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ÖFFENTLICHE AUSSCHREIBUNG

10358

ERFASSUNG VON DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT ABONNEMENTS UND BESTELLUNGEN VON

VERÖFFENTLICHUNGEN SOWIE VON SONSTIGEN DATEN

LASTENHEFT

Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten 1 / 79

1. Allgemeine Angaben zur Ausschreibung

INHALT

1. ALLGEMEINE ANGABEN ZUR AUSSCHREIBUNG..................................................................4

1.1. DAS AMT FÜR VERÖFFENTLICHUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION............................................41.2. ART DES VERTRAGS......................................................................................................................51.3. GEGENSTAND UND HINTERGRUND DES VERTRAGS......................................................................61.4. BEGINN DES VERTRAGS UND DAUER DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG/VERTRAGSLAUFZEIT..........61.5. PREISE...........................................................................................................................................61.6. ZAHLUNGSBEDINGUNGEN.............................................................................................................71.7. FINANZIELLE GARANTIEN.............................................................................................................71.8. AUSFÜHRUNGSORT........................................................................................................................71.9. ALLGEMEINE BEDINGUNGEN FÜR DIE EINREICHUNG EINES ANGEBOTS.......................................71.10. ORTSBESICHTIGUNG......................................................................................................................81.11. DATUM UND ORT DER ANGEBOTSÖFFNUNG.................................................................................8

2. ANGEBOT UND BEWERTUNG.......................................................................................................9

2.1. BEWERTUNGSVERFAHREN UND AUFTRAGSVERGABE...................................................................92.2. AUFMACHUNG UND INHALT DES ANGEBOTS................................................................................92.3. AUFBAU DES ANGEBOTS.............................................................................................................102.4. TEIL 1: VERWALTUNGSTECHNISCHE ANGABEN..........................................................................102.5. TEIL 2: AUSSCHLUSSKRITERIEN..................................................................................................12

2.5.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien.................................................122.5.2. Ausschlussfälle.......................................................................................................................132.5.3. Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen................................................................14

2.6. TEIL 3: AUSWAHLKRITERIEN......................................................................................................142.6.1. Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters.............................................152.6.2. Technische und fachliche Leistungsfähigkeit des Bieters......................................................15

2.7. TEIL 4: ZUSCHLAGSKRITERIEN – TECHNISCHES ANGEBOT.........................................................172.7.1. Im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien zu liefernde Unterlagen..........172.7.2. Bewertung der technischen Zuschlagskriterien.....................................................................17

2.8. TEIL 5: ZUSCHLAGSKRITERIEN – PREISANGEBOT.......................................................................182.8.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den finanziellen Zuschlagskriterien...............................182.8.2. Bewertung der finanziellen Zuschlagskriterien.....................................................................19

2.9. ABSCHLIEẞENDE BEWERTUNG....................................................................................................192.10. UNTERRICHTUNG DER BIETER.....................................................................................................202.11. AUFTRAGSVERGABE....................................................................................................................20

3. GEMEINSAMES ANGEBOT UND WEITERVERGABE VON AUFTRÄGEN.......................21

3.1. EINREICHUNG VON ANGEBOTEN IN ZUSAMMENARBEIT MIT ANDEREN FIRMEN.........................213.1.1. Gemeinsames Angebot...........................................................................................................213.1.2. Untervergabe.........................................................................................................................22

3.2. VORZULEGENDE UNTERLAGEN –GEMEINSAMES ANGEBOT........................................................223.3. VORZULEGENDE UNTERLAGEN - UNTERAUFTRÄGE...................................................................233.4. BEWERTUNG DER ANGEBOTE IM FALLE VON GEMEINSAMEN ANGEBOTEN BZW. UNTERAUFTRÄGEN....................................................................................................................................24

3.4.1. Ausschlusskriterien................................................................................................................243.4.2. Auswahlkriterien....................................................................................................................253.4.3. Zuschlagskriterien..................................................................................................................25

4. TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN.............................................................................................262 / 79 Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten

Inhalt

4.1. GEGENSTAND..............................................................................................................................264.2. ANGABEN ZUR ERFASSUNG.........................................................................................................26

4.2.1. Kategorien der Erfassung......................................................................................................264.2.2. Sprachen der Erfassung.........................................................................................................32

4.3. VOLUMEN....................................................................................................................................334.3.1. Messung des Volumens..........................................................................................................334.3.2. Tägliches Volumen.................................................................................................................334.3.3. Geschätztes jährliches Volumen............................................................................................34

