Glückliche FernbeziehungenErfolgsgeheimnisse für die Arbeit im virtuellen Team

ERFOLGREICH IM JOB

Arbeiten im Homeo�ceDIGITALES BÜRO

VideokonferenzenINTERVIEW

Freiheit und UnabhängigkeitWie Sie Ihren Chef und Ihre Kollegen davon überzeugen, dass auch Sekretärinnen von zu Hause aus arbeiten können

Die richtige Lösung, ein guter Ton und eine geschickte Moderation: So führen Sie Videokonferenzen zum Erfolg

Tanja Bögner im Gespräch mit Christina Ehms über die Aufgaben und den Arbeitsalltag einer virtuellen Assistentin

www.sekretaria.deHeft 6 / Juni 2018

» Erfolgsideen für Assistenz & Sekretariat

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08.–10. MAI 2019 I POTSDAM

ASSISTENZ 4.0Mit Inspiration und Know-how fi t für den digitalen Wandel

Daniel HammerBetriebsratsvorsitzender bei Microsoft und Experte für das assistenzlose Büro

Sabine AsgodomEnergiebündel und „Grande Dame“ der Motivation

Marc GassertMeister der Work-Life-Balance und Willenskraft

Liebe Leserin,

in Zeiten der Globalisierung und Digitalisie-rung ist es völlig normal, dass Mitglieder eines Teams weit verstreut leben und arbeiten. Wir in den Sekretariaten müssen solche virtuellen Teams organisieren und sie auf dem Lau-fenden halten. In dieser Ausgabe geben wir Ihnen viele Tipps, wie Sie diese anspruchsvolle Aufgabe meistern. In unserem Leitartikel erläutert Ihnen unsere Expertin Christine Maurer, unter welchen Voraussetzungen ein virtuelles Team perfekt zusammenarbeitet, wie Sie dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter jederzeit auf dem aktuellen Stand sind, und wieso auch virtuelle Teams einen Raum brauchen, in dem persönliche Themen besprochen werden können. In un-serer Rubrik „Digitales Büro“ erfahren Sie dann, wie Sie eine Videokonferenz effizient ausrich-ten. Die richtige Technik ist wichtig – aber erst die optimale Organisation und Kommunika-tion sichern den Erfolg. Virtuell arbeiten – das geht auch als Sekretärin oder Assistentin. Ich habe mit Christina Ehms gesprochen, die sich als virtuelle Assistentin selbstständig gemacht hat und vom Home-office aus ihre Kunden betreut. Sie würden auch gern tageweise von zu Hause aus arbeiten? Dann finden Sie ab Seite Tipps, wie Sie Ihren Chef und Ihre Kollegen von der Idee überzeugen und wie Sie Ihre Aufgaben auf die neue Arbeitssituation hin besser organisieren.

Ich wünsche Ihnen viel Lesevergnügen bei dieser Ausgabe

Ihre

Virtuell glücklich

7 CHECKLISTE

Erfolgsfaktoren für virtuelle Teams – Organisation und Kommunikation

8 ERFOLGREICH IM JOB

Arbeiten im Homeoffice – mal raus aus dem Büro

10 FACHWISSEN

Telearbeit – welche Rechte Sie im Büro zu Hause haben

DIGITALES BÜRO

Konferenzlösungen – so gelingen Videokonferenzen

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I N D I E S E R AUSGABE

4 TOPTHEMA

Virtuelle ZusammenarbeitÜber Grenzen hinweg

Tanja Bögner Herausgeberin und Management-Assistentin

Unsere Herausgeberin Tanja Bögner ist diplo- mierte fremdsprachliche Management-Assis-tentin, Vorstandsassistentin, Trainerin, Personal & Business Coach, Fachbuchautorin und seit über Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig.

… UND AUSSERDEM

14 INTERVIEW Freiheit und Unabhängigkeit – selbstständig als virtuelle Assistentin

15 TYPISCH CHEF Körpersprachenwissen – der lebhafte, gelbe Körpersprachen-Typ

16 BUSINESS ENGLISH Virtual Workspace – A Reality Check on Non-existent Office Spaces

17 BUSINESS ENGLISH Financial News

18 KOLUMNE Nur eines fehlt …

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Erinnerungsschreiben auf Deutsch und Englisch, Chefentlastung in Krisenzeiten oder die Regelungen der DIN zusammengefasst – diese aktuellen sekretaria-Dossiers unterstützen Sie im Büro.

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WILLKOMMEN!EDITORIAL 6/ 2018

ÜBER GRENZEN HINWEG

Virtuelle ZusammenarbeitTeams an unterschiedlichen Standorten, vielleicht auch über die ganze Welt verteilt, ein Chef, der oft auf Reisen ist, oder die Zusammen arbeit von Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitern: Das sind mögliche Konstellationen für eine virtuelle Zusammenarbeit. Um diese verstreute Teamarbeit zu organisieren, brauchen Sie hohe technische Affinität, Neugier und Menschenkenntnis.

Wenn sich Menschen nur selten sehen, ist für eine gelingende Kooperation mehr not-

wendig als ein gemeinsames Laufwerk.

Die Organisation eines virtuellen Teams

Zunächst sind auch bei einem virtuellen Team die Klassiker zu organisieren:» Besprechungen und dafür relevante Dokumen-

te (Tagesordnung, Unterlagen zu den entspre-chenden Punkten, Protokoll)

» relevante Dokumente für das Team» To-do-Listen bzw. das entsprechende Aufga-

benmanagementIn einem virtuellen Team kommt die Kommuni-kation noch hinzu. Ein Team an einem Standort kann vor oder nach Besprechungen, in der Kan-tine oder auf dem Flur informell kommunizieren. Ein virtuelles Team kann das nicht. Es braucht also einen virtuellen Raum für die Alltagsgespräche und persönliche Themen. Richten Sie einen Platz ein, an dem Sie alles für das Team zusammenfüh-ren. Das muss mehr sein als ein gemeinsames Laufwerk, das Mails, Links, Chats nur mit Mühe oder gar nicht bewältigen kann. Ein solches Tool kann Sharepoint, Microsoft Office mit Teams oder auch Slack sein. Wichtig ist, was im Unter-nehmen erlaubt ist.

Virtuelle Besprechungen professionell vorbereiten

Machen Sie es Ihren Kollegen im virtuellen Team einfach, bei allen Informationen auf dem Laufen-den zu bleiben. Sinnvoll ist zum Beispiel der Ein-satz von OneNote. In Outlook können Sie Bespre-chungen mit einem OneNote-Notizbuch oder einem Abschnitt daraus verknüpfen. So sind die Tagesordnung, Unterlagen zu einzelnen Punk-ten und das Protokoll sofort über den Outlook- Kalender erreichbar. Auch Aufgaben können hier organisiert werden.

Für größere Teams mit komplexeren Themen ist ein OneNote-Notizbuch allerdings nicht ausrei-chend. Hier bietet Microsoft SharePoints an. Auf einem SharePoint können Sie neben Dokumenten (auch mit Versionsverwaltung) Termine, Aufgaben sowie Links verwalten und Chats dokumentieren.

Mit Struktur zu e�ektiven virtuellen MeetingsVirtuelle Besprechungen benötigen mehr Struk-tur und Vorbereitung als Besprechungen von Angesicht zu Angesicht. Versehen Sie die Tages-ordnung mit Zeiten pro Tagesordnungspunkt und dem zu erreichenden Ziel. Bitten Sie alle Teil-nehmer, die Dokumente, die für die Besprechung nötig sind, im Vorfeld hochzuladen oder den an-deren Besprechungsteilnehmern über das Teilen des Bildschirms zugänglich zu machen.

Ihre Aufgaben bei der virtuellen Besprechung

Je nachdem, welche Anwendungen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, besteht Ihre erste Aufgabe darin, in den vorhandenen Systemen fit zu sein:» Wie versenden Sie damit die elektronischen

Einladungen?» Wie stellen Sie im System die Dokumente für

alle Teil nehmer zur Verfügung?» Wie starten Sie die Besprechung für Ihren Chef?» Welche Möglichkeiten hat Ihr Chef als Modera-

tor, um die Redebeiträge zu steuern? Wie kön-nen Sie ihn dabei unterstützen?

» Wie lassen sich interaktive Elemente wie Ab-stimmungen vorbereiten und einsetzen? Zei-gen Sie Ihrem Chef, wie sie genutzt werden können. Für die Teilnehmer ist es schwierig, über lange Zeit konzentriert vor dem Bildschirm zu sitzen. Mit interaktiven Elementen können sie wieder motiviert werden.

» Wie kann das Meeting aufgezeichnet und ge-speichert werden?

Eine wichtige Aufgabe ist der technische Support. Sie sollten wissen, auf welche Arten sich die Teil-nehmenden in das Meeting einwählen können, wie sich Kamera und Mikrofon ein- und ausschal-ten lassen. Führen Sie vor dem Meeting einen Technikcheck durch.

Gemeinsam im virtuellen Team arbeiten

In virtuellen Meetings geht es – wie in anderen Meetings auch – darum, den Teilnehmern Aufga-ben zuzuweisen, um ein gemeinsames Ziel zu er-

LEKTÜRE

Mehr zum Thema Videokonferenz lesen Sie auf den Seiten bis in dieser Ausgabe Ihres sekretaria Magazins.

