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Audit-Checkliste

GDP-Audit-Checklistefür Lagerung und Transportvon Humanarzneimitteln,Wirkstoffen und Medizinprodukten

Simone Ferrante

GDP-Audit-Checkliste

GDP-Checkliste.book Seite 1 Donnerstag, 15. März 2018 3:22 15

Simone Ferrante

GDP-Audit-Checklistefür Lagerung und Transport

von Humanarzneimitteln, Wirkstoffen und Medizinprodukten

Über 700 Fragen mit Referenzen zu GMP-/GDP-Regelwerken zur Vorbereitung und Durchführung

von GDP-Audits


5

GDP-Audit-Checkliste © Maas & Peither AG – GMP-Verlag

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung 7

2. Zugrundeliegende Regularien 7

3. Hinweise zur Verwendung der Checkliste 8

4. Auditfragen 101. Allgemeine Fragen zum QMS 102. Personal 223. Betriebsräume und Ausrüstung 364. Dokumentation 665. Ausgelagerte Tätigkeiten 846. Wareneingang (WE) 887. Lagerhaltung 1088. Kommissionierung 1229. Versand 130

10. Transport 14011. Beschwerden/Rückgaben/Rückruf 152

Die Autorin 161

Stichwortverzeichnis 163


7


1. Einleitung

Die folgende Checkliste ist als Hilfestellung für die Vorbereitung und Durchführung vonSelbstinspektionen mit dem Schwerpunkt der Guten Vertriebspraxis (Good DistributionPractice, GDP) konzipiert.

Die Checkliste deckt die Bereiche des Produktlebenszyklus von Gesundheitsproduk-ten (insbesondere Humanarzneimittel, Wirkstoffe, Medizinprodukte) ab, die sich rundum die Herstellung der Produkte ergeben. Diese Phasen sind geprägt von Lagerungs-und Transporttätigkeiten, die üblicherweise unter dem Oberbegriff Good DistributionPractice zusammengefasst werden. Das Hauptziel dieser Checkliste ist daher, die Einhal-tung sämtlicher GDP-Anforderungen detailliert abzuprüfen.

Die Checkliste ist für alle Unternehmen anwendbar, die in der Vertriebskette vonGesundheitsprodukten involviert sind, d. h. für pharmazeutische und medizintechni-sche Hersteller, Vertreiber von Wirkstoffen, Logistik-Dienstleister, Großhändler und Ver-mittler. Neben der Verwendung zur Selbstinspektion kann die Checkliste auch zur Audi-tierung von Dienstleistern in den genannten Bereichen verwendet werden.

2. Zugrundeliegende Regularien

In den EU-GDP-Leitlinien vom 5. November 2013 wird die Sicherstellung der spezifi-schen Produktqualität von Humanarzneimitteln während der Lieferkette gefordert, umletztendlich die erforderliche Patientensicherheit gewährleisten zu können. Am 19. März2015 kam die EU-GDP Leitlinien für Wirkstoffe von Humanarzneimitteln hinzu. Grund-sätzlich werden hier die gleichen GDP-Anforderungen beschrieben, nur auf den Ver-triebsweg der Wirkstoffe erweitert.

Bei den GDP-Leitlinien gibt es viele Überschneidungen mit dem Bereich der GutenHerstellungspraxis (Good Manufacturing Practice, GMP), denn im EU-GMP-Leitfaden sinddie Anforderungen für den gesamten Produktlebenszyklus eines Arzneimittels von derpharmazeutischen Entwicklung bis zur Markteinstellung vorgegeben. Da dieser Lebens-zyklus auch den Vertrieb des Arzneimittels und der Wirkstoffe umfasst, kann GDP nichtlosgelöst von GMP betrachtet werden. Neben den EU-GDP-Leitlinien ist daher auch derEU-GMP-Leitfaden Teil I mit seinen Anhängen (EudraLex Volume 4) als Quelle in derCheckliste angegeben.

Hier finden Sie Antwort auf folgende Fragen:• Welche Fragen können bei einer Selbstinspektion gestellt werden, um die Übereinstimmung

mit den GDP-Anforderungen zu überprüfen?• Welche GDP-Fragestellungen sind auch für Medizinprodukte sinnvoll?• Welche konkreten Fundstellen in den einschlägigen Regelwerken sind dabei zugrunde zu

legen?


