter Daten eingesetzt werden. Bei diesen Daten kann es sich um solche han-deln, die nur aus Gründen der Aufbewahrungspflicht gesichert werden. Wesentliche Charakteristika von Da-tensicherungssystemen sind daher:

• Sicherung zum Zwecke der Wiederherstellung im Störungs- oder Verlustfall für Daten aus Dateisys-temen und operativen Anwendungen,

• statisches, nur nach Entstehungsdatum der Infor-mationen sortiertes, sequentielles Archiv ohne Än-derungsdienst,

• automatische Generierung zu archivierender In-formationen durch die Systeme ohne Indizierung,

• kein direkter Zugriff von Anwendern, sondern im Bedarfsfall Zurückspielen in die ursprüngliche Systemumgebung

• Zugriff nur in Ausnahmesituationen und

• nur gegebenenfalls Einsatz digitaler optischer Speicher in WORM-Technologie.

Typische Anwendungen sind etwa die Sicherung von Rechenzentren und vergleichbare Massendatenan-wendungen. Auch COLD-Systeme, die nicht für die individuelle Recherche an Sachbearbeiterplätzen ge-nutzt werden, gehören in diese Kategorie (siehe un-ten). Ein weiteres Anwendungsgebiet sind Datensiche-rungssysteme, bei denen komplette Systemkonfigura-tionen ausgelagert werden. Datensicherungssysteme gewinnen außerdem im Rahmen der Protokollierung von Zugriffen und Veränderungen in Internet- und Intranet-Systemen an Bedeutung. Hier können durch den Einsatz von WORM-Speichern (siehe unten), die Informationen unveränderbar archivieren, Art und Umfang unberechtigter Zugriffe und Änderungen im System nachvollzogen werden, ohne dass ein “Hacker” die Möglichkeit hätte, seine Spuren im System zu ver-wischen.

Je nach Einsatzzweck eines Datensicherungssystems kann dieses unterschiedlich ausgelegt sein. Bei der Auslagerung von Datenbeständen aus Datenbanken oder Anwendungssystemen werden die zu archivie-renden Daten dem Sicherungssystem übergeben. Dies kann entweder direkt oder im Rahmen eines hierarchi-schen Speichermanagementsystems (HSM) geschehen. Aufgabe des Datensicherungssystems ist dann, die In-formationen aufzubereiten und der Verwaltung des Speichersystems zu übergeben. Da kein direkter Da-



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tenbankzugriff auf die Informationen notwendig ist, reicht in der Regel eine Verweisstruktur mit neuem Speicherort und Ursprungsanwendung inklusive Ü-bergabebereich aus.

Viele dieser Systeme werden daher nicht auf den Ein-zelzugriff auf Dokumente oder Dateien ausgelegt, sondern simulieren herkömmliche Medien wie sequen-tiell beschriebene Magnetbänder oder Magnetbandkas-setten. Andere Lösungen bilden die herkömmliche Struktur eines Dateisystems auf den optischen Medien nach, so dass sich ein solches Datensicherungssystem bruchlos als unterste Stufe in ein hierarchisches Spei-chermanagement einfügt. Anstelle des Zugriffs über eine Datenbank tritt der übliche Weg des Zugriffs über ein Dateiverwaltungssystem. Dies erlaubt auch beste-henden Anwendungen ohne Anpassung von Clienten-Programmen auf archivierte Dateien zuzugreifen und diese wieder online zur Verfügung zu stellen.

Bei der Absicherung von Transaktionen oder der Onli-ne-Protokollierung werden Datensätze kontinuierlich und ohne Zwischenspeicherung archiviert. Weitere Anwendungen sind im Bereich der Massendatenerfas-sung wie zum Beispiel bei Umwelt- oder Weltraumda-ten angesiedelt. Der Zugriff auf solche Informationen erfolgt in der Regel sequentiell unter Benutzung des mit gespeicherten Datums und der Uhrzeit.

Einen Sonderfall stellt die Archivierung von Datei-übermittlungen im EDI-Umfeld dar, bei der vor der Umwandlung in ein verarbeitbares Format das über-mittelte Ursprungsformat für Kontroll- und Nachweis-zwecke unveränderbar archiviert wird.

Für alle genannten Arten von Datensicherungssyste-men sind keine Verwaltungs- und Zugriffsdatenban-ken erforderlich. Da keine Online-Zugriffe erfolgen, können sie vollständig automatisiert und zeitgesteuert im Hintergrundbetrieb ablaufen. Der Rückgriff erfolgt nur mit speziellen Tools durch Personal der System-administration.

Im Gegensatz zu Datensicherungssystemen sind Ar-chivsysteme für den Datenbank-gestützten, individuel-len Zugriff auf einzelne Daten und Objekte ausgelegt. Entscheidend ist der direkte Zugriff über Indexmerk-male mit der Datenbank im Unterschied zur File-system-orientierten Ablage im Rahmen einer Datensi-cherung. Es handelt sich bei Archivsystemen um eine reine Endablage, die im Laufe der Zeit kontinuierlich wächst, und auf die nur selten zugegriffen wird. Da Informationen in Archivsystemen gewöhnlich auf WORM-Medien, die nur einmal beschrieben werden können, abgelegt werden, sind sie revisionssicher.

Datensicherungssysteme und hierarchisches Spei-chermanagement werden inzwischen zu ILM Informa-tion-Lifecycle-Management-Systemen ausgebaut (siehe unten).

