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Ergebnisse der Umfrage „Wissensmanagement in

Industriebetrieben der Bundesländer Wien und Niederösterreich:

State-of-the-Art”

September 2005

Projektteam: o. Univ.-Prof. Dr. Dimitris Karagiannis

Mag. Martin Nemetz Andreas Hekele

Fakultät für Informatik

Institut für Knowledge and Business Engineering o. Univ. Prof. Dr. Dimitris Karagiannis Brünner Straße 72 A- 1210 Wien T +43 (1) 4277-395 80 F +43 (1) 4277-395 84 [email protected]

INHALTSVERZEICHNIS

I. INHALT DES DOKUMENTS 3 II. EINLEITUNG 3

II.1 WISSENSMANAGEMENT: EIN HISTORISCHER ABRISS 3 II.2 DIE INDUSTRIESPARTEN DER WIRTSCHAFTSKAMMERN WIEN UND NIEDERÖSTERREICH UND DAS

INSTITUT FÜR KNOWLEDGE AND BUSINESS ENGINEERING DER FAKULTÄT FÜR INFORMATIK DER

UNIVERSITÄT WIEN 5 III. KONZEPTION, ZIELE UND ZIELGRUPPE 5

III.1 KONZEPTION DER UMFRAGE 5 III.2 METHODENAUSWAHL 6 III.3 ZIELGRUPPE 6

IV. AUSWERTUNG 9 IV.1 FRAGENBLOCK I: ALLGEMEINE FRAGEN 9

Frage I. 1.: Was verstehen Sie unter dem Begriff „Wissensmanagement“? 9 Frage I. 2.: Kommt es in Ihrem Unternehmen zu häufigen Änderungen von gängigen Arbeitspraktiken? 10 Frage I. 3.: Ist Ihre Geschäftsstrategie schriftlich festgehalten? 11 Frage I. 4.: Falls ja, haben Sie bereits Wissensmanagement in Ihrer Geschäftsstrategie berücksichtigt? 11

IV.2 FRAGENBLOCK II: FRAGEN ZUM INFORMATIONSBEDARF DES UNTERNEHMENS 12 Frage II. 5.: Wie hoch ist der durchschnittliche externe Informationsbedarf der Mitarbeiter? 12 Frage II. 6.: Mithilfe welcher Maßnahmen stellen Sie den Informationsbedarf der einzelnen Mitarbeiter fest? 13 Frage II. 7.: Wie decken Sie den auftretenden Informationsbedarf ab? 14

IV.3 FRAGENBLOCK III: FRAGEN ZUR DOKUMENTATION VON WISSEN 16 Frage III. 8.: In welcher Weise wird das vorhandene Wissen in Ihrem Unternehmen dokumentiert? 16 Frage III. 9.: Wie oft aktualisieren Sie Ihre Dokumentationen? 17 Frage III. 10.: Welches Wissen wird in Ihrem Unternehmen dokumentiert? Geben Sie bitte die drei wichtigsten Kategorien an: 18 Frage III. 11.: Wie schützen Sie Ihr Wissen bzw. Ihre Produkte? 21 Frage III. 12.: Haben Sie bereits Erfahrung mit der Bilanzierung von Wissen (engl.: Intellectual Capital Reports)? 22 Frage III. 13.: Falls ja, nach welcher Methode haben Sie Ihr Wissen bilanziert? 22

IV.4 FRAGENBLOCK IV: FRAGEN ZU WERKZEUGEN IM BEREICH DES WISSENSMANAGEMENTS 23 Frage IV. 14.: Setzen Sie in Ihrem Unternehmen / in Ihren Projekten Wissensmanagementwerkzeug(e) ein? 23 Frage IV. 15.: Falls ja, welche Wissensmanagementwerkzeuge verwenden Sie? 23 Frage IV. 16.: Haben Sie vor, in nächster Zeit Investitionen für Ihr Unternehmen im Bereich Wissensmanagement zu tätigen? 25 Frage IV. 17.: Falls ja, in welchem Rahmen? 25

V. BEWERTUNG DER AUSWERTUNG 26 V.1 STATUS QUO DES WISSENSMANAGEMENTS IN INDUSTRIEBETRIEBEN DER BUNDESLÄNDER WIEN

UND NIEDERÖSTERREICH 26 V.2 ZUKUNFT DES WISSENSMANAGEMENTS 27 V.3 ANHANG A: REFERENZEN 28 V.4 ANHANG B: FRAGEBOGEN 29

Wissensmanagement in Industriebetrieben der Bundesländer Wien und Niederösterreich: State-of-the-Art

© Institut für Knowledge and Businss Engineering, Universität Wien 2005 Seite 3

I. INHALT DES DOKUMENTS

Das vorliegende Dokument enthält die Ergebnisse der von der Universität Wien und den Industriesparten der Wirtschaftskammern Wien und Niederösterreich durchgeführten Umfrage „Wissensmanagement in Industriebetrieben der Bundesländer Wien und Niederösterreich“. Die Umfrage wurde im Sommer 2005 durchgeführt. Das folgende Kapitel II gibt einen kurzen historischen Abriss über Wissensmanagement. Anschließend werden in Kapitel III die Ergebnisse der Umfrage graphisch und tabellarisch dargestellt. In Kapitel IV folgt eine kurze Bewertung der Ergebnisse. Anhang A enthält den Fragebogen, mit dem die Umfrage durchgeführt wurde. Anhang B enthält die Liste der Referenzen, die zu dieser Umfrage herangezogen wurden. II. EINLEITUNG

