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Handbuch

Aufbau der Kostenrechnung einschließ-lich interner Leistungsverrechnungen inKommunen

Ein standardisiertes Vorgehensmodell

Bearbeiter:Elisabeth Ferrari, Leiterin KGSt IKO-Netz a.D., Netzwerkpartnerin WIBERABernd Klee, Referatsleiter im Kämmereiamt des Rhein-Neckar-Kreises

Aufbau einer Kostenrechnung in Kommunen I

HB_LKT_BW.DOC/07.06.01/Klee/sds

Inhalt Seite

Vorwort 1

1 Zusammenfassung für den eiligen Leser 3

2 Einführung 7

2.1 Anlass und Zielgruppe 72.2 Kostenrechnung im Neuen Steuerungsmodell 82.3 Module der Kostenrechnung 122.4 Kostenrechnungssysteme 12

3 Begriffsabgrenzungen 15

3.1 Einzahlungen und Auszahlungen 153.2 Einnahmen und Ausgaben 163.3 Erträge und Aufwendungen 173.4 Erlöse und Kosten 20

4 Kostenarten 24

4.1 Einteilung der Kosten nach den verbrauchtenRessourcen 24

4.2 Einteilung der Kosten bei Leistungsänderungen 274.3 Von der Kameralistik zu den Kostenarten und

Erlösarten 284.4 Von der Doppik zu den Kostenarten und Erlösen 304.5 Nummernsystematik für Kostenarten (Kosten-

artenpläne) 30

II Aufbau einer Kostenrechnung in Kommunen


Inhalt Seite

5 Kostenstellen 32

5.1 Bildung von Kostenstellen 325.2 Arten von Kostenstellen 335.3 Von den Kostenarten zu den Kostenstellen 345.4 Betriebsabrechnungsbogen 365.5 Nummernsystematik für Kostenstellen 40

6 Kostenträger 41

6.1 Kriterien zur Bildung von Kostenträgern 416.2 Arten von Kostenträgern 436.3 Zuordnung der Kosten auf die Kostenträger 456.4 Ermittlung der Kosten je Kostenträgereinheit 456.5 Nummernsystematik für Kostenträger 46

7 Verwaltungsinterne Leistungsverrechnungen 47

7.1 Gegenstand der internen Verrechnungen 477.2 Steuerung und Steuerungsunterstützung 497.3 Interne Serviceleistungen 587.4 Erfassung aller Leistungen 697.5 Rechnungsschreibung oder Verrechnung? 70

8 Kostenträgerbezogene Vollkostenrechnung 72

Aufbau einer Kostenrechnung in Kommunen III


Inhalt Seite

9 Anwendungsbeispiel: Kostenrechnung imVerkehrsamt 74

9.1 Problemstellung 749.2 Festlegung der Kostenträger (Produkte/

Leistungen) 759.3 Bildung der Kostenstellen 759.4 Definition der Kostenarten 769.5 Kamerale Buchungen auf Kostenarten, -stellen

und –träger 779.6 Betriebsabrechnungsbogen 789.7 Kostenträgerrechnung 79

10 EDV-technische Umsetzung 80

10.1 Notwendigkeit und Möglichkeiten 8010.2 Excel-Anwendung für verwaltungsinterne

Leistungsverrechnungen 8110.3 Integriertes System mit SAP R/3 81

11 Ausblick 87

IV Aufbau einer Kostenrechnung in Kommunen


Anlagen Blatt

1 Gemeinsamer Kontenrahmen für Gemeinden(GKG) 1 – 2

2 Auflistung der Steuerungs- und Service-leistungen 1 – 5

3 Fragebogen zur Kostenermittlung 1 – 3

4 Checkliste zum Projektmanagement 1 – 2

5 Glossar 1 – 5

Aufbau einer Kostenrechnung in Kommunen 1


Vorwort

In Baden-Württemberg haben sich bereits im Jahr 1998 flächende-ckend alle 35 Landkreise zu einem Vergleichsring „Innere Verrech-nung“ zusammengeschlossen. Das IKO-Netz der KGSt begleitet dasProjekt mit Unterstützung des baden-württembergischen Landkreis-tags. Ziel dieses Zusammenschlusses ist die Entwicklung einheitli-cher Grundlagen zur Kostenermittlung im Bereich der internenVerrechnungen, d.h. der Darstellung der vielfältigen Leistungsbe-ziehungen zwischen den Ämtern und Einrichtungen einer Kommune(„Konzernabrechnung“) und zur standardisierten Einführung derKosten- und Leistungsrechnung in den einzelnen Fachbereichen(„Betriebsabrechnung“).

Das Projekt baut auf den „Leitlinien des Landes zur kommunalenKostenrechnung in Baden-Württemberg“ (Heft 3 der Schriftenreihedes Innenministeriums Baden-Württemberg zum kommunalenHaushalts- und Rechnungswesen, 1997, ISBN 3-929981-16-5) aufund erweitert diese Grundlagen zu einem Leitfaden, der pragma-tisch umsetzbar ist und sich zwischenzeitlich in der Praxis bestensbewährt hat.

Die erste Projektphase konnte bereits im Mai 2000 mit der Festle-gung der standardisierten internen Leistungsverrechnungen, dereinheitlichen Kostenrechnung und einem Leitfaden erfolgreichabgeschlossen werden.

Die Ergebnisse dieses Projekts sind zweifelsfrei auf alle Städte,Gemeinden und Landkreise in Deutschland übertragbar. In demvorliegenden Handbuch wird das standardisierte Vorgehen aufberei-tet, indem die Festlegungen für Personen, die nicht an den Ver-gleichsringsitzungen teilnehmen, noch ausführlicher formuliertwerden. Darüber hinaus werden konkrete Hinweise für die techni-sche Umsetzung gegeben. Zum einen handelt es sich um eineExcel-Lösung, mit deren Hilfe sämtliche internen Leistungsverrech-nungen iterativ berechnet werden können. Die Ergebnisse werdenmanuell in das Haushalts- und Kassenwesen übernommen. Zumanderen wird die konkrete Umsetzung in das SAP-System darge-stellt. Hier werden sämtliche Vorgänge in dem Branchenmodul SAP

2 Aufbau einer Kostenrechnung in Kommunen


Public Sector integrativ abgebildet. Der Rhein-Neckar-Kreis ist dererste Landkreis in Deutschland, der SAP zum 01. Januar 2000produktiv einsetzt und auch die internen Leistungsverrechnungendamit abbildet.

Die zweite Projektphase begann im November 2000. Auf Grundlageeiner Folgevereinbarung, sind Workshops vor allem über das ThemaVermögensbewertung vorgesehen. Wenn die Ergebnisse festste-hen, werden diese in das vorliegende Handbuch eingearbeitet.

Das Handbuch wurde durch Frau Elisabeth Ferrari, Moderatorin desVergleichsrings „Innere Verrechnung“ und frühere Leiterin des IKO-Netzes der KGSt und Herrn Bernd Klee, kommunaler Fachmoderatordes Vergleichsrings „Innere Verrechnung“ erstellt. Herr Bernd Kleesteht als Ansprechpartner für Fragen gerne zur Verfügung. Er istwie folgt zu erreichen:

Bernd KleeLandratsamt Rhein-Neckar-KreisKurfürstenanlage 38-4069115 HeidelbergTelefon: (0 62 21) 5 22-4 97Telefax: (0 62 21) 5 22-9 44 97eMail: [email protected]

Ein besonderer Dank gilt der WIBERA Wirtschaftsberatung AG, diedie Veröffentlichung dieses Handbuchs ermöglicht hat.



1 Zusammenfassung für den eiligen Leser

Kundenorientierung und Effizienz sind vorherrschende Themen inKommunalverwaltungen geworden. Betriebswirtschaftliche Gedan-ken gewinnen ebenso an Gewicht wie Überlegungen zur Verbesse-rung der Qualität. Die Leistungserbringung steuern heißt, Kostenund Qualität gemeinsam betrachten: Wer nur ein „gelbes Auto für25.000,-- DM“ bestellt, wird ein solches bekommen, kann sich abernicht beschweren, wenn es hinsichtlich Ausstattung, Größe undMotorstärke nicht seinen Vorstellungen entspricht.

Und: wer wirtschaftlich handeln will, muss alle Kosten berücksich-tigen. Das traditionelle kamerale Haushaltswesen bezieht nur Ein-nahmen und Ausgaben ein. Die Kosten für Werteverzehr und Ab-nutzung, also des Ressourcenverbrauchs, werden - wie auch imprivaten Leben - leicht vergessen: Viele Autofahrer rechnen nur mitBenzin, Steuern, Versicherung, evtl. Reparaturen. Die Anschaf-fungskosten des Wagens, Zinsverluste, Kreditkosten etc. werdenvernachlässigt. Die Kosten- und Leistungsrechnung ermöglicht es,alle Kosten einzubeziehen und rechnet die Kosten den Ergebnissenzu.

Eindeutig wird eine flächendeckende Kostenermittlung benötigt.Viele vermuten dahinter langwierige Definition von Kostenträgernund Produkten, umfangreiche Arbeitsaufzeichnungen und neuebürokratische Systeme.

Das vorliegenden Handbuch zeigt, wie Sie den Aufbau Schritt fürSchritt angehen und dabei unnötige arbeitsaufwendige Schrittevermeiden und die Belange Ihrer Verwaltung berücksichtigen. DasVorgehen ist pragmatisch und ergebnisorientiert. Über 30 Kommu-nen haben es gemeinsam entwickelt und erprobt.



Die Festlegungen, die dieses Handbuch im Einzelnen trifft, sindpraxisnah, verlangen keine Auseinandersetzung mit Fragen derDoppik, gleichwohl bereiten sie ohne Mehraufwand darauf vor.1)

Auch die Kostenermittlung und die verursachungsgerechte Zuord-nung zu den kommunalen Leistungen müssen selbst wirtschaftlichsein. Deshalb wählt dieses Handbuch den Weg, vom „Groben zumFeinen“ zu kommen. Sie entscheiden, wie „fein“, also wie detailliertIhre Kostenrechnung werden soll.

Kostenermittlung und Buchführung sind nur Werkzeuge, und Werk-zeuge sind einmal besser und einmal schlechter. Im Zuge der an-stehenden Veränderungen bietet es sich natürlich an, für die Zu-kunft das Beste auszuwählen und das Werkzeug auch zukunftsori-entiert zu gestalten. Daher wurden die Festlegungen für den Auf-bau so getroffen, dass das Verfahren stabil ist, die Ressourcenver-antwortung der Fachämter unterstützt, aber gleichzeitig die Res-sourcensicherheit für die Gesamtverwaltung gewährleistet. Weitererhalten Sie nützliche Vergleichswerte, wenn Sie die Empfehlungendieses Handbuchs berücksichtigen. Ergebnisse und Werte, die iminterkommunalen Vergleich ermittelt werden, bieten nur dannAnhaltspunkte für Optimierungspotenziale, wenn die Kostenermitt-lung standardisiert erfolgt.

Durch entsprechende Technikunterstützung können die für dieKostenrechnung erforderlichen Buchungsvorgänge ohne Mehrauf-wand erledigt werden. Mit den Festlegungen in diesem Handbuchkönnen Sie die Einstellungen Ihrer KLR-Software spürbar unterstüt-zen. 1) Abzusehen ist heute schon, dass sich auch im kommunalen Raum ein

Rechnungswesen auf Basis der Doppik durchsetzen wird. Nur so kann eineinheitliches kommunales Rechnungswesen (Kernhaushalt und Beteiligun-gen) gewährleistet werden. Außerdem basieren alle Software-Angebote(auch die, die zurzeit entwickelt werden) im Kern auf der Doppik. Das kame-ralistische Modul wird ergänzend programmiert, um für die Übergangszeitden noch geltenden haushaltsrechtlichen Regelungen für das Rechnungs-wesen zu entsprechen. Zwischenzeitlich hat die Innenministerkonferenz eineKonzeption zur Reform des kommunalen Haushaltsrechts gebilligt. Danachsoll zukünftig (neben einem modifizierten Haushalts- und Rechnungswesenauf kameraler Basis) ein an den Bedürfnissen der Kommunen angepasstesneues kommunales Haushalts- und Rechnungswesen auf Grundlage derDoppik mit einem entsprechenden haushaltsrechtlichen Regelwerk wahlwei-se zugelassen werden.



Im Folgenden finden Sie in aller Kürze die wesentlichen Festlegun-gen und Empfehlungen. Wenn Sie diesen Leitfaden in seiner elekt-ronischen Form lesen, können Sie über die Suchfunktion leichtdetaillierte Informationen holen.

n Die Kostenrechnung wird aus der Kameralistik heraus entwi-ckelt. Die Empfehlungen können auf kameraler Basis direktpraktisch umgesetzt werden.

n Die Bildung der Kostenarten aus den kameralen Gruppierungendes Verwaltungshaushalts wird detailliert beschrieben.

n Die Kriterien zur Bildung der Kostenstellen für alle Ebeneneiner Kommunalverwaltung werden aufgezeigt.

n Das Stufenleiterverfahren und das iterative Verfahren, beidesMöglichkeiten eines Betriebsabrechnungsbogens, werden fürdie Belange einer Stadt, Gemeinde oder eines Landkreises er-klärt.

n Alle kommunalen Leistungen werden den folgenden dreiKostenträgerarten zugerechnet:

§ Unter Steuerung und Steuerungsunterstützung (O-verhead) sind alle Leistungen zu fassen, die zur Steue-rung der Gesamtverwaltung notwendig sind.

§ Serviceleistungen sind verwaltungsinterne Produkte. Siewerden vorrangig für die Produktverantwortlichen, aberauch für die Verwaltungssteuerung und für andere Servi-cestellen erbracht.

§ Externe Leistungen bzw. kommunale Produkte sind alleLeistungen, die eine Kommune im Rahmen ihrer Daseins-fürsorge für Einwohner und alle anderen Stellen außer-halb der eigenen Verwaltung erbringt.

n Es werden praxiserprobte Verteilungsschlüssel für die Leistun-gen der Steuerung und Steuerungsunterstützung angeboten.

n Für die Serviceleistungen wird eine Kostenrechnung empfoh-len, mit der die Leistungen anhand von festgesetzten Preisenverrechnet werden können. Bis zu deren Einführung werdenvereinfachte Kostenverteilungen beschrieben.



n Es wird zwischen einer konkreten Rechnungsschreibung mitinternen Debitoren und Kreditoren oder aber einer Verrech-nung für die internen Leistungen abgewogen.

n Anhand eines konkretes Beispiels wird die Anwendung diesesHandbuchs durchgängig erläutert. Es werden damit die not-wendigen Schritte von der Bildung der Kostenarten,-stellen und -träger bis zu der (automatisierten) Kontierungund Verbuchung aufgezeigt.

n Es werden 2 EDV-Lösungen beschrieben. Zum einen eineExcel-Anwendung, mit deren Hilfe die internen Leistungsver-rechnungen auf der Basis von Unterabschnitten berechnetwerden können. Und zum anderen eine integrierte SAP-Lösung, die eine automatisierte Verbuchung in der Kosten-rechnung anhand einer kameralen Oberfläche ermöglicht, beider die internen Leistungsverrechnungen im Kostenrech-nungsmodul berechnet und automatisiert im kameralen Haus-halt verbucht werden.

Der Einsatz dieser Kosten- und Leistungsrechnung wird die Potenzi-ale in Ihrer Verwaltung besser nutzen und es können Qualitätsver-besserungen und Steigerungen der Wirtschaftlichkeit gleichzeitigerreicht werden.

Dies gilt auch für kleine Verwaltungen. Hier kann ohne ein aufwen-diges Kostenrechnungssystem durch eine entsprechende Struktu-rierung des Haushalts und Erfassung zusätzlicher kostenrelevanterInformationen eine Kostenermittlung aufgebaut werden, die eben-falls die notwendige Transparenz gewährleistet.



2 Einführung

2.1 Anlass und Zielgruppe

Viele Kommunen beschäftigen sich mit dem Aufbau einer eigenenKostenrechnung. Der Einführungsgrad ist unterschiedlich. DiesesHandbuch unterstützt sowohl den Einführungsprozess als auch dieWeiterentwicklung und richtet sich an alle, die die Einführung derKostenrechnung verantwortlich gestalten bzw. die getroffenenFestlegungen umsetzen. Es beschreibt ein standardisiertes Vorge-hensmodell, dass an dem Wissen und der Erfahrung der Mitarbeite-rinnen und Mitarbeiter aus den Kämmereien anknüpft.

Aufgrund der Fülle der Aufgaben, die bei der Einführung der Kos-tenrechnung zu erledigen sind, ist der Grundgedanke vom „Grobenzum Feinen“ zu kommen. Dabei werden die ersten Schritte sogewählt, dass sie eine solide Basis für die angestrebten Ziele erhal-ten und den Aufwand gleichzeitig reduzieren.

Die in diesem Werk empfohlene Vorgehensweise stellt eine prag-matische und ergebnisorientierte Methode zur Einführung derKostenrechnung dar, die in der Praxis von über 30 Kommunenentwickelt und erprobt wurde und stets den Steuerungsnutzen unddie Kosten der Kostenrechnung selbst betrachtet. Es ist ein stan-dardisiertes Vorgehensmodell, das aus der Kameralistik entwickeltwird, jedoch auch ohne Mehraufwand auf die Doppik vorbereitet.

Die Empfehlungen und Festlegungen zum Aufbau einer Kostenrech-nung, die in diesem Handbuch beschrieben sind, gelten grundsätz-lich für Städte, Gemeinden und Landkreise unabhängig von ihrerGrößenordnung. Eng mit der Größe der Verwaltung korreliert dage-gen der Aufwand für die Kostenrechnung, da dieser wesentlich vondem Detaillierungsgrad bei der Festlegung der Kostenträger und derAnzahl der internen Leistungen bestimmt wird. Durch eine sorgfäl-tige örtliche Wahl - diese ermöglicht das vorliegende Vorgehens-modell - kann dieser Aufwand schon in der Aufbauphase erheblichreduziert werden.



Das Handbuch spricht besonders diejenigen an, die sich ganzkonkret im Einführungsprozess befinden und Anregungen bzw.Hinweise für eine ergebnisorientierte und pragmatische Umsetzungsuchen. Darüber hinaus werden Spezialisten z.B. durch die detail-lierten Empfehlungen zu den verwaltungsinternen Leistungsver-rechnungen (vgl. Ziffer 7) sicherlich auch noch genügend Anregun-gen finden. Weiter wird das praxisorientierte Konzept diejenigen,die sich neu in die Materie einarbeiten wollen, zum Anfangenermuntern. Daher sind in einem Glossar (Anlage 5) zusätzlich diewichtigsten Begriffe und Zusammenhänge der Kostenrechnungdargestellt.

Schritt für Schritt wird in diesem Handbuch erläutert, wie dieweitgehend aus dem Haushaltsplan ersichtlichen Ausgabearten alsKostenarten über die Kostenstellen auf die Kostenträger verrechnetwerden. Dabei werden auch zulässige Hilfslösungen angeboten, diesich in der Praxis bewährt haben, obgleich sie vielleicht in Einzel-fällen nicht der reinen Lehre entsprechen. Sie ermöglichen jedocheine zweckmäßige, schnelle und unkomplizierte Verrechnung derKosten. Die Checkliste zum Projektmanagement (vgl. Anlage 4)erleichtert die eigene Projektplanung.

Ergänzt werden die einzelnen Festlegungen zur Kostenrechnung(Kostenarten, -stellen und -träger sowie die verwaltungsinternenLeistungsverrechnungen; vgl. Ziffern 3 bis 7) um ein Praxisbeispielaus dem Bereich Verkehrswesen (vgl. Ziffer 9). Ein Vorschlag füreinen Kontenrahmen (Anlage 1) und die Auflistung der Steuerungs-und Serviceleistungen (Anlage 2) runden diese Empfehlungen ab.

2.2 Kostenrechnung im Neuen Steuerungsmodell

Die Kameralistik stellt lediglich die Einnahmen und Ausgaben bzw.Erträge und Aufwendungen einer Kommune dar. Es fehlt einevollständige Darstellung des Verbrauchs sämtlicher Ressourcen.Wirtschaftlichkeit lässt sich erst beurteilen, wenn über eine Voll-kostenrechnung alle Kosten und Erlöse bekannt sind und produkt-oder leistungsbezogen bewertet werden können. Die Kostenrech-nung ist auch Voraussetzung für die Ermittlung des Produktbudgets



und damit für die Verbindung zwischen der Qualität der Leistungs-erbringung und den Kosten.

Die Einführung der Kostenrechnung ermöglicht:

n die wirtschaftlichsten Organisations- und Verfahrensvariantenauszuwählen,

n zwischen Eigenleistung und Vergabe bzw. Fremdbezug sach-gerecht entscheiden zu können,

n den optimalen Ersatzzeitpunkt von Anlagen zu ermitteln,

n den Auslastungsgrad einzelner Bereiche zu erfassen,

n an interkommunalen Leistungsvergleichen teilzunehmen und/oder den internen Leistungsvergleich zu verstärken,

n Aufgabenkritik zu betreiben und Änderungen des Leistungs-spektrums zu prüfen,

n Folgekosten von Investitionsentscheidungen zu ermitteln,

n Zuschussbereiche zu prüfen

und nachfolgend die erforderlichen Steuerungsmaßnahmen zuergreifen bzw. politische Entscheidungen vorzubereiten. Kennt mandie Kosten und Erlöse seiner Produkte, kann man den Wert derProdukte berechnen und Gebühren kalkulieren.

