SUCCESS STORY

frama AGSeit 1970Postbearbeitungs- & Datamanage-mentsysteme

90%Export vom Hauptsitz in Lauperswil in über 50 verschiedene Länder

ÜBER 250 mio.Abrechnungen / Jahr über hauseigenes Data Center

weise SAP und weiteren Branchensoftwares reibungslos weiter funktionieren.

• Exchange-Fehlkonfigurationsprobleme mussten beseitigt werden.

• Daten im Exchange Server, die nicht mehr benötigt werden, wurden noch vor der Migration archiviert.

• Bei der effektiven Umstellung sollen die Benutzer auf ihren Clients nicht von Arbeitsunterbrechungen betroffen sein.

DIE LÖSUNG

Der Exchange-Server on premise sollte neu in der Microsoft Cloud-Umgebung betrieben und die Arbeitsplätze mit Office 365 mitsamt seinen modernen Collaboration Tools wie beispielsweise Teams und Yammer ausgerüstet werden. Als Schutz vor versehent-

ÜBER DIE FRAMA AGDie Aufgabe der Frama AG ist Integrierte Kommunikation. Die Lö-sung zeichnet sich aus durch komfortable, leicht zugängliche und prozessorientierte Brief- und Paketlösungen sowie Liefernachweis und Inhaltsprüfung von vertraulichen, wichtigen und sensitiven E-Mails.

Das Ziel der Frama AG: Mehrwert und Kommunikationssicherheit, egal welcher Inhalt und welcher Kanal, wobei Integrität der Kom-munikation das Angebot auszeichnet.

1970Gründung

300Mitarbeiter

PRÄSENZ WELTWEIT10 Tochterfirmen | über 40 Business Partner

angebot Postbearbeitungssysteme, Abrechnungssysteme, Tax Meter, Tarifmanagement, Abrechnungen, Data Capturing und Verifizierungen, e-communications: RMail (Registered Email, OneClick Encryption, e-Sign Solutions)

100‘000Kunden weltweit

UNTERBRUCHSFREIE MIGRATION UND INTEGRATION EINER BACKUP-LÖSUNG FÜR DIE OFFICE 365 DATEN

AUSGANGSLAGE Seit 1970 ist die Frama AG spezialisiert auf die Entwicklung und Herstellung von Postbearbeitungs- und Datenmanagementsyste-men. Die Produkte und Lösungen sowie die meisten Teile und Werkzeuge werden im Hauptsitz in Lauperswil hergestellt. Mit Schweizer Qualität und einem Top 24-Service überzeugt die Fra-ma AG unterschiedliche Unternehmen weltweit.

Die Frama AG betrieb ihren Exchange Server lokal bei einem an-deren Anbieter. Ein Ziel war es, Exchange in die Microsoft Cloud Lösung zu migrieren. Zudem sollte das Kollaborationsbedürfnis, welches durch steigende Anforderungen an mobiles, schnelles und produktives Handeln verstärkt wurde, mit dem hohen Bedarf an Sicherheit und zentralem IT-Management vereinbart werden.

DIE HERAUSFORDERUNG:

UNTERBRUCHFREIE MIGRATION UND INTEG-

RATION EINER BACKUP-LÖSUNG FÜR DIE

OFFICE 365 DATEN Der Weg vom lokal betriebenen Exchange Server zu Office 365 ist gross. Deshalb galt es, sich im Vorfeld wichtige Überlegungen zur Migration zu machen.

• Die Wahl des passenden Office 365 Plans musste getroffen werden.

• Sicherheitsanforderungen müssen berücksichtigt werden. Ziel war, die geschäftskritischen Daten des Unternehmens über den, von Exchange Online gewährten Schutz zu sichern.

• Microsoft hat zwar verschiedene Compliance-Funktionen in Office 365 implementiert, doch stehen mehrere wichtige Funktionen, wie die garantierte Datenbeibehaltung in Office 365 nicht zur Verfügung. Dies gilt es zu ändern, um die voll-ständige Compliance zu gewährleisten.

• Die Migration vom alten System zum neuen musste gut vor-bereitet sein, damit die wichtigen Schnittstellen mit beispiels-

«Unkompliziert und immer für uns da. Wir haben mit ITpoint den Wechsel in die Microsoft Cloud gut überstanden. Zudem ist der Managed Backup Service für uns eine grosse Erleich-terung.», Bruno Stalder, Head of IT, Frama AG

lichem Löschen, vor Viren oder Malware, vor Hackern oder vor Ransomware-Angriffen sollten die geschäftskritischen Daten der Frama AG mit einer zusätzlichen Office 365 Backup Lösung gesi-chert werden.

Schritt 1: Ausgangslage analysierenZiel dieser Phase war es, sich einen ersten Überblick über das gesamte Potenzial zu verschaffen. Nur diejenigen Daten sollten migriert werden, die wirklich nützlich sind und nach wie vor aktiv genutzt werden. Dieser Schritt war enorm wichtig, weil dadurch Zeit und Geld für den Transfer nutzloser Inhalte gespart werden konnte. Die Analyse der Ausgangslage und des Poten-zials bildeten die Grundlage für die Wahl des passenden Office 365 Plans.

Schritt 2: Strategische PlanungAls alle bestehenden Inhalte inventarisiert waren und klar wurde, was zu migrieren ist, stand die Projektplanung an. Während dieser Phase wurde basierend auf den in der Phase 1 gesammelten Informationen die Zukunft der Frama AG in der Cloud geplant. Gleichzeitig wurde, unabhängig von der gewähl-ten Option, ein internes Migrationsteam aufgestellt, das während des gesamten Projekts Unterstützung leistete.