II.1 Wissensmanagement: ein historischer Abriss

Die Ursprünge des noch recht jungen wissenschaftlichen Gebietes Wissensmanagement reichen bereits einige Jahrzehnte zurück. Da es sich aus den Ideen und Arbeiten verschiedenster namhafter Wissenschaftler entwickelte, kann kein eindeutiges „Geburtsjahr“ oder ein „Erfinder“ für dieses Thema angegeben werden. Der Begriff „Wissensmanagement“ wurde zum ersten Mal 1986 von K. Wiig, auf der von den Vereinten Nationen organisierten Konferenz „International Labour Organisation“ geprägt.1 Für die Wirtschaft wird Wissensmanagement seit den 90er Jahren immer bedeutender, da einerseits der Anteil an Wissen für die Gesamtwertschöpfung eines Unternehmens größer wird2, andererseits veraltet das Wissen aufgrund des schneller werdenden technologischen Fortschrittes und der beinahe grenzenlosen Kommunikationsmöglichkeiten in einem immer kürzeren Zeitraum. Somit wird es zunehmend wichtiger, die Ressource Wissen effizient und für das Unternehmen nutzbringend einzusetzen.3 Um Wissensmanagement zu definieren, muss im Vorfeld der Begriff Wissen abgegrenzt werden. Wissen ist auf Zeichen, Daten und Informationen aufgebaut. Auf der untersten Ebene befinden sich Zeichen. Das sind die kleinsten Datenelemente, auf die bei einer Programmausführung zugegriffen werden kann, wie z.B. Zahlen oder Buchstaben. Durch Syntaxregeln werden die Zeichen zu Daten die allerdings keinen Wert haben. Beispiele dafür sind „50“ oder das Wort „ROSE“. Werden Daten in den Kontext eines Problemzusammenhangs gestellt, entsteht Information. Steht z.B. die Zahl „50“ auf einem runden Metallschild am Straßenrand, so ist das ein Verkehrszeichen. Die Vernetzung solcher Informationen und deren Nutzung in einem bestimmten 1 Karagiannis / Telesko, 2001, S. 310. 2 Wupperthaler Kreis e.V., 2000, S. 10. 3 Vgl. Schüppel, 1996, S. 238.



Handlungsumfeld führen zu Wissen, wie zum Beispiel, dass man sich an die Geschwindigkeit, die das Verkehrszeichen angibt, halten muss. Wissen kann somit als intelligentes Verhalten umschrieben werden.4

Wissen

Information

Daten

Zeichen

+ Syntax

+ Bedeutung, Kontext

+ Erfahrungen, Vernetzungen

Abbildung 1: Hierarchieebenen des Wissens Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich Wissensmanagement damit beschäftigt, die Ressource Wissen in einer Organisation so einzusetzen oder zu entwickeln, dass die Unternehmensziele optimal erreicht werden können. Dies geschieht dadurch, dass Maßnahmen umgesetzt werden, die auf die Wissensbasis des Unternehmens, das heißt auf alle Daten, Informationen, Wissen und Kompetenzen, die zu einer Problemlösung benötigt werden, Einfluss nehmen. Sämtliche Akteure sollten sich über den Wert des Wissens bewusst werden und selbständig und kontinuierlich die Wissensbasis erweitern. Diese Maßnahmen können sowohl technischer als auch organisatorischer Natur sein und auch sämtliche Unternehmensbereiche mit einbeziehen. Wissensmanagement wird in jedem Unternehmen, abhängig von internen und externen Rahmenbedingungen, sowie den jeweiligen Zielen, anders umgesetzt. Abschließend kann man daher sagen, dass Wissensmanagement für jedes Unternehmen einen anderen Stellenwert hat.

4 Davenport / Prusak, 1998, S 26 ff.



II.2 Die Industriesparten der Wirtschaftskammern Wien

und Niederösterreich und das Institut für Knowledge

and Business Engineering der Fakultät für Informatik

der Universität Wien

Die Industriesparten der Wirtschaftskammern Wien und Niederösterreich beschäftigen sich in ihrer Tätigkeit unter anderem mit dem Thema Wissensmanagement. Den beteiligten Industriesparten liegen noch keine entsprechenden Erfahrungsberichte vor, die Auskunft darüber geben könnten, was sich die Mitgliedsfirmen (Industriebetriebe) unter Wissensmanagement überhaupt vorstellen, wie sehr die Materie unter den Unternehmen verbreitet ist, welchen Anklang Wissensmanagement findet und ob sie es als notwendig empfinden, Wissensmanagement einzusetzen. Um den Unternehmen auch optimale Beratung und optimales Service in diesem Bereich bieten zu können, war bzw. ist es den Industriesparten ein Anliegen, die Bedürfnisse und Vorstellungen der Unternehmen im Vorfeld kennen zu lernen, um ihr Angebot entsprechend darauf abstimmen zu können. Um dies zu ermöglichen präsentierte o. Univ.-Prof. Dr. Dimitris Karagiannis, Inhaber des Lehrstuhls Institut für Knowledge and Business Engineering, an der Fakultät für Informatik der Universität Wien, die Idee einen Fragebogen zu entwickeln und in Zusammenarbeit mit der Wirtschaftskammer Wien bzw. Niederösterreich, Sparte Industrie, eine empirische Umfrage zum Thema „Wissensmanagement in Industriebetrieben“ durchzuführen.

III. KONZEPTION, ZIELE UND ZIELGRUPPE

III.1 Konzeption der Umfrage

Mittels Fragebogen (zu finden in Anhang B) wurden im Rahmen dieser Umfrage Industriebetriebe zum Thema „Wissensmanagement in Industriebetrieben“ befragt. Der Fragebogen wurde in fünf Fragenblöcke unterteilt, wobei die ersten vier Blöcke wissensmanagementspezifische Fragen beinhalten. Der letzte Block behandelt die Fragen nach Angaben zu der Person bzw. zu dem Unternehmen und die Abfrage nach der Unternehmensbranche und der Beschäftigtenanzahl. Ziel der Umfrage ist es, sowohl den „State-of-the-Art“ zu erheben, als auch zukünftige Entwicklungen abschätzen zu können. Im Einzelnen ergeben sich damit folgende Ziele:

Gewinnung aktueller Informationen für Unternehmen über Wissensmanagement, welche zukünftige Forschungsfragen ausrichten bzw. überhaupt erst entstehen lassen könnten.

Zur Verfügungstellung der Ergebnisse für die Industriesparten der

Wirtschaftskammern Wien und Niederösterreich, um deren Beratungstätigkeiten und Produkte genauer an die Bedürfnisse ihrer Mitglieder anpassen zu können.



