Handbuch -...

Handbuch empower 7.7 enterprise

Inhalt

1 Einführung ................................................................................ 1

Vorteile von empower ........................................................... 1

Aufbau des Handbuchs ........................................................... 1

2 Neue Präsentationen .................................................................... 1

Masterauswahl .................................................................... 1

Standard-Vorlage ................................................................. 2

Präsentationseinstellungen ..................................................... 2

Masterfelder ....................................................................... 2

Vorlagen nutzen .................................................................. 3

Schrift und Farben ............................................................... 5

Layout Tools ....................................................................... 6

Position Painter .................................................................. 12

Agenda Editor .................................................................... 12

Senden ............................................................................ 16

Sprache ........................................................................... 16

Tools .............................................................................. 16

Design Check ..................................................................... 17

3 Folienmanagement ..................................................................... 20

Bibliothek (Vollbibliothek) ..................................................... 20

Ordnerstruktur anlegen ......................................................... 22

Speichern innerhalb der Bibliothek ........................................... 22

Einstellungen beim Speichern ................................................. 25

Präsentationen innerhalb der Bibliothek erstellen ......................... 26

Suche und Filter ................................................................. 27

Checkout-Funktion .............................................................. 29

Label-Funktion ................................................................... 30

Versionsverlauf .................................................................. 30

Mehrsprachigkeitsfunktion ..................................................... 31

Berechtigungen .................................................................. 34

Designs ............................................................................ 36

Offline-Modus .................................................................... 36

Offline-Ordner erstellen ........................................................ 37

empower Sync ................................................................... 37

Updates-Button .................................................................. 38

In Bibliothek anzeigen .......................................................... 38

Ablaufdatum ..................................................................... 38

empower Link .................................................................... 39

4 Updates .................................................................................. 40

Was sind Updates? ............................................................... 40

Wie entstehen Updates? ........................................................ 40

Wann erhalte ich eine Update-Meldung? ..................................... 41

Grundsätzliche Update-Einstellungen ........................................ 41

Update Center ................................................................... 42

Updates in der Bibliothek verwalten ......................................... 43

Update-Assistent ................................................................ 43

5 Folienmigration ......................................................................... 46

Grundsätzliche Problematik ................................................... 46

Master anwenden ................................................................ 46

Format ändern ................................................................... 48

Design Check ..................................................................... 49

6 Administration .......................................................................... 50

empower Customizing Einstellungen ......................................... 50

Designs ............................................................................ 50

Farben ............................................................................ 51

Schriftarten und Schriftgrößen ................................................ 53

Corporate Design Check ........................................................ 54

Upload und Update .............................................................. 55

Versionierung .................................................................... 57

Mehrsprachigkeit ................................................................ 57

Startup und Master .............................................................. 58

Features .......................................................................... 59

Rechtschreibprüfung ............................................................ 60

Branding .......................................................................... 61

CD Admins ........................................................................ 62

Ersteinrichtung .................................................................. 62

Smart Objects anpassen ........................................................ 63

Agenda anpassen ................................................................ 64

Aufbau Ordnerstruktur Best Practice ......................................... 67

Feedback und Fehler melden .................................................. 68

Die empower Auflistungsfunktion ............................................. 68

Beim Design Check ignorieren ................................................. 70

Layout-Schutz einrichten ....................................................... 70

Logo-Schutz einrichten ......................................................... 71

Masterfelder einrichten ........................................................ 72

Logo einbinden................................................................... 73

7 Excel® mit PowerPoint® verbinden .................................................. 77

Excel® Verlinkung ............................................................... 77

Format anwenden ............................................................... 79

8 Glossar ................................................................................... 80

Rubrik: Präsentation ........................................................... 80

“Neu“-Button .................................................................... 80

„Agenda“-Button ................................................................ 80

Präsentationseinstellungen .................................................... 80

Master auswählen ............................................................... 80

Footer ............................................................................. 80

„Neue Folie“ ..................................................................... 80

Layout ............................................................................ 80

Zurücksetzen .................................................................... 80

Senden ........................................................................... 80

Sprache ........................................................................... 80

Tools .............................................................................. 81

Design Check ..................................................................... 81

Rubrik: Schrift und Farben ................................................... 81

Schriftdesign ..................................................................... 81

Textausrichtung ................................................................. 81

Aufzählungszeichen ............................................................ 81

Schriftfarben ..................................................................... 81

Linienfarben ...................................................................... 81

Füllfarben ........................................................................ 81

Formatpinsel ..................................................................... 81

Rubrik: Bibliothek .............................................................. 81

Bibliothek ......................................................................... 81

Präsentation speichern ......................................................... 81

In Bibliothek speichern ......................................................... 82

Updates ........................................................................... 82

In Bibliothek ...................................................................... 82

Offline arbeiten.................................................................. 82

Sprache wechseln ............................................................... 82

Rubrik: Formen ................................................................. 82

Smart Objects .................................................................... 82

Formen ............................................................................ 82

Excel® Tabelle .................................................................. 82

Rubrik: Layout .................................................................. 82

Position Painter .................................................................. 82

Rubrik: Hilfe ..................................................................... 82

empower Hilfe ................................................................... 83

empower Customizing .......................................................... 83

Externe Verknüpfung ............................................................ 83

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1 Einführung

Vorteile von empower

Stellen Sie unternehmensweit einheitliche Power-

Point® Inhalte in Ihrem Corporate Design zur Verfü-

gung – empower, das PowerPoint® Add-In, bietet ein

intelligentes Folienmanagementsystem, gepaart mit

Corporate Design Tools und Effizienz steigernden

Features.

Aufbau des Handbuchs

Willkommen bei empower, dem Add-In für Power-

Point®. Dieses Handbuch unterstützt Sie dabei, em-

power zu verstehen und die ersten Schritte in em-

power zu bestreiten. Aber auch wenn Sie bereits mit

empower arbeiten, hilft Ihnen dieses Handbuch bei

der täglichen Anwendung. Hier sind alle wichtigen

Funktionen und Buttons einzeln erklärt. Falls Sie ei-

nen bisher unbekannten Button entdecken oder sich

schon immer gefragt haben, welche Funktion ein

einzelner Button besitzt, finden Sie hier die Ant-

wort.

Das Handbuch ist wie folgt aufgebaut: Die ersten Ka-

pitel dienen dazu, empower grundsätzlich zu verste-

hen. Hier werden keine einzelnen Funktionen er-

klärt, sondern Vorgehensweisen erläutert. Es wird

zum Beispiel beschrieben, wie man eine Mastervor-

lage nutzt, wie man innerhalb der Bibliothek nach

Präsentationen sucht oder wie man alte Folien in

neue überführt. Die Anleitungen werden hier the-

matisch geordnet in Kapiteln zusammengefasst. Im

Anschluss finden Sie das Glossar, welches alle vor-

handenen Funktionen und Buttons einzeln erklärt.

In beiden Teilen finden Sie innerhalb der Texte Ver-

linkungen zu anderen Kapiteln oder Glossareinträ-

gen, die weiterführende Informationen enthalten.

Um Verlinkungen zu folgen, halten Sie „STRG“ ge-

drückt und klicken Sie auf die Kapitelnummer.

2 Neue Präsentationen In diesem Kapitel werden alle wichtigen Vorgehens-

weisen zur Erstellung einer neuen Präsentation er-

läutert.

Masterauswahl

Um eine neue Präsentation zu erstellen, öffnen Sie

zunächst wie gewohnt PowerPoint®. Automatisch

öffnet sich ein Auswahlfenster von empower: Hier

werden alle Master angezeigt, die Sie in empower

hinterlegt haben.

Wählen Sie nun den Master aus, mit dem Sie Ihre

Präsentation erstellen wollen und klicken Sie auf

„Neue Präsentation erstellen“. Anschließend wird

eine neue Präsentation mit dem ausgewählten Mas-

ter geöffnet und Sie können mit der Arbeit begin-

nen.

Das Masterauswahlfenster ist eine Standardeinstel-

lung in empower und stellt sicher, dass neue Präsen-

tationen nur noch auf Basis eines in empower frei-

gegebenen Masters erstellt werden. In den

„Customizing-Einstellungen“ von empower kann das

Auswahlfenster deaktiviert werden. Dann besteht

allerdings die Möglichkeit, dass Mitarbeiter Präsen-

tationen erstellen, die nicht CD-konform sind.

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Standard-Vorlage

Um nicht jedes Mal beim Öffnen von PowerPoint®

einen Master auswählen zu müssen, können Sie ei-

nen Master als Standard-Vorlage festlegen.

Dazu öffnen Sie PowerPoint®, wählen im Auswahl-

fenster den gewünschten Master aus und klicken an-

schließend auf „Standard-Vorlage“. Wenn Sie jetzt

PowerPoint® starten, öffnet sich automatisch eine

Präsentation mit der gewünschten Vorlage.

Um nachträglich einen anderen Master als Standard-

Vorlage festzulegen oder generell die Standard-Vor-

lage zurückzunehmen, klicken Sie in der empower

Leiste auf „Neu“. Im Auswahlfenster können Sie

über den „Standard-Vorlage“-Button die gewünsch-

ten Änderungen vornehmen.

Präsentationseinstellungen

Bevor Sie anfangen, eine Präsentation mit Inhalten

zu füllen, sollten Sie über die „Präsentationseinstel-

lungen“ die Sprache und Fußzeile der Präsentation

einstellen. Klicken Sie dazu auf den Button „Präsen-

tationseinstellungen“ in der empower-Leiste.

Unter „Sprache“ können Sie die Sprache für die ge-

samte Präsentation einstellen. Damit legen Sie die

Rechtschreibprüfung für alle Folien der Präsentation

mit einem Klick fest.

Darunter können Sie auswählen, welche Elemente

der Fußzeile angezeigt werden sollen: Datum und

Uhrzeit, die Foliennummer und die Fußzeile. Beach-

ten Sie, dass unabhängig von Ihrer Auswahl nur die

Elemente, die auch im Folienmaster definiert sind,

auf den Folien angezeigt werden können. Klicken Sie

anschließend auf „OK“, um die Fußzeile und die

Spracheinstellung auf die gesamte Präsentation an-

zuwenden. Bitte ändern Sie die Fußzeile immer nur

über diese Funktion, damit sowohl die Funktionali-

tät der Fußzeilen-Felder als auch die im Master de-

finierte Formatierung erhalten bleiben und Sie eine

einheitliche Fußzeile in Ihrer Präsentation verwen-

den.

Abhängig von Ihrem Master werden Ihnen unter den

„Präsentationseinstellungen“ ggf. auch Optionen

für Masterfelder oder Logos angezeigt. Informatio-

nen dazu finden Sie in den folgenden zwei Kapiteln.

Masterfelder

Über die Funktion „Masterfelder“ können, zusätz-

lich zur Kopf- und Fußzeile, Felder im Master defi-

niert werden, in die zentrale Informationen einge-

geben werden können, die dann auf allen Folien der

aktuellen Präsentation erscheinen. Die Funktion

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„Masterfelder“ steht nur dann zur Verfügung, wenn

der Master dafür entsprechend eingerichtet wurde.

Wie Sie Masterfelder erstellen können, erfahren Sie

in Kapitel 6.23.

Unter dem Button „Präsentationseinstellungen“ in

der empower Leiste können Sie die Masterfelder be-

arbeiten.

Je nachdem, wie Ihre Masterfelder eingerichtet

wurden, können Sie hier entweder einen vorgegebe-

nen Text auswählen, selber einen Text eintragen o-

der über eine Checkbox ein Masterfeld an- oder ab-

wählen. Anschließend klicken Sie auf „OK“ und das

Masterfeld wird auf allen Folien der aktuellen Prä-

sentation eingefügt.

Vorlagen nutzen

Mit empower haben Sie die Möglichkeit, Präsentati-

onen schnell und effizient aus zentral bereitgestell-

ten Inhalten zusammen zu stellen. In der Schnellzu-

griffsleiste finden Sie, abhängig von Ihren unterneh-

mensinternen Einstellungen von empower, Vorlagen

für Folien, Textelemente, Diagramme, Tabellen,

Symbole, Bilder und SmartArts.

Um Ihre Präsentation zu füllen, können Sie also be-

reits in empower hinterlegte Folienvorlagen ver-

wenden. Öffnen Sie dazu den Ordner „Folien“ und

wählen Sie eine gewünschte Folienvorlage aus. Sie

haben nun zwei Optionen die Folie in Ihre Präsenta-

tion einzufügen: Klicken Sie auf „Einfügen“ wird die

Folie in der Präsentation verwendet, d.h. sie fügt

sich in den Master der aktuell geöffneten Präsenta-

tion ein und Sie können sie mit Ihrem gewünschten

Inhalt füllen.

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Sie können die Folie aber auch über den Button „Mit

Master“ einfügen. Dann wird die Folie so eingefügt,

wie sie in der Datenbank hinterlegt ist. D.h. der Mas-

ter kann von dem in Ihrer Präsentation abweichen.

Dies ist hilfreich, wenn Sie z.B. Folien von Kunden

in deren ursprünglichen Design verwenden wollen.

Um Ihre Präsentation zu erstellen können Sie natür-

lich auch selbst neue Folien entwerfen. Dazu klicken

Sie auf „Neue Folie“ und wählen ein passendes Lay-

out aus Ihrem Master aus. Die Folie können Sie dann

wie gewohnt bearbeiten.

Die Platzhalter-Optionen sind allerdings mit den

empower Vorlagen-Ordnern verknüpft. Wenn Sie

z.B. auf den Diagramm-Button drücken, öffnet sich

der Diagramm-Vorlagen-Ordner und Sie können ein-

fach eine passende Diagramm-Vorlage einfügen.

Auch die anderen Platzhalter-Optionen können Sie

analog verwenden. Die Inhalte der Vorlagen-Ordner

können Sie natürlich auch unabhängig von Platzhal-

tern einfügen. Wählen Sie dazu das gewünschte Ele-

ment aus und klicken Sie auf „Einfügen“.

Beim Einfügen von Bildern aus empower in In-

haltsplatzhalter können Sie das Einfügeverhalten

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der Bilder selbst bestimmen. In PowerPoint® gibt es

grundsätzlich einen Unterschied beim Einfügen von

Bildern in Inhalts- und Bildplatzhalter: Wird ein Bild

in einen Bildplatzhalter eingefügt, wird das Bild an

die Größe des Platzhalters angepasst und deswegen

ggf. nur ein Ausschnitt davon gezeigt. Wird ein Bild

in einen Inhaltsplatzhalter eingefügt, wird das Bild

als Ganzes eingefügt – auch, wenn es dann nicht die

Größe des Platzhalters einnimmt.

Beim Einfügen eines Bildes aus empower in einen In-

haltsplatzhalter können Sie wählen, ob der Platzhal-

ter wie ein Bildplatzhalter behandelt werden soll.

Wählen Sie ein Bild in der Schnellzugriffsleiste aus,

können Sie vor dem Einfügen über das Zahnrad-Sym-

bol auswählen, ob das Bild an die Auswahl, sprich

den Platzhalter, angepasst werden soll.

Ist diese Funktion aktiv, wird das Bild wie in einen

Bildplatzhalter eingefügt.

Sollten Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein,

können Sie über den grauen Button „Bild vollständig

einfügen“ das Bild auch im Nachhinein noch voll-

ständig einfügen lassen (entsprechend der Inhalts-

platzhalter-Funktionalität).

Schrift und Farben

Bei der Erstellung Ihrer Präsentation sollten Sie zur

Formatierung von Text und Formen ausschließlich

die Rubrik „Schrift und Farben“ in der empower

Leiste benutzen.

Die Rubrik „Schrift und Farben“ aus der empower

Leiste ähnelt den Rubriken „Schriftart“ und „Ab-

satz“, die Sie im Start-Menü von PowerPoint® fin-

den. In der empower Leiste sind diese jedoch mit

empower verknüpft und auf das Corporate Design

Ihres Unternehmens angepasst. Hier stehen Ihnen

nur diejenigen Schriftarten, -größen und -farben zur

Verfügung, die dem Corporate Design entsprechen.

Ebenso sind Linien- und Füllfarben festgelegt.

Wenn Sie Inhalte auf Folien erstellen oder ändern,

sollten Sie diese also über die „Schrift und Farben“-

Rubrik anpassen. Nur so können Sie sicherstellen,

dass Ihre Inhalte dem Corporate Design entspre-

chen. Denn das PowerPoint®-Menü, das sich durch

Rechtsklick auf ein Objekt öffnet, bietet die Stan-

dard-PowerPoint®-Formatierungen an und kann

keine Einhaltung des Corporate Designs gewährleis-

ten.

In der Rubrik „Schrift und Farben“ finden Sie außer-

dem neben dem Standard-PowerPoint®-Auflistungs-

Button einen zusätzlichen Auflistungs-Button, den

Sie an den farbigen Aufzählungszeichen erkennen.

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Wenn Sie diesen Button nutzen, werden die Aufzäh-

lungszeichen eingefügt, die in Ihrem Master defi-

niert sind und somit dem Corporate Design entspre-

chen.

Der Standard-PowerPoint®-Button bietet wieder

jegliche PowerPoint®-Formatierung an.

Layout Tools

Die empower Layout Tools unterstützen Sie dabei,

Ihren PowerPoint®-Präsentationen ein einheitliches

Design zu geben, indem Sie u.a. Objekte auf den Fo-

lien passgenau innerhalb des so genannten „Arbeits-

bereichs“ ausrichten.

Der „Arbeitsbereich“ wird im Master durch den

Text-Platzhalter auf dem Master-Layout festgelegt.

Er markiert den Bereich, in dem sämtlicher Inhalt

auf einer Folie liegen sollte - ausgenommen sind na-

türlich Titel und Fußzeile.

Mit einem Klick auf den Button „Layout Toolbar“

öffnet sich auf der rechten Seite die komplette Lay-

out Toolbar.

Nun können Sie, je nachdem welche Elemente Sie

auf der aktuellen Folie selektiert haben, alle Funk-

tionen der Layout Tools nutzen.

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Möchten Sie die Funktionen der Layout Toolbar di-

rekt über die empower Leiste nutzen, können in den

Einstellungen rechts oben individuell Gruppen von

Tools selektiert werden, die dann direkt im Reiter

angezeigt und mit nur einem Klick erreicht werden

können.

Größe und Position

Unter der Rubrik „Größe und Position“ finden Sie

eine Reihe von Tools, die Sie beim Ausrichten und

Formatieren von Inhalten auf Folien unterstützen.

In diesem Bereich gibt es generell die Möglichkeit,

bevor Sie eines der Tools anwenden, ein Referen-

zobjekt auszuweisen. Damit legen Sie fest, an wel-

chem Objekt sich die jeweilige Funktion primär ori-

entieren soll. Um ein Referenzobjekt festzulegen,

markieren Sie zunächst alle Elemente, die bearbei-

tet werden sollen, und klicken anschließend auf das

Objekt, das als Referenzobjekt dienen soll. Möchten

Sie z.B. drei Objekte links ausrichten, würde sich

der Button „Linksbündig“ standardmäßig an dem

Objekt ganz links orientieren (hier dunkelblau).

Wenn Sie jedoch das mittlere Objekt als Referen-

zobjekt setzen, werden alle Elemente links an dem

Referenzobjekt ausgerichtet (hier hellblau).

Anordnen

Bis auf den Button „Position tauschen“ handelt es

sich in dieser Sektion um generische PowerPoint®-

Funktionen. Die Buttons „Linksbündig“, „Rechts-

bündig“, „Oben ausrichten“ und „Unten ausrichten“

richten zwei Objekte entsprechend an einander aus.

Wird nur ein einziges Objekt auf der Folie ausge-

wählt, wird dieses am entsprechenden Rand der Fo-

lie (links, rechts, oben oder unten) ausgerichtet.

„Horizontal verteilen“ und „Vertikal verteilen“ ver-

teilt Objekte innerhalb der zwei äußeren Objekte

einer Selektion entsprechend horizontal oder verti-

kal. Wird nur ein Objekt ausgewählt, wird dieses im

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Verhältnis zur Folie horizontal bzw. vertikal mittig

ausgerichtet.

Wenn Sie zwei Elemente markiert haben, können Sie

über den „Position tauschen“-Button mit einem

Klick die Position der Elemente wechseln.

Position

Unter „Position“ können Sie ein selektiertes Objekt

direkt im bzw. am Arbeitsbereich ausrichten. So

können Objekte links, rechts, oben und unten sowie

in die obere linke und rechte bzw. die untere linke

und rechte Ecke ausgerichtet werden. Der Button in

der Mitte ordnet ein Element in der Mitte des Ar-

beitsbereichs an.

Haben Sie keine Elemente auf der Folie selektiert,

werden alle frei liegenden Elemente, mit Ausnahme

von Platzhaltern, automatisch nach der von Ihnen

gewählten Richtung ausgerichtet.

Größe

Unter der Rubrik „Größe“ können Sie Elemente der

Größe nach an einander anpassen. Markieren Sie

dazu zwei Elemente und wählen z.B. „Gleiche

Breite“. Die Elemente übernehmen dann die Breite

des zuletzt selektieren Elements, wenn Sie kein Re-

ferenzobjekt gesetzt haben. Durch mehrmaliges Kli-

cken auf den Button können Sie zwischen den Brei-

ten der verschiedenen Objekte wechseln. Analog

können Sie den Button „Gleiche Höhe“ und „Gleiche

Größe“ verwenden.

Über die Buttons „Nach links anpassen“, „Nach

rechts anpassen“, „Nach oben anpassen“ und „Nach

unten anpassen“ können zwei oder mehrere Ele-

mente der Größe nach angepasst werden, um ent-

sprechend links, rechts, oben und unten bündig aus-

gerichtet zu werden.

Auswahl

In der Sektion „Auswahl“ finden Sie die generischen

PowerPoint®-Funktionen zum Anordnen von Ele-

menten auf Folien.

Sie können Elemente gruppieren und Gruppierungen

wieder aufheben. Außerdem können Elemente ent-

weder direkt in den Hintergrund bzw. Vordergrund

gerückt werden oder auch nur eine Ebene nach hin-

ten bzw. vorne. Über den Button unten rechts kön-

nen Sie sich auch das Auswahlfenster von Power-

Point® anzeigen lassen, in dem alle Elemente auf

der Folie, auch unsichtbare, angezeigt werden.

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Um ein Element unsichtbar zu machen, klicken Sie

einfach im Auswahlfenster auf das Augen-Symbol

rechts neben dem Objektnamen. Unsichtbare Ele-

mente werden natürlich auch vom Design Check

nicht berücksichtigt.

Mit Hilfe der Auswahlbuttons rechts können Sie mit

einem Klick mehrere Elemente auf einer Folie selek-

tieren. „Gleiche Objekte“ selektiert alle Objekte,

die den gleichen Typ des aktuell ausgewählten Ele-

ments haben, also beispielsweise alle Rechtecke,

alle Textboxen, etc. Über den Button „Gleiche

Farbe“ werden alle Objekte, die die gleiche Farbe

wie das ausgewählte Objekt haben, selektiert.

Strecken

Mit den Buttons „An Breite anpassen“, „An Höhe an-

passen“ und „An Fläche anpassen“ können Sie ein-

zelne oder mehrere Elemente mit einem Klick an

den Arbeitsbereich anpassen. Wenn Sie ein einzel-

nes Element auf der Folie selektieren, wird das Ele-

ment entsprechend an die Breite, Höhe oder die ge-

samte Fläche des Arbeitsbereichs angepasst. Wenn

Sie mehrere Elemente selektieren, werden diese

Elemente proportional zu einander in der Größe an-

gepasst und im Arbeitsbereich ausgerichtet. Ist kein

Element selektiert, werden alle Elemente auf der

Folie, ausgenommen Platzhalter, im Arbeitsbereich

ausgerichtet. So können Sie beispielsweise bei der

Folienmigration mit einem Klick alle Elemente auf

einer Folie passgenau im Arbeitsbereich verteilen.

Eine weitere Funktion ist das Angleichen der Ab-

stände verschiedener Elemente zueinander, sowohl

horizontal als auch vertikal. Um die Abstände zwi-

schen zwei oder mehreren Elementen anzugleichen,

wählen Sie die Elemente aus (es können die

Abstände zwischen Formen, Feldern und Objekten

angepasst werden) und klicken entweder auf „Glei-

che Abstände horizontal“ oder auf „Gleiche Ab-

stände vertikal“.

Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in welchem Sie

den gewünschten Abstand zwischen den Elementen

festlegen und die Fläche, innerhalb der die Ele-

mente liegen sollen, bestimmen können. Dabei kön-

nen Sie zwischen „An Selektion anpassen“, „An Ar-

beitsbereich anpassen“ und „Größe nicht anpassen“

wählen. Wählen Sie „An Selektion anpassen“ aus,

geben jeweils die beiden äußeren Elemente den

Rahmen des Bereichs vor, in dem die Elemente lie-

gen sollen. D.h. die Größe der Elemente wird ange-

passt, um die gewünschten Abstände zwischen den

Elementen zu erreichen und diese gleichzeitig in der

durch die Selektion vorgegebenen Fläche anzuord-

nen.

Wählen Sie „An Arbeitsbereich anpassen“, werden

die Elemente im Arbeitsbereich verteilt und der

Größe nach angepasst, um die gewünschten Ab-

stände zu erreichen. Sie können sich auch für

„Größe nicht anpassen“ entscheiden. Dann werden

die Elemente nicht angepasst, sondern einfach mit

den eingestellten Abständen vertikal bzw. horizon-

tal auf der Folie verteilt.

