FAVORIT 5 powered by AccentureVorgangsbearbeitung und Dokumenten-management für die öffentliche Verwaltung

Von elektronisch gestützter Vorgangsbearbeitung profi-tieren

Verwaltungsarbeit ist Papierarbeit? Für viele Behörden und Unternehmen trifft das nach wie vor zu: 6.603 Tonnen Papier, fast 1,1 Milliarden Blatt DIN A4, verbrauchten die 16 Bundesministerien 2009. Fast jede Verwaltungs-dienstleistung beginnt mit einem Formular, mündet in ein wie auch immer geartetes Doku-ment, das von der Erstellung über die Unter-zeichnung bis zur Archivierung eine Vielzahl von Prozessen durchlaufen muss – und dabei mindestens einmal ausgedruckt wird.

Experten der US-amerikanischen Association for Information and Image Management (AIIM) schätzen, dass ein Dokument in seinem Lebens - zyklus rund 19 mal fotokopiert, in 3 Prozent der Fälle falsch abgelegt wird und in 7,5 Prozent der Fälle sogar verloren geht.

Sachbearbeiter verbringen dann die Hälfte ihrer wertvollen Arbeitszeit mit der Suche nach falsch dokumentierten Informationen statt mit der Vorgangsbearbeitung.

Kein Wunder, dass nicht nur Unternehmen, sondern auch Behörden ihre Vorgangsbear-beitung mithilfe leistungsfähiger Dokumenten-mana gement systeme (DMS) elektronisch unter-stützen und effizienter gestalten wollen. Gerade die zeitraubenden sich wiederholenden Abläufe, die bei der Erstellung, Bearbeitung und Archi-vierung von Dokumenten sowie der Aufzeich-nung der dahinterliegenden Vorgänge anfallen, binden unnötige Kapazitäten und verursachen hohe Kosten, die mit einem geeigneten DMS wesentlich gesenkt werden können.

Optimierung der BAföG-VerwaltungDas Bundesverwaltungsamt konnte die Verwal-tung der BAföG-Darlehen durch den Einsatz des Dokumentenmanagement- und Vorgangssys-tems FAVORIT wesentlich effizienter gestalten.

Die Umstellung auf ein papierloses Verfahren steigerte nicht nur die Produktivität der Mitar-beiter um 38 Prozent, was jedes Jahr 4 Millionen Euro spart, sondern auch die Bürgerfreundlich-keit: Elektronisch ist das Amt rund um die Uhr erreichbar und kann Anfragen sowie Vorgänge wesentlich schneller bearbeiten.

Welches DMS ist für meine Behörde das richtige?

Die Auswahl einer geeigneten DMS-Lösung entscheidet über den Erfolg der Initiative. Dabei kommt es nicht nur auf die Technologie an, sondern auch auf eine effektive Umsetzung: • KanndasSystemmitwenigAufwandsämt-

liche Prozesse abbilden und durchgehend elektronisch unterstützen?

• PassteszudenbestehendenFachverfahrenund in die bestehende Technologie- Infrastruktur?

• WirddieLösungkontinuierlichaufneuestemStand der Technologie weiterentwickelt?

• FließendieWünscheundAnforderungenderKunden in die Lösung ein?

• WiehochsinddieGesamtkostenundwerhilft bei Prozessanalyse, Implementierung und Betrieb?

Führende Unternehmen und Behörden ent-scheiden sich heute oft für Standardsoftware, die für ihre Branche „vorkonfiguriert“ ist und die nötige Flexibilität für individuelle Anpas-sungen mitbringt.

Das hilft ihnen, branchenführende Technologie- und Prozessstandards zu etablieren, individuelle Anforderungen zu berücksichtigen – und für relativ geringe Investitionen in sehr kurzer Zeit eine einsatzfähige, integrierte Lösung bereit-zustellen.

FAVORIT 5 bildet die Vorgangs-, Organisations- und Aktenplanstrukturen der öffentlichen Ver-waltung ab und integriert über viele Schnitt-stellen moderne Standardlösungen aus der freien Wirtschaft (Scan-Lösungen, PDF-Viewer, Content Management und Archivierung mit EMC Documentum).

Das ermöglicht, den Großteil der behördenspe-zifischen Vorgänge mit wenigen Einstellungen durchgehend zu unterstützen – und das auf zukunftsorientiertem Niveau.

Wie hole ich das meiste aus meiner DMS-Lösung heraus?

Eine starke DMS-Lösung ist nicht alles: Die Wahl des Implementierungspartners entscheidet wesentlich darüber, wie präzise die individuellen Anforderungen erkannt und integriert werden, wie gut vielfältige Interessen verbunden und wie effektiv Prozesse angepasst werden. Das ist maßgeblich dafür, wie schnell die Lösung

bereitsteht und ob ihre Leistungsfähigkeit und ihre Effizienzpotenziale umfassend aus-geschöpft werden.

Accenture beispielsweise kennt die öffentliche Verwaltung und ihre Besonderheiten und ist als Entwicklungspartner mit den Feinheiten von FAVORIT vertraut.

Zusammen mit bewährten Projektmanagement instrumenten und –erfahrung wird es möglich, Ihr Projekt von der Analyse bis zum sicheren Betrieb und zur Erfüllung der kalkulierten Effizienzgewinne zuverlässig zu steuern.