III.2 Methodenauswahl

Folgende drei Wege wurden von den Unternehmen genutzt, um den Fragebogen zurückzusenden:

Schriftlich per Postweg wurden 104 Fragebögen retourniert (80,62 %) Schriftlich per Fax wurden 22 Fragebögen retourniert (17,05 %) Elektronisch (über das Internet) wurden 3 Fragebögen retourniert (2,33 %)

III.3 Zielgruppe

Der Fragebogen wurde am 27. Mai 2005 durch die Industriesparten der Wirtschaftskammern Wien und Niederösterreich an 1168 Industriebetriebe, mit mehr als zehn Mitarbeitern, aus der Grundgesamtheit der Mitgliederdatenbank verschickt. Die Basis für die Auswertung der Ergebnisse bildeten 129 retournierte Fragebögen, die sich auf neun Branchen aufteilen, wobei fünf Unternehmen keine Angabe gemacht haben und somit nicht mitgezählt werden:



davon in Gesamt

Wien Niederösterreich Branche

Anzahl % Anzahl % Anzahl %

Elektro-, Eisen-, Metallindustrie, Bergwerke, Eisenerz. Industrie, Maschinenindustrie, Gießerei- und Fahrzeugindustrie

59 47,6 %

23 39 % 36 61 %

Chemische Industrie, Mineralölindustrie

16 12,9 % 10 62,5 % 6 37,5 %

Textil-, Bekleidungsindustrie, Ledererzeugende und verarbeitende Industrie

5 4,0 % 1 20 % 4 80 %

Stein- und Keramische Industrie

7 5,6 % 1 14,3 % 6 85,7 %

Papierindustrie (Erzeugung und Verarbeitung)

7 5,6 % 5 71,4 % 2 1,6 %

Bauindustrie 9 7,3% 9 100 % 0 0%

Holzverarbeitende Industrie, Sägeindustrie

9 7,3 % 2 22,2

% 7 77,8 %

Nahrungsmittelindustrie 8 6,5 % 4 50 % 4 50 %

Glasindustrie 0 0 % 0 0 % 0 0 %

Audiovisions- und Filmindustrie

4 3,2 % 4 100 % 0 0 %

Tabelle 1: Branchenverteilung



Bezüglich der Beschäftigungszahl in den Unternehmen war folgende Verteilung festzustellen:

davon in Gesamt

Wien Niederösterreich Beschäftigungszahl

Anzahl % Anzahl % Anzahl %

weniger als 10 11 8,5 % 6 54,55 % 5 45,45 %

zwischen 10 und 50 22 17,05 % 10 45,45 % 12 54,55 %

zwischen 50 und 250 48 37,21 % 18 37,5 % 30 62,5 %

zwischen 250 und 500 14 10,85 % 7 50 % 7 50 %

zwischen 500 und 1000

15 11,63 % 9 60 % 6 40 %

mehr als 1000 19 14,73 % 14 73,69 % 5 26,31 %

Tabelle 2: Anzahl der Beschäftigten

Die retournierten Fragebögen teilen sich in Summe wie folgt auf die befragten Bundesländer Wien und Niederösterreich auf:

Beteiligung Industrie Wien: 64 retournierte Fragebögen (49,61 %) Beteiligung Industrie Niederösterreich: 65 retournierte Fragebögen (50,39%)

Im folgenden Abschnitt werden die wichtigsten Ergebnisse kurz erläutert und grafisch dargestellt.



IV. AUSWERTUNG

IV.1 Fragenblock I: Allgemeine Fragen

Dieser Fragenblock beinhaltet allgemein einführende Fragen zum Thema Wissensmanagement. Hier ist das Ziel herauszufinden, welche Vorstellungen die Unternehmen prinzipiell von Wissensmanagement haben. Außerdem soll hier abgeklärt werden, ob der Einsatz von Wissensmanagement in den jeweiligen Unternehmen sinnvoll wäre.

Frage I. 1.: Was verstehen Sie unter dem Begriff

„Wissensmanagement“?

Bei dieser Frage waren bei den vorgegebenen Antwortalternativen Mehrfachnennungen möglich. Es ist ersichtlich, dass die meisten Unternehmen Wissensmanagement im „Dokumentieren des gesamten Wissens“ sehen. Immerhin 72,1 % haben diese Antwort angekreuzt. Gleich an zweiter Stelle liegt die Antwort „Bereitstellung von unternehmensinternem Wissen, um neues Wissen zu kreieren“. 58,9 % sehen in Wissensmanagement „das Verwalten von Dokumenten mit elektronischen Hilfsmitteln“. Mit 50,4 % liegt der Begriff „Intranetlösung um zentralen Zugang zu Dokumenten zu ermöglichen“ an vierter Stelle. Weniger als die Hälfte der Unternehmen verbinden Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter mit Wissensmanagement bzw. die Erstellung und Ablage von Erfahrungsberichten. Die Abhaltung regelmäßiger Meetings (28,7 %) und die Förderung von informellen Gesprächen zwischen den Mitarbeitern (25,6 %) liegen an den letzten Stellen. Folgende weitere Begriffe wurden unter der Kategorie „Sonstige“ alternativ angegeben:

Analyse nach Projektende mit allen Beteiligten Zielgerichtete Gestaltung organisationaler Lernprozesse, basierend darauf

Wissen zu erklären, zu identifizieren, zu erzeugen, zu speichern, weiterzugeben, zu entwickeln und schließlich in Handlungen umzusetzen

Standardisierung von Prozessen



Dokumentieren des gesamten Wissens

Verwalten von Dokumenten mitelektronischen Hilfsmitteln

Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter

Förderung von informellen Gesprächenzw. Mitarbeitern

Bereitstellung vonunternehmensinternem Wissen

Intranetlösung

Erstellung und Ablage vonErfahrungsberichetn

Abhaltung regelmäßiger Meetings

Sonstige Begriffe

806040200

Nennungen in %

3,1

28,7

40,3

50,4

71,3

25,6

45

58,9

72,1

Abbildung 2: Verständnis des Begriffs Wissensmanagement

Frage I. 2.: Kommt es in Ihrem Unternehmen zu häufigen Änderungen

von gängigen Arbeitspraktiken?

