Freelancer Communication Pack - easyjobx.com · p r o t o n i c s o f t w a r e G m b H Freelancer...
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Freelancer Communication Pack Benutzerhandbuch
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Freelancer CommunicationPack
Benutzerhandbuch
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Freelancer Communication Pack - Inhaltsverzeichnis
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Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr. Die protonic software GmbHgeht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die in diesem Handbuch beschriebene Software wirdauf Basis eines Lizenzvertrages geliefert.
Die einzelnen Funktionen werden anhand von Screenshots erklärt. Je nachdem über welcheeasyjob Lizenz, Betriebssystem oder Office Version Sie verfügen, können sich Funktionen undScreenshots in Ihrer Umgebung zu dieser Anleitung unterscheiden oder erst in späteren Versionenverfügbar sein.
Dieses Handbuch oder Ausschnitte aus diesem Handbuch dürfen ohne schriftliche Genehmigungder protonic software GmbH nicht kopiert oder in irgendeiner anderen (z.B. digitaler) Formvervielfältigt werden.
protonic und easyjob sind eingetragene Warenzeichen der protonic software GmbH inDeutschland und anderen Ländern.
Microsoft Windows, SQL und Office sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp. in denUSA und anderen Ländern, List & Label ist ein eingetragenes Warenzeichen der Combit SoftwareGmbH.
Handbuch Version August 2017
Dokumentation auf Grundlage der easyjob® Version 5.3.21.29
Copyright © 2017protonic® software GmbHFrankfurter Landstr. 5263452 HanauDeutschland
www.protonic-software.com
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Freelancer Communication Pack - Inhaltsverzeichnis
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Einleitung .......................................................................................................................................................... 4
Wichtiger Hinweis .......................................................................................................................................................... 5
Hauptgeschäftsstelle ...................................................................................................................................................... 5
Support .......................................................................................................................................................................... 5
Training ......................................................................................................................................................................... 5
Über diese Anleitung ................................................................................................................................................. 5
Schreibkonventionen ...................................................................................................................................................... 6
Weiter Dokumentation ................................................................................................................................................... 8
Freelancer Communication ................................................................................................................................ 9
Installation und Aktivierung .......................................................................................................................................... 11
Konfiguration und Einstellungen ................................................................................................................................... 12
E-Mail Termin Schnittstelle....................................................................................................................................... 12
easyjob Ressourcen Schnittstelle .............................................................................................................................. 12
Lizenz...................................................................................................................................................................... 12
Systemvoraussetzungen ........................................................................................................................................... 12
Benutzereinstellungen ............................................................................................................................................. 13
Lizenzen zuordnen ................................................................................................................................................... 14
Einstellungen zur Kommunikation ................................................................................................................................. 15
E-Mail-Einstellungen .................................................................................................................................................... 16
Stammdaten ................................................................................................................................................................ 17
Kommunikations-Status ............................................................................................................................................... 18
Nachrichtenfluss steuern und überwachen .................................................................................................................... 20
Nachrichten ................................................................................................................................................................. 22
Anfragenachricht ..................................................................................................................................................... 22
Eingehende Nachricht .............................................................................................................................................. 24
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Freelancer Communication Pack - Wichtiger Hinweis
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Hier finden Sie alle Informationenzum Aufbau und den Inhaltendieses Dokumentes
EINLEITUNG
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Freelancer Communication Pack - Wichtiger Hinweis
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Wichtiger HinweisDiese Anleitung gibt eine Einführung in das Modul easyjob Freelancer Communication Pack derVermietsoftware easyjob 6.
Die Entwicklung sowie die Dokumentation der easyjob Vermietsoftware haben wir mit großerSorgfalt durchgeführt. Die einzelnen Programmfunktionen unterliegen unseren kontinuierlichenQualitätssicherungsprozessen. Wir können jedoch Fehler nicht ausschließen.
Hauptgeschäftsstelleprotonic software GmbHFrankfurter Landstr. 5263452 HanauDeutschland
http://www.protonic-software.com
SupportNähere Informationen zu den Supportoptionen finden Sie im Internet unterhttp://www.protonic-software.com/de/service/news/.
Zusätzlich steht ein Supportforum zum Austausch mit anderen Anwendern bereit. Sie findendas Supportforum unter http://forum.protonic-software.com
TrainingWir bieten zu dem umfangreichen Thema speziell angepasste Trainings an.
Nähere Informationen hierzu erhalten Sie über unsere Internetseite und über unseren Vertrieb.
