Fortschrittsbericht zu den zehn Leitlinien und Leitsätzen der unternehmerischen Verantwortung für

Nachhaltigkeit bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

1. STRATEGIE: Nachhaltiges Wirtschaften heißt strategisch handeln, in Führung gehen und heißt Integration in die Unternehmensprozesse.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Prozess zur Implementierung Benennung eines Nachhaltigkeitsbeauftragten im Unternehmen

Ein konkreter Ansprechpartner für interne und externe Kunden

Oktober 2013

Einbindung aller Mitarbeiter im Rahmen eines Workshops zum Thema Nachhaltigkeit

Steigerung der Identifikation mit dem Thema; Bewusstsein schaffen

März 2013

2. Nachhaltigkeit wird vor allem als CHANCE verstanden; zur Lösung von Auswirkungen unternehmerischen Handelns in der Zukunft und zum Nutzen aller.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Kurze Wege Unsere Gäste können im direkt angeschlossenen BEST WESTERN PREMIER Hotel Park Consul übernachten.

Unterbringung von Teilnehmern ist vor Ort möglich

Seit Beginn

Das BEST WESTERN PREMIER Hotel Park Consul beherbergt 4 Bienenvölker mit insgesamt 120.000 Bienen.

Honig vom eigenen Dach Seit Juli 2013

Sehenswürdigkeiten, Kultur- und Freizeitangebote, Restaurants, Bars und Einkaufsmöglichkeiten befinden sich in fußläufiger Umgebung.

Seit Beginn

ZOB und Bahnhof in wenigen Minuten zu Fuß erreichbar

Seit Beginn

ÖPNV von der Bushaltestelle des Neckar Forums zum Flughafen Stuttgart

Seit Beginn

Leistungen und Services für Veranstaltungskunden und -besucher

Hinweise auf die Anreise mit dem ÖPNV in den Anreise- und Wegbeschreibungen zur Veranstaltungsstätte; Bushalte-stelle direkt vor der Tür

Informationen zur Benutzung umweltver-träglicher Verkehrsmittel

Seit Beginn

Angebot des Veranstaltungs-tickets der Deutschen Bahn an Kunden für die Anreise deren Teilnehmer

Möglichkeit zur „grünen“ Anreise zum Veranstal-tungsort

Seit Februar 2012 www.bahn.de

Infrastruktur vor Ort: Parkleitsystem in Esslingen zum direkt angeschlossenen Parkhaus des Neckar Forums

Keine unnötige Parkplatzsuche

Seit Beginn

Öffentlichkeitsarbeit Branchenkodex fairpflichtet Hinweis auf der Homepage sowie in der E-Mail-Signatur aller Mitarbeiter

Steigerung der Wahrneh-mung von Esslingen live als Unternehmen, das sich im Rahmen seiner Möglich-keiten für nachhaltiges Handeln einsetzt.

Seit Oktober 2012 www.fairpflichtet.de

http://www.bahn.de/p/view/bahncorporate/geschaeftsreisen/buchung/veranstaltungsticket.shtmlhttp://www.fairpflichtet.de/

Catering Zwei regionale professionelle Cateringunternehmen

Benz Catering:

Auf Wunsch Bio-Catering

Produkte direkt von ortsansässigen Bauernhöfen

Bio-zertifiziertes Unternehmen: DE-ÖKO-006 Kontrollstelle

Rauschenberger Catering:

biozertifiziertes Unternehmen

Qualitätsrichtlinien bei der Lieferantenauswahl

minimale Umweltbelastung bei Produktions- und Logistikabläufe

Küchengerätschaften entsprechen neuesten Umwelt- und Energiestandards

Umsetzung eines Qualitätsmanagement-system nach DIN ISO 9001:2008 in Verbindung mit dem Standard für Lebensmittelsicherheit (HACCP)

Seit Herbst 2015 www.benz-catering.de

www.rauschenberger-catering.de

http://www.benz-catering.de/http://www.rauschenberger-catering.de/http://www.rauschenberger-catering.de/