Diese Frage zielt darauf ab herauszufinden, ob der Einsatz von Wissensmanagementlösungen, aufgrund der häufigen Änderung von gängigen Arbeitspraktiken, sinnvoll wäre. Bei deutlich mehr als der Hälfte der Unternehmen (73,6 %) kommt es zu keinen häufigen Änderungen von gängigen Arbeitspraktiken. Nur 26,4 % der befragten Unternehmen haben diese Frage mit „Ja“ beantwortet.

Ja

Nein

806040200

Nennungen in %

26,4

73,6

Abbildung 3: Änderung der Arbeitspraktiken



Frage I. 3.: Ist Ihre Geschäftsstrategie schriftlich festgehalten?

Die schriftliche Festlegung der Geschäftsstrategie eines Unternehmens ist ein wesentliches Kernelement des Wissensmanagements bzw. grundsätzlich des strategischen Managements. Daher war es interessant nachzufragen, wie bzw. ob dieser Punkt von den befragten Unternehmen erfüllt wird. 73,6 % der Unternehmen halten ihre Geschäftsstrategie schriftlich fest, während 26,4 % dies nicht tun.

Ja

Nein

806040200

Nennungen in %

73,6

26,4

Abbildung 4: Schriftliche Festlegung der Geschäftsstrategie

Frage I. 4.: Falls ja, haben Sie bereits Wissensmanagement in Ihrer

Geschäftsstrategie berücksichtigt?

Von den 73,6 % der Unternehmen (das sind 95 der 129 retournierten Fragebögen), die ihre Geschäftsstrategie schriftlich festgehalten haben, berücksichtigen immerhin 50,53 % (das sind 48 der 95 Unternehmen) bereits Wissensmanagement.



IV.2 Fragenblock II: Fragen zum Informationsbedarf des

Unternehmens

Der zweite Fragenblock beinhaltet drei Fragen zum Informationsbedarf des Unternehmens. Der externe Informationsbedarf umfasst jenes Wissen, das sich die Mitarbeiter aus externen Quellen aneignen müssen. Je höher dieser Bedarf ist, desto mehr Informationen müssen verwaltet werden und desto nahe liegender ist es, Wissensmanagement einzusetzen. Ziel ist es hier daher abzufragen, wie hoch dieser Informationsbedarf des Unternehmens ist und mit welchen Maßnahmen er festgestellt und abgedeckt wird. Bei den möglichen Maßnahmen werden hier organisatorische und technische unterschieden. Organisatorische Maßnahmen sind zum Beispiel die Durchführung von internen und externen Schulungen, Umstrukturierungsmaßnahmen oder die Einstellung neuer Mitarbeiter. Das sind somit sämtliche Aktivitäten, die die organisatorische Struktur des Unternehmens betreffen. Technische Maßnahmen hingegen betreffen etwa die Vernetzung der Arbeitsplätze, den Einsatz von Informationswerkzeugen oder mobiler Technologien. Dies umfasst somit sämtliche Maßnahmen, die durch technische Lösungen umgesetzt werden.

Frage II. 5.: Wie hoch ist der durchschnittliche externe

Informationsbedarf der Mitarbeiter?

Die Ergebnisse zeigen deutlich, dass die meisten Unternehmen einen mittleren externen Informationsbedarf haben (76,7 %). Nur 6,2 % haben einen hohen externen Informationsbedarf. 17,1 % geben an, einen niedrigen externen Informationsbedarf zu haben. Hier kann man gut erkennen, dass die meisten der befragten Unternehmen immerhin einen mittleren externen Informationsbedarf haben und nur wenige einen niedrigen. Hier ist festzuhalten, dass der Einsatz von Wissensmanagement durchaus bei mittlerem Informationsbedarf bereits sinnvoll wäre.

niedrig

mittel

hoch

806040200

Nennungen in %

6,2

76,7

17,1

Abbildung 5: Höhe des Informationsbedarf



Frage II. 6.: Mithilfe welcher Maßnahmen stellen Sie den

Informationsbedarf der einzelnen Mitarbeiter fest?

Mit 92,2 % ist das „Gespräch“ die deutlich am häufigsten genannte Maßnahme zur Feststellung des Informationsbedarfs der einzelnen Mitarbeiter. Die Maßnahme „Fragebogen“ liegt mit 14 % an zweiter Stelle. Weiters wurden mit ebenfalls 14 % sonstige Maßnahmen alternativ angegeben. Auch bei dieser Frage waren Mehrfachnennungen möglich.

Gespräch

Fragebogen

Sonstige

100806040200

Nennungen in %

14

14

92,2

Abbildung 6: Maßnahmen zur Feststellung des Informationsbedarfs der Mitarbeiter

Folgende weitere Maßnahmen wurden alternativ angegeben:

Rückfragen und Meetings Protokolle Abteilungsbesprechungen, Geschäftsführungssitzungen Interne und externe Qualitätsauditions Informationsbedarf ist manifest Schulungspläne, Schulungsfeedback HR-Netzwerk im Konzern bei Auslandseinsätzen Bildkartenmethode Die Mitarbeiter haben Zugang zu der internen Datenbank und zusätzlich

Informationszugang über das Internet Formulare Prozessmanagement Intranetlösung kurz vor Kick-off



Frage II. 7.: Wie decken Sie den auftretenden Informationsbedarf ab?

Bei den organisatorischen Maßnahmen liegen die „internen Schulungen“ mit 86 % und „externen Schulungen“ mit 72,1 % deutlich an der Spitze. 46,5 % decken den auftretenden Informationsbedarf durch „Kommunikation“ ab. Der offene Austausch von Wissen liegt mit 45 % an vierter Stelle, gefolgt von den „externen Experten“ mit 42,6 %. Immerhin 39,5 % geben an, den auftretenden Informationsbedarf durch Selbststudium abzudecken. 23,3 % sehen „Umstrukturierungsmaßnahmen“ als Möglichkeit der Abdeckung des auftretenden Informationsbedarfs. 9,3 % stimmen zu, den auftretenden Informationsbedarf mit „Anreizsystemen für Wissensmanagement“ abzudecken. Der Patentkauf liegt mit nur mehr 0,6 % an letzter Stelle. 10,1 % haben unter der Kategorie „Sonstige“ folgende alternative Antworten gegeben:

Mängelerscheinungen Internet, Intranet, Lotus Notes Job-Rotation Eigenes Projekt der leichten Zugängigkeit für Mitarbeiter für die Vielzahl der

internen Dokumentation, die von Entwicklern, Prpjektmanagern, etc. erstellt werden bzw. die Verknüpfung der Daten

Wissensweitergabe zwischen Mitarbeitern, Train the Trainer elektronische Systeme, Datenbanken cross dimensional projects Projekte zu bestimmten Thema starten Meetings Verpflichtung im Zuge des Projektmanagements

Interne Schulungen

Externe Schulungen

externe Experten

Selbststudium

Einstellung neuer Mitarbeiter

Umstrukturierungsmaßnahmen

Anreizsysysteme für WM.

