Handbuch - kibiz.web.nrw.de · 7 1 Einführung Bei der webbasierten Anwendung KiBiz.web handelt es...

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Handbuch

für: Jugendämter

Träger/ Verwaltungsträger Einrichtungen

Stand 13.05.2019

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Inhaltsverzeichnis

1 Einführung .............................................................................................................. 7

2 Allgemeine Hinweise ............................................................................................. 8

3 Technischer Support ........................................................................................... 10

4 Anmeldung ........................................................................................................... 11

5 Benutzeroberfläche .............................................................................................. 12

6 Funktionen von KiBiz.web ................................................................................... 14

6.1 Startseite ............................................................................................................ 14

6.2 Eigene Benutzerdaten ....................................................................................... 14

6.2.1 Persönliche Benutzerdaten ........................................................................ 14

6.2.2 Neues Passwort eingeben ......................................................................... 14

6.2.3 Anzeige Strukturbaum ............................................................................... 15

6.2.4 Daten speichern und wiederherstellen ....................................................... 15

6.3 Stammdaten ....................................................................................................... 16

6.4 Strukturänderungen (Einrichtung neu/löschen und Trägerwechsel) ............ 18

6.5 Verwaltung ......................................................................................................... 23

6.5.1 Benutzerverwaltung ................................................................................... 24

6.5.1.1 Administration ............................................................................ 24

6.5.1.2 Fachverantwortung, Mitarbeitende, Lesender Zugriff,

Administrator und kein Zugriff (Ebene Jugendamt) ................... 24

6.5.1.3 Neuen Benutzer anlegen ........................................................... 25

6.5.1.4 Benutzer suchen, sortieren, editieren und löschen .................... 28

6.5.2 Meine Träger ............................................................................................. 30

6.5.3 Nachrichtenverwaltung .............................................................................. 31

6.5.3.1 Nachricht anlegen ...................................................................... 31

6.5.3.2 Übersicht Nachrichten ................................................................ 32

6.5.4 Briefvorlagen ............................................................................................. 32

6.5.4.1 Briefvorlagen erstellen ............................................................... 32

6.5.4.2 Briefvorlagen hochladen ............................................................ 34

6.5.4.3 Übersicht Briefvorlagen .............................................................. 34

6.6 Berichtswesen ................................................................................................... 35

6.6.1 Berichtsgenerator ...................................................................................... 35

6.6.2 Monatsdaten KiBiz ..................................................................................... 39

6.6.3 Datenexport ............................................................................................... 41

6.7 Förderung nach KiBiz ....................................................................................... 43

6.7.1 Allgemeine Hinweise zu den Formularen ................................................... 44

6.7.1.1 Informationstexte ....................................................................... 44

3

6.7.1.2 Barriere freie Gestaltung von KiBiz.web ..................................... 44

6.7.1.3 Fehlermeldungen ....................................................................... 45

6.7.2 Zuschussantrag ab KGJ 12/13 .................................................................. 45

6.7.2.1 Einrichtungsübersicht ................................................................. 46

6.7.2.2 Zuschussantrag einer Einrichtung .............................................. 49

6.7.2.2.1 Aktionen im Zuschussantrag .............................................. 49

6.7.2.2.2 Antragszeitraum ................................................................. 53

6.7.2.2.3 Förderungsbezogene Einrichtungsstammdaten ................. 53

6.7.2.2.4 Kindpauschalen laut Gruppenformtabellen ......................... 57

6.7.2.2.5 Zuschussberechnung ......................................................... 58

6.7.2.3 Einrichtungsstammdaten ........................................................... 60

6.7.2.4 Abfrage plusKITA und zusätzlicher Sprachförderbedarf in den

Einrichtungsstammdaten ab KGJ 14/15 .................................... 60

6.7.2.5 Bestätigung der Stammdaten FamZ im Zuschussantrag KiBiz .. 62

6.7.2.6 Zuschuss Tagespflegeplätze ..................................................... 68

6.7.2.7 Summierter Zuschussantrag auf Trägerebene ........................... 68

6.7.2.8 Stammdaten des Trägers .......................................................... 70

6.7.2.9 Zuschussantrag des Jugendamtes ............................................ 70

6.7.3 Änderungen ab dem Zuschussantrag KGJ 15/16 ...................................... 78

6.7.3.1 Zuschussantrag der Einrichtung ................................................ 78

6.7.3.1.1 Fördertatbestand Verfügungspauschale ............................. 78

6.7.3.1.2 Fördertatbestand Waldkindergarten ................................... 79

6.7.3.1.3 Fördertatbestand Sozialer Brennpunkt ............................... 80

6.7.3.1.4 Erfassung Schließtage und Bestätigungsvermerke ............ 80

6.7.3.1.5 Planungsgarantie ................................................................ 80

6.7.3.2 Zuschussantrag des Jugendamtes ............................................ 82

6.7.3.2.1 Auswertung Verfügungspauschale ..................................... 82

6.7.3.2.2 Auswertung Planungsgarantie ............................................ 83

6.7.3.2.3 Beantragung von Tagespflegeplätzen ................................ 84



6.7.6 Meldung U3-Pauschalen (§ 21 Abs. 4 KiBiz) ab KGJ 12/13 ...................... 85

6.7.6.1 Einrichtungsübersicht ................................................................. 86

6.7.6.2 U3 Meldung einer Einrichtung .................................................... 89

6.7.6.2.1 Aktionen in der U3 Meldung einer Einrichtung .................... 89

6.7.6.2.2 Berechnung der Förderung ................................................. 92

6.7.6.2.3 Personaleinsatz .................................................................. 92

6.7.6.3 Summierte U3 Meldung auf Trägerebene .................................. 93

6.7.6.4 U3 Meldung des Jugendamtes .................................................. 94

6.7.6.5 Übernahmefunktion in den Leistungsbescheid einer

Einrichtung ................................................................................ 96

4

6.7.6.6 Strukturbaum der U3-Meldung ab KGJ 2016/2017 .................... 98

6.7.7 Meldung Kinder mit Behinderung ab KGJ 14/15 ........................................ 99

6.7.7.1 Meldung des Jugendamtes ........................................................ 99

6.7.7.2 Übernahmefunktion in die Leistungsbescheide der

Einrichtungen .......................................................................... 103

6.7.7.3 Ab KGJ 15/16: Integration Meldung TP-Plätze KmB ................ 105

6.7.8 Meldung § 4 Abs. 6 DVO (Kindpauschalen) ab KGJ 15/16 ...................... 106

6.7.8.1 Meldung des Jugendamtes ...................................................... 107

6.7.8.2 Überführung der Meldung in den Leistungsbescheid ............... 108

6.7.9 Leistungsbescheid ab KGJ 11/12 ............................................................ 109

6.7.9.1 Einrichtungsübersicht ............................................................... 109

6.7.9.2 Leistungsbescheid einer Einrichtung ....................................... 111

6.7.9.2.1 Leistungsbescheid bearbeiten .......................................... 114

6.7.9.2.2 Aktionen im Leistungsbescheid ........................................ 118

6.7.9.2.3 Zahlungsübersicht ............................................................ 122

6.7.9.2.4 Zuschussantrag und Differenz .......................................... 124

6.7.9.3 Leistungsbescheid des Jugendamtes ...................................... 125

6.7.9.4 Anpassungen Gesetzesrevision KGJ 2014/2015 ..................... 130

6.7.9.4.1 Leistungsbescheid der Einrichtung ................................... 130

6.7.9.4.2 Leistungsbescheid des Jugendamtes ............................... 132

6.7.9.5 Anpassungen Gesetzesrevision ab KGJ 2015/2016 ................ 133

6.7.9.5.1 Leistungsbescheid der Einrichtung ................................... 133

6.7.9.5.2 Leistungsbescheid des Jugendamtes ............................... 134

6.7.9.5.3 Summenübersicht des Trägers ......................................... 134

6.7.9.5.4 Anpassung der Zahlungsübersicht ................................... 135

6.7.9.6 Anpassungen Gesetzesrevision ab KGJ 2016/2017 ................ 136

6.7.9.7 Anpassungen ab KGJ 2017/2018 ............................................ 138

6.7.9.8 Anpassungen ab KGJ 2019/2020 ............................................ 140

6.7.10 Monatsdaten ............................................................................................ 141

6.7.10.1 Monatsdaten (bis KGJ 2011/2012) .......................................... 141

6.7.10.2 Monatsdaten (ab KGJ 2012/2013) ........................................... 149

6.7.10.3 Monatsdaten (Anpassungen ab KGJ 2015/2016) .................... 164



6.7.11 Endabrechnung ab dem KGJ 11/12 ......................................................... 168

6.7.11.1 Einrichtungsübersicht ............................................................... 168

6.7.11.2 Meldungsprozess auf Einrichtungsebene ................................ 169

6.7.11.3 Meldungsprozess auf Jugendamtsebene ................................. 177

6.7.11.4 Feststellungsprozess auf Jugendamtsebene ........................... 183

6.7.11.5 Feststellungsprozess auf Einrichtungsebene ........................... 184

6.7.11.6 Änderungen ab der Endabrechnung KGJ 13/14 ...................... 185

5

6.7.11.6.1 Abrechnung des bezuschussungsfähigen Mietanteils in

der EA II ........................................................................... 185

6.7.11.6.2 Differenzierte Abrechnung des Konnexitätsanteils ........... 186

6.7.11.6.3 Darstellung von Rückforderungsansprüchen aus nicht

weiterbewilligten Kindpauschalen ..................................... 188


6.7.11.7.1 Berechnung der Rückforderungsansprüche ..................... 189

6.7.11.7.2 Abrechnung der Tagespflegeplätze .................................. 190

6.7.11.7.3 Abrechnung der neuen Fördertatbestände ....................... 192

6.7.11.7.4 Tabelle Rückforderungsansprüche ................................... 193

6.7.11.7.5 Feststellung der Endabrechnung – Neuberechnung

Planungsgarantie ............................................................. 193


6.7.11.8.1 Endabrechnung auf Ebene der Einrichtung ...................... 194

6.7.11.8.2 Endabrechnung auf Ebene des Jugendamtes .................. 197


6.7.11.9.1 Endabrechnung auf Ebene der Einrichtung ...................... 203

6.7.11.9.2 Endabrechnung auf Ebene des Jugendamtes .................. 204

6.7.11.10 Änderungen ab der Endabrechnung KGJ 17/18 ..................... 205

6.7.11.10.1 Endabrechnung auf Ebene des Jugendamtes .............. 205

6.7.11.10.2 Zusammenhang Feststellung Endabrechnung und

Leistungsbescheid des Folgejahres ................................. 206

6.7.12 Verwendungsnachweis ab dem KGJ 11/12 ............................................. 207

6.7.12.1 Bearbeitung durch den Träger/VWTR ...................................... 207

6.7.12.2 Funktionen des Jugendamtes .................................................. 221

6.7.12.3 Aggregierte Ansicht der zusätzlichen U3-Pauschalen .............. 223

6.7.12.4 Anpassungen am Verwendungsnachweis ab dem KGJ 13/14 . 226





7 Meldebogen ........................................................................................................ 237

7.1 Meldebogen im Kindergartenjahr 2010/2011 zum 15.03.2011 ...................... 237






8 Förderung Neuer Familienzentren nach § 21 Abs. 7 KiBiz ............................. 254

6

8.1 Formulare ......................................................................................................... 254

8.1.1 Allgemeine Hinweise zu den Formularen ................................................. 254

8.1.1.1 Informationstexte ..................................................................... 254

8.1.1.2 Fehlermeldungen ..................................................................... 255

8.1.1.3 Konfiguration der Einrichtungsübersicht ................................... 255

8.1.1.4 Auswahl des Förderstatus ....................................................... 256

8.1.1.5 Einrichtungsstammdaten des Familienzentrums ...................... 259

8.1.1.6 Wechsel des Zuschussempfängers ......................................... 264

8.1.2 Menüpunkt Neue FamZ gem. § 21 Abs. 7 ............................................... 264

8.1.2.1 Zuschussantragsprozess ......................................................... 265

8.1.2.2 Bewilligungsprozess ................................................................ 272

8.1.2.3 Verwendungsnachweis ............................................................ 279

8.1.3 Menüpunkt Berichtsgenerator .................................................................. 279

Anhang 1: Liste über die Ersetzungsmarken für den Leistungsbescheid

KiBiz Jugendamt an Einrichtung/Träger .................................................................. 285

Anhang 2: Liste über die Ersetzungsmarken für den Feststellungsbescheid

im Rahmen der Endabrechnung I KiBiz Jugendamt an Einrichtung/Träger ......... 287

Anhang 3: Liste der Ersetzungsmarken für den Leistungsbescheid

FamZ.web Jugendamt an Einrichtung/Träger.......................................................... 293

7

1 Einführung

Bei der webbasierten Anwendung KiBiz.web handelt es eine E-Government-Umsetzung

von „KiBiz“, dem Gesetz zur frühen Bildung und Förderung von Kindern (Kinderbildungs-

gesetz), welches Ende 2007 verabschiedet wurde und ab dem 01.08.2008 für das Kin-

dergartenjahr 08/09 angewendet wird und die Ablösung des GTKs (Gesetz über Tages-

einrichtungen für Kinder) in NRW darstellt.

Die webbasierte Anwendung KiBiz.web wurde in enger Zusammenarbeit der Arbeitsge-

meinschaft KiBiz, die die Vertreter der Landesjugendämter, Jugendämter und Träger

sowie Vertreter des Landes umfasst, mit der d-NRW Ruhrdigital Besitz-GmbH & Co. KG,

der BMS Consulting GmbH und der NPO Applications GmbH entwickelt. Bei dem Auf-

traggeber handelte es sich um das Ministerium für Generationen, Familie, Frauen

und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen (aktuell: Ministerium für Familie, Kinder,

Jugend, Kultur und Sport).

Die webbasierte Anwendung KiBiz.web soll Ihnen helfen, Zuschüsse für die einzelnen

Kindertageseinrichtungen sowie für die Kindertagespflege zu beantragen sowie zu bewil-

ligen. Zudem unterstützt Sie KiBiz.web bei der Erfassung der Monatsdaten. Am Ende

des Kindergartenjahres wird eine Endabrechnung durchgeführt. KiBiz.web unterstützt

ebenfalls den Verwendungsnachweis der KiBiz-Mittel zwischen Träger und Jugendamt.

Über die gesetzliche Förderung von Kindertageseinrichtungen in KiBiz.web wird auch die

Förderung für die Familienzentren abgewickelt. Da zu den Familienzentren umfangrei-

chere Angaben im Bereich der Stammdaten notwendig sind, werde diese in einem ge-

sonderten Menüpunkt verwaltet. Neben der Unterstützung der der monetären Förderung

nach KiBiz wurde KiBiz.web ab dem Kindergartenjahr 2010 / 2011 um den Meldebogen

erweitert. Mit dieser Integration des Meldebogens wurden auch alle nicht landesgeförder-

ten Einrichtungen an KiBiz.web angebunden.

Das vorliegende Handbuch soll Ihnen als Hilfestellung bei der Arbeit mit KiBiz.web die-

nen. Bei technischen Fragen zu KiBiz.web steht Ihnen unsere Hotline zur Verfügung,

die Sie Werkstags von 09:00 bis 17:00 unter der Rufnummer 0208-77899880 erreichen

können. Darüber hinaus können Sie Ihre Fragen und Anregungen auch per E-Mail an

[email protected] richten.

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2 Allgemeine Hinweise

KiBiz.web stellt eine webbasierte Anwendung dar, die unter der folgenden Internetseite

verfügbar ist:

https://www.kibiz.web.nrw.de/

Um die Applikation nutzen zu können, muss eine Internetverbindung zur Verfügung ste-

hen, mit welcher über einen Browser die Internetseite https://www.kibiz.web.nrw.de/

aufgerufen werden kann. Durch die sog. "Cross-Browser-Programmierung" wird gewähr-

leistet, dass die Anwendung in den derzeit gängigen Browsern (Internet-Explorer, Fire-

fox, Opera, Safari (MacOS), Konqueror (Linux)) stets in gleicher Weise funktioniert und

die Darstellung identisch ist. Weiterhin sollte ein gängiges Textverarbeitungsprogramm

(z.B. Microsoft Word) und ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader) an Ihrem Arbeitsplatz

installiert sein.

Um die Sicherheit Ihrer persönlichen Zugangsdaten zu erhöhen, ermöglicht es KiBiz.web

die Zugangsdaten an bestimmte IP-Nummernkreise zu binden. Notwendig sind dazu

feste IP-Nummernkreise an Ihrem Arbeitsplatz bei der Einwahl ins Internet. Bitte erfragen

Sie diese in Ihrer IT-Abteilung und teilen Sie die entsprechenden IP-Nummernkreise dem

technischen Support von KiBiz.web mit. Anschließend ist ein Zugriff auf KiBiz.web nur

noch von Ihrem Firmennetzwerk aus möglich, welches die Zugriffssicherheit Ihrer Daten

deutlich erhöht.

Die Anwendung ist behindertengerecht nach der BITV NRW (Barriere freie Informations-

technikverordnung NRW vom 24. Juni 2004) erstellt und richtet sich dabei an den 52

Prüfschritten des BITV-Tests (http://www.bitvtest.de/). Auf aktive Inhalte, wie z. B. Ja-

vaScript oder Flash, wurde entsprechend der Leitlinien des Bundesamtes für Sicherheit

in der Informationstechnik (BSI) nahezu vollständig verzichtet (http://www.ohne-aktive-

inhalte.de/).

Weiterhin möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie automatisch aus KiBiz.web abge-

meldet werden, sofern Sie in einem Zeitraum von 30 Minuten keine Aktionen in KBiz.web

vornehmen. Nicht gespeicherte Eingaben gehen bei diesem Vorgang verloren.

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Umgang mit dem Handbuch:

Das Handbuch beschreibt KiBiz.web aus folgenden Perspektiven: Jugendamt, Träger /

Verwaltungsträger und Einrichtung. Die einzelnen Kapitel werden in einem ersten Schritt

aus der Rolle des Jugendamtes beschrieben. Am Ende jedes Abschnittes werden Ab-

weichungen für den Träger / Verwaltungsträger und Einrichtung beschrieben. Das Hand-

buch wurde im Zuge der Gesetzesrevision zum Kindergarten 2011/2012 überarbeitet. Ab

welchem Kindergartenjahr die Abschnitte aus diesem Handbuch gelten wird bei den je-

weiligen Gliederungspunkten erwähnt. Sollte kein Kindergartenjahr vermerkt sein, gilt die

Beschreibung kindergartenjahresübergreifend.

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3 Technischer Support

Bestehen Fragen/ Unklarheiten zu KiBiz.web kontaktieren Sie bitte den technischen

Support. Diese Möglichkeit steht Ihnen bereits vor dem Zugang in KiBiz.web auf der An-

meldemaske zur Verfügung als auch nach dem erfolgreichen Zugang zu KiBiz.web un-

terhalb der Funktionsleiste (vgl. Abschnitt 5). Klicken Sie dazu auf technischer Support.

Es öffnet sich anschließend das Kontaktformular.

Neben Ihren persönlichen Daten geben Sie bitte Ihr Anliegen in dem Eingabefeld „Prob-

lembeschreibung“ an und ordnen Sie im „Programmbereich“ dem Fehler einen konkreten

Aufgabenbereich zu. Über Änderungen speichern wird Ihr Kontaktformular dem techni-

schen Support übermittelt. Eine Übermittlung Ihres Betriebssystems als auch Ihres Inter-

netbrowsers findet automatisch statt und wird im unteren Bereich des Kontaktformulars

ausgewiesen.

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4 Anmeldung

Nach dem Aufruf von KiBiz.web erscheint das Login-Fenster. Geben Sie bitte hier Ihren

Benutzernamen und Ihr persönliches Passwort ein. Ihr persönliches Passwort muss

aus acht Zeichen bestehen und mindestens einen Buchstaben und eine Zahl enthalten.

Passwörter, die nur aus Buchstaben oder Zahlen bestehen, sind nicht möglich.

Sollten Sie einen falschen Benutzernamen und/oder ein falsches Passwort eingegeben

haben, werden Sie durch eine Meldung darauf hingewiesen. Den Login können Sie un-

begrenzt wiederholen. Sollten Sie sich trotzdem nicht einloggen können, wenden Sie

sich bitte an Ihren technischen Administrator vor Ort bzw. füllen Sie über den Button

technischer Support das dort hinterlegte Kontaktformular aus.

Durch Mausklick auf den Button Login gelangen Sie auf die Startseite von KiBiz.web.

12

5 Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von KiBiz.web gliedert sich in drei große Bereiche. In der Mitte

befindet sich die aktive Arbeitsoberfläche. Dort werden Daten eingegeben, Formulare

dargestellt und Einstellungen vorgenommen. Am oberen Bildschirmrand finden Sie Ihren

Benutzernamen, Ihre Rolle (z.B. Jugendamt), den Logout-Button sowie eine Verlinkung

zu der Internetseite des Ministeriums für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des

Landes Nordrhein-Westfalen. Am linken Rand befindet sich die Funktionsleiste.

Die Einträge der Funktionsleiste sind unterschiedlich je nach Rolle in übergeordnete Be-

reiche gegliedert. Diese sind: Startseite, Eigene Benutzerdaten, Stammdaten, Ver-

waltung, Berichtswesen, Förderung nach KiBiz der entsprechenden Kindergartenjah-

re, Freiw. Förderung FamZ bzw. Stammdaten FamZ der entsprechenden Kindergar-

Übersichtsleiste

Arbeitsoberfläche

Funktionsleiste

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tenjahre und Meldebogen. Die Funktion Startseite beinhaltet aktuelle Informationen

und Kurzbeschreibungen der einzelnen Funktionen, die Funktion Eigene Benutzerdaten

ermöglicht es, die eigenen Benutzerdaten zu editieren, die Funktion Stammdaten bein-

haltet die Pflege der Stammdaten Ihrer Institution, die Funktion Verwaltung beinhaltet

die Benutzer- und Nachrichtenverwaltung und die Briefvorlagen. Die Funktion Berichts-

wesen erlaubt das individuelle Erstellen eines Berichtes sowie die Erzeugung von Da-

tenexporten. Die Funktion Förderung nach KiBiz beinhaltet den Zuschussantrag, den

Leistungsbescheid, die Monatsdaten, die Endabrechnung sowie den Verwendungs-

nachweis des jeweiligen Kindergartenjahres. Die Funktion Freiw. Förderung FamZ bzw.

Stammdaten FamZ beinhaltet die Pflege der erweiterten Stammdaten für Familienzen-

tren. Über die Funktion Meldebogen kann die jährliche Meldepflicht erfüllt werden. Nähe-

re Beschreibungen zu den einzelnen Funktionen finden Sie auf den nachfolgenden Sei-

ten dieses Handbuches.

Die verschiedenen Funktionen von KiBiz.web werden über die Funktionsleiste am linken

Bildschirmrand gesteuert. Durch Mausklick ist der Wechsel zwischen den verschiedenen

Funktionsbereichen möglich.

Hinweis Verwaltungsträger: Die Funktion Verwaltung beinhaltet über die Benutzer-

verwaltung hinaus die Funktion Meine Träger, welche Ihnen eine Übersicht über die

Ihnen zugeordneten Träger vermittelt.

14

6 Funktionen von KiBiz.web

6.1 Startseite

Auf der Startseite finden Sie aktuelle Nachrichten und Mitteilungen.

6.2 Eigene Benutzerdaten

In dem Funktionsbereich Eigene Benutzerdaten können Sie Ihre persönlichen Benut-

zerdaten eingeben und Ihr Passwort ändern. Hinzukommt die Option eine nach Ihren

Wünschen geeignete Sortierung der Einrichtungen in dem Funktionsbereichen festzule-

gen (vgl. Abschnitt 8.1).

6.2.1 Persönliche Benutzerdaten

Hier haben Sie die Möglichkeit Ihren Vornamen, Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse

einzutragen bzw. zu ändern.

Der Benutzername wird bei Anlage Ihres Benutzers festgelegt und ist nicht änderbar

bzw. lediglich durch die Fachverantwortung oder Administration im Funktionsbereich Be-

nutzerverwaltung änderbar (vgl. Abschnitt 6.5.1).

6.2.2 Neues Passwort eingeben

Unter diesem Punkt können Sie Ihr persönliches Passwort anlegen. Geben Sie dafür zur

Kontrolle Ihr derzeitiges Passwort und anschließend Ihr neues Passwort ein. Ihr persön-

liches Passwort muss aus acht Zeichen bestehen und mindestens einen Buchstaben

und eine Zahl enthalten. Passwörter, die nur aus Buchstaben oder Zahlen bestehen,

sind nicht möglich.

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6.2.3 Anzeige Strukturbaum

Diese Auswahl erlaubt es Ihnen KiBiz.web Ihrer persönlichen Arbeitsweise anzupassen.

Hierfür stehen Ihnen verschiedene Sortierkriterien zur Verfügung, anhand welcher Sie

die Einrichtungen innerhalb des Funktionsbereichs Zuschussantrag, Leistungsbescheid,

Monatsdaten sortieren können. Die getroffene Auswahl kann jederzeit per Mausklick auf

das entsprechende Kästchen angepasst werden.

6.2.4 Daten speichern und wiederherstellen

Über den Button Dateien speichern lassen sich die manuell angelegten Daten sichern.

Möchten Sie die manuell angelegten Dateien zurücksetzen, um den zuletzt abgespei-

cherten Stand wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button zuletzt gespeicherte Da-

ten wiederherstellen.

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6.3 Stammdaten

Im Funktionsbereich Stammdaten sind die Stammdaten Ihrer Institution als auch Ihre

Bankverbindung hinterlegt. Per Klick auf die Funktion Stammdaten gelangen Sie in das

Formular Kontaktdaten Ihrer Institution. Nehmen Sie hier die Pflege/ Änderung der

Stammdaten vor und bestätigen Sie anschließend Ihre gemachten Eingaben per Klick

auf den Button Daten speichern. Sofern Ihnen bei der Pflege der Stammdaten Fehler

unterlaufen sollten - Sie aber bisher den Button Daten speichern nicht betätigt haben -

haben Sie die Möglichkeit über den Button zuletzt gespeicherte Daten wiederherstel-

len Ihre ursprünglichen Daten wiederherzustellen. Die Pflege der Stammdaten kann

ausschließlich von der Fachverantwortung vorgenommen werden. Mitarbeitende besit-

zen lediglich ein lesendes Recht (vgl. Abschnitt 6.5.1).

Hinweis Träger: Die Felder Spitzenverbandnummer, Träger-Nr., Spitzenverband und

Fördersatz sind nicht durch Sie editierbar. Ist dennoch eine Änderung dieser Daten er-

wünscht, kontaktieren Sie bitte Ihr zuständiges Jugendamt. Im Funktionsbereich

Stammdaten ist im unteren Bereich die Zuordnung zu einem Verwaltungsträger möglich.

Bestätigen Sie hierzu, dass Sie sich einem Verwaltungsträger zuordnen möchten und

wählen Sie den entsprechenden Verwaltungsträger aus der Liste aus. Bestätigen Sie

Ihre Eingaben durch „Daten speichern“. Der Verwaltungsträger erhält nun eine Nach-

richt, dass Sie sich als Träger dem Verwaltungsträger zugeordnet haben. Bestätigt der

Verwaltungsträger den Vorgang ebenfalls, ist die Zuordnung abgeschlossen. Hiermit

verfügen Sie als Träger nur noch über lesende Rechte in KiBiz.web. Sämtliche Eingaben

in den Formularen kann jetzt nur noch der Verwaltungsträger vornehmen. Es sei an die-

ser Stelle darauf hingewiesen, dass erst nach Ihrer Auswahl und Bestätigung des

Verwaltungsträgers dieser die Möglichkeit erhält, Eingaben in den Formularen

vorzunehmen! Sofern der Verwaltungsträger, den Sie beauftragen möchten, nicht in der

vorliegenden Liste über die Verwaltungsträger aufgeführt ist, kontaktieren Sie bitte den

technischen Support. Weiterhin sei darauf hingewiesen, dass die Auswahl und Bestäti-

gung eines Verwaltungsträgers ausschließlich von der Fachverantwortung des Trägers

vorgenommen werden kann (vgl. Abschnitt 6.5.1.2).

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Hinweis Einrichtung: In der Rolle der Einrichtung haben Sie grundsätzlich nur lesenden

Zugriff auf die Stammdaten der Einrichtung. Die Stammdaten der Einrichtung können nur

durch das Jugendamt und dem Träger / Verwaltungsträger geändert werden.

Nach Ablauf von mehreren Kindergartenjahren sehen Sie unter Stammdaten auch die

Kindergartenjahre einzeln abgebildet. Bei Eröffnung eines neuen Kindergartenjahres

werden immer die Stammdaten des letzten Kindergartenjahres zu Grunde gelegt. Möch-

ten Sie Änderungen in den Stammdaten durchführen, müssen Sie dies für das aktuelle

Kindergartenjahr machen, da eine Änderung in abgelaufenen Kindergartenjahren nicht in

die nachfolgenden Kindergartenjahre übernommen wird. Möchten Sie allerdings nach-

träglich noch Änderungen an Stammdaten aus Vorjahren vornehmen, können Sie ein-

fach die Stammdaten des entsprechenden Jahres abändern. Durch diese Vorgehens-

weise können Sie die Historie Ihrer Stammdatenentwicklung nachvollziehen.

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6.4 Strukturänderungen (Einrichtung neu/löschen und Trägerwechsel)

Im Menüpunkt „Strukturänderungen“ kann ein Antrag auf eine neue Einrichtung gestellt

werden, ein Antrag auf Trägerwechsel sowie ein Antrag auf das Löschen einer Einrich-

tung.

In einem ersten Schritt muss das Kindergartenjahr ausgewählt werden. Je Kindergarten-

jahr werden die Strukturänderungen – getrennt nach Kategorie (Neue Einrichtung, Lö-

schen einer Einrichtung, Trägerwechsel) in einer Tabelle aufgelistet.

Über den Button „Antrag anlegen“ kann je Kategorie ein neuer Antrag angelegt werden.

Einrichtung neu

Im Antrag zur Anlage einer neuen Einrichtung wählen Sie als Jugendamt im Strukturän-

derungsprozess im Rahmen des Zuschussantrags 15.03. zuerst der Status der Einrich-

tung „KiBiz gefördert“ aus.

Im nächsten Schritt müssen die Stammdaten der Einrichtung hinterlegt werden. Dazu

gehören das BE-Aktenzeichen, Name und Adresse der Einrichtung sowie der Förder-

satz.

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Der Träger der Einrichtung kann über eine Auswahlliste ausgewählt werden. Die Felder

zu den Stammdaten des Trägers werden dann automatisch befüllt. Handelt es sich um

einen neuen/nicht vorhandenen Träger, kann dies über eine Checkbox angezeigt wer-

den. In diesem Fall bleiben die Felder zu den Stammdaten des Trägers leer und müssen

befüllt werden. Name, Adresse, Trägerart und ggf. Spitzenverband kann hinterlegt wer-

den.

Abschließend steht ein Kommentarfeld zu Verfügung, in das weitere Informationen ein-

getragen werden können.

Einrichtung löschen

20

Im Antrag auf Löschung einer Einrichtung werden über zwei Auswahllisten der Träger

und die Einrichtung bestimmt. Die Stammdaten der Einrichtung und des Trägers werden

automatisch hinterlegt.

Abschließend stehe ein Kommentarfeld zu Verfügung, in das weitere Informationen ein-

getragen werden können.

Trägerwechsel

Beim Antrag auf Trägerwechsel wird entweder ein vorhandener Träger aus der Auswahl-

liste ausgewählt oder die Checkbox „Träger nicht vorhanden/neu“ angehakt und die

Stammdaten des Trägers hinterlegt.

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Es steht ein Kommentarfeld zu Verfügung, in das weitere Informationen eingetragen

werden können. Nach erstmaligem Speichern wird das Formular um eine Tabelle mit

den zugeordneten Einrichtungen ergänzt.

Über den Button „Einrichtung zuordnen“ öffnet sich ein Popup, in dem der aktuelle Trä-

ger und die Einrichtung ausgesucht werden können. Die Einrichtungsstammdaten befül-

len sich automatisch. Es muss zudem angegeben werden, ob sich der Fördersatz ändert

und wenn ja, zu welchem Fördersatz.

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Strukturänderungen (insb. Trägerwechsel) für das jeweils kommende Kindergartenjahr

können im System bis zur Schließung des Zuschussantragsprozesses vorgenommen

werden. Um dies sicherzustellen, muss die genehmigte Änderung über den Trägerwech-

sel bis zum 10.03.JJJJ vorliegen.

Prozess Strukturänderung:

Der Prozess bis zur Umsetzung der Strukturänderung ist unverändert wie folgt:

1. Falls eine Einrichtung oder ein Träger einen Strukturänderung/Trägerwechsel initi-

iert, muss der Änderungsbedarf dem Jugendamt außerhalb des Systems mitge-

teilt werden. Das Jugendamt erfasst dann die neuen Daten in dem Menüpunkt

Strukturänderungen in dem Jahr XX/XY.

2. Das Jugendamt gibt diese Änderung gegenüber dem Landesjugendamt frei. So-

lange eine Strukturänderung beim Landesjugendamt den Status „in Bearbeitung“

hat, können Sie als Jugendamt Änderungen an der Strukturänderung vornehmen.

3. Sobald auch das Landesjugendamt diese Änderung freigegeben hat, wird die

Strukturänderung durch NPO im System durchgeführt.

Sie können den Bearbeitungsstatus der Änderungsmeldung ebenfalls unter dem Menü-

punkt Strukturänderungen XX/XY einsehen.

23

6.5 Verwaltung

In dem Funktionsbereich Verwaltung stehen Ihnen die Funktionen Benutzerverwal-

tung, Nachrichtenverwaltung und Briefvorlagen zur Verfügung. Durch Mausklick auf

die gewünschte Funktion öffnet sich auf der Arbeitsoberfläche die entsprechende Ar-

beitsumgebung, auf welcher Sie Ihre Eingaben vornehmen können.

Hinweis Einrichtung: In der Rolle der Einrichtung steht Ihnen der Menüpunkt Verwal-

tung nicht zur Verfügung. Sprechen Sie bitte Ihren Träger / Verwaltungsträger an, falls

Sie für Mitarbeiter der Einrichtung einen Login wünschen.

Hinweis Träger: Die Funktionsbereiche Nachrichtenverwaltung und Briefvorlagen ste-

hen Ihnen nicht zur Verfügung.

Hinweis Verwaltungsträger: Ihnen steht darüber hinaus der Funktionsbereich Meine

Träger zur Verfügung, welche Ihnen eine Übersicht über die Ihnen zugeordneten Träger

vermittelt. Die Funktionsbereiche Nachrichtenverwaltung und Briefvorlagen stehen Ihnen

nicht zur Verfügung.

24

6.5.1 Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung haben Sie die Möglichkeit neue Benutzer anzulegen.

6.5.1.1 Administration

Die Benutzerform Administrator hat lediglich Zugriff auf die Funktionen Startseite, Eige-

ne Benutzerdaten, Benutzerverwaltung und auf die Funktion Briefvorlagen. Die Be-

nutzerform der Administrator gibt es nur in der Rolle des Jugendamtes.

6.5.1.2 Fachverantwortung, Mitarbeitende, Lesender Zugriff, Administrator und kein Zugriff (Ebene Jugendamt)

KiBiz.web unterscheidet weiterhin zwischen den Benutzerformen Fachverantwortung,

Mitarbeitende und Lesender Zugriff, die unterschiedliche Rechte in KiBiz.web besitzen,

sowie beim Jugendamt die Rolle Administrator. Die Benutzerform Fachverantwortung hat

einen uneingeschränkten Zugriff auf die jeweiligen Funktionen (beim Jugendamt außer

Benutzerverwaltung). Der Benutzerform Mitarbeitende stehen mit Ausnahme der Pflege

der Stammdaten, in der Rolle des Trägers die Benennung und Beauftragung eines Ver-

waltungsträgers und in der Rolle des Jugendamtes die Freigabe des Zuschussantrages

des Jugendamtes gegenüber dem LJA (vgl. Abschnitt 6.7.2.9) sowie mit Ausnahme der

Funktionen Benutzerverwaltung und Nachrichtenverwaltung alle Funktionen in KiBiz.web

zur Verfügung. In der Benutzerform Lesender Zugriff können keine Eingaben getätigt

werden. Es besteht nur ein lesender Zugriff auf die einzelnen Formulare.

Auf der Ebene des Jugendamtes besteht darüber hinaus die Möglichkeit „keinen Zugriff“

auf die Bereiche „Förderung KiTa, FamZ und Meldebogen“ oder „Fortbildungspauschale“

einzuräumen. Die Benutzerverwaltung steht nur den Personen mit dem Merkmal Admi-

nistrator zur Verfügung.

Die Funktion Benutzerverwaltung steht somit der Fachverantwortung (außer Ebene

Jugendamt) und in der Rolle des Jugendamtes Administrator zur Verfügung.

25

Hinweis Verwaltungsträger: Eine Unterscheidung zwischen der Benutzerform Fach-

verantwortung und Mitarbeitende auf Ebene des Verwaltungsträgers findet nicht statt.

Ihnen stehen sämtliche beschriebene Funktionen zur Verfügung.

6.5.1.3 Neuen Benutzer anlegen

Mit Klick auf den Button Benutzer anlegen öffnet sich das Formular Neuer Benutzer. In

diesem Formular haben Sie die Möglichkeit alle relevanten Daten (persönliche Benut-

zerdaten, Passwort) des neuen Benutzers anzulegen. Dabei muss das Passwort aus

acht Zeichen bestehen und mindestens einen Buchstaben und eine Zahl enthalten.

Passwörter, die nur aus Buchstaben oder Zahlen bestehen, sind nicht möglich. Darüber

hinaus muss der Benutzername mindestens acht Ziffern umfassen. Gängig ist hier bei-

spielsweise die Verwendung der E-Mail Adresse des Benutzers als Benutzernamen.

Weisen Sie zudem dem neu anzulegenden Benutzer die Benutzerform zu.

Um den Zugang für den neuen Benutzer nach dem Speichervorgang freizuschalten, kli-

cken Sie bitte auf das Kästchen Aktiv. Treffen Sie diese Auswahl nicht, ist der neue Be-

nutzer inaktiv und kann nicht auf KiBiz.web zugreifen. Über den Button Benutzer spei-

chern lassen sich die angelegten Daten sichern und das neue Benutzerkonto wird im

System hinterlegt. Über den Button Abbrechen gelangen Sie ohne Speicherung Ihrer

gemachten Angaben wieder zurück in das Übersichtsformular der Benutzerverwaltung.

26

Hinweis Träger: Wählen Sie aus, ob Sie einen neuen Benutzer für Ihren Träger oder für

eine Ihrer Einrichtungen anlegen wollen. Die Anlage eines Benutzers für eine Einrichtung

kommt eine entsprechende Bedeutung zu, sofern die Einrichtung die Pflege der Monats-

daten vornehmen sollte (vgl. Abschnitt 6.7.10). Nach Weitergabe der von Ihnen generier-

ten Zugangsdaten an die Einrichtung besitzt die Einrichtung anschließend die Möglich-

keit die Monatsdaten für Ihre Einrichtung zu erfassen. Als Hilfestellung für die Erfassung

der Monatsdaten wird der Einrichtung zudem ein lesender Zugriff auf den Leistungsbe-

27

scheid gewährt, sofern der Leistungsbescheid für die Einrichtung vorliegt. Für das Anle-

gen eines neuen Benutzers für eine Einrichtung wählen Sie unter dem Punkt Rolle per

Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil Einrichtung aus. Geben Sie zudem unter dem

Punkt Einrichtung den Name der Einrichtung an, für welche ein neuer Benutzer ange-

legt werden soll. Um den Zugang für den neuen Benutzer nach dem Speichervorgang

freizuschalten, klicken Sie bitte auf das Kästchen Aktiv. Treffen Sie diese Auswahl nicht,

ist der neue Benutzer inaktiv und kann nicht auf KiBiz.web zugreifen. Über den Button

Benutzer speichern lassen sich die angelegten Daten sichern und das neue Benutzer-

konto wird im System hinterlegt. Lassen Sie anschließend der Einrichtung den von Ihnen

gewählten Benutzernamen als auch das Passwort zukommen. Der Benutzer der Einrich-

tung hat anschließend die Möglichkeit sich mit den von Ihnen generierten Zugangsdaten

in KiBiz.web anzumelden und das von ihnen festgelegte Passwort zu ändern.

Für das Anlegen eines neuen Benutzers für Ihren Träger wählen Sie unter dem Punkt

Rolle per Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil Traeger aus. Geben Sie zudem un-

ter dem Punkt Träger den Namen Ihres Trägers an. Weisen Sie weiterhin dem neuen

Benutzer unter dem Punkt Funktion die Rechte der Fachverantwortung durch Auswahl

Träger-Fachverantwortung, die Rechte eines Mitarbeitenden durch Auswahl Träger-

Mitarbeitende oder Lesenden Zugriff zu (vgl. Abschnitt 6.5.1).

Hinweis Verwaltungsträger: Sie haben wie bei den Hinweisen zum Träger beschrieben

im Funktionsbereich Benutzerverwaltung die Möglichkeit neue Benutzer für die Rolle

Träger als auch Einrichtung anzulegen. Zudem können Sie weitere Benutzer für Ihren

Verwaltungsträger anlegen, indem Sie unter Rolle Verwaltungsträger auswählen. Weite-

re Angaben sind nicht erforderlich. Eine Unterscheidung zwischen der Benutzerform

Fachverantwortung und Mitarbeitende findet auf Ebene des Verwaltungsträgers nicht

statt.

28

6.5.1.4 Benutzer suchen, sortieren, editieren und löschen

Im unteren Bereich der Arbeitsoberfläche Benutzerverwaltung wird Ihnen eine Über-

sicht aller Benutzer angezeigt. Hier werden alle Benutzer aufgeführt, die in KiBiz.web

für Ihre Rolle angelegt wurden. Darüber hinaus können Sie über alle Merkmale hinweg

die Benutzer auf- bzw. abwärts sortieren, indem Sie auf die entsprechende Spaltenüber-

schrift klicken.

Mit Hilfe der Suchoption können Sie nach angelegten Benutzern suchen. Dabei können

Sie nach einem ganzen Wort, aber auch nur nach Teile eines Wortes suchen. Es werden

Benutzer-, Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse durchsucht.

29

Nach erfolgreicher Suche erscheint der Benutzer unterhalb der Sucheingabemaske im

Fenster Suchergebnis. Es werden Ihnen der Benutzername, die Funktion und der Sta-

tus (Aktiv) des Benutzers angezeigt. Dort haben Sie ebenfalls die Möglichkeit per Klick

auf das entsprechende Symbol den Benutzer zu editieren, d.h. Änderungen vorzuneh-

men oder zu löschen. Über Suchkriterien aufheben können Sie ihre vorherige Such-

eingabe zurücksetzen und kehren zur Übersicht zurück.

Hinweis bei Vertretung und Ausscheiden von Personal: Um Irritationen bei Rückfra-

gen zu vermeiden und Aktivitäten und die Verantwortung in KiBiz.web klar einer Person

zuordnen zu können, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise bei Personalwechsel und

Stellvertretungen im Rahmen der Benutzerverwaltung: Bitte deaktivieren Sie bei Perso-

nalwechsel die ausscheidende Person und legen für die neue Person unbedingt einen

neuen Benutzer an. Legen Sie für Stellvertretungen ebenfalls einen neuen Benutzer an.

Es empfiehlt sich nicht die alten Benutzerdaten (Name und Vorname) nur mit dem neuen

Namen zu überschreiben und weiterhin die bisherigen Benutzerdaten für den Login in

KiBiz.web zu verwenden, da dadurch auch alle Aktivitäten in der Vergangenheit mit dem

neuen Namen vermerkt werden. Damit Sie auch weiterhin die historischen Aktivitäten

des ehemaligen Personals nachvollziehen können, empfiehlt es sich auch nicht die Be-

nutzerdaten des dieses Personals zu löschen.

30

6.5.2 Meine Träger

Dieser Funktionsbereich steht ausschließlich der Rolle des Verwaltungsträgers zur Ver-

fügung! Per Klick auf den Funktionsbereich Meine Träger öffnet sich eine Übersicht über

die Ihnen zugeordneten Träger.

Hat sich Ihnen aktuell ein neuer Träger zugeordnet, wird Ihnen ein entsprechender Hin-

weis oberhalb der Trägerübersicht eingeblendet. Bestätigen Sie die Zuordnung über den

Klick auf den Text Auftrag bestätigen, welcher rechts neben dem neuen Träger einge-

blendet wird. Von dem Zeitpunkt, ab dem Sie die Zuordnung bestätigt haben, erhalten

Sie Lese- und Schreibrechte auf alle Daten des Trägers. Der jeweilige Träger hat an-

schließend lediglich lesende Rechte auf die jeweiligen Daten.

Sofern Sie die Verwaltung für einen Träger nicht weiter fortführen möchten, wenden Sie

sich bitte an den technischen Support. Sollte ein Verwaltungsauftrag irrtümlich an Sie

gestellt werden, wenden Sie sich bitte direkt an den Träger oder an den technischen

Support, damit die Zuordnung des Träger zu Ihnen entsprechend geändert werden kann.

31

6.5.3 Nachrichtenverwaltung

In der Nachrichtenverwaltung steht Ihnen ausschließlich in der Rolle des Jugendamtes

mit der Fachverantwortung (vgl. Abschnitt 6.5.1) die Möglichkeit eigene Nachrichten an-

zulegen bzw. nach bereits erstellten Nachrichten zu suchen, diese zu editieren oder zu

löschen. Die von der Fachverantwortung erstellten Nachrichten erscheinen auf der

Startseite und sind ausschließlich von Einrichtungen und Trägern bzw. Verwaltungsträ-

gern einsehbar, die Ihrem Jugendamt zugeordnet sind. An dieser Stelle sei der Hinweis

gegeben, dass die Nachrichtenverwaltung sehr restriktiv verwendet werden sollte um

eine „Nachrichtenüberflutung“ auf der Startseite zu vermeiden, da auch Ihr Landesju-

gendamt sowie das Ministerium die Möglichkeit besitzen Nachrichten auf die Startseite

einzustellen.

6.5.3.1 Nachricht anlegen

Um eine neue Nachricht anzulegen klicken Sie bitte auf den Button Neue Nachricht an-

legen. In dem jetzt erscheinenden Formular können Sie Ihren Nachrichtentext eingeben

und der Nachricht eine Überschrift vergeben. Damit die Nachricht anschießend auf der

Startseite erscheint und für alle nachfolgenden Objekte einsehbar ist, müssen Sie die

Nachricht über das Kästchen Aktiv aktivieren und über den Button Neue Nachricht an-

legen freigeben.

32

6.5.3.2 Übersicht Nachrichten

Unterhalb des Buttons Neue Nachricht anlegen werden Ihnen alle bereits erstellten

Nachrichten aufgezeigt. Per Klick auf die entsprechenden Symbole hinter den einzelnen

Nachrichten können Sie diese über die sich öffnenden Formulare entweder editieren o-

der löschen. Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen sichern Sie über den Button

Nachricht speichern. Möchten Sie eine Nachricht entfernen klicken Sie auf das Symbol

Löschen und anschließend auf den Button Nachricht löschen. Nachrichten, bei denen

das Kästchen Aktiv nicht ausgewählt wurde, sowie gelöschte Nachrichten werden nicht

auf der Startseite angezeigt.

6.5.4 Briefvorlagen

In dem Funktionsbereich Briefvorlagen haben Sie als Jugendamt die Möglichkeit Brief-

vorlagen hochzuladen, welche bei der Generierung des Leistungsbescheides KiBiz und

Feststellung der Endabrechnung als Anschreiben verwendet werden (vgl. Abschnitt

6.7.9.2).

6.5.4.1 Briefvorlagen erstellen

Um eine geeignete Briefvorlage/ Anschreiben zu erstellen, müssen Sie zuerst eine Vor-

lage in einem gängigen Textverarbeitungsprogramm (z.B. Microsoft Word) konzipieren.

Den Aufbau Ihrer Briefvorlage können Sie dabei individuell gestalten und dem Layout

Ihrer Institution anpassen.

Damit bei der Generierung des Dokumentes Werte (Name des Träger, Gesamt-

Zuschuss etc.) aus dem Leistungsbescheid in Ihre Briefvorlage übernommen werden

können, müssen Sie in Ihre Vorlage Platzhalter, so genannte Ersetzungsmarken, einfü-

gen. Diese sollten Sie in Ihrer Vorlage dort platzieren, wo Sie die gewünschten Werte

abgelegt haben möchten. Eine Liste aller Ersetzungsmarken finden Sie im Anhang

dieses Handbuchs. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die im Anhang aufgeführten Er-

33

setzungsmarken mit der korrekten Schreibweise in Ihre Vorlage übernehmen, da nur bei

einer korrekten Übernahme der Ersetzungsmarke in die Vorlage auch diese mit den ent-

sprechenden Werten aus dem Leistungsbescheid ersetzt werden kann.

KiBiz.web unterstützt ausschließlich Briefvorlagen im rtf-Format! Speichern Sie

daher die im Textverarbeitungsprogramm erstellte Vorlage im Dateityp Rich-Text Format

(*.rtf) auf Ihren lokalen Rechner. In Microsoft Word beispielsweise speichern Sie die Vor-

lage über den Menüpunkt Speichern unter. In dem sich anschließend öffnenden Fens-

ter Speichern unter wählen Sie unter Dateityp Rich-Text Format (*.rtf) aus. Vergeben

Sie wie gewohnt den Dateinamen für Ihre Vorlage und legen Sie den Pfad fest (z.B.

Desktop), unter der die Vorlage gespeichert werden soll.

34

6.5.4.2 Briefvorlagen hochladen

Nachdem Sie die Briefvorlage erstellt haben, klicken Sie in KiBiz.web unter der Funktion

Briefvorlagen – Neu Briefvorlagen auf den Server laden auf den Button Durchsu-

chen. Das Fenster Datei hochladen öffnet sich. Wählen Sie den Speicherort, unter dem

Sie Ihre Briefvorlagen gespeichert haben (z.B. Desktop), aus und klicken Sie auf die

hochzuladende Vorlage. Nach dem Betätigen des Buttons Öffnen wird die Vorlage in

KiBiz.web hochgeladen.

6.5.4.3 Übersicht Briefvorlagen

Hier werden alle von Ihnen hochgeladenen Briefvorlagen aufgelistet. Sie können per

Mausklick auf das entsprechende Symbol die Briefvorlagen entweder editieren oder die-

35

se löschen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie für Änderungen an den Vorlagen, Sie die

Vorlagen zunächst wieder auf Ihrem PC speichern müssen. Nachdem Sie Änderungen

am Formular vorgenommen und diese gespeichert haben können Sie die geänderte Vor-

lage wiederum hochladen.

6.6 Berichtswesen

6.6.1 Berichtsgenerator

KiBiz.web ermöglicht es Ihnen in der Rolle des Jugendamtes individualisierte Berichte

zu generieren.

Es sei vorab erwähnt, dass mittels des Berichtsgenerators Berichte generiert werden

können, die sich sowohl auf Daten des Programmbereiches Förderung nach KiBiz als

auch auf Daten des Programmbereiches freiwillige Förderung von Familienzentren be-

ziehen. Die Auswahl des Datenbestandes (Datenbestand KiBiz oder Datenbestand

FamZ) erfolgt in dem ersten von mehreren Selektionsschritten, die zur Erstellung des

gewünschten Berichtes führen.

36

Um den Berichtsgenerator zu starten, wählen Sie in der linken Menüleiste unter dem

Punkt Berichtswesen den Berichtsgenerator und dort den Datenbestand KiBiz oder

FamZ aus.

Klicken Sie nun auf den Button weiter zu Schritt 2 und Sie gelangen zur Auswahl des

Kindergartenjahres, für das Berichte angefertigt werden soll. Nach Selektion des ge-

wünschten Kindergartenjahres gelangen Sie über einen weiteren Mausklick auf den But-

ton weiter zu Schritt 3 zu dem nachfolgenden Auswahlpunkt im Berichtsgenerator.

Durch Klicken auf den Button zurück zu Schritt 1 gelangen Sie zum vorherigen Schritt

zurück, um dort getätigte Eingaben gegebenenfalls ändern zu können. Diese Funktion

steht Ihnen auch in den folgenden Schritten zur Verfügung.

Im Schritt 3 können unterschiedliche regionale Selektionen vorgenommen werden. Dazu

werden in den für den Bericht zu berücksichtigten Positionen Häkchen gesetzt.

37

Die getätigte Auswahl kann durch Klicken des Buttons Einstellungen zurücksetzten

aufgehoben werden. Haben Sie die Selektion abgeschlossen gelangen Sie durch Klicken

des Buttons weiter zu Schritt 4 zur nächsten Auswahlmaske.

Im Schritt 4 können die gewünschten Berichte (KiBiz) oder den gewünschten Berichtstyp

(FamZ) durch Setzen eines Häkchens ausgewählt werden. Nach erfolgter Selektion ge-

langen Sie durch Klicken auf den Button weiter zu Schritt 5 in den nächsten Auswahl-

schritt.

