Fachbereich PflegeProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

RechnungswesenControlling –

Führen mit Zahlen

Prof. Dr. Sigrun Schwarz

Wintersemester 2007 / 2008

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

2

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesInhaltsübersicht

• Einführung, Definition, Aufgaben und Ziele• Planungs- und Controllingfelder• Controllingkonzept

– Controllingstrukturen– Controllingprozesse– Controllinginstrumente

• Kennzahlen• Kennzahlensysteme• Beispiele• Berichtswesen

• EDV-technische Unterstützung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

3

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesLegende – die Spielregeln

• Aufgabe ist verpflichtend und in Gruppenarbeit für die angegebene Stunde vorzubereiten. Sie wird in der genannten Stunde präsentiert / besprochen

• Zusätzliche Übungsaufgaben

• Ergänzende Literatur

• Pflicht = klausurrelevant• Zum ergänzenden Verständnis

Zu IhrerÜbung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

4

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesLegende – die Spielregeln

• Aufgabe ist verpflichtende Hausaufgabe und klausurrelevant, wird jedoch nicht in der Veranstaltung besprochen. 25 % der Punkte der Klausur beziehen sich auf diese Aufgaben.

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

6

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBegriff Controlling

• to control = steuern, regeln (nicht Kontrolle)Steuerung setzt Ziel und Plan zum Erreichen des Zieles voraus

• unterstützender Prozess für – Zielsetzung, – Planung, – Steuerung, – Überwachung aller Bereiche und Ebenen – einschließlich zur Verfügung stellen der

benötigten Informationen• Controlling heißt: Daten offen legen

Einführung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

7

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesHauptaufgaben des Controllings

• Zielsetzung und Planung – Erstellung Leitbild, strategische Ziele– Entwickeln, Beurteilen von

Handlungsalternativen– Analyse von Stärken und Schwächen– Beschlussvorbereitung …

• Permanenter Soll-Ist-Vergleich– Organisieren Informationsfluss, Berichtswesen– Interpretation der Daten, Frühwarnsystem

• Analyse von Abweichungen– Ursachen, Vorschläge zur Korrektur der Pläne– Terminüberwachung

• Steuerung zur Zielkorrektur / Zielerreichung

Einführung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

8

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Grundlage des Controllings: Ziele der Unternehmung

• Ausrichtung auf Formalziele und Sachziele• Definition eines Zielbaums

Informationen aus der Kostenrechnung sind nicht ausreichendBerücksichtigung qualitativer Daten

Einführung

Gladen, W., 2005, S. 40 - 50

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

9

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesAufgabe (Gruppenarbeit)

• Erstellen Sie einen Zielbaum für alternativ– einen Wohnbereich einer

Altenpflegeeinrichtung– eine Station eines Akutkrankenhauses– einen ambulanten Pflegedienst

• Wie ist der Zusammenhang zu den Zielen der Einrichtung?

• Arbeiten Sie dabei Formal- und Sachziele heraus.• Diskutieren Sie, in wieweit die von Ihnen genannten

Ziele originäre Ziele sind oder in einem Ziel-Maßnahmenverhältnis stehen.

• Nennen Sie zu jedem Ziel eine mögliche Maßnahme.

• Bereiten Sie das Ergebnis so auf, dass es in der Folgestunde präsentiert werden kann.

Einführung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

10

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Zeit

analysieren kontrollieren planen

strategische

investive

operative

Entscheidung

Ertragsmöglichkeiten

Leistungsfähigkeit

Ergebnis

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

11

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesOperatives Controlling

• Orientierung: primär Einrichtungsinnenwelt• primär kurzfristige Zeitperspektive (1 - 3 Jahre)

– Jahresplanung mit Aufteilung auf Monate– im Rahmen rolliehrender Steuerung auch

mittelfristig• Aufgaben sind weitgehend Routineaufgaben

(strukturiert und formalisiert) • Aufgaben eignen sich gut für EDV-Unterstützung• Informationen: primär Kosten, Erlöse und

Leistungsgrößen• Freiheitsgrad: weitgehende Konstanz der

grundsätzlichen Ziele und Handlungsmöglichkeiten

Ergebnis

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

12

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesTaktische Planung

• Mittelfristige Planung• Aufgabengebiete häufig Projektcharakter• Aufgaben in der Literatur teilweise der

strategischen Planung zugerechnetLeistungsfähigkeit

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

13

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesStrategisches Controlling

• strategische und dispositive Überlegungen• langfristig, ab 3 - 5 Jahren• Inhalte, Vorgehen und

Entscheidungsgrundlagen der Ziel- und Strategiebildung sowie Umsetzung von Zielen und Strategien in konkrete Projekte, Maßnahmen und Prozesse

• Grundlage für Handlungsrichtlinien und Handlungsfelder vor allem für die Führungsfunktion Planung

Ertragsmöglichkeit

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

14

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciencesstrategisches Controlling

• Orientierung primär an Krankenhausumwelt• Informationen: sehr heterogen, bezogen auf

– Art der Informationen (z. B. gesundheitspolitische Entwicklung, Veränderungen im Finanzierungssystem)

– Skalierungsniveau der Informationen (qualitative und quantitative Messbarkeit)

• bewußte Veränderbarkeit aller Planungs- und Kontrollparameter (Ziele, Handlungsalternativen)

• Strukturierungs- und Formalisierungsgrad: Beschränkung auf die Vorgabe eines Vorgehensrasters

• Notwendigkeit einer engen Zusammenarbeit aller Stellen in allen Phasen des strategischen Controllings

Ertragsmöglichkeit

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

15

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesSchwerpunkt des mittleren Managements:

Operative Planungs- und ControllingfelderBeispiele

– Leistungscontrolling– Prozesscontrolling– Personalcontrolling– Controlling der Sachkosten– Ergebniscontrolling

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

16

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

BeispielLeistungscontrolling: Leistung in der Pflege

• Leistung (Betriebswirtschaftslehre)mengenmäßiges Ergebnis der Produktion / Dienstleistung

• Pflegeleistung (Primärleistung)Verbesserung des Gesundheitszustandes der Patienten, Verhinderung der Verschlechterung des Gesundheitszustandes

• SekundärleistungPflegemaßnahmen, Pflegeminuten

Ergebnis

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

17

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesLeistungsplanung

• Leistungsmengenplanung (Primär- und Sekundärleistung)– Grundlage: eindeutiger Leistungskatalog– Basis: differenzierte Vergangenheitswerte– differenzierte Prognose unter Berücksichtigung der

Marktsituation, Finanzierungsmöglichkeiten, Kostendeckung etc.