Die Erfassung der Kosten ist über die Gebührenkalkulation bei denkostenrechnenden Einrichtungen einer Kommune aufgrund derFestlegungen der kommunalen Abgabengesetze seit Jahrzehntenvorgeschrieben. Bei einer ergebnisorientierten Steuerung, die wirt-schaftliche Gesichtspunkte beachtet, müssen für alle Produkte undLeistungen einer Kommune die Kosten und Erlöse ermittelt werden.

Die momentanen Entwicklungen in den einzelnen Bundesländern zurFortschreibung bzw. Änderung des kommunalen Finanzwesens(z.B. Konzept eines „Neuen kommunalen Finanzmanagements inNordrhein-Westfalen“ oder aber das Modellprojekt in Wiesloch,Baden-Württemberg) und die Bestrebungen der Innenministerkonfe-renz, vertreten durch den eigens dafür eingesetzten Unteraus-



schuss, zeigen, dass Neuregelungen hin zum Ressourcen-verbrauchskonzept auch von den Gesetzgebern angestrebt werden.Darüber hinaus liegt beispielsweise in Baden-Württemberg einReferentenentwurf im Zuge der Deregulierung vor, durch denkünftig die Gebühren der unteren Verwaltungsbehörden nicht mehrdurch das Landesgebührengesetz weitgehend einheitlich festge-setzt werden, sondern jede Kommune ihre Gebühren selbst kalku-liert.

Kennt eine Kommune ihre Produktkosten, kann sie diese in deneinzelnen Jahren intern miteinander vergleichen. Betreibt eine Stadtmehrere gleichartige Einrichtungen z. B. in verschiedenen Stadttei-len, kann sie diese so auch untereinander vergleichen. Nebendiesen intrakommunalen Vergleichen bildet die Kostenrechnungauch eine Grundlage für interkommunale Vergleiche. Für diesesBenchmarking ist es erforderlich, dass die Kostenrechnung bei denteilnehmenden Kommunen auch nach den gleichen Grundsätzeneingeführt ist. Besonders wichtig ist, dass die verwaltungsinternenLeistungen nach vergleichbaren Regeln durchgeführt werden.

Es ist kein Geheimnis, dass die Versuche, Kommunen allein überdie Kosten zu steuern und zu konsolidieren, ins Leere gehen, wennnicht gleichzeitig die Auswirkungen auf Qualität und Wirkung deskommunalen Handelns berücksichtigt werden. Kommunalverwal-tungen sehen sich vor die Anforderung gestellt, die Verwaltungnach betriebswirtschaftlichen Anforderungen zu steuern und dabeieine Vielzahl von Aspekten im Blick zu behalten: neben den Res-sourcen und den internen Strukturen und Prozessen der Verwaltungauch die Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger, neben derVerwaltung auch das Gemeinwesen in der Kommune und dabeiinsbesondere auch die Frage der Zukunftsfähigkeit. Das IKO-Netzder KGSt hat daher die in Abb. 1 dargestellten Zielfelder entwi-ckelt.



Abbildung 1: Zielfelder für die Steuerung einer Kommune

Deshalb ist die Kostenrechnung Teil eines umfassendes Control-lings, in dem z.B. nicht nur die finanziellen Vorteile von Einsparun-gen dokumentiert, sondern ggf. auch deren Qualitätseinbußen, z.B.in ihren Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Bürgerinnen undBürger, sowie die Leistungsqualität und -breite dargestellt werden.

Zielfelder für die SteuerungZielfelder für die Steuerungeiner Kommuneeiner Kommune

Strukturen/Prozesse

RessourcenBürger undGemeinwohl

Zukunfts-fähigkeit



2.3 Module der Kostenrechnung

Die Kostenrechnung in Kommunen basiert auf den betriebswirt-schaftlichen Grundsätzen und berücksichtigt Veränderungen, diesich aus den Unterschieden zwischen Kommunen und privatwirt-schaftlichen Betrieben ergeben. Ausgehend von den eingesetztenRessourcen, nach Kostenarten unterteilt, werden die Kosten undErlöse den einzelnen Kostenträgern, also den Produkten oder Leis-tungen, zugeordnet.

Abbildung 2: Zuordnung der Ressourcen zu den Produkten/Leistungen

2.4 Kostenrechnungssysteme

In der Kostenrechnung werden mehrere Systeme unterschieden, diein der Vorgehensweise und dem Ergebnis differieren. Grundlage derkommunalen Kostenrechnung ist zum einen die IST-Kostenrechnung. In der IST-Kostenrechnung werden die tatsächlichangefallenen Kosten des Kalenderjahres erfasst. IST-Kosten bildendamit die Basis für interne Zeitvergleiche als auch interkommunale

Kosten-artenrech-nung

Kosten-stellenrech-nung

Kosten-trägerrech-nung

Kostenrechnung

Ressourcen

Produkte/Leistungen



Leistungsvergleiche. Nach der Systematik der Kameralistik entspre-chen die IST-Kosten den kameralen SOLL-Beträgen.

Da die IST-Kostenrechnung mit ihrer jährlichen Betrachtung dertatsächlich angefallenen Kosten starken Schwankungen unterliegenkann, wird im Rahmen der Normal-Kostenrechnung durch Bildungvon Durchschnittskosten eine kontinuierliche Darstellung ange-strebt. Aufgrund normalisierter Kalkulationssätze ist eine exakteNachkalkulation nicht mehr möglich; dafür werden aber Zufalls-schwankungen der Kosten geglättet und die Abrechnungsarbeitverringert. Aufgrund dieser Ungenauigkeiten wird in der Vergleichs-ringarbeit von diesem Kostenrechnungssystem abgeraten.

Die Plan-Kostenrechnung blickt nach vorn. Auf der Grundlage derIST-Kostenrechnung des vergangenen Jahrs werden Kosten undLeistungen für das zukünftige Kalenderjahr geplant. Dieses Kosten-rechnungssystem findet Anwendung bei der Gebührenkalkulationund bei der internen Leistungsverrechnung und bildet die Grundlagefür die Budgetierung.

Die (Voll-) Kostenrechnung verrechnet alle Kosten auf die Kosten-träger. Dies ist das angestrebte Ziel. Damit in die Voll-Kostenrechnung auch sämtliche Kosten einfließen können, müssenauch alle Ressourcen erfasst und in Geld bewertet sein. Dies setztbeispielsweise auch die vollständige Bewertung des Anlagevermö-gens voraus, da durch die Abschreibungen der Werteverzehr derInvestitionen als Kosten in die Kostenrechnung einfließt.

Solange Kommunen ihr Vermögen noch nicht bewertet haben, istnur eine Teilkostenrechnung möglich. Der Begriff Teilkostenrech-nung drückt aus, dass das Ziel der Ermittlung aller Kosten nochnicht erreicht ist1). Sie ist kurzfristig der einzige Weg, um eine

1) Im Unterschied zur hier definierten Teilkostenrechnung werden in der

Betriebswirtschaft bei der Deckungsbeitragsrechnung alle leistungsvariablen(oder auftragsvariablen) Kosten berücksichtigt, die leistungsfixen Kostenbleiben außen vor. Nach der Deckungsbeitragsrechnung kann ein Auftragdann angenommen werden, wenn zumindest diese auftragsvariablen Kostengedeckt werden, da in diesem Fall immer noch ein Deckungsbeitrag für diefixen Kosten erwirtschaftet wird. Da sich diese Frage in Kommunen seltenstellt, ist die Deckungsbeitragsrechnung nicht von großer Bedeutung.



Kostenrechnung aufzubauen und sich mit anderen Kommunen zuvergleichen. In einem Vergleich müssen allerdings die gleichenKostenarten einfließen. Um hier einheitliche Festlegungen treffenzu können, wird die Anlage 3 „Fragebogen zur Kostenermittlung“diesem Handbuch beigefügt. Aufgrund dessen können ausgehendvon den kameralen Gruppierungen die Kostenarten einschließlichder Stand der Umsetzung der verwaltungsinternen Leistungsver-rechnungen für einen Vergleichsring exakt definiert werden.



3 Begriffsabgrenzungen

Die Betriebswirtschaft unterscheidet für die Geld- und Vermögens-vermehrung bzw. Geld- und Vermögensverminderung von Unter-nehmen und Verwaltungen folgende Begriffspaare:

n Einzahlungen/Auszahlungen

n Einnahmen/Ausgaben

n Ertrag/Aufwand

n Leistung (Erlös)/Kosten

Auf den ersten Blick scheint es zwischen den Begriffen keinenennenswerten Unterschiede zu geben. Im alltäglichen Sprach-gebrauch werden sie häufig synonym benutzt. Betriebswirte hinge-gen unterscheiden zwischen diesen Begriffspaaren, nicht ausSpitzfindigkeit, sondern weil sie Unterschiedliches abbilden.

Im Folgenden werden diese betriebswirtschaftlichen Begriffe erläu-tert und Gemeinsamkeiten bzw. Unterschiede zur Kameralistikaufgezeigt.

3.1 Einzahlungen und Auszahlungen

Der Saldo aus Einzahlungen und Auszahlungen ergibt die Liquidität,also den Bestand an liquiden Mitteln. Dieser Zahlungsmittelbestandbesteht aus der (Bar-) Kasse und den Beständen der Girokonten(Bank) und entspricht dem Kassenbestand in der Kameralistik.

Die einzelnen Ein- und Auszahlungen entsprechen den IST-Einnahmen bzw. IST-Ausgaben in der Kameralistik. Die Einzahlun-gen und Auszahlungen allein sind für die Kostenrechnung nicht vonBedeutung, weil sie den exakten Ressourcenverbrauch nicht wider-spiegeln, sondern lediglich den Zahlungsvorgang darstellen.



Folgendes Schaubild stellt den Zusammenhang zwischen Ein- undAuszahlungen und den IST-Bewegungen der Kameralistik dar:

Abbildung 3: Begriffe Einzahlungen und Auszahlungen

3.2 Einnahmen und Ausgaben

Das Ergebnis aus Einnahmen und Ausgaben stellt das Geldvermö-gen dar, also den Bestand an liquiden Mitteln einschließlich derForderungen und Verbindlichkeiten. Wächst das Geldvermögen,liegt eine Einnahme vor, sinkt es, liegt eine Ausgabe vor.

Die einzelnen Einnahmen und Ausgaben entsprechen den SOLL-Einnahmen bzw. SOLL-Ausgaben in der Kameralistik.

EinzahlungenEinzahlungen AuszahlungenAuszahlungen LiquiditätLiquidität

z.B. Gebühreneinzahlung(bar oder unbar)

z.B. Sozialhilfeauszahlung(bar oder unbar)

Zahlungsmittelbestand(Barkasse und Girokonten)

IST-Einnahmein Kameralistik

IST-Ausgabein Kameralistik

Kassenbestandin Kameralistik

– =



Die nachfolgende Darstellung stellt die Verbindung von betriebs-wirtschaftlichen Einnahmen und Ausgaben und den kameralenSOLL-Bewegungen her:

Abbildung 4: Begriffe Einnahmen und Ausgaben

Da die betriebswirtschaftlichen Einnahmen und Ausgaben denkameralistischen SOLL-Einnahmen und SOLL-Ausgaben entspre-chen, bilden diese Beträge eine einheitliche Basis für die weiterenAbgrenzungen.

3.3 Erträge und Aufwendungen

Der Saldo aus Erträge und Aufwendungen ergibt das Reinvermö-gen, d.h. den Bestand an Zahlungsmitteln einschließlich Forderun-gen und Verbindlichkeiten und dem Sachvermögen. Erhöht sich dasReinvermögen (Eigenkapital), liegt ein Ertrag vor, verringert es sich,liegt ein Aufwand vor. Genau wie bei den vorangegangenen Beg-riffspaaren ist es möglich, dass beispielsweise eine Ausgabe vor-liegt, aber kein Aufwand. Genauso denkbar ist es natürlich auchumgekehrt. Eine Versicherungsausgabe im Vorjahr für das laufendeJahr stellt im aktuellen Jahr Aufwand aber keine Ausgabe mehrdar.

EinnahmenEinnahmen AusgabenAusgaben Geld-vermögen

Geld-vermögen

z.B. Gebührenfakturierung z.B. Sozialhilfeauszahlung Zahlungsmittelbestand undForderungen/Verbindlichkeiten

SOLL-Einnahmein Kameralistik

SOLL-Ausgabein Kameralistik

Haushaltsrechnung SOLLin Kameralistik

– =



Erträge und Aufwendungen entsprechen nicht immer den SOLL-Einnahmen bzw. SOLL-Ausgaben in der Kameralistik. Beide Be-griffspaare kommen sich im Verwaltungshaushalt aber sehr nahe,da darin alle konsumtiven Einnahmen und Ausgaben abgebildetwerden. Der Inhalt des Verwaltungshaushalts ist mit der Gewinn-und Verlustrechnung nahezu identisch. Allerdings sind Ausgabenfür Vorräte keine Aufwendungen, wenn sie erst später verbrauchtwerden. Weiter wird in der Kameralistik die Verzinsung des Eigen-kapitals bereits als Ausgabe und im Einzelplan 9 gleichzeitig alsEinnahme dargestellt. Die Bewegungen des Vermögenshaushaltssind hingegen keine Erträge und Aufwendungen, da darin dieinvestiven Vorgänge einschließlich deren Finanzierung ausgewiesenwerden.

Folgendes Schaubild stellt den Zusammenhang zwischen Erträgenund Aufwendungen und den SOLL-Bewegungen in der Kameralistikdar:

Abbildung 5: Begriffe Erträge und Aufwendungen

ErträgeErträge AufwendungenAufwendungen Rein-vermögen

Rein-vermögen

z.B. Gebührenfakturierung z.B. Sozialhilfeauszahlung Zahlungsmittelbestand undForderungen/Verbindlichkeiten

und Sachvermögen

SOLL-Einnahmeim Verwaltungshaushalt

in Kameralistik

SOLL-Ausgabeim Verwaltungshaushalt

in Kameralistik

Haushaltsrechnungim Verwaltungshaushalt

SOLL in Kameralistik

– =



Folgende Übersicht macht den Zusammenhang bzw. die Unter-schiede zwischen Einnahmen/Ausgaben und Erträge/Aufwendungendeutlich:

Abbildung 6: Zusammenhang von Einnahmen/Ausgaben und Erträgen/Auf-wendungen

Kauft z.B. eine Gemeinde für ihr Baurechtsamt einen PC im Wertvon 3.000,00 DM, liegt darin eine Ausgabe vor, da das Geldvermö-gen um diesen Betrag sinkt. Dieser Vorgang wird kameral im Ver-mögenshaushalt im SOLL gebucht. Wird der Betrag auch tatsäch-lich ausgezahlt, liegt eine IST-Ausgabe in der Kameralistik (=Auszahlung) vor. Da aber das Sachvermögen (PC) um diesen Betragsteigt, liegt keine Veränderung des Reinvermögens vor. Es entstehtkein Aufwand.

Der Werteverzehr des Sachvermögens soll entlang seiner Nut-zungsdauer (3 Jahre) erfasst werden. Dies geschieht durch dieAbschreibung. Bei kommunalen Wirtschaftsgütern des Anlagever-

Kein ErtragKein Aufwand

= Ertrag= Aufwand

Einnahmen/Ausgaben

= Einnahme= Ausgabe

keine Einnahmekeine Ausgabe

Erträge/Aufwendungen

z.B. Kauf eines PKW z.B. AuszahlungGehälter

z.B. Abschreibungen



mögens wird die Abschreibung regelmäßig mit gleich bleibendenJahresraten (= lineare Abschreibung) vorgenommen. Sind dieComputer zu Jahresbeginn beschafft und in Betrieb genommen(z.B. 2. Januar), beträgt der durch die Nutzung entstehende Werte-verzehr 1.000,00 DM pro Jahr. Dies ist der Abschreibungsbetragdes ersten und der zwei folgenden Jahre der Nutzung.

Eine betriebswirtschaftliche Ausgabe liegt nicht vor, denn derjeweilige Betrag wird nicht ausgezahlt. Da das Geldvermögen (imzweiten und dritten Jahr) nicht verändert wird, stellen die Ab-schreibungen eine Kostenart dar, mit der der leistungsbedingteWerteverzehr in der Kostenrechnung erfasst wird. Es liegt also einAufwand vor. Der Wert des Sachvermögens sinkt um 1.000,00DM. Entsprechend sinkt das Reinvermögen auch um 1.000,00 DM.Kameralistisch werden die Abschreibungen bei dem entsprechen-den Unterabschnitt (z.B. 6000) als Ausgabe und gleichzeitig imEinzelplan 9 (z.B. 9100) als Einnahme gebucht.

3.4 Erlöse und Kosten

Das Begriffspaar Erlöse/Kosten ist für die Kostenrechnung vongroßer Bedeutung. Der Saldo ergibt die Wirtschaftlichkeit.

Folgendes Schaubild stellt den Zusammenhang zwischen Erlösenund Kosten und den SOLL-Bewegungen in der Kameralistik dar:

Abbildung 7: Begriffe Erlöse und Kosten

Er löse = LeistungenEr löse = Leistungen AufwendungenAufwendungen ErgebnisErgebnis

BetriebsbezogeneErträge innerhalb einer

Rechnungsperiode

Betriebsbezogener Ressourcen-verbrauch innerhalb einer

Rechnungsperiode, der in Geldbewertbar und „normal“ ist

SOLL -Einnahmeim Verwaltungshaushalt

in Kameralistik

SOLL -Ausgabeim Verwaltungshaushalt

in Kameralistik

Haushaltsrechnungim Verwaltungshaushalt

SOLL in Kameralistik

– =

? ? ?



Der Unterschied zwischen Aufwand/Ertrag zu Kosten/Leistung(Erlös) ist betriebswirtschaftlich nicht so bedeutend wie zu demBegriffspaar Ausgaben/Einnahmen.

Kosten sind deckungsgleich mit Aufwand, soweit es sich jeweilsum den bewerteten Verbrauch an Gütern und Dienstleistungenhandelt, der bei der Erstellung und Verwertung von Leistungenanfällt. Die Differenz liegt darin, dass die Kosten ausschließlich den"normalen", durch den Ressourceneinsatz für die Erstellung einerLeistung entstehenden betrieblichen Werteverzehr von Gütern undDienstleistungen innerhalb eines Abrechnungszeitraums (regelmäßigdas Kalenderjahr) ausdrücken.

So liegt nur Aufwand vor bei einem Werteverzehr, der nicht imunmittelbaren Zusammenhang mit dem Betriebszweck steht. Sozum Beispiel, wenn ein Sturm den Stadtpark verwüstet und dieBeseitigung der Schäden eine beträchtliche Geldsumme erfordert.Dies ist ein außerordentlicher bzw. neutraler Werteverzehr, dernicht typischer- und üblicherweise bei der Pflege und Unterhaltungder Grünflächen einer Kommune entsteht.

Kosten, denen kein Aufwand oder kein Aufwand in gleicher Höheentspricht, sind die "kalkulatorischen Kosten". KalkulatorischeKosten sind die kalkulatorischen Zinsen für das im Anlagevermögengebundene Kapital, und sonstige kalkulatorische Kostenarten, wiez.B. kalkulatorische Mieten für die Nutzung des Gebäudes, derenEigentümerin die Kommune ist.

Grundsätzlich entspricht diesen kalkulatorischen Kosten keinZweckaufwand, d.h., sie sind Zusatzkosten. Sofern ihnen teilweiseein Zweckaufwand entspricht, sind sie entsprechend aufzuteilen(sog. Anderskosten).



Folgende Übersicht verdeutlicht den Zusammenhang bzw. dieUnterschiede zwischen Erträge/Aufwendungen und Erlöse/Kosten:

Abbildung 8: Zusammenhang von Erträgen/Aufwendungen und Erlösen/Kosten

Kameralistisch wird die Verzinsung des Eigenkapitals bei dementsprechenden Unterabschnitt (z.B. Baurechtsamt 6000) alsAusgabe und gleichzeitig im Einzelplan 9 (z.B. 9100) als Einnahmegebucht. Somit stellt diese Kostenart zwar betriebswirtschaftlicheZusatzkosten dar, kameral sind dies aber bereits Ausgaben.

Fazit dieser Begriffsbestimmungen ist, dass die Gruppe der Aus-zahlungen/Einzahlungen und Ausgaben/Einnahmen lediglich Be-standsveränderungen berücksichtigt.

