Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Projekte erfolgreich und sinnvoll planen.

Hessisches KultusministeriumAmt für Lehrerbildung

Projekte erfolgreich und sinnvoll planen


Projektmanagement

Projektmanagement in Unterrichtsprojekten SchuB

SchuB - IV Kurs 2 Modul 3Frei nach (Dr. Makku Klingelhöfer)


EinführungAuftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss


Wie wird ein Projekt definiert?

Es ist gekennzeichnet durch:

...Einmaligkeit der Bedingungen (Einmaligkeit der Aufgabe),

...eine definierte Zielvorgabe,

...Begrenzungen zeitlicher, finanzieller, personeller oder andere Art,

…Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben,…eine spezifische Organisation.


MagischesDreieck

Das magische Dreieck der Projektsteuerung

ERGEBNIS

KOSTEN TERMINE (personelle, finanzielle & materielle Ressourcen)


WOZURelevanz / Hintergrund

WIEVIELOutput / Ergebnisse

WANNAnfang / Ende

WAS Umfang / Scope

WOzentral / regional

WOMITRessourcenz.B. Personen / Geld

Auftrags - klärung


Ziel- definition

Rollen & Verantwort- lichkeiten

Struktur- plan

Ablauf- plan

Relevanz des Projektes und Definition, was erreichtwerden soll

FestlegungVon Rollen &Verantwort-lichkeiten

Welche Arbeitspakete müssen zur Zielerreichung bearbeitet werden

Wann werden welche Arbeitspakete bearbeitet

Risikomanagement - Controlling - Kommunikation

Anwendung der Tools des Projektmanagements


Ein Ziel …… ist ein Zustand (und kein Prozess)!

… wird in einem Satz formuliert!… muss „SMART“ sein:

S pezifisch (klar und eindeutig)

M essbarA ktionsorientiert (herausfordernd, motivierend)

R ealistischT erminiert


Auftraggeber

Projektleitung / Koordination

Projektteam

Projektorganisation

Rollen & Verantwortlichkeiten müssen vor der Projektdurchführung eindeutig definiert sein

Trägt strategische Verantwortung für die Projektdurchführung Definiert Projektziele und -umfang Entscheidet über Projektteamempfehlungen Entscheidet über Ressourcenbereitstellung Regelmäßige Information zum Projektfortschritt

Trägt operative Verantwortung für die Projektzielerreichung Führt und koordiniert das tägliche Projektmanagement Kommuniziert mit allen Projektbeteiligten (Auftragsgeber, Projektteam)

Aktive Mitarbeit zur Erreichung der Projektziele Verantwortlich für spezifische Aufgabenpakete Identifiziert Informationsquellen und bereitstelle spezifischer Informationen aus den Fachbereichen („Botschafter“ des entsendenden Fachbereichs) Identifiziert mögliche Problemfelder und notwendige Kommunikationsbedürfnisse

Rollen & Verantwortlichkeiten


Meilen-

stein

Meilen-

stein

Meilensteine strukturieren Projekte in verschiedenen Phasen.Arbeitspakete sind Aufgaben, die während einer Projektphase ausgeführt werden müssen.

Arbeitspaket 1

Arbeitspaket 2

Arbeitspaket 3

Arbeitspaket 4

Arbeitspaket 5

Arbeitspaket 6

Arbeitspaket 7

Phase I Phase II

Phase III

Arbeitspakete und Meilensteine machen ein Projekt zeitlich planbar


Meilensteine

…bieten ein Mittel zur Messung des Projektfortschrittes

…sind grundlegend für das erreichen des Gesamtzieles

des Projektes

…bieten die Möglichkeit Während der Projektdauer

„Go“ und „No Go“ Entscheidungen zu treffen

Arbeitspakete

…sind messbar bezügl. Kosten, Ressourcen und

Zeit

…liefern ein eindeutiges, messbares Resultat

…haben einen klaren Start und Endpunkt

…liegen in der Verantwortung einer einzelnen Person


Neubewertung

Effektivitäts-prüfung

Maßnahmen-durchführung

Maßnahmen-planung

BewertungIdentifizierung

Der Risiko-Management Prozess ermöglicht die Sammlung und Bewertung von Risiken


Nr. Risiko Einstufung Einstufung Priorisierung Gegenmaß-nahmen

Verant-wortlich

Eintrittswahr-scheinlichkeit

Auswirkung Gewichtung

Zentraler Bestandteil ist die Risikoanalyse mit einer Bewertung der einzelnen Risiken


Die Ergebnisse der Risikoanalyse visualisiert in der Risikomatrix den einzelnen Risikofaktor

Auswirkung

Hoch

Mittel

niedrig

3 6 9

2 4 6

1 2 3

klein mittel groß

Ein

trit

tsw

ahrs

chei

nli

chke

it


Ist

Plan

Zeit

Standardverfahren des Projektcontrollings ist die Messung von Plan-Ist-Abweichungen

Re

sso

urc

en


Bei veränderten Zielvorgaben (Moving Targets) muss der Projektplan angepasst werden

die goldene Regel:

VereinbartesZiel

ModifiziertesZiel

Moving Targets sind realisierbar, wenn …. modifizierte Ziele vereinbart sind. erforderliche Ressourcen vorhanden sind. Endtermine nicht kritisch sind. alle Änderungen dokumentiert werden.


Am Ende jedes Projektes steht ein Abschlussbericht

Projektbeschreibung

Kurze Schilderung des Projektes

•Thematik

•Ziele

•Ist-Situation

Vorgehensweise

Kurze Beschreibung von

•Methoden und Prozessen

•Aufgaben

•Zeitrahmen

•Team/Mitwirkende

Hauptergebnisse

Hauptergebnisse sollen in einem Satz präsentiert werden

•Auswirkungen

•Kundenzufriedenheit

•Ausblick

Lessons learned

Kurze Beschreibung von

Bedeutenden Erfolgsfaktoren

Barrieren und einschränkende Faktoren

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