GoBD Neue Spielregeln für die Buchführung mit Anja Wilde ... · - unbare Geschäftsvorfälle:...

Herzlich Willkommen

zum Vortrag

GoBD – Neue Spielregeln für die

Buchführung

mit

Anja Wilde und Ralph Tischner

Gliederung

1. Grundlegende Änderungen in der Buchhaltung und Kassenführung

2. Wie und wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

3. Kassenführung und GoBD

4. Wie läuft die Betriebsprüfung ab Geltung der GoBD ab?

5. Was passiert bei Verstößen?

6. Die elektronische Rechnung

1. Grundlegende Änderungen in der Buchhaltung und

Kassenführung

GoBD = „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und

Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in

elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“

• BMF Schreiben vom 14.11.2014

• Anzuwenden für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014

beginnen

• keine Übergangsregelung


Kassenführung

Generalnorm der GoBD:

Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher

Aufzeichnungen ist nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die

Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern und

Aufzeichnungen

Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit ergeben sich aus

- außersteuerlichen Rechtsnormen (handelsrechtliche GoB)

- steuerliche Ordnungsvorschriften (insb. §§ 145 bis 147 AO)


Kassenführung

Welche Anforderungen/ Grundsätze sind zu beachten?

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Punkt 1.1.)

• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung:

– Vollständigkeit (Punkt 1.2.)

– Richtigkeit (Punkt 1.3.)

– zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (Punkt 1.4.)

– Ordnung/ Klarheit (Punkt 1.5.)

– Unveränderbarkeit (Punkt 1.6.)

1.1. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

§ 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 Satz 2, 3 HGB:

„Die Verarbeitung einzelner Geschäftsvorfälle sowie das dabei

angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren müssen

nachvollziehbar sein. Die Buchungen und die sonst erforderlichen

Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder

nachgewiesen werden können. (Belegprinzip)“

Was ist zu tun?

- progressive und retrograde Prüfbarkeit der Unterlagen gewährleisten

- Nachprüfbarkeit erfordert aussagekräftige und vollständige

Verfahrensdokumentation

- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der

Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) gegeben sein

1.1. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

1.2. Grundsatz der Vollständigkeit

§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB:

„Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen

(Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Eine vollständige und

lückenlose Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen ist auch dann

gegeben, wenn zulässigerweise nicht alle Datenfelder eines

Datensatzes gefüllt sind.“

1.2. Grundsatz der Vollständigkeit

Was ist zu tun?

- Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls (Einnahme, Ausgabe,

Entnahmen, Einlagen)

- Ausnahme: Kasse Tageseinnahmen als eine Summe erfassbar (bei

offener Ladenkasse und wenn nicht einzelaufzeichnungspflichtig)

- branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und

Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen

- Aufbewahrungspflicht für freiwillig geführte elektronische

Aufzeichnungen aus betriebswirtschaftlichen oder sonstigen Gründen

(Vorlegen in maschineller Form)

1.3. Grundsatz der Richtigkeit

„Gemäß § 146 Abs. 1 AO und § 239 Abs. 2 HGB

sind Geschäftsvorfälle in Übereinstimmung mit den tatsächlichen

Verhältnissen und

im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch

Belege abzubilden,

der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und

bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren.“

1.4. Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung

„Das Erfordernis zeitgerecht zu buchen verlangt, dass ein zeitlicher

Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen

Erfassung besteht“

GoBD gehen hier deutlich über bislang an Praxis gestellte

Anforderungen hinaus


Was ist zu tun?

- bare Geschäftsvorfälle: tägliche Erfassung

- unbare Geschäftsvorfälle:

Erfassung innerhalb von 10 Tagen ins Journal

- Führung von Kontokorrentkonten für Waren- und

Kostenrechnungen, wenn zwischen Rechnungseingang und

Bezahlung mehr als 8 Tage liegen (Tz. 49, R 5.2 Abs. 1 EStR)

gilt auch für Einnahmenüberschussrechner!!