6.3. COLD-Archivierung

Das Hauptanwendungsgebiet der elektronischen Ar-chivierung zur Speicherung steuerrelevanter Daten ist das COLD-Verfahren, Computer Output on Laser Disk Strukturierte Daten aus Anwednungssystemen werden häufig in Gestalt von Reports und Listen ausgegeben. COLD, bezeichnet unabhängig vom Medium die au-tomatische, regelbasierte Aufbereitung, Indizierung und Archivierung von strukturierten Ausgabedaten aus Anwendungssystemen. COLD-Systeme unterstüt-zen die Speicherung seitenorientierter Computer-Ausgabedateien auf digitalen optischen Speichern und erlauben eine komfortable Suche, Anzeige und Ausga-be der Daten. COLD-Systeme dienen damit zur Archi-vierung von Dateien (Datensätze oder Druckoutput) aus operativen Anwendungen mit individuellen Zugriffsmöglichkeiten auf einzelne Datensätze oder Dokumente. Sie gehören in die Kategorie der Archiv-systeme.

Es lassen sich zwei Strategien unterscheiden:

• Satzweise Speicherung aus Datenbank- oder ope-rativen Anwendungen mit Indizierung jedes Sat-zes. Bei dieser Strategie kann jedoch die Anzahl der Indizes sehr groß werden und der Index kann fast die Größe der Objekte erreichen.

• Listenweise Speicherung aus operativen Anwen-dungen mit Indizierung der Liste (Sekundärindex). Diese Strategie zieht zwar für eine Suche auf Satz-ebene eine aufwendigere Header- und Retrieval-strategie mit sich, bietet aber auf Grund der lis-tenweisen Indizierung den Vorteil einer geringeren Anzahl an Primärindizes.

Daneben besteht die Möglichkeit, beide Strategien zu kombinieren und innerhalb einer Liste satzweise zu indizieren, so dass ein Zugriff auf Satzebene möglich ist und Reports je nach Bedarf ad hoc zusammenge-stellt werden können.

Das ursprüngliche COLD-Verfahren kann durch die Verknüpfung der Daten mit eingescannten Blankofor-mularen oder Hintergrundlayouts erweitert werden. Auf diese Weise kann zum Beispiel eine originaler Vordruck jederzeit reproduziert werden. Dies ermög-licht eine speicherplatzsparende einmalige Archivie-rung von Hintergrundlayouts zur Verknüpfung mit den eigentlichen Daten.

Probleme mit verschiedenen Layouts, die für bestimm-te Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt Gültig-keit haben, können entstehen, wenn kein Versionsma-nagement für die Hintergrundbilder vorliegt. Die Vor-teile der Ausblendung des Hintergrundes liegen in der großen Speicherplatzersparnis. Diese Reduzierung des Speicherplatzes kann jedoch nur dann genutzt werden,



wenn die Vordrucke für diesen Zweck entsprechend gestaltet werden.

Die gemischte Archivierung strukturierter und un-strukturierter Daten und Dateien kann sowohl im Druckformat als auch im Imageformat erfolgen. Die Archivierung im Druckformat bietet den Vorteil, dass die Reproduktion der “Originale” weitgehend sicher-gestellt ist und bestimmte Druckformate wie PDF auch eine inhaltliche Suche gestatten.

Für die Archivierung im Bildformat existieren weltweit gültige Standards (wie TIFF bzw. PDF-Archive für in PDF gewandelte Dokumente) und Dokumente können als „Images“ revisionssicher archiviert werden, da sie 1:1 wieder darstellbar und druckbar sind. Auf die Do-kumente kann allerdings nur über den Primärindex zugegriffen werden, eine inhaltliche Suche ist nicht möglich. Zudem können die Dokumente nicht weiter-verarbeitet werden. Solche Standards gibt es für COLD nicht. Hier ist man von zahlreichen proprietären Her-stellerformaten abhängig, die häufig eine Konvertie-rung vor der Archivierung erforderlich machen.

Für steuerrelevante Daten ist ein Bildformat wie PDF- oder TIFF nicht zulässig. Die Speicherung im Bildfor-mat kann daher nur zusätzlich erfolgen, wenn eine Vi-sualisierung der Daten in der Form erforderlich ist, wie sie z.B. an Kunden versendet wurde.

Bei der Archivierung im Imageformat ist nur ein Zugriff über den Primärindex möglich, die Images können zudem nicht weiterverarbeitet werden. Die Images können in diesem Fall aber revisionssicher in einem weltweiten Standard archiviert und auch 1:1 re-produziert werden. Leider ist dieses Verfahren für die Archivierung von steuerrelevanten, originär digitalen Daten nicht zulässig. Das COLD-Verfahren aber gestat-tet im Gegensatz zur Imagespeicherung die Bereitstel-lung von auswertbaren Daten.

6.4. Speichertechnologien für die elektronische Archivierung

Bei den elektronischen Speichertechnologien muss man heute eine Trennung zwischen der Verwaltungs- und Ansteuerungssoftware einerseits und den eigentli-chen Speichermedien andererseits machen. Herkömm-liche magnetische Speichermedien gelten als nicht ge-eignet für die elektronische Archivierung, da die ge-speicherten Informationen jederzeit geändert und ü-berschrieben werden können. Dies betrifft im besonde-ren Maße Festplatten, die von Betriebssystemen dyna-misch verwaltet werden. Magnetische Einflüsse, „Head-Crashs“ und andere Risiken wiesen den Fest-platten die Rolle der reinen Onlinespeicher zu. Bei Magnetbändern kam neben der Löschbarkeit hinzu, dass diese hohen Belastungen und Abnutzungen sowie magnetischen Überlagerungen bei zu langer Aufbe-wahrung unterliegen. In den 80er Jahren wurden da-

her spezielle digital-optische Speichermedien entwi-ckelt, die in ihrem Laufwerk mit einem Laser berüh-rungsfrei nur einmal beschrieben werden können. Die-se Speichertechnologie bezeichnet man als WORM „Write Once, Read Many“. Die Speichermedien selbst waren durch ihre physikalischen Eigenschaften gegen Veränderungen geschützt und boten eine wesentliche höhere Lebensdauer als die bis dahin bekannten mag-netischen Medien.