Die Begriffspaare Aufwand/Ertrag bzw. Kosten/Leistung hingegendokumentieren den (positiven oder negativen) Erfolg in einem

Keine ErlöseKeine Kosten

= Erlöse= Kosten

Erträge/Aufwendungen

= Erträge= Aufwendungen

keine Erträgekeine Aufwendungen(Zusatzkosten)

Erlöse/Kosten

z.B. Spendez.B. Hagelschaden

z.B. Gebühreneinnahmenz.B. Personalkosten

z.B. Verzinsungdes Eigenkapitals



Wirtschaftsjahr, weil sie zusätzlich die Werteveränderungen desBestandes der Verwaltung (das Eigenkapital) berücksichtigen.

Daraus folgt, dass eine Kommunalverwaltung, die den Erfolg ihresHandelns messen möchte, eine Kostenrechnung benötigt. Nur siebietet die Möglichkeit, die Veränderungen von Leistungen undKosten und somit des betriebsnotwendigen Vermögens aufzuzei-gen, nach Bedarf Zusatzkosten aufzunehmen bzw. den neutralenAufwand abzugrenzen. Um den Erfolg des Jahres ermitteln zukönnen, nimmt die Kostenrechnung sachliche sowie zeitliche Ab-grenzungen vor.



4 Kostenarten

4.1 Einteilung der Kosten nach den verbrauchtenRessourcen

In der Kostenartenrechnung werden alle entstandenen Kostenermittelt und hinsichtlich der Fragestellung ”Welche Kosten sind inwelcher Höhe angefallen?” zusammengefasst. Die Kategorienhierfür sind: Personal- und Sachkosten, Abschreibungen und Zin-sen, verwaltungsinterne Leistungsverrechnungen und Steuerungs-kosten.

Die Kosten lassen sich so in folgende 4 Blöcke einteilen:

Abbildung 9: Einteilung der Kosten nach den verbrauchten Ressourcen(Kostenarten)

Personalkosten

n Bezüge, Vergütungen,Löhne

Sachkosten

n Unterhaltung, Mieteund Bewirtschaftungfür Gebäude, Einrich-tungen und EDV, Ge-schäftsausgaben

InterneLeistungsverrechnungen

n Steuerungsleistungenn Serviceleistungen

Abschreibungen undZinsen



4.1.1 Personalkosten

Zu den Personalkosten gehören alle betriebsbezogenen Personal-aufwendungen innerhalb der Rechnungsperiode. Kameralistisch sinddies im kommunalen Bereich alle SOLL-Ausgaben der Hauptgruppe4 entsprechend den Verwaltungsvorschriften der Länder über dieGliederung und Gruppierung. Dazu gehören Bezüge für Beamte,Vergütungen für Angestellte, Löhne an Arbeiter einschließlich derArbeitgeberanteile und Ausgaben bzw. Umlagen für Beihilfe sowieVersorgung und weitere Personalnebenausgaben.

Zahlt eine Kommune Beihilfe und Versorgung selbst aus, so sindentsprechende Rückstellungen zu bilden, da der Ressourcen-verbrauch z.B. bei der Versorgung bereits im aktiven Berufslebenstattfindet. Diese betriebswirtschaftlichen Rückstellungen könnenkameral als sog. Sonderrücklagen angesammelt werden und sindbei Inanspruchnahme entsprechend aufzulösen. Gerade hier wirddeutlich, dass die Art und Weise der Finanzbuchhaltung (Doppikoder Kameralistik) nicht entscheidend ist, wenn die notwendigenVorgänge in die Kostenrechnung korrekt einfließen.

Betreibt eine Kommune keine eigene Beihilfe- und Versorgungsein-richtung für ihre Bediensteten, sondern lässt diese Vorgänge durcheinen Kommunalen Versorgungsverband abwickeln, so braucht siehierfür auch keine Rückstellungen zu bilden. Die laufenden Umlagenan den Verband stellen Aufwendungen und gleichzeitig Kosten dar.

4.1.2 Sachkosten

Zu den Sachkosten gehören alle betriebsbezogenen Sach-Aufwendungen innerhalb einer Rechnungsperiode. Im Einzelnenhandelt es sich um laufende Kosten für Gebäude (Unterhaltung,Wartung, Miete, Bewirtschaftung wie Reinigung, Heizung, Steuernetc.), Einrichtungsgegenstände und EDV. Außerdem werden hierdie Geschäftsausgaben (Bürobedarf, Telefon, Porto etc.) zusam-mengefasst.



Kameralistisch handelt es sich weitgehend um die Gruppierungen5 und 6, wobei die Ziffer 679 für die internen Leistungsverrech-nungen und die Ziffer 68 für die kalkulatorischen Kosten bei denSachkosten außen vor bleiben.

Werden beispielsweise alle Gebäudekosten bei einer Kostenstelle(z.B. Unterabschnitt) gesammelt und im Verhältnis der beanspruch-ten Flächen in Form einer Umlage auf die einzelnen Abteilungenverteilt, so sind diese Kosten für die Abteilungen keine Sachkostenmehr, sondern vielmehr Kosten für Serviceleistungen, die in Formder internen Leistungsverrechnungen verrechnet werden.

4.1.3 Interne Leistungsverrechnungen

Alle Steuerungsleistungen und alle internen Serviceleistungen sindden externen Produkten und Leistungen zuzurechnen.

Die Kosten, die der Rat, seine Ausschüsse, der Verwaltungsvor-stand und die Dezernenten verursachen sind Steuerungsleistungen.

Die Leistungen der (ehemaligen) Querschnittsbereiche wie Haupt-amt, Personalamt, Kämmerei sind, soweit sie nicht Steuerungsleis-tungen erbringen, im Wesentlichen interne Serviceleistungen,ebenso wie z.B. die Leistungen des Bauhofs. Sie werden nachderen Inanspruchnahme (ggf. über Schlüssel) verrechnet.

Eine detaillierte Aufzählung der Steuerungs- und Serviceleistungeneinschließlich des Verteilungsverfahrens ist in Ziffer 7 beschrieben.

4.1.4 Abschreibungen und Zinsen

Die Abschreibungen stellen Aufwendungen dar und hießen bisherin der Kameralistik kalkulatorische Abschreibungen. Da in derKommunalverwaltung die einzelnen Abschreibungsarten (bilanziell,steuerlich, kalkulatorisch) nicht unterschieden werden, wird imFolgenden ausschließlich von Abschreibungen gesprochen.



Die Abschreibungen und kalkulatorischen Zinsen ergeben sich ausdem Anlagennachweis. Voraussetzung hierfür ist allerdings einevollständige Erfassung und Bewertung sämtlicher Vermögensteile(Grundstücke, Gebäude, Straßen, bewegliche Güter, Finanzanlagenund immaterielle Vermögensgegenstände).1)

In der Doppik werden die Abschreibungen als Aufwendungengebucht. Daraus lassen sich die Abschreibungen für die Kosten-rechnung übernehmen. Da die kameralen Abschreibungen auch alsAusgaben dargestellt werden, bilden diese auch die Grundlagen fürdie Kostenrechnung.

Die Verzinsung des Fremdkapitals geschieht in der kaufmännischenBuchführung in Form der tatsächlich gebuchten Fremdkapitalzinsen.Eine Verzinsung des Eigenkapitals erfolgt dagegen in der Gewinn-und Verlustrechnung nicht. In der Kameralistik können die kalkula-torischen Zinsen (Eigen- und Fremdkapital) bereits als Ausgabenaus der Haushaltsrechnung in die Kostenrechnung übernommenwerden.

4.2 Einteilung der Kosten bei Leistungsänderungen

4.2.1 Fixe Kosten

Allerdings sind diese Kosten immer nur für einen bestimmten Be-trachtungszeitraum fix. Im Beispiel könnte man bei einer starkgestiegenen Auslastung einen zweiten PC benötigen und die Ab-schreibungen verdoppeln sich. Mittel- oder langfristig gibt es dahereigentlich keine fixen Kosten, da nahezu alles veränderbar ist.Betrachtet man dagegen nur eine Rechnungsperiode (z.B. 1 Jahr)sind sehr wohl viele Kosten fix.

1) So auch im Vergleichsring „Innere Verrechnung“, einem Zusammenschluss

aller 35 Landkreise in Baden-Württemberg. Im Frühjahr 2001 liegen die Er-gebnisse zur Vermögensbewertung in Abstimmung mit der Fortschreibungder Leitlinien des Landes Baden-Württemberg zur Einführung der Kosten-rechnung vor.



4.2.2 Variable Kosten

Kosten, die sich bei einer Änderung der quantitativen Leistungs-menge verändern, heißen variable Kosten. Der Verlauf kann propor-tional (linear mit der Veränderung), progressiv (überproportional),degressiv (unterproportional) oder auch regressiv sein. Ein Beispielfür eine regressive Kostenkurve ist die Beheizung eines städtischenTheaters. Je mehr Personen im Theater sind, desto weniger wirdgeheizt.

4.3 Von der Kameralistik zu den Kostenarten undErlösarten

Im System der Kameralistik kann die Unterteilung der Kostenartenausgehend von der Haushaltsstellengruppierung, die sich ebenfallsauf die Produktionsfaktoren bezieht, vorgenommen werden. Diesbedingt eine Abstimmung der Kostenartenunterteilung mit derHaushaltsstellenunterteilung. Dazu gibt es zwei unterschiedlicheAnsätze:

Zum einen werden die Haushaltsstellen nach der Mindestgliederungund -gruppierung gebildet. Die Kostenarten werden für Zwecke derKostentransparenz und Kostensteuerung ggf. weiter aufgeteilt (1-zu-n-Beziehung). Der Zweck der weiteren Aufteilung und der da-durch entstehende Kontierungsaufwand müssen dabei in einemangemessenen Verhältnis stehen.

Zum anderen gibt es positive Erfahrungen, die Haushaltsgruppie-rungen so weit zu differenzieren, dass sie den Kostenarten sehrnahe kommen (1:1-Beziehung). Dies kann zwar einen größerenAufwand bei der Haushaltsplanerstellung bedeuten, hat jedoch denVorteil, dass den Mitarbeitern/innen ein Großteil der Vorkontierungübertragen werden kann, ohne dass hier genaue Kostenrechnungs-kenntnisse erforderlich sind. Der Übergang zur Kostenrechnungwird damit minimiert. In diesem Zusammenhang wird jedoch drin-gend empfohlen, aus Gründen der Haushaltsflexibilisierung dieseHaushaltsstellen in Form von Unterkonten zu Hauptkonten zusam-



menzufassen bzw. die Konten für gegenseitig deckungsfähig zuerklären.

Zur Beantwortung der Frage „Wie komme ich von der Kameralistikzu den Kosten und Erlösen ?“ dient folgende Darstellung:

Abbildung 10: Von der Kameralistik zur Kostenrechnung

Untersuchungen haben ergeben, dass die kameralen Einnahmenund Ausgaben im Verwaltungshaushalt in Verwaltungsbereichenohne betrieblichen Charakter bezogen auf ein Rechnungsjahr weit-gehend identisch mit den Erlösen und Kosten innerhalb der Kosten-rechnung sind. Falls Abgrenzungen (sachlich oder periodisch)notwendig werden, sind diese in der Abgrenzungsrechnung (Neut-ralrechnung) vorzunehmen.

Rechnungskreis I

Kamerale Haushaltsrechnung

Haushalts-stelle

Einnahmen Ausgaben

NeutraleAusgaben

Erlöse KostenNeutraleEinnahmen

Abgrenzungs- oderNeutralrechnung

Rechnungskreis II

Kostenrechnung

Ergebnis derAbgrenzungsrechnung

Ergebnis derKostenrechnung

Einnahmen und Ausgabendes Verwaltungshaushalts(lfd. SOLL-Spalte)

+/- Abgrenzung der Einnah-men und Ausgaben, diekeine Erlöse und Kostensind

= Ergebnis der Haushalts-rechnung abzüglich Ab-grenzungsrechnung

Ergebnis Haushaltsrechnung



4.4 Von der Doppik zu den Kostenarten und Erlösen

Bildet die Basis für die Finanzbuchhaltung ein doppisches System,so können die Aufwendungen durch die Abgrenzungsrechnung zuKostenarten entwickelt werden.

Abbildung 11: Von der Doppik zur Kostenrechnung

Die Abbildungen 10 und 11 zeigen, dass unabhängig von der Artder Finanzbuchhaltung die Kostenrechnung über die Abgrenzungs-rechnung entwickelt werden kann.

4.5 Nummernsystematik für Kostenarten (Kostenar-tenpläne)

Für die Nummerierung der Kostenarten gibt es verschiedene Mög-lichkeiten.

Zum einen ist vor allem für den Einstieg in die Kostenrechnung einNummernsystem ratsam, das sich an den kameralen Gruppierungenorientiert.

Rechnungskreis I

Doppische Gewinn- und Verlust-rechnung

Konto Einnahmen Ausgaben NeutraleAusgaben

Erlöse KostenNeutraleEinnahmen

Abgrenzungs- oderNeutralrechnung

Rechnungskreis II

Kostenrechnung

Ergebnis derAbgrenzungsrechnung

Ergebnis derKostenrechnung

Erträge und Aufwendungender Gewinn- und Verlust-rechnung

+/- Abgrenzung der Erträgeund Aufwendungen, diekeine Erlöse und Kostensind

= Ergebnis der Gewinn-und Verlustrechnungabzüglich Abgrenzungs-rechnung

Ergebnis Gewinn- und Verlustrechnung



Der folgende Aufbau wird empfohlen:

4 1 0 0 0 0 0 0

Die ersten 4 Stellen Die 5. und 6. Stelle Die 7. und 8. Stelleentsprechend denkameralen Gruppie-rungen des Verwal-tungshaushalts

sind Reservefelderfür mögliche Un-terkostenarten

sind weitere Reser-vefelder

Abbildung 12: Nummernsystematik für Kostenarten entwickelt aus der Kame-ralistik

Der Vorteil dieser Lösung liegt darin, dass die Herkunft und dieVergleichbarkeit mit der kameralen Gruppierung sichtbar ist.

Zum anderen kann es sinnvoll und bei einigen EDV-Verfahren auchnotwendig sein (z.B. beim SAP-R/3-System; vgl. weitere Ausfüh-rungen zu Ziffer 10.3), für die Kostenarten einen doppischen Kon-tenrahmen zu hinterlegen. Als Beispiel ist vor allem der in Baden-Württemberg entwickelte Gemeinsame Kontenrahmen für Gemein-den (GKG) zu nennen, der bei nahezu allen kommunalen SAP-Anwendern eingesetzt wird. Der Aufbau wird als Anlage 1 beige-fügt.



5 Kostenstellen

5.1 Bildung von Kostenstellen

Durch die Kostenstellenrechnung erhält man Informationen, wo dieKosten entstehen und wo die Kosten zuzuordnen sind. Es erfolgteine Verteilung der Kosten für die eingesetzten Ressourcen auf dieKostenstellen. I.d.R. sind die Organisationseinheiten die Kosten-stellen. Organisationseinheiten sind zum einen die EbeneStadt/Gemeinde/Landratsamt mit Ordnungsamt, Baurechtsamt,Personalamt etc. bzw. die entsprechenden Fachbereiche. Zumanderen hat jedes Amt bzw. jeder Fachbereich wiederum verschie-dene Ebenen (Amtsleitung, Abteilungen, Referate etc.).

Folgendes Schaubild zeigt exemplarisch die verschiedenen Ebenender Kostenstellen in einer Kommunalverwaltung auf:

Abbildung 13: Kostenstellenebenen in einer Kommunalverwaltung

Serviceamt=Kostenstellez.B. Personalamt

Kosten-stellez.B.Amts-leitung

Kosten-stellez.B. Per-sonalwirt-schaft

Fachamt=Kostenstellez.B. Verkehrsamt


Kosten-stellez.B. Zu-lassungs-stelle

Fachamt=Kostenstellez.B. Baurechtsamt


Kosten-stellez.B. Bau-geneh-migun-gen

Stadt/Gemeinde/Landratsamt

...



Ausgehend von den eingesetzten Ressourcen werden die Kostenentweder als Kostenstelleneinzel- oder als Kostenstellengemeinkos-ten erfasst.

Kostenstellen können darüber hinaus auch nach räumlichen Ge-sichtspunkten (z.B. Haupt- und Nebenstelle) und Objekten (z.B.Fahrzeug) gebildet werden.

Maßgebend für die Anzahl und Tiefe der Kostenstellenstruktur istimmer der Bedarf an Steuerungsinformationen. Die Einrichtung derbeiden Außenstellen der Kfz-Zulassungsstelle (vgl. Ziffer 9) lohntsich nur, wenn mit diesen Informationen auch im Detail gesteuertwird, z.B. bei einem intrakommunalen Vergleich.

5.2 Arten von Kostenstellen

Es werden die folgenden Kostenstellenarten unterschieden:

Endkostenstellen Vorkostenstellenunmittelbare Zuorden-barkeit auf Kostenträger

keine unmittelbare Zuor-denbarkeit auf Kosten-träger, erbringen interneLeistungen und auf End-kostenstellen verteilt

Hauptkos-tenstellen

Nebenkos-tenstellen

Betriebszweck Nebenzweck

Abbildung 14: Arten von Kostenstellen

Endkostenstellen können unmittelbar auf die Kostenträger (=Produkte oder Leistungen) zugeordnet werden. Man unterscheidetHauptkostenstellen, die dem eigentlichen Betriebszweck dienen(z.B. Kfz-Zulassungsstelle) und Nebenkostenstellen, die nur füreinen Nebenzweck bestimmt sind (z.B. Anfertigung der Nummern-



schilder). Entscheidend für die Strukturierung der Haupt- undNebenkostenstellen ist, welche Aussagen für die Einrichtung steue-rungsrelevant sind. Ihre Einteilung ist dabei davon abhängig, wel-chen Detaillierungsgrad der Betriebsabrechnungsbogen abbildensoll.

Im Gegensatz dazu dienen Vorkostenstellen zur systematischenErfassung von Kosten, die nicht direkt den definierten Hauptkos-tenstellen und Nebenkostenstellen zuzuordnen sind, aber innerhalbdes zu betrachtenden Bereichs der Kostenrechnung anfallen (dazugehören z.B. die Kosten für die Amtsleitung). Sie dienen demNachweis gemeinsamer anteiliger Kosten für die eingerichtetenEndkostenstellen, die nicht sofort gezielt gebucht werden können,da beim Buchen ein Verteilungsschlüssel noch nicht vorliegt. Unterden Begriff Vorkostenstellen fallen auch sog. Hilfs- oder Allgemein-kostenstellen. Eine weitere Unterscheidung ist unerheblich und wirddeshalb nicht vorgenommen.

5.3 Von den Kostenarten zu den Kostenstellen

Bei den einzelnen Buchungen der Kostenarten muss die Kosten-stelle als weitere Kontierung mitgegeben werden. Da die kameraleHaushaltsstelle neben der Gruppierung (aus dieser kann die Kosten-art entwickelt werden) auch eine Gliederung (Unterabschnitt)aufweist, kann oftmals die Kostenstelle automatisch abgeleitetwerden. Nähere Ausführungen zu einer möglichen Automatisierungwerden in Ziffer 8.3 gemacht.



Das folgende Schaubild zeigt die Entwicklung von den Kostenartenüber die Kostenstellen hin zu den Kostenträgern:

Abbildung 15: Von den Kostenarten über die Kostenstellen zu den Kostenträ-gern

Die Einzelkosten werden parallel noch den Endkostenstellen zuge-ordnet, da diese ansonsten nicht alle Kosten enthalten würden unddies z.B. für die Budgetierung auf Kostenstellenebene unerlässlichist. Es ist allerdings darauf zu achten, dass diese Kosten nicht nocheinmal auf die Kostenträger weiterverteilt werden, da sie bereits alsEinzelkosten die Kostenträger belasten.

Kostenträgereinzelkosten sind Kosten, die unmittelbar auf dieProdukte/Leistungen verteilt werden können. Es handelt sich z.B.um die Kosten der Bundesdruckerei für die Erstellung der Personal-ausweise. Solche Kosten sind in der Kommunalverwaltung rechtselten anzutreffen und werden neben der direkten Buchung auf denKostenträger auch gleichzeitig auf eine Kostenstelle parallel be-bucht, um auch auf den Kostenstellen alle Kosten vollständigausweisen zu können. Kostenstelleneinzelkosten sind dagegenKosten, die unmittelbar den Kostenstellen zugerechnet werdenkönnen.

Kostenarten

Vorkosten-stellen

Endkosten-stellen

KostenträgergemeinkostenKostenträgereinzelkosten

Produkte/Leistungen

Verteilung

parallel

Verteilung



Kostenträgergemeinkosten können den einzelnen Produkten bzw.Leistungen nur mittelbar zugeordnet werden. Dazu gehören bei-spielweise die Gebäudekosten.

5.4 Betriebsabrechnungsbogen

Mit Hilfe eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB) werden dieKosten aus der Kostenartenrechnung den Kostenstellen zugeordnet.Dabei werden auch die Kosten, die zunächst auf die Vorkosten-stellen gebucht werden, auf die Endkostenstellen verrechnet. DerBAB dient damit der Kostenverteilung aller in der Wirtschaftsrech-nung aufgeführten Kosten. In Form einer Tabelle aufgebaut ent-sprechen die Spalten den Kostenstellen und die Zeilen den Kosten-arten.