38

In dem fünften Schritt können Sie auswählen, ob die Berichte für alle oder nur für be-

stimmte Spitzenverbände erstellt werden sollen. Wie auch schon bei den vorherigen

Schritten kann durch Klicken auf den Button Einstellungen zurücksetzen die getätigte

Auswahl rückgängig gemacht werden.

Durch einen Klick auf Berichte erstellen, werden die Berichte generiert und auf dem dann

erscheinenden Bildschirm angezeigt. Zudem wird Ihnen unten auf dem Bildschirm Ihre

getätigte Selektionsauswahl angezeigt.

Zudem werden Ihnen die Berichte aus KiBiz-Daten auch in einem PDF-Dokument zur

Verfügung gestellt. Dieses können Sie sich durch einen Klick auf den Button in PDF

umwandeln erstellen lassen und abspeichern. Dazu muss an Ihrem Arbeitsplatz ein

PDF-Reader installiert sein.

39

6.6.2 Monatsdaten KiBiz

Über den Mausklick auf die Funktion Berichtswesen öffnet sich das Berichtswesen. Sie

haben hier die Möglichkeit in der Rolle des Jugendamtes und des Trägers / Verwal-

tungsträgers individuell in Abhängigkeit von den gewählten Einstellungen einen Bericht

über die Monatsdaten in KiBiz.web abzurufen.

40

Wählen Sie unter dem Kindergartenjahr das zu betrachtende Kindergartenjahr aus. Un-

ter Bericht wählen Sie bitte den Bericht aus, den Sie anschließend generieren möchten.

Die Auswahl des Kindergartenjahres bzw. des Berichtes erfolgt über den Klick auf den

nach unten gerichteten Pfeil und anschließendem Klick auf das gewünschte Kindergar-

tenjahr bzw. auf den gewünschten Bericht. Zudem lässt sich die Betrachtungsebene wei-

ter einschränken. Möchten Sie den Bericht z.B. auf Grundlage aller Ihrem Jugendamt

zugeordneten Einrichtungen erzeugen, belassen Sie die Einstellung auf der Ebene Ju-

gendamt. Möchten Sie jedoch nur Einrichtungen, die einem bestimmten Träger zuge-

ordnet sind, betrachten, so wählen Sie unter Ebene Träger über den Klick auf den nach

unten gerichteten Pfeil den Träger aus. Möchten Sie lediglich eine Einrichtung eines be-

stimmten Trägers betrachten, schränken Sie bitte über den Klick auf den Button Ebene

weiter einschränken die Ebene weiter ein. Es erscheint eine zusätzliche Zeile Ebene

Einrichtung. Die Auswahl der Einrichtung erfolgt auch hier über den Klick des nach un-

ten gerichteten Pfeils. Nachdem Sie das Kindergartenjahr, den Bericht und die ge-

wünschte Ebene ausgewählt haben, die dem Bericht zugrunde gelegt werden sollen,

klicken Sie den Button Bericht erstellen. Es wird Ihnen anschließend der entsprechen-

de Bericht in KiBiz.web dargestellt, aus dem je Einrichtung der Status der Monatsdaten

ersichtlich wird (grüne Ampel = Monatsdaten abgegeben; rote Ampel = Monatsdaten

nicht abgegeben). Sie haben jederzeit die Möglichkeit das Berichtswesen in seinen ur-

sprünglichen Zustand zurückzusetzen. Klicken Sie auf den Button Bericht zurücksetzen

und das Berichtswesen wird Ihnen in der ursprünglichen Form angezeigt.

41

Hinweis Verwaltungsträger: Bitte wählen Sie zunächst unter dem Punkt Ebene Träger

einen Träger aus.

Ab dem KGJ 2014/2015 wird oberhalb des bestehenden Berichtes je Monat eine sum-

mierte Anzeige mit dem Abgabestatus (Ampelstatus) angezeigt. Mit einem Klick auf die

Zahl je Monat wird der Bericht gefiltert. Nach der Filterung werden in dem Bericht nur die

entsprechenden Einrichtungen (grüner oder roter Ampelstatus) angezeigt.

6.6.3 Datenexport

Sie haben in KiBiz.web die Möglichkeit aktuelle Daten des Zuschussantrages, des Leis-

tungsbescheides, der Monatsdaten, der Endabrechnung, des Verwendungsnachweises

und des Meldebogens zu exportieren. Klicken Sie dazu auf die Funktion Datenexport,

daran anschließend auf Daten exportieren, der den Download der Daten vorbereitet.

42

Der Download ist durch Klick auf Download Datenexport abrufbar. Es öffnet sich im

Anschluss das Fenster Öffnen von, das Ihnen die Speicherung oder das direkt Öffnen

der heruntergeladenen Datei ermöglicht. Bestätigen Sie Ihre Auswahl über den Button

OK.

Bei den Dateien handelt es sich um CSV-Dateien, die mit einem gängigen Tabellenkal-

kulationsprogramm (z. B. Microsoft Excel) geöffnet werden können. Möchte Sie darüber

hinaus Änderungen an den CSV-Dateien vornehmen, ist es vorab erforderlich die CSV-

Datei in dem Tabellenkalkulationsprogramm zu öffnen und anschließend über die Aus-

43

wahl des Dateityps als xls-Dokument zu speichern. Änderungen/ Berechnungen können

anschließend wie gewohnt im Tabellenkalkulationsprogramm vorgenommen werden.

6.7 Förderung nach KiBiz

Die Funktionsbereiche zur Förderung nach KiBiz werden für jedes Kindergartenjahr ein-

zeln angezeigt. Die Funktionsbereiche umfassen die Zuschussanträge, die Leistungs-

bescheide, die Monatsdaten, die Endabrechnung und den Verwendungsnachweis

des Kindergartenjahres. Durch Mausklick auf das gewünschte Formular gelangen Sie

auf die entsprechende Arbeitsoberfläche. Die Einblendung eines neuen Funktionsbe-

reichs eines kommenden Kindergartenjahres erfolgt zentral in Absprache mit dem

Ministerium. Bitte beachten Sie, dass in diesem Handbuch die Funktionsbereiche auf

Grund der Revision ab einem bestimmten Kindergartenjahr beschrieben werden. Das

Kindergartenjahr ist in der Überschrift des jeweiligen Funktionsbereiches enthalten. Für

die Beschreibung der Funktionsbereiche der vorangegangenen Kindergartenjahre ziehen

Sie bitte das bis dahin gültige Handbuch heran.

44

6.7.1 Allgemeine Hinweise zu den Formularen

6.7.1.1 Informationstexte

Innerhalb der Formulare lassen sich an verschiedenen Stellen sog. Informationsbutton

finden. Wird der Mauszeiger auf einen Informationsbutton gerichtet, erscheint ein Infor-

mationstext, der zum Verständnis des vorliegenden Sachverhaltes beiträgt.

6.7.1.2 Barriere freie Gestaltung von KiBiz.web

Bei KiBiz.web handelt es sich um eine Web-Anwendung, die der Barriere freien Gestal-

tung folgt.1 Dieses hat zur Besonderheit, dass Berechnungen jeglicher Art nicht bei der

Eingabe der Daten erfolgen, sondern erst nach einem Speichern der Formulare. Ent-

sprechend werden Ihnen erst die Ergebnisse der Berechnungen angezeigt, nachdem Sie

den Speichern-Button (z.B. Button Daten speichern und berechnen) innerhalb eines

Formulars betätigt haben.

1 Barriere freie Gestaltung in Orientierung an dem Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderung Nordrhein-Westfalen (Behindertengleichstellungsgesetz NRW - § 10 BGG NRW) vom 16.12.2003 und der seit 01.07.2004 geltenden Verordnung zur Schaffung Barriere freier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz Nordrhein-Westfalen (BITV NRW).

45

6.7.1.3 Fehlermeldungen

Verstoßen Eingaben gegen gesetzliche Vorschriften bzw. werden gegen in KiBiz.web

hinterlegte Plausibilitäten verstoßen, wird automatisch bei dem Versuch ein Formular zu

speichern oder freizugeben, eine Fehlermeldung erzeugt. Oberhalb des aufgerufenen

Formulars erfolgt eine generalisierte Fehlermeldung. An entsprechender Stelle, an dem

der Fehler aufgetreten ist, lässt sich zudem ein gelbes Ausrufezeichen finden. Sofern Sie

den Mauszeiger auf das gelbe Ausrufezeichen richten, wird Ihnen eine Erläuterung des

Fehlers angezeigt. Eine Speicherung bzw. Freigabe des Formulars ist nur bei Behebung

des Fehlers möglich.

6.7.2 Zuschussantrag ab KGJ 12/13

Hinweis: Das Modul des Zuschussantrages steht Ihnen in der Rolle der Einrichtung

nicht zur Verfügung.

46

Der Zuschussantrag beinhaltet die Beantragung der Zuschüsse für die einzelnen Kinder-

tageseinrichtungen sowie auf Jugendamtsebene die Beantragung der Landeszuschüsse

für die Kinder in der Tagespflege sowie die Stellung des Gesamtantrages des Jugend-

amtes gegenüber dem Landesjugendamt.

6.7.2.1 Einrichtungsübersicht

Nachdem Sie auf den Menüpunkt Zuschussantrag geklickt haben, erscheinen auf der

Arbeitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordneten Einrichtungen sowie oberhalb

dieser in der Rolle des Jugendamtes Ihr Jugendamt oder in Rolle des Trägers Ihr Träger.

Ansicht des Jugendamtes:

Ansicht des Trägers:

Die Auflistung der Einrichtungen wird anhand der Sortierkriterien vorgenommen, die Sie

unter der Funktion Eigene Benutzerdaten ausgewählt haben (vgl. Abschnitt 6.2.3). Zu-

dem lassen sich die Einrichtungen nach den einzelnen Sortierkriterien auf- bzw. abstei-

gend durch Klick auf das entsprechende Sortierkriterium (bspw. AZ LJA) sortieren. Pro

Seite werden Ihnen 25 Einrichtungen angezeigt. Weitere 25 Einrichtungen sind über die

Blätterfunktion unterhalb der Einrichtungsliste aufrufbar. Klicken Sie hierzu auf die ent-

47

sprechenden Pfeile für das Vorwärts- bzw. Rückwärtsblättern innerhalb der Einrich-

tungsübersicht.

Neben einer Einrichtung befindet sich eine Statusanzeige für die entsprechende Einrich-

tung in Form einer Ampel auf Ebene des Trägers und zweier Ampeln auf Ebene des Ju-

gendamtes. Die erste Ampel, gekennzeichnet mit „T“ als Abkürzung für „Träger“, gibt den

Bearbeitungsstatus des Zuschussantrages der betrachteten Einrichtung seitens des Trä-

gers wider. Die zweite Ampel auf Ebene des Jugendamtes, gekennzeichnet mit „J“ als

Abkürzung für Jugendamt, gibt den Bearbeitungsstatus des Zuschussantrages seitens

des Jugendamtes wider.

Ist der Zuschussantrag weder von dem Träger noch von Seiten des Jugendamtes bear-

beitet worden, steht sowohl die Träger Ampel (T-Ampel) als auch die Jugendamt Ampel

(J-Ampel) auf Rot. Wurde der Zuschussantrag von Seiten des Trägers bearbeitet und

eine Speicherung des Zuschussantrags vorgenommen, springt die T-Ampel auf Orange.

Erst bei einer Freigabe des Zuschussantrags durch den Träger wird schließlich die T-

Ampel mit Grün ausgewiesen. Wurde der Zuschussantrag durch den Träger freigegeben

bedeutet dies, dass Sie als Träger anschließend lediglich einen lesenden Zugriff auf den

von Ihnen freigegebenen Zuschussantrag besitzen. Sofern dennoch eine Überarbeitung

des Zuschussantrages durch den Träger notwendig ist (z.B. durch fehlerhafte Eingaben),

haben Sie als Träger die Möglichkeit das Jugendamt zu kontaktieren (z.B. per Telefon),

welches den Zuschussantrag für eine spezielle Einrichtung wiederum zur Bearbeitung

freischalten kann. Es sei an dieser Stelle angemerkt, dass von Seiten des Jugendamtes

der Zuschussantrag bisher nicht bearbeitet wurde.

Wird die Bearbeitung des Zuschussantrags einer Einrichtung von Seiten des Jugendam-

tes vorgenommen und erstmalig der Zuschussantrag gespeichert, springt unabhängig

davon, ob eine Bearbeitung des Zuschussantrags durch den Träger vorgenommen wur-

de, die T-Ampel auf Grün und die J-Ampel auf Orange. Wird der Zuschussantrag der

betrachteten Einrichtung durch das Jugendamt freigegeben, wird die J-Ampel mit Grün

ausgewiesen. Der Ausweis der T-Ampel mit Grün bleibt bestehen. Wird die Bearbeitung

bzw. Freigabe des Zuschussantrags durch das Jugendamt vorgenommen, wird automa-

tisch der entsprechende Zuschussantrag für den Träger zur Bearbeitung gesperrt. Das

Jugendamt hat jedoch die Möglichkeit den Träger für die Bearbeitung des Zuschussan-

48

trags erneut freizuschalten. Wird von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht, springt die

J-Ampel auf Rot, die T-Ampel auf Orange um anzuzeigen, dass der Zuschussantrag zur

Bearbeitung beim Träger liegt.

In der Zeitspanne, in welcher der Zuschussantrag einer einzelnen Einrichtung von Seiten

des Jugendamtes bearbeitet wird, besitzt der Träger einen lesenden Zugriff auf den letz-

ten Bearbeitungsstand des Trägers. Erst nach der Gesamtfreigabe des Jugendamt-

Zuschussantrages durch das Jugendamt gegenüber dem Landesjugendamt liegt dem

Träger der Stand des Zuschussantrages vor, welcher auch vom Jugendamt gegenüber

dem Landesjugendamt beantragt wurde.

Die Statusanzeige, die auf Ebene des Jugendamtes hinterlegt ist, spiegelt den Freigabe-

prozess des über alle Einrichtungen summierten Zuschussantrags gegenüber dem Lan-

desjugendamt wider. Die Ampel wird mit Rot ausgewiesen, sofern nicht alle Zuschussan-

träge der Einrichtungen freigegeben wurden. Wurde die Freigabe aller Zuschussanträge

durch das Jugendamt vorgenommen, springt die Ampel auf Orange. Der Fachverantwor-

tung des Jugendamtes obliegt es sodann auf Jugendamtsebene eine Gesamtfreigabe für

den über alle Einrichtungen summierten Zuschussantrag gegenüber dem Landesju-

gendamt vorzunehmen. Ist die Gesamtfreigabe erfolgt, wird die Ampel mit Grün ausge-

wiesen. Dabei beinhaltet die Gesamtfreigabe auch, dass die Zuschussanträge der ein-

zelnen Einrichtungen nicht mehr durch das Jugendamt bearbeitet werden können. Ist

dennoch eine Bearbeitung der Zuschussanträge trotz der ausgeführten Gesamtfreigabe

aus Sicht des Jugendamtes erforderlich, hat das Jugendamt die Möglichkeit das Landes-

jugendamt zu kontaktieren (z.B. per Telefon, per E-Mail), das wiederum die Möglich hat,

das Jugendamt für die Bearbeitung der Zuschussanträge freizuschalten.

Die Statusanzeige auf Ebene des Trägers ebenfalls in Form einer Ampel, welche rechts

neben dem Namen des Trägers platziert ist, zeigt die summierten Zuschussanträge aller

Einrichtungen. Diese wird mit Rot angezeigt, sofern mindestens eine Ampel auf Einrich-

tungsebene bisher noch mit Rot ausgewiesen wird. Wurden alle Zuschussanträge der

einzelnen Einrichtungen bearbeitet, das heißt die Ampeln auf Einrichtungsebene werden

mit Orange oder Grün ausgewiesen, springt Ampel auf Trägerebene auf Orange. Wur-

den alle Zuschussanträge aller Ihnen zugeordneten Einrichtungen freigegeben (grüne

Ampeln auf Einrichtungsebene), wird Ihre Ampel mit Grün ausgewiesen.

49

In den Zuschussantrag einer Einrichtung gelangen Sie über den €-Button neben dem

Namen der Einrichtung. Der über alle Einrichtungen summierte Zuschussantrag auf Ju-

gendamtsebene lässt sich über den mehrfach hinterlegten €-Button öffnen. Genauso

können Sie die summierten Zuschussanträge in der Rolle des Trägers aufrufen. In der

Rolle des Jugendamtes können Sie über den TP-Button Sie die Anzahl der zu beantra-

genden Tagespflegeplätze hinterlegen. Die Stammdaten der betrachteten Einrichtung

können Sie über den S-Button einsehen und editieren.

Hinweis Verwaltungsträger: Nachdem Sie auf den Menüpunkt Zuschussantrag ge-

klickt haben, erscheint auf der Arbeitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordneten

Träger. Per Klick auf den Trägernamen erhalten Sie eine Übersicht über die Einrichtun-

gen des entsprechenden Trägers. Darüber hinaus lassen sich die Stammdaten des je-

weiligen Trägers über den S-Button, welcher rechts neben dem Namen des Trägers

platziert ist, einsehen und editieren.

6.7.2.2 Zuschussantrag einer Einrichtung

Das Aufrufen des Zuschussantrages einer Einrichtung erfolgt per Mausklick auf das €-

Button der Einrichtung. Es wird Ihnen anschließend das Formular des Zuschussantra-

ges eingeblendet.

6.7.2.2.1 Aktionen im Zuschussantrag

50

Zu Beginn des Zuschussantrags besteht die Möglichkeit, dass Sie die Daten des voran-

gegangenen Zuschussantrages mit Klick auf den Button Daten aus dem letzten Zu-

schussantrag übernehmen in den aktuellen Zuschussantrag kopieren können.

Nach dem erstmaligen Ausfüllen bzw. nach der Bearbeitung eines Zuschussantrages

sind verschiedene Aktionen möglich. Die entsprechenden Buttons, durch die die Aktio-

nen ausgelöst werden, lassen sich unterhalb des Zuschussantrages finden.

Aktionen des Jugendamtes:

Aktionen des Trägers:

Durch Klick des Button Daten speichern und berechnen wird der ausgefüllte Zuschus-

santrag im System gespeichert. Automatisierte Berechnungen wie z. B. die Berechnung

des Gesamtbetrages der Kindpauschalen werden erst bei Klick des Button Daten spei-

chern und berechnen berechnet.

Der Button Abbrechen führt hingegen zu einer Rückkehr zur Einrichtungsübersicht ohne

das Speichern der gemachten Eingaben. Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen,

dass auch das Betätigen des Zurück-Buttons des von Ihnen verwendeten Internet-

Browsers bzw. das Drücken der Enter-Taste zu keiner Speicherung der gemachten Ein-

gaben führt.

Durch Klick des Buttons Daten zurückgeben wird dem Träger der dem Jugendamt ak-

tuell vorliegende Zuschussantrag zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Dieser Funkti-

51

on kommt eine entsprechende Bedeutung zu, sofern der Zuschussantrag vom Träger

ausgefüllt wurde und bereits gegenüber dem Jugendamt freigegeben wurden. Mit der

Freigabe des Zuschussantrages durch den Träger ist dieser für die Bearbeitung des Zu-

schussantrages gesperrt. Ausschließlich das Jugendamt hat die Möglichkeit den Zu-

schussantrag wiederum gegenüber dem Träger zur Bearbeitung freizuschalten. Wurden

zwischenzeitlich Änderungen im Zuschussantrag vom Jugendamt vorgenommen, so wird

der geänderte Zuschussantrag dem Träger freigeschaltet bzw. zurückgegeben. In die-

sem Kontext sei auch erwähnt, dass, sofern erstmalig Eingaben von Seiten des Jugend-

amts im Zuschussantrag einer Einrichtung vorgenommen wurden, der betrachtete Zu-

schussantrag automatisch für die Bearbeitung durch den Träger gesperrt wird. Ist den-

noch eine Bearbeitung des Zuschussantrages seitens des Trägers erwünscht, kann auch

hier durch das Betätigen des Buttons Daten zurückgeben der Träger wiederum für die

Bearbeitung des Zuschussantrages freigeschaltet werden.

Der Klick des Buttons Daten freigeben führt zur Freigabe des Zuschussantrages der

betrachteten Einrichtung. Nach wie vor ist der Zuschussantrag der Einrichtung für das

Jugendamt bearbeitbar. Erst bei der übergeordneten Freigabe des summierten Zu-

schussantrages des Jugendamtes über alle Einrichtung ist das Jugendamt für die Bear-

beitung des Zuschussantrages der Einrichtung gesperrt. In dem Moment der übergeord-

neten Freigabe des summierten Zuschussantrages erhält auch der Träger Einblick in

dem vom Jugendamt für die betrachtete Einrichtung gestellten Zuschussantrag. In der

Bearbeitungsphase des Zuschussantrages von Seiten des Jugendamtes erhält der Trä-

ger den Hinweis, dass ein aktueller Zuschussantrag noch nicht vorliegt.

Der Zuschussantrag einer Einrichtung kann jederzeit als pdf-Dokument aufgerufen wer-

den. Klicken Sie dazu auf den Button In PDF umwandeln, der in der rechten oberen

Ecke im Formular Zuschussantrag platziert ist.

52

Es öffnet sich anschließend das entsprechende pdf-Dokument innerhalb Ihres Internet-

Browsers. Über den Speichern Button lässt sich anschließend das Dokument lokal auf

Ihren PC speichern.

Damit der Träger seinen letzten Bearbeitungsstand und den finalen Zuschussantrag des

Jugendamtes besser vergleichen kann, sieht der Träger unterhalb jedes Zuschussantra-

ges einer Einrichtung eine Speicherhistorie sowie die an das Jugendamt gestellten Zu-

schussanträge. Diese Stände kann der Träger über das €-Symbol oder als pdf-

Dokument aufrufen.

53

6.7.2.2.2 Antragszeitraum

Hier haben Sie die Möglichkeit einrichtungsbezogene Angaben über den Antragzeitraum

zu machen. Wird eine Einrichtung innerhalb eines Kindergartenjahres geöffnet bzw. ge-

schlossen, so können Sie diese Information über die Auswahl der nach unten gerichteten

Pfeile, die jeweils rechts neben dem Monat angeordnet sind, hinterlegen. Die Hinterle-

gung des Antragszeitraumes dient jedoch lediglich Ihrer Information. Angaben zu den im

Folgenden vorzunehmenden förderungsrelevanten Einrichtungsstammdaten sowie zu

den Kindpauschalen sind auf ein (ganzes) Kindergartenjahr zu beziehen. Eine automati-

sierte Berechnung der Angaben zu den förderungsrelevanten Einrichtungsstammdaten

sowie zu den Kindpauschalen bei Vorliegen eines unterjährigen Antragszeitraumes er-

folgt nicht in KiBiz.web.

6.7.2.2.3 Förderungsbezogene Einrichtungsstammdaten

In den förderungsbezogenen Einrichtungsstammdaten geben Sie die über die Kindpau-

schalen hinausgehende Förderung der Einrichtung (Mieten, eingruppige Einrichtung,

Waldkindergarten, sozialer Brennpunkt der Einrichtung, zertifiziertes Familienzentrum

und zertifiziertes Familienzentrum im sozialen Brennpunkt) ein.

Eigentum/ Miete:

Per Klick auf das Ankreuzfeld neben der Angabe Eigentum, Mietvertrag vor dem

28.02.2007 bzw. Mietvertrag nach dem 28.02.2007 können Sie die rechtlichen Eigen-

tumsverhältnisse der Einrichtung abbilden.

Steht dem Träger das Eigentum oder das Erbbaurecht am Gebäude oder Teile des Ge-

bäudes der Einrichtung zu oder ist er über einen entsprechenden Vertrag wirtschaftlich

einem Eigentümer gleich gestellt, ist das Ankreuzfeld Eigentum per Mausklick auszu-

wählen. Zudem ist die Anzahl der Gruppen abzutragen.

Befindet sich das Gebäude oder Teile des Gebäudes in einem vor dem 28.02.2007 ge-

schlossenen Mietverhältnis, ist per Mausklick das Ankreuzfeld Mietvertrag vor dem

54

28.02.2007 auszuwählen. Nebenstehend ist die auf das Mietverhältnis bezogene Anzahl

der Gruppen in das entsprechende Feld anzugeben sowie unterhalb des Ankreuzfeldes

Mietvertrag vor dem 28.02.2007 die Jahreskaltmiete in das Feld Jahreskaltmiete vor

dem 28.02.2007. Für jede angemietete Gruppe, die auf einen Mietvertrag vor dem

28.02.2007 beruht, zieht KiBiz.web automatisch von der anerkannten Jahreskaltmiete

(Mietvertrag vor dem 28.02.2007) einen Pauschalbetrag (Abzugsbetrag) ab.

Befindet sich das Gebäude oder Teile des Gebäudes in einem nach dem 28.02.2007

geschlossenen Mietverhältnis, ist per Mausklick das Ankreuzfeld Mietvertrag nach dem

28.02.2007 auszuwählen. Nebenstehend ist die auf das Mietverhältnis bezogene Anzahl

der Gruppen in das entsprechende Feld anzugeben. Weiterhin ist eine Angabe zur zu-

grunde gelegten Mietpauschale vorzunehmen. Durch Markierung des entsprechenden

Optionsfeldes kann eine Mietpauschale für Kommunen ab 100.000 Einwohner gem.

§7 DVO KiBiz bzw. für sonstige Kommunen gem. §7 DVO KiBiz ausgewählt werden.

Wird eine Angabe einer Pauschale, die nicht vorgegeben ist, gewünscht, ist das Options-

feld anderer Betrag gem. §10 DVO KiBiz auszuwählen. Im nebenstehenden Feld ist die

Höhe der Mietpauschale abzutragen, die maximal einen Betrag von der Pauschale für

Kommunen ab 100.000 Einwohner aufweisen darf. Zudem ist die Fläche der angemiete-

ten Gruppen (Mietvertrag nach dem 28.02.2007) in dem Feld Fläche anzugeben.

KiBiz.web zieht auch hier für jede angemietete Gruppe, die auf einen Mietvertrag nach

dem 28.02.2007 beruht, automatisch von der berechneten Jahresmietpauschale (Miet-

vertrag nach dem 28.02.2007) einen Pauschalbetrag (Abzugsbetrag) ab.

55

Eingruppige Einrichtungen:

Klicken Sie das Ankreuzfeld eingruppige Einrichtung (Betrieb vor dem 28.02.2007)

an, sofern die Einrichtung am 28.02.2007 eingruppig war und eine zusätzliche Förderung

erhalten soll. Im Feld Betrag haben Sie dann die Möglichkeit einen Zuschuss in Höhe

von maximal 15.000 € zu vergeben.

Waldkindergarten

Klicken Sie das Ankreuzfeld Waldkindergarten an, sofern die Einrichtung dieses Merk-

mal erfüllt. Im Feld Betrag haben Sie dann die Möglichkeit einen Zuschuss in Höhe von

maximal 15.000 € zu vergeben.

56

Sozialer Brennpunkt:

Klicken Sie das Ankreuzfeld sozialer Brennpunkt an, sofern die Einrichtung in einem

sozialen Brennpunkt gelegen ist. Im Feld Betrag haben Sie dann die Möglichkeit einen

Zuschuss in Höhe von maximal 15.000 € zu vergeben.

Zertifiziertes Familienzentrum:

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit aus einer Liste auszuwählen, ob es sich bei

der vorliegenden Einrichtung um ein zertifiziertes Familienzentrum handelt und wenn ja

um welche Form es sich handelt. Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil

rechtsstehend von Familienzentrum, um die Liste zu öffnen und anschließend per

Mausklick Ihre Auswahl zu treffen. Der untenstehende Betrag passt sich automatisch an

Ihre getätigte Auswahl an. Eine Berechnung/ Anzeige des Betrages findet jedoch erst bei

Drücken des Buttons Daten speichern und berechnen statt. Setzen Sie die Checkbox

neben Zertifiziertes Familienzentrum im Sozialen Brennpunkt, wenn Sie eine Förde-

rung für ein zertifiziertes Familienzentrum beantragen möchten und dieses Familienzent-

rum im sozialen Brennpunkt liegt. Der untenstehende Betrag wird automatisch beim Da-

ten speichern und berechnen mit 1.000 € ausgefüllt. Bitte beachten Sie, dass Sie nur

ein zertifiziertes Familienzentrum und den Zuschuss für ein zertifiziertes Familienzentrum

im Sozialen Brennpunkt beantragen können, wenn Sie in den Stammdaten des Famili-

enzentrums entsprechende Angaben gemacht haben; d.h. beim Zuschussempfänger

des Familienzentrums oder bei mindestens einem der Verbundpartner muss die Check-

57

box Sozialer Brennpunkt in den Stammdaten des Familienzentrums angehakt werden

und die Kriterien zur Bestimmung des Sozialen Brennpunktes müssen hinterlegt sein.

Letzteres gilt unabhängig davon, ob Sie ein Einzel- oder Verbundfamilienzentrum bean-

tragen möchten. Die Hinterlegung der Kriterien wird weiter unten in diesem Kapitel ge-

nauer beschrieben.

Bevor der Antrag final gestellt werden kann, müssen die Stammdaten eines Familien-

zentrums bei Beantragung dieses Fördertatbestandes einmal hin auf Aktualität geprüft

und dies durch ein Speichern bestätigt werden.

6.7.2.2.4 Kindpauschalen laut Gruppenformtabellen

Geben Sie die Anzahl der Kindpauschalen in die Gruppenformtabellen ein. Die Berech-

nung der Kindpauschalen insgesamt bzw. des zugehörigen Betrages unter Berücksichti-

gung der höheren Pauschalen für Kinder mit Behinderung erfolgt durch den Klick des

Buttons Daten speichern und berechnen.

58

Bitte beachten Sie, dass Sie ab dem Kindergartenjahr 2012/2013 keine Pauschalen IIIC

für Schulkinder mehr beantragen können.

Zudem weist Ihnen KiBiz.web anschließend unter dem Punkt Kindpauschalen die

Summe der Kindpauschalen ohne Berücksichtigung der Pauschalen für Kinder mit Be-

hinderung sowie die Pauschalen für Kinder mit Behinderung unter drei Jahren, ab drei

Jahren bis Schuleintritt und ab Schuleintritt aus. Die Differenz zur Regelpauschale bein-

haltet den über alle Kinder mit Behinderung mehr gezahlten Betrag im Vergleich zu dem

entsprechenden Betrag für Kinder ohne Behinderung.

Weiterhin lässt sich unter dem Punkt Kindpauschalen laut Gruppenformtabellen eine

verdichtete Darstellung der Anzahl der Kindpauschalen für Kinder unter drei Jahren, über

drei Jahren und Schulkinder mit und ohne Behinderung finden.

6.7.2.2.5 Zuschussberechnung

Unter dem Punkt Zuschussberechnung erfolgt die automatisierte Berechnung der Zu-

schüsse in Abhängigkeit zu den gemachten Angaben zu den förderungsbezogene Ein-

richtungsstammdaten und zu der Anzahl der Kindpauschalen.

59

Abschließend haben Sie im jeweiligen Kommentarfeld die Möglichkeit Bemerkungen

bzw. Erläuterungen zum Antrag in KiBiz.web zu hinterlegen.

60

6.7.2.3 Einrichtungsstammdaten

Durch den Klick auf den S-Button, der rechts neben der jeweiligen Einrichtungen in der

Einrichtungsübersicht platziert ist, öffnet sich das Formular Kontaktdaten der Einrich-

tung, in welchem Sie sowohl die Einrichtungsstammdaten einsehen und editieren kön-

nen als auch einen lesenden Zugriff auf die Träger- bzw. Verwaltungsträgerstammdaten

sowie auf die Kontodaten der Einrichtung besitzen. Bei den Angaben zum AZ LJA

(Stammdaten Einrichtung) sowie bei den Angaben zum Fördersatz (Stammdaten Träger)

handelt es sich um Angaben, die mit der erstmaligen Anlage einer Einrichtung fix sind.

Ist dennoch die Änderung des AZ LJA bzw. des Fördersatzes erforderlich, wenden Sie

sich bitte an den technischen Support über das Kontaktformular Datenbereinigung,

welches unterhalb der Funktionsleiste aufrufbar ist oder kontaktieren Sie die Hotline. Ist

eine Änderung der Kontodaten der Einrichtung erwünscht, kann der zuständige Träger

bzw. Verwaltungsträger, welcher für die Pflege der Kontoverbindungsdaten zuständig ist,

diese Änderung vornehmen. Zudem haben Sie als Jugendamt die Möglichkeit einen

Kommentar im Kommentarfeld Jugendamt zu hinterlegen. Um Änderungen in den

Stammdaten der Einrichtung zu speichern, klicken Sie auf den Button Daten speichern.

Möchten Sie Ihre Änderungen verwerfen, klicken Sie den Button Abbrechen.

Ab dem Zuschussantrag für das Kindergartenjahr 2012/2013 müssen Sie bevor der An-

trag final gestellt werden kann, die Stammdaten jeder Einrichtung einmal hin auf Aktuali-

tät prüfen und dies durch ein Speichern bestätigen.

Ab dem KGJ 2016/2017 werden die Angaben und Erfassungsfelder zum KiTa-Finder

erweitert und unter „KiTa-Finder und Veröffentlichung von Daten“ zusammengefasst.

Dort können die Homepage, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse der Einrichtung

hinterlegt werden. Außerdem werden die Textfelder zum pädagogischen Konzept und

sonstigen Angaben sowie die Option Bilder hochzuladen eingebunden.

6.7.2.4 Abfrage plusKITA und zusätzlicher Sprachförderbedarf in den Einrichtungsstammdaten ab KGJ 14/15

Ab dem Kindergartenjahr 2014/2015 wurden die Stammdaten einer Einrichtung um die

Abfrage des Landeszuschusses nach § 21a KiBiz (plusKITA) und nach § 21b KiBiz (zu-

sätzlicher Sprachförderbedarf) erweitert. In diesem Stammdatenbereich sollten Sie als

Jugendamt je Fördertatbestand die Höhe der Förderung und die Daten zum Beschluss

61

des Jugendhilfeausschusses bzw. des Rates hinterlegen. Darüber hinaus sollte je För-

dertatbestand der jeweilige Beschluss hochgeladen werden (Dateiformat: PDF; max.

Dateigröße: 5 MB). In dem Kindergartenjahr 2014/2015 wird bei dem Landeszuschuss

für plusKITA-Einrichtungen zusätzlich noch der Landesanteil Sozialer Brennpunkt in Ab-

zug gebracht, wenn in dem aktuellen Leistungsbescheid der Einrichtung ein Sozialer

Brennpunkt bewilligt wird.

Mit der Gesetzesrevision 2014/2015 werden die neuen Fördertatbestände auch in den

Leistungsbescheid der Einrichtung aufgenommen. Die Voreinstellung in dem Leistungs-

bescheid der Einrichtung bezieht sich auf die in den Stammdaten hinterlegten Förderbe-

träge.

Die in den Stammdaten gemachten Angaben werden mit Eröffnung eines neuen Kinder-

gartenjahres übernommen und auch in Folgejahren der Leistungsbescheid mit dem je-

weiligen Förderbetrag vorausgefüllt.

62

6.7.2.5 Bestätigung der Stammdaten FamZ im Zuschussantrag KiBiz

Wenn über den Zuschussantrag KiBiz ein zertifiziertes Familienzentrum beantragt wer-

den soll, müssen die Einrichtungsstammdaten des jeweiligen Familienzentrums vorab

bestätigt werden.

Das Aufrufen der Stammdaten einer betrachteten Einrichtung erfolgt über den SFamZ-

Button. Es öffnet sich anschließend das Formular Kontaktdaten der Einrichtung.

Nachdem Sie durch Klick auf den SFamZ-Button das Formular Kontaktdaten der Einrich-

tung geöffnet haben, haben Sie die Möglichkeit entsprechende Angaben zu dem Famili-

enzentrum zu machen. Angaben, welche bereits in KiBiz.web hinterlegt wurden, werden

hier in den grau unterlegten Feldern ausgewiesen. Sollen Änderungen der in KiBiz.web

63

hinterlegten Stammdaten vorgenommen werden, sind diese in den Stammdaten im Be-

reich Förderung nach KiBiz vorzunehmen. Auch ist die Pflege der Angaben zum Zertifi-

zierungsverfahren ausschließlich PädQUIS vorbehalten. Dieses ist auch hier durch die

grau hinterlegten Felder angedeutet.

Handelt es sich bei dem Familienzentrum um ein Verbundfamilienzentrum sei hier insbe-

sondere darauf hingewiesen, dass die Verbundpartner (nicht Zuschussempfänger) in

den Kontaktdaten des Zuschussempfängers zu hinterlegen sind. Die Hinterlegung der

Verbundpartner (nicht Zuschussempfänger) erfolgt unterhalb der förderungsbezogenen

Stammdaten des Zuschussempfängers.

64

Wenn es sich bei Ihrer Einrichtung um ein Verbundfamilienzentrum handelt, wählen Sie

bitte in einem ersten Schritt die Anzahl der Verbundpartner aus.2 Anschließend differen-

zieren Sie die Verbundpartner des Zuschussempfängers nach „KiTa“ oder „Sonstige“

Einrichtungen. Bitte wählen Sie für alle KiTas (landesgeförderte Einrichtungen) dazu per

Drop-Down Menü den zu Ihrem Verbundfamilienzentrum zugehörigen zweiten bis maxi-

mal achten Verbundpartner aus. Wählen Sie zunächst den Jugendamtsbezirk dieser

Verbundpartner und speichern einmal die Stammdaten. Sie haben die Möglichkeit Ver-

bundpartner aus anderen Jugendamtsbereichen auszuwählen. Anschließend können Sie

die entsprechende Einrichtung auswählen. Ein Abtrag der Anschrift, des Ansprechpart-

ner FamZ sowie der Trägerzugehörigkeit ist hier nicht erforderlich. Diese werden auto-

matisiert aus den Stammdaten des Verbundpartners ermittelt und nach dem Speichern

der Stammdaten des Zuschussempfängers in den entsprechenden Feldern ausgewie-

2 Der Zuschussempfänger eines Verbundfamilienzentrums wird auch als erster Verbundpartner

bezeichnet.

65

sen. Wird die Anschrift, der Ansprechpartner FamZ und/ oder die Trägerzugehörigkeit

der Verbundpartner auch nach dem Speichern der Stammdaten des Zuschussempfän-

gers nicht oder nur unvollständig hinterlegt, wurden die relevanten Daten bisher nicht in

den Stammdaten der Verbundpartner hinterlegt. Ist in den Stammdaten des Verbund-

partners einer landesgeförderten KiTa bisher kein Ansprechpartner FamZ hinterlegt so-

wie die Trägerzugehörigkeit des Verbundpartners nicht gepflegt, kann der Zuschussemp-

fänger diese beiden Merkmale direkt in den eigenen Stammdaten pflegen und mit dem

unterhalb des Formulars positionierten Button Daten speichern diese Eingaben abspei-

chern. Es ist datenbanktechnisch sichergestellt dass die beim Zuschussempfänger ge-

pflegten Merkmale auch beim Verbundpartner abgespeichert werden. Dies gilt allerdings

nur für Einrichtungen innerhalb des Jugendamtsbereiches des Zuschussempfängers.

Eine Speicherung dieser Daten in den Stammdaten von Einrichtungen in anderen Ju-

gendamtsbereichen wird unterbunden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit bei

einem Verbundpartner das Merkmal Familienzentrum im sozialen Brennpunkt zu hinter-

legen. Sind Verbundpartner des Verbundfamilienzentrums „Sonstige“ Einrichtungen,

müssen Sie die Stamm- und Kontaktdaten der Sonstigen Einrichtung erfassen. Sie kön-

nen maximal zwei „Sonstige“ Einrichtungen als Verbundpartner erfassen.

Im Abschnitt der Förderbezogenen Stammdaten können Sie Ihr Familienzentrum als ein

Einzel- oder Verbundfamilienzentrum charakterisieren. Darüber hinaus können Sie

vermerken, ob der Zuschussempfänger ein Familienzentrum im Sozialen Brennpunkt ist

und ob Sie für dieses Familienzentrum die Genehmigung eines 2. Kontingentes haben.

Diese Einstellungen müssen mit der Auswahl im Antrag auf Förderung übereinstimmen.

66

Für die Beantragung des Fördertatbestandes Familienzentrum im Sozialen Brennpunkt

muss entweder der Zuschussempfänger oder ein Verbundpartner aus dem Bereich KiTa

das Merkmal Familienzentrum im Sozialen Brennpunkt aufweisen. Sollten Sie den

Zuschussempfänger und bzw. oder ein Verbundpartner als Familienzentrum im Sozialen

Brennpunkt charakterisiert haben, müssen Sie Angaben zu den Kriterien zur

Bestimmung eines Sozialen Brennpunktes machen. Dies gilt ebenso für die Stammdaten

der Einrichtungen (KiTas), die kein Familienzentrum sind, insofern sie den

Fördertatbestand Sozialer Brennpunkt beantragen. Dabei werden zwischen

sozialraumbezogenen und einrichtungsbezogenen Kriterien unterschieden.

67

Wenn Sie den Fördertatbestand Familienzentrum im Sozialen Brennpunkt und KiTa im

Sozialen Brennpunkt zusammen beantragen wollen, müssen Sie sowohl in den

Stammdaten der KiTa als auch des Familienzentrums die Kriterien hinterlegen. Damit

Sie nicht zweimal die identischen Eingaben machen müssen, können Sie durch setzen

68

der Checkbox und Speicherung der jeweiligen Stammdaten wechselseitig die Angaben

übernehmen. Die Checkbox ist nur aktiv, wenn in den jeweiligen anderen Stammdaten

bereits Angaben gemacht wurden.

6.7.2.6 Zuschuss Tagespflegeplätze

Hinweis: Die Beantragung des Zuschusses für Tagespflegeplätze ist nur in der Rolle

des Jugendamtes möglich.

Durch den Klick des Buttons TP in der Einrichtungsübersicht gelangen Sie in das Formu-

lar Zuschuss Tagespflegeplätze. Sie haben hier die Möglichkeit im Feld Anzahl Ta-

gespflegeplätze die Anzahl der zu beantragenden Tagespflegeplätze zu hinterlegen.

Durch Klick des Button Daten speichern erfolgt die automatisierte Berechnung und

Speicherung der Landeszuschüsse in Bezug auf die Tagespflegeplätze. Der Klick der

Buttons Abbrechen führt hingegen zur Rückkehr in die Einrichtungsübersicht ohne

Speicherung der gemachten Angaben.

6.7.2.7 Summierter Zuschussantrag auf Trägerebene

Hinweis: Diese Ansicht ist nur in der Rolle des Trägers möglich.

Das Aufrufen des summierten Zuschussantrages über alle Ihnen zugeordneten Einrich-

tung erfolgt per Mausklick auf das mehrfach hinterlegte €-Button, welches rechts neben

dem Namen Ihres Trägers positioniert ist. Es wird Ihnen anschließend das Formular Zu-

schussantrag eingeblendet, welches sich in die Reiter Übersicht und Summe unterglie-

dert.

69

Der Reiter Übersicht weist Ihnen den über alle Einrichtungen summierten Landeszu-

schuss aus, dem der Landesanteil i. H. v. 36,5% (kirchlicher Träger), 36% (andere freie

Träger), 38,5% (Elterninitiativen) bzw. 30% (kommunaler Träger) zugrunde liegt. Für den

Landeszuschuss für die Kindpauschalen muss beachtet werden, dass sich der Landes-

anteil ab dem Zuschussantrag 13/14 für Kindpauschalen für U3 Kinder erhöht. Somit

liegt für U3 Kinder der Landesanteil i. H. v. 56,46% (kirchlicher Träger), 55,96% (andere

freie Träger), 58,46% (Elterninitiativen) bzw. 49,96% (kommunaler Träger) zugrunde.

Der summierte Landeszuschuss erhöht sich dementsprechend.

Per Mausklick auf den Reiter Summe öffnet sich das Formular Zuschussantrag, wel-

chem die über allen Einrichtungen summierten Kindpauschalen, summierten Zuschüsse

für Mieten, für eingruppige Einrichtungen, für Waldkindergärten, für Einrichtungen in so-

zialen Brennpunkten und für zertifizierte Familienzentren sowie zertifizierte Familienzen-

tren im Sozialen Brennpunkt zugrunde liegen. Als vereinfachendes Beispiel sei hier an-

geführt, dass Ihnen zwei Einrichtungen zugeordnet sind, für die Sie jeweils 20 Kinder-

pauschalen für Kinder ab 3 Jahre ohne Behinderung der Gruppenform Ia beantragen. Im

Reiter Summe des summierten Zuschussantrages werden folglich 20 + 20 = 40 Kinpau-

schalen für Kinder ab 3 Jahren ohne Behinderung der Gruppenform Ia ausgewiesen.

Handelt es sich bei Ihrem Träger um eine Elterninitiative (Fördersatz 96%) wird Ihnen

dementsprechend im summierten Zuschussantrag ein Zuschuss i. H. v. 82.343,04€ +

82.343,04€ = 164.686,08€ ausgewiesen. Allgemein liegt dem Formular, das über den

Reiter Summe aufgerufen werden kann, abhängig vom Trägertyp der Fördersatz i. H. v.

88% (kirchlicher Träger), 91% (andere freie Träger), 96% (Elterninitiativen) bzw. 79%

(kommunaler Träger) zugrunde.

70

6.7.2.8 Stammdaten des Trägers

Das Aufrufen der Stammdaten eines Trägers innerhalb der Träger- bzw. Einrichtungs-

übersicht ist lediglich in der Rolle des Verwaltungsträgers möglich! Per Klick auf den S-

Button, welcher rechts neben dem jeweiligen Trägernamen positioniert ist, öffnet sich

das Formular Kontaktdaten des Trägers. Nehmen Sie hier die Pflege/ Änderung der

Stammdaten des entsprechenden Trägers vor und bestätigen Sie anschließend Ihre ge-

machten Eingaben per Klick auf den Button Daten speichern. Die Felder Spitzenver-

bandnummer, Träger-Nr., Spitzenverband und Fördersatz sind nicht durch Sie editierbar.

Ist dennoch eine Änderung dieser Daten erwünscht, kontaktieren Sie bitte das zuständi-

ge Jugendamt. Sollte Ihnen bei der Pflege der Stammdaten ein Fehler unterlaufen sein -

Sie haben aber bisher den Button Daten speichern nicht betätigt - haben Sie die Mög-

lichkeit über den Button zuletzt gespeicherte Daten wiederherstellen Ihre ursprüngli-

chen Daten wiederherzustellen.

6.7.2.9 Zuschussantrag des Jugendamtes

Hinweis: Diese Ansicht ist nur in der Rolle des Jugendamtes möglich.

Das Aufrufen des Zuschussantrages des Jugendamtes erfolgt per Mausklick auf das

mehrfach hinterlegte €-Button auf Ebene Ihres Jugendamtes. Es wird Ihnen anschlie-

ßend der Zuschussantrages Ihres Jugendamtes eingeblendet.

Bei dem Zuschussantrag des Jugendamtes handelt es sich um die Summierung der Zu-

schussanträge der einzelnen Einrichtungen, die Ihrem Jugendamt zugeordnet sind. Die

Summierung bezieht sich auf alle Zuschussanträge unabhängig davon, ob bereits eine

Freigabe des Zuschussantrages einer Einrichtung erfolgt ist oder nicht. Wird eine Ände-

rung eines Zuschussantrages einer Einrichtung vorgenommen, hat dieses dementspre-

chend sofort die Änderung des Zuschussantrages des Jugendamtes zur Folge.

Der Zuschussantrag des JA gliedert sich in die sechs Formulare Übersicht, Kirchlicher

Träger, Andere freie Träger, Elterninitiativen, Kommunale Träger und Alle Träger-

gruppen, die durch den Mausklick auf die entsprechenden Reiter aufgerufen werden

können.

71

Das Formular Übersicht bietet über alle Trägergruppen hinweg eine Übersicht über die

beantragten Zuschüsse (Kindpauschalen, Miete, eingruppige Einrichtungen, Waldkin-

dergärten, Soziale Brennpunkte, zertifizierte Familienzentren, zertifizierte Familienzen-

tren im Sozialen Brennpunkt und Tagespflegeplätze) in Form von summierten €-

Beträgen. Zudem lässt sich unterhalb des Formulars eine Fortschrittskontrolle finden,

welche einen Überblick über den Bearbeitungsstatus der Zuschussanträge der einzelnen

72

Einrichtungen liefert. Im Reiter Übersicht lässt sich außerdem unterhalb der Fortschritts-

kontrolle die Aktionenleiste finden.

Der Button Anträge endgültig freigeben führt zu einer Freigabe der Landesmittelanfor-

derung gegenüber Ihrem Landesjugendamtes. Der Button ist erst dann aktiv, sofern alle

Zuschussanträge der Ihnen zugeordneten Einrichtungen auf Einrichtungsebene freige-

geben wurden. Es obliegt ausschließlich der Fachverantwortung den Button Anträge

endgültig freigeben zu betätigen. Nach dem Klick des Buttons Anträge endgültig frei-

geben lässt sich unterhalb der Aktionenleiste der offizielle Zuschussantrag des Jugend-

amtes in Form eines pdf-Dokuments finden. Neben der Angabe, welcher Nutzer den An-

trag in KiBiz.web freigegeben hat, erfolgt auch der Ausweis des Datums sowie der Uhr-

zeit der Freigabe des Zuschussantrages gegenüber Ihrem Landesjugendamt.

In dem Formular Übersicht wird auf Ebene des Jugendamtes überprüft, ob der Anteil der

Pauschalen für über dreijährige Kinder, die in den Gruppenformen I und III nach der An-

lage zu § 19 mit 45 Stunden wöchentlicher Betreuungszeit betreut werden, den Anteil,

den das Jugendamt in der verbindlichen Mitteilung zum 15. März des Vorjahres ange-

meldet hat, nicht um mehr als vier Prozentpunkte übersteigt (Formel siehe Exkurs un-

ten). Ist dies der Fall, wird Ihnen ein Hinweistext angezeigt. Eine finale Antragsstellung

ist aber dennoch jederzeit möglich. Zur Abstimmung dieses Sachverhaltes wenden Sie

sich bitte an die Oberste Landesjugendbehörde.

73

Exkurs Formel:

74

Schritt 1: Quelle ist der Reiter alle Trägergruppen aus dem aktuell betrachtetem Kinder-

gartenjahr.

Addiere die „Kindpauschalen insgesamt“ aus der Gruppenform I (ohne U3) und III (rot

1+2). Das Ergebnis heißt: „Kindpauschalen Zähler“

Addiere die „Kindpauschalen OHNE U3“ aus allen Gruppenformen (I + II + III – OHNE

U3 KINDER = blau A + B). Das Ergebnis heißt: „Kindpauschalen Nenner“

Schritt 2: Berechnung des Prozentwertes aus dem aktuell betrachtetem Kindergarten-

jahr.

(Kindpauschalen Zähler / Kindpauschalen Nenner) * 100 = Prozentwert

Schritt 3: Führe Schritt 1 und Schritt 2 in dem Zuschussantrag des letzten Kindergarten-

jahres durch und ermittle den Prozentwert.

Schritt 4: Vergleiche die Prozentwerte

Schritt 5: Gib einen Warnhinweis aus, wenn der Prozentwert des aktuellen Kindergarten-

jahres um mehr als 4,00 Prozentpunkte über dem des letzten Kindergartenjahres liegt.

Berechnung immer mit Originalwerte.

Durch den Klick auf das pdf-Symbol öffnet sich in einem separaten Fenster Ihres Brow-

sers der Zuschussantrag im pdf-Format. Sie haben hier die Möglichkeit das Formular zu

lokal auf Ihrem Rechner zu speichern bzw. direkt auszudrucken. Bitte versenden Sie das

ausgedruckte und unterschriebene Formular anschließend an Ihr zuständiges Landesju-

gendamt.

75

Ist die Gesamtfreigabe erfolgt, können die Zuschussanträge der einzelnen Einrichtungen

sowie die Angaben zu den Tagespflegeplätzen nicht mehr durch das Jugendamt bear-

beitet werden. Ist dennoch eine Bearbeitung der Zuschussanträge bzw. der Tagespfle-

geplätze trotz der ausgeführten Gesamtfreigabe aus Sicht des Jugendamtes erforderlich,

hat das Jugendamt die Möglichkeit das Landesjugendamt zu kontaktieren (z.B. per Tele-

fon, per E-Mail), das wiederum die Möglich hat, das Jugendamt für die Bearbeitung der

Zuschussanträge freizuschalten.


das Speichern der gemachten Eingaben.