Anforderungen an Steuerpflichtige, deren Buchhaltung monatlich,

quartalweise oder jährlich gebucht werden:

Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des

folgenden Monats in den Büchern bzw. vergleichbare Aufzeichnungen

und

organisatorische Vorkehrungen gegen Verlust der Unterlagen

z.B. Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch

Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische

Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschafts-

systemen, Fakturierungssystemen etc.


Stempel für Verfahrensdokumentation

(Eingangsrechnungen)

Namenskürzel

Posteingangsnummer:

Rg erhalten am:

Lieferscheinnummer:

Rg sachlich richtig? ja nein

Rg rechnerisch richtig? ja nein

Fibu-Konto:

Rg erfasst am:

Zahlungsfreigabe am:

bezahlt am:

Zahlung verbucht am:

1.5. Grundsatz der Ordnung (Klarheit)

§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB:

„Der Grundsatz der Klarheit verlangt u.a. eine systematische Erfassung

und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen“

1.5. Grundsatz der Ordnung (Klarheit)

Was ist zu tun?

- Belege und Aufzeichnungen nach bestimmten Ordnungssystem

führen (Ordner mit Monat, Einnahmen und Ausgaben)

- getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen

- getrennte Verbuchung von nicht steuerbaren, steuerfreien und

steuerpflichtigen Umsätzen auf die einzelnen Konten in der

Buchhaltung

1.6. Grundsatz der Unveränderbarkeit

„Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise

verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar

ist.

Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren

Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später

gemacht worden sind.“


Was ist zu tun?

• Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze,

elektronischer Dokumente und elektronischer Unterlagen

– hardwaremäßig

– softwaremäßig

– organisatorisch


Was ist zu tun?

- Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen

Buchungen oder Aufzeichnungen müssen protokolliert werden

(Stammdaten, Geschäftsbriefe)

- Änderungen bei Kasseneinzelaufzeichnungen und

Warenwirtschaftssystemen (sog. Vorsystemen) müssen protokolliert

sein,

d.h. Excel-Tabellen scheiden aus, da hier nachträgliche Änderung

jederzeit unprotokolliert möglich ist

Lösung:

Abspeichern der Excel-Tabelle als pdf

Belege zur Excelliste nummerieren und Nummerierung in Excelliste

mitführen

2. Wie und wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

2.1. Wie müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

2.2. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach dem HGB

2.3. Vorschriften der Abgabenordnung (AO)

2.4. Aufzeichnungen nach anderen Vorschriften


• Art der Aufbewahrung (elektronisch oder Papier)

• Geschäftsbriefe und E-Mails


• Möglichkeit des ersetzenden Scannens

Anforderungen an das Scannen:

Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

- wer scannen darf

- nach welchem Zeitpunkt gescannt wird (z.B. beim Posteingang,

während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)

- welches Schriftgut gescannt wird

- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original

erforderlich ist

- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und

- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.


• Elektronische Kontoauszüge (BMF-Schreiben v. 25.7.2014):

„Elektronische Kontoauszüge sind als Buchungsbeleg

anzuerkennen, wenn der elektronische Kontoauszug bei Eingang

vom Steuerpflichtigen auf seine Richtigkeit geprüft und dieses

Verfahren dokumentiert/ protokolliert wird.“


10 Jahre 6 Jahre

Handelsbücher empfangene Handelsbriefe

Inventare Wiedergabe der

abgesandten Handelsbriefe

Eröffnungsbilanzen

Jahresabschlüsse/

Konzernabschlüsse

Lageberichte

Buchungsbelege!!!


- digitale Aufbewahrung für alle Unterlagen möglich, wenn folgende

Voraussetzungen erfüllt sind:

• abgespeicherte Daten müssen inhaltlich mit Originalunterlagen

übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden

• Die Daten müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)

verfügbar sein und sie müssen innerhalb angemessener Frist lesbar

gemacht werden.