4.4. VERFAHREN UND FRISTEN..........................................................................................................354.4.1. Übernahme und Übergabe der Erfassungsarbeiten..............................................................354.4.2. Bearbeitungsfristen................................................................................................................354.4.3. Arbeitsorganisation................................................................................................................364.4.4. Lieferung der Arbeiten...........................................................................................................36

4.5. ÜBERWACHUNG DER LEISTUNGEN..............................................................................................374.5.1. Qualitätskontrolle..................................................................................................................374.5.2. Kontrolle der Fristen.............................................................................................................37

4.6. FOLGEN VON LIEFERVERZÖGERUNGEN UND VON UNZUREICHENDER QUALITÄT DER LEISTUNGEN..............................................................................................................................................38

4.6.1. Schadenersatz.........................................................................................................................384.6.2. Kündigung des Vertrags.........................................................................................................38

4.7. FAKTURIERUNG...........................................................................................................................384.8. PERSONAL...................................................................................................................................38

4.8.1. Kontaktpersonen....................................................................................................................384.8.2. Datenerfasser.........................................................................................................................39

4.9. DV-AUSSTATTUNG UND ELEKTRONISCHE VERBINDUNGEN.......................................................394.10. DATENSCHUTZ.............................................................................................................................40

5. ANHÄNGE..........................................................................................................................................41

Formulare

1 PREISANGEBOT, PREISAUFSTELLUNG UND MUSTERANGEBOT....................................................422A FORMULAR „FINANZANGABEN“...............................................................................................432B FORMULAR „RECHTSTRÄGER“.....................................................................................................442C VEREINBARUNG/VOLLMACHT...................................................................................................453 FORMULAR „ANGABEN ZUM BIETER“..........................................................................................494 FRAGEBOGEN FÜR GEMEINSAME ANGEBOTE UND UNTERAUFTRÄGE........................................525 LISTE DER VORZULEGENDEN DOKUMENTE..................................................................................546 EIDESSTATTLICHE VERSICHERUNG IM ZUSAMMENHANG MIT DEN AUSSCHLUSSFÄLLEN........567 FRAGEBOGEN „TECHNISCHE ANGABEN“ IM ZUSAMMENHANG MIT DEN AUSWAHLKRITERIEN

598 FRAGEBOGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN........................................629 ANWEISUNGEN BEZÜGLICH DER VORZULEGENDEN LEBENSLÄUFE............................................66

Technische Anhänge

1 BESCHREIBUNG DER ADRESSE UND DES ABONNEMENTS.............................................................672 Statistiken.......................................................................................................................................73



1. ALLGEMEINE ANGABEN ZUR AUSSCHREIBUNG

Dieses Lastenheft wurde im Anschluss an die Bekanntmachung der Ausschreibung im ABl. S erstellt (siehe Verweis im Aufforderungsschreiben).

Diese Ausschreibung wird vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht, das den Vertrag unterzeichnen und seine Ausführung überwachen wird.

1.1. Das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union

Das Verlagshaus der europäischen Institutionen

Das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (2, rue Mercier, L-2985 Luxemburg) ist das Verlagshaus der europäischen Institutionen im weitesten Sinne. Seine Aufgaben sind Herstellung und Vertrieb der gesamten Bandbreite der Veröffentlichungen der Europäischen Union. Das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (im Folgenden „das Amt für Veröffentlichungen"), dessen Aufbau und Arbeitsweise auf dem Beschluss 2009/496/EG, Euratom (Amtsblatt der Europäischen Union L 168 vom 30.06.2009, S. 41-47) beruhen, wird von einem Direktorium verwaltet, in dem jedes Organ durch seinen Generalsekretär vertreten ist. Verwaltungstechnisch ist das Amt für Veröffentlichungen an die Europäische Kommission gebunden. Weitere Informationen finden sich auf der Website des Amts: http://publications.europa.eu/.

Als Verlagshaus ist das Amt für Veröffentlichungen verpflichtet, seinen Auftraggebern, den Autorendiensten der Organe und anderen Einrichtungen der Europäischen Union, und seinen Kunden, den europäischen Bürgern und Interessenten aus anderen Teilen der Welt, qualitativ hochwertige Leistungen anzubieten. Im Bereich der neuen Technologien muss es innerhalb des Verlagsgewerbes eine Vorreiterrolle übernehmen.

Der Vertrag über die Europäische Union schreibt die Veröffentlichung bestimmter Titel vor; dazu gehören u.a. das Amtsblatt der Europäischen Union und der Gesamtbericht über die Tätigkeit der Europäischen Union.

