Grundlagen der Archivierung: Geschichte im Verein bewahren und veröffentlichen

Grundlagen der Archivierung: Geschichte im Verein bewahren

und veröffentlichenJoachim Kemper, Abteilung Kulturelles Erbe (Stadtarchiv, Museen, Gedenkstätten), Speyer –

12. September 2013

Aufbau:

•Was ist ein Archiv, was ist Archivierung?

•„Historisches Archiv“ – Registratur

•Vereinsarchive

•Übernahme

•Erschließung

•EDV-Hilfsmittel, Datenbanken

•Bestandserhaltung

•Auswertung: Publikation und Öffentlichkeitsarbeit

•Digitale Archivierung

•Archive in der Pfalz: Kurzüberblick

Grundlagen der Archivierung

Was ist ein Archiv, was ist Archivierung?

•Begriff: Archivum (lat.), archeion (griech.) = Behörde, Amt. „Archiv“ ist kein fest

definierter Begriff!

•Archiv: Einrichtung, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt aufbewahrt wird (mit

weiteren Aufgaben: Erschließung, Sicherung…)

•Trägerschaft: In allen Kulturen und Staaten vorhanden; öffentliche und private

Träger (Firmen, Vereine, Familien, Privatpersonen)

•Enge Verbindung zu Bibliotheken, Museen usw. (aber: Archive „wachsen“,

Unterlagen oft nur einmal vorhanden)


Was ist ein Archiv, was ist Archivierung?

•Archivgut: Nicht nur Papierunterlagen („Akten“), sondern auch z.B. Fotos,

Plakate, Filme/Tonträger, „Urkunden“, Datenbanken, aber auch m.E.

Sachgegenstände …

„Historisches Archiv“ – Registratur

•Registratur: Unterlagen werden nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt

oder Unterlagen haben ein bestimmtes Alter erreicht; aber auch: Platzproblem;

Wechsel der Verantwortung für Registratur (bzw. Ämterwechsel im Verein!)

•Oft werden Registraturen auch als „Archiv“ bezeichnet, nicht immer ist eine

eindeutige Unterscheidung möglich.


„Historisches Archiv“ – Registratur

•„Historisches Archiv“ = eigentliches Archiv, Übernahme der

Unterlagen.

•Übergang Registratur – „Historisches Archiv“: Entscheidung über

„Vernichtung“ der Akten oder Archivierung (prozentuale

Gewichtung?)


Vereinsarchive

•Warum? „Gedächtnis“ des Vereins; fortlaufende Dokumentation

des Vereinslebens – aber auch: Nachvollziehbarkeit und

Rechtssicherheit!

•Was wird alles archiviert? Beispiele, falls vorhanden!

Protokolle (komplett), Satzungen, Verträge, Broschüren,

Jahresberichte, Vereins-Zeitungen, Mitgliederlisten,

Korrespondenz, Fotos, Plakate, Videos ... Haushalt und Finanzen:

Haushaltspläne, Beitrags-/Kassenbücher (Rechnungsbelege: 10

Jahre aufbewahren, evtl. Auswahl aufheben?).


Von der Übernahme zur Erschließung

•Grundsatz: Ordnung nach Entstehungszusammenhang

(Provenienz) – Sachbegriffe (Pertinenz)

•Gliederung: Chronologisch und/oder z.B. nach

Archivalientypen/Medienarten. Sind frühere Ordnungen bzw. eine

Gliederung sichtbar?

•Archivgut und Sammlungsgut trennen

•Beispiel: Vereinsarchiv XY: Unterlagen vor 1945 – Unterlagen

nach 1945 (Verwaltungsunterlagen; Finanzunterlagen; Protokolle;

Satzungen; Jubiläen …) – Fotosammlung – Festschriften



•Erschließung: wenige Eingaben genügen für eine einfache

Verzeichnung!

•Ziel: Inhaltliche Beschreibung in einer Archivübersicht bzw. in

„Findmitteln“ („Findbuch“ = Katalog)

•Pflichtfelder der Erschließung: Bestand, „Titel“, Bestellnummer,

Laufzeit, evtl. Enthält-Vermerk und Registerbegriffe (= intensiv)

und Bemerkungen.

•Richtlinien und Standardformate können helfen bzw. können über

Datenbanken auch genutzt werden



•Erstellung des „Findbuchs“ (Ausdruck) und/oder EDV-Suche

(Datenbank, Tabellen)

EDV-Hilfsmittel, Datenbanken

•Findmittel auf Papier sind besser als keine Findmittel

•Word, Excel (gut zu importieren)

•Datenbanken: Viele Anbieter für Archive, auch „kleine“ bzw.

open-source-Lösungen


Online-Datenbank (Stadtarchiv)

Einfache Präsentation von Fotos/Quellen online:

Flickr

Ein Blick in die Archiv-Datenbank …

http://www.stadtarchiv-speyer.findbuch.net/php/main.php?ar_id=3723

http://www.flickr.com/photos/stadtarchiv_speyer/sets/72157627454384612/


Bestandserhaltung

•Ein Archiv soll die Unterlagen auf Dauer sichern. Neue

Unterlagen müssen gesammelt werden. Hierzu sind einige

Maßnahmen nötig und Fehler zu vermeiden.