Tagungsgetränke in großen Flaschen, Trinkwasser in Karaffen und Wasserbar in Glasbehältern

Seit Herbst 2015

Deko aus der Natur in Form von saisonalem Blumenschmuck

Abfallmanagement Mülltrennung im Büro Mülltrennung in Papier, Restmüll und Gelber Sack

Mehrweg statt Einweg: Getränke

3. Der ‚nachhaltige Unternehmer’ erfüllt seine Verantwortung in der Region zur Steigerung des GEMEINWOHLS.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Kooperationen In der Region Stuttgart haben sich die Kongresshäuser zusammengeschlossen, um bei Kundenanfragen gemeinsam zu kooperieren, sei es, dass ein Haus belegt ist oder nicht die kompletten Kapazitäten abdecken kann.

Seit 2009

Material-Recycling Wir sind aktive Sammelstelle des Stifte-Recyclingprogramms von TerraCycle. Für jeden Stift, den die Mitarbeiter sammeln, erhält die Esslingen live GmbH 2 Cent. Der damit gesammelte Betrag wird an einen lokalen gemeinnützigen Verein, Wildwasser Esslingen e.V., gespendet.

Insgesamt wurden mehr als 600 Schreibgeräte zum Recyceln gesammelt.

Seit April 2012 www.terracycle.de

Erweiterung beim Projekt TerraCycle: Wir sind öffentliche Sammelstelle für die Stadt / Region Esslingen.

Seit Oktober 2013 www.terracycle.de

http://www.terracycle.de/http://www.terracycle.de/

Geburtstags- und Weihnachtsgeschenke

Unsere Mitarbeiter erhalten als Geburtstags- und Weihnachtsgeschenk City-Cards, die sie in verschiedenen Geschäften in der Stadt Esslingen einlösen können.

Mit der Maßnahme sparen wir nicht nur Verpackungs-material, sondern leisten einen Beitrag zur Wirtschaft vor Ort.

www.esslingen-citycard.de

Regionale Kooperationspartner

Unsere Dienstleister (Garderobe, Caterer, Security, Bestuhler, Techniker, Reinigung, Blumen, Handwerker etc.) stammen ausschließlich aus der Region.

Stärkung der regionalen Wirtschaft, kurze Anfahrts-wege, spart CO2

Seit Beginn www.tgs.de

www.eventsgmbh.de

www.blumen-herrigel.de

www.steiner-security.de

Unsere Reinigungsfirma TGS ist zudem nach DIN EN ISO 14001 zertifiziert.

www.tgs.de

Soziales Engagement Soziale Unterstützung von Projekten aus der Region, z.B.: Aufruf zur Spenden für Weihnachtsaktion „Weihnachts-sterne“ für bedürftige Kinder in Esslingen.

Soziale Unterstützung von Projekten aus der Region

Seit Dezember 2012

Fundsachen werden nach einer bestimmten Zeit an einen lokalen Verein gespendet.

http://www.esslingen-citycard.de/http://www.tgs.de/http://www.eventsgmbh.de/http://www.blumen-herrigel.de/http://www.steiner-security.de/http://www.tgs.de/

4. ÖKONOMIE in Ausgewogenheit mit Ökologie und sozialen Aspekten sind gleichberechtigte Anliegen für eine langfristige Stabilität des Unternehmens.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Finanzangelegenheiten Wir arbeiten mit einer regionalen Bank zusammen, für die das Thema Nachhaltigkeit eine Rolle spielt.

Die Konten der Esslingen live GmbH sind bei der Kreissparkasse Esslingen-Nürtingen.

www.ksk-es.de

Stabile Vertragspartner Wir sind bestrebt, langfristige Verbindungen zu unseren Vertragspartnern zu pflegen. Für unsere Dienstleister sind wir somit eine berechenbare Größe.

