ePROCUREMENT.So einfach ist das.Mit KAISER+KRAFT Deutschland.

UNSER LEBEN IST DIGITAL.

Die digitale Transformation ist in vollem Gange. Begriffe wie das Internet der Dinge, Industrie 4.0, Artificial Intelligence, kognitive Systeme und Wearable Technologies fassen die Entwicklung der letzten Jahre deutlich zusammen.

Im Privaten hat uns die Digitalisierung mehr Komfort geschenkt; im Berufsleben hat sie Kosten reduziert und vieles schneller gemacht. Je tiefer diese Transformation greift und unser Leben „digitalisiert“, umso wichtiger wird E-Commerce als Handelsform. In seiner fortgeschrittenen Form, dem eProcurement, ermöglicht es den elektronischen Einkauf von Produkten unter Nutzung digitaler Netz-werke − mit dem Ziel, die mit Beschaffungsprozessen assoziierten Transaktionskosten zu reduzieren. Die Idee dahinter ist einfach: An die Stelle der herkömmlichen, papierbasierten Beschaffung tritt ein durchgängiger automatisierter operativer Ablauf.

Perspektiven einer neuen eZukunft im Einkauf.

eProcurement-Lösungen vereinfachen Bestellabläufe, senken Prozess- und Beschaffungskosten, reduzieren Fehlerquellen, zentra-lisieren Informationen und bieten eine komfortablere Nachbestel-lung. Und Mitarbeiter finden sich dank besserer Bedienbarkeit und Strukturierung schneller zurecht.

Eines wird sich bei aller Digitalisierung allerdings niemals ändern: Kunden möchten auch weiterhin persönlich betreut werden.

2

Warum? Eigentlich ganz einfach: Weil niemand eine komplexe Lager- oder Betriebsausstattung nur über die Produktdetailseite eines Webshops kaufen will.

Der direkte Kontakt ist und bleibt bei der Kaufentscheidung ausschlaggebend und wichtiger Impulsgeber. Er steht am Anfang und Ende jeder Beschaffungskette.

Und das ist auch der Grund, warum wir uns gerne mit Ihnen zu einem Gespräch zusammensetzen möchten. Denn auf dem Weg ins eProcurement, in das digitale Morgen, brauchen Unternehmen vor allem eines: Motivation, Entschlossenheit und einen guten Partner. Uns zum Beispiel. Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Geschäftsalltag einfacher, besser und produktiver zu gestalten.

Lassen Sie uns gemeinsam beginnen: Fragen Sie! Wir geben Ihnen gerne die richtigen Antworten. Deutschlandweit steht Ihnen zudem unser erfahrenes Team aus eProcurement-Experten zur Seite und unterstützt Sie dabei, die neuen digitalen Herausforderun-gen zu meistern und Ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren.

? !

3

GESTATTEN SIE UNS BITTEDIE ERSTE FRAGE.

Wussten Sie, dass C-Artikel circa 30% des Einkaufs-werts ausmachen, aber für rund 70% des Aufwands verantwortlich sind?

Die Beschaffung von C-Artikeln ist mit einem administrativen Aufwand verbunden, der im Vergleich zum eigentlichen Warenwert überproportional ist.

Heißt: Sackkarren, Mülltonnen oder Bürostühle verursachen zwar die geringsten Materialkosten, sind aber unterm Strich teuer, vor allem die Bestell- und Abwicklungsabläufe. Die Prozesskosten ent-sprechen beinahe den Kosten für die Beschaffung eines A-Artikels.

Unsere Lösungen reduzieren solche Prozesskosten durch Automatisierung und Standardisierung. Und decken von der Bedarfserfassung über Genehmigung und Versand bis hin zur Rechnungsprüfung den kompletten Bestellprozess für Sie ab.

Quelle: Möhrstädt, D. G. et al.: ElectronicProcurement, 2001, S. 12

Beschaffungsvolumen Gesamtaufwand im Unternehmen

25%

75%

5%

Bestellvorgänge Lieferanten Artikel

C-Artikel

8%

32%

60%

4%21%

75%

3%12%

85%

4

WAS SIND BITTE A-ARTIKEL UND

WAS C-ARTIKEL?

wichtig•••

hochwertig•••

umsatzstark

mittelwichtig•••

mittelwertig•••

mittlere Umsatzstärke

weniger wichtig•••

niedrigwertig•••

umsatzschwach

A

Quelle: www.mittelstandswiki.de/wissen/ABC-Analyse

Die ABC-Analyse.

80%

10%

15%

20%

5%

70%

Wertanteilin %

Mengenanteilin %

A

BC

B C

Je nachdem welcher Bereich der Materialwirtschaft mittels der ABC-Analyse untersucht wird, bedeutet …

5

GIBT ES EIN BEISPIEL, DAS MIR ZEIGT, WAS ICH

EINSPAREN KANN?

Einkaufspreis in EURO

Prozesskosten in EURO

Gesamtkosten in EURO

C-Teil

2,-

125,-

127,-

98,4 %

A-Teil

3.000,-

125,-

3.125,-

4%Anteil der Prozesskosten

Beschaffungsprozess:

• Bedarfsfeststellung/-meldung

• Überprüfung & Genehmigung

• Bestellauslösung

• Wareneingangskontrolle/

-buchung

• Rechnungsprüfung/-buchung

Quelle: interne Vertriebspräsentation

6

WIESO KANN ePROCUREMENT MEINE

MATERIALKOSTEN SENKEN?

Hier ein paar Büromaterialien, da ein neuer Schreibtischstuhl und dort ein größerer Bildschirm … viele wissen gar nicht, dass solche „wilden Einkäufe“ − ohne die Einwilligung des Einkaufs ihrem Unternehmen fi nanziell schaden können.

eProcurement beendet dieses sogenannte Maverick Buying, indem Bedarfe gebündelt werden und nur bei qualifi zierten Lieferan-ten zu vereinbarten Konditionen bestellt werden kann.