– Erstellung / Verwendung Standardleistungsprofile• Clinical Pathways

• Festlegung des Qualitätsstandards• Eigen- / Fremdversorgung / Mitversorgung anderer

Einrichtungen

Ergebnis

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

18

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBereiche Leistungscontrolling

Überwachung und Steuerung• Transparenz der Leistungen• Anzahl der Leistung• Effektivität der Leistung• Effizienz der Leistung• Qualität der Leistung und Leistungserbringung• Outcome• Personaleinsatz• Güte der Dokumentation• Ambulante Pflege Tourenplanung

Planung• Planung Pflegeleistungen• Personalbedarfsermittlung• Sachmittelplanung• Kostenplanung

Ergebnis

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

19

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesArbeitsauftrag

• Sie sollen in einer Einrichtung Leistungscontrolling anhand der auf Folie 18 genannten Aspekte einführen.– Konkretisieren Sie die Aufstellung für die

Pflege. Gehen Sie dabei auf alle genannten Punkte ein und nennen jeweils eine aus Ihrer Sicht gut geeignete Möglichkeit, diesen Punkt umzusetzen.

– Geben Sie an, welche Daten Sie heranziehen und welche Voraussetzungen ggf. zu erfüllen wären.

• In den kommenden Veranstaltungen erhalten Sie ergänzende Informationen, die sie dann in Ihre Bearbeitung einpflegen können

Ergebnis

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

20

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesLeistungsmengenplanung

• Sie arbeiten in einem ambulanten Pflegedienst. Der Pflegedienst hat in diesem Jahr Mitarbeiter speziell für die Pflege dementiell erkrankter Personen ausgebildet.

Sie haben nun die Aufgabe, die nachgefragte Leistungen als Basis für die benötigten Personalstunden für das kommende Jahr zu planen. Welche Informationen beziehen Sie ein?

Zu IhrerÜbung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

21

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKapazitätsplanung

– Abgeleitet aus Leistungsplanung– Abgleich innerhalb vorhandener

Kapazitäten– Ggf. mittelfristig Investitionsplanung

– Voraussetzung: Leistungsplanung– Differenzierte Prognose der Preise unter

Berücksichtigung der Marktsituation

Ergebnis

Sachmittelplanung

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

22

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKosten-, Erlösplanung und Planbilanz

– Abgeleitet aus vorangehenden Planungsschritten

Dies ist auf der Ebene der Gesamteinrichtung durchzuführen

Ergebnis

Planungs- und Controllingfelder

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

23

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Controllingkonzept–Controllingstrukturen–Controllingprozesse–Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

24

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesControllingstrukturen

• Delegation von Kompetenz und Verantwortung auf Verantwortungsbereiche– in der Aufbauorganisation festgelegt– hierarchisch mehrstufig strukturiert– Abgeschlossen– Selbständig eigenverantwortlich

Controllingstrukturen

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

25

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesControllingstrukturen

• Responsibility center– Profit-Center

• Teilbereich erzielt Erträge und kann diese den Kosten gegenüberstellen (Erfolgsverantwortung)

• Entscheidungs- und Handlungsautonomie• z.B. medizinischer Hauptbereich• Erfolgsbeitrag ist je nach Kostenrechnungssystem „Roh-

Ertrag“ oder „Deckungsbeitrag“– Cost-Center

• Teilbereich gibt Leistung an andere interne Bereiche ab• Einhaltung von Budget und Zielvereinbarung• Kostendeckung ist Saldo zwischen internen

Verrechnungspreisen und Kosten• Zurechnung der verursachten Kosten und erbrachten

Erträge im Sinne eines responsiblity center accounting

Controllingstrukturen

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

26

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesControllingprozesse

• Kontrollarten im Controlling– Verfahrenskontrolle

• Gegenüberstellung geplanter und realisierter Vorgehensweisen

– Ergebniskontrolle• Erreichung quantitativer (Teil-) Ziele in

verschiedenen Phasen– Verhaltenskontrolle

• Organisationsrelevantes Mitarbeiterverhalten, zwischenmenschlichen Kontakt

– Selbstkontrolle• Mitarbeiter übernimmt Kontrolle in gestecktem

Rahmen selbst

Controllingprozesse

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

27

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

28

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Grundlage:Daten und Informationen

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

29

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

InformationsversorgungslageMangel im Überfluss

Daten-nachfrageDaten-

angebot

Informationsbedarf

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

30

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesInformationsentlastung

• Verdichtung von Information• Selektion von Information

– Key-Performance-Indicators– Kritische Erfolgsfaktoren– Kritische Engpässe

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

31

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Informationsbedarf und verfügbare Daten- Beispiele

• Controlling Personalbesetzung auf einer Station

• Geben Sie jeweils den Informationsbedarf aus Sicht der Stationsleitung und aus Sicht der Pflegedienstleitung an.

• Welche Daten und in welcher Differenzierung müssen bzw. sollten vorhanden sein?

• Welche Daten sind zu erheben, welche Methoden würden Sie einsetzen?

