Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen Kurzleitfaden ... · Zum Abschluss findet sich eine kurze...

ARBEITSVORLAGE

VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V.

Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen

Kurzleitfaden & Quickcheck Stand: September 2019

Bitte beachten Sie, dass das Kopieren und/oder die Weitergabe dieses Papieres an Personen

außerhalb Ihres Unternehmens sowie die Veröffentlichung nur nach Rücksprache mit dem

Verband Deutsches Reisemanagement e.V. zulässig sind. Bei Zuwiderhandlung behält sich der

Verband rechtliche Schritte vor.

VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 2

VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten

Vorwort

Arbeitsvertragliche Fürsorgepflichten von Arbeitgebern gegenüber ihren

Mitarbeitern gibt es seit jeher, spielten aber in der Vergangenheit im

Bewusstsein von Travel Managern oder Personalverantwortlichen

allenfalls eine geringe Rolle. Spätestens seit dem Auftreten von

Terroranschlägen in Europa und neuartiger Viren stellen sich jedoch

viele Unternehmen vermehrt Fragen nach Inhalt und Umfang dieser

Pflichten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter.

In Erweiterung der bereits vom VDR angebotenen Seminare und Webinare zu den Themen

Reisesicherheit und Fürsorgepflichten liefert Ihnen der folgende Kurzleitfaden verständlich

zusammengefasst die relevanten rechtlichen Grundlagen zu diesem komplexen Themenfeld,

erläutert die aus Sicht des Verfassers wichtigsten zu beachtenden Punkte und ermöglicht

Ihnen, mit einer Checkliste in kurzer Zeit zu prüfen, ob Ihr Unternehmen die wichtigsten

Bereiche der Fürsorgepflichten beachtet und an welchen Stellen noch Handlungsbedarf

besteht.

Aufgrund der Vielfalt des Themas und aus Praktikabilitätsgründen kann nicht jeder einzelne

Aspekt im Detail und unter Beachtung aller Facetten beleuchtet werden. Insoweit soll dieser

Kurzleitfaden auch dazu dienen, gewisse Themen zumindest in Ihr Bewusstsein zu rufen.

Für inhaltliche Anregungen bin ich jederzeit dankbar und wünsche Ihnen nun eine spannende

Lektüre und allzeit gute und sichere Reisen!

Dr. Tobias Ehlen

Professor für Wirtschaftsrecht | Hochschule Worms | Fachbereich Touristik / Verkehrswesen

Inhaltsverzeichnis

Vorwort ..................................................................................................................................... 2

Einleitung .................................................................................................................................. 3

1. Rechtslage rund um Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen............................................... 3

2. Inhalt der Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen im Einzelnen .............................................. 5

2.1. Pflichten im Vorfeld der Reise ..................................................................................... 6

2.2. Pflichten während der Reise ....................................................................................... 8

2.3. Pflichten nach der Reise ............................................................................................. 9

3. Verankerung der Fürsorgepflichten im Unternehmen ......................................................... 9

4. Kurzempfehlungen ............................................................................................................10

5. 50 Fragen Quickcheck ......................................................................................................11



Einleitung

Geschäftsreisen und Auslandsaufenthalte sind in den allermeisten Unternehmen mittlerweile

an der Tagesordnung. Das Spektrum ist dabei groß und reicht von Tagesreisen über mehrere

Monate dauernde Projekteinsätze bis zu mehrjährigen Entsendungen von Mitarbeitern.

Solche Geschäftsreisen und Auslandsaufenthalte bergen für die reisenden Arbeitnehmer

vielfältige Risiken: So können Mitarbeiter im Ausland erkranken, sie sind in Unfälle verwickelt,

werden Opfer von Kriminalität oder gar terroristischer Anschläge.

Obwohl insbesondere die Häufung von Terroranschlägen in Europa und neuartige Viren,Inhalt

und Umfang von „Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen“ in das Blickfeld vieler Travelmanager

gebracht haben, zeigen Praxisstudien, dass sich viele Arbeitnehmer auf Reisen noch immer

„alleine gelassen“ fühlen. Dies überrascht insofern, als die Arbeitgeber bei Verstößen gegen

Fürsorgepflichten den betroffenen Mitarbeitern gegenüber zum Schadensersatz verpflichtet

sind. Mindestens genauso schwer wiegen in Zeiten des „war for talents“ die sich aus

Fürsorgepflichtverletzungen ergebenden Imageschäden und negative Auswirkungen auf das

Betriebsklima.