Das Formular Kirchliche Träger wie auch die Formulare Andere freie Träger, Eltern-

initiativen und Kommunale Träger weisen differenziert nach Trägertyp die summierten

Zuschüsse der Einrichtungen des jeweiligen Trägertyps auf. Dabei werden sowohl die

summierte Anzahl der Kindpauschalen ausgewiesen als auch die daraus resultierenden

Beträge. In der im unteren Teil der Formulare durchgeführten Zuschussberechnung las-

sen sich darüber hinaus die über die entsprechenden Einrichtungen summierten Beträge

für Mieten, für Einrichtungen in Sozialen Brennpunkten, eingruppige Einrichtungen,

Waldkindergärten und für zertifizierte Familienzentren sowie zertifizierte Familienzentren

im Sozialen Brennpunkt finden.

76

Weiterhin wird im Bereich Zuschussberechnung die Summen für U3 und Ü3 Kinder se-

parat ausgewiesen, da ab dem Zuschussantrag für das Kindergartenjahr 13/14 der Be-

rechnung für die Förderungssumme von U3 Kinder ein erhöhter Fördersatz zugrunde

liegt. Somit liegt für U3 Kinder der Landesanteil i. H. v. 56,46% (kirchlicher Träger),

55,96% (andere freie Träger), 58,46% (Elterninitiativen) bzw. 49,96% (kommunaler Trä-

ger) zugrunde. Bei Ü3 Kindern und den anderen Fördertatbeständen bleibt es bei den

Landesanteilen i. H. v. 36,5% (kirchlicher Träger), 36% (andere freie Träger), 38,5% (El-

terninitiativen) bzw. 30% (kommunaler Träger).

77

Das Formular Alle Trägergruppen weist hingegen die über alle Trägergruppen sum-

mierte Anzahl der beantragten Kindpauschalen als auch die daraus resultierenden Be-

träge aus sowie die beantragten Zuschüsse für Mieten, für Einrichtungen in Sozialen

Brennpunkten, eingruppige Einrichtungen Waldkindergärten und für zertifizierte Famili-

enzentren sowie zertifizierte Familienzentren im Sozialen Brennpunkt.

Ansicht ab dem Kindergartenjahr 2013/2014:

78

Der Zuschussantrag des Jugendamtes kann jederzeit als pdf-Dokument aufgerufen wer-

den. Klicken Sie dazu auf den Button In PDF umwandeln, der in der rechten oberen

Ecke platziert ist.

Die Generierung des pdf-Dokumentes ist abhängig von dem von Ihnen ausgewählten

Reiter. Wurde beispielsweise der Reiter Kirchliche Träger ausgewählt, wird Ihnen an-

schließend ein PDF-Dokument des Zuschussantrages, welcher unter dem Reiter Kirch-

liche Träger abgelegt ist, generiert. Die Anzeige des PDF-Dokumentes erfolgt in einem

separaten Fenster Ihres Browsers. Hier haben Sie auch die Möglichkeit das Dokument

lokal auf Ihren PC zu speichern.

6.7.3 Änderungen ab dem Zuschussantrag KGJ 15/16

In den folgenden Kapiteln werden lediglich die Änderungen am Zuschussantrag ab dem

Kindergartenjahr 2015/2016 beschrieben. Zur Erläuterungen der weiteren Funktionen

und Berechnungen sei auf das vorangegangene Kapitel verwiesen.

6.7.3.1 Zuschussantrag der Einrichtung

6.7.3.1.1 Fördertatbestand Verfügungspauschale

Der Zuschuss für den Fördertatbestand Verfügungspauschale wird automatisch aus den

im Zuschussantrag hinterlegten Angaben berechnet. Dieser Wert kann im Zuschussan-

trag manuell nicht editiert werden.

79

Berechnungslogik:

1. Einrichtungen, für die keine Kindpauschalen beantragt werden, erhalten auch keine

Verfügungspauschale, auch wenn bei der Anzahl Gruppen im Eigentum und Miete Werte

größer Null erfasst werden.

2. Einrichtungen, für die Kindpauschalen beantragt werden und das Häkchen bei „Ein-

gruppige Einrichtung im Sinne des § 20 Abs. 3 S. 1 KiBiz (Betrieb vor dem 28.02.2007)“

gesetzt wurde, erhalten unabhängig von der Anzahl Gruppen im Eigentum und Miete

eine Verfügungspauschale in Höhe von 1.000 €.

3. Bei allen anderen Einrichtungen wird die im Zuschussantrag erfasste Anzahl Gruppen

im Eigentum und Miete addiert und daraus die Verfügungspauschale laut Anlage zu § 21

KiBiz abgeleitet. Bzgl. der Rundung der Summe der erfassten Gruppen zur Ableitung der

Verfügungspauschale ist zu beachten, dass summierte Werte kleiner 1,00 auf 1,00

aufgerundet werden und ansonsten die Summe der erfassten Gruppen immer

kaufmännisch ganzzahlig gerundet werden.

6.7.3.1.2 Fördertatbestand Waldkindergarten

80

Für den Fördertatbestand Waldkindergarten können Sie je Waldkindergartengruppe

einen Zuschuss von bis zu 15.000 € beantragen. Bitte erfassen Sie dazu die Anzahl der

Waldkindergartengruppen. Bei Waldkindergartengruppen, die unterjährig starten, ist die

Anzahl der Gruppen entsprechend der Monate anzupassen, die die

Waldkindergartengruppe in Betrieb ist. Beispiel: Eine Waldkindergartengruppe startet

zum November und ist damit 9 Monate in Betrieb. Diese Waldkindergartengruppe ist mit

0,75 bei der Anzahl der Waldkindergartengruppen zu berücksichtigen.

6.7.3.1.3 Fördertatbestand Sozialer Brennpunkt

Der bisherige Fördertatbestand KiTa im Sozialen Brennpunkt, der mit der Gesetzesrevi-

sion entfällt, wurde aus dem Zuschussantrag gelöscht.

6.7.3.1.4 Erfassung Schließtage und Bestätigungsvermerke

Vor Freigabe des Zuschussantrags der Einrichtung durch das Jugendamt müssen

folgende Angaben hinterlegt bzw. das Häkchen beim Bestätigungsvermerk gesetzt

werden.

6.7.3.1.5 Planungsgarantie

In der Zuschussberechnung wird Ihnen bereits im Zuschussantrag die Berechnung der

Planungsgarantie als Informationsgröße ausgewiesen. Die Summe Planungsgarantie

wird hier nur zur Information angezeigt und hat (unabhängig von der Höhe des Betrags)

keine Auswirkung auf die weitere Zuschussberechnung im Antrag. Auch das Zuschuss-

antragsdokument Jugendamt an Landesjugendamt wird komplett auf Basis der Gruppen-

formtabellen wie bisher berechnet, ohne Auswirkung der Daten der Planungsgarantie.

81

Berechnung „Summe Planungsgarantie“:

1. Die Summe Planungsgarantie berechnet sich aus der Istbelegung für die Monate Au-

gust bis Januar vor Antragstellung (Monatsdaten). Monatsdaten, die mit der gesetzten

Checkbox „Einrichtung hat den Betrieb nicht aufgenommen“ abgegeben wurden, werden

nicht einbezogen. Für jede Zelle der Gruppenformtabelle aus den Monatsdaten werden

daher die Monate August, September, Oktober, November, Dezember und Januar ad-

diert und anschließend durch die Anzahl der Monate (Prüfung: August bis Januar) divi-

diert, in der die Checkbox „Einrichtung hat den Betrieb nicht aufgenommen“ nicht gesetzt

wurde. Im Ergebnis wird die durchschnittliche Ist-Belegung aus den Monatsdaten für je-

de Zelle der Gruppenformtabelle berechnet. An dieser Stelle erfolgt keine Rundung der

Werte.

2. Diese Werte werden mit der entsprechenden Kindpauschale aus dem aktuellen Zu-

schussantrag multipliziert, so dass für jede Zelle der Gruppenformtabelle ein €-Wert er-

rechnet wird. An dieser Stelle erfolgt ebenfalls keine Rundung der Werte.

3. Die errechneten €-Werte (nicht gerundete Originalwerte) werden nun addiert. Das Er-

gebnis ist die Summe Planungsgarantie auf Basis nicht gerundeter Originalwerte. Für

die Formular-/Webansicht wird erst an dieser Stelle auf zwei Nachkommastellen kauf-

männisch gerundet.

Die Summe der Planungsgarantie als Referenz- und Prüfgröße wird laufend (bei Aufruf

des Formulars) berechnet und am 15.03. (technisch: 23:59:59 Uhr) – für das KGJ

2015/2016 am 16.03. – festgestellt. Dieser Zeitpunkt ist entscheidend für die Basis der

ersten Abschlagszahlungen im August. Nachträgliche Veränderungen an den Monatsda-

ten August bis Januar führen zu keiner weiteren Anpassung der Summe Planungsgaran-

tie für die Abschlagszahlung August.

82

Berechnung „davon rechnerischer Anteil für U3-Pauschalen“:

Der rechnerische Anteil für U3-Pauschalen wird für die Berechnung des Konnexitätsan-

teils zwischen Jugendamt und Land benötigt. Der rechnerische Anteil für U3-Pauschalen

basiert auf der Gruppenformtabelle des aktuellen Zuschussantrags. Dazu wird die Sum-

me der U3-Kindpauschalen aus dem aktuellen Zuschussantrag berechnet (Anzahl U3-

Kindpauschalen x €-Betrag der entsprechenden Kindpauschale).

Häkchen „Die Planungsgarantie findet Anwendung (§ 21e Abs. 3 S.1-3 KiBiz greift

nicht)“:

Das Häkchen ist immer voreingestellt. Bitte entfernen Sie das Häkchen nur, wenn § 21e

Abs. 3 S. 1-3 KiBiz zum Tragen kommt: "Die Planungsgarantie findet keine Anwendung

bei Einrichtungs- oder Gruppenschließungen. Die Planungsgarantie ist auch insoweit

ausgeschlossen, als der Träger der Einrichtung einzelne Gruppen oder zehn Plätze oder

mehr auf eine andere Einrichtung überträgt. Dies gilt auch für Plätze, die nach einer Ver-

einbarung zwischen dem Träger und dem Jugendamt nur vorübergehend belegt und

dann von einer Einrichtung auf andere Einrichtungen übertragen wurden."

6.7.3.2 Zuschussantrag des Jugendamtes

6.7.3.2.1 Auswertung Verfügungspauschale

Zur Unterstützung bei der Prüfung der Angaben ist eine Auswertung im Reiter Übersicht

hinterlegt. Die Auswertung kann mit Klick auf (Übersicht abweichende Gruppenanga-

ben) aufgerufen werden.

83

Hier werden alle Einrichtungen, für die auch Kindpauschalen beantragt werden, aufgelis-

tet, bei denen die Summe der erfassten Gruppen (Eigentum und Miete als Basis für die

Verfügungspauschale) über 1,5mal größer ist als die Anzahl rechnerischer KiBiz-

Gruppen auf Basis der beantragten Kindpauschalen.

Bitte beachten Sie, dass der Link zur Auswertung nur sichtbar wird, wenn mindestens

eine Einrichtung Ihres Jugendamtsbezirkes in die Auswertung einfließt.

6.7.3.2.2 Auswertung Planungsgarantie

Unterhalb der Zuschussberechnung in der differenzierten Darstellung der Einrichtung

nach Fördersätzen bzw. dem Reiter Alle Trägergruppen finden Sie eine aggregierte

Auswertung zur Darstellung der Planungsgarantie. In dieser Tabelle werden die Einrich-

tungen differenziert zugeordnet, ob die erste Abschlagszahlung im August auf Basis der

beantragten Kindpauschalen oder auf Basis der Planungsgarantie erfolgen wird.

An dieser Stelle sehen Sie den Stand der Planungsgarantie bei Freigabe der Zuschuss-

anträge der Einrichtungen. Eine Aktualisierung der Werte für die freigegebenen Zu-

schussanträge erfolgt erst bei Festsetzung der Größe Planungsgarantie mit Schließung

des Zuschussantrags. D.h. Änderungen am Wert Planungsgarantie nach Freigabe des

Zuschussantrags einer Einrichtung auf Grund von veränderten Monatsdaten werden erst

mit Schließung des Zuschussantrags aktualisiert.

Die Differenz Landesanteil zeigt die Differenz zwischen dem aktuell berechneten Lan-

desanteil in der vorherigen Spalte und dem Landesanteil, der sich ohne Planungsgaran-

tie ergeben hätte, an. (Berechnung: Summe Landesanteil – (Summe Kindpauschalen *

Landesanteil)).

84

Durch Klick auf die fett unterlegte Zahl in der Spalte Summe Planungsgarantie für X

Einrichtungen können Sie eine Tabelle mit den konkreten Einrichtungen aufrufen:

Bitte beachten Sie, dass die Werte zur Planungsgarantie hier nur zur Information ange-

zeigt werden und unabhängig von der Höhe des Betrags keine Auswirkung auf die weite-

re Zuschussberechnung im Antrag haben. Auch das Zuschussantragsdokument Ju-

gendamt an Landesjugendamt wird komplett auf Basis der Gruppenformtabellen wie bis-

her berechnet, ohne Auswirkung der Daten der Planungsgarantie.

6.7.3.2.3 Beantragung von Tagespflegeplätzen

Der Zuschuss für Tagespflegeplätze erfolgt ab dem KGJ 15/16 zusätzlich differenziert für

Tagespflegeplätze für Kinder ohne und mit Behinderung. Die entsprechenden Bestäti-

gungsvermerke sind mit Speicherung der Angaben anzuhaken.


Für das Kindergartenjahr 2017/2018 wird im Zuschussantrag der neue Zuschuss „Zu-

sätzlicher Zuschuss zu den Kindpauschalen gem. § 21 Abs. 2 KiBiz“ ausgewiesen. Die

Berechnung des Zuschusses basiert auf den Angaben in der Gruppenformtabelle. Die

85

dort hinterlegte Anzahl Kindpauschalen wird mit einer Pauschale multipliziert und aufad-

diert (zu den Pauschalen siehe Anlage 3 zu § 21 KiBiz). Der Wert berechnet sich auto-

matisch und ist nicht editierbar. Der Zuschuss passt sich automatisch mit Veränderungen

in der Gruppenformtabelle im Zuschussantrag an und fließt in den Gesamtzuschuss ein.

Darüber hinaus kann kein negativer bezuschussungsfähiger Mietanteil mehr beantragt

werden. In diesen Fällen erscheint eine Fehlermeldung und der Abzugsbetrag muss kor-

rigiert werden.

Zur Abstimmung zwischen Träger und Jugendamt wird ab dem Zuschussantrag

2017/2018 auch auf Ebene des Jugendamtes die Speicher- und Freigabehistorie des

Trägers je Einrichtung angezeigt. Mit Klick auf die €-Symbole wird die Webansicht des

Zuschussantrags bei Speicherung des Trägers angezeigt.


Für das Kindergartenjahr 2019/2020 wird im Zuschussantrag der Zuschuss „Zusätzlicher

Zuschuss zu den Kindpauschalen gem. § 21 Abs. 2 KiBiz“ zwar weiterhin redaktionell

ausgewiesen, aber nicht mehr ermittelt. Er wird immer mit 0,00 € angezeigt, da dieser

Fördertatbestand mit dem Kindergartenjahr 2018/2019 ausgelaufen ist.

6.7.6 Meldung U3-Pauschalen (§ 21 Abs. 4 KiBiz) ab KGJ 12/13

86

Hinweis: Das Modul U3-Meldung steht Ihnen in der Rolle der Einrichtung nicht zur Ver-

fügung.

Die U3-Meldung beinhaltet die Meldung der tatsächlich anwesenden Kinder, die zum

Stichtag 01.03. eines Kindergartenjahres unter 3 Jahre alt sind und für die der Anspruch

auf eine zusätzliche U3-Pauschale nach § 21 Abs. 4 KiBiz besteht.


Nachdem Sie auf den Menüpunkt U3 Meldung geklickt haben, erscheinen auf der Ar-

beitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordneten Einrichtungen sowie oberhalb

dieser in der Rolle des Jugendamtes Ihr Jugendamt oder in Rolle des Trägers Ihr Träger.

Ansicht des Jugendamtes:

Ansicht des Trägers:




gend durch Klick auf das entsprechende Sortierkriterium (bspw. AZ LJA) sortieren. Pro

Seite werden Ihnen 25 Einrichtungen angezeigt. Weitere 25 Einrichtungen sind über die

87

Blätterfunktion unterhalb der Einrichtungsliste aufrufbar. Klicken Sie hierzu auf die ent-

sprechenden Pfeile für das Vorwärts- bzw. Rückwärtsblättern innerhalb der Einrich-

tungsübersicht.

Neben einer Einrichtung befindet sich eine Statusanzeige für die entsprechende Einrich-

tung in Form einer Ampel auf Ebene des Trägers und zweier Ampeln auf Ebene des Ju-

gendamtes. Die erste Ampel, gekennzeichnet mit „T“ als Abkürzung für „Träger“, gibt den

Bearbeitungsstatus der betrachteten Einrichtung seitens des Trägers wider. Die zweite

Ampel auf Ebene des Jugendamtes, gekennzeichnet mit „J“ als Abkürzung für Jugend-

amt, gibt den Bearbeitungsstatus des Zuschussantrages seitens des Jugendamtes wi-

der.

Ist die U3 Meldung weder von dem Träger noch von Seiten des Jugendamtes bearbeitet

worden, steht sowohl die Träger Ampel (T-Ampel) als auch die Jugendamt Ampel (J-

Ampel) auf Rot. Wurde die U3 Meldung von Seiten des Trägers bearbeitet und eine

Speicherung vorgenommen, springt die T-Ampel auf Orange. Erst bei einer Freigabe der

U3-Meldung durch den Träger wird schließlich die T-Ampel mit Grün ausgewiesen. Wur-

de die U3 Meldung einmalig durch den Träger freigegeben bedeutet dies, dass Sie als

Träger anschließend lediglich einen lesenden Zugriff auf den von Ihnen freigegebenen

Stand besitzen. Sofern dennoch eine Überarbeitung der U3 Meldung durch den Träger

notwendig ist (z.B. durch fehlerhafte Eingaben), haben Sie als Träger die Möglichkeit das

Jugendamt zu kontaktieren (z.B. per Telefon), welches die Eingaben korrigieren oder die

Meldung zur Bearbeitung wieder zurückgeben kann. Es sei an dieser Stelle angemerkt,

dass von Seiten des Jugendamtes die U3 Meldung bisher nicht bearbeitet wurde.

Wird die Bearbeitung der U3 Meldung einer Einrichtung von Seiten des Jugendamtes

vorgenommen und erstmalig gespeichert, springt unabhängig davon, ob eine Bearbei-

tung durch den Träger vorgenommen wurde, die T-Ampel auf Grün und die J-Ampel auf

Orange. Wird die U3 Meldung der betrachteten Einrichtung durch das Jugendamt freige-

geben, wird die J-Ampel mit Grün ausgewiesen. Der Ausweis der T-Ampel mit Grün

bleibt bestehen. Wird die Bearbeitung bzw. Freigabe der U3 Meldung durch das Jugend-

amt vorgenommen, wird automatisch die entsprechende U3 Meldung für den Träger zur

Bearbeitung gesperrt. Sobald das Jugendamt einmalig im Kindergartenjahr die U3 Mel-

dung gespeichert hat, kann nur das Jugendamt Eingaben ändern bzw. die U3 Meldung

88

überarbeiten solange keine aktive Rückgabe der Meldung an den Träger erfolgt. Dies gilt

auch, wenn das Jugendamt im Laufe eines Kindergartenjahres eine Folgemeldung ab-

geben möchte. In diesem Fall hat nur das Jugendamt die Möglichkeit Eingaben zu än-

dern solange keine Rückgabe an den Träger und damit erneute Freischaltung des Trä-

gers erfolgt.

In der Zeitspanne, in welcher die U3 Meldung einer einzelnen Einrichtung von Seiten des

Jugendamtes bearbeitet wird, besitzt der Träger einen lesenden Zugriff auf den letzten

Bearbeitungsstand des Trägers. Erst nach der Gesamtfreigabe der Jugendamtsmeldung

durch das Jugendamt gegenüber dem Landesjugendamt liegt dem Träger der Stand der

Meldung vor, welcher auch vom Jugendamt gegenüber dem Landesjugendamt beantragt

wurde.

Die Statusanzeige, die auf Ebene des Jugendamtes hinterlegt ist, spiegelt den Freigabe-

prozess der über alle Einrichtungen summierten U3 Meldung gegenüber dem Landesju-

gendamt wider. Die Ampel wird mit Rot ausgewiesen, sofern nicht alle U3 Meldungen

der Einrichtungen freigegeben wurden. Wurde die Freigabe aller U3-Meldungen durch

das Jugendamt vorgenommen, springt die Ampel auf Orange. Der Fachverantwortung

des Jugendamtes obliegt es sodann auf Jugendamtsebene eine Gesamtfreigabe gegen-

über dem Landesjugendamt vorzunehmen. Ist die Gesamtfreigabe erfolgt, wird die Am-

pel mit Grün ausgewiesen. Dabei beinhaltet die Gesamtfreigabe nicht, dass die U3-

Meldung der einzelnen Einrichtungen nicht mehr durch das Jugendamt bearbeitet wer-

den können. Das Jugendamt kann weiterhin einzelne U3 Meldungen überarbeiten. Ist

dies der Fall springt die Ampel auf Ebene des Jugendamtes wieder auf Orange. Diese

Vorgehensweise können Sie für Folgemeldungen nutzen. Darüber hinaus kann das Lan-

desjugendamt die U3 Meldung wieder an das Jugendamt zur Überarbeitung zurückge-

ben. Auch in diesem Fall springt die Ampel auf Ebene des Jugendamtes wieder auf

Orange.

Die Statusanzeige auf Ebene des Trägers ebenfalls in Form einer Ampel, welche rechts

neben dem Namen des Trägers platziert ist, zeigt die summierten U3 Meldungen aller

Einrichtungen. Diese wird mit Rot angezeigt, sofern mindestens eine Ampel auf Einrich-

tungsebene noch mit Rot ausgewiesen wird. Wurden alle U3 Meldungen der einzelnen

Einrichtungen bearbeitet, das heißt die Ampeln auf Einrichtungsebene werden mit Oran-

89

ge oder Grün ausgewiesen, springt Ampel auf Trägerebene auf Orange. Wurden alle U3

Meldungen aller Ihnen zugeordneten Einrichtungen freigegeben (grüne Ampeln auf Ein-

richtungsebene), wird Ihre Ampel mit Grün ausgewiesen.

In die U3 Meldung einer Einrichtung gelangen Sie über den €-Button neben dem Namen

der Einrichtung. Die über alle Einrichtungen summierte U3 Meldung auf Jugendamts-

ebene lässt sich über den mehrfach hinterlegten €-Button öffnen. Genauso können Sie

die summierten U3 Meldungen in der Rolle des Trägers aufrufen.

Hinweis Verwaltungsträger: Nachdem Sie auf den Menüpunkt U3 Meldung geklickt

haben, erscheint auf der Arbeitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordneten Trä-

ger. Per Klick auf den Trägernamen erhalten Sie eine Übersicht über die Einrichtungen

des entsprechenden Trägers.

6.7.6.2 U3 Meldung einer Einrichtung

Das Aufrufen der U3 Meldung einer Einrichtung erfolgt per Mausklick auf den €-Button

der Einrichtung. Es wird Ihnen anschließend das Formular der U3 Meldung eingeblendet.

6.7.6.2.1 Aktionen in der U3 Meldung einer Einrichtung

Mit dem Button aus Kindtabelle übernehmen haben Sie die Möglichkeit die U3 Mel-

dung mit den für die Monatsdaten angelegten Kindern vorauszufüllen, die die Kriterien

für eine zusätzliche U3-Pauschale erfüllen.

90

Mit Hilfe dieses Buttons werden die zu den Monatsdaten angelegten Kinder geprüft und

die U3-Meldung vorausgefüllt (immer die höchste Pauschale eines Kindes innerhalb des

Kindergartenjahres), wenn ein U3 Kind im Sinne der zusätzlichen U3-Pauschale vorliegt.

Dies ist der Fall, wenn das Kind zum Stichtag 01.03. unter 3 Jahre alt ist und sich in Be-

treuung befunden hat (gültige Angaben zur Förderung für einen Monat bis einschließlich

Februar). Kinder, die erst ab März in Betreuung aufgenommen werden, müssen bei der

Aufnahme noch unter 3 Jahre alt sein. Die technische Voreinstellung erfolgt nur, wenn

der Geburtstag nach dem Monat, in dem die Betreuung aufgenommen wurde (gültige

Angaben zur Förderung), liegt. Bitte prüfen Sie individuell die Kinder, die in dem Monat

der Aufnahme drei Jahre alt werden. Diese können Sie in der U3-Meldung berücksichti-

gen, wenn das Kind bei Aufnahme unter 3 Jahre alt ist (Tag genaue Prüfung erforder-

lich). Erfolgt die Aufnahme der Betreuung (erste gültige Angaben zur Förderung) im Mo-

nat nach dem dritten Geburtstag, wird dieses Kind ebenfalls nicht in der U3-Meldung mit

einer zusätzlichen U3-Pauschale berücksichtigt.

Falls Folgemeldungen während des Kindergartenjahres erforderlich sind, wird die Ge-

samtmeldung für das Kindergartenjahr aktualisiert. Es sollen keine ergänzenden Mel-

dungen erfolgen.

Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine technische Voreinstellung handelt. Prü-

fen Sie daher bitte die Angaben nochmals auf Ihre Richtigkeit, bevor Sie die Meldung

freigeben.

Nach der Bearbeitung einer U3 Meldung sind verschiedene Aktionen möglich. Die ent-

sprechenden Buttons, durch die die Aktionen ausgelöst werden, lassen sich unterhalb

der U3-Meldung finden.

91

Durch Klick auf den Button Daten speichern und berechnen werden die Berechnungen

(Fördersumme und Personaleinsatz) durchgeführt und die ausgefüllte U3 Meldung im

System gespeichert.



Der Klick des Buttons Daten freigeben führt nach Berechnung und Speicherung der

Eingaben zur Freigabe der U3 Meldung der betrachteten Einrichtung.

Die U3 Meldung einer Einrichtung kann jederzeit als pdf-Dokument aufgerufen werden.

Klicken Sie dazu auf den Button In PDF umwandeln, der in der rechten oberen Ecke im

Formular U3 Meldung platziert ist.

Darüber hinaus haben Sie im jeweiligen Kommentarfeld die Möglichkeit Bemerkungen

bzw. Erläuterungen zur U3 Meldung in KiBiz.web zu hinterlegen.

92

Um die Navigation durch das Programm zu erleichtern, wurden in der U3-Meldung einer

Einrichtung zwei Verlinkungen (zum Leistungsbescheid und zu den Kinderdaten) einge-

fügt, die dem Benutzer ein schnelles Wechseln zwischen zwei miteinander korrespondie-

renden Seiten ermöglichen.

Durch das Klicken auf den blauen Text wird der Benutzer direkt auf den angegebenen

Bereich weitergeleitet.

Bitte beachten Sie jedoch, dass Änderungen in der U3-Meldung nicht gespeichert wer-

den, wenn Sie die Verlinkung nutzen. Alle vorher vorgenommenen Eingaben müssen mit

dem Button Daten speichern und berechnen gespeichert werden. Die Verlinkungsfunkti-

on zum Leistungsbescheid ist nur aktiv, wenn Sie auch Zugriff auf den Leistungsbe-

scheid haben.

6.7.6.2.2 Berechnung der Förderung

Nachdem Sie die U3 Meldung aus der Kindtabelle automatisiert befüllt oder die U3-

Pauschalen händisch erfasst haben (zulässig sind nur ganzzahlige Werte), wird die För-

dersumme automatisch berechnet.

6.7.6.2.3 Personaleinsatz

93

Auf Grund der gemeldeten U3-Pauschalen lässt sich eine Orientierungsgröße (in Ergän-

zungskraftstunden) für den erforderlichen Personaleinsatz ableiten. Dieses zusätzliche

Personal sollte durch die zusätzlichen U3-Pauschalen geschaffen werden. Bitte beach-

ten Sie, dass es sich bei den Berechnungen zu den Personalvorgaben für die zusätzli-

chen U3-Pauschalen um eine Orientierungsgröße in Form von Ergänzungskraftstunden

(Wochenstunden) handelt. Wenn beispielsweise ein höherwertiges Qualifikationsprofil

(Fachkraftstunden statt Ergänzungskraftstunde) eingesetzt wird darf die Summe des zu-

sätzlichen Personals ggf. geringer ausfallen. Eine finale Prüfung erfolgt im Rahmen des

Verwendungsnachweises.

6.7.6.3 Summierte U3 Meldung auf Trägerebene

Hinweis: Diese Ansicht ist nur in der Rolle des Trägers möglich.

Das Aufrufen der summierten U3 Meldung über alle Ihnen zugeordneten Einrichtungen

erfolgt per Mausklick auf den mehrfach hinterlegte €-Button, welches rechts neben dem

Namen Ihres Trägers positioniert ist. Es wird Ihnen anschließend das Formular U3 Mel-

dung eingeblendet aus dem Sie die summierten Werte der U3-Pauschalen und des er-

forderlichen Personaleinsatzes entnehmen können. Bitte beachten Sie, dass nur Einrich-

tungen, die über eine grüne Statusampel verfügen mit in die Summe einfließen.

94

6.7.6.4 U3 Meldung des Jugendamtes

Hinweis: Diese Ansicht ist nur in der Rolle des Jugendamtes möglich.

Das Aufrufen der U3 Meldung des Jugendamtes erfolgt per Mausklick auf den mehrfach

hinterlegte €-Button auf Ebene Ihres Jugendamtes. Es wird Ihnen anschließend die U3

Meldung Ihres Jugendamtes eingeblendet.

Bei der U3 Meldung des Jugendamtes handelt es sich um die Summierung der U3 Mel-

dungen der einzelnen Einrichtungen, die Ihrem Jugendamt zugeordnet sind. Die U3 Mel-

dung des Jugendamtes gliedert sich in fünf Formulare Übersicht, Kirchlicher Träger,

Andere freie Träger, Elterninitiativen und Kommunale Träger, die durch den Maus-

klick auf die entsprechenden Reiter aufgerufen werden können.

95


beantragten U3-Pauschalen und den zusätzlich erforderlichen Personaleinsatz. Zudem

lässt sich unterhalb des Formulars eine Fortschrittskontrolle finden, welche einen Über-

blick über den Bearbeitungsstatus der U3 Meldungen der einzelnen Einrichtungen liefert.

Im Reiter Übersicht lässt sich außerdem unterhalb der Fortschrittskontrolle die Aktionen-

leiste finden.

Der Button Meldung U3 Pauschalen freigeben führt zu einer Freigabe der Landesmit-

telanforderung gegenüber Ihrem Landesjugendamtes. Der Button ist erst dann aktiv, so-

fern alle U3 Meldungen der Ihnen zugeordneten Einrichtungen auf Einrichtungsebene

freigegeben wurden. Es obliegt ausschließlich der Fachverantwortung den Button Mel-

dung U3 Pauschalen freigeben zu betätigen. Nach dem Klick des Buttons Meldung U3

Pauschalen freigeben lässt sich unterhalb der Aktionsleiste das offizielle Meldungsdo-

kument des Jugendamtes in Form eines pdf-Dokuments finden. Neben der Angabe, wel-

96

cher Nutzer den Antrag in KiBiz.web freigegeben hat, erfolgt auch der Ausweis des Da-

tums sowie der Uhrzeit der Freigabe gegenüber Ihrem Landesjugendamt. Der Button

Meldung U3 Pauschalen freigeben bleibt auch nach Abgabe aktiviert, so dass Sie Fol-

gemeldungen abgeben können.

Durch den Klick auf das pdf-Symbol öffnet sich in einem separaten Fenster Ihres Brow-

sers das Meldungsdokument im pdf-Format. Sie haben hier die Möglichkeit das Formular

lokal auf Ihrem Rechner zu speichern bzw. direkt auszudrucken. Bitte versenden Sie das

ausgedruckte und unterschriebene Formular anschließend an Ihr zuständiges Landesju-

gendamt.




initiativen und Kommunale Träger weisen differenziert nach Trägertyp die summierten

U3 Pauschalen und den zusätzlich erforderlichen Personaleinsatz der Einrichtungen des

jeweiligen Trägertyps aus.

6.7.6.5 Übernahmefunktion in den Leistungsbescheid einer Einrichtung

Für die Rolle des Jugendamtes befindet sich in dem Einrichtungsformular der U3 Mel-

dung unter Aktionen der Button Daten in LB übernehmen. Dieser Button ist aktiv, wenn

97

die U3 Meldung der Einrichtung freigegeben ist, unabhängig davon, ob die aggregierte

U3-Meldung des Jugendamtes den Status Grün aufweist. Wenn das Jugendamt den

Button bedient wird der zuletzt bei der Einrichtung gespeicherte und angezeigte Daten-

bestand in den Leistungsbescheid des entsprechenden Kindergartenjahres an den Trä-

ger der Einrichtung überführt. Die Voraussetzung dafür ist, dass der Status des Leis-

tungsbescheides Landesjugendamt an Jugendamt Grün ist. Ist dies nicht der Fall und

das Jugendamt versucht Daten aus der U3 Meldung in den Leistungsbescheid der Ein-

richtung zu übertragen, scheitert die Übertragung und es erscheint eine Fehlermeldung.

Bitte beachten Sie, dass Sie zwingend den Button Daten in LB übernehmen betätigen

müssen, um die Systematik der Abschlagszahlungen sowohl im Leistungsbescheid als

auch in der Zahlungsübersicht zu deaktivieren und zusätzliche U3-Pauschalen für das

gesamte KGJ bewilligen zu können.

Durch die Übertragung der U3-Pauschalen, werden die folgenden Felder im Leistungs-

bescheid der Einrichtung komplett mit den gemeldeten U3-Pauschalen überschrieben:

Der Leistungsbescheid einer Einrichtung wird gespeichert und der Ampelstatus springt

auf Gelb. Darüber hinaus passt sich die Zahlungsübersicht mit der Umstellung von

Abschlagszahlungen auf tatsächliche U3-Pauschalen an. Mit der Betätigung des Buttons

werden die Monate (bis zum aktuell laufenden Monat) in der Zahlungsübersicht ange-

hakt. Mit der Aktualisierung der Zahlungsübersicht erfolgt die erste Differenzverrechnung

im darauf folgenden Monat.

Erweiterung ab dem Kindergartenjahr 2013/2014:

Ab dem Kindergartenjahr 2013/2014 werden Ihnen alle freigegebenen Stände in einer

Historie angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit für jede Einrichtung unabhängig vom

aktuellen Stand der Meldung auch historische Stände in den Leistungsbescheid zu über-

98

nehmen. Der konkrete Inhalt der historisierten Meldung können Sie über den Link U3-

Meldung einsehen.

Erweiterung ab dem Kindergartenjahr 2016/2017:

Ab dem Kindergartenjahr 2016/2017 gibt es auf Jugendamtsebene der U3-Meldung den

Button „Alle U3-Meldungen in LB überführen“. Durch diesen Button werden bei allen

Einrichtungen die U3-Meldungen in den Leistungsbescheid überführt und der

Leistungsbescheid neu gespeichert (gelbe Ampel), die über eine abgegebene U3-

Meldung verfügen und im aktuellen Leistungsbescheid zusätzliche U3-Pauschalen

bewilligt wurden.

U3-Meldungen, die nur mit Nullen befüllt wurden und in einen Leistungsbescheid ohne

zusätzliche U3-Pauschalen überführt werden, initieren keine Änderung des Ampelstatus

des Leistungsbescheides.

Der Button ist aktiv, sobald Zugriff auf die Leistungsbescheide der Einrichtungen besteht

und die U3-Meldung auf Jugendsamtebene freigegeben wurde.

6.7.6.6 Strukturbaum der U3-Meldung ab KGJ 2016/2017

Der Strukturbaum kann ab Ebene Jugendamt nach dem Ampelstatus der Einrichtung

gefiltert werden, entscheidend für die Filterung ist die Ampel des Jugendamtes.

99

6.7.7 Meldung Kinder mit Behinderung ab KGJ 14/15

Hinweis: Das Modul Meldung Kinder mit Behinderung (Meldung KmB) steht Ihnen in

den Rolle Träger/Verwaltungsträger und Einrichtung nicht zur Verfügung.

6.7.7.1 Meldung des Jugendamtes

Nachdem Sie auf den Menüpunkt Meldung KmB geklickt haben, erscheint auf der Ar-

beitsoberfläche die Bezeichnung Ihres Jugendamtes. Unterhalb Ihres Jugendamtes wer-

den in der Meldung Kinder mit Behinderung keine Einrichtungen angezeigt. Die einrich-

tungsbezogene Meldung erfolgt während der Erfassung der einzelnen Kinder, die nach-

gemeldet werden.

Neben der Bezeichnung des Jugendamtes befindet sich eine Statusanzeige in Form ei-

ner Ampel. Beim Start des Moduls Meldung KmB in einem Kindergartenjahr ist die Am-

pel auf Ebene des Jugendamtes Rot und nur das Jugendamt hat Zugriff auf die Meldung.

Mit erstmaliger Speicherung (Daten speichern) oder Erfassung eines Kindes (= Speiche-

rung) springt die Ampel des Jugendamtes auf Orange. Solange keine Meldung freigege-

ben wurde, hat nur das Jugendamt Zugriff auf die Meldung. Mit Freigabe der ersten Mel-

dung oder einer Folgemeldung springt die Ampel auf Ebene des Jugendamtes auf Grün.

Mit der Freigabe erhält auch das Landesjugendamt Zugriff auf die Meldung des Jugend-

amtes. Mit Rückgabe der ersten Meldung und nachfolgenden Meldungen durch das

Landesjugendamt springt die Ampel wieder auf Orange. Das Landesjugendamt hat wei-

terhin Zugriff auf das Modul. Die Ansicht der letzten Meldung aktualisiert sich auf Ebene

des Landesjugendamtes allerdings erst, wenn das Jugendamt eine neue Meldung frei-

gibt. Wenn das Jugendamt eine neue Meldung startet (Button „Neue Meldung starten“)

springt die Ampel des Jugendamtes auf Orange. Die letzte Meldung wird historisiert und

die neue Meldung eröffnet. Auf Ebene des Landesjugendamtes wird die neue Meldung

erst angezeigt, wenn diese Meldung freigegeben wurde. Die Möglichkeit der Rückgabe

durch das Landesjugendamt besteht bei einem orangen Ampelstatus nicht.

100

In die Meldung Kinder mit Behinderung gelangen Sie über den €-Button neben der Be-

zeichnung Ihres Jugendamtes.

Mit dem Button Kinder erfassen können Sie die Kinder, die Sie mit der Meldung melden

möchten, erfassen und speichern.

Bitte wählen Sie dazu zunächst die Einrichtung aus, in der das Kind betreut wird und

geben an mit welcher Position in der Gruppenformtabelle das Kind gemeldet werden soll.

Machen Sie bitte darüber hinaus noch Angaben zu der Anzahl der betreuten Monate und

ob für das Kind im Zuschussantrag zum 15.03. eine Regelpauschale beantragt wurde

(„ja“) oder ob es sich um eine neue Kindpauschale handelt („nein“ = Neue KP in der

Übersicht).

Sie haben die Möglichkeit durch Klick auf Daten speichern die Angaben in die Meldung

zu übernehmen oder durch Klick auf Abbrechen und Zurück zu verwerfen.

Wenn Sie das Kind durch Klick auf Daten speichern in die Meldung überführen, wird bei

der entsprechenden Trägerart der Einrichtung das Kind angezeigt und die monetären

Beträge automatisch berechnet (Fördersumme auf Basis der Kindpauschalen des jewei-

ligen Kindergartenjahres). Die Zeile Summe (je Trägerart) ist die Summe der beiden

Werte oberhalb der Summe (je Spalte): „Zum 15.03. beantragt“ + „Neue KP“. Der Tabel-

lenbereich „Alle Träger“ summiert je Spalte die Werte der vier Tabellenbereiche je Trä-

gerart (Zeile: Summe). Die Werte in den Tabellen einer aktiven Meldung sind nur über

die Kinderliste oder Erfassung von Kindern änderbar.

101

Mit Klick auf den Button Kinderliste anzeigen können Sie sich alle Kinder anzeigen las-

sen, die Sie in der jeweiligen Meldung erfasst haben. Hier haben Sie auch die Möglich-

keit erfasste Kinder aus der Meldung zu löschen. Eine Überarbeitung einmal erfasster

Kinder ist allerdings nicht möglich. Möchten Sie ein bereits erfasstes Kind überarbeiten,

sollten Sie die erfassten Daten zunächst löschen und anschließend neu anlegen.

Nach der Bearbeitung einer Meldung sind verschiedene Aktionen möglich. Die entspre-

chenden Buttons, durch die die Aktionen ausgelöst werden, lassen sich unterhalb der

Meldung Kinder mit Behinderung finden.

102

Durch Klick auf den Button Daten speichern wird die Meldung inkl. des Kommentarfel-

des gespeichert.

Mit dem Button Abbrechen und Zurück verlassen Sie die Meldung ohne das Speichern

der gemachten Eingaben.

Der Klick des Buttons Meldung freigeben führt zur Freigabe der Meldung Kinder mit

Behinderung an das Landesjugendamt. Mit jeder Freigabe wird ein Eintrag in der Mel-

dungshistorie erzeugt. Aus dieser können Sie durch Klick auf das pdf-Symbol die jeweili-

ge Meldung und die dazugehörige Kinderliste aufrufen.

Durch einen Klick auf den Button Neue Meldung starten wird die vorangegangene Mel-

dung in der Ansicht nach unten verschoben und eine neue leere Folgemeldung eröffnet.

Die aktuelle Meldung wird oberhalb der vorangegangenen Meldungen angezeigt. Die

Meldungen werden fortlaufend nummeriert. Die vorangegangenen Meldungen werden

sowohl in der Meldungshistorie als auch in der Webansicht weiter angezeigt. Die histori-

sierten Meldungen können Sie allerdings nicht mehr inhaltlich überarbeiten. Es besteht

lediglich noch lesenden Zugriff auf die Meldung und die Kinderliste sowie auf die Funkti-

on In LB überführen. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den jeweiligen Meldungen um

individuelle Meldungen handelt und eine Folgemeldung keine kumulierte Meldung mit

Inhalt der vorangegangenen Meldung ist. D.h. eine neue Meldung beinhaltet nur Kinder,

die Sie neu melden und keine Kinder, die Sie bereits in vergangenen Meldungen gemel-

det haben.

Mit dem Button In LB überführen können Sie alle Daten der Meldung in die Leistungs-

bescheide der Einrichtungen überführen.

103

Die jeweilige Meldung Kinder mit Behinderung und die dazugehörige Kinderliste kann

jederzeit als pdf-Dokument aufgerufen werden. Klicken Sie dazu auf den Button In PDF

umwandeln bei der jeweiligen Meldung und in der Kinderliste der jeweiligen Meldung.

Darüber hinaus haben Sie im jeweiligen Kommentarfeld einer Meldung die Möglichkeit

Bemerkungen bzw. Erläuterungen in KiBiz.web zu hinterlegen.

6.7.7.2 Übernahmefunktion in die Leistungsbescheide der Einrichtungen

Der Button In LB überführen wird für alle freigegeben und historisierten Meldungen ak-

tiv, wenn Sie Zugriff auf Ihren Leistungsbescheid und die Leistungsbescheide der Ein-

richtungen haben (Ampelstatus Leistungsbescheid Landesjugendamt an Jugendamt ist

Grün).

Durch die Überführung wird die Gruppenformtabelle in allen Leistungsbescheiden der

Einrichtungen angepasst, die der jeweiligen Meldung zu Grunde liegen.

Das Jugendamt kann demnach eine Meldung nur in Gänze in die Leistungsbescheide

der betroffenen Einrichtungen überführen. Sollte das Jugendamt mehrere Meldungen

abgegeben haben, können auch mehrere Meldungen nacheinander in die Leistungsbe-

scheide der Einrichtungen übernommen werden. Es handelt sich um eine unabhängige

Übernahme je Meldung. Bitte beachten Sie, dass eine Übernahme in den Leistungsbe-

scheid nur einmalig je Meldung möglich ist. Nach einer Übernahme ist der Button dauer-

haft deaktiviert.

104

Der Leistungsbescheid Jugendamt an Träger/Einrichtung passt sich auf Basis der Anga-

ben in der Kinderliste zur Meldung an. Es werden nur die Leistungsbescheide der Ein-

richtungen neu gespeichert, die in der Kinderliste der Meldung aufgelistet sind.

Der Wert 1 in der Kinderliste (Aktenzeichen der Einrichtung) ist ausschlaggebend dafür,

welcher Leistungsbescheid angepasst wird.

Die Anpassung in der Gruppenformtabelle im Leistungsbescheid Jugendamt an Trä-

ger/Einrichtung erfolgt auf Basis von zwei Konstellationen. Die Logik wird je Kind in der

Kinderliste angewandt.

1. Kinderliste Wert 6 = „ja“ (im Zuschussantrag wurde eine Regelpauschale beantragt)

Die Anzahl der Kindpauschalen aus der Kinderliste (Wert 8) wird von dem bisherigen

Wert in der Gruppenformtabelle – Spalte ohne Behinderung – subtrahiert und in der

Gruppenformtabelle – Spalte mit Behinderung – addiert. Anhand der angegebenen

Gruppenform (in Kombination U3/Ü3/SK) in der Kinderliste (Wert 3) werden die beiden

Zellen (ohne/mit Behinderung) in der Gruppenformtabelle identifiziert, die reduziert und

erhöht werden muss. Es wird immer die Zelle in der Spalte „ohne Behinderung“ reduziert

und „mit Behinderung“ erhöht.

2. Kinderliste Wert 6 = „nein“ (im ZA wurde keine Regelpauschale beantragt)

Die Anzahl der Kindpauschalen aus der Kinderliste (Wert 8) wird zu dem bisherigen Wert

in der Gruppenformtabelle addiert. Anhand der angegebenen Gruppenform (in Kombina-

tion U3/Ü3/SK) in der Kinderliste (Wert 3) wird die Zelle in der Gruppenformtabelle identi-

fiziert, die erhöht werden muss. Es wird immer die Zelle in der Spalte „mit Behinderung“

erhöht.

Die Leistungsbescheide der Einrichtungen, die Bestandteil der Meldung waren, werden

gespeichert und der Ampelstatus springt auf Orange.

105

6.7.7.3 Ab KGJ 15/16: Integration Meldung TP-Plätze KmB

Im Meldeformular wird eine neue Tabelle abgebildet, die die Tagespflegeplätze für Kin-

der mit Behinderung anzeigt.

Die Tabelle enthält vier Erfassungsfelder, die nur im Zusammenhang mit den zwei ange-

hakten Checkboxen unter der Tabelle gespeichert werden können. Sie können in den

Feldern ganzzahlige Werte größer-gleich Null erfassen und speichern.

Die Berechnung der weiteren Felder erfolgt automatisch. Bei neubeantragten Tagespfle-

geplätzen für Kinder mit Behinderung wird die Anzahl der Plätze mit der entsprechenden

Pauschale multipliziert. Bei Tagespflegeplätzen für Kinder mit Behinderung, die zum

15.03 beantragt wurden, erfolgt eine Differenzrechnung zwischen der Pauschale für Kin-

der mit Behinderung und der Pauschale für Kinder ohne Behinderung.

Mit den Buttons Kinder erfassen, Kinderliste anzeigen, Daten speichern und Mel-

dung freigeben werden die Eingaben der neuen Tabelle gespeichert.

Nachdem die Meldung freigegeben worden ist, können Sie die Meldung mit dem Button

in LB überführen in den Leistungsbescheid überführen.

Die Werte aus der Tabelle Tagespflegeplätze für Kinder mit Behinderung werden im

Leistungsbescheid in der Tabelle „Zuschuss Tagespflegeplätze gem. § 22 Abs. 1 KiBiz“

wie folgt verrechnet:

Der Wert „Tagespflegeplätze für Kinder unter 3 Jahren ohne Behinderung“ wird um die

Anzahl der zum 15.03. beantragten Tagespflegeplätze U3 reduziert. Dem Wert „Tages-

106

pflegeplätze für Kinder unter 3 Jahren mit Behinderung“ wird die Gesamtanzahl der Ta-

gespflegeplätze U3 aus der Meldung hinzugefügt. Analog dazu werden auch die weite-

ren beiden Werte berechnet. Hier werden die Anzahl der Tagespflegeplätze Ü3 bis

Schuleintritt aus der Meldung verrechnet.

Ab dem Kindergartenjahr 15/16 sehen Sie auch Anpassungen in der Zahlungsübersicht

des Leistungsbescheides. Die Spalte „Landeszuschuss gem. § 22 Abs. 1 KiBiz (Tages-

pflegeplätze) in €“ wird um fünf Felder (März bis Juli) erweitert. Je nachdem wie die Mo-

nate festgehalten wurden (Häkchen gesetzt), wird der Landeszuschuss unterschiedlich

auf die Monate verteilt: Setzen Sie kein Häkchen, wird der Betrag weiterhin hälftig auf

August und Februar verteilt. Halten Sie den August fest, erfolgt die Auszahlung der Diffe-

renz (Gesamtsumme – Wert August) im Februar. Sind beide Monate festgehalten, erfolgt

die Auszahlung der Differenz (Gesamtsumme – Wert August – Wert Februar) im ersten

nicht angehakten Monat.

6.7.8 Meldung § 4 Abs. 6 DVO (Kindpauschalen) ab KGJ 15/16

Ab dem Kindergartenjahr 15/16 wird das KiBiz.web-Menü um den Menüpunkt Meldung

§ 4 Abs. 6 DVO ergänzt. Mit dieser technisch unterstützten Meldung werden automati-

siert die von den Landesjugendämtern bewilligten und ausgezahlten Landesmittel für

Kindpauschalen, die nicht durch Bewilligung des Jugendamtes gebunden sind, gemeldet

und verrechnet.

Hinweis: Die Rollen Träger/Verwaltungsträger und Einrichtung haben keinen Zugriff auf

den Menüpunkt.

107

6.7.8.1 Meldung des Jugendamtes

Nach Klick auf den neuen Menüpunkt „Meldung § 4 Abs. 6 DVO“ erscheint für das

Jugendamt das Meldeformular und die dazugehörige Statusampel. Die Einrichtungen

unterhalb des Jugendamtes werden nicht angezeigt.

Durch Klick auf den €-Button öffnet sich die Meldung § 4 Abs. 6 DVO. Je nach aktuel-

lem Datum können Sie dort die erste (1. Meldung 01.11. ist bis 30.11. bearbeitbar), zwei-

te (2. Meldung 01.02. ist bis 28./29.02. bearbeitbar) oder dritte Meldung (3. Meldung

31.07. ist ab 01.03. bearbeitbar) bearbeiten und gegebenenfalls ältere Meldungen einse-

hen (wenn welche erstellt wurden).

108

In der Meldung können pro Trägerart die U3- und Ü3-Kindpauschalen eingetragen wer-

den. Der Landes- und Konnexitätsanteil berechnet sich mit den entsprechenden Pro-

zentsätzen nach Speicherung und Freigabe der Daten automatisch. Auch die Summen-

darstellung wird automatisch befüllt. Unter der Meldung haben Sie die Möglichkeit für

das Landesjugendamt einen Kommentar zur Meldung zu verfassen.

Ihnen stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung: Daten speichern (setzt die Mel-

dung auf gelb), Abbrechen und zurück, Meldung freigeben (erzeugt einen Eintrag in

der Meldehistorie, setzt die Meldung auf grün und gibt den Zugriff für das Landesjugend-

amt frei) und Neue Meldung starten (nur aktiviert bei entsprechendem Datum, so dass

technisch nur drei Meldungen – je Meldetermin eine – abgegeben werden können). Nach

Freigabe der Meldung können Sie keine Änderungen mehr an der Meldung vornehmen.

Dies ist nur dann wieder möglich, wenn das Landesjugendamt Ihnen die Meldung zu-

rückgibt.

Starten Sie zu gegebenen Zeitpunkt eine neue Meldung, rutscht die vorherige Meldung

in der Ansicht nach unten und die neue Meldung wird angezeigt. Bei den alten Meldun-

gen besteht lediglich ein lesender Zugriff. Meldungen können nach Ablauf des vorge-

schriebenen Zeitraums nicht mehr nachgetragen werden.

6.7.8.2 Überführung der Meldung in den Leistungsbescheid

Nachdem das Jugendamt die Meldung freigegeben hat, kann das Landesjugendamt die

Meldung in den Leistungsbescheid überführen. Die folgende Tabelle wird im Leistungs-

bescheid des Jugendamtes angezeigt:

109

Pro Meldung werden vier Zellen im Leistungsbescheid befüllt: Datum der Meldung, Lan-

deszuschuss Kindpauschalen (U3+Ü3), Landeszuschuss Kindpauschalen-Konnexität

(U3) und Monat der Verrechnung. Der Wert Landeszuschuss Kindpauschalen wird in der

Zahlungsübersicht in der Spalte Landeszuschuss gem. § 21 Abs. 1 S. 2 u. § 21e Abs. 1

KiBiz (Kindpauschalen/Planungsgarantie) im angegebenen Monat einmalig verrechnet.