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Über den Button „Form teilen“ lässt sich aus jeder

beliebigen Form mit wenigen Einstellungen eine

Matrix erstellen. Fügen Sie dazu die gewünschte

Form, beispielsweise ein Rechteck, auf der Folie ein

und klicken anschließend auf „Form teilen“.

Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster in dem Sie die ge-

wünschte Anzahl an Zeilen und Spalten eingeben

können. Außerdem können Sie den horizontalen und

vertikalen Abstand zwischen den einzelnen Elemen-

ten festlegen. Zum Schluss wählen Sie noch aus, ob

die Matrix insgesamt die Größe des aktuell markier-

ten Objekts einnehmen oder auf den ganzen Ar-

beitsbereich angepasst werden soll. Mit einem Klick

auf „OK“ wird automatisch eine entsprechende Mat-

rix erstellt.

Mit dem „Position Painter“ können Sie, ähnlich zum

Format-Pinsel von Microsoft®, Positions- und Grö-

ßen-Parameter von einem Objekt auf andere Ob-

jekte übertragen. Ausführliche Informationen zum

Position Painter finden Sie in Kapitel 2.8.

Andocken

Über die Funktion Andocken können zwei oder meh-

rere Elemente aneinander ausgerichtet werden. Der

Button „Links andocken“ dockt Elemente nach links

aneinander an.

Die Buttons „Rechts andocken“, „Oben andocken“

und „Unten andocken“ funktionieren analog. Wäh-

rend bei „Oben andocken“ und „Unten andocken“

die Elemente entsprechend nach unten bzw. oben

gerückt werden, werden bei „Vertikal andocken“

und „Horizontal andocken“ die Elemente mittig zu-

einander angedockt.

Anpassen

In der Rubrik „Anpassen“ finden Sie hauptsächlich

generische PowerPoint®-Funktionen, die das Aus-

richten von Elementen vereinfachen.

Winkel

Mit den Buttons „Linksdrehung 90°“ und „Rechts-

drehung 90°“ können Sie ein Element entsprechend

um 90° drehen. Über „Horizontal kippen“ und „Ver-

tikal kippen“ können Sie ein Element entsprechend

an der horizontalen oder vertikalen Achse spiegeln.

Wählen Sie ein Element mit abgerundeten Ecken aus

und klicken auf „Runde Ecken angleichen“, werden

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die Ecken einheitlich an einen in der Datenbank hin-

terlegten Winkel angepasst.

Gleiches gilt für Richtungspfeile und eingekerbte

Richtungspfeile (zu finden im empower Ribbon un-

ter Formen > Blockpfeile), die über den Button

„Winkel angleichen“ einheitlich formatiert werden

können.

Die Winkel für Runde Ecken und (eingekerbte) Rich-

tungspfeile können in der empower Datenbank ein-

gestellt werden.

Zeichnen

Hier finden Sie die generischen PowerPoint®-Funk-

tionen um Formen zusammenzufügen.

Über „Vereinigung“ werden die markierten Ele-

mente zu einer einzigen Form zusammen gefügt.

Über den Button „Kombinieren“ werden markierte

Elemente zu einer Form vereint, dabei wird aller-

dings der Überlappungsbereich herausgeschnitten.

Die Funktion „In Einzelmengen“ teilt die markierten

Elemente, abhängig von ihren Überlappungen, in

einzelne Formen auf. Über „Schnittmenge bilden“

wird nur der Überlappungsbereich der markierten

Elemente erhalten. Über „Subtrahieren“ wird der

Bereich der zuletzt ausgewählten Form aus der zu-

erst ausgewählten Form ausgeschnitten.

Objekt

Unter der Rubrik „Objekt“ finden Sie die Stan-

dardeinstellungen von PowerPoint® zur Größe und

den Eigenschaften von Formen und Textfeldern.

Hier können Sie direkt die Höhe und Breite des mar-

kierten Elements einsehen und verändern, sowie

über das Kettensymbol das Seitenverhältnis sperren

bzw. entsperren. Wählen Sie „Text verkleinern“

aus, passt sich die Schriftgröße innerhalb des Ele-

ments automatisch an, wenn dieser ansonsten über

das Element hinauslaufen würde. Wird „Form anpas-

sen“ ausgewählt, passt sich nicht der Text sondern

die Größe der Form der Textmenge an. Wenn keine

der beiden Einstellungen genutzt werden soll, wäh-

len Sie „Nicht anpassen“ aus. Darüber hinaus kann

über „Umbrechen“ der automatische Zeilenum-

bruch aktiviert werden.

Ränder

In der Rubrik „Ränder“ können Sie die inneren Rän-

der eines markierten Elements direkt eingeben.

Darüber hinaus können Sie die Ränder eines mar-

kierten Elements mit „Rand merken“ analog zum

Format-Pinsel von PowerPoint® merken und über

„Anwenden“ auf andere Objekte übertragen, indem

Sie ein Objekt auswählen und auf „Anwenden“ kli-

cken. Über den Button „Entfernen“ können Sie die

Ränder eines Objekts mit einem Klick auf 0 cm set-

zen.

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Zeilen

In der Rubrik „Zeilen“ finden Sie die generischen

PowerPoint®-Einstellungen zum Zeilenabstand. Un-

ter „Zeilenabstand“ können Sie den Zeilenabstand

für das markierte Element einrichten. Haben Sie

hier „Genau“ ausgewählt, können Sie unter „Maß“

den genauen Wert eintragen. Unter „Vor“ und

„Nach“ können Sie zusätzlich den Abstand vor und

nach einer Zeile einstellen.

Position Painter

Mit dem „Position Painter“ steht Ihnen ein Layout

Tool zur Verfügung, mit dem Sie, ähnlich zum For-

mat-Pinsel von Microsoft®, Positions- und Größen-

Parameter von einem Objekt auf andere Objekte

übertragen können.

Soll z.B. Element 2 an Element 1 (Vorlagen-Objekt)

angepasst werden, wählen Sie Element 1 aus und

drücken Sie den „Position Painter“-Button. Es öffnet

sich ein Menüfenster.

Der „Position Painter“ hat jetzt bereits die folgen-

den Parameter von Element 1 gespeichert: Die

Breite, die Höhe, die Ausrichtung von links, von

rechts, von oben und von unten.

Sie können nun auswählen, welche der Parameter

Sie auf ein anderes Objekt anwenden wollen. Die

ausgewählten Parameter sind dann farblich hervor-

gehoben. Wenn Element 2 exakt die gleiche Größe

und Position des Referenzobjekts haben soll, wählen

Sie die Parameter Breite, Höhe, Von links und Von

oben aus. Selektieren Sie nun das Element 2 und kli-

cken dann auf „Anwenden“. Somit haben Sie Ele-

ment 2 an das Element 1 angepasst.

Nehmen wir wieder unser Beispiel zur Hilfe. Wählen

Sie Element 1 aus und drücken Sie den „Position

Painter“-Button. Wählen Sie im Menüfenster nur die

Breite aus. Selektieren Sie nun Element 2 und kli-

cken dann auf „Anwenden“. Das Element 2 hat nun

die gleiche Breite wie Element 1.

Sie können jetzt natürlich auch noch weitere Ele-

mente anpassen. Wählen Sie dazu die entsprechen-

den Elemente aus und klicken Sie erneut auf „An-

wenden“. Die Parameter von Element 1 bleiben so

lange gespeichert, bis Sie die Parameter eines an-

deren Elements durch das Klicken auf „Merken“

speichern oder das Tool schließen.

Wenn verschiedene Elemente auf unterschiedlichen

Folien alle die gleiche Position einnehmen sollen,

können Sie auf „Mehrfach anwenden“ klicken. Ana-

log zum Doppelklick auf den Format-Pinsel können

Sie nun die einmal gespeicherten Parameter direkt

mehrfach durch Anklicken der entsprechenden Ob-

jekte anwenden.

Wenn mit Hilfe des „Position Painter“ Bilder ange-

passt werden, besteht immer die Gefahr, dass diese

verzerren. Deswegen werden Höhe und Breite bei

Bildern nie direkt zusammen angepasst. Zunächst

wird nur die Höhe, dann nur die Breite des Bildes

angepasst. Anschließend können beide Parameter

angewandt werden, was aber in den meisten Fällen

zu einer Verzerrung des Bildes führt.

Agenda Editor

Der Agenda-Editor unterstützt Sie bei der Erstellung

von Agenda- oder Kapitelseiten, die Ihrer Präsenta-

tion die notwendige Struktur verleihen. Um eine

Agenda zu erstellen klicken Sie einfach auf den But-

ton „Agenda“ in der empower-Leiste.

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Nachdem Sie den Agenda-Editor aufgerufen haben,

können Sie zunächst - sofern mehrere Layouts hin-

terlegt sind - ein Agenda Layout auswählen und dann

direkt die verschiedenen Agenda-Punkte eintippen

und mit „Enter“ in die Liste unten einfügen.

Zu jedem angelegten Agenda-Punkt können Sie op-

tional, z.B. im Falle eines Workshops, die Dauer o-

der den Referenten angeben, sofern diese Funktion

für die ausgewählte Agenda aktiviert ist.

Des Weiteren können Sie Agenda-Punkte auch in Un-

terpunkte umwandeln, indem Sie die Gliederungs-

ebene des Punktes nach rechts oder links verschie-

ben. Die Agenda hat drei Ebenen: es können Haupt-

punkte, Unterpunkte und eine zweite Ebene von Un-

terpunkten erstellt werden, sofern diese Funktion in

Ihrer Agenda aktiviert ist.

Um die Reihenfolge der Punkte zu ändern, können

Sie diese einfach per Drag & Drop verschieben oder

die Auf- und Abwärtspfeile benutzen.

Dazu noch ein Tipp für Profis: Sie können die Punkte

auch über die Tastatur einrücken und verschieben.

Halten Sie dazu Strg gedrückt und drücken auf die

Pfeiltaste nach rechts oder links, um die Ebene zu

verändern. Drücken Sie Strg und die Pfeiltaste nach

oben oder unten, um den Punkt zu verschieben. Um

zwischen den Punkten hin und her zu navigieren,

können Sie einfach die Pfeiltasten nach oben oder

unten nutzen.

Um einen bestehenden Agenda-Punkt zu löschen,

klicken Sie einfach auf das „Löschen-Symbol“ ganz

rechts. empower fragt ab, ob ggf. Agenda-Unter-

punkte sowie mögliche Inhaltsfolien der Präsenta-

tion zu diesem Agenda-Punkt ebenfalls gelöscht

werden sollen. Bitte beachten Sie, dass Sie den

Löschvorgang von Kapiteln und dazugehörigen Fo-

lien nicht mehr rückgängig machen können.

Nachdem Sie alle gewünschten Agenda-Punkte ein-

gepflegt haben, können Sie rechts noch eine Reihe

von Einstellungen an der Agenda vornehmen:

/ / / SEITE 14

Sie können z.B. ein Agenda-Deckblatt auswählen,

das alle Agenda-Punkte in einer Übersicht zeigt und

vor den einzelnen Agenda-Folien eingefügt wird. Die

Kapiteltrennseite ist standardmäßig angewählt und

bezeichnet die einzelnen Agenda-Folien, die zwi-

schen Ihren Präsentationsfolien eingefügt werden.

Außerdem können Sie auswählen, ob Sie auch eigene

Agenda-Folien für die Unterpunkte erstellen lassen

möchten, sofern Unterpunkte vorhanden sind. Dar-

über hinaus können Sie entscheiden, ob Unter-

punkte, falls vorhanden, auf allen Agenda-Folien zu

sehen sein sollen oder nur jeweils beim aktuellen

Agenda-Punkt.

Unter dem Punkt Elemente können Sie eine Leiste

mit Kapitelüberschriften für einen besseren Über-

blick auf den Inhaltsfolien oder die Navigations-

Leiste für ein direktes Navigieren zwischen den

Agenda-Punkten im Präsentationsmodus auswählen,

falls diese in Ihrer Agenda aktiviert sind. Außerdem

können Sie auch die Seitenzahlen zu den Agenda-

Punkten anzeigen lassen, falls diese in der Agenda

aktiviert sind.

Ist unter Agenda Optionen die automatische Aktua-

lisierung aktiviert, werden die Seitenzahlen, die Na-

vigation und die Kapitelüberschriften automatisch

ergänzt bzw. aktualisiert, wenn in die Präsentation

neue Folien eingefügt oder kopiert, oder alte Folien

aus der Präsentation gelöscht werden. Ist die Funk-

tion „Abschnitte erstellen“ aktiviert, wird die Prä-

sentation entsprechend der Hauptpunkte der

Agenda automatisch in native PowerPoint®-Ab-

schnitte unterteilt.

Sollte die Agenda so viele Punkte enthalten, dass

diese nicht mehr auf eine einzige Folie passen, kann

die gesamte Agenda entweder automatisch verklei-

nert und auf die Größe der Folie angepasst oder auf

mehrere Folien verteilt werden, damit sie nicht

über die Folie hinausragt.

/ / / SEITE 15

Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenom-

men haben, klicken Sie auf „Agenda einfügen“ und

empower erstellt automatisch die Agenda-Folien in

der Präsentation.

Diese können Sie jetzt nach Belieben innerhalb Ihrer

Präsentation verschieben bzw. weitere Inhaltsfolien

zwischen den Agenda-Folien einfügen. Auf allen In-

haltsfolien werden nun automatisch die Kapitel-

überschriften und die Navigation eingefügt. Die Ka-

pitelüberschriften zeigen den kompletten Pfad des

aktuellen Agenda-Punkts inklusive aller Ebenen an.

Die Navigation zeigt alle Agenda-Punkte der ersten

Ebene und hebt den aktuellen Agenda-Punkt hervor,

so dass Sie genau wissen, an welcher Stelle Ihrer

Präsentation Sie sich gerade befinden.

Im Präsentationsmodus können Sie über die Naviga-

tion direkt zum jeweiligen Agenda-Punkt springen.

Auch auf den Agenda-Folien sind die einzelnen

Agenda-Punkte verlinkt, so dass Sie mit einem Klick

zu einem beliebigen anderen Agenda-Punkt springen

können.

Wenn es spätere Änderungen an der Agenda gibt,

führen Sie diese bitte immer im Agenda-Editor aus.

Klicken Sie dazu einfach auf die Agenda in der Prä-

sentation und wählen „Agenda bearbeiten“.

Alternativ können Sie auch direkt über den Agenda-

Button in der empower-Leiste wieder auf den

Agenda-Editor zugreifen.

Dann können Sie die notwendigen Korrekturen ein-

arbeiten und empower passt automatisch alle

Agenda-Folien an. Die Agenda-Folien sind zwar nor-

male PowerPoint®-Folien, dennoch sollten Sie diese

nie von Hand ändern, da die Änderungen sonst nicht

in den Editor übernommen werden und sich z.B. die

Kapitelüberschriften oder die Navigation auf den In-

haltsfolien nicht automatisch aktualisieren. Der

Agenda-Editor hingegen setzt diese Änderungen in-

telligent um. Und wenn Sie z.B. die Reihenfolge

zweier Agenda-Punkte vertauschen, wirkt sich dies

ebenfalls direkt auf Ihre Präsentation aus: Die je-

weiligen Agenda-Folien verschieben sich und neh-

men dabei alle ihre nachfolgenden Folien mit.

/ / / SEITE 16

Senden

Die Funktion „Senden“ dient dazu, einzelne Folien

oder die gesamte Präsentation direkt an einen Emp-

fänger per Email zu versenden. Wählen Sie dazu in

der aktuell geöffneten Präsentation eine oder meh-

rere Folien aus, die Sie versenden möchten. Klicken

Sie nun auf „Senden“.

Es erscheint ein kleiner empower-Dialog. Hier kön-

nen Sie den Namen der Datei bei Bedarf anpassen

und entscheiden, ob nur die ausgewählten Folien,

die aktuelle Folie oder alle Folien versendet werden

sollen. Anschließend wählen Sie ein oder mehrere

Formate aus, in dem die Datei verschickt werden

soll. Je nach Office-Version stehen Ihnen die For-

mate PowerPoint® 2003, PowerPoint®

2007/2010/2013, PDF sowie „Notizenseite als PDF“

zur Verfügung. Klicken Sie dann auf „Neue E-Mail“.

empower öffnet nun ein neues E-Mail-Fenster Ihres

E-Mail-Programms (Outlook oder Lotus Notes). Sie

müssen nun nur noch den Empfänger angeben und

können die E-Mail anschließend direkt versenden.

Sprache

Ein Klick auf „Sprache“ öffnet ein Menüfenster, mit

dem Sie auf Knopfdruck die Rechtschreibprüfung für

die gesamte Präsentation oder einzelne Folien um-

stellen können.

Gerade wenn Präsentationen aus verschiedenen

Sprachen entstanden sind, ist es sehr hilfreich, die

Rechtschreibprüfung zentral einzustellen.

Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und klicken

Sie auf „Auf Folie(n) anwenden“, um die Recht-

schreibprüfung für die aktuell ausgewählte Folie (o-

der Folien) anzuwenden – oder auf „Auf Präsenta-

tion anwenden“, um direkt die ganze Präsentation

umzustellen.

Tools

Unter den Tools verbergen sich vier kleine Werk-

zeuge:

Layouts bereinigen

Animationen entfernen

Notizen und Kommentare löschen

Pack & Go

/ / / SEITE 17

Über „Layouts bereinigen“ können Sie mit einem

Klick überflüssige Layouts, die sich z.B. im Zuge ei-

ner Folienmigration automatisch in einen Master

eingefügt haben, löschen. Weitere Informationen zu

dieser Funktion finden Sie im Kapitel 5.2.

„Animationen entfernen“ löscht ausnahmslos alle

bestehenden Animationen in der Präsentation. Dies

gilt sowohl für Folienanimationen als auch für Foli-

enübergänge.

„Notizen entfernen“ löscht mit einem Klick alle

Notizen auf den Folien der aktuellen Präsentation.

Mit „Pack & Go“ können Sie alle Daten der aktuellen

Präsentation in einen lokalen Ordner auf Ihrem

Computer, auf einen USB-Stick oder eine CD kopie-

ren. Diese Funktion ist besonders dann sehr wert-

voll, wenn Sie die Präsentation auf ein anderes Me-

dium kopieren möchten und dabei z.B. Videos mit in

den Ordner kopiert werden sollen.

Design Check

Der Design Check überprüft Ihre gesamte Präsenta-

tion auf die Einhaltung des Corporate Designs. Kli-

cken Sie dazu einfach auf den „Design Check“-But-

ton.

Auf der rechten Seite listet der Design Check alle

Verstöße gegen das Corporate Design auf. Dabei

wird pro Folie immer das Design geprüft, dem die

jeweilige Mastervorlage zugewiesen ist. Ist dem

Master, auf dem die Folie beruht, kein Master zuge-

wiesen, werden alle in empower hinterlegten De-

signs zur Prüfung herangezogen.

Der Design Check überprüft die verwendete Master-

vorlage, die Schriftfarben, Füllfarben, Linienfarben,

Schriftgrößen und Schriftarten. Außerdem prüft em-

power, ob die verwendeten Aufzählungszeichen de-

nen im Master entsprechen und ob ihre Farbe mit

einer der zulässigen Schriftfarben übereinstimmt.

/ / / SEITE 18

Wenn Inhalte auf Folien im Bereich des Logo-Schutz-

raums liegen oder über Platzhalter hinausragen,

wird dies ebenfalls angezeigt. Die Titel-Platzhalter

werden noch einmal gesondert auf Farbe, Schrift-

art, Größe und Position im Vergleich zum Master-

Layout geprüft.

Die Verstöße gegen das Corporate Design werden

nach dem jeweiligen Typ des Verstoßes getrennt an-

gezeigt. Dabei können Sie auswählen, ob die Ver-

stöße noch einmal nach Folien gegliedert aufgelistet

werden sollen oder direkt für die gesamte Präsenta-

tion.

So sehen Sie zum Beispiel, welche falschen Schrift-

farben in der Präsentation verwendet wurden. Wenn

Sie auf einen Eintrag klicken, selektiert empower

automatisch die Folie und das Element, das den Feh-

ler aufweist. Gleichartige Fehler werden gruppiert

dargestellt. Dies ermöglicht Ihnen mit einem X in

der Überschrift, ganz einfach alle gleichen Verstöße

zu markieren und direkt zu ersetzen, in dem Sie eine

korrekte Schriftfarbe auswählen und „Anwenden“

klicken.

Wenn auf Folien Elemente über dem Logo-Schutz-

raum oder dem Layout-Schutzraum liegen, zeigt der

Design Check diese Verstöße ebenfalls an. Mit einem

Klick auf den Eintrag werden die Elemente auf den

entsprechenden Folien selektiert und Sie können

diese verschieben, so dass Sie nicht mehr im Layout-

Schutzraum liegen. Bei falschen Aufzählungszeichen

wählen Sie einfach ein passendes aus der Liste aus.

Es werden Ihnen alle Aufzählungszeichen angezeigt,

die im Master des jeweiligen Designs definiert sind.

Beim Titel-Platzhalter werden die Verstöße pro Mas-

ter angezeigt, falls Sie in der Präsentation mehrere

Master verwenden. Über „Auto-Korrektur“ werden

die Titel in Schriftfarbe, Schriftart, Größe und Posi-

tion an den Titel-Platzhalter aus dem Master ange-

passt.

Auch bei den Farb- und Schriftart-/Schriftgrößen-

verstößen können Sie die „Auto-Korrektur“ nutzen,

wenn Sie nicht alle Design Check Verstöße einzeln

bearbeiten wollen. Bei Farben wählt empower au-

tomatisch die Farbe aus dem Corporate Design aus,

die der angemerkten Farbe am ähnlichsten ist. Bei

Schriftgrößen wird die nächst größere oder kleinere

/ / / SEITE 19

freigegebene Schriftgröße aus empower automa-

tisch angewandt. Analog wird bei Schriftarten ver-

fahren. Die Auto-Korrektur können Sie für jede

Rubrik von Verstößen einzeln anwenden oder direkt

mit einem Klick auf „Alle Fehler automatisch kor-

rigieren“ alle Design Check Verstöße auf einmal au-

tomatisch korrigieren lassen.

Wenn Sie alle Punkte in der Liste korrigiert haben,

zeigt Ihnen der Design Check entsprechend an, dass

keine Verstöße mehr vorliegen.

/ / / SEITE 20

3 Folienmanagement In diesem Kapitel werden alle wichtigen Vorgehens-

weisen für ein sinnvolles Folienmanagement vorge-

stellt. Unter Folienmanagement verstehen wir das

Arbeiten innerhalb der Bibliothek sowie das Verwal-

ten der darin gespeicherten Inhalte.

Bibliothek (Vollbibliothek)

Über die Funktion „Bibliothek“ erhalten Sie Zugriff

auf die gesamten, zentral verfügbaren Power-

Point®-Inhalte. empower bietet grundsätzlich zwei

Wege, wie Sie mit der Bibliothek arbeiten können:

entweder öffnen Sie die Bibliothek in einer Vollan-

sicht über den „Bibliothek“-Button in der empower-

Leiste oder Sie nutzen den Schnellzugriff auf der

rechten Seite.

Wenn Sie die Bibliothek über den „Bibliothek“-But-

ton öffnen, erscheint ein Dialogfenster. Hier sehen

Sie auf der linken Seite die Ordnerstruktur der Bib-

liothek, die analog zum Explorer von Microsoft® auf-

gebaut ist. Die Bibliothek gliedert sich dabei in die

drei Bereiche Unternehmensbibliothek, Benut-

zerbibliothek und Vorlagenbibliothek.

Die Unternehmensbibliothek sollte Folien und Prä-

sentationen mit fertigen Inhalten enthalten, die

dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen

sollen. Idealerweisen haben alle Mitarbeiter hier zu-

mindest Leserechte, um Zugriff auf diese zentralen

Unternehmensinhalte zu haben.

Die Benutzerbibliothek hingegen ist nutzerspezi-

fisch. Jeder Nutzer hat in empower seine eigene Be-

nutzerbibliothek, in der er eigene Folienbibliothe-

ken anlegen und verwalten kann. Hier werden Pro-

jekte gespeichert, die noch in Bearbeitung sind und

noch nicht dem gesamten Unternehmen zur Verfü-

gung gestellt werden sollen. Nur wenn Sie Kollegen

über die „Einstellungen“ für einzelne Ordner Rechte

zuweisen, können diese ebenfalls auf die entspre-

chenden Inhalte Ihrer Benutzerbibliothek zugreifen.

Auf diese Weise können Sie z.B. an gemeinsamen

Projekten arbeiten. Sollten andere Nutzer Ordner

für Sie freigeben, werden Ihnen diese ebenfalls in

Ihrer Benutzerbibliothek angezeigt.

/ / / SEITE 21

Der Bereich Corporate Design Vorlagen ist unter-

nehmensweit einsehbar (sofern mindestens Lese-

rechte vorhanden sind) und enthält Vorlagen für

z.B. Folien, Diagramme oder auch Bilder. Dieser Be-

reich sollte zentral gepflegt werden und Arbeitsvor-

lagen zur Verfügung stellen, mit denen alle Mitar-

beiter im Unternehmen schnell und einfach neue,

CD-konforme Folien bzw. Präsentationen erstellen

können.

Im „Papierkorb“ landen alle Elemente, die Sie aus

der Bibliothek löschen. Jedes Element wird stan-

dardmäßig nach 6 Tagen unwiderruflich gelöscht.

Die Dauer bis zur unwiderruflichen Löschung kann

jedoch verlängert werden. Bis dahin können Sie alle

Elemente über einen Rechtsklick wiederherstellen

und sich auch den Ursprungsordner des Elements an-

zeigen lassen.