Dieser „Quickcheck“ ist inhaltlich dreigeteilt: Nach Darstellung der wichtigsten

Rechtsgrundlagen folgen eine Darstellung und Erläuterung von Maßnahmen, die Unternehmen

vor, während und nach einer Geschäftsreise beachten sollten. Zum Abschluss findet sich eine

kurze und übersichtliche Checkliste, anhand der eine Selbstprüfung stattfinden kann.

1. Rechtslage rund um Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen

Im deutschen Recht existiert leider keine alles umfassende Norm, die Fürsorgepflichten bei

Geschäftsreisen zum Inhalt hätte. Stattdessen findet sich eine Vielzahl privat- und öffentlich-

rechtlicher Vorschriften, die genau diese zum Gegenstand haben.

Warum darf ein Arbeitgeber Mitarbeiter überhaupt auf eine Geschäftsreise schicken?

Arbeitgeber sind aufgrund des sogenannten Weisungsrechts befugt, Geschäftsreisen

anzuordnen. In Anlehnung an §106 GewO versteht man hierunter allgemein das Recht eines

Arbeitgebers, die arbeitsvertraglichen Rechte und Pflichten im Einzelnen festzulegen.

Es handelt sich hierbei um ein einseitiges Recht, d.h. der Arbeitgeber muss bei der Anordnung

einer Geschäftsreise nicht die Zustimmung des Mitarbeiters einholen. Seine Grenze findet das

Weisungsrecht in höherrangigen Rechtsquellen und hier insbesondere im Arbeitsvertrag,

geltenden Tarifverträgen oder einschlägigen Gesetzen. Wäre dort also eine Regelung über

Reisen getroffen bzw. einschlägig, würde das Weisungsrecht hierdurch eingeschränkt.



Woraus ergeben sich die Fürsorgepflichten des Arbeitgebers gegenüber Mitarbeitern?

Zunächst unterscheidet man sogenannte Haupt- und Nebenpflichten eines Arbeitsvertrags. Zu

den Hauptpflichten der Arbeitnehmer zählt das Leisten der vereinbarten Dienste und auf Seiten

der Arbeitgeber das Zahlen des vertraglich zugesagten Lohnes. Daneben existieren für beide

Seiten zusätzlich Nebenpflichten. Hierunter fallen auf Seiten der Arbeitgeber die Fürsorge- und

Schutzpflichten und auf Seiten der Arbeitnehmer deren Treuepflichten.

Gesetzliche Regelungen, wodurch die Fürsorgepflichten mit Leben gefüllt werden, finden sich

zunächst an verschiedenen Stellen im BGB. So legt beispielsweise § 618 BGB konkrete Inhalte

fest, indem er Arbeitgeber verpflichtet, Räume und Gerätschaften so einzurichten, dass

Arbeitnehmer möglichst hieraus keinen Schaden nehmen. Daneben ist im BGB insbesondere

§ 241 Abs. 2 BGB von Bedeutung, da er den Vertragsparteien allgemein die Pflicht auferlegt,

auf die Rechte, Rechtsgüter und Interessen des Vertragspartners Rücksicht zu nehmen.

Der wenig konkrete Begriff der „Rücksichtnahme“ in der Generalklausel des § 241 Abs. 2 BGB

wird durch zahlreiche öffentlich-rechtliche Vorschriften des Arbeitsschutzes mit Leben gefüllt,

d.h. die öffentlich-rechtlichen Normen definieren, was Arbeitgeber zum Schutz ihrer Mitarbeiter

zu unternehmen haben. Zu nennen sind in diesem Zusammenhang insbesondere Normen des

Arbeitsschutzgesetzes (ASchG), der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge

(ArbmedVV), des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG) und des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG).

Darf ein Arbeitgeber Fürsorgepflichten Mitarbeitern gegenüber gänzlich ausschließen?

Fürsorgepflichten können nicht vollständig durch den Arbeitgeber ausgeschlossen werden.

Gleichwohl kann es zulässig sein, für einzelne Aspekte mit dem Mitarbeiter eine abweichende

Regelung zu vereinbaren.

Falls eine abweichende Regelung beabsichtigt und diese vom Arbeitgeber vorgefertigt wird, ist

im Vorfeld zunächst zu prüfen, ob dies AGB-konform geschieht. Hier ist insbesondere darauf

zu achten, dass keine unangemessene Benachteiligung des Mitarbeiters gemäß § 307 BGB

vorliegt. Daneben dürfen die Abweichungen nicht gegen die öffentlich-rechtlichen Vorschriften

des Arbeitsschutzes verstoßen.