Nachdem die Struktur für einen Betriebsabrechnungsbogen für dieKostenstelle entwickelt wurde, empfiehlt es sich, mit den Kosten-stellenverantwortlichen zu besprechen, welche Informationenvorhanden sind und welche zusätzlich erfasst werden müssen.

Ein Betriebsabrechnungsbogen folgt der Steuerungsrelevanz. ImIdealfall können Kostenstellen so gebildet werden, dass die Organi-sationseinrichtungen, räumlich unterscheidbare Bereiche oderTeams und Arbeitsgruppen, einen eigenen Verantwortungsbereichhaben, der die zugewiesenen Kosten beeinflussen kann. Dabeiwerden in größeren Kommunen teilweise die Kostenstellen, dieeiner Organisationseinheit (Abteilung/Team) entsprechen, aucheinzelnen Produkten entsprechen.

Ein Betriebsabrechnungsbogen stellt eine umfassende Übersicht derKostenstellen in allgemein gültiger Form dar. Bei der oben ange-sprochenen unterschiedlichen Darstellungstiefe (für unterschiedli-che Steuerungs- bzw. Informationszwecke) ist darauf zu achten,dass die Kostenstelleneinteilung vergleichbar bleibt. Es ist dabeimöglich, Kostenstellen zu teilen oder auch zusammenzufassen. Esdarf jedoch bei unterschiedlicher Darstellungstiefe zu keiner Über-bzw. Verschneidung kommen.



Wollen sich Einrichtungen verschiedener Kommunen mittels derKostenrechnung miteinander vergleichen, ist es sinnvoll, den BABin der Kostenstellenstruktur aufeinander abzustimmen. Unter-schiedliche Größenordnungen können dabei durch eine unterschied-lich tiefe Detaillierung berücksichtigt werden.

Es gibt grundsätzlich zwei Arten eines Betriebsabrechnungsbogens,die im Weiteren näher erläutert werden.

5.4.1 Stufenleiterverfahren

Im Stufenleiterverfahren werden Kostenstellen von rechts nachlinks aufgelöst, bis alle Kosten der Vorkosten den Kostenstellenzugeordnet werden konnten. Nach dem Buchen der Hilfskosten-stellen sind deren jeweilige Summen vollständig auf die Kosten-stellen (Haupt- und Nebenkostenstellen) umzulegen. Dafür werdenSchlüssel oder Nachweise (Zeitanteile, Raumanteile, Mengenanteile)benötigt, die Aufschluss darüber geben, inwieweit welche Haupt-kostenstelle bzw. Nebenkostenstelle mit einem bestimmten Anteilbelastet werden muss. Soweit derartige Aufzeichnungen nichtvorhanden sind, ist es sinnvoll, diese in einem ersten Durchgangqualifiziert zu schätzen.1)

Es wird empfohlen, mindestens eine Vorkostenstelle „Gebäude“(Zusammenfassung aller Gebäudekosten) und eine Vorkostenstelle„Verwaltung“ (allgemeine, nicht unmittelbar zuordenbare Kostenwie Amtsleitung, Sekretariat, Geschäftsausgaben etc.) zu bilden.Die Verrechnung der Gebäudevorkostenstelle erfolgt nach derbelegten Fläche (qm), die Aufteilung der Verwaltungsvor-kostenstelle nach der Zahl der Mitarbeiter/innen („Köpfe“) oder abernach den Bruttopersonalkosten der Endkostenstellen.

1) Geschieht dies im Rahmen der Vergleichsarbeit, empfiehlt es sich, dass sich

die teilnehmenden Kommunen auf die gleiche Grundlage einigen. In einemzweiten Vergleich(sjahr) können dann die Schätzungen durch Stichprobenoder vollständige Erhebungen überprüft werden.



Folgende Darstellung zeigt einen BAB im Stufenleiterverfahren.

Abbildung 16: Betriebsabrechnungsbogen im Stufenleiterverfahren

5.4.2 Iteratives Verfahren

Innerhalb eines Amtes oder einer Abteilung ist das Stufenleiterver-fahren ausreichend. Können allerdings die einzelnen Vorkostenstel-len nicht nacheinander aufgelöst werden, da diese in wechselseiti-gen Leistungsbeziehungen stehen, stößt dieses Verfahren an seineGrenzen. Betrachtet man eine Kommunalverwaltung, so entstehenSchwierigkeiten, erst das Personalamt und dann das Kämmereiamt(oder umgekehrt) kostenmäßig als Vorkostenstellen aufzulösen.

Daher wendet man in diesen Fällen, das iterative (auch mathema-tisch genannte) Verfahren an. Kernpunkt dieses Systems ist, dasssämtliche Leistungsbeziehungen gleichzeitig abgebildet werden unddass dennoch die Vorkostenstellen vollständig verteilt werden.

Endkostenstelle 1

z.B.KFZ-Zulassungsstelle

Endkostenstelle 2

z.B.Fahrerlaub-nisstelle

Vorkostenstelle 1

z.B.Verwaltung

Vorkosten-stelle 2

z.B.Gebäude

Verteilung nach qm

Verteilung nach Mitarbeitern



Abbildung 17: Betriebsabrechnungsbogen im mathematischen (iterativen)Verfahren

Mit dem iterativen Verfahren werden sämtliche wechselseitigeLeistungsbeziehungen dargestellt, indem die Kostenverteilung inverschiedenen Rechenschleifen stattfindet, bis die Vorkostenstellenvollständig zugeordnet sind.

Endkos-tenstelle 1

z.B. Ver-kehrsamt

Endkos-tenstelle 2

z.B. Bau-rechtsamt

Vorkosten-stelle 1

z.B. Perso-nalamt

Vorkosten-stelle 2

z.B. Käm-mereiamt

Vorkosten-stelle 3

z.B. EDV-Amt



5.5 Nummernsystematik für Kostenstellen

Für die Nummerierung der Kostenstellen wird folgendes Systemempfohlen:

3 3 0 0 0 0 0 0

Die ersten 2 Stellen Die 3. und 4. Stelle Die 5. und 8. Stelleentsprechen dem Amt entspricht der Abtei-

lung, dem Referat oderder Einrichtung

hat folgende Struktur:

n 1000-3999Vorkostenstellen

n 4000-4999Nebenkostenstellen

n 5000-8999Hauptkostenstellen

n 9000-9999Neutrale Abgren-zungs- und Ver-rechnungskosten-stellen

Abbildung 18: Nummernsystematik für Kostenstellen



6 Kostenträger

6.1 Kriterien zur Bildung von Kostenträgern

Die Bildung der Kostenträger ist gerade bei der Vielfalt der kommu-nalen Dienstleistungen von großer Bedeutung und nicht „naturge-geben“. Die KGSt und etliche Bundesländer (so z.B. Baden-Württemberg, Saarland, Sachsen, Landkreise in Bayern) habenEmpfehlungen für Produktpläne entwickelt, die eine gute Orientie-rung liefern.

Oft wird die Frage diskutiert, ob zunächst die Produkte definiertwerden sollen und dann die Kostenrechnung eingeführt wird oderumgekehrt. Die obigen Ausführungen zeigen, dass eine Kosten-rechnung auch immer die Definition der Kostenträger voraussetzt.Liegt ein örtlicher Produktplan vor, bilden die Produkte in jedem Falldie Kostenträger, ggf. wird bei den Leistungen weiter differenziert,d.h. auch Leistungen innerhalb einzelner Produkte werden alsKostenträger ausgewählt. Ist das Produkt zu detailliert, kann auchdie Produktgruppe als Kostenträger gewählt werden. Besser ist esjedoch, den Produktplan so zu überarbeiten, dass jedes Produktauch sinnvoll Kostenträger ist.

Sofern ohne die Definition der Produkte mit dem Aufbau einesKostenermittlungssystems begonnen wird, gilt es auch hier, Kos-tenträger festzulegen. In einem zweiten Schritt wird dann entschie-den, welche dieser Kostenträger Leistungen sind und zu welchenProdukten sie zusammengefasst werden.

Der Detaillierungsgrad der Kostenträger ist abhängig von der beab-sichtigten Steuerungsrelevanz und vom Aufwand für die Erstellungder Kostenrechnung selbst. Je detaillierter die Produkte bzw.Leistungen als Kostenträger festgelegt werden, desto aufwendigerwerden auch die Leistungserfassung (Zuordnung der Mitarbeiterin-nen und Mitarbeiter zu den einzelnen Produkten) und die Zuordnungder Kosten. Außerdem müssen die Erlöse den einzelnen Kostenträ-gern auch zugeordnet werden können.



Detaillierungsgrad der Kostenrechnung festlegen =

Kostenträger bestimmen

Mögliche Kostenträger:n Produktbereichn Produktgruppen Produktn Leistung

Welche Ebene ist noch steuerungsrelevant? Welcher Aufwand lohnt sich?

Abbildung 19: Kostenträger festlegen

In Vergleichsringen ist eine einheitliche Definition der Kostenträgerfür den ausgewählten Bereich unerlässlich, da die Vergleiche sichauf Kennzahlen der Kostenträger beziehen. Dabei spielt es keineRolle, ob der Kostenträger in der einen Verwaltung ein Produkt undin der anderen eine Leistung ist.

Den Detaillierungsgrad der Kostenträger und die damit verbundenenAufwendungen werden am Beispiel des baden-württembergischenVergleichsrings „Kfz-Zulassungsstelle“ deutlich.

So wurde dort bewusst auf die Unterteilung in „Neuzulassungen“,„Abmeldungen“, „Umschreibungen“ etc. verzichtet, sondern sämt-liche Leistungen im Bereich der Kfz-Zulassung wurden zum Produkt„Zulassung“ zusammengefasst.



Abbildung 20: Kostenträgerebene am Beispiel Kfz-Zulassung festlegen

Die jeweiligen Stückkosten erhält man, indem man die gesamtenKosten eines Kostenträgers durch eine Leistungsanzahl teilt. DieseLeistungsanzahl muss unter Steuerungsgesichtspunkten festgelegtwerden. Im obigen Beispiel bietet sich die Zahl der Neuzulassungenan.

6.2 Arten von Kostenträgern

Im kommunalen Bereichen lassen sich die folgenden Kostenträger-arten zusammenfassen:

n Steuerungsleistungen

n Serviceleistungen (interne Produkte)

n externe Produkte

Interne Produkte werden nur innerhalb der eigenen Organisationabgenommen. Externe Produkte gehen dagegen an Bürgerinnen undBürger, Betriebe oder sonstige Dritte. Nähere Definitionen und vorallem praxiserprobte Verteilungsschlüssel für Steuerungs- undServiceleistungen enthält die Ziffer 7.

Produkt

Leistung 3Leistung 2Leistung 1

z.B. Neuzulassung z.B. Umschreibung z.B. Abmeldung

z.B. Zulassung/Abmeldung von

Fahrzeugen



6.2.1 Steuerungsleistungen

Unter Steuerung und Steuerungsunterstützung (Overhead) sind alleLeistungen zu fassen, die zur Steuerung der Gesamtverwaltungnotwendig sind. Steuerungsleistungen werden vom Rat, vomKreistag, den Ausschüssen, dem (Ober-)Bürgermeister, dem Land-rat und teilweise von den Dezernenten erbracht. Steuerungsunter-stützung wird durch die Rechnungsprüfung, die zentrale Verwal-tung, die Personalsteuerung, die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit,das Kämmereiamt, die Gleichstellungsbeauftragte und den Perso-nalrat wahrgenommen (ggf. erbringen diese auch nur teilweiseLeistungen der Steuerungsunterstützung). Die genaue Zuordnungist in der Anlage 2 dieses Handbuchs detailliert erläutert.

Die (externen) Produktverantwortlichen können Art und Umfangder Steuerungsleistungen nicht beeinflussen. Die Kosten fallendaher auch nicht in ihren Verantwortungsbereich. Sie werdengleichwohl zugerechnet, um die Vollkosten auszuweisen.

6.2.2 Serviceleistungen

Serviceleistungen sind verwaltungsinterne Produkte. Sie werdenvorrangig für die Produktverantwortlichen, aber auch für die Ver-waltungssteuerung und für andere Servicestellen erbracht. Siekönnen meist auch von Dritten erbracht werden und sind für dieProduktverantwortlichen beeinflussbar

n entweder unmittelbar durch die Entscheidungsfreiheit, ob undin welchem Umfang eine Leistungsabnahme erfolgt (z.B.Druckaufträge durch eigene oder fremde Druckerei)

n oder mittelbar durch die Wahl, in welchem Umfang die Leis-tung abgenommen wird (z.B. Verteilung der EDV-Kosten, ob-wohl ein Kontrahierungszwang besteht).



6.2.3 Externe Produkte

Hierunter fallen alle Leistungen, die eine Kommune im Rahmen ihrerDaseinsfürsorge für Einwohner und alle anderen Stellen außerhalbder eigenen Verwaltung erbringt. Auftragsgrundlage sind Gesetze,Verordnungen oder Rats- bzw. Kreistagsbeschlüsse.

6.3 Zuordnung der Kosten auf die Kostenträger

Die Zuordnung der Kosten auf die Kostenträger erfolgt, indementweder je Produkt eine eigene Endkostenstelle gebildet wird, fallses sich um eher wenige Produkte handelt. Oder aber die Kostenwerden von den Endkostenstellen auf die Kostenträger anhand vonSchlüsseln verteilt.

6.4 Ermittlung der Kosten je Kostenträgereinheit

Die Ermittlung der Kosten je Einheit bezeichnet man als Kostenträ-gerstückrechnung; sie erfolgt i.d.R. durch eine Divisionskalkulation(Gesamtkosten/Leistungsmenge). Eine Äquivalenzziffernrechnungbzw. eine Zuschlagskalkulation sind ebenfalls denkbar.

Folgende Darstellung zeigt die einzelnen Möglichkeiten auf:

Abbildung 21: Ermittlung der Kosten je Kostenträgereinheit

Divisionskalkulation Äquivalenzziffern-rechnung Zuschlagskalkulation

Kostenträger

GesamtkostenLeistungsmenge

GesamtkostenSumme Wertungsziffern

* Wertungsziffer

Einzelkosten

+ Gemeinkostenzuschlag in %



Die Divisionskalkulation ist die gängigste Methode zur Berechnungder Kosten für einzelnen Kostenträger. Durch die Äquivalenzziffern-rechnung wird eine Möglichkeit geschaffen, in Kommunen sozialeAspekte in die Entgeltbemessung einfließen zu lassen. Beispielswei-se sind die Eintrittspreise in ein Schwimmbad vom Alter der Besu-cher abhängig. Die Zuschlagskalkulation findet dagegen im kom-munalen Bereich eher weniger Anwendung.

6.5 Nummernsystematik für Kostenträger

Die Nummerierung der Kostenträger ist abhängig vom zu Grundeliegenden Produktplan. Am Beispiel der Kfz-Zulassung auf der Basisdes kommunalen Produktplans von Baden-Württemberg ergibt sichfolgender Aufbau:

3 2 2 2 0 1 0 0

Die ersten3 Stellen

Die 4. Stelle Die 5. und6. Stelle

Die 7. und8. Stelle

geben den Pro-duktbereich an

gibt die Pro-duktgruppe an

bezeichnet dasProdukt

gibt die Leistungan

Abbildung 22: Nummernsystematik für Kostenträger



7 Verwaltungsinterne Leistungsverrechnungen

7.1 Gegenstand der internen Verrechnungen

Gegenstand der internen Leistungsverrechnungen ist die Ermittlungund Verteilung sämtlicher Steuerungs- und Serviceleistungen inner-halb einer Kommune.

Die interne Leistungsverrechnung ermöglicht die vollständige Kos-tenermittlung aller Kosten durch die Darstellung sämtlicher Leis-tungsbeziehungen zwischen der Verwaltungssteuerung, den Servi-cebereichen und den Produktbereichen. Es findet eine Abrechnungder Kosten für Steuerung und Service zwischen den Ämtern alsGrundlage für die Kostenrechnungen innerhalb der Ämter bzw.Einrichtungen statt.



Folgendes auf den ersten Blick verwirrende Schaubild verdeutlichtdie vielfältigen Leistungsbeziehungen innerhalb einer Kommune:

Abbildung 23: Leistungsbeziehungen innerhalb einer Kommune

Damit auf einen zusätzlichen Kostenblock „Allgemeine Leistungen“verzichtet werden kann, werden Leistungen wie das EDV-Netz, derPersonalrat, die Gleichstellungsstelle, die Ausbildung, die Kantineund der Betriebsarzt nach einer genauen Analyse sinnvoll entwederden Servicebereichen oder den Leistungen der Steuerung zugeteilt.Letzteres gilt für den Personalrat und für die Gleichstellungsstelle,die der Steuerung zugeordnet werden. Alle anderen Leistungenfallen grundsätzlich in den Servicebereich.

Das im Nachfolgenden beschriebene Vorgehensmodell zur Standar-disierung der internen Leistungsverrechnung wurde gemeinsam mit

Steuerung undSteuerungsunterstützung

Service-bereich 3

Produkt-bereich A

Produkt-bereich B

Produkt-bereich C

Service-bereich 2

Service-bereich 1



allen 35 Landkreisen Baden-Württembergs entwickelt und in diePraxis umgesetzt.

7.2 Steuerung und Steuerungsunterstützung

Es handelt sich hierbei um die Kosten des Rates (Gemeinderat,Kreistag) als politisches Gremium mit seinen Ausschüssen und umdie amtsübergreifenden Steuerungsleistungen des Verwaltungsvor-standes (Oberbürgermeister, Oberstadtdirektor, Magistrat, Beige-ordnete, Landrat und Dezernenten) sowie die steuerungsunterstüt-zenden Leistungen zentraler Ämter, die nachfolgend im Einzelnenerläutert werden (Overhead). Ebenfalls hier nachgewiesen werdendie Kosten für zentrale Umlagen, die für die Gesamtverwaltunggeleistet werden müssen (Regionalverband, GPA u.ä.).

Die steuerungsunterstützenden Leistungen, die auf alle Produkte imRahmen der Vollkostenrechnung zu verschlüsseln sind, sind ab-schließend in der Anlage 2 dargestellt.

7.2.1 Verteilung der Steuerungskosten

7.2.1.1 Grundsätzliche Vorgehensweise

Leistungen der Steuerung und der Steuerungsunterstützung werdenzunächst bei dem Unterabschnitt 0090 (Steuerung) gesammelt.Dieser Unterabschnitt stellt insoweit eine Vorkostenstelle auf Ebeneder gesamten Verwaltung bzw. auf „Konzernebene“ dar.

Es herrscht Einigkeit, dass es zur Aufteilung dieser Steuerungskos-ten keinen verursachungsgerechten Verteilungsschlüssel gibt.

In den Leitlinien zur kommunalen Kostenrechnung in Baden-Württemberg wird als Verteilungsschlüssel für die Steuerungskos-ten vorgeschlagen, die Plansummen des Verwaltungshaushalts derUnterabschnitte, die überwiegend Leistungen an den Bürger abge-ben, zu nehmen. Dies führt jedoch zu nicht vertretbaren Belastun-



gen einzelner Unterabschnitte, weil z.B. große Summen bewegtwerden, die kaum Steuerungsaufwand verursachen (Schülerbeför-derungskosten, Berufsschulen u.ä.). Deshalb wird empfohlen, dassnicht nur die Planung des Verwaltungshaushaltes, sondern auch dieGröße eines Bereiches Hinweise auf den Steuerungsaufwand liefert.

Daher wird der Gesamtbetrag zu 50 % nach dem bereinigtenHaushaltsvolumen (Ausgaben Verwaltungshaushalt abzüglichTransferleistungen im Einzelplan 4, abzüglich Einzelplan 9) und zu50 % nach der Anzahl der Mitarbeiter der Produktbereiche (Zahl der„Köpfe“ einschließlich Landesbeamte) verteilt.

Folgende Darstellung verdeutlicht die Verteilung der Steuerungsleis-tungen:

Abbildung 24: Verteilung der Steuerung und Steuerungsunterstützung

Die Steuerungsleistungen werden unmittelbar auf die Endprodukteverteilt. Eine Verteilung der Steuerungskosten auf die Serviceämter

Steuerung

(abzüglich Vorweg-erstattungen) Unterab-

schnitt0090

(Steuerung)

Produkt-bereich A

Verteilung zun 50 % nach der Anzahl der Mitarbeitern 50 % nach bereinigtem Haushaltsvolumen

(VwH der UA der Produktbereiche ohneTransferleistungen im Epl. 4, ohne Epl. 9)

Steuerungs-unterstützung

(abzüglich Vorweg-erstattungen)

Produkt-bereich B

Produkt-bereich C



findet grundsätzlich nicht statt, da diese entweder für die Steue-rung selbst oder für andere Servicestellen tätig werden und damitunberücksichtigt bleiben können. Oder Serviceleistungen werdenfür die Produktbereiche erbracht und auf die werden die Steue-rungsleistungen unmittelbar verteilt.