3. Hinweise zur Verwendung der Checkliste8


Im Jahr 2010 hat die WHO einen technischen Report über GDP veröffentlicht, derebenfalls als Quellenangabe herangezogen wurde. Viele Inhalte dieses Dokuments fin-den sich jetzt in den EU-GDP-Leitlinien wieder.

Auch an die Handhabung von Medizinprodukten werden zunehmend höhere Anfor-derungen gestellt. Um hier bereits frühzeitig einen Konsens zu finden, wird die EN ISO13485 Medizinprodukte – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen für regulatori-sche Zwecke als Quellenangabe aufgeführt. Eine Aktualisierung dieser Norm wurde imJahr 2016 veröffentlicht. Die EN ISO 13485 schließt die Anforderungen aus der EN ISO9001 zum größten Teil ein. Viele Unternehmen, die sich mit den EU-GDP-Leitlinien befas-sen müssen, sind bereits nach der EN ISO 9001 zertifiziert. Solche Unternehmen müssenüblicherweise kein neues Qualitätssystem entwickeln, um die Anforderungen der EU-GDP-Leitlinien zu erfüllen, da viele Gemeinsamkeiten zwischen den ISO-Normen 9001bzw. 13485 einerseits und der EU-GDP-Leitlinien andererseits bestehen. Dies wird durchdie Referenzangabe der EN-ISO-Norm verdeutlicht.

3. Hinweise zur Verwendung der ChecklisteDie Kapitel 1–11 der Checkliste richten sich nach den Kapiteln der EU-GDP-Leitlinien.Begonnen wird mit einem allgemeinen Teil. Hier werden grundlegende Fragen gestellt,die später in der Checkliste vertieft werden. Fragen zu dem Kapitel „Selbstinspektion“befinden sich in diesem allgemeinen Teil der Checkliste, da es sinnvoll ist, an bereitsdurchgeführte Selbstinspektionen anzuknüpfen, um die Nachhaltigkeit der dort einge-leiteten Maßnahmen überprüfen zu können. Das Kapitel „Betrieb“ der EU-GDP-Leitlinienwurde in der Checkliste in die jeweiligen operativen Prozessschritte unterteilt. Hierdurchkann die tatsächliche Umsetzung der Anforderungen besser abgeprüft werden.

Quellenangaben

EU-GDP Leitlinien für die Gute Vertriebspraxis von Humanarzneimitteln (2013/ C 343/01) vom 5. November 2013 Im Folgenden abgekürzt mit EU-GDP AM.

EU-GDP Leitlinien zu den Grundsätzen der guten Vertriebspraxis für Wirkstoffe von Humanarzneimitteln (2015/C 095/01) vom 19. März 2015Im Folgenden abgekürzt mit EU-GDP API.

EU-GMP EU-GMP-Leitfaden Teil I und II: Leitfaden der Guten Herstellungspraxis und Anhänge (Stand: 12/2017).

WHO-GDP WHO: Good Distribution Practices for Pharmaceutical Products, Technical Report Series No 957 (2010), Annex 5.

DIN EN ISO 13485:2016

Medizinprodukte – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen für regulatorische Zwecke

Abbildung 1 Quellenangaben


3. Hinweise zur Verwendung der Checkliste 9


Es wird empfohlen, eine Selbstinspektion mit einer Dokumentenprüfung zu begin-nen und anschließend während eines Rundgangs das Vorhandensein bzw. die Umset-zung der beschriebenen Systeme und Prozesse zu durchleuchten. Abschließend solltenin einer zweiten Dokumentenprüfung noch offene Sachverhalte geklärt werden. Um dieSelbstinspektion in der genannten Reihenfolge durchführen zu können, ohne dabei dieZusammenhänge der einzelnen Themen aus den Augen zu verlieren, enthält die Check-liste die drei Rubriken „Erste Dokumentenprüfung“, „Rundgang (Betrieb/Lager)“ und„Zweite Dokumentenprüfung“.