Wenn Sie einen Ordner aus der Bibliothek auf der

linken Seite auswählen, dann sehen Sie rechts alle

Elemente, die in diesem Ordner hinterlegt sind. Da-

bei kann ein Element entweder eine ganze Präsen-

tation, eine einzelne Folie oder ein Objekt (z.B. ein

Diagramm, eine Tabelle oder eine Textbox) sein.

Um welche Art von Element es sich handelt, erken-

nen Sie am Icon rechts unten.

Natürlich können auch Master in der Bibliothek hin-

terlegt werden. Zu jedem Objekt sind außerdem

weitere Metainformationen wie Autor, letztes Ände-

rungsdatum, Anzahl der Einfüge-Operationen, Be-

wertung und Sprache unternehmensweit einsehbar.

Um ein Element in einer größeren Vorschau anzuse-

hen, klicken Sie einfach auf die Lupe links oben.

In der Vollbibliothek können Sie – sofern Sie die ent-

sprechenden Rechte besitzen – die Reihenfolge der

angezeigten Elemente einfach per Drag & Drop ver-

schieben. Mit einem Klick auf das Favoriten-Symbol

(s.u.) können Sie dieses zu den Favoriten hinzufü-

gen. Das Element wird dann zusätzlich im Favoriten-

ordner der Schnellzugriffsleiste angezeigt.

/ / / SEITE 22

Ordnerstruktur anlegen

Bevor Sie eine Ordnerstruktur für Ihre Unterneh-

mensbibliothek anlegen, sollten Sie sich Gedanken

machen, wie die Inhalte, die Sie Ihren Mitarbeitern

zur Verfügung stellen wollen, sinnvoll gegliedert

werden können. Empfehlungen und Tipps hierzu fin-

den Sie im Kapitel 6.17.

Nachdem Sie sich für eine passende Ordnerstruktur

entschieden haben, können Sie mit dem Anlegen der

Ordner beginnen. Um einen neuen Ordner in der

Bibliothek zu erstellen, öffnen Sie zunächst über

den „Bibliothek“-Button die Bibliotheksansicht.

Wählen Sie anschließend einen Bereich aus, in dem

Sie den neuen Ordner erstellen wollen (Unterneh-

mensbibliothek, Benutzerbibliothek oder Corporate

Design Vorlagen), und klicken dann unten links auf

„Neuer Ordner“.

empower erstellt nun einen neuen Ordner im ge-

wünschten Bereich. Um den Namen des Ordners an-

zupassen, müssen Sie den neuen Ordner auf der

rechten Seite des Dialogfensters auswählen und un-

ten links auf „Umbenennen“ klicken. Nach Eingabe

des gewünschten Namens bestätigen Sie die Ände-

rung mit „Enter“.

Um einen Ordner zu löschen wählen Sie den Ordner

analog im rechten Bereich des Dialogfensters aus

und klicken anschließend auf „Löschen“.

Für das Umbenennen und Löschen von Ordnern gibt

es noch einen alternativen Weg. Sie können den ent-

sprechenden Ordner auch mit einem Rechtsklick in

der Ordnerstruktur auf der linken Seite des Dialog-

fensters auswählen und dann die gewünschte Aktion

durchführen.

Beachten Sie, dass beim Löschen eines Ordners auch

alle Inhalte des Ordners inklusive Unterordner ge-

löscht werden.

Speichern innerhalb der Biblio-thek

ACHTUNG: Bitte achten Sie grundsätzlich darauf,

dass Präsentationen im PPTX- oder PPT-Format ge-

speichert werden müssen, damit eine einwandfreie

Funktionalität von empower gewährleistet werden

kann.

Um ein Element in die Bibliothek hochzuladen, se-

lektieren Sie das gewünschte Element und klicken

auf „In Bibliothek speichern“.

Nun haben Sie – abhängig von Ihrer Selektion – die

Möglichkeit, die gesamte Präsentation, die ausge-

wählte Folie, den Master, mehrere Folien oder ein

Folienset, ein Einzel-Objekt oder mehrere Objekte

hochzuladen.

/ / / SEITE 23

In unserem Bespiel wählen wir die Option „Folie“.

Jetzt haben Sie die Wahl zwischen „Speichern“ und

„Speichern unter“. Analog zu allen Microsoft

Office®-Programmen wird bei „Speichern“ die Folie

überschrieben, sofern Sie bereits in der Bibliothek

abgelegt wurde. Wenn Sie „Speichern unter“ aus-

wählen, öffnet sich der bekannte Speichern-Dialog

zur Auswahl eines Ordners. Würden Sie auf „Spei-

chern“ klicken, obwohl das Element noch nicht in

empower hinterlegt ist, würde sich ebenfalls der

Speichern-Dialog zur Auswahl eines Ordners öffnen.

Öffnet sich der Speichern-Dialog, so können Sie auf

der linken Seite einen entsprechenden Ordner aus-

wählen, in dem bspw. die Folie gespeichert werden

soll. Bei Bedarf können Sie natürlich auch ad-hoc ei-

nen Ordner hinzufügen. Anschließend können Sie

den vorgeschlagenen Namen übernehmen oder ab-

ändern und bei Bedarf Stichwörter eintragen. Unten

rechts wird Ihnen angezeigt, ob die Folie dem Cor-

porate Design entspricht.

Mit einem Klick auf „OK“ wird die Folie in der Bibli-

othek gespeichert.

Möchten Sie ein bestehendes Element aus der Bibli-

othek aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor. Fügen

Sie das Element aus der Bibliothek in Ihre Präsenta-

tion ein und führen die gewünschten Anpassungen

durch.

Wenn Sie nun auf „Speichern“ klicken, wird das Ele-

ment direkt in der Bibliothek überschrieben.

Sie können aber auch auf „Speichern unter“ klicken.

Dann wählen Sie z.B. die Folie aus, wenn Sie die Fo-

lie aktualisieren möchten. Nun merkt empower au-

tomatisch, dass dieses Element bereits in der Bibli-

othek vorhanden ist und schlägt eine Aktualisierung

vor. Ein Klick auf „Überschreiben“ überschreibt das

Element in der Bibliothek.

Optional können Sie das bestehende Objekt auch als

eigenständiges Objekt in die Bibliothek hochladen.

Dafür müssen Sie einen anderen Speicherort aus-

wählen, oder dem Element einen anderen Namen

geben. Sie sollten ein Objekt aber immer nur dann

/ / / SEITE 24

als eigenständiges Element hochladen, wenn das

Objekt nichts mehr mit dem ursprünglichen zu tun

hat und zusätzlich in der Bibliothek erscheinen soll.

Bei Elementen, die Sie aus dem Vorlagenbereich

herunterladen und verändern, schlägt empower

standardmäßig vor, ein neues Objekt hochzuladen,

damit zentrale Vorlagen nicht aus Versehen über-

schrieben werden können.

Um mehrere Folien auf einmal hochzuladen, mar-

kieren Sie alle gewünschten Folien und wählen Sie

im Speichern-Dialog „Ausgewählte Folien“ aus. Die

Folien werden dann in einem Rutsch als einzelne

Elemente in der Bibliothek gespeichert.

Die Option „Folienset“ speichert ebenfalls alle Fo-

lien in der Bibliothek - allerdings wird Ihnen in der

Bibliothek nur die erste Folie angezeigt und Sie kön-

nen in der Bibliothek auch nicht auf die einzelnen

Folien zugreifen. Wenn Sie das Folienset in eine Prä-

sentation einfügen, stehen Ihnen aber wieder alle

Folien zur Verfügung. Diese Option bietet sich im-

mer dann an, wenn es eine Gruppe von Folien gibt,

die immer nur zusammen verwendet werden sollen.

Mit dem Folienset verhindern Sie, dass ein Nutzer

nur eine Folie des Sets zweckentfremdet benutzt.

Um einen neuen Master in der Bibliothek abzulegen,

wählen Sie im Speichern-Dialog „Master“ aus und

klicken auf „Speichern unter“. Jetzt erscheint zu-

nächst der Hinweis, dass der Master mit allen Folien

in dieser Präsentation abgespeichert wird. Das

heißt, es wird nicht nur die Mastervorlage sondern

auch alle Folien der aktuell geöffneten Präsentation

in empower hinterlegt.

Wenn Sie später über „Neu“ eine neue Präsentation

mit diesem Master öffnen, werden in die neue Prä-

sentation automatisch alle Folien angezeigt, die Sie

jetzt zusammen mit dem Master hochladen. So kön-

nen Sie Standard-Folien festlegen, die bei jedem

Öffnen einer neuen Präsentation mit diesem Master

angezeigt werden sollen.

Nach einem Klick auf „OK“ wählen Sie einen Ordner

aus, in dem der Master abgelegt werden soll. An-

schließend können Sie dem Master einen Namen ge-

ben. Klicken Sie auf „OK“ und es erscheint ein Fens-

ter, in dem Sie die nötigen Informationen für die

„Master anwenden“ Funktion eingeben müssen.

Nachdem Sie auf „Anwenden“ klicken, erscheint ein

zweites Fenster, in dem Sie den Master einem De-

sign in empower zuweisen können.

/ / / SEITE 25

Weitere Informationen zum Einrichten der „Master

anwenden“-Funktion und den Designs finden Sie in

Kapitel 5.2 und Kapitel 6.2. Anschließend wird der

Master in empower gespeichert.

Wenn Sie Bilder in empower speichern möchten,

können Sie dies auch direkt über die Bibliothek tun,

ohne vorher alle Bilder auf einer Folie einzufügen

und über „In Bibliothek speichern“ in der Bibliothek

abzulegen. Gehen Sie einfach mit einem Rechtsklick

auf den gewünschten Zielordner in der Bibliothek

und wählen dann „Bilder importieren“ aus.

Anschließend können Sie über den Button rechts ei-

nen Ordner auf Ihrem PC auswählen, aus dem Bilder

importiert werden sollen. Über „Bestehende Ele-

mente überschreiben“ kann festgelegt werden, ob

Elemente im Zielordner der empower Bibliothek

überschrieben werden sollen, falls sie dort bereits

vorhanden sind. Wird diese Option nicht ausge-

wählt, werden alle Elemente neu hinzugefügt und

auch automatisch neu benannt. Ist die Option „Un-

terverzeichnisse einschließen“ aktiviert, werden

alle Unterordner des lokal ausgewählten Ordners

mit Inhalten (Bilder) in die Bibliothek gespeichert

und auch im Verzeichnis abgebildet. Klicken Sie nun

auf „OK“ und die Bilder werden in die empower Bib-

liothek importiert.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei empower professio-

nal grundsätzlich nur Elemente in die Benutzerbib-

liothek hinzufügen können, es sei denn Sie sind als

Administrator ausgecheckt. Bei empower enterprise

haben Sie je nach Ihren zugeteilten Rechten die

Möglichkeit, Elemente in die Unternehmensbiblio-

thek hochzuladen.

Einstellungen beim Speichern

Wenn Sie Elemente in der empower Bibliothek spei-

chern, stehen Ihnen im Speichern-Dialog zusätzlich

verschiedene Optionen zur Verfügung.

Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit unter

„Speichern im Ziel“ festzulegen, an welcher Stelle

ein Element in seinem Zielordner eingefügt werden

soll. Über „Vorne einfügen“ wird das Element an

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erster Stelle im Ordner eingefügt, über „Hinten ein-

fügen“ an letzter.

Wenn in empower die Mehrsprachigkeitsfunktion ak-

tiviert ist, können Sie direkt beim Speichern eines

Elements diesem eine Sprache zuweisen. Dazu wäh-

len Sie einfach im Speichern-Dialog rechts neben

„Sprache“ die gewünschte Sprache aus. (Weitere

Informationen zur Mehrsprachigkeitsfunktion finden

Sie in Kapitel 3.10.)

Wenn Sie mehrere Objekte auf einmal in empower

speichern, z.B. mehrere Folien, können Sie bereits

im Speichern-Dialog über den „Erweitert“-Button

für jede Folie einzeln einen eigenen Namen und in-

dividuelle Stichwörter eingeben und pro Folie eine

Sprache für die Mehrsprachigkeitsfunktion zuwei-

sen. Klicken Sie anschließend auf „OK“, kommen Sie

zurück zum Speichern-Dialog. Hier können Sie wie

gewohnt einen Zielordner auswählen und das Spei-

chern erneut mit „OK“ bestätigen.

Wenn Sie ein Element speichern wollen, dass aus der

empower Bibliothek stammt und sich in einem Up-

date-Verbund befindet, können Sie im Speichern-Di-

alog auch die Einstellungen für das Update-Verhal-

ten dieses Elements beim Verteilen von Updates

vornehmen. Weitere Informationen zur Update-

Funktion von empower finden Sie in Kapitel 4.

Präsentationen innerhalb der Bib-liothek erstellen

Mit empower können Sie neue Präsentationen auch

direkt in der Bibliothek zusammenstellen. Wählen

Sie hierzu einen Ordner aus, in dem Sie eine neue

Präsentation erstellen wollen, und klicken Sie dann

auf „Neue Präsentation“.

empower legt dann eine neue Präsentation an, die

noch keine Folien enthält.

/ / / SEITE 27

Über den „Split-Screen“-Modus können Sie jetzt

einfach eine zweite Bibliotheksansicht öffnen und

ganz bequem Inhalte aus anderen Ordnern und Prä-

sentationen per Drag & Drop in Ihre neue Präsenta-

tion hereinziehen.

Standardmäßig werden die Folien dabei kopiert –

wenn Sie aber die Umschalt-Taste gedrückt halten,

können Sie Folien auch verschieben, sofern Sie die

nötigen Rechte dazu besitzen. Sie können Präsenta-

tionen natürlich auch ohne den „Split-Screen“ er-

stellen, der Übersichtlichkeit halber empfehlen wir

jedoch diese Vorgehensweise.

Suche und Filter

Um die Navigation in der Bibliothek zu vereinfa-

chen, haben Sie oberhalb des Ordnerinhalts die Mög-

lichkeit Filter anzuwenden. Sie können nach Präsen-

tationen, Text & Formen, Folien, Diagrammen, Ta-

bellen, Bildern, Videos, SmartArts und Mastern fil-

tern. (Der Filter für Master wird nur in solchen Ord-

nern angezeigt, in denen Master auch grundsätzlich

abgespeichert werden dürfen.) Darüber hinaus kön-

nen Sie auch Elemente, die als Favoriten markiert

sind, für die eine Updatemeldung vorliegt oder die

als „Sprachvariante veraltet“ markiert sind, filtern.

Wählen Sie z.B. den Folien-Filter aus, werden Ihnen

im aktuell geöffneten Ordner nur die darin enthal-

tenen Folien angezeigt.

Sie können natürlich auch mehrere Filter gleichzei-

tig anwenden. Durch erneutes Klicken auf einen Fil-

ter wird dieser wieder deaktiviert. Mit einem Klick

auf „X“ können Sie alle Filter auf einmal zurückset-

zen. Zusätzlich können Sie alle Inhalte nach ihrer

Sprachzuweisung filtern. Mit der Sortierungs-Funk-

tion können Sie, analog zu Microsoft Office®, die In-

halte eines Ordners nach verschiedenen Kriterien

sortieren.

Die Google-ähnliche Suche von empower ermöglicht

es Ihnen, gezielt nach Elementen in der Bibliothek

zu suchen. Sie durchsucht dabei alle Inhalte eines

Objektes inklusive Schlagworten, Texten, Notizen

und Alternativtexten. Hier zahlt sich auch eine ge-

zielt eingesetzte Verwendung von Schlagworten

aus. Die Suchtreffer-Ergebnisse werden dabei nach

Ihrer Relevanz aufgelistet, so dass Sie immer die

besten Suchtreffer ganz oben finden. Bitte beach-

ten Sie, dass die Suche nur bei empower enterprise

und nur im Online-Modus zur Verfügung steht.

Zusätzlich bietet die Google-ähnliche Suche zahlrei-

che weitere Suchmöglichkeiten, mithilfe derer Sie

die Suche noch effizienter gestalten können. So

steht Ihnen z.B. die Kategorien-Suche zur Verfü-

gung.

/ / / SEITE 28

Mithilfe dieser können Sie innerhalb folgender Kate-

gorien suchen:

Name

Keywords

Title

Content

Notes

Footer

AllText

Author

Editor

Wenn Sie mit der Kategorien-Suche arbeiten, sucht

empower nach dem Suchbegriff ausschließlich in-

nerhalb der angegebenen Kategorie. Beachten Sie,

dass die Kategorien, unabhängig von Ihrer empower

Version, allesamt in Englisch angegeben werden

müssen. Wollen Sie z.B. nach dem Suchbegriff „ma-

deinoffice“ in den Fußzeilen suchen, geben Sie fol-

gendes in das Suchfeld ein: Footer:madeinoffice

So können Sie mit jeder der oben aufgeführten Ka-

tegorien verfahren und somit innerhalb dieser su-

chen.

Mit der Platzhalter-Suche (Wildcard-Search) steht

Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der Sie

nach Gruppen von Dateien suchen können, die ähn-

liche Namen besitzen. Mit der Platzhalter-Einzelzei-

chen-Suche können Sie nach Begriffen suchen, die

sich durch ein einzelnes Zeichen unterscheiden. Be-

nutzen Sie dazu das Fragezeichen „?“. Dies bietet

sich bei einem Verdacht von eventuellen Recht-

schreibfehlern an. Sie können so z.B. nach „Test“

oder „Text“ suchen.

Mit der multiplen Platzhalter-Suche erweitern Sie

die Suche nach beliebig vielen Zeichen unmittelbar

nach Ihrem Suchbegriff. So können Sie z.B. nach

„Test“, „Tests“ oder „Tester“ suchen. Nutzen Sie

dazu einfach das Sternsymbol „*“.

Zusätzlich stehen Ihnen Operatoren zur Verfügung,

mit denen Sie Suchbegriffe verknüpfen können.

Mit dem Operator „AND“ verknüpfen Sie zwei Such-

begriffe. Das heißt, es wird nach einem Dokument

gesucht, welches beide Suchbegriffe enthält. Be-

achten Sie, dass „AND“ immer großgeschrieben wer-

den muss.

Mit dem Operator „OR“ wird innerhalb der gesam-

ten Bibliothek nach Dokumenten gesucht, die ent-

weder den einen oder den anderen Suchbegriff ent-

halten. Auch hier muss „OR“ immer großgeschrie-

ben werden.

Mit dem Operator „NOT“ spezifizieren Sie die Su-

che. D.h. Sie suchen nach einem Suchbegriff und

schließen gleichzeitig einen anderen aus. Es werden

Ihnen also Dokumente angezeigt, die nur den ersten

und nicht den zweiten Suchbegriff enthalten. Be-

achten Sie auch hier, dass „NOT“ großgeschrieben

werden muss.

Mit dem Operator „+“ suchen Sie ebenfalls nach

zwei Suchbegriffen gleichzeitig. Der Begriff, der di-

rekt nach dem Plus gesetzt wird, sollte in dem Do-

kument enthalten sein, der zweite Begriff kann,

muss aber nicht enthalten sein. Beachten Sie, dass

zwischen Plus und dem ersten Suchbegriff kein Leer-

zeichen stehen darf.

/ / / SEITE 29

Checkout-Funktion

Mit Hilfe der Checkout-Funktion von empower kön-

nen Sie in der Bibliothek für alle Nutzer sichtbar ma-

chen, dass Sie an einem Element arbeiten und somit

Überschneidungen bei der Bearbeitung durch an-

dere Nutzer vermeiden.

Um eine Folie in der Bibliothek auszuchecken, kli-

cken Sie mit Rechtsklick darauf und wählen unter

„Zusammenarbeit“ „Auschecken“.

Es erscheint für alle Nutzer sichtbar ein roter Hin-

weis auf der Folie, dass diese Folie momentan aus-

gecheckt ist, also bearbeitet wird. Wenn man mit

der Maus über die Folie fährt, wird außerdem ange-

zeigt, von wem diese Folie gerade bearbeitet wird.

Wenn Sie jetzt die Folie in PowerPoint® einfügen,

können Sie wie gewohnt die gewünschten Änderun-

gen daran vornehmen. Beim Speichern der Folie in

der Bibliothek erscheint dann eine Abfrage, ob Sie

die Folie jetzt direkt beim Speichern in der Biblio-

thek wieder einchecken möchten oder nicht. Wenn

Sie keine weiteren Änderungen daran vornehmen

möchten, wählen Sie „Ja“ aus. Die Folie wird dann

in der Bibliothek gespeichert und automatisch wie-

der eingecheckt.

Sie können Elemente auch direkt in der Bibliothek

einchecken, in dem Sie mit Rechtslick auf das Ele-

ment gehen und unter „Zusammenarbeit“ „Einche-

cken“ auswählen.

Elemente, die durch einen anderen Nutzer ausge-

checkt sind, können Sie trotzdem öffnen um diese

in PowerPoint® zu verwenden und zu bearbeiten.

Wenn Sie z.B. Änderungen an einer ausgecheckten

Folie vornehmen und die Folie anschließend wieder

in die Bibliothek speichern möchten, erscheint eine

Warnmeldung, dass diese Folie gerade von einem

anderen Nutzer ausgecheckt ist. Wenn Sie auf

„Checkout ignorieren und trotzdem speichern“ kli-

cken, wird die Folie inklusive der Änderungen in der

Bibliothek gespeichert, bleibt aber trotzdem ausge-

checkt.

/ / / SEITE 30

Der Nutzer, der diese Folie ausgecheckt hat, be-

kommt dann beim Speichern eine Meldung, dass in

der Zwischenzeit Änderungen an der Folie vorge-

nommen wurden und kann entscheiden, ob er diese

berücksichtigen möchte oder nicht.

Label-Funktion

Mit der Label-Funktion von empower können Sie auf

allen Elementen der Bibliothek, für die Sie mindes-

tens Schreibrechte besitzen, ein Label anbringen,

das in der Bibliotheksansicht direkt auf dem Ele-

ment angezeigt wird. Mit Hilfe dieser Funktion kön-

nen Sie vor allem das gemeinsame Arbeiten an Prä-

sentationen effizienter gestalten.

Wenn Sie z.B. mit mehreren Kollegen an einer Prä-

sentation arbeiten, können Sie für jede Folie mar-

kieren, welcher Kollege für die Bearbeitung der je-

weiligen Folie zuständig ist. Dazu markieren Sie die

entsprechenden Folien und gehen mit einem Rechts-

klick über „Zusammenarbeit“ auf „Label hinzufü-

gen“.

Es öffnet sich ein Menüfenster, in dem Sie das ge-

wünschte Label eingeben oder ein Label aus der

Liste auswählen können. In der Liste werden immer

die letzten zehn von Ihnen verwendeten Labels an-

gezeigt.

Nach einem Klick auf „Label hinzufügen“ wird auf

den Folien das entsprechende Label angezeigt.

Im Gegensatz zur gängigen Praxis, einfach Post-Its

auf den einzelnen Folien einzufügen und abzuspei-

chern, können Sie die Notizen so auf einen Blick in

der Bibliothek lesen. Was Sie als Label setzen steht

Ihnen völlig frei, Sie können z.B. Aufforderungen

wie „Daten aktualisieren“ oder Markierungen wie

„Entwurf“ mit Hilfe der Label-Funktion für alle em-

power-Nutzer sichtbar machen.

Um ein Label zu ändern, klicken Sie mit rechts auf

das Element und wählen „Label bearbeiten“. Um

ein Label zu löschen wählen Sie „Label entfernen“.

Versionsverlauf

Die Funktion „Versionsverlauf“ ermöglicht den Zu-

griff auf ältere Versionen einer Folie. Während das

Update Center dem Nutzer anzeigt, welche Version

einer Folie unter welchem Pfad liegt und wie das

Updateverhalten der einzelnen Versionen einge-

stellt ist, konzentriert sich der Versionsverlauf aus-

schließlich auf die einzelnen Versionen der ausge-

wählten Folie, auch wenn diese nicht mehr in der

Bibliothek hinterlegt sind, und kann beliebige Versi-

onen wiederherstellen.

/ / / SEITE 31

Mit einem Rechtsklick auf eine Folie in der Biblio-

thek können Sie sich den detaillierten Versionsver-

lauf der ausgewählten Folie anzeigen lassen. Auf

der linken Seite stehen einzeln aufgelistet alle Ver-

sionen der Folie mit Erstelldatum, Uhrzeit sowie

dem Bearbeiter der Folie. Als erstes ist immer die

aktuelle Version abgebildet, d.h. die zuvor ausge-

wählte Folie, die durch „(aktuell)“ gekennzeichnet

ist.

Auf der rechten Seite wird eine Vorschau der ausge-

wählten Version der Folie angezeigt. Über die Funk-

tion „Änderungen zur aktuellen Version anzei-

gen“ können Sie sich die Änderungen zur aktuellen

Folie optisch anzeigen lassen.

Über „Wiederherstellen“ wird die ausgewählte

Version wiederhergestellt und als neueste Version

gespeichert. Über „Einfügen“ lässt sich die ausge-

wählte Version der Folie in die aktuell geöffnete

Präsentation einfügen. Wenn Sie „Mit Master“ aus-

wählen, wird die Folie mit dem Master in die aktu-

elle Präsentation eingefügt, mit dem die Folie ur-

sprünglich in der Bibliothek gespeichert wurde.