Der Wert Landeszuschuss Kindpauschalen-Konnexität fließt in die Spalte Landeszu-

schuss gem. § 21 Abs. 1 S. 3 u. § 21e Abs. 1 KiBiz (Kindpauschalen-Konnexität) ein und

wird dort ebenfalls einmalig verrechnet.

Des Weiteren fließt die Summe aller gemeldeten Werte auch in die Gesamtsumme der

Berechnung des Landeszuschusses ein.

Hinweis: Sobald die Endabrechnung abgegeben wurde, ist der Leistungsbescheid und

damit auch die Meldung zur Bearbeitung gesperrt.

6.7.9 Leistungsbescheid ab KGJ 11/12

Der Leistungsbescheid beinhaltet die Bewilligung der Zuschüsse gegenüber den einzel-

nen Kindertageseinrichtungen. Die Funktion Leistungsbescheid ist erst dann für Sie

ersichtlich, sofern das Ministerium die Beantragung der Zuschüsse bestätigt hat und offi-

ziell den Bewilligungsprozess angestoßen hat. Für die Rolle der Einrichtung spiegelt der

Leistungsbescheid die bewilligten Zuschüsse für die Kindertageseinrichtung wider und

soll als Hilfestellung für die Erfassung der Monatsdaten in den jeweiligen Gruppenform-

tabellen dienen.


Nachdem Sie den Funktionsbereich Leistungsbescheid geklickt haben, erscheint ähn-

lich wie im Zuschussantrag eine Liste über die Ihnen zugeordneten Einrichtungen sowie

oberhalb dieser Ihre Institution.

110




gend durch Klick auf das entsprechende Sortierkriterium (bspw. AZ LJA) sortieren.

In der Rolle des Jugendamtes befindet sich neben Ihrem Jugendamt eine Statusanzeige

in Form einer Ampel. Diese wird mit Rot gekennzeichnet, sofern der Leistungsbescheid

Ihres Jugendamtes bisher nicht vom Landesjugendamt bearbeitet wurde. Die Ampel wird

mit Gelb ausgewiesen, sofern eine Bearbeitung des Leistungsbescheides Ihres Jugend-

amtes durch das Landesjugendamt vorgenommen wurde, jedoch der Leistungsbescheid

noch nicht durch das Landesjugendamt erstellt worden ist und damit Ihnen noch nicht

vorliegt. Die Ampel wird mit Grün gekennzeichnet, sofern das Landesjugendamt Ihnen

gegenüber den Leistungsbescheid erstellt hat. Wurde der Leistungsbescheid durch das

Landesjugendamt gegenüber dem Jugendamt bisher nicht erstellt, habe Sie weder Zu-

griff auf die Leistungsbescheide der einzelnen Einrichtungen noch Zugriff auf den auf

Jugendamtsebene aufgeführten Leistungsbescheid (graue Unterlegung der €-Buttons).

Erst nach der Erstellung des Leistungsbescheides für Ihr Jugendamt durch das Landes-

jugendamt haben Sie die Möglichkeit sowohl auf die Leistungsbescheide der Ihnen zu-

geordneten Einrichtungen zuzugreifen als auch auf den auf Jugendamtsebene aufge-

führten Leistungsbescheid (orange Hinterlegung der €-Buttons). Wurden nachträglich

von Seiten des Landesjugendamt Änderungen am Leistungsbescheid Ihres Jugendam-

tes vorgenommen, das Landesjugendamt hat jedoch den Änderungsbescheid noch nicht

gegenüber Ihrem Jugendamt erstellt, haben Sie auch in diesem Fall keinen Zugriff auf

die entsprechenden Leistungsbescheide (graue Unterlegung der €-Buttons).

111

Zudem befindet sich eine Statusanzeige in Form einer Ampel auf der Ebene der Einrich-

tung, die den Bearbeitungsstatus des Leistungsbescheides für diese Einrichtung wider-

gibt. Wurde der Leistungsbescheid der entsprechenden Einrichtung bisher noch nicht

bearbeitet, wird die Ampel mit Rot ausgewiesen. Wurde der Leistungsbescheid bearbei-

tet, jedoch nicht für die Einrichtung erstellt, wird die Ampel mit Gelb ausgewiesen. Wird

der Leistungsbescheid gegenüber der Einrichtung erstellt, springt die Ampel auf Grün.

6.7.9.2 Leistungsbescheid einer Einrichtung

Der Zugriff auf den Leistungsbescheid einer Einrichtung erfolgt per Mausklick auf den €-

Button, der rechts auf Ebene der Einrichtung angeordnet ist. Das Öffnen des Formulars

ist jedoch nur möglich, sofern der €-Button orange hinterlegt ist (vgl. Abschnitt 6.7.9.1).

Es werden Ihnen in den Rollen des Jugendamtes und des Trägers bzw. Verwaltungsträ-

gers anschließend die drei Reiter Leistungsbescheid, Zuschussantrag und Differenz,

denen die entsprechenden Formulare zugrunde liegen, angezeigt. Per Mausklick auf den

Reiter Leistungsbescheid, Zuschussantrag oder Differenz gelangen Sie in das jewei-

lige Formular.

Hinweis Einrichtung: In der Rolle der Einrichtung haben Sie ausschließliche Einblick in

den Reiter Leistungsbescheid. Dies soll als Hilfestellung für die Erfassung der Monatsda-

ten dienen. Daher haben Sie hier einen lesenden Zugriff u.a. auf die bewilligten Kind-

pauschalen, die Ihnen nach Gruppenformtabellen gegliedert angezeigt werden.

112

Über den rechts oben positionierten Button In PDF umwandeln haben Sie die Möglich-

keit, dass jeweils von Ihnen ausgewählte Dokument als PDF-Dokument aufzurufen. Die

Anzeige des PDF-Dokumentes erfolgt in einem separaten Fenster Ihres Browsers. Hier

haben Sie auch die Möglichkeit das Dokument lokal auf Ihren PC zu speichern.

113

Hinweis Träger: Sofern für alle Ihnen zugeordneten Einrichtungen die Leistungsbe-

scheide vorliegen, besitzen Sie zudem Zugriff auf den über alle Einrichtungen summier-

ten Leistungsbescheid. Rufen Sie den summierten Leistungsbescheid per Klick auf das

mehrfachhinterlegte €-Button rechts neben dem Trägernamen auf.

Der über alle Einrichtungen summierte Leistungsbescheid gliedert sich in die drei Reiter

Leistungsbescheid, Zuschussantrag und Differenz. Der Reiter Leistungsbescheid

stellt eine Summierung der Leistungsbescheide aller Ihnen zugeordneten Einrichtungen

dar. Dementsprechend spiegelt der Reiter Zuschussantrag eine Summierung aller ur-

sprünglich für die Einrichtungen gestellten Zuschussanträge wider. Der Reiter Differenz

weist schließlich die zwischen den summierten Leistungsbescheiden und den summier-

ten Zuschussanträgen bestehenden Abweichungen gemäß der Berechnung Wert Leis-

tungsbescheid minus Wert Zuschussantrag aus.

114

Hinweis Verwaltungsträger: Nachdem Sie auf den Menüpunkt Leistungsbescheid

geklickt haben, erscheint auf der Arbeitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordne-

ten Träger. Per Klick auf den Trägernamen erhalten Sie eine Übersicht über die Einrich-

tungen des entsprechenden Trägers.

6.7.9.2.1 Leistungsbescheid bearbeiten

Hinweis: Den Leistungsbescheid können Sie nur in der Rolle des Jugendamtes bearbei-

ten.

115

Bei dem erstmaligen Öffnen des Leistungsbescheids einer Einrichtung entspricht dieser

dem gestellten Zuschussantrag. Sie haben anschließend die Möglichkeit innerhalb des

Leistungsbescheides Änderungen vorzunehmen: Die Anzahl der Kindpauschalen lassen

sich in den gesondert gekennzeichneten Feldern der Gruppenformtabellen erhöhen bzw.

verringern.

Zudem lässt sich der Zuschuss für eingruppige Einrichtungen bzw. für Einrichtungen in

sozialen Brennpunkten durch Eingabe der geänderten Werte in die Felder eingruppige

Einrichtung bzw. sozialer Brennpunkt erhöhen bzw. verringern. Auch die anerkannte

Jahreskaltmiete (Mietvertrag vor dem 28.02.2007), die Jahresmietpauschale (Miet-

vertrag nach dem 28.02.2007), der Abzugsbetrag bei Mieten gem. § 20 Abs. 2 KiBiz

bzw. der Zuschuss zertifizierte Familienzentrum (Auszahlung im Aug. und Febr.)

lassen sich durch Anpassen der entsprechenden Werte erhöhen bzw. verringern.

Zusätzlich zu diesen Fördertatbeständen können Sie ab dem Leistungsbescheid für das

Kindergartenjahr 2011/2012 (Umsetzung der Revisionstatbestände) auch eine Förde-

rung für Waldkindergärten, Familienzentren in Sozialen Brennpunkten und die U3-

Pauschalen bewilligen. Die Fördersumme für Familienzentren in Sozialen Brennpunkten

wird im Leistungsbescheid 11/12 mit 1.000 € voreingestellt, sofern es sich um ein zertifi-

ziertes Familienzentrum handelt, für welches im Zuschussantrag neben der Förderung

116

des Familienzentrums auch eine Förderung des Sozialen Brennpunktes (Betrag > 0 €)

für die Einrichtung beantragt wurde. Im Leistungsbescheid 12/13 entspricht die Vorein-

stellung dem Wert des Zuschussantrages 12/13.

Für die Bewilligung der U3-Pauschalen wird Ihnen für das Kindergartenjahr 2011/2012

der Wert der Abschlagszahlungen voreingestellt. Dieser Wert entspricht dem

„Datenexport Abschlagszahlungen U3 Pauschalen“ aus dem Menüpunkt Berichtswesen

Datenexport. Dieser Export wurde dort zu Beginn des Kindergartenjahres hinterlegt.

Möchten Sie nun dem Träger der Einrichtungen die gemeldeten U3-Pauschalen

bewilligen, können Sie diese im Leistungsbescheid erfassen und das Drop-Down-Menü

von Abschlagszahlungen auf „gemeldete U3 Pauschalen“ umstellen. Sollten Sie andere

Abschlagszahlungen geleistet haben, können Sie diese manuell ändern. In dem Fall

müssen Sie ggf. auch die Zahlungsübersicht für die geleisteten U3-Pauschalen manuell

anpassen.

Ansicht für das Kindergartenjahr 2011/2012:

117

Im Leistungsbescheid 2012/2013 werden Ihnen ebenfalls wieder Abschlagszahlungen

(von August bis Januar) voreingestellt. Die Formel zur Berechnung der voreingestellten

Werte entspricht den Werten des letzten Jahres. Bitte beachten Sie, dass keine

automatische Anpassung an der Abschlagsberechnung erfolgt, wenn Sie im

Leistungsbescheid die Kindpauschalen in der Gruppenformtabelle für U3-Kinder

anpassen. Die Anzahl der zusätzlichen U3-Pauschalen kann von Ihnen manuell

angepasst werden. Sobald Sie im Laufe des Kindergartenjahres die tatsächlich

gemeldeten U3-Pauschalen bewilligen wollen, müssen Sie diese Werte aus der Meldung

übernehmen. In diesem Zusammenhang werden die Abschlagszahlungen (von August

bis Januar) auf die gemeldeten Werte umgestellt und bei Änderungen der bewilligten

Differenzen in der Zahlungsübersicht verrechnet.

Ansicht für das Kindergartenjahr 2012/2013:

Darüber hinaus wird in dem Leistungsbescheid des Kindergartenjahres 2011/2012 (Um-

setzung der Revision) bei erneutem Speichern des Leistungsbescheides die Förder-

summe für Familienzentren und Kindpauschale IIc für Kinder mit Behinderungen neu

118

berechnet. Im Leistungsbescheid des Kindergartenjahres 2012/2013 werden diese Wer-

te laut Zuschussantrag des Kindergartenjahres 2012/2013 voreingestellt.

6.7.9.2.2 Aktionen im Leistungsbescheid

Hinweis: Den Leistungsbescheid können Sie nur in der Rolle des Jugendamtes bearbei-

ten.

Nach dem Aufrufen des Leistungsbescheides einer Einrichtung stehen Ihnen verschie-

dene Aktionen zur Verfügung.

Per Klick des Button Daten speichern wird der vorliegende Leistungsbescheid gespei-

chert. Aufgrund der Barriere freien Gestaltung von KiBiz.web (vgl. Abschnitt 6.7.1.2) ist

auch hier zu beachten, dass die Aktualisierung der Berechnungen erst bei dem Klick des

Buttons Daten speichern erfolgt.

Durch Klick des Button Leistungsbescheid erstellen, wird der Leistungsbescheid ge-

genüber der betrachteten Einrichtung erstellt. Sie haben anschließend die Möglichkeit

eine von Ihnen im Funktionsbereich Briefvorlagen (vgl. Abschnitt 6.5.4) hinterlegte Vor-

lage auszuwählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl über den Klick des Buttons Leistungs-

bescheid erstellen. Brechen Sie den Vorgang ab und kehren Sie zurück in das Formu-

lar des Leistungsbescheides, indem Sie die Button Abbrechen klicken. Wurde der Vor-

gang Leistungsbescheid erstellen erfolgreich ausgeführt, gelangen Sie automatisch

zurück in das Formular des Leistungsbescheides. Oberhalb des Leistungsbescheides

befindet sich der Hinweis, dass der Leistungsbescheid erfolgreich erstellt wurde.

119

Unterhalb des Formulars des Leistungsbescheides ist anschließend der erstellte Leis-

tungsbescheid durch Klick auf das Öffnen Symbol aufrufbar.

Bestätigen Sie erneut das Öffnen des Formulars in dem Fenster Öffnen von durch Drü-

cken des Buttons OK.

Das Anschreiben des Leistungsbescheides wird Ihnen anschließend in einem Textverar-

beitungsprogramm angezeigt. In dem Textverarbeitungsprogramm haben sie die Mög-

lichkeit das Anschreiben des Leistungsbescheides individuell zu ändern. Änderungen,

die im Textverarbeitungsprogramm vorgenommen wurden, werden jedoch nicht in

120

KiBiz.web gespeichert! Bitte beachten Sie weiterhin, dass es sich bei dem Anschreiben

um ein rtf-Dokument handelt. Wird ein Word-Dokument gewünscht, sollten Sie das An-

schreiben als Word-Dokument lokal speichern. Die Auswahl des Dateityps Word-

Dokument erfolgt bei Microsoft Word im Fenster Speichern unter (vgl. auch Abschnitt

6.5.4).

Durch Klick des Buttons Abbrechen im Leistungsbescheid gelangen Sie zurück in die

Einrichtungsübersicht. Änderungen, die im Leistungsbescheid einer Einrichtung vorge-

nommen wurden, werden nicht gespeichert.

Das von Ihnen erstellte Anschreiben des Leistungsbescheids einer Einrichtung ist jeder-

zeit unterhalb der Aktionenleiste des Leistungsbescheides einer Einrichtung per Maus-

klick aufrufbar.

Wurde bereits ein Leistungsbescheid gegenüber einer Einrichtung erstellt, jedoch be-

steht ein Änderungsbedarf dieses Leistungsbescheides, können Sie die Änderungen wie

gewohnt im Leistungsbescheid der Einrichtung vornehmen (vgl. Abschnitt 6.7.9.2.1). Kli-

cken Sie anschließend den Button Daten speichern, der neben der Speicherung Ihrer

Änderungen auch dazu führt, dass der Button Leistungsbescheid erstellen wiederum

aktiv wird. Eine Erstellung des (geänderten) Leistungsbescheides erfolgt wie in diesem

121

Abschnitt beschrieben. Auch nach der Änderung des Leistungsbescheides können Sie

jederzeit in vorangegangene Leistungsbescheide, die unterhalb des Leistungsbeschei-

des der Einrichtung unter Bereits erstellte Bescheide angeordnet sind, einsehen.

Zudem kann der Leistungsbescheid einer Einrichtung jederzeit als pdf-Dokument aufge-

rufen werden. Klicken Sie dazu auf den Button In PDF umwandeln, der in der rechten

oberen Ecke platziert ist.

Die Generierung des PDF-Dokumentes ist abhängig von dem von Ihnen ausgewählten

Reiter. Wurde beispielsweise der Reiter Leistungsbescheid ausgewählt, wird Ihnen

anschließend ein PDF-Dokument des Leistungsbescheides, welcher unter dem Reiter

Leistungsbescheid abgelegt ist, generiert. Die Anzeige des PDF-Dokumentes erfolgt in

einem separaten Fenster Ihres Browsers. Hier haben Sie auch die Möglichkeit das Do-

kument lokal auf Ihren PC zu speichern.

122

6.7.9.2.3 Zahlungsübersicht

Hinweis: Die Zahlungsübersicht können Sie nur in der Rolle des Jugendamtes bearbei-

ten.

Im Leistungsbescheid einer Einrichtung wird Ihnen zudem unterhalb der Zuschussbe-

rechnung die Zahlungsübersicht ausgewiesen. Diese weist sowohl die Abschlagszahlun-

gen pro Monat bestehend aus den Zuschüssen für die Kindpauschalen, Miete, eingrup-

pige Einrichtung und Einrichtung in einem sozialen Brennpunkt sowie Waldkindergärten

(Spalte Zuschüsse gem. § 20 Abs. 1, 2 und 3 KiBiz (Kindpauschalen, Mieten, eingrp.

Einr., sozialer Brennpunkt, Waldkiga.)) als auch die Abschlagszahlungen im August und

im Februar für das zertifizierte Familienzentrum aus (Spalte Zuschüsse gem. § 21 Abs. 4

KiBiz +5 KiBiz (Familienzentrum)). Die Erhöhungsbeträge für Familienzentren und Fami-

lienzentren im Sozialen Brennpunkt im Kindergartenjahr 2011/2012 werden im ersten

Monat ausgezahlt, den Sie nicht festhalten, frühestens aber im November. In der Zah-

lungsübersicht im Leistungsbescheid 2012/2013 ist der Zuschuss für Familienzentren

und Familienzentren im Sozialen Brennpunkt wieder hälftig auf August und Februar auf-

geteilt. Im Zuge der Revision im Kindergartenjahr 2011/2012 wurde die Zahlungsüber-

sicht um die Spalte Landeszuschuss gem. § 21 Abs. 3 KiBiz (zusätzliche U3-

Pauschalen) erweitert. Dort sehen Sie zunächst die Abschlagszahlungen voreingestellt.

123

Durch die Eingabe der gemeldeten U3-Pauschalen im Laufe des Kindergartenjahres wird

die Zahlungsübersicht ggf. angepasst. Eine Verrechnung einer möglichen Differenz zwi-

schen Abschlagszahlungen und U3-Pauschalen sowie geänderter Bewilligung erfolgt im

ersten Monat, den Sie nicht festhalten.

Beim erstmaligen Öffnen des Leistungsbescheides einer Einrichtung handelt es sich bei

den Abschlagszahlungen für Kindpauschalen, eingruppige Einrichtungen und für Einrich-

tungen in sozialen Brennpunkten um auf die Monate August bis Juni des folgenden Jah-

res gleichverteilte glatte Werte (ohne Nachkommastellen). Ein evtl. ungerader Restbe-

trag (mit zwei Nachkommastellen) wird im letzten Monat des KGJ ausgewiesen. Die Zah-

lungen für das Familienzentrum werden jeweils i. H. v. 50% im August sowie im Februar

des Folgejahres gezahlt.

Eine manuelle Anpassung der Zahlungsstruktur kann durch die Änderungen der Ab-

schläge der einzelnen Monate in den entsprechenden Feldern erfolgen. Durch den an-

schließenden Klick auf den Button Daten speichern unterhalb der Zahlungsübersicht

124

werden Ihre Änderungen in der Zahlungsübersicht gespeichert. Durch Klick des Buttons

Abbrechen kehren Sie zurück zur Einrichtungsübersicht und Ihre manuellen Änderun-

gen an der Zahlungsübersicht werden verworfen.

Werden Änderungen im Leistungsbescheid einer Einrichtung vorgenommen (bspw. Er-

höhung der Kindpauschalen) und anschließend der Button Daten speichern betätigt,

werden die Änderungen im Leistungsbescheid zwar gespeichert, eine Anpassung der

Zahlungsübersicht an den geänderten Leistungsbescheid findet jedoch nicht statt!

Erst durch das Klicken des Button Zahlungsübersicht neu berechnen findet eine An-

passung der Zahlungsübersicht an den geänderten Leistungsbescheid statt. Möchten

Sie auch die angepasste Zahlungsübersicht speichern, ist es erneut erforderlich den But-

ton Daten speichern zu betätigen. Soll die angepasste Zahlungsübersicht verworfen

werden, klicken Sie den Button Abbrechen.

6.7.9.2.4 Zuschussantrag und Differenz

Sie haben jederzeit die Möglichkeit den Leistungsbescheid der Einrichtung mit dem ur-

sprünglichen Zuschussantrag zu vergleichen.

Für das Aufrufen des ursprünglichen Zuschussantrags, klicken Sie bitte auf den Reiter

Zuschussantrag, der den von Ihnen gestellten bzw. bestätigten Zuschussantrag der

Einrichtung wiedergibt.

Der Reiter Differenz soll die Abweichungen, die zwischen dem Leistungsbescheid und

dem Zuschussantrag besteht, verdeutlichen: Wurde beispielsweise eine Anzahl von

zehn Kindpauschalen der Gruppenform Ia für Kinder ohne Behinderung beantragt, je-

doch von Ihrer Seite nur fünf dieser Kindpauschalen bewilligt, zeigt KiBiz.web unter dem

125

Reiter Differenz eine Abweichung von „-5“ Kindpauschalen (= fünf Kindpauschalen aus

dem Leistungsbescheid – zehn Kindpauschalen aus dem Zuschussantrag) der Gruppen-

form Ia für Kinder ohne Behinderung auf. Die resultierenden €-Beträge werden entspre-

chend ausgewiesen. Grundsätzlich werden alle Differenzen gemäß der Berechnung

Wert des Leistungsbescheides minus dem Wert des Zuschussantrages ermittelt.

6.7.9.3 Leistungsbescheid des Jugendamtes

Hinweis: Der kumulierte Leistungsbescheid des Jugendamtes steht Ihnen nur in der

Rolle des Jugendamtes zur Verfügung.

Das Aufrufen des Leistungsbescheides des Jugendamtes erfolgt per Mausklick auf das

mehrfach hinterlegte €-Button auf Ebene Ihres Jugendamtes. Es wird Ihnen anschlie-

ßend der Leistungsbescheid Ihres Jugendamtes eingeblendet.

Der Leistungsbescheid gliedert sich in die drei Reiter Leistungsbescheid LJA, Leis-

tungsbescheid aktuell und Differenz.

Der Leistungsbescheid LJA stellt den von Seiten des Landesjugendamtes gegenüber

Ihrem Jugendamt bewilligten Leistungsbescheid dar. Dieser dient Ihrer Information und

ist nicht editierbar. Der Leistungsbescheid LJA ist wiederum untergliedern in die sechs

Formulare Übersicht, Kirchlicher Träger, Andere freie Träger, Elterninitiativen,

Kommunale Träger und Alle Trägergruppen, die durch den Mausklick auf die entspre-

chenden Reiter aufgerufen werden können.

126


von Seiten des Landesjugendamtes gegenüber Ihrem Jugendamt bewilligten Zuschüsse

(Kindpauschalen, Miete, eingruppige Einrichtungen, Waldkindergärten, soziale Brenn-

punkte, zertifizierte Familienzentren und Tagespflegeplätze sowie den Erstattungsbetrag

für die Elternbeitragsfreiheit). Bei den in der Übersicht aufgeführten Beträgen handelt es

sich um Landeszuschüsse, denen die Landesanteile zugrunde liegen.


initiativen und Kommunale Träger weisen die von Seiten des Landesjugendamtes ge-

genüber Ihrem Jugendamt bewilligten Zuschüsse differenziert nach den jeweiligen Trä-

gertypen auf. Dabei werden sowohl die bewilligte Anzahl der Kindpauschalen ausgewie-

sen als auch die daraus resultierenden Beträge. Im unteren Teil der Formulare lassen

sich die Summe der Kindpauschalen, die bewilligten Zuschüsse für eingruppige Einrich-

tungen, für Waldkindergärten, für Einrichtungen in sozialen Brennpunkten und der bezu-

schussungsfähige Mietanteil finden. Ebenfalls werden dort die bewilligten U3-

Pauschalen je Trägerart abgebildet. Im Anschluss an die Auflistung der genannten Be-

träge erfolgt sowohl der Ausweis des Zuschusses Land, dem die entsprechenden Lan-

desanteile i. H. v. 36,5% (kirchlicher Träger), 36% (andere freie Träger), 38,5% (Eltern-

initiativen) und 30% (kommunaler Träger) zugrunde liegen, als auch der Ausweis des

Zuschusses Jugendamt, dem die Fördersätze i. H. v. 88% (kirchlicher Träger), 91% (an-

dere freie Träger), 96% (Elterninitiativen) und 79% (kommunaler Träger) zugrunde lie-

gen. Zudem wird der kommunale Zuschuss ausgewiesen, der sich aus der Differenz

zwischen dem Zuschuss des Jugendamtes und dem Zuschuss des Landes ergibt.

127

Hinweis für den Leistungsbescheid Kindergarten 13/14:

Im Leistungsbescheid je Trägerart wird die Summe für U3 und Ü3 Kinder separat aus-

gewiesen, da ab dem Kindergartenjahr 13/14 der Berechnung der Förderungssumme

von U3 Kinder ein erhöhter Fördersatz (Landesanteil) zugrunde liegt. Somit liegt für U3

Kinder der Landesanteil i. H. v. 56,46% (kirchlicher Träger), 55,96% (andere freie Trä-

ger), 58,46% (Elterninitiativen) bzw. 49,96% (kommunaler Träger) zugrunde. Die mit die-

sen Landesanteil berechnete Fördersumme wird in einen Landeszuschuss gem. § 21

Abs. 1 S. 2 KiBi und Landeszuschuss gem. § 21 Abs. 1 S. 3 KiBiz (Konnexität) aufgeteilt

uns ausgewiesen. Bei Ü3 Kindern und den anderen Fördertatbeständen bleibt es bei den

Landesanteilen i. H. v. 36,5% (kirchlicher Träger), 36% (andere freie Träger), 38,5% (El-

terninitiativen) bzw. 30% (kommunaler Träger). In dem Reiter Übersicht wird die Ge-

samtsumme für den Fördertatbestand Kindpauschalen (U3 + Ü3) ebenfalls in einen Lan-

deszuschuss gem. § 21 Abs. 1 S. 2 KiBi und Landeszuschuss gem. § 21 Abs. 1 S. 3

KiBiz (Konnexität) aufgeteilt. Diese Aufteilung wird ebenfalls in der Zahlungsübersicht

vorgenommen.

128

Das Formular Alle Trägergruppen weist hingegen die über alle Trägergruppen sum-

mierte Anzahl der bewilligten Kindpauschalen sowie die daraus resultierenden Beträge

aus. Im unteren Teil des Formulars lassen sich die Summe der Kindpauschalen, die be-

willigten Zuschüsse für eingruppige Einrichtungen, für Einrichtungen in sozialen Brenn-

punkten und der bezuschussungsfähige Mietanteil über alle Trägergruppen finden. Auch

hier findet eine Gegenüberstellung des Zuschusses Land mit dem Zuschuss des Ju-

gendamtes unter Ausweis des kommunalen Anteiles statt.

Der Leistungsbescheid aktuell dient Ihrer Information und stellt den über alle Leis-

tungsbescheide der Einrichtungen summierten Bescheid dar. Als Beispiel sei hier verein-

fachend angenommen, dass Ihrem Jugendamt zwei Einrichtungen in kirchlicher Träger-

schaft zugeordnet sind. Sie bewilligen gegenüber den beiden Einrichtungen jeweils 20

Kindpauschalen für Kinder ab 3 Jahren der Gruppenform Ia. Darüber hinaus werden kei-

ne Zuschüsse bewilligt. Der Leistungsbescheid aktuell weist die Summe der bewilligten

Beträge bzw. Anzahl der Kindpauschalen aus.

Der Leistungsbescheid aktuell ist wiederum untergliedern in die sechs Formular Über-

sicht, Kirchlicher Träger, Andere freie Träger, Elterninitiativen, Kommunale Träger

und Alle Trägergruppen, die durch den Mausklick auf die entsprechenden Reiter aufge-

rufen werden können.

129


von Ihrem Jugendamt bewilligten Zuschüsse (Kindpauschalen, Miete, eingruppige Ein-

richtungen, Waldkindergärten, soziale Brennpunkte, zertifizierte Familienzentren, zertifi-

zierte Familienzentren in Sozialen Brennpunkten, U3-Pauschalen und Tagespflegeplät-

ze). Bei den in der Übersicht aufgeführten Beträgen handelt es sich um Landeszu-

schüsse, denen die Landesanteile zugrunde liegen.

Die Formulare Kirchliche Träger, Andere freie Träger, Elterninitiativen und Kommu-

nale Träger weisen die von Seiten Ihres Jugendamtes gegenüber den Einrichtungen

bewilligten summierten Zuschüsse differenziert nach den jeweiligen Trägertypen auf.

Das Formular Alle Trägergruppen beinhaltet die entsprechenden bewilligten Zuschüsse

über alle Trägergruppen.

Das Formular Differenz, aufrufbar durch Klick des entsprechend bezeichneten Reiters,

soll die Abweichung, die zwischen den Leistungsbescheid LJA und Leistungsbe-

scheid aktuell bestehen, verdeutlichen: Es sei als vereinfachendes Beispiel angenom-

men, dass eine Anzahl von zehn Kindpauschalen der Gruppenform Ia für Kinder ohne

Behinderung von Seiten des Landesjugendamtes Ihrem Jugendamtes gegenüber bewil-

ligt wurde. Diese können Sie aus dem Leistungsbescheid LJA entnehmen. Sie wiede-

rum bewilligen jedoch nur vier dieser Kindpauschalen gegenüber Einrichtung A und vier

gegenüber Einrichtung B. Im Leistungsbescheid aktuell werden somit acht Kindpau-

schalen der Gruppenform Ia für Kinder ohne Behinderung ausgewiesen. Es ergibt sich

folglich eine Differenz von „2“ Kindpauschalen (= zehn Kindpauschalen aus dem Leis-

tungsbescheid LJA – acht Kindpauschalen aus dem Leistungsbescheid aktuell) der

Gruppenform Ia für Kinder ohne Behinderung. Grundsätzlich werden alle Differenzen

gemäß der Berechnung Wert des Leistungsbescheides LJA minus dem Wert des Leis-

tungsbescheides aktuell ermittelt und im Formular Differenz ausgewiesen.

130

6.7.9.4 Anpassungen Gesetzesrevision KGJ 2014/2015

6.7.9.4.1 Leistungsbescheid der Einrichtung

Im Zuschussantrag 2014/2015 konnten für den Fördertatbestand Waldkindergarten

ein Zuschuss bis zu 15.000 € pro Einrichtung beantragt werden. Da die Förderung in

Abhängigkeit der Anzahl Waldkindergartengruppen erfolgt, können im Leistungsbescheid

einer Einrichtung nun Beträge größer 15.000 € erfasst und bewilligt werden.

Die drei neuen Fördertatbestände Verfügungspauschale, plusKITA und zusätzl.

Sprachförderbedarf werden in der Zuschussberechnung ausgewiesen. In der Zah-

lungsübersicht werden die drei neuen Fördertatbestände Verfügungspauschale, plus-

KITA und zusätzl. Sprachförderbedarf jeweils in einer Spalte ausgewiesen und der Zu-

schuss auf die Monate aufgeteilt.

Ausschnitt Zuschussberechnung:

Ausschnitt Zahlungsübersicht:

131

Die voreingestellten Beträge für die Verfügungspauschale je Einrichtung basieren im

Kindergartenjahr 2014/2015 auf Werten, die von den Landesjugendämtern bereitgestellt

wurden. Ausgangsbasis dafür sind die einrichtungsbezogenen Angaben im Zuschussan-

trag und ein Abstimmungsprozess möglicher erforderlicher Korrekturen zwischen den

Landesjugendämtern und Jugendämtern.

Die voreingestellten Beträge für den Fördertatbestand plusKITA und zusätzl. Sprachför-

derbedarf stammen aus den korrespondierenden Feldern in den Einrichtungsstammda-

ten.

Ausschnitt Einrichtungsstammdaten:

Bitte beachten Sie, dass die Höhe des Zuschusses nur einmalig (mit dem Update der

Änderungen) aus den Stammdaten der Einrichtung übernommen bzw. im Leistungsbe-

scheid der Einrichtung voreingestellt wird. Im Leistungsbescheid können Sie anschlie-

ßend den Betrag manuell ändern. Bitte passen Sie in dem Fall auch die Stammdaten der

132

Einrichtung an, so dass der Leistungsbescheid mit den Angaben in den Stammdaten

immer übereinstimmen.

6.7.9.4.2 Leistungsbescheid des Jugendamtes

In dem Leistungsbescheid des Landesjugendamtes erfolgt eine differenzierte Zuschuss-

berechnung für Tagespflegeplätze für Kinder mit und ohne Behinderung (unverändert

getrennt nach U3 und Ü3).

Neben der veränderten Förderung bei den Tagespflegeplätzen werden in der Zuschuss-

berechnung auch die drei neuen Fördertatbestände Verfügungspauschale, plusKITA und

zusätzl. Sprachförderbedarf ausgewiesen. In der Zahlungsübersicht werden die drei

neuen Fördertatbestände Verfügungspauschale, plusKITA und zusätzl. Sprachförderbe-

darf jeweils in einer Spalte ausgewiesen und der Zuschuss auf die Monate aufgeteilt.

Ausschnitt Zuschussberechnung:

133

Ausschnitt Zahlungsübersicht:

6.7.9.5 Anpassungen Gesetzesrevision ab KGJ 2015/2016

6.7.9.5.1 Leistungsbescheid der Einrichtung

Mit dem Leistungsbescheid 2015/2016 wurde der bisherige Fördertatbestand Sozialer

Brennpunkt entfernt. Die voreingestellten Beträge für die Verfügungspauschale je Ein-

richtung basieren seit dem Kindergartenjahr 2015/2016 auf den im Zuschussantrag be-

antragten Wert.

Ab dem Leistungsbescheid 2015/2016 kann die Zuschussberechnung im Leistungsbe-

scheid der Einrichtung auf Basis der Kindpauschalen laut Gruppenformtabelle oder auf

Basis der Planungsgarantie erfolgen. Der Wert der Planungsgarantie entspricht mit

dem Start des Leistungsbescheids dem Wert, der mit Abschluss des Zuschussantrags

festgestellt wurde. Der Wert Planungsgarantie wird erst bei Feststellung der Endabrech-

nung des Vorjahres neu ermittelt (LB 15/16 – Feststellung EA 14/15) und überschreibt

den bestehenden Wert im Leistungsbescheid.

Bei der Feststellung der Endabrechnung einer Einrichtung wird der Leistungsbescheid im

nachfolgenden Jahr nur auf gelb gesetzt und gespeichert, wenn die Planungsgarantie

neu berechnet wurde und der Wert der Planungsgarantie (Summe Planungsgarantie)

den Wert der Kindpauschalen (Summe Kindpauschalen) übersteigt. Parallel wird bei der

Feststellung der Endabrechnung in der Endabrechnung ein Hinweistext angezeigt, wenn

dies der Fall ist.

Das Jugendamt hat unabhängig von der technischen Voreinstellung im

Leistungsbescheid durch Versetzen des Radiobuttons und anschließender Speicherung

134

die Möglichkeit, in die Zuschussberechnung und damit in den Leistungsbescheid die

Summe Kindpauschalen oder Planungsgarantie einfließen zu lassen.

6.7.9.5.2 Leistungsbescheid des Jugendamtes

Mit dem Leistungsbescheid 2015/2016 wurde der bisherige Fördertatbestand Sozialer

Brennpunkt entfernt.

In der Zuschussberechnung wird eine Differenzierung zwischen der Summe Kindpau-

schalen und Summe Planungsgarantie vorgenommen.

Im Leistungsbescheid des Landesjugendamtes wird mit dieser Differenzierung

abgebildet, welcher Anteil des Zuschusses auf Basis der beantragten und

nachgemeldeten Kindpauschalen und welcher Anteil auf Basis der Planungsgarantie

(Feststellung mit Abschluss des Zuschussantrags) erfolgt. Im Reiter Leistungsbescheid

aktuell werden die Leistungsbescheide der Einrichtungen in der Summenübersicht je

nach Position des Radiobuttons in der Summenübersicht berücksichtigt. Die Aufteilung

der Planungsgarantie in einen rechnerischen Ü3- und U3-Anteil erfolgt unter Einbezie-

hung der Gruppenformtabelle im Leistungsbescheid. Der rechnerische U3-Anteil ent-

spricht der Summe U3-Kindpauschalen laut Gruppenformtabelle. Der rechnerische Ü3-

Anteil ist die Differenz zur Summe Planungsgarantie der jeweiligen Einrichtung.

6.7.9.5.3 Summenübersicht des Trägers

Mit dem Leistungsbescheid 2015/2016 wurde neben dem bisherigen Fördertatbestand

Sozialer Brennpunkt auch der Fördersatz aus der Zuschussberechnung entfernt. Die

135

Entfernung des Fördersatzes basiert darauf, dass der Fördersatz einer Einrichtung nicht

mehr automatisch durch die Trägerart definiert wird. Es kann dazu kommen, dass einem

Träger Einrichtungen mit unterschiedlichen Fördersätzen zugeordnet sind. Der Wert Zu-

schuss lässt daher nicht mehr aus einem festen Fördersatz ableiten. Darüber hinaus

erfolgte eine Differenzierung in Summe Kindpauschalen und Summe Planungsgarantie.

Je nach Position des Radiobuttons im Leistungsbescheid der Einrichtung wird die

Fördersumme entweder in der Summe Kindpauschalen oder in der Summe

Planungsgarantie berücksichtigt.

6.7.9.5.4 Anpassung der Zahlungsübersicht

In der Zahlungsübersicht des Leistungsbescheides wurde ab dem KGJ 2015/2016 eine

neue Zeile „nach Juli“ eingefügt. Diese Zeile ermöglicht eine Darstellung von Verrech-

nungen / Auszahlungen nach Ende des Kindergartenjahres. Alle Zellen der Zeile fließen

in die Summen der Zeile „Gesamt“ weiterhin mit ein.

136

Um die Beträge in dem Monat Juli festzuhalten wurde für diesen Monat ebenfalls eine

Checkbox eingefügt. Diese Checkbox wird analog zu den Checkboxen der vorherigen

Monate mit Erreichen des Monats Juli automatisch angehakt.

Die Berechnung in der Zahlungsübersicht erfolgt bis zum 01.07. eines Kindergartenjah-

res unverändert, d.h. die Differenz zur Gesamtsumme wird weiterhin im Juli verrechnet.

Ab dem 01.07. wird die Differenz zur Gesamtsumme in der neuen Zeile „nach Juli“ ver-

rechnet. Voraussetzung dafür ist, dass der Monat Juli festgehalten wurde. Ist bei Be-

rechnung der Zahlungsübersicht der Monat Juli nicht angehakt, so erfolgt die Berech-

nung analog zur Vorgehensweise bis zum 01.07.

6.7.9.6 Anpassungen Gesetzesrevision ab KGJ 2016/2017

Im Kindergartenjahr 2016/2017 erfolgt unterjährig eine Anpassung der Pauschalen. Die

zu Beginn des Kindergartenjahres um 1,5 % zum Vorjahr erhöhten Kindpauschalen wer-

den auf 3 % zum Vorjahr angehoben. Durch die Anpassung der Pauschalen werden im

Leistungsbescheid die Kindpauschalen und die Planungsgarantie neu berechnet. Die

Neuberechnung der Planungsgarantie erfolgt zum Zeitpunkt der Neuberechnung auf Ba-

sis der aktuell gespeicherten Monatsdaten für den Zeitraum August 2015 bis Januar

2016.

137

Auch die Summe beim Fördertatbestand Ausgleich Elternbeitragsbefreiung im Leis-

tungsbescheid Landesjugendamt an Jugendamt, der auf der Gruppenformtabelle des

Zuschussantrages basiert, wird nach der Anpassung ebenfalls mit der angepassten Hö-

he der Kindpauschalen laut Leistungsbescheid berechnet und ausgewiesen.

Die Pauschalen der Tagespflegeplätze und die Konnexitätsanteile wurden ebenfalls im

Leistungsbescheid Landesjugendamt an Jugendamt angepasst und erhöhen die ent-

sprechenden Zuschüsse im Leistungsbescheid.

Des Weiteren wird ein neuer Fördertatbestand abgebildet: Zusätzlicher Zuschuss zu

den Kindpauschalen gem. § 21 Abs. 2 KiBiz. Für jede Gruppenform und für Kinder mit

Behinderung basiert die Berechnung auf Basis einer konkreten Pauschale pro Kindpau-

schale laut Gruppenformtabelle. Die Pauschale wird mit der Anzahl Kindpauschalen der

entsprechenden Gruppenform multipliziert und für den neuen Zuschuss aufsummiert.

Der Wert wird automatisch berechnet und kann nicht editiert werden. Der Zuschuss

passt sich automatisch mit Veränderungen in der Gruppenformtabelle im Leistungsbe-

scheid an und fließt in den Gesamtzuschuss ein und wird in allen Reitern des Leistungs-

bescheides ausgewiesen sowie als neue Spalte in der Zahlungsübersicht abgebildet.

Mit der Anpassung am Leistungsbescheid 16/17 wird der Abzugsbetrag für Mieter von

2.882,70 € auf 2.882,69 € korrigiert und erhöht somit den bezuschussungsfähigen

Mietanteil. Darüber hinaus kann nun kein negativer bezuschussungsfähiger Mietanteil

mehr bewilligt werden. In diesen Fällen erscheint eine Fehlermeldung und der Abzugs-

betrag muss korrigiert werden.

Hinweis Leistungsbescheid Jugendamt an Träger/Einrichtung: Bitte beachten Sie,

dass mit Bereitstellung dieser Änderungen für die Berechnungen nochmals die

Kindpauschalen und der Zuschuss für Miete auf Basis des Zuschussantrags

herangezogen werden mussten. Sollten Sie vor der Bereitstellung der Anpassungen

bereits manuelle Veränderungen in der Gruppenformtabelle und bei der Berechnung des

138

bezuschussungsfähigen Mietanteils im Leistungsbescheid vorgenommen haben,

müssen diese Korrekturen/Veränderungen wiederholt werden.

Darüber hinaus wurde in der Rolle des Jugendamtes im aggregierten Leistungsbescheid

aktuell in den Reitern der jeweiligen Trägerart und im Reiter Alle Trägergruppen eine

Tabelle zur Auswertung der Einrichtung mit Planungsgarantie – analog zur Tabelle im

Zsuchussantrag – implementiert.

Diese Werte bilden die Leistungsbescheide der Einrichtungen ab, getrennt danach, ob

die Bewilligung auf Basis der Kindpauschalen erfolgt oder auf Basis Planungsgarantie.

Durch Klick auf die fett markierte Anzahl an Einrichtungen können Sie die Liste der

konkreten Einrichtungen einsehen.

6.7.9.7 Anpassungen ab KGJ 2017/2018

Folgende Anpassungen und neue Funktionen stehen ab dem Leistungsbescheid des

Kindergartenjahres 2017/2018 zur Verfügung.

1. Vorschaufunktion

Bei Auswahl der Vorlage bei Erstellung des Leistungsbescheides wird der Bescheid mit

Klick auf „Vorlagenvorschau“ als Vorschau mit ersetzten Ersetzungsmarken generiert.

2. Hinweis bei Speicherung des Leistungsbescheides

139

Bei Speicherung des Leistungsbescheides der Einrichtung wird ein Hinweis angezeigt,

wenn die Gesamtsumme der Zahlungsübersicht ungleich der Gesamtsumme im

Formular des Leistungsbescheides ist. Eine weitere Bearbeitung, Speicherung und

Erstellung des Bescheides ist möglich.

3. Ausweis des Landesanteils

Je Einrichtung wird der Landesanteil an der gesamten Bewilligungssumme ausgewiesen.

4. Trennung der PDF im Leistungsbescheid der Einrichtung

Die PDF der Zahlungsübersicht und des Leistungsbescheides bis zur Zahlungsübersicht

können zukünftig getrennt erzeugt werden.

5. Uploadfunktion Bewilligungshistorie der Einrichtung

Nach Erstellung des ersten Bescheides in KiBiz.web können Sie veränderte Bescheide

in der Bewilligungshistorie einfügen/ablegen (Durchsuchen → Bescheid auf dem lokalen

Rechner auswählen → hochladen).

Format .doc; .docx; .pdf; .rtf und Dateigröße: max. 5 MB

140

6. Generierung mehrerer Leistungsbescheide in einem Ordner

Im Strukturbaum können einzelne Einrichtungen angehakt werden. Mit Klick auf den

Button LBe exportieren wird bei allen angehakten Einrichtungen der aktuellste

Leistungsbescheid aus der Bewilligungshistorie (Bewilligungsdokument) exportiert.

7. Neuer Fördertatbestand „Zuschuss zum Erhalt der Trägervielfalt“

Es wird ein neuer Fördertatbestand abgebildet: Zuschuss zum Erhalt der Trägerviel-

falt. Dieser Fördertatbestand wird einmalig in den Leistungsbescheid 17/18 integriert.

Für jede Gruppenform und für Kinder mit Behinderung basiert die Berechnung auf Basis

einer konkreten Pauschale pro Kindpauschale laut Gruppenformtabelle auf Basis des

Zuschussantrags im KGJ 17/18. Die Pauschale wird mit der Anzahl Kindpauschalen der


Der Wert wird automatisch berechnet. Eine Editierbarkeit ist nur dahingehend möglich,

dass in dem Leistungsbescheid der Einrichtung der Zuschuss auf 0,00 € gesetzt werden

kann. Der Zuschuss kann demnach nur die zwei Werte haben: 0,00 € oder Zuschuss auf

Basis des Zuschussantrags berechnet. Der Zuschuss fließt in den Gesamtzuschuss ein

und wird als neue Spalte in der Zahlungsübersicht abgebildet.

6.7.9.8 Anpassungen ab KGJ 2019/2020

Folgende Anpassungen stehen für den Leistungsbescheid des Kindergartenjahres

2019/2020 zur Verfügung.

1. zusätzlicher Zuschuss zu den Kinderpauschalen

141

Der zusätzliche Zuschuss zu den Kinderpauschalen wird nur noch mit 0,00 € ausgewie-

sen und bleibt lediglich redaktionell erhalten. Er fließt nicht mehr in die Gesamtberech-

nung mit ein.

2. neuer Fördertatbestand „Landeszuschuss zur Qualitätssicherung“

Es wird ein neuer Fördertatbestand abgebildet: Landeszuschuss zur Qualitätssiche-

rung. Dieser Fördertatbestand wird einmalig in den Leistungsbescheid 19/20 integriert.

Für jede Gruppenform und für Kinder mit Behinderung basiert die Berechnung auf Basis

einer konkreten Pauschale pro Kindpauschale laut Gruppenformtabelle auf Basis des

Zuschussantrags im KGJ 19/20. Die Pauschale wird mit der Anzahl Kindpauschalen der


Der Wert wird automatisch berechnet. Eine Editierbarkeit ist nur dahingehend möglich,

dass in dem Leistungsbescheid der Einrichtung der Zuschuss auf 0,00 € gesetzt werden

kann. Der Zuschuss kann demnach nur die zwei Werte haben: 0,00 € oder Zuschuss auf

Basis des Zuschussantragsberechnet. Der Zuschuss wird auf der Basis von 100% be-

rechnet. Das Land zahlt 90 % des Zuschusses und das Jugendamt 10 % Der Zuschuss

fließt in den Gesamtzuschuss ein und wird als neue Spalte in der Zahlungsübersicht ab-

gebildet.

6.7.10 Monatsdaten

6.7.10.1 Monatsdaten (bis KGJ 2011/2012)

Nachdem Sie auf den Funktionsbereich Monatsdaten in der Funktionsleiste geklickt ha-

ben, erscheinen auf der Arbeitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordneten Ein-

richtungen sowie oberhalb dieser Ihre Institution.

142




gend durch Klick auf das entsprechende Sortierkriterium (bspw. AZ LJA) sortieren.

Neben der Einrichtung befinden sich der Button M für die Erfassung der Monatsdaten

sowie der Button BeM für den Forecast-Bericht der Monatsdaten. Zudem lässt sich der

Forecast-Bericht der Monatsdaten in der Rolle des Jugendamtes und auf Ebene des

Trägers über den rechts neben Ihrer Institution angeordneten Button BeM öffnen.

Über Klick auf den Button M gelangen Sie in die Monatsübersicht der ausgewählten Ein-

richtung. Sie haben hier die Möglichkeit den Monat auszuwählen, für den Sie die Mo-

natsdaten erfassen möchten. Damit jeweils eingesehen werden kann, welche Institution

die Daten zuletzt verändert hat, wird, sobald das Jugendamt die Daten zuletzt gespei-

chert hat, der entsprechende Monat durch ein Sternchen (*) (siehe Abbildung beim Mo-

nat Februar) gekennzeichnet. Speichert der Träger denselben Monat, verschwindet das

143

Sternchen wieder. Welche Daten jeweils verändert wurden, müssen der Träger und das

Jugendamt außerhalb von KiBiz klären.

Um die Monatsdaten zu erfassen, klicken Sie auf den neben dem Monat angeordneten

Button M.

Zudem wird an weiteren Stellen auf die Monatsdaten verlinkt. Um den Wechsel zwischen

dem Berichtswesen zu den Monatsdaten KiBiz und den Formularen der Monatsdaten zu

vereinfachen, verlinken die jeweiligen Ampeln des Berichtes auf den entsprechenden

Monat. Durch Klick auf eine Ampel (grün oder rot) gelangen Sie zu den Formularen der

Monatsdaten des ausgewählten Monats.

Eine weitere Verlinkung gibt es im Forecast-Bericht einer Einrichtung. Klicken Sie auf

den gewünschten Monat und Sie werden zum Formular der Monatsdaten weitergeleitet.

144

Es öffnet sich das Formular für die Erfassung der Monatsdaten.

Bei dem Abtrag der Kinderzahl in die Gruppenformtabellen ist für das gesamte Kinder-

gartenjahr das Alter zu Grunde zu legen, welches die Kinder bis zum 1. November des

begonnenen Kindergartenjahres erreicht haben werden (vgl. § 19 Abs. 4 KiBiz). Eine

Ausnahme stellen Kinder dar, die zum Zeitpunkt ihrer Aufnahme in die Kindertagesein-

richtung bereits 3 Jahre alt sind, zum Stichtag 1. November jedoch ein Alter von 2 Jah-

ren aufweisen („hineinwachsender Jahrgang“): Diese können auch entgegen der Stich-

tagsregelung als dreijährige Kinder gelten und können entsprechend den Gruppenfor-

men I oder III zugeordnet werden (vgl. Erlass des MGFFI vom 25.02.2008, Az.: 321).

Bei dem Abtrag der Altersstruktur der Kinder in der Einrichtung ist für das gesamte Kin-

dergartenjahr - ohne Ausnahme - das Alter zu Grunde zu legen, welches die Kinder bis

145

zum 1. November des begonnenen Kindergartenjahres erreicht haben werden. Als Bei-

spiel sei an dieser Stelle ein Kind aufgeführt, welches zum 1. Februar in die Kinderta-

geseinrichtung aufgenommen wird und zum Zeitpunkt der Aufnahme ein Alter von 3 Jah-

ren aufweist. Zum 1. November des Vorjahres betrug das Alter des Kindes jedoch 2 Jah-

re. Wurde von Seiten der örtlichen Jugendhilfeplanung dieses Kind als dreijähriges Kind

– und dementsprechend der Gruppenform I oder Gruppenform III zugeordnet – angese-

hen, so ist auch dieses Kind entgegen der Stichtagsregelung innerhalb der Gruppen-

formtabellen als dreijähriges Kind zu erfassen. Um jedoch eine Einheitlichkeit in Bezug

auf die Altersstruktur der Kinder zu gewährleisten, ist dieses Kind in der Tabelle zur Al-

tersstruktur als zweijähriges Kind abzutragen. Es gilt an dieser Stelle ohne Ausnahme

die oben genannte Stichtagsregelung.

Für die Speicherung Ihrer Eingaben klicken Sie auf den unterhalb des Formulars aufge-

führten Button Daten speichern. Möchte Sie den Vorgang der Erfassung der Monatsda-

ten abbrechen ohne die Speicherung Ihrer gemachten Eingaben klicken Sie auf den But-

ton Abbrechen.