7

Geringere Prozesskosten

Erhöhte Prozessstabilität

Weniger Fehler

Standardisierte Prozesse

Einfachere Einhaltung von Compliance-Richtlinien

Maverick Buying wird reduziert

Verkürzte Durchlauf- und Liegezeiten beim Bestellvorgang

Lieferantenanzahl wird gesenkt, Lieferantenzuverlässigkeit erhöht

Senkung der Einstandspreise

Verbessertes Image des Einkaufs als interner Dienstleister

WELCHE EFFEKTE STELLEN SICH MIT EINER

ePROCUREMENT-LÖSUNG GENERELL FÜR MICH EIN?

Sehen Sie selbst.

8

UND WIE SENKT ePROCUREMENT MEINE

PROZESSKOSTEN?

Sie bestellen einfach online oder in Ihrem internen Beschaffungs-system – aus einem einheitlichen, geprüften Katalog zu verhandelten Konditionen. Der Bestellprozess läuft dabei vollstän-dig automatisiert.

Wo sich das richtig für Sie auszahlt? Bei der Vielzahl an kleinen Einzelbestellungen.

Die Prozesskosten für den Bestellabruf indirekter und geringwertiger Güter liegen oft deutlich über dem Anschaffungspreis. Durch den geringen Einkaufspreis der C-Artikel sind diese selten im Zentrum von Verbesserungsmaßnahmen.

Doch Sie wissen ja … Kleinvieh macht auch Mist.

9

WAS KANN NOCH MITHILFE VON

ePROCUREMENT REDUZIERT WERDEN?

Sie gewinnen mehr Zeit für wichtigere Projekte, zum Beispiel für die Lieferantenauswahl und -bewertung oder das Verhandeln von Angeboten und Rahmenverträgen.

Das erhöht die Produktauswahl und sorgt außerdem für eine bessere Koordinierung und Qualität der Beschaffung.

Der Aufwand für Routineaufgaben im Einkauf.

10

WIE SOLL ICH MIR REDUZIERTE TEIL-

PROZESSE VORSTELLEN?

Bestellanforderung

Der konventionelle Wegzum C-Teil

Der optimierte Wegzum C-Teil

Rahmenvertrag

Anfrage Bestellanforderung

Angebote auswerten

C-Teile-Management

Bestellung

Auftrgsbestätigung

Wareneingang prüfen/buchen

Rechnungsprüfung/-buchung

Bezahlung

Transport

Verwender

Transport

Verwender

Ganz einfach. So!

11

KANN ICH BITTE EINEN VERGLEICH DES GESAMTEN

ABLAUFS SEHEN?

Dauer Traditionelle Beschaffung

10 Min.10 Min.15 Min.

8 Min.20 Min.

5 Min.20 Min.

5 Min.5 Min.

10 Min.5 Min.5 Min.

10 Min.5 Min.

BedarfsidentifikationBestellanforderung

GenehmigungsverfahrenBudget- und Mittelkontrolle

AnlagenbuchhaltungFreigabe der Bestellanforderung

MarktsondierungAngebotsanalyseBestellschreiben

WareneingangskontrolleTransport zum Besteller

RechnungseingangsprüfungRechnungsprüfung

Zahlungsanweisung

133 Min. Gesamt

ACHTUNG: Beschaffungszeiten von bis zu 4 Wochen bei geringwertigen Materialien erhöhen die Gefahr des Maverick Buying (= Beschaffung am Einkauf vorbei)

Dauer Elektronische Beschaffung

10 Min.10 Min.

10 Min.1 Min.

10 Min.

5 Min.

BedarfsidentifikationBestellanforderung

AnlagenbuchhaltungFreigabe der Bestellanforderung

Wareneingangskontrolle

Gutschrift erstellen

46 Min. Gesamt

Gerne.

12

BEHALTE ICH MIT EINER ePROCUREMENT-LÖSUNG

NOCH DEN ÜBERBLICK?

Eigentlich gewinnen Sie sogar mehr Klarheit: Die einzelnen Schritteim Einkauf werden transparent und sind jederzeit lückenlos nachvollziehbar.

Sie sehen sofort, wer welche Ware geordert und die Bestellung freigegeben hat. Zusätzlich werden wichtige Informationen, wie Anforderungen oder Genehmigungen, automatisch archiviert.

Durch die elektronische Dokumentation werden zudem die gesamten Bestellvorgänge besser kontrollierbar.

Selbstverständlich.

13

UND WAS, WENN IHRE LÖSUNG NICHT ZU MEINEM

SYSTEM PASST?

Denn auf der Basis standardisierter Schnittstellen lassen sich unsere eProcurement-Lösungen auch an Ihr ERP-System anbinden und ermöglichen damit den Datenaustausch zwischen unseren Unternehmen.

Warengruppen, Kostenstellen, Lieferantenstammdaten oder Sach-konten können so an einer zentralen Stelle gepfl egt und auto-matisch Bestellungen zugeordnet werden.

Mehr zum Thema Datenaustausch fi nden Sie auf der Seite 31: „Haben Sie an dieser Stelle eine Übersicht über alle Formate für mich?“

Wird sie garantiert!

14

DIE LÖSUNG IST EINGEBUNDEN, DOCH WIE

KOMMEN JETZT MEINE DATEN ZU KAISER+KRAFT?

Für die elektronische und automatisierte Kommunikation zwischen Geschäftspartnern ist eine „gemeinsame Sprache“ Grundvor-aussetzung, sie dient dem Informationsaustausch innerhalb und zwischen den Unternehmen. Und dafür brauchen die elektronischen Systeme beider Seiten die entsprechenden Regeln bzw. Datenfor-mate.

Ein Überblick − eBusiness-Standards

• identifizieren Ihre Produkte ganz unmissverständlich,

• strukturieren und beschreiben eindeutig Ihre Produktdaten,

• vereinfachen die Übermittlung Ihres Produktkatalogs,

• legen die elektronischen Übertragungsformate Ihrer

Dokumente fest,

• vereinheitlichen Ihre Bestellabläufe und

• gestalten auch eine mögliche internationale Ausrichtung wesentlich einfacher.

Für unser eProcurement sind zwei Arten von eBusiness-Standards relevant: Klassifikationsstandards und Katalogaustausch-formate.

Über festgelegte Standards.

15

WAS SIND KLASSIFIKATIONS-

STANDARDS?

Ein Klassifi kationsstandard wird immer dann notwendig, wenn Produktdaten zwischen Kunden, Lieferanten oder Partnern ausgetauscht werden sollen.