Offener Austausch von Wissen

Kommunikation

Patentkauf

Sonstige

100806040200

Nennungen in %

10,1

1,6

46,5

45

9,3

23,3

14,7

39,5

42,6

72,1

86

Abbildung 7: Organisatorische Maßnahmen zur Abdeckung des Informationsbedarfs



Bei den technischen Maßnahmen liegt die „Vernetzung der Arbeitsplätze mit 88,4 % an erster Stelle. Der „Internetzugang an jedem Arbeitsplatz“ liegt dicht dahinter mit 73,6 %. An dritter Stelle wurde der „Einsatz mobiler Technologien“ mit 66,7 % angegeben. Weniger als die Hälfte (34,9 %) sehen den „Einsatz von Informationswerkzeugen“ als technische Maßnahme. 33,3 % geben an, den Erwerb neuer Software“ als technische Maßnahme zu ergreifen. Immerhin noch 14,7 % geben an, „Internetzugang nur an einem Arbeitsplatz/Abteilung“ zu haben. Nur mehr 0,6 % haben Internetzugang nur an einem Arbeitsplatz/Unternehmen. 9,3 % haben unter der Kategorie „Sonstige“ folgende alternative Antworten gegeben:

E-learning Vernetzung SAP-Tools Intranet diverse Datenbanken Besprechungen Internetzugang entsprechend des Bedarfs (ein oder mehrere pro Abteilung) EDM – PDM - System Internetzugang für Schlüsselpersonen, Datenzugriff auf Server (freigegebene

Daten)

Vernetzung der Arbeitsplätze

Internetzugang an jedem Arbeitsplatz

Internetzugang an einemArbeitsplatz/Abteilung

Internetzugang an einemArbeitsplatz/Unternehmen

Erwerb neuer Software

Einsatz von Informationswerkzeugen

Einsatz mobiler Technologien

Sonstige

100806040200

Nennungen in %

9,3

66,7

34,9

33,3

1,6

14,7

73,6

88,4

Abbildung 8: Technische Maßnahmen zur Abdeckung des Informationsbedarfs



IV.3 Fragenblock III: Fragen zur Dokumentation von

Wissen

Der dritte Fragenblock beinhaltet sechs Fragen zur Dokumentation des Wissens in den Unternehmen. Hier steht im Vordergrund herauszufinden, ob in den Unternehmen eine Dokumentation des Wissens stattfindet und wenn ja, in welcher Weise und welche Art von Wissen dokumentiert wird. Weiters wird auch abgefragt, wie oft das dokumentierte Wissen aktualisiert wird. Bei der Einführung von Wissensmanagement spielt die Bewertung von Wissen eine wesentliche Rolle. Um abschätzen zu können, ob die Unternehmen sich bereits mit der Bewertung von Wissen auseinandersetzen, wird in diesem Block erfragt, ob sie bereits Erfahrung mit der Bilanzierung von Wissen haben, und falls ja, nach welcher Methode sie ihr Wissen bilanzieren.

Frage III. 8.: In welcher Weise wird das vorhandene Wissen in Ihrem

Unternehmen dokumentiert?

Es lassen sich folgende drei Schwerpunkte der Dokumentation des vorhandenen Wissens feststellen:

Datenbanken (62,8 %) Geschäftsprozessmanagementwerkzeuge (41,9 %) Dokumentenmanagementsysteme (40,3 %)

Content Managementsysteme liegen mit 39,5 % knapp darunter. Die weiteren Positionen verteilen sich relativ gleichmäßig; Best-Practice-Fälle und Best-Practice-Dokumentationen liegen mit jeweils 15,5 % an fünfter Stelle. Gefolgt von der Position Groupwaresysteme (10,1 %). 7,8 % geben an, das vorhandene Wissen mittels Expertensystemen zu dokumentieren. Wissenslandkarten werden von 3,1 % eingesetzt. Ontologien werden von den befragten Unternehmen nicht angewendet. Immerhin 9,3 % dokumentieren ihr Wissen gar nicht. 7 % haben unter der Kategorie „Sonstige“ folgende alternative Antworten gegeben:

Informationssammlung in einer Dienststelle Intranet Kopien an alle Mitarbeiter Abteilungsinformation, Dienstleistungsangebot (intern) FMEA für Prozesse Arbeitsanweisungen, Wissen- und Erfahrungsaufbau einzelne Personen File Server Aktualisierung der laufenden Sammlung von technischen Empfehlungen,

organisatorischen Anweisungen



Geschäftsprozessmanagementwerkzeuge

Groupwaresysteme

Best-Practice-Fälle

Best-Practice-Dokumentationen

Dokumentenmanagementsysteme

Intranet (Content Managementsysteme)

Datenbanken

Wissenslandkarten

Ontologien

Expertensysteme

Sonstige

Gar nicht

706050403020100

Nennungen in %

9,3

7

7,8

0

3,1

62,8

39,5

40,3

15,5

15,5

10,1

41,9

Abbildung 9 Dokumentation von vorhandenem Wissen

Frage III. 9.: Wie oft aktualisieren Sie Ihre Dokumentationen?

Keine der möglichen Antworten erreichte bei dieser Frage über 50 %. „Seltener als einmal monatlich“ wird mit 29,7 % am häufigsten genannt. Mit 27,1 % liegt die Position „Monatlich“ knapp dahinter. Immerhin 20,3 % aktualisieren ihr Wissen täglich und 14,4 % aktualisieren ihr Wissen wöchentlich. Interessanterweise aktualisieren 8,5 % der befragten Unternehmen ihr Wissen gar nicht.

