FMK2014: Ein Warenwirtschaftssystem, das mit Scannern, Waagen und Mitarbeitern kommuniziert Teil 2...

H. Landschulz www.landschulz.net, Klaus Kegebein www.kegebein.deFileMaker in einem Industriebbetrieb

FileMaker Konferenz 2014 Winterthur

www.filemaker-konferenz.com

Ein Warenwirtschaftssystem, das mit Scannern, Waagen und Mitarbeitern kommuniziert

mailto:[email protected]


www.filemaker-konferenz.comH. Landschulz www.landschulz.net, Klaus Kegebein www.kegebein.deFileMaker in einem Industriebbetrieb

Vorstellung Heike Landschulz:

- (Uni)Studium zum Dipl. Ing. Verfahrenstechnik chemische Industrie- EDV-Abteilung eines Düngemittelwerkes:

• Programmierung für Nebenprozesse• Schulung der Anwender

- ab 1995: Selbständig als FileMaker Programmierer- Kunden: Agenturen und projektabarbeitende Dienstleister- FiBu-Schnittstellen

Aussergewöhnlichste Kunden: - Hutmacher- Firma, die die Quartettspiele der Fussballbundesliga vertreibt- eine hamburger Schokoladenmanufaktur

- ab 1990: Vertrieb bei einem Apple-Händler in Hamburg• hier erster Kontakt mit FileMaker II• sowie Werbeagenturen

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http://www.kegebein.de/



Vorstellung Klaus Kegebein:

– Späteinsteiger (erst seit FileMaker Pro 2.1 dabei)

– Mitbegründer des FileMaker Magazins– (lieh dem K&K Verlag das zweite „K“)

– Motto: „GUI – Das Auge arbeitet auch mit.“

Außergewöhnliche FileMaker-Projekte:

– Segelmacher– Putzfrauenvermittlung– Seligsprechung der Lübecker Märtyrer– „Edgar auf der Karte“ (Gratispostkarten) – Wirtschaftbehörde / Amt für Strom- und Hafenbau






Überblick

In meinem Teil des Vortrags geht es um die „menschliche“ Kommunikation mit Hilfe von FileMaker:• zwischen Anwender und Anwendern• zwischen Programmierern und Anwendern• zwischen der Datenbank und den Anwendern

Wir zeigen das anhand der Datenbank der Firma Kosmetik Konzept.






Kosmetik Konzept GmbH

• eine junge Firma mit Sitz in Pönitz bei Lübeck• Lohnhersteller für Kosmetik und Medizinprodukte• ca. 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter• spezialisiert auf kleine und mittlere Chargen (bis 1 t)• zertifiziert nach EN DIN ISO 9001, 13485, 22716 und FDA.•






Die KoKo-Datenbank

… umfasst neben den typischen Anwendungen wie Adressen, Aufträge, Fakturierung usw. viel spannendere Bereiche:• Rezepturentwicklung• Kalkulation• Produktionsplanung• Chargenprüfung• Investitionen• Finanzplanung• Qualitätsmanagement

und vieles andere mehr.

In diesem Vortrag geht es nicht um spezielle FileMaker-Techniken, sondern um Anregungen, wie Sie Ihre Datenbank dazu nutzen können, die Kommunikation in Ihrem Betrieb zu verbessern.






Layoutobjekte mit Verfallsdatum

• Kleine Symbole oder farbige Textobjekte im Layout weisen den Anwender auf neue oder geänderte Funktion hin oder geben wichtige Hinweise zur Bedienung der Datenbank.• Solche Objekte verlieren ihren Aufgepasst!-Effekt, wenn sie auf Dauer im Layout sichtbar sind.• Mit der Funktion Objekt ausblenden, wenn können solche Objekte nach einer bestimmten Zeit automatisch unsichtbar gemacht werden. In der Formel muss das Datum angegeben werden, an dem das Objekt zuletzt sichtbar sein soll:Hole(SystemDatum) > LiesAlsDatum("24.12.2014")•Wenn ein Hinweis nur für eine bestimmte Abteilung interessant ist oder wenn nur Frau Görtemöller eine Funktion immer wieder vergisst, kann das in der Formel berücksichtigt werden:user::Abt_EK ≠ 1 oder user::Name ≠ "Erna Görtemöller"