In diese Kategorie von Speichermedien fallen heute folgende Typen:

• CD-WORM Nur einmal beschreibbare Compact Disk Medien mit ca. 650 MegaByte Speicherkapazität. Die Spei-cheroberfläche im Mediums wird beim Schreiben irreversibel verändert. CD-Medien sind durch die ISO 9660 standardisiert und kostengünstig. Die Qualität mancher billiger Medien ist aber für eine Langzeitarchivierung als nicht ausreichend zu er-achten. Für Laufwerke und Medien gibt es zahlrei-che Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerke wird von den Betriebssystemen direkt unterstützt.

• DVD-WORM Ähnlich wie die CD wird bei der DVD-WORM die Speicheroberflächen irreversibel im Medium ver-ändert. DVD sind derzeit noch nicht einheitlich genormt und bieten unterschiedliche Speicherka-pazitäten zwischen 4 und 12 GigaByte. Beim Ein-satz für die Archivierung ist daher darauf zu ach-ten, das Laufwerk und Medien den Anforderun-gen der langzeitigen Verfügbarkeit gerecht wer-den. Es gibt auch hier zahlreiche Anbieter und die meisten Laufwerke werden auch direkt von den gängigen Betriebssystemen unterstützt.

• 5¼“ WORM Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich um die traditionelle Technologie, die speziell für die elektronische Archivierung entwickelt wurde. Die Medien befinden sich in einer Schutzhülle und sind daher gegen Umwelteinflüsse besser gesi-chert, als CD und DVD, die für den Consumer-Markt entwickelt wurden. Die Medien werden mit einem Laser beschreiben und bieten eine äußerst hohe Verfälschungssicherheit. Der derzeitige Stand der Technik sind so genannte UDO-Medien, die einen blauen Laser verwenden und eine Speicher-kapazität von 50 GigaByte bieten. Zukünftig ist mit noch deutlich höheren Kapazitäten je Medium zu rechnen. Nachteilig ist, dass Medien der vorange-gangenen Generationen von 5¼“-Medien in den neuen Laufwerken nicht verwendet werden kön-nen. Von diesen sind noch mehrere verschiedene Technologien am Markt verfügbar. Für den An-schluss von 5 ¼“-Laufwerken ist spezielle Treiber-software notwendig.



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Für die Verwaltung und Nutzung der Medien sind so genannte '''Jukeboxen''', Plattenwechselautomaten, ge-bräuchlich. Diese stellen softwaregestützt die benötig-ten Informationen von Medien bereit. Die Software ermöglicht es in der Regel auch, Medien mit zu ver-walten, die sich nicht mehr in der Jukebox befinden und auf Anforderung manuell zugeführt werden müs-sen. Die Software zur Ansteuerung von Jukeboxen wird direkt in die Archivsoftware integriert aber auch als unabhängige Ansteuerungssoftware angeboten. Zum Anschluss von Jukeboxen bedient man sich in der Regel eigener Server, die auch die Verwaltung und das Caching übernehmen. Inzwischen können solche Sys-teme aber auch als NAS Network attached Storage o-der integriert in SAN Storage Area Networks genutzt werden. Die Software ermöglicht dabei respektable Zugriffs- und Bereitstellungszeiten, die im Regelfall ein ausreichendes Antwortzeitverhalten garantieren.

Neben diese klassischen Archivspeicher, die auf rotie-renden, digital-optischen Wechselmedien basieren, tre-ten inzwischen zwei weitere Technologien:

• CAS Content Adressed Storage Hierbei handelt es sich um Festplattensysteme, die durch spezielle Software die gleichen Eigenschaf-ten wie ein herkömmliches WORM-Medium errei-chen. Ein Überschreiben oder der Ändern der In-formation auf dem Speichersystem wird durch die Kodierung bei der Speicherung und die spezielle Adressierung verhindert. Bei diesen Speichern handelt es sich um abgeschlossene Subsysteme, die allerdings nahezu wie herkömmliche Festplatten-systeme direkt in die IT-Umgebung integriert wer-den können. Sie bieten Speicherkapazitäten mit hoher Performance im TeraByte-Bereich.

• WORM-Tapes WORM-Tapes sind Magnetbänder, die durch meh-rere kombinierte Eigenschaften ebenfalls die An-forderungen an ein herkömmliches WORM-Medium erfüllen. Hierzu gehören spezielle Band-medien sowie geschützte Kasetten und besondere Laufwerke, die die Einmalbeschreibbarkeit sicher-stellen. Besonders in Rechenzentren, in denen Bandroboter und Librarysysteme bereits vorhan-den sind, stellen die WORM-Tapes eine einfach zu integrierende Komponente für die Langzeitarchi-vierung dar. Die vorhandene Steuersoftware kann mit den Medien umgehen und auch entsprechen-des Umkopieren und Sichern automatisieren.

Besonders für größere Verwaltungen und Rechenzent-ren stellen Festplatten- oder WORM-Tape-Archive eine Option dar, da sie sich einfach in den laufenden Be-trieb integrieren lassen.

6.5. Strategien zur Sicherstellung der Verfügbarkeit archivierter Information

Für die Aufbewahrung steuerrelevanter Daten sind heute Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren vor-gesehen. Dieser Zeitraum kann sich erheblich verlän-gern, wenn man die Risiken möglicher späterer Fest-setzungen oder Rechtsstreitigkeiten mit einberechnet. Es ist daher schon bei der Erstinstallation eines Sys-tems davon auszugehen, dass während der Aufbewah-rungsfrist eine oder mehrere Migrationen von Soft-ware, Systemkomponenten und Speichermedien erfor-derlich werden.

Für die Verfügbarhaltung von archivierten Informatio-nen gibt es unterschiedliche Strategien, die bei der Pla-nung eines Archivsystems bereits berücksichtigt wer-den müssen:

• Standardisierung Wesentliche Voraussetzung für die langfristige Verfügbarmachung elektronischer Information ist die Einhaltung von Standards. Zu berücksichtigen sind Aufzeichnungsformate, Metadaten, Medien und die Dateiformate der Informationsobjekte selbst. Schon bei der Erzeugung von Daten sollte die langfristige Speicherung berücksichtigt wer-den. Langzeitig stabile Formate sollten bevorzugt verwendet werden. Eigenschaften eines solchen Formats sollten eine weite Verbreitung, eine offene Spezifikation (Norm) oder die spezielle Entwick-lung als Format zur langfristigen Datenspeiche-rung sein. Beispiele sind XML-Dateien, TIFF und PDF-Archive.