Nützliche Websites:

Website des Amtes für Veröffentlichungen http://publications.europa.eu

EU-Bookshop: die Online-Buchhandlung der EU http://bookshop.europa.eu

EUROVOC Mehrsprachiger Thesaurus http://eurovoc.europa.eu

CORDIS: Informationsdienst der Gemeinschaft für Forschung und Entwicklung

http://cordis.europa.eu

EUR-Lex: Portal für den Zugang zum EU-Recht http://eur-lex.europa.eu

WHOISWHO: Amtliches Verzeichnis der Europäischen

http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

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http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

http://eur-lex.europa.eu/

http://cordis.europa.eu/

http://eurovoc.europa.eu/

http://bookshop.europa.eu/

http://publications.europa.eu/

http://publications.europa.eu/


Union

TED: Supplement zum Amtsblatt der EU http://ted.europa.eu

SIMAP: Informationsportal für das öffentliche Auftragswesen in Europa

http://simap.europa.eu

Weitere nützliche Links http://europa.eu/geninfo/info/index_fr.htm

1.2. Art des Vertrags

Es handelt sich um einen Rahmendienstleistungsvertrag mit dem Titel: Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten.

Da die genauen Durchführungsbedingungen, die Liefermengen bzw. Ausführungstermine nicht im Voraus festgelegt werden können, plant die Kommission den Abschluss eines Ausfall-Rahmenvertrags, in dem die grundlegenden Bedingungen für eine Reihe von Auftragsscheinen bzw. Einzelverträgen festgelegt werden, die während seiner Laufzeit abgeschlossen werden können. Aus Rahmenverträgen entsteht der Kommission also keine unmittelbare Verpflichtung; bindend für die Kommission sind ausschließlich die zur Vertragsdurchführung geschlossenen Einzelverträge und/oder die ausgestellten Auftragsscheine.

Der geschätzte Auftragswert beträgt 300 000 (dreihunderttausend) EUR für eine Vertragslaufzeit von maximal 4 Jahren.


http://europa.eu/geninfo/info/index_fr.htm

http://simap.europa.eu/

http://ted.europa.eu/


1.3. Gegenstand und Hintergrund des Vertrags

Auftragsgegenstand ist die Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Adressen, Abonnements und Bestellungen, die für die Verteilung verschiedener Veröffentlichungen erforderlich sind, die von den Institutionen und Einrichtungen der EU herausgegeben werden und für deren Vertrieb das Amt für Veröffentlichungen zuständig ist, sowie gegebenenfalls die Erfassung sonstiger Daten, die sich als notwendig erweisen könnten.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers anhand verschiedener Träger (Drucksachen, Manuskripte, elektronische Dateien usw.) auf einem rechnergestützten System (Datenbank), im Wesentlichen online.

Weitere Informationen zu den zu erbringenden Leistungen sind Teil 4 (Technische Spezifikationen) zu entnehmen.

1.1. Beginn des Vertrags und Dauer der Auftragsausführung/Vertragslaufzeit

Die Vertragsunterzeichnung ist für November 2011 vorgesehen.

Der Vertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die letzte Partei in Kraft. Mit dem Inkrafttreten des Vertrags beginnt eine Anlaufzeit, die bis zum 7. Januar 2012 läuft. Die Laufzeit des Vertrags, vom Datum des Inkrafttretens an gerechnet, beträgt 12 Monate zuzüglich der Dauer der Anlaufzeit. Der Vertrag kann bis zu dreimal um jeweils ein Jahr verlängert werden.

1.2. Preise

Die Preise sind als Pauschalpreise und in Euro anzugeben. Für Bieter aus Ländern, die nicht der Eurozone angehören, ist eine Preisanpassung aufgrund von Wechselkursschwankungen nicht möglich.

Die angegebenen Preise sind verbindlich und dürfen nicht geändert werden. Die Preise dürfen nur im Einklang mit den Bestimmungen von Artikel I.3 des Vertrags geändert werden. Bitte beachten Sie, dass der Antrag auf Preisanpassung zwingend spätestens drei Monate vor dem Jahrestag des Inkrafttretens des Vertrags eingereicht werden muss. Im Falle eines begründeten und rechtzeitig eingereichten Antrags auf Preisanpassung gelten die neuen Preise ab dem ersten Tag des Monats nach dem Monat des Jahrestags des Inkrafttretens des Vertrags. Die Preisanpassungen werden mit der gleichen Anzahl an Dezimalstellen berechnet wie diejenige, die in der ursprünglichen Preisaufstellung vorgesehen war, und die geänderten Preise müssen ebenfalls die gleiche Anzahl an Dezimalstellen aufweisen (s. Ziffer 2.8.1).