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TOPTHEMA

Illustration: Diana Meier-Soriat

reichen. Für Transparenz im Team ist ein virtuelles Aufgabenmanagement notwendig.

Wo werden Aufgaben erfasst?

Für kleinere Teams kann die Aufgabenverwaltung wieder über ein OneNote-Notizbuch geschehen. Damit ist eine Transparenz möglich, die ein gemein-sames Laufwerk nicht bieten kann. In One Note ha-

ben Sie die Möglichkeit, die Kategorie „Aufgaben“ zu nutzen. Damit können sich die Nutzer des No-tizbuchs über „Kategorien suchen“ alle Kategorien mit diesem Merkmal anzeigen lassen. Nennen Sie den Erledigungstermin und den Verantwortlichen: „.. Maier: Draft for new Product“. Wenn der Verantwortliche die Aufgabe erledigt hat, hakt er sie ab – das ist dann für alle sichtbar.

Wenn das Team größer ist oder das Aufgaben-management komplexer, sind die Möglichkeiten von OneNote schnell ausgereizt. Weichen Sie dann zum Beispiel auf SharePoint oder auch Trello aus.

Wie Sie die Aufgaben verwalten können

Sie als Assistentin sind im virtuellen Meeting dabei und pflegen die neuen Aufgaben in das entspre-chende Tool ein. Am Ende des Meetings stimmen Sie mit allen Teilnehmern die Priorität, Anfangs- und Enddaten sowie den Verantwortlichen ab. Später prüfen Sie den Bearbeitungsstand, um das nächste Meeting vorzubereiten, und starten damit das Folgemeeting. Achten Sie bei all dem darauf, dass die Verantwortlichen ihre Aufgaben selbst im Blick behalten und sich nicht darauf ver-lassen, dass Sie sie schon daran erinnern werden.

Zudem sind Sie gegebenenfalls für die Struktu-rierung des OneNote-Notizbuchs verantwortlich und geben es für alle Teammitglieder frei. Vor dem Meeting erstellen Sie eine Zusammenfas-sungsseite – die Sie anschließend wieder löschen und für das nächste Meeting neu anlegen. Auch bei SharePoint oder anderen Tools übernehmen Sie die Struktur und die Pflege der Seiten, verge-ben Freigaben und Rollen.

Kommunikation im virtuellen TeamMenschen sind soziale Wesen, die auf Interak-tion und persönlichen Kontakt angewiesen sind. Junge Menschen sind es gewohnt, sich in Social-Media-Anwendungen über Entfernungen und Zeitzonen hinweg auszutauschen, schnell per Facetime, Skype oder WhatsApp ein Videotelefo-nat zu führen. Ihr Alltag ist von kleinen Meldun-gen der Freunde geprägt. Ein virtuelles Team ist ebenfalls auf sozialen Austausch angewiesen, da-mit die Motivation erhalten bleibt. In vielen Unter-nehmen gibt es bereits interne Chat-Funktionen, teilweise wird auch WhatsApp genutzt. Innerhalb der Microsoft-Produkte kann die Anwendung Teams verwendet werden.

Vereinbaren Sie im Team, welche Kommunika-tion an den offizielleren Plätzen und welche eher in den Social-Media-Kanälen stattfindet. So kön-nen persönliche Themen oder „Statusmeldun-gen“ in Teams ausgetauscht werden, Protokolle, To-do-Listen, relevante Dokumente sind dann eher auf dem Sharepoint, in Trello oder in One-Note zu finden. Als Assistentin erarbeiten Sie – ge-meinsam mit den anderen Teammitgliedern – die Kommunika tionsregeln. Sie schlagen vor, was in

5www.sekretaria.de

TOPTHEMA

welchem Medium stattfindet und was nicht. Sie sorgen dafür, dass alle die Absprachen kennen; und geben Feedback, wenn die Absprachen nicht eingehalten werden.

Arbeiten über Zeitzonen hinweg

Virtuelle Teams sind oft deshalb virtuell, weil ihre Mitglieder über die ganze Welt verteilt sitzen. Gerade bei globalen Teams, die in verschiede-nen Zeitzonen arbeiten, sind Vereinbarungen zu Erreichbarkeit und Schnelligkeit von Reaktionen unabdingbar. Ein wesentlicher Aspekt für virtuelle Meetings ist, von wo aus sich die Teammitglieder einwählen. Vielleicht ist es für die Mitarbeiter in den „frühen“ Zeitzonen möglich, von zu Hause aus zu skypen, während die in der Mitte im Büro sind und die „Späten“ schon wieder zu Hause.

Gerade, wenn virtuelle Meetings für einige Zeit-zonen in die Randzeiten des Arbeitstags rücken, ist Effizienz wichtig:» Alle kennen die Tagesordnung und sind

vorbereitet.» Der Moderator achtet darauf, dass ergebnis-

orientiert diskutiert wird, hält die wesentlichen Punkte in einem Protokoll fest und aktualisiert die To-do-Liste.

» Versuchen Sie, mit den Zeiten zu rotieren, so-dass jede Zeitzone einmal den Luxus hat, das Meeting vom Büro aus zu führen.

Ergänzen Sie die elektronischen Besprechungs-einladungen um die Funktion „Zeitzone“.

Setzen Sie klare Grenzen

Wenn Sie als Assistentin moderieren, benötigen Sie einen Laptop, um die Meetings am Rande Ihrer eigenen Arbeitszeit von zu Hause aus mo-derieren zu können. Damit diese Zeit nicht das Überstundenkonto füllt, sind klare Grenzen im Arbeitsalltag notwendig. Zur Work-Life-Balance gehört dazu, dass auch Sie einmal früher gehen oder später kommen können. Da die Kommu-nikation mit virtuellem Chef oder den virtuellen Teams auch vor : und nach : Uhr stattfin-det, haben viele Assistentinnen ein Firmen-Smart-phone. Vereinbaren Sie in diesem Fall unbedingt, wann Sie erreichbar sind und wann nicht. Wenn das Projekt gerade in die „heiße Phase“ geht, kann diese Vereinbarung auch mal ausgesetzt werden, aber wenn wieder der Normalzustand erreicht ist, müssen auch wieder die vorigen Absprachen zur Erreichbarkeit gelten.

Interkulturell – was ist zu beachten?

Virtuelle Teams gehören meist unterschiedlichen Kulturen an. Wir sind zwar nicht Sklave unserer kulturellen Prägung, aber wir beurteilen das Ver-halten anderer vor dem eigenen kulturellen Hin-tergrund. Nach Geert Hofstede, Experte für Kul-turwissenschaften, gibt es fünf Dimensionen, in denen sich die Unterschiede zeigen:» Machtdistanz (groß – klein)» Kollektivismus vs. Individualismus

» Maskulinität vs. Feminität» Unsicherheitsvermeidung (stark – schwach)» Langzeitorientierung (niedrig – hoch)Um ein konstruktives Miteinander zu ermög-lichen, ist es wichtig, diese Unterschiede zu kennen. Die Frage, ob jemand mit Minuten Verspätung noch pünktlich ist, ist auch eine kul-turelle. Thematisieren Sie im Team bei den Ab-sprachen und Vereinbarungen auch solche Un-terschiede, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.

Als Assistentin gehört es zu Ihren Aufgaben, sich um die kulturellen Ansätze zu kümmern. Das be-deutet, dass Sie sich ein ausreichendes Wissen in diesem Bereich aneignen und entsprechend han-deln sollten. Bieten Sie dem Team dieses Wissen an und relativieren Sie Bewertungen der Team-mitglieder untereinander – zum Beispiel wenn es mal wieder eine Diskussion um die Pünktlichkeit bei Besprechungen gibt.

Der virtuelle Chef

Viele der angesprochenen Tätigkeiten fallen bei Ih-nen auch dann an, wenn Sie für einen virtuellen Chef arbeiten. Auch hier ist es nicht sinnvoll, auf Papier zu setzen, um die Abläufe zu organisieren. Machen Sie als Assistentin Ihrem Chef Vorschläge, wie sich die virtuelle Zusammenarbeit optimieren lässt.

Ein OneNote-Notizbuch für die Reise- und Besprechungsorganisation hilft bei der Kommu-nikation zwischen Ihnen, erleichtert aber auch dem Chef selbst die Arbeit. Auch den Jour fixe können Sie in einem OneNote-Notizbuch vor- und nachbereiten. Papier, das Ihr Chef dabeihat, ist für Sie als Assistentin nicht sichtbar und damit nicht organisierbar. Sprechen Sie sich daher eng ab, was wann und wie digitalisiert wird. Virtuelle Chefentlastung bedeutet klare Absprachen: Wie werden E-Mails kategorisiert? Welche Kürzel ste-hen in der Kommunikation wofür? So erkennt jeder auf einen Blick, was der andere gerade von ihm will.

Wenn Sie als Assistentin Ihrem Chef oder dem Team viel virtuell zuarbeiten, ist es sinnvoll, wenn Sie sich selbst ebenfalls virtuell organisieren. Füh-ren Sie Ihre To-do-Liste – nur eine einzige – elek-tronisch und machen Sie sie damit auch für Ihren Chef oder Ihre Vertretung transparent. Bearbei-ten Sie Elektronisches auch elektronisch. Eine Papier-Wiedervorlage für ausgedruckte Mails gehört der Welt des Gestern an. Virtuelles Arbei-ten bietet viele Chancen – etwa wenn es um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie geht –, wenn alle Seiten bereit sind, sich auf diese Form der Arbeit einzulassen, und die Voraussetzungen stimmen. ¶

Autorin: Christine Maurer

HINWEIS

Bevor Sie die Besprechungszeit festlegen, können Sie zum Beispiel unter www.zeitzonen.de/uhrzeit_konferenzplaner_zeitzonen prüfen, wie spät es an den Standorten der jeweiligen Teammitglieder ist.