•Rollregale, Standregale, Schränke

•Klimabedingungen: der Archivraum sollte nicht feucht sein und

keine stark schwankenden Temperaturen haben (Sommer-

Winter). Optimal: 16 (14-18) Grad Celsius, 50% (45-60%) relative

Luftfeuchte (Luftfeuchtigkeit ab 60% erleichtert

Schimmelwachstum sehr!).


Bestandserhaltung

•Notfälle: Feuer, Wasser … (Wasserleitungen im Magazinraum?), Sicherheit,

Notfallvorsorge nicht vergessen

•Ablage der Archivalien nach Systematik im Archivraum (mit Übersicht)

•Verpackung: Archivgut sollte aus Ordnern entnommen werden – keine

Klarsichthüllen, möglichst auch größere Metallteile (Rost!) entnehmen.

Verpackung: Säurefreie Mappen, alterungsbeständige Archivkartons (dafür gibt

es Normen/Richtlinien und einige Anbieter).

•Fotos, Zeitungsausschnitte usw.: lose in Umschlägen ablegen (nicht

aufkleben)

•Benutzung: Archivalien nicht entleihen


Bestandserhaltung

•Wo gibt es Hilfe und Beratung? Wo finde ich die nötigen Materialien und

Geräte?

•„Vorsicht“ bei Angeboten von Firmen – z.B. komplette Verfilmung und/oder

Digitalisierung des Archivs (man sollte dann aber die Archivalien nicht

vernichten!).

•Im Zweifelsfall sollte immer überlegt werden, ob die Archivalien (oder: die

älteren Archivalien) nicht an ein größeres Archiv abgegeben werden sollten:

Stadtarchive, Kirchenarchive, Staatsarchive – oder je nachdem bzw. falls

vorhanden auch übergreifende Sportarchive.


Auswertung, Publikation, Öffentlichkeitsarbeit …


Auswertung: Publikation und Öffentlichkeitsarbeit

•Ausstellungen

•Festschriften

•Presseartikel

•Internet: Vereinshomepage, Wikipedia, „soziale Medien“

•Informationen für Vorträge und Publikationen


Digitale Archivierung

•Viele „Unterlagen“ werden auch in Archiven in Zukunft nur noch

digital vorliegen

•Dateien, Datenbanken

•Archive erzeugen aber auch selbst digitale Unterlagen

(Datenbank, Scanner, Digitalkamera)

•Speicherung der Daten: z.B. Netzlaufwerk mit Bandsicherung;

Festplatte zur Sicherung; nicht sicher und „dauerhaft“ sind: CDs,

DVDs!


Digitale Archivierung

•Formate, z.B. PDF(a), TIFF (!),

•Sonderbereich: Fotos, zumeist heute nur noch digital erzeugt.

Was tun?


Archive der Pfalz: Kurzüberblick

Viele große und kleine Archive der Pfalz verwahren Dokumente

zu einzelnen Vereinen bzw. zur pfälzischen und lokalen

Sportgeschichte.

Überblick:



•Landesarchiv Speyer: zuständig für Rheinhessen-Pfalz

Beständeübersicht (zur Recherche):

Landeshauptarchiv (Standorte Speyer, Koblenz),

Beständedatenbank umfasst auch das Saarland (Landesarchiv,

mit Sportarchiv)

http://www.landeshauptarchiv.de/



•Stadtarchive: oft wichtige Überlieferung zum Thema „Sport“,

Vereinsarchive oder z.B. Akten der Verwaltung (Vereinswesen,

Polizei), Fotosammlungen, Zeitungen, Nachlässe …

•Problem: Die Überlieferung von Vereinen deckt einen wichtigen

Bereich ab, der von jedem Stadtarchiv dokumentiert werden

sollte! Die „offizielle“ Überlieferung reicht aber oft nicht aus. Nur

selten ist bekannt, was sich in einem Vereinsarchiv befindet.

Gerade beim Wechsel von Ämtern/Funktionen oder bei der

Auflösung oder Fusion von Vereinen kann vieles verloren gehen.


Hilfsmittel/Links usw.

•Folien: Workshop „Vorbei und vergessen?“ (Thomas Wolf, Siegen)

•Sammeln, archivieren, auswerten (Maulbronn, 4. Auflage 2010)

•Tagungen/Workshops (Bsp. 22./23. März 2014, Workshop Maulbronn;

Tagung Sportgeschichte Edenkoben, 18. Oktober 2013, Tagung

Maulbronn 24./25. Oktober 2013)

•Rheinisches Schützenmuseum (mit Archiv)

http://de.slideshare.net/siwiarchiv/vereinsarchiv1712013

http://www.rheinisches-schuetzenmuseum.de/


Vielen Dank!

Fragen?

[email protected]

mailto:[email protected]

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