Nähere Angaben zur Gestaltung des Preisangebots in der Preisaufstellung und im Musterangebot sind Ziffer 2.8.1 zu entnehmen.



1.3. Zahlungsbedingungen

Die Zahlungen erfolgen nach Maßgabe von Artikel I.5 des Entwurfs des Dienstleistungsvertrags gemäß folgenden Modalitäten:

Die Rechnungen werden monatlich für alle im Laufe des jeweiligen Monats erbrachten Leistungen erstellt.

Den Rechnungen müssen die vom Auftragnehmer und vom Vertreter des Amts für Veröffentlichungen ordnungsgemäß ausgefüllten und unterzeichneten Arbeitsscheine (s. Ziffer 4.4.1) im Zusammenhang mit den ausgeführten Leistungen beiliegen.

Binnen 30 Tagen nach Eingang der betreffenden Rechnung(en) erfolgt eine Zahlung in Höhe des Rechnungsbetrags.

1.4. Finanzielle Garantien

Entfällt.

1.5. Ausführungsort

Ausführungsort ist der übliche Arbeitsort des Auftragnehmers oder jeder andere im Angebot angegebene Ort, mit Ausnahme der Räumlichkeiten des Amts für Veröffentlichungen. Sitzungen zwischen dem Auftragnehmer und dem Amt für Veröffentlichungen dürfen jedoch in den Räumen des Amtes stattfinden.

1.6. Allgemeine Bedingungen für die Einreichung eines Angebots

Die Teilnahme an dieser Ausschreibung steht natürlichen und juristischen Personen im Geltungsbereich der Verträge zu gleichen Bedingungen sowie natürlichen und juristischen Personen eines Drittlands, das mit der Europäischen Union ein besonderes Abkommen im Bereich der öffentlichen Aufträge geschlossen hat, unter den Bedingungen dieses Abkommens offen.

Mit der Angebotsabgabe erkennt der Bieter die im Schreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, dem Lastenheft (einschließlich der Anhänge) und dem Vertragsentwurf festgelegten Bedingungen an und verzichtet gegebenenfalls auf eigene allgemeine und besondere Geschäftsbedingungen. Der Bieter ist, wenn er den Zuschlag erhält, für die Dauer der Auftragsausführung an sein Angebot gebunden.

Nach Annahme des Angebots durch das Amt für Veröffentlichungen geht es in dessen Eigentum über und wird als vertraulich erachtet.

Das Amt für Veröffentlichungen erstattet keine Ausgaben, die bei der Erstellung und Einreichung des Angebots entstehen.

Das Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen oder gegebenenfalls das Wiener Übereinkommen vom 24. April 1963 über konsularische Beziehungen finden auf diese Ausschreibung Anwendung.



1.7. Ortsbesichtigung

Entfällt.

1.8. Datum und Ort der Angebotsöffnung

Die Angebotsöffnung findet am 15.09.2011 um 10.00 Uhr an folgender Anschrift statt:

Adresse des Amtes für Veröffentlichungen:Amt für Veröffentlichungen

2, Rue MercierL-2985 Luxemburg

Ein bevollmächtigter Vertreter jedes Bieters darf bei der Öffnung der Angebote anwesend sein. Firmen, die bei der Öffnung vertreten sein wollen, müssen dem Amt mindestens 24 Stunden im Voraus eine entsprechende Mitteilung per Fax oder E-Mail (Fax-Nr. bzw. E-Mail-Adresse siehe unten) übermitteln. Die Mitteilung muss von einem bevollmächtigten Mitarbeiter des Bieters unterzeichnet sein und den Namen der Person, die bei der Öffnung in Vertretung des Bieters anwesend sein soll, enthalten.

Fax: (352) 2929-42672

E-Mail: [email protected]


2. Angebot und Bewertung



2. ANGEBOT UND BEWERTUNG

2.1. Bewertungsverfahren und Auftragsvergabe

Die Bewertung der Bieter und ihrer Angebote erfolgt in drei Stufen:

Die einzelnen Stufen laufen wie folgt ab:

In der ersten Stufe wird anhand der Ausschlusskriterien geprüft, ob die Bieter die Voraussetzungen erfüllen, um am Vergabeverfahren teilzunehmen und ggf. den Zuschlag zu erhalten.

In der zweiten Stufe werden anhand der Auswahlkriterien die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit derjenigen Bieter überprüft, die den Anforderungen der ersten Stufe genügen.

