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Systeme im TreasuryAnforderungen – RfP – Auswahl – Implementierung:Der erfolgreiche Weg zur richtigen Systemausstattung

2017

© Schwabe, Ley & Greiner – www.slg.co.at 2017

SLG: SYSTEME IM TREASURY 2

Der Weg zur Systemausstattung

Anforderungen Fachkonzept Systemkonzept RfP

Auswahl

Detailspezifikation Systemumsetzung Planungsdetails Vertrag

Scoping

Umsetzung Testkonzept Erfüllungsabgleich Systemabnahme

Implementierung



PHASE 1

Der Auswahlprozess



Systemauswahl ist ein systematischer Entscheidungsfindungsprozess.

− Welche Funktionalitäten?

− Welche Instrumente?

− Welche Berechnungen/ Berechnungs-verfahren?

− Welche Schnittstellen?

− Welche Berichte?

− Dezentraler Datenzugriff

− Berichts-anforderungen

− Cash-Management-Funktionalitäten

− Bewertungs- und Limitanforderungen

− Risiko-Berechnungen und Kennzahlen

− Technik

•Detailumsetzung festlegenScoping

•Verhandlung und interne EntscheidungsfindungEntscheidung

•Aufbereitung und Verhandlung von Vertragsunterlagen

Angebots-verhandlung

•Kritische Evaluierung der UmsetzungWorkshops

•Fallstudie mit KundenbeispielenVorbereitung von Workshops

Vorauswahl „Short List“

2

3

4

5

1

Detailanalyse als Basis

Anforderungs-profil Workshops Vertrags-

verhandlung

•Auswahl passender Systemanbieter auf Basis der Grobanforderungen



Per Anforderungsanalyse zu einem Fach- und Systemkonzept

Strukturierte Bearbeitung der Anforderungen zeigt die Funktionen und die Schwerpunkte der Treasury-Systemausstattung.

Bestehende Prozesse und zukünftig abzubildende Funktionen und Änderungen werden aufgezeigt und definiert.

Org

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Cash-Management

Status und Planung

Finanzierung und Anlagen

Tagesdisposition, Cash-Pool

Externer Zahlungsverkehr

Finanzstatus

Liquiditätsplanung

Risiko-Management

IC-Abstimmung u. Verrechnung

Banken und Konten Fachkonzept

Best Practices

Schnittstellen

Aktuelle Prozesse

Prozesseffizienzen

Systemkonzept

Kreditlinien, Syndizierungen, WP

Fremdwährung

Zinsen

Kontrahenten

Commodities

Detailanalyse



Anforderungsanalyse als Basis für die Systemauswahl

Die Anforderungen werden zuerst kundenspezifisch definiert, um sie danach in einen Anforderungskatalog übertragen zu können.

Anforderungen an die Systemunterstützung

Disposition und Dispositions-

vorschauElectronic Banking Payment Factory Liquiditätsplanung

Anlagen Finanzierungen Derivate Avale und Avallinien

Bewertung von Finanz-

instrumenten

Buchungs-vorschläge Hedge Accounting Analyse von

Marktrisiken

Limitwesen Abbildung interner Positionen Netting Abbildung von

Workflows

Berichtswesen

Detailanalyse



Grobspezifikation und -klassifizierung der Systemanforderungen Anforderungs-profil



Überführung der Anforderungen in einen Anforderungskatalog

Von der „Long List“ zur „Short List“ – der Anforderungskatalog (Fragebogen):

Anforderungs-profil



„SLG Systemplattform“ – die einzige webbasierte TMS-Ausschreibungsplattform

SLG ist das einzige Beratungsunternehmen, das Systemausschreibungen über eine web-basierte Plattform abwickeln kann.



Die Vorteile der Ausschreibung über die „SLG Systemplattform“

SLG hat immer die aktuellste Information! Weil die Systemanbieter direkt auf die „SLG Systemplattform“ zugreifen können,

werden mit ihrer Eingabe Veränderungen im Leistungsumfang der Systeme unmittelbar auf der Plattform erfasst und abgebildet.

SLG hat den umfangreichsten und detailliertesten Überblick zu den Funktionalitäten aller relevanten Treasury-Systeme! Anbieter sind „permanente Benutzer“

der Plattform und werden nicht nur bei Ausschreibungen kontaktiert.