Wurden die Monatsdaten bereits für den Vormonat (z.B. August) in KiBiz.web erfasst,

haben Sie die Möglichkeit für den betrachteten Monat (z.B. September) die Monatsdaten

des Vormonates zu übernehmen. Klicken Sie dazu auf den Button Daten aus dem

Vormonat übernehmen in dem Erfassungsformular für die Monatsdaten. Es werden

Ihnen anschließend die Monatsdaten des Vormonates für den aktuellen Monat ange-

zeigt. Änderungen der Kindpauschalen bzw. der Altersstruktur der Kinder können durch

146

Eingabe des geänderten Wertes in das entsprechende Feld vorgenommen werden. Für

die Speicherung der geänderten Monatsdaten drücken Sie den Button Daten speichern.

Die Monatsdaten können jederzeit als pdf-Dokument aufgerufen werden. Klicken Sie

dazu auf den Button In PDF umwandeln, der in der rechten oberen Ecke im Erfassungs-

formular der Monatsdaten platziert ist.

147



Ihren PC speichern.

Es sei an dieser Stelle angemerkt, dass die Erfassung bzw. Änderung der Monatsdaten

sowohl von Seiten des Jugendamtes als auch von Seiten des Trägers/ Verwaltungsträ-

ger vorgenommen werden können. Zudem kann der Träger/ Verwaltungsträger ent-

scheiden, ob auch Monatsdaten von einer einzelnen Einrichtung erfasst werden sollen.

Die Eingabe der Monatsdaten muss bis zum 25. des jeweiligen Monats erfolgen.

Unabhängig von der bei den Einrichtungen und Träger/ Verwaltungsträger geltenden

Erfassungsfristrist (25. des jeweiligen Monats) besitzt das Jugendamt die Möglichkeit die

Monatsdaten auch nach dem 25. des jeweiligen Monats zu pflegen. Die Vorgehensweise

ist jedoch nur in Ausnahmefällen anzuwenden. Als Beispiel sei hier die Pflege der Mo-

natsdaten des Monats Februar angeführt: Die Monatsdaten des Monats Februar müssen

gemäß dem Erlass des MGFFI vom 14.04.2008, Az.: 321 – 2635.30/08 bis zum 25. Feb-

ruar gepflegt worden sein.

148

Durch Klick des Button BeM auf Ebene einer einzelnen Einrichtung erhalten Sie Zugriff

auf den Forecast-Bericht der Monatsdaten der ausgewählten Einrichtung. Ihnen wird

anschließend das Formular Forecast-Bericht (Monatsdaten) eingeblendet. In den ein-

zelnen Monatsspalten (August bis Juli) lassen sich die bisher für die betrachtete Einrich-

tung gepflegten Monatsdaten in Form von Anzahl Kindpauschalen für die jeweilige

Gruppenform finden. Zudem wird Ihnen in der Spalte d. M der aktuelle Jahresdurch-

schnitt auf Basis der aktuell gepflegten Monatsdaten ausgewiesen. Als vereinfachendes

Beispiel sei hier angenommen, dass für den Monat August 23 Kindpauschalen und für

den Monats September 25 Kindpauschalen jeweils für die Gruppenform Ia vorlagen. Der

aktuelle Jahresdurchschnitt d. M. ergibt sich zu (23 + 25) / 2 Monate = 24 Kindpauscha-

len für die Gruppenform Ia. Darüberhinaus werden die gegenüber der betrachteten Ein-

richtung bewilligten Kindpauschalen, die aus dem Leistungsbescheid der Einrichtung

entnommen werden, unter der Spalte LB ausgewiesen. Die Spalte Abw. spiegelt letztlich

die Abweichung zwischen dem Jahresdurchschnitt der Monatsdaten und der Anzahl der

Kindpauschalen des Leistungsbescheides wider.

Über den Klick des Buttons BeM, der in der Rolle des Jugendamtes und des Trägers/

Verwaltungsträgers rechts neben Ihrer Institution positioniert ist, öffnet sich der Forecast-

Bericht (Monatsdaten) summiert über alle Ihrer Institution zugeordneten Einrichtungen.

Der Aufbau des Forecast-Berichtes (Monatsdaten) auf Ebene des Jugendamtes bzw.

149

Ebene Träger/ Verwaltungsträger ist analog zum Aufbau des Forecast-Berichtes (Mo-

natsdaten) einer einzelnen Einrichtung gestaltet. In den Monatsspalten lassen sich die

aktuell gepflegten Monatsdaten über alle Einrichtungen finden. Die Spalte d. M spiegelt

den auf Basis der Monatsdaten berechneten Jahresdurchschnitt der Monatsdaten der

jeweiligen Gruppenform wider. Die Spalte LB weist die über alle Einrichtungen summier-

te Anzahl der Kindpauschalen aus, die gegenüber den Einrichtungen von Seiten des

Jugendamtes bewilligt wurde. Die Spalte Abw. beinhaltet die Abweichung zwischen dem

berechneten Jahresdurchschnitt der Monatsdaten und der summierten Kindpauschalen-

anzahl der Leistungsbescheide.

Eine Fortschrittkontrolle, die eine Übersicht über die gepflegten Monate bzw. nicht ge-

pflegten Monate beinhaltet, lässt sich mittels des Berichtswesens generieren.

6.7.10.2 Monatsdaten (ab KGJ 2012/2013)

Nachdem Sie auf den Funktionsbereich Monatsdaten in der Funktionsleiste geklickt ha-

ben, erscheinen auf der Arbeitsoberfläche eine Liste über die Ihnen zugeordneten Ein-

richtungen sowie oberhalb dieser Ihre Institution.

150


unter der Funktion Eigene Benutzerdaten ausgewählt haben (Abschnitt 6.2.1). Zudem

lassen sich die Einrichtungen nach den einzelnen Sortierkriterien auf- bzw. absteigend

durch Klick auf das entsprechende Sortierkriterium (bspw. AZ LJA) sortieren.

Neben der Einrichtung befinden sich der Button M für die Freigabe der Monatsdaten,

links daneben der Button für die Erfassung der Kinder (Grundlage für die Freigabe der

Monatsdaten) sowie rechts der Button BeM für den Forecast-Bericht der Monatsdaten.

Zudem lässt sich der Forecast-Bericht der Monatsdaten in der Rolle des Jugendamtes

und auf Ebene des Trägers über den rechts neben Ihrer Institution angeordneten Button

BeM öffnen.

Über Klick auf den Button für die Erfassung der Kinder gelangen Sie in die Übersicht

der Kinder. Es wird Ihnen eine Liste von Kindern angezeigt, insofern Sie bereits welche

angelegt haben. Je angelegtes Kind ist die laufende Nummer, die eindeutige ID, die Be-

151

zeichnung des Kindes und das Alter zum Stichtag 1.11. und 1.3. ersichtlich. Zudem kön-

nen Sie die Tabelle mit dem Button oben rechts über der Tabelle erweitern. Es werden

Ihnen weitere Merkmale eines Kindes angezeigt. Diese sind Geschlecht, Geburtsdatum,

Kind wird über Mittag betreut und Kind, das in der Familie eine vorrangig nicht deutsche

Sprache spricht. Die letzten beiden Angaben entsprechen den Merkmalen im Meldebo-

gen.

Funktionalitäten der Kinderübersicht sind überdies das Anlegen neuer Kinder, die Filte-

rung der Kinderliste, das Durchsuchen der Liste nach bestimmten Kriterien (ID des Kin-

des und Bezeichnung) und die Generierung eines Excel-Exports der Kinderübersicht.

Zudem haben Sie die Möglichkeit über den Button Daten aus dem Vormonat über-

nehmen (Symbol oberhalb der Monatsbezeichnung) Daten aus dem Vormonat der be-

reits angelegten Kinder für den ausgewählten Monat einzeln zu übernehmen. Dies gilt

dann für alle Kinder in der Liste. Die förderbezogenen und monatsabhängigen Angaben

zur Positionierung des Kindes in der Gruppenformtabelle in den Monatsdaten werden für

alle Kinder aus dem Vormonat übernommen. Diese Daten werden bei dem einzelnen

Kind abgespeichert.

Die angelegten Kinder können nach Eigenschaften gefiltert werden. Da sich die Eigen-

schaften unterjährig ändern können, muss zunächst der Monat ausgewählt werden. Mit

Auswahl des Monats kann auf Basis der beim Kind angelegten Eigenschaften die Tabel-

le gefiltert werden soll. Nach Auswahl eines Monats, kann die Tabelle mit allen Kindern

weiter gefiltert werden (1. Filterung: U3; Ü3; oder Schulkind; 2. Filterung nach Betreu-

ungszeit: 25 Std.; 35 Std.; 45 Std., 3. Filterung anerkannte Behinderung(ab dem KGJ

2014/2015): ja; nein). Wird keine Einschränkung bei 1., 2. oder 3. Filterung vorgenom-

men, werden alle Kinder des ausgewählten Monats nach der Filterung angezeigt, die

eine Codierung (Spalte ist nicht leer) in dem Monat haben. Die Filterung wird über einen

Button Tabelle filtern vorgenommen. Die Filterung wird nur durchgeführt, wenn ein Mo-

nat ausgewählt wurde.

Wird in einem ersten Schritt die Suchfunktion genutzt und dann gefiltert, wird mit der

Filterung die Suche aufgehoben und die Filterung erfolgt auf dem gesamten

Datenbestand. Wird erst gefiltert und dann gesucht, wird die Filterung komplett

aufgehoben und in dem gesamten Datenbestand gesucht.

152

Über Klick auf das Excel-Symbol rechts oben im Formular generiert sich eine Excel-

Datei der aktuellen Kinderübersicht. Die Filterung wird nicht berücksichtigt. Die

Excelübersicht enthält alle Kinder mit den für die Monatsdaten relevanten Merkmale. Die

weiteren Merkmale, um die die Übersichtstabelle erweitert werden kann, sind nicht im

Exel-Export enthalten.

Über Klick auf den Button Neues Kind anlegen können Sie ein neues Kind anlegen. Sie

werden zum Eingabe-Formular weitergeleitet, in dem Sie die Bezeichnung, die ID, das

Geschlecht und das Geburtsdatum angeben müssen. Diese Felder sind Pflichtfelder.

Das Feld der Bezeichnung können Sie beliebig nutzen. Zur Information sei darauf hin-

gewiesen, dass der Inhalt dieses Feldes auf Ebenen oberhalb des Jugendamtes und

beim Spitzenverband nicht angezeigt wird, sondern eine anonymisierte Darstellung er-

folgt (Kind 1, Kind 2, Kind 3, …).

Darüber hinaus können Sie freiwillige Angaben für den Meldebogen hinterlegen. Diese

wären, ob das Kind über Mittag betreut wird und ob das Kind in der Familie vorrangig

eine nicht deutsche Sprache spricht. Für die Monatsdaten spielen diese Angaben keine

Rolle, sie können jedoch zur Vorbefüllung des Meldebogens genutzt werden.

Wenn das Kind für den entsprechenden Monat in den Monatsdaten berücksichtigt wer-

den soll, geben Sie bitte die Gruppenform, die Betreuungszeit und das Alter an. Sollte

das Kind eine anerkannte Behinderung haben und integrativ betreut werden, setzen Sie

bitte das entsprechende Häkchen. Über das Geburtsdatum wird automatisch das Alter

153

des Kindes zum Stichtag 1.11. des KGJ berechnet, einzusehen in der Übersichtstabelle

der Kinder.

Bei der Auswahl der Gruppenform gilt für das gesamte Kindergartenjahr das Alter, wel-

ches die Kinder bis zum 1. November des begonnenen Kindergartenjahres erreicht ha-

ben werden (vgl. § 19 Abs. 4 KiBiz). Eine Ausnahme stellen Kinder dar, die zum Zeit-

punkt ihrer Aufnahme in die Kindertageseinrichtung bereits 3 Jahre alt sind, zum Stichtag

1. November jedoch ein Alter von 2 Jahren aufweisen („hineinwachsender Jahrgang“):

Diese können auch entgegen der Stichtagsregelung als dreijährige Kinder gelten und

können entsprechend den Gruppenformen I oder III zugeordnet werden (vgl. Erlass des

MGFFI vom 25.02.2008, Az.: 321).

Der Button von [Monat] an fortschreiben ermöglicht ein Fortschreiben der eingegebe-

nen Daten für die nachfolgenden Monate je Kind. Auf diese Weise müssen Sie die Daten

nur einmalig eingeben, insofern sich in einem späteren Monat nichts ändert. Falls sich in

den Folgemonaten etwas ändert, können Sie dies manuell nachtragen und speichern.

154

Mit dem Button Daten speichern speichern Sie Ihre Angaben zum Kind und das Kind ist

angelegt. Es wird Ihnen in der Übersicht der Kinder angezeigt. Über Speichern und

neues Kind anlegen legen Sie das Kind an und werden direkt zu einem neuen Eingabe-

Formular weitergeleitet um ein weiteres Kind anzulegen. Mit Abbrechen und Zurück

verwerfen Sie Ihre Angaben und gelangen zurück zur Übersicht. Alle Kinder, die im je-

weiligen Monat eine Angabe hinterlegt haben, werden bei Erstellung der Monatsdaten

des entsprechenden Monats in der Gruppenformtabelle berücksichtigt.

Eine Überleitung in die Monatsdaten erfolgt nach folgender Systematik. Aus der an-

schließenden Tabelle können Sie die Codierung förderbezogen Merkmale entnehmen.

Diese wird Ihnen auf der Übersichtsseite aller Kinder angezeigt.

155

Über Klick auf die Bezeichnung des Kindes, können Sie die Daten von bereits angeleg-

ten Kindern bearbeiten oder das Kind durch Klick auf den Button Daten löschen lö-

schen. Im Fall „Daten löschen“ können Sie nach einer erneuten Bestätigung die angeleg-

te Kinder wieder löschen.

Mit Hilfe einer Löschfunktion (Button Kinderliste leeren) auf auf Einrichtungsebene

können Sie alle Kinder einer Einrichtung aus der Kinderliste löschen. Mit Klick auf den

Button werden Sie gefragt, ob Sie die Kinderliste leeren möchten. Erst mit einer erneuten

Bestätigung wird die Kinderliste geleert. Diese Löschfunktion hat keine Auswirkungen auf

bereits abgegebene Monatsdaten. Die Kinder, die diesen Monatsdaten zu Grunde

liegen, wurden gesondert abgespeichert.

156

Hinweis Importfunktion: Unter dem Untermenüpunkt Monatsdatenimport stehen Ihnen

zwei Importmöglichkeiten (xlm- und xls-Schnittstelle) zur Verfügung. Eine entsprechende

Beschreibung dieser Schnittstellen sind in dem Menüpunkt hinterlegt.

Hinweis Übernahme der Kinder ins Folgejahr: Um die bereits angelegten Kinder ins

folgende Kindergartenjahr übernehmen zu können, wurde eine Übernahmefunktion

entwickelt. Unter der Aufklappfunktion finden Sie als erstes die Spalte Übernehmen. Alle

Kinder sind mit Anlage grundsätzlich mit einem Häkchen für die Übernahme ins

Folgejahr vorgemerkt. Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, im aktuellen

Kindergartenjahr (z.B. KGJ 12/13) einzelne Kinder auszuhaken, die Sie nicht mit ins

Folgejahr (z.B. KGJ 13/14) übernehmen möchten.

Diese Änderung der Übernahme ins Folgejahr können Sie mit Hilfe des Buttos

Übernahme speichern speichern. Dieser Button erscheint mit Nutzung der

Aufklappfunktion unterhalb Ihrer Kinderliste.

157

Im neuen Kindergartenjahr finden Sie oberhalb der Kinderliste den Button Daten aus

dem Vorjahr übernehmen. Mit Betätigung dieses Buttons werden die für die

Übernahme angehakten Kinder aus dem Vorjahr ins neue Kindergartenjahr in die

Kinderliste kopiert. Neben den Angaben zum Kind (ID, Bezeichnung, Geschlecht und

Geburtsdatum) werden auch die Angaben zum Meldebogen übernommen. Die Angaben

zur Förderung (Gruppenform, Betreuungszeit, Alter und Merkmal anerkannte

Behinderung) werden im August des neues Kindergartenjahres mit den Angaben zur

Förderung aus dem Juli des Vorjahres belegt. Die Angaben zu den weiteren Monaten

bleiben im neuen Kindergartenjahr leer und können z.B. über die Fortschreibefunktionen

fortgeschrieben werden oder erfasst bzw. geändert werden.

Zurück in der Übersicht der Einrichtungen, gelangen Sie über Klick auf den Button M in

die Monatsübersicht der ausgewählten Einrichtung. Sie haben hier die Möglichkeit den

Monat auszuwählen, für den Sie die Monatsdaten freigeben möchten. Damit jeweils ein-

gesehen werden kann, welche Institution die Meldung zuletzt erstellt oder gespeichert

hat, wird, sobald das Jugendamt die Daten zuletzt gespeichert hat, der entsprechende

Monat durch ein Sternchen (*) (siehe Abbildung beim Monat Februar) gekennzeichnet.

Speichert der Träger denselben Monat, verschwindet das Sternchen wieder. Welche

Daten jeweils verändert wurden, müssen der Träger und das Jugendamt außerhalb von

KiBiz klären, bzw. können über die Einträge in der Historie angeglichen werden.

158

Um die Monatsdaten zu freizugeben, klicken Sie auf den neben dem Monat angeordne-

ten Button M.

Zudem wird an weiteren Stellen auf die Monatsdaten verlinkt. Um den Wechsel zwischen

dem Berichtswesen zu den Monatsdaten KiBiz und den Formularen der Monatsdaten zu

vereinfachen, verlinken die jeweiligen Ampeln des Berichtes auf den entsprechenden

Monat. Durch Klick auf eine Ampel (grün oder rot) gelangen Sie zu den Formularen der

Monatsdaten des ausgewählten Monats.

Eine weitere Verlinkung gibt es im Forecast-Bericht einer Einrichtung. Klicken Sie auf

den gewünschten Monat und Sie werden zum Formular der Monatsdaten weitergeleitet.

159

Es öffnet sich das Formular für die Erstellung der Monatsdaten.

Ab dem KGJ 2012/2013 können Sie keine Angaben mehr direkt in der Monatsmeldung

tätigen. Die Daten basieren vollständig auf den Kinderdaten, die Sie zuvor angelegt ha-

ben. Diesen Befüllungsprozess können Sie durch Klick auf den Button Monatsdaten

erstellen und freigeben anstoßen. Die Gruppenformtabellen und die Altersstruktur des

entsprechenden Monats werden mit den Daten der angelegten Kinder (förderrelevante

Merkmale – Position in der Gruppenformtabelle) automatisch befüllt und gespeichert.

Hierbei wird beachtet, dass bei der Befüllung der Altersstruktur der Kinder in der Einrich-

tung für das gesamte Kindergartenjahr - ohne Ausnahme - das Alter genommen wird,

160

welches die Kinder bis zum 1. November des begonnenen Kindergartenjahres erreicht

haben werden. Als Beispiel sei an dieser Stelle ein Kind aufgeführt, welches zum 1. Feb-

ruar in die Kindertageseinrichtung aufgenommen wird und zum Zeitpunkt der Aufnahme

ein Alter von 3 Jahren aufweist. Zum 1. November des Vorjahres betrug das Alter des

Kindes jedoch 2 Jahre. Wurde von Seiten der örtlichen Jugendhilfeplanung dieses Kind

als dreijähriges Kind – und dementsprechend der Gruppenform I oder Gruppenform III

zugeordnet – angesehen, so ist auch dieses Kind entgegen der Stichtagsregelung inner-

halb der Gruppenformtabellen als dreijähriges Kind zu erfassen, dies können Sie beim

Anlegen des Kindes angeben und wird dann entsprechend in die Gruppenformtabelle

befüllt. (vgl. Erlass des MGFFI vom 25.02.2008, Az.: 321). Um jedoch eine Einheitlichkeit

in Bezug auf die Altersstruktur der Kinder zu gewährleisten, wird dieses Kind in der Ta-

belle zur Altersstruktur als zweijähriges Kind eingetragen. Es gilt an dieser Stelle ohne

Ausnahme die oben genannte Stichtagsregelung.

Ab dem KGJ 2014/2015 müssen Sie, wenn eine Monatsmeldung keine Kinder enthält,

bestätigen, dass die Einrichtung den Betrieb nicht aufgenommen hat. Bitte setzen Sie in

diesem Fall den entsprechenden Haken auf Freigabe der Monatsdaten.

Der Button Daten speichern speichert das Kommentarfeld, das für die Rolle Jugendamt

beschreibbar ist.

Oberhalb des Formulars können Sie Monate vor oder zurück blättern und über einen

Direktlink zum Leistungsbescheid der Einrichtung springen. Außerdem stellt eine Verlin-

161

kung zur aktuellen Übersicht der Kinder über den Link Kinderdaten eine schnelle Navi-

gation zu den einzelnen Kindern sicher.

Über eine Speicherhistorie ist zum einen erkennbar welcher Benutzer und welche Rolle

die Monatsdaten zuletzt erstellt und gespeichert hat. Zum anderen ist der Datenbestand

zum Zeitpunkt der Erstellung abgelegt. So ist erkennbar welcher Benutzer und welche

Rolle die Monatsmeldung zuletzt erstellt hat. Der Link Monatsdaten führt zur erstellten

Monatsmeldung, der Link Kinder führt zu den Kinderdaten zum Zeitpunkt der Erstellung.

Pro Rolle (Jugendamt, Träger, Einrichtung) gibt es einen Eintrag in der Speicherhistorie,

sobald der Button Monatsdaten erstellen und freigeben von der jeweiligen Rolle ge-

klickt wurde. Dieser Eintrag aktualisiert sich sobald dieselbe Rolle nochmals den Button

Monatsdaten erstellen und freigeben geklickt hat. Die Einträge in der Historie sind

chronologisch abgelegt.

Die Monatsdaten können jederzeit als pdf-Dokument aufgerufen werden. Klicken Sie

dazu auf den Button In PDF umwandeln, der in der rechten oberen Ecke im Erfassungs-

formular der Monatsdaten platziert ist.



Ihren PC speichern.

Es sei an dieser Stelle angemerkt, dass die Freigabe der Monatsdaten sowohl von Sei-

ten des Jugendamtes als auch von Seiten des Trägers/ Verwaltungsträger vorgenom-

men werden können. Zudem kann der Träger/ Verwaltungsträger entscheiden, ob auch

Monatsdaten von einer einzelnen Einrichtung freigeben werden sollen.

Bis einschließlich KGJ 2013/2014: Die Freigabe der Monatsdaten muss bis zum 25.

des jeweiligen Monats erfolgen.

162

Ab KGJ 2014/2015: Die Freigabe der Monatsdaten muss spätestens bis zum Ende

des übernächsten Monats erfolgen.

Unabhängig von der bei den Einrichtungen und Träger/ Verwaltungsträger geltenden

Erfassungsfrist (siehe oben) besitzt das Jugendamt die Möglichkeit die Monatsdaten

auch nach der Erfassungsfrist freizugeben. Die Vorgehensweise ist jedoch nur in Aus-

nahmefällen anzuwenden.

Damit nach Autorisierung durch die Jugendämter die Träger auch nach der Erfassungs-

frist die Monatsdaten überarbeiten können, können Sie als Jugendamt den bisherigen

Abgabezeitpunkt der Träger temporär aufheben. Die Funktion ist je Monat auf Einrich-

tungsebene vorgesehen, so dass das Jugendamt bewusst einen Monat einer Einrichtung

wieder für einen Träger freischalten kann. Eine generelle Rückgabe aller Monate einer

Einrichtung wird nicht ermöglicht, um die Übersichtlichkeit beizubehalten, in welchem

Monat erneut neben dem Jugendamt auch der Träger Schreibrechte hat. Es wird bei

dem zurückgegebenen Monat angezeigt, dass dieser vom Jugendamt erneut freige-

schaltet wurde.

In den Monatsdaten einer Einrichtung finden Sie dazu als Jugendamt den Button Träger

zur Überarbeitung freischalten. Durch Betätigung dieses Buttons gewähren Sie dem

jeweiligen Träger eine vierzehntägige Frist, die bereits abgegebene Monatsmeldung zu

überarbeiten. Ab dem KGJ 2014/2015 steht Ihnen diese Freischaltungsfunktion zusätz-

lich für alle Monate in der Übersicht der Monatsdaten zur Verfügung.

Nachdem Sie die Daten zur Überarbeitung freigegeben haben, erscheint neben dem

betreffenden Monat, der neu gewährte Bearbeitungszeitraum.

163

Während dieser Frist ist der Button Träger zur Überarbeitung freischalten deaktiviert.

Nach Ablauf der Frist wird der Button wieder aktiv und die Anzeige der Bearbeitungsfrist

erlischt. Dadurch kann das Jugendamt eine Monatsmeldung auch mehrmals für den

Träger freigeben.

Wenn der Träger die Monatsdaten während dieser Überarbeitungsfrist die Monatsdaten

erneut freigibt, wird neben dem Monat ein „+“ angezeigt.

Durch Klick des Button BeM auf Ebene einer einzelnen Einrichtung erhalten Sie Zugriff

auf den Forecast-Bericht der Monatsdaten der ausgewählten Einrichtung. Ihnen wird

anschließend das Formular Forecast-Bericht (Monatsdaten) eingeblendet. In den ein-

zelnen Monatsspalten (August bis Juli) lassen sich die bisher für die betrachtete Einrich-

tung freigegebenen Monatsdaten in Form von Anzahl Kindpauschalen für die jeweilige

Gruppenform finden. Zudem wird Ihnen in der Spalte d. M der aktuelle Jahresdurch-

schnitt auf Basis der aktuell gepflegten Monatsdaten ausgewiesen. Als vereinfachendes

Beispiel sei hier angenommen, dass für den Monat August 23 Kindpauschalen und für

den Monats September 25 Kindpauschalen jeweils für die Gruppenform Ia vorlagen. Der

aktuelle Jahresdurchschnitt d. M. ergibt sich zu (23 + 25) / 2 Monate = 24 Kindpauscha-

len für die Gruppenform Ia. Darüberhinaus werden die gegenüber der betrachteten Ein-

richtung bewilligten Kindpauschalen, die aus dem Leistungsbescheid der Einrichtung

entnommen werden, unter der Spalte LB ausgewiesen. Die Spalte Abw. spiegelt letztlich

164

die Abweichung zwischen dem Jahresdurchschnitt der Monatsdaten und der Anzahl der

Kindpauschalen des Leistungsbescheides wider.

Über den Klick des Buttons BeM, der in der Rolle des Jugendamtes und des Trägers/

Verwaltungsträgers rechts neben Ihrer Institution positioniert ist, öffnet sich der Forecast-

Bericht (Monatsdaten) summiert über alle Ihrer Institution zugeordneten Einrichtungen.

Der Aufbau des Forecast-Berichtes (Monatsdaten) auf Ebene des Jugendamtes bzw.

Ebene Träger/ Verwaltungsträger ist analog zum Aufbau des Forecast-Berichtes (Mo-

natsdaten) einer einzelnen Einrichtung gestaltet. In den Monatsspalten lassen sich die

aktuell gepflegten Monatsdaten über alle Einrichtungen finden. Die Spalte d. M spiegelt

den auf Basis der Monatsdaten berechneten Jahresdurchschnitt der Monatsdaten der

jeweiligen Gruppenform wider. Die Spalte LB weist die über alle Einrichtungen summier-

te Anzahl der Kindpauschalen aus, die gegenüber den Einrichtungen von Seiten des

Jugendamtes bewilligt wurde. Die Spalte Abw. beinhaltet die Abweichung zwischen dem

berechneten Jahresdurchschnitt der Monatsdaten und der summierten Kindpauschalen-

anzahl der Leistungsbescheide.

Eine Fortschrittkontrolle, die eine Übersicht über die gepflegten Monate bzw. nicht ge-

pflegten Monate beinhaltet, lässt sich mittels des Berichtswesens generieren.

6.7.10.3 Monatsdaten (Anpassungen ab KGJ 2015/2016)

Ab dem Kindergartenjahr 2015/2016 wurden folgende Funktionen angepasst:

165

1. Wenn Sie bei Speicherung der Daten eines Kindes zurück in die Kinderliste gelangen,

wird standardmäßig nun folgender Hinweistext angezeigt:

Der Text soll Sie ledlich darauf hinweisen, mögliche bereits freigegebene Monatsdaten

zu überprüfen, ob die aktuelle Speicherung Veränderungen an den Monatsdaten

erforderlich machen.

2. Bis zum Kindergartenjahr 2015/2016 bestand keine zeitliche Beschränkung bzgl. der

Freigabe der Monatsdaten in der Zukunft. Die Freigabe für zukünftige Monatsdaten wur-

de nun auf 3 Monate in der Zukunft begrenzt. D.h. beispielsweise im September 2015

können die Monatsdaten Oktober, November und Dezember 2015 freigegeben werden,

aber nicht der Januar 2016. Der Januar 2016 kann erst ab dem 01. Oktober 2015 freige-

geben werden.

3. Um mögliche Unterschiede zwischen der aktuellen Kinderliste und den Kindern, die

den Monatsdaten zu Grunde liegen, aufzuzeigen, erfolgt sowohl ein Abgleich der

aktuellen Kinderliste mit den Kindern in den Monatsdaten als auch ein Abgleich der

Kinder in den Monatsdaten mit der aktuellen Kinderliste. Der Ableich erfolgt anhand der

Kiriterien Geschlecht, Geburtsdatum und Förderstatus (z.B. U3Ia) in dem

entsprechenden Monat. Weist die akuelle Kinderliste ein Kind in dem Monat auf, das in

den freigegbenen Monatsdaten mit dieser Kombination nicht eindeutig identifiziert

werden kann, erscheint in der Übersicht der Monatsdaten eine Markierung bei dem

entsprechenden Monat. Dies geschieht ebenfalls, wenn in den freigegebenen

Monatsdaten Kinder mit dieser Kombination enthalten sind, die nicht eindeutig in der

aktuellen Kinderliste identifiziert werden können. Sie können die konkreten

Abweichungen mit einem Mouseover über das Symbol anzeigen lassen. Bitte beachten

Sie, dass der Abgleich und damit die Markierung der Monate einmal täglich (nachts)

166

erfolgt. Sollten Sie die angezeigten Differenzen behoben haben und dies überprüfen

wollen, können Sie diesen Abgleich mit dem Button Vergleich Monatdaten und Kind-

Daten manuell durchführen. Die Markierung neben dem Monat wird entfernt, wenn keine

Abweichung vorliegt.


Ab dem Kindergartenjahr 2016/2017 kann bei jedem Kind der Wohnort des Kindes er-

fasst werden.

Das Merkmal wird in der Kinderliste als weitere Spalte abgebildet und kann durch die

Suchfunktion gefiltert werden.

167

Des Weiteren wird oberhalb der Kinderliste eine Verlinkung eingefügt, über die man zur

Ampel-Übersicht der Monatsdaten gelangt. Dort ist ein neuer Button „Alle Monatsdaten

erneut freigeben“ hinterlegt. Mit dem Button besteht die Möglichkeit, alle Monatsdaten

gleichzeitig freizugeben. Die Funktion ist erst aktiv, wenn alle Monatsdaten der Einrich-

tung bereits einmal freigegeben wurden. Sollte bei zentraler Freigabe in einem Monat

eine Plausibilität greifen (nur bei 0 Kindern in Verbindung mit Checkbox „Einrichtung hat

den Betrieb nicht aufgenommen“ möglich), erfolgt keine zentrale Freigabe dieses Mo-

nats.

Über die Suchfunktion kann die Kinderliste nun monatsübergreifend gefiltert werden. Bei

einer monatsübergreifenden Suche wird jeder Datensatz angezeigt, der in einer der Mo-

nate den Sucheigenschaften entspricht.


Ab dem Kindergartenjahr 2017/2018 muss bei jedem Kind eine Angabe zu dem Merkmal

„Geflüchtetes Kind“ hinterlegt werden. Ist der Merkmal „ja“ muss eine Auswahl bei Her-

kunftsland getätigt werden.

Bitte beachten Sie die fachlichen Erläuterungen in den Infobuttons in KiBiz.web bei „Ge-

flüchtetes Kind“ und „Herkunftsland“.

Die neuen Angaben werden in der Kinderliste angezeigt (im Aufklappbereich). Ein Da-

tenexport zur Auswertung dieser neuen Angaben steht im Menüpunkt Datenexport eben-

falls zur Verfügung.

Die beiden neuen Merkmale werden je Kind bei den freigegebenen Monatsdaten abge-

speichert. Bei Freigabe der Monatsdaten in 17/18 wird überprüft, ob die Pflichtangaben

der neuen Merkmale je Kind hinterlegt wurden. Fehlen diese Angaben (wenn Sie die

Kinderdaten aus dem Vorjahr 16/17 übernommen haben), wird eine Fehlermeldung

angezeigt und das Freigeben der Monatsdaten verhindert.

168

6.7.11 Endabrechnung ab dem KGJ 11/12

Im Folgenden finden Sie die Erläuterungen zum Endabrechnungsprozess ab dem KGJ

11/12. Die Ausführungen beziehen sich ausschließlich auf die Rolle des Jugendamtes. In

der Rolle des Trägers bzw. Verwaltungsträgers haben Sie lesenden Zugriff auf den Rei-

ter Endabrechnung I einer Einrichtung sowie die summierten Werte auf Trägerebene. In

der Einrichtungsrolle haben Sie keinen Zugriff auf die Endabrechnung.


Nachdem Sie in der linken Menüleiste auf Endabrechnung geklickt haben, erscheint

ähnlich wie im Zuschussantrag und im Leistungsbescheid eine Liste über die Ihnen zu-

geordneten Einrichtungen sowie oberhalb dieser Ihr Jugendamt.


selber bestimmen können. Zudem lassen sich die Einrichtungen nach den einzelnen

Sortierkriterien auf- bzw. absteigend durch Klick auf das entsprechende Sortierkriterium

(bspw. AZ LJA) sortieren.

Neben Ihren Einrichtungen befinden sich zwei Ampeln. Die linke Ampel gibt Auskunft

über den Status der Meldung einer Einrichtung. Steht diese Ampel auf Rot sind noch

169

keine Aktionen in der Einrichtung durchgeführt worden. Ist die Ampel Gelb befindet man

sich in laufender Bearbeitung der Einrichtung. Wenn die Ampel Grün anzeigt, ist die

Meldung auf Einrichtungsebene abgeschlossen. Mit der rechten Ampel wird der Status

der Feststellung zum Ausdruck gebracht. Sie springt auf Grün, wenn das Jugendamt die

Endabrechnung gegenüber einer Einrichtung feststellt.

Neben Ihrem Jugendamt befinden sich ebenfalls zwei Statusanzeigen in Form von Am-

peln. Die linke Ampel stellt den Status des Meldeprozesses bzgl. der Meldung an das

Landesjugendamt dar. Die rechte Ampel neben der Bezeichnung Ihres Jugendamtes

zeigt den Status des Feststellungsprozesses für den Weg vom Landesjugendamt an Ihr

Jugendamt. Diese Ampeln werden mit Rot gekennzeichnet, sofern noch keine Bearbei-

tung vorgenommen wurde. Sie springt auf Gelb, wenn für alle Einrichtungen der Mel-

dungsprozess abgeschlossen ist (grüne Ampeln) oder das Landesjugendamt dem Ju-

gendamt die Endabrechnung zur Überarbeitung zurückgibt. Die linke Ampel steht auf

Grün, wenn bei all Ihren Einrichtungen die Meldung der Endabrechnung durchgeführt

wurde und die Endabrechnung Ihres gesamten Jugendamtes an das Landesjugendamt

von Ihnen freigegeben wurde. Die rechte Ampel steht auf Grün, wenn die Feststellung

des Landesjugendamtes vorliegt.

6.7.11.2 Meldungsprozess auf Einrichtungsebene

Einstieg in die Endabrechnung:

Sie können die Bearbeitung der Endabrechnung über den Menüpunkt Endabrechnung

starten.

170

Dort wird Ihnen wie gewohnt der Strukturbaum angezeigt.

Wird die Endabrechnung zum ersten Mal durch einen Klick auf das orange EA-

Dokument für eine Einrichtung gestartet, erscheint eine Startseite mit dem Button End-

abrechnung starten. Dieser kann nur betätigt werden, wenn ein Leistungsbescheid in

KiBiz.web für die zu bearbeitende Einrichtung hinterlegt ist. Handelt es sich bei der Ein-

richtung gleichzeitig um ein FamZ nach § 21 Abs. 6 KiBiz, muss für diese Einrichtung

ebenfalls ein gültiger Leistungsbescheid in FamZ.web hinterlegt sein, bevor Sie die End-

abrechnung starten können.

Hinweis: Sollte die Einrichtung den Betrieb nicht aufgenommen haben, geben Sie bitte

einen Nuller-Leistungsbescheid für die Einrichtung ein. Dadurch können sowohl die Be-

standteile der EA I und EA II ordnungsgemäß abgerechnet werden.

Wenn der Button betätigt wird, erscheint die Reiterübersicht der Endabrechnung.

171

Eine erneute Startseite erscheint nur, wenn nach Start der Endabrechnung Änderungen

entweder im Leistungsbescheid (KiBiz.web oder FamZ.web) oder in den Monatsdaten

vorgenommen werden. In diesen beiden Fällen sollte zur Fortsetzung der Endabrech-

nung der dann sichtbare Button Endabrechnung fortsetzen gedrückt werden. Sie ge-

langen somit wieder in die Reiterübersicht. Die von Ihnen bereits gemachten Angaben,

z.B. im Kommentarfeld, bleiben erhalten.

Sobald Sie die Endabrechnung final freigegeben haben, können keine Änderungen mehr

am Leistungsbescheid (KiBiz.web oder FamZ.web) oder an den Monatsdaten vorge-

nommen werden. Wenn Sie dennoch Änderungen an der Endabrechnung vornehmen

möchten, müssen Sie die Endabrechnung wieder mit Hilfe des Buttons Endabrechnung

zurückgeben im Reiter Übersicht/ Freigabe freischalten. Diese Funktion ist allerdings

nur aktiv, wenn das Jugendamt noch keine finale Meldung an das Landesjugendamt

freigegeben hat oder die Endabrechnung zur Überarbeitung vom Landesjugendamt zu-

rückgegeben wurde.

Reiter Endabrechnung I:

Unter dem Reiter EA I bekommen Sie die Unterreiter Leistungsbescheid Erlasslage,

Durchschnittl. Ist-Belegung und Abweichung/ Korridorberechnung angezeigt. Der

Leistungsbescheid Erlasslage bildet den aktuellen Leistungsbescheid und die Durch-

schnittl. Ist-Belegung/ die durchschnittlichen Monatsdaten ab. Änderungen können in

diesen beiden Unterreitern nicht mehr direkt vorgenommen werden. Anpassungen müs-

sen direkt über den Leistungsbescheid und den Monatsdaten erfolgen. In dem oberen

Abschnitt des Reiters Durchschnittliche Ist-Belegung bekommen Sie auf Basis der von

Ihnen gepflegten Monatsdaten die einzeln auf die Monate verteilt anwesenden Kinder

angezeigt.

172

Falls Sie Änderungen in den Monatsdaten vornehmen müssen, gelangen Sie direkt

durch einen Klick auf den entsprechenden Monat in die dazugehörigen Monatsdaten. In

der unteren Tabelle wird die durchschnittliche Ist-Belegung pro Gruppenform berechnet.

Dabei wird wieder auf die Monatsdaten Bezug genommen, wobei die einzelnen Monats-

daten addiert und durch 12 dividiert werden.

An dieser Stelle sei kurz die mathematische Vorgehensweise bezüglich der Darstellung

erläutert. Die Werte für die Anzahl der Kindpauschalen in der Gruppenformtabelle sind

auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet, wobei die Spalte Kindpauschalen

für Kinder insgesamt eine Addition der gerundeten Werte darstellt. Letzteres gilt auch

für die unterste Tabelle in diesem Reiter Kindpauschalen laut Gruppenformtabellen.

Um aber für die Endabrechnung genaue €-Beträge auszuweisen, werden in allen Spal-

ten mit €-Beträgen die genauen nicht gerundeten Werte berücksichtigt.

In dem Unterreiter Abweichung/Korridorberechnung werden die Berechnungen der End-

abrechnung I automatisch vorgenommen und die Daten Ihrer Einrichtung ausgewertet

und das Ergebnis dargestellt. Dabei wird Ihnen im oberen Teil dieses Reiters zunächst

die Gruppenformtabelle angezeigt, die an dieser Stelle die Differenz zwischen der durch-

schnittlichen Ist-Belegung und dem Leistungsbescheid Erlasslage darstellt. Eine Berech-

nung, ob Sie die Korridorgrenzen überschreiten oder nicht, wird im unteren Teil des Rei-

ters durchgeführt. Um die detaillierten Berechnungen nachvollziehen zu können, finden

Sie mehrere Infobuttons bei den jeweiligen Begriffen.

173

Unter „Zuschuss des Jugendamts“ finden Sie Ihren Fördersatz abgebildet. Die Bezeich-

nung „Überzahlung“ oder „Nachzahlung“ passt sich je nach Ergebnis der Endabrechnung

I automatisch an.

Reiter Endabrechnung II:

Die Ermittlung der Rückforderungsansprüche für die übrigen Fördertatbestände (ein-

gruppige Einrichtungen/ Waldkindergarten/ soziale Brennpunkte/ Mieten/ Familienzen-

tren getrennt nach § 21 Abs. 4 und § 21 Abs. 6 KiBiz/ Familienzentren in sozialen

Brennpunkten getrennt nach Familienzentren gem. § 21 Abs. 4 und § 21 Abs. 6 KiBiz)

wird pro Einrichtung im Reiter Endabrechnung II vorgenommen.

Aus der Tabelle Abrechnung der übrigen Fördertatbestände können die Zuschüsse für

die übrigen Fördertatbestände differenziert nach dem Zuschussantrag Basis 15.03.,

174

nach dem letzten Leistungsbescheid sowie nach den berechneten Rückforderungsan-

sprüchen entnommen werden. Die Zuschussantragsdaten Basis 15.03. entsprechen da-

bei den Zuschussantragsdaten, welche im Menüpunkt Zuschussantrag für die betrach-

tete Einrichtung hinterlegt sind. Eine Anpassung der Zuschussantragsdaten Basis 15.03.

können Sie in der Spalte Zuschussantragsdaten Basis 15.03. bezogen auf 100 % vor-

nehmen. Die Berechnung des zugehörigen Landesanteils erfolgt automatisiert.

Die in der Tabelle Abrechnung der übrigen Fördertatbestände hinterlegten Leistungsbe-

scheidsdaten (KiBiz.web und ggf. FamZ.web) werden aus dem letzten bzw. aktuellsten

vorliegenden Leistungsbescheid für die betrachtete Einrichtung entnommen.

Die Anpassung der Daten des letzten Leistungsbescheids in der Endabrechnung II er-

folgt über die Erstellung eines neuen angepassten Leistungsbescheids für die betrachte-

te Einrichtung. Die Übernahme der angepassten Leistungsbescheidsdaten in die Endab-

rechnung II der betrachteten Einrichtung erfolgt automatisch, wenn Sie die Endabrech-

nung erneut gestartet bzw. fortgesetzt haben. Als Hilfe für die Navigation zwischen End-

abrechnung II und dem zugehörigen Leistungsbescheiden stehen Ihnen Verlinkungen

zum entsprechenden Formular einer Einrichtung zur Verfügung.

Die Ermittlung der Rückforderungsansprüche für die übrigen Fördertatbestände erfolgt

mittels der Gegenüberstellung von Zuschussantragsdaten Basis 15.03. und den letzten

Leistungsbescheidsdaten pro Fördertatbestand. Ein Rückforderungsanspruch des Lan-

des gegenüber Ihrem Jugendamt entsteht dann, sofern für einen Fördertatbestand die

Zuschussantragsdaten Basis 15.03. einen Betrag von größer Null aufweisen und die

Leistungsbescheidsdaten einen Betrag von gleich Null aufweisen. Dieses entspricht dem

Sachverhalt, dass von Seiten des Jugendamtes Mittel für einen übrigen Fördertatbe-

stand zwar beantragt wurden und auch von Seiten des Landesjugendamtes gegenüber

dem Jugendamt bewilligt wurden, diese Mittel jedoch vom Jugendamt nicht an die Ein-

richtung bzw. den Träger weiterbewilligt wurden. Entsprechend entsteht ein Rückforde-

rungsanspruch in Höhe des unter der Spalte Zuschussantrag Basis 15.03. ausgewiese-

nen Betrages. Wurden die Zuschüsse – unabhängig von deren Höhe - für einen übrigen

Fördertatbestand an die Einrichtung/ den Träger weiterbewilligt, entsteht kein Rückforde-

rungsanspruch. Die berechneten Rückforderungsansprüche pro Fördertatbestand lassen

sich aus der Spalte Rückforderungsanspruch entnehmen.

175

Der Ausweis der Zuschussantragsdaten Basis 15.03., der letzten Leistungsbescheidsda-

ten sowie der Rückzahlungsansprüche erfolgt bezogen auf 100 % sowie bezogen auf

den Landesanteil. Für die Ermittlung der Landesanteile wird jeweils der Landesanteil

bzw. Fördersatz für die Einrichtung zugrunde gelegt, welcher zum Zeitpunkt der Antrags-

stellung (Stichtag: 15. März) für die Einrichtung gültig war.

Durch den Klick auf den Button Daten speichern speichern Sie Ihre Angaben im Reiter

Endabrechnung II.

Reiter Übersicht/ Freigabe:

Im Reiter Übersicht/ Freigabe bekommen Sie die wichtigsten Daten der gesamten End-

abrechnung nochmals angezeigt (Nachzahlung/ Überzahlung bei der EA I und Rückfor-

derungsansprüche EA II). Darüber hinaus wird Ihnen dort ein Häkchen bei dem Punkt

„Einrichtung hat den Betrieb nicht aufgenommen“ angezeigt, wenn für keinen Monat Mo-

natsdaten hinterlegt wurden. Wird dieses Häkchen angezeigt, findet diese Einrichtung

keine Berücksichtigung im Rahmen der Endabrechnung I (keine Anwendung des Korri-

dors). Die Kindpauschalen aus dem Zuschussantrag für Einrichtungen die den Betrieb

nicht aufgenommen haben, werden automatisch in die Übersicht auf Jugendamtsebene

(Rückforderungsansprüche Kindpauschalen EA II) differenziert nach Trägerzugehörigkeit

und in Summe übernommen sowie in der Einrichtungsübersicht extra aufgeführt. Dieses

Häkchen wird in dem oben geschilderten Fall nur voreingestellt angezeigt. Sie haben die

Möglichkeit dieses Häkchen zu entfernen, so dass diese Einrichtung komplett im Rah-

men der Endabrechnung I berücksichtigt wird. Sobald allerdings Monatsdaten für eine

Einrichtung vorliegen, kann dieses Häkchen nicht mehr gesetzt werden. Wenn nur ein-

zelne Kindpauschalen nicht weiterbewilligt wurden, können Sie diese in dem Freitextfeld

„Rückforderungsansprüche Kindpauschalen (100%)“ abtragen. Sie können entweder das

Häkchen setzen, dass eine Einrichtung den Betrieb nicht aufgenommen hat oder einge-

ben, wenn einzelne Kindpauschalen nicht weitergegeben wurden. Beide Angaben

gleichzeitig sind nicht möglich. Auch die einzelnen nicht weiterbewilligten Kindpauscha-

len werden automatisch in die Übersicht auf Jugendamtsebene (Rückforderungsansprü-

che Kindpauschalen EA II) differenziert nach Trägerzugehörigkeit und in Summe über-

nommen. Wenn Sie die Eingaben geprüft und ggf. Eintragungen zu den nicht weiterbe-

willigten Kindpauschalen getätigt haben, können Sie die Endabrechnung auf Einrich-

176

tungsebene freigeben. Wenn Sie die Endabrechnung einer Einrichtung überarbeiten

wollen, können Sie den Prozess über den Button Endabrechnung zurückgeben erneut

öffnen. Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn das Jugendamt die Endab-

rechnung noch nicht an das Landesjugendamt freigegeben hat (Ampelstatus rot oder

gelb auf Ebene des Jugendamtes). Darüber hinaus können Sie Eingaben im Kommen-

tarfeld des Jugendamtes tätigen und die Endabrechnung speichern ohne final freizuge-

ben.

177

6.7.11.3 Meldungsprozess auf Jugendamtsebene

Die Meldung der Endabrechnung auf Ebene des Jugendamtes kann durch einen Klick

auf das orange EA-Symbol neben dem Namen des Jugendamtes bearbeitet werden. Als

Jugendamt können Sie noch Eingaben bei den folgenden Punkten vornehmen: Anzahl

der angebotenen Tagespflegeplätze und Kommentarfelder. Diese Eingaben sind aller-

dings erst möglich, wenn für alle Ihre Einrichtungen die Endabrechnung final freigegeben

sind (grüne Ampeln). Eine Übersicht über den Bearbeitungsstatus können Sie im Reiter

Übersicht/ Freigabe aufrufen.

Reiter Endabrechnung I:

Der Reiter Endabrechnung I enthält die summierten Werte der Einrichtungen. Einrich-

tungen, bei denen im Rahmen der Endabrechnung ein Häkchen bei „Einrichtung hat den

Betrieb nicht aufgenommen“ gesetzt wurde, werden hier nicht berücksichtigt bzw. sepa-

rat kenntlich gemacht. Die Endabrechnung gliedert sich in die zwei Reiter Abwei-

chung/Korridorberechnung und Übersicht Einrichtungen.

Die Darstellung und Berechnung entspricht im oberen Teil der Endabrechnung I, Reiter

Abweichung/Korridorberechnung, auf Einrichtungsebene, wobei an dieser Stelle die

summierten Werte aller Einrichtungen angezeigt werden. Im unteren Teil finden Sie eine

Aufspaltung der Abweichungen der Über- oder Unterschreitung des Korridors nach Trä-

gerform vor.

Der Reiter Übersicht Einrichtungen dient zu Informationszwecken. Hier bekommen Sie

eine kompakte Übersicht über alle Einrichtungen, die zu Ihrem Jugendamt gehören. Ne-

ben der jeweiligen Einrichtung finden Sie die dazugehörige Gesamtsumme der Kind-

pauschalen gemäß Leistungsbescheid Erlasslage (Fördersumme) und die Gesamtsum-

me aus der durchschnittlichen Ist-Belegung. Falls eine Korridorüberschreitung oder

-unterschreitung vorliegt, bekommen Sie diese in der Spalte zu berücksichtigende Ab-

weichung angezeigt, die sich auf die gesamte Abweichung ohne Berücksichtigung von

Fördersätzen bezieht. Wie hoch der Landesanteil und der Zuschuss des Jugendamtes

sind, wird in den beiden letzten Spalten ersichtlich gemacht.

Reiter Endabrechnung II:

178

Die Endabrechnung II eines Jugendamtes beinhaltet die Summierung der Rückforde-

rungsansprüche der übrigen Fördertatbestände über alle Einrichtungen als auch Ermitt-

lung der Rückforderungsansprüche für die Kindertagespflege, die zusätzlichen U3-

pauschalen sowie für die Kindpauschalen EA II. Die Kindpauschalen EA II beziehen sich

dabei auf Kindpauschalen aus der verspäteten oder fehlenden Inbetriebnahme von Ein-

richtungen sowie auf Kindpauschalen, welche nicht an die Einrichtung/ den Träger wei-

terbewilligt wurden.

Die Endabrechnung II Ihres Jugendamtes untergliedert sich wiederum in die Reiter ein-

gruppige Einrichtungen, Waldkindergarten, soziale Brennpunkte, Mieten, Famili-

enzentren I (§ 21 Abs. 4), Familienzentren I im sozialen Brennpunkt (§ 21 Abs. 4),

Familienzentren II (§ 21 Abs. 6), Familienzentren II im sozialen Brennpunkt (§ 21

Abs. 6) und Übersicht. Es sei bereits vorab erwähnt, dass die im Reiter Übersicht

summierten Beträge ausschließlich Beträge von Einrichtungen enthalten, welche eine

grüne Ampel aufweisen. Auch bei der Darstellung von Einrichtungsübersichten in den

anderen Reitern werden nur Einrichtungen aufgeführt, welche eine grüne Ampel aufwei-

sen.

Die Reiter eingruppige Einrichtungen, Waldkindergarten, soziale Brennpunkte, Mie-

ten, Familienzentren I (§ 21 Abs. 4), Familienzentren I im sozialen Brennpunkt (§ 21

Abs. 4), Familienzentren II (§ 21 Abs. 6) und Familienzentren II im sozialen Brenn-

punkt (§ 21 Abs. 6) beinhalten die Auflistung der Ergebnisse der Abrechnung der übri-

gen Fördertatbestände pro Einrichtung differenziert nach dem jeweiligen Fördertatbe-

stand. In Anlehnung an die Endabrechnung II auf Einrichtungsebene werden die Zu-

schussantragsdaten Basis 15.03. den Daten des letzten Leistungsbescheides gegen-

übergestellt sowie in einer separaten dritten Spalte die resultierenden Rückforderungs-

ansprüche ausgewiesen.

179

Im Reiter Übersicht erfolgt im oberen Bereich die Abrechnung der Tagespflegeplätze

und der zusätzlichen U3-Pauschalen, im mittleren Bereich die Abrechnung der Kindpau-

schalen EA II und im unteren Teil die Abrechnung der übrigen Fördertatbestände.