Mehrsprachigkeitsfunktion

Die Funktion „Mehrsprachigkeit“ hilft Ihnen, Ele-

mente, die in mehreren Sprachversionen in em-

power abgelegt sind, einfacher zu verwalten. Für

jedes Element in der Bibliothek (egal ob Folie, Prä-

sentation, Objekt oder Master) kann eine Sprachzu-

ordnung festgelegt werden. Wenn dasselbe Element

in verschiedenen Sprachvarianten abgelegt wird,

kann zwischen den einzelnen Elementen eine

„Sprachverbindung“ erstellt werden. Diese Verbin-

dung ermöglicht es Ihnen über den „Sprache wech-

seln“-Button aus der empower-Leiste mit wenigen

Klicks ohne langes Suchen in der Bibliothek andere

Sprachversionen eines Elements zu öffnen (z.B. bei

einer sprachverwandten Präsentation) oder dieses

zu ersetzten (wie z.B. eine Folie innerhalb einer

Präsentation). Außerdem können die Elemente in

der Bibliothek nach Sprachen gefiltert werden.

/ / / SEITE 32

Um einem Element in der Bibliothek eine Sprache

zuzuweisen, klicken Sie mit rechts darauf und wäh-

len unter „Mehrsprachigkeit“ über „Sprache aus-

wählen“ die gewünschte Sprache aus.

Soll z.B. eine Folie neu in der Bibliothek abgelegt

werden, kann dieser auch direkt im Speichern-Dia-

log eine Sprache zugewiesen werden. Welche Spra-

chen generell zur Auswahl stehen, kann vom Admi-

nistrator in den „Einstellungen“ festgelegt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel

6.8. Zusätzlich zu den verschiedenen Sprachen gibt

es auch die Möglichkeit der Folie den Wert „Univer-

sal“ zuzuweisen. Alle Elemente, die als „Universal“

markiert werden, werden in der Bibliothek ange-

zeigt - unabhängig davon, welche Sprache gefiltert

wird. Als „Universal“ markierte Elemente stehen

also automatisch in allen Sprachen zur Verfügung.

Diese Funktion eignet sich z. B. für Grafiken oder

Folien mit Elementen, die keinen Text enthalten.

Wenn ein Element neu in der Bibliothek gespeichert

wird, kann im Speichern-Dialog auch „Nicht zuge-

wiesen“ ausgewählt werden. Dann wird dem Ele-

ment keine spezifische Sprache zugewiesen und die

Mehrsprachigkeitsfunktion steht für dieses Element

nicht zur Verfügung. Die Zuweisung der Sprache

kann dann jedoch im Nachhinein in der Bibliothek

wie oben beschrieben wieder geändert werden.

Nach einem Rechtsklick auf ein Element in der Bib-

liothek stehen Ihnen im Kontextmenü unter „Mehr-

sprachigkeit“ verschiedene Funktionen zur Verfü-

gung: Unter „Sprache auswählen“ wird angezeigt,

welche Sprache der Folie aktuell zugewiesen ist und

hier kann dem Element auch eine andere Sprache

zugewiesen werden. Über „Sprache entfernen“

kann die Sprachzuweisung auch komplett gelöscht

werden. Dies entspricht dem Wert „Nicht zugewie-

sen“.

Außerdem kann jetzt eine Sprachverbindung zwi-

schen zwei Elementen erstellt werden. Dazu wählen

Sie „Für neue Sprachverbindung merken“ aus. An-

schließend wählen Sie bei dem Partnerelement in

einer anderen Sprache „Sprachverbindung herstel-

len“ aus und die Elemente werden der Sprachver-

bindung hinzugefügt.

Über „Sprachvariante(n)“ können Sie sich jetzt alle

Sprachvarianten dieses Elements anzeigen lassen. Es

öffnet sich ein zweites Bibliotheksfenster, in dem

das entsprechende Element in der Bibliothek ausge-

wählt ist. Über „Sprachverbindung verlassen“

kann eine Sprachverbindung wieder getrennt wer-

den.

Als weitere Funktion können Folien aus einer

Sprachverbindung als veraltet markiert werden,

wenn z.B. an einer Folie Änderungen vorgenommen

wurden, die auch an allen anderen Folien des

Sprachverbunds in der jeweiligen Sprache ergänzt

werden müssen. Diese Funktion ist unabhängig von

der Updatefunktion in empower.

/ / / SEITE 33

Wenn Sie an einer Folie aus einem Sprachverbund

Änderungen vorgenommen haben, erscheint beim

Speichern der Folie in der Bibliothek ein Hinweis,

dass diese Folie in einem Sprachverbund ist. em-

power fragt ab, ob die anderen Sprachvarianten der

Folie durch die Änderungen jetzt veraltet sind und

ebenfalls angepasst werden müssen. Wenn Sie auf

„Ja“ klicken, werden die anderen Folien des Sprach-

verbunds in der Bibliothek automatisch als veraltet

markiert.

Unabhängig davon können Sie eine Folie auch direkt

in der Bibliothek als veraltet markieren, indem Sie

mit rechts auf die Folie klicken und „Als veraltet

markieren“ auswählen.

Der Vorteil dieser Funktion ist, dass Sie jetzt in der

Bibliothek nach veralteten Folien filtern können.

Dazu wählen Sie den Filter „Sprachvariante veral-

tet“. Somit haben Sie stets einen Überblick dar-

über, welche Folien in der Bibliothek evtl. ange-

passt oder z.B. neu übersetzt werden müssen.

Wenn Sie mit rechts auf eine als veraltet markierte

Folie klicken, können Sie sich außerdem die veral-

tete Folie zusammen mit einer neueren Sprachvari-

ante in die aktuell geöffnete Präsentation einfügen

lassen. Wenn im Sprachverbund der Folie mehrere

aktuelle Folien vorhanden sind, können Sie auswäh-

len, welche der aktuellen Sprachvarianten zusam-

men mit der veralteten angezeigt werden soll. In

der Präsentation können Sie dann auf einen Blick se-

hen, welche Änderungen an der veralteten Folie

vorgenommen werden müssen.

Die Inhalte der Bibliothek können außerdem hin-

sichtlich ihrer Sprachzuweisung gefiltert und bear-

beitet werden. Über den Sprachfilter können Sie

sich z.B. nur deutsche Elemente anzeigen lassen.

Über „Alle anzeigen“ wird der Filter wieder aufge-

hoben.

In einer geöffneten Präsentation können Sie den

„Sprache wechseln“-Button verwenden, um die ge-

samte Präsentation mit einem Klick in eine andere

Sprache zu überführen. Wählen Sie einfach die ge-

wünschte Sprache aus und wenden Sie sie auf die

gesamte Präsentation oder die ausgewählte Folie

an.

Sollte eine Folie noch nicht in der entsprechenden

Sprachvariante in der Bibliothek hinterlegt sein, er-

scheint ein entsprechender Hinweis.

/ / / SEITE 34

Diese Markierung kann über den „Sprache wech-

seln“-Button wieder entfernt werden.

Berechtigungen

In der Bibliotheksansicht haben Sie die Möglichkeit

für jeden Ordner in empower individuelle Bearbei-

tungsrechte bzw. Verwaltungsrechte an die Nutzer

zu vergeben.

Wählen Sie einfach einen Ordner aus, für den Sie

Rechte vergeben möchten, und klicken Sie auf das

„Eigenschaften“-Symbol unten. In dieser ersten

Übersicht sehen Sie, welche Benutzer bereits wel-

che Art von Berechtigung für diesen Ordner besit-

zen.

In empower gibt es vier unterschiedliche Berechti-

gungstypen: Administrator, Editor, Autor und Leser.

Ein Administrator darf zum einen Ordner und Un-

terordner hinzufügen oder löschen, Berechtigungen

an Nutzer erteilen sowie Inhalte erstellen, aktuali-

sieren, lesen und löschen.

Ein Editor kann alle Inhalte in einem Ordner lesen,

aktualisieren, löschen und neue Inhalte hinzufügen.

Jedoch kann er keine Ordner anlegen oder Berech-

tigungen erteilen.

Ein Autor darf alle Inhalte in einem Ordner lesen,

aktualisieren und neue Inhalte hinzufügen. Die von

ihm erstellten Elemente kann er bearbeiten und lö-

schen, die Elemente anderer Nutzer nur verwenden.

Ein Leser darf Inhalte eines Ordners verwenden, er

kann jedoch keinerlei Änderungen daran vorneh-

men. Beachten Sie, dass empower standardmäßig

allen Nutzern Leserechte zuteilt und diese Option

daher nur dann verfügbar und erforderlich ist, wenn

nicht allen Nutzern Leserechte zugeteilt werden sol-

len. Um die Standardeinstellung zu ändern, wenden

Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung.

Sie können sich diese Informationen zu den Benut-

zertypen und Berechtigungen jederzeit anzeigen

lassen, wenn Sie mit dem Cursor über das unten ge-

kennzeichnete Fragezeichen fahren.

Für einen bestehenden Nutzer können Sie die Be-

rechtigung ändern, indem Sie in der Übersicht unter

„Berechtigung“ den gewünschten Benutzertypen

auswählen. Um einem neuen Benutzer Rechte für

/ / / SEITE 35

den aktuellen Ordner zu erteilen, gehen Sie auf

„Hinzufügen“.

Suchen Sie den Benutzer in der Active Directory Su-

che über eines der angegebenen Kriterien. Anschlie-

ßend wählen Sie nun den entsprechenden Nutzer aus

der Ergebnisliste aus, selektieren die gewünschte

Berechtigungsart und fügen ihn über einen Klick auf

„OK“ hinzu.

Um einem Nutzer seine Berechtigung wieder zu ent-

ziehen, wählen Sie den Nutzer aus und entfernen ihn

über den „Entfernen“-Button.

Wenn Sie einen Ordner in Ihrer Benutzerbibliothek

für einen anderen Nutzer freigeben, haben Sie die

Möglichkeit, den entsprechenden Nutzer per E-Mail

darüber zu benachrichtigen. Nachdem Sie den Nut-

zer hinzugefügt haben, werden Sie gefragt, ob Sie

den neu hinzugefügten Nutzer per E-Mail benach-

richtigen möchten. Wenn Sie auf „Ja“ klicken, öff-

net empower automatisch eine neue E-Mail in Ihrem

E-Mail-Programm. Diese ist bereits an den Nutzer

adressiert und enthält eine Benachrichtigung über

die Freigabe des Ordners und einen Link, über den

er direkt zum freigegebenen Ordner gelangt.

Sie können nicht nur einzelnen Nutzern, sondern

auch Gruppen der Active Directory Rechte verge-

ben. Dabei gehen Sie den gleichen Weg über „Hin-

zufügen“ und wählen die entsprechende Gruppe

aus. Geben Sie den Gruppennamen in das Feld „An-

zeigename“ ein. Bei Gruppen können Sie sich dann

in der Übersicht auch die einzelnen Mitglieder der

Gruppe anzeigen lassen.

Die Rechte, die Sie auf einem Ordner erteilen, wer-

den automatisch auf alle seine Unterordner vererbt

und können auch nicht auf tieferer Ebene wieder

aufgehoben werden. Wollen Sie lediglich für einen

Unterordner Rechte vergeben, dann können Sie dies

tun, indem Sie die entsprechenden Ordner separat

auswählen.

/ / / SEITE 36

Designs

In empower 7 können mehrere Corporate Designs

hinterlegt werden. Ein Corporate Design kann einer

oder mehreren Master-Vorlagen zugewiesen werden

und beinhaltet vordefinierte Farben, Schriften und

eine oder mehrere Agenda-Vorlagen. Optional kön-

nen auch für jedes Design eigene Corporate Design

Vorlagenordner angelegt werden.

Wenn Sie einen 4:3- und einen 16:9-Master haben,

können Sie hierfür z.B. zwei Designs anlegen, um je-

weils eine eigene Agenda zu verwenden und sepa-

rate Text-Elemente bereitzustellen. Haben Sie in Ih-

rem Unternehmen mehrere Marken, dann können

Sie pro Master und Marke ein Design anlegen.

Das jeweilige Design wird immer dann aktiv, wenn

ein Master in Verwendung ist, der sich auf dieses De-

sign bezieht. D.h. in der empower-Leiste werden

unter „Schrift und Farben“ nur die für dieses Design

freigegebenen Schriftarten, Schriftgrößen und Far-

ben angezeigt. Auch im Agenda-Editor stehen nur

diejenigen Agenda-Layouts zur Verfügung, die für

dieses Design angelegt wurden. Wenn für dieses De-

sign auch spezielle Ordner in der Vorlagenbibliothek

angelegt wurden, werden diese beim Öffnen der

Vorlagenordner in der Schnellzugriffsleiste automa-

tisch angezeigt. Der Design Check prüft pro Folie im-

mer nach den Vorgaben des jeweiligen Designs.

Neue Designs können nur von Corporate Design Ad-

ministratoren im empower Customizing Bereich an-

gelegt und verwaltet werden. Weitere Informatio-

nen dazu finden Sie in Kapitel 6.2.

Beim Speichern eines Masters in die Bibliothek kön-

nen Sie diesen allerdings einem bestehenden Design

zuweisen, müssen es aber nicht. Um den Master ei-

nem Design zuzuweisen, wählen Sie das entspre-

chende Design aus der Liste aus und klicken auf „Zu-

weisen“. Ansonsten wählen Sie „Nicht zuweisen“

aus.

Wird ein Master keinem Design zugewiesen, erlaubt

der Design Check für Folien, die auf diesem Master

beruhen, alle in empower hinterlegten Designs, d.h.

alle Schriftarten, -größen und -farben und es stehen

alle Agenda-Vorlagen zur Verfügung.

Offline-Modus

Der „Offline-Modus“ ermöglicht das Arbeiten mit

empower für den Fall, dass keine Verbindung zum

Unternehmensnetzwerk möglich ist - so z.B. im

Home Office oder auf Geschäftsreisen. Um in den

„Offline-Modus“ zu wechseln, klicken Sie auf „Off-

line arbeiten“.

Im „Offline-Modus“ stehen Ihnen alle Inhalte der

Ordner zur Verfügung, die als „Offline-Ordner“ ge-

kennzeichnet sind. Sie können allerdings nur Ele-

mente herunterladen und keine neuen in der Daten-

bank speichern. Das ist erst wieder im „Online-Mo-

dus“ möglich. Wie Sie Offline-Ordner erstellen kön-

nen, erfahren Sie im nächsten Kapitel 3.14.

empower erstellt für die „Offline-Ordner“ eine vir-

tuelle Datenbank auf Ihrem Computer, in der die In-

halte gespeichert werden. Im „Online-Modus“

gleicht der „empower Sync“ die Inhalte in einem

von Ihrer IT-Abteilung festgelegten Intervall mit der

empower Datenbank ab. Wenn Sie sichergehen wol-

len, dass Ihnen im „Offline-Modus“ der aktuelle

/ / / SEITE 37

Stand der Inhalte lokal zur Verfügung steht, betäti-

gen Sie den empower Sync einmal manuell, bevor

Sie in den „Offline-Modus“ wechseln. Weitere Infor-

mationen zum „empower Sync“ finden Sie im Kapi-

tel 3.15.

Offline-Ordner erstellen

Um die Inhalte eines Ordners auch im „Offline-Mo-

dus“ verfügbar zu machen, können Sie den Ordner

als „Offline-Ordner“ kennzeichnen. Wählen Sie dazu

den gewünschten Ordner in der Bibliothek aus und

klicken Sie auf „Offline verfügbar“.

Anschließend öffnet sich ein Menüfenster:

Sie können hier den einzelnen Ordner oder diesen

Ordner inklusive aller seine Unterordner offline ver-

fügbar machen. Mit einem Klick auf eine der beiden

Optionen ist der Ordner ab jetzt offline verfügbar.

Das erkennen Sie nun auch auf einen Blick an dem

grünen Offline-Symbol.

Wenn der Ordner nicht mehr offline verfügbar sein

soll, gehen Sie den gleichen Weg über „Offline ver-

fügbar“ und wählen die dritte Option „Ordner und

alle Unterordner nicht mehr offline verfügbar ma-

chen“.

empower Sync

Der „empower Sync“ kümmert sich ohne Ihr Zutun

um das regelmäßige Synchronisieren mit der Daten-

bank. In einem von Ihrer IT-Abteilung festgelegten

Intervall wird die virtuelle Datenbank auf Ihrem

Computer mit der empower Datenbank abgeglichen.

Wenn Sie einmal kurzfristig das Büro verlassen müs-

sen und sicherstellen wollen, dass Sie die aktuells-

ten Daten offline verfügbar haben, können Sie den

„empower Sync“ manuell starten. In der Windows-

Taskleiste rechts unten gibt es ein empower „Sync“-

Symbol. Mit einem Rechtsklick auf dieses Symbol

öffnet sich ein kleines Kontextmenü. Wählen Sie

hier „Jetzt synchronisieren“ und empower startet

sofort einen Synchronisationsvorgang. Sobald dieser

Vorgang abgeschlossen ist, erscheint ein kleiner Hin-

weis.

Sollte mal ein Problem bei der Synchronisation auf-

getreten sein, so wählen Sie einfach „Zurücksetzen“

und empower stellt den lokalen Datenbestand wie-

der her.

/ / / SEITE 38

Und wenn Sie unterwegs sind und z.B. eine UMTS-

Karte nutzen, können Sie den regelmäßigen Sync-

Vorgang bei Bedarf einfach „deaktivieren“ bzw.

„aktivieren“.

Updates-Button

Ein Klick auf „Updates“ überprüft die aktuell geöff-

nete Präsentation auf Updates.

Wenn in der aktuell geöffneten Präsentation Ele-

mente enthalten sind, von denen es bereits eine

neuere Version in der Bibliothek gibt, öffnet sich der

Update-Assistent und Sie können entscheiden, wie

Sie mit den einzelnen Updates verfahren wollen.

Weitere Informationen zur Update-Funktion von

empower finden Sie in Kapitel 4.

In Bibliothek anzeigen

Anhand des Buttons „In Bibliothek anzeigen“ können

Sie bei der jeweils ausgewählten Folie oder einem

ausgewählten Objekt überprüfen, ob dieses aus der

empower Bibliothek stammt oder nicht und wenn ja,

in welchem Ordner es liegt. Ist der Knopf ausge-

graut, stammt das Element nicht aus der Bibliothek.

Ist der Knopf hingegen aktiv, wissen Sie sofort, dass

dieses Element aus der Bibliothek stammt.

Wenn Sie auf „In Bibliothek anzeigen“ klicken, öff-

net sich die Folienbibliothek und zeigt Ihnen das

ausgewählte Objekt in der Bibliothek an. Hier finden

Sie außerdem weitere Informationen über das aus-

gewählte Objekt.

Ablaufdatum

Für jedes Element in der Bibliothek kann ein Ablauf-

datum festgelegt werden, wenn mindestens Editor-

Rechte vorhanden sind. Wenn für ein Element ein

Ablaufdatum hinterlegt ist, wird dieses Element

nach Ablauf des Datums automatisch in den Papier-

korb verschoben.

Um ein Ablaufdatum festzulegen, wählen Sie das

entsprechende Element mit einem Rechtsklick aus

und wählen „Ablaufdatum“.

Hier können Sie über die Kalenderübersicht ein Ab-

laufdatum auswählen oder direkt ein Datum in das

Feld eingeben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit

festzulegen, ob das Element ein Lösch-Update ver-

teilen soll, wenn es in den Papierkorb verschoben

wird.

/ / / SEITE 39

Mit einem Klick auf „OK“ ist das Ablaufdatum ge-

setzt. Dieses wird jetzt auch in den Metadaten des

Elements unterhalb der Inhaltsansicht angezeigt.

Um das Ablaufdatum wieder zu entfernen, öffnen

Sie das Menü erneut und wählen „Kein Ablaufda-

tum“.

empower Link

Wenn Sie anderen empower Nutzern einen direkten

Verweis auf ein Element aus der Bibliothek geben

möchten, können Sie ihnen einen Link per Email zu-

kommen lassen.

Dazu gehen Sie mit einem Rechtsklick auf das ge-

wünschte Element und wählen dann „Link als Email

senden“. Anschließend öffnet sich automatisch Ihr

E-Mailprogramm mit einer vorformulierten, neuen

E-Mail. Diese E-Mail müssen Sie jetzt nur noch an

den gewünschten Empfänger adressieren und ab-

schicken. Der Empfänger der E-Mail kann dann mit

einem Klick auf das darin enthaltene Bild direkt auf

den entsprechenden Inhalt in empower zugreifen.

Sie können sich den Link zu einem Element in der

empower Bibliothek auch direkt per Rechtsklick

über „Link in Zwischenablage kopieren“ oder über

den Button „Pfad kopieren“ weiter unten in die

Zwischenablage kopieren.

/ / / SEITE 40

Anschließend erscheint ein Hinweis, dass der Link in

die Zwischenablage kopiert ist und Sie ihn in der

Zielanwendung einfügen können. Jetzt können Sie

den Link in jede beliebige Datei wie z.B. in eine

Word®-Datei einfügen. Ein Klick auf diesen Link öff-

net ebenfalls das entsprechende Element in der em-

power Bibliothek.

4 Updates In diesem Kapitel wird die grundsätzliche Systema-

tik der Update-Funktion von empower erklärt.

Was sind Updates?

Updates beschreiben alle Änderungen an den unter-

schiedlichen Elementen der empower Bibliothek,

also z.B. Änderungen an Folien, Präsentationen oder

Formen, die inhaltliche oder designtechnische Aus-

wirkungen auf andere Elemente haben. empower

bietet entsprechend eine umfassende Update-Funk-

tion, die je nach den individuellen Anforderungen

und der individuellen Arbeitsweise definiert werden

kann.

Grundsätzlich gibt es vier Aktionen, die ein Update

initiieren:

Inhaltliche Anpassungen an einem Element

(z.B. der Text auf einer Folie wird aktuali-

siert)

das Löschen eines Elements,

das Hinzufügen eines Elements (z.B. wird

eine zusätzliche Folie in eine Präsentation

eingefügt)

und Änderungen an einer Mastervorlage.

Updates stehen für jede Elementart zur Verfügung:

Es gibt

Folien-Updates,

Formen-Updates,

Präsentations-Updates

und Master-Updates.

Wie entstehen Updates?

Beim ersten Speichern eines Elements in der em-

power Bibliothek werden zusätzliche Informationen

an das Element angehangen, die eine eindeutige

Identifizierung des Elements ermöglichen. Das Ele-

ment bekommt eine individuelle ID-Nummer und ei-

nen Zeitstempel zugeordnet.

Wird dieses Element nun in einem anderen Kontext

wiederverwendet und dupliziert, entsteht eine Ver-

bindung zwischen dem Ursprungselement und seiner

Kopie – sie bilden einen Update-Verbund. Wenn Sie

z.B. eine einzelne Folie in den Folienpool der Unter-

nehmensbibliothek speichern und diese dann zu-

sätzlich an anderer Stelle in empower abspeichern,

sind die Ursprungsfolie und die Kopie miteinander

verbunden. Beide Elemente, Ursprungsfolie und Ko-

pie, haben jetzt in der Element-Vorschau ein Ket-

ten-Symbol, welches diese Verbindung anzeigt.

Wenn jetzt zu einem späteren Zeitpunkt Änderun-

gen an der Ursprungsfolie vorgenommen werden und

diese anschließend in der Bibliothek aktualisiert

wird, kann empower dies anhand des Zeitstempels

erkennen und die Kopie der Folie erhält eine Up-

date-Meldung. An dem orangenen Update-Symbol in

der Element-Vorschau erkennen Sie, dass für dieses

Element ein oder mehrere Updates vorliegen und Sie

können die Updates mit einem Rechtsklick auf das

Element direkt in der Bibliothek verwalten. Weitere

Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 4.6 Up-

dates in der Bibliothek verwalten.

/ / / SEITE 41

Wenn Sie die Kopie der Folie jetzt in eine Präsenta-

tion einfügen, öffnet sich außerdem der Update-As-

sistent, der Ihnen verschiedene Handlungsoptionen

für den Umgang mit diesem Update zeigt. Weitere

Informationen zum Update-Assistenten finden Sie

im Kapitel 4.7.

Ein Update-Verteiler entsteht nicht nur bei Elemen-

ten, die in der empower Bibliothek gespeichert wer-

den, sondern auch, wenn die Kopie des Ursprungs-

elements lokal gespeichert wird. Wenn Sie die Kopie

lokal speichern, werden die angehängte ID und der

Zeitstempel mitgespeichert. Wird die Kopie zu ei-

nem späteren Zeitpunkt erneut geöffnet, erkennt

empower daran die Verbindung zur Ursprungsfolie

und initiiert ebenfalls eine Update-Meldung.

Ein Update-Verteiler kann natürlich aus einer Viel-

zahl von Elementen bestehen. Wird z.B. eine Folie

in vier verschiedenen Präsentationen (lokal und/o-

der in der empower Bibliothek abgespeichert) ver-

wendet, bilden die Ursprungsfolie und alle vier Ko-

pien einen Update-Verteiler. Änderungen an der Ur-

sprungsfolie führen zu Update-Meldungen bei allen

vier Kopien.

Wann erhalte ich eine Update-Meldung?

Um eine Update-Meldung zu erhalten müssen drei

Bedingungen erfüllt sein:

1. Sie verwenden ein Element, das ursprüng-

lich aus der empower Bibliothek stammt.

2. Es gab eine Änderung an einem aktuellen

Vorgängerelement.

3. Sie haben Schreibrechte (Editor oder Ord-

ner Administrator) auf dem Ordner, aus

dem Sie ein nicht aktuelles Element nut-

zen.

Sollten Sie in der Element-Vorschau das Update-

Symbol sehen und beim Einfügen des Elements den-

noch keine Update-Meldung erhalten, haben Sie

keine Schreibrechte im aktuellen Ordner. In diesem

Fall ist davon auszugehen, dass das Element noch in

der bestehenden Version verwendet werden soll.

Weitere Informationen zu den Berechtigungsarten

finden Sie im Kapitel 3.11.