Welche Konsequenzen hat es für den Arbeitgeber, wenn er gegen die Fürsorgepflichten

verstößt?

Arbeitgeber müssen die Fürsorgepflichten immer beachten. Kommt es zu einer Verletzung

dieser Pflichten durch den Arbeitgeber, stehen dem Mitarbeiter bei Vorliegen der jeweiligen

Voraussetzungen verschiedene Rechte zu.

Ein betroffener Mitarbeiter kann bei einer Verletzung der Fürsorgepflicht zunächst ein

sogenanntes Zurückbehaltungsrecht an seiner Arbeitsleistung gemäß § 273 BGB geltend

machen, d.h. er muss nicht zur Arbeit erscheinen und hat weiterhin Anspruch auf Fortzahlung

seines Lohnes.



Ist ihm daneben ein Schaden entstanden, kann er Ersatz des Schadens gemäß § 280 Abs. 1

BGB verlangen. Der Arbeitgeber kann dabei den Geschädigten nicht unter Hinweis auf das

Fehlverhalten einzelner Kollegen an diese verweisen, da ihm deren Verschulden nach § 278

Abs. 1 BGB zugerechnet wird. Auch Ansprüche nach dem Recht der unerlaubten Handlung

gemäß § 823 BGB sind in diesem Zusammenhang möglich.

Besonders schwere Verletzungen von Fürsorgepflichten können eine außerordentliche

Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch den Mitarbeiter rechtfertigen.

Unter Umständen kann die Fürsorgepflichtverletzung auch strafrechtliche Konsequenzen nach

sich ziehen. In solchen Fällen ist genau zu prüfen, gegen wen sich die Konsequenzen richten.

Üblicherweise sind dies die Personen, die für die Einhaltung der Pflichten verantwortlich sind

und ggfs. die Geschäftsführung bzw. der Vorstand der Gesellschaft oder die Gesellschafter

einer Personengesellschaft wie z.B. einer OHG oder KG.

Wo endet die Verantwortlichkeit des Arbeitgebers?

Die Verantwortung von Arbeitgebern und Mitarbeitern ist geteilt. Die Verantwortlichkeit des

Arbeitgebers ergibt sich aus seiner Möglichkeit, Geschäftsreisen durch sein Weisungsrecht

anzuordnen und die des Arbeitnehmers resultiert aus der Verantwortung für die eigene

Sicherheit und Unversehrtheit vor Ort.

So kann der Umfang der Fürsorgepflichten nur solche Interessen des Arbeitnehmers

umfassen, die für das Arbeitsverhältnis und den Auslandseinsatz relevant sind. Die

Fürsorgepflicht ist also keine „allgemeine Hängematte“ für den Mitarbeiter. Sie erstreckt sich

also z.B. nicht auf private Freizeitaktivitäten vor Ort.

Auch Vorfälle, die unter das sogenannte „allgemeine Lebensrisiko“ fallen, werden nicht von der

Fürsorgepflicht umfasst. Wird der Mitarbeiter also vor Ort auf dem Nachhauseweg Opfer eines

Taschendiebstahls, zieht dies nicht automatisch eine Haftung des Arbeitgebers nach sich, da

dies auch in Deutschland passieren kann.

Schließlich entfällt eine Haftung des Arbeitgebers dann, wenn der Mitarbeiter ein Verhalten an

den Tag legt, das gegen den „common sense“ verstößt, er also z.B. mit schwerem

Goldschmuck ärmere Gegenden im Ausland aufsucht und dort Opfer eines Raubüberfalls wird.

Da dies einzig dem Verantwortungsbereich des Mitarbeiters zuzurechnen ist, ist eine Haftung

des Arbeitgebers ausgeschlossen.

2. Inhalt der Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen im Einzelnen

Eine detaillierte Darstellung aller zu beachtenden Merkmale würde den Rahmen dieses

Leitfadens sprengen und nicht alle Maßnahmen sind abhängig vom Reiseziel angezeigt. Im

Folgenden werden daher die wichtigsten Punkte der Fürsorgepflicht dargestellt. Es hat sich

bewährt, diese in die relevanten Pflichten vor, während und nach der Geschäftsreise zu

unterteilen.



2.1. Pflichten im Vorfeld der Reise

Ist der Mitarbeiter gesundheitlich in der Lage, die Reise anzutreten?

Bei Reisen von Mitarbeitern ist grundsätzlich eine gesundheitliche Eignungsprüfung

vorzunehmen und auf den ggfs. erforderlichen Impfschutz hinzuweisen. Bei Reisen in Länder

„mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen“ ist nach der

ArbmedVV eine arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung zu veranlassen. Als Länder mit

besonderen klimatischen Belastungen gelten jene, die geografisch zwischen dem 30. Grad

nördlicher und südlicher Breite liegen.