Das Info-System

• Mit dem Info-System informieren wir Programmierer die Anwender über neue Neuerungen in der Datenbank.• Es könnte aber auch dazu verwendet werden, Informationen der Geschäftsleitung, von Abteilungsleitern, vom Systemadministrator, vom Betriebsrat usw. zu den Mitarbeitern zu bringen.• Es können Texte und zur Illustration Screenshots hinterlegt werden.

• Der Autor kann angegeben, wer die Info lesen soll: die gesamte Belegschaft, einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen.




• Die Anwender werden auf der Startseite optisch darauf hingewiesen, dass neue Infos vorliegen.

• Im halbstündigen Rhythmus werden die Mitarbeiter durch eine eingeblendete Meldung daran erinnert. • Wer mehr als drei ungelesene Infos hat, wird alle fünf Minuten erinnert. • Nach dem Lesen einer Info muss esder Anwender als „gelesen“ markieren. Es verschwindet dann aus der Liste der ungelesenen Infos.

(Um den Anwender dazu zu bringen, die Infos nicht nur weg zu klicken, sondern tatsächlich zu lesen, zeigt das Programm eine augenzwinkernde Meldung, wenn der Anwender das Info verdächtig schnell als „gelesen“ markiert…)• Auch die bereits gelesenen Infos können nachträglich aufgerufen werden. Mit der Möglichkeit der Volltextsuche kann die Info-Datei als Nachschlagewerk oder Handbuchersatz benutzt werden.








Das Todo-System

• Ursprünglich war das Todo-System nur dazu bestimmt, sich selbst oder anderen Mitarbeitern Erinnerungen „auf Termin“ zu legen. Diese Erinnerungen erscheinen für jeden Mitarbeiter auf der Startseite der Datenbank.

• Wenn ein Todo als „erledigt“ gekennzeichnet wird, trägt das Programm User-ID, Datum und Uhrzeit ein. Es verschwindet in der Todo-Übersicht, kann aber im „Todo-Archiv“ nach-träglich aufgerufen werden.• Es ist jetzt aber auch möglich, Todos an mehrere Kollegen (oder ganze Abteilungen) zu schicken – wenn es nicht darauf ankommt, wer sich darum kümmert. (Wenn jemand das Todo erledigt, ist es auch für alle anderen Empfän-ger erledigt.)• Optional kann eine Bemerkung zur Erledi-gung eingetragen werden, z.B. was getan wurde.• Auf Wunsch kann diese Bemerkung als neues Todo an den Auftraggeber zurückgeschickt werden (mit der Original-Nachricht im Anhang, wie beim Beantworten einer E-Mail).






• Todos können mit Datensätzen anderer Dateien verknüpft werden. Wenn z.B. in einem Todo ein Kollege gebeten wird, einen Kunden zurückzurufen, kann eine Verknüpfung zu diesem Kunden hergestellt werden, so dass der Todo-Empfänger mit einem Mausklick dessen Adressdatensatz aufrufen kann. • Diese Verknüpfungen werden automatisch eingetragen, wenn das Todo vom be-treffenden Bezugsdatensatz aus aufgerufen wird: Wenn ein Todo in der Adressdatei angelegt wird, übernimmt das Programm die aktuelle Adress-ID; wenn ein Todo von der Bulkcharge aus angelegt wird, übernimmt FileMaker die Chargen- und die Rezeptur-ID usw.• Besonders wichtige Todos können ein Prioritätskennzeichen bekommen. Dadurch erscheinen sie unabhängig von ihrem Fristtermin ganz oben in der Übersicht; außerdem sind sie farbig hinterlegt.• Todos, die den Bereich Qualitätsmanagement betreffen, werden mit einer weiteren Farbe hervorgerufen.• Es können in der Übersicht nicht nur die eigenen, sondern auch Todos der Kollegen angezeigt werden – damit wichtige Aufgaben nicht liegen bleiben, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist.• Es ist aber möglich, Todos als „vertraulich“ zu kennzeichnen. Sie können dann nur vom Absender und vom Empfänger gelesen werden.