Eine Klassifi zierung dient der eindeutigen, standardisierten Beschreibung eines Produkts und bringt dieses Produkt in eine einheitliche Struktur.

Ein Beispiel: Die Klassifi zierung eCl@ss legt eine hierarchische Struk-tur aus Gruppen/Klassen sowie Merkmalsleisten, Schlagworten und Synonymen fest, die Produkten zugeordnet werden. Das erleichtert nicht nur die Suche über Produkteigenschaften, sondern trägt auch dazu bei, dass Produkte überall schneller gefunden werden. Die Vergleichbarkeit und fehlerfreie Übertragung von Daten verschie-dener Herkunft wird damit ebenfalls ermöglicht.

16

UNTERSTÜTZT KAISER+KRAFT AUCH

MEINE EIGENE KLASSIFIZIERUNG?

Ja natürlich – wir klassifizieren nicht nur nach Standard! Wir stellen uns auf Sie ein und erfüllen auch individuelle Anforderungen nach unternehmensspezifischen oder lieferantenspezifischen Klassifi-kationen gerne fachgerecht.

eCl@ss

UNSPSC

KAISER+KRAFT Hierarchie

Die Klassifikationsstandards werden selbstverständlich laufend aktualisiert und ergänzt; für Sie sind immer alle Versionen verfügbar.

Zur einfacheren Suche nach Produkten: Klassifikationsstandards

17

UND WAS SIND KATALOGAUSTAUSCH-

FORMATE?

Standards für den Katalogdatenaustausch fassen Produkt-, Lieferan-ten- und Einkäuferdaten zusammen und stellen dank des einheit-lichen Formats sicher, dass bei Übertragungen und Einspielungen von Daten in andere Systeme keine Fehler auftreten und die Daten eindeutig lesbar sind.

Auf Basis dieser vereinheitlichten Kommunikation wird für Sie ein eKatalog bereitgestellt. Ein eKatalog vereinfacht auch die Einbindung von multimedialen Produktdaten wie Bildern, Grafiken, technischen Dokumenten oder Videos.

Zum Datenaustausch zwischen Anbieter und Kunden gibt es bei KAISER+KRAFT:

standardisierte Formate wie BMEcat, SAP OCI, Ariba PunchOut

gängige Formate wie CIF, CSV, Excel oder TXT

Auch Katalogaustauschformate werden regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht und ergänzt, so dass wir alle Versionen unterstützen können.

18

SIE HABEN DOCH EINEN PRINT-KATALOG? WARUM

DANN NOCH EIN eKATALOG? WO IST DER UNTERSCHIED?

Gedruckte Kataloge sind schnell überholt: Preise ändern sich, neue Produkte kommen hinzu oder Produktdaten werden aktualisiert. Ein elektronischer Katalog ist viel flexibler, er kann einfach gepflegt, jederzeit aktualisiert und allen Interessierten zugänglich gemacht werden. Außerdem können wir so sicherstellen, dass Sie immer aus der neuesten Version bei uns bestellen. Und Sie bekommen nicht nur individuelle Preise angezeigt, auch Ihre individuellen Anpassungen bezüglich Inhalten und Klassifikationen sind für Sie transparent gemacht. Zudem entfallen unnötige Druck- und Vertriebskosten − das freut nicht nur uns, sondern auch die Umwelt.

Auch in anderer Hinsicht überzeugt diese elektronische Form der Produktpräsentation: Neben den angebotenen Artikeln erhalten Sie Bezeichnungen, Artikelnummern, Mengenangaben und Preise, Abbil-dungen, Konstruktionsbezeichnungen und wichtige Zusatzinforma-tionen. Sobald Sie gefunden haben, was Ihnen gefällt und was Sie brauchen, können Sie Ihre Bestellung direkt im elektronischen Katalog auslösen.

Auch die Handhabung ist einfach: Sie sind nicht länger auf ein Inhaltsverzeichnis angewiesen, im eKatalog können Sie kinderleicht nach Begriffen oder Klassifikationsnummern suchen.

19

HABEN SIE EIN BEISPIEL ZUR VERDEUTLICHUNG?

Lief

eran

t

Kun

de

Produktkatalog

AktualisierteProduktdaten

AktualisiertePreise

Katalogaustauschformat

Transaktionsstandard

Bestellung

Lieferung

Rechnung

Zahlung

Natürlich − sehen Sie hier.

20

KÖNNTEN SIE DIE WESENTLICHEN PUNKTE

UND VORTEILE FÜR MICH ZUSAMMENFASSEN?

Katalogaustauschformate

• strukturieren Produktdaten in mehrere Bereiche, z.B. Grunddaten, Verpackungsdaten, Preisdaten, multimediale Zusatzdaten, Artikel-Strukturdaten, Katalog-Strukturdaten,

• definieren Muss- und Kann-Felder, Datentypen, Feldlängen und Zusatzregeln,

• unterstützen den Einsatz von standardisierten Produktklas- sifikationen,

• importieren direkt in alle wesentlichen Zielsysteme für Online-Kataloge,

• legen Datenstrukturen und Austauschformate mithilfe von XML fest und

• machen eine einfache Erweiterung des Standards möglich, um auch zukünftige Anforderungen erfüllen zu können.

Katalogaustauschformate bieten daher zwei wesentliche Vorteile:

vereinfachte und kostengünstigere Datenhaltung im eigenen Unternehmen

automatisierter und kostensparender Austausch von Produktdaten

Gerne.

21

UND WIE WERDEN JETZT MEINE BESTELLPROZESSE EFFEKTIVER − SIE HABEN ÜBER 50.000 PRODUKTE?

Wie umfangreich wird dieser eKatalog?

Wir wissen, dass wir unseren Kunden ein sehr umfangreiches und hochwertiges Sortiment anbieten.

Und wir wissen, dass bei der Vielzahl an Produkten verschiedenster Hersteller die Auswahl manchmal schwerfallen kann.

Doch: Ein eKatalog vereint die Übersichtlichkeit eines Katalogs mit der Aktualität des Internets.

Wussten Sie übrigens, dass wir Ihnen zudem den Service anbieten, eigens für Sie zusammengestellte und klassifizierte Artikeldaten in Ihrem persönlichen, auf Sie zugeschnittenen elektronischen Katalog zu erstellen?