SLG kann Systemausschreibungen amschnellsten und effizientesten durch-führen! Rücklaufzeiten für die Bestätigung

des definierten Anforderungsprofilskönnen optimiert werden.

Fehlerquellen werden minimiert.



Die Auswahlentscheidung durch strukturierte Informationsaufbereitung erleichtern:

Bewertung der Systemanbieter mittels eines standardisierten Bewertungsschemas, das Vergleichbarkeit und Auswertbarkeit sicherstellt und alle Entscheidungsdetails darstellt.

Entscheidung für einen inhaltlichpräferierten Systemanbieter

1

4

3

2

Inhaltliche ReihungK

oste

n in

EU

R

Lizenz, Installation und Wartung (Barwert 5 Jahre, 3 %)im Vergleich zur Workshop-Bewertung



Workshops zeigen das System im Echtbetrieb.

Fallstudie: Unternehmen XY Eine auf die Unternehmensabläufe abgestimmte Fallstudie wird den System-anbietern zur Vorbereitung bereitgestellt. Hier werden einerseits die wesentlichen Tagesroutinen vorgegeben, andererseits auch Spezialfälle wie z. B. Instrumenten-oder Berichtsbesonderheiten.

So kann der Leistungsumfang durch die zukünftigen Benutzer im simulierten Echtbetrieb evaluiert werden.

Arbeitsabläufe oder „Workarounds“ im laufenden Betrieb können so besser eingeschätzt werden.

Das „Look & Feel“ mit den Auswirkungen auf den laufenden Betrieb kann in diesem Umfeld besser beurteilt werden, die Akzeptanz bei den Key-Nutzern steigt.

Workshops

1. Allgemeines 32. Basisdaten 42.1. Konzernstruktur 42.2. Berechtigungskonzept 42.3. Kontrahenten 53. Cash Management 63.1. Kontokorrentkonten 63.2. Tagesdisposition 73.3. Zahlungsverkehr 74. Finanzierung 94.1. Finanzierungsstruktur 94.2. Kreditlinien 94.3. Avallinien 94.4. Revolver 10 .. …….. .. 5. Finanzstatus 146. Liquiditätsplanung 19 .. …….. .. 7. Risiko-Management 187.1. FX-Risiko 18 .. …….. ..



Gesamteindruck und wesentliche UnterschiedePo

sitiv

• Gute und übersichtliche Benutzerführung • Gute Abbildung der syndizierten Credit Facility• Ausbaufähigkeit auf Payment Factory und integriertes EB-Modul• Gut aufgebauter Dispositionsprozess• Kontenabgleich: Suche von Beträgen über mehrere Konten möglich

Neu

tral • Sehr standardisierte Übersichten mit definierten Filtermöglichkeiten

• Planungsprozess• Anzahl von Standardberichten verfügbar• Berichtsgenerator im Haus bekannt

Neg

ativ

• Dezentrale Eingabemasken weisen Unterschiede auf• Spezialprodukt XY kann nur über umständlichen Workaround abgebildet werden• Keine Bankkonditionenverwaltung und -auswertung• Standardschnittstelle nur komplex und mit IT-Knowhow anpassbar• Einführungsaufwand überdurchschnittlich

SYSTEM A

EntscheidungUnterlagen



Das Ergebnis: Ein klares Bild, wer „das Rennen macht“

Die Gegenüberstellung der einzelnen Ergebnisse zeigt die Leistungsabdeckung insgesamt sowie im täglichen Betrieb und das Pricing:

Funktionelle Abdeckung der Anforderungen einerseits und das „Look & Feel“ bei den täglichen Systemroutinen andererseits zeigen die praktischen Unterschiede, ergänzt durch evtl. Abdeckung von Spezialanforderungen und ein Preisangebot.

1 2Fragebogen Workshop

Gesamtergebnis

3Ev. Spezialfragen

4Preisangebot

Die Berechnung erfolgt durch Addition der gewichteten Platzierungen.

EntscheidungUnterlagen



PHASE 2

Das Scoping



Detailpflichtenheft – ein integraler Vertragsbestandteil

Das Detailpflichtenheft oder Scoping-Dokument umfasst die Anforderungen an das System, beschreibt detaillierte Umsetzungs-schritte der Implementierung sowie die Aufgabenverteilung zwischen Unternehmen und Systemanbieter. Systemparameter (Stammdaten,

Instrumente etc.) Systemintegration (Schnittstellen) Verwendete Module Arbeitsprozesse Berichtsdefinitionen Etc.

