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Handbuch Sekretariat und Office-Management
Maria Akhavan-Hezavei · Angelika Rodatus · Annette Rompel (Hrsg.)
Handbuch Sekretariat und Office-ManagementPraxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management
5., überarbeitete Auflage
HerausgeberinnenMaria Akhavan-HezaveiWiesbaden, Deutschland
Angelika RodatusBrunnthal, Deutschland
Annette Rompel
ISBN 978-3-8349-4609-6 ISBN 978-3-8349-4610-2 (eBook)DOI 10.1007/978-3-8349-4610-2
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working@offi ceWiesbaden, Deutschland
Vorwort zur 5. Auflage 5
Vorwort zur 5. Auflage
Wer hätte das gedacht: Ein soziales Netzwerk wie Facebook wäre als Staat mit seinen mitt-lerweile über eine Milliarde Menschen zählenden Mitgliedern drittgrößter Staat der Erde! In puncto Kommunikation hat sich viel getan, Veränderungen sind nicht nur im privaten Be-reich, sondern auch im Berufsleben grundlegend: Videokonferenzen mit Kollegen aus aller Welt stehen an der Tagesordnung, Vorgesetzte melden per SMS oder Mail aus dem Meeting, was die nächsten To Dos sind und neues Personal finden wir wie selbstverständlich im Social Network. Dass sich die Kommunikationswege in den nächsten Jahren weiter verändern wer-den, steht nicht in Frage und dass sich unser Berufsleben dadurch noch weiter beschleunigt, ist eine Tatsache.
Beschleunigt wird die Arbeit im Sekretariat jedoch nicht allein durch die neuen Medien und Arbeitsmittel. Der Aufgabenbereich von Office-Professionals hat sich verändert– weg von administrativen Tätigkeiten, hin zu Projektmanagement und anspruchsvollen Verantwortlich-keiten wie Veranstaltungsmanagement, Marketing- und Presse und strategischem Travel-Management.
Um den Chef – egal ob er vor Ort ist, oder häufig unterwegs – möglichst effizient zu entlas-ten, benötigt sie Branchenwissen und Führungskompetenz beim Delegieren im Auftrag ihres bzw. ihrer Vorgesetzten. In die strategischen Projekte, Visionen des Unternehmens sind Assis-tenzkräfte ebenso involviert wie in den gesamten Kommunikationsprozess des Unterneh-mens. Sie benötigen ein hohes Verständnis für innerorganisatorische Zusammenhänge und wirtschaftliche facts & figures.
Der rapide Wandel weg von administrativen Aufgaben hin zur inhaltlichen Projektkompetenz haben dafür gesorgt, dass das Berufsbild der Assistenz heute zu einem spannenden, heraus-fordernden und verantwortungsvollen Kompetenzfeld aufgestiegen ist, für das man sich per-manent und dauerhaft weiterbilden muss.
Die mittlerweile 5. Auflage dieses Werkes innerhalb weniger Jahre macht das „Handbuch Sekretariat und Office-Management“ zu einem Bestseller! 31 Autoren, alles namhafte Exper-tinnen und Experten auf ihrem Fachgebiet, beschreiben ihre Erfahrungen und geben praxis-nahe Lösungsansätze, mit denen Office-Managerinnen ihren Arbeitsalltag effizienter bestrei-ten können. Alle Beiträge wurden für diese Auflage aktualisiert.
Die sieben Teile decken das Aufgabenprofil von Office-Professionals vollumfänglich ab und geben erfahrenen Assistenzkräften wie wissbegierigen Nachwuchskräften praxiserprobte Werkzeuge mit an die Hand. Der zunehmenden Mobilität und Flexibilität in den Büros tragen
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wir mit dem Kapitel „Virtuelle Chefentlastung“ Rechnung. An Bedeutung zugenommen hat auch der Bereich Entscheidungsvorbereitung für den Chef. Kapitel zu den Themen Füh-rungswissen und Arbeitsrecht runden den Werkzeugkasten für diese Aufgaben ab.