Erbringen Servicestellen allerdings Leistungen für Dritte, so wirdder Steuerungsanteil dadurch berücksichtigt, dass auf diese Leis-tungen ein Steuerungszuschlag berechnet wird, der sich aus demVerhältnis der Steuerungsleistungen insgesamt zum bereinigtenHaushaltsvolumen ergibt. Dritte im Sinne dieser Systematik sindalle Stellen außerhalb des Kernhaushalts unabhängig von derenRechtsform (Eigenbetrieb, GmbH, Aktiengesellschaft, Zweckver-band, Verein, rechtlich selbständige Stiftung, Private etc.).

7.2.1.2 Vorwegerstattungen für Leistungen an Dritte

Nach dem Normenkontrollbeschluss des VGH Baden-Württembergvom 27.02.1996 sind Kosten im Abfallbereich nur dann gebühren-fähig, wenn sie nicht nur betriebsbezogen, sondern auch betriebs-bedingt sind. Betriebsbedingt sind Kosten nur dann, wenn sie ineinem unmittelbaren Zusammenhang mit der Leistungserstellungselbst stehen. Nicht betriebsbedingt und damit nicht gebührenfähigsind weitgehend die Kosten für die Steuerung (Gemeinderat, Kreis-tag, Ausschüsse etc.).

Weiterhin werden die Kosten für die Erstellung der Gebührenkalku-lation gerade noch als gebührenfähig anerkannt, die Aufwendungenfür die Beitreibung können dagegen nicht in die Gebühren einge-rechnet werden. Es handelt sich hierbei um verbindliche gebühren-rechtliche Festlegungen aufgrund § 9 KAG unter Fortentwicklungder Rechtsprechung, die jedoch nach kaufmännischen Gesichts-punkten oft nur schwer nachvollziehbar sind.

Nach der bisherigen Systematik erfolgt die Verteilung der Steue-rungskosten ausschließlich auf die Bereiche, die im Kernhaushaltgeführt werden, anhand der o.g. Umlage. Dadurch werden aufausgelagerte Bereiche keine unmittelbaren Steuerungskosten ver-



rechnet, obwohl diese auch in erheblichem Maße „gesteuert“werden. Der Steuerungszuschlag, der auf Leistungen derQuerschnittsämter an Dritte erhoben wird, deckt lediglich dieanteiligen Steuerungsleistungen für die Querschnittsbereiche selbst,nicht jedoch die unmittelbaren Leistungen der Steuerung für Dritteab. D.h. Dritte werden mit originären Steuerungskosten z.B. für denGemeinderat bzw. Kreistag einschließlich der Ausschüsse bishernicht belastet.

Daher werden Einrichtungen, die kommunale Leistungen außerhalbdes Kernhaushaushalts erbringen (Wasser-, Gas-, Strom- undFernwärmeversorgung, Abwasserentsorgung, Krankenhäuser,Heime, geriatrische Einrichtungen, Wohnungsbaugesellschaftenetc.) und der Abfallbereich (denn gerade hier lässt das geltendeRecht einen Verbleib sämtlicher Ausgaben im Kernhaushalt odereine vollständige Auslagerung in Form eines Eigenbetriebs zu, waszwangsläufig zu ungleichen Verhältnissen führen würde) künftigunmittelbar mit Steuerungskosten nach der folgenden Systematikin Form von Vorwegerstattungen wie folgt belastet:

n Rat und Ausschüsse:

Spitzabrechnung nach der Anzahl der Tagesordnungspunkte.Die Kosten für die Ausschüsse, die zu 100 % einem ausgela-gerten Bereich dienen, werden diesem vollständig zugerech-net.

n (Ober-)Bürgermeister, (Ober-)Stadtdirektor, Magistrat, Beige-ordnete, Landrat, Rechnungsprüfungsamt, Haupt- und Perso-nalamt, Organisation, Öffentlichkeitsarbeit und Kämmereiamt(ohne Beteiligungsaufgaben):

Spitzabrechnung nach einer qualifizierten Zeitschätzung odernach Aufschrieben

n Gleichstellungsbeauftragte und (Gesamt-)Personalrat:

Abrechnung nach der Anzahl der Mitarbeiter („Köpfe“).

Es handelt sich hierbei ausschließlich um Steuerungsleistungen.Servicebereiche rechnen ihre Leistungen mit Dritten nach Aufwandeinschließlich des Steuerungszuschlages ab. Falls der Abfallbereich



im Kernhaushalt ausgewiesen wird, erfolgt aus Vergleichsgründenauch die beschriebene Verfahrensweise. Dieser Bereich darf dannnicht noch einmal mit der Steuerungsumlage belastet werden,sondern wird als bereinigtes Haushaltsvolumen bei der Steuerungs-umlage abgesetzt!

Durch diese Verfahrensweise wird einerseits die Vergleichbarkeiterhöht. Andererseits besteht durch diese Vorwegerstattungen einedetailliertere Kostenverteilung, die zu einer höheren Akzeptanzführen kann und von der Rechtsprechung ohnehin gefordert wird.Dadurch können die Kosten für die Öffentlichkeitsarbeit und denGesamtpersonalrat gerade im Abfallbereich (obwohl diese Steue-rungsunterstützungen darstellen) gebührenfähig werden. Falls dieaufgeführten Vorwegerstattungen nicht gebührenfähig sind (z.B.Kosten für den Kreistag und die Ausschüsse), so sind diese Kostennach dem Bruttogrundsatz dennoch von den Dritten zu erstattenund können anschließend vom Kernhaushalt als Verlustabdeckungwieder zugeführt werden, falls eine anderweitige Finanzierung nichtmöglich sein sollte.

Wenn der Abfallbereich im Kernhaushalt abgewickelt wird, könnendiese nichtgebührenfähigen Kosten auf den Unterabschnitt 7250„nicht gebührenfähiger Aufwand“ verrechnet werden.

7.2.2 Steuerungsleistungen im Einzelnen

7.2.2.1 Rat und Ausschüsse

Hier wird der Sitzungsaufwand für den Gemeinderat und Kreistagmit seinen Ausschüssen abgebildet. Dieser besteht hauptsächlichaus den Aufwandsentschädigungen für die Räte und den Zuschüs-sen an die Fraktionen. Weiter werden hier die Sach- und Raumkos-ten für die Sitzungen dargestellt.

Die Kosten für die Ratsgeschäftsstelle werden in der Regel alsinterne Verrechnung vom Hauptamt in Rechnung gestellt. DieseKosten können hier auch direkt dargestellt werden. Sie umfassen



den gesamten Aufwand für die Vorbereitung, Durchführung undNachbereitung der Sitzungen.

7.2.2.2 Verwaltungsvorstand

Es werden die gesamten Kosten für den (Ober-)Bürgermeister,Landrat, Magistrat, Beigeordnete, mit seinem Sekretariat ausgewie-sen. Der Verwaltungsvorstand ist, auch wenn er in der Sparkasseoder bei einem Energieunternehmen tätig ist, immer im Interesseder Kommune tätig. Im Übrigen erfolgt für solche Tätigkeiten in derRegel eine Teilerstattung des Aufwands.

Die Kosten für die Dezernenten sind teilweise dem Verwaltungsvor-stand zuzuordnen und teilweise als Kostenstellengemeinkosten derihnen zugeordneten Ämter auszuweisen. Zum Block der Overhead-kosten gehören die amtsübergreifenden Leitungstätigkeiten derDezernenten z.B. in Vertretung des Verwaltungsvorstands. DerAnteil, der auf den Overhead und auf die zugeordneten Ämterentfällt, ist qualifiziert zu schätzen. Je nach Bundesland werden beiden Landkreisen die ersten Landesbeamten und einige Beamte deshöheren Dienstes vom Landeshaushalt bezahlt, weil sie überwie-gend staatliche Aufgaben wahrnehmen. Bei der Berechnung desSachkostenzuschlags auf Personalkosten kann in Ermangelung voneigenen Personalkosten der Satz eines anderen vergleichbarenDezernenten, wie z.B. des Kämmerers oder Sozialdezernenten,herangezogen werden.

7.2.3 Leistungen der Steuerungsunterstützung

7.2.3.1 Rechnungsprüfung

Hier wird der Aufwand für alle gesetzlich vorgeschriebenen Prüfun-gen und für alle Prüfungen, die vom Rat und Kreistag bzw. derVerwaltungsführung angeordnet wurden, nachgewiesen.



7.2.3.2 Zentrale Verwaltung

Die gesamte Bearbeitung der Kommunalverfassung mit dem Sat-zungs- und Verordnungswesen wird hier ebenso wie die Kosten fürdie Durchführung der Rats- oder Kreistagswahl ausgewiesen. Zuden Overheadkosten des Verwaltungsvorstands gehören auch dieKosten von Stabsstellen, die direkt dem Verwaltungsvorstandzuarbeiten.

Im Kostenblock Zentrale Verwaltung sind auch die Kosten, die voneiner zentralen Controllingstelle verursacht werden, zu berücksich-tigen. Sofern die Controllingstelle als Stabsstelle direkt dem (Ober-)Bürgermeister oder dem Landrat unterstellt ist, sollten die Kostenbeim Verwaltungsvorstand berücksichtigt werden. Die Kosten fürdas dezentrale Controlling in den Fachbereichen sind dort auszu-weisen und gehören in der Regel zu den Kostenstellengemeinkos-ten.

Strategische Konzepte zur Organisation und zur Technikunterstütz-ten Informationsverarbeitung (TuI) sind, soweit sie ausschließlichder Steuerungsunterstützung dienen, ebenfalls hier anzusiedeln.Alle Leistungen, die für die Fachbereiche erbracht werden, gehörenin den Block der Serviceleistungen.

7.2.3.3 Personalwesen

Die strategische Personalplanung und die Rahmenvorgaben für denPersonalbereich sowie das Personalcontrolling sind steuerungsun-terstützende Leistungen.

7.2.3.4 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Die fachübergreifende Pressebetreuung wird hier nachgewiesen,nicht jedoch einzelne Aktionen bestimmter Fachbereiche. Diesegehören zu den internen Serviceleistungen.



7.2.3.5 Finanzverwaltung

Leistungen der Steuerung und Steuerungsunterstützung im Bereichdes Kämmereiwesens sind:

n Haushalts- und Finanzplanung, Budgetierung

n Haushaltsvollzug, Finanzcontrolling

n Betriebswirtschaftliche Steuerung, Controlling

n Investitionsmanagement, -controlling

n Beteiligungsmanagement

n Verwaltung von Geld- und Kapitalvermögen (Serviceprodukt,jedoch wegen dem Gesamtdeckungsprinzip Verrechnung mitdem Unterabschnitt 0090)

n Schuldenverwaltung (Serviceprodukt, jedoch wegen desGesamtdeckungsprinzips Verrechnung mit dem Unterab-schnitt 0090)

n Regelung zentraler Angelegenheiten im Kassen- und Rech-nungswesen (Serviceprodukt, jedoch wegen des Gesamtde-ckungsprinzips Verrechnung mit dem Unterabschnitt 0090)

n Abwicklung von Geld- und Sachspenden (Serviceprodukt,jedoch wegen des Gesamtdeckungsprinzips Verrechnung mitdem Unterabschnitt 0090)

n Rechnungslegung und Jahresrechnung (Serviceprodukt, jedochwegen des Gesamtdeckungsprinzips Verrechnung mit demUnterabschnitt 0090)

n Finanzstatistiken

n Finanzausgleich einschließlich Kreisumlage



7.2.3.6 Rechtsamt

Die Leistungen eines traditionellen Rechtsamtes sind überwiegendServiceleistungen für die Fachbereiche. Zur Steuerungsunterstüt-zung gehören nur die Beratungsleistungen, die direkt für Politik undVerwaltungsvorstand erbracht werden.

7.2.3.7 Gleichstellungsstelle

Die Leistungen der zentralen Gleichstellungsstelle wurden derSteuerungsunterstützung zugerechnet, da sie im Wesentlichen eineBeratung für den Verwaltungsvorstand darstellen und über diesesicherstellen, dass die Belange der Gleichstellungsarbeit im Rahmender Kontrakte berücksichtigt werden.

7.2.3.8 Personalrat

Der Personalrat erbringt Leistungen der Steuerungsunterstützung.Die Kosten hierfür sind daher mit dem Unterabschnitt 0090 (Steue-rung) zu verrechnen.

Dabei sind alle Aufwendungen für die freigestellten bzw. hauptamt-lichen Personalratsmitglieder und alle originären Sachkosten desPersonalrats zu berücksichtigen. Anteilige Personal- und Sachkos-ten weiterer Personalratsmitglieder werden aus Gründen der Prakti-kabilität nicht einbezogen.

7.2.3.9 Umlagen für die Gesamtverwaltung

Sämtliche Umlagen, die für die Gesamtverwaltung geleistet wer-den, gehören zur Steuerungsunterstützung, da sie nicht den Fach-bereichen, die aufgrund fachlicher Zuständigkeit als Buchungsstellevorgesehen sind, zugerechnet werden können.



Diese Umlagen betreffen kommunale Verbände wie Regionalver-band, Städte-, Gemeinde- bzw. Landkreistage, KGSt, kommunalerArbeitgeberverband, Gemeindeprüfungsanstalt, etc.

Die Beiträge für Umlagen und Mitgliedschaften, die nur einzelneBereiche betreffen, sind dagegen unmittelbar in den betreffendenUnterabschnitten auszuweisen. Die Aufwendungen für die Verwal-tung der Mitgliedschaften selbst sind i.d.R. äußerst gering undwerden daher nicht erfasst.

7.3 Interne Serviceleistungen

7.3.1 Grundsätze zur Beeinflussbarkeit

Diese Produkte und Leistungen können entweder direkt oder indi-rekt vom Produktverantwortlichen beeinflusst und gesteuert wer-den.

n Direkte Einflussnahme bedeutet, dass der Produktverantwort-liche die Art und Menge des Produktes zum angebotenen Preisselbst bestimmen kann. Er entscheidet z.B., ob er eine odermehrere Kopien am Kopiergerät im Amt macht oder ob er dieUnterlagen im Kopierstudio kopiert oder bei einer Druckereidrucken lässt.

n Indirekte Einflussnahme bedeutet, dass er Serviceleistungen,die über Verteilungsschlüssel verteilt werden, über eine Ver-änderung der Bezugsgrößen des Verteilungsschlüssels beein-flussen kann. Wenn die Kosten für die Verwaltung eineshauseigenen EDV-Netzes über die Anzahl der Endgeräte, dieam Netz hängen, verteilt werden, kann er die Kosten über dieAnzahl der bei ihm angeschlossenen Endgeräte beeinflussen.Wird die Verteilung der Kosten für die Personalverwaltungnach der Mitarbeiterzahl vorgenommen, kann er diese Kostenüber die Zahl der von ihm eingesetzten Mitarbeiter beeinflus-sen.



Die Aufschlüsselung der bisherigen Leistungen eines Hauptamtes,Personalamtes oder der Kämmerei auf die Kostenblöcke Steue-rungsunterstützung oder Interne Serviceleistungen ist nicht immerleicht. In der Regel wird zunächst zu viel der Steuerungsunterstüt-zung zugerechnet. Dies erhöht jedoch den Overhead und führt zueinem überhöhten Steuerungskostenblock. Eine genaue Beschrei-bung der Leistungen und eine Entscheidung des Verwaltungsvor-stands, was er zur Steuerungsunterstützung braucht, hilft hierweiter.

Die interne Leistungsverrechnung der Serviceleistungen ist einwichtiger Schritt bei der Etablierung von Auftraggeber- und Auf-tragnehmerverhältnis zwischen dem Serviceanbieter und den Ab-nehmern in den Fachbereichen. Ein insbesondere in der Anfangszeit sinnvoller Anschluss- und Benutzungszwang steht einer Ver-rechnung nicht entgegen. Schließlich bestimmt der Auftraggeberauch in diesem Verhältnis das Auftragsvolumen.

Um die Wirtschaftlichkeit und die Wettbewerbsfähigkeit der inter-nen Serviceeinrichtungen steuern zu können und die dezentralenRessourcenverantwortung ernst zu nehmen wird ein Defizit bzw.ein Überschuss des laufenden Geschäftsjahrs der internen Service-einrichtungen an die Fachämter nicht nachverteilt, indem die Preise„im Nachhinein“ geändert werden.

Der Bereich Steuerung und Steuerungsunterstützung wird zu einerEndkostenstelle zusammengefasst. Daneben werden mindestensdie Vorkostenstellen „Verwaltung“ und „Gebäude“ eingerichtet, dieim Rahmen des Betriebsabrechnungsbogens auf die Endkostenstel-len verteilt werden.

7.3.2 Grundsätze zur Verrechnung

Es gibt dem Grunde nach folgende drei Möglichkeiten zur Vertei-lung der internen Serviceleistungen auf die Produktbereiche, dieVerwaltungssteuerung und andere Servicebereiche:



n Bei der Verrechnung anhand von vorkalkulierten Kostenpreisenerfolgt die Abrechnung anhand eines festgelegten Preises,multipliziert mit der tatsächlich erbrachten Menge (z.B. einFachamt muss für 10.000 Drucke je 0,08 DM, also insgesamt800,00 DM bezahlen). Voraussetzung hierfür ist, dass diePreise mittels eines Betriebsabrechnungsbogens im Rahmeneiner Kostenrechnung innerhalb des Servicebereichs ermitteltund abgerechnet werden. Diese Vorgehensweise ist anzustre-ben, da dadurch alle Kosten transparent und verursachungs-gerecht verteilt werden.

n Bei der Verrechnung anhand von Marktpreisen wird für dieLeistung eines Servicebereichs ein Preis ermittelt, der sich am„freien“ Markt bzw. anhand bestehender Gebühren- oder Ta-rifordnungen orientiert (z.B. Bauleitung anhand modifizierterHOAI-Sätze).

n Bis zur Einführung von Kostenrechnungen für die Serviceberei-che kann auch eine Verrechnung anhand der Personalkostenzuzüglich eines Sachkostenzuschlags, multipliziert mit einemprozentualen Zeitanteil aufgrund von Aufschrieben bzw. quali-fizierten Schätzungen, erfolgen. Als Sachkostenzuschlag kannentweder ein Pauschalsatz von 20 % (für Arbeitsplätze ohneEDV-Ausstattung), von 35 % (für Arbeitsplätze mit Terminals)bzw. 40 % (für PC-Arbeitsplätze) angesetzt werden. Oder eswird je Bereich (Unterabschnitt) ein eigener individueller Sach-kostenzuschlag errechnet, der sich aus dem Anteil der Sach-kosten zu den Personalkosten (bereinigt um Sondereinflüssewie Umlagen, Mitgliedsbeiträge etc.) ergibt.

7.3.3 Serviceleistungen im Einzelnen

7.3.3.1 Rechnungsprüfung und Beratung

Werden Gutachten und Beratungsaufträge der Rechnungsprüfungauf der Grundlage eines Einzelauftrags erteilt, handelt es sich hierum interne Serviceleistungen. Als Verrechnungspreis wird entwederein Stundensatz oder (wie bei der Gemeindeprüfungsanstalt) einTagessatz festgelegt.



7.3.3.2 EDV und Organisation

Der EDV-Bereich wird künftig nach einem vorher kalkulierten Preisje Produkt, multipliziert mit der nachgefragten Leistungsmenge,abgerechnet. Voraussetzung hierfür ist eine Kosten- und Leistungs-rechnung für den EDV-Bereich.

Folgende Leistungen der Steuerung und Steuerungsunterstützungwerden mit dem Unterabschnitt 0090 (Steuerung) verrechnet (vgl.Ziffer 5.2.4.2):

n Konzepte, Strategien zu TuI

n Konzepte, Strategien zur Organisation

7.3.3.3 EDV-Leistungen

Im Einzelnen handelt es sich um folgende Serviceprodukte:

n Kundenbetreuung, Benutzerservice sowie Pflege und Betreu-ung von Anwendungen einschließlich Organisationsberatung(Grundpreis je Gerät -optional getrennt für PCs, AS400-Terminals, Drucker, Scanner- für definierte Leistungenund/oder Spitzabrechnung nach Zeitaufwand) *

n Entwicklung von Anwendungen einschließlich Organisations-beratung (Spitzabrechnung nach Zeitaufwand) *

n Organisationsberatung, falls diese nicht bereits mit * abge-rechnet werden (Spitzabrechnung nach Zeitaufwand)

n Schulungen (Spitzabrechnung nach Zeitaufwand)

n Beschaffung, Betrieb und Unterhaltung von zentralen Rechner-systemen und Netzen (Grundpreis je Gerät)

n Beschaffung, Betrieb und Unterhaltung von dezentralen Rech-nersystemen und Netzen (Spitzabrechnung nach Zeitaufwand)

n Beschaffung, Betrieb und Unterhaltung der Telekommunikati-onstechnik (Spitzabrechnung nach der beanspruchten Leis-tung)



7.3.3.4 Telekommunikation

Der Kostenblock Telekommunikation umfasst den Betrieb und dieUnterhaltung der zentralen Telefonanlage und Telefax einschließlichEinsatz und Überwachung des Personals in der Telefonzentrale.