„Nehmen Sie die Menschen,

wie sie sind, andere gibt’s nicht.“

Konrad Adenauer ( – ), erster Bundeskanzler der

Bundesrepublik Deutschland

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TOPTHEMA

CHECKLISTE

ORGANISATION UND KOMMUNIKATION

Erfolgsfaktoren für virtuelle TeamsVirtuelle Teams arbeiten unter besonderen Bedingungen. Die Teammitglieder sitzen nicht nur an mehreren Standorten, sie arbeiten auch zu unterschiedlichen Zeiten und sprechen unter Umständen auch verschiedene Sprachen. Damit die Zusammenarbeit wirklich funktioniert, ist viel Organisation und Kommunikation vonnöten.

Im Idealfall findet bei Beginn der Arbeit des virtuellen Teams ein persönliches Treffen statt. Ist das nicht möglich, sollte den-noch ausreichend Zeit eingeplant werden, um sich kennenzu-lernen. Eine ausgiebige Vorstellungsrunde ist Pflicht.

Sorgen Sie für regelmäßige Besprechungen unter allen Team-mitgliedern. Sie ersetzen die formellen und informellen Tref-fen von Mitarbeitern, die alle in einem Unternehmen sitzen. Hier sollte auch Raum für ein wenig Smalltalk sein.

Alle Mitglieder des Teams müssen über die technischen Vo-raussetzungen der virtuellen Zusammenarbeit und den Zu-gang zu allen relevanten Daten verfügen.

Halten Sie Absprachen immer schriftlich fest. Die Gefahr ist groß, dass Vereinbarungen zu Zielen und Terminen durch Missverständnisse doch nicht umgesetzt werden. Legen Sie Ergebnisprotokolle immer schnellstmöglich so ab, dass alle darauf zugreifen können. Setzen Sie dabei vor allem auf Kolla-borationstools, die jeder nutzen und pflegen kann.

Jedes Teammitglied ist wegen einer speziellen Qualifikation Teil des Teams. Stellen Sie sicher, dass alle untereinander wis-sen, wer genau welche Aufgabe im Projekt hat und wer für welche Fragen jeweils zuständig ist.

Kommunikation ist wichtig. Alle Teammitglieder sollten daher Zugang zu den Chats und den Social-Media-Kanälen haben, die zum Projekt dazugehören. Hier sind auch informelle und eher private Gespräche gut aufgehoben.

Oberste Regel für alle Gespräche: Vertraulichkeit ist Pflicht. Die Gruppe sollte mit einer Stimme nach außen sprechen. Aus-einandersetzungen und Konflikte bleiben in der Gruppe.

Bei internationalen Teams ist die Projektsprache in der Regel Englisch. Damit die Verständigung gut klappt, müssen natür-lich alle die Sprache ausreichend gut sprechen. Allerdings ist es auch sinnvoll, in Telefon- und Videokonferenzen klar und deutlich zu sprechen, damit Fremdsprache und schlechte Übertragungsqualität gemeinsam nicht für unverständliches Kauderwelsch sorgen. Regelmäßige Zusammenfassungen des Besprochenen helfen allen Beteiligten, das Gesagte besser einzuordnen.

raussetzungen der virtuellen Zusammenarbeit und den Zu-gang zu allen relevanten Daten verfügen.

Halten Sie Absprachen immer schriftlich fest. Die Gefahr ist groß, dass Vereinbarungen zu Zielen und Terminen durch Missverständnisse doch nicht umgesetzt werden. Legen Sie Ergebnisprotokolle immer schnellstmöglich so ab, dass alle darauf zugreifen können. Setzen Sie dabei vor allem auf Kollaborationstools, die jeder nutzen und pflegen kann.

Jedes Teammitglied ist wegen einer speziellen Qualifikation Teil des Teams. Stellen Sie sicher, dass alle untereinander wissen, wer genau welche Aufgabe im Projekt hat und wer für welche Fragen jeweils zuständig ist.

Missverständnisse doch nicht umgesetzt werden. Legen Sie Ergebnisprotokolle immer schnellstmöglich so ab, dass alle darauf zugreifen können. Setzen Sie dabei vor allem auf Kolla-

Jedes Teammitglied ist wegen einer speziellen Qualifikation Teil des Teams. Stellen Sie sicher, dass alle untereinander wis-

groß, dass Vereinbarungen zu Zielen und Terminen durch Missverständnisse doch nicht umgesetzt werden. Legen Sie Ergebnisprotokolle immer schnellstmöglich so ab, dass alle darauf zugreifen können. Setzen Sie dabei vor allem auf Kollaborationstools, die jeder nutzen und pflegen kann.

Jedes Teammitglied ist wegen einer speziellen Qualifikation Teil des Teams. Stellen Sie sicher, dass alle untereinander wissen, wer genau welche Aufgabe im Projekt hat und wer für welche Fragen jeweils zuständig ist.

Oberste Regel für alle Gespräche: Vertraulichkeit ist Pflicht. Die Gruppe sollte mit einer Stimme nach außen sprechen. Aus-einandersetzungen und Konflikte bleiben in der Gruppe.

Bei internationalen Teams ist die Projektsprache in der Regel Englisch. Damit die Verständigung gut klappt, müssen natürlich alle die Sprache ausreichend gut sprechen. Allerdings ist es auch sinnvoll, in Telefondeutlich zu sprechen, damit Fremdsprache und schlechte Übertragungsqualität gemeinsam nicht für unverständliches Kauderwelsch sorgen. Regelmäßige Zusammenfassungen des Besprochenen helfen allen Beteiligten, das Gesagte besser einzuordnen.

7www.sekretaria.de

CHECKLISTE

MAL RAUS AUS DEM BÜRO

Arbeiten im Homeo�ceVon zu Hause aus arbeiten – für viele Arbeitnehmer ist das ein Traum. Und auch immer mehr Arbeitgeber finden Gefallen an der Idee, dass Mitarbeiter im Home-office statt im Büro sitzen. Wenn die Rahmenbedingungen stimmen, gewinnen beide Seiten.

35 Prozent der Arbeitnehmer würden für die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten,

ihren Job wechseln, so eine Bitkom- Studie. In Zei-ten, in denen Unternehmen über Fachkräfteman-gel klagen, ist das ein alarmierender Wert. Und so ist es kein Wunder, dass viele Arbeitgeber ihren Angestellten diese Option anbieten.

Vor- und Nachteile des Homeo�ce

Keine Wege, keine Fahrtzeit, keine Staus – das sind vermutlich die Vorteile, die den meisten Menschen einfallen, wenn sie an ein Homeoffice denken. Vor allem Arbeitnehmer mit weiten Wegen zur Arbeits-stätte profitieren. Gleich an zweiter Stelle steht si-cherlich die Flexibilität. Ein Paket annehmen, in der Mittagspause die Kinder von der Schule abholen, ihnen das Essen zubereiten und darauf achten, dass sie die Hausaufgaben machen: Das ist natürlich nur

möglich, wenn man vor Ort ist. Die Zufriedenheit und die Motivation wachsen bei solchen Rahmen-bedingungen – ganz im Sinne des Arbeitgebers.

Aber es gibt auch Nachteile. Unter Umständen wird die Kommunikation schwieriger. Fehlenden Austausch und sinkende Produktivität fürchten laut Studie Prozent der Arbeitgeber. Vielen Ar-beitnehmern fällt es schwer, Arbeit und Privatleben zu trennen, wenn sich das Büro im gleichen Haus befindet. Allerdings lassen sich solche Probleme durch gute Organisation, Disziplin und Kommuni-kation leicht vermeiden.

Als Sekretärin im Homeo�ce?

Können auch Sie als Sekretärin oder Assistentin im Homeoffice arbeiten? Der Gedanke wirkt auf den ersten Blick befremdlich. Sie sind doch diejenige, die immer da und für alle ansprechbar ist. Aber es

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ERFOLGREICH IM JOB

muss ja nicht gleich Vollzeit sein, schon ein oder zwei Tage Homeoffice können viel bringen. Und auch für eine Sekretärin oder Assistentin ist die Ar-beit auf Entfernung machbar. „Wenn sich alle darauf einstellen müssen, dass die Sekretärin nicht immer und sofort verfügbar ist, kann das Unternehmen davon profitieren“, sagt Claudia Kauscheder, die auf ihrem Blog abenteuerhomeoffice.at Tipps und Kurse zum Thema anbietet. „Workflows werden auf ihre Machbarkeit hin überprüft und überarbeitet, es kommt mehr Struktur in die Zusammenarbeit und die Sekretärin fühlt sich anerkannt und im Rah-men auch selbstbestimmt.“

Welche Aufgaben eignen sich?