Schritt 3: PilotmigrationIn dieser Phase des Projektes wurden zunächst alle Daten der vergangenen 30 Tage migriert. Nach Überprüfung der Resultate wurden basierend auf dem Output der Pilotmigration Anpassun-gen vorgenommen. Gleichzeitig testete das Migrationsteam in der Pilotphase Berechtigungen und Zugriffsmöglichkeiten. ITpoint setzte dafür den professionellen MigrationWiz von BitTi-tan ein.

Schritt 4: Office 365 Backup vorbereitenWeil Microsoft die Daten ihrer Kunden lediglich 30 Tage lang sichert und nur in diesem Zeitraum Daten wiederhergestellt werden können, entschied sich die Frama AG für ein zusätzliches Backup ihrer Office 365 Daten und schützt sich damit gegen Verluste und Sicherheitsbedrohungen.

Schritt 5: MigrationNach erfolgreicher Durchführung der Pilotphase fand die Migra-tion des kompletten Exchange Servers an einem Wochenende statt. Auch während der Migration konnten die Benutzer auf Wunsch noch immer mit dem alten Postfach auf on premise arbeiten, sodass keine Unterbrechungen notwendig waren.

Nachdem die Migrationsphase der Exchange Daten erfolgreich durchgeführt wurde, wurde der Microsoft Cloud Tenant der Frama AG ins «Veeam Backup für Microsoft Office 365» der ITpoint verbunden. Dieser Backup-Server (virtueller Windows 2016) steht in einem komplett separaten, extra dafür aufgebau-ten Umfeld. Als Datenablage der Backups, welches dem Frama Tenant zugewiesen wurde, ist eine NetApp LUN (Logical Unit Number) definiert.

Schritt 6: Office 365 Backup testenAuch bei der Backup-Lösung war es Teil des Projektes, einen Test durchzuführen. Dafür wurde zunächst ein Ordner aus einer be-stimmten Mailbox komplett durch einen Mitarbeitenden der Frama AG gelöscht. Das Löschdatum wurde der ITpoint bekannt

gegeben. Ziele des ersten Restore-Versuchs waren ein Restore am ursprünglichen Ort der Daten und ein Restore in einem neuen Ordner. Beide Restores konnten in kürzester Zeit zur vollen Zufriedenheit der Frama AG durchgeführt werden.

«Als global agierendes Unternehmen liefern wir hochwertige Kommunikationslösungen. Um die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe weiter zu optimieren, war der Wechsel zu Office 365 ein zentraler Meilenstein.» Bruno Stalder, Head of IT, Frama AG

VORTEILEDie Migration vom Exchange Server auf Office 365 und das Backup der Office 365 Daten brachte viele Vorteile für die Frama AG.

Entlastung von Betrieb und WartungUm den Betrieb und die Wartung des Exchange Servers kümmert sich Microsoft – eine Entlastung für die Frama AG.

Vereinfachte Zusammenarbeit mit internationalen MitarbeitendenDank modernen Collaboration-Tools ist die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden der Frama AG weltweit wesent-lich einfacher geworden. Sie nutzen die Collaboration-Funktio-nen für Besprechungen und Videokonferenzen inkl. Screensha-ring, für Chats und häufig auch für Aufzeichnungen.

Anwendung immer auf dem neuesten StandMit Office 365 bleiben die Office-Anwendungen immer auf dem neuesten Stand und die Kosten sind planbar. Moderne Collabo-ration Tools, wie Teams, sind in der gleichen Nutzungsgebühr inbegriffen, weshalb keine weiteren Lizenzkosten für Videokon-ferenz-, Screensharing- oder Chatsysteme anfallen.

Backup der Office 365 DatenMit der Backup-Lösung von ITpoint erfüllt die Frama AG gesetz-liche Bestimmungen und hält ihre Aufbewahrungsrichtlinien ein. Die Daten liegen dabei in Schweizer Rechenzentren, die hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Die komplette Verwaltung der Backup-Lösung und die Durchführung aller Backups erfolgt auf Wunsch über eine anwenderfreundliche und moderne Benut-zeroberfläche. Damit können Kosten jederzeit transparent ein-gesehen und geplant werden. Das ITpoint-Team überwacht pro-aktiv die Backup-Statuszustände und erreicht damit ein hohes Mass an Transparenz und Sicherheit für die Frama AG.

«Unkompliziert und immer für uns da. Wir haben mit ITpoint den Wechsel in die Microsoft Cloud gut überstanden. Zudem ist der Managed Backup Service für uns eine grosse Erleichterung.»

Bruno Stalder, Head of IT, Frama AG

VORTEILE der Migration auf Office 365 » Entlastung von Betrieb und Wartung

» Vereinfachte Zusammenarbeit mit den internationalen Mitarbeitenden

» Anwendung immer auf neustem Stand

» Planbare monatliche Kosten

VORTEILE Backup Office 365 » Schutz gegen Verluste und

Sicherheitsbedrohungen

» Schnelle Wiederherstellung

» Compliance-konform

» Schweizer Datenhaltung

» Einfache Benutzeroberfläche

» Georedundante Datenhaltung

ÜBER ITPOINT/ORIA

Das Team von ITpoint plant, realisiert und betreibt IT-Umgebungen für anspruchsvolle Unternehmen. Von der Vor-Ort-Installation bis zur Bereitstellung von IT als Service nach dem Cloud- Modell: Als «Trusted Advisor» strebt ITpoint den maximalen Nutzen für die Kunden an. Das Managed Services- und Cloud-Angebot von ITpoint ist in der Marke «ORIA Prime Managed Services» gebündelt.

www.itpoint.ch / www.oria.ch

ITpoint Systems AG Riedstrasse 1 | 6343 Rotkreuz Tel. +41 41 798 80 80 | www.itpoint.ch

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