Grundsätzliche Update-Einstel-lungen

Bei Elementen, die mit anderen Elementen in einem

Update-Verteiler verbunden sind, kann für jedes

Element einzeln eingestellt werden, wie es sich im

Falle von Updates verhalten soll – vorausgesetzt Sie

haben die dafür erforderlichen Rechte. Mit einem

Rechtsklick auf das Element in der Bibliothek öffnet

sich ein Menü, in dem unter „Update“ verschiedene

Aktionen zu den Updates durchgeführt und unter

„Update-Nachrichten konfigurieren“ die Update-

Verteilung konfiguriert werden kann.

Standardmäßig ist hier eingestellt, dass ein Element

nur Update-Meldungen von seinem Vorgänger

empfängt. Wenn man das Ursprungselement als Mut-

terelement betrachtet und jedes davon kopierte

Element als Tochterelement, würde mit dieser Ein-

stellung nur das Tochterelement Updates vom Mut-

terelement erhalten, aber nicht umgekehrt.

Wenn die Option „Alle verfügbaren Updates anzei-

gen“ ausgewählt wird, erhält das Element eine Up-

date-Meldung, egal an welchem Element des Up-

date-Verteilers etwas geändert wird. Mit dieser Ein-

stellung würde also auch das Mutterelement Up-

dates von seinen Tochterelementen erhalten.

Sie können auch entscheiden, dass für ein Element

keine (temporären) Updates angezeigt werden sol-

len. Das Element erhält dann keine Update-Meldun-

gen mehr aus dem Update-Verteiler, sendet aber

trotzdem Update-Meldungen an andere Elemente,

/ / / SEITE 42

wenn an ihm etwas geändert wird. Die Update-An-

zeige kann jedoch jederzeit wieder aktiviert wer-

den, in dem Sie eine der zuvor vorgestellten Einstel-

lungen auswählen.

Mit der Funktion „Aus diesem Update-Verteiler

entfernen“ wird das Element schließlich gänzlich

aus dem Update-Verteiler entfernt. D.h. jegliche

Verbindung zu den anderen Elementen wird ge-

trennt – es werden weder Update-Meldungen von

dem Element gesendet noch empfangen. Das Ele-

ment ist wieder ein unverbundenes Einzelelement

mit einer neuen, eindeutigen ID und einem Zeit-

stempel.

Wenn Sie ein Element nachträglich wieder in einen

Update-Verteiler hinzufügen wollen, können Sie

dies direkt in der Bibliothek über das Kontextmenü,

das sich mit Rechtsklick auf das Element öffnet, vor-

nehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie in

Kapitel 4.6.

Update Center

Mithilfe des Update Centers erhalten Sie einen

Überblick über alle Elemente eines Update-Ver-

bunds und ihren jeweiligen Versionsstand. So kön-

nen Sie bspw. sicherstellen, dass die von Ihnen vor-

genommenen Änderungen an einer zentralen Folie

für alle verbundenen Folien direkt übertragen wer-

den.

Mit einem Rechtsklick auf ein Element können Sie

unter „Updates“ das Update Center öffnen. Dieses

enthält die Update-Historie des ausgewählten Ele-

ments.

Das Update Center zeigt die verschiedenen Versi-

onsstände des Elements mit dem dazugehörigen Da-

tum und Uhrzeit an. Jede Version kann natürlich an

verschiedenen Orten in der Bibliothek abgelegt sein.

Deswegen wird zusätzlich der Pfad der verschiede-

nen Versionen angezeigt. Wenn Sie mit dem Cursor

darüberfahren, erscheint der komplette Pfad. Sie

können also mithilfe des Update Centers nachvoll-

ziehen, welche Version eines Elements wo verwen-

det wird.

Außerdem können für jedes Element einzeln die je-

weiligen Updateeinstellungen konfiguriert werden.

Dazu wählen Sie einfach rechts neben dem Pfad das

gewünschte Updateverhalten aus. Die Einstellungen

entsprechen den grundsätzlichen Einstellungen aus

Kapitel 4.4.

Zusätzlich können Sie eine oder mehrere Versionen

auswählen und mit einem Klick über den „Aktuali-

sieren“-Button unten links auf den neusten Stand

bringen oder über „Update-Verbund verlassen“ aus

dem Update-Verbund entfernen.

/ / / SEITE 43

Updates in der Bibliothek verwal-ten

Wenn Sie bereits genau wissen, wie Sie mit einem

bestimmten Update verfahren wollen, können Sie

dieses auch direkt in der Bibliothek verwalten.

In dem Kontextmenü, das sich mit Rechtsklick auf

ein Element mit einer Updatemeldung öffnet, kön-

nen Sie unter „Updates“ z.B. ein Element mit einem

Klick auf „Update annehmen“ direkt annehmen,

ohne den Weg über das Update Center oder den Up-

date-Assistenten zu gehen. Über einen Klick auf

„Diese Version auf alle verbundenen Elemente

anwenden“ können Sie die Version des aktuell aus-

gewählten Elements auch automatisch auf alle Ele-

mente, die sich mit diesem Element in einem Up-

date-Verbund befinden, anwenden. D.h. Änderun-

gen, die Sie z.B. an einer Folie vorgenommen haben,

werden dann auf allen verbundenen Folien in em-

power automatisch aktualisiert. Über „Gehe zu di-

rektem Vorgänger“ können Sie sich den direkten

Vorgänger des Elements im Update-Verbund in der

Bibliothek anzeigen lassen.

Des Weiteren können Sie auch direkt in der Biblio-

thek Update-Verbünde erstellen bzw. ein Element

zu einem bestehenden Update-Verbund hinzufügen.

Klicken Sie dazu auf ein Element und wählen Sie im

Kontextmenü „Für Update-Verteiler merken“. An-

schließend wählen Sie ein zweites Element aus, mit

dem ein Update-Verbund hergestellt werden soll,

und klicken im Kontextmenü auf „Update-Verteiler

mit XY erstellen“, wenn sich das Element noch

nicht in einem Update-Verbund befindet, bzw. „XY

in diesen Update-Verteiler aufnehmen“, wenn das

Element in einen bestehenden Update-Verbund auf-

genommen wird.

Wenn in empower die Standardeinstellung für das

Erhalten von Updates „Nur Updates vom Vorgänger“

ist, erscheint anschließend ein Pop-Up-Fenster, in

dem Sie den Update-Modus für diesen Update-Ver-

bund einstellen können. Dies ist notwendig, da

durch das Ersellen des Update-Verteilers direkt in

der Bibliothek kein eindeutiges Mutter- bzw. Toch-

terelement festgelegt wird.

Wählen Sie „Keine Updates erhalten“, erhalten die

Elemente keine Update-Meldungen aus dem Update-

Verteiler, senden aber trotzdem Update-Meldungen

an andere Elemente, wenn an ihnen etwas geändert

wird. Wählen sie „Alle Updates erhalten“, erhalten

die Elemente eine Update-Meldung, egal an wel-

chem Element des Update-Verteilers etwas geän-

dert wird.

Update-Assistent

Der Update-Assistent zeigt eine Übersicht aller Up-

dates, die in einer aktuell geöffneten Präsentation

vorliegen, und gibt Ihnen die Möglichkeit, diese ein-

zeln oder gesamt zu verwalten. Wenn Elemente mit

/ / / SEITE 44

Update-Meldungen aus der Bibliothek in eine aktuell

geöffnete Präsentation eingefügt werden oder eine

Präsentation geöffnet wird, für die Update-Meldun-

gen vorliegen, öffnet empower automatisch die Up-

date-Übersicht.

Hier sehen Sie die Anzahl der Update-Meldungen in

der aktuellen Präsentation und können mit einem

Klick auf „Updates anzeigen“ den Update-Assisten-

ten öffnen oder mit einem Klick auf den „Erwei-

tert“-Button für alle Updates auf einmal eine der

folgenden zwei Aktionen wählen: entweder werden

alle Updates in der aktuellen Präsentation ausge-

führt oder es wird gar kein Update ausgeführt und

die Update-Meldung wird auch nicht noch einmal er-

scheinen.

Ein Klick auf „Updates anzeigen“ öffnet ebenfalls

den Update-Assistenten, in dem jedes Update der

Reihe nach einzeln aufgeführt wird. Je nach Art des

Updates stehen dann verschiedene Optionen zur

Verfügung. Wurde eine inhaltliche Anpassung an ei-

nem Element vorgenommen oder etwas hinzugefügt

(z.B. eine weitere Folie in eine Präsentation einge-

fügt), wird im Update-Assistenten auf der linken

Seite die alte und rechts die aktuelle Version des

jeweiligen Elements angezeigt. Zur schnellen Iden-

tifikation der Änderungen werden diese gelb hinter-

legt.

Für jedes Update können Sie dann eine der folgen-

den Optionen auswählen:

„Jetzt nicht updaten“: Das Update wird nicht

angewendet. Beim nächsten Öffnen des Ele-

ments wird das Update jedoch erneut ange-

zeigt.

„Nur dieses Update ignorieren“: Das Update

wird nicht angewendet und auch beim nächs-

ten Öffnen des Objektes nicht mehr angezeigt.

Zukünftige Updates, d.h. spätere Änderungen

an dem Element werden dann wieder ange-

zeigt.

„Nicht updaten und nie mehr anzeigen“: Das

Update wird nicht angewendet und auch zu-

künftige Updates werden nicht mehr ange-

zeigt. Das Element wird aus seinem Update-

Verteiler entfernt und ist anschließend ein un-

verbundenes Einzelelement. (Diese Option

entspricht der Funktion „Aus dem Update-Ver-

teiler entfernen“ aus Kapitel 4.4.)

„Folie updaten“: Das Update wird angewen-

det.

„Updaten und alte Version behalten“: Das

Update wird angewendet und in der Bibliothek

gespeichert. Zusätzlich bleibt die alte Version

des Elements in der aktuellen Präsentation be-

stehen und kann so z.B. lokal archiviert wer-

den.

„Alle Instanzen updaten“: Alle Updates einer

Elementart werden ausgeführt.

/ / / SEITE 45

Wird ein Element aus der Bibliothek gelöscht (z.B.

eine überflüssige Folie wird aus einer Präsentation

entfernt), zeigt der Update-Assistent vier Optionen

an, wie mit dem Lösch-Update umgegangen werden

kann:

„Jetzt nicht löschen“: Das Update wird nicht

angewendet, d.h. das Element wird nicht ge-

löscht. Beim nächsten Öffnen des Elements

wird das Update jedoch erneut angezeigt.

„Folie löschen“: Das Update wird angewendet

und das Element wird gelöscht.

„Nicht löschen und nie mehr anzeigen“: Das

Update wird nicht angewendet, d.h. das Ele-

ment wird nicht gelöscht. Auch zukünftige Up-

dates werden nicht mehr angezeigt. Das Ele-

ment wird aus seinem Update-Verteiler ent-

fernt und ist anschließend ein unverbundenes

Einzelelement. (Diese Option entspricht der

Funktion „Aus dem Update-Verteiler entfer-

nen“ aus Kapitel 4.4.)

„Alle Instanzen löschen“: Alle Lösch-Updates

in der aktuell geöffneten Präsentation werden

ausgeführt, d.h. alle Elemente mit Lösch-Up-

dates werden entfernt.

Wenn der Master in der Bibliothek aktualisiert wird,

erhalten alle Folien bzw. Präsentationen eine Up-

date-Meldung. Im Update-Assistenten stehen bei ei-

nem Master-Update die gleichen Optionen wie bei

inhaltlichen Änderungen zur Verfügung:

„Jetzt nicht updaten“: Der neue Master wird

nicht angewendet. Beim nächsten Öffnen des

Elements wird das Master-Update jedoch er-

neut angezeigt.

„Nur dieses Update ignorieren“: Der Master

wird nicht angewendet und das Update auch

beim nächsten Öffnen des Objektes nicht mehr

angezeigt. Zukünftige Updates, d.h. spätere

Änderungen, werden allerdings wieder ange-

zeigt.

„Nicht updaten und nie mehr anzeigen“: Der

Master wird nicht angewendet und auch zu-

künftige Updates werden nicht mehr ange-

zeigt. Das Element wird aus seinem Update-

Verteiler entfernt und ist anschließend ein un-

verbundenes Einzelelement. (Diese Option

entspricht der Funktion „Aus dem Update-Ver-

teiler entfernen“ aus Kapitel 4.4.)

„Master updaten“: Der Master wird angewen-

det.

„Alle Instanzen updaten“: Alle Master-Up-

dates werden ausgeführt.

/ / / SEITE 46

5 Folienmigration Dieses Kapitel beschäftigt sich mit dem Thema Foli-

enmigration. Viele Firmen besitzen bereits alte Prä-

sentationen mit vorgefertigten Masterfolien. Wenn

nun ein neues Corporate Design entworfen wurde,

müssen alle bisherigen Präsentationen geändert

werden, um dem neuen Corporate Design zu ent-

sprechen. Was früher sehr mühevoll und mit viel

Zeitaufwand verbunden war, ist mit empower kein

Problem mehr. Erfahren Sie in den nächsten Kapi-

teln, wie Sie mithilfe von empower alte Folien in das

neue Design überführen können.

Grundsätzliche Problematik

Wenn alte Präsentationen in einen neuen Master

überführt werden sollen, ist dies oft mit viel Ar-

beitsaufwand verbunden. In alten Präsentationen

werden oft Schriftarten, -farben und -größen ver-

wendet, die im neuen Design nicht mehr erwünscht

sind und per Hand angepasst werden müssen. Solche

Präsentationen enthalten oft auch mehrere Master,

die durch nur einen Master ersetzt werden sollen.

Und selbst wenn die alte Präsentation auf nur einem

Master basiert, enthält dieser oft Folienlayouts, die

im neuen Master nicht vorhanden sind.

In empower stehen Ihnen mit „Master anwenden“

und dem „Design Check“ intelligente Tools zur Ver-

fügung, mit deren Hilfe Sie die Folienmigration

deutlich effizienter gestalten können.

Master anwenden

Mit empower können Sie Präsentationen mit einem

Klick in andere Master überführen. Haben Sie z.B.

den gleichen Master für verschiedene Produkte in

unterschiedlichen Farbgebungen und mit unter-

schiedlichen Produkt-Logos hinterlegt, können Sie

über den Master-Vorlagen-Ordner in der Schnellzu-

griffsleiste einfach die ganze Präsentation oder

auch einzelne Folien in einen anderen Master über-

führen.

Öffnen Sie dazu die gewünschte Präsentation in

PowerPoint® und wählen Sie dann einen Master aus.

Wenn Sie nun auf „Folie(n)“ klicken, wird die aktu-

ell ausgewählte Folie überführt. Ein Klick auf „Prä-

sentation“ hat die Überführung der gesamten Prä-

sentation zur Folge.

Rechts neben den Button „Folie(n)“ finden Sie ein

Zahnrad-Symbol, über das Sie verschiedene zusätz-

liche Funktionen beim „Master anwenden“ auswäh-

len können, die Sie bei der Folienmigration unter-

stützen.

Wenn Sie z.B. alte Präsentationen in einen neuen

Master überführen, der sich vom alten Master stark

unterscheidet, führt dies in der Regel zu Schwierig-

keiten: oft bleiben alte Layouts, die im neuen Mas-

ter nicht vorkommen, erhalten. Auf diesen Layouts

ist in der Regel auch die Fußzeile falsch formatiert

bzw. veraltet und lässt sich nur durch manuelles Zu-

weisen eines neuen Layouts, dem Zurücksetzen der

Folie sowie dem Deaktivieren und anschließendem

Aktivieren der Fußzeile korrigieren. Durch das Akti-

vieren der Funktionen „Layouts zurücksetzen“ und

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„Layouts bereinigen“ löst empower diese Probleme

direkt beim Anwenden des Masters.

„Layouts zurücksetzen“ setzt alle Layouts auf das

Ursprungsformat zurück und löst somit jegliche Fuß-

zeilenproblematik. Diese Funktion finden Sie übri-

gens auch in der empower Leiste unter der Rubrik

„Präsentation“.

„Layouts bereinigen“ löscht alle überflüssigen Lay-

outs, die durch die Masteranwendung aus dem alten

Master erhalten bleiben. Gleichzeitig weist sie die-

sen Folien das am besten passende Layout aus dem

aktuellen Master zu bzw. greift auf ein Standard-

Layout zurück, das vorab einmal für den Master de-

finiert werden muss (siehe weiter unten). Diese

Funktion finden Sie ebenfalls in der empower Leiste

in der Rubrik „Präsentation“ unter „Tools“.

Die Funktion „Intelligenter Formatwechsel“ unter-

stützt Sie dabei, Präsentationen in ein neues Format

zu überführen. Wenn Sie beispielsweise eine Präsen-

tation in 4:3 auf einen neuen Master im 16:9-Format

überführen möchten, wählen Sie vor dem Master-

Anwenden „Intelligenter Formatwechsel“ aus.

Dann wird die alte Präsentation automatisch an das

neue Seitenverhältnis angepasst, Objekte werden

entsprechend des neuen Seitenverhältnisses auf den

Folien verteilt und es wird verhindert, dass z.B. Bil-

der oder Hintergrundgrafiken verzerrt werden. Bitte

beachten Sie, dass diese Funktion nur dann genutzt

werden kann, wenn beide Master (der Master der

Präsentation und der Master, der darauf angewen-

det werden soll) die gleiche Folienhöhe aufweisen.

Zusätzlich können Sie in den Einstellungen auswäh-

len, ob beim Anwenden des Masters Folienüber-

gänge in der aktuellen Präsentation erhalten blei-

ben sollen oder nicht. Ist die Funktion „Folienüber-

gänge anwenden“ deaktiviert, werden beim An-

wenden eines neuen Masters auf eine Präsentation

automatisch alle Folienübergänge in der Präsenta-

tion gelöscht.

Um die Funktion „Layouts bereinigen“ verwenden

zu können, muss der in empower hinterlegte Master

einmal dafür eingerichtet werden. Dazu öffnen Sie

über „Neu“ eine neue Präsentation mit Ihrem Mas-

ter. Anschließend speichern Sie diesen über „In Bib-

liothek speichern“ – „Master“ – „Speichern“ und in

der Bibliotheksansicht klicken Sie auf „Überschrei-

ben“.

Es erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie festle-

gen können, was geschieht, wenn Sie mit diesem

Master die „Layouts bereinigen“-Funktion nutzen.

/ / / SEITE 48

Zunächst können Sie ein Layout auswählen, das au-

tomatisch verwendet werden soll, wenn eine Folie

in der alten Präsentation auf einem Layout basiert,

das im neuen Master nicht enthalten ist. Wir emp-

fehlen das „Nur Titel“-Layout, das in fast jedem

Master enthalten ist.

Außerdem können Sie festlegen, welche Informatio-

nen in der Fußzeile generell angezeigt werden sol-

len: Das Datum, die Fußzeile und die Seitennummer.

Wenn in der alten Präsentation ein „Leer“-Layout

verwendet wurde, können Sie über „Leeres Layout

vermeiden“ festlegen, dass der Folie anstatt des

„Leer“-Layouts aus dem neuen Master das Layout

zugewiesen wird, das Sie oben als Standard festge-

legt haben. Dadurch wird vermieden, dass Folien,

auf denen überhaupt keine Struktur in Form von

Platzhaltern vorhanden ist, erneut mit einem

„Leer“-Layout in die neue Präsentation übertragen

werden. Das „Nur Titel“-Layout beispielsweise ent-

hält zumindest einen Platzhalter für den Titel, der

auf so gut wie jeder Folie verwendet wird.

Zusätzlich können Sie den Layout-Schutz aktivieren.

Ist diese Funktion aktiviert, werden beim Design

Check alle Elemente als Verstoß angezeigt, die auf

einer Folie außerhalb der Platzhalter liegen. Wei-

tere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 6.21.

Anschließend klicken Sie auf „Anwenden“ und der

Master wird mit den zusätzlichen Informationen ge-

speichert. Ab jetzt können Sie die Funktion „Layouts

bereinigen“ nutzen.

Format ändern

Nachdem eine alte Präsentation mit Hilfe der „Mas-

ter anwenden“-Funktion in einen neuen Master

überführt wurde, kann es sein, dass trotzdem noch

einzelne Textelemente auf den Folien liegen und

Texte nicht direkt in die Platzhalter des neuen Mas-

ters eingefügt wurden. Denn das Ergebnis nach dem

Ausführen der „Master anwenden“-Funktion hängt

stark davon ab, wie konsequent in der alten Präsen-

tation mit Platzhaltern gearbeitet wurde.

Mit der Funktion „Format ändern“ können Sie mit

einem Klick Texte in Platzhalter auf der aktuellen

Folie oder in Textelemente aus dem Vorlagenordner

einfügen. Klicken Sie dazu auf das Element mit dem

zu überführenden Text (Platzhalter, Textelement,

Form) und es erscheint links über dem Element ein

Overlay „Format ändern“.

Ein Klick darauf öffnet eine Liste, die zunächst alle

Platzhalter der aktuellen Folie (mit Ausnahme der

Platzhalter für die Fußzeile) und unterhalb des

Trennstriches alle Textelemente des entsprechen-

den Corporate Design Vorlagenordners anzeigt.

/ / / SEITE 49

Wählen Sie nun einen der Platzhalter aus, wird der

Text automatisch in den entsprechenden Platzhal-

ter auf der Folie eingefügt. Sollte sich bereits Text

in diesem Platzhalter befinden, wird der zu über-

führende Text unter dem bestehenden im Platzhal-

ter eingefügt.

Sie können aber auch ein Textelement aus der Liste

auswählen, dann wird automatisch das entspre-

chende Element aus der Bibliothek auf der Folie in-

klusive des zu überführenden Textes eingefügt.

Hat sich der zu überführende Text ursprünglich in

einem Textelement (z.B. Textfeld) befunden, wird

das Element nach der Überführung gelöscht. Wird

Text aus einem Platzhalter überführt, bleibt dieser

auf der Folie bestehen.

Design Check

Nachdem Sie mithilfe der „Master anwenden“-Funk-

tion den neuen Master erfolgreich auf eine alte Prä-

sentation angewandt und die Inhalte auf den Folien

ggf. neu ausgerichtet haben (hier können Sie gut mit

den Layout-Tools arbeiten), besteht immer noch die

Möglichkeit, dass die Präsentation noch alte Schrift-

arten, -farben und -größen enthält, die nicht mehr

CD-konform sind. Mit dem „Design Check“ können

Sie solche Verstöße mit wenigen Klicks finden und

beheben. Mehr Informationen zum „Design Check“

finden Sie im Kapitel 2.13.

/ / / SEITE 50

6 Administration In diesem Kapitel wird erklärt, welche grundsätzli-

chen Einstellungen in empower vorgenommen wer-

den können. Diese Einstellungen sind nötig, um si-

cherzustellen, dass die PowerPoint®-Anwender Ih-

res Unternehmens nur mit vorgegebenen Schriftgrö-

ßen, Farben usw. arbeiten, sodass jede Präsentation

den Corporate Design-Vorgaben entspricht.

empower Customizing Einstellun-gen

In den „Einstellungen“ unter „empower Customi-

zing“ können Sie als Administrator die grundlegen-

den Einstellungen von empower verwalten. Bitte be-

achten Sie, dass sich alle Änderungen, die Sie hier

vornehmen, für alle empower-Nutzer im gesamten

Unternehmen auswirken.

Haben Sie Änderungen im empower Customizing-Be-

reich vorgenommen, können Sie diese mit „Anwen-

den“ speichern und anschließend weitere Änderun-

gen vornehmen. Klicken Sie auf „OK“, werden alle

Änderungen gespeichert und das empower Customi-

zing Fenster schließt sich.

Je nachdem, welche Änderungen Sie vorgenommen

haben, müssen Sie empower neu starten, bevor die

Änderungen umgesetzt werden.

Designs

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, meh-

rere Corporate Designs zu hinterlegen. Ein Corpo-

rate Design kann einer oder mehreren Master-Vorla-

gen zugewiesen werden und beinhaltet vordefi-

nierte Farben, Schriften und eine oder mehrere

Agenda-Vorlagen. Optional können auch für jedes

Design eigene Corporate Design Vorlagenordner an-

gelegt werden.

Wenn Sie einen 4:3- und einen 16:9-Master haben,

können Sie hierfür z.B. zwei Designs anlegen, um je-

weils eine eigene Agenda zu verwenden und sepa-

rate Text-Elemente bereitzustellen. Haben Sie in Ih-

rem Unternehmen mehrere Marken, dann können

Sie pro Master und Marke ein Design anlegen.

Das jeweilige Design wird immer dann aktiv, wenn

ein Master in Verwendung ist, der sich auf dieses De-

sign bezieht. D.h. in der empower-Leiste werden

unter „Schrift und Farben“ nur die für dieses Design

freigegebenen Schriftarten, Schriftgrößen und Far-

ben angezeigt. Auch im Agenda-Editor stehen nur

diejenigen Agenda-Layouts zur Verfügung, die für

dieses Design angelegt wurden. Wenn für dieses De-

sign auch spezielle Ordner in der Vorlagenbibliothek

angelegt wurden, werden diese beim Öffnen der

Vorlagenordner in der Schnellzugriffsleiste automa-

tisch angezeigt. Der Design Check prüft pro Folie im-

mer nach den Vorgaben des jeweiligen Designs.

In den „Einstellungen“ finden Sie unter „Designs“

eine Übersicht aller in empower hinterlegten Corpo-

rate Designs.

Hier können Sie bestehende Designs bearbeiten oder

löschen und neue Designs hinzufügen. Bitte beach-

ten Sie, dass beim Löschen eines Designs auch die

/ / / SEITE 51

dazugehörigen Ordner in der Vorlagenbibliothek in-

klusive ihres Inhalts gelöscht werden. Dasselbe gilt

auch, wenn einzelne Vorlagenordner im Design ab-

gewählt werden.