Im Kundenbereich gelingt dies durch eine anhaltend hohe Kundenzufriedenheit und durch das Schließen von Rahmenverträgen.

Langfristige Zusammenarbeit mit unseren Partnern

Stabilität des Unternehmens Verlässlicher Partner für die Dienstleister in der Region mit stabiler Auslastung und Mitarbeiterzahlen.

http://www.ksk-es.de/

5. Verantwortlicher Umgang mit RESSOURCEN UND ENERGIE heißt 1. vermeiden, 2. vermindern und 3. regenerierbar ersetzen.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Materialbeschaffung Berücksichtigung nachhaltiger Aspekte bei der Bestellung von Material.

Seit 2012

Schonung von Ressourcen Interne Druck-Richtlinien, z.B.

Duplex-Druck,

digitale Verteilung von internen Protokollen,

weitgehender Verzicht auf Farbausdrucke,

Nutzung von Fehldrucken als Schmierpapier

Bilder zur Ansicht für den Kunden werden nicht ausgedruckt, sondern direkt auf dem iPad gezeigt

Senkung des Papier- und Tonerverbrauchs

Interne Einkaufs-Richtlinien und lokaler Einkauf, z.B.

Büromaterial

Einkäufe

Fester Rhythmus, an welchem Tag Einkäufe fürs Büro gesammelt getätigt werden und wann Büro-material bestellt wird. Das spart nicht nur internen Auf-wand, sondern z.B. auch Versandkosten, Ver-packungsmaterial und CO2.

Dienstanweisung zu fairer Beschaffung von Produkten. Es dürfen im Beschaffungs-wesen nur Produkte berück-sichtigt werden, die ohne Kinderarbeit hergestellt wurden. Eine Selbstverpflich-tungserklärung ist Vertragsbe-standteil der Auftragsvergabe.

Firmenbekleidung wird bei der Firma Trigema bestellt, die ihre Ware ausschließlich in Deutschland produziert.

Seit 2010

Verwendung von „übrig gebliebenen“ Notiz-Blöcken und Post-It´s. Da wir viele Tagungen und Kongresse in unseren Häusern haben, bleiben oft Notizblöcke und weitere Werbemittel von Veranstaltern übrig, die i.d.R. entsorgt werden. Wir nutzen diesen anfallenden Restbe-stand für interne Zwecke.

Internes Recycling, um Abfall zu vermindern

Mitarbeiter bilden größtenteils Fahrgemeinschaften bei Dienstreisen oder bei Wegen zu den weiteren von uns betreuten Veranstaltungs-häusern. Sind die Häuser fußläufig zu erreichen, wird auch zu Fuß gegangen.

Reduzierung des CO2-Ausstoßes

Wir haben ein Werbebanner für Weihnachtsgrüße konzipiert, das außen an unserem Veranstaltungshaus ange-bracht wird. Dieses wurde neutral gestaltet, sodass das Banner mehrerer Jahre verwendet werden kann.

Weiterverwendung von Kommunikationsmitteln

Seit Dezember 2012

Premium-Werbemittel statt vielen Streuartikeln – getreu dem Motto „Weniger ist mehr“. Wir haben uns für eine Handcreme, der in der Region ansässigen und aufgrund ihres Nachhaltigkeitsbewusstseins bekannten Firma Weleda entschieden.

Nachhaltige Werbemittel

Seit Juli 2013

Geschäftsunterlagen sind klimaneutral gedruckt

Datenübermittlung primär per E-Mail (Angebote, Informationen)

Reduzierung des Papierverbrauchs und des CO2-Ausstoßes

Lüftung der Räumlichkeiten nur während Veranstaltungen

Rückgewinnung der durch die Kältemaschinen entstandenen Wärme und Wiedereinspeisung in Heißwasserkreislauf

Seit Beginn

Belüftungsanlage ist manuell steuerbar und kann so zu den Veranstaltungszeiten gezielt eingeschaltet werden (Zeitschaltprogramm).