Den Umfang der Katalogdaten definieren wir selbstverständlich gemeinsam mit Ihnen.

22

WIE KOMME ICH ZU DEN PRODUKTEN, DIE ICH IN

MEINEM UNTERNEHMEN BRAUCHE?

Bei der Zusammenstellung Ihrer Katalogdaten wählen Sie Ihre Wunschprodukte entweder aus Standard-Warengruppen aus, die auf unserem Printkatalog basieren.

Oder Sie erstellen einen ganz individuellen Katalog, der sich auf spezielle Hersteller beschränkt bzw. auf von Ihnen defi nierte Produktgruppen bzw. Produktdaten.

23

LIEFERN SIE AUCHPRODUKTBILDER?

Sogar in der gewünschten Größe, teilweise pro Produkt, und, wenn notwendig, auch mehrere Bilder.

Ja selbstverständlich.

24

WELCHE SONDERGRÖSSEN UNTERSTÜTZEN SIE BEI

PRODUKTBILDERN?

Zusätzlich zur Standard-Größe − 180 x 240 − bieten wir Ihnen:

600 x 600 Pixel345 x 280 Pixel

300 x 500 Pixel300 x 300 Pixel300 x 200 Pixel

280 x 350 Pixel275 x 200 Pixel250 x 250 Pixel

200 x 200 Pixel150 x 150 Pixel100 x 100 Pixel

75 x 75 Pixel70 x 70 Pixel60 x 60 Pixel

50 x 50 Pixel35 x 35 Pixel30 x 30 Pixel

25

WIE KOMMEN DIE KATALOGDATEN ZU MIR?

WIE ERFOLGT DER DATENVERSAND?

Hier stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Sie laden die Daten aus der KAISER+KRAFT Cloud herunter

• Wir führen einen Upload bei Ihrem Provider aus

• Sie importieren Ihre Daten über www.kaiserkraft.de in Ihr System

Selbstverständlich steht Ihnen einer unserer eProcurement-Experten bei den ersten Schritten zur Seite, wenn Sie das möchten.

Grundsätzlich gilt: Wir bringen Daten immer auf dem einfachsten Weg zu Ihnen!

26

WIE KOMMEN PRODUKT-DATEN ZU MIR? GEHT DAS

AUCH TÄGLICH?

Ja.

Gerne stellen wir Ihnen unsere Produktdaten auch aktuell zur Ver-fügung – über einen Datenfeed oder mittels ResT-API. Wir können Ihnen einen täglichen Datenfeed generieren oder eine direkte Kommunikation mittels API anbieten.

Datenfeeds:Unsere Produktdaten werden jeden Tag via Datenfeed aktuell in Ihr System eingelesen. Hier unterstützen wir die gängigen Formate.Auch Ihr Wunschformat können wir in der Regel abdecken. Fragen Sie uns einfach danach.

ResT-API – Representational State Transfer:Mithilfe von Programmierschnittstellen, sogenannten API-Schnitt-stellen, können wir Ihre statischen Kataloge dynamisieren oder Ihnen ganz einfach via Live-Kommunikation die gewünschten Produktinformationen auf Anfrage senden. Letzteres erfolgt über einen HTTP-Request, an welchen die benötigten Daten innerhalb von Sekundenbruchteilen zurückgegeben werden. Hier sind zum Beispiel Live-Abfragen von Preisen, Beständen, Lieferzeiten, etc. möglich.

Ihre Vorteile:

Immer aktuelle Produktdaten

Prozesskostenminimierung

Transparenz

Zeitersparnis

Effizienzsteigerung

27

Wir haben ein eigenes Content-Team für die Produktdaten-Pfl ege, denn jedes eProcurement-System hängt maßgeblich von der Datenqualität ab.

Dieses Team kümmert sich um einheitliche und aussagekräftigeProduktbeschreibungen; die Texte, Grafi ken und Schlagworte werden dabei für eine schnellere, bequemere und erfolgreiche Suche ständig angepasst und ergänzt.

UND WER SICHERT BEI KAISER+KRAFT

DIE DATENQUALITÄT?

28

KÖNNEN BESTIMMTE BEREICHE AUS

IHREM SORTIMENT AUSGESCHLOSSEN WERDEN?

Sortimente können für jedes gewünschte Format individuell mit Ihrem Vertriebskontakt abgesprochen werden.

Auch die Aufnahme eigener Material- oder Artikelnummern ist kein Problem: Sie wählen Format und Klassifi zierungsart.

Ja.

29

WIE FLEXIBEL IST KAISER+KRAFT BEI GANZ SPEZIELLEN

ANFORDERUNGEN?

Neben allen Standardformaten unterstützt unser eProcurement selbstverständlich auch Ihre Katalogformate. Ebenso gerne setzen wir für Sie Ihre Klassifi zierungen bzw. Warengruppen ein.

Ihre speziellen Wünsche wie Textlängen oder eigene Unit-Codes werden ebenfalls berücksichtigt.

UOM (Unit of Measure) Sets werden ebenfalls nach Ihren Anforde-rungen umgesetzt.

30

HABEN SIE AN DIESER STELLE EINE

ÜBERSICHT ÜBER ALLE FORMATE FÜR MICH?

Natürlich.

Kommunikationsprotokolle und Transaktionsstandards

X.400HTTPSSFTP

SMTPOFTPFTP

EDI-Formate

ORDERS0xCXMLopenTRANS

SAP IDOCsXCBLEDIFACT

Katalogformate

Excel, CSV, TXTCIFBME

Klassifikationen

KAISER+KRAFT Hierachie

UNSPSCeCI@ss

31

WAS KÖNNEN EDI- FORMATE? UND WAS

HEISST EIGENTLICH EDI?

EDI ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange, zu Deutsch elektronischer Datenaustausch.

Mit EDI-Formaten können

• Bestellungen,

• Auftragsbestätigungen,

• Rechnungen und

• Gutschriftsanzeigen

zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Individuelle Lösungen auf Kundenwunsch sind ebenfalls möglich.