• Migration Eine Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit ist die Migration von Information in eine neue Sys-temumgebung. Sie stellt unter Umständen ein Ri-siko dar, wenn die Informationen nicht nachweis-lich unverändert, vollständig und weiterhin un-eingeschränkt wieder findbar von einer Systemlö-sung auf eine andere migriert werden. Originalität und Authentizität können durch eine Migration in Frage gestellt werden. Anderseits zwingt der tech-nologische Wandel die Anwender auf neue Spei-cher- und Verwaltungskomponenten rechtzeitig zu wechseln, um die Information verfügbar zu halten. Die Migration ist daher bereits bei der Ersteinrich-tung eines Archiv- und Speichersystems zu planen, um ohne Risiko und Aufwand den Wechsel voll-ziehen zu können. Kontrollierte, verlustfreie, „kon-tinuierliche Migration“ ist zur Zeit die wichtigste Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahr-hunderte verfügbar zu halten. Das Thema Migrati-on wurde durch die Veränderungen und die Kon-solidierung des Dokumentenmanagement-Marktes mit dem Verschwinden von zahlreichen Anbietern häufig diskutiert. Der Wegfall einzelner Produkte



zwingt zur Migration auf andere Formate, manchmal mit Hilfe eines eigenen Migrati-onsprogramms. Wer ein Archivsystem einführt, muss sich daher von Anbeginn an mit dem Thema Migrationsplanung beschäftigen.

• Emulation In der wissenschaftlichen Welt wird noch ein zwei-tes Modell ähnlich stark diskutiert: Emulation. Emulation heißt, die Eigenschaften eines älteren Systems so zu simulieren, dass damit auch Daten dieses Systems mit neueren Computern und Be-triebssystemen wieder genutzt werden können. Beispiele gibt es einige, zum Beispiel bei Compu-terspielen oder Apple-Computern. Diese Lösungs-strategie wird im Bereich der langfristigen Daten-speicherung aber noch nicht in größerem Ausmaß eingesetzt. Nachteile sind, dass der Aufwand künf-tiger Emulationsschritte nicht planbar ist und bei einem zu großen Paradigmenwechsel eines Tages vielleicht gar nicht mehr durchführbar ist. Diese Nachteile gelten in ähnlicher Form auch für nicht rechtzeitig durchgeführte Migrationen.

• Kapselung Als Vorbereitung für Emulation eignet sich insbe-sondere das Kapselung-Verfahren. Dabei werden zusätzlich mit der zu bewahrenden Datei oder dem Informationsobjekt auch noch die Software, mit der man es visualisieren und reproduzieren kann, sowie die zugehörigen Metadaten in einer "Kapsel" gespeichert. Damit sind alle für die Nut-zung notwendigen Informationen in Zukunft so-fort zuzsammenhängend gespeichert. Durch diese Methode können die zu speichernden Objekte sehr groß werden, ohne dass jedoch vollständig sicher-gestellt ist, dass die mitarchivierte Software auch in zukünftigen Betriebssystemumgebungen lauffä-hig ist.

• Konversion zur Laufzeit Lassen sich die Formate der zu speichernden In-formationsobjekte nicht kontrollieren und auf we-nige Langzeitformate einschränken, sind Konver-ter und Viewer systemseitig ständig vorzuhalten, die ältere Formate in anzeigbare Formate beim Aufruf der Objekte wandeln. Dies führt mittelfris-tig zu einer Vielzahl von bereitzuhaltenden Kon-vertern und Viewern, für die eine eigenständige Verwaltung erforderlich ist, um zu einem älteren Informationsobjekt den jeweils passenden, aktuel-len Konverter aufrufen zu können. Die Konversion zur Laufzeit unterscheidet sich von der Emulation dadurch, dass nicht eine ältere Umgebung aufge-rufen, sondern das Objekt für die aktuelle Umge-bung gewandelt wird. Spezielle Eigenschaften von Formaten, elektronische Signaturen und Digital-Rights-Management-Komponenten können hier-

bei, ebenso wie bei den anderen Verfahren, zu Problemen führen.

Bei allen Verfahren ist die Unverändertheit und die In-tegrität der ursprünglichen Daten nachzuweisen. Ver-änderungen am System, die den Inhalt oder die Aus-wertbarkeit der Daten betreffen können, sind zu do-kumentieren und es ist sicherzustellen, dass der ur-sprüngliche Zustand der Daten verlustfrei wiederher-zustellen ist. Alle Verfahren sind daher im Vorwege ausführlich zu testen und die Prozesse der verlustfrei-en Umsetzung nachvollziehbar zu dokumentieren.