Seltener als einmal monatlich

Monatlich

Wöchentlich

Täglich

Gar nicht

302520151050

Nennungen in %

29,7

27,1

14,4

20,3

8,5

Abbildung 10: Häufigkeit der Aktualisierung von Wissen



Frage III. 10.: Welches Wissen wird in Ihrem Unternehmen

dokumentiert? Geben Sie bitte die drei wichtigsten Kategorien an:

Kategorie 1 stellt jenes Wissen dar, welches für das Unternehmen am wichtigsten ist und dokumentiert werden muss. Bei dieser offenen Frage konnten die Antworten in sieben Bereiche zusammengefasst werden. Keine der angegebenen Positionen liegt über 50 %. Für die Kategorie 1 geben 28,7 % „technisches Wissen“ an. An zweiter Stelle liegt mit 12,4 % „Prozessbezogenes Wissen“, dicht gefolgt von der Position „Produktbezogenes Wissen“ mit 11,6 %. An vierter Stelle liegt „Projektbezogenes Wissen/Entwicklung“ mit 9,3 %. „Kundenbezogenes Wissen“ wird von 6,2 % der Unternehmen angegeben. Nur mehr 2,3 % geben „Fertigungsbezogenes Wissen“ an, „Juristisches Wissen“ liegt in der ersten Kategorie an letzter Stelle mit 1,6 %. 17,1 % der Unternehmen machten keine Angabe in der Kategorie 1. 10,9 % der Antworten konnten nicht in einen der Bereiche subsumiert werden – das sind:

Stammdaten, Zahlen Rechnungswesen/Zahlungen etc. Arbeitsanweisungen Geschäftsunterlagen Ansprechpersonen Unternehmenserfolg Qualitätssicherung, Qualitätsmanagementsysteme, Qualitätswissen Federmischungen (Rezepturen) je nach Geschäftsbereich unterschiedlich Medizinisches Wissen Kalkulationen - Rezepturen

Technisches Wissen

Produktbezogenes Wissen

Prozessbezogenes Wissen

ProjektbezogenesWissen/Entwicklung

Fertigungsbezogenes Wissen

Kundenbezogenes Wissen

Juristisches Wissen

Sonstige

keine Angabe

302520151050

Nennungen in %

17,1

10,9

1,6

6,2

2,3

9,3

12,4

11,6

28,7

Abbildung 11: Dokumentation von Wissen Kategorie 1



Bei der Kategorie 2, die jenes dokumentierte Wissen darstellt, das bei den Unternehmen an zweitwichtigster Stelle steht, konnten die Antworten in vier Bereiche zusammengefasst werden, wobei wiederum keine der Positionen über 50 % liegt. 27,9 % machten bei Kategorie 2 keine Angabe. 19,4 % der Unternehmen geben „Kaufmännisches Wissen/Kunden-, Markt- und Produktbezogenes Wissen“ an. „Prozess- und Ablaufbezogenes Wissen“ liegt mit 16,3 % an nächster Stelle. „Technisches Wissen“ wird in Kategorie 2 nur mehr mit 11,6 % angegeben. Projektbezogenes Wissen liegt mit 7 % an letzter Stelle. 17,8 % der Antworten konnten nicht in einen der Bereiche subsumiert werden – das sind:

Adjustierungswerte Diverse Statistiken (z.B. Projektläufe) Dienstreiseberichte Arbeitsanweisungen Policies Rezepturen und Verfahren, Patente, Forschung und Entwicklung Projektbezogenes Wissen Allgemeinen Informationen Qualitätsmanagementsysteme, Qualität, Qualitätsmanagementnormen Verfahrensanweisungen Implizites Wissen der Mitarbeiter Monatsbericht, aktuelle Zahlen Ergebnisse (Prüfungen, Besprechungen) Fertigungs-Know-How (Spritzgussdaten, Musterfertigungsdatenbank) Interne Herausforderungen und Lösungen Montagetechnologien Lieferanteninformationen

Kaufmännisches Wissen/Kunden-,Markt- und Produktbezogenes

Wissen

Prozess- und AblaufbezogenesWissen

Technisches Wissen

Projektbezogenes Wissen

Sonstige

keine Angabe

302520151050

Nennungen in %

17,8

7

19,4

16,3

11,6

27,9




In der Kategorie 3, die das drittwichtigste dokumentierte Wissen umfasst, machten 34,1 % der Unternehmen keine Angabe mehr. Hier konnten die Antworten in sieben Bereiche zusammengefasst werden. An erster Stelle liegt mit 16,3 % „Unternehmensinternes Wissen“, gefolgt von den Positionen „Technisches Wissen“ und „Prozess- und Ablaufbezogenes Wissen“ mit jeweils 10,9 %. „Kundenbezogenes Wissen“ liegt mit 7,8 % an nächster Stelle. Die letzten Positionen bilden in der Kategorie 3 „Produktbezogenes Wissen“, „Projektbezogenes Wissen“ und „Juristisches Wissen“ mit jeweils 3,9 %. 8,5 % der Antworten konnten nicht in einen der Bereiche subsumiert werden – das sind:

Datenbanken (chemisch und betriebswirtschaftlich) Preislisten, Kalkulationsdatenbank, Lieferantendatenbank Spezifikationen Auftragsdaten Personalfluss Strategisches Marketing Prüfungen Reklamationen Qualitätsspezifikationen Bezugsquellen für Rohstoffe Werkstoffzeugnisse

Unternehmensinternes Wissen

Technisches Wissen

Projektbezogenes Wissen

Juristisches Wissen

Prozess- und AblaufbezogenesWissen

Produktbezogenes Wissen

Kundenbezogenes Wissen

Sonstige

keine Angabe

403020100

Nennungen in %

8,5

16,3

10,9

3,9

3,9

10,9

3,9

7,8

34,1




Frage III. 11.: Wie schützen Sie Ihr Wissen bzw. Ihre Produkte?