Hierzu gehören folgende Einzelleistungen: Betrieb des Rechnersys-tems, Bedarfsplanung, Schaffung der technischen Voraussetzungenfür den Anschluss von Nebenstellen, Führung des zentralen Tele-fonverzeichnisses, Abwicklung der Verträge und Gebührenrechnun-gen mit dem Netzbetreiber, Abrechnung und Erhebung der privatenTelefongebühren, Verteilung der Telefonkosten auf die Unterab-schnitte und Kalkulation der Preise pro Einheit (privat und dienst-lich). Abwicklung der Verträge und Gebührenrechnungen für Han-dys sowie die Aufteilung der Kosten und Erhebung der Gebührenfür private Nutzung.

Auf der Basis der Gesamtkosten werden die Kosten pro Einheitermittelt und diese entsprechend den telefonierten Einheiten fürdienstliche und private Gespräche verteilt. Bei der Kalkulation desPreises für private Einheiten werden die Personal- und Sachkostenfür die Telefonzentrale nicht mitgerechnet, sondern nur die Gebüh-ren des Telefonnetzbetreibers und die Wartungskosten für dieAnlage eingerechnet. Aufschläge für den “Zeitverbrauch” beimprivaten Telefonieren sind möglich.

7.3.3.5 Beschaffungswesen

Zu diesem Kostenblock gehören die Kosten, die für zentrale Be-schaffung, Verwaltung von Büromaterial, Bedarfsprüfung undBeschaffung von Einrichtungsgegenständen, Geräten und Büromö-beln einschließlich Unterhaltung und Reparatur entstehen. DieVerteilung der Kosten erfolgt auf der Basis der Mitarbeiterzahl inden Bereichen, die diese Leistungen in Anspruch nehmen. Budget-bereiche oder Außenstellen, die Beschaffungen selbst vornehmen,technische Einrichtungen, die keine Büros haben etc., werden beider Verteilung nicht mitgerechnet. Die Sachkosten werden entspre-chend dem Verbrauch bzw. dem Bestellvolumen verrechnet.



7.3.3.6 Poststelle

Zu den Leistungen einer Poststelle gehören Botendienste innerhalbund außerhalb der Verwaltungsgebäude, Abwicklung aller Postsen-dungen mit den Zustelldiensten, Verwaltung und Verteilung derUmläufe, Gesetzesblätter und Zeitschriften. Die Verteilung derKosten erfolgt prozentual nach einem Schlüssel, der aufgrund vonZeitaufschrieben ermittelt wird.

7.3.3.7 Printmedien

Betrieb und Verwaltung einer Hausdruckerei, Verwaltung desgesamten Kopierwesens, Vertragsabwicklung und Abrechnung mitder Kopierfirma, Bedarfsermittlung, Abrechnung der Kopierkostenmit den Nutzern einschließlich Preiskalkulation sind hier typischeKosten. Es werden Preise kalkuliert und vereinbart.

7.3.3.8 Versicherungsverwaltung

Dieser Kostenblock umfasst die Vertragsabwicklung und Abrech-nung der zentralen Versicherungen wie Vermögensschaden-,Elektronik-, Einbruch-, Diebstahl-, Dienstreiseunfall- und sonstigeVersicherungen und die Bearbeitung und Überwachung der ord-nungsgemäßen Schadensabwicklung im Versicherungsfall. Vertei-lungsschlüssel ist die Anzahl der Mitarbeiter.

7.3.3.9 Fuhrpark

Hierzu gehören die Verwaltung der Dienstfahrzeuge einschließlichAbwicklung der Kfz-Steuer und Haftpflichtversicherung, Schlüssel-verwaltung und Zuteilung der einzelnen Fahrzeuge an die Nutzer,Organisation der Wartung und Reinigung der Fahrzeuge, Abrech-nung der Fahrtenbücher einschließlich der Abrechnung der Kostenfür dienstliche und private Nutzung, Fahrzeugbedarfsplanung und



Fortschreibung des Fuhrparkkonzepts der Verwaltung. Die gefahre-nen Kilometer und die Kostenstelle werden im Fahrtenbuch ange-geben. Die Verteilung der Kosten erfolgt über den kalkulierten Preispro gefahrenen Kilometer.

7.3.3.10 Zentraler Schreibdienst

Zentrale Bearbeitung von Schreibaufträgen aus der Gesamtverwal-tung. Erstellung von Vordrucken, Graphiken, Folien und Plakaten.Abrechnung und Kalkulation der Preise für die Produkte desSchreibdienstes.

7.3.3.11 Personalverwaltung

Hierunter fallen die Abdeckung des Personalbedarfs und die Betreu-ung des Personals sowie Bezügeabrechnung, Zeiterfassung, Füh-rung der Krankheits- und Urlaubskartei, zentrale Bearbeitung derFortbildung der Mitarbeiter, Organisation der Ausbildung der Azu-bis, zentrale Verwaltung der Personalkantine, Einsatz des Betriebs-arztes, Herausgabe einer Mitarbeiter-Info. Die Verteilung der Kostenerfolgt über den festgesetzten Preis pro Mitarbeiter.

7.3.3.12 Finanzverwaltung

Der Kämmereibereich wird auch nach einem vorher kalkuliertenPreis je Produkt, multipliziert mit der nachgefragten Leistungsmen-ge, abgerechnet. Auch hier ist eine Kosten- und Leistungsrechnungerforderlich. Eine „Nachverteilung“ unterbleibt wie beim EDV-Bereich. Es werden (mindestens) die Vorkostenstellen „Verwal-tung“ und „Gebäude“ gebildet, die auf die Endkostenstellen abge-rechnet werden. Der Bereich Steuerung und Steuerungsunterstüt-zung (vgl. Ziffer 7.2.4.5) wird zu einer Endkostenstelle zusammen-gefasst.



Es können folgende Kostenträger im Bereich Service gebildet wer-den:

n Haushalts- und betriebswirtschaftliche Dienstleistungen(Spitzabrechnung nach dem Zeitaufwand)

n Aufgaben der Kommune als Steuerschuldner (Spitzabrechnungnach dem Zeitaufwand). Die Kosten für die Bearbeitung derAufgaben als Steuerschuldner können nicht gleichmäßig nachder Anzahl der BgAs verteilt werden, da der Aufwand für dieeinzelnen Einrichtungen sehr unterschiedlich sein kann.

n Führung von Treuhand- und Sondervermögen (Spitzabrech-nung nach dem Zeitaufwand)

n Buchhaltung (Spitzabrechnung, wegen unterschiedlicherGrundlagen ist kein einheitlicher Verteilungsmaßstab möglich)

n Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Verwaltung der Kassenmit-tel (Liquiditätssicherung) und Wertgegenstände (Spitzabrech-nung, wegen unterschiedlicher Grundlagen ist kein einheitli-cher Verteilungsmaßstab möglich, evtl. erfolgt eine Abrech-nung wie die Buchhaltung)

n Zwangsweise Einziehung von Forderungen (Spitzabrechnung,Fallzahlen nach der 2. Mahnung bzw. Vollstreckung)

n Abrechnung mit anderen Kostenträgern einschließlich Delega-tionsaufwendungen (Spitzabrechnung nach dem Zeitaufwand)

7.3.3.13 Gebäude

Die Kosten für die Verwaltungsgebäude umfassen die Leistungenfür Personal (z.B. Hausmeister, Reinigungskräfte), Gebäudeunter-haltung, Mieten, Pachten, Gebäudebewirtschaftung (z.B. Heizung,Strom, Wasser, Abwasser), innere Verrechnungen von anderenFachämtern (z.B. Gebäudeverwaltung), Abschreibungen und Zin-sen. Je Verwaltungsgebäude wird ein eigener Unterabschnitt bzw.eine eigene Kostenstelle gebildet. Dadurch ist ein qualifizierteresGebäudecontrolling möglich und die tatsächlichen Verhältnissewerden verursachungsgerecht dargestellt. Außerdem entspricht



diese Vorgehensweise dem Vermieter-, Mietermodell der KGSt undauch dem Gebührengedanken des § 9 KAG. Als ein Verwaltungs-gebäude können auch gleichartige Gebäude, die eine „wirtschaftli-che Einheit“ bilden, zusammengefasst werden (z.B. gemeinsamerEingang, gemeinsame Außenanlagen).

Die Verteilung der Gebäudekosten auf die Fachämter bzw. Einrich-tungen erfolgt aus Steuerungsgesichtspunkten nach der bean-spruchten Fläche. Dazu gehören alle Flächen, die eindeutig zuor-denbar sind (z.B. Wartebereiche bei den Zulassungsstellen, Regist-raturflächen, Sozialräume, Fraktionszimmer zum Unterabschnitt0000). Nebenräume und Nebenflächen wie Flure, WCs, Eingangs-hallen, Technik- und Versorgungsräume werden nicht gezählt.Diese werden von allen Ämtern genutzt und durch diese Vorge-hensweise letztlich gleichmäßig verteilt.

7.3.3.14 Rechtsamt

Rechtsberatung, Betreuung und Vertretung der Fachbereiche aufAnforderung. Die Kostenverteilung erfolgt nach Stunden- bzw.Tagessätzen.

7.3.3.15 Bauhof und Gärtnerei

Hier sind Stundenaufschriebe unumgänglich. Bei dem Einsatz vonMaschinen kommen zusätzliche Entgelte in Betracht. Dadurchsollen die Leistungen für andere Bereiche nach der tatsächlichenInanspruchnahme verrechnet werden.



7.3.4 Weitere Einzelfestlegungen

7.3.4.1 Personalkosten für Versorgung und Beihilfe

Die Personalkosten der aktiven Beamten für Versorgung werden beider Gruppierung 43 und für Beihilfe bei der Gruppierung 45 in denUnterabschnitten ausgewiesen, in denen die Beamten überwiegendtätig sind.

Die Versorgungs- und Beihilfeaufwendungen für Ruhestandsbeamtewerden nicht gemäß § 14 Absatz 5 Satz 3 der GemHVO nach derHöhe der bei den Unterabschnitten veranschlagten Dienstbezügeaufgeteilt. Dies wäre aus Gründen der Kostenrechnung nicht verur-sachungsgerecht, da es sich um Kosten für „unterlassene Rück-stellungen“ handelt, die auf alle Mitarbeiter zu verteilen sind undnicht nur auf die Fachämter, die zurzeit „zufälligerweise“ Beamtehaben. Es erfolgt daher eine zentrale Ausweisung dieser Kostenbeim Unterabschnitt 0800. Diese Kosten werden anschließend aufalle Unterabschnitte nach Köpfen im Rahmen der internen Leis-tungsverrechnungen als „Konzerngemeinkosten“ verteilt. DieseVorgehensweise wird bereits heute bei verschiedenen Kommunenvon der Gemeindeprüfungsanstalt nicht beanstandet.

Die gleiche Verfahrensweise wird beim Mutterschaftsgeld ein-schließlich der Beihilfeleistungen während der Beurlaubung vorge-nommen. Die Arbeitgeberaufwendungen für die Zeit von 6 Wochenvor bzw. 8 Wochen nach der Geburt verbleiben dagegen bei deneinzelnen Unterabschnitten.

Die Kosten für „Langzeitkranke“ werden nicht zentral beim Unter-abschnitt 0800, sondern weiterhin unmittelbar bei den Fachämternausgewiesen.

7.3.4.2 Verteilung nach „Köpfen“

Der Verteilungsmaßstab „Mitarbeiter“ im Rahmen der internenLeistungsverrechnungen wird konkretisiert. Der Verteilmaßstab sinddie „Köpfe“.



Als „Kopf“ zählen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ineinem Arbeits- oder Dienstverhältnis stehen einschließlich Landes-beamte (bei Landkreisen), Teilzeitkräfte, Fleischbeschauer, Reini-gungskräfte, Familienhelfer, Zivildienstleistende, Begleitpersonenfür die Schülerbeförderung und Personen, die ein freiwilliges sozia-les Jahr ableisten.

Auf eine Gewichtung wird verzichtet, da sich die Unterschiedegrößtenteils ausgleichen. So werden durch diese Vorgehensweisebeispielsweise die Steuerungsleistungen, die auf die Fleischbe-schauer entfallen höher, die Aufwendungen der Personalverwaltungfür diese Mitarbeitergruppe im Verhältnis zu anderen Personenletztendlich niedriger angesetzt. Weiterhin wird dadurch ein einheit-licher Schlüssel angewandt, der einfacher zu handhaben ist.

Eine Gewichtung brächte auch die große Schwierigkeit mit sich,dass sich in einem Vergleichsring alle Teilnehmer auf einheitlicheFaktoren einigen müssten. Unterschiedliche Gewichtungsfaktorenbrächten die Gefahr des „Schönrechnens“ für die Bereiche, die ineinem Vergleichsring stehen.

7.3.4.3 Betriebe gewerblicher Art (Kantine und Tiefgarage)

Servicebereiche, die als BgAs geführt werden (im WesentlichenKantine und Tiefgarage) werden im Gegensatz zur sonstigen Sys-tematik nicht weiterverteilt.

Würde das Defizit (Ausgaben abzüglich Einnahmen) auf die Ämteraufgeteilt, so entstünden bei der Einrichtung Einnahmen (per Inne-rer Verrechnung), die das steuerliche Ergebnis zu Lasten der Kom-mune beeinflussen würden, d.h. der BgA hätte Einnahmen, die zuechten finanziellen Nachteilen (Steuerzahlungen, evtl. auch erst inVerbindung mit anderen BgAs im Querverbund) führen könnten.

Falls eine Tiefgarage nicht als BgA geführt wird, sind diese Kostenaus Gründen der Vergleichbarkeit auch nicht auf die Ämter umzule-gen.



7.3.4.4 Ausbildung

Im ersten Schritt werden alle Kosten für die Ausbildung dem Unter-abschnitt 0810 zugeordnet. Dazu gehören die Ausbildungsvergü-tungen, die zentralen Sachkosten (Reisekosten, interne und externeAus- und Fortbildung der Auszubildenden, Ausflug etc.) und Kostender zentralen Ausbildungsbetreuung (z.B. Hauptamt). Kosten derAusbildungsbeauftragten der Fachämter werden dagegen nicht miteinbezogen, da die Fachämter auch einen Nutzen durch die Auszu-bildenden haben. Als Ausnahme davon werden die Kosten fürAuszubildende, die nur einem Bereich zugeordnet werden können(Deponiearbeiter, Sozialarbeiter etc.) nicht dem Unterabschnitt0810, sondern den jeweiligen Fachämtern unmittelbar zugeordnet.

Die Verteilung der Kosten des Unterabschnitts 0810 erfolgt imzweiten Schritt auf alle Fachämter nach „Köpfen“.

7.4 Erfassung aller Leistungen

Bei der Umsetzung der verwaltungsinternen Leistungsverrechnungempfiehlt es sich, vom Groben ins Feine zu gehen. In diesem Hand-buch wird ein einheitlicher Ansatz gewählt, der im Detail nichtimmer vollständig sein kann, aber in nächsten Schritten verfeinertwird. Diese Verfeinerung findet statt, soweit sie unter Steuerungs-gesichtspunkten notwendig ist.

Die Anlage 2 enthält eine Auflistung aller relevanten Leistungen.Für jede Leistung ist angegeben, wie die von ihr verursachtenKosten weiterverrechnet werden sollen. Vor Ort muss geprüftwerden, welche Leistungen noch zusätzlich aufzunehmen undwelche zu streichen sind.

Die Ausweisung der einzelnen Leistungen in Gruppen wie z.B.„Zentrale Verwaltung” oder „Finanzverwaltung” sagt keinesfallsetwas über die Zuordnung zu bestimmten Ämtern aus.



7.5 Rechnungsschreibung oder Verrechnung?

Es gibt für die Verteilung der Serviceleistungen grundsätzlich zweiMöglichkeiten.

Zum einen werden die einzelnen Leistungen von der erbringendenStelle „in Rechnung gestellt“. D.h. die Vorgänge werden einzelnoder zu Monatswerten zusammengefasst fakturiert. Die abnehmen-de Stelle muss dann für die Begleichung der Rechnung sorgen,indem sie eine entsprechende Auszahlung vornimmt. Es sind Rege-lungen über „interne Mahnungen und Vollstreckungen“ zu treffen.Hierbei sollte sorgfältig der Aufwand für die Abwicklung abgewo-gen werden. Außerdem dürfen keinerlei Zinsnachteile für die Ge-samtkommune entstehen, wenn die einzelnen Zahlungen über dasBankkonto abgewickelt werden müssen. In SAP R/3 können bei-spielsweise die internen Debitoren und Kreditoren ohne Gut- undLastschriften auf dem Bankkonto reguliert werden.

Zum anderen können die Leistungen auch einfach verrechnetwerden. Dadurch erspart man sich den enormen Aufwand für dieErstellung, den Versand und die Bearbeitung der internen Rechnun-gen und der Abwicklung der Zahlungen. Bei den Verrechnungenmüssen die einzelnen Fachbereiche, die Leistungen abnehmen,zeitnah Informationen erhalten oder besser: selbst im Systemabrufen können, welche Belastungen sie tragen müssen. Auchdiese Lösung ist in SAP R/3 möglich.

Es wird dabei bewusst auf eine interne Rechnungsschreibung (ggf.mit internen Debitoren und Kreditoren) verzichtet, um einerseitsden Verwaltungsaufwand zu minimieren. Andererseits zeigt diePraxis, dass die zentral gebuchten Verrechnungen von den belaste-ten Fachämtern überwiegend akzeptiert werden. Sollten dennochstrittige Leistungen vorkommen, so sind diese aufgrund vorherfestgelegter Regeln (z.B. Überprüfung durch eine neutrale Stelle wiedas Rechnungsprüfungsamt) zu lösen.



Jede Kommune sollte bei der Einführung der Kostenrechnung beideMöglichkeiten sorgfältig prüfen und entscheiden, welche Form derAbwicklung (Verrechnung oder Rechnungsschreibung) sie wählt.Denkbar ist auch eine Mischform, bei der beispielsweise die Steue-rungsleistungen und ausgewählte Serviceleistungen verrechnetwerden. Andere definierte Servicebereiche stellen ihre Leistungenper Rechnungen dar.



8 Kostenträgerbezogene Vollkostenrechnung

Zur Ermittlung der Vollkosten sind die folgenden drei Stufen nötig:

n Ermittlung der Kostenstelleneinzelkosten und Kostenstellen-gemeinkosten der Kostenstellen und Aufteilung dieser Kostenauf die Produkte.

n Ermittlung der Serviceleistungen einer Kommune und Festle-gung von geeigneten Schlüsseln für diese Serviceleistungen.

n Ermittlung des Overheads für Steuerung und Steuerungsunter-stützung und Festlegung eines Schlüssels.

Abbildung 25: Kostenblöcke einer Kostenstelle bei Vollkostenrechnung undihre Beeinflussbarkeit

Die Steuerungsleistungen sind Kostenstellengemeinkosten. Sie sindinsofern vom Produktverantwortlichen nicht beeinflussbar.

Unmittelbar beeinflussbare Serviceleistungen sind solche, die einenkonkreten Auftrag des Produktverantwortlichen voraussetzen.Mittelbar beeinflussbar sind alle Serviceleistungen, die auf der Basis

Verwaltungssteuerungals Kostenstellengemeinkosten

Interne Serviceleistungeni.d.R. als

Kostenstellengemeinkosten

Kostenstelleneinzel-kosten

InterneLeistungs-verrech-nungen

Vom Amtnicht be-einflussbar

Vom Amtunmittelbaroder mit-telbar be-einflussbar



eines Schlüssels (z.B. Mitarbeiterzahl, Quadratmeterzahl etc.)verrechnet werden.

Die Kostenstelleneinzelkosten enthalten dabei alle Kosten, die direktden Bereichen bzw. Einrichtungen zugeordnet werden können unddie durch die Verantwortlichen beeinflussbar sind.

Die Klassifizierung der Kosten nach ihrer Beeinflussbarkeit erfolgt,um entscheidungsorientiert die Kosten betrachten zu können.Schließlich ist betriebswirtschaftlich gesehen die Ausgestaltung derKostenrechnung vom Ziel abhängig.

In der Gesamtverwaltung besteht das Ziel, alle Kosten im Sinneeiner Vollkostenrechnung zu ermitteln. Diejenigen Kostenblöcke, dienicht vom Produktverantwortlichen beeinflussbar sind, müssenjedoch getrennt ausgewiesen werden, um seine Verantwortlichkeitfür diese Kostenblöcke auch eindeutig identifizieren zu können.Schließlich ist es nicht sinnvoll, die Overheadkosten der Gesamt-verwaltung nicht wiedererkennbar in die Gesamtkosten hineinzu-rechnen, wenn das Ziel in einer Prüfung der Effizienz der Kosten-stelle und der Führungsleistungen des Produktverantwortlichenliegt.