Für die Abrechnung der Tagespflegeplätze sollte zunächst die tatsächlich angebotene

Anzahl von Tagespflegeplätzen, getrennt nach U3- und Ü3-Plätzen, hinterlegt werden.

Sofern keine Tagespflegeplätze von Seiten Ihres Jugendamtes angeboten wurden, ist es

zwingend erforderlich die Anzahl der Tagespflegeplätze mit Null auszuweisen. Ein Rück-

forderungsanspruch bezogen auf die Tagespflegeplätze entsteht, sofern die Anzahl der

angebotenen Tagespflegeplätze unterhalb der von Seiten des Landesjugendamtes be-

willigten Tagespflegeplätze liegt. Liegt die Anzahl der angebotenen Tagespflegeplätze

über den bewilligten Tagespflegeplätzen beträgt der Rückzahlungsanspruch 0,00 Euro.

Für die Abrechnung der zusätzlichen U3-Pauschalen werden die vom Landesjugendamt

an das Jugendamt bewilligten zusätzlichen U3-Pauschalen den von dem Jugendamt an

die Träger/Einrichtungen weitergeleiteten zusätzlichen U3-Pauschalen gegenüberge-

180

stellt. Ein Abgleich erfolgt getrennt für jede Kategorie der U3 Pauschalen (25 Std., 35

Std. und 45 Std.). Die Werte werden automatisch aus dem Leistungsbescheid des Lan-

desjugendamtes und den summierten Werten der Leistungsbescheide aller Einrichtun-

gen übernommen. Anpassungen können hier nicht vorgenommen werden. Ein Rückfor-

derungsanspruch bezogen auf eine Kategorie der zusätzlichen U3-Pauschalen entsteht,

sofern die Anzahl der weitergeleiteten zusätzlichen U3-Pauschalen unterhalb der von

Seiten des Landesjugendamtes bewilligten zusätzlichen U3-Pauschalen liegt. Liegt die

Anzahl der weitergeleiteten zusätzlichen U3-Pauschalen über den Werten aus dem Leis-

tungsbescheid LJA, beträgt der Rückzahlungsanspruch für diese Kategorie 0,00 Euro.

Wurden weiterhin Kindpauschalen entgegen der Zuschussbeantragung nicht an die Ein-

richtung bzw. den Träger weiterbewilligt oder wurden Kindpauschalen aufgrund der ver-

späteten oder fehlenden Inbetriebnahme von Einrichtungen nicht in Gänze weiterbewil-

ligt (sog. Kindpauschalen EA II), werden diese in Summe bezogen auf 100 % differen-

ziert nach Trägergruppen im Reiter Übersicht im Bereich Abrechnung der Kindpauscha-

len EA II angezeigt. Diese Werte werden automatisch in der Endabrechnung auf Einrich-

tungsebene ermittelt und übernommen. Die Berechnung des zugehörigen Landesanteils

erfolgt automatisch. Sie haben die Möglichkeit Erläuterungen im Kommentarfeld zu hin-

terlegen.

181

Sofern die Abrechnung der übrigen Fördertatbestände (Endabrechnung II) für alle Ein-

richtungen vorgenommen wurde, haben Sie im unteren Teil des Reiters Übersicht die

Möglichkeit Ihre getätigten Angaben per Klick auf den Button Daten speichern zu spei-

chern.

Bitte beachten Sie, dass Sie vor Freigabe Ihrer Endabrechnung an das Landesjugend-

amt den Reiter Endabrechnung II gespeichert haben müssen. Ansonsten ist keine Frei-

gabe im Reiter Übersicht/Freigabe möglich.

Reiter Übersicht/ Freigabe:

In dem Reiter Übersicht/ Freigabe bekommen Sie die aggregierte Endabrechnung aller

Einrichtungen auf Ebene des Jugendamtes angezeigt. Dabei wird zwischen dem Ergeb-

nis der Endabrechnung I und Endabrechnung II unterschieden. Eine saldierte Gesamt-

summe, die im Februar des folgenden Jahres verrechnet wird, wird Ihnen ebenfalls aus-

gewiesen. Sie haben in diesem Reiter die Möglichkeit über Betätigen des Buttons End-

abrechnung freigeben die finale Meldung an das Landesjugendamt freizugeben. Nach

Freigabe wird Ihnen das finale Meldungsdokument am unteren Rand dieses Reiters ein-

geblendet, welches Sie abspeichern und für den Versand an Ihr Landesjugendamt aus-

drucken können. Die Ampel neben Ihrem Jugendamt springt auf grün. Möchten oder

müssen Sie Änderungen an der Endabrechnung vornehmen, hat das für Sie zuständige

182

Landesjugendamt die Möglichkeit Sie wieder für die Bearbeitung freizuschalten. Die Ju-

gendamtsampel würde wieder auf gelb springen. Setzen Sie sich diesbezüglich bitte mit

Ihrem Landesjugendamt in Verbindung.

183

6.7.11.4 Feststellungsprozess auf Jugendamtsebene

Wurde vom Jugendamt die Meldung der Endabrechnung gegenüber Ihrem zuständigen

Landesjugendamt freigegeben, ist es Aufgabe des Landesjugendamtes die Meldungen

zu überprüfen und Ihnen anschließend das Ergebnis der Prüfung in Form eines entspre-

chenden Feststellungsbescheids mitzuteilen. Wurde die Feststellung der Endabrechnung

von Seiten des Landesjugendamtes gegenüber Ihrem Jugendamt in KiBiz.web freigege-

ben, kann dieses wiederum aus dem Status der Ampel neben Ihrem Jugendamt aus der

Einrichtungsübersicht, Spalte Feststellung Endabrechnung entnommen werden. Dabei

besagt eine rote Ampel, dass die Feststellung der Endabrechnung gegenüber Ihrem Ju-

gendamt bisher noch nicht vorgenommen wurde, eine gelbe Ampel zeigt an, dass die

Feststellung der Endabrechnung sich in Bearbeitung befindet und eine grüne Ampel

spiegelt wider, dass die Feststellung der Endabrechnung von Seiten des Landesjugend-

amtes vorgenommen wurde. Ist Letzteres der Fall, sollte Ihnen ein Feststellungsbe-

scheid in schriftlicher Form in den Folgetagen postalisch zugestellt werden. Darüber hin-

aus lassen sich die Ergebnisse der Endabrechnung für Ihr Jugendamt über einen Maus-

klick auf das orange EA-Formular, der in der Spalte Feststellung Endabrechnung positi-

oniert ist, einsehen. Die Formulare entsprechen denen des Meldungsprozesses. Die Be-

arbeitung der Formulare ist jedoch nicht möglich.

Mit der Feststellung der Endabrechnung für Ihr Jugendamt von Seiten des Landesju-

gendamtes erfolgt auch die Verrechnung einer möglichen Über- / Nachzahlung im Monat

Februar des Folgekindergartenjahres. Diese Verrechnung wird innerhalb der Zahlungs-

übersicht des Leistungsbescheides (Menüpunkt Leistungsbescheid, Leistungsbescheid

Jugendamt, Reiter Leistungsbescheid LJA, Reiter Übersicht) des Folge-

Kindergartenjahres von Seiten Ihres Landesjugendamtes vorgenommen. Unabhängig

davon, ob die Verrechnung der Über-/ Nachzahlung von Seiten des Landesjugendamtes

184

durch die Aktualisierung der Zahlungsübersicht vorgenommen wurde, wird Ihnen im un-

teren Bereich der Zahlungsübersicht – sofern denn die Feststellung der Endabrechnung

Landesjugendamt an Jugendamt erfolgt ist – die Über-/ Nachzahlung eingeblendet.

Wurde von Seiten des Landesjugendamtes die Zahlungsübersicht bisher nicht aktuali-

siert, werden Sie durch einen entsprechenden Hinweistext unterhalb der Zahlungsüber-

sicht darauf aufmerksam gemacht. Eine Verrechnung der Über-/ Nachzahlung im Monat

Februar in der Spalte Gesamtmonatsabschlag in € ist demnach noch nicht erfolgt. Erfolg-

te die Aktualisierung der Zahlungsübersicht von Seiten des Landesjugendamtes, wird

der oben angesprochene Hinweistext ausgeblendet. Der Gesamtmonatsabschlag im

Monat Februar enthält nun entsprechend die Über-/ Nachzahlung der Endabrechnung.

6.7.11.5 Feststellungsprozess auf Einrichtungsebene

Wurde von Seiten Ihres zuständigen Landesjugendamtes die Feststellung der Endab-

rechnung für Ihr Jugendamt freigegeben, haben Sie anschließend die Möglichkeit im

185

Rahmen der Endabrechnung die endgültigen Feststellungsbescheide gegenüber dem

Träger für die einzelne Einrichtung zu erstellen. Klicken Sie dazu in der Spalte Feststel-

lung Endabrechnung auf das orange EA-Formular einer Einrichtung. Es werden Ihnen

anschließend die Formulare entsprechend des Meldungsprozesses auf Einrichtungs-

ebene eingeblendet. Diese sind jedoch für eine Bearbeitung gesperrt. Im Reiter Abwei-

chung/ Korridorberechnung haben Sie die Möglichkeit den Feststellungsbescheid für

die betrachtete Einrichtung zu erstellen. Klicken Sie dazu auf den Button Endabrech-

nung feststellen. Daraufhin wird Ihnen im unteren Bereich des Reiters Abweichung/

Korridorberechnung der formale endgültige Feststellungsbescheid in Form eines

Word-Dokumentes sowie die zugehörige Berechnungsgrundlage, welche dem Reiter

Abweichung/ Korridorberechnung entspricht, in Form eines pdf-Dokumentes zum

Download angeboten. Im Zuge der Erstelllung des Feststellungsbescheides haben Sie

über die Funktion Briefvorlagen (Menüpunkt: Verwaltung) die Möglichkeit den Feststel-

lungsbescheid individuell zu konfigurieren. Im Anhang dieses Handbuches werden Er-

setzungsmarken aufgeführt, die Sie bei der Erstellung des Bescheides einbinden kön-

nen.

6.7.11.6 Änderungen ab der Endabrechnung KGJ 13/14

6.7.11.6.1 Abrechnung des bezuschussungsfähigen Mietanteils in der EA II

Bei dem Fördertatbestand des bezuschussungsfähigen Mietanteils kann die automati-

sierte Berechnung in der EA II ab dem Kindergartenjahr 2013/2014 aufgehoben und ein

manueller Rückforderungsbetrag erfasst werden. Solange Sie die Checkbox bei „Rück-

forderungsanspruch bezuschussungsfähiger Mietanteil manuell erfassen“ nicht anhaken,

186

wird der Rückforderungsanspruch nach der bisherigen Systematik automatisiert berech-

net (ein Rückforderungsanspruch wird nur dann ermittelt, wenn in der Spalte Zuschuss-

antrag Basis 15.03. ein Betrag größer 0,00 Euro enthalten ist und in der Spalte letzter

Leistungsbescheid ein Betrag von 0,00 Euro enthalten ist).

Mit Anhaken der neuen Checkbox „Rückforderungsanspruch bezuschussungsfähiger

Mietanteil manuell erfassen“ wird die bisher deaktivierte Zelle „Rückforderungsanspruch

100% - bezuschussungsfähiger Mietanteil“ für eine Erfassung aktiviert und die aktuelle

Logik (siehe oben) für den bezuschussungsfähigen Mietanteil aufgehoben. Sie können

nun in der Zelle „Rückforderungsanspruch 100% - bezuschussungsfähiger Mietanteil“

einen Betrag manuell erfassen und speichern. Bitte erfassen Sie den Wert des Rückfor-

derungsanspruchs mit einem negativen Vorzeichen. Der manuell erfasste Betrag muss

über den Button Daten speichern gespeichert werden. Mit Speicherung wird der Lan-

desanteil am Rückforderungsanspruch automatisch angepasst und berechnet. Der ma-

nuell erfasste und gespeicherte Betrag fließt in die Freigabe der Endabrechnung der Ein-

richtung ein (wie bisher).

Wird die neue Checkbox wieder ausgehakt, wird die Zelle wieder deaktiviert und automa-

tisch der Rückforderungsanspruch auf die bisherige Systematik umgestellt. Diese Ände-

rung muss über den Button Daten speichern erneut gespeichert werden.

6.7.11.6.2 Differenzierte Abrechnung des Konnexitätsanteils

187

Zur differenzierten Abrechnung des Konnexitätsanteils bei dem Fördertatbestand der

Kindpauschalen, müssen ab dem Kindergartenjahr 2013/2014 in der Endabrechnung der

Einrichtung – Reiter Übersicht/Freigabe – die Rückforderungsansprüche Kindpauschalen

(100%) differenziert nach U3 und Ü3 erfasst werden.

Bei Einrichtungen, die den Betrieb nicht aufgenommen haben (Checkbox neben „Einrich-

tung hat den Betrieb nicht aufgenommen“ wurde angehakt), werden die Rückforde-

rungsansprüche der Kindpauschalen weiterhin automatisiert berechnet und ab dem Kin-

dergartenjahr 2013/2014 nach U3 und Ü3 aufgeteilt und somit auch der Konnexitätsan-

teil automatisch ermittelt. Die Basis bildet weiterhin die Kindpauschalen aus dem Zu-

schussantrag.

Die auf Einrichtungsebene erfassten Rückforderungsansprüche Kindpauschalen (U3 und

Ü3) werden in die aggregierte Ansicht des Jugendamtes überführt (Endabrechnung II –

Reiter Übersicht), differenziert dargestellt und der Konnexitätsanteil berechnet.

Darüber hinaus erfolgt ebenfalls eine differenzierte Darstellung im Reiter

Übersicht/Freigabe des Jugendamtes sowie in dem bei Freigabe erzeugten Dokument,

das sie dem Landesjugendamt zukommen lassen müssen.

188

6.7.11.6.3 Darstellung von Rückforderungsansprüchen aus nicht weiterbewilligten Kindpauschalen

Im Reiter Übersicht/Freigabe des Jugendamtes wurde mit der Endabrechnung

2013/2014 eine Tabelle eingefügt, die die Rückforderungsansprüche aus nicht weiterbe-

willigten Kindpauschalen – getrennt nach U3- und Ü3-Kindpauschalen – darstellt.

Dazu wird zunächt der Leistungsbescheid des Landesjugendamtes der Summe der

Leistungsbescheide des Jugendamtes an die Träger gegenübergestellt und die Differenz

ermittelt. Unter Berücksichtigung der bisher in der Endabrechnung erfassten

Rückforderungsansprüche aus nicht weitergeleiteten Kindpauschalen wird eine weitere

Differenz zum Rückforderungsbetrag berechnet. Die Berechnungssystematik der einzel-

nen Spalten können Sie auch den Infobuttons in der Webansicht entnehmen.

Unterhalb der neuen Tabelle haben Sie die Möglichkeit, die festgestellte Differenz zum

Rückforderungsbetrag in die Endabrechnung II im Reiter Übersicht/Freigabe zu über-

nehmen. Wenn diese Werte in die Endabrechnung überführt werden sollen, müssen Sie

den Radiobutton neben „Übernahmen der ermittelten Differenz zum aktuellen Rückforde-

rungsbetrag in die Endabrechnung II“ auf ja setzen und mit dem Button Daten spei-

chern der Reiter Übersicht/Freigabe speichern. Diese Funktion ermöglicht nur die kom-

plette Übernahme der automatisch errechneten Werte in der Spalte Differenz zum Rück-

forderungsbetrag in die Endabrechnung II des Reiters Übersicht/Freigabe (siehe nach-

189

folgende Abbildung). An dieser Stelle können keine abweichenden Werte manuell er-

fasst bzw. in die Endabrechnung einbezogen werden. Sollten nur Teilbeträge als weitere

Rückforderung berücksichtigt werden müssen, müssen diese Werte weiterhin einrich-

tungsbezogen als Rückforderungsansprüche Kindpauschalen erfasst werden.


6.7.11.7.1 Berechnung der Rückforderungsansprüche

Ab dem KGJ 14/15 steht Ihnen in der Endabrechnung II auf Einrichtungsebene die Funk-

tion zur manuellen Erfassung der Rückforderungsansprüche bei dem bezuschussungs-

fähigen Mietanteil nicht mehr zur Verfügung.

Die Berechnung aller weiteren Rückforderungsansprüche erfolgt nach einer neuer Logik:

Wurde im letzten Leistungsbescheid mehr bewilligt als beantragt, wird der Rückforde-

rungsanspruch mit 0,00 ausgewiesen. In allen anderen Fällen wird der Rückforderungs-

anspruch immer als Differenz zwischen dem letzten Leistungsbescheid und dem Zu-

schussantrag berechnet.

190

Die berechneten Rückforderungsansprüche fließen wie bisher in die aggregierten An-

sichten ein.

6.7.11.7.2 Abrechnung der Tagespflegeplätze

Bei der Abrechnung der Tagespflegesätze im Reiter Endabrechnung II - Übersicht auf

Jugendamtsebene wird differenziert zwischen Tagespflegeplätze für U3/Ü3 Kinder ohne

Behinderung und Tagespflegeplätze U3/Ü3 Kinder mit Behinderung. Die Tabelle zur Ab-

rechnung der Tagespflegeplätze wird daraufhin um eine weitere Tabelle ergänzt und mit

differenzierten Pauschalen (Kinder ohne/mit Behinderung) berechnet.

191

Die Werte der ersten beiden Spalten stammen aus dem letzten Leistungsbescheid. Die

Anzahl angebotener Tagespflegeplätze in der dritten und vierten Spalte muss manuell

erfasst werden, woraufhin sich der Betrag und der Rückforderungsanspruch automatisch

berechnen.

In der Spalte Anzahl der Plätze für Kinder ohne Behinderung in der neuen Tabelle für

Tagespflegeplätze für Kinder mit Behinderung sind die Plätze zu erfassen, für die ein

Zuschuss für ein Kind mit Behinderung beantragt und durch das LJA bewilligt wurde, die

Plätze aber mit nichtbehinderten Kindern belegt wurden (da im Kindergartenjahr keine

Anerkennung als Kind mit Behinderung erfolgt ist) oder eine erhöhte Pauschale wegen

anderer fehlender Voraussetzungen nicht in Betracht kommt. Diese Plätze können mit

der normalen Pauschale gemäß § 22 Abs. 1 S. 2 KiBiz gefördert werden und sind nur in

192

dieser Tabelle zu erfassen. In der oberen Tabelle sind diese Plätze nicht zu berücksich-

tigen, da sie ansonsten doppelt angegeben und berücksichtigt würden.

Beispiel: Sie haben für U3-Kinder mit Behinderung 10 Tagespflegeplätze bewilligt be-

kommen. Zwei dieser U3-Kinder, die auch betreut wurden, erfüllen nun aber nicht die

Voraussetzungen, um als Kind mit Behinderung gefördert zu werden. In der unteren Ta-

belle müssten Sie nun in der Spalte „angebotene Tagespflegeplätze“ eine 8 bei der An-

zahl Plätze für U3-Kinder mit Behinderung eintragen und eine 2 bei Anzahl Plätze für U3-

Kinder ohne Behinderung. Die obere Tabelle bleibt unverändert.

Wurden für ein Jugendamt keine Pauschalen für Kinder mit Behinderung in Kindertages-

pflege vom Landesjugendamt bewilligt, so kann in der neuen Tabelle kein Wert erfasst

werden und die Tabelle wird deaktiviert und mit Nullen vorbefüllt angezeigt.

6.7.11.7.3 Abrechnung der neuen Fördertatbestände

Für die neuen Fördertatbestände Verfügungspauschale, plusKITA-Einrichtungen und

zusätzlicher Sprachförderungsbedarf finden Sie in der Endabrechnung II auf Jugend-

amtsebene eine neue Tabelle.

193

Für alle Fördertatbestände wird nur ein Rückforderungsanspruch ermittelt, keine Nach-

zahlung.

Die neuen Fördertatbestände werden in die Übersicht integriert und mit den ermittelten

Rückforderungsansprüchen aus der neuen Tabelle befüllt. Die Werte fließen in die Ge-

samtsumme der Rückforderungsansprüche (Landesanteil) ein.

6.7.11.7.4 Tabelle Rückforderungsansprüche

In der Tabelle „Darstellung von Rückforderungsansprüchen aus nicht weiterbewilligten

Kindpauschalen“ wird eine neue Funktion in der umbenannten Spalte „angegebener

Rückforderungsanspruch bei X Einrichtungen“ hinterlegt. Die Anzahl dieser Einrichtun-

gen wird wie folgt ermittelt: Es werden alle Einrichtungen einbezogen, die in der Endab-

rechnung die Checkbox „Einrichtung hat den Betrieb nicht aufgenommen“ angehakt ha-

ben oder bei denen ein Rückforderungsanspruch größer 0,00 € erfasst wurde. Diese

Einrichtungen bilden die Grundgesamtheit der Rückforderungsansprüche ab.

Die neue Funktion der Tabelle können Sie mit Klick auf X (= Einrichtungsanzahl) aufge-

rufen. Es öffnet sich eine neue Tabelle, in der die Einrichtungen mit folgenden Informati-

onen aufgelistet werden: AZ LJA, AZ JA, Fördersatz der Einrichtung, Betrieb nicht auf-

genommen ja/nein, Rückforderungsanspruch U3 Kindpauschalen (100%) und Rückfor-

derungsanspruch Ü3 Kindpauschalen (100%). Bei dieser Aktion wird der Reiter Über-

sicht/Freigabe nicht gespeichert.

6.7.11.7.5 Feststellung der Endabrechnung – Neuberechnung Planungsgarantie

Bei Feststellung der Endabrechnung der Einrichtung durch das Jugendamt wird die Pla-

nungsgarantie im Leistungsbescheid des darauffolgenden Jahres neu berechnet:

194

1. Die Summe Planungsgarantie berechnet sich aus der Istbelegung für die Monate Au-

gust bis Juli (Monatsdaten vorangegangenes KGJ). Monatsdaten, die mit der gesetzten

Checkbox „Einrichtung hat den Betrieb nicht aufgenommen“ abgegeben wurden, werden

nicht einbezogen. Für jede Zelle der Gruppenformtabelle aus den Monatsdaten werden

daher die Monate August bis Juli addiert und anschließend durch die Anzahl der Monate

(Prüfung: August bis Juli) dividiert, in der die Checkbox „Einrichtung hat den Betrieb nicht

aufgenommen“ nicht gesetzt wurde. Im Ergebnis wird die durchschnittliche Ist-Belegung

aus den Monatsdaten für jede Zelle der Gruppenformtabelle berechnet, in denen die Ein-

richtung in Betrieb war. An dieser Stelle erfolgt keine Rundung der Werte.

2. Diese Werte werden mit der entsprechenden Kindpauschale des Jahres des Leis-

tungsbescheides multipliziert, so dass für jede Zelle der Gruppenformtabelle ein €-Wert

errechnet wird. An dieser Stelle erfolgt ebenfalls keine Rundung der Werte.

3. Die errechneten €-Werte (nicht gerundete Originalwerte) werden nun addiert. Das Er-

gebnis ist die neue Summe Planungsgarantie auf Basis nicht gerundeter Originalwerte.

Für die Formular-/Webansicht wird erst an dieser Stelle auf zwei Nachkommastellen

kaufmännisch gerundet.

Ist die neu berechnete Planungsgarantie nach Feststellung der Endabrechnung größer

als die Summe Kindpauschalen aus dem Leistungsbescheid des nächsten Jahres oder

der Leistungsbescheid wurde auf Basis der Planungsgarantie erstellt (Radiobutton im

leistungsbescheid steht auf Planungsgarantie), so wird die Ampel dieses Leistungsbe-

scheides auf gelb gesetzt und der Leistungsbescheid gespeichert. Sie werden bei der

Feststellung der Endabrechnung der Einrichtung mit einem Informationstext auf die An-

passungen im Leistungsbescheid hingewiesen.


6.7.11.8.1 Endabrechnung auf Ebene der Einrichtung

Endabrechnung I

Ab dem Kindergartenjahr 15/16 entfällt die Korridorberechnung. In der Endabrechnung

der Einrichtungen wird der entsprechende Reiter mit dem Reiter „Abrechnung“ ersetzt.

195

Dort wird die Fördersumme ausgewiesen, die gemäß des letzten Leistungsbescheides

bewilligt wurde, die Kindpauschalen, die sich aus der durchschnittlichen Ist-Belegung

ergeben und der Wert Planungsgarantie (Basis Bearbeitungszeitpunkt Endabrechnung).

Außerdem wird ausgewiesen, ob die Planungsgarantie Anwendung findet und die zu

berücksichtigende Abweichung wird angezeigt. Das Häkchen neben „Die Planungsga-

rantie findet Anwendung“ kann bei Bedarf entfernt werden. In diesem Fall wird der Wert

Planungsgarantie in keine weiteren Berechnungen einbezogen.

Die zu berücksichtigende Abweichung berechnet sich wie folgt: Ist die Checkbox zur

Planungsgarantie nicht gesetzt, wird die Summe Kindpauschalen aus der durchschnittli-

chen Ist-Belegung um die Summe gemäß Leistungsbescheid (Fördersumme) subtra-

hiert. Ist die Checkbox gesetzt, so wird der höhere Wert zwischen Summe Kindpauscha-

len aus der durchschnittlichen Ist-Belegung und Summe Planungsgarantie (Basis Bear-

beitungszeitpunkt Endabrechnung) um die Summe gemäß Leistungsbescheid (Förder-

summe) subtrahiert.

Im angezeigten Beispiel ist die Rechnung somit: 750.844,78 € - 758.559,82 € = -

7.715,04 €.

Ergibt sich für die zu berücksichtigende Abweichung ein negativer Wert, so wird der Wert

als Rückforderung (zwischen Träger und Jugendamt) verrechnet, ist er positiv, wird der

Wert als Nachzahlung (zwischen Träger und Jugendamt) verrechnet. Der Zuschuss des

196

Jugendamtes berechnet sich aus der Multiplikation von der zu berücksichtigenden Ab-

weichung und dem entsprechenden Fördersatz der Einrichtung.

Im neuen Reiter „Abrechnung“ werden alle Werte automatisch berechnet und angezeigt.

Sie sind nicht editierbar. Lediglich die Checkbox zur Planungsgarantie kann an- oder

ausgehakt werden. Wurden z.B. Änderungen an den Monatsdaten des Vorjahres vorge-

nommen, die Auswirkungen auf die Planungsgarantie haben, so werden diese Änderun-

gen im Reiter erst sichtbar, wenn der Button „Planungsgarantie neu berechnen“ ange-

klickt wurde. Die neu errechnete Summe Planungsgarantie wird angezeigt und ggf. passt

sich die zu berücksichtigende Abweichung entsprechend an.

Auch wenn die Checkbox aus oder angehakt wird, passt sich die Berechnung der

Abrechnung erst nach Speicherung des Reiters an.

Endabrechnung II

Im Reiter „Endabrechnung II“ werden die übrigen Fördertatbestände abgerechnet. Ab

dem Kindergartenjahr 15/16 entfällt der Fördertatbestand „Zuschuss sozialer Brenn-

punkt“.

Es wird eine vierte Spalte eingefügt, in der gemeldete und verrechnete Rückforderungen

gem. § 4 Abs. 6 DVO erfasst werden können.

197

In der neuen Spalte sind die 100%igen gemeldeten und verrechneten Rückforderungen

gem. § 4 Abs. 6 DVO editierbar. Die Landesanteile berechnen sich nach Speicherung

des Formulars automatisch und können nicht editiert werden.

Bisherige Logik der Berechnung des Rückforderungsanspruch: Letzter Leistungsbe-

scheid - Zuschussantrag Basis 15.03. Das Ergebnis wird nur ausgewiesen, wenn es

kleiner Null ist.

Neue Logik der Berechnung des Rückforderungsanspruch ab 15/16: (Letzter Leistungs-

bescheid + gemeldete und verrechnete Rückforderungen gem. § 4 Abs. 6 DVO) - Zu-

schussantrag Basis 15.03. Das Ergebnis wird nur ausgewiesen, wenn es kleiner Null ist.

Übersicht/Freigabe

Der Reiter „Übersicht/Freigabe“ wird entsprechend den Änderungen in Endabrechnung

I und II angepasst. Anstelle der Korridorberechnung wird die Abrechnung ausgewiesen

und der Zuschuss sozialer Brennpunkt entfällt.

Des Weiteren wird ein neuer Hinweistext eingeblendet, der die Erfassung der Rückforde-

rungsansprüche verdeutlicht.

6.7.11.8.2 Endabrechnung auf Ebene des Jugendamtes

Endabrechnung I

In der Endabrechnung des Jugendamtes (Endabrechnung zwischen Jugendamt und

Landesjugendamt) wird der Reiter „Abweichung/Korridorberechnung“ mit dem Reiter

„Abrechnung“ ersetzt.

198

In diesem Reiter werden fünf Tabellen eingefügt – eine Tabelle je Trägerart sowie eine

Summenübersicht. Die Tabellen sind nicht editierbar.

100% Landesanteil

LB LJA an JA nach Verrechnung der unterjährig nach § 4 Abs. 6 DVO

gemeldeten nicht weitergeleiteten KindpauschalenA € E €

abzüglich der in der EA II erfassten nicht weitergeleiteten

KindpauschalenB € F €

Summe der in der EA festgestellten Einrichtungsbudgets auf Basis

der Planungsgarantie oder IstbelegungC € G €

Ergebnis der EA I D € H €

Kindpauschalen/Planungsgarantie

Die Summenübersicht zeigt die aggregierten Werte der vier Trägertabellen an. Die Trä-

gertabellen berechnen sich wie folgt:

Im Feld A wird die Summe der Werte „Summe Kindpauschalen (Ü3 und Schulkinder)“,

„Summe Planungsgarantie (rechnerischer Ü3-Anteil), „Summe Kindpauschalen (U3)“

und „Summe Planungsgarantie (rechnerischer U3-Anteil)“ aus der Zuschussberechnung

des entsprechenden Trägerreiters des Leistungsbescheides addiert.

Von dieser Summe wird die Summe aus allen Meldungen § 4 Abs. 6 DVO der entspre-

chenden Trägerart abgezogen. Zur Information werden in einem Infobutton je Trägerart

die in den Meldungen nach § 4 Abs. 6 DVO gemeldeten nicht weitergeleiteten Kindpau-

schalen angezeigt.

199

Im Feld B wird je Trägerart die Summe der Rückforderungsansprüche aus den Tabellen

„Abrechnung der Kindpauschalen EA II (Erfassung Einrichtungsebene)“ und „Abrech-

nung der Kindpauschalen EA II (aggregierte Erfassung)“ des Reiters „Endabrechnung II -

Übersicht“ ausgewiesen.

Beispiel Abrechnung der Kindpauschalen EA II (Erfassung Einrichtungsebene):

Beispiel Abrechnung der Kindpauschalen EA II (aggregierte Erfassung):

Im Feld C werden die Summe Kindpauschalen aus der durchschn. Ist-Belegung oder die

Summe Planungsgarantie der Einrichtungen einer bestimmten Trägergruppe addiert. Die

Logik nach der entschieden wird welcher Wert je Einrichtung addiert wird, entspricht der

Logik im Reiter „Abrechnung“ der Endabrechnung auf Einrichtungsebene.

Beispiel Summe Kindpauschalen aus der durchschnittliche Ist-Belegung:

200

Beispiel Summe Planungsgarantie:

Feld D „Ergebnis der EA I“ berechnet sich wie folgt: Zeile 1 * (-1) + Zeile 2 + Zeile 3.

Die zweite Spalte der Tabelle (Felder E, F und G) weist die Landesanteile (normaler

Landesanteil) der entsprechenden Werte aus. Feld H wird entsprechend Feld D berech-

net.

Im Reiter „Übersicht Einrichtungen“ werden ab dem KGJ 15/16 redaktionelle Anpas-

sungen vorgenommen und je Einrichtung mit freigegebener Endabrechnung die Werte

aus der „Abrechnung“ aufgelistet. In der Spalte „Summe Kindpauschalen aus der durch-

schn. Ist-Belegung oder Planungsgarantie“ wird der Wert ausgewiesen, der zur Berech-

nung der Abweichung relevant ist: die Summe Kindpauschalen aus der durchschnittli-

chen Ist-Belegung wird nur dann nicht angezeigt, wenn die Planungsgarantie größer ist

und die Checkbox gesetzt ist, dass die Planungsgarantie Anwendung findet.

201

Endabrechnung II

Der Reiter „soziale Brennpunkte“ entfällt. Die Reiter der weiteren Fördertatbestände

werden analog zum Reiter Endabrechnung II auf Einrichtungsebene um die neue Spalte

„gemeldete und verrechnete Rückforderungen gem. § 4 Abs. 6 DVO“ ergänzt. Die Reiter

sind nicht editierbar.

Im Reiter „Übersicht“ wird ein neuer Abschnitt („Abrechnung der Kindpauschalen EA II

(aggregierte Erfassung)“) eingefügt, analog der Meldung § 4 Abs. 6 DVO aus Kindergar-

tenjahr 15/16. Auch die Berechnung erfolgt identisch der Meldung (vgl. Kapitel 6.7.6.1).

202

Die Abrechnung der übrigen Fördertatbestände wird ohne die sozialen Brennpunkte und

mit neuer Spalte „gemeldete und verrechnete Rückforderungen gemäß § 4 Abs. 6 DVO“

angezeigt und berechnet.

203

Übersicht/Freigabe

Im Reiter „Übersicht/Freigabe“ werden die Ergebnisse aus den Reitern Endabrechnung I

und Endabrechnung II zusammenfassend dargestellt. Die Tabelle „Darstellung von

Rückforderungsansprüchen aus nicht weitergeleiteten Kindpauschalen“ entfällt.

Die Ergebnisse der Endabrechnung I werden nach Trägerart gegliedert und summiert.

Ergibt die Summe einen positiven Wert, wird es als „Landesanteil Nachzahlung“ ausge-

wiesen, bei einem negativen Wert als „Landesanteil Rückforderung“. Des Weiteren wer-

den die Rückforderungsansprüche aus den Landeszuschüssen aufgelistet. Auch hier

entfällt ab KGJ 15/16 der Landeszuschuss für soziale Brennpunkte. Abschließend wird

die Gesamtsumme (Landesmittel) ausgewiesen.

Werden Änderungen in den Endabrechnungen der Einrichtungen vorgenommen, so

müssen die Reiter „Endabrechnung I - Abrechnung“ und „Endabrechnung II - Übersicht“

auf Jugendamtsebene neu gespeichert werden, sodass der Reiter Übersicht/Freigabe

vollständig befüllt wird.


6.7.11.9.1 Endabrechnung auf Ebene der Einrichtung

Endabrechnung I

Im Reiter Abrechnung wird ab dem KGJ 16/17 auch der Zuschuss „Zusätzlicher Zu-

schuss zu den Kindpauschalen gem. §21 Abs. 2 KiBiz“ abgebildet. Die Werte des Zu-

schusses aus dem Leistungsbescheid und aus der durchschnittlichen Ist-Belegung wer-

den ausgewiesen und die entsprechende Nachzahlung/Rückforderung für diesen Förder-

204

tatbestand berechnet und ausgewiesen. Der Wert des Zuschusses der durchschnittli-

chen Ist-Belegung wird mit der Anzahl Kindpauschalen aus dem Unterreiter „durch-

schnittliche Ist-Belegung“ und den entsprechenden Pauschalen für den Zuschuss be-

rechnet. Die Nachzahlung/Rückforderung berechnet sich aus der Subtraktion des Zu-

schusses gemäß durchschnittlicher Ist-Belegung und des Zuschusses gemäß Leis-

tungsbescheid.

Diese Tabelle wird auch im Reiter Übersicht/Freigabe angezeigt.


Endabrechnung I

Auch auf Ebene des Jugendamtes wird der Fördertatbestand „Zusätzlicher Zuschuss zu

den Kindpauschalen gem. §21 Abs. 2 KiBiz“ integriert. Hier werden die Werte des Leis-

tungsbescheides zum Zuschuss ausgewiesen sowie die auf Einrichtungsebene errech-

neten Zuschüsse der durchschnittlichen Ist-Belegung aufaddiert und die Subtraktion die-

ser beiden Beträge als Ergebnis ausgewiesen.

Übersicht/Freigabe

Die Beträge zum zusätzlichen Zuschuss, die im Reiter Abrechnung ausgewiesen wer-

den, werden im Reiter Übersicht/Freigabe in einer Kompaktansicht angezeigt.

205



Im Kindergartenjahr 17/18 wird der Landeszuschuss zum Erhalt der Trägervielfalt gem. §

21f Abs. 1 KiBiz auf Ebene des Jugendamtes integriert.

Endabrechnung II – Übersicht

Im Reiter Übersicht im Bereich der Endabrechnung II wird der Landeszuschuss aus dem

letzten Leistungsbescheid des Landesjugendamtes ans Jugendamt ausgewiesen sowie

die letzten summierten Leistungsbescheide des Jugendamtes an die Einrichtungen. Die

Differenz wird automatisch berechnet und ausgewiesen.

Zusätzlich wird unterhalb der Tabelle „Abrechnung der U3 Pauschalen“ als Hinweis

ausgewiesen, bei wie vielen Einrichtungen des Jugendamtes der Fördertatbestand der

zus. U3-Pauschalen im letzten Leistungsbescheides noch den Status Abschlags-

zahlungen aufweisen. In einem Mouse-Over über der Anzahl wird angezeigt, welche

Einrichtungen konkret hinter der ausgewiesenen Anzahl stecken.

206

Übersicht/Freigabe

Im Reiter Übersicht/Freigabe wird der errechnete Rückforderungsanspruch für den

Landeszuschuss zum Erhalt der Trägervielfalt gem. § 21f Abs. 1 KiBiz ausgewiesen.

Die Reiter werden analog im Feststellungsprozess der Endabrechnung angepasst.

6.7.11.10.2 Zusammenhang Feststellung Endabrechnung und Leistungsbescheid des Folgejahres

Ab der Endabrechnung des KGJ 17/18 wird mit Feststellung der Endabrechnung das

Ergebnis der Endabrechnung nicht mehr im Leistungsbescheid des Folgejahres ange-

zeigt und in der Zahlungsübersicht verrechnet.

207

Dies gilt für den Leistungsbescheid des Landesjugendamtes an das Jugendamt und für

den Leistungsbescheid des Jugendamtes an die Einrichtungen.

6.7.12 Verwendungsnachweis ab dem KGJ 11/12

Die Träger von Kindertageseinrichtungen sind gemäß § 20 Abs. 4 Satz 1 KiBiz dazu ver-

pflichtet, dem Jugendamt eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Mittel-

verwendung durch einen vereinfachten Verwendungsnachweis darzulegen. Dieser Pro-

zess wird durch die Implementierung des Verwendungsnachweises in KiBiz.web unter-

stützt. Sie können den Verwendungsnachweis starten, in dem Sie den Menüpunkt Ver-

wendungsnachweis, anklicken.

6.7.12.1 Bearbeitung durch den Träger/VWTR

Nachdem Sie auf den Menüpunkt Verwendungsnachweis geklickt haben, erscheint eine

Liste mit allen Einrichtungen, die einem Träger/Verwaltungsträger zugeordnet wurden.

208

Dort sehen Sie neben dem Namen der Einrichtung einmal den Prozess Meldung des

Verwendungsnachweises und Feststellung des Verwendungsnachweises. Bei dem Mel-

dungsprozess steht die Ampel entweder auf grün, gelb oder rot. Eine rote Ampel besagt,

dass noch keine Bearbeitung des Verwendungsnachweises vorgenommen wurde. Bei

einer grünen Ampel wurde der Verwendungsnachweis bereits vom Trä-

ger/Verwaltungsträger an das Jugendamt freigegeben. Eine Bearbeitung des Verwen-

dungsnachweises ist nicht mehr möglich. Es besteht aber weiterhin lesenden Zugriff auf

den Verwendungsnachweis. Falls doch Änderungen am Verwendungsnachweis vorge-

nommen werden soll, sollte der Träger/Verwaltungsträger Kontakt mit dem zuständigen

Jugendamt aufnehmen. Dieses kann den Verwendungsnachweis wieder zur Bearbeitung

an zurückgeben. In diesem Fall springt die Ampel von grün auf gelb. Daneben wird au-

ßerdem eine gelbe Ampel angezeigt, wenn bei der Bearbeitung des Verwendungsnach-

weises ein Zwischenstand abgespeichert wird.

Solange das Jugendamt den Verwendungsnachweis einer Einrichtung nicht festgestellt

hat, ist das Dokument im Feststellungsprozess grau unterlegt. Hat das Jugendamt den

Verwendungsnachweis festgestellt, erscheint ein grünes Häkchen und das Dokument

färbt sich von grau auf orange. Müssen zu diesem Zeitpunkt nochmals Veränderungen

am Verwendungsnachweis vorgenommen werden, kann das Jugendamt den Verwen-

dungsnachweis weiterhin zurückgeben. In diesem Fall würde der grüne Haken wieder

entfernt, das Dokument im Feststellungsbescheid grau unterlegt und die Ampel im Mel-

dungsprozess von grün auf gelb springen.

In dem orangen Dokument im Feststellungsprozess sehen Sie eine Übersicht über die

Eingaben im Verwendungsnachweis. Diese Ansicht ist identisch mit den Eingaben im

Verwendungsnachweis des Meldungsprozesses, so dass das Jugendamt keine Möglich-

keit hat, die im Meldungsprozess eingegebenen Daten abzuändern. Eine Änderung im

Verwendungsnachweis kann nur durch den Träger bzw. Verwaltungsträger erfolgen.

Möchte das Jugendamt, dass Änderungen an einem Verwendungsnachweis einer Ein-

209

richtung vorgenommen werden sollen, muss das Jugendamt Ihnen in einem ersten

Schritt den Verwendungsnachweis dieser Einrichtung zurückgeben.

Das Jugendamt kann mit Hilfe des Kommentarfeldes im Verwendungsnachweis sowohl

bei der Rückgabe als auch bei der Feststellung des Verwendungsnachweises Hinweise

vermerken, aus welchem Grund z.B. der Verwendungsnachweis zurückgegeben wurde.

Die Bearbeitung des Verwendungsnachweises einer Einrichtung können Sie als Trä-

ger/Verwaltungsträger durch einen Klick auf das orange Dokument im Prozess „Mel-

dung Verwendungsnachweis“ starten. Eine Bearbeitung ist nur möglich, wenn gegenüber

der Einrichtung die Endabrechnung festgestellt wurde. Ist die Endabrechnung noch nicht

festgestellt oder befindet sich die Endabrechnung wieder in Bearbeitung, ist die Bearbei-

tung des Verwendungsnachweises gesperrt. Sie bekommen diese durch einen Hin-

weistext angezeigt. Wurden ggf. schon Daten gespeichert, gehen diese nicht verloren.

Nach erneuter Feststellung der Endabrechnung kann die Bearbeitung fortgesetzt.

Im oberen Bereich ist neben der Angabe von Stammdaten auch ein PDF-Dokument mit

Arbeitshinweisen zum Ausfüllen des Verwendungsnachweises hinterlegt. Durch

einen Klick auf das PDF-Symbol können Sie sich das Dokument ansehen und spei-

chern. In diesem Dokument finden Sie fachlich abgestimmte Vorgaben zur Führung des

Verwendungsnachweises nach § 20 Abs. 4 Satz 2 KiBiz, die seitens der LAGÖF bereit-

gestellt wurden. Den beiden anderen PDF-Dokumenten bzgl. der systemseitig erzeugten

Warnhinweise und der Vorgehensweise bei rückwirkenden Änderungen können Sie wei-

tere Informationen zur Bearbeitung des Verwendungsnachweises entnehmen.

210

Unterhalb der Einrichtungsdaten besteht die Möglichkeit die Erträge aus einem Kinder-

gartenjahr zu erfassen. Die Felder 1.1 Zuschuss des Jugendamtes nach § 20 KiBiz, 1.1b

Zuschuss Familienzentrum nach § 21 Abs. 4 und 5, 1.1c Zuschuss Familienzentrum

nach § 21 Abs. 6 und 5, 1.1d Zuschuss zusätzliche U3-Pauschalen nach § 21 Abs. 3 und

1.2 Trägeranteil sind aus Daten der Endabrechnung bzw. des letzten Leistungsbeschei-

des vorausgefüllt, können aber vom Träger/Verwaltungsträger überschrieben werden.

Wird eine Änderung vorgenommen, wird Ihnen beim Speichern oder Freigabe des Ver-

wendungsnacheises ein Hinweis angezeigt, dass Änderungen durchgeführt wurden. Die

restlichen Felder, außer die Gesamterträge in 1.8, die sich automatisch berechnet, kön-

nen ebenfalls erfasst werden. Eine Besonderheit besteht bei Einrichtungen, die dem

Landesjugendamt Rheinland (LVR) zugeordnet sind. Für diese Einrichtungen können

keine Angaben zum Feld 1.6 Mittel aus der Integrationsförderung nach dem SGB XII

gemacht werden. Dieses Feld ist für diese Einrichtungen gesperrt.

211

Wurden während oder nach Abschluss der Bearbeitung des Verwendungsnachweises

verwendungsnachweisrelevante Daten (Feld 1.1, 1.1b, 1.1c, 1.1d und 1.2) bei der End-

abrechnung geändert, bekommen Sie dies durch einen Hinweistext angezeigt. Steht die

Ampel im Meldungsprozess bereits auf grün, kann das zuständige Jugendamt den Ver-

wendungsnachweis für die Bearbeitung wieder freischalten.

Unterhalb der Ertragsübersicht besteht für Sie die Möglichkeit die Aufwendungen zu er-

fassen. Dabei sind alle Felder bis auf die automatisierten Summenfelder 2.1 Personal-

kosten, 2.6 Zinsen/Tilgung von Kreditverbindlichkeiten und 2.8 Gesamtaufwendungen

durch den Träger/Verwaltungsträger editierbar.

212

Darauf folgend können Angaben zum Einsatz des pädagogischen Personals gemacht

werden. Bitte beachten Sie, dass Sie das Personal, das aus den zusätzlichen U3-

Pauchalen finanziert wurde, gesondert erfassen müssen (Bereich IV). In diesem Erfas-

sungsblock sind alle Felder editierbar. Die getätigte Angabe des Personaleinsatzes be-

zieht sich auf durchschnittliche Wochenstunden pro Kindergartenjahr. Dies wird an fol-

gendem Beispiel für das Feld 3.1.1 Fachkraftstunden durch Fachkräfte verdeutlicht:

Sie haben in dieser Kategorie eine Mitarbeiterin beschäftigt, die in den ersten 6 Monaten

des Kindergartenjahres 40 Stunden wöchentlich und in den zweiten 6 Monaten 20 Stun-

den pro Woche arbeitet. Sie berechnen die durchschnittlichen Wochenstunden pro Kin-

dergartenjahr wie folgt: (6x40 + 6x20) : 12 = 30. Dieses Ergebnis tragen Sie in das pas-

sende Feld ein.

213

Alternativ zur händischen Berechnung der durchschnittlichen Wochenstunden pro Kin-

dergartenjahr, wird durch einen Klick auf den Button Berechnung der Personalstunden

eine Erfassungstabelle angeboten, die eine automatische Berechnung der durchschnittli-

chen Wochenstunden pro Kindergartenjahr vornimmt. Dazu müssen pro Kategorie und

Monat die jeweiligen Personalstunden pro Woche eingeben.

Beispiel: In der Kategorie Fachkraftstunden durch Fachkräfte sind im August 3 Mitarbei-

ter in der Einrichtung beschäftigt, wovon 2 jeweils 40 Stunden pro Woche arbeiten und

eine Personalkraft mit 20 Stunden pro Woche eingesetzt ist. Für August tragen Sie folg-

lich den Wert 100 ein (40+40+20). Da sich bis einschließlich Januar an Ihrer Personal-

struktur nichts ändert, tragen Sie ebenfalls den Wert 100 bis einschließlich Januar in die

Tabelle ein. Ab Februar wird eine vierte Personalkraft eingestellt, die 30 Stunden pro

214

Woche arbeitet. Da bis Ende des Kindergartenjahres keine weiteren Veränderungen vor-

kommen, tragen Sie ab dem Monat Februar den Wert 130 (40+40+20+30) in die Tabelle

ein.

Die Berechnung der durchschnittlichen Wochenstunden kann durch einen Klick auf den

Button Daten speichern vorgenommen werden. Die Ergebnisse werden in der letzten

Spalte angezeigt. Durch einen Klick auf den Button Personalstruktur in den Verwen-

dungsnachweis übernehmen werden die berechneten Werte in den Verwendungs-

nachweis überführt. Durch einen Klick auf den Button Abbrechen und zurück zum

Verwendungsnachweis gelangen Sie ohne Überführung der berechneten Werte wieder

zurück in den Verwendungsnachweis.

Hinweis: Durch einen Klick auf den Button Personalstruktur in den Verwendungsnach-

weis übernehmen werden die berechneten Werte in den Verwendungsnachweis über-

führt und die bereits dort eingegebenen Werte überschrieben. Sie können allerdings im

215

Verwendungsnachweis jederzeit die aus dieser Tabelle übernommenen Werte wieder

überschreiben.

Zum Vergleich Ihrer Eingaben wird Ihnen die Anzahl der Fachkraftstunden und Ergän-

zungskraftstunden laut Anlage zu § 19 KiBiz im Verwendungsnachweis angezeigt. Die

Kindpauschalen laut Leistungsbescheid Erlasslage werden mit dem Faktor laut Perso-

naleinsatz je Kind multipliziert. Ist das Ergebnis der EA I eine Über- oder Nachzahlung,

wird die "zu berücksichtigende Abweichung EA I" mit der "Summe Kindpauschalen ge-

mäß LB Erlasslage" ins Verhältnis gesetzt und bei der Darstellung des Personaleinsat-

zes laut Anlage zu § 19 KiBiz dementsprechend berücksichtigt. Im Folgenden wird Ihnen

die Berechnungsmodalitäten an einem Beispiel verdeutlicht:

Gruppen-

form

Kinder-

zahl

FKS

(erster Wert)

FKS (erster +

zweiter Wert) EKS

FKS

(erster Wert)

FKS (erster +

zweiter Wert) EKS

Ia 20 55,00 67,50 - 2,750 3,375 -

Ib 20 77,00 94,50 - 3,850 4,725 -

Ic 20 99,00 121,50 - 4,950 6,075 -

IIa 10 55,00 70,00 - 5,500 7,000 -

IIb 10 77,00 98,00 - 7,700 9,800 -

IIc 10 99,00 126,00 - 9,900 12,600 -

IIIa 25 27,50 37,50 27,50 1,100 1,500 1,100

IIIb 25 38,50 52,50 38,50 1,540 2,100 1,540

IIIc 20 49,50 67,50 49,50 2,475 3,375 2,475

Personaleinsatz je KindAnlage zu § 19

Berechnung des Personaleinsatzes je Kind

Gruppen-

form

Kindpauschalen

für Kinder

insegsamt

Ia … 5,00

Ib … 16,00

Ic … 0,00

IIa … 0,00

IIb … 0,00

IIc … 0,00

IIIa … 9,00

IIIb … 17,00

IIIc … 0,00

Leistungsbescheid Erlasslage

Leistungsbescheid Erlasslage

216

Fall 1: keine Über-/Unterschreitung des Korridors

zu berücksichtigende Abweichung EA I 0,00 €

Summe Kindpauschalen gemäß LB Erlasslage 266.540,39 €

Fall 2: Überzahlung

zu berücksichtigende Abweichung EA I -39.981,06 €


Fall 3: Nachzahlung

zu berücksichtigende Abweichung EA I 39.981,06 €


Ergebnis EA I

Fall 1:

Darstellung des Personaleinsatzes laut Anlage zu § 19 KiBiz:

Fachkraftstunden (erster Wert): 111,43 durchschnittliche Wochenstunden/ KGJ

Fachkraftstunden (erster und zweiter Wert): 141,68 durchschnittliche Wochenstunden/ KGJ

Ergänzungskraftstunden: 36,08 durchschnittliche Wochenstunden/ KGJ

Fall 2:





Fall 3:





Ergebnisse der Fälle 1 bis 3

Berechnungsbeispiel

Im Verwendungsnachweis wird Ihnen das Ergebnis dieser Berechnung (hier am Beispiel

Fall 3) wie folg angezeigt:

217

Nach der Auflistung des Einsatzes des pädagogischen Personals (ohne Personal für

zusätzliche U3-Pauschalen nach § 21 Abs. 3) muss das pädagogische Personal geson-

dert erfasst werden, das aus den Fördermitteln der zusätzlichen U3-Pauschalen nach §

21 Abs. 3 finanziert wurde. Die Erfassung der Fachkraft- und Ergänzungskraftstunden

hat ebenfalls in der Einheit „durchschnittliche Wochenstunden pro Kindergartenjahr“ zu

erfolgen. Auch hier besteht die Möglichkeit neben der direkten Erfassung im Verwen-

dungsnachweis sich einer Berechnungstabelle (Klick auf den Button Berechnung der U3-

Personalstunden) zu bedienen.