Beispiel für ein Detailpflichtenheft (Bereich Risiko-Management):



„Pre-Scoping“ als gute Vorbereitung zum Scoping-Workshop

Kundenbeispiele: Ein SLG zur Kommentierung

vorgelegtes Scoping-Dokument wies bei 70 Seiten 112 Kommentare auf.

Wesentliche Funktionen waren nur als „im TMS möglich“ beschrieben, aber nicht Vertragsbestandteil.

Die Berichtsinhalte waren nicht spezifiziert und wiesen keine Festlegung der Einzelteile auf.

Es fehlte die genaue Festlegung, welche Schnittstellen zu welchen ERP-Systemen im Leistungsumfang enthalten sein sollten.

Eine wesentliche dezentral erforder-liche Funktion im Zahlungsverkehr war in der vorgeschlagenen technischen Konfiguration nicht möglich.

Im Scoping-Workshop werden die erforder-lichen Funktionen detailliert besprochen und festgelegt. Der Systemanbieter ist ge-fordert, das Dokument nach dem/den Termin/en zu verfassen. Dies dient auch zur Kontrolle, ob die Anforderungen durch den TMS-Anbieter verstanden werden.

Das Scoping-Dokument muss als verbind-licher Vertragsbestandteil vereinbart wer-den. Formulierungen, die erst eine spätere Festlegung vorsehen, sind zu vermeiden.

Es ist empfehlenswert, in Vorbereitung auf einen effizienten Workshop dem Anbieter ein Pre-Scoping-Dokument zu übermitteln, das die Abläufe, Funktionen und Unterneh-mensbesonderheiten zusammenfasst.

SLG spricht die Sprache der Systemanbie-ter und kann „Dolmetscher“ spielen!



System-Output: Arbeitslisten und „echte“ Berichte

Definition der Anforderungen an Arbeitslisten, Protokolle Optimale Darstellung im

System für die tägliche Arbeit

Frühzeitige Skizzierung der notwendigen Berichte Welche Berechnungen? Welcher Detaillierungsgrad? Welche Finanzpositionen? Welche Grafiken? Welche Adressaten?

Festlegen des Zeitpunktes der endgültigen Verfügbarkeit

Testen der Berichte inklusive Dokumentation



Strukturiertes Vorgehen in der Scoping-Phase, um Stolpersteine zu vermeiden

Vermeidung von zeit- und kostenraubenden Stolpersteinen: Z. B. keine zielgerichtete Vorbereitung von Workshop-Unterlagen

− Führt zu erhöhtem Zeitaufwand in der Scoping-Phase, wesentliche Punkte fallen leicht „unter den Tisch“

Z. B. kein vernetztes Denken − Wie bei einem Kunden, wo der Systemanbieter die Information erhielt, dass sich „alle

Basisdaten im ERP-System“ befänden. Es wurde jedoch vergessen, dass die Daten dezentraler Unternehmenseinheiten nicht im ERP-System gepflegt wurden. Erhebliche Mehrkosten bei der Implementierung waren die Folge.

So unterstützt Sie SLG, diese Stolpersteine zu umgehen: Vorbereitung eines Arbeitsdokumentes für die Durchführung der Scoping-Workshops

− Indikativer Zeitplan (Agenda) für inhaltliche Themengebiete Unterstützung bei der Festlegung der erforderlichen Teilnehmer des Workshops

− Wir verfügen oft über detaillierte Kenntnisse über das Unternehmen und die inhaltlichen Schwerpunkte (aus gemeinsamen Vorprojekten).

Wir kennen die Anforderungen an das ausgewählte System, nachdem wir Sie bei der Auswahl begleitet haben (Anforderungsprofil, Workshop-Beispiele etc.).

SLG fungiert auf Kundenwunsch als „Kommunikationskanal“ gegenüber dem Systemanbieter – wir verstehen die Sprachen beider und fungieren als Dolmetscher.



PHASE 3

Die Implementierung



Projekt-Controlling – nichts „aus den Augen verlieren“ und alles dokumentieren!

Eine öfter vorgefundene Situation: Der Abnahmetest und Go-live-Termin rücken näher. Jetzt erst wird offensichtlich, welche Implementierungsarbeiten nicht fertiggestellt sind. Die Systemberechtigungen und Rollenprofile sind nicht endgültig definiert und nicht

getestet. Alle zentralen Benutzer haben „Administrator“-Rechte. Beim ersten „Abnahmetest“ läuft keine Transaktion durch, da wesentliche Berechtigungen fehlen und die dezentralen Benutzer ein unübersichtliches Menü vorfinden.