6.6. Die Weiterentwicklung der elektronischen Ar-chivierung

Entscheidend für den Einsatz von Archiv-Speichertechnologien ist inzwischen die Software ge-worden. Sie sichert unabhängig vom Medium die Un-veränderbarkeit der Information, sie ermöglicht den schnellen Zugriff und sie verwaltet gigantische Spei-chermengen. Bisher waren elektronische Archive eine spezielle Domäne der Archivsystemanbieter. Nunmehr wird aber die Speichertechnologie selbst immer intelli-genter. Systemmanagement- und Speicherverwal-tungssoftware verwalten inzwischen auch die elektro-nischen Archive. Zusätzlich kann immer noch ein her-kömmliches Archiv-, Records-Management- oder Con-tent-Management-System für die inhaltliche Struktu-rierung, die Ordnung, Erschließung und Bereitstellung der Informationen eingesetzt werden. Die Speichersys-temanbieter rüsten ihre Produkte mit immer weiteren Komponenten auf. Ziel ist, Archivspeicher als Infra-struktur betriebssystemnah und für alle Anwendungen gleich bereitzustellen: Dieser Trend wird seit 2003 ILM Information Lifecycle Management genannt und soll die elektronische Archivierung einschließen. Besonders das Versprechen, das ILM Migrationen unnötig macht oder automatisiert, weckt bei vielen Anwendern Inte-resse. Der Anspruch an ILM ist dabei deutlich jenseits des herkömmlichen HSM, Hierarchisches-Speicher-Management, angesiedelt. Es geht zunehmend um die Software zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Information anstelle von reiner Speicherhardware. Elektronische Archivierung wird als nachgeordneter Dienst eingesetzt, der in Enterprise-Content-Management-Lösungen integriert wird, aber als Archi-vierungskomponente allen Anwendungen zur Verfü-gung steht, deren Informationen langfristig und sicher aufbewahrt werden müssen.

7. Grundsätze der elektronischen Archivierung

Die folgenden allgemeinen 10 Merksätze zur revisions-sicheren elektronischen Archivierung stammen von Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. aus der Publikation „Code of Practice. Grundsätze der elektronischen Archivierung“:



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1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen

3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrieval-techniken wieder auffindbar sein

4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können

6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und ge-druckt werden können

7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind der-art zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass ei-ne Migration auf neue Plattformen, Medien, Soft-wareversionen und Komponenten ohne Informati-onsverlust möglich ist

10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestim-mungen des Anwenders hinsichtlich Datensicher-heit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen

Zur Erfüllung dieser Vorgaben wurden Archivsysteme bestehend aus Datenbanken, Archivsoftware und Spei-chersystemen geschaffen, die in Deutschland von zahl-reichen Herstellern und Systemintegratoren angeboten werden. Diese Systeme basieren meistens auf dem An-satz über eine Referenzdatenbank mit den Verwal-tungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher zu verweisen, in dem die Informationsobjekte gehalten werden. Diese so genannte Referenz-Datenbank-Architektur war notwendig, um große Mengen von In-formationen von den zwar schnellen aber teueren On-line-Speichern in separate Archivspeicher auszulagern. Die Datenbank erlaubt über den Index dabei jederzeit das Dokument wieder zu finden und mit einem ent-sprechenden Anzeigeprogramm dem Anwender be-reitzustellen. In den Frühzeiten dieser Technologie handelte es sich meistens um sehr geschlossene, eigen-ständige Systeme, die praktisch zu „Inseln“ in der IT-Landschaft führten. Heute gliedern sich Archivsysteme als nachgeordnete Dienste in die IT-Infrastruktur ein, werden direkt von Bürokommunikations- und Fach-anwendungen bedient und stellen diesen Anwendun-gen auch die benötigten Informationen zur Verarbei-tung und Anzeige wieder zur Verfügung. Für den Anwender ist es dabei unerheblich, wo die benötigte

Information gespeichert ist, Archivspeichersysteme und die Speicherorte der Dokumente sind für ihn un-erheblich.

8. Compliance als Markttreiber für die Archivie-rung

Der Begriff Compliance sorgt bei vielen Anwendern für Verunsicherung. Zahlreiche Anbieter vermarkten inzwischen Ihre Produkte unter dem Etikett „Compli-ance“ – nicht nur herkömmliche Anbieter von DMS- und ECM-Lösungen, sondern auch Hersteller von Speichersystemen, Management-Informations-Programmen und ERP-Lösungen. Mit dem Begriff Compliance hat sich zugleich ein neues Marktsegment gebildet. In Deutschland wird der englische Begriff Compliance bisher nur selten verwendet. Rechtliche und regulative Vorgaben für Dokumentationspflichten nehmen aber, wenn man an Beispiele wie die GDPdU denkt, stetig zu. Es liegt also am Kunden, sich zwi-schen spezialisierten Insellösungen zur Erfüllung be-stimmter Compliance-Anforderungen oder übergrei-fenden Lösungen, die auch Compliance-Anforderungen mit abdecken, zu entscheiden.

8.1. Was verbirgt sich hinter dem Begriff Compliance

Zu den häufig, zumindest für deutsche Ohren, schwer verständlichen Begriffen aus den USA muss auch der Begriff „Compliance“ gezählt werden. Ein einzelnes Wort reicht bei der Übersetzung nicht aus, man benö-tigt schon einen ganzen Satz:

• Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtli-chen und regulativen Vorgaben.

Auch wenn es Compliance-Anforderungen schon im-mer, auch im Ursprungsland des Begriffes, den USA, gab, so haben sie nach den Skandalen um ENRON und WorldCom eine brisante Qualität erhalten: neue, straf-bewehrte Anforderungen zur Aufbewahrung ge-schäftsrelevanter elektronischer Informationen. In der Vergangenheit gab es schon immer eine Reihe von rechtlichen Anforderungen; so mussten z.B. Finanz-buchhaltungssoftware schon immer Compliance-Standards erfüllen. Mit dem steigendem Aufkommen und der wachsenden Bedeutung von E-Mails und E-Commerce gewann die Notwendigkeit der Dokumen-tation und elektronischen Archivierung von Ge-schäftsvorgängen immer mehr Bedeutung.

Betrachtet man die einzelnen Begriffe der deutschen Übertragung der Definition von Compliance „Überein-stimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und re-gulativen Vorgaben“, dann werden unterschiedliche Aspekte von Compliance-Anforderungen deutlich.



• „Übereinstimmung“ Zur Erreichung der „Übereinstimmung“ wird voraus-gesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle Vor-gaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist. Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist. Dies ist auch sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Tech-nologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist. Die Übereinstimmung ist der „statische Aspekt“ von Compliance.