Über diese AnleitungDie einzelnen Funktionen werden anhand von Screenshots easyjob Lizenz 6 erklärt. Je nachdemüber welche easyjob Lizenz Sie verfügen, können sich Formulare in Ihrer Umgebung zu denScreenshots der Anleitung unterscheiden.
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Freelancer Communication Pack - Schreibkonventionen
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SchreibkonventionenDie folgenden Schreibkonventionen werden in diesem Dokument verwendet.
Lizenzabhängige FunktionenEinzelne Programmfunktionen sind je nach Lizenz in Ihrer easyjob Umgebung verfügbar. Daskann einzelne Programmfunktionen oder auch ganze Module betreffen.
Die nur in einzelnen Modulen verfügbare Funktionen sind mit den Mindest-Editionssymbolens, m, l oder x gekennzeichnet. easyjob S ist in einigen Funktionen eingeschränkt.Hierfür erfolgt kein Hinweis. Die Limitierungen entnehmen Sie der Versions-Vergleichs-Matrixauf unserer Webseite.
Funktionen, die nur in Verbindung mit einer Subscription verfügbar sind, sind mit dem Symbol\ gekennzeichnet.
Beispiel:
l Die Funktion ist nur in easyjob L und easyjobXL verfügbar
l\ Die Funktion ist nur in easyjob L und XL miteiner aktuell laufenden Subscriptionverfügbar.
easyjob spezifische Fachbegriffe (Terminologie)Um in einzelnen Fällen die Verständlichkeit einer Beschreibung zu verbessern, werden easyjobspezifischen Fachbegriffe (Terminologie) farblich hervorgehoben.
Beispiel: Bei den Gruppen Projekt und Job haben Sie zusätzlich die Möglichkeit eine Vorlageauszuwählen.
Arbeitsschritte, Schaltflächen Aktionen und MenüpfadeEinzelne Arbeitsschritte, Aktionen, Menüpfade oder Klicks werden durch das Symbol „p“voneinander getrennt bzw. eingeleitet.
Im Kontext verwendete Schaltflächen, Menüs, Reiter, Karteikarten usw. werden farblichhervorgehoben.
Beispiel 1: Hierfür setzen Sie den Haken in das Feld Listeneditor aktivieren.
Beispiel 2: easyjob Menü p Ansicht p Monatsübersicht
Beispiel 3: p Hilfe
Beispiel 4: p Ok
Verweise auf andere KapitelVerweise auf andere Kapitel und Abschnitte sind unterstrichen und am Bildschirm farbigdargestellt.
Beispiel: Siehe Abschnitt f Wichtige Informationen.
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Freelancer Communication Pack - Schreibkonventionen
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Wichtige InformationenWichtige Informationen werden mit orangefarbenen Hintergrund und mit einer Lampedargestellt.
Beispiel:
Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. DieseInformation ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. DieseInformation ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. DieseInformation ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. DieseInformation ist wichtig.
SondertastenSondertasten werden mit folgenden Symbolen dargestellt:
Windows Taste
Tabulator Taste
Pfeiltasten
Return Taste
Kontextmenütaste
Escape Taste
Funktionstaste 1
+ A Steuerungstaste. Halten Sie die Steuerungstaste gedrückt und drückenzusätzlich die Taste A
+ H Alttaste. Halten Sie die Alttaste gedrückt und drücken zusätzlich die TasteH
Entfernen Taste
FormulierungIn dieser Anleitung und in easyjob-Beispielen werden Begriffe wie z. B. Mitarbeiter, Helfer,Techniker oder Schreiner sowohl für männliche als auch für weibliche Personen verwendet.
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Freelancer Communication Pack - Weitere Dokumentation
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Erläuterungen zu ScreenshotsErläuterungen zu Screenshots werden mit Nummern !"§ und Pfeilen markiert.
Hervorhebungen in Screenshots werden durch orange Rahmen dargestellt.
Weitere DokumentationUm Ihnen das Einarbeiten und Nachschlagen zu vereinfachen, haben wir die easyjobDokumentation in mehrere Teile gegliedert.
Eine Übersicht aller Dokumentationen finden Sie auf folgender Internetseite:
http://www.protonic-software.com/de/service/downloads/
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Freelancer Communication Pack - Weitere Dokumentation
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Das Freelancer CommunicationPack erweitert easyjob zurKommunikation mit externenMitarbeitern
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Freelancer Communication Pack - Weitere Dokumentation
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Durch das easyjob Freelancer Communication Pack wird die Kommunikation mit den einzelnenFreelancern erheblich verbessert. Die veröffentlichten Termine der Freelancer können in easyjobdirekt eingesehen werden. Anfragen und Bestätigungen werden elektronisch ausgetauscht undaktualisieren den Ressourcenplan.
