Haushalten mit knappen RessourcenRessourcenmanagement mit CA ClarityTM PPMLeitfaden fr die erfolgreiche Einfhrung von Ressourcenmanagement

in Ihrem Unternehmen

PPM | WHITEPAPER RESSOURCENMANAGEMENT

der sinnvolle Umgang mit Ressourcen spielt eine groe Rolle fr den Erfolg von Projekten. Es geht insbesondere um die Planung und Beantragung von perso-nellen Ressourcen und um die Auswirkungen auf deren Auslastung in parallel laufenden Projekten. Aus einer Vielzahl von Projekten, die itdesign in den ver-gangenen zehn Jahren durchgefhrt hat, haben wir eine Reihe von Erfolgsfak-toren und Stolperfallen gesammelt, die die Einfhrung von Ressourcenmana-gement stark beeinflussen knnen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ressourcenmanagement erfolgreich in Ihrem Unternehmen einfhren, und mit Hilfe der Software-Lsung CA Clarity TM PPM den Einsatz Ihrer Mitarbeiter in Projekten optimieren.

Gerne weisen wir Sie auf weitere Leitfden aus unserem Hause hin. Sie mch-ten mehr ber die Einfhrung von Portfoliomanagement, Projektmanagement oder Demand Management erfahren? Dann senden Sie einfach eine E-Mail an ppm@itdesign.de.

Wir wnschen Ihnen viel Vergngen beim Lesen und viel Erfolg bei der Einfhrung.

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itdesign GmbH | VORWORT

Ressourcenmanagement erfolgreich einfhren

Die Planung und Auslastung von Mitarbeitern innerhalb einer Organisation fhrt immer wieder zu Konflikten. Dies beruht auf dem Spannungsfeld, wel-ches den Mitarbeiter umgibt. Auf der einen Seite versuchen Projektmanager hnderingend freie Kapazitten fr die Durchfhrung von Unternehmensvor-haben und -projekten zu gewinnen. Auf der anderen Seite werden Mitarbei-ter mit Restkapazitt oftmals nicht den richtigen Projekten zugeordnet. Beide Situationen sind unbefriedigend. berlast bedeutet Stress, Unterlast bedeutet Unterforderung. Um Mitarbeiter zeitlich, rumlich und gem ihrer Fhigkeiten gleichmig auszulasten, ist eine systematische Optimierung der Kapazitten notwendig.

Abbildung 1

Der Mitarbeiter im Spannungsfeld des Ressourcenmanagements

Bringen Sie Ihre wertvollen Ressourcen effektiver zum Einsatz.

Bevor es in medias res geht, mchten wir hier zunchst auf zwei wichtige

Grundvoraussetzungen, Kapazitt und Prozesszeremonie, eingehen.

Kapazitt

Vor der Verplanung Ihrer Mitarbeiter sollten Sie die folgenden Punkte klren:

Welche Arbeitszeitmodelle, zum Beispiel Vollzeit oder Teilzeit, gibt es? Welche Feiertage mssen bercksichtigt werden? Gelten die gleichen Feierta-

ge fr alle Mitarbeiter? Wie wird mit Urlaub, Krankheit und anderer Abwesenheit umgegangen? Soll

diese die vorhandene Kapazitt verringern oder auf Sonderprojekte gebucht werden?

Wie gehen Sie mit Urlaubsantrgen um? Werden sie nur durch den Vorgesetz-ten genehmigt oder sollen die Projektleiter, in deren Projekte die Urlaubszeit fllt, auch hinzugezogen werden?

Mit welchem Anteil produktiver Zeit rechnen Sie? Untersuchungen ergeben, dass maximal 70 % der normalen Arbeitszeit fr produktive Arbeit genutzt werden kann. Mchten Sie ein Grundrauschen-Projekt anlegen oder soll die Zeit fr Geburtstagsfeiern, E-Mails aufrumen und das Neustarten des PCs auf die jeweiligen Projekte gebucht werden?

Nach der Klrung dieser Fragen gilt es, die Mitarbeiter im System richtig an-zulegen und erst einmal die tatschlich verfgbare Kapazitt festzustellen. Dabei ist es nicht verwunderlich, dass ein Vollzeit-Mitarbeiter pro Jahr unter Bercksichtigung der oben stehenden Faktoren auf etwa 150 Tage produktiver Arbeitszeit kommt.

Prozesszeremonie

Die zweite und gleichzeitig die Kernfrage des Ressourcenmanagements ist ab-hngig von der Organisation und Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen. Die unterschiedlichen Anstze werden durch die folgenden Fragen bestimmt:

Wie viel Zeremonie bei der Verplanung von Mitarbeitern muss eingehalten werden? Unter Zeremonie verstehen wir die Notwendigkeit, Entscheidungen zu dokumentieren und Vertragsschlsse herbeizufhren.

Wie ist die interne Organisation aufgestellt? Verfgen Sie ber eine zentrale Stelle fr das Ressourcenmanagement? Werden die Mitarbeiter von ihren je-weiligen Teamleitern oder Abteilungsleitern verbucht? Verfgen Sie ber eine Linienorganisation?

Wie lange gilt eine Buchung? Nur fr die nchsten 2 Wochen oder verbindlich fr 2 Jahre?

Wie viele Projekte laufen gleichzeitig ab, und wie hoch ist die durchschnittliche Buchung eines Mitarbeiters auf ein Projekt?

Grundvoraussetzungen des Ressourcen- managements

Abbildung 2

Die vier Typen der Ressourcenbe-antragung und -buchung

Bei der Einfhrung muss immer situativ entschieden werden, welche Vorge-

hensweise und technische Untersttzung fr die eigene Organisationsform am

besten geeignet ist. Wir unterscheiden hierbei vier Typen, fr die wir jeweils

spezielle technische Lsungsanstze entwickelt haben. Diese Stufen sowie die

entsprechenden Lsungsanstze werden im Nachfolgenden genauer ausge-

fhrt.