Ausnahmen:

Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse weiterhin in Papierform

2.3. Vorschriften der Abgabenordnung (AO)

§ 147 AO regelt steuerliche Aufbewahrungspflichten und - fristen

= grundsätzlich handelsrechtliche Regelung

Ergänzung:

bei Nutzung eines Datenverarbeitungssystems:

- Recht auf Einsichtnahme und Nutzung durch Betriebsprüfer

- Daten auf verwertbaren Datenträger bereitstellen

- Kosten trägt Steuerpflichtiger

ausgedruckte Form reicht nicht


„Nach § 140 AO sind die außersteuerlichen Buchführungs- und

Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung

sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen.“ (BMF Tz 3)

– Aufzeichnungspflichten für bestimmte Rechtsformen (§ 91ff AktG, §§ 41ff

GmbHG, §§ 33 GenG)

– Aufzeichnungspflichten nach bestimmten Branchen (Fahrlehrergesetz,

Gewerbeordnung, Kreditwesengesetz, Apothekenbetriebsordnung)

Folge:

laut BMF Ausdehnung der Aufbewahrungsfristen auf 10 Jahre für

Unterlagen die steuerlich bedeutsam sind (Streitpunkt bei

Betriebsprüfung)


freiwillig geführte Aufzeichnungen, ohne hierzu verpflichtet zu sein, die

für Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren und

vorzulegen (§ 146 (6) AO)

Bsp. zur Optimierung der Öffnungszeiten führt Gastwirt freiwillig

Aufzeichnungen der Umsätze mit Uhrzeit


aus Einzelsteuergesetzen:

- Vermieter optiert zu umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen (USt-Option):

Aufzeichnungen zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer

Berechnung (§ 22 UStG) nötig

Einnahmen-Überschussrechnung:

- Führung eines Anlagenverzeichnisses

- Aufzeichnung Einlagen/ Entnahmen für Berechnung nicht abziehbarer

Schuldzinsen

- Aufzeichnungen über nicht abziehbare Betriebsausgaben

(u.a. Geschenke > 35€, Bewirtungskosten, häusliches Arbeitszimmer)

3. Kassenführung und GoBD

Kassenführung

Grundlagen der Kassenführung:

Buchführungspflicht nach § 238 HGB: Jeder Kaufmann ist verpflichtet

Bücher zu führen

Steuerrecht: „§ 146 Abs. 1 AO: Die Buchführung und die sonst

erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, zeitgerecht und

geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben

sollen täglich festgehalten werden.“

=>Kaufleute mit nicht unerheblichen Bareinnahmen sind zur

Führung einer Geschäftskasse verpflichtet!

Kassenführung

Allgemeine Anforderungen an die Buchführung:

• Grundsatz der Übersichtlichkeit

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit

• Grundsatz der Wahrheit

• Grundsatz der Ordnung und Klarheit

• Grundsatz der Vollständigkeit

• Grundsatz der zeitgerechten Buchung

Kassenführung

Grundlagen der Kassenführung:

• Keine Registrierkassenpflicht in Deutschland

• Verschieden Möglichkeiten:

Offene Ladenkasse

Mechanische Registrierkasse

Elektronische und digitale Kassen

Waagen mit Registrierkassenfunktion

Taxameter

Geldspielgeräte

Automaten (Fahrscheine, Parkscheine, Zigaretten etc.)

Kassenführung

Grundsatz der Einzelaufzeichnung:

Jeder Geschäftsvorfall (Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben,

Entnahmen, Einlagen) ist aufzuzeichnen.

Ausnahme Einzelhandel: Waren von geringem Wert

an eine unbestimmte Vielzahl

nicht bekannter und nicht feststellbarer

Personen

Grenze 15.000€: Bargeschäfte über 15.000 Euro müssen

immer einzeln aufgezeichnet werden

Außersteuerliche Pflichten zur Einzelaufzeichnung gelten auch für

das Steuerrecht!

Kassenführung

Beispiele für Aufzeichnungspflichten:

Branche Unterlagen Vorschrift

Apotheken Herstellungs- und Prüfungsbücher §22 Apothekenbetriebsverordnung

§§ 13 - 15 Betäubungsmittel-

Nachweis über Verbleib und Bestand von Betäubungsmitteln verschreibungsverordnung