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Freelancer Communication Pack - Installation und Aktivierung
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Installation und AktivierungDas easyjob Freelancer Communication Pack Modul aktivieren Sie in den easyjobProgrammeinstellungen. Es ist keine zusätzliche Installation erforderlich.
Modul Freelancer Communication aktivieren:
1. easyjob Menü p Extras p Optionen2. p Karteikarte Funktionen3. Freelancer auswählen
4. p Ok
Zum Aktivieren der Einstellungen ist ein easyjob Neustart erforderlich.
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Freelancer Communication Pack - Konfiguration und Einstellungen
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Konfiguration und EinstellungenDie Kommunikation erfolgt per E-Mail. Wir empfehlen hierfür ein eigenes E-Mailkonto z. [email protected] zu verwenden.
Es gibt zwei Möglichkeiten der Kommunikation:
E-Mail Termin SchnittstelleDie Terminschnittstelle erzeugt eine E-Mail-Terminanfrage nach dem standardisierten ProtokollRFC 2445. Die Terminanfrage kann von den gängigsten E-Mailprogrammen verarbeitet werden.Nach der Bestätigung oder Absage des Termins durch den Freelancer wird die Nachrichtzurückgesendet und im Ressourcen-Anfragestatus aktualisiert.
easyjob Ressourcen SchnittstelleMit der easyjob Ressourcenschnittstelle wird eine E-Mail mit einem Dateianhang generiert. Inder Datei sind die notwendigen Informationen zur elektronischen Weiterverarbeitung enthalten.
Das Protokoll wurde ab easyjob 5 zum Datenaustausch mit Personaldienstleistern sowie zuanderen easyjob Firmen erweitert.
LizenzFür jeden Freelancer ist eine Kommunikationslizenz notwendig. Nach dem Zuordnen ist dieLizenz dauerhaft durch die Adresse belegt und kann nicht mehr einem anderen Freelancerzugeordnet werden.
SystemvoraussetzungenZum Versand der E-Mail muss ein E-Mailserver zur Verfügung stehen, der den Versand perSMTP und das Empfangen von E-Mails per IMAP unterstützt. Es kann eine Konfiguration des E-Mailservers und der Firewall notwendig werden.
easyjob kann die Nachrichten empfangen und senden. Es ist kein E-Mailprogramm notwendig.
Die E-Mails werden direkt vom easyjob Arbeitsplatzrechner versendet.
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Freelancer Communication Pack - Konfiguration und Einstellungen
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BenutzereinstellungenDas Recht um die Freelancer Communication durchzuführen und Freelancerdaten bearbeiten zukönnen, legen Sie in den Benutzereinstellungen fest.
Benutzerrecht für Stammdaten vergeben:
1. easyjob Menü p Extras p Benutzermanager2. p Wählen Sie einen Benutzer aus3. p Bearbeiten4. p Karteikarte Rechte5. p Freelancer6. Vergeben Sie die gewünschte Berechtigung
7. p Speichern8. p Ok
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Freelancer Communication Pack - Konfiguration und Einstellungen
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Lizenzen zuordnenJeder Freelancer oder Personaldienstleister, mit dem Sie kommunizieren möchten, benötigt eineLizenz. Die Lizenz kann in den easyjob Programmeinstellungen sowie in denRessourcenstammdaten zugeordnet werden.
Lizenz einem Freelancer Zuordnen:
1. easyjob Menü p Stammdaten p Adressen2. Wählen Sie eine Adresse aus3. Karteikarte p Ressource4. Geben Sie eine E-Mailadresse zur Kommunikation an5. p Lizenz zuordnen
In den Programmeinstellungen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit die bereits zugeordnetenLizenzen einzusehen und erhalten eine Empfehlungsliste für welche Personen eine Lizenzempfohlen wird.
Lizenzverwaltung öffnen
1. easyjob Menü p Extras p Optionen2. p Reiter Freelancer3. In der Kategorie Lizenzen p Verwalten
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Freelancer Communication Pack - Einstellungen zur Kommunikation
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Einstellungen zur KommunikationZur Optimierung der Anfrage können Sie den E-Mailtext an den Freelancer vorbelegen sowieautomatisch im Reportdateien als Dateianhang anfügen.