Grundsätzlich eignet sich alles fürs Homeoffice, für das Sie sich über einen längeren Zeitraum konzen-trieren müssen und Ruhe brauchen. „Egal ob bei der Vorbereitung einer Präsentation oder bei Be-rechnungen etwa für Auswertungen – bei solchen Tätigkeiten sind Unterbrechungen der Untergang. Auch für reine Schreibarbeiten ist es nicht not-wendig, im Büro zu sitzen“, erläutert Kauscheder. „Ungeeignet sind dagegen alle Aufgaben, bei de-nen der persönliche Kontakt notwendig ist – und zwar nicht virtuell zum Beispiel in einem Skype-Ge-spräch, sondern wirklich face to face. Ansonsten kann es nur schwierig werden, wenn große Papier-mengen oder hochsensible Unterlagen hin- und hertransportiert werden müssen.“

Reservieren Sie Aufgaben

Legen Sie sich einen Ablagekorb an, in den Sie die Unterlagen für passende Aufgaben hineinwerfen, beispielsweise:» Briefings für Recherchen» Notizen für den Projektbericht» Informationen für die Reiseorganisation» Unterlagen für die Reisekostenabrechnung

Für die Tage im Homeoffice müssen Sie nur noch die Dokumente mitnehmen. Sie bilden so Aufga-benblöcke, die Sie am Stück abarbeiten können.

So überzeugen Sie Ihren Chef

Sie selbst wollen im Homeoffice arbeiten, aber Ihr Chef ist nicht begeistert von der Idee? Dann schlagen Sie ihm einen Testzeitraum vor. Geeig-net sind Reisetage Ihres Vorgesetzten. Da er selbst unterwegs ist, vermisst er Sie nicht im Zimmer nebenan. Sind Organisation und Kommunikation perfekt eingerichtet, bemerkt er Ihre Abwesenheit nicht einmal. Und wenn Sie ihm dann die Präsen-tation hinlegen, die Sie ungestört im Homeoffice in Rekordzeit erstellt haben, haben Sie schon viele gute Argumente gesammelt.

Tipps für die Arbeit im Homeo�ce

Keine Frage, die Arbeit von zu Hause aus ist zu-nächst ungewohnt. Gerade am Anfang kann es schwierig sein, Arbeit und Privatleben zu trennen.

Viel StrukturWiderstehen Sie der Versuchung, neben Ihrer Ar-beit fürs Büro noch die Hausarbeit zu erledigen. „Ich habe gelernt, in meinen Arbeitszeiten den Haushalt zu ignorieren“, erzählt Kauscheder. „Es ist sehr wichtig, Arbeit und Privatleben zu trennen, mit sich selbst feste Arbeitszeiten zu vereinbaren, diese zu planen und sich dann daran zu halten. Dann entsteht auch das Gefühl, mit der Arbeit fer-tig zu sein.“

Viel Organisation

Grundsätzlich ist die Ausstattung des Homeoffice Sache des Arbeitgebers, aber es liegt in Ihrem ei-genen Interesse, auch hier einen optimal organi-sierten Arbeitsplatz vorzufinden. Von zentraler Be-deutung ist, dass Sie Zugang zu allen Daten und Dokumenten haben und Ihnen alle Hilfsmittel vor-liegen. Optimieren Sie die digitale Ablage so, dass alle notwendigen Dokumente für Sie über den Ser-ver zugänglich sind, und stellen Sie sicher, dass alle Kollaborationstools auch zu Hause laufen.

Viel Kommunikation

Auch für Ihre Kollegen bedeutet es eine Umstel-lung, wenn Sie im Unternehmen nicht mehr stets vor Ort sind. „Kommunizieren Sie im Team, wann Sie erreichbar sind und wann nicht“, rät Kausch-eder. „Wenn Sie auch außerhalb der Bürozeiten im Homeoffice ans Telefon gehen oder E-Mails beantworten, gelingt die wichtige Abgrenzung nicht.“ Außerdem entfällt dann ein wesentlicher Vorteil des Homeoffice, nämlich die Möglichkeit, eine Weile ungestört arbeiten zu können. Je nach-dem, wie selbstständig Ihr Chef und Ihre Kollegen sind, ist hier Überzeugungsarbeit notwendig. Zei-gen Sie, dass Sie weiterhin für alle erreichbar sind:» Rufen Sie in Ihrer Kommunikationszeit zurück,

wenn Sie Nachrichten auf Ihrem Anrufbeant-worter haben, auch wenn Sie nur mitteilen, dass Sie den Sachverhalt morgen im Büro klä-ren werden. Melden Sie sich gar nicht zurück, entsteht schnell die Überzeugung „Ich wusste doch, dass das nicht funktioniert.“

» Seien Sie bei Telefon- oder Videokonferenzen pünktlich und signalisieren Sie so, dass Termine für Sie bindend sind, egal ob Sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten.

» Beim Homeoffice ist es wichtig, Ihre Leistung transparent zu machen. Eine Lösung: Schreiben Sie Ihrem Chef oder Ihren Kollegen eine Nach-richt, sobald Sie eine Aufgabe abgeschlossen ha-ben: „Reisekostenabrechnung Mai ist fertig, bitte freigeben.“ So machen Sie Ihre Arbeit sichtbar.

„Die Arbeit im Homeoffice kann ein emotionales Freiheitsgefühl schenken und damit die Loyalität steigern“, fasst Expertin Kauscheder zusammen. Dafür lohnt es sich, ein wenig Überzeugungs- arbeit zu leisten. ¶

Autorin: Cordula Natusch

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LEKTÜRE

Welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Homeoffice haben, lesen Sie auf den folgenden Seiten.

9www.sekretaria.de

ERFOLGREICH IM JOB

TELEARBEIT

Welche Rechte Sie im Büro zu Hause habenDank Internet und veränderter Arbeitswelten ist das Homeoffice schon in viele Wohnungen und Privathäuser eingezogen. Immer mehr Firmen ermöglichen ihren Beschäftigten die Arbeit von zu Hause aus. Sobald es sich um eine aus-drücklich vereinbarte Telearbeit handelt, gelten für beide Seiten klare Regeln – und der Arbeitgeber muss Sie dabei unterstützen.

Regelmäßig im Homeoffice zu arbeiten oder einige berufliche Aufgaben am heimischen

PC zu erledigen, bedeutet nicht zwangsläufig, an einem Telearbeitsplatz tätig zu sein.

Was ist ein Telearbeitsplatz?

Ein Telearbeitsplatz ist ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privat-bereich des oder der Beschäftigten – sozusagen ein „ausgelagerter“ Betriebsbereich in Ihren eige-nen vier Wänden. Und zwar erst dann, wenn Sie mit Ihren Vorgesetzten die Bedingungen dafür arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Verein-barung festgelegt haben. Dazu gehören etwa auch wöchentliche Arbeitszeiten und eine Anga-be, für wie lange der Telearbeitsplatz eingerichtet wird. Je nach Arbeitssituation können dabei auch Verpflichtungen wie etwa Erreichbarkeiten oder die Teilnahme an Telefonkonferenzen geregelt sein.

Sobald es sich eindeutig um einen Telearbeits-platz handelt, muss der Arbeitgeber auch die benötigte Ausstattung des Bildschirmarbeitsplat-zes dafür bereitstellen und installieren (lassen), samt Mobiliar und Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen. Gesetzliche Grundlage ist hier die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), in die Telearbeitsplätze bei einer Neu-fassung im Dezember mit aufgenommen wurden. Das Arbeiten unterwegs am Tablet oder Notebook zählt laut der Verordnung nicht zur Telearbeit. Es handelt sich lediglich um beruflich bedingte „mobile Arbeit“.

Zutrittsrecht: Was darf der Chef?

Bei Telearbeitsplätzen ist der Arbeitgeber auch dazu verpflichtet, für geeignete und sichere Arbeitsbedingungen zu sorgen, also unter an-derem ergonomische Faktoren zu berücksich-tigen. Daher sollten Sie in gewissem Rahmen ein Zutrittsrecht des Arbeitgebers oder von ihm beauftragter Personen (zum Beispiel Betriebsarzt oder Fachkraft für Arbeitssicherheit) vereinba-

ren. Doch keine Sorge: Sie brauchen nicht Ihre Wände mintgrün zu streichen, nur weil Ihr Chef es förderlich findet. Vielmehr hat der Arbeitgeber nur begrenzte Rechte und Möglichkeiten, die Ar-beitsumgebung im Privatbereich zu beeinflus-sen. Deshalb bezieht sich die Verordnung bei Telearbeitsplätzen vor allem auf Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze, also etwa einen ge-eigneten Bürostuhl, Tisch, Monitor und Beleuch-tung. Sie selbst können auch dazu beitragen, dass Ihnen die Arbeit leichter von der Hand geht: Ein aufgeräumter Raum, eine angenehme Atmo-sphäre, schöne Tools und frische Blumen fördern die Motivation.

