Exceleritis Realis EstatisEin »Gesundheitsratgeber«

für Bau- und Immobilienprozesse

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Neueste Untersuchungen der European Spreadsheet Risk Interest Goup haben ergeben, dass 95% aller Tabellenkalkulationen fehlerhaft sind. 90% der Excel-Nutzer allerdings sind von der Richtigkeit (ihrer) Excel Berechnungen überzeugt.

Ob Projektentwicklung, Projektmanagement oder Property oder Asset Manage-ment, wenn es um Zahlen geht, ist Excel oft noch immer das Werkzeug der Wahl. Die damit verbundenen Risiken und möglichen Konsequenzen sind den Beteiligten dabei kaum bewusst. Geschäftsrisiken, die aus der Anwendung von Excel resultieren, haben meist einen sehr unscheinbaren Ursprung, aber oft immense Auswirkungen auf eine Vielzahl von Berechnungen und Berichten.

Aus unsere Sicht ein klarer Fall für von Exceleritis.Exceleritis Realis Estatis, um genau zu sein. Wir haben uns die einzelnen Krankheitserreger und Symptome einmal genauer angesehen. Folgen Sie uns.

Excel, die gefährlichste Software der Welt?

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Die 8 häufigstenEXCELERITIS

Krankheitserreger

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01 Exceleritis

Fragilis 02 Exceleritis Controlibis

03 Exceleritis Inaccensis

04 Exceleritis

Comprehendis

05 Exceleritis

Inconsolidabilis

06 Exceleritis Insecuris

07 Exceleritis

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08 Exceleritis

Non Scalabilis

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Exceleritis Fragilis

Excel ist ein sehr zerbrechliches Geschöpf. Schnell hat sich ein Fehler in eine Formel eingeschlichen. Rasch sind Zellen falsch verknüpft oder Summen nicht korrekt gebildet. Beim Vervielfäl-tigen von Bereichen, Blättern oder Dateien verbreiten sich diese Fehler kontinuierlich und nahezu viral. Arbeiten mehrere Personen auf dieser Basis zusammen, besteht darüber hinaus die Gefahr, dass Berechnungsstrukturen aus Unachtsamkeit zerstört werden. Man kann sich dann schon glücklich schätzen, wenn man mit einem freundlichen #BEZUG! auf einen Fehler aufmerksam gemacht wird.

Vergisst man Verknüpfungen, so fällt das im Normalfall gar nicht auf.

[ Fra-gi-lis: Befall durch instabile Strukturen, welche sich auch durch Blatt-Schutz-Impfungen kaum verhindern lassen ]

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Krankheitserreger |

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Exceleritis Controlibis

Ist eine Excel-Tabelle einmal aufgebaut, geht die Arbeit meist erst richtig los. Die Ergänzung weiterer Daten ist dabei noch die leichtere Übung. So richtig kompliziert wird es, wenn die aufgebaute Logik umstrukturiert werden muss.

Dann müssen die bereits aufgestellten Formeln, Verknüpfungen und Summen geprüft werden, damit die Richtigkeit der aufge-stellten Berechnung weiterhin garantiert werden kann. Ein zeitraubendes und kostenfressendes Unterfangen, welches keinen echten Mehrwert für das operative Geschäft mit sich bringt.

Wird aus Zeitknappheit gar auf eine Überprüfung verzichtet, kann dies fatale Folgen haben.

[ Con-tro-bi-lis: Aufwandsintensiver Prozess der ständigen Gesund- heitsüberprüfung zur Erhaltung des status-quo ]

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Exceleritis Inaccensis

Es muss mal wieder ganz schnell gehen. Der Auftrag muss raus, damit es keine Verzögerungen gibt. Die Rechnung muss bezahlt werden, damit das Skonto nicht flöten geht. Müller ist im Urlaub, Meier ist krank und der Geschäftsführer unterwegs. Und jetzt?

Wie kommt man an die aktuellen Informationen? Wahrschein-lich gar nicht. Die Freigabe muss also leider warten. Es ist schlimm genug, wenn man merkt, dass etwas liegen bleibt. Noch schlimmer ist es jedoch, wenn man gar nicht merkt, dass es hakt und welche Termine oder Fristen überschritten werden.