Zusätzlich können Sie an jede Nachricht die eigene sowie die Adresse der Veranstaltung imvCard-Format anfügen.
Mit der Einstellung Nachrichten automatisch versenden wird nach der Statusänderung derRessourcenzuordnung die E-Mail direkt versendet. Ist diese Funktion nicht aktiv, wird derVersand manuell über das Communication Center angestoßen.
E-Mail Nachrichtentext vorbelegen
1. easyjob Menü p Extras p Optionen2. p Reiter Freelancer3. In der Kategorie E-Mail Text wählen Sie das Format Text oder HTML4. p Bearbeiten
Zur besseren Personalisierung können Sie Variablen im Text verwenden.
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Freelancer Communication Pack - E-Mail-Einstellungen
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E-Mail-EinstellungenDie E-Maileinstellungen sind von Ihrem E-Mailserver abhängig. Bei internen E-Mailservern wiez. B. Microsoft Exchange kann eine Konfiguration der SMTP-Konnektoren notwendig sein.
easyjob kann die E-Mails über ein zentrales Postfach per SMTP/IMAP versenden oder ein lokalinstalliertes Outlook als E-Mailclient verwenden. Wir empfehlen den Versand direkt aus easyjobheraus. Wählen Sie hierzu den E-Mail Client easyjob.
Bei dem Testen der E-Mail-Konnektivität wird eine Testemail per SMTP versendet und überIMAP abgerufen. Ihre gewählten Einstellungen sind korrekt, wenn der Test erfolgreichdurchgeführt wurde.
Konfigurieren der E-Maileinstellungen
1. easyjob Menü p Extras p Optionen2. p Reiter Freelancer3. Nehmen Sie die Einstellungen vor4. p Start zum Testen der Einstellungen
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Freelancer Communication Pack - Stammdaten
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StammdatenIn den Adress-Stammdaten werden die Kommunikationseinstellungen für den Freelancerkonfiguriert. Sie könnten eine unterschiedliche E-Mail Adresse zur Kommunikation einstellen.Das kann z. B. notwendig sein, wenn Sie mit einem Personaldienstleister zusammenarbeiten,der nur über ein spezielles E-Mailkonto die Kommunikation verarbeiten kann.
Arbeiten Sie mit einem Personaldienstleister zusammen, sollte die Kommunikationsart easyjobRessourcen Schnittstelle ausgewählt sein.
Damit Sie mit dem Freelancer kommunizieren können, ordnen Sie noch eine Lizenz zu.
Ressource zur Kommunikation aktivieren
1. easyjob Menü p Stammdaten p Adressen2. Wählen Sie eine Adresse aus3. Karteikarte p Ressource
4. Ordnen Sie dem Ressourcentyp ! Freelancer oder Personaldienstleister zu5. Lizenz p " Zuordnen6. Kommunikationsart bei Freelancern p § easyjob Ressourcen Schnittstelle
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Freelancer Communication Pack - Kommunikations-Status
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Kommunikations-StatusNeben dem Ressourcenstatus wird bei Freelancern auch der Kommunikationsstatusfestgehalten. Das dient dazu, um z. B. zu erkennen, ob eine Anfrage bereits versendet ist, abernoch nicht beantwortet wurde.
Der Kommunikationsstaus wird in der Zuordnung im Ressourcenplaner angezeigt und istabhängig zum Ressourcenstatus.
Die folgende Tabelle listet die möglichen Status auf.
Bei einer Standard E-Mail Terminanfrage sind technisch nicht alle Status möglich.
Bezeichnung undIcon
E-MailTerminSchnittstelle
easyjobRessourcenSchnittstelle
Beschreibung
Angedacht X X Die Person ist angedacht
Anfragen
X X Die Person soll angefragt werden
Angefragt
X X Die Anfrage wurde versendet
Bestätigen
X Der Freelancer hat bestätigt, dieRückbestätigung ist noch nichterfolgt
Bestätigt
X Die Rückbestätigung ist versendet
Absagen
X X Die Absage muss noch versendetwerden
Abgesagt
X X Die Absage ist versendet
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Freelancer Communication Pack - Kommunikations-Status
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Bezeichnung undIcon
E-MailTerminSchnittstelle
easyjobRessourcenSchnittstelle
Beschreibung
FreelancerBestätigung
X X Die Person hat bestätigt
Freelancer Absage
X X Die Person hat abgesagt
Zeitraumverschieben
Aktualisierunggesendet
X X Die Verschiebung des Zeitraums istüber die easyjob Ressourcen-Schnittstelle möglich. DerInternetstandard für Termineunterstützt diese Methode nicht.Hier wird vom System eineAbsagenachricht für den altenTermin und eine neueAnfragenachricht für den neuenTermin erzeugt.
