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Einsteiger

FileMaker für Einsteiger (Teil 2)

Die Beziehungskiste – oder:

Wie Sie vernetzt arbeiten, ohne sich im Netz zu verfangen.

Nicht nur für FileMaker Einsteiger ist das Th ema Beziehungen eine Stolperfalle oder ein vernachlässigtes Stiefk ind. Aber ebenso wie im zwischenmenschlichen Bereich brau-chen auch die Beziehungen Ihrer Datenbank Achtsamkeit und Pfl ege.

Damit Sie von Anfang an gut gerüstet sind für die Beziehungskiste von FileMaker, lade ich Sie zu einer kleinen Tour durch Relationen, Schlüsselpaare und „n-titäten“ (gesprochen En-titäten) ein.

Im ersten Teil von FileMaker für Einsteiger wurde über die Ähnlichkeit einer FileMaker Datenbank mit einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel berichtet. Interessant wird es, wenn Sie sich die Unterschiede genauer anschauen. Denn mit einer relationalen Datenbank wie FileMaker können Sie viel mehr anstellen, als Ihnen die beste Tabellenkalkulation bietet.

Relational bedeutet bei einer Datenbank, dass Daten im besten Fall nur einmal gespeichert werden. Stellen Sie sich vor, Sie erfassen die Berufstätigkeit von Personen. In einer Tabel-lenkalkulation schreiben Sie für jede Person den Arbeitgeber, dessen Anschrift , Telefon-nummern etc. in eine Zeile. Verwalten Sie 100 Personen, die bei der gleichen Firma arbeiten, tragen Sie die Anschrift , Telefonnummern etc. 100-mal ein. Datenänderungen müssen dann an ebenso vielen Stellen durchgeführt werden.

Einfacher und leichter zu pfl egen wäre es doch, wenn Sie die Anschrift der Firma samt Kon-taktdaten einmal hinterlegen und bei dem jeweiligen Mitarbeiter nur darauf verweisen. Genau das ist mit einer relationalen Daten-bank eine Kleinigkeit.

Der Schlüssel zum Erfolg

Jeder Datensatz, den Sie in Ihrer Datenbank erfassen, braucht einen eindeutigen Schlüssel. Dieser sogenannte Primärschlüssel oder Pri-mary Key (pk) muss eindeutig und einmalig sein. Ein dringender Rat: Verwenden Sie als Schlüssel immer ein eigenes Feld, das nichts mit der Realität zu tun hat! Eine Kundennum-mer oder eine Artikelnummer eignet sich nur bedingt als Primärschlüssel. Früher oder später kommen Anforderungen das Aussehen oder die Anpassung der Nummer betreff end, und dann müssten Sie alle Beziehungen auf Vorder-mann bringen. Vermeiden Sie es, reale Daten als Primärschlüssel einzusetzen. Ich verwende in meinen Datenbanken stets ein eigenes Feld mit dem Titel _IDBezeichnung_pk, das aus-schließlich als Schlüssel verwendet wird.

Über diesen Primärschlüssel können Sie nun Beziehungen aufbauen. Wollen Sie beispiels-weise die Beziehungen einer Familie abbilden und die Partnerschaft von Mann und Frau be-schreiben, so können Sie ein Feld PartnerID im Datensatz des Mannes mit dem Wert des

leicht

Thomas Bielefeldt (Jg. 1976) ist als Rummelsberger Diakon (Diplom-Sozialpädagoge (FH)) absoluter Quereinstei-ger in Sachen FileMaker. Seit dem Jahr 2000 entwickelt er überwiegend Buchungssysteme im Bereich Städtetourismus und Datenbanken für den eigenen Arbeitsbereich.email@bielefeldts.de

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Primärschlüssels aus dem Datensatz der Frau füllen. Diese Verwendung eines Schlüssels aus Sicht des „Mannes“ nennt man Fremdschlüssel oder Foreign Key (fk ).

Anhand eines Beispiels ist das vielleicht leich-ter zu verstehen. Unsere Beispieldatenbank soll eine Familienkonstellation abbilden, wobei die Beispielfamilie aus einer Frau, einem Mann und zwei gemeinsamen Kindern besteht. Die Beziehungen dieser Familie sind aus Abb. 1 zu ersehen.

Bevor es weitergeht, speichern wir für alle Perso-nen Daten wie Name, Vorname, Geburtsdatum etc. in einer Tabelle und spendieren jeder einen eigenen Primärschlüssel, die _IDPerson_pk (Abb. 2). Ein Feld für den Fremdschlüssel fügen wir ebenfalls in die Datenbank ein.

Betrachten wir die Beziehung der Eltern, so entsteht das Bild der Abb. 3. Beim Mann wird der Primärschlüssel der Frau als Fremdschlüssel eingetragen und bei der Frau der Primärschlüs-sel des Mannes. Über diese Beziehung sind die partnerschaft lichen Verhältnisse in der Daten-bank hinterlegt. Diese Art der Beziehung, bei der einem Datensatz genau ein weiterer Daten-satz zugeordnet wird, ist eine 1:1-Beziehung.

Versuchen Sie nun auch, die Kinder in dieser Datenbank zu erfassen, ist vielleicht der erste Gedanke das Anlegen eines weiteren Feldes, das einen Fremdschlüssel für das Kind aufneh-men könnte. Bei einem Kind ist das durchaus möglich, aber bei zwei Kindern bräuchten Sie bereits zwei zusätzliche Felder, beim dritten drei und so weiter. Sie müssten bei diesem An-satz eine maximale Anzahl von Kindern festle-gen und diese Zahl an Feldern vorhalten – ins-gesamt keine gute Idee.