Die Einstellungen zu Farben, Schriftarten und

Schriftgrößen der unterschiedlichen Designs können

Sie in den Einstellungen unter der jeweiligen Rubrik

für jedes Design einzeln einstellen.

Um ein neues Design anzulegen, speichern Sie am

besten den dazugehörigen Master wie gewohnt über

den Button „In Bibliothek speichern“ in der Biblio-

thek. Nachdem Sie links einen Zielordner ausge-

wählt haben, in dem der Master gespeichert werden

soll, und dem Master einen entsprechenden Namen

gegeben haben, klicken Sie auf „OK“. Anschließend

erscheint eine Abfrage zu den erweiterten Einstel-

lungen des Masters. Weitere Informationen zu die-

sen Einstellungen finden Sie in Kapitel 5.2. Klicken

Sie auf „Anwenden“ und es erscheint ein Fenster, in

dem Sie diesem Master ein Design zuweisen können.

Wenn Sie hier ein Design auswählen, würden Sie den

Master einem der bestehenden Designs zuordnen.

Da aber ein neues Design anlegt werden soll, wählen

Sie „+“.

Anschließend können Sie dem Design einen Namen

geben und festlegen, ob und wenn ja welche Corpo-

rate Design Vorlagenordner speziell für dieses De-

sign angelegt werden sollen. Wählen Sie dazu die

entsprechenden Ordner aus – z.B. Folienvorlagen. In

der Vorlagenbibliothek wird dann im Ordner „Fo-

lien“ jeweils ein eigener Unterordner mit dem Titel

des Designs angelegt. Darunter können Sie festle-

gen, ob die Farben, Schriftarten und Schriftgrößen

des Masters direkt mit in das neue Design übernom-

men werden sollen.

Anschließend steht Ihnen das neu angelegte Design

zur Verfügung und Sie können den Master dem neuen

Design zuweisen.

Farben

In der Rubrik „Farben“ können Sie für jedes Design

einzeln die dazugehörigen Farben definieren. Nach-

dem Sie oben das gewünschte Design ausgewählt ha-

ben, können Sie zunächst entscheiden, ob Sie über-

haupt eine Einschränkung der Farbpalette durch

empower wünschen oder nicht.

Wenn ja, können Sie hier alle Farben definieren, die

dem Benutzer von empower für das ausgewählte De-

sign zur Verfügung stehen sollen.

/ / / SEITE 52

Sie können zusätzliche Farben anlegen oder nicht

gewünschte Farben wieder löschen. Mit den Pfeilen

können Sie die Reihenfolge der Farben verändern.

Klicken Sie auf „Farbe hinzufügen“, um eine neue

Farbe anzulegen, und geben Sie zunächst die RGB-

Werte ein.

Anschließend können Sie der Farbe einen Namen ge-

ben und die Anwendbarkeit der Farbe als Füll-,

Schrift- oder Linienfarbe beschränken. Wählen Sie

z.B. nur Füllfarbe aus, kann diese Farbe nur als Füll-

farbe, nicht als Linien- oder Schriftfarbe benutzt

werden. Sie wird dann auch nur im Farbpicker der

Füllfarben angezeigt.

Zusätzlich können Sie erlauben, dass diese Farbe

auch mit Transparenz eingesetzt werden darf und

einstellen, ob die Farbe den Nutzern auch im Farb-

picker zur Verfügung stehen soll. Wenn Sie eine

Farbe mit einem Klick auf das Augen-Symbol für die

Auswahl deaktivieren, wird diese Farbe zwar vom

Design Check berücksichtigt, steht den Nutzern aber

nicht zur Anwendung in empower zur Verfügung.

D.h. sie wird in der empower-Leiste nicht in den

entsprechenden Farbpickern angezeigt.

Um eine Farbe zu löschen, wählen Sie diese einfach

aus und klicken auf „Entfernen“. Bitte beachten

Sie, dass Sie das Löschen einer Farbe nach dem Kli-

cken auf „OK“ oder „Anwenden“ nicht mehr rück-

gängig machen können.

Um die Farben in den Farbpickern in der empower-

Leiste möglichst übersichtlich darzustellen, können

Sie außerdem Überschriften und leere Platzhalter

zwischen den Farbfeldern einfügen. Um eine Über-

schrift einzufügen klicken Sie auf „Überschrift hin-

zufügen“ und geben entsprechend einen Text in das

graue Feld ein.

/ / / SEITE 53

Beim Anlegen der Farben sollten Sie beachten, dass

eine Überschrift immer unter den bereits bestehen-

den Farbfeldern eingefügt wird und mit den Pfeil-

tasten nur vor oder hinter die bereits angelegten

Farben verschoben werden kann, nicht dazwischen.

Über „Leeren Platzhalter hinzufügen“ können Sie

außerdem einen Platzhalter in Form eines Farbfel-

des hinzufügen. Je nachdem, ob Sie den Platzhalter

als Füll-, Schrift- oder Linienfarbe ‚aktivieren‘, er-

scheint er in den entsprechenden Farbpickern. Der

Platzhalter wird dort als leere Stelle angezeigt und

kann so die Verteilung der Farben in den Farbpick-

ern auf eine bestimmte Spaltenzahl unterstützen.

Unter „Farb-Layouts“ können Sie dann die Spalten-

zahl der Farbpicker für Füll-, Schrift- und Linienfar-

ben einstellen und eine Vorschau sehen.

Schriftarten und Schriftgrößen

In der Rubrik „Schriftarten und Schriftgrößen“ ha-

ben Sie die Möglichkeit für jedes Design einzeln ein-

zustellen, welche Schriftarten und Schriftgrößen in

empower zur Verfügung stehen sollen. Nachdem Sie

das gewünschte Design ausgewählt haben, können

Sie zunächst festlegen, ob Sie grundsätzlich eine

Einschränkung von Schriftarten und Schriftgrößen in

empower wünschen.

Wenn ja, können Sie hier jeweils Schriftarten und -

größen hinzufügen. Um eine Schriftart hinzuzufü-

gen, wählen Sie die gewünschte Schrift aus und kli-

cken auf „Hinzufügen“.

/ / / SEITE 54

Um eine Schriftgröße hinzuzufügen, tragen Sie diese

ein und klicken anschließend auf „Hinzufügen“ o-

der drücken „Enter“.

Ist das Feld „Zeige Vorschau“ aktiviert, können Sie

sehen, wie die jeweilige Schriftart in den verschie-

denen Schriftgrößen aussieht.

Corporate Design Check

Unter „Corporate Design Check“ können Sie Ein-

stellungen zum Design Check in empower vorneh-

men.

Zunächst können Sie auswählen, ob Elemente nur

nach einem erfolgreichen Design Check in die Bib-

liothek gespeichert werden können. Wählen Sie

hier “An“ aus, können nur Elemente, die Ihrem Cor-

porate Design entsprechen, in der Bibliothek abge-

legt werden.

So vermeiden Sie, dass Ihre Mitarbeiter Inhalte

hochladen, die gegen das Corporate Design versto-

ßen. Bitte beachten Sie, dass dann wirklich nur CD-

konforme Inhalte hochgeladen werden können, In-

halte von Kunden können beispielsweise nicht mehr

abgelegt werden.

Beim Öffnen oder Speichern von Präsentationen

kann mit Hilfe der folgenden Optionen automatisch

ein Design Check durchgeführt werden. Der automa-

tisierte Design Check verhindert dabei weder das

Speichern, Öffnen oder Schließen von Präsentatio-

nen.

Wählen Sie „Design Check beim Speichern“ aus,

wird der Design Check jedes Mal automatisch durch-

geführt, wenn Sie eine Präsentation in der Biblio-

thek speichern. Sollte die Präsentation Design Check

/ / / SEITE 55

Verstöße enthalten, erhalten Sie rechts im Spei-

chern-Dialog einen Hinweis dazu.

Wählen Sie „Design Check beim Öffnen“ aus, wird

der Design Check automatisch beim Öffnen einer

Präsentation durchgeführt. Wenn die Präsentation

Verstöße gegen das Corporate Design enthält, er-

scheint eine entsprechende Benachrichtigung.

Außerdem können Sie pro Design einstellen, welche

der folgenden Parameter der Design Check generell

überprüfen soll:

Titelplatzhalter

Logoschutz

Layout-Schutz

Schriftarten

Schriftgrößen

Schriftfarben

Füllfarben

Linienfarben

Farben in Aufzählungszeichen

Stil von Aufzählungszeichen

Upload und Update

In der Rubrik „Upload und Update“ können Einstel-

lungen zum Hochladen von Elementen, zum Update-

Assistenten, zum Ablaufdatum und zum grundsätzli-

chen Verhalten von Updates vorgenommen werden.

Indem Sie die oben aufgeführte Funktion auswählen,

ermöglichen Sie den Nutzern mehrere Folien auf

einmal als Folienset in die Bibliothek hochzuladen.

Ist diese Option nicht ausgewählt, steht im „Spei-

chern unter“-Dialog trotz Auswahl mehrerer Folien

die Option „Folienset“ nicht zur Verfügung. Bei ei-

nem Foliensatz, der als „Folienset“ in der Bibliothek

gespeichert wird, wird Ihnen in der Bibliothek im-

mer nur die erste Folie angezeigt und Sie können in

der Bibliothek auch nicht auf die einzelnen Folien

zugreifen. Wenn Sie das „Folienset“ in eine Präsen-

tation einfügen, stehen Ihnen aber wieder alle Fo-

lien zur Verfügung. Diese Option bietet sich immer

dann an, wenn es eine Gruppe von Folien gibt, die

immer nur zusammen verwendet werden sollen. Mit

dem „Folienset“ verhindern Sie, dass ein Nutzer nur

eine Folie des Sets zweckentfremdet benutzt.

Mit der Option „Aktualisierungsassistent öffnet au-

tomatisch“ können Sie festlegen, wie der Nutzer

von empower über Updates informiert werden soll.

/ / / SEITE 56

Standardmäßig startet immer sofort der Aktualisie-

rungsassistent, sollte ein Element mit veraltetem

Inhalt geöffnet werden. Ist die Option deaktiviert,

wird über eine Benachrichtigungsleiste informiert,

wenn Elemente mit veraltetem Inhalt geöffnet wer-

den. Generell kann die Aktualisierungsroutine auch

manuell gestartet werden, indem Sie auf den „Up-

dates“-Button im Bereich Bibliothek klicken.

Über die Einstellung „Ablaufdatum aktivieren“

können Sie die gleichnamige Funktion aktivieren. Ist

die Funktion aktiv, kann für die Elemente in der Bib-

liothek ein Datum festgelegt werden, nach dessen

Ablauf das jeweilige Element automatisch in den Pa-

pierkorb verschoben wird.

Unter „Einstellungen für Verbindungen“ kann das

Standardverhalten beim Erhalten und Verteilen von

Updates innerhalb eines Update-Verbunds konfigu-

riert werden.

Die Standardeinstellung für das Erhalten von Up-

dates ist i.d.R. „Nur Updates vom Vorgänger“, d.h.

ein Element erhält Updates nur vom direkten Vor-

gänger im Update-Verbund.

Eine weitere Option ist, dass ein Element in der Bib-

liothek Updates von allen Elementen innerhalb ei-

nes Update-Verbundes erhält, unabhängig davon, an

welcher Stelle eine Aktualisierung durchgeführt

wurde. Ist „Keine Updates erhalten“ aktiviert, er-

halten die Elemente in der Bibliothek grundsätzlich

keine Updates.

Über die „An/Aus“-Schalter können diese Optionen

auch generell aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Wird eine Option deaktiviert, steht sie im Kontext-

menü, das sich mit Rechtsklick auf ein Element in

der Bibliothek öffnet, nicht zur Verfügung. In der

Bibliothek können Sie die Standardeinstellungen

nämlich für ein oder mehrere Elemente verändern.

Bitte beachten Sie, dass diese Änderung dann nur

für das ausgewählte Element bzw. die ausgewählten

Elemente gelten. Weitere Informationen hierzu fin-

den Sie in Kapitel 4.4.

Bezüglich des Standardverhaltens für das Verteilen

von Updates stehen jeweils fünf Optionen zur Ver-

fügung, die separat für die Aktionen „Speichern“

bzw. „Speichern unter“ von Elementen in der Bib-

liothek ausgewählt werden können:

Wählen Sie die Option „Update erzwin-

gen“ aus, wird bei der Aktualisierung von

einem Element diese Änderung auch auto-

matisch auf alle Elemente im Update-Ver-

bund angewandt. Es erscheint keine Up-

date-Meldung mehr, stattdessen wird das

Update automatisch durchgeführt.

„Update verteilen“ bedeutet, dass alle

Elemente standardmäßig Updates vertei-

len.

„Update nicht verteilen“ bedeutet, dass

die Elemente zwar innerhalb der empower

Bibliothek keine Updates verteilen, aber

lokal abgelegte Elemente des Update-Ver-

bunds beim Öffnen eine Update-Meldung

angezeigt bekommen.

„Update deaktivieren“ deaktiviert das

Verteilen von Updates sowohl für Elemente

in der Bibliothek als auch für lokal gespei-

cherte Elemente. (Bei diesen beiden Opti-

onen verbleiben die Elemente im Gegen-

satz zur folgenden Option in einem Update-

Verbund und zeigen das Ketten-Symbol,

obwohl keine Updates verteilt werden.)

Mit der Einstellung „Aus dem Update-Ver-

teiler entfernen“ werden standardmäßig

überhaupt keine Verbindungen erstellt.

Alle Elemente werden als unverbundene

Einzelelemente ohne Update-Verbund in

der Bibliothek abgelegt. Es werden weder

/ / / SEITE 57

Updates verteilt noch empfangen. Die Up-

date-Funktion wird hiermit quasi deakti-

viert!

Die Option „Update erzwingen“ kann für das Ver-

teilen von Updates beim „Speichern unter“ zusätz-

lich auch deaktiviert werden. Wird diese Funktion

deaktiviert, steht sie im „Speichern unter“-Dialog

für den Nutzer nicht zur Verfügung.

Weitere Informationen zur Updatefunktion von em-

power finden Sie im Kapitel 4.

Versionierung

In der Rubrik „Versionierung“ kann grundsätzlich

eingestellt werden, ob in empower alte Versionen

von Elementen in der Unternehmensbibliothek oder

der Benutzerbibliothek gespeichert werden sollen o-

der nicht.

Wenn Sie die Versionierung in der Unternehmens-

bibliothek nutzen möchten, aktivieren Sie die Funk-

tion mit einem Klick auf „Ja“. Anschließend können

Sie die Anzahl der gespeicherten Versionen pro Ele-

ment begrenzen. Dadurch können Sie den benötig-

ten Speicherplatz auf der Datenbank ggf. erheblich

reduzieren. Wenn die Anzahl der Versionen einge-

schränkt werden soll, wählen Sie „Ja“ aus und ge-

ben dann die gewünschte Anzahl ein.

Die gleichen Einstellungen können analog auch für

die Versionierung in der Benutzerbibliothek vorge-

nommen werden.

Mehrsprachigkeit

In der Rubrik „Mehrsprachigkeit“ kann das Feature

„Mehrsprachigkeit“ aktiviert und verwaltet wer-

den.

Wenn Sie das Feature in empower verwenden möch-

ten, aktivieren Sie es mit einem Klick auf „Ja“. An-

schließend kann in der Übersicht eingestellt wer-

den, welche Sprachen für das Feature „Mehrspra-

chigkeit“ zur Verfügung stehen sollen. In der linken

Übersicht können Sie die gewünschte(n) Sprache(n)

auswählen und diese über einen Klick auf „Hinzufü-

gen“ aktivieren. Um eine Sprache zu deaktivieren,

wird diese auf der rechten Seite ausgewählt und mit

einem Klick auf „Entfernen“ deaktiviert. Über die

Buttons „Nach oben“ und „Nach unten“ kann die

Reihenfolge der Sprachen verändert werden.

/ / / SEITE 58

Startup und Master

Unter „Startup und Master“ können Sie das Verhal-

ten von empower beim Öffnen von PowerPoint®,

dem Speichern von Mastern und bezüglich des „Off-

line-Modus“ konfigurieren.

Wählen Sie die Option „Master-Auswahl beim Start

erzwingen“, öffnet sich nach dem Start von Power-

Point® ein Fenster, in dem Sie dazu aufgefordert

werden, einen in empower hinterlegten Master aus-

zuwählen bevor PowerPoint® geöffnet wird. D.h.

PowerPoint® kann nur noch mit einer zentral frei-

gegebenen Master-Vorlage geöffnet werden. Dies

hat den Vorteil, dass die Nutzer von empower nicht

mehr die Möglichkeit haben auf einer Blanko-Vor-

lage zu arbeiten und so Präsentationen zu erstellen,

die nicht dem Corporate Design entsprechen. Des-

wegen ist diese Option auch standardmäßig ausge-

wählt. Um trotzdem nicht bei jedem Start von

PowerPoint® eine Masterauswahl treffen zu müs-

sen, können Sie einen Master als Standard-Vorlage

definieren. Die Anleitung dazu finden Sie im Kapitel

2.2.

Wenn die Option „Master-Auswahl beim Start er-

zwingen“ deaktiviert ist, öffnet sich PowerPoint®

wie gewohnt mit einer Blanko-Vorlage.

Mit den folgenden zwei Optionen können Sie einstel-

len, in welchen Bereichen der Bibliothek Master ab-

gespeichert werden können. Grundsätzlich können

Master nur in der Vorlagen-Bibliothek im Master-

Vorlagen-Ordner abgespeichert werden – vorausge-

setzt der jeweilige Nutzer hat die dafür erforderli-

chen Rechte. Mit der ersten Option können Sie zu-

sätzlich das Ablegen von Mastern in der Unterneh-

mensbibliothek erlauben, mit der zweiten Option

das Speichern von Mastern in der Benutzerbiblio-

thek.

Über „Kopf- und Fußzeilenfelder in den Präsenta-

tionseinstellungen anzeigen“ können Sie die Ein-

stellungen für die Kopf- und Fußzeilenfelder unter

dem Button „Präsentationseinstellungen“ in der

empower Leiste aktivieren. Ist die Funktion deakti-

viert, können Sie unter dem Button „Präsentations-

einstellungen“ nur die Sprache der aktuell geöffne-

ten Präsentation einstellen.

Unter „Offline“ können Sie festlegen, in welchem

Modus empower starten soll. Grundsätzlich können

Sie unter der ersten Option einstellen, ob empower

im Offline- oder Online-Modus starten soll. Wählen

Sie hier „An“ aus, damit empower immer im „Off-

line-Modus“ startet. Diese Option ist vor allem

dann sinnvoll, wenn die Kapazität Ihres Intranets be-

reits stark ausgelastet ist. empower arbeitet im Off-

line-Modus zunächst nur lokal und benötigt nur dann

Kapazitäten, wenn die Daten mit der empower Da-

tenbank synchronisiert werden. Ansonsten startet

empower im „Online-Modus“.

/ / / SEITE 59

Ist die Option „Online-/ Offline-Modus wiederher-

stellen“ aktiv, wählt empower den Offline-bzw. On-

line-Status immer nach der vorangegangenen Sit-

zung aus. Haben Sie also in der vorherigen Sitzung

offline gearbeitet, öffnet sich empower das nächste

Mal auch im „Offline-Modus“. Ist diese Einstellung

aktiv, wird die Einstellung der ersten Option nur für

den ersten Start von empower genutzt. Weitere In-

formationen zum „Offline-Modus“ finden Sie im Ka-

pitel 3.13.

Mit der dritten Option können Sie zusätzlich festle-

gen, dass alle Ordner der Unternehmensbibliothek

automatisch für alle Nutzer offline verfügbar sind.

Diese Einstellung kann jedoch von Administratoren

auf den jeweiligen Unterordnern wieder überschrie-

ben werden. Weitere Informationen zu den Berech-

tigungen innerhalb von empower finden Sie im Ka-

pitel 3.11.

Features

In der Rubrik „Features“ können Sie die Verfügbar-

keit von Funktionen verwalten, die dem Benutzer in

der empower-Leiste zur Verfügung stehen sollen. Ist

eine Funktion aktiviert, erscheint sie in der Menü-

leiste von empower.

Rechts sehen Sie alle Funktionen, die bereits akti-

viert sind und in der empower-Leiste zur Verfügung

stehen. Links sind Funktionen, die zurzeit nicht ak-

tiv sind. Um eine Funktion zu aktivieren oder deak-

tivieren, wählen Sie die gewünschte Funktion aus

und drücken Sie entweder „Aktivieren“, wenn Sie

eine Funktion hinzufügen möchten, oder „Deakti-

vieren“, wenn Sie eine Funktion entfernen möch-

ten.

Unter der Rubrik „Hilfe“ finden Sie den Unterpunkt

„External Link“. Diese Funktion erstellt in der em-

power-Leiste einen personalisierbaren Button. Die-

ser Button kann mit einem beliebigen Ordner, einem

Programm oder auch einer Website verknüpft wer-

den, sodass sich diese per Knopfdruck öffnen lässt.

Der Nutzer hat somit die Möglichkeit schnell zu ei-

nem häufig benutzten Ordner, Programm oder einer

Website zu gelangen ohne unnötige Zeit mit der Su-

che danach zu verschwenden. Um diese Verknüp-

fung zu erstellen, müssen Sie den Link zum ge-

wünschten Programm in das Eingabefeld „Externer

Link“ unten einfügen und die Änderung mit „OK“

bestätigen. Sie haben außerdem die Möglichkeit,

mithilfe des Eingabefensters „Externer Link-Be-

schriftung“ dem Button einen personalisierten Na-

men zu geben.

/ / / SEITE 60

Unter „Corporate Design Vorlagen“ wird einge-

stellt, welche Vorlagen-Ordner in der Schnellzugrif-

fleiste angezeigt werden sollen. Folgende Ordner

stehen Ihnen zur Verfügung:

Slide Templates

Text Elements

Icons

Chart Templates

Table Templates

Images

SmartArt Templates

Presentation Templates

Videos

Mit den „Platzhalter Einstellungen“ legen Sie fest,

welches Verhalten ausgelöst wird, wenn Benutzer

die Platzhalter Funktion verwenden. D.h. wenn Be-

nutzer in einem Platzhalter eine der unten aufge-

führten Schaltflächen betätigen.

Für jede der sechs Einfüge-Optionen können Sie zwi-

schen drei Funktionen wählen: bei „integriert“ öff-

net sich die normale PowerPoint® Auswahl. Wählen

Sie „deaktiviert“ aus, erscheint eine Meldung, dass

die Anwendung nicht zur Verfügung steht. Bei „em-

power“ öffnet sich der entsprechende Ordner (so-

fern er über die Feature-Liste aktiviert ist) in der

Schnellzugriffsleiste, in der Ihre auf das Corporate

Design abgestimmten Vorlagen abgelegt sind. Bei

ClipArt/Onlinegrafiken öffnet sich bei der Einstel-

lung „empower“ der Bilder-Ordner.

Rechtschreibprüfung

In der Rubrik „Rechtschreibprüfung“ können Sie

festlegen, welche Sprachen ganz oben bei der Aus-

wahl für die Rechtschreibprüfung erscheinen sollen.

Um eine Sprache hinzuzufügen wählen Sie diese

links aus, klicken auf „Hinzufügen“ und schieben

sie mit den Pfeil-Buttons an die gewünschte Posi-

tion.

/ / / SEITE 61

Möchten Sie eine Sprache wieder entfernen, wählen

Sie diese aus und klicken auf „Entfernen“.

Branding

In der Rubrik „Branding“ können Sie das Design von

empower individuell an ihr Unternehmen anpassen.

Unter „Ribbon Name“ können Sie einen Namen,

z.B. den Namen Ihres Unternehmens, eingeben, der

über der empower-Leiste erscheint.

Außerdem können Sie eine „Branding Farbe“ ein-

stellen, die die empower-Standardfarbe Orange,

also z.B. die Farbe der Schnellzugriffsleiste, ersetzt.

Geben Sie dazu einfach den RGB-Wert ein.

/ / / SEITE 62

CD Admins

In der Rubrik „CD Admins“ können Corporate Design

Administratoren hinzugefügt oder entfernt werden.

Ein Corporate Design Administrator hat Zugriff auf

alle Bearbeitungsmöglichkeiten unter dem Menü

„empower Customizing“, d.h. er kann sowohl die

grundlegenden und unternehmensweit gültigen Ein-

stellungen in empower verändern, als auch die

Agenda und die Smart Objects (Prozesskette, Am-

pel, Harvey Ball und Stempel) anpassen.

Um einen Nutzer als Corporate Design Administrator

hinzuzufügen, suchen Sie diesen über eines der Kri-

terien (Nachname, Vorname, Anzeigename oder Ac-

countname) in der Active Directory. Anschließend

wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus der Er-

gebnisliste aus und fügen ihn mit einem Klick auf

„Hinzufügen“ als CD Admin hinzu. Um einen Nutzer

aus der Liste zu entfernen, wählen Sie rechts den

entsprechenden Nutzer aus und entfernen ihn mit

einem Klick auf „Entfernen“.

Ersteinrichtung

Mithilfe des Customizing Wizards können Sie in we-

nigen Klicks die Ersteinrichtung von empower selbst

vornehmen.

Der Wizard führt Sie dabei Schritt für Schritt durch

die Einrichtung von empower.