• „Erfüllung“ Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: Einmal, dass die Anforderungen in einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Pro-zess ist, keine einmalige Aktion. Das Unternehmen o-der die Organisation muss kontinuierlich für die Ein-haltung der Vorgaben Sorge tragen. „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hin-aus und beinhaltet auch organisatorische und Mana-gement-Aspekte. Die kontinuierliche Erfüllung ist der „dynamische As-pekt“ von Compliance.

• „Rechtliche Vorgaben“ Hierbei handelt es sich um Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organi-sationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufge-führten Regelungen einzuhalten. Hier kann man sich auch nicht um die Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungs-weise besteht Handlungsspielraum.

• „Regulative Vorgaben“ Warum unterscheidet man hier noch zwischen „recht-lich“ und „regulativ“? Es gibt eine Reihe von Vorga-ben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Nor-men, Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben. Vielfach ergeben sich aus ge-setzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für ande-re Fälle. Diese werden als „regulative Vorgaben“ abge-grenzt. Der bindende Charakter einer Vorgabe kann also sehr unterschiedlich sein. Steckdosen, Lebensmittel, Flug-zeuge, elektrische Geräte, Medikamente, Kindergärten, Bildschirme usw. müssen auch bestimmte Compliance-Anforderungen erfüllen, die sich beispielsweise in Prüfsiegeln wieder finden. Ein Vergleich dieser Anfor-derungen mit dem, was heute unter dem Schlagwort „Compliance“ bei informationstechnologischen Lö-sungen verstanden wird, zeigt aber große Unterschie-de. Daher scheint es sinnvoller, in diesem Fall konkre-ter von „Information Management Compliance“ zu sprechen.

8.2. Die USA: Ursprung des Compliance-Trends

In den USA gab es schon sehr lange Compliance-Anforderungen an Softwaresysteme. So ist die FDA Federal Drug Administration, mit ihren bindenden Regularien für die Herstellung von Lebensmitteln, Pharmazeutika und Medikamenten auch über die Grenzen der Vereinigten Staaten bekannt. Bei der Be-antragung eines neuen Medikamentes, mit Vorlage von allen Testnachweisen und Produktionsverfahren, hat sich die Anschaffung eines Dokumentenmanage-mentsystems meistens bereits gelohnt. Durch die Skandale um ENRON, WorldCom und einige andere Unternehmen, die unter Zurücklassung von zahllosen Arbeits¬losen und riesigen Schulden insolvent wur-den, rückte das Thema Compliance in den Mittelpunkt des allgemeinen Interesses. Anlass waren „geschönte“ Prüfungen von Wirtschafts¬prüfern und die Ge-schäftsberichte der Unternehmen. E-Mail wurde dabei als eine der möglichen Nachweisquellen für ungesetz-liches Handeln entdeckt. Dies führte im Jahr 2002 zum Sarbanes-Oxley-Act, allgemein SOA oder SOX abge-kürzt. Typisch amerikanisch wurde es nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz ent-worfen haben. SOA hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prü-fungen durch die SEC, Securities und Exchange Com-mission, zu verbessern. Äquivalent wären in Deutsch-land die Steuer¬behörden mit Steuerprüfung und Steuerfahndung. Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an der New York Stock Ex-change gelistet sind. SOA hat die Aufgabe, die Trans-parenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern. Unternehmen werden verpflichtet, u. a. ein internes Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen.

SOA hat in den USA besonders auf Grund von Ab-schnitt 802 Bedeutung erlangt, weil hier empfindliche Strafen in der Strafgesetzgebung verankert worden sind. Die Zerstörung oder Veränderung von aufbe-wahrungspflichtigen Unterlagen kann mit bis zu 20 Jahren Gefängnis bestraft werden. Dieser Abschnitt schreckte alle amerikanischen Unternehmensführer auf und machte den zurzeit zu beobachtenden Boom von Compliance-Lösungen erst möglich. Aber auch beson-ders die Wirtschaftsprüfer legen in ihrer Beratung nunmehr sehr viel Wert auf Compliance, da im Rah-men der Skandale große, namhafte Wirtschaftsbera-tungsfirmen wie Andersen vom Markt verschwanden.

SOA besitzt eine erhebliche Bedeutung für Unterneh-men mit amerikanischer Muttergesellschaft oder mit Niederlassungen in den USA, da auch Unterlagen und Daten außerhalb der USA einer Nachweispflicht nach



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amerikanischem Recht und einem möglichen Zugriff amerikanischer Behörden unterliegen können. Für US-Firmen wurde der SOA am 15. 11.2004 verbindlich.

Es ist aber nicht allein SOA, der den Druck im Umfeld der Steuerprüfung und Steuerfahndung erhöht. Aus den CFR Code of Federal Regulations lassen sich in-zwischen eine Vielzahl weiterer Anforderungen für spezielle Branchen und Geschäftstätigkeiten ableiten. Ein Beispiel ist der CFR 17, § 240, mit harten Re-gu¬larien für Börsenmakler. Die Regeln der US-Börsenaufsicht für Aktien-Broker SEC 17A-3 und SEC 17A-4 definieren exakt, welche Aufzeichnungen und Belege bei einer Transaktion aufgehoben und auf wel-chem Medium sie gespeichert werden müssen. Bislang waren ausschließlich optische Medien mit der so ge-nannten WORM-Funktion (Write Once Read Many) erlaubt. Seit vergangenem Jahr akzeptiert die SEC auch magnetische Speichermedien, sofern sie WORM-Verfahren unterstützen. Die Steuerfahndung der SEC hat inzwischen erste harte Maßnahmen in Bezug auf die Einhaltung ergriffen und es wurden bereits Unter-nehmen zu Geldstrafen verurteilt, weil sie ihre elektro-nische Dokumentation nicht in Ordnung gehalten hat-ten. Ähnliche Regeln für die Finanzwelt hat die Natio-nal Association of Securities Dealers (NASD) entwi-ckelt. NASD 3010 und NASD 3110 beispielsweise ver-langen, dass Broker und Händler externe Transaktio-nen von registrierten Stellvertretern überwachen.