Die Zahlungsprozesse mit Autorisierungsstufen inklusive „Super-User-Unterschrift“ wurden nicht final entschieden und genehmigt. In der Pre-go-live-Phase muss unter Hochdruck ein angepasster Freigabeprozess intern aufbereitet und genehmigt werden. Dies hätte bereits 6 Monate früher in Ruhe stattfinden können.

Entscheidungen, welche Marktdaten aus welchen Quellen übernommen werden, um eine stabile Historie für eine VaR-Berechnung aufzubauen, wurde nicht final getroffen. Im „Abnahmetest“ können so die Risikokennzahlen nicht final getestet werden.

Ein systematisches Projekt-Controlling, über die „To-do-Liste“ der TMS-Anbieter hinaus und mit regelmäßigen Projektstatus-Meetings, ist ein unverzichtbarer Baustein für eine erfolgreiche Implementierung. Akribisches Nachhalten offener Punkte und Dokumen-tation von Festlegungen ist bereits die Basis für eine gute Systemdokumentation.



Systemtests – Akribie und Effizienz durch ein systematisches Testkonzept

Ein detailliertes Test-konzept legt Ablauf, Zuständigkeit, Test-gruppen sowie die Dokumentation der Tests und Aufbau der Testfälle fest.

Die Testfälle berück-sichtigen Prozessabläufe und Auswirkungen in allen betroffenen Querverbindungen.

Das Testkonzept stellt sicher, dass alle Funktio-nen getestet werden.

Diese können frühzeitig mit dem Wirtschaftsprüfer abgestimmt werden.



Ein kurzer Blick zurück …

Nach Abschluss der Implementierungs-Workshops ist es ratsam, sich noch einmal kritisch mit der Einsatzanalyse auseinanderzusetzen.

Grundlage dafür ist eine Checkliste, anhand derer der Umsetzungsstand aller definierten Anforderungen geprüft wird.

− Welche Punkte wurden noch gar nicht oder nur unvollständig umgesetzt?

− Wer ist für die Umsetzung zuständig?

Bedeutung

− Alle Beteiligten werden auf den gleichen Stand gebracht und kennen ihre Aufgaben.

− Oftmals wird ein zusätzlicher Workshop notwendig, weil Themen nicht in dem erforderlichen Umfang besprochen wurden.

− Lückenlose Umsetzung ist zwingende Voraussetzung für erfolgreiche Testphase.



Systemabnahme: ohne SLG-Projektbegleitung Note „mangelhaft“

Systemauswahl und Scoping-Dokument erfolgten durch Kunde und SLG gemeinsam, ebenso der Kick-off-Termin zum Projektstart mit dem Anbieter. Die weitere Projektkoordina-tion bis zur Abnahme führte der Kunde ohne SLG durch – mit unbefriedigendem Ergebnis:

Kapitel ? KommentarSystemstammdaten ~ Stammdaten der Tochtergesellschaften nicht angelegtCash-ManagementFinanzpositionen: Stamm-/Bewegungsdaten ~ Finanzverrechnungskonten nicht eingerichtetAdministration der Bankkonten ~ Unterschriften der ausländischen TGs für Import der Kontoauszüge ausständigI/C Darlehen Modul für I/C-Darlehen nicht angelegtLiquiditätsplanung ~ Vom Kunden gewünschte Planungslogik nicht darstellbarTreasury-GeschäfteSonstige Geschäfte ~ Vorgehensweise Avale und Pensionsverbindlichkeiten ungeklärt

Bewertung aller Geschäfte Bewertungen nach HGB und IFRS können nicht parallel gebucht werden. Bewertungen exotischer Derivate fundamental unterschiedlich von Bankbewertung!