Typen der Ressourcenbeantragung

Technische Lsung

Als technische Lsung empfehlen wir den Einsatz des itd Assignment Editors. Das von itdesign entwickelte Planungstableau fr CA ClarityTM PPM erlaubt eine projektbergreifende Ressourcenplanung per Drag-and-Drop und stellt der Verbuchung einer Ressource die Verfgbarkeit gegenber.

Abbildung 3

Projektbergreifende Ressourcen-planung mit dem itd Assignment Editor

Typ 1, Ressourcenbuchung auf Zuruf

Die Ressourcenbuchung auf Zuruf ist ein pragmatischer Ansatz zur Verbuchung von Mitarbeitern. Sie erlaubt Buchungs- und Planungsverantwortlichen einen einfachen Einstieg in das Thema Ressourcenmanagement. Sie ist geeignet fr Unternehmen, die Ressourcenmanagement neu einfhren mchten oder einen pragmatischen Ansatz der Ressourcenbuchung bevorzugen. Ziel ist es, ohne organisatorische oder technische Hrden den Einsatz der Mitarbeiter zu ver-bessern. Die Vorgehensweise beruht auf dem Ansatz Jeder darf alles. Jeder Projektleiter darf jede Ressource buchen. Jeder Ressourcenmanager kann in jedes Projekt hineinregieren. Das klingt praxisuntauglich, ist aber ein hervor-ragender Einstieg in das Thema Ressourcenmanagement. berlastungen wer-den aufgelst, indem die Beteiligten miteinander telefonieren oder sich treffen. Die Diskussion, wer in welchem Projekt arbeitet, findet auerhalb der Software statt. Damit ist die Software zunchst nur eine Visualisierung des Status quo. Sie bringt aber von der ersten Minute an einen Mehrwert mit sich, da die Konse-quenzen einer Entscheidung sofort sichtbar sind.

Vorteile

Das Arbeiten mit der Software verunsichert niemanden. Bestehende Missstnde werden visualisiert. Die Software erweckt nicht den Anschein, Mitarbeiter wegzurationalisieren. Der Weg fr ein formaleres Ressourcenmanagement wird geebnet.

Nachteile

Die Lsung bietet geringe Formalitt. Jeder Mitarbeiter hat Einblick in alle Vorgnge und verfgt ber alle Rechte. Die einzelnen Vorgnge sind im Nachhinein schwer nachzuvollziehen. Ad-Hoc-nderungen sind mglich.

Geeignet fr

Kleine Unternehmen Wenige Projekte Unternehmen, bei denen Res-

sourcenmanagement, Abtei-lungsleiter und Projektleiter hu-fig in Personalunion auftreten

Unternehmen, in denen erst Erfahrung mit dem Ressourcen-management gesammelt werden soll

Typ 2, Gemischte Ressourcenbuchung

Ressourcenmanagement vom Typ 2 baut auf Typ 1 auf, fgt aber eine weitere Ebene, die Zusage, hinzu. Das bedeutet, dass zwar immer noch jeder Projekt-leiter jeden Mitarbeiter verbuchen darf, der verantwortliche Vorgesetzte des Mitarbeiters entscheidet aber in letzter Instanz, welche Buchung verbindlich wird. Das System unterscheidet zwischen unverbindlichen Vorausplanungen, verbindlichen Zusagen und einer Mischung beider Arten.

Die unterschiedliche Behandlung der festen und unverbindlichen Zuordnung kann in folgendem Screenshot aus CA Clarity TM PPM im rechten Bereich einge-sehen werden. Beachten Sie den Buchungsstatus in der dritten Spalte.

Abbildung 4

Ressourcenbuchungen in CA Clarity TM PPM und deren Status

Abbildung 5

Team-Ansicht in CA Clarity TM PPM mit gemischtem Buchungsstatus

Geeignet fr

Kleine bis mittlere Unterneh-mensgren mit vielen Projekten

Unternehmen, fr die die Devise Jeder darf alles nicht gilt

Unternehmen, in denen Abtei-lungsleiter und Projektleiter ber den Einsatz von Mitarbeitern verhandeln

Unternehmen, in denen Res-sourcenmanagement per Telefon betrieben wird

Vorteile

Die Ressourcenbuchung erfolgt pragmatisch und schnell. Der Ressourcenmanager trifft letztendlich die Entscheidung. Zielgruppenspezifische Ansichten knnen erzeugt werden.

Nachteile

Das Verbindlich/Unverbindlich-Konzept muss kommuniziert und regelmig in Erinnerung gerufen werden.

Dadurch ist Schulungsbedarf vorhanden. Es entstehen steigende Aufwnde fr die Einrichtung von CA Clarity TM PPM.

Technische Lsung

Die technische Lsung besteht in der Verwendung des itd Assignment Editors aus Typ 1 und einigen Standard-Ressourcenmanager-Ansichten in CA Clarity TM PPM, die unverbindliche und verbindliche Buchungen gegenberstellen.

Typ 3, Formale Ressourcenanforderung

Typ 3 zeichnet sich durch eine schwer berschaubare Organisationsstruktur aus. Die einzelnen Beteiligten begegnen sich nicht mehr zwangslufig. Die Be-antragung von Mitarbeitern luft im Tool fortan wie ein Hauspostbrief ab. Ein Projektleiter fragt bei einem Buchungsmanager einen Mitarbeiter an. Er erhlt daraufhin Vorschlge, die angenommen oder abgelehnt werden knnen.

Vorteile

Dieser Typ ist im Standard des CA Clarity TM PPM-Systems verwendbar. Es sind in