8.3. Internationale und europäische Compliance-Anforderungen

In den Mitgliedstaaten der europäischen Union muss jede Richtlinie der Europäischen Kommission früher oder später in nationales Recht überführt werden. Mittlerweile haben viele der neuen nationalen Vorga-ben in Europa ihren Ursprung in der europäischen Ge-setzgebung, für zukünftige Entwicklungen ist ein Blick auf die Entwicklungen und Richtlinien in Brüssel da-her immer lohnend. Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind ei-ne Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden. Erinnert sei hier nur an die elektronische Rechnung, die nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn sie qualifiziert elektronisch signiert wurde. Auch eine europäische Variante von SOA wird sich kaum vermeiden lassen. Der elektronische Ge-schäftsverkehr und die Umstellung der öffentlichen Verwaltung auf elektronisch unterstützte Verfahren wird weitere Compliance-Anforderungen nach sich ziehen. Auch deshalb ist es wichtig, nicht nur auf eine Einzellösung für ein bestimmtes Problem zu schauen, sondern eine IT-Strategie zu entwickeln, die mit einer Lösung möglichst viele Compliance-Anforderungen erfüllt und darüber hinaus für das Unternehmen auch im Geschäftsbetrieb nutzbringend eingesetzt werden kann.

Als gutes Beispiel für direkte und indirekte Auswir-kungen der Gesetzgebung kann Basel II angeführt werden. Finanzdienstleister müssen umso mehr Ei-genkapital vorhalten, je höher das Risiko des Kredit-nehmers ist. Auch wenn man in Bezug auf die Kredit-vergabe und die Dokumentationspflichten hier zu-nächst nur an die Banken denkt, hat Basel II auch er-hebliche Auswirkungen auf alle Unternehmen. Kaum ein Unternehmen kommt ohne Kredite der Banken aus. Da sich die Kreditnehmer einem Rating unterziehen müssen, schlagen die Transparenzanforderungen von Basel II praktisch auf die Unternehmen durch. Wenn ein Unternehmen also einen Kredit haben will, sollte es Geschäftsdokumente und alle Informationen, die für die Kreditvergabe relevant sein können, gesichert ab-gelegt haben. Ohne die Vorhaltbarkeit der geforderten Dokumente setzen sich Unternehmen dem Risiko aus, einen Kredit nicht zu erhalten. Um einen Kredit über-haupt noch oder zu günstigen Konditionen zu erhal-ten, müssen sich die Unternehmen neu aufstellen.

Hinter Schlagworten wie Corporate Governance, En-terprise Information Policy oder Records Management Policy und Projekten zur Erarbeitung und Einführung solcher Regelwerke verbergen sich auch viele Ansätze zur Lösung von Compliance-Anforderungen.

8.4. Compliance-Anforderungen in Deutschland

In Deutschland wird der Begriff „Compliance“ zwar noch selten verwendet, folgende Beispiele sollen aber verdeutlichen, dass es vergleichbare Anforderungen schon längst gibt.

Die GDPdU, Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, sind ein typisches Beispiel für Compliance-Vorgaben. Zwar sind die GDPdU noch nicht so hart strafbewehrt wie SOA, aber durchaus mit anderen Anforderungen des SEC in den USA vergleichbar. Die Bereithaltung von steuerlich re-levanten Daten in auswertbarer Form ist eine Pflicht-vorgabe, die alle Unternehmen in Deutschland erfüllen müssen.

Aber auch bereits vor den GDPdU gab es verbindliche Vorgaben. Es sei hier nur an die GoBS erinnert, die die Aufbewahrung von kaufmännischen Unterlagen in e-lektronischer Form regelt. Neben sicheren Systemen wird hier auf die Prozesse und die Verfahrensdoku-mentation besonderes Augenmerk gelegt. Bei diesen Vorgaben geht es aber nicht darum, die Unternehmen mit bürokratischen Auflagen zu behindern, sondern die Voraussetzungen für E-Commerce und E-Business und eine effektive elektronische Informationsverwal-tung zu schaffen. In diesem Umfeld kommt der elekt-ronischen Signatur eine besondere Bedeutung zu. Der Einsatz der elektronischen Signatur findet sich inzwi-schen in nahezu allen neueren Gesetzen. So z.B. auch bei der elektronischen Rechnung. Zum Vorsteuerabzug



berechtigen den Empfänger nach § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG nur elektronisch signierte Rechnungen. Da die elektronische Rechnung das Original darstellt, ist es auch elektronisch aufzubewahren. Hier greifen die verschiedenen neuen Gesetze und Regelungen inein-ander. Das Signaturgesetz und die Änderungen von BGB Bürgerlichem Gesetzbuch und ZPO Zivilprozess-ordnung zur Verankerung der elektronischen Signatur finden ihren Widerhall in der Handels- und Steuerge-setzgebung. Die gesamte Gesetzgebung und Recht-sprechung befindet sich auf dem Weg ins Informati-onszeitalter und zieht damit automatisch immer mehr Compliance-Anforderungen für das Management von Informationen nach sich.

In eine ähnliche Kerbe wie die GDPdU schlägt auch das Gesetz zu den Dokumentationspflichten bei Ver-rechnungspreisen, das anders als die GDPdU bereits direkt strafbewehrt ist (Verordnung zu Art, Inhalt und Umfang von Aufzeichnungen im Sinne des §90 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO)). Sie legt fest, welche Un-terlagen und Dokumentationen zu erstellen sind, wenn Leistungen mit "nahe stehenden Personen und Unter-nehmen" verrechnet werden. Inhalt, Art und Umfang der Dokumentationspflichten werden durch eine Rechtsverordnung (GAufzV) näher bestimmt, die mit Rückwirkung zum 30. Juni 2003 in Kraft getreten ist. Auch hier ist es das Ziel analog zu den GDPdU, den Nachweis einer ordnungsgemäßen, nachvollziehbaren und prüfbaren Dokumentation aller steuerrelevanten Daten zu ermöglichen. Die Vorgaben für die Anforde-rungen wie die Nachvollziehbarkeit, die Ordnungs-mäßigkeit oder die Prüfbarkeit bestehen schon seit langem und sind im Handelsgesetzbuch §§ 239 und 257 nachzulesen. Die Anforderungen, die sich ur-sprünglich an einer papiergebundenen Dokumentation orientierten, sind in die elektronische Welt zu übertra-gen und dort gleichermaßen anzuwenden.