In der Spalte „Geprüft“ können die Ergebnisse der Selbstinspektion direkt eingetragenwerden. Hierzu schlagen wir folgende handschriftliche Zeichen vor:

für „in Ordnung“– für „nicht in Ordnung“Ø für „Prüfung nicht erforderlich“X für „siehe Bemerkungen“ auf separater Seite

Innerhalb der einzelnen Kapitel sind die Fragen zu Themenblöcken zusammengefasst,die es dem Benutzer ermöglichen, tief in die verschiedenen Sachverhalte einsteigen zukönnen. An einigen Stellen sind in kursiver Schrift Erläuterungen zu den Fragen angege-ben.

Wird der Begriff „Produkte“ verwendet, so ist die Fragestellung für Wirkstoffe, Arznei-mittel und Medizinprodukte gleichermaßen geeignet. Bei spezifischen Anforderungenwerden die genauen Bezeichnungen angegeben.

Abkürzungen

AMAPIBTMCAPADMSFEFO MAMPMSDSQSSQMQMSQPQRMSOPWEWA

ArzneimittelWirkstoffe von Arzneimitteln (Active Pharmaceutical Ingredient)BetäubungsmittelKorrektur- und Vorbeugemaßnahmen (Corrective and Preventive Action)DokumentenmanagementsystemFirst Expired – First OutMitarbeiterMedizinproduktMaterial Safety Data SheetQualitätssicherungssystemQualitätsmanagementQualitätsmanagementsystemQualified Person, Sachkundige PersonQualitätsrisikomanagementStandardarbeitsanweisung (Standard Operating Procedure)WareneingangWarenausgang

Abbildung 2 Liste der verwendeten Abkürzungen


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Die Autorin

Simone [email protected]

Apothekerin, Leiterin Quality & Regulatory AffairsGrieshaber Logistics Group AG, Bad Säckingen

Frau Ferrante ist seit 2012 Leiterin der Abteilung Quality &Regulatory Affairs der Grieshaber Logistics Group AG. AlsLeiterin der Qualitätskontrolle und Verantwortliche Personnach GDP ist sie zuständig für die gesamte Grieshaber-Gruppe.

Nach dem Pharmaziestudium zog es Frau Ferrante in die Pharma-Logistik. Bei der Gries-haber Logistics Group AG führte sie ein GDP/GMP-konformes Qualitätsmanagementsys-tem ein und ist noch heute für dessen Weiterentwicklung und Umsetzung verantwort-lich. Neben dieser Tätigkeit erlangte sie den Master in Drug Regulatory Affairs an derUniversität Bonn. Sie vertiefte dadurch ihre Kenntnisse über die rechtlichen Anforderun-gen, die an den gesamten Lebenszyklus eines Arzneimittels gestellt werden und ver-band diese mit den Aufgaben eines Logistik-Dienstleisters, noch bevor die aktuelle GDP-Leitlinie in Kraft trat. Die Erfahrung aus weit über 100 Kundenaudits und Behörden-inspektionen sind in die vorliegende Audit-Checkliste eingeflossen.

Frau Ferrante ist Mitglied des Technical Committees der EALTH (European Association forLogistics & Transport in Healthcare).


163


Stichwortverzeichnis

AAbweichung 18

- Wareneingang 94Alarmsystem 56Arzneimittelfälschung 16, 44Ausrüstung 36

- Qualifizierung 54

BBeschwerde 152Betriebsraum 36

- Besucher 40- Zugang 40

CCAPA 18Computergestütztes Sys-

tem 60- Validierung 62

DDaten

- Austausch 62- Sicherung 64

Diebstahl 116Dokument

- Archivierung 70- Erstellung 70- externer Herkunft 74

Dokumentation 66- Änderung 74

Dokumenten-managementsystem 66

EEtikett 128

FFahrzeug 144

- Betrieb 148- Wartung 148

FEFO 118

GGroßhandelserlaubnis 18Großhändler 92

HHerstellungserlaubnis 18

IInstandhaltung 58Inventur 112Isolierbehälter 136

KKommissionierung 122

- Dokumentation 124Kühllager 96, 110

LLager

- Bedingung 108- Feuchtigkeit 52, 108- Licht 52, 108- Plan 38, 114- Temperatur 52, 108