Den Mitarbeiter trifft in diesem Zusammenhang eine Offenbarungspflicht in Bezug auf

Krankheiten, die eine Tätigkeit in dem betroffenen Land unmöglich erscheinen lassen, z.B. eine

Unverträglichkeit mit der erforderlichen Malariaprophylaxe bei einem geplanten Einsatz in

Zentralafrika.

Benötigt der Mitarbeiter Sicherheitsinformationen oder ein Sicherheitstraining?

Abhängig vom Reiseland umfasst die Fürsorgepflicht das Bereitstellen von sicherheits-

relevanten Informationen für den Mitarbeiter. Neben Geschäftspartnern vor Ort, TMCs und

speziellen Sicherheitsdienstleistern kann hier insbesondere das Auswärtige Amt als Quelle

herangezogen werden. Die vom Auswärtigen Amt zur Verfügung gestellten Informationen

lassen sich in die folgenden drei Gruppen einteilen:

Neben der Onlineversion stellt das Auswärtige Amt sämtliche Informationen auch über die

eigens entwickelte App „Sicher Reisen“ zur Verfügung.

Bei Reisen in Länder mit Sicherheitsrisiken und/oder längeren Auslandsaufenthalten sollten

Mitarbeiter auch in den von den Botschaften zur Verfügung gestellten „Ausländerlisten“

registriert werden. Dies erleichtert im Krisenfall die Kommunikation.

https://www.auswaertiges-amt.de/de/app-sicher-reisen/350382



Ebenfalls kann abhängig von der Gefährdungslage im Reiseland ein Sicherheitstraining oder

gar ein Personenschutz vor Ort ratsam sein. Spätestens mit einer vom Auswärtigen Amt

ausgesprochenen Reisewarnung sollten jedoch keine Mitarbeiter mehr in das entsprechende

Land reisen.

Darf ein Mitarbeiter in privaten Wohnungen übernachten und private

Mitfahrgelegenheiten nutzen?

Insbesondere Vielreisende haben z.T. spezielle Wünsche was Unterbringungsarten oder

Transportmittel anbetrifft. So wünschen beispielsweise vermehrt Geschäftsreisende die

Unterbringung in Privatwohnungen oder den Transport über privat vermittelte Fahrer, z.B. via

Uber. Während diese Wünsche aus Sicht der Mitarbeiter durchaus verständlich erscheinen,

stellen sich aus Fürsorgepflichtaspekten dabei Fragen, die es im Vorfeld zu beantworten gilt.

So müssen Geschäftshotels beispielsweise vor ihrer Eröffnung zahlreiche Tests in Bereichen

wie Brandschutz oder Hygiene bestehen, während private Vermieter dies nicht tun müssen und

eine Taxilizenz erfordert in nahezu allen Ländern einen speziellen Fähigkeitsnachweis, den

private Fahrer in der Regel nicht besitzen.

Insofern sollten Arbeitgeber destinationsbezogen eine Risikogegenüberstellung von

„althergebrachten“ Unterkunfts- und Transportarten zu solchen der Sharing Economy

vornehmen und im Anschluss Regelungen über die Nutzung von Diensten der Sharing

Economy erlassen und in ihren Reiserichtlinien niederlegen.

Ist ein spezielles Kulturtraining vonnöten?

Neben den wirtschaftlichen Vorzügen durch ein besseres Verständnis kultureller

Besonderheiten kann ein Kulturtraining auch helfen, Straftaten im Reiseland zu vermeiden.

Insbesondere in Ländern mit unterschiedlicher religiöser Tradition sind mitunter Gesetze in

Kraft, die unserem aufgeklärten Verständnis zuwiderlaufen. So kann z.B. der öffentliche

Genuss von Alkohol oder der Besitz bereits geringster Mengen von Cannabis in manchen

Ländern drakonische Strafen nach sich ziehen und Berichte über Verhaftungen von

Homosexuellen sind regelmäßig der Presse zu entnehmen.

Steht das Unternehmen dem Mitarbeiter mit „Rat und Tat“ bei der Vorbereitung zur Seite

und ist die Familie bei der Planung zu berücksichtigen?