Für solch einen Fall bedienen Sie sich am besten einer Kreuztabelle. Sie erzeugen also eine weite-re Tabelle in Ihrer Datenbank, die im einfachs-ten Fall zwei Felder hat – den Fremdschlüssel der Eltern und den Fremdschlüssel der Kinder. Sie tragen in diese Tabelle also nur Nummern oder Zeichenkolonnen ein. Mit dieser Kreuz-tabelle ist es Ihnen möglich, jedem Elternteil 0-n Kinder zuzuordnen und jedem Kind 0-n Elternteile. Deshalb wird diese Beziehungskon-struktion auch n:n-Beziehung genannt.

Bei genauerem Hinsehen fällt auf, dass in Abb. 4 links und rechts der Kreuztabelle die Tabelle Personen steht. Häufi g werden Sie aller-dings verschiedene Tabellen über diese Art der Beziehung verknüpfen. Zum Beispiel Personen, die einen Serienbrief erhalten sollen mit dem je-weiligen Schreiben. Letzten Endes ist es jedoch egal, ob die verknüpft en Daten aus einer oder zwei Tabellen stammen.

Abb. 4

Abb. 1

Abb. 2

Abb. 3

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Praktisch erzeugen Sie ein solches Diagramm in FileMaker unter Verwalten ➝ Datenbank ➝ Beziehungen. Duplizieren Sie das Tabellen-auft reten der Tabelle Personen und ziehen Sie Verbindungen zwischen den Schlüsselfeldern.

Neben der 1:1-Beziehung und der n:n-Bezie-hung gibt es noch die 1:n-Beziehung, die Ihnen in Ihrer Entwicklungstätigkeit sicherlich häufi g begegnen wird.

Stellen Sie sich vor, dass unsere Beispielfamilie begeistert DVDs sieht. Der ewige Streit darü-ber, wer welche DVD genommen und nicht zurückgestellt hat, soll mithilfe der familienin-ternen DVD-Verleih-Datenbank auf FileMaker Basis gelöst werden.

Eine DVD kann immer nur von einer Person ausgeliehen werden, während eine Person meh-rere DVDs gleichzeitig ausleihen kann. Einer (1) Person sind also bis zu „n“ DVDs zugewie-sen.

Ein solches Beziehungsgefüge bilden Sie in FileMaker ab, indem Sie in der Tabelle DVDs ein Feld haben, das den Primärschlüssel einer Person als Fremdschlüssel enthält (siehe Abb. 5).

Abb. 5

Nachdem Sie die möglichen Beziehungen ken-nengelernt haben, wollen Sie sicherlich gleich im Beziehungsdiagramm die Tabellen Ihrer Datenbank verknüpfen.

Die meisten FileMaker Anwendungen wachsen mit der Zeit. Es werden neue Funktionen hin-zugefügt und mehr und mehr Bereiche erfasst. Oft führt das zu einem Beziehungsdiagramm, das (lt. FileMaker) einem großen Spinnennetz gleicht, in dem sich schon so mancher Entwick-ler verfangen hat. Der Grund für die gefährliche Netzstruktur ist die Fähigkeit von FileMaker, Beziehungen bidirektional zu benutzen. Ver-knüpfen Sie die Tabelle Personen mit der Ta-belle DVDs, so „sehen“ Sie von Personen aus alle geliehenen DVDs. Umgekehrt können Sie

von der Tabelle DVDs die zugehörigen Perso-nen „sehen“. Eigentlich klingt das ziemlich pri-ma. Bei drei bis fünf Tabellen ist das auch noch übersichtlich, aber eine Datenbank mit 30 Ta-bellen und 70 Beziehungen wird Sie sicherlich in Bedrängnis bringen. Es gibt mehrere Wege aus diesem Beziehungsnetz, von denen ich ei-nen kurz erläutern möchte.

Der Aufbau des Beziehungsdiagramm wird da-bei so konzipiert, dass Beziehungen nur in eine Richtung – von links nach rechts – genutzt werden. Diese Methode wird oft „Anker/Boje-Modell“ genannt.

Bojen und Anker

In Abb. 6 sehen Sie einen Beziehungsdia-gramm, bei dem die Beziehungen bidirektional benutzt werden. Gleiche Farben bedeuten in

der Darstellung die gleiche Ursprungstabelle. (Sie erin-nern sich, eine Tabelle kann mehrmals im Beziehungs-diagramm erscheinen, soge-nanntes Tabellenauft reten.)

Wollen Sie Beziehungen nur in eine Richtung nutzen, müssen Sie das Diagramm aufbrechen und mehrere Beziehungen erzeugen. Dabei ist stets die Ausamensgebend für das Tabellenauf-treten in dieser Beziehungskette. Die Tabelle

D verknüpft mit A übergibt dem Tabellenauft reten von A den Namen „D.A“. Damit können Sie immer sehen, aus welcher Beziehungskette und aus welchem Kontext die Daten stammen, die in dem jeweiligen Feld ange-zeigt werden.

Ich wünsche Ihnen viel Er-folg beim Experimentieren mit den Beziehungen.

Im nächsten Teil von FileMaker für Einsteiger er-fahren Sie, wie Ihre Daten mithilfe von Layout-Werk-zeugen zur Anzeige gebracht werden.

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Abb. 7

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Geschüttelt, nicht gerührt …

FileMaker für Einsteiger

Wie Sie in FileMaker Ihre ersten „Felder bestellen“

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