In der dritten Stufe werden anhand der Zuschlagskriterien alle Angebote geprüft, die den Kriterien der ersten und zweiten Stufe genügen.

Das Bewertungsverfahren kann mit der Vergabe des Auftrags enden.

Die Bewertung erfolgt anhand des Angebots des Bieters. Im Zusammenhang mit den Ausschluss- und Auswahlkriterien behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, innerhalb einer bestimmten Frist zusätzliche Auskünfte zur Klärung oder Überprüfung des Angebots anzufordern. Alle Angaben werden anhand der in diesem Abschnitt dargelegten Kriterien bewertet.

Im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien wird darauf hingewiesen, dass das Amt für Veröffentlichungen nur dann Verbindung mit dem Bieter aufnehmen kann, wenn sich bei einem Angebot Klärungsbedarf ergibt oder bei der Abfassung des Angebots aufgetretene sachliche Fehler berichtigt werden müssen. Diese Kontaktaufnahme darf nur zur Klärung von bereits im Angebot genannten Punkten führen; eine Änderung der Angebotsbedingungen ist auf keinen Fall zulässig.

Nur die Angebote, die die Erfordernisse einer Bewertungsstufe erfüllen, werden auf der nächsten Stufe berücksichtigt.

2.2. Aufmachung und Inhalt des Angebots

Die Angebote müssen präzise und knapp abgefasst werden. Die Seiten sind zu binden, zu heften oder auf sonstige Weise miteinander zu verbinden. Der Bieter hat eine vollständig ausgefüllte Liste (Anhang 5) vorzulegen, in der er angibt, an welcher Stelle im Angebot die einzelnen Dokumente zu finden sind. Besteht das Angebot aus mehreren Teilen, so wird empfohlen, für jeden Teil ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen.

Da der Bieter nach dem Inhalt seines Angebots beurteilt wird, muss aus diesem klar ersichtlich werden, dass er in der Lage ist, die Anforderungen des Lastenhefts zu erfüllen.

Das Schreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe enthält die Angaben zu den einzuhaltenden Bedingungen sowie die Vorgaben für die Einreichung des Angebots.



Bitte beachten Sie, dass das Angebot von einer oder mehreren Personen unterzeichnet werden muss, die befugt sind, den Wirtschaftsteilnehmer gemäß den Bestimmungen seiner Satzung und/oder dem Auszug aus dem Handelsregister zu vertreten, oder von einer oder mehreren Personen, die eine entsprechende Vollmacht von einer in diesen Dokumenten genannten Person erhalten haben. Die Dokumente, aus denen hervorgeht, dass diese Personen befugt sind, den Wirtschaftsteilnehmer zu vertreten, sind gemäß den Bestimmungen von Ziffer 2.4 vorzulegen.

Die gleiche Regelung gilt für die Personen, die zur Vertragsunterzeichnung vorgesehen sind.

Wichtiger Hinweis: Jede von einem oder mehreren am Angebot beteiligten Rechtsträgern zu verantwortende vollständige oder teilweise Auslassung von Angaben kann dazu führen, dass das Amt für Veröffentlichungen das Angebot vom Verfahren ausschließt

2.3. Aufbau des Angebots

Jedes Angebot muss die folgenden fünf Teile enthalten:

Teil 1: Verwaltungstechnische AngabenTeil 2: AusschlusskriterienTeil 3: AuswahlkriterienTeil 4: Zuschlagskriterien – Technisches AngebotTeil 5: Zuschlagskriterien – Preisangebot

Die Teile 1 bis 4 einerseits und Teil 5 andererseits sind in zwei getrennte, versiegelte Umschläge einzulegen; diese sind zusammen in einem versiegelten Umschlag gemäß den Angaben im Schreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe einzureichen. Auf jedem Umschlag ist deutlich der Inhalt („Technisches Angebot“ bzw. „Preisangebot“) zu vermerken.

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Unterlagen in dreifacher Ausfertigung (ein Original und zwei Kopien) einzureichen sind; diese Bestimmung gilt auch für Disketten, CDs und sonstige Datenträger, die Teil des Angebots sind.

Bitte beachten Sie, dass Sie unbedingt die in Kapitel 3 genannten besonderen Bedingungen erfüllen müssen, was gemeinsame Angebote und Unteraufträge anbelangt.