Die Vorteile im Überblick:

EDI unterstützt die effiziente Bestellabwicklung mit Lieferanten

Sehr schneller Datentransfer

Systemintegration ohne Medienbrüche

Reduzierte Prozesszeiten und -kosten entlang der Supply Chain

Beim Einsatz eines Providers kann die Integration des Lieferanten durch Nutzung von Standards zwischen Kunde und Provider sowie Provider und unserem EDI-System sehr schnell umgesetzt werden

32

MEINE DATEN KÖNNEN AUCH PER EDIFACT ÜBER-MITTELT WERDEN − DOCH

WAS IST DAS?

Damit wir als Geschäftspartner EDI miteinander nutzen können, müssen wir uns auf einen sogenannten Nachrichtenstandard bzw. Transaktionsstandard einigen.

KAISER+KRAFT unterstützt deshalb gängige Formate wie EDIFACT − Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport − für den standardisierten Austausch von Geschäftsdoku-menten wie Bestellungen, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen.

Das heißt, dass Sie damit Daten aus Ihrem hausinternen System ziehen, innerhalb weniger Sekunden versenden und unserem System übergeben können.

Durch diese Automatisierung des Informationsaustauschs können Sie manuelle Versand- und Erfassungsvorgänge vermeiden, Zeit und Kosten sparen.

33

WAS SIND TRANSAKTIONS-

STANDARDS?

Denn um Geschäftsdokumente elektronisch übermitteln bzw. austauschen zu können, sind Nachrichtenformate erforderlich, die zusätzlich zu Katalogdaten übermittelt werden.

Bei der Erstellung und dem Austausch dieser Nachrichten unterstützen Transaktionsstandards die Abwicklung; sie legen Datenformate und Inhalte Ihrer Nachrichten (Geschäftsdokumente) einheitlich fest. Im Rahmen von EDIFACT existieren zum Beispiel Nachrichtenformate für Buchungsanfrage, Bestellung, Buchungsbestätigung, Lieferavis oder Wareneingangsbestätigung.

Der Einsatz von Transaktionsstandards lohnt sich vor allem bei wiederholten Geschäftstransaktionen und/oder dem Dokumenten-austausch mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern.

Dank dieser standardisierten elektronischen Übertragung von Geschäftsdokumenten reduziert sich sowohl der zeitliche als auch finanzielle Aufwand: Daten können leichter in die beteiligten Systeme übernommen werden und die vollständige Integration von Geschäftsprozessen wird unterstützt.

Zum Glück keine Faxe mehr.

34

Mithilfe von Transaktionsstandards können neue Geschäftspartner schneller angebunden werden, der hierfür erforderliche Abstimmungs-aufwand wird gleichzeitig reduziert.

Transaktionen

Lief

eran

t

Besc

haff

ende

s U

nter

nehm

enPreisanfrage

Katalogversand

Angebotsaufforderung

Angebot

Auftrag

Auftragsbestätigung

Lieferavis

Wareneingangsbestätigung

Rechnung

35

WELCHE INFORMATIONEN LIEFERT MIR DER eKATALOG

AUSSER DEN BEREITS GENANNTEN ASPEKTEN?

Die verhandelten Konditionen werden Ihnen im elektronischen Katalog als Nettopreise mitgeliefert.

Auch individuelle Artikel- oder Materialnummern sowie Klassifi -kationen können für Sie aufgenommen werden − aber das wissen Sie ja schon (siehe Seite 29: „Können bestimmte Bereiche aus Ihrem Sortiment ausgeschlossen werden?“).

Preise.

36

WELCHE UNITS VERWENDET KAISER+KRAFT FÜR BESTELLEINHEITEN?

Wir pflegen alle bekannten Standards – und bieten Ihnen auf jeden Fall auch die Units, die Sie individuell benötigen. Im Detail sieht das dann so aus.

Units:

• Verpackungseinheiten − VE

• Quadratmeter

• Stück

• Meter

• Paar

Standards:

• ISO

• UNECE/R20

Mindestbestell-Unit:

• VE

Grundsätzlich gilt immer: Auch Ihre speziellen Wünsche wie Textlänge, Klassifizierungen und eigene Unit-Codes werden gerne berücksichtigt

Das heißt: Wenn Sie Meter mit MT abkürzen möchten, dann machen wir das. Und wenn Stck. als Pieces bezeichnet werden soll, dann machen wir auch das für Sie möglich.

Und was ist mit UOM (Unit of Measure) Sets? Die selbstverständlich auch − keine Frage.

37

WIE OFT WERDEN KATALOG-UPDATES

DURCHGEFÜHRT?

Wir führen für Sie regelmäßige Aktualisierungen durch, damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind.

Für dieses Ziel entwickeln wir unsere Software kontinuier-lich weiter und können Ihnen damit versprechen, dass:

• Updates gemacht werden – diese sind für Sie einfach zu integrieren und erfordern keine aufwendigen Installationen,

• wir immer neue Funktionalitäten einbringen, die sich am Markt orientieren,

• Sie sich auf eine gleichbleibend hohe Qualität verlassen können, da wir mit Bestellern, Verantwortlichen und Lieferanten in ständigem Kontakt stehen und unser System regelmäßig optimieren.

So bleibt Ihre eProcurement-Lösung von KAISER+KRAFT jetzt und auch in Zukunft maßgeschneidert für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

Zudem können Sie Ihre individuellen Anforderungen formulieren − damit unsere Lösung auch Ihre Spezifika berücksichtigen kann.

38

WAS IST EIN GENEHMIGUNGS-

VERFAHREN?

Im Bestellprozess ist das Genehmigungsverfahren ein Sonderfall für dezentrale Bestellungen, also für Bestellungen, die nicht über den Zentraleinkauf erfolgen.

Grundsätzlich soll hiermit der Einkauf entlastet sowie unkontrollier-tes Einkaufen − Maverick Buying − verhindert werden. Wichtig ist hierbei, den Bestellprozess nicht durch unnötige Genehmigungsan-forderungen zu verteuern.

Im System wird hierzu ein Workflow hinterlegt, der automatisiert entscheidet, ob eine Genehmigung erforderlich ist.

Bei personenbezogenen Genehmigungen ist für entsprechende Mitarbeiter ein Produktspektrum im Vorfeld definiert worden. Aus diesem darf bestellt werden. Ist ein Produkt nicht in der Vorauswahl vorhanden, ist eine Genehmigung erforderlich. Das ist bei komple-xen, gefährlichen oder sehr teuren Waren sinnvoll.