„Markenschutz“ (41,9 %) und „internationale Patente“ (38 %) werden von den befragten Unternehmen am häufigsten verwendet. „Europäische Patente“ werden von 31 % und „Nationale Patente“ von 23,3 % verwendet. „Urheberschutz“ liegt mit 17,1 % an nächster Stelle. Die „Ausgabe von Lizenzen“ wurde von 12,4 % der Unternehmen angegeben. 22,5 % geben an, dass der Schutz aufgrund des Produkts nicht möglich sei und immerhin 19,4 % schützen ihre Produkte gar nicht.

Nationale Patente

Europäische Patente

Internationale Patente

Ausgabe von Lizenzen

Markenschutz

Urheberschutz

Schutz nicht möglich

Sonstige

Gar nicht

50403020100

Nennungen in %

19,4

10,1

22,5

17,1

41,9

12,4

38

31

23,3

Abbildung 14: Schutz von Wissen oder Produkten

10,1 % haben unter der Kategorie „Sonstige“ folgende alternative Antworten gegeben:

Schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit Geheimhalteregelung in Dienstverträgen Berechtigungskonzepte Codes von Dateien Gebrauchsmuster bzw. Musterschutz Beschränkung des Intranetzugangs Ständige Weiterentwicklung (Produkte, Fertigungsverfahren) Konkurrenzklausel/Verschwiegenheitspflicht Interne Firewall



Frage III. 12.: Haben Sie bereits Erfahrung mit der Bilanzierung von

Wissen (engl.: Intellectual Capital Reports)?

Die Ergebnisse zeigen, dass die meisten der befragten Unternehmen keine Erfahrung mit der Bilanzierung von Wissen haben (89,9 %). Nur 10,1 % der befragten Unternehmen geben an, bereits Erfahrung mit der Bilanzierung von Wissen gemacht zu haben.

Frage III. 13.: Falls ja, nach welcher Methode haben Sie Ihr Wissen

bilanziert?

Von den 10 % der Unternehmen, die angeben Wissen zu bilanzieren, wird am häufigsten die Methode „Balanced Scorecard“ verwendet, gefolgt von „Value Chain Scorebord“ und „ARCS“. Die restlichen Methoden, wie „Intangible Assets Monitor“, „IC-Rating“, „IC-Statements“ und „Skandia-Modell“ wurden von den befragten Unternehmen nicht angegeben. Weiters ist zu beobachten, dass auch Eigenentwicklungen von Werkzeugen bzw. Methoden Verwendung finden. 30,76 % haben unter der Kategorie „Sonstige“ folgende alternative Antworten gegeben:

Eigene Methode SAP-Lösungen Interne Wissensbilanz

Werkzeug Nennungen Nennungen in

%

BSC (Balanced Scorecard) 10 76,92 %

Value Chain Scoreboard 2 15,38 %

ARCS (Austrian Research Center Seibersdorf)

1 7,69 %

Intangible Assets Monitor 0 0 %

IC-Rating 0 0 %

IC-Statements 0 0 %

Skandia-Modell (Skandia Navigator)

0 0 %

Sonstige 4 30,76 %

Tabelle 3: Methoden der Wissensbilanzierung

(Mehrfachnennungen durch Unternehmen möglich)



IV.4 Fragenblock IV: Fragen zu Werkzeugen im Bereich

des Wissensmanagements

Der vierte und letzte wissensmanagementspezifische Fragenblock beinhaltet vier Fragen zum Thema „Werkzeuge im Bereich Wissensmanagement“. Ziel dieses Blocks ist, den zukünftigen Einsatz von Wissensmanagement in Industriebetrieben einschätzen zu können. Um das zu ermöglichen, wird hier ermittelt, ob die Unternehmen bei ihren Projekten bereits Wissensmanagementwerkzeuge einsetzen. Unternehmen, die bereits Wissensmanagementwerkzeuge verwenden, wurden zudem nach der Art der Werkzeuge befragt. Weiters wird nachgefragt, ob und in welchem Rahmen Investitionen im Bereich Wissensmanagement getätigt werden.

Frage IV. 14.: Setzen Sie in Ihrem Unternehmen / in Ihren Projekten

Wissensmanagementwerkzeug(e) ein?

Deutlich mehr als die Hälfte der Unternehmen (67,2 %) geben an, keine Wissensmanagementwerkzeuge einzusetzen. 32,8 % der Unternehmen hingegen setzen diese ein.

Abbildung 15: Einsatz von Wissensmanagementwerkzeugen

Frage IV. 15.: Falls ja, welche Wissensmanagementwerkzeuge

verwenden Sie?

Von den 32,8 % der Unternehmen, die Wissensmanagementwerkzeuge einsetzen, haben auch fast alle Unternehmen (97,6%) Angaben zu den Werkzeugen gemacht. Die genannten Werkzeuge wurden in 10 Gruppen zusammengefasst. Zu den am häufigsten genannten Werkzeugen zählen „Internet/Intranet Lösungen“, gefolgt von „Datenbanken“ und „Lessons Learned“. Häufig werden auch Eigenentwicklungen eingesetzt.



Werkzeuge Nennungen Nennungen in %

Internet/Intranet Lösungen 18 43,9 %

Datenbanken 13 31,7 %

Lessons Learned 5 12,2 %

Eigenlösungen 5 12,2 %

SAP-Lösungen 4 9,75 %

Schulungen 4 9,75 %

Prozess/Projektdokumentation 4 9,75 %

Expertensysteme 3 7,3 %

Balanced Scorecard 2 4,9 %

Projektkoordination 2 4,9 %

ERP-Lösungen 2 4,9 %

Tabelle 4: Einsatz Wissensmanagementwerkzeuge

Einzelne Nennungen von Werkzeugen, die in keine der oben angegebenen Gruppen zusammengefasst werden konnten, sind im Anschluss aufgelistet:

Doc House Docuware DMS E-Matrix oder Smart Team FMEA Forrester Harmoney KVP Lotus Notes Newsletter Projektspezifische Meetingstrukturen QS Handbücher Review der Hauptprozesse Secon als Programmiertool Technoweb Value Stream Maps Wissenslandkarte Yellow Pages



Frage IV. 16.: Haben Sie vor, in nächster Zeit Investitionen für Ihr

Unternehmen im Bereich Wissensmanagement zu tätigen?