Seit Beginn

Tageslichtnutzung in allen Veranstaltungsräumlichkeiten, insb. auch im Großen Saal

Seit Beginn

Einsatz von Geräten mit bester Energieeffizienz, auch in der Veranstaltungstechnik (LED-Beleuchtung)

Fortlaufend

Einsatz von stromsparenden Leuchtmitteln

Fortlaufend

Einsatz von Wasserspartasten in allen Sanitäreinrichtungen

Seit Beginn

Schriftliche Kommunikation mit der Stadtverwaltung über wiederverwendbare Umlauf-Umschläge

Seit Beginn

6. Der ‚nachhaltige Arbeitgeber’ erfüllt eine anspruchsvolle SOZIALKOMPETENZ gegenüber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, steigert deren Qualifikation und sichert die Beschäftigung.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Personalschulung Mitarbeiter haben die Möglichkeit in den jährlich stattfindenden Mitarbeiter-gesprächen Wünsche zur Weiterbildung zu äußern, die dann gemeinsam umgesetzt werden

Arbeitszeitkonto Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten und schneller Überblick über den derzeitigen Arbeitsaufwand

Arbeit mit einem elektronischen Arbeitszeiterfassungs-systems (ELV-System)

Kontinuität der Mitarbeiterzufriedenheit

Jährliche anonyme Umfrage der Mitarbeiterzufriedenheit

Um die Persönlichkeits-entwicklung jedes einzelnen Teammitglieds zu fördern und auf allen Hierarchieebenen zusammen zu wachsen, ermöglichte die Geschäftsführung einen Coachingprozess. Das Team wurde ein Jahr lang durch

Formulierung eines gemeinsamen Leitbildes

Frühjahr 2014 – Frühjahr 2015

einen Coach intensiv mit Einzelcoachings- und Gruppencoachings unterstützt und begleitet.

Leitbild von Esslingen live Neun Werte bilden die Basis für ein erfolgreiches Miteinander im Team von Esslingen live. Gemeinsam entwickelten alle Teammitglieder die Idee zu einem Hörspiel. Verfasst und gesprochen wurde es ausschließlich durch die Teammitglieder von Esslingen live, teilweise sogar in Doppelrollen.

Werte: Begeisterung, Bereitschaft, Dankbarkeit, Interesse, Klarheit, Vertrauen, Verlässlichkeit, vollständige Kommunikation und Weiterentwicklung

Herbst 2014 – Herbst 2015 Hörspiel „Von GEISTERHAFT zu MEISTERHAFT – Ein Team geht seinen Weg“ – siehe Homepage (Downloadlink)

Der attraktive Arbeitgeber Sicherstellung der Einhaltung aller Regeln im Hinblick auf Jugend- und Arbeitsschutz

Möglichkeit der Nutzung eines Firmenabos für den ÖPNV

Verantwortung Ergreifen von Maßnahmen zur Verringerung von Gesundheitsgefahren am Arbeitsplatz

Aushänge zum Thema Arbeitssicherheit in allen von den Mitarbeitern genutzten Bereichen

http://www.esslingenlive.de/index.php?sid=1&lid=1&yid=3&cal=&tyid=&id=51http://www.esslingenlive.de/index.php?sid=1&lid=1&yid=3&cal=&tyid=&id=51

7. Aus RESPEKT vor den Menschen setzt sich der ‚nachhaltige Unternehmer’ für die Einhaltung der Menschenrechte ein und richtet sich gegen jede Form von Diskriminierung und Korruption.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Frauenquote Unternehmensweit ist eine Frauenquote von über 50 % zu verzeichnen

8 weibliche festangestellte Mitarbeiterinnen

Anti-Diskriminierung Schutz von Nichtrauchern Nicht-Raucher-Büro Seit 2007

Maßnahmen für Rücksichtnahme

Sicherstellung der Barrierefreiheit

Alle Räumlichkeiten können über Rampen und Aufzüge erreicht werden.