Zeitraumverschieben
Aktualisierung nochnicht gesendet
X X Der Termin hat sich verschoben unddie Aktualisierung muss nochversendet werden.
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Freelancer Communication Pack - Nachrichtenfluss steuern und überwachen
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Nachrichtenfluss steuern und überwachenIm Ressourcenplaner stehen verschiedenen Filter bereit, um auf Basis des aktuellenKommunikationsstatus zu überwachen und zu steuern.
Eventuelle zu versendende Nachrichten können Sie über die Funktion Kommunizieren aus demRessourcenplan den Versand anstoßen.
Mit dem Freelancer Communication Center sehen Sie die Antworten Ihrer Ressourcen sowie dienoch zu versendeten Nachrichten und verarbeiten diese.
Der Posteingang zeigt alle zur automatisierten Verarbeitung möglichen Antwortnachrichten desE-Mailpostfaches an. Alle Nachrichten sehen Sie im Posteingang (Komplett).
Die noch zu versendeten Nachrichten sehen Sie im Posteingang.
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Freelancer Communication Pack - Nachrichtenfluss steuern und überwachen
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Eingehende Ressourcen Nachrichten verarbeiten
1. easyjob Menü p Ansicht p Freelancer Communication Center2. Wählen Sie eine Nachricht aus3. p Bearbeiten
Damit Sie nicht manuell nach eventuellen Nachrichten im Freelancer Communication Centernachschauen müssen, können Sie sich für eingehende und ausgehende Nachrichten eineErinnerung einstellen.
Erinnerung für eingehende und ausgehende Nachrichten einstellen
1. easyjob Menü p Extras p Benutzeroptionen2. p Reiter Erinnerungen
3. Stellen Sie die gewünschte Erinnerung für ausgehende und eigehende Nachrichten ein
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Freelancer Communication Pack - Nachrichten
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NachrichtenDer Versand und die Verarbeitung von Nachrichten erfolgt über einen Assistenten. Mit demAssistenten wird neben der Verarbeitung der Nachricht auch der aktuelle Freelancer Statusgesetzt. Sie können den Freelancer Status jederzeit auch manuell im Ressourcenplan verändern.
Anfragenachricht
Sie können mehrere Ressourcen zur gleichen Zeit verarbeiten. Wählen Sie hierzu die Checkbox,um alle Zuordnungen " zu verarbeiten. Die Details zur Anfrage sehen Sie in den Karteikarten§ ein. Falls Sie der Ressource Adressinformationen im vCard-Format an die Anfrage anfügenmöchten wählen Sie noch die jeweilige Adresse aus.
Sie sehen den aktuellen Status ein und bestimmen den neuen Status. Der neue Status wirdvoreingestellt und muss im Normalfall nicht verändert werden.
Den Nachrichtentext können Sie in den Stammdaten vorbelegen und für jede Anfrageindividualisieren.
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Freelancer Communication Pack - Nachrichten
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Um die Ressource über das Projekt näher zu informieren, können Sie einen projektbezogenenReport als PDF-Anhang einfügen.
Ressource anfragen
1. Wählen Sie den Status Anfrage
2. Bestätigen Sie die Aktualisierung des Anfragestatus
3. Folgen Sie den einzelnen Schritten des Assistenten und schließen mit Fertigstellen ab
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Freelancer Communication Pack - Nachrichten
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Eingehende NachrichtEingehende Nachrichten werden im Freelancer Communication Center angezeigt.
Neben dem E-Mailtext können Sie in der Vorschau schon den vom Freelancer bestätigten Status(Zusage oder Absage) einsehen.
Im Assistent zum Verarbeiten der Nachrichten können Sie noch manuell den neuen Statusveränden.
In der Karteikarte Ressourcenplan können Sie sehen, wie sich die Zuordnung ändert und obnoch eine Unterdeckung besteht.
Verarbeitete Nachrichten werden im Posteingang durch einen grünen Haken im E-Mailsymbolsowie auf dem Verarbeiten Button visualisiert.
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Freelancer Communication Pack - Nachrichten
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Eingehende Nachricht verarbeiten
1. easyjob Menü p Ansicht p Freelancer Communication Center2. Wählen Sie eine Nachricht aus3. p Verarbeiten4. Folgen Sie dem Assistenten