Mehr als die Hälfte der Unternehmen (56,6 %) geben an, in nächster Zeit keine Investitionen im Bereich Wissensmanagement zu tätigen. Immerhin 43,4 % wollen in nächster Zeit in Wissensmanagement investieren.

Frage IV. 17.: Falls ja, in welchem Rahmen?

Die meisten der Unternehmen, die in nächster Zeit Investitionen im Bereich Wissensmanagement tätigen wollen, wollen dies in einem mittleren Rahmen tun (27,1 %). 12,4 % wollen in einem niedrigen Rahmen Investitionen tätigen und nur 3,9 % wären bereit Investitionen in hohem Rahmen zu tätigen. Wie aus der vorigen Fragen hervorgeht, wollen 56,6 % gar nicht in Wissensmanagement investieren.

hoch

mittel

niedrig

gar nicht

6050403020100

Nennungen in %

3,9

27,1

12,4

56,6

Abbildung 16: Investitionsrahmen für Wissensmanagement



V. BEWERTUNG DER AUSWERTUNG Als Basis für die Bewertung dienen die Ergebnisse der vorliegenden Umfrage.

V.1 Status quo des Wissensmanagements in

Industriebetrieben der Bundesländer Wien und

Niederösterreich

Die meisten der befragten Unternehmen stellen sich unter dem Begriff Wissensmanagement eine Methode vor, mit der das gesamte unternehmensinterne Wissen dokumentiert werden kann (72,1 %) bzw. ein Mittel, um das bereits vorhandene Wissen zur Schaffung von neuem Wissen nutzen zu können (71,3 %). Auch die Dokumentenverwaltung mittels elektronischen Hilfsmitteln zählt für die befragten Unternehmen zum Begriff Wissensmanagement. Bei 73,6 % der befragten Betriebe ist die Geschäftsstrategie schriftlich festgehalten. Erstaunlich dabei ist, dass davon immerhin 50,5 % Wissensmanagement als Bestandteil der Geschäftsstrategie betrachten. Signifikant ist, dass bei 76,7 % der befragten Unternehmen ein mittlerer Informationsbedarf vorherrscht, woraus man schließen kann, dass die Anwendung von Wissensmanagement durchaus sinnvoll wäre. Zur Abdeckung des auftretenden Informationsbedarfs nutzen viele der befragten Unternehmen interne (86 %) und externe (72,1 %) Schulungen im Rahmen organisatorischer Maßnahmen. Im Vergleich dazu sind technische Maßnahmen offensichtlich etwas beliebter, denn 88,4 % der befragten Unternehmen sehen in der Vernetzung der Arbeitsplätze, 73,6% im Internetzugang an jedem Arbeitsplatz und 66,7 % im Einsatz mobiler Technologien ein probates Mittel zur Abdeckung des auftretenden Informationsbedarfs. Bei der Dokumentation von Wissen sind Datenbanken mit 62,8 % das am meisten verwendete Mittel. Interessant daran ist, dass die Mehrheit der befragten Betriebe ihre Datenbanken jedoch seltener als einmal monatlich aktualisieren. Somit ist die Gefahr eines potentiellen Datenverlusts eher gegeben. Im Fragebogen wurde nach den drei wichtigsten Kategorien des zu dokumentierenden Wissens gefragt. Die befragten Unternehmen priorisieren demnach die Dokumentation von technischem Wissen, gefolgt von kaufmännischem/kundenbezogenem Wissen und unternehmensinternem Wissen. Erstaunlich ist hingegen, dass immerhin 19,4 % der befragten Industriebetriebe ihr Wissen bzw. ihre Produkte gar nicht schützen. Bei der Frage nach der Erfahrung mit der Bilanzierung von Wissen ist deutlich zu erkennen, dass nahezu kein Unternehmen Erfahrung mit Wissensbilanzierung hat (89,9 %). Von den übrigen 10,1 %, die bereits bilanziert haben, nutzen beinahe alle die „BSC“ (Balanced Score Card). Weiters ist zu beachten, dass nahezu drei Viertel der befragten Unternehmen angeben, keine Wissensmanagementwerkzeuge einzusetzen. Interessant daran ist, dass viele Unternehmen zwar angeben, Wissensmanagement umzusetzen, aber dies offensichtlich nicht durch Wissensmanagementwerkzeuge unterstützen.



V.2 Zukunft des Wissensmanagements

Es scheint, dass sich Wissensmanagement in Zukunft bei den Unternehmen zunehmend etablieren könnte, da immerhin nahezu die Hälfte der befragten Unternehmen angibt, in nächster Zeit Investitionen für Ihr Unternehmen im Bereich Wissensmanagement in mittlerem Rahmen zu tätigen. Es ist zu erwarten, dass die Nutzung von Wissensmanagement zunehmen wird, da das Interesse der Unternehmen für dieses Thema offensichtlich sehr groß ist - dies wird auch von der Rücklaufquote (11,04 %) der Befragung bestätigt - und die Vorstellungen der Unternehmen im Zusammenhang mit der Anwendung von Wissensmanagement nur mit entsprechenden Werkzeugen umgesetzt werden können.



V.3 Anhang A: Referenzen

Davenport, T. / Prusak, L.: Wenn ihr Unternehmen wüsste, was es alles weiß…: Das Praxishandbuch zum Wissensmanagement; Moderne Industrie, Landsberg/Lech 1998. Karagiannis, D. / Telesko, R.: Wissensmanagement: Konzepte der Künstlichen Intelligenz und des Softcomputing; Oldenburg, München/Wien 2001. Schüppel, J.: Wissensmanagement: organisatorisches Lernen im Spannungsfeld von Wissens- und Lernbarrieren; Gabler, Wiesbaden, 1996. Wuppertaler Kreis e. V.: Wissensmanagement in mittelständischen Unternehmen, Ein Leitfaden; Bericht 54, Deutscher Wirtschaftsdienst, Köln, 2000.



V.4 Anhang B: Fragebogen

+ Erfahrungen,

+ Bedeut

ung,

+ Syntax Zeichen Date

n Information

Wissen

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