Seit Beginn

Gastronomische Angebote für Menschen mit Migrationshintergrund

Arbeitsverträge Feste Arbeitsverträge für alle Mitarbeiter

8. OFFENHEIT ist eine Einstellung. Transparenz der Maßnahmen für Nachhaltigkeit ist die Konsequenz.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Kommunikation und Umgang mit Interessengruppen

Die wichtigsten Interessen-gruppen sind unsere Kunden, unsere Mitarbeiter, unsere Dienstleistungs- und Kooperationspartner sowie die Öffentlichkeit.

Mit allen Beteiligten wollen wir offen kommunizieren. Dazu gehört auch die Kommunikation über die Maßnahmen in Sachen Nachhaltigkeit.

Veröffentlichung des Fortschrittsberichts auf unserer Homepage und Hinweis in unserem Infoletter.

Transparenz schaffen wir zusätzlich durch eine detaillierte Kostenauf-stellung in unseren Angeboten sowie durch die Veröffentlichung der Miet- und Technikpreislisten auf unserer Homepage und durch unseren regelmäßig erscheinenden Infoletter, welcher auch auf der Homepage veröffentlicht wird.

Gesellschafterversammlung Vierteljährlich stattfindende Gesellschafterversammlung

Kommunikation bei Esslingen live

Wöchentliche Team- und teamübergreifende Besprechungen zur Förderung der vollständigen Kommunikation

Regelmäßiger Austausch schafft Transparenz und Klarheit und motiviert somit die Mitarbeiter

Monitoring aller Veranstaltungszentren der Region Stuttgart

Vierteljährliche Zusammenstellung der Veranstaltungszahlen und Weitergabe an das Stuttgart Convention Büro

Schaffung von Transparenz

9. Die freiwillige SELBSTVERPFLICHTUNG zur Nachhaltigkeit ist eine Pflicht an sich selbst, die zum Anspruch der Gesellschaft wird.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Selbstverpflichtung und Offenlegung

Offenlegung und Information über die Entwicklungen und den aktuellen Stand in Sachen Nachhaltigkeit

Unterstützung von fairpflichtet

Teilnahme am Projekt TerraCycle

Rubrik „Nachhaltigkeit“ im Infoletter (Print- und Online-Version), in der wir über die Neuerungen und aktuellen Projekte zum Thema informieren.

E-Mail-Signatur mit dem Hinweis auf die Teilnahme bei fairpflichtet.

Beschwerdemanagement Wir wollen uns ständig ver-bessern und haben deshalb ein System eingerichtet, um Lob und Kritik unserer Kunden entgegenzunehmen.

Nach der Veranstaltung erhalten Kunden einen Fragebogen mit der Bitte, Lob und Kritik zu äußern. Zusätzlich gibt es einen Briefkasten für Gäste-feedback.

10. Der ‚nachhaltige Unternehmer’ setzt ANREIZE zum Umdenken und Handeln, um Mitarbeiter und Marktpartner in einen ständigen Verbesserungsprozess der Nachhaltigkeit einzubeziehen.

Thema Ziele & Maßnahmen Ergebnisse/ Indikatoren Erklärung bei

Nichterfüllung/ Zeitpunkt der Umsetzung

Verweise

Öffentliche Anerkennung Unsere Nachhaltigkeitsprojekte werden öffentlich dargestellt.

Pressemitteilungen, Internetseite, Infoletter, Homepage fairpflichtet

Siehe Homepage www.esslingenlive.de

http://www.esslingenlive.de/

Firmierung Berichtszeitraum Datum

Esslingen live - Kultur und Kongress GmbH Ebershaldenstraße 12 73728 Esslingen am Neckar

bis 31.10.2015 09.12.2015

Verantwortliche Person E-Mail-Adresse Telefonnummer

Amelie von Falkenhausen info@esslingenlive.de 0711 / 41111-700