2.4. Teil 1: Verwaltungstechnische Angaben

Im Zusammenhang mit Teil 1 hat der Bieter Folgendes vorzulegen:

Ein von einem entsprechend befugten Vertreter unterzeichnetes Begleitschreiben, in dem Name, Adresse, Faxnummer und E-Mail-Adresse der für die Einreichung des Angebots zuständigen Person genannt sind;

das Standard-Formular „Angaben zum Bieter“ (Anhang 3) mit folgenden Informationen:

Name des Bieters und/oder Name seiner Firma;



klare Beschreibung der Rechtsform des Bieters;

Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bieters;

Anschrift des Firmensitzes und gegebenenfalls Website;

Namen der gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer, Direktoren usw.) des Bieters, die zur Vertragsunterzeichnung mit Dritten bevollmächtigt sind;

Angaben zum Bankkonto;

Name, Anschrift, Telefon- und Faxnummern und E-Mail-Adresse der für administrative und technische Fragen zuständigen Kontaktpersonen;

unterzeichnete Erklärung über die Gültigkeit des Angebots

das von einem bevollmächtigten Vertreter des Bieters ausgefüllte und unterzeichnete, mit dem Stempel der Bank versehene und von einem Vertreter der Bank unterzeichnete Formular „Finanzangaben“. Falls die Kopie eines vor kurzem erstellten Kontoauszug beigefügt wird, so sind der Stempel der Bank und die Unterschrift des Vertreters der Bank nicht erforderlich. Ein Musterformular findet sich in Anhang 2A, und ein spezifisches Formular für jeden Mitgliedstaat kann unter folgender Internet-Anschrift abgerufen werden:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm

das Formular „Rechtsträger“, das von einem zur Vertretung gegenüber Dritten bevollmächtigten Vertreter des Bieters unterzeichnet werden muss. Dieses Formular gibt es für natürliche Personen, juristische Personen und öffentlich-rechtliche Einrichtungen. Ein Muster findet sich in Anhang 2B. Es kann in allen Sprachen der EU-Mitgliedstaaten unter folgender Adresse abgerufen werden:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm

Als Nachweis für die Richtigkeit der verwaltungstechnischen Angaben hat der Bieter dem Formular „Rechtsträger“ folgende Unterlagen beizufügen:

Für juristische Personen:

gegebenenfalls Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister, wie sie im Land des Geschäftssitzes vorgeschrieben ist, oder ein sonstiges amtliches Dokument, in dem diese Nummer vermerkt ist;

wenn in diesen Dokumenten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vermerkt ist, eine Kopie eines Dokuments, aus dem hervorgeht, dass der Bieter umsatzsteuerpflichtig ist;

eine lesbare Kopie der Bevollmächtigung der Personen, die berechtigt sind, den Bieter bei Verhandlungen mit Dritten und in Rechtsgeschäften zu vertreten, wenn diese nicht in den oben genannten Unterlagen enthalten ist, oder eine Kopie der Bekanntmachung einer solchen Bevollmächtigung, sofern die für die Rechtspersonen geltenden Gesetze eine solche Veröffentlichung vorschreiben. Vorlage der Gründungsurkunde des Rechtsträgers und/oder eine Kopie der Satzung, falls diese Unterlagen zum Nachweis der Vertretungsbevollmächtigung erforderlich sind. Wenn die Personen, die das Angebot unterschreiben, bzw. die zur Unterzeichnung des



Vertrags vorgesehene Person durch eine Vollmacht der oben genannten Personen bevollmächtigt sind, den Wirtschaftsteilnehmer zu vertreten, so ist diese Vollmacht ebenfalls vorzulegen.

Für natürliche Personen:

eine lesbare Kopie des Personalausweises oder Passes;

gegebenenfalls Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister, wie sie im Land des Geschäftssitzes vorgeschrieben ist, oder ein sonstiges amtliches Dokument, in dem diese Nummer vermerkt ist;

wenn in diesen Dokumenten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vermerkt ist, eine Kopie eines Dokuments, aus dem hervorgeht, dass der Bieter umsatzsteuerpflichtig ist.

Für öffentlich-rechtliche Einrichtungen:

Kopie der Entschließung, des Gesetzes, des Erlasses oder des Beschlusses zur Errichtung der betreffenden Einrichtung oder ersatzweise jedes andere Dokument, das die Schaffung der betreffenden Einrichtung belegt;

Namen und Funktionen der rechtlichen Vertreter des Bieters (Geschäftsführer, Direktoren usw.), die zur Vertragsunterzeichnung mit Dritten bevollmächtigt sind (obligatorische Vorlage einer Kopie der Bevollmächtigung dieser Personen).

falls die öffentlich-rechtliche Einrichtung auf dem Formular „Rechtsträger“ eine USt.-Identifikationsnummer angegeben hat, ein amtliches Dokument, in dem diese Nummer angegeben ist.