Der Arbeitgeber ist bei Geschäftsreisen verpflichtet, den Mitarbeiter bei der Beschaffung eines

Visums soweit wie möglich zu unterstützen und die erforderlichen Kosten zu tragen. Bei

längeren Auslandsaufenthalten oder Entsendungen ist an Unterstützung in Form von

Erkundungsreisen und Hilfe bei der Wohnungssuche zu denken. Daneben ist bei Bedarf eine

Rechts- und Steuerberatung anzubieten, z.B. wenn der Mitarbeiter ein selbstgenutztes

Eigenheim finanziert hat und dieses nun während seines Auslandsaufenthaltes vermieten

möchte. Falls der Mitarbeiter Familie hat, muss diese in die Planungen miteinbezogen werden

und Unterstützung bei der Kindergarten- oder Schulsuche ist zu gewähren.



Im Reise- bzw. Entsendeland ist daneben praktische Unterstützung beim Aufbau einer

Infrastruktur, also z.B. bei der Eröffnung eines Bankkontos oder dem Abschluss eines

Mobilfunkvertrags, zu leisten.

Gelten für Führungskräfte Besonderheiten?

Durch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) werden

Unternehmensleitungen verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um den Fortbestand des

Unternehmens sicherzustellen.

In Bezug auf Geschäftsreisen heißt dies, dass somit Regelungen erlassen werden sollten, die

festlegen, welche Führungskräfte zusammen und welche nur getrennt einen Flug antreten

dürfen. Unternehmen, die in Krisengebieten tätig sind, sollten darüber hinaus Regeln erlassen,

welche Führungskräfte zusammen in solche Länder reisen dürfen und welche nicht.

Ergänzend sind hierbei auch die Vorgaben einer eventuell bestehenden Unfallversicherung für

Führungskräfte zu berücksichtigen.

2.2. Pflichten während der Reise

Besteht ausreichender Versicherungsschutz?

Der Arbeitgeber muss für die gesamte Reisedauer einen den inländischen Verhältnissen

entsprechenden Versicherungsschutz gewährleisten. Kranken-, Unfall- und

Haftpflichtversicherung sind somit empfehlenswert. Allgemeingültige Aussagen über den

genauen Inhalt der erforderlichen Versicherungen sind sehr schwierig, da dieser stark vom

Reiseland und möglichen Rechtsabkommen der Länder untereinander abhängt. So können für

bestimmte Reiseländer wie z.B. die USA erhöhte Haftpflichtsummen ratsam sein, da hier

andere und weitaus großzügigere Schadensersatzregelungen gelten als in Deutschland.

Privat abgeschlossene Versicherungen des Arbeitnehmers werden regelmäßig nicht zu einer

Freistellung des Arbeitgebers führen, da die Versicherungsgesellschaften aufgrund der

beruflichen Veranlassung der Reise den Arbeitgeber regelmäßig in Regress nehmen werden.

Aufgrund der Komplexität der Materie und zahlreicher nationaler Gesetze, EU-Rechtsakte

sowie internationaler Abkommen ist das Einschalten spezialisierter Versicherungsberater

empfehlenswert.

Ist eine ausreichende Notfallhilfe gewährleistet?

Der Arbeitgeber muss während der Reise eine ausreichende Notfallhilfe gewährleisten. Diese

kann er selbst oder durch spezialisierte Dienstleister sicherstellen.

So sollte der Arbeitgeber zunächst eine rund um die Uhr besetzte Notfalltelefonnummer

bereithalten, unter der reisende Mitarbeiter bei Bedarf Hilfe anfordern können. Die hierfür in der

Praxis häufig verwendeten Telefonnummern der Personalabteilung, des Empfangs oder der



„Chefsekretärin“ genügen spätestens dann nicht mehr den Anforderungen, wenn es sich um

Reisen in andere Zeitzonen handelt und hier bürobedingt Unerreichbarkeiten auftreten können.

Daneben gibt es mittlerweile einfach zu handhabende Programme und Apps, um Mitarbeiter im

Ausland zu orten. Diese geben Arbeitgebern die Möglichkeit, unmittelbar nach Bekanntwerden

eines Unglücks oder eines Terroranschlags zu überprüfen, wo sich ein reisender Mitarbeiter

befindet und ob dieser unversehrt geblieben ist. Arbeitgeber, die über die Einführung solcher

Technologien nachdenken, müssen – sofern vorhanden – den Betriebsrat involvieren, da es

sich hierbei gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG um technische Einrichtungen handelt, mit denen

das Verhalten von Mitarbeitern überwacht werden kann. Daneben ist bei solchen

Anwendungen immer auch geltendes Datenschutzrecht zu beachten, sodass auch der

betriebliche Datenschutzbeauftragte vor der Einführung eines solchen „Tracking-Systems“ mit

einzubeziehen ist.