Zunächst werden Sie aufgefordert, eine Präsentati-

onsvorlage auszuwählen, die Ihren Master enthält

und dem Unternehmensdesign entspricht. Aus die-

ser Vorlage zieht sich empower automatisch alle In-

formationen wie Schriftarten, Schriftfarben, Füll-

farben und Linienfarben. Der Master dieser Präsen-

tationsvorlage wird außerdem fortan als zentrale

Mastervorlage in empower hinterlegt.

/ / / SEITE 63

Nach Auswahl der passenden Vorlage werden zu-

nächst alle im Master hinterlegten Farben, Schrift-

arten und Schriftgrößen angezeigt. Sollen die

Schriftarten und Schriftgrößen in empower nicht

eingeschränkt werden, kann diese Funktion deakti-

viert werden, indem Sie „Alle Schriftarten zulas-

sen“ bzw. „Alle Schriftgrößen zulassen“ auf „An“

stellen. Über die Einstellungen von empower können

auch im Nachhinein jederzeit zusätzliche Farben,

Schriftarten und Schriftgrößen hinzugefügt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 6.3

und Kapitel 6.4.

Im nächsten Schritt können Sie den Namen der em-

power-Leiste ändern und eine Branding-Farbe ein-

stellen. Wählen Sie bei „Branding Farbe aktivie-

ren“ „An“ aus, können Sie eine Farbe für das em-

power Design aus dem Master auswählen oder selbst

eine Farbe definieren. Die Branding-Farbe ersetzt

die Standard-Farbe der empower-Menüfenster und -

leisten, wie z.B. der Schnellzugriffsleiste.

Mit dem Klick auf „Weiter“ wird der Customizing

Wizard ausgeführt, was einige Minuten dauern kann.

Nach dem Ausführen des Customizing Wizards muss

empower neu gestartet werden, damit die Änderun-

gen angezeigt werden. Sollten die Änderungen nicht

direkt umgesetzt werden, schließen Sie Power-

Point® erneut und betätigen dann den empower

Sync einmal manuell mit einem Klick auf „Jetzt syn-

chronisieren“. Nach Ablauf des Synchronisations-

vorgangs können Sie PowerPoint® wieder öffnen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel

3.15.

Smart Objects anpassen

Das Design der Smart Objects: Prozesskette, Ampel,

Harvey Ball und Stempel können Sie unter „em-

power Customizing“ ändern.

Dazu laden Sie das jeweilige Objekt herunter, pas-

sen es an und laden es wieder hoch.

/ / / SEITE 64

Wenn z.B. das Design des Stempels verändert wer-

den soll, klicken Sie auf „Herunterladen“ und der

Stempel wird auf der aktuellen Folie eingefügt. An-

schließend haben Sie die Möglichkeit, die gewünsch-

ten Änderungen an dem Objekt durchzuführen. Um

die Änderungen zu speichern, muss das Objekt mar-

kiert und mit einem Klick auf „Hochladen“ wieder

hochgeladen werden.

Speziell beim Stempel fragt empower vor dem Hoch-

laden, ob der Beispieltext im Stempel entfernt wer-

den soll. Klicken Sie auf ja, wenn ein Blind-Text

beim Herunterladen des Stempels angezeigt werden

soll. Ansonsten bleibt der Beispieltext bestehen,

den Sie im Stempel eingetragen haben. Nachdem

der Stempel erfolgreich hochgeladen wurde, kann

der aktualisierte Stempel über die „Smart Objects“

einfügt werden.

Über die Funktion „Vordefinierte Texte bearbei-

ten“ können Sie festlegen, welche Stempel-Texte

grundsätzlich in empower hinterlegt sein sollen. Fü-

gen Sie hier einen Text hinzu oder löschen Sie nicht

benötigte Texte.

Die Prozesskette, die Ampel und den Harvey Ball

können Sie auf die gleiche Weise anpassen. Beach-

ten Sie bei allen Anpassungen, dass keine Gruppie-

rungen der Elemente gelöscht oder hinzugefügt wer-

den dürfen. Zum Hochladen müssen außerdem im-

mer alle Elemente des Objekts markiert sein.

Bei der Ampel sollten Sie außerdem darauf achten,

immer die richtige Variante unter der angegebenen

Farbe zu speichern.

Agenda anpassen

Unter „empower Customizing“ können Sie neue

Agenden in empower hinzufügen, bestehende Agen-

den anpassen und alte Agenden löschen.

Um eine bestehende Agenda anzupassen, wählen Sie

unter „empower Customizing“ und „Herunterladen“

die gewünschte Agenda aus. empower fügt dann in

die aktuell geöffnete Präsentation das Agenda-

Template ein, auf dem Ihre Agenda basiert.

/ / / SEITE 65

Mit diesem Template können Sie alle notwendigen

Informationen zur Agenda festlegen, auf deren Basis

der Agenda-Editor dann später die individuellen

Agenden in Ihren Präsentationen erstellt. Allen Ele-

menten dieses Templates wurde ein spezifischer

„Tag“ zugewiesen, den Sie mit Rechtsklick auf ein

Element unter „Agenda Tags“ einsehen können.

Das erste Element ohne Highlight definiert alle

Agenda-Punkte auf erster Ebene, die in einer Prä-

sentation aktuell nicht besprochen werden.

Das erste Element mit Highlight definiert den

Agenda-Punkt auf erster Ebene, der in einer Präsen-

tation aktuell verwendet und in der Regel farblich

hervorgehoben wird.

Das Unterelement ohne Highlight definiert alle Un-

terpunkte der Agenda, die gerade nicht ausgewählt

sind.

Das Unterelement mit Highlight definiert den Unter-

punkt, der gerade aktuell verwendet und in der Re-

gel farblich hervorgehoben wird. Die Elemente auf

der dritten Ebene folgen derselben Logik.

Außerdem werden für jedes Element einzeln die

Felder für das Aufzählungszeichen, die Seitenzahl

und – bei Agenda-Punkten auf erster Ebene – das

Feld für Dauer und Referent definiert. Darüber hin-

aus kann das Titelfeld der Agenda angepasst wer-

den.

Bei all diesen Feldern handelt es sich um Textboxen,

die Sie nach Ihren Wünschen gestalten können. So

kann z.B. die Schriftfarbe angepasst und den Fel-

dern eine andere Füllfarbe zugeteilt werden.

Beachten Sie dabei, dass auf keinen Fall Gruppie-

rungen von mehreren Elementen erstellt werden

dürfen. Dadurch werden die Tags, die an den Fel-

dern hängen, gelöscht und die Agenda funktioniert

nicht mehr richtig. Auch ein nachträgliches Aufhe-

ben der Gruppierung kann diesen Effekt nicht wie-

der rückgängig machen. Sie können die Tags der Ele-

mente allerdings nachträglich über die Auswahlliste

wieder vergeben. Dennoch sollten Sie darauf achten

keine Elemente zu löschen oder zu gruppieren.

Die Abstände zwischen den einzelnen Agenda-Punk-

ten liest empower einfach von den Abständen der

Elemente auf diesem Template aus. Der Abstand,

den das erste Element ohne und das erste Element

mit Highlight auf diesem Template zueinander ha-

ben, ist also auch der Abstand, den zwei Agenda-

Punkte auf erster Ebene später in der Agenda ha-

ben.

Das Textfeld mit dem Tag „AGENDA_BREADCRUMP“

definiert das Design des Feldes mit den Kapitel-

überschriften. Auch hier können Sie Schriftart, -

größe und -farbe, sowie die Position und Größe des

Feldes anpassen.

/ / / SEITE 66

Auch für die Navigation können Sie Anpassungen

analog vornehmen. Für die Navigation gibt es aller-

dings zwei Textfelder: ein hervorgehobenes (für den

aktuellen Agenda-Punkt) und eines ohne Highlight

(für die restlichen Agenda-Punkte).

Auch diese Felder können Sie wie alle anderen in der

Schriftart, -größe und -farbe sowie der Position und

Größe des Feldes anpassen.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben,

können Sie das angepasste Agenda-Template wieder

hochladen. Dafür muss die Agenda-Folie ausgewählt

sein. Unter „Hochladen“ können Sie jetzt eine be-

stehende Agenda überschreiben oder über „Neu

hinzufügen“ die Agenda zusätzlich zu den beste-

henden in empower hinterlegen.

Bevor das neue Agenda-Template gespeichert wird,

erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie weitere grund-

legende Einstellungen für die Agenda auswählen

können.

Wählen Sie zunächst das Design aus, dem die Agenda

zugeordnet werden soll. Wenn Sie kein Design aus-

wählen, steht die Agenda grundsätzlich immer zur

Verfügung – unabhängig davon, welcher Master ge-

rade verwendet wird. Anschließend können Sie der

Agenda einen Namen geben.

Wenn Sie die Funktion „Deckblatt mit Highlight“

aktivieren, werden auf dem Deckblatt der Agenda

alle Agenda-Punkte mit Highlight dargestellt.

/ / / SEITE 67

Wenn Sie die Funktion „Titel editierbar“ aktivie-

ren, können Sie im Agenda-Editor einen individuel-

len Titel für die jeweilige Agenda eingeben. Ist die

Funktion deaktiviert, wird standardmäßig

„AGENDA“ als Titel eingefügt.

Ist die Funktion „Highlights für Unterpunkte“ akti-

viert, wird auch bei Unterpunkten der aktuelle

Agenda-Punkt mit Highlight dargestellt.

Ist die Funktion „Highlight für Unterpunkte bei

Hauptpunkten“ aktiviert, werden auf den Agenda-

Folien, bei denen ein Hauptpunkt gehighlightet ist,

auch dessen Unterpunkte mit Highlight dargestellt.

Um im Agenda-Editor die Seitenzahlen auf den

Agenda-Folien anwählen zu können, muss die Funk-

tion hier aktiviert werden.

Die Aktivierung der Funktion „Kein Highlight für

Ober- und Unterpunkte“ führt dazu, dass bei einem

gehighlighteten Unterpunkt der Hauptpunkt nicht

mit Highlight dargestellt wird.

Über die Funktion „Zwei Spalten“ kann ein Agenda-

Template für eine zweispaltige Agenda hochgeladen

werden. Hierfür muss zuvor allerdings ein spezielles

Template angelegt werden.

In den Feldern „Format String“ kann das Format der

Aufzählungszeichen für die Agenda-Punkte pro

Ebene definiert werden. Standardmäßig werden

arabische Zahlen ohne Aufzählungspunkt angezeigt

(Bsp. 1, 2, 2.1, 2.2, …). Um einen Aufzählungspunkt

zu setzen, können Sie hier „%1%.“ (ohne Anführungs-

zeichen) einsetzen. Alternativ können Sie die fol-

genden Formeln verwenden:

%a% für Kleinbuchstaben

%A% für Großbuchstaben

%i% für kleine Römische Zahlen

%I% für große Römische Zahlen

Nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen vorge-

nommen haben, klicken Sie auf „OK“ und das Temp-

late wird in empower gespeichert. Über den

Agenda-Editor können Sie jetzt eine Agenda im

neuen Design erstellen.

Wenn Sie eine alte Agenda löschen möchten, gehen

Sie einfach in das empower Customizing Menü und

wählen Sie unter „Löschen“ die entsprechende

Agenda aus. Beachten Sie jedoch, dass dieser Vor-

gang nicht wieder rückgängig gemacht und die

Agenda nicht wiederhergestellt werden kann.

Aufbau Ordnerstruktur Best Prac-tice

Wie in Kapitel 3 beschrieben umfasst das Folienma-

nagement neben der Vergabe von Berechtigungen

auch das Anlegen einer, für Ihr Unternehmen sinn-

vollen, Ordnerstruktur und die zentrale Pflege der

Inhalte in empower. Nur so kann garantiert werden,

dass alle Mitarbeiter stets mit den aktuellsten Inhal-

ten arbeiten und die Vorteile von empower optimal

genutzt werden können.

Bevor Sie eine Ordnerstruktur für Ihre Unterneh-

mensbibliothek anlegen, sollten Sie sich also Gedan-

ken machen, wie die Inhalte, die Sie Ihren Mitarbei-

tern zur Verfügung stellen wollen, sinnvoll geglie-

dert werden können. Generell empfehlen wir einen

zentralen Folienpool anzulegen, in dem einzelne

Folien abgelegt werden, die bereits fertig gestaltet

und zur Verwendung freigegeben sind. Diese Folien

können in verschiedenen Ordnern je nach Themen-

gebiet gegliedert und in der Unternehmensbiblio-

thek hinterlegt werden. Die Inhalte aller Folien im

Folienpool sollten nur zentral angepasst werden.

Auf diese Weise garantieren Sie, dass die Folien je-

derzeit aktuell und CD-konform sind. Hierzu sollten

/ / / SEITE 68

Sie die Administratorrechte für diese Ordner bei ei-

nem kleinen Team bündeln, das für die Pflege der

Folien zuständig ist.

In weiteren Ordnern können dann Präsentationen

zur Verfügung gestellt werden, die aus den Folien

des Folienpools zusammengestellt sind. So wird si-

chergestellt, dass auch die Inhalte der Präsentatio-

nen zentral gepflegt werden und immer aktuell

sind. Dies funktioniert wie folgt: Sobald eine Folie

aus dem Pool, die auch in einer Präsentation ver-

wendet wird, zentral angepasst wurde, erscheint

beim Öffnen der Präsentation eine Updatemeldung.

empower informiert Sie darüber, dass eine Folie der

Präsentation nicht mehr aktuell ist und gibt Ihnen

die Möglichkeit diese zu aktualisieren.

Feedback und Fehler melden

Um empower kontinuierlich zu verbessern und opti-

mal an Ihre Wünsche und Bedürfnisse anzupassen,

sind Ihre Erfahrungen mit empower und Ihre Mei-

nung zu dem Produkt und den einzelnen Funktionen

für uns von großer Bedeutung. Aus diesem Grund hat

jeder empower-Nutzer die Möglichkeit, schnell und

einfach ein Feedback an den empower Support zu

senden oder eventuell auftretende Fehler direkt zu

melden.

Um ein Feedback zu senden klicken Sie in der Rubrik

„Hilfe“ auf den „empower Hilfe“-Button und wählen

Sie die Funktion „Feedback senden“ aus. Es öffnet

sich eine an den empower Support adressierte E-

Mail, in die Sie ihr Feedback schreiben können. Sie

haben jedoch auch jeder Zeit die Möglichkeit uns

direkt via [email protected] zu

kontaktieren.

Wenn Sie einen Fehler in empower melden möch-

ten, nutzen Sie ebenfalls den „empower Hilfe“-But-

ton und wählen Sie die Funktion „Einen Fehler mel-

den“. Auch hier öffnet sich eine bereits an den em-

power Support adressierte E-Mail, an welche auto-

matisch alle Log-Dateien von empower angehangen

werden. Diese Dateien ermöglichen es dem em-

power Support den aufgetretenen Fehler nachvoll-

ziehen und beheben zu können. Bitte beschreiben

Sie in der E-Mail kurz das aufgetretene Verhalten

und geben Sie, wenn möglich, die einzelnen Schritte

an, die zum Auftreten des Fehlers geführt haben.

Die empower Auflistungsfunktion

In empower gibt es eine erweiterte Funktion zur

Verwendung von Auflistungszeichen in Power-

Point®. Dabei wird die Standardfunktion von Power-

Point® um folgende Funktionen erweitert: Es kön-

nen Bilder als Auflistungszeichen im Master definiert

werden und mit Hilfe der empower Auflistungsfunk-

tion können die im Master definierten Auflistungs-

zeichen auch auf Textelemente angewandt werden.

mailto:[email protected]

/ / / SEITE 69

Bei der Nutzung der empower Auflistungsfunktion

ist zu beachten, dass nur ein Bild eingebunden wer-

den kann. Sie können jedoch dieses Bild auf unter-

schiedlichen Ebenen verwenden (bspw. auf Ebene 2

und Ebene 3).

Die empower Auflistungsfunktion kann in zwei

Schritten eingerichtet werden: Zunächst müssen

Sie das gewünschte Bild im Master einbinden und an-

schließend noch einmal in die Auflistungsfunktion

von empower.

Wenn Sie die Auflistungszeichen grundsätzlich für

alle Layouts bestimmen wollen, gehen Sie in der

„Masteransicht“ auf das oberste (Mutter-)Layout

(siehe Bild unten). Hier können Sie nun Ihre Auflis-

tungszeichen definieren. Die Einstellungen, die Sie

hier vornehmen, wirken sich auf alle Platzhalter auf

den folgenden Layouts aus.

Hier müssen Sie jetzt mit Hilfe der Standardfunktion

von PowerPoint® das Bild-Auflistungszeichen ein-

binden. Selektieren Sie dazu die gewünschte Ebene

auf dem Platzhalterbereich, welcher sich auf dem

Mutterlayout befindet, und wechseln Sie von dem

Reiter „Folienmaster“ zu dem Reiter „Start“. Dort

können Sie unter dem Bereich „Absatz“ die be-

kannte Aufzählungszeichenfunktion von Power-

Point® aufrufen und anschließend in den Bereich

„Nummerierung und Aufzählungszeichen…“ wech-

seln.

Innerhalb des Fensters „Nummerierung und Aufzäh-

lungszeichen“ können Sie nun auf „Bild“ klicken. Sie

werden anschließend gebeten, eine Bilddatei von

einem Speichermedium (z.B. ein Nutzerordner auf

Ihrem lokalen Rechner) auszuwählen. Nachdem Sie

dies getan haben, klicken Sie im Fenster „Numme-

rierung und Aufzählungszeichen“ auf „OK“.

Anschließend müssen Sie nun dasselbe Bild mit der

empower-Funktion „Auflistungsbild setzen“ ein-

binden. Diese Funktion finden Sie unter dem Menü

„Folienmaster“ rechts neben dem Button „Master-

ansicht schließen“.

Wenn Sie auf den „Auflistungsbild setzen“-Button

klicken, werden Sie sofort gebeten, eine Bilddatei

/ / / SEITE 70

von einem Speichermedium zu wählen. Wählen Sie

nun dasselbe Bild aus, welches Sie auch zuvor ver-

wendet haben.

Nun haben Sie ein Bild erfolgreich als Auflistungszei-

chen festgelegt. Fahren Sie folgend mit einer wei-

teren Ebene fort, oder verlassen Sie die Masteran-

sicht und speichern Sie den Master z.B. in empower.

Beim Design Check ignorieren

Corporate Design Administratoren können einzelne

Elemente in Präsentationen oder dem Master vom

Design Check ausschließen. Wenn beispielsweise in

einer Präsentation rote Hinweispfeile verwendet

werden, um beim gemeinsamen Arbeiten mit Kolle-

gen auf zu bearbeitende Elemente aufmerksam zu

machen, können diese vom Design Check ausgenom-

men werden. Die Signalfarbe Rot soll nicht generell

in empower zur Verfügung gestellt werden, die

Pfeile aber nicht jedes Mal vom Design Check ange-

merkt werden.

Um ein Element vom Design Check auszunehmen,

gehen Sie mit einem Rechtsklick darauf und wählen

„Beim Design Check ignorieren“. Wie bei jeder Än-

derung speichern Sie anschließend die Präsenta-

tion/ die Folie/ das Element (bzw. den Master,

wenn Sie ein Element im Master bearbeitet haben)

in die Bibliothek.

Layout-Schutz einrichten

Mit Hilfe des Layout-Schutzes können Sie sicherstel-

len, dass Elemente auf Folien immer nur innerhalb

der Platzhalter bzw. eines vorgegebenen Bereichs

liegen und nicht darüber hinausragen. Dadurch er-

halten Ihre Präsentationen ein einheitliches Design.

Der Layout-Schutz wird im Master aktiviert und ein-

gerichtet. Dazu speichern Sie den Master zunächst

in der Bibliothek, bzw. speichern ihn erneut ab und

überschreiben ihn, falls er schon in der Bibliothek

hinterlegt war. Bei den Masterinformationen setzen

Sie dann den Layout-Schutz auf „An“.

Wenn der Layout-Schutz aktiv ist, sind automatisch

alle Platzhalter auf den Layouts des Masters als Lay-

out-Schutzraum definiert. Wenn jetzt eine Form auf

einer Folie eingefügt wird, die über den Platzhalter

hinausragt, wird diese Form vom Design Check als

Verstoß gegen den Layout-Schutzraum angezeigt.

In fast jedem Master gibt es aber auch Layouts, auf

denen keine oder nur wenige Platzhalter liegen. Auf

dem „Nur Titel“- oder auch „Leer“-Layout bei-

spielsweise sollen Elemente frei angeordnet werden

können. Bei aktiviertem Layout-Schutz würde der

Design Check allerdings bei jedem Element, das auf

der Folie abgelegt wird, einen Verstoß gegen den

Layout-Schutzraum anzeigen.

Um die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten

nicht einzuschränken, lassen sich - zusätzlich zu den

/ / / SEITE 71

Platzhaltern - benutzerdefinierte Layout-Schutzbe-

reiche definieren. Dazu fügen Sie einfach eine Form

auf dem gewünschten Layout ein, mit dem Sie den

Bereich markieren, in dem Elemente auf der Folie

liegen dürfen.

Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste

auf das Element und wählen „Layout-Schutz festle-

gen“ aus.

Jetzt ist der Bereich des Elements für dieses Layout

als Layout-Schutz definiert. Auf die gleiche Art und

Weise lässt sich auch auf Layouts mit Platzhaltern

der Layout-Schutz um weitere Bereiche erweitern.

Damit das graue Element, das den Layout-Schutz-

Bereich markiert, später auf den Folien nicht zu se-

hen ist, können Sie es über einen Rechtsklick auf das

Element und „Design Check Objekte ausblenden“

ausblenden. Wenn Sie das Element später noch ein-

mal bearbeiten möchten, gehen Sie einfach mit ei-

nem Rechtsklick auf das Layout und wählen „Design

Check Objekte einblenden“.

Um die Änderungen zu speichern, muss der Master

abschließend wieder in der Bibliothek gespeichert

werden.

Logo-Schutz einrichten

Analog zum Layout-Schutz können Sie mit dem Logo-

Schutz sicherstellen, dass keine Elemente im Be-

reich eines Logos liegen oder dieses überdecken.

Um den Logo-Schutz einzurichten, öffnen Sie den

Master und wechseln in die Masteransicht. Anschlie-

ßend fügen Sie auf dem gewünschten Layout eine

Form ein, die den Logo-Schutz-Bereich markieren

soll. Um den Logo-Schutz-Bereich besser einstellen

zu können, können Sie die Füllfarbe der Form auf

transparent einstellen. So können Sie die Form über

das Logo legen und die genaue Größe des Bereichs

festlegen. Anschließend gehen Sie mit einem

Rechtsklick auf das Element und wählen „Logo-

Schutz festlegen“.

Wenn Sie den Logo-Schutz auf allen Layouts einheit-

lich einrichten möchten, können Sie die Form ein-

fach kopieren und auf den restlichen Layouts einfü-

gen. Mit einem Rechtsklick auf eins der Elemente

und einem Klick auf „Design Check Elemente aus-

blenden“ werden alle Elemente ausgeblendet, da-

mit Sie in den fertigen Präsentationen nicht mehr zu

sehen sind. Abschließend muss der Master in der Bib-

liothek gespeichert werden und der Logo-Schutz ist

eingerichtet.

/ / / SEITE 72

Masterfelder einrichten

Masterfelder können Textfelder oder Formen sein,

die im Master hinterlegt sind und über die „Präsen-

tationseinstellungen“ in der empower-Leiste je

nach Definition mit einem Text gefüllt bzw. generell

in der Präsentation an-/abgewählt werden können.

Masterfelder erscheinen, wenn aktiviert, auf allen

Folien einer Präsentation – so kann eine Präsenta-

tion beispielsweise mit wenigen Klicks als ‚vertrau-

lich‘ gekennzeichnet werden.

Um ein Masterfeld einzurichten müssen Sie zunächst

über den Reiter „Ansicht“ in der PowerPoint®-

Leiste in die „Folienmaster“-Ansicht wechseln. An-

schließend fügen Sie auf das erste, große Layout im

Master (Mutter-Layout) ein Textfeld ein, das Sie als

Masterfeld definieren möchten. Ziehen Sie das Feld

an die gewünschte Position und formatieren Sie es

wie gewünscht (z.B. Schriftart/-farbe/-größe). An-

schließend markieren Sie das Feld und klicken in der

PowerPoint®-Leiste (immer noch Rubrik „Folien-

master“), rechts oben auf „Masterfeld definieren“.

Hier haben Sie drei grundsätzliche Typen für das

Masterfeld zur Auswahl: „Masterfeld für Text“,

„Masterfeld für Optionen“, „Festes Masterfeld“.

Wählen Sie „Masterfeld für Text“ können Sie in das

Masterfeld später einen Text frei eingeben. Unter

„Name“ sollten Sie dem Feld eine Bezeichnung ge-

ben, die später im Menü „Präsentationseinstellun-

gen“ angezeigt wird. Dazu können Sie auch eine Be-

schreibung zu dem Masterfeld eingeben, die eben-

falls im Menü „Präsentationseinstellungen“ unter

dem Namen des Feldes erscheint. Das Masterfeld

kann zudem auch einer Sprache zugewiesen wer-

den, standardmäßig ist hier „Für alle Sprachen defi-

nieren“ ausgewählt. In diesem Fall erscheint das

Masterfeld unabhängig davon, welche Sprache für

die aktuelle Präsentation eingestellt ist. Wenn das

Masterfeld einer bestimmten Sprache zugewiesen

wird, ist es in der Präsentation auch nur dann ver-

fügbar, wenn diese ebenfalls in der entsprechenden

Sprache eingestellt ist. So können Sie ein Masterfeld

mehrfach anlegen und pro Sprache den Namen und

ggf. die Beschreibung in der entsprechenden Über-

setzung zur Verfügung stellen. Wählen Sie die Op-

tion „Dieses Feld ist ein Pflichtfeld“, öffnen sich

die „Präsentationseinstellungen“ automatisch,

wenn eine Präsentation mit diesem Master geöffnet

wird.