Eine bestellungsbezogene Genehmigung ist vom Bestellwert abhängig − die wichtigsten Varianten sind hier Wertgrenzen und Budgets. Beim Wertgrenzverfahren wird für einzelne Positionen und/oder die gesamte Bestellung ein Limit festgesetzt; wird dieses überschritten, muss die Bestellung genehmigt werden.

39

WEITEREGENEHMIGUNGS-

VERFAHREN.

Beim Budgetverfahren ist es umgekehrt: Dem Besteller wird für einen definierten Zeitraum ein Budget zugeteilt, von dem alle Bestellungen, die innerhalb dieser Zeit getätigt wurden, abgezogen werden. Ist das Budget verbraucht, müssen alle weiteren Bestellun-gen genehmigt werden.

Mit uns können Sie je nach Ihren Unternehmensanforde-rungen individuelle Genehmigungsverfahren festlegen und damit Ihren vollständig automatisierten Beschaffungsprozess realisieren. Die entsprechenden Freigabe- und Genehmigungsprozes-se können ebenfalls abgebildet werden.

Auch Kombinationen der beiden Verfahren sind jederzeit möglich, um der in jedem Unternehmen besonderen Sachlage gerecht zu werden.

40

UND WIE BEZAHLE ICH MEINE BESTELLUNGEN?

Beim Gutschriftsverfahren sammelt unser System zuerst alle Daten aus Ihren Bestellungen und den gebuchten Wareneingängen.

Das eProcurement-System vergleicht dann, ob die Bestellungen wirklich bei Ihrem Unternehmen angekommen sind.

Dann wird für den Lieferanten automatisch eine Gutschrift erzeugt, die nicht nur die zu zahlende Gesamtsumme aufweist, sondern auch alle Bestellungen den Abteilungen Ihres Unternehmens zuordnet.

Dieses Gutschriftenavis wird dann in Ihr ERP-System übertragen und an Ihre Buchhaltung zur Begleichung der Rechnung übermittelt.

40

Per Gutschriftsverfahren.

41

ALSO IST DIE UMSETZUNG DES GUTSCHRIFTS-

VERFAHRENS AUCHELEKTRONISCH MÖGLICH?

Avise können digital empfangen und verarbeitet werden.

Durch das elektronische Gutschriftsverfahren werden Abläufe und Vorgänge schneller und wirtschaftlicher durchgeführt.

Im Detail wird der Aufwand der Rechnungsprüfung reduziert, alle Daten sind elektronisch verfügbar und werden transparent von Kunde und Lieferant bearbeitet.

41

Ja.

42

UND WIE FUNKTIONIERT DAS GUTSCHRIFTSVERFAHREN IN

DER PRAXIS?

Bestellte und gelieferte Produkte werden durch eine elektronische Wareneingangsbuchung quittiert. Menge und Preis der Ware erge-ben die Gutschrift und ersetzen die Rechnung des Lieferanten.

Dazu legen wir im Vorfeld Kriterien und Zahlungsmodalitäten fest − auf Grundlage der getroffenen Vereinbarung zum Gutschriftsver-fahren.

Das Verfahren hat den Vorteil, dass der Bestellvorgang transpa-rent ist. Der Status ist jederzeit für beide Seiten abrufbar, Mengen- und Preisabweichungen sind ausgeschlossen, was geliefert wurde, wird gutgeschrieben. Aufwendige Rechnungsprüfungen und Buchungen entfallen, alle Daten sind elektronisch verfügbar und werden per Schnittstelle ins System übertragen.

Durch die Gutschrift werden zudem Papier und Portokosten eingespart.

Auch das Mahnwesen entfällt, da alle Zahlungen zügig, transparent und vor allem termingerecht ausgeführt werden.

43

WANN LOHNT SICH ePROCUREMENT

FÜR MICH?

Unsere Lösungen werden nach Ihrem Bestellvolumen und Ihren Anforderungen defi niert.

Die folgenden Fragen helfen Ihnen zusätzlich bei einer ersten Einschätzung:

? Möchten Sie Verwaltungskosten sparen und/oder günstigere Preise erzielen?

? Wie häufi g bestellen Sie die Produkte, die Sie jetzt online beschaffen wollen?

? Wie hoch ist der Anteil dieser Artikel am gesamten Einkaufs-/ Bestellvolumen?

? Sind die zu beschaffenden Produkte geeignet für einen Einkauf über das Internet?

Zielsetzung von eProcurement

ReduzierungEinkaufspreise

5-10%

Reduzierung der Prozesskosten

40-60%

Schnellere BestellabwicklungReduzierung der

Durchlaufzeiten 75%

44

WELCHE TECHNISCHEN ANFORDERUNGEN

MUSS ICH ERFÜLLEN?

PC und Zugang zum Internet reichen vollkommen aus. Die gesamte Bedienung und Administration des eProcurements läuft über Ihren Internet-Browser.

Falls gewünscht, binden wir die Anwendung an Ihr ERP-System an. Dabei gewährleisten wir die Sicherheit Ihrer Daten.

http://www.

Keine.

45

WAS KOSTET MICH ePROCUREMENT MIT

KAISER+KRAFT?

Weniger als Sie vielleicht denken: Denn die Bereitstellung eines eProcurement-Projekts mit KAISER+KRAFT gehört bei uns zum Service.

Das heißt: Wir setzen das Projekt kostenfrei für Sie um. Darin inbegriffen sind jedoch nicht die Kosten, die bei Ihnen im Hause entstehen könnten. Hierzu befragen Sie bitte Ihren internen Projektleiter.

46

GIBT ES AUCH EINE „KLEINE“ LÖSUNG ODER BRAUCHE ICH EIN EIGENES SYSTEM, EINEN

EIGENEN PROVIDER?

Customized Web: Diese Form eines Online-Shops ist für all diejeni-gen eine clevere Alternative, die in Einkauf und Beschaffung ohne eProcurement-System arbeiten.