2.5. Teil 2: Ausschlusskriterien

2.5.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien

Im Rahmen von Teil 2 müssen die Bieter die Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) sowie folgende Bescheinigungen oder Unterlagen vorlegen:

Strafregisterauszug neueren Datums oder ein gleichwertiges Dokument; als Beweis dafür, dass die unter a, b oder e (siehe Punkt 2.5.2) aufgeführten Fälle nicht auf den Bieter zutreffen, oder in Ermangelung eines solchen, eine gleichwertige Bescheinigung neueren Datums einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind;

eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Landes ausgestellte Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass der Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen ist oder ein gleichwertiges Dokument;



eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Landes ausgestellte Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass der Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Steuern nachgekommen ist oder ein gleichwertiges Dokument.

Werden solche Bescheinigungen von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so können sie durch eine eidesstattliche oder in Ermangelung einer solchen, eine ehrenwörtliche Versicherung ersetzt werden, die der Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständiger Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.

2.5.2. Ausschlussfälle

Gemäß Artikel 93 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften1 in ihrer geänderten Fassung (im Folgenden „die Haushaltsordnung“) werden diejenigen Bieter von der Teilnahme am Verfahren ausgeschlossen

a) die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden;

b) die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, welche ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen;

c) denen vom öffentlichen Auftraggeber mit allen zulässigen Mitteln eine schwere Verletzung ihrer Berufspflichten nachgewiesen wurde;

d) die ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen sind;

e) die rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten Handlung verurteilt worden sind;

f) die derzeit von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion nach Artikel 96 Absatz 1 der Haushaltsordnung betroffen sind;

Von der Auftragsvergabe können gemäß Artikel 94 der Haushaltsordnung zudem Bieter ausgeschlossen werden, die während des Vergabeverfahrens

g) sich in einem Interessenkonflikt befinden;

h) im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben haben oder nicht alle Auskünfte erteilt haben.

Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, die vorgelegten Angaben zu überprüfen.

1 ABl. L 248 vom 16. September 2002, S. 1.



2.5.3. Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen

Die Bieter werden zudem auf Folgendes hingewiesen:

Die Kommission errichtet und betreibt im Einklang mit den EU-Vorschriften über den Schutz personenbezogener Daten eine zentrale Datenbank. Die zentrale Datenbank enthält Einzelheiten über die Bewerber und die Bieter, die sich in einer der unter Ziffer 2.5.2 genannten Situationen befinden, sowie über die Bewerber und die Bieter, die von den aus dem EU-Haushalt finanzierten Aufträgen und Finanzhilfen ausgeschlossen sind.

Gemäß Artikel 96 der Verordnung Nr. 1605/2002 über die Haushaltsordnung kann die Kommission gegenüber Bietern, auf die der in Ziffer 2.5.2 Buchstabe h genannte Ausschlussfall zutrifft bzw. bei denen im Zusammenhang mit aus dem EU-Haushalt finanzierten Aufträgen eine schwere Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung ihrer Verpflichtungen festgestellt worden ist, verwaltungsrechtliche oder finanzielle Sanktionen verhängen.

Diese Sanktionen können darin bestehen, dass

a) der betreffende Bieter oder Auftragnehmer für eine Höchstdauer von zehn Jahren von den Aufträgen und Finanzhilfen aus dem EU-Haushalt ausgeschlossen wird;

b) finanzielle Sanktionen gegen den Bieter oder Auftragnehmer bis zur Höhe des Auftragswertes verhängt werden.

Die Sanktionen bestimmen sich nach dem Umfang des Auftrags und der Schwere der Verfehlungen.

Ausführliche Angaben zu diesen Sanktionen sind Artikel 133 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften2 in ihrer geänderten Fassung zu entnehmen.

2.6. Teil 3: Auswahlkriterien

Die Auswahl des für die Auftragsvergabe in Frage kommenden Bieters erfolgt auf der Grundlage der Bewertung:

seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit;

seiner technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit.

Der Bieter kann gegebenenfalls auf die Kapazitäten anderer Unternehmen zurückgreifen, unabhängig davon, in welchem rechtlichen Verhältnis er zu diesen Unternehmen steht. In diesem Fall muss er gegenüber dem Auftraggeber nachweisen, dass er über die für die Ausführung des Auftrags notwendigen Mittel verfügt, beispielsweise durch Beibringung

2 ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 1.Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten 15 / 79


einer Erklärung der betreffenden Unternehmen, in der sie sich verpflichten, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.