[ In-ac-cen-sis: Unerreichbarkeit wesentlicher Informationen zur Steuerung des Organismus ]

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Exceleritis Comprehendis

Hat man von jemandem eine neue Excel-Datei zugeschickt bekommen, lässt die Detektivarbeit meist nicht lange auf sich warten.

Schnell merkt man, dass der Ersteller wohl der einzige ist, der die Datei auf Anhieb und in voller Breite und Tiefe versteht. Andere Personen müssen sich erst einmal einarbeiten und sich dabei oft durch mehrere Blätter hindurchwühlen. Führt man ein Team, hat man dabei die Herausforderung, dass gleiche Inhalte nicht selten mit unterschiedlichen Namen versehen werden. Somit sind auch Auswertungen und Übersichten nicht sofort verständlich.

Es besteht die Gefahr von Informationssilos. Noch kritischer wird es dann, wenn „Excel-Gurus“ das Unternehmen verlassen und das Detailwissen verloren geht.

[ Com-pre-hen-dis: Nervenaufreibende Aktivitäten zur Dechif- frierung von fremden Strukturen ]

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Exceleritis Inconsolidabilis

Kaufmännische Daten zeichnen sich auch dadurch aus, dass sie in periodischen Abständen ausgewertet werden wollen.

Liegen dabei Informationen zu einem Projekt oder Objekt an unterschiedlichen Stellen, so müssen diese Daten jedes Mal mühsam aktualisiert und zusammengetragen werden, bevor man den aktuellen Stand beurteilen kann.

Ähnliches gilt, wenn einzelne Projekte und Objekte konsolidiert werden müssen, um aggregierte Portfolio- oder Unterneh-menssichten zu erhalten. Jeder manuelle Routineaufwand multipliziert sich dabei um die Anzahl der jeweiligen Berichtsin-tervalle.

Damit kann man leicht mehrere Wochen pro Jahr verschwenden.

[ In-con-so-li-da-bi-lis: Nicht aggregierbare Strukturen auf- grund von verteiltem Befall ]

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Exceleritis Insecuris

Vertrauliche Geschäftsinformationen in einer Excel-Datei?

Gehaltsinformationen, unternehmensinterne Kalkulationspara-meter und spezifische Marktinformationen sind meistens ein wesentlicher Teil von Tabellenkalkulationen und übersetzen strategische Wettbewerbsvorteile in Zahlen. In einer Excel-Datei sind diese allerdings nicht sicher.

Das vermeintliche Sperren von Feldern und Ausblenden von Blättern lässt sich durch eine rasche Internetrecherche sehr leicht aushebeln. Fatal wird es vor allem dann, wenn eine Datei irrtümlicherweise an Kunden oder Analysten verschickt wird.

[ In-se-cu-ris: Unsichere Speicherung von sensiblen Daten in losen Strukturen ]

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Exceleritis Inefficiensis

Mit Excel verschwendet man viel Zeit und noch mehr wertvolle Ressourcen. Viele Mitarbeiter sind sehr gut ausgebildet und haben Universitätsabschlüsse. Und dann sollen sie ständig Excel-Tabellen abgleichen?

Ist das moderner Umgang mit Informationstechnologie?

Nein und noch einmal nein! Oft werden bei der Fehlersuche Kollegen eingebunden, was weitere geistige Ressourcen bindet. Berücksichtigt man dann auch noch das, was die Mitarbeiter in dieser Zeit sinnvollerweise und wertschöpfend hätten erledigen können, so wird die Wirtschaftlichkeit weiter verschlechtert. Da es meist schwierig ist, diese Opportunitäts-kosten zu berechnen, wird die niedrige Effizienz des Vorgehens oft gar nicht vollständig wahrgenommen.

[ In-ef-fi-cien-sis: Verschwendung wertvoller geistiger Arbeits- kraft durch Aktivitäten mit keiner oder geringer Wertschöpfung

]

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08 Exceleritis Non Scalabilis

Wenn Tabellenkalkulationen signifikant wachsen, bringt dies zwei wesentliche Nachteile mit sich:

(1) Die Performanz geht in den Keller und (2) Änderungen in der Struktur werden noch zeitintensiver und gefährden das Gesamt- konstrukt. Es werden noch immer Excel-Dateien produziert, die Minuten benötigen, bis sie geöffnet sind. Wer sich traut, das aufzuräumen, der braucht Mut und viel Zeit. Ferner wird die Verwendung und Pflege von Standardstrukturen erschwert oder gar unmöglich.

An dieser Stelle sollte man sich vielleicht auch die Frage stellen, ob das eigene Geschäftsmodell vielleicht auch deshalb nicht skaliert, weil es auf nicht-skalierbaren technischen Strukturen aufbaut.

[ Non Sca-la-bis: Flexibilitätseinbußen und Effizienzverluste durch unsachgemäße Benutzung ]

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Treten die oben genannten Symptome bei Ihnen auf, so ist es Zeit zum Handeln. Lassen Sie das eigene Herumdoktern an Excel-Dateien! Es wird Zeit für eine professionelle, datenbank-basierte Lösung! Ob Sie dabei die Anwendung im eigenen Hause betreiben oder das ganze in die Cloud verlegen sollen, kann Ihnen am besten ein kompetenter Partner wie CONJECT sagen. Dabei profitieren Sie auch von der jahrzehntelangen internationalen Branchenerfahrung des Unternehmen und seiner Mitarbeiter. So können Sie die aktuellen Probleme heilen und den alltäglichen Schmerz lindern.

Heilmethoden und Ergebnisse

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SEDie Ergebnisse, die sich mit dem für Sie passenden Heilverfahren erzielen lassen, lassen sich als Top 10 wie folgt zusammenfassen.

SICHERE DATENERFASSUNGDurch einheitliche und durch den Anwender nicht veränderbare Benutzeroberfläche kann bei der Eingabe nichts mehr schief und kaputt gehen.

EINGEHALTENE PROZESSEPlausibilitätsprüfungen und Workflows garantieren, dass notwendige Wertgrenzen und Prüfschritte einge-halten werden und sich jeder Mitarbeiter in seinem Handlungsspielraum bewegt.

GERINGE DURCHLAUFZEITENKonsequent durchgängige Datennutzung und Status-übersichten zeigen den aktuellen Bearbeitungsstand, Verantwortlichen und definierte Termine. Man kann somit direkt eingreifen und Abläufe optimieren.

INTEGRIERTE ANWENDUNGENDurch eine strukturierte und korrekte Dateneingabe ist die Grundlage für die Anbindung weiterer Anwendun-gen über Schnittstellen geschaffen und eine Systemin-tegration möglich.

FESTE BERECHNUNGSLOGIKDie für alle Berechnungen und Auswertungen verwen-dete Logik ist fest definiert und unveränderbar. Somit sind die Ergebnisse richtig und nachvollziehbar.

AKTUELLE PROGNOSENDa alle Daten kontinuierlich in ein System eingegeben werden, können Plan- und Ist-Informationen leicht mit einem festgelegten Algorithmus ausgewertet und prognostizierte Werte zu Projektabschluss kalkuliert werden.

AUTOMATISCHE KONSOLIDIERUNGDaten einzelner Projekte oder Objekte werden gemäß ihrer Kategorisierung automatisch konsolidiert und können somit auf Portfolio- oder Unternehmensebene ausgewertet werden.

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Bei Fragen oder direkter Anwendung der Heilmethoden kontaktieren Sie uns unter dem Stichwort „Exceleritis“ auf www.conject.com.

LEISTUNGSFÄHIGES BERICHTSWESENDurch die Ablage der Daten in geeigneten Datenbankstrukturen wird ein flexibles und direktes Berichtswesen möglich. Die unter-schiedlichen Anforderungen der verschiede-nen Adressaten hinsichtlich Dateninhalte und Detailtiefe lassen sich mühelos und schnell realisieren.

STANDARDISIERUNGEinheitlich verwendete Felder und Strukturen erleichtern nicht nur die Eingabe, sondern ermöglichen auch die Ermittlung von standar-

disierten Kennzahlen, mit Hilfe derer Kalkulati-onen für künftige Maßnahmen vorgenommen werden können.

DIREKTE ERREICHBARKEITInformationen liegen nicht mehr auf einzelnen Computern verborgen, sondern stehen dem gesamten Unternehmen zur Verfügung. Durch Rollen- und Rechtesysteme können sowohl alle internen als auch externen Beteiligten nahtlos in Prozesse eingebunden werden.

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MÜNCHEN | DUISBURGDRESDEN | LONDON

WIEN | NOTTINGHAMWARSCHAU | DEN HAAG

SANKT PETERSBURG | DUBAISINGAPUR | AUCKLAND

www.conject.com

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