Neben der bloßen Erreichbarkeit für reisende Mitarbeiter und ggfs. deren Ortung sind darüber

hinaus Prozesse und klare Verantwortlichkeiten zu definieren, die bei Problemen oder Notfällen

zum Tragen kommen. Wer informiert die Familie? Wer nimmt ggfs. Kontakt mit den Behörden

im In- und Ausland (Auswärtiges Amt) auf? Wer kümmert sich um versicherungsrechtliche

Fragen und wer organisiert eine eventuell medizinisch erforderliche Rückführung des

Mitarbeiters? Wer koordiniert die verschiedenen Aktivitäten? Dies sind nur einige Punkte, die in

diesem Zusammenhang einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen werden müssen.

2.3. Pflichten nach der Reise

Die Fürsorgepflichten enden nicht notwendigerweise mit dem Abschluss der Rückreise. So

müssen sich Mitarbeiter, die sich über einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten in Ländern „mit

besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen“ aufgehalten haben, nach

der ArbmedVV einer vom Arbeitgeber zu zahlenden Nachsorgeuntersuchung unterziehen,

worauf dieser auch hinzuwirken hat.

Daneben umfassen die Fürsorgepflichten nach längeren Auslandsaufenthalten oder

Entsendungen auch die Unterstützung bei der Wiedereingliederung der Mitarbeiter in das

Unternehmen. So muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass der Mitarbeiter von in der

Zwischenzeit in Kraft getretenen Betriebsvereinbarungen und Änderungen in

Unternehmensabläufen Kenntnis erhält.

3. Verankerung der Fürsorgepflichten im Unternehmen

Es empfiehlt sich, die Maßnahmen zur Umsetzung der Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen in

den Reiserichtlinien schriftlich festzuhalten. Hierdurch finden sich alle eine Geschäftsreise

betreffenden Regularien von der Planung, Beschaffung, Abwicklung und Abrechnung an einer

Stelle.



Welche Gremien hierbei einzuschalten sind, hängt von der rechtlichen Konstruktion der

Reiserichtlinien ab. Spezielle Regularien in Bezug auf Führungskräfte finden sich häufig in den

Geschäftsordnungen des Vorstandes oder der Geschäftsführung.

4. Kurzempfehlungen

Die unten stehenden Kurzempfehlungen sollen dabei helfen, die erforderlichen Schritte zu

strukturieren. Einzelheiten zu diesen Punkten finden sich im „Quickcheck“.

Strategische und prozessuale Überlegungen oder „Wie gehe ich vor?“

Aufnehmen und Dokumentieren des IST-Zustandes als Startpunkt weiterer

Überlegungen

Analyse und Bewerten der für das Unternehmen relevanten Reiseländer

Analyse und Bewerten relevanter Risiken für Mitarbeiter des eigenen Unternehmens in

diesen Ländern

GAP Analyse, um Lücken beim Erfüllen der Fürsorgepflichten zu identifizieren

Erstellen eines konkreten Maßnahmenplans, um Fürsorgepflichten zu erfüllen

Einbeziehen des Betriebsrates und des Datenschutzbeauftragten sowie anderer

Abteilungen, z.B. Personal, Recht, Revision, Travel Management, Kommunikation/PR

Änderung, Ergänzung der Reiserichtlinien

Inhaltliche Überlegungen oder „Was ist zu tun?“

Einführen eines Risikomanagementsystems

o mit einem professionellen Informationsmanagement zu gesundheitlichen und

sicherheitsrelevanten Fragen der Mitarbeiter

o mit klaren Verantwortlichkeiten und Prozessen

Prüfen des Bedarfs von weltweit agierenden Fachdienstleistern aus den Bereichen

Traveller-Security und Medical Assistance inklusive technischer Hilfsmittel

Prüfen des weltweiten Versicherungsschutzes durch spezialisierte Experten; bei Bedarf

Anpassen der Deckungshöhen

Hinweis

Den nachfolgenden Quickcheck können Sie auch als ausfüllbares Word-Dokument

herunterladen.

https://www.vdr-service.de/fileadmin/services-leistungen/vorteile-arbeitsvorlagen/standardinstrumente/VDR-Quickcheck_Fuersorgepflichten.docx

https://www.vdr-service.de/fileadmin/services-leistungen/vorteile-arbeitsvorlagen/standardinstrumente/VDR-Quickcheck_Fuersorgepflichten.docx