Automatenaufsteller Spieleinsätze, Gewinne und Kassenbestand § 13 Abs. 9 SpielV

Beherberungsgewerbe Meldevordrucke § 16 Melderechtsrahmengesetz

Kino Aufzeichnung über Höhe der Einnahmen § 66 Filmfördergesetz

Schornsteinfeger Kehrbücher § 19 Schornsteinfeger-

Handwerksgesetz

Waffenhandel Waffenhandelsbücher § 23 Waffengesetz

Kassen

Proprietäre Kassen PC-Kassensysteme offene Ladenkasse

Geldlade, Schuhkarton,

Rechenmaschine ohne

Speicher

PC mit

Betriebssystem

(Windows, Linux und

Kassensoftware)

ohne

elektronisches

Journal

(Papierrolle)

mit

elektronischem

Journal

Offene Ladenkasse

Geschäftsvorfälle werden i. d. R: nicht einzeln aufgezeichnet.

Vereinnahmtes Geld landet in einer Schublade. Quittungen und Bons

werden meist nicht erteilt. Einsatz überwiegend in Kleinbetrieben

Voraussetzungen:

1. Zählprotokoll: gesetzlich nicht vorgeschrieben; jedoch

häufig hilfreich

2. Kassenbericht: Summarische Ermittlung der Tages-

einnahmen

Tägliche Auszählung des Bargeldend-

bestands ist unbedingt notwendig!

Offene Ladenkasse

Zählprotokoll vom _____________

Kassenbestand bei Geschäftsschluss (durch Zählen ermittelt)

Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag

500 EUR 10 EUR 20 ct

200 EUR 5 EUR 10 ct

100 EUR 2 EUR 5 ct

50 EUR 1 EUR 2 ct

20 EUR 50 ct 1 ct

Gesamtbetrag:

Roth, 25.04.2016 18.30 Uhr

________________

Unterschrift

Offene Ladenkasse

1. Kassenbestand bei

Geschäftsschluss

2. + Ausgaben im Laufe des

Tages

3. + Privatentnahmen

4. = Summe

5. – Kassenbestand Vortag

6. – Einlagen

7. = Einnahmen

(Tageslosung)

Kassen

Proprietäre Kassen PC-Kassensysteme offene Ladenkasse

Geldlade, Schuhkarton,

Rechenmaschine ohne

Speicher

PC mit

Betriebssystem

(Windows, Linux und

Kassensoftware)

ohne

elektronisches

Journal

(Papierrolle)

mit

elektronischem

Journal

Registrierkassen

Grundsatz für elektronische Registrierkassen: Einzelaufzeichnung

Tagesendsummenbons („Z-Bon“) ausreichend, wenn Anforderungen

gemäß BMF-Schreiben vom 09.01.1996 erfüllt und tägliche

Erfassung der Einnahmen in einem Kassenbuch erfolgt.

Hinweis: Gilt nur für Kassen, die bauartbedingt nicht auf die

erweiterten Dokumentationspflichten umgestellt werden können

(Bestätigung durch Hersteller ist notwendig; nicht Händler)

=>gilt nur noch bis zum 31.12.2016!

Registrierkassen

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen:

Organisationsunterlagen: Bedienungsanleitung, Programmieranleitung

Protokolle über die Einrichtung von

Verkäufern etc.

Mit Hilfe der Kasse erstellte Rechnungen

Tagesendsummenbons mit fortlaufender „Z-Nummer“

Alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen

Ausdrucke der EDV-Registrierkasse

Registrierkassen

Erweiterte Aufbewahrungspflichten ab 2010:

• Journaldaten dürfen nicht mehr nach Erstellung des Z-Bons

vernichtet und gelöscht werden

• Alle Einzeldaten sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren

• Aufbewahrung der Daten 10 Jahre unveränderbar in einer

elektronisch verwertbaren Form

• Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten sind

aufzubewahren

• Unveränderbare und maschinell auswertbare Speicherung auf

externen Datenträger ist zulässig

Registrierkassen

Erweiterte Aufbewahrungspflichten ab 2010:

• Aufbewahrung in ausgedruckter Form nicht ausreichend

• Digitale Unterlagen und Strukturinformationen müssen in

auswertbaren Format vorliegen

• Konkrete Einsatzorte und –zeiträume der Kasse sind zu

protokollieren

Hinweis: Übergangsfrist für Geräte die diese Anforderungen nicht

erfüllen und Softwareanpassungen und Speichererweiterungen nicht

möglich sind bis zum 31.12.2016.