Ziel

Produktkostenzur ErmittlungsachgerechterGebühren fest-stellen

Effizienz der Kos-tenstelle untersu-chen

Gemeinkosten-analyse der Ge-samtverwaltung

Kosten-zuord-nung

ProduktbezogeneVollkosten

Teilkosten derKostenstelle

Overheadkostenbzw. Kosten derVerwaltungs-steuerung

Abbildung 26: Zielorientierte Kostenrechnung und Kostenbetrachtung



9 Anwendungsbeispiel: Kostenrechnung imVerkehrsamt

9.1 Problemstellung

Die wichtigsten Schritte bei der Einführung der Kostenrechnungund damit die Anwendung dieses Leitfadens sollen an einem kon-kreten Fall verdeutlicht werden.

Unser Anwendungsbeispiel ist ein städtisches Verkehrsamt mit2 Zulassungsstellen (Nord und Süd) und einer Fahrerlaubnisstelle.Weitere Aufgaben wie verkehrsrechtliche Genehmigungen, Buß-geldstelle etc. werden der Einfachheit halber nicht berücksichtigt,um das Anwendungsbeispiel anschaulich und übersichtlich zuhalten. Dieses Amt besteht aus Amtsleitung, einem Sekretariat undden Abteilungen Zulassung und Fahrerlaubnisse.

Abbildung 27: Anwendungsbeispiel – Aufbauorganisation Verkehrsamt

Verkehrsamt

Amtsleitung

Abt. FahrerlaubnisseAbt. Zulassung Sekretariat

Zulassungsstelle Süd

Zulassungsstelle Nord



9.2 Festlegung der Kostenträger (Produkte/Leistungen)

Unter Steuerungsgesichtspunkten werden folgende 3 Produkte (inKlammer sind die dazugehörigen Leistungen aufgeführt) gebildet:

n Zulassung/Abmeldung von Fahrzeugen (Neuzulassung, Erstzu-lassung, Wiederzulassung, Umschreibung, Abmeldung, Stillle-gung von Fahrzeugen, einschließlich Beratung und Auskünfte)

n Überwachungsmaßnahmen (Sämtliche Maßnahmen, die zurSicherstellung der Verkehrssicherheit und des Versicherungs-schutzes gegen den Fahrzeughalter gerichtet sind, einschließ-lich Verfügungen, Vollstreckungsersuchen)

n Bearbeitung von Fahrerlaubnissen (Erteilung/Versagung,Überwachung und Entzug von Fahrerlaubnissen einschließlichFahrgastbeförderungen, Fahrlehrer und Fahrschulen)

Unter Abwägung des Aufwandes für die Erstellung der Kostenrech-nung selbst (Kosten- und Erlöszuordnung, Arbeitsaufschriebe,Einführung EDV etc.) und des Nutzens, der durch die Kostenrech-nung erzielt werden soll (Darstellung und Steigerung der Wirt-schaftlichkeit als Steuerungsmaßnahme) wird im ersten Schritt aufeine weitere Detaillierung der Kostenträger von den Produkten wegzu den Leistungen verzichtet.

9.3 Bildung der Kostenstellen

Die Bildung der einzelnen Kostenstellen erfolgt nach den betriebli-chen, organisatorischen Funktionen, nach räumlichen Gesichts-punkten und nach den voraussichtlichen Steuerungsinteressen.

Im Einzelnen werden folgende Kostenstellen eingerichtet:

n Vorkostenstellen

§ Allgemeine Verwaltung (Amtsleitung, Sekretariat, anderweitignicht zuordenbare Kosten)



§ Gebäude Nord (Sitz der Amtsleitung, ZulassungsstelleNord, Fahrerlaubnisbehörde)

§ Gebäude Süd (Sitz der Zulassungsstelle Süd)

n Endkostenstellen

§ Zulassung Nord (Produkte: Zulassung/Abmeldung vonFahrzeugen des Bezirks Nord und Überwachungsmaß-nahmen für die gesamte Stadt)

§ Zulassung Süd (Produkt: Zulassung/Abmeldung vonFahrzeugen des Bezirks Süd)

§ Fahrerlaubnisse (Produkt: Fahrerlaubnisbehörde für diegesamte Stadt)

9.4 Definition der Kostenarten

Um dieses Anwendungsbeispiel übersichtlich zu gestalten, werdenlediglich folgende Kostenarten gebildet:

n Personalkosten (getrennt nach Beamten und Angestellten)

n Mieten für EDV-Geräte der Fahrerlaubnisbehörde

n Fortbildung

n Reisekosten

n Versicherungen

n Bürobedarf

n Postgebühren

n Telefongebühren

n Sachverständigen- und Gerichtskosten

n Interne Leistungsverrechnungen (getrennt nach Steuerung,Personalamt, EDV-Amt, Kämmereiamt, Umlage Gebäude Nord,Umlage Gebäude Süd)

n Abschreibungen für bewegliche Anlagegüter (PCs, Möbel etc.)



n Kalkulatorische Zinsen für bewegliche Anlagegüter (PCs,Möbel etc.)

9.5 Kamerale Buchungen auf Kostenarten, -stellen und–träger

Die kameralen Haushaltsstellen können unmittelbar den unter Ziffer7.4 definierten Kostenarten zugeordnet werden. Dabei werdensämtliche Buchungen bei den Haushaltsstellen auch gleichzeitig beiden entsprechenden Kostenarten gebucht. Ausnahmen bildenlediglich die Versicherungen. Hier können die Beträge nicht automa-tisch in die Kostenrechnung übernommen werden, weil Prämien imOktober für das Folgejahr verausgabt werden. Es erfolgt eineentsprechende Abgrenzung.

Bei den Buchungen in der Kameralistik werden die Kostenstellenzusätzlich mitkontiert. Bei jeder Buchung bzw. Haushaltsstelle/Kostenart muss entschieden werden, welche Kostenstelle (vgl.Ziffer 9.3) betroffen ist.

Im Personalabrechnungsverfahren wird je Mitarbeiter/in die jeweili-ge Kostenstelle hinterlegt.

Die Versicherungen, der Bürobedarf, die Postgebühren und dieTelefongebühren werden immer der Vorkostenstelle „AllgemeineVerwaltung“ zugeordnet, da eine detailliertere Aufteilung nochnicht möglich ist. Diese Kosten sollen erst in einem weiteren Schrittfeiner den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden.

Die Internen Leistungsverrechnungen (Steuerung, Personalamt,EDV-Amt und Kämmereiamt) werden zunächst auch auf die „All-gemeine Kostenstelle“ verteilt. Die Umlage Gebäude Nord wird derVorkostenstelle „Gebäude Nord“ und die Umlage Gebäude Süd derVorkostenstelle „Gebäude Süd“ zugerechnet.

Die Abschreibungen für bewegliche Anlagegüter (PCs, Möbel etc.)und die kalkulatorischen Zinsen für bewegliche Anlagegüter (PCs,



Möbel etc.) können auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden,da die entsprechenden Informationen aus der Anlagenbuchhaltungentnommen werden können.

Separate Buchungen auf die Kostenträger finden nur bei den Perso-nalausgaben statt. Hier wird im Abrechnungsverfahren je Mitarbei-ter/in neben der Kostenstelle auch parallel das Produkt mitgegeben.

9.6 Betriebsabrechnungsbogen

Nach Sammlung aller Kostenarten auf den einzelnen Kostenstellenwerden zunächst die Vorkostenstellen „Gebäude Süd“ und „Gebäu-de Nord“ anhand der belegten Fläche (qm) auf die Vorkostenstelle„allgemeine Verwaltung“ und die Endkostenstellen „ZulassungNord“, „Zulassung Süd“ und „Fahrerlaubnisse“ verteilt.

Anschließend wird die Vorkostenstelle „allgemeine Verwaltung“ aufdie 3 Endkostenstellen anhand der Mitarbeiterzahlen („Köpfe“)aufgeteilt. Die beiden Vorkostenstellen sind damit 100%ig aufge-teilt.

Auf den 3 Endkostenstellen sind die gesamten Kosten erkennbar.Nimmt man die Erlöse (Gebühreneinnahmen) hinzu, so erhält manzusätzlich zu den Kosten auch die Information der Über-/Unter-deckung der jeweiligen Kostenstelle.

Abbildung 28: Anwendungsbeispiel – Betriebsabrechnungsbogen

Zu las -sungNo rd

(E ndko s -tenste l le )

Al lge -m e in e

Ve rwa l -t ung

(Vo r ko s -tenste l le )

Ve r t e i l ung nach qm

Ver te i l ung nach M i ta rbe i t e rn

Zu las -sungSüd

(E ndko s -tenste l le )

Fahre r -l aubn isse

(E ndko s -tenste l le)

GebäudeSüd


GebäudeNo rd




9.7 Kostenträgerrechnung

In der Kostenträgerrechnung werden die Kosten der Endkosten-stellen auf die Kostenträger verteilt.

In unserem Beispiel wird die Endkostenstelle „Zulassung Nord“ denProdukten „Zulassung/Abmeldung von Fahrzeugen des BezirksNord“ und „Überwachungsmaßnahmen“ anhand von Arbeitsauf-schrieben (70% zu 30%) zugeordnet. Die Endkostenstelle „Zulas-sung Süd“ wird zu 100% dem Produkt „Zulassung/ Abmeldung vonFahrzeugen des Bezirks Süd“ und die Endkostenstelle „Bearbeitungvon Fahrerlaubnissen“ zu 100% dem Produkt „Fahrerlaubnisse“zugerechnet.

Die Erlöse können den Produkten unmittelbar zugeordnet werden.

Teilt man die gesamten Kosten und Erlöse je Produkt durch diejeweilige Produktmenge, so erhält man die Kosten, die Erlöse undden Kostendeckungsgrad je Produkt.

Abbildung 29: Anwendungsbeispiel – Kostenträgerrechnung

ZulassungNord

(Endkostenstelle)

ZulassungSüd

(Endkostenstelle)

Fahrerlaubnisse

(Endkostenstelle)

Zulassung/ Abmel-dung von Fahrzeugendes Bezirks Nord

Überwachungsmaß-nahmen

Zulassung/ Abmel-dung von Fahrzeugendes Bezirks Süd

Bearbeitung vonFahrerlaubnissen

100%

70%

100%

30%



10 EDV-technische Umsetzung

10.1 Notwendigkeit und Möglichkeiten

Die Einführung der Kostenrechnung kann ohne den Einsatz vonEDV aufgrund der umfangreichen Rechenoperationen kaum durch-geführt werden.

Zu Beginn der Einführung (ggf. für eine Pilotphase) bietet sich eineExcel-Lösung an. Der Vorteil dabei ist, dass ohne großen Einfüh-rungsaufwand (Auswahl und Implementierung eines EDV-Verfahrens) und vor allem ohne zusätzliche Kosten begonnenwerden kann. Dabei können wertvolle Erfahrungen gesammeltwerden. Als Einstieg und insbesondere zur ersten Umsetzung derInternen Leistungsverrechnungen ist diese Methode ratsam. InZiffer 10.2 wird eine erprobte Excel-Anwendung für die verwal-tungsinternen Leitungsverrechnungen dargestellt.

Der große Nachteil einer Excel-Lösung ist aber zum einen, dasssämtliche Formeln und Zuordnungen selbst eingegeben und in derFolge auch sorgfältig fortentwickelt bzw. angepasst werden müs-sen. Zum anderen können die Daten aus der Finanzbuchhaltung(Kameralistik oder Doppik) als Basis für die Kostenrechnung nurschwer in Excel überspielt werden. Diese Lösung kommt schnell andie Grenzen der Umsetzbarkeit und Handhabbarkeit.

Um diese Nachteile zu umgehen, ist es spätestens in einer weiterenAusbaustufe unumgänglich, eine qualifizierte Kostenrechnungs-software an die Finanzbuchhaltung per Schnittstelle anzuschließen.Besser jedoch ist es, eine integrierte Gesamtlösung aus Finanz-buchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung und ggf. Per-sonalwesen zu implementieren. Dadurch werden Doppelerfassun-gen unnötig und maschinelle Auswertungen z.B. auf Monatsbasisermöglicht. Allerdings muss hier der Einführungsaufwand ein-schließlich der dafür anfallenden Kosten vorher genau analysiertund zum Nutzen abgewogen werden. In Ziffer 10.3 wird eineintegrierte Gesamtlösung mit SAP R/3 beschrieben.



10.2 Excel-Anwendung für verwaltungsinterne Leis-tungsverrechnungen

Die folgende EDV-technische Darstellung der verwaltungsinternenLeistungsverrechnungen wurde im Vergleichsring „Innere Verrech-nung“ entwickelt. Es ist eine aufwendige Excelanwendung, mitderen Hilfe sämtliche Leistungsbeziehungen zwischen den Ämternund Einrichtungen berechnet und verteilt werden können. Hierbeiwerden die Verflechtungen in einer Ergebnismatrix dargestellt unditerativ berechnet.

Dabei können die unter Ziffer 7 detailliert aufgeführten Grundsätzeder internen Leistungsverrechnungen konkret umgesetzt werden.Diese Excel-Anwendung ist bei vielen Landkreisen in Baden-Württemberg produktiv im Einsatz.

Bereiche, die Leistungenerbringen Bereiche, die Leistungenerhalten

UA 0000 (Kreistag)

UA 0090 (Steuerung)

UA 0200 (Personal)

UA 0210 (EDV)

UA 0000 (Kreistag) 2.000 1.000 UA 0090 (Steuerung) 100.000 1.000 1.300 UA 0200 (Personal 1.500 UA 1100 (Ordnungsamt) 1.000 1.500 2.000 UA 1110 (Verkehrsamt 1.200 2.000 3.500 UA 4000 (Sozialamt) 5.000 4.000 6.000 UA 6000 (Bauamt) 1.300 2.000 2.500

Abbildung 30: Ergebnismatrix in Excel

10.3 Integriertes System mit SAP R/3

Die Branchenlösung SAP Public Sector ist eine integrierte kommu-nale Finanzsoftware mit kameraler Oberfläche und basiert auf demweltweit bekannten R/3. Die Finanzbuchhaltung mit Hauptbuch,Debitoren und Kreditoren (Modul Fi), die Kostenrechnung (ModulCo) und die Anlagebuchhaltung (Modul Fi-AA) sind R/3 Standardund werden daher nach den Regeln der kaufmännischen Buchhal-tung geführt.



Die Integration ist vielschichtig. Zunächst erfolgt die kameraleSOLL-Stellung bei der Haushaltsstelle mit Eingabe des Zahlungs-empfängers (Kreditor). Aufgrund einer Zuordnungstabelle wird einkaufmännisches Finanzkonto im SOLL und der Kreditor im HABENautomatisch fortgeschrieben. Sind mehrere Konten hinterlegt,wählt der Anwender das entsprechende aus. Dies ermöglicht auchdie Abgrenzung zwischen dem Neutralbereich und der Kostenrech-nung (Kostenarten). Außerdem erfolgt die Buchung im Mitbuchkon-to (Abstimmkonto) für Kreditoren (Verbindlichkeiten). Zusätzlichwird die Kostenstelle in der Kostenrechnung (soweit möglich)maschinell abgeleitet (Substitution) oder bei der Buchung anhandder möglichen Vorschlagswerte ausgewählt.

Bei Fälligkeit wird ein Zahllauf durch die Kasse angestoßen. Da-durch werden zum einen die Kreditoren reguliert (Buchung Kreditorim HABEN an Bankkonto im SOLL) sowie das Verbindlichkeitskontofortgeschrieben. Zum anderen wird durch eine Zahlungsabgrenzungdas kamerale IST in der Haushaltsstelle maschinell verbucht.

Diese Vorgehensweise gewährleistet die korrekte Verbuchungsowohl im kameralen Haushalt als auch in der kaufmännischenBuchführung und in der Kostenrechnung ohne Mehraufwand.

Doppelerfassungen sind nicht notwendig. Auch Fehlerquellenkönnen dadurch ausgeschlossen werden.



Abbildung 31: Integriertes SAP-R/3-System mit kameraler Oberfläche

Kamerale Sicht (Oberfläche)

Haushaltsstelle: 1.0300.650000

Bezeichnung: Geschäftsausgaben beimKämmereiamt

RS SOLL IST REST

1.000,00 1.000,00 (1) (2)

Aufwandskonto

S H

1.000,00(1)

Personenkonto/Kreditor

S H

1.000,00 1.000,00(2) (1)

Verbindlichkeiten

S H

1.000,00 1.000,00(2) (1)

Bankkonto

S H

1.000,00 (2)

Kostenart

1.000,00(1)

Kostenstelle

1.000,00(1)

Kostenträger

Automati-sche Ablei-tung bzw.manuelleAuswahl

Automati-sche Ab-leitungbzw. ma-nuelleAuswahl

Automati-sche Zuord-nung durchBAB

Kosten-rech-nung

Doppische Sicht im R/3 System Public Sector



Im Folgenden wird die Abbildung 31 anhand der Buchungsmaskenverdeutlicht:

Abbildung 32: Eingabemaske (Seite 1) SAP-R/3 Public Sector



Abbildung 33: Eingabemaske (Seite 2) SAP-R/3 Public Sector

Die internen Leistungsverrechnungen werden im Modul Co (Kosten-rechnung) abgebildet. Im ersten Schritt werden sämtliche kamera-len Buchungen (Primärbuchungen) über die Finanzbuchhaltung indie Kostenrechnung übergeleitet (vgl. Abbildungen 31 bis 33). Imzweiten Schritt berechnet das Modul Kostenrechnung die internenLeistungsverrechnungen und verbucht diese innerhalb der Kosten-stellen. Im dritten Schritt werden die kameralen Haushaltsstellen(169900 für Einnahmen und 679900 für Ausgaben) für die internenLeistungsverrechnungen automatisch fortgeschrieben (Sekundärbu-chungen).



Abbildung 34: Berechnung der internen Leistungsverrechnungen in SAP R/3Public Sector

Es werden demnach 2 Sichten realisiert. Zum einen werden bei denHaushaltsstellen in der Kameralistik die internen Leistungsverrech-nungen summarisch (je Monatslauf) sichtbar. Zum anderen werdendiese Werte in der Kostenrechnung je Steuerung bzw. Servicebe-reich einzeln und transparent dargestellt.

KameralistischeBuchhaltung

DoppischeFinanz-buchhaltung (Fi) Kostenrechnung

(Co)

Auto-mati-schePrimär-buchun-gen

Automatische Sekundärbuchungen(Interne Leistungsverrechnungen)

ManuelleErfassung Auto-

mati-schePrimär-buchun-gen



11 Ausblick

Dieses Handbuch wird um detaillierte Regelungen und Hinweise zurBewertung des kommunalen Vermögens einschließlich der Kreis-straßen ergänzt.

Darüber hinaus bilden die jetzigen Festlegungen bereits die Grund-lage für ein neues kommunales Finanzwesen. Die bisherigen Ergeb-nisse der Bestrebungen in Nordrhein-Westfalen und Baden-Württemberg zeigen, dass durch die Umsetzung dieses Leitfadensin der kommunalen Praxis notwendige Vorarbeiten für das neueFinanzmanagement bereits heute geschaffen werden können.

Aufbau einer Kostenrechnung in Kommunen Anlage 1-1


Gemeinsamer Kontenrahmen für Gemeinden (GKG)

Der Kontenrahmen wurde federführend in Baden-Württembergentwickelt und ist bei allen Städten, Gemeinden und Landkreisenin Baden-Württemberg im Einsatz, die das Branchenmodul SAP R/3Public Sector einsetzen. Er wird von der Datenzentrale und von denRechenzentren bevorzugt angeboten. Der GKG-Kontenrahmenbefindet sich zur Zeit in einem anwendbaren Entwurfsstadium undwurde dem Innenministerium Baden-Württemberg bereits als mögli-che landesweite Lösung angeboten.