Darüber hinaus wird Ihnen zu Ihrer Information die Summe der im gesamten Verwen-

dungsnachweis erfassten Fachkraft- und Ergänzungskraftstunden angezeigt (letzter

Speicherstand).

Die Orientierungsgröße für das zusätzlich erforderliche Personal wird Ihnen in der Ein-

heit „Ergänzungskraftstunden“ angezeigt. Bitte beachten Sie bzgl. der Orientierungsgrö-

ße folgenden Hinweis: Bei den Berechnungen zu den Personalvorgaben für die zusätzli-

chen U3-Pauschalen handelt es sich um eine Orientierungsgröße in Form von Ergän-

zungskraftstunden. Wenn beispielsweise ein höherwertiges Qualifikationsprofil (Fach-

kraftstunden statt Ergänzungskraftstunde) eingesetzt wird darf die Summe des zusätzli-

chen Personals ggf. geringer ausfallen.

Sollten im Bereich der Einnahme Fördermittel für zusätzliche U3-Pauchalen erfasst sein

(Position 1.1d Zuschuss zusätzliche U3-Pauschalen nach § 21 Abs. 3), sollte durch Set-

zen eines Häkchens bestätigt werden, dass der Gesamtbetrag der zusätzlichen U3-

Pauschalen für zusätzliches Personal im Sinne des § 21 Abs. 3 KiBiz verwendet wurde.

Haben Sie nicht den Gesamtbetrag für zusätzliches Personal im Sinne des § 21 Abs. 3

KiBiz verwendet, ist das Häkchen nicht zu setzen. Falls Sie das Häkchen nicht gesetzt

haben, werden Sie durch einen entsprechenden Warnhinweis oberhalb der Einrich-

tungsdaten darauf hingewiesen. Eine Freigabe des Verwendungsnachweises ist jedoch

dennoch möglich. Abschließend müssen Sie den Betrag erfassen, der für zusätzliches

Personal im Sinne des § 21 Abs. 3 KiBiz verwendet wurde. Die Differenz zur Position

1.1d (Zuschuss zusätzliche U3-Pauschalen nach § 21 Abs. 3) wird bei Speicherung au-

tomatisch berechnet.

218

Unterhalb dieser Personalauflistungen werden zunächst die Rücklagenbestände (GTK-

und KiBiz-Rücklage) angezeigt.

219

Darüber hinaus können Sie Angaben zur Höhe Ihres Kreditbestandes machen. Das

Häkchen neben der Erklärung muss bevor der Verwendungsnachweis freigegeben

wird, gesetzt werden. Eine Freigabe ohne dieses Häkchen ist nicht möglich.

Abschließend erfolgt eine Fortschreibung der Rücklagen, in dem die Rücklagenbestände

um die Rücklagenentnahmen bzw. -zuführungen fortgeschrieben werden.

In dem Kommentarfeld des Jugendamtes kann das Jugendamt bei Rückgabe oder

Feststellung des Verwendungsnachweises Kommentare vermerken.

220

Während der Bearbeitung besteht die Möglichkeit durch einen Klick auf den Button Da-

ten speichern Zwischenstände abzuspeichern. Bei der Betätigung dieses Buttons wer-

den einige Plausibilitäten, die an Hand der Arbeitshinweise und in Absprache mit Vertre-

tern von Jugendämtern und Trägern entwickelt wurden, überprüft. Dabei wird zwischen

Warnhinweisen und Fehlermeldungen differenziert. Werden Ihnen Fehlermeldungen an-

gezeigt, wird keine Speicherung der Daten vorgenommen und eine Freigabe des Ver-

wendungsnachweises ist nicht möglich. Durch Hinweistexte wird Ihnen angezeigt, aus

welchem Grund eine Fehlermeldung vorliegt. Möchten Sie zunächst einmal ohne Über-

prüfung der Plausibilitäten Zwischenspeichern, betätigen Sie bitte den Button Zwi-

schenspeichern.

Bei Warnhinweisen ist eine Speicherung und Freigabe des Verwendungsnachweises

möglich. Die Warnhinweise werden Ihnen oberhalb der Einrichtungsdaten angezeigt.

Das Jugendamt kann ebenfalls die Warnhinweise lesen. Diese Warnhinweise sind für

Sie und dem Jugendamt als Hilfestellung bei der Würdigung Ihrer Eingaben zu verste-

hen.

Zur Verdeutlichung in welchen Fällen Warnhinweise erscheinen können, steht für Sie ein

PDF mit den Beschreibungen der Warnhinweise für Sie zum Download bereit, welches

unterhalb Ihrer Stammdaten implementiert wurde. Sie können das PDF durch einen

Klick auf das PDF-Symbol öffnen.

Haben Sie alle Eingaben final getätigt, können Sie die Bearbeitung des Verwendungs-

nachweises durch einen Klick auf den Button Verwendungsnachweis freigeben ab-

221

schließen. Die Ampel im Meldungsprozess springt auf grün und der Verwendungsnach-

weis wird für eine weitere Bearbeitung gesperrt. Sie haben aber weiterhin einen lesen-

den Zugriff auf Ihre Eingaben. Sobald Sie den Button Verwendungsnachweis freigeben

angeklickt haben und somit die Bearbeitung abschließen, wird am unteren Rand im Mel-

dungsprozess ein PDF-Dokument des Verwendungsnachweises erzeugt, das Sie an Ihr

zuständiges Jugendamt versenden können. Falls Sie dadurch, dass Daten zurückgege-

ben werden, mehrmalig den Verwendungsnachweis feststellen, werden diese Dokumen-

te chronologisch an dieser Stelle abgelegt. Somit haben Sie zu jeder Zeit die Möglichkeit

die von Ihnen vorgenommenen Änderungen am Verwendungsnachweis nachzuvollzie-

hen.

Sie können sich durch einen Klick auf den Button In PDF umwandeln, der am oberen

Rand des Formulars erscheint, Ihre gemachten Angaben im Verwendungsnachweis in

einem PDF-Dokument anzeigen lassen.

6.7.12.2 Funktionen des Jugendamtes

Im Folgenden sollen nur die Funktionen des Jugendamtes im Rahmen des Verwen-

dungsnachweises gesondert hervorgehoben werden.

222

Neben den Ampeln im Meldungsprozess finden Sie ein oranges Dokument. Durch einen

Klick auf dieses Dokument können Sie sich den aktuellen Bearbeitungsstand des Ver-

wendungsnachweises anzeigen lassen. Ist die Ampel im Meldungsprozess der Einrich-

tung noch nicht auf grün, sehen Sie die aktuellen Eingaben, die der Trä-

ger/Verwaltungsträger für diese Einrichtung getätigt hat. Steht die Ampel auf grün sehen

Sie den Stand, den der Träger/Verwaltungsträger gegenüber Ihrem Jugendamt freigege-

ben hat. Möchte oder muss der Träger/Verwaltungsträger noch Änderungen an dem

Verwendungsnachweis vornehmen, haben Sie die Möglichkeit in diesem Formular durch

einen Klick auf dem Button Verwendungsnachweis zurückgeben den Trä-

ger/Verwaltungsträger wieder für die Bearbeitung freizuschalten. Dabei springt die Ampel

im Meldungsprozess wieder auf orange.

Um Ihrem Träger Hinweise zu geben, aus welchem Grund Sie den Verwendungsnach-

weis zurückgegeben haben, wurde ein Kommentarfeld implementiert. Dieselbe Funktion

steht Ihnen auch im nachfolgend beschriebenen Feststellungsprozess zur Verfügung.

Steht die Ampel der Einrichtung im Meldungsprozess auf grün färbt sich das Dokument

im Feststellungsprozess von grau in orange. Dabei ist der Inhalt dieses Dokumentes

identisch mit dem Inhalt des Verwendungsnachweises im Meldungsprozess. Durch einen

Klick auf das orange Dokument können Sie sich den Inhalt des Verwendungsnachweises

wieder anzeigen lassen. Bitte beachten Sie, dass Sie weder im Meldungsprozess noch

im Feststellungsprozess die von dem Träger/Verwaltungsträger getätigten Angaben

überschreiben können. Falls der Träger/Verwaltungsträger Änderungen vornehmen soll,

können Sie ihn wie oben beschrieben über Verwendungsnachweis zurückgeben wieder

223

für die Bearbeitung freischalten. Haben Sie alle Angaben geprüft und möchten den Ver-

wendungsnachweis feststellen, können Sie die Feststellung durch einen Klick auf den

Button Verwendungsnachweis feststellen durchführen. Sobald Sie diesen Button ge-

klickt haben, erscheint in der Einrichtungsübersicht ein grünes Häkchen neben dem

orangen Dokument im Feststellungsprozess. Dieses Häkchen kann der Trä-

ger/Verwaltungsträger dann ebenfalls sehen.

Auch nachdem der Verwendungsnachweis festgestellt wurde, können Sie an Hand des

beschriebenen Prozesses den Verwendungsnachweis zurückgeben. Dabei verschwindet

das grüne Häkchen wieder bis Sie den Verwendungsnachweis erneut festgestellt haben.

Anlass für eine solche Vorgehensweise könnte sein, dass nach Abschluss der Bearbei-

tung des Verwendungsnachweises verwendungsnachweisrelevante Daten im Rahmen

der Endabrechnung geändert worden sind. Liegt dies vor bekommen Sie im Verwen-

dungsnachweis der Einrichtung einen Hinweistext eingeblendet.

Darüber hinaus wurden einige Plausibilitäten, die an Hand der Arbeitshinweise und in

Absprache mit Vertretern von Jugendämtern und Trägern entwickelt wurden, implemen-

tiert. Diese greifen sobald der Träger/Verwaltungsträger Daten abspeichert oder den

Verwendungsnachweis gegenüber Ihnen freigibt. Diese Plausibilitäten können Warnhin-

weise auslösen. Die Warnhinweise werden Ihnen oberhalb der Einrichtungsdaten ange-

zeigt. Der Träger/Verwaltungsträger kann ebenfalls die Warnhinweise lesen. Diese

Warnhinweise sind für Sie und dem Träger/Verwaltungsträger als Hilfestellung bei der

Würdigung der Eingaben zu verstehen.

6.7.12.3 Aggregierte Ansicht der zusätzlichen U3-Pauschalen

In der Rolle des Jugendamtes ist es nun möglich, aggregierte Angaben zu den

zusätzlichen U3 Pauschalen nach § 21 Abs. 3 aus dem Verwendungsnachweis anzeigen

zu lassen. Diese Daten aktualisieren sich automatisch, sobald sich der Status

(Ampelstatus) eines Verwendungsnachweises ändert.

224

Um in diese Übersicht zu gelangen, klicken Sie auf den Menüpunkt

Verwendungsnachweis des jeweiligen Kindergartenjahres. Rechts, neben der

Bezeichnung Ihres Jugendamtes befindet sich dann ein oranges Formular. Per

Mausklick auf dieses Formular erreichen Sie die aggregierte Ansicht zu den zusätzlichen

U3 Pauschalen nach § 21 Abs. 3.

In dem nachfolgenden Formular finden Sie nun zunächst eine Fortschrittskontrolle über

den aktuellen Bearbeitungsstand der Verwendungsnachweise in der Ampelsystematik.

Im unteren Bereich der aggregierten Ansicht befindet sich der Zwischenstand der bereits

abgegeben Verwendungsnachweise. In diese Ansicht fließen nur Verwendungsnachwei-

se ein, die in der Fortschrittskontrolle den Status einer grünen Ampel und eine Förderung

erhalten haben. Von diesen Einrichtungen werden die Angaben zum Tatbestand der

zusätzlichen U3 Pauschalen nach § 21 Abs. 3 aus den einzelnen Verwendungsnachwei-

sen aggregiert zusammengestellt.

225

In den beiden oberen Feldern wird die Anzahl der abgegebenen Verwendungsnachweise

danach aufgeteilt, ob die nach §21 Abs. 3 KiBiz bereitgestellten Mittel komplett für zu-

sätzliches Personal eingesetzt wurde oder nicht.

Im dritten Feld wird der Gesamtbetrag der Mittel ausgewiesen, welcher im Verwen-

dungsnachweis als bewilligte Mittel erfasst wurden. Es ist aber darauf zu achten, dass

dieser Betrag aus den Verwendungsnachweisen der Träger stammt. Der Träger ist in der

Lage, diesen Betrag zu editieren. Daher kann der hier dargestellte Wert aus technischer

Sicht vom Wert im Leistungsbescheid abweichen. Diesem Wert wird der Betrag gegen-

übergestellt, der tatsächlich für zusätzliches Personal im Sinne des § 21 Abs. 3 KiBiz

verwendet wurde.

Die unteren drei Felder befassen sich mit dem Personaleinsatz, in dem zunächst das

tatsächlich zusätzlich eingesetzte Personal getrennt nach Fach- und Ergänzungskraft-

stunden angezeigt wird. Abschließend wird analog zum Verwendungsnachweis die Ori-

entierungsgröße für das zusätzlich erforderliche Personal (Ergänzungskraftstunden) an-

gezeigt.

226

Bitte beachten Sie, dass alle Felder nicht veränderbar sind, sondern lediglich eine Sum-

mierung abgegebener Daten darstellen.

Oben rechts in der Bildschirmansicht sehen Sie den Button In PDF umwandeln. Durch

einen Mausklick auf diesen Button können Sie sich die aktuelle Webansicht als PDF er-

stellen lassen. Beachten Sie jedoch bitte, dass das erstellte PDF lediglich eine aktuelle

Zwischenauswertung darstellt.

6.7.12.4 Anpassungen am Verwendungsnachweis ab dem KGJ 13/14

Bereich I. Erträge:

Ab dem Verwendungsnachweis des Kindergartenjahres 2013/2014 entfällt die Ertrags-

position „1.3a Zuführung aus der GTK-Rücklage“.

Bereich II. Aufwendungen:

Ab dem Verwendungsnachweis des Kindergartenjahres 2013/2014 wird eine Aufwands-

position „2.9 Rückzahlung nicht verwendete Mittel aus den zusätzlichen U3-Pauschalen“

eingefügt. Diese Aufwandsposition kann nicht gesondert erfasst werden. Die Höhe des

Betrages ergibt sich automatisch aus der Differenz zum Zuschuss für Zusätzliche U3-

Pauschalen nach § 21 Abs. 3 (Bereich IV).

227

Bereich III. Auflistung des Einsatzes päd. Personal (ohne Personal für zus. U3-

Pauschalen nach § 21 Abs. 3):

Ab dem Verwendungsnachweis des Kindergartenjahres 2013/2014 müssen Leitungs-

stunden getrennt erfasst werden. Das neue Feld kann zum einen im Formular direkt

ausgefüllt werden. Zum anderen kann auch die Berechnungstabelle hinter dem Button

„Berechnung der Personalstunden“ genutzt und die berechneten Stunden übernommen

werden (analog den anderen Kategorien zur Erfassung der Personalstunden).



Es wurden die drei neue Fördertatbestände ergänzt: Verfügungspauschale, Zuschuss

plusKITA-Einrichtung und Zuschuss zus. Sprachförderbedarf. Die Werte werden aus

dem letzten Leistungsbescheid übernommen, können aber manuell überschrieben wer-

den und fließen in die Gesamterträge mit ein.

Bereich II. Aufwendungen:

Bei den drei neuen Fördertatbeständen (Verfügungspauschale, Zuschuss plusKITA-

Einrichtung und Zuschuss zus. Sprachförderbedarf) wird der Betrag, der bei der Auflis-

tung des Personaleinsatzes als Differenz zum Zuschuss ermittelt wird, automatisch als

Rückzahlungen im Bereich „Aufwendungen“ angezeigt (nicht editierbar; analog Förder-

tatbestand zus. U3-Pauschale).

Bereich IV, VI und VII:

Für jeden der drei neuen Fördertatbestände (Verfügungspauschale, Zuschuss plusKITA-

Einrichtung und Zuschuss zus. Sprachförderbedarf) muss eine Auflistung des eingesetz-

ten Personals erfolgen. Die jeweiligen Kategorien können dem entsprechenden Fieldset

im Formular entnommen werden (Systematik analog Nachweis des Personaleinsatzes

beim Fördertatbestand zus. U3-Pauschale).

228

Alternativ zur händischen Berechnung und Erfassung der durchschnittlichen Wochen-

stunden pro Kindergartenjahr, wird auch hier durch einen Klick auf den Button Berech-

nung der Personalstunden eine Erfassungstabelle angeboten, die eine automatische

Berechnung der durchschnittlichen Wochenstunden pro Kindergartenjahr vornimmt. Da-

zu müssen pro Kategorie und Monat die jeweiligen Personalstunden pro Woche einge-

ben. Die Berechnung der durchschnittlichen Wochenstunden kann durch einen Klick auf

den Button Daten speichern vorgenommen werden. Die Ergebnisse werden in der letz-

ten Spalte angezeigt. Durch einen Klick auf den Button Personalstruktur in den Ver-

wendungsnachweis übernehmen werden die berechneten Werte in den Verwen-

dungsnachweis überführt. Durch einen Klick auf den Button Abbrechen und zurück

zum Verwendungsnachweis gelangen Sie ohne Überführung der berechneten Werte

wieder zurück in den Verwendungsnachweis.

Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um ein Berechnungsformular für den Personal-

einsatz für die Fördertatbestände Verfügungspauschale, zus. U3-Pauschale, Zuschuss

plusKITA-Einrichtung und Zuschuss zus. Sprachförderbedarf handelt.

Dieses Berechnungsformular und das Berechnungsformular zum Personaleinsatz im

Bereich III lassen sich nun auch als PDF exportieren.

Feststellung des Verwendungsnachweises durch das Jugendamt:

Auf der Feststellungsseite des Verwendungsnachweises befindet sich ein zusätzliches

Fieldset mit der Möglichkeit einen Kommentar zu den Feststellungen sowie festgestellte

Rückforderungen zu hinterlegen. Mittels einer Checkbox wird der Abschluss der Prüfung

des Verwendungsnachweises bestätigt. In dem Textfeld Feststellungen muss eine Ein-

tragung erfolgen, wenn die Summe der Erträge größer als die Summe der Aufwendun-

gen ist und der erste Wert beim Nachweis des Personaleinsatzes nicht erreicht wurde.

229

Aggregierte Ansicht Ebene Jugendamt:

Die aggregierte Ansicht / Auswertung auf Ebene des Jugendamtes wurde um die drei

neuen Fördertatbestände Verfügungspauschale (§ 21 Abs. 3 KiBiz), plusKITA (§ 21a

KiBiz) und zusätzliche Sprachförderung (§ 21b KiBiz) ergänzt.


Bereich Daten der Einrichtung:

Im Fieldset „Daten der Einrichtung“ wird zu Informationszwecken der Landesanteil, Anteil

des Jugendamtes und Trägeranteil der Einrichtung ausgewiesen.


Im Fieldset I wird eine neue Überleitung aus der Endabrechnung 15/16 für den Zuschuss

des Jugendamtes und den Trägeranteil hinterlegt (Felder 1.1 und 1.2).

Die Summe gemäß Leistungsbescheid (Fördersumme) wird mit der zu berücksichtigen-

den Abweichung addiert und das Ergebnis getrennt nach Zuschuss des Jugendamtes

und Trägeranteil im Fieldset ausgewiesen.

230

Bereich III. Auflistung des Einsatzes päd. Personal (ohne Personal für zus. Pauschalen):

Im Fieldset III wird der Personaleinsatz laut Anlage zu § 19 KiBiz neu berechnet. Die

Werte basieren nun nicht mehr auf dem letzten Leistungsbescheid, sondern berechnen

sich aus der durchschnittlichen Ist-Belegung der Endabrechnung.

Prüfung: Erreichen des ersten Wertes

Der erste Wert wird erreicht, wenn die Fachkraftstunden gesamt größer/gleich dem Soll-

Wert Fachkraftstunden (erster Wert) und die Summe aus Fachkraftstunden gesamt und

Ergänzungskraftstunden gesamt größer/gleich der Summe der Soll-Werte Fachkraft-

stunden (erster Wert) und Ergänzungskraftstunden (erster Wert) sind.

Wird der erste Wert erreicht und sind zusätzlich die Erträge größer als die Aufwendun-

gen, so muss der Überschuss in die KiBiz-Rücklage eingestellt werden.

Wird der erste Wert nicht erreicht, so darf weder eine KiBiz-Rücklage gebildet werden,

noch eine Übertragung an andere Einrichtungen stattfinden. Die Felder 2.7 und 2.8b

müssen in diesem Falle null sein.

231

Sind zusätzlich zur Nicht-Erreichung des ersten Wertes die Erträge größer als die Auf-

wendungen, so muss der Überschuss zurückgezahlt werden. Für diese Konstellation

wurden im Fieldset „II. Aufwendungen“ neue Felder ergänzt. Der Überschuss ist getrennt

nach Landesanteil, kommunalem Anteil und Trägeranteil einzutragen. Als

Berechnungshilfe wird ein Warnhinweis eingeblendet, der die entsprechenden Werte

anzeigt.

Prüfung: Erreichen des zweiten Wertes

Der zweite Wert wird erreicht wenn die Fachkraftstunden gesamt größer/gleich dem Soll-

Wert Fachkraftstunden (erster Wert) und die Summe aus Fachkraftstunden gesamt, Er-

gänzungskraftstunden gesamt, freigestellte Leitungsstunden und Berufs-praktikantInnen

größer/gleich der Summe der Soll-Werte Personalkraftstunden (erster und zweiter Wert)

und Ergänzungskraftstunden (erster Wert) sind.

232

Die Höhe des Höchstbetrages der KiBiz-Rücklage ist abhängig von der Erreichung bzw.

Nicht-Erreichung des zweiten Wertes. Die Höchstbeträge werden in Fieldset VIII ausge-

wiesen.

Bereich VIII. Rücklagenbestand:

Das Fieldset VIII. wird erweitert. Es wird die Bemessungsgrundlage Kindpauschalen aus

dem Zuschussantrag ausgewiesen sowie die davon relevanten 10% und 15%. Diese

sind entscheidend bei der Berechnung des Höchstbetrags der KiBiz-Rücklage. Je nach-

dem, ob der zweite Wert erfüllt wurde, ist der Höchstbetrag der KiBiz-Rücklage unter-

schiedlich hoch. Die Höchstbeträge berechnen sich wie folgt:

2. Wert nicht erfüllt: 10% der Bemessungsgrundlage + (Anzahl Gruppen im Eigentum * 6

* Betrag nach § 20 Abs. 2 Satz 3 KiBiz)

2. Wert erfüllt: 15% der Bemessungsgrundlage + (Anzahl Gruppen im Eigentum * 6 *

Betrag nach § 20 Abs. 2 Satz 3 KiBiz)

Die Anzahl der Gruppen im Eigentum wird aus dem Zuschussantrag genommen und

kann im Fieldset VIII bei Bedarf editiert werden.

233

Der Höchstbetrag der KiBiz-Rücklage (2. Wert erreicht/nicht erreicht) wird mit der be-

rechneten KiBiz-Rücklage zum 31.07.JJJJ aus dem Fieldset XI. Fortschreibung der

Rücklagen verglichen. Ist der Höchstbetrag kleiner als die berechnete KiBiz-Rücklage,

so muss der Überschuss zurückgezahlt werden. Die Rückzahlung muss getrennt nach

Landesanteil, kommunalem Anteil und Trägeranteil im Fieldset II. Aufwendungen in die

neuen Felder 2.11 ausgewiesen werden. Es wird ein Warnhinweis eingeblendet, der die

entsprechenden Werte anzeigt.

Sollte im Verwendungsnachweis des Vorjahres ein positiver GTK-Rücklagenbestand

vorhanden sein, so muss die Frage, ob die GTK-Rücklage zurückgezahlt wurde, ver-

pflichtend beantwortet werden. Wird „Nein“ ausgewählt, so bleibt die positive GTK-

Rücklage bestehen, bei „Ja“ wird die GTK-Rücklage auf null gesetzt.

Bereich XII. Mittel der Landesjugendämter nach den Förderrichtlinien:

Es wird ein zusätzliches Fieldset angezeigt, in dem Mittel aus der Integrationsförderung

erfasst werden können. Erträge, „davon für KiBiz-Trägeranteil an Kindpauschalen für

234

Kindern mit Behinderung verwendet“ und die eingesetzten Personalkraftstunden können

hinterlegt werden.

Aggregierte Ansicht Ebene Jugendamt:

Die aggregierte Ansicht / Auswertung auf Ebene des Jugendamtes wird um die neuen

Felder 2.10 a/b und 2.11 a/b ergänzt und über die Fortschrittskontrolle angezeigt, wie

viele Einrichtungen Eintragungen in diesem Feldern aufweisen.


Ab dem KGJ 16/17 wird der zusätzliche Zuschuss zu den Kindpauschalen gemäß § 21

Abs. 2 KiBiz in den Verwendungsnachweis integriert. Als Wert 1.1d wird er im Fieldset

„Erträge“ ausgewiesen und fließt in das Feld „Gesamterträge“ ein.

235

Der Wert des Zuschusses wird aus dem Reiter „Abrechnung“ der Endabrechnung I ent-

nommen (gemäß durchschnittlicher Ist-Belegung).


Ab dem Kindergartenjahr 17/18 wird im Verwendungsnachweis der Landeszuschuss

zum Erhalt der Trägervielfalt gem. § 21f Abs. 1 KiBiz integriert. Im neuen Feld 1.1i im

Fieldset Erträge wird der Landeszuschuss aus dem letzten Leistungsbescheides der Ein-

richtung ausgewiesen. Der Wert wird voreingestellt und kann editiert werden.

Der neue Wert fließt in die Gesamterträge ein.

236

Die Anpassung erfolgt analog auch auf der Feststellungsseite.

237

7 Meldebogen

7.1 Meldebogen im Kindergartenjahr 2010/2011 zum 15.03.2011

Die Träger von (Kindertages)-Einrichtungen und sind gemäß §§ 45 ff. SGBVIII, insb. §

47 Abs. 1 Nr. 2 SGBVIII dazu verpflichtet, dem Landesjugendamt eine Meldung zum

Stichtag 15.03.JJJJ abzugeben. Dieser Prozess wird durch die Implementierung des

Meldebogens in KiBiz.web unterstützt. Sie können den Meldebogen starten, in dem Sie

in dem Funktionsbereich Meldebogen das zu bearbeitende Kindergartenjahr (z.B.

10/11) anklicken.

Hinweis Jugendamt: In der Rolle des Jugendamtes haben Sie ausschließlich lesenden

Zugriff auf den Meldebogen.

Nachdem Sie auf das jeweilige Kindergartenjahr geklickt haben, erscheinen Ihren Ein-

richtungen.

238

In der Meldungsübersicht sehen Sie neben dem Namen der Einrichtung den Prozess

Meldung editieren. Bei dem Meldungsprozess steht die Ampel entweder auf grün, gelb

oder rot. Eine rote Ampel besagt, dass noch keine Bearbeitung des Meldebogens vorge-

nommen wurde. Bei einer grünen Ampel wurde der Meldebogen an das Landesjugend-

amt abgegeben.

In dem orangen Dokument im Meldungsprozess sehen Sie eine Übersicht über die Ein-

gaben im Meldebogen. Eingaben im Meldebogen und Freigabe des Meldebogens kön-

nen nur durch den Träger bzw. Verwaltungsträger erfolgen. Allerdings hat der Träger die

Möglichkeit den Meldebogen durch die Einrichtung vorerfassen zu lassen. Eine Abgabe

der Meldung ist nur durch den Träger bzw. Verwaltungsträger möglich. Möchte das Lan-

desjugendamt, dass Änderungen an einem Meldebogen einer Einrichtung vorgenommen

werden sollen, muss das Landesjugendamt dem Träger/ Verwaltungsträger in einem

ersten Schritt den Meldebogen dieser Einrichtung zurückgeben. Das Landesjugendamt

kann dabei bereits Änderungen an dem Meldebogen vornehmen und die Änderung dem

Träger/ Verwaltungsträger mitteilen. Eine Bestätigung der Eingaben kann durch das

Landesjugendamt nur vorgenommen werden, wenn das Landesjugendamt keine Ände-

rungen mehr an den gemeldeten Daten vorgenommen hat. Eine Bestätigung des Melde-

bogens wird durch einen grünen Haken neben der Ampel ersichtlich.

Das Landesjugendamt kann mit Hilfe des Kommentarfeldes im Meldebogen Gründe für

die Rückgabe des Meldebogens erläutern.

239

Durch einen Klick auf das orange Dokument im Prozess „Editieren“ können Sie Ein-

blick in den Meldebogen bekommen.

Wie üblich sehen Sie im oberen Bereich eine Übersicht über Ihre Stammdaten.

Vorab sei erwähnt, dass in diesem Formular Plausibilitäten hinterlegt wurden. Das be-

deutet, dass bei Betätigung des Buttons Daten Speichern und bzw. oder Meldung frei-

geben diese Plausibilitäten überprüft werden und Sie gegebenenfalls eine Fehlermel-

dung erhalten, wenn Sie gegen eine dieser Plausibilitäten verstoßen.

Unter der Übersicht der Stammdaten der Einrichtung wurden allgemeine Angaben zu der

Einrichtung getätigt.

Unter 1. Einrichtung finden Sie eine detaillierte Übersicht über die Stammdaten der Ein-

richtung. Diese werden vom System aus den Stammdaten der Einrichtung voreingestellt.

Falls die Eingaben in den Stammdaten nicht vollständig sind, gelangen Sie über einen

Klick auf Stammdaten der Einrichtung bearbeiten in Ihre Stammdaten und können so

die noch fehlenden Eingaben tätigen.

Hinweis Einrichtung: Falls Ihre Eingaben in den Stammdaten nicht vollständig sind,

sollten Sie vorab Ihren Träger bzw. Verwaltungsträger bitten, diese Angaben zu vervoll-

ständigen. In der Rolle der Einrichtung können Sie die Stammdaten nicht bearbeiten.

240

Unter 2. Träger der Einrichtung finden Sie eine detaillierte Übersicht über die Stamm-

daten des Trägers. Diese werden vom System aus den Trägerstammdaten voreinge-

stellt. Falls die Eingaben in den Trägerstammdaten nicht vollständig sind, gelangen Sie

über einen Klick auf Stammdaten des Trägers bearbeiten in Ihre Trägerstammdaten

und können so die noch fehlenden Eingaben tätigen.

Hinweis Einrichtung: Falls Ihre Eingaben in den Stammdaten nicht vollständig sind,

sollten Sie vorab Ihren Träger bzw. Verwaltungsträger bitten, diese Angaben zu vervoll-

ständigen. In der Rolle der Einrichtung können Sie die Stammdaten nicht bearbeiten.

241

Unter 3. Zentraler Träger der freien Jungendhilfe oder sonst. Träger wurde die Trä-

gerkategorie ausgewählt.

Im Bereich 4. Art der Förderung wurde die Art der Förderung über das Drop-Down-

Menü bestimmt.

Unter 5. Betriebliche Plätze wurden Angaben gemacht, ob die Einrichtung keine, teil-

weise oder ausschließlich betriebliche Plätze hat.

Im Bereich 6. Status als Familienzentrum werden Sie gebeten Angaben zu Ihrer Ein-

richtung bezüglich eines Familienzentrums zu machen. Der Schlüssel 6 wird Ihnen aus

Angaben im Zuschussantrag der KiBiz-Förderung oder des FamZ-Zuschussantrags des

jeweiligen Kindergartenjahres (FamZ-Zuschussantrag bis einschließlich KGJ 11/12) vor-

eingestellt. Allerdings können Sie diesen ändern, falls die Voreinstellung nicht Ihrer Ein-

richtung entspricht. Nehmen Sie eine Änderung der Voreinstellung vor, erscheint im Mel-

debogen ein Hinweis. Bei „Status seit:“ ist das Datum der ersten Förderung als Familien-

zentrums einzutragen. Dieses wird Ihnen ebenfalls voreingestellt.

Unter 7. Tatsächliche Öffnungszeit geben Sie die Öffnungszeiten Ihrer Einrichtung ein.

Beachten Sie dabei, dass eine Untergliederung in durchgehende und geteilte Öffnungs-

242

zeiten vorgenommen wird. Dabei darf bei den geteilten Öffnungszeiten die Vormittags-

zeit maximal bis 13 Uhr gehen und die Nachmittagszeit frühestens um 13.15 Uhr begin-

nen. Geben Sie außerdem die längsten Öffnungszeiten in Ihrer Einrichtung ein. Mit Hilfe

des Scrollbalkens im unteren Bereich gelangen Sie zu den Eingabefeldern der restlichen

Wochentage.

Anschließend können Sie Angaben zu der in Ihrer Einrichtung aufgenommenen Anzahl

von Kindern unter 8. Belegung zum Stichtag 15.03. (Zahl der aufgenommenen Kin-

der nach Vertrag) tätigen. Unterteilen Sie hier bitte Ihre aufgenommenen Kinder bezüg-

lich ihres Alters, ihres Geschlechts, Ihrer in der Familie gesprochenen Sprache und Ihrer

Betreuungszeit. Geben Sie bitte außerdem noch an, wie viele Kinder über Mittag betreut

werden und wie viele Kinder mit Behinderung in Ihrer Einrichtung sind.

Scrollbalken

243

Im Bereich 9. Pädagogische Gruppenbereiche mit Zuordnung der Fach- und Ergän-

zungskraftstunden werden Sie gebeten Ihre pädagogischen Gruppenbereiche anzule-

gen und Angaben zur KiBiz-Finanzierung, Fach- und Ergänzungskraftstunden zu ma-

chen. Klicken Sie dazu auf den Button Gruppenübersicht anlegen.

244

Anschließend öffnet sich eine neue Eingabemaske. Bei Anzahl päd. Gruppenbereiche

geben Sie bitte die Anzahl der pädagogischen Gruppenbereiche ein, die unter den glei-

chen Schlüssel 5 fallen. Anschließend setzen Sie die Checkbox auf KiBiz finanziert ja

oder KiBiz finanziert nein. Bei pädagogischer Gruppenbereich (Schlüssel 5) können Sie

eines aus den angegebenen Gruppenbereichen auswählen. Anschließend geben Sie

bitte die Anzahl Fach- und Ergänzungskraft Std. an, die in dem pädagogischen Grup-

penbereich zugeordnet sind. Wenn Sie den Button Daten speichern klicken, werden Ihre

Eingaben gespeichert und Sie gelangen automatisch zurück in den Meldebogen. Falls

sie auf Abbrechen klicken, gelangen Sie ebenfalls in den Meldebogen zurück, allerdings

wurden Ihre Eingaben zu dem Gruppenbereich nicht gespeichert. Legen Sie auf diese

Weise alle pädagogischen Gruppenbereiche an. Bitte beachten Sie, dass bei Gleichheit

des Schlüssels 5 und der Ausprägung bei der KiBiz-Finanzierung keine Abgabe der Mel-

dung möglich ist. Fassen Sie diese gleichen pädagogischen Gruppenbereiche bitte zu-

sammen.

245

Haben Sie einen pädagogischen Gruppenbereich bereits angelegt und wollen diesen

noch einmal verändern oder löschen, klicken Sie auf den Button editieren oder löschen.

Es öffnet sich dann die gleiche Maske wie bei Gruppenübersicht anlegen, mit dem Un-

terschied, dass hier die bereits gespeicherten Daten zu sehen sind. Wenn Sie Eingaben

verändern wollen, tun Sie dies und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf den

Button Daten Speichern. Falls sie den Gruppenbereich löschen wollen, klicken Sie auf

den Button Löschen.

Wenn Sie Ihre pädagogischen Gruppenbereiche angelegt haben, können Sie noch An-

gaben zu den „Leitungsstunden soweit freigestellt von der Gruppenleitung“, „Berufsprak-

tikantinnen/Berufspraktikanten“, den „zusätzlichen Fachkraftstunden im Bereich der in-

tegr. Erziehung“ und zu „weiteren Stunden im Rahmen der Betreuung von Kindern mit

Behinderung“ vornehmen.

Mit Hilfe des Kommentarfeldes können Sie als Träger oder Verwaltungsträger eine

Nachricht dem Landesjugendamt zukommen lassen. Geben Sie dafür den gewünschten

Text in das Kommentarfeld Träger ein. Das Kommentarfeld Landesjugendamt ist ausge-

graut, da an dieser Stelle die Kommentare Ihres Landesjugendamtes bei Rückgaben

einer Meldung angezeigt werden.

246

Sie haben dann unter Aktionen mehrere Buttons zur Auswahl. Klicken Sie den Button

Daten speichern, so werden Ihre Daten, sofern sie nicht gegen Plausibilitäten versto-

ßen, gespeichert. Durch Klick auf den Button Daten zwischenspeichern werden Ihre

Eingaben ohne Plausibilitätsprüfung gespeichert. Durch den Klick auf Abbrechen, kom-

men Sie zurück in Ihre Einrichtungsübersicht und die von Ihnen getätigten Eingaben ge-

hen verloren. Falls Sie Ihren Meldebogen freigeben wollen, betätigen Sie den Button

Meldung freigeben. Nach einer weiteren Plausibilitätsprüfung, die noch weitergehende

Plausibilitäten als beim Button Daten speichern prüft, wird die Meldung dann bei korrek-

ten Eingaben an das Landesjugendamt übermittelt. Sie haben dann solange nur lesen-

den Zugriff, bis das Landesjugendamt Ihnen den Meldebogen ggf. zurückgibt.

Es sei an dieser Stelle erwähnt, dass der elektronische Meldebogen den postalischen

ablöst. Sie können allerdings den Meldebogen einer Einrichtung durch einen Klick auf

den Button In PDF umwandeln als PDF anzeigen lassen. Diese Datei können Sie dann

bei sich lokal ausdrucken oder abspeichern.

247


Im Folgenden werden nur die Änderungen am Meldebogen im Kindergartenjahr

2011/2012 beschrieben. Für die restlichen Punkte sei auf die Beschreibung des Melde-

bogens zum Kindergartenjahr 2011/2012 verwiesen.

Stichtag des Meldebogens:

Die Träger von (Kindertages)-Einrichtungen und sind gemäß §§ 45 ff. SGBVIII, insb. §

47 Abs. 1 Nr. 2 SGBVIII dazu verpflichtet, dem Landesjugendamt eine Meldung abzuge-

ben. Der Stichtag dieser Meldung ist ab dem Kindergartenjahr 2011/2012 auf den

01.03.JJJJ festgesetzt.

Button „Daten aus dem letzten Meldebogen übernehmen“:

Im Kopf des Meldebogens haben Sie die Möglichkeit die Eingaben aus dem letzten Mel-

debogen in den aktuellen Meldebogen zu übernehmen. Bitte klicken Sie dazu auf den

Button Daten aus dem letzten Meldebogen übernehmen. Diese Möglichkeit haben Sie

einmalig solange Sie den Meldebogen nicht mit manuell eingegebenen Daten gespei-

chert haben. In diesen Fällen wird der Button deaktiviert.

Erfassung der Anzahl betrieblicher Plätze:

Unter 5. Betriebliche Plätze wurden Angaben gemacht, ob die Einrichtung keine, teil-

weise oder ausschließlich betriebliche Plätze hat. Sollte eine der beiden letztgenannten

Optionen ausgewählt werden, müssen Sie auch eine Angabe zu der Anzahl an betriebli-

chen Plätzen machen.

248

Änderung zur der Erhebung bei Familienzentren:

Bitte machen Sie unter 6. Status als Familienzentrum nur die Angabe, ob es sich bei

dieser Einrichtung im ein Familienzentrum handelt. Ein Familienzentrum liegt vor, wenn

Sie z.B. die Kriterien des Gütesiegels NRW erfüllen. Darüber hinaus können Sie auch

„ja“ auswählen, wenn Sie Kriterien eines anderen Zertifizierungsverfahrens zur Zertifizie-

rung eines Familienzentrums erfüllen (z.B. kirchlich oder kommunal).

Einrichtung hat den Betrieb nicht aufgenommen:

Sollte zum Stichtag 01.03.2012 die Einrichtung den Betrieb noch nicht aufgenommen

haben, können Sie dies durch Setzen eines Häkchens im Kopf des Formulars unter All-

gemeine Angaben vermerken.

Bitte vervollständigen Sie aber dennoch in jedem Fall die Stammdaten der Einrichtung

und des Trägers. Außer den Stammdaten und eine Eingabe im Kommentarfeld werden

alle Eingaben geleert bzw. dem Landesjugendamt ein leerer Meldebogen übermittelt.

Bitte melden Sie nach dieser Vorgehensweise Einrichtungen, die zum Stichtag

01.03.2012 den Betrieb noch nicht aufgenommen haben.

E-Mail bei Rückgabe durch das Landesjugendamt:

Sollte das Landesjugendamt Ihnen als Träger den Meldebogen zur Überarbeitung

zurückgeben, werden Sie parallel automatsich per E-Mail benachrichtigt. Von dieser

249

Funktion können Sie nur profitieren, wenn Sie eine gültige E-Mail-Adresse in den

Stamnmdaten des Trägers hinterlegt haben.


Für die landesgeförderten KiTas wird in Feld 8. Belegung zum Stichtag 01.03 (Zahl der

aufgenommenen Kinder nach Vertrag) eine Funktion implementiert, mit der diese Tabelle

auf Basis der Kinder, die den Monatsdaten März zu Grunde liegen, vorausgefüllt werden

kann.

Die Befüllung dieser Tabelle auf Basis der Kinder, die den Monatsdaten März zu Grunde

liegen, wird durch Klick auf den Button aus Monatsdaten März übernehmen durchge-

führt. Der Button ist nicht aktiv, wenn noch keine freigegebenen Monatsdaten im März

vorliegen. Nach Befüllung der Tabelle haben Sie weiterhin die Möglichkeit der manuellen

Korrektur.

250

Grundlage für die Datenanalyse zur Vorbefüllung ist der letzte Stand der freigegebenen

Monatsdaten März des entsprechenden Kindergartenjahres (Meldebogen 2013 =

Monatsdaten März 2013 aus dem KGJ 12/13). Der letzte und damit aktuellste Datensatz

der Kinder, die den Monatsdaten März 2013 zu Grunde liegen, wird ausgewertet:

Auswertungssystematik der Kinder aus den Monatsdaten März:

1. Jedes Kind wird mit 1 (Anzahl) in den Meldebogen übernommen.

2. Ermittlung der Spalte Altersstruktur, in der das Kind berücksichtigt wird: Es wird das

Geburtsdatum des Kindes ausgewertet und das Alter zum Stichtag des Meldebogens

ermittelt (1). Beispiele im Umgang mit dem Stichtag für den Meldebogen 2013: Kind 1,

Geb. 28.02.2010 Alter: 3; Kind 2, Geb. 02.03.2010 Alter: 2; Kind 3, Geb. 01.03.2010

Alter: 3

In Abhängigkeit des ermittelten Alters wird das Kind im Meldebogen berücksichtigt. Aus-

nahme: Unabhängig vom ermittelten Alter wird das Kind immer in die Spalte Schulkinder

berücksichtigt, wenn der Radiobutton in den Angaben zur Förderung des Monats März

auf Schulkind steht (2).

3. Spalte Junge/Mädchen: Jedes ausgewertete Kind wird in Abhängigkeit der entspre-

chenden Alterskategorie bei Mädchen oder Junge mit 1 in Abhängigkeit des Radiobut-

tons zum Geschlecht bei den Angaben zum Kind (3) berücksichtigt.

4. Spalte davon insges. über Mittag betreut: Jedes ausgewertete Kind wird in Abhängig-

keit der entsprechenden Alterskategorie bei über Mittag betreut mit 1 in Abhängigkeit der

Checkbox (gesetzt = 1) bei den weiteren Angaben zur Vorbefüllung des Meldebogens

(4) berücksichtigt.

5. Spalte Kinder, die in der Familie vorrangig eine nicht deutsche Sprache sprechen: Je-

des ausgewertete Kind wird in Abhängigkeit der entsprechenden Alterskategorie bei Kin-

der, die in der Familie vorrangig eine nicht deutsche Sprache sprechen mit 1 in Abhän-

251

gigkeit der Checkbox (gesetzt = 1) bei den weiteren Angaben zur Vorbefüllung des Mel-

debogens (5) berücksichtigt.

6. Spalte davon alle nach §§ 53, 54 SGB XII anerkannten Kinder mit Behinderung: Jedes

ausgewertete Kind wird in Abhängigkeit der entsprechenden Alterskategorie bei davon

alle nach §§ 53, 54 SGB XII anerkannten Kinder mit Behinderung mit 1 in Abhängigkeit

der Checkbox anerkannte Behinderung (gesetzt = 1) aus den Angaben zur Förderung

des Monats März (6) berücksichtigt.

7. Spalte davon Betreuungsumfang (Std.): Jedes ausgewertete Kind wird in Abhängigkeit

der entsprechenden Alterskategorie bei davon Betreuungsumfang (Std.) mit 1 in Abhän-

gigkeit des Radiobuttons bei Betreuungszeit 25, 35 oder 45 Std. (gesetzt = 1) aus den

Angaben zur Förderung des Monats März (7) berücksichtigt.

Hinweis: Die Kategorien bis 12 und über 45 Stunden bleiben bei Übernahme unberück-

sichtigt und werden durchgängig mit 0 belegt.

252


Im Vergleich zum Vorjahr wurden im Formular des Meldebogens an zwei Stellen

Anpassungen vorgenommen. Im Bereich der Allgemeinen Angaben sind die bisherigen

Auswahlmöglichkeiten entfallen. Sie sollten hier nun bei dem neuen Merkmal Inklusive

Einrichtung ein Häkchen setzen, wenn in der Einrichtung im Rahmen der Inklusion ein

oder mehrere Kinder mit Behinderung betreut werden. Im Bereich der Erfassung der pä-

dagogischen Gruppenbereiche mit Zuordnung der Fach- und Ergänzungskraftstunden

wurde der Erfassung der „zusätzliche Fachkraftstunden im Bereich der integr. Erziehung

(EI)“ geändert in die „Erfassung der zusätzlichen Fachkraftstunden im Bereich der inklu-

siven Erziehung“. An dieser Stelle sollen die Stunden der zusätzlichen Fachkraft im Be-

reich der inklusiven Erziehung (Schlüssel 406) eingetragen werden.


Im Meldebogen in KGJ 2016/2017 erweitern sich die Ausprägungen der Öffnungszeiten:

Sowohl bei den durchgehenden, als auch bei den geteilten Öffnungszeiten können nun

Zeiten von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr angegeben werden.

253


Der Schlüssel 1 kann ab dem Meldebogen Stichtag 01.03.2019 nicht mehr im Meldebo-

gen direkt ausgewählt werden. Bei Nutzung der Funktion „Übernahme der Daten aus

dem letzten Meldebogen“ wird der Schlüssel 1 nicht aus dieser Datenquelle (letzter Mel-

debogen) übernommen. Der Schlüssel 1 wird im Meldebogen aus der neuen zentralen

Quelle (Trägerstammdaten) voreingestellt. Eine Änderung ist nur durch die Änderung in

den Trägerstammdaten möglich.

Darüber hinaus wurde die Struktur der Schlüssel 5 angepasst. Der Schlüssel 500 (keine

Gruppenzuordnung) steht im Meldebogen nicht zur Auswahl.

Es wurde eine weitere Plausibilität im Bereich Belegung eingeführt: Sobald Kinder in der

Spalte „davon alle nach §§ 53, 54 SGB XII anerkannten Kinder mit Behinderung“ einge-

tragen werden (Summe > 0), muss ein Haken bei Inklusion (Allgemeine Angaben) ge-

setzt werden.

254

8 Förderung Neuer Familienzentren nach § 21 Abs. 7 KiBiz

Dieser Abschnitt richtet sich überwiegend an das Jugendamt. Nur in der Rolle des Ju-

gendamts haben Sie die Möglichkeit einen Antrag zur Förderung Neuer Familienzentren

nach § 21 Abs. 7 KiBiz zu stellen. In der Rolles des Trägers bzw. Verwaltungsträgers

haben Sie lesenden Zugriff auf die Antrags- und Bewilligungsdaten. Darüber hinaus ha-

ben Sie die Möglichkeit die Stammdaten des Familienzentrums zu bearbeiten. In der

Rolle der Einrichtung haben Sie nur Zugriff auf die Stammdaten des Familienzentrums.

Dort können Sie Eingaben zu der entsprechenden Struktur des Familienzentrums ma-

chen.

8.1 Formulare

Der Obermenüpunkt FamZ § 21 Abs. 5, 6 u. 7 ab KGJ 12/13 beinhaltet zum einen den

Menüpunkt Auswahl Förderstatus und zum anderen die Menüpunkte Neue FamZ

gem. § 21 Abs. 7 und Zertifizierte FamZ gem. § 21 Abs. 5, 6, welche durch Klick auf

den Obermenüpunkt Neue FamZ § 21 Abs. 5, 6 u. 7 KiBiz ab KGJ 12/13 einsehbar

sind. Durch Mausklick auf den gewünschten Menüpunkt gelangen Sie auf die entspre-

chende Arbeitsoberfläche. Die Einblendung eines neuen Funktionsbereichs Neue FamZ

§ 21 Abs. 7 KiBiz KGJ XY/XY erfolgt zentral in Absprache mit dem Ministerium.

8.1.1 Allgemeine Hinweise zu den Formularen

8.1.1.1 Informationstexte

Innerhalb der Formulare lassen sich an verschiedenen Stellen sog. Informationsbuttons

finden. Wird der Mauszeiger auf einen Informationsbutton gerichtet, erscheint ein Infor-

mationstext, der zum Verständnis des vorliegenden Sachverhaltes beiträgt.

255

8.1.1.2 Fehlermeldungen

Verstoßen Eingaben gegen die in FamZ.web hinterlegten Plausibilitäten, wird automa-

tisch bei dem Versuch ein Formular zu speichern oder freizugeben, eine Fehlermeldung

erzeugt. Oberhalb des aufgerufenen Formulars erfolgt eine generalisierte Fehlermel-

dung. An entsprechender Stelle, an dem der Fehler aufgetreten ist, lässt sich zudem ein

gelbes Ausrufezeichen finden. Sofern Sie den Mauszeiger auf das gelbe Ausrufezeichen

richten, wird Ihnen eine Erläuterung des Fehlers angezeigt. Eine Speicherung bzw. Frei-

gabe des Formulars ist nur bei Behebung des Fehlers möglich.

8.1.1.3 Konfiguration der Einrichtungsübersicht

Sollte es vorkommen, dass im Menüpunkt Neue FamZ gem. § 21 Abs. 7 und Zertifi-

zierte FamZ gem. § 21 Abs. 5, 6 der sog. SFamZ-Button – Stammdaten des Familien-

zentrums – (s. unten aufgeführte Abbildung) nur zum Teil oder nicht sichtbar ist, haben

Sie die Möglichkeit unterhalb der Einrichtungsübersicht per Scrollleiste den SFamZ-

Button einzusehen. Eine komfortablere Lösung stellt jedoch das Ausblenden von Sortier-

kriterien (AZ LJA, Name Einrichtung, Name FamZ, AZ JA, AZ Träger, Straße, PLZ, Ort,

Trägername und Fördersatz) dar, so dass der SFamZ-Button auch ohne Zuhilfenahme

der Scrollleiste aufgerufen werden kann.

256

Zum Anpassen der Sortierkriterien im Strukturbaum vergleichen Sie bitte die Ausführun-

gen zum Menüpunkt Eigene Benutzerdaten.

8.1.1.4 Auswahl des Förderstatus

Für das Stellen des Antrags auf Gewährung des Zuschusses für Neue Familienzentren

nach § 21 Abs. 7 KiBiz gegenüber Ihrem Landesjugendamt ist es zunächst notwendig,

den Förderstatus der Einrichtungen festzulegen. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt

Auswahl Förderstatus des Obermenüpunktes Neue FamZ § 21 Abs. 7 KiBiz. Es wird

Ihnen anschließend eine Liste über die Ihnen zugeordneten Kindertageseinrichtungen

angezeigt, welche Gegenstand der gesetzlichen Förderung nach KiBiz sind – unabhän-

gig davon, ob es sich bei der Kindertageseinrichtung um ein Familienzentrum handelt

oder nicht.

257

An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass der Auswahl Förderstatus für Ein-

richtungen voreingestellt ist (Zertifiziertes FamZ und Förderung Neue FamZ). Die

Voreinstellung beruht auf Daten aus Zertifizierungsdaten und beantragte Familien-

zentren im Zuschussantrag KiBiz des gleichen Kindergartenjahres. Sie haben aber

die Möglichkeit diese Einstellung manuell zu ändern.

In einem ersten Schritt sollten Sie die Voreinstellung prüfen und die Einrichtungen durch

Setzen eines Häkchens markieren, die nun als neues Familienzentrum nach § 21 Abs. 7

KiBiz gefördert werden (Spaltenüberschrift: Förd. Neue FamZ). Die bereits im Zuschuss-

antrag KiBiz des gleichen Kindergartenjahres beantragten Familienzentren werden in der

Spalte mit der Überschrift Zert. FamZ voreingestellt markiert.