• Ein Todo kann einfach weitergeleitet werden, indem ein anderer Empfänger eingetragen wird. (Das ist bei vertraulichen Todos natürlich nicht möglich.)






• Es ist möglich, in einem Containerfeld Dateianlagen mitzuschicken. Wenn ein Todo erledigt wird, löscht FileMaker automatisch evtl. vorhandene Anlagen, um die Datenbank zu entlasten.• Viele Todos werden nicht manuell von Anwendern erzeugt, sondern automatisch von der Datenbank.• Halbautomatisch: Wenn z.B. die Logistik-Abteilung einen Rohstoff- oder Teile-Wareneingang verbucht, bekommt die Abteilung Qualitätssicherung ein Todo mit der Bitte, die neuen Chargen zu prüfen. Wenn ein Investitionsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde, erhält der Antragsteller per Todo eine Benachrichtigung.• Vollautomatisch: Der FileMaker-Server verschickt täglich / wöchentlich / monatlich Informationen, z.B. über Rohstoffe, deren Mindesthaltbarkeit demnächst abläuft, über Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten wurde, über neu erstellte Artikel und Teile usw.• Damit bei der Masse der automatisch erstellten Todos die (meist wichtigeren) manuell erstellten Todos nicht übersehen werden, können die automatischen in der Übersicht ausgeblendet werden.






Automatische E-Mail-Benachrichtigungen

Manchmal sind Todos nicht der richtige Weg, um Informationen zu verteilen,• weil manche Mitarbeiter zu viele Todos bekommen,• weil sie so langsam bei der Bearbeitung der Todos sind• oder weil sie zu selten mit FileMaker arbeiten.Es besteht dann die Gefahr, dass wichtige Informationen per Todo nicht schnell genug bei Ihnen ankommen. Darum werden bestimmte Dinge per E-Mail verschickt.Das geschieht wie bei den Todos halb- oder vollautomatisch, • also durch Auslösen eine Scripts durch einen Anwender• durch ein nachts gestartetes Serverscript.Vorteil der E-Mail-Benachrichtigung: Im Textfeld eines Todos sind die Formatierungsmöglichkeiten begrenzt; mehr Möglichkeiten habe ich, wenn ich die Infos als PDF speichere und der E-Mail als Anlage anfüge.






Intelligente Übersichten

Viele Anwender brauchen immer wieder aktuelle Statusinformationen aus ihrem Arbeitsbereich:• Bei welchen Rohstoffen wird der Lagerbestand knapp?• Welche Produktionen sind in den kommenden Tagen geplant?• Welche Stabilitätstests müssen wann bearbeitet werden?• Wie ist der Auslieferungsstand bei den Jahresaufträgen?• Mit welchen Wareneingängen haben wir morgen zu rechnen?Solche Fragen lassen sich in den Dateien beantworten, in denen diese Daten gespeichert werden. Entweder selektiert der Anwender die benötigten Daten von Hand – oder der Entwickler stellt ihm Scripts zur Verfügung, die ihm die Arbeit abnehmen.Bei der Kosmetik Konzept bin ich einen anderen Weg gegangen, der sich bewährt hat.Hier gibt es eine ganze Reihe „Übersichtslayouts“ mit Ausschnitten, die ohne weitere Eingabe die gesuchten Daten zeigen.






Von hier können die gewünschten Dateien direkt aufgerufen werden.In der Benutzerdatei kann eingestellt werden, welche der Übersichten der Anwender direkt nach dem Einloggen sehen soll.




H. Landschulz www.landschulz.net, Klaus Kegebein www.kegebein.deFileMaker in einem Industriebetrieb


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