Damit bieten wir Ihnen ein exakt auf Ihre Bedürfnisse zuge-schnittenes Produktportfolio an − mit individuell verhandelten Preisen und einem einfachen Genehmigungs-Workflow. Auf Wunsch erhalten Sie auch das eigene Firmenlogo im Webauftritt von KAISER+KRAFT.

Neben den an Sie angepassten Budgetgrenzen können Sie mit einer Customized Web-Lösung auch Benutzer variabel verwalten sowie weitere, speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmte Anpassungen vornehmen lassen.

Es gibt sie, die kleine Lösung.

47

WAS HABE ICH SONST NOCH VON CUSTOMIZED WEB?

Mit Customized Web ermöglichen wir Ihnen einen ebenso schnellen wie einfachen Zugriff auf die Artikel, die Sie brauchen.

Sie kaufen bequemer ein, haben prompten Zugriff auf Ihre spezi-fischen Produktgruppen und können damit sogar die Anzahl an Fehlbestellungen senken.

Zahlreiche Such- und Filterfunktionen machen Ihren Einkaufspro-zess viel einfacher, das Produktportfolio ist klar strukturiert und präsentiert, außerdem profitieren Sie von maximaler Transpa-renz, da Sie immer eine Übersicht über Ihre laufenden und vergan-genen Bestellungen haben.

48

KÖNNEN SIE MIR DIE CUSTOMIZED

WEB-FUNKTIONALITÄTEN IM ÜBERBLICK ZEIGEN?

Standard-Funktionen:

Kundenspezifi sche Preise

Sortimentsausschluss möglich

Persönliches Adressbuch

Umfassende und kinderleichte Suchmöglichkeiten

Detaillierte Produktdaten inkl. Bildern und Beschreibungen

Verwaltung von Bestellvorlagen

Verwaltung von Liefer- und Rechnungsadressen

Auftragshistorie mit vielen intelligenten Funktionen

Erweiterte Funktionen:

Firmen-Adressbuch

Verwaltung der Benutzer

Verwaltung von Benutzergruppen

Verwaltung eines Budgets

Verwaltung von Genehmigungsverfahren

49

WELCHE VORTEILE SPRECHEN FÜR EINEN

OCI-KATALOG?

Open Catalog Interface (OCI, von SAP entwickelt) ist eine offene, standardisierte Katalogdatenschnittstelle zum Austausch von Katalogdatensätzen zwischen Ihrem Warenwirtschaftssystem und den Online-Bestellsystemen von KAISER+KRAFT. In diesem Fall greifen Sie über das Internet via Standard-Internetprotokoll direkt auf unsere aktuellen Katalogdaten zu, ohne diese vorher installieren zu müssen.

Ein häufig verwendeter Begriff für dieses Interface, diese Schnitt-stelle ist „Punchout“, weil das SAP System verlassen wird und zu einem externen Shopsystem leitet.

Der Warenkorb des SAP Systems wird dann mit der Bestellung um die dort befindlichen Produkte ergänzt. Interne Freigabe- und Genehmigungsprozesse können wie bisher durchlaufen werden.

Weitere Vorteile der OCI-Schnittstelle:

Ihr Warenkorb geht direkt in Ihr System

Sie haben keinen administrativen Aufwand, da Sie über die OCI-Schnittstellen auf unseren Webshop zugreifen

Ihre Daten sind immer aktuell

Dank der genormten Schnittstellen entfallen aufwendige Anpassungen bei Systemänderungen

50

WIE LANGE KANN EINE INTEGRATION/ANBINDUNG

DAUERN?

Das ist abhängig von der Ihnen zur Verfügung stehenden Systemlandschaft.

Im Falle von Customized Web: innerhalb weniger Tage.

Ganz konkret beantwortet Ihnen diese Frage unser eProcurement-Team.

Auch Ihr interner Projektleiter kann Ihnen dazu bestimmt genauere Angaben machen.

51

KÖNNEN EUROPÄISCHE ODER WELTWEITE

STANDORTE INTEGRIERT WERDEN?

Wenn ja, in welchen Ländern?

Als globales Unternehmen sind wir an 19 Standorten weltweit für Sie da und kümmern uns vor Ort um Ihre Wünsche.

Gelebte regionale Nähe ist uns wichtig − denn so lernen wir Ihre lokalen Herausforderungen kennen, können darauf eingehen und die richtige Lösung finden. Selbstverständlich individuell und landesspezifisch − bei international gleichbleibend hohen Qualitätsstandards.

Erfahren Sie ein paar wissenswerte und charmante Fakten über jedes der 19 KAISER+KRAFT Länder:

› kaiserkraft.de/ueber-uns/in-der-welt-zu-hause

52

HABEN SIE ALLE KAISER+KRAFT

WEB-ADRESSEN FÜRMICH GRIFFBEREIT?

frankel.fr

kaiserkraft.at

kaiserkraft.be

kaiserkraft.ch

kaiserkraft.co.uk

kaiserkraft.com.tr

kaiserkraft.cz

kaiserkraft.de

kaiserkraft.es

kaiserkraft.hu

kaiserkraft.ie

kaiserkraft.it

kaiserkraft.pl

kaiserkraft.pt

kaiserkraft.ru

kaiserkraft.si

kaiserkraft.sk

vinklisse.nl

kaiserkraft.hr

Selbstverständlich.

53

UND WENN MEIN LAND KEINE KAISER+KRAFT NIEDERLASSUNG HAT?

Dann besuchen Sie unseren Export-Shop unter:

„Alles für die Firma“ liefern wir selbstverständlich auch an Sie − je nach Auftrag per Luftfracht, Seefracht oder Lkw-Transport.

› www.export.kaiserkraft.com

54

WELCHE ERFAHRUNGEN HAT KAISER+KRAFT IM BEREICH

ePROCUREMENT?

Wir erstellen europaweit mehr als 1.500 elektronische Kataloge pro Jahr und arbeiten mit den meisten namhaften Provi-dern zusammen!

Unsere elektronischen Produktkataloge sind in über 15 europäischen Sprachen verfügbar.

Und seit über 17 Jahren arbeiten wir erfolgreich mit bekannten Unternehmen zusammen und haben bereits weltweit mehr als 850 Kundenprojekte realisiert.

Demnächst gerne auch für Sie.

55

MIT WELCHEN KUNDEN ARBEITET KAISER+KRAFT

ZUSAMMEN? HABEN SIE BEISPIELE?