5. 50 Fragen Quickcheck

I. Fürsorgepflichten vor der Reise

1. Gesundheitliche Eignungsprüfung Ja Nein

1.1 Ist Ihnen der Inhalt der ArbmedVV bekannt? ☐ ☐

1.2 Reisen Mitarbeiter Ihres Unternehmens in Gegenden „mit besonderen

klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen“? ☐ ☐

1.3 Falls ja, kennen Sie die Verpflichtung, Mitarbeiter in solchen Fällen einer

arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung zu unterziehen? ☐ ☐

1.4 Hat Ihr Unternehmen Kontakt zu einem Arbeitsmediziner? ☐ ☐

1.5 Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor Reisen über ggfs. erforderliche

Impfungen? ☐ ☐

1.6 Verfügen Sie über die Kontaktdaten eines Tropenmediziners oder eines

tropenmedizinischen Instituts? ☐ ☐

1.7 Fragen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv nach Erkrankungen, die einer

Geschäftsreise entgegenstehen? ☐ ☐



2. Sicherheitsinformationen Ja Nein

2.1 Reisen Mitarbeiter Ihres Unternehmens in Gegenden mit erhöhtem

Sicherheitsrisiko? ☐ ☐

2.2 Falls ja, stellen Sie diesen Mitarbeitern Informationen über die

Sicherheitslage zur Verfügung? ☐ ☐

2.3 Beziehen Sie Ihre Informationen aus aktuellen und zuverlässigen Quellen

(z.B. Auswärtiges Amt, spezielle Dienstleister)? ☐ ☐

2.4 Überprüfen Sie regelmäßig, ob Informationen zu diesen Ländern

aktualisiert wurden? ☐ ☐

2.5 Kennen Sie die Unterschiede zwischen Reisehinweis, Sicherheitshinweis

und Reisewarnung? ☐ ☐

2.6 Empfehlen Sie Ihren Mitarbeitern die App „Sicher Reisen“ des Auswärtigen

Amtes? ☐ ☐

2.7 Bieten Sie bei Bedarf Mitarbeitern, die in Krisengebiete reisen müssen, ein

Sicherheitstraining an? ☐ ☐



3. Spezielle Kulturinformationen Ja Nein

3.1 Reisen Mitarbeiter Ihres Unternehmens regelmäßig in Regionen mit

unterschiedlichem kulturellen/religiösen Hintergrund? ☐ ☐

3.2 Falls ja, haben Sie bereits einmal ein spezielles „Kulturtraining“ für diese

Region in Erwägung gezogen? ☐ ☐

3.3 Stellen Sie bestimmte Informationen über besondere kulturelle

Hintergründe und daraus resultierende Regeln zur Verfügung? ☐ ☐

3.4 Ist Ihnen bewusst, dass ein Kulturtraining Straftaten eines Mitarbeiters in

dem Reiseland verhindern kann? ☐ ☐

4. Auswahl der Leistungsträger Ja Nein

4.1 Spielen Sicherheitsaspekte bei den von Ihnen unter Vertrag genommenen

Leistungsträgern (Hotels, Transfers) eine Rolle? ☐ ☐

4.2 Äußern Mitarbeiter den Wunsch, Wohnungen über z.B. Airbnb oder private

Fahrdienste wie z.B. Uber zu buchen? ☐ ☐

4.3 Falls ja, ist dies nach den geltenden Reiserichtlinien Ihres Unternehmens

zulässig? ☐ ☐

4.4 Falls ja, haben Sie mögliche Risiken bei der Entscheidung über die

Zulässigkeit von Sharing-Economy-Diensten mit einbezogen? ☐ ☐

4.5

Falls nein, haben Sie die Risiken bei der Nutzung von Sharing-Economy-

Diensten denen der herkömmlichen Leistungsträger (Hotel, Taxi)

gegenübergestellt und bewertet?