Einfache individuelle Anpassung von FAVORIT erleichtert Personal admini-stra tion beim Bundesministerium der VerteidigungDas Bundesministerium der Verteidigung (BMVg) entschied sich nach einem Test in einer Pilot-umgebung mit ausgewählten Nutzern für FAVORIT OfficeFlow aufgrund der guten Abdeckung der Nutzerforderungen im Vergleich zu anderen Systemen. In Zusammenarbeit mit Accenture konnte die Funktion der Terminüber-wachung sowie eine Schnittstelle zu Lotus Notes geschaffen werden. Die technische Flexi-bilität des Systems und das Know-how des Implementierungspartners trugen bedeutend dazu bei, den BMVg-weiten Einsatz von FAVORIT für zukünftig ca. 2.000 Nutzer zu ermöglichen.

Integrierte Lösung für die speziellen Anforderungen einer BehördeDie Bundesnetzagentur nutzt FAVORIT heute in zwei Bereichen: Schon früh hatte man die Ruf-nummernverwaltung für Mehrwertdienste auf eine speziell angepasste Version von FAVORIT umgestellt. Später wurde die Eisenbahnregu-lierung in dieses System integriert. Der hoch-individuelle Zuschnitt machte eine Aktualisie-rung auf neuere FAVORIT-Standardversionen für beide Bereiche schwierig. Accenture half der Behörde, die Eisenbahnregulierung heraus-zulösen, ihr DMS-System auf den neuesten Stand zu bringen – und so den Weg für eine weitere Ausfächerung von FAVORIT in der Bundes netzagentur zu ebnen.

Setzen Sie jetzt auf FAVORIT 5 und …

FAVORIT 5 ist die Verwaltungslösung „von der Ver waltung für die Verwaltung“. Für Sie heißt das: • Prozessunterstützung,diedenbesonderen

Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht wird

• BereitstellungweitgehendpapierloserAbläufeund Entscheidungsprozesse

• einfacheÜberführungpapierbasierterProzessein das elektronische Pendant mit bewährten Migrationsansätzen

• GewährleistungderbehördenspezifischenRevisions- und Rechtssicherheit

Mit FAVORIT 5 bleiben Sie am Puls der Techno-logie. Die Version, die in Zusammenarbeit mit Accenture als Partner des Bundesverwaltungs-amts entstand, sichert Ihnen die volle Konnekti-vität mit den aktuellen Versionen der Basis-technologien:• EMCDocumentum6.7• ADOBEAcrobat9.3• Oracle11• InternetExplorer8• 64-bit-Server

So kann Ihre Behörde die neuen Funktionalitäten dieser Plattformen jetzt auch in FAVORIT nutzen – darunter das intuitive Selektieren, die Nutzung von Hotkeys und der Zugriff auf erweiterte Kontextmenüs, ebenso erweiterte Suchfunk-tionen sowie E-Mail-Benachrichtigung, Termin-verfolgung und die Integration von Webservices.

FAVORIT 5 bietet mit der Version 5.2 seit November 2011 auch die volle Kompatibilität mit Windows 7 und Microsoft Office 2010.

… Accenture

Mit Accenture erhalten Sie FAVORIT 5 „vom Entwickler, mit dem Entwickler“. • SchondieFAVORIT4-Versionensind

Accenture aus der Projektarbeit vertraut. Durch die Kooperation im Rahmen der jüngsten Upgrades kennen wir FAVORIT wie die eigene Westentasche.

• UnsereExpertenbringenbewährteMigra-tionskonzepte und umfassende Projekterfah-rung für die Implementierung von FAVORIT mit.

• AccentureistzudemführenderIntegrations-partner von EMC Documentum.

• AccentureverbindetfürSieBeratungs-undIT-Dienstleistungen zu einem integrierten Service aus einer Hand. Für uns heißt das, neben den technischen immer auch die auf-bau- und ablauforganisatorischen Aspekte umfassend zu berücksichtigen.

Unser Team begleitet Sie:• vonderUmstellungaufelektronischeAkten-

führung und der Überführung papierbasierter Prozesse auf elektronisch gestützte Vorgangs-bearbeitung bis zur Einbindung bestehender Fachverfahren

• vonderAnalyseüberdieKonzeption,Umsetzung, Pilotierung und Einführung bis zum operativen Betrieb und der langfristigen Pflege von FAVORIT und der Documentum-Plattform.

Für Sie heißt das: schnelle, gezielte und sichere Umstellung auf eine funktionierende, DMS-gestützte Vorgangsbearbeitung sowie größt-möglicher, nachhaltiger Nutzen aus Ihrer IT-Investition.

Wollen Sie mehr wissen? Sprechen Sie uns an:Uwe LangerTel. 06173 94-66437uwe.langer@accenture.com

Über Accenture

Accenture ist ein weltweit agierender Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleister mit 257.000 Mitar-beitern, die für Kunden in über 120 Ländern tätig sind. Als Partner für große Business-Transformationen bringt das Unternehmen umfassende Projekterfahrung, fundierte Fähig-keiten über alle Branchen und Unternehmens-bereiche hinweg und Wissen aus qualifizierten Analysen der weltweit erfolgreichsten Unter-nehmen in eine partnerschaftliche Zusammen-arbeit mit seinen Kunden ein. Accenture erwirt-schaftete im vergangenen Fiskaljahr (zum 31. August 2012) einen Nettoumsatz von 27,9 Mrd. US-Dollar. Die Internetadresse lautet www.accenture.de

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