8.5. Information Management Compliance

Eines darf man aber in keinem Fall vergessen: Compli-ance ist nicht nur ein Thema für die elektronische Ar-chivierung, Compliance zieht sich durch alle Software-komponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Da-ten, Informationen und Dokumente entstehen und verwaltet werden. Deshalb sind auch übergreifende Richtlinien erforderlich, die alle Quellen und alle For-men der Nutzung von Informationen berücksichtigen.

Basis für die Planung, Durchführung und kontinuierli-che Umsetzung von Information Compliance Mana-gement (IMC) im Unternehmen ist eine so genannte Information Compliance Policy. Die Inhalte einer sol-chen Richtlinie und ihrer Umsetzung kann man in vier Punkten zusammenfassen:

1. Information Management Policy Grundregeln und Verhaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und Informationen, die sich in der „Corporate Governance“ nieder-schlagen. Dies schließt das Bewusstmachen, die Zuordnung der Verantwortung und die Veran-kerung der Policy im Management der Organi-sation ein. Das Management trägt hier nicht nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung der Regelwerke, sondern auch für die Umset-zung im Unternehmen mit Vorbildfunktion.

2. Delegation Zuordnung von Verantwortlichkeiten und ent-sprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich macht. Dies schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen, Arbeitsplatz-beschreibungen, Verträgen und Arbeitsanwei-sungen nieder. Auf den verschiedenen Ebenen einer Organisation muss abhängig von Aufga-ben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt werden.

3. Nachhaltung Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig ü-berprüft werden. Hierzu gehören z.B. Qualitäts-sicherungsprogramme ebenso wie Audits. Hier-bei ist auf eine ständige Verbesserung der Pro-zesse und auf die Nachführung der Dokumenta-tion zu den durchgeführten Maßnahmen Wert zu legen.

4. Sichere Systeme Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbar-keit genügen und die Nachvollziehbarkeit un-terstützen. Compliance beschränkt sich hier nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität und das Dokumentenmanagement, sondern schließt den gesamten Betrieb der Lösung ein.

Obwohl Compliance sehr viel mit Dokumenten und Dokumentation zu tun, gilt es bei den Anforderungen immer in Prozessen zu denken. Das Hauptproblem von Compliance ist dabei, dass die Maßnahmen zu-nächst einmal viel Geld und organisatorischen Auf-wand kosten, ohne dass hierdurch mehr Geschäft ge-neriert wird. Compliance ist daher den meisten ein un-geliebtes Kind. Wenn man aber sein Unternehmen konsequent und strukturiert organisiert, ist durch die Transparenz, die Nachvollziehbarkeit und die integre Verfügbarkeit von Information ein hoher qualitativer Nutzen gegeben, der sich auf längere Sicht auch be-triebswirtschaftlich auszahlt.



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Auf der DMS EXPO will FileNet, Bad Homburg, unter ande-rem seine neue ECM-Plattform vorstellen, sowie das jüngste Produkt der FileNet P8 Suite, den Email Manager. http://www.filenet.de

Hyperion, Frankfurt am Main, und SAP, Walldorf, wollen enger zusammen arbeiten, in diesem Zusammenhang hat Hyperion im PartnerPort der SAP-Zentrale in Walldorf ein „Center of Excellence for SAP Solutions“ eröffnet. So wollen die Unternehmen in Zusammenarbeit hoch integrierte Lö-sungen schaffen. http://www.hyperion.de

Luratech, Berlin, bringt neues Exportmodul auf den Markt, Anwender können mit der neuen LuraDocument JPM/PDF Kodak CS Exporter, die mittels der Kodak-Capture-Software digitalisierten Dokumente entweder in das LuraDocument JPM- oder das PDF-Format originalgetreu und hoch komp-rimiert exportieren. http://www.luratech.de

Im September will MACH, Lübeck, die neue Version seiner Software veröffentlichen, die zahlreiche Neuerungen und mehr Web-Anwendungen aufweisen soll. So stehen Kompo-nenten des Finanzmanagements, die bislang primär in Client-Server-Technologie realisiert waren, in der neuen Ver-sion auch webbasiert zur Verfügung. http://www.mach.de

Die Scanpoint Europe GmbH, Waldbronn, stellt auf der DMS EXPO ihr neues Service-Angebot WebArchiv vor. Die Lösung ist für die ausgelagerte, revisionssichere Archivie-rung von Dokumenten vorgesehen. http://www.scanpoint.de

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TIBCO Software, München, erneuert Partnerschaft mit Cor-ticon(tm) Technologies. So will TIBCO seine Business Process Management (BPM)-Lösung durch anspruchsvollere Funkti-onen für Geschäftsregeln erweitern. http://www.tibco.de

Die Universe Software GmbH, Neuss, hat eine Lösung zur Erstellung eines PDF Formulars in wenigen Handgriffen entwickelt. Die Lösung pdf-Office wird nun in der neuen Version 3.6 vom Neusser Softwarehaus vorgestellt. http://www.universe-architecture.com

Die Varial Software AG, Siegen, hat die Archivlösung windream der Windream GmbH, Bochum, für den Einsatz mit der Varial-Software für Finanzwesen, Controlling und Personalwirtschaft zertifiziert, wodurch Großunternehmen und dem Mittelstand eine „GDPdU-konforme“ Archivlösung, die auch den Anforderungen der Finanzverwaltung ent-spricht, geboten werden soll. http://www.windream.de http://www.varial.de


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