Kassenführung und neue GoBD

• Grundsätzlich keine Verschärfung, da auf die bestehenden BMF-Schreiben

verwiesen wird

• Weiterhin keine Pflicht zur elektronischen Registrierkasse!

• Wenn elektronische Kasse: Daten sind während der Aufbewahrungspflicht

jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und

maschinell auswertbar aufzubewahren

• Arten von Kassen: Registrierkasse, Waagen, Taxameter oder Weg-

streckenzähler

• Änderungen müssen in der Kasse dokumentiert sein

• Ausgedruckte Form ist nicht ausreichend

Aufbewahrung von Kassendaten

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Grundsatz: Kein Kassenbuch bei § 4 Abs. 3 EStG

Aber: Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben müssen durch

Aufzeichnungen oder Belege nachgewiesen werden

Soweit Einsatz „moderner“ Kassensysteme: digitale Aufzeichnungen

sind aufbewahrungspflichtig

Bei Einsatz von „Alt“ – Kassensystemen: Kassenendsummenbons sind

aufzubewahren

Bei Einsatz offener Ladenkasse: Kassenberichte aufbewahren

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre nach § 147 AO

Aufbewahrung von Kassendaten

Bilanzierende Betriebe

Grundsatz: Einzelaufzeichnung

Ausnahme: Tageslosung

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre nach § 257 HGB

4. Was passiert bei Verstößen?

Was passiert bei Verstößen?

„§ 158 AO: Die Buchführung und die Aufzeichnungen des

Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen,

sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen

des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu

beanstanden.“

Ein formeller Verstoß gegen die Buchführungs- und

Aufzeichnungspflichten bedeutet, dass die Vermutung der

inhaltlichen Korrektheit der Buchführung nicht mehr gilt.

„§ 162 AO: Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen

nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie zu schätzen…“

http://127.0.0.1:38184/HR/PI11924/PI11924/contentDetail?Area=content&iid=HI46065&pfad=PI11924%7C8%7C4%7C2%7C1%7C4%7C3%7C1%7C1





Die bloße Vermutung ist für die Schätzung nicht ausreichend. Finanzamt

muss nachweisen, daß das Ergebnis der Buchführung nicht korrekt ist.

Problem: Mängel bei GoBD + Abweichung von Richtsätzen

Mängel bei GoBD + Abweichung bei Geldverkehrsrechnung

Mängel bei GoBD + nicht erfasste Einnahme

(Kontrollmitteilung)

Kassenfehlbeträge

Fehlende Z-Bons

=> Bei bargeldintensiven Unternehmen kommt bei rund 95% der Fälle

bei Betriebsprüfungen zu Schätzungen!


Besonders intensive Prüfung des Finanzamtes bei:

• Bäcker, Metzger, Wirt

• Beherbergungsgewerbe

• Automatenaufsteller

• Taxi- und Mietwagengewerbe

• Apotheken

• Frisör- und Kosmetikbetriebe

• Markthändler, Schausteller

• etc.


Strafrechtliche Aspekte bei nicht deklarierten Kasseneinnahmen:

• § 370 AO: Steuerhinterziehung

• § 378 AO: leichtfertige Steuerverkürzung

• § 379 AO: Steuergefährdung

5. Wie läuft die Betriebsprüfung

ab Geltung der GoBD ab?

Betriebsprüfung ab Geltung der GoBD

„§ 147 Abs. 6 AO: Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines

Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im

Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten

Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung

dieser Unterlagen zu nutzen.

Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die

Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die

gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell

verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten

trägt der Steuerpflichtige.“


Umfang des Datenzugriffs auf die nach außersteuerlichen und

steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen Unterlagen:

• Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung

• Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungspflichtige und

aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten:

z. B. Warenwirtschaftssystem

Zahlungsverkehrssystem

Materialwirtschaft

Zeiterfassung

Dokumenten-Management-System


Weitere vorzulegende Unterlagen:

Teile der Verfahrensdokumentation, die einen vollständigen

Systemüberblick ermöglichen und für Verständnis erforderlich sind.

„Soweit in Bereichen des Unternehmens betriebliche Abläufe mit Hilfe

eines DV-Systems abgebildet werden, sind die betroffenen DV-

Systeme durch den Steuerpflichtigen zu identifizieren, die darin

enthaltenen Daten nach Maßgabe der außersteuerlichen und

steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht zu qualifizieren

(Erstqualifizierung) und für den Datenzugriff in geeigneter Weise

vorzuhalten.“


Arten des Datenzugriffs

• Unmittelbarer Datenzugriff: Prüfer greift unmittelbar auf das DV-

system zu

• Mittelbarer Datenzugriff: Steuerpflichtiger wertet die Daten nach

Vorgaben der Finanzbehörde aus

• Datenträgerüberlassung: Finanzamt erhält Daten und Dokumente

und Unterlagen auf maschinell

lesbaren und auswertbaren Datenträger

6. Die elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnung

Vor- und Nachteile

Vorteil elektronische

Rechnung

Nachteil elektronische

Rechnung

Kostengünstiger Versand Verpflichtung der

Lesbarmachung

Einsparungen beim Druck Aufbewahrung auf Papier evtl.

leichter praktikabel

Keine Papieraufbewahrung Vermerke von Hand nicht

möglich

Liquiditätsvorteil durch

schnelleren Versand

Abläufe müssen geändert

werden

Einfachere Kontrolle der

Richtigkeit

Risiko von Datenmissbrauch


„§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG: Die Echtheit der Rechnung, die

Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet

werden.“

„§14 Abs. 1 S. 7 UStG: Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich

der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“

Hinweis: AGB´s anpassen?


Erlaubte Rechnungsformate

• Papierrechnung

• Elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur

(Dokumentensicherheit)

• Elektronische Rechnung übermittelt im EDI Verfahren

(Prozesssicherheit)

• Elektronische Rechnung, die in anderem Formaten ausgestellt

wurde, oder auf andere Weise übermittelt wurde


Erlaubte Rechnungsformate

Elektronische Rechnung = Rechnung, die in elektronischem Format

ausgestellt und empfangen wird

• Direkt in einer E-Mail

• .doc

• .xls

• .csv

• .txt

• .pdf

• .xml

• …


Übermittlung der Rechnung:

• Anhang einer E-Mail

• Web-Download

• Datenträgeraustausch

• EDI-Verfahren

Übermittlung als schlichte E-Mail ohne Signatur ist ausreichend


Anforderungen an elektronische Rechnungen:

• Echtheit der Herkunft (Authentizität)

• Unversehrtheit des Inhalts (Integrität)

• Lesbarkeit der Rechnung

+

• Alle gesetzlich erforderlichen Angaben

+

• Zustimmung des Empfängers


Anforderungen an elektronische Rechnungen:

• Echtheit der Herkunft: Echtheit der Herkunft ist gewährleistet,

wenn die Identität des Rechnungs-

ausstellers sichergestellt ist

• Unversehrtheit des Inhalts: Unversehrtheit des Inhalts ist

gewährleistet, wenn die nach dem UStG

erforderlichen Pflichtangaben während

der Übermittlung nicht geändert wurden

• Lesbarkeit der Rechnung: Rechnung ist in einer für das

menschliche Auge lesbaren Form

geschrieben


„§ 14 Abs. 1 UStG: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder

sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im

Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die

Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit

der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers.

Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen

Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die

Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung

gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren

erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung

schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des

Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine

Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“


Knackpunkt: „verlässlicher Prüfpfad“:

• Zusammenhang zwischen der elektronischen Rechnung und der

zugrunde liegenden Leistung ist herzustellen

• Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag

überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich

ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende

Unternehmer zutreffend sind.

• Dokumentation des Rechnungsprüfungsprozesses durch

Checklisten oder Beschreibung ist notwendig


Knackpunkt: „verlässlicher Prüfpfad“:

Dokumentation pro Rechnung:

Sachlich richtig

Rechnerisch richtig

Echtheit der Herkunft

Unversehrtheit des Inhalt

Zahlung am ________

Vielen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit

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