Kostenerstattung: Was Sie erwarten dürfen

Mit dem Telearbeitsplatz stellen Sie dem Arbeit-geber Raum Ihrer Wohnung zur Verfügung, für den Sie die Miete bezahlen, obwohl Sie ihn in dem Sinne nicht privat nutzen. Obendrein sind mit der Telearbeit meist auch höhere Betriebskosten ver-bunden, etwa für Telefonate oder Internet. Diese zur Arbeitsausführung dienenden Kosten muss der Arbeitgeber erstatten, sofern keine hiervon abweichenden Regelungen getroffen worden sind. Darauf weist die Verwaltungs-Berufsgenos-senschaft (VBG) in einer Broschüre hin, die noch viele weitere nützliche Hinweise enthält (siehe Tippkasten). Demnach sollten die einzelnen Po-sitionen und die Art der Aufwandserstattung – pauschal oder auf Nachweis – in einer individu-ellen oder betrieblichen Vereinbarung geregelt sein. Und: Als Telearbeitnehmer(in) genießen Sie wie alle Beschäftigten den vollen Schutz der ge-setzlichen Unfallversicherung bei der Arbeit sowie auf Arbeitswegen. ¶

Autorin: Christine Lendt

ZUM NACHSCHLAGEN

Einen detaillierten Ratgeber zur Telearbeit hat die Verwaltungs-Be-rufsgenossenschaft im August veröffentlicht: Die Broschüre „Telear-beit – Gesundheit, Gestaltung, Recht“ können Sie kostenlos auf der Home-page www.vbg.de herunterladen (im Medien-Center unter „Broschüren“ per Suchbegriff „Telearbeit“).

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FACHWISSEN

So gelingen Video-konferenzenVideokonferenzen bieten Unter-nehmen viele Vorteile. Der Produk-tivitätsgewinn ist hoch, weil Sie sich schnell mit Kollegen abstim-men können, die im Homeo�ce, in einem anderen Gebäude oder gleich in einer anderen Stadt sit-zen – ohne stundenlange Dienst-reisen zu unternehmen.

Der Preis für Videokonferenzen ist nicht der Rede wert: Virtuelle Konferenzräume bei WebEx oder GoToMeeting gibt es ab Euro pro Monat und Orga nisator. Dafür können Sie in einem Monat be-liebig viele Videokonferenzen mit bis zu acht Teil-nehmern organisieren. Wenn Ihr Unternehmen so nur eine Dienstreise pro Monat spart, ist das Geld wieder drin.

Was bieten Ihnen die Videokonferenz-Lösungen?

Während bei einer Telefonkonferenz nur der Ton übertragen wird, übertragen Videokonferenz-Tools nicht nur Bild und Ton, auf Wunsch kann ein Teilneh-mer auch seinen Bildschirm teilen. So arbeiten alle gemeinsam an einem Dokument oder schauen auf eine Präsentation. Und weil alle Teilnehmer sichtbar sind, entfällt die Frage, ob Kollege X gerade anwe-send ist.

Für Kollegen oder Kunden, die nicht am Termin teilnehmen können, bieten die meisten Programme eine Aufnahmefunktion. Damit ist es möglich, die Präsentation und den Ton (aber nicht die Videobilder der Teilnehmer) später noch einmal abzuspielen. Das ist auch für Schulungen ideal, weil sich die Teilneh-mer das Video im Anschluss noch einmal anschauen können.

Anders als eine Telefonkonferenz-Lösung, die fast immer schwierig zu steuern ist, bieten Videokonfe-renz-Lösungen eine grafische Benutzeroberfläche. So sehen die Teilnehmer jederzeit, welche Personen dabei sind, und der Moderator kann steuern, wer seinen Bildschirm teilt sowie wer zu hören ist oder nicht.

KONFERENZ LÖSUNGEN

Bild 1: Über eine gra�sche Ober�äche lassen sich Videokonfe-renzen einfach steuern

Welche Software gibt es für Videokonferenzen?

Für den Anfang sollte ein kleines Team die richtige Software auswählen und gründlich testen, damit bei der Premiere keine technischen Probleme auftreten. Wenn sich die Software in einem kleinen Team be-währt hat, ist es Zeit, das Programm mehr Abteilun-gen zugänglich zu machen. Wichtig dabei ist, dass jeder Organisator häufiger Videokonferenzen einen eigenen Account hat, den er exklusiv nutzen kann. Grundsätzlich gibt es drei Kategorien.

Videokonferenz-Lösungen auf monatlicher Basis

Anbieter wie WebEx oder GoToMeeting bieten eine reine Videokonferenz-Lösung an, die auf monat-licher Basis bezahlt wird. Die Preise steigen mit der Anzahl der möglichen Teilnehmer, von denen nur der Organisator des Meetings einen kostenpflichti-gen Account benötigt. Los geht’s beim Marktführer WebEx bei Euro im Monat. Dafür können bis zu acht Teilnehmer miteinander konferieren. Wer sich für ein Jahr an WebEx bindet, zahlt Euro pro Monat bzw.

TIPPS & TRICKSWerden Sie zur Assistentin 4.0: An dieser Stelle �nden Sie regelmäßig Tipps und Tricks zu neuen und bekannten Apps für Smartphones und Computer.

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Euro im Jahr. Für bzw. Euro im Monat kön-nen bis zu Personen miteinander sprechen. GoTo-Meeting ist für wenige Teilnehmer etwas teurer: Der Organisator zahlt Euro pro Monat für bis zu zehn Teilnehmer oder Euro pro Monat (also Euro im Jahr), wenn Sie sich für ein Jahr binden. Bis zu Teil-nehmer kosten Euro im Monat bzw. bei jährlicher Zahlung Euro pro Monat – also Euro im Jahr. Für so viele Teilnehmer müssten Sie bei WebEx schon bzw. Euro im Monat hinlegen – könnten dann aber sogar Teilnehmer einladen. Das zeigt, dass die Tarife der beiden großen Anbieter schwer zu ver-gleichen sind.

Großer Vorteil dieser beiden Lösungen: Nur der Organisator muss sich beim Anbieter anmelden und ein Konto einrichten. Die Teilnehmer klicken nur auf den per E-Mail zugeschickten Link, um dabei sein zu können. Wer erst einmal günstig starten möchte, um Erfahrungen in diesem Bereich zu sammeln, dem seien WebEx und GoToMeeting ans Herz gelegt.

Integrierte Videokonferenz-Lösungen

In die zweite Kategorie fallen Anbieter wie Google und Microsoft: Deren Videokonferenz-Lösungen Hangouts Meet und Skype for Business – nicht zu verwechseln mit Skype für Privatkunden – sind in die Office-Pakete Google Suite bzw. Microsoft Office eingebunden und lassen sich nicht einzeln buchen. Dafür sind die Tools gut in die Oberflächen integ-riert: So kann man zum Beispiel aus dem Kalender Einladungen für eine Videokonferenz verschicken. Dafür gibt es Einschränkungen: Bei Hangouts Meet beispielsweise ist die Einwahl per Telefon – praktisch für alle, die unterwegs sind oder deren Computer kein gutes Mikrofon hat – nur ab dem höchsten Tarif möglich. Wer eh schon Office oder Google Suite (früher auch Google Apps genannt) nutzt oder nut-zen möchte, sollte sich die integrierten Videokonfe-renz-Lösungen genauer anschauen.

Hardware und Software im Paket

In die dritte Kategorie fallen Anbieter wie LifeSize und Polycom. Beide bündeln Hard- und Software und werben mit einer besonders guten Ton- und Bildqualität. Die hat allerdings ihren Preis. Die Tatsa-che, dass beide Anbieter die Tarife nur auf Anfrage nennen, zeigt schon, dass die Zielgruppe nicht der Massenmarkt ist.

Welche Hardware brauchen Sie?

WebEx, GoToMeeting sowie Hangouts Meet und Skype for Business laufen auf jedem Windows- oder Mac-Rechner sowie auf den gängigen Smartphone- Plattformen iOS und Android. Wer mehrere Video-bilder und das Bildschirm-Teilen gleichzeitig nutzen will, braucht einen leistungsfähigen Rechner, sonst kann es zu Ton- und Bildstörungen kommen.

Ein Teilnehmer

Der Ton ist für ein effizientes Meeting entscheidend, daher lohnt sich die Investition in ein ordentliches

Headset, wenn der Teilnehmer allein an einer Video-konferenz teilnehmen möchte. Wer kein Headset parat hat, kann sich bei WebEx und GoToMeeting auch per Telefon einwählen, aber der Ton klingt eher dumpf. Dafür ist die Konferenz auch bei langsamen Internetverbindungen stabil, was viel wert ist. Wenn der Desktop-Rechner keine Kamera besitzt, ist es sinnvoll, eine gute HD-Kamera ab Euro aufwärts zu kaufen. Diese Kameras haben dann auch häufig ein eingebautes Mikrofon. Neue Notebooks haben inzwischen fast immer eine eingebaute Kamera, Smartphones und Tablets sowieso.

Mehrere Teilnehmer

Wenn mehrere Teilnehmer in einem Besprechungs-raum sitzen, reichen eine einfache Webcam und ein kleiner Lautsprecher nicht mehr aus. Dann emp-fiehlt sich die Investition in ein Mikro-Lautsprecher-Kamera- Set, das für solche Räume geeignet ist. Für kleinere Räume genügt zum Beispiel die Logitech ConferenceCam Connect für rund Euro.

Bild 2: Mikro-Lautsprecher-Kamera-Set für kleine Räume

Für größere Räume gibt es von Logitech das Videokonferenz-System Group für rund Euro. Dieses Set besteht aus einem Lautsprecher mit mehreren Mikrofonen, einer vom Lautsprecher aus steuerbaren HD-Kamera und einer Fernbedienung. Das Set lässt sich für rund Euro um zwei zusätz-liche Mikrofone erweitern, die über den Konferenz-tisch verteilt werden können. Das macht es weiter weg sitzenden Teilnehmern einfacher, Gehör zu finden.