Beispiel 1:

Unkomplizierte und hochautomatisierte Abläufe vereinen den Autohersteller mit KAISER+KRAFT. Von der e-Bestellung über eine ausgefeilte Logistik bis hin zur vollelektronischen Abrechnung − bei dieser Vielzahl an Bestellungen täglich zählen vor allem Prozesse und Sicherheit. Für KAISER+KRAFT ist das selbstverständlicher Alltag.

55

Haben wir.

56

REFERENZEN.

Beispiel 2:

Die Schott AG ist ein internationaler Technologiekonzern und einer der weltgrößten Entwickler und Produzenten von technischen Gläsern und Glasartikeln, Spezialwerkstoffen, Komponenten und Systemen. Sie nutzt seit Jahren das breite und hochqualitative Produktspektrum von KAISER+KRAFT.

57

Beispiel 3:

Der deutsche Marktführer in der Reifenproduktion hat sich zu einem der größten Automobilzulieferer der Welt entwickelt − KAISER+KRAFT trägt seit vielen Jahren zum Erfolg des Unternehmens bei.

REFERENZEN.

58

Beispiel 4:

KAISER+KRAFT als Partner: Der weltweit größte Nahrungsmittelkon-zern verlässt sich bei seinen hohen Ansprüchen an Verarbeitung und Lebensmittelechtheit von selektiven Produkten auf unsere Kompetenz im nachhaltigen Einkauf.

REFERENZEN.

59

WIE WIR DAS GEMACHT HABEN?

Mit einer schnellen und unkomplizierten Anbindung und dem einfachen Zugriff auf Daten in einwandfreier Qualität.

Mit Schnittstellen zu allen bekannten ERP- und Warenwirtschafts-systemen.

Mit lokalen, europaweiten oder globalen eProcurement-Lösungen in allen Größenordnungen.

Und dank persönlicher Gespräche vor Ort sowie einer umfassenden partnerschaftlichen Beratung.

60

WER SETZT MEIN ePROCUREMENT-PROJEKT

UM?

Unsere Experten aus dem eProcurement helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Materialbeschaffung zu optimieren. Zusätzlich wird das Projekt durch Ihren Provider bzw. Ihre Fachabteilung unterstützt.

Auf Wunsch binden wir Ihre Warenwirtschaft auch direkt an unser System an.

61

UND WER IST DER TECHNISCHE

ANSPRECHPARTNER BEI KAISER+KRAFT?

Nicht nur einer, ein ganzes Team steht für Sie bereit und hilft Ihnen gerne weiter.

Beginnen Sie am besten gleich heute – entdecken Sie Ihr Einspar-potenzial mit den eProcurement-Experten von KAISER+KRAFT Deutschland.

Wir freuen uns über Ihr Interesse.

› e-procurement@kaiserkraft.de

Martin KobeleProcurment Systemberater

„Alles für die Firma. Alles für Sie. Das wird vom ganzen eProc-Team gelebt!“

62

WELCHE UNTERSTÜTZUNG KÖNNEN SIE MIR ANBIETEN?

Es ist ganz einfach, KAISER+KRAFT in Ihr bestehendes eProcurement- System aufzunehmen und alle damit verbundenen Vorteile zu nutzen.

Wir gehen dabei in der Regel wie folgt vor.

1 Bestandsaufnahme Zuerst analysieren wir, wie die Bestellprozesse bisher bei Ihnen ablaufen. Auf dieser Basis können wir identifizieren, welche Funktionalitäten einer eProcurement-Lösung Sie tatsächlich brauchen.

2 Sortiment Im zweiten Schritt legen wir die Sortimentsstruktur fest: • Anordnung der bestellbaren Produkte auf der Benutzeroberfläche des eProcurement-Systems

• Auswahl und Aufbau des Produktangebots und die Anbindung Ihrer Lieferanten

• Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff auf alle Sortimente und die gleiche Benutzeroberfläche. Sie bestimmen hier, welche Abteilung oder Mitarbeiter welche Zugriffs- und Bestellrechte in Ihrem eProcurement-System bekommt

3 Individuelle Anpassung Selbstverständlich werden bei der Bereitstellung der Lösung Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche berücksichtigt.

Wir unterstützen Sie zudem bei der Einführung der Lösung, so dass Sie ohne Zeitverzug mit Ihrer neuen, effizienteren – und günstigeren – Beschaffung beginnen können.

Auch nach der Integration sind wir mit kompetenter Beratung und technischem Support jederzeit für Sie da.

63

WIE KANN ICH MEINE MITARBEITER DAZU

MOTIVIEREN, DIE NEUE LÖSUNG ZU NUTZEN BZW.

ZU AKZEPTIEREN?

Motivierte Mitarbeiter sind von entscheidender Bedeutung für den Erfolg bei der Einführung neuer Lösungen.

Auch wir wissen, dass es nicht nur eine positive Unternehmens-kultur und eine gute Atmosphäre braucht, um Mitarbeiter zu begeistern.

Hier eine Liste von uns, die Ihnen vielleicht helfen könnte:

Aktiv in Entscheidungs- und Optimierungsabläufe einbinden

Workshops und Schulungen anbieten

Mentoren und zentrale Ansprechpartner vor Ort zu Verfügung stellen

User einbeziehen

Transparent über Vor- und Nachteile berichten

Offene Gesprächskultur fördern

Sorgen und Ängste ernst nehmen und Lösungen formulieren

Auch wir kommen gerne zu Ihnen, um Hilfestellung zu bieten und die Lösung zu erklären.

64

NOTIZZETTEL.

65

NOTIZZETTEL.

66

NOTIZZETTEL.

67

NOTIZZETTEL.

68

NOTIZZETTEL.

69

NOTIZZETTEL.

70

KONTAKT.

KAISER+KRAFT GmbHPresselstraße 1270191 StuttgartTel. +49 7 11 - 34 65 60www.kaiserkraft.de/eproc

71

SIE HABEN NOCH FRAGEN ODER BRAUCHEN WEITERE

INFORMATIONEN?

Wenden Sie sich noch heute an Ihren persönlichen eProcurement- Experten.

Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

IHR ePROCUREMENT-EXPERTE

72