☐ ☐

4.6 Haben Sie den Datenschutzbeauftragten vor der Nutzung solcher Dienste

zu Rate gezogen? ☐ ☐



5. Besonderheiten für Führungskräfte Ja Nein

5.1 Gibt es in Ihrem Unternehmen spezielle Reiserichtlinien für Führungskräfte? ☐ ☐

5.2 Gibt es Nachfolgeregelungen für die wichtigsten leitenden Funktionen in

Ihrem Unternehmen? ☐ ☐

5.3 Gibt es Regelungen darüber, wer mit wem gemeinsam einen Flug antreten

darf? ☐ ☐

5.4 Gibt es Regelungen darüber, wer mit wem gemeinsam in ein Gebiet mit

Sicherheitsrisiken reisen darf? ☐ ☐

6. Administrative Hilfe Ja Nein

6.1 Stellen Sie Mitarbeitern vor längeren Auslandsaufenthalten oder

Entsendungen spezielle, länderspezifische Informationen bereit? ☐ ☐

6.2 Bietet Ihr Unternehmen in solchen Fällen „Erkundungsreisen“, ggfs.

zusammen mit der Familie des Mitarbeiters an? ☐ ☐

6.3 Gewährt Ihr Unternehmen bei Bedarf (z.B. Wohneigentum des Mitarbeiters)

eine Rechts- und Steuerberatung? ☐ ☐

6.4 Bietet Ihr Unternehmen Unterstützung bei der Wohnungssuche, dem

Einrichten eines Bankkontos z.B. durch eine Relocation-Agentur an? ☐ ☐

6.5 Erstreckt sich diese Hilfe auch auf die Suche nach einer Schule/einem

Kindergarten für die Kinder des Mitarbeiters? ☐ ☐



II. Fürsorgepflichten während der Reise

1. Informationen über reisenden Mitarbeiter Ja Nein

1.1 Können Sie zu jeder Zeit den Reiseplan des Mitarbeiters abrufen und

erkennen, wo er sich hiernach aufhalten sollte? ☐ ☐

1.2 Haben Sie zu jeder Zeit Zugriff auf die wesentlichen Kontaktmöglichkeiten

des reisenden Mitarbeiters? ☐ ☐

1.3 Denkt Ihr Unternehmen über die Einführung eines „Trackingsystems“ nach,

um den aktuellen Aufenthalt von Mitarbeitern sofort ermitteln zu können? ☐ ☐

1.4 Falls ja, haben Sie an das Einbeziehen des Betriebsrates und des

betrieblichen Datenschutzbeauftragten gedacht? ☐ ☐

2. Versicherungsschutz Ja Nein

2.1 Hat Ihr Unternehmen spezielle Versicherungen, z.B. Unfall-, Kranken- und

Haftpflichtversicherungen, für reisende Mitarbeiter abgeschlossen? ☐ ☐

2.2 Falls ja, lassen Sie regelmäßig die Versicherungspolicen von spezialisierten

Experten überprüfen? ☐ ☐

2.3 Passen Sie den Umfang der Versicherungen bei besonderen Gefahrenlagen

entsprechend an? ☐ ☐

2.4

Stehen Ihre Reiserichtlinien im Einklang mit den Bedingungen speziell

abgeschlossener Versicherungen, z.B. der Führungskräfte-

Unfallversicherung?

☐ ☐

2.5 Erstrecken sich die Policen auch auf etwaig mitreisende Ehepartner und

Kinder? ☐ ☐



3. Rat und Tat Ja Nein

3.1 Kann der reisende Mitarbeiter bei Problemen jederzeit mit Ihnen Kontakt

aufnehmen? ☐ ☐

3.2 Steht diese Kontaktmöglichkeit auch außerhalb der bei uns geltenden

Bürozeiten und am Wochenende zur Verfügung? ☐ ☐

3.3 Haben Sie verantwortliche Personen für gemeldete Notfälle im Unternehmen

definiert? ☐ ☐

3.4 Haben Sie genaue Prozesse in Ihrem Unternehmen definiert, die bei

gemeldeten Notfällen zum Tragen kommen? ☐ ☐

III. Fürsorgepflichten nach der Reise

1. Wiedereingliederung Ja Nein

1.1

Werden Mitarbeiter Ihres Unternehmens nach längerem Aufenthalt in

Regionen „mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektions-

gefährdungen“ der nach ArbmedVV vorgeschriebenen Nachsorge-

untersuchung unterzogen?

☐ ☐

1.2

Unterstützt Ihr Unternehmen bei längeren Aufenthalten den Mitarbeiter bei

der Wiedereinreise (Auflösung des Hausstandes im Ausland und

Rücktransport nach Deutschland)?

☐ ☐

1.3 Informiert Ihr Unternehmen den „Rückkehrer“ über veränderte Abläufe im

Unternehmen? ☐ ☐

1.4 Informiert Ihr Unternehmen den „Rückkehrer“ über veränderte

Betriebsvereinbarungen im Unternehmen? ☐ ☐

Bitte beachten Sie, dass das Kopieren und/oder die Weitergabe dieses Papieres an Personen außerhalb Ihres Unternehmens sowie die Veröffentlichung nur nach Rücksprache mit dem Verband Deutsches Reisemanagement e.V. zulässig sind. Bei Zuwiderhandlung behält sich der Verband rechtliche Schritte vor.

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