Bild 3: Videokonfe-renz-Lösung für mehrere Teilnehmer und größere Räume

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Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen

Videokonferenzen sind besonders effektiv, wenn sich die Teilnehmer persönlich kennen und schon länger zusammenarbeiten. Dann weiß jeder, wie der an-dere „tickt“ und wie er angesprochen werden muss. Komplett unbekannte Teilnehmer – zumal, wenn sie ohne Bild teilnehmen – sind schwer einzuschätzen und darunter leidet die Effizienz.

Vor der Videokonferenz

Mit der Einladung zum Meeting verschicken Sie als Organisatorin eine Agenda. Rufen Sie die Teilneh-mer dazu auf, die Agenda zu erweitern, wenn ihnen weitere Punkte einfallen. Schreiben Sie in die Ein-ladungs-E-Mail die Einwahldaten der Videokonfe-renz-Lösung sowie Ihre Firmen-Handynummer für den Fall, dass jemand bei der Einwahl Probleme hat.

Als Organisatorin des Meetings sollten Sie ein paar Minuten vor dem vereinbarten Termin online sein, damit sich die Teilnehmer rechtzeitig einloggen kön-nen und von Ihnen begrüßt werden. Warten Sie mit dem Start der Videokonferenz nicht allzu lange, um die Zuspätkommer zu motivieren, sich beim nächs-ten Mal früher einzuloggen. Sind alle Teilnehmer an Bord und klappen Ton- und Videoübertragung, dann kann es losgehen.

Während der Videokonferenz

Idealerweise sitzen die Teilnehmer einzeln oder maximal zu zweit vor dem Bildschirm. Dann lassen sich Wortbeiträge einfach zuordnen und alle Teilneh-mer sind gut zu sehen und zu hören. Wenn sich an einem Standort mehrere Teilnehmer in einem Raum treffen, sollten dort zwei Monitore an der Wand be-festigt sein und ein gutes Lautsprecher-Kamera-Set auf dem Tisch stehen. Um die Geräuschkulisse während der Besprechung – und erst recht bei ei-ner Präsentation – niedrig zu halten, fordern Sie die Teilnehmer zu Beginn auf, ihre Mikrofone stumm zu schalten. So hören nicht alle mit, wenn jemand eine Kaffeetasse auf dem Tisch abstellt oder in die Tastatur tippt. Über die Videokonferenz-Software können Sie alle Teilnehmer auf einmal stumm schalten. Erläutern Sie den Teilnehmern vorher, wie sie sich später zu Wort melden können.

Machen Sie die Agenda – mit einer Liste der Teil-nehmer – zu Beginn der Runde per Bildschirm-Teilen für alle sichtbar. Unter die Agenda können Sie gleich das Protokoll schreiben. Wenn alle das entstehende Protokoll live sehen können, müssen sie weniger mitschreiben und können Missverständnisse sofort ausräumen.

Als Moderator die Videokonferenz steuern

Während einer Diskussion sollte Ihr Chef als Mode-rator darauf achten, dass alle zu Wort kommen. Das ist besonders schwierig, wenn mehrere Teilnehmer in einem Raum sitzen oder an mehreren Stand-orten Leute gleichzeitig anfangen zu sprechen. Dann ist Ihr Chef gefordert. Idealerweise bittet er die Teilnehmer, sich per Chat oder Handzeichen

bemerkbar zu machen, wenn sie zu dem Punkt auch etwas sagen möchten. Möchte einer der Teil-nehmer auf seinem Bildschirm etwas zeigen, dann kann Ihr Chef ihn einladen, seinen Bildschirm mit den anderen Teilnehmern zu teilen. Während der Präsentation können sich die Teilnehmer per Chat mit dem Moderator abstimmen. Dieser kann dann die gewünschte Information in seine Präsentation einfließen lassen oder dem Fragenden das Wort erteilen. Die Chat-Funktion kann übrigens nicht nur für Rückfragen genutzt werden, sondern auch, um Links oder Zahlen allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Das ist deutlich einfacher, als eine längere URL verbal durchzugeben.

Wer seinen Bildschirm mit den Konferenzteil-nehmern teilen möchte, sollte nicht den komplet-ten Bildschirm teilen, sondern zum Beispiel nur das entscheidende Programmfenster. So werden die anderen Teilnehmer nicht von anderen Program-men – zum Beispiel eingehenden E-Mails – abge-lenkt und der Moderator kann wiederum in einem anderen Programm etwas nachschauen, ohne dass die Teilnehmer das sehen. Auch praktisch: GoTo-Meeting und andere Programme bieten die Mög-lichkeit, die Bildschirmübertragung jederzeit ein-zufrieren. Dann kann der Moderator schon mal ein anderes Dokument im selben Programm vorberei-ten, während die Teilnehmer noch über einen Punkt diskutieren. Hier besteht allerdings die Gefahr, dass man das Einfrieren nicht wieder aufhebt und sich die Teilnehmer irgendwann beklagen, dass sie nicht mehr das Bild sehen, über das der Moderator ge-rade spricht. Keine Sorge, in der Praxis kommt der Hinweis sehr schnell.

Am Ende der Videokonferenz

Wie bei einem klassischen Meeting sollte der in der Einladung genannte Zeitrahmen eingehalten wer-den. Am Schluss des Meetings sollten Sie oder Ihr Chef als Moderator kurz fragen, ob das Protokoll im Sinne aller Teilnehmer ist. Das erspart später um-ständliche Bestätigungen und Korrekturschleifen per E-Mail. Wurde ein Dokument präsentiert, verschicken Sie dieses im Anschluss sofort an die Teilnehmer. Au-ßerdem empfiehlt sich die Nachfrage, ob es noch offene Punkte gibt, die die Teilnehmer ansprechen wollen.

Videokonferenzen können Abstimmungen mit Kollegen und Externen deutlich beschleunigen und so manche Dienstreisen überflüssig machen. Helfen Sie technisch weniger versierten Kollegen vor Ort, damit sie sich sicher fühlen in der Bedienung der Videokonferenz-Lösung. Das senkt die Eintrittshürde und steigert die Akzeptanz. ¶

Autor: Sebastian Brinkmann

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FREIHEIT UND UNABHÄNGIGKEIT

Selbstständig als virtuelle AssistentinProjektarbeit, Geschäftskorrespondenz oder Telefonservice – immer mehr Unternehmen lagern solche Aufgaben an Dienstleister aus. Für das sekretaria Magazin sprach Tanja Bögner mit Christina Ehms über die Aufgaben und den Arbeitsalltag einer selbst ständigen virtuellen Assistentin.

sekretaria Magazin: Frau Ehms, wie sind Sie auf die Idee gekommen, virtuell zu arbeiten?Christina Ehms: Den Wunsch, selbstständig zu arbeiten, hatte ich schon etwa zwei Jahre im Kopf und im Herzen, bevor ich den Schritt gegangen bin. Bei der Suche nach einer passenden Berufs-bezeichnung bin ich auf den Begriff der virtuellen Assistentin gestoßen. Bis dahin war ich fast Jah-re lang als Assistentin angestellt. Allerdings konn-te ich mich hin und wieder nicht mit den Aufga-ben identifizieren, weil ich den Sinn darin nicht sah. bin ich aus dem Angestelltenverhältnis ausgeschieden und habe mich als virtuelle Assis-tentin und Office-Coach selbstständig gemacht.

Welchen Weg hatten Sie davor beschritten?Ich habe eine Ausbildung zur fremdsprach-lichen Wirtschaftskorrespondentin gemacht und danach verschiedene Berufsstationen durchlau-fen. Meine erste Berufsbezeichnung war Schreib-kraft, dann hieß es Sekretärin und im Laufe der Zeit war es die Assistentin. habe ich bei der sekretaria Office Akademie den Fernlehrgang zur Geprüften Management-Assistentin absolviert.

Welche Aufgaben übernehmen Sie als virtuelle Assistentin denn genau für Ihre Kunden?Ich habe mich auf die Bereiche Eventmanage-ment, Seminarorganisation, Öffentlichkeitsarbeit und PR sowie das Office-Coaching spezialisiert. Außerdem unterstütze ich Assistentinnen nach dem Wiedereinstieg als Mentorin.

Nutzen denn schon viele Unternehmen eine virtuelle Assistenz?Meistens beauftragen Selbstständige und kleine bis mittelständische Unternehmen eine virtuelle Assistentin. Die Gründe sind sehr vielfältig: Der eine möchte seine Geschäftsbriefe und E-Mails abgeben, der andere lagert ganze Projekte aus.

Wie organisieren Sie da Ihren Arbeitstag?Grundsätzlich ist mein Arbeitstag wie der einer fest angestellten Assistentin organisiert, ein kon-sequentes Zeitmanagement ist unerlässlich. Da ich mir die Fahrzeit zur Arbeitsstelle spare, nutze

ich diese für die Erstsichtung von Nachrichten und E-Mails. Ich setze mir Tages- sowie Wochenziele und arbeite diese ab. Dabei vergesse ich schon einmal eine Mittagspause und der Feierabend ist manches Mal „open end“, da es keine räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben gibt.

Welche Vor- und Nachteile hat denn die virtuelle Arbeit?Die virtuelle Arbeit erfordert Selbstdisziplin, Struk-tur und die Fähigkeit, mit allem gut umzugehen. Generell bedeutet es Freiheit und Unabhängig-keit. Ich kann mir meine Kunden quasi aussuchen und meine Arbeitszeiten selbst festlegen. Aber ich muss auch alle Entscheidungen selbst treffen und verantworten. Ein geregeltes Einkommen ist kei-ne Selbstverständlichkeit.

Ab welchem Alter bzw. mit wie viel Berufserfah-rung sollte man sich selbstständig machen?Da sprechen Sie einen sehr wichtigen Punkt an. Ich meine, dass zwei bis drei Jahre Berufserfah-rung für eine Selbstständigkeit nicht ausreichen. Zehn bis Jahre sollten es sein. Wenn ich mich als Expertin auf meinem Gebiet bezeichne, wirke ich nur mit großer Berufserfahrung glaubwürdig.

Welche Tipps haben Sie für unsere Leserinnen für die Arbeit in virtuellen Teams?Virtuelle Teams sollten sich in bestimmten Zeitab-ständen persönlich treffen und einen respektvol-len und wertschätzenden Umgang miteinander pflegen. Für den Austausch sowie die Aufgaben-zuordnung und -bearbeitung ist ein gemeinsa-mes Tool wichtig. Ich bin großer Fan des Tools Trello, das sich hierfür hervorragend eignet. Wei-terhin ist ein gutes Netzwerk sinnvoll, da virtuell Arbeitende sich auch gegenseitig weiterempfeh-len und kooperieren. ¶

Vielen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Tanja Bögner.

LEKTÜRE

Dieser Text ist ein Ausschnitt aus dem Interview mit Christina Ehms. Das vollständige Gespräch können Sie im Internet nachlesen:

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CHRISTINA EHMS

arbeitet als selbstständige virtuelle Assistentin und Office-Coach in ihrem Homeoffice. Sie legt beson-deren Wert auf den Austausch mit Kolleginnen und ist auf Facebook und XING aktiv.

christina-ehms.de

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INTERVIEW

KÖRPERSPRACHENWISSEN

Der lebhafte, gelbe Körpersprachen-TypSie gehören zu den extravaganten Typen: die lebendigen, initia tiven Chefs. Meist wird ihnen die Farbe Gelb zugeordnet. Sie erkennen Ihren Chef hier wieder? Dann handeln Sie nach der Devise: „Nur nichts überstürzen!“

Einen lebhaften Chef übersieht niemand: Seine Kleidung ist immer up to date. Selbst schlichte

Kleidung wird mit auffälligen Schnitten oder an-gesagten Turnschuhen kombiniert. Der gelbe Typ hat ein gutes Gespür für Mode. Kreativität und Äs-thetik sind wichtige Bestandteile seines Arbeitsle-bens: Alles muss einen famosen Eindruck hinter-lassen – und sich wöchentlich ändern.

Kennzeichen: eine Körpersprache mit wenig Distanz

Der erste – und richtige – Eindruck: Dieser Typ ist nähebedürftig.

Beweglich, aber auch wechselhaft

Der Umgang mit dem gelben Typ ist nicht immer einfach. Einerseits ist er stets freundlich, anderer-seits aber unzuverlässig und wechselhaft. Was er heute beschließt, wirft er morgen charmant und leichtfüßig wieder über Bord. Im Normalfall ist die-ser Cheftyp locker und unverkrampft, es sei denn, er ist im Stress. Dann kann er schnell hysterisch und überfordert wirken, was den Eindruck der Planlosigkeit noch verstärkt.

Den gelben Typ erkennen Sie an seinem Gang, denn er hüpft dabei federnd auf und ab. Seine Arme bewegen sich locker und im Rhythmus sei-ner Schritte mit. Er bleibt nie lange in seinem Büro und an seinem Schreibtisch und wenn er es doch einmal tun muss, dann sitzt er gern auf der Stuhl-kante, auf fremden Stuhllehnen oder auf Tischen.

Ober�ächlich, aber auch vielseitig

Wenn der gelbe Typ gestikuliert, benutzt er die Gesten dieser Welt: rund, eckig, hoch, tief, rechts, links, beschreibend und zeichnend … In der Regel arbeitet sein gesamter Körper den Gesten zu. Dies spiegelt seine Vielseitigkeit wider, die ihn gele-gentlich an den Rand der Oberflächlichkeit führt.

Seine Mimik ist ausgesprochen freundlich und er ist immer spontan bereit, einem anderen freundlichen Menschen ein Lächeln zu schen-ken. Das macht ihn zu einem angenehmen und partnerschaftlichen Vorgesetzten, mit dem Sie zwischendurch ein kleines Flurgespräch führen können, ohne das Gefühl zu haben, ihm seine Zeit zu stehlen.

Wie Sie mit einem gelben Typ umgehen

Erst einmal zum Schreibtisch und den Computer hochfahren, dann in die Kantine, um einen Latte Macchiato zu holen, anschließend zum Chef, um sich mit ihm über die neueste, grandiose Idee zur Umstrukturierung zu unterhalten und schließlich ab zum Kunden: Dieser Chef ist immer überall, nur nicht da, wo Sie ihn vermuten. Seine Aufmerk-samkeit gilt allem und jedem, aber nicht dem pri-orisierten Ziel. So fangen Sie ihn ein:» Seien Sie beweglich und zeigen Sie ihm ein fle-

xibles und spontanes Verhalten.» Sie können bei einem Gespräch mit ihm be-

geistert nicken und ihm sogar unverbindlich zustimmen, obwohl Sie anderer Meinung sind, denn das hat er am nächsten Tag eh wieder ver-gessen, da er lieber redet als zuhört.

» Wenn Sie ihm etwas schildern, machen Sie es am besten in bildhafter Form. Das bedeutet, dass Sie in Ihre Sprache ein Beispiel oder einen Vergleich zur Verständlichkeit einbauen. Im Ideal fall malen Sie ihm die Problematik auf.

» Der gelbe Typ liebt Spielräume, pflocken Sie ihn also nicht mit einer Antwort fest. Lassen Sie ihm immer Wahlmöglichkeiten, indem Sie ihm alter-native Lösungen anbieten.

» Wer von anderen nicht gern umarmt wird, sollte bei einer Begrüßung einen langen Arm machen oder schnell hinterm Schreibtisch ver-schwinden, da er andere gern berührt. Hier hilft auch eine klare Ansage.

Setzen Sie auf Lob

Der gelbe Chef ist empfänglich für Lob, das kön-nen Sie ausnutzen. Motivieren Sie ihn mit entzück-tem Klatschen, mit lächelnder Zustimmung oder mit einem wohlwollenden Nicken. Wenn es Ihre eigene Persönlichkeit zulässt, suchen Sie Nähe: Klopfen Sie ihn aufmunternd auf die Schultern, an die Oberarme oder Hände, wenn es situativ passt. Pflegen Sie auf jeden Fall ein freundschaftliches Miteinander, dann kann er Ihnen so gut wie nichts abschlagen. Dazu fehlt ihm dann die nötige Dis-tanz! ¶

Autorin: Nadine Kmoth

LEKTÜRE

Nadine Kmoth

Eine Geste sagt mehr als Worte.

Körpersprache entschlüsseln und andere nonverbal beeinflussen

riva Verlag 2016

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TYPISCH CHEF

VIRTUAL WORKSPACE

A Reality Check on Non-existent O�ce SpacesVirtual offices are increasing and appear to be more than a trend. It may well be the future for many companies and their employees.

Virtual work environments have been on the rise for more than a decade and there is no

end in sight. In fact, rising fuel and real estate costs, as well as employees’ desires for more flexi-ble work conditions and hours are forcing compa-nies to shift further in this direction.

Going virtual

Millenials, those born around the mid-s to the mid-s, have now entered the workforce and with them came the technology that has paved the way for virtual offices (such as video confer-encing). As Millenials have begun their careers and globalization has emerged, the use of such technological innovations has become more widespread.

Just a trend? No. Generation Z, also known as the Post-Millenials or the iGeneration, has grown up with smartphones, iPads and a level of connec-tivity unknown to previous generations. iGens are beginning to enter the workforce now and with their influx the demand for virtual work spaces is expected to increase significantly.

What are the pros and cons for employees?

The most obvious benefit you have is the lack of a commute. This means you have more time for your private life: kids, a partner, aging parents or yourself. More time is always welcome in an era where the struggle to find work-life balance is never-ending and everyone is becoming more involved in home life, childcare and the care of seniors. As the virtual office says goodbye to clas-sic working hours, the possibility of part-time em-ployment has become a realistic option. Full-time employees can enjoy more flexible work hours, too (to a certain degree). For example, flexible working hours and more goal or task-focussed work arrangements, prevent you from having to take a day off to help at a school event or take a parent to the doctor. As long as the job gets done and goals are met, you can simply work those hours later without using any paid time off.

As most communication will be non-verbal you must remain polite and clear at all times. Infor-mation and emotions can be misinterpreted or

misunderstood more easily than when you talk in person. So, if you think you misunderstood some-thing or are upset, try to clear things up quickly and diplomatically.

What are the pros and cons for companies?

Companies can identify poor performers more easily, as each employee works more inde-pendently. Businesses can also tap into the global talent pool and loyal employees tend to be happi-er, healthier and more satisfied – they have a bet-ter attitude toward work, take fewer sick days and are more productive. This means less turnover and higher profits. Combined with lower fixed-costs (e.g. rent and utilities), these savings can be passed on in more competitive prices (which increases demand and job security) as well as em-ployee bonuses and incentive programmes.

It is harder to create a company identity and team spirit in virtual offices and it is also more difficult to resolve conflicts once they arise. Thus, profits should be invested in team-building events – which are essential for developing trust, improving teamwork and exchanging ideas, as well as preventing or resolving conflicts. To pre-vent employees feeling isolated, video conferenc-ing capabilities are essential and the appropriate hard and software must be available.

Virtual companies must be aware of increased cyber risks. These should be minimised by imple-menting proper password usage, firewalls and data security measures. Such measures must be reviewed and updated regularly.

How does the future look?

Many, though not all employees and companies can profit from working in a virtual office. It can provide greater freedom, economic flexibility, a better quality of life and more job satisfaction and security. It is undoubtedly the office of the st century. ¶

Autorin: Louise Huber-Fennell

VOCABULARY

to rise steigen

to shift sich verschieben/(in a direction) verlagern

savvy Köpfchen für etwas haben (zum Beispiel Technologie)

a lack of der Mangel (an)something

to commute/ pendeln, commute Pendelzeit

to pursue jemanden/someone/ etwas verfolgen, something etwas nachgehen

to tap into etwas abgreifen/something anzapfen

turnover Fluktuation

incentive Anreiz, Erfolgsprämie

undoubtedly zweifellos

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BUSINESS ENGLISH

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BUSINESS ENGLISH

Financial NewsIf you don’t work in finance you may never read the financial pages, especially not in another language! Let us help guide you through the peculiarities of the financial section.

As we noted above, if you work in finance you will need to be aware of figures, trends and

news in the world of finance, so the financial pag-es will not be foreign to you. However, many of us ignore the financial pages, assuming that one needs specialized knowledge to read and under-stand the rows of numbers and the articles. In fact, the information really concerns all of us, as we all have to manage money. As with any specialized area, there is of course jargon. And without un-derstanding the basic words and terms it will be impossible to understand much in the financial pages.

It’s all history

Once you do begin to read the financial pages, you will find the figures start to make sense (if they didn’t at first) and become more and more interesting. But remember that they are all his-torical: by the time they are printed in a paper (or even given online, unless it’s a live feed), the numbers will most likely have changed, so the in-formation you are given is only useful for getting a perspective on how a share or commodity is far-ing in general and the figures may not be relevant when it comes to buying or selling.

Learning what’s what

Different exchanges use different formats and conventions – some may provide sections bro-ken down by industry, then alphabetically within the industry, others do not bother and just list all companies alphabetically. Some of the major ex-changes are:

» LSE London Stock Exchange» NYSE New York Stock Exchange» NASDAQ, also in New York» Japan Exchange Group in Tokyo» Hong Kong Stock Exchange» Euronext based in Amersterdam, Brussels, Lis-

bon, London and Paris

Then there are the indices, such as:» the FTSE (Financial Times Stock Exchange)

which is the Financial Times selection of largest companies trading on the LSE

» the Dow Jones, which provides a price-weight-ed average of stocks traded on the NYSE

» the S&P Global , which tracks multi- national companies

The useful thing to remember here is that the numbers are the same in any language!

Choose an industry, a company or even an ex-change or index that interests you and start with that. Track the figures daily or weekly, read what you can about it, do some research so that you can work out whether the numbers look good compared to this time a month ago or a year ago, and continue with your tracking as long as you can, until you feel you have a good understanding of what is happening and what the perspectives are. You can then enlarge your tracking to include another company, industry, exchange or index and compare them, giving you an even fuller un-derstanding of how the financial markets work. ¶

Nicht lange überlegen müssen:Fit sein in Business English!Jetzt 14 Tage kostenlos testen!Danach nur 12,95 € im Monat.www.business-english.de

Autorin: Anita Gera

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ENGLISH AT WORK

VORSCHAUTOPTHEMA

Neuer Schwung für Meetings

EXPERTENTEXT

Barcamp & Co.: Was bringen die neuen Workshop-Formate?

INTERVIEW

Die Sekretärin als Eventmanagerin

ZEIT SPAREN

Ordnung? Ja, aber bitte mit Bewegung

IMPRESSUM

WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Römerstraße , Kissing Telefon: + -, Fax: + - E-Mail: service@weka.de, Internet: www.weka.de

Persönlich haftende Gesellschafterin: WEKA MEDIA Beteiligungs-GmbH, Sitz in Kissing Geschäftsführung: Stephan Behrens, Michael Bruns, Werner Pehland

Redaktion: Cordula Natusch (Chefredakteurin, V. i. S. d. P.), Tanja Bögner (Herausgeberin), Sebastian Brinkmann, Anita Gera, Louise Huber-Fennell, Nadine Kmoth, Christine Lendt, Christine Maurer (Autoren), Diana Meier-Soriat (Illustration)

Produktmanagement/Marketing: Oxana Biketova, Melanie Grell, Sylvia Vogel

Layout/Satz: POPP MEDIEN, Augsburg Druck: Kessler Druck + Medien, Bobingen

Alle Angaben im sekretaria magazin wurden mit äu-ßerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers.

ISSN 2364-4524 Erscheinungsweise monatlich

vor einiger Zeit bot unsere Personalabteilung allen Mitarbeitern mit passenden Jobs an, tageweise ins Homeoffice zu wechseln. Meine junge Kollegin aus dem Büro nebenan meldete sich sofort – und ist seitdem nur noch zwei Tage in der Woche im Unternehmen. „Weißt du, Rosi“, sagte sie mir, „für mich ist das klasse. An den Homeoffice-Tagen kann ich meinen Sohn morgens ganz ohne Stress in den Kindergarten bringen und mittags selbst abholen. Das tut uns allen so gut …“

Der Gedanke, von zu Hause aus zu arbeiten, reizt auch mich sehr. Wenn ich auf dem Weg ins Büro mal wieder im Stau stehe, bin ich kurz davor, mich in der Personalabteilung zu melden. Wie gut sich viele meiner Aufgaben auch aus dem Homeoffice erledigen lassen, beweist meine Kollegin. Telefonate, E-Mails, Aktualisierungen an Dokumenten … bei vielen Arbeiten ist überhaupt nicht erkennbar, ob sie nun im Unternehmen oder zu Hause ist.

Nur eines fehlt: der Kontakt von Angesicht zu Angesicht. Und der ist vor allem meinem Chef wichtig. Nun würde er mir nie Steine in den Weg legen, wenn ich Zeiten im Homeoffice beantragen würde, dafür schätzt er mich zu sehr. Aber es zeigt sich immer eine leise Verzweiflung in seinen Augen, wenn wir auf das Thema kommen. Die Vorstellung, dass ich nicht mehr im Nachbarbüro sitzen könnte, behagt ihm gar nicht. Und ich selbst schätze die kurzen Wege zwischen uns auch sehr. Zwar haben wir unseren morgendlichen Jour fixe, um den Tag zu planen, aber daneben finden zahllose Absprachen ganz einfach nebenbei statt. Ein kurzer Besuch in seinem Büro und ich bin auf dem neuesten Stand. Wir haben unsere Zusammenarbeit perfektioniert und sie ist viel zu gut, als dass ich sie komplett auf den Kopf stellen würde.

Aber irgendwann wird mein Chef in den Ruhestand gehen und ein neuer Vorgesetzter kommen. Dann werde ich mir das mit dem Homeoffice noch einmal überlegen – und die Abläufe zwischen uns von Beginn an darauf einrichten.

AUTOREN DIESER AUSGABE

Sebastian Brinkmann ist Journalist und Gründer der Website Journalisten-Tools.de. Er veröffentlicht Gastbeiträge und hält Vorträge und Workshops. Hauptberuflich arbeitet er als Director Publishing Services bei der Rheini-schen Post Mediengruppe in Düsseldorf.

Anita Gera ist englische Muttersprachlerin, freie Redakteurin und Business-English-Expertin.

Louise Huber-Fennell is a communication specialist, working as a graphic designer, translator, and author for global clients. www.communicate-mh.de

Nadine Kmoth hält Vorträge, coacht und schreibt Bücher zum Thema Körperrhetorik. Bereits seit Jahren arbeitet sie für nationale und internationale Wirtschaftsunternehmen. www.nadine-kmoth.de

Christine Lendt ist freie Journalistin und Autorin mit einem Schwerpunkt im Bereich Beruf/Karriere/Arbeitsschutz. www.recherche-text.de

Christine Maurer war Vorstandsassistentin und ist seit selbstständig. Sie coacht das „Hiddenteam“ (www.hiddenteam.de) und gibt Seminare unter anderem zu den Themen Assis-tenz . und elektronische Arbeitsorganisation.

Cordula Natusch ist Chefredakteurin des sekretaria Magazins, freie Redakteurin sowie Bloggerin bei www.arbeiten-im-sekretariat.de. www.redaktion-natusch.de

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KOLUMNE

19.– 21. SEPTEMBER 2018 I DRESDEN

ZERTIFIKATSKURSOFFICE MANAGEMENT 4.0

WEITERE INFORMATIONEN: WWW.SEKRETARIA.DE/AKADEMIE

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