Und weil wir immer mehr und immer präzisere Arbeit in kürzerer Zeit leisten, sollten wir den gegebenen Zeitrahmen möglichst effektiv nutzen. Die Lösung ist ein professionelles Zeitma-nagement, das vor allem im Sekretariat vonnöten ist, wo täglich ein hoher Anteil unplanbarer Aspekte den Ablauf bestimmen. Engagierte und begeisterte Assistenzkräfte finden in diesem Buch das notwendige Rüstzeug, um mit den Anforderungen mitzuwachsen und unermüdlich dazuzulernen.
Die besten Wünsche für Ihren beruflichen Erfolg!
Maria Akhavan, Angelika Rodatus und Annette Rompel
Wiesbaden und München, im September 2013
Inhaltsverzeichnis 7
Inhaltsverzeichnis
Vorwort zur 5. Auflage ............................................................................................................... 5
Teil IBüroorganisation
Beschaffungsmanagement ....................................................................................................... 13 Alexandra Kreuzpointner-Illg/Ralf Reißer
Informations- und Ablagemanagement .................................................................................... 26 Martina Müll-Schnurr
Intranet Office-Handbuch ........................................................................................................ 49 Irmtraud Schmitt
Weiterführende Quellen ........................................................................................................... 64
Teil IIKorrespondenz
Die neue Geschäftskorrespondenz – professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich ................................................................................................................... 67 Jutta Sauer
E-Mail-Management .............................................................................................................. 105 Margret Degener
Protokollführung .................................................................................................................... 117 Christa Waltenberger
Weiterführende Quellen ......................................................................................................... 137
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Teil IIIChefentlastung
Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook 2010 ....................................................... 141 Elke Vender
Virtuelle Chefentlastung ......................................................................................................... 159 Birgit Müller
Teamarbeit .............................................................................................................................. 174 Sibylle May
Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend .................................. 189 Anita Hermann-Ruess
Travel-Management ............................................................................................................... 209 Andrea Zimmermann
Event-Management ................................................................................................................ 239 Melanie von Graeve
Entscheidungsvorbereitung für den Chef ............................................................................... 260 Susanne Westphal
Weiterführende Quellen ......................................................................................................... 275
Teil IVKommunikation
Konfliktmanagement .............................................................................................................. 278 Carolin Fey
Meetings professionell moderieren ........................................................................................ 294 Denise Maurer
Gesprächsführung ................................................................................................................... 308 Birgit Preuß-Scheuerle
Interkulturelle Kompetenz ...................................................................................................... 323 Lilli Wilken
Weiterführende Quellen ......................................................................................................... 334
Inhaltsverzeichnis 9
Teil VAssistenz im Management
Projektmanagement ................................................................................................................ 337 Margit Gätjens
Führungswissen im Sekretariat .............................................................................................. 358 Matthias Siebert
Rechtswissen im Sekretariat .................................................................................................. 377 Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa
Managementwissen im Sekretariat ........................................................................................ 409 Petra Lumblatt
Weiterführende Quellen ......................................................................................................... 422
Teil VISelbstmanagement
Modernes Zeitmanagement .................................................................................................... 425 Brigitte Jahn
Kreativitätstechniken ............................................................................................................. 446 Thorsten Schildt
Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen .............................................. 461 Oliver Geisselhart
Stil & Etikette im Büro .......................................................................................................... 481 Gabriele Krischel
Selbstmotivation .................................................................................................................... 498 Judith Breskot
Weiterführende Quellen ......................................................................................................... 509
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Teil VIIBeyond Work
Finanzielle Vorsorge für Frauen ............................................................................................. 512 Constanze Hintze
Mehr Energie im Büroalltag – gesundheitliche Vorsorge für Assistentinnen ........................ 524 Slatco Sterzenbach
Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen ......................................................................... 543 Sonja Althoff
Weiterführende Quellen ......................................................................................................... 550
Die Herausgeberinnen ............................................................................................................ 551
Die Autorinnen und Autoren .................................................................................................. 553
Stichwortverzeichnis .............................................................................................................. 569
Beschaffungsmanagement 11
Teil I
Büroorganisation
Beschaffungsmanagement 13
Beschaffungsmanagement Alexandra Kreuzpointner-Illg/Ralf Reißer
Professionell und kostenoptimiert einkaufen
Im Einkauf liegt der Gewinn. Professionelles Beschaffungsmanagement trägt entscheidend zum Unternehmenserfolg bei. Aber häufig werden in den Unternehmen die Beschaffungen nicht durch eine Einkaufsabteilung wahrgenommen, sondern fallen in den Aufgabenbereich von Sekretärinnen und Assistentinnen, wie die Beschaffung von Büromaterial. Mit dem richtigen Handwerkszeug kaufen Sie in Zukunft zügig und effizient ein.
Das Thema Beschaffung spielt in den Unternehmen heute eine immer größere Rolle. Durch effiziente Beschaffungsprozesse werden die Kosten der Unternehmen optimiert, um letztlich den Gewinn zu erhöhen. Es geht nicht mehr nur darum, den Preis einer zu beschaffenden Ware zu optimieren. Durch abgestimmte Beschaffungsprozesse mit den Lieferanten können auch Transport- und Lagerkosten sowie Folgekosten durch Serviceleistungen und Ersatzbe-schaffungen gesenkt werden. Um diese Anforderungen zu realisieren, gilt es ein komplexes Netzwerk zu managen. Für große Industrie- und Handelsunternehmen ist es daher notwendig, eine professionelle Einkaufsabteilung zu führen.
Umsatz
Personal- kosten
+ Sonstige Kosten
Material- kosten
Gewinn
Personal- kosten
+ Sonstige Kosten
Material- kosten
Gewinn
Abbildung 1: Gewinnermittlung
M. Akhavan-Hezavei et al. (Hrsg.), Handbuch Sekretariat und Offi ce-Management,10.1007/978-3-8349-4610-2_1, © Springer Fachmedien Wiesbaden 2014
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Jedoch gibt es auch kleinere Gesellschaften, die ebenso Beschaffungen zur Aufrechterhaltung ihrer Betriebstätigkeit vornehmen müssen. Auch für diese Unternehmen spielen Beschaf-fungskosten eine wesentliche Rolle. Sofern es sich bei den Beschaffungen jedoch um Güter handelt, die nicht direkt mit der Geschäftstätigkeit in Verbindung stehen (zum Beispiel Büro-bedarf, Büromöbel, Dienstleistungen rund um das Büro) sind häufig Mitarbeiter dafür ver-antwortlich, deren Haupttätigkeiten in einem anderen Bereich liegen. Anhand eines Beispiels durchlaufen wir den Beschaffungsprozess, um Ihnen einen Einblick in das Beschaffungsma-nagement zu geben und Sie auf relevante Faktoren aufmerksam zu machen.
Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses
Bedarfs - analyse
Bedarfs-anforderung und Genehmigung
Anfrage Angebots -vergleich
Angebots -verhandlung
Bestellung und Genehmigung
Leistungs - kontrolle
Bedarfs - analyse
Bedarfs-anforderung und Genehmigung
Anfrage Angebots -vergleich
Angebots -verhandlung
Bestellung und Genehmigung
Leistungs - kontrolle
Abbildung 2: Der Beschaffungsprozess
Grundlage einer jeden Beschaffung sind Fragen wie:
Was wird benötigt?
In welcher Qualität?
Welche Menge?
Zu welchem Zeitpunkt?
Zu welchen Kosten?
Die Faktoren Menge, Qualität, Lieferzeitpunkt und Preis sind wesentlich für effiziente Be-schaffungen. Werden sie nicht richtig festgelegt, entstehen unnötige Folgekosten. Beispiels-weise kann eine zu hohe Menge eines beschafften Gutes zu erhöhten Lagerkosten führen.
Eine wichtige Aufgabe des Einkäufers besteht daher darin, eine Bedarfsanalyse vorzuneh-men. Hierbei legt er das sogenannte Beschaffungsprogramm – also die zu beschaffenden Güter und Dienstleistungen – fest, das innerhalb einer vorgegebenen Planungsperiode bear-beitet werden muss. Die Wertigkeit sowie Häufigkeit und der Zeitpunkt der Beschaffungen
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sind wichtige Kriterien, die er dabei im Auge behalten muss. Die ABC-Analyse ist in diesem Zusammenhang eine sehr effiziente Methode, um eine bedarfsorientierte Beschaffungspla-nung vorzunehmen unter Berücksichtigung der persönlichen Ressourcen des Einkäufers.
Zudem ist es Aufgabe des Einkäufers, wiederholende Bedarfe zu bündeln, um seine Beschaf-fungsprozesse zu optimieren und seine Verhandlungsposition gegenüber der Lieferanten zu stärken. Ist dies seitens des Unternehmens noch nicht geschehen, erarbeitet der Einkäufer mit den Fachabteilungen Standardisierungsmöglichkeiten von bestimmten Beschaffungsobjekten. Beispielsweise macht es Sinn, Rechner desselben Herstellers mit vergleichbarer Leistung einzukaufen, um günstigere Preise durch sogenannte Skaleneffekte zu erzielen und auch die folgenden Servicekosten zu reduzieren.
Der konkrete Beschaffungsvorgang wird durch die Bedarfsanforderung ausgelöst. Diese kann bei automatisierten und bei systemunterstützten Beschaffungsabläufen elektronisch ausge-führt werden. Aber auch bei Einzelbeschaffungen in kleinen Organisationen sollte sie die Grundlage für die nachfolgenden Aktionen sein. In der Bedarfsanforderung gibt die Fachab-teilung die Details der benötigten Ware oder Dienstleistung sowie den Umfang, den ge-wünschten Liefertermin und gegebenenfalls einen Wunsch- und Alternativlieferant an. Sie dient dem Einkäufer als Grundlage für die Beschaffung. Häufig erarbeiten die Fachabteilung und der Einkäufer gemeinsam die Inhalte der Bedarfsanforderung. Der Einkäufer kann hier-bei alle notwendigen Details für seine Arbeit klären und gleichzeitig die Fachabteilung bera-tend unterstützen.
In der Muster GmbH, einer Marketing- und Vertriebsorganisation mit rund 100 Mitarbeitern, benötigt die Marketingabteilung neue Büromöbel, weil sie neue Räumlichkeiten im Büroge-bäude beziehen wird, für die die alten Möbel zu groß sind. Der Geschäftsführer beauftragt seine Assistentin, Frau Joost, mit der Beschaffung der Möbel, da sie bereits den Umzug der Abteilung in anderen Punkten unterstützt hat. Es handelt sich um eine einmalige Beschaffung dieses Umfangs. Frau Joost soll gemeinsam mit der Marketingabteilung die Bedarfsanforde-rung zunächst ausarbeiten.
Frau Joost liegen Rahmendaten vor, die sie in nachfolgender Tabelle zusammengestellt hat:
Abteilung Marketing Anzahl Mitarbeiter 18 Davon mit eigenem Arbeitsplatz 16 Hilfsarbeitsplatz 1 Budget pro Arbeitsplatz 2.500 Euro (ohne IT) Spätester Zeitpunkt Umzug in 3 Monaten Sonstige Aspekte neues Büro wird Großraumbüro
immer 3 Kollegen bilden organisatorische Einheit hohe Frequenz an Telefonaten Grenzwerte für Geräuschkulisse sind zu beachten
Abbildung 3: Ausgangsdaten für Frau Joost