2.6.1. Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters

2.6.1.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

Der erste Abschnitt von Teil 3 muss die Angaben zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters enthalten. Folgende Dokumente sind vorzulegen:

1. Bilanzen und Ergebnisrechnungen der letzten zwei Jahre;

2. Ein Dokument mit Angaben über den Gesamtumsatz und Umsatz mit den Leistungen, auf die sich der Auftrag bezieht, in den letzten drei Geschäftsjahren;

2.6.1.2. Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

Die Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters erfolgt auf der Grundlage der o. a. Dokumente, welche er gemäß Ziffer 2.6.1.1. vorzulegen hat.

In Bezug auf den Mindestumsatz gilt Folgendes: Der Betrag, der dem geschätzten Auftragswert für ein Jahr entspricht, darf nicht höher sein als 60 % des vom Bieter im letzten Geschäftsjahr erzielten Gesamtumsatzes bzw. darf nicht mehr als 60% des Durchschnittswerts der vom Bieter in den letzten drei Geschäftsjahren erzielten Gesamtumsätze ausmachen. Genaue Angaben zum geschätzten Volumen des Auftrags für vier Jahre sind Ziffer 1.2 zu entnehmen.

2.6.2. Technische und fachliche Leistungsfähigkeit des Bieters

2.6.2.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit des Bieters

Im zweiten Abschnitt von Teil 3 hat der Bieter Angaben über seine technische und fachliche Leistungsfähigkeit zu machen.

Der Nachweis der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit wird anhand folgender Unterlagen erbracht:

a) eine kurze Beschreibung (maximal 5 Seiten) der wirtschaftlichen Tätigkeit des Bieters im Zusammenhang mit den ausgeschriebenen Leistungen (vorzulegen);

b) eine Liste von wenigstens 3 und höchstens 8 Projekten im Zusammenhang mit vergleichbaren Leistungen, die der Bieter und seine eventuellen Subunternehmer in den letzten drei Jahren ausgeführt haben, mit Angaben zu Auftragswert, Anfangs- und Abschlussdatum, Auftraggeber und verwendeten Sprachen; diese



Projekte müssen zusammen mindestens 5 Sprachen abdecken und einen Auftragswert von insgesamt mindestens 200 000 EUR haben (auszufüllen ist der Fragebogen „Technische Angaben“ – 1. Liste der vergleichbaren Aufträge, Anhang 7);

c) Beschreibung der zur Auftragsausführung eingesetzten technischen Mittel, der Software und des sonstigen Materials und Nachweis der Fähigkeit zur Gewährleistung einer schnellen, zuverlässigen und interaktiven Datenübertragung (auszufüllen ist der Fragebogen „Technische Angaben“ – 2. Material, Anhang 7);

d) Eine Erklärung über die Fähigkeit zur Verarbeitung der Daten in den 23 Amtssprachen der Europäischen Union und zur Anpassung an die gegebenenfalls erforderliche Erfassung von Daten in anderen Sprachen (auszufüllen ist der Fragebogen „Technische Angaben“ – 3. Sprachkenntnisse; Anhang 7);

e) mindestens 3 Lebensläufe von Datenerfassern mit dem Nachweis ihrer Kompetenz und Erfahrung und insbesondere ihrer Sprachkenntnisse: Nachweis der Fähigkeit, gedruckte oder handgeschriebene Informationen in den einzelnen europäischen Sprachen zu lesen, zu verstehen und anschließend zu erfassen, gegebenenfalls mit Transkription der kyrillischen oder griechischen Zeichen in das lateinische Alphabet, sowie Nachweis der Beherrschung der Bürokommunikationsmittel (zu liefern nach Maßgabe der Anweisungen in Anhang 9);

f) Liste der Lebensläufe (vorzulegen).

Mit der Einreichung eines Angebots akzeptiert jeder daran beteiligte Rechtsträger, dass das Amt für Veröffentlichungen seine technische Leistungsfähigkeit und falls erforderlich seine Untersuchungs- und Forschungsmittel sowie die Maßnahmen zur Qualitätssicherung überprüft.

Die Bieter werden ferner davon in Kenntnis gesetzt, dass sie aufgefordert werden können, den Nachweis zu erbringen, dass sie nach geltendem nationalem Recht zur Vertragsausführung befugt sind: Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister, eidesstattliche Versicherung, Bescheinigung, Mitgliedschaft in einer einschlägigen Organisation, ausdrückliche Vollmacht, Eintrag in das Umsatzsteuerregister.

2.6.2.2. Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit