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

33

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesControllinginstrumente

• Rechnungswesen• Investitionsrechnung• Kennziffernanalyse• Berichtswesen• Markt-, Bedarfsanalysen• Zukunftswerkstätten• Stärken-Schwächen-Analyse• Portfolio-Matrix-Analysen• Eigenbild - Fremdbildanalysen• Konkurrenzanalysen / Benchmarking• Arbeitsszenarien mit Maßnahmenplan• Arbeitsprogramme, Projektpläne• Zeit-, Netzplanung• Meinungs-, Bewertungs-, Stimmungsbarometer• Meinungsbefragungen• Soll-Ist-Pläne• Kurven-Diagramme

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

34

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesGrundbegriffe

• Istwerte• Sollwerte• Soll-Ist-Vergleich• Abweichungsanalyse

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

35

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen im weiteren Sinne

• Quantitative Informationen, die für spezifische Bedürfnisse der Unternehmensanalyse und –steuerungaufbereitet worden sind

Kennzahlen im weiteren Sinne

Kennzahlen im engeren Sinne

Indikatoren

Gladen, W., 2005, S. 11

Controllinginstrumente

Gladen, W., 2005, S. 11 - 18

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

36

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen im engeren Sinne

• für interne und externe Zwecke einsetzbare Meßgrößen

• konzentrierte, stark verdichtete Form • informieren auf relativ einfache Weise über

einen (komplizierten) betrieblichen Tatbestand

• als Ausdruck eines erfassbaren und quantifizierbaren Vorgangs

• Aussagekraft durch Vergleichswerte

Gladen, W., 2005, S. 12

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

37

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesIndikatoren

• Ersatzgrößen, deren Ausprägung oder Veränderung den Schluss auf die Ausprägung und Veränderung einer anderen als wichtig erachteten Größe zulässt

• Insbesondere bei nicht direkt messbaren / nicht direkt beobachtbaren Tatbeständen

• Keine über Verdichtung gewonnenen quantitativen Informationen

Gladen, W., 2005, S. 14

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

38

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBeispiel Indikator

• Personalzufriedenheit– Fehlzeiten– Anzahl Kündigungen

• Bewohnerzufriedenheit– Warteliste auf Aufnahme

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

39

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen im engeren Sinne

• Qualitative VerdichtungInformationen sind in Einzelinformationen nicht enthalten– Durchschnitte– Korrelationsrechnungen

• Quantitative Verdichtung– Homogene Verdichtung

additive Zusammenfassung von Einzelinformationen gleichartiger Objekte

– Selektive VerdichtungKlassifikationskategorien entfallen

Controllinginstrumente

Aufgaben von Kennzahlen

Kennzahlen-aufgaben

Analyse/Information

Steuerung/Durchsetzung

zukunfts-bezogen

vergangenheits-bezogen

strat. Analyse,Planung

Früherkennungstrat. Kontrolle

Beurteilungs-größen

Ursachen-größen

entscheidungs-bezogen

stellen-bezogen

Entscheidungs-,Planungs-prämissen

globales Umfeld

aufgabenspezi-fisches Umfeld

Frühwarnung(Soll– Wird-Vergleich)

interaktiveKontrolle

Früherkennung

Gliederungs-zahlen

Ist- Ist-Vergleich

Benchmarking

Soll-Ist-Vergleich

Kennzahlen-system zur Zergliederung

Kennzahlen-system mit Einflußgrößen

problem-spezifische Entscheidungs-kriterien (z.B. Kapitalwert)

stellen-spezifischeSoll-vorgaben(z.B. Gewinn, Kosten)

Gladen, W. (2005): Performance Measurement: Controlling mit Kennzahlen: Wiesbaden. Gabler. S. 32

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

41

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesMöglichkeiten zur Verdichtung

Beziehungs-zahlen

Funktionenz.B. Deckungs-beitragsrech-nung

Zahlen unterschied-licherKategorien

Gliederungs-zahlen

Konsolidie-rung

Summen-bildung(Differenzen-bildung)

Zahlen der gleichen Kategorie

RelativierungAggregierungSummierung

Birk, 1991 nach Gladen, W., 2005, S. 13

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

42

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesArten von Kennzahlen

• absolute Kennzahlen (Bestands-, Bewegungskennzahlen)– Einzelkennzahlen– Summen– Differenzen– Mittelwerte– Prozentangaben

• Verhältniskennzahlen• Beobachtungszahlen• Bezugszahlen

– Gliederungskennzahlen (Teil / Ganzem)– Beziehungskennzahlen (2 verschiedene Größen)– einfache Messzahlen (Veränderung einer Größe)– Indexkennzahlen (Veränderung im Zeitverlauf mehrerer

Größen)

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

43

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesGrundsätze für die Bildung von Kennzahlen

• Verhältniskennzahlen– Positiv besetzte Kennzahl sollte bei

wünschenswerter Entwicklung im Wert steigen

• Beziehungskennzahl– Ursache kann nur dann isoliert werden,

wenn proportionale Beziehung vorliegt– Häufig:

• Zähler: Wirkungskennzahl• Nenner: Ursachenkennzahl

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

44

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesWiederholung

• Geben Sie zu jeder Kennzahlenart ein Beispiel an.

• Nennen Sie ein Beispiel, bei dem die Summierung und die Aggregierung zu unterschiedlichen Werten führen.

Controllinginstrumente

Gladen, W., 2005, S. 24 - 35

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

46

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Anforderungen an die Kennzahl und ihre Messung

• Akzeptanz• Legitimität• Validität (Zweckeignung)• Reliabilität (Genauigkeit)• Manipulierbarkeit• Aktualität• Kosten-Nutzen-Relation

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

47

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Anforderungen an die Kennzahl und ihre Messung

• AkzeptanzBeteiligte müssen bereit sein Beschreibungskriterien und Indikatoren anzuerkennen und Daten zu erfassen

• Legitimitätkeinen Streit über Berechtigung und Rechtmäßigkeit der Erfassung und Auswertung

• Validität (Zweckeignung)Eignung der Information zur Lösung einer gestellten Aufgabe - und so wenig Information wie möglich

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

48

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Anforderungen an die Kennzahl und ihre Messung

• Reliabilität (Genauigkeit)Grad der Übereinstimmung mit der Realität, Präzision der Information (Bezeichnung, Abgrenzung, Bewertung im Zeitverlauf)

• ManipulierbarkeitDaten dürfen von Beteiligten nicht manipulierbar sein

• AktualitätZeitnähe; zeitlicher Abstand zwischen frühestmöglicher Ermittlung und dem zugrunde liegenden Bezugszeitpunkt bzw. -zeitraum

• Kosten-Nutzen-RelationGegenüberstellung der Kosten für die Beschaffung und des Nutzens aus der Verwertung der Information

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

49

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Anforderungen an die Kennzahl und ihre Messung(Rumba-Regel)

• Relevant Relevant• Understandable Verständlich • Measurable Messbar • Behaviourable Beeinflussbar • Achievable Machbar, erreichbar

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

50

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesAuswahl von Kennzahlen

• Ausrichtung auf Ziele oder Vorgaben• Reduktion auf wichtige Schlüsselvariable• Orientierung an Erfolgskriterien (mögliche

Steuerung)• Ausrichtung auf wichtige

Interessensgruppen• Verdichtung der Daten als Erstinformation• Nutzung akzeptierter Kennzahlen

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

51

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen – erstes Übungsbeispiel

• Zur Kontrolle der Maßnahmen der Sturzprophylaxe wird je Station folgende Kennzahl für definierte Zeiträume erhoben:

AnzahlStürze: Anzahl der Stürze in dem ZeitraumDAnzPat: Durchschnittliche Anzahl an Patienten, die

in dem Zeitraum anwesend waren.

• Diskutieren Sie die Kennzahl an beiden Anforderungskatalogen.

• Schlagen Sie ggf. verbesserte / ergänzende Kennzahlen vor.

DAnzPatzeAnzahlStürSturzrate =

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

52

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen – Übungsbeispiel

• In einem Krankenhaus haben sich Patienten immer wieder über unabgestimmte Abläufe beschwert, die sich u.a. durch lange Wartezeiten ausdrückten aber auch dadurch, dass Termine, die die Patienten erhalten hatten, immer wieder verschoben wurden. Es werden verschiedene Maßnahmen im Haus diskutiert. Zunächst soll die Entscheidung durch geeignete Kennzahlen unterstützt werden. Im Controllingsystem soll anschließend überwacht werden, ob die Maßnahmen Erfolg haben. a) Welche 3 Kennzahlen sind Ihrer Meinung nach

besonders geeignet und für welche Bereiche ? Begründen Sie Ihre Auswahl.

b) Wie genau sind diese Kennzahlen zu ermitteln?c) Wie gut erfüllen diese Kennzahlen die an Kennzahlen

zu stellenden Anforderungen?d) Wie erfassen Sie die jeweiligen Daten?e) In welchen Zyklen erfassen Sie die Daten?f) Sichern Sie Ihr Ergebnis in einer PPT-Präsentation

und senden Sie diese mit Angabe der Mitarbeiter an sschwarz@fh-muenster.de

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

53

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesAussagen einer Kennzahlenanalyse

• Frage nach der Verhältnismäßigkeit– interner Kennzahlenvergleich

• Zeitvergleich• Soll-Ist-Vergleich

– externer Kennzahlenvergleich• Durchschnittszahlen• Erfahrungsgruppen

• Frage nach den Ursachen– Kennzahlenzerlegung

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

54

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

• Benchmarking– Bezieht sich auf bestimmte Arbeitsabläufe und

Prozesse– Auch intern zwischen verschiedenen Bereichen

möglich oder zwischen verschiedenen Branchen (z.B. Küche Krankenhaus, Kantine Wirtschaftsunternehmen)

• Betriebsvergleich– Zwischen Konkurrenten der Branchen– Nicht auf Prozesse bezogen

Aussagen einer Kennzahlenanalyse - Vergleich

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

55

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlensysteme

• geordnete Gesamtheit von Kennzahlen, die in sachlich sinnvoller Beziehung zueinander stehen, sich gegenseitig ergänzen und als Gesamtheit dem Zweck dienen, den Betrachtungsgegenstand möglichst ausgewogen und vollständig zu erfassen

• Verdichtung in 1 Kennzahl nicht möglich und nicht wünschenswert– Informationsverdichtung ist

Informationsvernichtung

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

56

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesAnforderungen an Kennzahlensysteme

• Objektivität und Widerspruchsfreiheit• Einfachheit und Klarheit• Informationsverdichtung• Multikausale Analyse• Indikatorfunktion und Systemoffenheit• Partizipation fachkundiger Mitarbeiter

Gladen, W., 2005, S. 156 - 161

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

57

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesDifferenzierung von Kennzahlensystemen

• Rechensystememathematische und sachlogische Verknüpfung der Elemente

• Ordnungssystemeausschließlich sachlogische Verbindung der Einzelkomponenten

Controllinginstrumente

DuPont - KennzahlenReturn on Investment

Umsatz-rentabilität

Kapital-umschlag

Erfolg Umsatz

x

: Gesamt-vermögen

Umsatz

Deckungs-beitrag

Netto-umsatz

variable Kosten

Fixkosten Umlauf-vermögen

Anlage-vermögen+- -

FGK +

VwGK+

VtGK

Fert. material+

Fert. löhne+

variable FGK+

variable VVGK

Vorräte+

Forderungen+

liquide Mittel

Gladen, W. (2005): Performance Measurement: Controlling mit Kennzahlen: Wiesbaden. Gabler. S. 69

:

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

59

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesDimensionen Kennzahlensystem

Bevö

lker

ung

Ver

sorg

ungs

syst

em

Bes

chaf

fung

smär

kte

Ein

gese

tzte

Mitt

el

Urs

ache

Lei

stun

g

Leis

tung

sers

tellu

ng

Leis

tung

serg

ebni

s

Leis

tung

sdok

umen

tatio

n

Kund

e

Umwelt Einrichtung

zukunftsbezogenGegenwartsbezogen

Vergangenheitsbezogen

quali

tativ

quan

titativ

monetä

r

In Anlehnung an Günthert S. 233Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

60

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesMessgrößen und deren Auswertung ...

• Zu messender Gegenstand• Festlegung erforderliche Messgröße und

daraus abgeleitete Kriterien• Festlegung verwendetes Messverfahren• Ableitung Kennzahl• Messen• Berechnung Kennzahl

Controllinginstrumente

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

61

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesGrenzen von Kennzahlensystemen

• mögliche gedankliche Fehler bei der Aufstellung des Kennzahlensystems

• nicht quantifizierbare Größen werden vernachlässigt

• Interpretation der Ergebnisse und deren Beurteilung ist wesentlicher Bestandteil der Analyse

wie bei allen Statistiken:• die Auswertung kann nicht genauer sein als

die ursprüngliche Erfassung

Controllinginstrumente

Fachbereich PflegeProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Beispiel Leistungscontrolling

Bearbeiten Sie die folgenden Beispiele von Kennzahlen für verschiedene Bereiche des Leistungscontrollings. (Folie 62 – 73). Stellen Sie die jeweiligen Formeln auf, soweit diese nicht selbsterklärend sind. Überlegen Sie, in wieweit hierbei die Anforderungen an Kennzahlen erfüllt werden.

Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ihre Hausaufgabe Folie 19 ergänzen

Zu IhrerÜbung

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

63

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Beispiele Auswahl von Kennzahlen Maßnahmen, Interventionen, Leistungen

• Pflegetage, Verweildauer, Fallzahlen• Patienten (Versicherungsstatus, ambulant/

stationär, etc.)• Anzahl Pflegemaßnahmen• Anteil Grundpflege• Anteil Behandlungspflege• Plan – Ist-Abweichung Durchführung

Pflege (Vergleich mit Pflegeplanung)• Anteil Beratung an Gesamttätigkeiten

(- Unterstützung, -Anleitung, -Beaufsichtigung, teilweise oder vollständige Übernahme)

Beispiel: Leistungscontrolling

Pflegeaufwand

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

65

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Beispiele Auswahl von Kennzahlen Maßnahmen, Interventionen, Leistungen

Beispiel ambulante Pflege• Anzahl erbrachter Leistungen

(Leistungskomplexe; Leistungsgruppen)• Soll-Ist-Abweichung Zeit Einzelleistung

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

66

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBeispiele Auswahl von KennzahlenLeistungserbringung

• Anzahl Pflegestandards• Anzahl Prozesse• Anzahl Prozessschnittstellen pro Prozess• Zeitpunkt der Leistungserstellung (Abgleich mit

Pflegeplanung)• Anteil wertschöpfende Zeiten (nicht wertschöpfende

Zeiten, z.B. Leer- und Blindleistung, Wartezeiten, Wegezeiten)

• Fehlerraten (z.B. Medikationsfehler)• Inzidenzstatistik• Zeitpunkt Fehlerentdeckung• Effizienz der Fehlerbehebung

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

67

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBeispiele Auswahl von KennzahlenEffizienz

ambulante Pflege

MaßnahmenAnzMaßnahmePflegeerbrachteEffizienz

_min__

=

TourGesamtzeitTourWegezeitWegezeitAnteil_

__ =

∑∑=

minmin_

_Personal

endwertschöpfPersonalendwertschöpfAnteil

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

68

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesErgebnis

• Behandelte Diagnosegruppen• Verweildauer• Pflegeergebnis (z.B. NOC)• Verbesserung Pflegestatus

– Anzahl Dekubitusfälle– Bodymaßindex

• Zielerreichung– Anteil der erreichten Pflegeziele– Zeitraum der Zielerreichung (setzt

differenzierte Vorgaben und Protokollierung voraus)

– Anteil der Pflegeprobleme, die erst im Laufe des Patientenaufenthaltes auftraten

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

69

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesErgebnis - Qualität

• Ergebnis Kundenbefragung (Einzelergebnisse und verdichtet als Zufriedenheitsindex)

• Anzahl Kundenbeschwerden (nach Beschwerdekategorien)

• Anzahl Haftpflichtschäden• Todesraten• Dekubitusrate• Komplikationsraten• Sturzrate pro Kunde

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

70

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesErgebnis – Qualität, Image

• Anteil Weiterempfehlungen• Mehrfacheinweisungen• Mangelsituation (Pflegekräfte, Fachärzte

etc.)• Leistungsmix (Diagnose-Einzugsgebiete-

Statistik)• Personalabwanderungen• Konkurrenzbeobachtung• Inanspruchnahme einzelner Einrichtungen

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

71

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesErgebnis

Frage B2

0

1

2

3

4

5

6

0 1 2 3 4 5 6

Wichtigkeit

Beu

rtei

lung

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

72

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesErgebnis - Qualität (Pflegeeinrichtungen)

• Auszugswilligkeit• Fluktuationsrate• Anzahl Anfragen nach Dienstleistung

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

73

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBeispiele Auswahl von Kennzahlen

• Effektivität

–

–

–

DiagPflAnzDiagPflPflegeerbrachteDiagPflandPflegeaufw

._.min__._ =

DiagPflbnisPflegeergeDiagPflPflegeerbrachteErgebnisDiagPflandPflegeaufw

._.min__.._ =

iedenheitKundenzufrDiagPflPflegeerbrachteZufriedenDiagPflandPflegeaufw .min__.._ =

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

74

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBeispiele Auswahl von Kennzahlen

• Dokumentation Pflegediagnostik– Art und Weise der Dokumentation– Häufigkeit– Genauigkeit– Definition Pflegeziele– Richtigkeit Pflegeintervention– Evaluation Pflegediagnostik– Besprechung mit Patient

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

75

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBeispiele Auswahl von Kennzahlen

• Leistungsdokumentation– Anteil fehlender Dokumentation Pflegeplanung,

Definition Problemstellung, Pflegeziele, Pflegemaßnahmen

– Soll-Ist-Vergleich Durchführungsdokumentation Abweichung (z.B. Anteil begründete Abweichungen, Anteil unbegründete Abweichungen)

– Soll-Ist-Vergleich Durchführungsdokumentation Zeitabweichung (z.B. Anteil begründete Abweichungen, Anteil unbegründete Abweichungen)

– Güte der Pflegeplanung (Häufigkeit der Ergänzung der Planung)

Beispiel: Leistungscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

76

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesAufgabe

• Erörtern Sie, wie Pflegeklassifikationssysteme (s. Veranstaltung des 1. Semesters „Pflegeklassifikationssysteme“) weitere Möglichkeiten des Leistungscontrollings eröffnen. Gehen Sie dabei auf die einzelnen Bereiche des Leistungscontrollings ein.

Einführung

Fachbereich PflegeProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

78

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesPersonalcontrolling

• quantitative Aspekte– Personal(bedarfs)planung– Personaleinsatzplanung

• qualitative Aspekte (teilweise strategischer Bereich)– Personalentwicklung

• Mitarbeitermotivation / Arbeitszufriedenheit• Führungsverhalten• Mitarbeiterpotential

– Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen

– Instrumente• Mitarbeiterbefragung• Mitarbeitergespräche

Beispiel: Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

79

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

PersonalcontrollingPersonalbedarfsplanung (Stellenplanung)

• Voraussetzung– Abgrenzung zwischen den Berufsgruppen– Festlegung der Qualitätsnormen und der

daraus resultierenden Leistungszeiten– Kenntnis rechtlicher Bestimmungen

(Arbeitszeit, Arbeitnehmerschutzbestimmungen)

– Kenntnis sozialer Einflußfaktoren wie Fehlzeiten, nichtproduktive Zeiten

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

80

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

• Leistungsabhängige Bedarfe– Anhaltszahlen– analytische Verfahren

• Beispiel PPR (ggf. hausspezifische Ermittlung)

• Zeitabhängige Bedarfe– Arbeitsplatzrechnung

Personalcontrolling

PersonalcontrollingPersonalbedarfsplanung (Stellenplanung)

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

81

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesErmittlung zeitabhängiger Personalbedarf

• Aufgabe Pfortendienst:Die Pforte eines Krankenhauses soll rund um die Uhr mit einer Stelle besetzt werden. Die einzelnen Personen arbeiten jeweils im 8-Stunden-Dienst (= 3 * 8-Stunden-Dienste am Tag). Während der Pausen muss keine 2. Person zur Verfügung stehen, da während dieser Zeit eine bereichsfremde Person vertreten kann.

Wie viel Personen sind einzustellen, um die Dienste abzudecken?

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

82

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesErmittlung leistungsabhängiger Personalbedarf

Ermittlung desArbeitszeitbedarfes für dieErledigung einer Aufgabe

Einsatzbedarf

Reservebedarf

Personalbedarf Personalbestand

Anzahl

Qualität

+

?=

Messen /

Schätzen /normative Werte

Aufzeichnen

Schätzen

Personalcontrolling

s. F 79

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

83

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesReservebedarf

• planbare Ausfallzeiten– Urlaub– sonstige tarifliche Freizeittage /

Freistellung– Feiertage– Fort- und Weiterbildung

• nicht planbare Ausfallzeiten– Krankheit– Mutterschutz– Kur- und Heilverfahren

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

84

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesPersonaleinsatzplanung

• Wer soll an welchen Arbeitsplätzen wann eingesetzt werden– Dienstplanung: Einflussfaktoren

• Gesetze• Berücksichtigung unterschiedlicher

Qualifikation• Gute Teams• „Dienstplangerechtigkeit“ etc.

– Tourenplanung: Einflussfaktoren• Bezugspflegepersonen• Wegezeiten etc.

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

85

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Ergänzende Teilbereiche Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung

• Personalbesetzungsplanung– können Stellen der Personalbedarfsplanung mit

vorhandenem Personal besetzt werden, ggf. Fortbildungsmaßnahmen vorsehen

• Personalbeschaffungsplanung– Stellenausschreibung, Inserate etc.

• Personalfreisetzungsplanung– wo ist Stellenabbau erforderlich, ggf. Umschulung

planen• Personalkostenplanung

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

86

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen operatives Personalcontrolling (1)

• Rahmenkennzahlen– Anzahl gem. Stellenplan

• kostenbezogene Kennzahlen– Personalkosten je Arbeitsstunde / Mitarbeiter /

Abteilung / Bereich / Leistungseinheit– Fort- und Weiterbildungskosten– Kosten der Fluktuation

• geringe Leistungsbereitschaft in Kündigungszeit• Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter

– Struktur der Kosten nach Gehaltsbestandteilen wie Überstunden, Zulagen, Sozialleistungen

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

87

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen operatives Personalcontrolling (2)

• Leistungsbezogene Kennzahlen– Personaleinsatz / Leistungseinheit, z.B.

• Anzahl OP-Schwestern / OP– Leistungseinheiten / Person

• Anzahl betreuter Patienten / Pflegekraft– Auslastung im Tagesverlauf– Vorschlagswesen– Unfallhäufigkeit– Reklamationen

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

88

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBeispiele Auswahl von Kennzahlen

• Personaleinsatz in der Pflege– Pflegeminuten

– Auslastung

– Pflegeaufwand

min_min_

PersonalNettoPflegeerbrachteslastungPersonalau =

PatientAnzPflegeerbrachtePatandPflegeaufw

_min__ =

DRGPatAnzPflegeerbrachteDRGandPflegeaufw__

min__ =

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

89

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesAufgabe

• Diskutieren Sie, wie die für die Auslastung benötigten Daten erhoben werden können– Im Krankenhaus– In der stationären Altenpflege– In der ambulanten Pflege

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

90

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen operatives Personalcontrolling (3)

• Strukturbezogene Kennzahlen– Zusammensetzung des Personals, z.B.

• Anteil examinierter Pflegekräfte, Fortbildungen

• Anteil Teilzeitkräfte• Leitungsspanne• Altersstufen• Betriebszugehörigkeit

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

91

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen operatives Personalcontrolling (3)

• Strukturbezogene Kennzahlen– Fluktuationsrate

freiwillige Austritte pro Zeiteinheitdurchschnittliche Zahl der Beschäftigten

• Ermittlung der Rate je Leistungseinheit• Ermittlung der Gründe im abschließenden

Gespräch– Fehlzeitenquote

=

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

92

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesFehlzeitenquote

Fehlzeiten

ReglementierteFehlzeiten

Nicht reglementierteFehlzeiten

Urlaub Fort- undWeiterbildung

Sonderurlaub Krankheit Absentismus

Bedingt vomArbeitsplatz

Unabhängig vomArbeitsplatz

Persönliche Arbeits-situation (Tätigkeit, Belastung, Betriebs-

klima

Persönliche Lebenssituation

Unfälle Psychische Faktoren

Physische Faktoren

Einflüsse von außen

IndividuelleFaktoren

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

93

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesPersonalsteuerung

• Berücksichtigung der Personalkapazität bei Planung der Neuaufnahmen– häufig Anzahl freie Betten oder fester

Rhythmus zwischen verschiedenen Stationen– Besser: Summe geplante Pflegeaufwand Soll-

Istvergleich (s.u.)

Personalcontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

94

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesPersonalsteuerung

• Tägliche Zuordnung benötigter Pflegekräfte– Ermittlung des täglichen Personalbedarfs z.B.

anhand LEP, PPR– Gegenüberstellung mit vorhandenem Personal– Steuerung der Neuaufnahmen anhand des

Soll-Ist-Vergleichs • Pflegekategorie bei Aufnahme berücksichtigen• erwartetes Pflegeprofil berücksichtigen• erhöhter Pflegebedarf am Aufnahmetag

berücksichtigen– oder Zuordnung des Personals (Springer)

anhand des Soll-Ist-Vergleichs

Personalcontrolling

Fachbereich PflegeProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Kostencontrolling - Erlöscontrolling

Kosten- Erlöscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

96

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBeispiel: ökonomische Kennzahlen

• Gesamtwirtschaftliche Zielerreichungskontrolle– Einnahmen / Ausgaben / Gewinn– Budgetkontrolle

• Kapitalrendite• finanzielles Gleichgewicht

Kosten- Erlöscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

97

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKostencontrolling

• Personalkosten– Ermittlung differenzierter patientenbezogener

Personalkosten für direkt zuordenbare Tätigkeiten/Maßnahmen

• Einschließlich Tätigkeiten der Dokumentation• Differenzierte Zeitbedarf pro Qualifikationsstufe

(hoher Zeitaufwand der Erfassung)– Zuschläge für patientenferne Tätigkeiten und

Verteilzeiten(ggf. Mehraufwand für Erfassung)

Kosten- Erlöscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

98

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKostencontrolling

• Sachmitteleinsatz– Zuordnung von Materialverbrauch zu

dokumentierten Maßnahmen (Erfassung erforderlich)

– Abgleich mit tatsächlichen Mengen verbrauchtes Material

Kosten- Erlöscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

99

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKostencontrolling von Verbrauchsgütern

• Pflegeartikel / Medikamente– Verbrauch mengenmäßig und wertmäßig

• je Produktgruppe• je Station, ggf. Patient• je Pflegetag ggf. normiert mit Pflegekategorien• ABC-Analyse

– Anzahl Artikel– Bestand

• je Produktgruppe• je Station• Ladenhüterlisten• Verfallene Artikel• Lagerprofil (Deckung des Bedarfs in Mon.)

– Qualität

Kosten- Erlöscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

100

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Kostencontrolling von VerbrauchsgüternAufgabe

• Sie sind auf Station für die Lagerhaltung der Güter verantwortlich. – Welche Kennzahlen verfolgen Sie

regelmäßig? – Geben Sie von 3 gut geeigneten

Kennzahlen die genaue Berechnung an– Prüfen Sie die Kennzahlen im Hinblick auf

die Erfüllung der Anforderungen an Kennzahlen.

– Welche Maßnahmen ergreifen Sie, wenn sich die von Ihnen genannten Kennzahlen deutlich negativ verändern?

Fachbereich PflegeProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Prozesscontrolling

Prozesscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

102

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesProzesscontrolling

Kennzahlen• Auslastung im Tagesverlauf• Personalauslastung im Tagesverlauf• Unterbrechungsrate einzelner Tätigkeiten

im Tagesverlauf– durch ärztlicher Tätigkeit– durch Klingeln– durch Telefon

• Zeitpunkt der Aufnahmen / Entlassungen im Tagesablauf (Terminierung von Planaufnahmen)

Prozesscontrolling

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

103

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesProzesscontrolling in den Leistungsbereichen

Kennzahlen• Tagesprofile

– Leerzeiten– Wartezeiten– Wegezeiten– Vor-/Nachbereitungsarbeiten– Hol- und Bringedienste (Patienten sowie

Material)– Besprechungen

• kritische Analyse der Notfalluntersuchungen– medizinische Notfälle– organisatorische Notfälle

Prozesscontrolling

Fachbereich PflegeProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Qualitätscontrolling

Controlling Risk Management

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

105

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

• Die Veranstaltung Qualitätsmanagement beinhaltet viele Ansatzpunkte für ein Qualitätscontrolling. Sammeln Sie, welche Teilbereiche dazu gehören.

Fachbereich PflegeProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Controlling Risk Management

Controlling Risk Management

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

107

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesRisikosteuerung

• Ursachebezogene Maßnahmen– Verringerung Eintrittswahrscheinlichkeit

• Wirkungsbezogene Maßnahmen– Reduzierung Schadensausmaß

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

108

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesRisikosteuerung

• Maßnahmen– Risikovermeidung (Verzicht auf

Leistungserbringung)– Risikoverminderung – Risikobegrenzung (z.B. Höchstgrenze

Auftragsvolumen bei Vorkasse)– Risikoüberwälzung (z.B. Versicherung)– Risikoakzeptanz

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

109

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen Risk Management

• Organisatorische Schwächen, z.B.– Nichteinhaltung des Arbeitszeitgesetzes– Geburtshilfe durch Chirurgen

• Personelle Schwächen, z.B.– fehlende Pflegekräfte / Fachärzte

• Technische Schwächen, z.B.– Hygiene, Auflagen

• Schadensfälle, Prozesse• Krisenmanagement• Abfallbeseitigung

Controlling Risk Management

Fachbereich PflegeProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Controlling in der ambulanten Pflege

Controlling ambulante Pflege

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

111

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesKennzahlen für den ambulanten Pflegebereich

• Erfolgskennzahlen– Umsatz– Ergebnis– Rentabilität– Kosten– KostenstrukturDifferenzierung nach Kostenträgern

• Personalbereich– Qualifikation– Anteil Grund-, Behandlungspflege– Arbeitszeitanteile– Stundensätze– Vollzeit-, Teilzeitkräfte

Controlling ambulante Pflege

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

112

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Kennzahlen für den ambulanten Pflegebereich (2)

• Qualitätskennzahlen– Personalqualifikation– Weiterbildungskosten– Reklamationsrate– Ergebnis Patientenbefragung

Controlling ambulante Pflege

Fachbereich PflegeProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Berichtswesen

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

114

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBerichtswesen

• Teil des Informationssystems, der sich auf die Phase der Übermittlung oder Weiterleitung der Informationen von den Stellen der Informationsentstehung zu den Stellen der Informationsverwendung erstreckt und somit Bindeglied des Informationssystems zu anderen Subsystemen der Führung ist (Gladen (2005), S. 9)

• wesentliche Inhalte– Kennzahlen (ggf. Zeitverläufe)– Tabellen, Graphiken– Text– Ausnahmeberichterstattung

Berichtswesen

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

115

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesInformationsfluss

Auf

wär

tsko

mm

unik

atio

n

Abw

ärt sko mm

unikation

Horizontalkommunikation

Brüggemann, J. 2003, F. 8

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

116

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBerichtszweck

• Berichtszwecke leiten sich aus dem Informationsbedarf des Empfängers ab.

• Berichtszwecke insbesondere– Dokumentation– Auslösung von Bearbeitungsvorgängen– Kontrolle– Vorbereitung von Entscheidungen

Brüggemann, J. 2003, F. 9

Gestaltungsmerkmalen von Berichten

Was?inhaltlich

InformationsgegenstandAussageartAnzahlGenauigkeitVerdichtungsgrad

Wer?personal

Ersteller und Empfänger

Wann?zeitlich

ErscheinungsweiseBerichtszeitraumBerichtstermin

Wie?formal

Art der ErstellungÜbersichtlichkeitDarstellungsformÜbermittlungsmedium

Wozu?Berichts-

zweck

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

118

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesAufgabe

• Erbitten Sie Einsicht in die Berichte, die Ihre Station / Wohnbereich erhält. Geben Sie den Berichtstitel und die Inhalte entsprechend der Gestaltungsmerkmale auf S. 115 an.

• Tauschen Sie sich mit Ihren Teammitgliedern aus und erstellen Sie eine Gesamtliste, die in der Veranstaltung präsentiert werden kann.

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

119

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesVoraussetzung Berichtswesen

• Sender und Empfänger festlegen• Bericht auf Empfänger abstimmen• Berichtsverteilersystem festlegen• Berichtstermin und Berichtszeitraum

festlegen

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

120

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesBerichtsarten

• Standardbericht• Abweichungsbericht• Bedarfsbericht

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

121

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

EDV-technische Unterstützung

• Datenerhebung• Datenspeicherung• Datenauswertung• Datenweitergabe

EDV-technische Unterstützung

Perso-nal

Lohnund

Gehalt

Lei-stungs-entgelte

Kosten-stellen

Konten

Primär-kosten

Sekundär-kosten

Lei-stungs-kataloge

Diag-nose-

katalog

GuV-/Bilanz-Struktur

Einzugs-gebiet

Kapazi-täten

Lei-stungs-statistik

Bele-gungs-statistik

Fall-kosten

fall-spezif.Leist.

Diag-nose-

statistikPersonal-einsatz

ErlöseIBV-

Mengen,-Preise

Leist.-planung

Erlös-planung

Kosten--planung

Personal-planung

Übernahme der Daten aus verschiedenen Quellen

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

123

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesEDV-technische Unterstützung

• MISManagement-Informations-System

• EUSEntscheidungsunterstützungssystem– Trendentwicklung, Prognoserechnung– What-if-Analysen– How-to achieve

EDV-technische Unterstützung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

124

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

EDV-technische Unterstützung (MIS- EIS-ESS-DSS)

• Aufbereitung der wichtigsten Schlüsselzahlen

• vorstrukturierte Analysen• grafische Darstellungen

EDV-technische Unterstützung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

125

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Computerunterstützung - vom Werkzeug zum Denkzeug: EUS

• standardisierte Analysen werden vom Computer durchgeführt

• auf Auffälligkeiten wird hingewiesen• teilweise Abweichungsanalyse• Trendentwicklung, Prognoserechnung• What-if-Analysen• How-to achieve

EDV-technische Unterstützung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

126

FachhochschuleMünster University of

Applied Sciences

Computerunterstützung EUS Weiterentwicklung

• Data Mining• Künstliche Intelligenz• Business-Intelligence-Systeme

Klären Sie ggf. die Begriffe

EDV-technische Unterstützung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

127

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesDatenschutz

• Recherchieren Sie, welche Daten insbesondere dem Datenschutz unterliegen.

• Welche gesetzlichen Grundlagen greifen?• Welche Kennzahlen könnten diesbezüglich

problematisch sein?

EDV-technische Unterstützung

Fachbereich Pflege und GesundheitProf. Dr. S. Schwarzwww.fh-muenster.de

130

FachhochschuleMünster University of

Applied SciencesLiteratur

• Breinlinger-O´Reilly, J, Krabbe M: Controlling für das Krankenhaus, Neuwied, Kriftel, Berlin 1998.

• Brüggemann, J: Internes Berichtswesen für das Pflegemanagement. Unveröffentlichte Vortragsunterlagen FH Münster 2003.

• Conrad, H-J: Balanced Scorecard als modernes Management-Instrument im Krankenhaus. Kulmbach 2001.

• Einwag, M.; Häusler, E.: Die Steuerung von Krankenhäusern über Balanced Scorecard; in: f&w 1/2001.

• Einwag, M.; Häusler, E.: Wenn Ziele sich scheinbar widersprechen müssen sie austariert werden; f&w 1/2001.

• Gladen, W.: Performance Measurement Controlling mit Kennzahlen, Wiesbaden 2005

• Hentze J; Huch B; Kehres E: Krankenhaus-Controlling, Stuttgart 1998• Hildebrand, R.; Lamprecht, W.: EFQM und Balanced Scorecard

beschleunigen den Kulturwandel im Krankenhaus; in: f&w 4/2000.• Kaplan, R.S.; Norton D.P.: Die strategiefokussierte Organisation. Führen

mit der Balanced Scorecard. Stuttgart 2001.• Meyer, A.; Haußmann, S.: Balanced Scorecard (I) + (II); in: KMA 11/2001 +

1/2002.• O.V.: Balanced Scorecard im Gesundheitswesen; in: Keller

Unternehmensberatung-Info.• Wolke J: Controlling in Pflegeeinrichtungen Operatives Controlling für

Pflegeleistungen in stationären Pflegeeinrichtungen,Bielefeld 2000

Sowie Artikel im Anhang