Über ein „Masterfeld für Optionen“ können Sie

eine Auswahl an Texten vorgeben, die der Anwender

später aus einer Drop-down-Liste auswählen kann.

Um eine Option hinzuzufügen, klicken Sie auf das

Plus-Zeichen und geben den gewünschten Text ein.

Über das Minus-Symbol können Sie Einträge aus der

Liste löschen und über die Pfeil-Buttons die Reihen-

folge ändern.

/ / / SEITE 73

Als dritte Option können Sie ein „festes Masterfeld“

einstellen. Hier gibt es nur die Option, das Master-

feld über eine Checkbox in den Präsentationsein-

stellungen in die Präsentation einzufügen oder dar-

aus zu entfernen. Diese Option eignet sich, wenn

das Masterfeld nur optional eingefügt bzw. nur ein

fester Text verwendet werden soll. Sie können diese

Funktion aber beispielsweise auch dazu nutzen,

eine bestimmte Form oder ein Symbol/Logo optio-

nal in die Präsentation einfügen zu können.

Nachdem Sie das Masterfeld definiert haben, sollten

Sie es über „Masterfelder ausblenden“ ausblenden

und die Änderungen im Master in der Bibliothek

speichern. Über „Masterfelder einblenden“ können

Sie sich das Feld jederzeit zur erneuten Bearbeitung

wieder anzeigen lassen.

Wenn Sie jetzt eine Präsentation mit diesem Master

öffnen, können Sie in den „Präsentationseinstellun-

gen“ das Masterfeld für die aktuelle Präsentation

bearbeiten.

Logo einbinden

Mit der Logo-Funktion von empower können Sie über

die Präsentationseinstellungen in ein und denselben

Master mit einem Klick ein Logo an einem fest defi-

nierten Platz einfügen und austauschen. Auf diese

Weise können Sie z.B. unternehmensweit mit nur ei-

nem Master arbeiten, obwohl Sie für verschiedene

Tochtergesellschaften unterschiedliche Logos inner-

halb Ihrer Präsentationen verwenden.

Um die Logo-Funktion nutzen zu können, muss diese

zunächst in den empower Customizing Einstellungen

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unter „Features“ aktiviert werden. Dazu öffnen Sie

die Rubrik „Präsentationseinstellungen“, wählen

„Logoplatzhalter“ aus und klicken dann auf „Akti-

vieren“.

Anschließend können Sie die Logo-Funktion einrich-

ten, d.h. es müssen zunächst die gewünschten Logos

in der Vorlagenbibliothek unter „Bilder“ im „Logo“-

Ordner abgelegt und in Ihrem Master Logo-Platzhal-

ter definiert werden. Ein Logo-Platzhalter zeigt an,

auf welchem Layout und an welcher Position das da-

zugehörige Logo eingefügt werden soll. Die Verbin-

dung zwischen Logoplatzhalter und Logo wird durch

eine einheitliche Bezeichnung von Logoplatzhalter

und dazugehörigem Logo mit einem Hashtag defi-

niert.

Um ein Logo zu speichern, fügen Sie es auf einer Fo-

lie ein, positionieren es an der gewünschten Stelle

und klicken dann auf „In Bibliothek speichern“. An-

schließend wählen Sie links unter „Bilder“ den Logo-

Ordner aus. Jetzt müssen Sie dem Logo einen Na-

men geben, der folgender Logik entspricht: Name

des Logos#Name des Logoplatzhalters. Also zum

Beispiel „empower slides#rechts unten“ für das em-

power slides-Logo, das rechts unten auf einer Folie

angezeigt werden soll. Mit einem Klick auf „OK“

wird das Logo dann mit im „Logo“-Ordner gespei-

chert.

Wenn Sie direkt mehrere Logos auf einmal speichern

wollen, markieren Sie einfach alle Logos auf der Fo-

lie und wählen im Speichern-Dialog „Mehrere Ob-

jekte“ und dann „Speichern unter“ aus. Über einen

Klick auf „Erweitert“ können Sie dann beim Hochla-

den von mehreren Logos den einzelnen Logos je-

weils einen eigenen Namen geben.

Wechseln Sie jetzt in der PowerPoint®-Leiste in den

Reiter „Ansicht“ und von dort in die „Folienmaster“-

Ansicht.

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In der Masteransicht fügen Sie dann über die em-

power-Leiste eine beliebige Form auf dem Layout

ein, auf dem später das Logo über die Logo-Funktion

angezeigt werden soll. Positionieren Sie den Platz-

halter in Größe und Position exakt so wie das Logo.

Dann markieren Sie die Form auf dem Layout und

klicken anschließend, in der Folienmasteransicht,

auf den Button „Logoplatzhalter“ und dann auf „Lo-

goplatzhalter festlegen“.

Dadurch wird die Form als Logoplatzhalter definiert.

Jetzt muss der Platzhalter noch durch eine eindeu-

tige Bezeichnung dem dazugehörigen Logo zugewie-

sen werden. Dazu öffnen Sie den Auswahlbereich

von PowerPoint®, den Sie in den Layout Tools unter

der Rubrik „Auswahl“ finden.

Im Auswahlfenster werden Ihnen nun alle Elemente

auf dem Layout angzeigt. Darunter ist auch die

Form, die Sie als Logoplatzhalter definiert haben,

mit der Bezeichnung „MIO_LOGOPLACEHOLDER#“.

Diese Bezeichnung muss jetzt noch hinter dem Hash-

tag mit dem Namen des Platzhalters ergänzt wer-

den, den Sie auch dem dazugehörigen Logo verge-

ben haben. In unserem Beispiel sähe die Bezeich-

nung also so aus: MIO_LOGOPLACEHOLDER#rechts

unten.

Jetzt können Sie den Logoplatzhalter, d.h. die Form

auf dem Layout, kopieren und auf allen weiteren

Layouts einfügen, auf denen das entsprechende

Logo über die Logofunktion eingefügt werden soll.

Wenn Sie einen Logoplatzhalter auf einem Layout

über einen Bildplatzhalter legen, müssen Sie zu-

sätzlich einen zweiten Logoplatzhalter auf dem

Bildplatzhalter anlegen, damit das Logo später in

der Präsentationsansicht automatisch immer über

dem Bildplatzhalter liegt! Fügen Sie dazu einfach

eine weitere beliebige Form auf dem Layout ein und

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legen diese ebenfalls auf den Bildplatzhalter. Über

einen Klick auf „Logoplatzhalter festlegen“ aktivie-

ren Sie jetzt auch diesen Platzhalter. Anschließend

müssen Sie im Auswahlfenster den Platzhalter be-

nennen, wobei Sie diesmal „USE_PLACEHODER#“ vor

dem Namen des Logoplatzhalters ergänzen:

MIO_LOGOPLACEHOLDER#USE_PLACEHO-

DER#rechts unten.

Bevor Sie den Master nun erneut in der Bibliothek

speichern, sollten Sie alle Logoplatzhalter über „Lo-

goplatzhalter ausblenden“ ausblenden. Über „Lo-

goplatzhalter einblenden“ können Sie sich die For-

men jederzeit erneut anzeigen lassen und ggf. lö-

schen, falls die Logo-Funktion deaktiviert werden

soll.

Um diese Änderungen am Master zu sichern, sollten

Sie den Master nun in der Bibliothek speichern. Kli-

cken Sie dazu in der empower-Leiste auf „In Biblio-

thek speichern“ und wählen „Master“ aus. Über

„Speichern unter“ können Sie den alten Master jetzt

im Master-Vorlagen-Ordner überschreiben oder den

Master als zusätzlichen neuen Master hinzufügen.

Ab jetzt können Sie bei diesem Master über die

„Präsentationseinstellungen“ das gewünschte

Logo in die aktuell geöffnete Präsentation einfügen.

Es wird auf allen Layouts des Masters eingefügt, auf

denen Sie den entsprechenden Logoplatzhalter an-

gelegt haben und erscheint daher auch auf den ent-

sprechenden Folien der Präsentation.

Bitte beachten Sie, dass ein Logo auf Folien bzw.

Layouts, bei denen die Funktion „Hintergrundgrafi-

ken ausblenden“ aktiviert ist, dementsprechend

nicht angezeigt wird.

Wenn Sie mehrere Logos mit demselben Namen aber

unterschiedlichen Hashtags, also Namen für den Lo-

goplatzhalter, speichern, wird in den Präsentations-

einstellungen nur ein Logo angezeigt. empower fügt

trotzdem auf den Layouts entsprechend jeweils das

passende Layout zum Logoplatzhalter ein.

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7 Excel® mit PowerPoint® verbinden

Mit empower können Tabellen auf PowerPoint®-Fo-

lien mit den Excel®-Dateien, auf denen Sie basie-

ren, verknüpft werden. Auf diese Weise ist sicher-

gestellt, dass die Daten in Ihren Präsentationen im-

mer auf dem aktuellen Stand sind.

Excel® Verlinkung

Mit der Funktion „Excel® Tabelle“ können Excel®-

Tabellen intelligent in PowerPoint®-Präsentationen

eingebunden werden.

Um eine Tabelle zu verlinken, fügen Sie zunächst

eine Tabelle aus den Corporate Design Vorlagen auf

einer Folie ein.

Klicken Sie dann auf „Excel® Tabelle“ und anschlie-

ßend auf „Neu“.

Es öffnet sich ein Dialogfenster, über das Sie mit ei-

nem Klick auf „Durchsuchen“ die gewünschte

Excel®-Datei auf Ihrem Computer auswählen kön-

nen.

Nachdem Sie auf „Öffnen“ geklickt haben, öffnet

sich die ausgewählte Excel®-Datei und Sie können

darin den Bereich markieren, der in Ihre Power-

Point®-Präsentation eingefügt werden soll. An-

schließend klicken Sie auf „Wähle selektierten Be-

reich aus“.

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Wenn Sie bei „Aktualisiere Daten automatisch

beim Öffnen“ „Ja“ auswählen, wird die Tabelle auf

der Folie jedes Mal automatisch aktualisiert, wenn

die Folie oder die Präsentation aus der Bibliothek

geöffnet wird. Klicken Sie dann auf „OK“. Anschlie-

ßend erscheint eine Pop-Up-Benachrichtigung, in

der Sie gefragt werden, ob die erste Zeile als Über-

schrift der Tabelle verwendet werden soll. Wenn Sie

sich dagegen entscheiden, wird die oberste Daten-

reihe, die Sie in der Excel-Tabelle ausgewählt ha-

ben, als erste Werte-Zeile verwendet.

Anschließend fügt empower die Werte des ausge-

wählten Bereichs in die Tabellenvorlage auf der Fo-

lie ein. Diese Tabelle in PowerPoint® ist nun mit der

Excel®-Datei auf Ihrem Computer verknüpft und

entspricht außerdem Ihrem Corporate Design.

Wenn sich innerhalb der Excel®-Datei Werte än-

dern, können Sie diese auf den PowerPoint®-Folien

mit einem Klick über „Aktualisieren“ aktualisieren.

empower überprüft die Ursprungsdatei und zeigt die

geänderten Werte an. Über das Menü in der em-

power-Leiste können Sie sich über „Verlinkte Ta-

belle öffnen“ auch die verlinkte Excel®-Datei an-

zeigen lassen, um die Werte abzugleichen.

Über „Bearbeiten“ können Sie den ausgewählten

Bereich der Excel®-Datei verändern und über „Ent-

fernen“ die Verlinkung zwischen der Excel®-Datei

und PowerPoint® trennen. Die Tabelle auf der Folie

wird dabei nicht gelöscht.

Über „Verwalten“ erhalten Sie eine Übersicht aller

verlinkter Tabellen in Ihrer Präsentation. Sie sehen

den Speicherort der Ursprungsdatei und können

diese einfach mit einem Klick auf den Pfad öffnen.

Indem Sie mehrere oder alle Einträge markieren,

können Sie die Tabellen auf einmal aktualisieren o-

der Ihre Verknüpfungen löschen. Zusätzlich können

Sie einstellen, welche Tabellen beim Öffnen auto-

matisch aktualisiert werden sollen.

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Format anwenden

Sowohl in der Vollbibliothek als auch in der Schnell-

zugriffsleiste finden Sie in den Corporate Design

Vorlagen-Ordnern von Textelementen, Diagram-

men, Tabellen und Symbolen neben dem „Einfü-

gen“-Button auch die Funktion „Anwenden“. Diese

ermöglicht es Ihnen die Formatierung der CD-kon-

formen Vorlagen-Elemente mit einem Klick auf

falsch- oder noch unformatierte Elemente zu über-

tragen.

Wenn eine Tabelle z.B. nicht dem Corporate Design

entspricht, wählen Sie einfach in der Schnellzu-

griffsleiste im Ordner „Tabellen“ eine passende

Vorlage aus. Markieren Sie die Tabelle auf der Folie

und klicken Sie auf „Anwenden“. empower wendet

jetzt das Format der Vorlage auf die Tabelle in der

Präsentation an. Neben dem „Anwenden“-Button

können Sie über das Zahnrad zwei weitere Optionen

aktivieren:

Wenn „Position anwenden“ ausgewählt ist,

wird nicht nur das Format, sondern auch die

Position der Vorlage auf einer Folie auf die

ausgewählte Tabelle angewandt.

Mit „Größe anwenden“ wird zudem die Größe

der Tabelle an die der Vorlage angepasst.

Bei Diagrammen gibt es zusätzlich zu den Funktio-

nen „Position anwenden“ und „Größe anwenden“

die Option „Diagrammtyp übernehmen“. Hiermit

können Sie einfach den Typ Ihres Diagramms um-

wandeln, indem Sie die passende Vorlage auswählen

und auf „Anwenden“ klicken.

Bei den Textelementen können Sie über die Funk-

tion „Format anwenden“ jeglichen Text aus einer

Textbox einfach in das jeweilige Textelement der

Vorlagenbibliothek integrieren. Wählen Sie dazu die

gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf „Anwen-

den“. Anschließend können Sie dieses Element in je-

des beliebige Textelement umwandeln.

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8 Glossar

Rubrik: Präsentation

Die Rubrik „Präsentation“ beinhaltet empower-

Funktionen zum Einfügen einer Agenda, Bearbeiten

der gesamten Präsentation, Auswahl des Masters

und Versenden einzelner Folien oder der ganzen

Präsentation.

“Neu“-Button

Mit Hilfe des „Neu“-Button können Sie eine neue

Präsentation erstellen. Es öffnet sich ein Dialogfens-

ter, in dem Sie einen Master auswählen müssen, mit

dem sich dann anschließend eine neue Präsentation

öffnet.

Siehe Kapitel 2.1

„Agenda“-Button

Der „Agenda“-Button öffnet den Agenda-Editor mit

dessen Hilfe Sie eine Agenda erstellen, Agenda-

punkte anpassen oder ein anderes Agenda-Design

auswählen können.

Siehe Kapitel 2.9

Präsentationseinstellungen

Über den Button „Präsentationseinstellungen“ kön-

nen Sie die Sprache und die Fußzeile für die gesamte

Präsentation einheitlich einstellen. Wenn Ihr Master

dafür eingerichtet ist, können Sie hier auch Logos

einfügen oder Masterfelder bearbeiten.

Siehe Kapitel 2.3

Master auswählen

Der „Master auswählen“-Button ermöglicht es

Ihnen, Präsentationen mit einem Klick in andere

Master zu überführen. Nach Knopfdruck öffnet sich

die Masterübersicht in der Schnellzugriffsleiste.

Hier können Sie den gewünschten Master auswählen

und auf die aktuelle Folie oder die ganze Präsenta-

tion anwenden.

Siehe Kapitel 5.2

Footer

Mithilfe des „Footer“-Buttons können Sie die Anga-

ben in der Fußzeile, wie Text, Datum sowie die Fo-

liennummer, in der aktuellen Präsentation bzw. auf

der ausgewählten Folie optional aktivieren/deakti-

vieren und/oder Änderungen vornehmen.

„Neue Folie“

Der „Neue Folie“-Button ermöglicht es Ihnen eine

neue Folie in die aktuelle Präsentation einzufügen.

empower fügt standardmäßig das zweite Layout des

Masters ein, mit Hilfe des Dropdown-Menüs können

Sie jedoch auch andere Layouts auswählen.

Siehe Kapitel 2.5

Layout

Mit Hilfe des „Layout“-Buttons können Sie das Lay-

out einer ausgewählten Folie verändern. empower

zeigt Ihnen alle Layouts des in dieser Präsentation

verwendeten Masters an.

Zurücksetzen

Mit „Zurücksetzen“ setzen Sie alle Platzhalter der

aktuellen Folie zurück auf ihre Standardeinstellun-

gen. Dies hat Einfluss auf die Größe, die Position und

die Formateinstellungen der Platzhalter sowie auf

die Fußzeile.

Siehe Kapitel 5.2

Senden

Die Funktion „Senden“ dient dazu, einzelne Folien

oder die gesamte Präsentation direkt per E-Mail zu

versenden.

Siehe Kapitel 2.10

Sprache

Mit Hilfe des „Sprache“-Buttons können Sie die

Rechtschreibprüfung für einzelne Folien oder die

gesamte Präsentation zentral umstellen.

Siehe Kapitel 2.11

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Tools

Unter den „Tools“ verbergen sich die vier kleinen

Werkzeuge: „Layouts bereinigen“, „Animationen

entfernen“, „Notizen und Kommentare löschen“

und „Pack & Go“.

Siehe Kapitel 2.12

Design Check

Der „Design Check“ überprüft Ihre gesamte Präsen-

tation auf die Einhaltung des Corporate Designs,

zeigt eventuelle Verstöße an und gibt Ihnen die Mög-

lichkeit, diese schnell zu korrigieren.

Siehe Kapitel 2.13

Rubrik: Schrift und Farben

Die Rubrik „Schrift und Farben“ ermöglicht u.a. das

CD-konforme Bearbeiten der Schriftart, -farbe und -

größe ausschließlich mit den in empower hinterleg-

ten Vorgaben. Des Weiteren finden Sie hier Funkti-

onen zur Textausrichtung, zum Einfügen von Auf-

zählungszeichen und Einfärben von Objekten.

Schriftdesign

Durch Anklicken der entsprechenden Funktion kön-

nen Sie die gewünschte Schriftart auswählen und die

Schriftgröße bestimmen. Darüber hinaus haben Sie

die Möglichkeit einen markierten Text zu unterstrei-

chen, in fett oder kursiv zu setzen, oder ihn hoch

oder tief zu stellen.

Siehe Kapitel 2.6

Textausrichtung

Mit diesen Funktionen können Sie die Ausrichtung

des Textes anpassen.

Aufzählungszeichen

Ein Klick auf den empower-spezifischen Button fügt

die im Master definierten Aufzählungszeichen vor

dem markierten Text ein. Sie haben außerdem die

Möglichkeit zwischen den verschiedenen im Master

definierten Textebenen hin und her zu springen.

Siehe Kapitel 2.6

Schriftfarben

Hinter diesem Button verbirgt sich eine Galerie der

Corporate Design Schriftfarben. Per Knopfdruck

können Sie die gewünschte Farbe auf einen markier-

ten Text anwenden.

Siehe Kapitel 2.6

Linienfarben


Corporate Design Linienfarben. Per Knopfdruck kön-

nen Sie die gewünschte Farbe auf eine markierte Li-

nie anwenden.

Siehe Kapitel 2.6

Füllfarben


Corporate Design Füllfarben. Per Knopfdruck kön-

nen Sie die gewünschte Farbe auf ein markiertes Ob-

jekt anwenden.

Siehe Kapitel 2.6

Formatpinsel

Der „Formatpinsel“ überträgt das Format eines Ob-

jekts auf ein anderes Objekt. Hierzu sollten Sie das

Basisobjekt markieren, den „Formatpinsel“ drücken

und anschließend das Objekt, auf welches das For-

mat übertragen werden soll, anklicken.

Rubrik: Bibliothek

Die Rubrik Bibliothek beinhaltet empower-Funktio-

nen zum Verwalten von Bibliotheksinhalten.

Bibliothek

Der „Bibliothek“-Button öffnet die empower Biblio-

thek in einem Dialogfenster. Hier finden Sie alle von

Ihnen hinterlegten PowerPoint®-Inhalte wie Präsen-

tationen, Diagramme, Textelemente, Bilder, etc.

Siehe Kapitel 3.1

Präsentation speichern

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die aktuell ge-

öffnete Präsentation in der Bibliothek speichern.

Besteht die Präsentation bereits, haben Sie die Mög-

lichkeit die alte Version zu aktualisieren oder eine

neue Version hinzuzufügen.

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In Bibliothek speichern

Mit dem „In Bibliothek speichern“-Button können

Sie aktuelle Inhalte in der Bibliothek speichern.

Siehe Kapitel 3.3

Updates

Ein Klick auf „Updates“ überprüft die aktuell geöff-

nete Präsentation auf Updates und überlässt Ihnen

die Wahl, wie Sie mit den einzelnen Updates verfah-

ren möchten.

Siehe Kapitel 3.16

In Bibliothek

Anhand des „In Bibliothek“-Buttons können Sie bei

der jeweils ausgewählten Folie oder einem ausge-

wählten Objekt überprüfen, ob dieses aus der em-

power Bibliothek stammt oder nicht. Falls es aus der

Bibliothek stammt, zeigt empower Ihnen, in wel-

chem Ordner es hinterlegt ist.

Siehe Kapitel 3.17

Offline arbeiten

Die Funktion „Offline arbeiten“ ermöglicht es Ihnen

empower zu nutzen, auch wenn Sie keine Verbin-

dung zum Unternehmensnetzwerk herstellen kön-

nen. Im „Offline-Modus“ haben Sie Zugriff auf die

Inhalte aller „Offline-Ordner“.

Siehe Kapitel 3.13

Sprache wechseln

Über diesen Button können einzelne Folien oder die

gesamte Präsentation mit einem Klick in eine an-

dere Sprache überführt werden, wenn die Mehrspra-

chigkeitsfunktion in empower aktiviert ist.

Siehe Kapitel 3.10

Rubrik: Formen

Die Rubrik „Formen“ beinhaltet empower-Funktio-

nen zum Einfügen, Bearbeiten und Updaten von Ob-

jekten oder Bildern in der aktuellen Präsentation.

Smart Objects

Mit Hilfe des „Smart Objects“-Buttons können Sie

die personalisierten „Smart Objects“ einfügen. Sie

haben die Wahl zwischen der Value Chain, dem

Stempel mit verschiedenen Texten, dem Harvey Ball

und der Ampel.

Siehe Kapitel 6.15

Formen

Der „Formen“-Button verbirgt eine Auswahl an Stan-

dardformen, Linien und Pfeilen, die per Knopfdruck

eingefügt werden können.

Excel® Tabelle

„Excel® Tabelle“ verlinkt eine Tabelle in Power-

Point® mit einer Excel®-Tabelle. Die PowerPoint®-

Tabelle kann anschließend in der Bibliothek gespei-

chert werden und wird bei jedem Einfügen in eine

Präsentation automatisch aktualisiert. Die Tabelle

aktualisiert sich auch nach Klicken auf den „Aktua-

lisieren“-Button.

Siehe Kapitel 7.1

Rubrik: Layout

Unter der Rubrik „Layout“ können Sie über den But-

ton „Layout Toolbar“ rechts neben der Schnellzu-

griffsleiste eine ganze Reihe von Layout Tools ein-

blenden. Falls Sie einzelne Sektionen der Tools für

die empower-Leiste aktiviert haben, werden diese

zusätzlich auch unter der Rubrik „Layout“ ange-

zeigt. Für die einzelnen Tools: Siehe Kapitel 2.7

Position Painter

Mit dem „Position Painter“ können Sie Positions-

und Größenparameter von einem Objekt auf andere

übertragen. Hierbei können Sie alle Parameter auf

einmal übertragen oder nur bestimmte Parameter

einzeln anwenden.

Siehe Kapitel 2.8

Rubrik: Hilfe

In der Rubrik „Hilfe“ finden Sie Hilfevideos zu vielen

Funktionen von empower, können uns Feedback zur

Software geben oder Fehler melden. Außerdem kön-

nen CD-Administratoren hier unter dem „empower

Customizing“-Button die grundlegenden Einstellun-

gen von empower bearbeiten.

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empower Hilfe

Unter „empower Hilfe“ können Sie sich Hilfe- und

Einführungsvideos ansehen, Feedback an den em-

power Support senden oder einen Fehler melden.

Darüber hinaus können Sie die Sprache in empower

anpassen oder die Produktinformationen aufrufen.

Siehe Kapitel 6.18

empower Customizing

Der „empower Customizing“-Button gibt dem Admi-

nistrator Zugriff auf die Einstellungen von empower.

Es besteht die Möglichkeit die Agenda, die Smart

Objects und die Grundeinstellungen von empower

anzupassen.

Siehe Kapitel 6

Externe Verknüpfung

Der „Externe Verknüpfung“-Button ist ein persona-

lisierbarer Button. Ein Klick auf den Button öffnet

einen voreingestellten Ordner, ein Programm oder

auch eine Website. Der Nutzer hat somit die Mög-

lichkeit schnell zu einem häufig benutzen Ordner,

Programm oder einer Website zu gelangen ohne un-

nötige Zeit mit der Suche danach zu verschwenden.

Welcher Ordner, Programm oder Website mit dem

Button verknüpft wird kann in den „Einstellungen“

vom Administrator eingestellt werden.

Siehe Kapitel 6.10

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