Bei Vorliegen eines Verbundfamilienzentrums markieren Sie bitte durch Setzen

eines Häkchens ausschließlich den Zuschussempfänger. Die Hinterlegung der

258

weiteren Verbundpartner erfolgt in den Stammdaten FamZ des Zuschussempfän-

gers.

In einem zweiten Schritt sollten Sie Ihre Auswahl durch Klick des Buttons Daten spei-

chern bestätigen, der unterhalb der Einrichtungsliste positioniert ist. Mit der Betätigung

des Buttons Daten speichern wird anschließend eine Liste über die nach § 21 Abs. 7

KiBiz neu geförderten FamZ generiert, die unter dem Menüpunkt Neue FamZ bereitge-

stellt wird. In diesem Menüpunkt erfolgen so dann die Antragsstellung und die Bewilli-

gung für diese Familienzentren.

Sollten Ihrem Jugendamt mehr als 50 Einrichtungen zugeordnet sein, ist es erforderlich,

dass die oben beschriebenen Schritte pro Datenblatt, die die ersten 50 Einrichtungen

erfassen, durchgeführt werden. D. h., nehmen Sie die Auswahl wie oben beschrieben für

die ersten 50 Einrichtungen vor und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch den Button Daten

speichern. Erst nach dem Klick des Buttons Daten speichern wechseln Sie bitte durch

Klick auf den einfachen Pfeil nach rechts in das nächste Datenblatt, welches die Einrich-

tungen 51 bis 100 umfasst. Wählen Sie auch hier wiederum die entsprechenden Famili-

enzentren aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button Daten speichern. Die

Auswahl der übrigen Einrichtungen erfolgt analog. Wurde der Button Daten speichern

beim Blättern (Wechseln in die Übersicht mit den nächsten 50 Einrichtungen) nicht betä-

tigt, gehen Ihre Eingaben verloren!

Bitte nehmen Sie Korrekturen am Förderstatus nur vor, wenn Sie ganz sicher sind,

dass Sie falsche Angaben gemacht haben.

259

8.1.1.5 Einrichtungsstammdaten des Familienzentrums

Nach erfolgter Auswahl des Förderstatus kann anschließend die Pflege der Stammdaten

der Familienzentren vorgenommen werden.

Das Formular Kontaktdaten der Einrichtung kann in den Menüpunkten Neue FamZ gem.

§ 21 Abs. 7 und Zertifizierte FamZ gem. § 21 Abs. 5, 6 durch Klick auf den rechts ne-

ben der Einrichtung positionierten SFamZ-Button geöffnet werden (vgl. auch Abschnitt

8.1.1.3). Es öffnet sich anschließend das Formular Kontaktdaten der Einrichtung.

Nachdem Sie durch Klick auf den SFamZ-Button das Formular Kontaktdaten der Einrich-

tung geöffnet haben, haben Sie die Möglichkeit entsprechende Angaben zu dem Famili-

enzentrum zu machen. Angaben, welche bereits in KiBiz.web hinterlegt wurden, werden

hier in den grau unterlegten Feldern ausgewiesen. Sollen Änderungen der in KiBiz.web

hinterlegten Stammdaten vorgenommen werden, sind diese im Bereich Förderung nach

KiBiz vorzunehmen (vgl. Kapitel 6.3). Auch ist die Pflege der Angaben zum Zertifizie-

rungsverfahren ausschließlich PädQUIS vorbehalten. Dieses ist auch hier durch die grau

hinterlegten Felder angedeutet.

260

Handelt es sich bei der vorliegenden Einrichtung ausschließlich um eine Kindertagesein-

richtung (kein Familienzentrum), sind die Kontaktdaten der Einrichtung lediglich als In-

formation gedacht. Diese brauchen nicht ergänzt werden.

Liegt ein neu gefördertes Familienzentrum vor, sind die Kontaktdaten der Einrichtung

entsprechend zu ergänzen. Handelt es sich bei dem Familienzentrum um ein Verbund-

familienzentrum sei hier insbesondere darauf hingewiesen, dass die Verbundpartner

(nicht Zuschussempfänger) in den Kontaktdaten des Zuschussempfängers zu hinterle-

gen sind. Jedoch ist ausschließlich der Zuschussempfänger in der Einrichtungsübersicht

des Menüpunktes Auswahl Förderstatus als zu fördernde Einrichtung gekennzeichnet.

Die Hinterlegung der Verbundpartner (nicht Zuschussempfänger) erfolgt unterhalb der

förderungsbezogenen Stammdaten des Zuschussempfängers.

261

Wenn es sich bei Ihrer Einrichtung um ein Verbundfamilienzentrum handelt, wählen Sie

bitte in einem ersten Schritt die Anzahl der Verbundpartner aus.3 Anschließend differen-

zieren Sie die Verbundpartner des Zuschussempfängers nach „KiTa“ oder „Sonstige“

Einrichtungen. Bitte wählen Sie für alle KiTas (landesgeförderte Einrichtungen) dazu per

Drop-Down Menü den zu Ihrem Verbundfamilienzentrum zugehörigen zweiten bis maxi-

mal achten Verbundpartner aus. Wählen Sie zunächst den Jugendamtsbezirk dieser

Verbundpartner und speichern einmal die Stammdaten. Sie haben die Möglichkeit Ver-

bundpartner aus anderen Jugendamtsbereichen auszuwählen. Anschließend können Sie

die entsprechende Einrichtung auswählen. Ein Abtrag der Anschrift, des Ansprechpart-

ner FamZ sowie der Trägerzugehörigkeit ist hier nicht erforderlich. Diese werden auto-

matisiert aus den Stammdaten des Verbundpartners ermittelt und nach dem Speichern

der Stammdaten des Zuschussempfängers in den entsprechenden Feldern ausgewie-

3 Der Zuschussempfänger eines Verbundfamilienzentrums wird auch als erster Verbundpartner

bezeichnet.

262

sen. Wird die Anschrift, der Ansprechpartner FamZ und/ oder die Trägerzugehörigkeit

der Verbundpartner auch nach dem Speichern der Stammdaten des Zuschussempfän-

gers nicht oder nur unvollständig hinterlegt, wurden die relevanten Daten bisher nicht in

den Stammdaten der Verbundpartner hinterlegt. Ist in den Stammdaten des Verbund-

partners einer landesgeförderten KiTa bisher kein Ansprechpartner FamZ hinterlegt so-

wie die Trägerzugehörigkeit des Verbundpartners nicht gepflegt, kann der Zuschussemp-

fänger diese beiden Merkmale direkt in den eigenen Stammdaten pflegen und mit dem

unterhalb des Formulars positionierten Button Daten speichern diese Eingaben abspei-

chern. Es ist datenbanktechnisch sichergestellt dass die bei Zuschussempfänger ge-

pflegten Merkmale auch beim Verbundpartner abgespeichert werden. Dies gilt allerdings

nur für Einrichtungen innerhalb des Jugendamtsbereiches des Zuschussempfängers.

Eine Speicherung dieser Daten in den Stammdaten von Einrichtungen in anderen Ju-

gendamtsbereichen wird unterbunden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit bei

einem Verbundpartner das Merkmal Familienzentrum im sozialen Brennpunkt zu hinter-

legen. Sind Verbundpartner des Verbundfamilienzentrums „Sonstige“ Einrichtungen,

müssen Sie die Stamm- und Kontaktdaten der Sonstigen Einrichtung erfassen. Sie kön-

nen maximal zwei „Sonstige“ Einrichtungen als Verbundpartner erfassen.

Im Abschnitt der Förderbezogenen Stammdaten können Sie Ihr Familienzentrum als ein

Einzel- oder Verbundfamilienzentrum charakterisieren. Darüber hinaus können Sie

vermerken, ob der Zuschussempfänger ein Familienzentrum mit besonderem

Unterstützungsbedarf ist und ob Sie für dieses Familienzentrum die Genehmigung eines

2. Kontingentes haben. Diese Einstellungen müssen mit der Auswahl im Antrag auf

Förderung übereinstimmen.

263

Für die Beantragung des Fördertatbestandes Familienzentrum mit besonderem

Unterstützungsbedarf muss entweder der Zuschussempfänger oder ein Verbundpartner

aus dem Bereich KiTa das Merkmal Familienzentrum mit besonderem

Unterstützungsbedarf aufweisen. Sollten Sie den Zuschussempfänger und bzw. oder ein

Verbundpartner als Familienzentrum mit besonderem Unterstützungsbedarf

charakterisiert haben, müssen Sie Angaben zu den Kriterien zur Bestimmung des

besonderen Unterstützungsbedarfs machen. Dabei werden zwischen

sozialraumbezogenen und einrichtungsbezogenen Kriterien unterschieden. Darüber

hinaus können Sie noch hinterlegen, ob das Familienzentrum im Gebiet der sozialen

Stadt liegt.

264

8.1.1.6 Wechsel des Zuschussempfängers

Bitte beachten Sie, dass in KiBiz.web und FamZ.web ein Wechsel des Zuschussemp-

fängers nur zu einem neuen Kindergartenjahr möglich ist und daher im Rahmen der An-

tragstellung zu erfolgen hat. Er ist vorher gegenüber den Landschaftsverbänden frühzei-

tig anzuzeigen, da für die technische Umsetzung einige Zeit benötigt wird.

8.1.2 Menüpunkt Neue FamZ gem. § 21 Abs. 7

Nachdem Sie die Auswahl der Förderstatus abgeschlossen haben (vgl. Abschnitt

8.1.1.4), werden in dem Menüpunkt Neue FamZ gem. § 21 Abs. 7 ausschließlich die

Familienzentren angezeigt, die im Menüpunkt Auswahl Förderstatus als neu zu för-

dernde Einrichtungen gekennzeichnet wurden. Sie haben anschließend im Menüpunkt

Neue FamZ gem. § 21 Abs. 7 die Möglichkeit die Antragstellung und die Bewilligung der

Mittel für die Förderung neuer Familienzentren vorzunehmen.

265

8.1.2.1 Zuschussantragsprozess

Für die Antragsstellung ist es zunächst erforderlich, dass die Stammdaten der neuen

Familienzentren hinterlegt bzw. erneut bestätigt wurden. Die Einrichtungsstammdaten

der neu zu fördernden Familienzentren lassen sich durch Klick auf den SFamZ-Button

der entsprechenden Einrichtung aufrufen. Die Pflege der Stammdaten erfolgt so dann in

dem Formular Kontaktdaten einer Einrichtung und ist durch Klick auf den Button Daten

speichern, der im unteren Teil des Formulars hinterlegt ist, zu bestätigen.

In einem nächsten Schritt ist es erforderlich, dass Sie die zu beantragenden Kontingente

pro Familienzentrum hinterlegen und vermerken, ob Sie die Förderung für ein Familien-

zentrum mit besonderem Unterstützungsbedarf beantragen möchten. Im Anschluss da-

ran können Sie gegenüber Ihrem Landesjugendamt den Zuschussantrag (im Folgenden

als Zuschussantrag JA an LJA bezeichnet) freigeben.

Klicken Sie dazu im Menüpunkt Neue FamZ gem. § 21 Abs. 7 auf das AZ Landesju-

gendamt des jeweiligen Familienzentrums. Dieser Menüpunkt führt zu einer weiteren

Auswahlmöglichkeit, die u. a. den Zuschussantrag 08/20XX – 07/20XX des ausgewähl-

ten Familienzentrums umfasst. Durch Klick auf den €-Button, der rechts neben dem Zu-

schussantrag 08/20XX – 07/20XX positioniert ist, öffnet sich das Formular Zuschussan-

266

trag Einrichtung. Die Hinterlegung der für das Familienzentrum zu beantragenden Kon-

tingente erfolgt per Drop-Down-Menü Anzahl Kontingente im Bereich Zuschussan-

tragsdaten. Bitte geben Sie auch an, wie viele Kontingente davon Bestandskontingente

sind.

Darüber hinaus können Sie den Fördertatbestand Familienzentrum mit besonderem Un-

terstützungsbedarf (bis ZA KGJ 14/15: Sozialen Brennpunkt) beantragen. Erfassen Sie

in dem entsprechenden Feld den Betrag von 1.000 €. Über Plausibilitäten mit den

Stammdaten des Familienzentrums wird sichergestellt, dass dort der Zuschussempfän-

ger und bzw. oder Verbundpartner als Familienzentrum mit besonderem Unterstüt-

267

zungsbedarf charakterisiert ist. Ist dies der Fall, müssen Sie ebenfalls Angaben zu den

Kriterien zur Bestimmung des besonderen Unterstützungsbedarfs machen. Sollten Sie

den Fördertatbestand Familienzentrum mit besonderem Unterstützungsbedarf für eine

Einrichtung nicht beantragen, ist es erforderlich, dass Sie eine Begründung in dem dafür

vorgesehenen Textfeld erfassen. In diesem Textfeld können Sie maximal 500 Zeichen

erfassen.

Bestätigen Sie Ihre gemachten Angaben mit dem Button Daten freigeben. Mit der Be-

stätigung der zu beantragenden Kontingente und ggf. des Zuschusses für ein Familien-

zentrum mit besonderem Unterstützungsbedarf springt auch gleichzeitig die dem Zu-

schussantrag der Einrichtung zugeordneten Ampel auf Grün. Wurden die Eintragungen

mit dem Button Daten speichern im Formular Zuschussantrag Einrichtung bestätigt,

springt die entsprechende Ampel auf Orange, d. h. die Bearbeitung des Zuschussantra-

ges der Einrichtung stellt nur einen vorläufigen Stand dar. Wurde bisher kein Kontingent

im Formular Zuschussantrag Einrichtung hinterlegt, wird die Ampel mit Rot ausgewiesen.

Auch der Träger bzw. Verwaltungsträger erhält Einblick in die Zuschussanträge von Ein-

richtungen, welche in seinen Zuständigkeitsbereich fallen. Es handelt sich dabei aus-

schließlich um lesende Rechte, d. h. eine Änderung der Zuschussanträge der Einrich-

tungen von Seiten des Trägers bzw. Verwaltungsträgers ist nicht möglich.

Für die Stellung des Zuschussantrages von Jugendamt an Landesjugendamt ist es not-

wendig, dass alle Zuschussantrags-Ampeln auf Einrichtungsebene auf Grün stehen, d.h.

es wurden für alle neu zu fördernde Familienzentren jeweils das Zuschussantragsformu-

lar freigegeben. Wurden für alle neu zu fördernden Familienzentren die Zuschussanträge

freigegeben, klicken Sie zur Stellung des Zuschussantrages von Jugendamt an das Lan-

desjugendamt auf den neben dem Jugendamt rechts positionierten €-Button mit dem

nach oben gerichteten Pfeil. Es öffnet sich anschließend das Formular Zuschussantrag

Jugendamt.

268

Dieses weist Ihnen neben der Anzahl der Kontingente laut MFKJKS-Mitteilung auch den

zu beantragenden Gesamtzuschuss der Förderung für Familienzentren, Summe für die

Zusätzliche Förderung von Familienzentrum mit besonderem Unterstützungsbedarf, die

Anzahl der zu beantragenden Familienzentren und die Anzahl der zu beantragenden

Kontingente sowie davon die Anzahl der Bestandskontingente aus. Bei den vier letzten

Nennungen handelt es sich dabei um die Summierung von Zuschussantragsdaten, wel-

che auf Einrichtungsebene hinterlegt wurden. Wurden beispielsweise für drei Familien-

zentren jeweils ein Kontingent hinterlegt, wird auf Ebene des Jugendamtes im Formular

Zuschussantrag Jugendamt ein Gesamtzuschuss in Höhe von 3*13.000€ = 33.000 €,

eine Anzahl Familienzentren in Höhe von drei und ebenfalls eine Anzahl von drei Kontin-

genten ausgewiesen. Liegen zwei von drei Familienzentren mit besonderem Unterstüt-

zungsbedarf vor, beträgt die Summe für die Zusätzliche Förderung von Familienzentrum

mit besonderem Unterstützungsbedarf 2.000 €. Zudem werden die freien Kontingente

(bezogen auf den Antragsprozess), die sich aus der Anzahl der freien Kontingente laut

MFKJKS-Mitteilung minus Kontingente laut Zuschussantrag ergibt, ermittelt. Bitte beach-

ten Sie weiterhin, dass die Summe der zu beantragenden Kontingente die Anzahl der

freien Kontingente laut MFKJKS-Mitteilung nicht überschreiten kann. Sie erhalten in dem

Fall einen entsprechenden Hinweis.

Sind die Angaben des Zuschussantrages Jugendamt korrekt, klicken Sie bitte auf den

Button Antrag endgültig freigeben, welches zu einer Freigabe des Zuschussantrages

gegenüber dem Landesjugendamt sowie zur Generierung des Antrag auf Gewährung

269

einer Zuwendung für Familienzentren führt. Eine Freigabe des Zuschussantrages Ju-

gendamt gegenüber dem Landesjugendamt kann ausschließlich von der Rolle Fachver-

antwortung Jugendamt vorgenommen werden.

Es sei darauf hingewiesen, dass die Zuschussanträge der Einrichtung und damit

auch der Zuschussantrag Jugendamt nach erfolgter Freigabe gegenüber dem

Landesjugendamt nicht mehr durch Sie bearbeitet werden können (ausschließlich

lesende Rechte). Auch haben Sie nach der Freigabe des Zuschussantrags Ju-

gendamt keine Möglichkeit Änderungen am Förderstatus der Einrichtungen vor-

zunehmen. Sollte dennoch vor Ende der Ausschlussfrist eine Änderung des Zu-

schussantrages Jugendamt bzw. des Förderstatus auch nach der Freigabe des

Zuschussantrages Jugendamt gegenüber Ihrem Landesjugendamt erforderlich

sein, kontaktieren Sie bitte per Telefon oder per E-Mail Ihr zuständiges Landesju-

gendamt. Ihr Landesjugendamt kann Sie wiederum für die Bearbeitung des Zu-

schussantrages des Jugendamtes freischalten.

Mit der Freigabe des Zuschussantrages Jugendamt wird auch der Antrag auf Gewäh-

rung einer Zuwendung für Familienzentren als rtf-Dokument sowie die Antragsanlage als

pdf-Dokument generiert. Beide Dokumente lassen sich anschließend unterhalb des Zu-

schussantrages Jugendamt aufrufen. Neben der Angabe, welcher Nutzer den Zuschuss-

antrag Jugendamt freigegeben hat, erfolgt auch der Ausweis des Datums sowie der Uhr-

zeit der Freigabe des Zuschussantrages gegenüber Ihrem Landesjugendamt.

Die Öffnung des Antrags auf Gewährung einer Zuwendung für Familienzentren erfolgt

per Klick auf das rtf-Symbol. Es öffnet sich anschließend das Fenster Öffnen von. Be-

stätigen Sie erneut das Öffnen des Formulars in dem Fenster Öffnen von durch Drü-

cken des Buttons OK.

270

Der Zuschussantrag wird Ihnen anschließend in einem Textverarbeitungsprogramm an-

gezeigt. In dem Textverarbeitungsprogramm haben sie die Möglichkeit den Zuschussan-

trag individuell zu ändern. Änderungen, die im Textverarbeitungsprogramm vorge-

nommen wurden, werden jedoch nicht im Modul FamZ.web gespeichert!

Bitte beachten Sie weiterhin, dass es sich bei dem Anschreiben um ein rtf-Dokument

handelt. Wird ein Word-Dokument gewünscht, sollten Sie das Anschreiben als Word-

Dokument lokal speichern. Die Auswahl des Dateityps Word-Dokument erfolgt bei Micro-

soft Word im Fenster Speichern unter.

271

Ebenfalls durch Klick auf das pdf-Symbol erfolgt das Öffnen der Antragsanlage. . Es

öffnet sich anschließend das Fenster Öffnen von. Bestätigen Sie erneut das Öffnen des

Formulars in dem Fenster Öffnen von durch Drücken des Buttons OK. Das PDF öffnet

sich und lässt sich anschließend über den Speichern Button lokal auf Ihren PC spei-

chern.

272

Der von Ihnen erstellte Antrag auf Gewährung einer Zuwendung für Familienzentren so-

wie die Antragsanlage sind jederzeit unterhalb der Aktionenleiste des Zuschussantrages

Jugendamt per Mausklick aufrufbar.

8.1.2.2 Bewilligungsprozess

Bei dem Bewilligungsprozess handelt es sich um die Bewilligung von Mitteln zur Förde-

rung von neuen Familienzentren nach § 21 Abs. 7 KiBiz.

Die nachfolgenden Ausführungen sollen den Bewilligungsprozess näher erläutern.

In der Rolle des Jugendamtes können Sie den Leistungsbescheid zur Bewilligung von

Mitteln zur Förderung von neuen Familienzentren nach § 21 Abs. 7 erst dann erstellen,

sofern der Leistungsbescheid des Landesjugendamtes gegenüber Ihrem Jugendamt

(Leistungsbescheid LJA an JA) vorliegt. Liegt der Leistungsbescheid des Landesjugend-

amtes gegenüber Ihrem Jugendamt bisher nicht vor, ist dieses anhand einer roten Am-

pel, welche links neben dem €-Button mit dem nach unten gerichteten Pfeil auf Ebene

Ihres Jugendamtes positioniert ist, erkenntlich.

Wurde der Leistungsbescheid vom Landesjugendamt an das Jugendamt erstellt, wird die

entsprechende Ampel mit Grün ausgewiesen und Sie können den Leistungsbescheid

Ihres Jugendamtes durch Klick auf den €-Buttton mit dem nach unten gerichteten Pfeil

einsehen. Der Leistungsbescheid dient ausschließlich Ihrer Information und kann nicht

durch Sie bearbeitet werden.

273

Liegt der Leistungsbescheid des Landesjugendamtes an das Jugendamt vor, kann an-

schließend das Jugendamt die Bewilligung von Landesmitteln gegenüber den einzelnen

Familienzentren vornehmen. Klicken Sie dazu auf das AZ LJA der Einrichtung, für wel-

che Sie die Bewilligung vornehmen möchten. Es wird Ihnen sowohl der Zuschussantrag

als auch der Leistungsbescheid der betrachteten Einrichtung ausgewiesen.

274

Klicken Sie nun auf den €-Button mit dem nach unten gerichteten Pfeil, welcher rechts

neben der Bezeichnung Leistungsbescheid XX / XXXX – XX / XXXX positioniert ist. Es

öffnet sich anschließend das Formular Leistungsbescheid Einrichtung.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Voreinstellung im Feld Anzahl Kontingente laut

Zuschussantragsdaten um die Anzahl Kontingente handelt, welche im Zuschussantrag

der entsprechenden Einrichtung hinterlegt wurden. Eine Änderung der Voreinstellung

kann über den nach unten gerichteten Pfeil des Feldes Geförderte Kontingente Neuer

Familienzentren vorgenommen werden, indem Sie in der anschließend erscheinenden

Liste die gewünschte Anzahl Kontingente auswählen. Genauso können Sie mit dem aus

dem Zuschussantrag voreingestellten Wert bei Bestandskontingent(e) verfahren.

Neben Zusätzliche Förderung Familienzentrum mit besonderem Unterstützungsbedarf (§

21 Abs. 7 S. 5 KiBiz) können Sie pro Familienzentrum mit besonderem Unterstützungs-

bedarf 1.000 € bewilligen. Auch hier bekommen Sie den Wert aus dem Zuschussan-

tragsprozess angezeigt. Sie haben hier weiterhin die Möglichkeit den Betrag zu ändern.

Sie können „0“ oder „1.000“ Euro erfassen.

275

Möchten Sie vorerst Ihre Angaben speichern ohne den formalen Leistungsbescheid ge-

genüber dem betrachteten Familienzentrum zu erstellen, bestätigen Sie bitte Ihre Anga-

ben durch Klick auf den Button Daten speichern. Ist der Leistungsbescheid der Einrich-

tung korrekt und soll die Erstellung des formalen Leistungsbescheides vorgenommen

werden, klicken Sie den Button Leistungsbescheid erstellen. In beiden Fällen wird der

Betrag für den Zuschuss Neues Familienzentrum (§ 21 Abs. 7 S. 1 KiBiz) automatisch

berechnet.

Bitte beachten Sie bei der Speicherung bzw. Erstellung von Leistungsbescheiden der

Einrichtung, dass die Anzahl der Kontingente laut dem Leistungsbescheid des Landesju-

gendamtes an das Jugendamt nicht überschritten werden kann, d. h. Sie können gegen-

über den Einrichtungen in Summe nicht mehr Kontingente bewilligen als Sie von Ihrem

zuständigen Landesjugendamt erhalten haben.

Weiterhin sei darauf hingewiesen, dass der Träger bzw. Verwaltungsträger einen lesen-

den Zugriff auf die Daten des Leistungsbescheides der Einrichtung hat.

Mit der Erstellung des Leistungsbescheides gegenüber einem neuen Familienzentrum

gem. § 21 Abs. 7 KiBiz (Button Leistungsbescheid erstellen im Formular Leistungsbe-

scheid Einrichtung) wird auch der formale Leistungsbescheid und die Rechtsbehelfsver-

zichtserklärung als rtf-Dokumente als pdf-Dokumente bereitgestellt. FamZ.web unter-

stützt dabei die individuelle Hinterlegung des Leistungsbescheides über die Funktion

Briefvorlagen analog zur Leistungsbescheidserstellung für Förderung von Kindertages-

einrichtungen.

Die Funktion Briefvorlagen lässt sich über Mausklick auf den Menüpunkt Verwaltung

und anschließend auf den Untermenüpunkt Briefvorlagen öffnen. Für die Nutzung der

Briefvorlagen vergleichen Sie bitte den entsprechenden Abschnitt des Handbuchs

KiBiz.web. Sie haben die Möglichkeit einen individualisierten Leistungsbescheid über die

Briefvorlage einzustellen. Bitte verwenden Sie für die Erstellung des Leistungsbeschei-

des die im Anhang dieses Handbuches aufgeführten Ersetzungsmarken. Achten Sie wei-

terhin darauf, dass Sie die Ersetzungsmarken mit der korrekten Schreibweise in Ihre

Vorlage übernehmen, da nur bei einer korrekten Übernahme der Ersetzungsmarken in

die Vorlage auch diese mit den entsprechenden Werten aus dem Leistungsbescheid

276

ersetzt werden können. Kennzeichnen Sie den einzustellenden Leistungsbescheid als

Vorlage für FamZ im Funktionsbereich der Briefvorlagen.

Nach Einstellung Ihres Jugendamts-spezifischen Leistungsbescheides in den Briefvorla-

gen steht Ihnen diese anschließend bei der Erstellung des Leistungsbescheides für das

zu fördernde neue Familienzentrum gem. § 21 Abs. 7 KiBiz bereit. Gehen Sie dazu wie-

derum in den Leistungsbescheid Einrichtung und betätigen Sie hier den Button Leis-

tungsbescheid erstellen.

Ihnen wird anschließend das Formular Leistungsbescheid eingeblendet. Wählen Sie hier

durch das Setzen eines Radiobuttons die Vorlage aus, welche zur Bescheiderstellung

herangezogen werden sollte.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit auch vor der Bescheidserstellung die formalen Leis-

tungsbescheide einzusehen. Klicken Sie dazu im Formular Bewilligungsbescheid auf den

blau unterlegten Begriff Vorlagenvorschau. Es öffnet sich das Fenster Öffnen von. Bestä-

tigen Sie diesen Vorgang durch Klick auf den Button OK.

277

Es wird Ihnen anschließend in Ihrem Textverarbeitungsprogramm die entsprechende

Vorlagenvorschau ausgewiesen. Die Ersetzung der Ersetzungsmarken mit den Bewilli-

gungsdaten wird an dieser Stelle vorerst nicht vorgenommen.

Handelt es sich bei der ausgewählten Vorlage um die korrekte Vorlage, bestätigen Sie

bitte die Bescheidserstellung mit dem Button Leistungsbescheid erstellen im Formular

Bewilligungsbescheid. Es wird Ihnen anschließend das Formular Leistungsbescheid Ein-

richtung eingeblendet. Unten im Formular finden Sie die erstellten Dokumente.

Das Öffnen des formalen Leistungsbescheides einer Einrichtung bzw. der Rechts-

behelfsverzichtserklärung erfolgt per Klick auf das entsprechende rtf-Symbol.

Es öffnet sich anschließend das Fenster Öffnen von. Bestätigen Sie erneut das Öffnen

des Formulars in dem Fenster Öffnen von durch Drücken des Buttons OK.

278

Der formale Bewilligungsbescheid bzw. die Rechtsbehelfsverzichtserklärung wird Ihnen

anschließend in einem Textverarbeitungsprogramm angezeigt. In dem Textverarbei-

tungsprogramm haben sie die Möglichkeit den Leistungsbescheid bzw. die Rechts-

behelfsverzichtserklärung individuell zu ändern und anschließend lokal auf Ihrem PC zu

speichern. Änderungen, die im Textverarbeitungsprogramm vorgenommen wurden,

werden jedoch nicht im Modul FamZ.web gespeichert!

Bei dem formalen Leistungsbescheid bzw. bei der Rechtsbehelfsverzichtserklärung han-

delt es sich jeweils um ein rtf-Dokument. Wird ein Word-Dokument gewünscht, sollten

Sie das Anschreiben als Word-Dokument lokal speichern. Die Auswahl des Dateityps

Word-Dokument erfolgt bei Microsoft Word im Fenster Speichern unter.

279

Die Stellung des Leistungsbescheides kann – unter technischen Gesichtspunkten be-

trachtet – beliebig häufig vorgenommen werden. Bitte verwenden Sie diese Möglichkeit

jedoch nur eingeschränkt.

8.1.2.3 Verwendungsnachweis

Ab dem Kindergartenjahr 2011/2012 ist kein gesonderter Verwendungsnachweis für

neue Familienzentren erforderlich. Dieser Fördertatbestand wurde in den Verwendungs-

nachweis KiBiz integriert.

8.1.3 Menüpunkt Berichtsgenerator

Der Menüpunkt Berichtsgenerator bietet Ihnen die Möglichkeit individualisierte Berichte

zu erstellen.

Es sei vorab erwähnt, dass mittels des Berichtsgenerators Berichte generiert werden

können, die sich sowohl auf Daten des Programmbereiches Förderung nach KiBiz als

auch auf Daten des Programmbereiches Förderung von Familienzentren beziehen. Die

Auswahl des Datenbestandes (Datenbestand KiBiz oder Datenbestand FamZ (excelba-

siert)) erfolgt in dem ersten von mehreren Selektionsschritten, die zur Erstellung des ge-

wünschten Berichtes führen. An dieser Stelle sei der Berichtsgenerator ausschließlich für

die Auswahl des Datenbestandes FamZ erläutert.

280

Zum Aufrufen des Berichtsgenerators klicken Sie auf den Menüpunkt Berichtswesen

und anschließend auf den Menüpunkt Berichtsgenerator. Es öffnet sich anschließend

das Formular Berichtsgenerator Schritt 1. Wählen Sie in dem ersten Schritt den Daten-

bestand, auf welchen der Bericht referenzieren sollte, aus. Klicken Sie dazu auf den

nach unten gerichteten Pfeil des Feldes Datenbestand und wählen Sie anschließend

FamZ (excelbasiert) aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klick auf den Button weiter

zu Schritt 2.

In dem zweiten Schritt wählen Sie bitte das Kindergartenjahr, welches dem Bericht zu-

grunde gelegt werden sollte, aus. Die Vorgehensweise zur Auswahl des Kindergarten-

jahres gestaltet sich analog zur im ersten Schritt angesprochenen Auswahl. Gehen Sie

anschließend über zu Schritt 3 durch Klick auf den Button weiter zu Schritt 3.

Schritt 3 umfasst die Auswahl des Jugendamtes. In der Rolle Jugendamt besitzen Sie

jedoch ausschließlich die Möglichkeit Ihr Jugendamt auszuwählen. Setzen Sie dazu die

281

Checkbox rechts neben dem Namen Ihres Jugendamtes und bestätigen Sie Ihre Aus-

wahl über Mausklick auf den Button weiter zu Schritt 4.

Bei dem Schritt 4 handelt es sich um den abschließenden Schritt zur Generierung des

Berichtes.

Sie haben die Auswahl zwischen den Berichtstypen Gesamtbericht FamZ ohne Erweite-

rungen, Bericht FamZ mit 2 PZ und Bericht JA Planungsziele. Wählen Sie den ge-

wünschten Bericht durch das Setzen des Häkchens hinter dem entsprechenden Bericht

282

aus. Der Gesamtbericht FamZ ohne Erweiterung beinhaltet die Besonderheit, dass die-

ser flexibel um die Trägerzugehörigkeit nach KiBiz, den Strukturdaten bis hin zu den Be-

willigungsdaten des jeweiligen Bewilligungszeitraumes erweitert werden kann. Soll der

Gesamtbericht FamZ ohne Erweiterungen ergänzt werden, markieren Sie erstens den

Gesamtbericht durch Setzen eines Häkchens und zweitens die gewünschte Erweiterung

durch Setzen eines Häkchens neben der Bezeichnung der Erweiterungen. Dabei können

eine oder mehrere Erweiterungen ausgewählt werden. Eine Erläuterung der Berichtsin-

halte finden sie im unteren Teil dieses Abschnittes.

Nach der Auswahl des Berichtes klicken Sie bitte auf den Button Bericht erstellen. Es

öffnet sich das Formular Berichtsgenerator - Bericht erstellen.

Im oberen Teil des Formulars lässt sich der Link zum Öffnen des ausgewählten Berich-

tes finden. Unterhalb des Links werden die von Ihnen getätigten Berichtsselektionen auf-

gelistet. Zum Öffnen des Berichtes klicken Sie auf den Link Gesamtbericht FamZ (Be-

richt FamZ mit 2 PZ bzw. Bericht JA Planungsziele). Es öffnet sich das Fenster Öffnen

von. Klicken Sie in diesem Fenster auf den Button OK.

283

Es öffnet sich anschließend der Bericht in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B.

Microsoft Excel).

Bei der angezeigten Datei handelt es sich um eine CSV- und XLS-Datei. Das (Excel-)

Dokument kann anschließend wie gewohnt im Tabellenkalkulationsprogramm bearbeitet

werden.

Im Folgenden sollen die Inhalte der einzelnen Berichtstypen näher erläutert werden. Bei

dem Gesamtbericht FamZ ohne bzw. mit Erweiterungen handelt es sich um eine Liste

über diejenigen Einrichtungen, welche im Menüpunkt Auswahl Förderstatus mit dem

Förderstatus Förderung Neue FamZ und Zertifizierte FamZ gekennzeichnet wurden.

284

Dementsprechend handelt es sich bei den Zeileneinträgen des generierten Berichtes um

die entsprechend gekennzeichneten Einrichtungen.

Weiterhin lässt sich im Gesamtbericht FamZ mit bzw. ohne Erweiterungen eine Sum-

menzeile unterhalb der Einrichtungsliste finden. Sofern eine Summierung der Zellenein-

träge mathematisch möglich ist, werden die Zelleneinträge einer Spalte summiert und

das Ergebnis wird unterhalb der Zelleneinträge ausgewiesen. Bitte beachten Sie, dass

die Summierung über alle ausgewiesenen Einrichtungen vorgenommen wird. Zudem

lässt sich unterhalb des Gesamtberichtes FamZ – wie auch bei den übrigen beiden Be-

richtstypen – ein Ausweis der Berichtsoptionen finden (Datum der Berichtserstellung,

Berichtsersteller, ausgewähltes Kindergartenjahr etc.).

Der Bericht Bericht FamZ mit 2 PZ beinhaltet den Ausweis der Verbundfamilienzentren,

für welche zwei Kontingente beantragt wurden. Weiterhin gibt der Bericht JA Planungs-

ziele neben dem Ausweis der Planungsziele bezogen auf den Zuschussantrags- und den

Bewilligungsprozess einen Überblick über die beantragten bzw. bewilligten Planungszie-

le auf Ebene Ihres Jugendamtes.

285

Anhang 1: Liste über die Ersetzungsmarken für den Leistungsbescheid KiBiz Jugendamt an Einrichtung/Träger

AZ Jugendamt: <TAB_Az_Jugendamt>

Name des Träger: <TAB_Name_Antragsteller>

Straße des Träger: <TAB_Strasse_Antragsteller>

PLZ des Trägers: <TAB_PLZ_Antragsteller>

Ort des Träger: <TAB_Ort_Antragsteller>

AZ Landesjugendamt: <TAB_Az_LJA>

Bezeichnung der Einrichtung: <TAB_Bez_der_Einrichtung>

Straße Einrichtung: <TAB_Strasse_Einrichtung>

Ort der Einrichtung: <TAB_Ort_Einrichtung>

PLZ der Einrichtung: <TAB_Plz_Einrichtung>

Bank der Einrichtung: <TAB_Bank_Einrichtung>

Kontonummer der Einrichtung: <TAB_Kto_Einrichtung>

BLZ der Einrichtung: <TAB_BLZ_Einrichtung>

Gesamt-Zuschuss: <TAB_Zuschuss>

Abschlag August: <TAB_AbschlagAug>

Abschlag September: <TAB_AbschlagSep>

Abschlag Oktober: <TAB_AbschlagOkt>

Abschlag November: <TAB_AbschlagNov>

Abschlag Dezember: <TAB_AbschlagDez>

Abschlag Januar: <TAB_AbschlagJan>

Abschlag Februar: <TAB_AbschlagFeb>

Abschlag März: <TAB_AbschlagMar>

Abschlag Apr: <TAB_AbschlagApr>

Abschlag Mai: <TAB_AbschlagMai>

Abschlag Juni: <TAB_AbschlagJun>

Abschlag Juli: <TAB_AbschlagJul>

286

Neue Ersetzungsmarken für die Revision KiBiz ab LB 11/12:

Datum des letzten Leistungsbescheides aus der Historie

<DATUM_LETZTER_LB>

Betrag der bewilligten U3-Pauschalen/ Abschläge

<TR_U3_PAUSCHALEN>

Gesamtförderung Familienzentrum und Familienzentrum im Sozialen Brennpunkt bzw. mit besonderem Unterstützungsbe-darf

<TR_FAMZ_SB>

Betrag für Waldkindergarten <TR_WALDKINDERGARTEN>

Betrag für den Zuschuss des Familien-zentrums

<TAB_ZUSCHUSS_FAMZ>

Betrag für den Zuschuss Familienzent-rum im Sozialen Brennpunkt bzw. mit besonderem Unterstützungsbedarf

<TAB_ZUSCHUSS_FAMZ_SB>


Zuschuss Verfügungspauschale <VERFUEGUNGSPAUSCHALE>

Zuschuss plusKITA <plusKITA>

Zuschuss für zusätzlichen Sprachförder-bedarf

<SPRACHFOERDERUNG>

Zuschuss (Summe nach § 20 Abs. 1-3 KiBiz)

<ZUSCHUSS_20_ABS_1_2_3>


Zusätzlicher Zuschuss zu den Kindpau-schalen

<Zus_Zuschuss_KP>

Kindergartenjahr <KGJ>


Zuschuss zum Erhalt der Trägervielfalt <Zuschuss_Erhalt_Traegerv>


Zuschuss zur Qualitätssicherung <Zuschuss_Qualitaetssicherung>

287

Anhang 2: Liste über die Ersetzungsmarken für den Feststellungsbescheid im Rahmen der Endabrechnung I KiBiz Jugendamt an Einrichtung/Träger

Aktuelles Datum: <DATUM>

Ausgewähltes Kindergartenjahr: <TAB_KGJ>

Datum des letzten Leistungsbe-scheides KiBiz

<DATUM_LETZTER_LB>

Datum des letzten Leistungsbe-scheides FamZ

<DATUM_LETZTER_LB_FAMZ>

Name des Trägers: <TAB_Name_Antragsteller>

Straße des Trägers: <TAB_Strasse_Antragsteller>

PLZ des Trägers: <TAB_PLZ_Antragsteller>

Ort des Trägers: <TAB_Ort_Antragsteller>

Name des Verwaltungsträgers <TAB_Name_VWTR>

Straße des Verwaltungsträgers <TAB_Strasse_VWTR>

PLZ des Verwaltungsträgers <TAB_PLZ_VWTR>

Ort des Verwaltungsträgers <TAB_Ort_VWTR>

AZ Landesjugendamt der Ein-richtung:

<TAB_Az_LJA>

AZ Jugendamt der Einrichtung: <TAB_Az_Jugendamt>

Bezeichnung der Einrichtung: <TAB_Bez_der_Einrichtung>

Straße der Einrichtung: <TAB_Strasse_Einrichtung>

Ort der Einrichtung: <TAB_Ort_Einrichtung>

PLZ der Einrichtung: <TAB_Plz_Einrichtung>

Name des dem Jugendamt zu-geordneten Verwaltungsge-richts:

<Verwaltungsgericht_JA_NAME>

Straße des dem Jugendamt zu-geordneten Verwaltungsgerichts:

<Verwaltungsgericht_JA_STR>

Ort des dem Jugendamt zuge-ordneten Verwaltungsgerichts:

<Verwaltungsgericht_JA_ORT>

288

Zuschuss Kindpauschalen (ge-samt) bezogen auf 100% gemäß dem Leistungsbescheid Erlass-lage der Endabrechnung I:

<TAB_Kindpauschalen_LBErlasslage_EAI>

Bezeichnung „Nachzahlung“ o-der „Überzahlung“ gemäß der Endabrechnung I:

<TAB_Nachzahlung_Ueberzahlung>

Anm.: Ersetzung der Bezeichnung „Nachzahlung“ oder „Überzahlung“ in Abhängigkeit des-sen, ob im Rahmen der Endabrechnung I eine Nachzahlung oder Überzahlung ermittelt wur-de.

Plus- bzw. Minuszeichen für eine Nach- bzw. Überzahlung gemäß der Endabrechnung I :

<+->

Anm.: Ersetzung des Pluszeichens bzw. Minuszeichens in Abhängigkeit dessen, ob im Rahmen der Endabrechnung I eine Nachzahlung oder Überzahlung ermittelt wurde.

Betrag der Nach- bzw. Überzah-lung bezogen auf 100% gemäß der Endabrechnung I:

<TAB_Abweichung_Korridorberechnung_EAI>

Anm.: Es wird der (mathematische) Betrag der Nach- bzw. Überzahlung ausgewiesen. Die Berücksichtigung der Positivität im Falle einer Nachzahlung bzw. der Negativität im Falle einer Überzahlung im Text erfolgt durch Setzen der Ersetzungsmarke <+-> (Plus- bzw. Mi-nuszeichen).

Zuschuss eingruppige Einrich-tung bezogen auf 100% gemäß dem letzten/ aktuellen Leis-tungsbescheid Jugendamt an Einr./ Träger:

<TAB_eingrEinr_Leistungsbescheid>

Zuschuss Waldkindergarten be-zogen auf 100% gemäß dem letzten/ aktuellen Leistungsbe-scheid Jugendamt an Einr./ Trä-ger:

<TAB_Waldkinderg_Leistungsbescheid>

Zuschuss sozialer Brennpunkt bezogen auf 100% gemäß dem letzten/ aktuellen Leistungsbe-scheid Jugendamt an Einr./ Trä-ger:

<TAB_sozBrennpunkt_Leistungsbescheid>

289

Zuschuss bezuschussungsfähi-ger Mietanteil bezogen auf 100% gemäß dem letzten/ aktuellen Leistungsbescheid Jugendamt an Einr./ Träger:

<TAB_bezMiete_Leistungsbescheid>

Summe über Zuschuss Kind-pauschalen (gesamt) gemäß dem Leistungsbescheid Erlass-lage, Nach-/ Überzahlung ge-mäß der Endabrechnung I, Zu-schuss eingruppige Einrich-tung,Waldkindergarten, sozialer Brennpunkt und bezuschus-sungsfähiger Mietanteil gemäß dem letzten/ aktuellen Leis-tungsbescheid Jugendamt an Einr./ Träger. Alle Werte bezo-gen auf 100%:

<TAB_Zwischensumme>

Zuschuss zertifiziertes Familien-zentrum gemäß dem letzten/ aktuellen Leistungsbescheid Ju-gendamt an Einr./ Träger:

<TAB_FamZ_KiBiz_Leistungsbescheid>

Zuschuss zertifiziertes Familien-zentrum im sozialen Brennpunkt gemäß dem letzten/ aktuellen Leistungsbescheid Jugendamt an Einr./ Träger:

<TAB_FamZ_sozBrenn_KiBiz_Leistungsbescheid>

Zuschuss zertifiziertes Familien-zentrum und zertifiziertes Fami-lienzentrum im sozialen Brenn-punkt gemäß dem letzten/ aktu-ellen Leistungsbescheid Ju-gendamt an Einr./ Träger

<TAB_FamZ_Leistungsbescheid>

Zuschuss für zusätzliche U3-Pauschalen gemäß dem letzten/ aktuellen Leistungsbescheid Ju-

<TAB_U3_Pauschalen_Leistungsbescheid>

290

gendamt an Einr./ Träger:

Zuschuss Verfügungspauschale gemäß dem letzten/ aktuellen Leistungsbescheid Jugendamt an Einr./ Träger

<TAB_Verfuegungspauschale_LB>

Zuschuss plusKITA gemäß dem letzten/ aktuellen Leistungsbe-scheid Jugendamt an Einr./ Trä-ger

<TAB_plusKITA_LB>

Zuschuss zusätzlicher Sprachför-derbedarf gemäß dem letzten/ aktuellen Leistungsbescheid Ju-gendamt an Einr./ Träger

<TAB_zus_Sprachfoerderung_LB>

Zuschuss neues Familienzent-rum und neues Familienzentrum im sozialen Brennpunkt gemäß dem letzten/ aktuellen Leis-tungsbescheid Jugendamt an Einr./ Träger (FamZ.web)

<TAB_FamZ_LeistungsbescheidFamZ>

Endgültiger Zuschuss (gesamt) gemäß des formalen Feststel-lungsbescheids Jugendamt an Einr./ Träger der Endabrechnung I:

<TAB_Zuschuss_EAI>

Anm.: Zur Berechnung des endgültigen Zuschusses (gesamt) des formalen Feststellungsbe-scheids Jugendamt an Einr./ Träger der Endabrechnung I.

In der Endabrechnung I hinter-legte Fördersatz:

<TAB_Foerdersatz_EAI>

Betrag der Nach- bzw. Überzah-lung gemäß der Endabrechnung I bezogen auf den in der Endab-rechnung I hinterlegten Förder-satz:

<TAB_Abweichung_Korridorberechnung_ZUSCHUSS_JA_EAI>

Neue Ersetzungsmarken für die Revision KiBiz ab EA 15/16:

291

Betrag Planungsgarantie aus der Endabrechnung

<TAB_Summe_PG_EAI>

Betrag der tatsächlichen Ist-Belegung aus der Endabrech-nung

<TAB_Summe_IST_EAI>

Zu berücksichtigende Abwei-chung

<TAB_Abweichung_EAI>

Gibt je nach Bemessungsgrund-lage der EA den Text „Pla-nungsgarantie“ oder „Ist-Belegung“ wieder.

<PG_Ist>

Gibt je nach Bemessungsgrund-lage der EA den Betrag der „Planungsgarantie“ oder „Ist-Belegung“ wieder.

<Betrag_PG_Ist_EAI>

Kindergartenjahr

<KGJ>

rechnerischen Betrag, der sich aus <TAB_Zwischensumme> und dem maßgebenden Förder-satz <TAB_Foerdersatz_EAI> ergibt

<TAB_Zwischensumme_nach_Foerdersatz_EAI>

rechnerischen Betrag, der sich aus <TAB_Abweichung_EAI> und dem maßgebenden Förder-satz <TAB_Foerdersatz_EAI> ergibt

<TAB_Abweichung_EAI_nach_Foerdersatz_EAI>

Neue Ersetzungsmarken für die Revision KiBiz ab EA 16/17:

Zusätzlicher Zuschuss zu den Kind pauschalen gem. § 21 Abs. 2 KiBiz Basis Leistungsbescheid

<TAB_Zus_Zuschuss_KP>

Rückforderung/Nachzahlung in € aus Zusätzlicher Zuschuss zu den Kindpauschalen gem. § 21

<TAB_Ergebnis_EA_Zus_Zuschuss_KP>

292

Abs. 2 KiBiz

Zusätzlicher Zuschuss zu den Kind pauschalen gem. § 21 Abs. 2 KiBiz Basis durchschnittliche Istbelegung

Addition zu berücksichtigenden Abweichung (Endabrechnung I) und der Rückforderung/ Nach-zahlung aus Zusätzlicher Zu-schuss zu den Kindpauschalen gem. §21 Abs. 2 KiBiz

<TAB_Zus_Zuschuss_KP_Ist>

<TAB_Summe_EAI_KP_Zus_Zuschuss_KP>

Addition Rückforderung/ Nach-zahlung (Endabrechnung I – Zu-schuss des Jugendamtes) und der Rückforderung/ Nachzah-lung aus Zusätzlicher Zuschuss zu den Kindpauschalen gem. §21 Abs. 2 KiBiz

<TAB_Summe_EAI_KP_Zuschuss_JA_Zus_Zuschuss_KP>

Höhe Zuschuss des Jugendam-tes nach § 20 KiBiz mit Feststel-lung der Endabrechnung (ent-spricht Wert 1.1 aus dem VN)

<TAB_Zuschuss_JA>

Neue Ersetzungsmarke für die EA 17/18:

Zuschuss zum Erhalt der Trä-gervielfalt gem. § 21 Abs. 1 KiBiz Basis Leistungsbescheid

<TAB_Erhalt_Traegerv_LB>

293

Anhang 3: Liste der Ersetzungsmarken für den Leistungsbescheid FamZ.web Jugendamt an Einrichtung/Träger

<TAB_Bescheiddatum_JA> Datum des Leistungsbescheides Einrichtung

<DATUM_ZUSCHUSSANTRAG_FAMZ>

Datum des Zuschussantrages Einrichtung

<TAB_Az_Jugendamt> AZ Jugendamt

<TAB_Name_Antragsteller> Name des Trägers

<TAB_Strasse_Antragsteller> Straße des Trägers

<TAB_PLZ_Antragsteller> PLZ des Trägers

<TAB_Ort_Antragsteller> Ort des Trägers

<TAB_Bewilligungszeitraum> Zeitraum der aktuellen Bewilligungsphase

(Beispiel: 01.08.2009 bis 28.02.2010)

<TAB_1_HJ> 1. Halbjahr des aktuellen Kindergartenjahres

(Beispiel: Handelt es sich bei dem aktuellen Kindergar-tenjahr um das Kindergartenjahr 2009/2010 wird mit der vorliegenden Ersetzungsmarke das Jahr 2009 ersetzt.)

<TAB_2_HJ> 2. Halbjahr des aktuellen Kindergartenjahres

(Beispiel: Handelt es sich bei dem aktuellen Kindergar-tenjahr um das Kindergartenjahr 2009/2010 wird mit der vorliegenden Ersetzungsmarke das Jahr 2010 ersetzt.)

<TAB_ZUWENDUNG> Zuwendung Leistungsbescheid Einrichtung (nur Fördertatbestand FamZ)

<TAB_LV> Name des Landesjugendamtes

<TAB_ORT_LJA> Ort des Landesjugendamtes

<TAB_Bescheiddatum_LJA> Datum des Leistungsbescheides Landesjugend-amt an Jugendamt

<TAB_FamZ_Name>

<TAB_Einrichtung_Name>

<TAB_Az_LJA>

Name des Familienzentrums

Name der Einrichtung

AZ LJA der Einrichtung

<TAB_Kto_Einrichtung_Famz> Kontonummer Einrichtung (aus den Kontaktda-ten Einrichtung des Moduls FamZ.web)

294

<TAB_Bank_Einrichtung_Famz> Kreditinstitut Einrichtung (aus den Kontaktdaten Einrichtung des Moduls FamZ.web)

<TAB_Name_Jugendamt> Name des Jugendamtes

<TAB_Strasse_Jugendamt> Straße des Jugendamtes

<TAB_PLZ_Jugendamt> PLZ des Jugendamtes

<TAB_Ort_Jugendamt> Ort des Jugendamtes

<TAB_SOZIALER_BRENNPUNKT> Zuschuss Familienzentrum im Sozialen Brenn-punkt bzw. mit besonderem Unterstützungsbe-darf

<TAB_GESAMTZUWENDUNG> Gesamtsumme des Zuschusses FamZ und Zu-

schuss FamZ im Sozialen Brennpunkt bzw. mit besonderem Unterstützungsbedarf

<TAB_GESAMTZUWENDUNG_IN_WORTEN> Gesamtsumme des Zuschusses FamZ und Zu-

schuss FamZ im Sozialen Brennpunkt bzw. mit besonderem Unterstützungsbedarf

<TAB_DATUM_LETZTER_BESCHEID> Datum des letztes Bescheides, der in FamZ be-willigt wurde

<HAELFTE_DES_ZUSCHUSSES> Hälfte des Gesamtzuschusses für Familienzen-tren und Familienzentren im Sozialen Brenn-

punkt bzw. mit besonderem Unterstützungsbe-darf

<KGJ> Kindergartenjahr

Handbuch - kibiz.web.nrw.de · 7 1 Einführung Bei der webbasierten Anwendung KiBiz.web handelt es...

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