Der GKG hat die folgenden Kontenklassen:

Aufbau einer K

ostenrechnung in Kom

munen

Anlage 1

-2

HB_LK

T_B

W.D

OC

/05.0

6.2

001/K

lee/sds

Gemeinsamer Kontenrahmen für Gemeinden (GKG) Stand 22.05.00 - Kontenklassenübersicht -

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9Aktiva Passiva Finanzerträge/

FinanzaufwendungenBetriebliche

ErträgePersonal-aufwand

Sachaufwand und sonstige betriebliche

Aufwendungen

frei(für CashFlow)

frei(für CashFlow)

Ergebnis-rechnung

Kosten-rechnung

00 Sachanlage- vermögen

10 Eigenkapital 20 Steuern und steuer- ähnliche Erträge

30 Gebühren und ähnliche Entgelte

40 Aufwendungen für ehrenamtlichTätige

50 Material- und Sach- aufwendungen

60 70 80 Eröffungs- bilanzkonto

90

01 Finanzanlagen 11 Rückstellungen 21 Erhaltene Zuweisungen, Zuschüsse und Umlagen

31 Zweckgebundene Abgaben

41 Besoldung, Dienstbezüge

51 Aufwendungen für bezogene Leistungen und Waren

61 71 81 Schlußbilanz- konto

91

02 Immaterielle Vermö- gensgegenstände

12 Verbindlichkeiten 22 Zinserträge 32 Erträge für eigene Leistungen

42 Gehälter 52 Aufwendungen für die Inanspruchnahme von Rechten und Diensten

62 72 82 Ergebnis- rechnung -Konto

92

03 Vorräte 13 23 Erträge aus sozialen Leistungen

33 Mieten und Pachten 43 Löhne 53 Andere Verwaltungs- aufwendungen

63 73 83 93

04 Forderungen 14 24 Weitere Finanzerträge 34 44 Aufwendungen für Unterstützung

54 Abschreibungen 64 74 84 94

05 Zweifelhafte Forderungen

15 25 Steuerbeteiligungen 35 Erhaltene Erstattungen 45 55 Aufwand für Erstattungen

65 75 85 95

06 Sonstige Vermö- gensgegenstände

16 Sonstige Ver- bindlichkeiten

26 Geleistete Zuweisungen, Zuschüsse und Umlagen

36 Erhaltene Zuweisungen und Zuschüsse für laufende Zwecke (zweckgebundene)

46 56 Geleistete Zuweisungen und Zuschüsse für laufende Zwecke (zweckgebundene)

66 76 86 96

07 Wertpapiere des Umlaufvermögens

17 27 Zinsaufwendungen und ähnliche Aufwendungen

37 Andere Erträge 47 57 Betriebliche Steuern und Steuern vom Einkommen und Ertrag

67 77 87 97

08 Liquide Mittel 18 Wertberichtigungs- konten

28 Aufwendungen für soziale Leistungen

38 Neutrale Erträge 48 58 Neutrale Aufwendungen 68 78 88 98

09 Aktive Rechnungs- abgrenzungsposten und technische Verrechnungskonten

19 Passive Rechnungs- abgrenzungsposten und Verrechnungs- konten

29 Weitere Finanzauf- wendungen

39 Verrechnungskonten (für Kostenrechnung)

49 Sonstige Personal- aufwendungen

59 Verrechnungskonten (für Kostenrechnung)

69 79 89 Kamerale Abschlußkonten

99



Auflistung der Steuerungsleistungen

Nr. Art/Leistung

A Rat mit Ausschüssen

Sitzungsaufwand des Rates, der Ausschüsse und der Fraktionen

Ratsgeschäftsstelle

B Verwaltungsvorstand

Ober-/Bürgermeister/in

Oberstadtdirektor/in

Landrätin/Landrat

Beigeordnete/r

Dezernent/in

Referent/in

C Steuerungsunterstützung

Rechnungsprüfung

Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen

Übertragene Prüfungen von Rat und Verwaltungsvorstand

Zentrale Verwaltung

Kommunalverfassung

Durchführung Kreistagswahl

Zentrales Controlling

Konzepte, Strategien und Handlungsrahmen zur Organisation und EDV

Kontraktmanagement

Datenschutz

Repräsentation

Personalwesen

Strategische Personalplanung

Rahmenvorgaben für den Personalbereich, zentrales Personalcontrolling

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Pressebetreuung

Anlage 2-2 Aufbau einer Kostenrechnung in Kommunen


Nr. Art/Leistung

Finanzverwaltung

Haushalts- und Finanzplanung, Budgetierung

Haushaltsvollzug, Finanzcontrolling

Betriebswirtschaftliche Steuerung, Controlling

Investitionsmanagement, -controlling

Beteiligungsmanagement

Verwaltung Geld- und Kapitalvermögen

Schuldenverwaltung

Regelung zentraler Angelegenheiten im Kassen- und Rechnungswesen

Abwicklung von Geld- und Sachspenden

Rechnungslegung und Jahresrechnung

Finanzstatistiken

Finanzausgleich einschließlich Kreisumlage

Rechtsamt

Beratung und Unterstützung von Politik und Verwaltungsspitze

Gleichstellungsstelle

Förderung der Gleichstellung von Frauen

Personalrat

Umlagen für die Gesamtverwaltung

Umlage KGSt

Umlage Städtetag/Gemeindetag/Landkreistag

Umlage Kommunaler Arbeitgeberverband

Umlage Regionalverband

Die Steuerung und die Steuerungsunterstützung wird nach Zif-fer 5.2.1 des Leitfadens verteilt.



Auflistung der Serviceleistungen

Nr. Art/Leistung Vorschlagzur Verteilung

A Rechnungsprüfung und Beratung

Beratung und Gutachten (im Auftrag der Fachbe-reiche)

Spitzabrechnung

B EDV und Organisation

EDV-Leistungen

Kundenbetreuung, Benutzerservice sowie Pflegeund Betreuung von Anwendungen einschließlichOrganisationsberatung *

Grundpreis je Gerätund/oder Spitzab-

rechnung

Entwicklung von Anwendungen einschließlichOrganisationsberatung *

Spitzabrechnung

Organisationsberatung (falls diese nicht bereitsmit * abgerechnet werden)

Spitzabrechnung

Schulungen Spitzabrechnung

Beschaffung, Betrieb und Unterhaltung von zent-ralen Rechnersystemen und Netzen

Grundpreis je Gerät

Beschaffung, Betrieb und Unterhaltung von dezen-tralen Rechnersystemen und Netzen

Spitzabrechnung

Telekommunikation

Beschaffung, Betrieb und Unterhaltung von Tele-kommunikationstechnik

Spitzabrechnung

Beschaffungswesen

Zentrale Beschaffung von Büromaterial Preis pro Mitarbeiter

Poststelle

Boten-, Zustell- und Postdienst Spitzabrechnung

Printmedien

Hausdruckerei und Kopien Spitzabrechnung

Versicherungsverwaltung

Zentrale Versicherungen Preis pro Mitarbeiter

Fuhrpark




Fuhrparkverwaltung Preis pro gefahrenenKilometer

Zentraler Schreibdienst

Zentraler Schreibdienst Spitzabrechnung

C Personalverwaltung

Personalbedarfsdeckung und Personalbetreuung Preis pro Mitarbeiter

Bezügeabrechnung Preis pro Mitarbeiter

Fortbildung Preis pro Mitarbeiter

Kosten der Zeiterfassung Preis pro Mitarbeiter

Umläufe Gesetzesblätter usw. Preis pro Mitarbeiter

Ausbildung Preis pro Mitarbeiter

Betriebsarzt Preis pro Mitarbeiter

Herausgabe Mitarbeiterinfo Preis pro Mitarbeiter

D Finanzverwaltung

Haushalts- und betriebswirtschaftliche Dienstleis-tungen

Spitzabrechnung

Aufgaben der Kommune als Steuerschuldner Spitzabrechnung

Führung von Treuhand- und Sondervermögenohne Eigenbetriebe

Spitzabrechnung

Buchhaltung Spitzabrechnung

Abwicklung des Zahlungsverkehrs einschließlichVerwaltung der Kassenmittel und Wertgegenstän-de

Spitzabrechnung

Zwangsweise Einziehung von Forderungen Fallzahlen nach der2. Mahnung

Abrechnung mit anderen Kostenträgern Spitzabrechnung

E Grundstücks- und Gebäudeverwaltung

Abwicklung von Grundstücksgeschäften Nach QuadratmeterGrundstücksfläche

Grundstücksverwaltung Nach QuadratmeterGrundstücksfläche




Gebäudeverwaltung Nach QuadratmeterBruttogrundfläche

(BGF)

Straßenverwaltung Nach KilometerStraße

Bauleitungen Nach Bausumme(HOAI)

Hausmeister Nach QuadratmeterBruttogrundfläche

(BGF)

Reinigungspersonal Nach QuadratmeterBruttogrundfläche

(BGF)

Informationszentrale Nach QuadratmeterBruttogrundfläche

(BGF)

Registratur Nach Regalmeter

F Rechtsamt

Rechtsberatung und Betreuung der Fachbereiche Spitzabrechnung

G Bauhof und Gärtnerei

Leistungen Spitzabrechnungnach Stunden undMaschineneinsatz

Spitzabrechnung bedeutet, dass die Abrechnung nach einem kalku-lierten Stunden- bzw. Tagessatz bzw. einem kalkulierten Preis jeLeistungseinheit multipliziert mit der erbrachten Leistungsmengeerfolgt. Voraussetzung hierfür ist eine Kostenrechnung für denServicebereich selbst. Bis zur Einführung von Kostenrechnungen fürdie Servicebereiche kann auch eine Verrechnung anhand der Perso-nalkosten zuzüglich eines Sachkostenzuschlags multipliziert miteinem prozentualen Zeitanteil aufgrund von Aufschrieben bzw.qualifizierten Schätzungen erfolgen.



Fragebogen zur Kostenermittlung

Dieser Fragebogen dient der Beurteilung, welche Kosten der Kommunen konkretin den einzelnen (Fach-)Vergleichsringen einfließen. Dadurch wird die Interpretationder Ergebnisse erleichtert. Da die jeweiligen Angaben je Vergleichsringunterschiedlich sein können, füllen Sie bitte je Vergleichsring einen separatenBogen aus.

Kommune: ____________________________________________________

Ansprechpartner: ____________________________________________________(bitte mit Telefon-Nr.)

(Fach-)Vergleichsring: ____________________________________________________

Folgende Kostenarten bzw. Gruppierungen (lfd. SOLL-Beträge im Verwaltungs-haushalt) werden im Vergleich zu Grunde gelegt. Die genauen Inhalte undAbgrenzungen ergeben sich aus der Anlage 2 der VwV Gliederung und Gruppierungund den bisherigen Festlegungen im Vergleichsring „Innere Verrechnung“. Sollteneinzelne Ausgaben keine Kosten darstellen, so sind diese Vorgänge abzugrenzenund nicht in den Vergleich mit einzubeziehen.

Nr. Bezeichnung Gruppierung Ja Nein Alter-nativ

1 Personalkosten 4

2 Gebäudeunterhaltung 50

3 Kosten für Geräte, Ausstattungs- und Ausrüs-tungsgegenstände sowie sonstige Gebrauchsge-genstände

52

4 Miet- und Leasingkosten für bewegliche Sachen 53

5 Gebäude- und Grundstücksbewirtschaftung 54

6 Fahrzeugkosten 55

7 Weitere Verwaltungs- und Betriebskosten 56 – 63

8 Steuern und Versicherungen 64




Geschäftsausgaben

9 - Bürobedarf 650

10 - Bücher und Zeitschriften 651

11 - Post- und Fernmeldegebühren 652

12 - Öffentliche Bekanntmachungen 653

13 - Dienstreisen 654

14 - Sachverständigen- und Gerichtskosten 655

15 - Sonstige Geschäftsausgaben 658 u. 668

16 Erstattung von Verwaltungs- und Betriebsauf-wand

67

Interne Leistungsverrechnung 679

17 - Steuerung und Steuerungsunterstützung

18 - Service des Rechnungsprüfungsamtes

19 - Service der Hauptverwaltung

20 - Service der Organisation

21 - Service der Personalverwaltung

22 - Service des Rechtsamtes

23 - Service der Öffentlichkeitsarbeit

24 - Service der Kämmerei/der Kreiskasse

25 - Service der Liegenschaftsverwaltung

26 - Service der EDV-Stelle

27 - Service des zentralen Schreibdienstes

28 - Service der zentralen Beschaffungsstelle

29 - Service der Telekommunikation

30 - Service der Registratur

31 - Service der Hausdruckerei

32 - Service der Poststelle

33 - Service Gebäude (Unterhaltung, Bewirtschaf-tung etc.)

34 - Service Fuhrpark

35 - Service der Einrichtungen für Verwaltungs-angehörige

36 - Service sonstiger Stellen




37 Kalkulatorische AfA und Zinsen für beweglicheSachen

68

38 Zuweisungen und Zuschüsse außerhalb vonInvestitionen

7

39 Sonstiges

Anmerkungen: (ggf. auf einem gesonderten Blatt)



Checkliste zum Projektmanagement

Diese Checkliste soll zum einen den Einstieg in die Kostenrechnungerleichtern und zum anderen dazu helfen, dass nichts Wesentlichesvergessen wird. Es erfolgt eine Aufzählung der wichtigsten Schrit-te, wobei die einzelnen Punkte ggf. in einer anderen Reihenfolgeoder auch parallel angegangen werden können.

n „Bewusstsein schaffen“ bei Gremien, Verwaltungsvorstand,Mitarbeiter/innen und Personalrat durch Informationen (Veran-staltungen, Gespräche etc.), dass

− die Kostenrechnung ein wesentliches Element des NeuenSteuerungsmodells ist,

− es nicht nur um Kosteneinsparungen (Wirtschaftlichkeit)geht, sondern weitere Zieldimensionen (Mitarbei-ter/innen, Bürger/Kunden, spezifischer Leistungsauf-trag/Qualität/ Gemeinwohl) beachtet und vor allem inEinklang gebracht werden sollen,

− es sich nicht um ein „kleines Projekt“ handelt, sondernum eine Herausforderung, bei der auch zusätzliche Res-sourcen (Personal, Geld, EDV etc.) bereitgestellt werdenmüssen,

− ein schrittweises Vorgehen („vom Groben zum Feinen“)Vorteile bringt.

n Externes Know-how nutzen in Form von Schulungen, Projekt-begleitung, Projektdurchführung.

n Team zusammenstellen

− Lenkungsgruppe (Verwaltungsvorstand, Dezernenten,Personalrat, Rechnungsprüfungsamt),

− Projektleiter (müssen sachkundig, aufgeschlossen fürNeues, innovativ sein),

− Mitarbeiter/innen (müssen sachkundig, aufgeschlossenfür Neues, innovativ sein).



n Konzept zur Einführung erstellen („roter Faden“) und in Len-kungsgruppe verabschieden lassen.

n Haushaltsmittel bereitstellen

n Sammeln von notwendigen Erfahrungen durch Pilotanwen-dung (ein Bereich wird herausgesucht, der sich voraussichtlich„einfach“ erfolgreich umsetzen lässt):

− Definition der Kostenträger (dabei Ebene Produkte/Leis-tungen festlegen),

− Festlegung der Kostenstellen

− Bestimmung der Kostenfragen,

jeweils unter Beachtung der Zielsetzung!

n Ausweitung auf weitere Bereiche

n Einführung der Internen Leistungsverrechnung

− Untersuchung und Festlegung, wer Leistungen erbringt(horizontale Aufzählung) und wer Leistungen abnimmt(vertikale Aufzählung); Ergebnismatrix ohne Zahlen,

− schrittweises Verteilen der Leistungen der abgebendenstellen,

− mindestens Excel-Anwendung,

− jeweils Abstimmung mit Lenkungsgruppe.

n Erste Ergebnisse als „Erfolge“ in Lenkungsgruppe und Gremienvorstellen



Glossar

Dieses Glossar soll die wesentlichsten Begriffe im Leitfaden alpha-betisch wiedergeben und damit auch als Nachschlagewerk dienen.Kursiv gedruckte Wörter werden innerhalb des Glossars wiederumerläutert.

Abgrenzungsrechnung/Neutralrechnung:

Ausgaben und Einnahmen des Verwaltungshaushalts (lfd. SOLL-Beträge) werden dann abgegrenzt bzw. neutralisiert, wenn siekeine Kosten oder Erlöse darstellen. Diese Beträge fließen somitnicht in die Kostenrechnung ein.

Abschreibungen:

Verteilung der Wertminderung des abnutzbaren Anlagevermögensauf die Nutzungsdauer in Form von Kosten.

Aufwendungen:

Liegen vor, wenn sich das Reinvermögen (Eigenkapital) negativverändert. Entspricht weitgehend einer SOLL-Ausgabe im Verwal-tungshaushalt der Kameralistik.

Ausgaben:

Liegen vor, wenn sich die Liquidität oder die Forderungen/Verbind-lichkeiten (Geldvermögen) negativ verändern. Entspricht einerSOLL-Ausgabe in der Kameralistik.

Auszahlungen:

Liegen vor, wenn sich die Liquidität, d.h. der Zahlungsmittelbe-stand (Barkasse und Girokonten) negativ verändert. Entspricht einerIST-Ausgabe in der Kameralistik.

Betriebsabrechnungsbogen (BAB):

Hilfsrechnung der Kostenstellenrechnung zur Verteilung der Vorkos-tenstellen auf die Endkostenstellen durch verursachungsgerechteSchlüssel (Fläche, Mitarbeiter etc.).



Doppik:

Doppelte kaufmännische Buchführung. Besteht aus einer Gewinn-und Verlustrechnung (enthält alle Erträge und Aufwendungen) undeiner Bilanz (enthält das Vermögen und deren Finanzierung).

Einnahmen:

Liegen vor, wenn sich die Liquidität oder die Forderungen/Verbind-lichkeiten (Geldvermögen) positiv verändern. Entspricht einer SOLL-Einnahme in der Kameralistik.

Einzahlungen:

Liegen vor, wenn sich die Liquidität, d.h. der Zahlungsmittelbe-stand (Barkasse und Girokonten) positiv verändert. Entspricht einerIST-Einnahme in der Kameralistik.

Endkostenstellen:

Kostenstellen, die unmittelbar auf die Kostenträger verrechnetwerden können.

Erlöse:

Betriebsbedingte Erträge für ein Produkt bzw. eine Leistung inner-halb einer Periode.

Erträge:

Liegen vor, wenn sich das Reinvermögen (Eigenkapital) positivverändert. Entspricht weitgehend einer SOLL-Einnahme im Verwal-tungshaushalt der Kameralistik.

Interne Leistungsverrechnungen:

Erfassung und Bewertung von verwaltungsinternen Leistungen alsSteuerungsleistungen oder Serviceleistungen.

Kalkulatorische Kosten:

Abschreibungen sowie Verzinsung des Eigen- und Fremdkapitals inder Kameralistik.



Kameralistik:

Besondere Verwaltungsbuchführung mit Verwaltungshaushalt undVermögenshaushalt.

Kosten:

Betriebsbedingter, in Geld bewerteter Ressourcenverbrauch inner-halb einer Periode. Es wird zwischen Personal-, Sachkosten, inter-nen Leistungsverrechnungen und kalkulatorischen Kosten unter-schieden. Kosten geben an, welche Ressourcen verbraucht werden.

Kostenrechnung:

Rechenwerk, das auf der Finanzbuchhaltung (Kameralistik oderDoppik) beruht, und die Kosten und Erlöse über die Kostenstellenauf die Kostenträger verrechnet.

Kostenstellen:

Organisatorische oder funktionelle Teilbereiche, bei denen Kostenzusammengefasst werden. Eine Kostenstelle gibt an, wo Kostenentstehen.

Kostenstelleneinzelkosten:

Kosten, die unmittelbar den Kostenstellen zugerechnet werdenkönnen.

Kostenstellengemeinkosten:

Kosten, die nur mittelbar den Kostenstellen zugerechnet werdenkönnen.

Kostenträger:

Auf Produkte bzw. Leistungen werden die Erlöse und Kosten ver-rechnet. Ein Kostenträger gibt an, wer die Kosten zu tragen hat.

Kostenträgereinzelkosten:

Kosten, die unmittelbar den Kostenträgern zugerechnet werdenkönnen.



Kostenträgergemeinkosten:

Kosten, die nur mittelbar den Kostenträgern zugerechnet werdenkönnen.

Leistungen:

Zusammenfassung verschiedener Tätigkeiten entsprechend einemkommunalen Produktplan. Leistungen sind eine mögliche Ebene fürKostenträger.

Produkte:

Zusammenfassung verschiedener Leistungen entsprechend einemkommunalen Produktplan. Produkte sind eine mögliche Ebene fürKostenträger.

Produktleistungen:

Hierunter fallen alle Leistungen, die eine Kommune im Rahmen ihrerDaseinsfürsorge für Einwohner und alle anderen Stellen außerhalbder eigenen Verwaltung erbringt. Auftragsgrundlage sind Gesetze,Verordnungen oder Ratsbeschlüsse.

Serviceleistungen:

Serviceleistungen sind auch verwaltungsinterne Produkte. Diesekönnen allerdings auch von Dritten erbracht werden und sind fürdie Produktverantwortlichen beeinflussbar. Interne Serviceleistun-gen werden vorrangig für die Produktverantwortlichen, aber auchfür die Verwaltungssteuerung und für andere Servicestellen er-bracht.

Steuerungsleistungen:

Unter Steuerung und Steuerungsunterstützung (Overhead) sind alleLeistungen zu fassen, die zur Steuerung der Gesamtverwaltungnotwendig sind. Diese stellen verwaltungsinterne Leistungen bzw.Produkte dar und können i.d.R. nicht von Dritten erbracht werden.

Verwaltungshaushalt:

Enthält alle konsumtiven Einnahmen und Ausgaben. Er ist mit derkaufmännischen Gewinn- und Verlustrechnung nahezu identisch.



Vermögenshaushalt:

Enthält alle investiven Einnahmen und Ausgaben. Der Inhalt istweitgehend mit den Bewegungen einer kaufmännischen Bilanzidentisch.

Verzinsung des Eigen- und Fremdkapitals:

Äquivalent für die Fremdkapitalzinsen und (entgangene) Eigenkapi-talzinsen in Form eines Mischzinssatzes in der Kameralistik.

Vorkostenstellen:

Kostenstellen, die nur mittelbar auf die Kostenträger verrechnetwerden können. Diese werden durch einen Betriebsabrechnungsbo-gen (BAB) zunächst auf die Endkostenstellen verteilt.

HB LKT BW - · PDF fileAufbau einer Kostenrechnung in Kommunen I...

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