ERIKA Erfassung von Rechte-Informationen und Rechte-Kosten...

Betriebsinterne Weiterbildung

ERIKA Erfassung von

Rechte-Informationen und Rechte-Kosten-Anfragen

Version 2.2

Stand: 31. März 2015

1. Anliegen und Funktionsweise der neuen Software ............................................................................................. 2

1.1. Einführung von RMS im rbb .................................................................................................................... 2

1.2. Grundsätzliche Arbeitsweise beim Erfassen und Bereitstellen der Daten für RMS.......................................... 2

2. ERIKA ................................................................................................................................................................. 3

2.1. Startbildschirm............................................................................................................................................. 3

2.2. Erfassen von Sendungen .............................................................................................................................. 4

2.3. Erfassen von Sendungsbeiträgen .................................................................................................................. 6

2.4. Rechte- und Kostenanfragen (ReKo) ............................................................................................................. 7

2.5. Schnittlisten ............................................................................................................................................... 10

2.6. Musikliste ................................................................................................................................................. 12

3. GEMA-Meldung aus der RMS-Musikliste erstellen ............................................................................................ 16

4. Rechte-Vorschau über den Archiv-Navigator (nur rbb–intern) ........................................................................... 20

WICHTIGER HINWEIS ZUM ÖFFNEN BEREITS BESTEHENDER ERIKA-DATEIEN……………………………….15

Änderungen zur Version 2.1

• Rechte-und Kostenanfrage: in den Sendeinformationen sind jetzt online-Rechte zu erfassen • neuer Speicherort der Übergabefiles an RMS

Autorin: H. Lüning. Redaktion: T. Kruithof

ERIKA – Erfassung von Rechte-Informationen und Arbeitsmaterial zur Schulung

Rechte-Kosten-Anfragen

Stand: März 2015 Seite 2

1. Anliegen und Funktionsweise der neuen Software

1.1. Einführung von RMS im rbb

Um die Zusammenarbeit zwischen Redaktionen, Produktion, Archiv und Lizenzabteilung zu verbessern, führt der rbb das SAP-basierte Programm RMS ein (Rechte-Managementsystem Fernsehen). RMS ist eine Kooperation von MDR, BR und rbb; das DRA nutzt RMS ab Frühjahr 2007.

Bislang verwaltet die Lizenzabteilung die notwendigen Rechteinformationen zu den Sendungen in Papierform. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind jeweils für spezielle Redaktionen zuständig, haben dazu ihre eigene Arbeitssystematik und können daher zu lizenzrechtlichen Fragen anderer Redaktionen keine Auskunft geben. Recherchen sind mühsam und langwierig - für die Redaktionen oft zu langsam. Erst nach erfolgter Abrech- nung werden die Daten in die Rechte-Dokumentationssysteme (FRED oder FIDOS) eingetragen. Schnittlisten werden in den Produktionsakten abgeheftet.

RMS soll eine umfassende elektronische Rechtedokumentation gewährleisten. Rechte und Kosten werden geklärt, Verträge erstellt, Wiederholungshonorare berechnet und Rechnungen direkt zur Zahlung angewiesen.

Ziele und Vorteile von RMS:

• schnellere Bearbeitung von Lizenzvorgängen • mehr Transparenz im Arbeitsablauf von Lizenzabteilung und Produktionsleitungen • schnelle und präzise Auskünfte für die Redaktionen – unabhängig vom Lizenzbearbeiter

Damit die Lizenzabteilung bessere Leistungen anbieten kann, müssen die Redaktionen ihre Rechte- und Kostenanfragen, die Schnittlisten und die Musiklisten elektronisch – statt in Papierform – über ERIKA an die Lizenzabteilung übergeben.

Für die Redaktionen ergibt sich der Vorteil, dass der Archiv-Navigator JANA bei einer sendeplatzbezogenen Recherche eine Rechte-Vorschau liefert und Rechte- und Kostenanfragen unterstützt. Die Musiklisten aus ERIKA können mit dem JANA in die GEMA-Meldung übernommen werden.

1.2. Grundsätzliche Arbeitsweise beim Erfassen und Bereitstellen der Daten für RMS

ERIKA läuft über Internet-Browser (Internet Explorer oder Mozilla Firefox). Sie können das System daher an jedem beliebigen Ort mit Internet-Zugang benutzen.

Wir erwarten, dass künftig Autoren und Fremdfirmen Schnittlisten und Musiklisten zu ihren Produktionen direkt über dieses Eingabeprogramm erstellen.

Die dabei erzeugte Datei wird als E-Mail-Anhang an die Redaktion geschickt, kann dort kontrolliert oder weiterbearbeitet werden und wird dann in das Übergabeverzeichnis G:\_Allgemein\ERIKA-Uebergabe\ gestellt, aus dem RMS die Daten automatisch abholt und einliest – damit ist die Übergabe an die Lizenzabteilung vollzogen.

Für die Redaktionen soll damit das Abschreiben von Schnitt- und Musiklisten entfallen, die ihnen Autoren und Firmen übermitteln.




2. ERIKA

ERIKA wird über den Internet-Browser aufgerufen und kann ohne Passwort sowohl innerhalb als auch außer- halb des rbb benutzt werden.

Die Adresse lautet http://rmsext.rbb-online.de

2.1. Startbildschirm

Hier entscheiden Sie, ob

eine Sendung (evtl. mit einzelnen Beiträgen)

oder

ein alleinstehender Beitrag, der noch keiner Sendung angehört

bearbeitet werden soll.

Jede Datei kann eine oder mehrere Sendungen bzw. Beiträge umfassen. Zu jeder Sendung und jedem Beitrag können dabei beliebig viele Rechte-Kosten-Anfragen, Musik- und Schnittlisten und Kombinationen daraus gespeichert werden.

Wie der Startbildschirm am Ende der Arbeit aussieht, wenn Sie Ihre Informationen erfasst haben, sehen Sie auf Seite 15.

Hier entscheiden Sie, ob

eine Sendung (evtl. mit einzelnen Beiträgen)

oder

ein alleinstehender Beitrag, der noch keiner Sendung angehört

bearbeitet werden soll.

http://rmsext.rbb-online.de/�




2.2. Erfassen von Sendungen

Nach dem Aufruf [NEUE SENDUNG] öffnet sich eine leere Maske.

Ausgefüllt sieht die Sendungsmaske so aus:

Kann über Archiv-Navigator ermittelt werden.

Wenn Pflichteinträge fehlen oder Einträge beanstandet werden, erscheint beim Speichern diese Meldung:

ERIKA markiert die betreffenden Felder rot. Bitte prüfen Sie Ihre Eingabe.

Wenn Sie Daten eingegeben haben, drücken Sie [SPEICHERN UNTER…]. ERIKA erzeugt einen eindeutigen Dateinamen (zum Beispiel „S_Hexen_29102006.xml“), den Sie übernehmen sollten.

Auf der folgenden Seite sehen Sie mögliche Hinweise oder Fehlermeldungen Ihres Browsers. Wenn Sie ERIKA regelmäßig benutzen, sollten Sie ERIKA den „vertrauenswürdigen Sites“ hinzufügen und den Dateidownload grundsätzlich zulassen, damit Sie nicht von Meldungen gestört werden.




Starten Sie nun den gewünschten Vorgang:

Entweder

• arbeiten Sie zu dieser angelegten Sendung weiter mit ReKo, Schnittliste, Musikliste oder • bearbeiten Sie Einzel-BEITRÄGE zu dieser Sendung.

2.3. Erfassen von Sendungsbeiträgen

Als Unterordnung zur Sendung können einzelne Beiträge erfasst werden, zu denen jeweils ReKo, Schnitt- oder Musiklisten gehören. Die Vorgänge laufen bei Beiträgen und Sendungen identisch ab.




2.4. Rechte- und Kostenanfragen (ReKo)

Auf der Einstiegsseite der Rechte-Kosten-Anfragen sehen Sie zunächst eine Liste der bisher erfassten Rech- te-Kosten-Anfragen zu genau dieser Sendung (bzw. diesem Beitrag). Eine hier angezeigte Rechte-Kosten- Anfrage lässt sich bearbeiten, kopieren oder löschen. Die Kopierfunktion behält alle sendungsrelevanten In- formationen, es müssen nur noch Daten über den Empfänger der Reko erfasst werden, womit der Erfassungs- aufwand insgesamt deutlich reduziert werden kann.

Die Reko kann über [DRUCKANSICHT LADEN] auch auf dem bekannten Papierformular ausgedruckt werden.

Durch Druck auf den Knopf [NEUE REKO] öffnet sich die leere ReKo-Maske.

Diese Maske bildet das Ihnen bekannte bisherige Papierformular ab.

In den Listenfeldern können Sie durch Eingabe des Anfangsbuchstabens den jeweiligen Eintrag besonders schnell aufrufen und mit TAB zum nächsten Eintrag springen (z.B. „B“ im Feld [AN] wählt „BR“ aus, mit TAB zu [UNSER BEARBEITER] springen und durch „R“-Taste „Rakus, Uta“ auswählen, sämtliche Felder im Masken- kopf sind damit ausgefüllt.




Zur [SENDUNGSANFRAGE] geben Sie bitte alle Ihnen bekannten Informationen ein.

Unter [SENDEINFORMATIONEN] sind die zu erwerbenden Standardrechte bereits vorgegeben, hier ist im Normalfall keine Veränderung notwendig.

Der zentrale Bestandteil ist der Bereich mit den Angaben zu den Ausstrahlungen. Geben Sie hier bitte an, wie viele Ausstrahlungen welcher Art erworben werden sollen.




Die ausgefüllte ReKo-Maske stellt sich dann so dar:

Sie können Ihre ReKo jederzeit zwischenspeichern [SPEICHERN UNTER...], speichern und zur Übersichtsseite zurückkehren oder, wenn Sie zur selben Sendung mehrere Anfragen haben, die Stammdaten übernehmen ("Durchschlag"), indem sie [SPEICHERN UND WEITERE REKO] drücken.




2.5. Schnittlisten

Sequenzen eintragen: nächste [Neue Sequenz]




Sequenzen aus Excel-Tabelle übernehmen:

NUR aus der offiziellen Excel-Schnittlisten-Vorlage (zu finden im Intranet unter BÜRO & FORMULARE,

PRODUKTION UND BETRIEB) können Daten übernommen werden und NUR korrekt eingetragene Daten lassen sich importieren. – Also vorher in Excel korrigieren!!

falsche Zeitformate dürfen nicht leer sein gehört zusammen nicht RMS-gerecht

Excel-Tabelle ist geöffnet zu übernehmende Zeilen markieren und [Strg]+[C] zum Kopieren In ERIKA [Aus Excel einfügen]

Cursor in das Feld klicken und [Strg]+[v] zum Einfügen Schalter [Liste einfügen]




2.6. Musikliste




Nächstes Musikstück aus der Repertoire-Datenbank (der GEMA) einfügen

fehlende Infos noch ausfüllen!




Alles fertig?

Sind alle Vorgänge für eine Sendung erfasst, sollten Sie vor dem Verlassen dieser Sendung noch mal [Spei- chern und zurück zur Startseite] gehen.




Auf der Startseite ist eine gute Übersicht über den Bearbeitungszustand (Anzahl erfasster ReKos, Beiträge und Einträge in Schnitt- und Musiklisten) zu sehen.

Es können mehrere Sendungen bzw. Beiträge in einer Datei erfasst werden. In diesem Fall stehen mehrere Zeilen in der Übersicht. Der automatische Dateiname resultiert aus der jeweils ersten Sendung.

So präsentiert sich eine Sendung auch, wenn Sie eine XML-Datei öffnen, um sie weiter zu bearbeiten bzw. diese mit [Speichern unter…] in das Übergabeverzeichnis G:\_Allgemein\ERIKA-Uebergabe\ zu speichern.

Datei öffnen/Durchsuchen…

ACHTUNG !!! ERIKA übergibt nur „neue“ Informatio- nen an RMS.

Es kann immer nur eine XML-Datei bearbeitet werden. Nach dem Öffnen einer anderen XML-Datei mit [Weiter] wird diese in der Startbildschirm-Übersicht angezeigt. ACHTUNG: Wenn Sie die Datei bisher nur lokal gespeichert hatten (zum Beispiel, weil Sie nur Teile einer Schnittliste erfasst hatten und die Arbeit später fortgesetzt haben,wählen Sie nach dem Öffnen den Bearbeitungsstatus„Datei noch nicht an RMS übergeben“. Sollten Sie jedoch die Datei bereits auf den Übergabeserver gestellt haben und am nächsten Tag weitere Rekos erfassen wollen, so wählen Sie „Datei bereits an RMS übergeben. Dann erreichen nach dem erneuten Speichern nur noch die neuen Daten die Lizenzabteilung.

Speichern unter… Zum Speichern der jetzigen Datei in einem anderen Verzeichnis. Programm beenden Schaltet die Anwendung (nach Bestätigung einer Meldung) aus.

Die Datei wird dabei nicht nochmals gespeichert, Änderungen werden verworfen.

Programm neu beginnen Schließt die angezeigte Datei und stellt den Startbildschirm leer dar, sodass eine neue Datei erzeugt werden kann. Die Datei wird dabei nicht nochmals gespeichert, Änderungen werden verworfen.

Diese Sendung kann jederzeit weiterbearbeitet

d




3. GEMA-Meldung aus der RMS-Musikliste erstellen

. Zu diesem Zeitpunkt ist

noch keine Auswahl der Suchkriterien erforderlich. Öffnen Sie zuerst die zuvor erstellte XML-Datei

Im Archiv-Navigator (wie immer) GEMA-Fernsehen wählen




Zu diesem Zeitpunkt ist noch keine Auswahl der Suchkri- terien erforderlich. Öffnen Sie zuerst die zuvor erstellte XML-Datei

Nach dem [Durchsuchen…] hat sich die Datei eingetragen, durch [Absenden] wird die Datei geöffnet.

Danach erscheint diese Anzeige der XML-Datei.

Die Musikliste aus der externen Datei steht jetzt zur Verfügung.

Titel-Vorschau der Musikliste

Mit [ZURÜCK] gelangen Sie wieder zum Auswahlfenster. Diese Anzeige dient nur zur Kontrolle – es ist noch nicht die übernommene GEMA-Liste!




Wie üblich: GEMA-Schalter

Weil noch keine GEMA-Liste existiert, öffnet sich das Fenster zur Titelerfassung.




Die GEMA-Liste wurde erfolgreich übernommen.




4. Rechte-Vorschau über den Archiv-Navigator (nur rbb–intern)

Die hier mögliche „Auskunft“ ist nur eine Vorinformation zur Rechtesituation einer Sendung, eines Beitra- ges oder eines Lizenzobjektes und wird in Form einer Ampel angezeigt. Auch bei Grün ersetzt sie nicht die Rechte- und Kostenanfrage!

1. Sie beginnen mit einer herkömmlichen Recherche im Archiv-Navigator (GEMA-Fernsehen od. FESADneu)

In diesem Beispiel wurde nach „Adelheid und ihre Mörder“ gesucht.

2. Die Sendungen, zu denen Sie Rechteinformationen sehen möchten, werden markiert.

3. Mit diesem Schalter wird die Auswahl in die RMS-Liste übertragen. (Eine Meldung bestätigt das.)

4. Wechseln Sie in die RMS-Liste.

5. Geben Sie Verbreitungsgebiet, Sendedatum und –zeit der gewünschten Ausstrahlung ein.

6. Starten Sie die RMS-Anfrage .




7. Für jede Sendung in der Liste wird nun aus RMS eine Auskunft geliefert.

Bei der Nr. 6 war am Rechercheergebnis noch keine Verwendungsbeschränkung zu sehen, trotzdem zeigt die Ampel ROT.

Erklärung der Ampel:

GRÜN gesicherte Rechte sachlich, zeitlich, örtlich, sprachlich uneingeschränkt keine Fremdrechte

Kosten für Wiederholungshonorare od. Stoffrechte werden neben der Ampel angezeigt

ROT keine gesicherten Rechte für mindestens ein enthaltenes Lizenzobjekt sind keine Rechte vorhanden bzw. liegt eine Verwendungssperre vor

GELB

es treffen weder die Kriterien für „Grün“ noch für „Rot“ zu der lizenzrechtliche Status ist differenziert

Die Ampel gibt n u r Auskunft über die Rechtesituation und Kosten für Wiederholungshonorare. Die Ampel gibt k e i n e Auskunft über die Kosten des angefragten Lizenzobjektes.

In diesem Beispiel weist bereits das normale Rechercheergebnis auf eine VWB (Verwendungsbeschränkung) hin.




ReKo direkt aus der Recherche im Archiv-Navigator auslösen:

Dieser Schalter startet die ReKo – die Suchergebnisse werden direkt an ERIKA übergeben, das heißt, es öffnet sich ein neues Fenster des Internet-Explorers und alle verfügbaren Informationen zur Sendung sind bereits vorbelegt.

In diesem Beispiel zeigt RMS einen Wert von 0.00 Euro für Wiederholungshonorare an. Dies bedeutet nicht, dass tatsächlich keine Wiederholungshonorare fällig werden. Sie fallen entweder nicht an oder können derzeit noch nicht automatisch berechnet werden!

Grundsätzlich wird sich die Aussagekraft der Ampel und der Kosten erst nach und nach verbessern. Sie hängt maßgeblich davon ab, dass die Lizenzabteilung Informationen aus den Redaktionen erhält. Denn mit jeder Anfrage verbessert sich die Datenqualität und damit die Möglichkeit, Auskünfte direkt im Archivsystem zur Verfügung zu stellen.

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