Buchhaltung Überhaupt nichts umgesetzt: keine Buchungsregel, keine SchnittstelleSchnittstellenAnbindung der EB-Funktion des TMS ~ Funktionsfähig für die Konten der AGSchnittstelle zu SAP FI Nicht definiertSchnittstelle zu 360T ~ Schnittstelle verursacht ungeplante ZusatzkostenBerichtsanforderungen Nichts umgesetzt, inhaltliche Diskrepanzen zur gewünschten Abbildung



Noch ein Beispiel? Systemeinführung ohne SLG bei einem DAX-Konzern

„Anschließend wird mit Hilfe diverser Excel-Dateien manuell disponiert. Finanzinstrumente werden derzeit mit Ausnahme von O/N-Anlagen nicht in das System gepflegt. Die Abbildung von Instrumenten am Beispiel von FX-Swaps wurde einmal versucht, die Swap-Kosten damals aber nicht korrekt berechnet, weshalb hiervon Abstand genommen wurde. Es gibt derzeit keine automatische Berücksich-tigung von Cashflows aus Finanzgeschäften in der Disposition.“

„Es kommt eine Reihe von Excel-Dateien zur Anwendung. Ebenso wird auf eine Access-Datenbank und einen Transfer-Batch zurückgegriffen, um Kontoauszugsinfor-mationen für die Verarbeitung vorzubereiten, nach Gesellschaften aufzuteilen und in unterschiedlichen Verzeichnissen am Server abzulegen.“

„Berichte konnten in der Vergangenheit vom Anbieter nicht wie gewünscht dargestellt werden (z. B. konnten im Liquide-Mittel-Report die Tagesgeldanlagen nicht korrekt dargestellt werden).“

„Dokumentation und Support des Anbieters wurden bisher als mäßig erlebt.“



Was Kunden über Systemprojekte mit SLG sagen ...

Die intensive Scoping-Dokumentation erleichtert deutlich einige Diskussionen, die sich um die Erreichung der Projektziele – auch vereinbarter Zwischenziele – drehen. Insbesondere kann einfach dargelegt werden, was „in thescope“ und „out of scope“ ist. Rainer Weidt, Vorwerk

Wir hatten schon während der Systemauswahl eine genaue Vorstellung entwickelt, wie das Konzept, der Leistungsumfangund die Prozesse aussehen sollten. Das genaue Anforde-rungsprofil und mehrere Workshop-Runden führten zu einer klaren Umsetzungsanforderung. Olaf Weber, Deutsche Annington

Der systematische Abgleich zwischen den in den System-Workshops behandelten Themen und den in der Einsatz-analyse vereinbarten Inhalten ist zwingend erforderlich. Nur so ist eine vollständige Umsetzung zu gewährleisten.

Thomas Doescher, DMK Deutsches Milchkontor



Warum Systemprojekte mit Schwabe, Ley & Greiner?

Schwabe, Ley & Greiner ist das einzige Spezialberatungsunternehmen für Treasury im deutschsprachigen Raum, mit der Erfahrung aus mehr als 200 Systemauswahl- und Systemeinführungsprojekten innerhalb der letzten Jahre.

Schwabe, Ley & Greiner ist unabhängig von allen am Markt tätigen Systemanbietern und geht bewusst keine Implementierungspartnerschaften ein. Damit ist die für eine objektive Beratungsdienstleistung erforderliche Distanz zu allen Anbietern gewährleistet.

Schwabe, Ley & Greiner verfügt nicht nur über ausgezeichnete Beziehungen zu allen Systemanbietern, sondern besitzt auch eine webbasierte Datenbanklösung, in der die Systemfunktionalitäten aller Anbieter abgefragt werden können. So sind wir immer „up-to-date“, was den jeweils aktuellen Entwicklungsstand der einzelnen Produkte angeht.

Schwabe, Ley & Greiner verfügt über die Erfahrung, welche wesentlichen Vertrags-bestandteile und Systemfunktionalitäten in der Umsetzung kritisch sein könnten und deshalb hinterfragt und detailliert festgelegt werden müssen.

Schwabe, Ley & Greiner verfügt über die Systematik und die Tools, die Systemlandschaft in ein auf das Unternehmen passendes Design maßzuschneidern und dabei effizient vorzugehen.



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Die Kunden Unternehmen, Banken, Versicherungen und Einrichtungen der öffentlichen Hand Vom Mittelstand bis zum multinationalen Konzern Regionaler Schwerpunkt in DACH-Region, für unsere Kunden und deren Tochterge-

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Schwabe, Ley & Greiner

Margaretenstraße 701050 Wien

Tel.: +43-1-585 48 30E-Mail: [email protected]: www.slg.co.at

Deutschland und international:

Jochen SchwabePartner und Geschäftsfü[email protected]

Österreich und Schweiz:

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