Lagerbereich 114- Aufteilung 38- Warenausgang 38- Wareneingang 38

Lagerhaltung 108Lagerverwaltungs-

system 102Lieferkette 16, 88

MMitarbeiter

- Einarbeitung 32- Schulung 30- Stellenbeschreibung 26- Vertretung 28- Zuständigkeit 28

OOrganigramm 24

PPersonal 22Produkt

- gefährlich 46- temperatur-

empfindlich 134

QQM-Handbuch 68Qualified Person 24Qualifizierung

- Ausrüstung 54- Raum 54- Tansportmittel 144- Verfahren 54

Qualitätsmanagement-system 10

Qualitätsrisiko-managment 18

Qualitätssicherungs-system 12

- Überwachung 14- Unternehmens-

leitung 14- Verantwortliche

Person 16Quarantäne 114


Stichwortverzeichnis164


RRadioaktives Material 46Raum

- Qualifizierung 54Reinigung

- Anweisung 48- Bericht 48- Plan 48- Programm 48

Retoure 44Rückgabe 152

- Dokumentation 158Rückruf 44, 160

SSchädlingsbekämpfung 50Schulung 30

- Dokumentation 34- Nachweis 30

Selbstinspektion 20SOP 68

- Beschwerde 152- Kommissionierung 122- Personalhygiene 30- Reinigung 30- Review 78- Risikoanalyse 18- Rückgabe 152- Schulung 32- Selbstinspektion 20- Verknüpfung 74- Versand 130- Wareneingang 88

Sperrlager 114

TTätigkeit

- ausgelagert 84Temperatur

- Dokumentation 112- Überwachung 110

Transport 140- Temperatur 142

Transportmittel- Qualifizierung 144

VValidierung

- computergestütztes System 62

Verantwortliche Person 16- Qualifikation 22

Verfahren- Qualifizierung 54

Verfalldatum 120Verladen 140Versand 130

WWareneingang 88Wartung 58

ZZulieferer 92Zustellung 150


Einleitung 7

Zugrundeliegende Regularien 7

Hinweise zur Verwendung der Checkliste 8

Auditfragen 10 1. Allgemeine Fragen zum QMS 10 2. Personal 22 3. Betriebsräume und Ausrüstung 36 4. Dokumentation 66 5. Ausgelagerte Tätigkeiten 84 6. Wareneingang (WE) 88 7. Lagerhaltung 108 8. Kommissionierung 122 9. Versand 130 10. Transport 140 11. Beschwerden/ Rückgaben/Rückruf 152

Die Autorin 161

Stichwortverzeichnis 163

Maas & Peither AGGMP-Verlag

Tel +49 7622 [email protected]

ISBN: 978-3-95807-094-3

Die Checkliste ist ein praxisorientiertes Arbeitsmittel zur Vorbereitung und Durchführung von Selbstinspektionen mit Schwerpunkt GDP (Gute Vertriebspraxis, Good Distribution Practice). Schritt für Schritt lässt sich anhand eines Fragenkatalogs die Einhaltung sämtlicher GDP-Anforde-rungen an die Bereiche des Produktlebenszyklus von Humanarzneimit-teln, deren Wirkstoffen sowie Medizinprodukten überwachen, prüfen und direkt dokumentieren.

Angesprochen werden alle Unternehmen, die in der Lieferkette von Ge-sundheitsprodukten involviert sind, d. h. • pharmazeutische und medizintechnische Hersteller, • Vertreiber von Wirkstoffen, • Logistik-Dienstleister, • Großhändler und Vermittler.

Die Checkliste kann auch zur Auditierung von Dienstleistern in diesem Umfeld verwendet werden. Besonders hervorzuheben ist die unmittel-bare Referenz der einzelnen Fragen zu folgenden Regelwerken: • EU-GDP-Leitlinien für Humanarzneimittel und Wirkstoffe, • EU-GMP-Leitfaden, • WHO TRS Nr. 957 (2010), Annex 5, • DIN EN ISO 13485:2016.

Dies bedeutet im Alltag nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern auch die Sicherheit, alle Anforderungen zu erfüllen.

Audit-Checkliste

Über 700 Fragen mit Referenzen zu GMP-/GDP-Regelwerken und der EN ISO 13485 zur Vorbereitung und Durchführung von GDP-Audits.

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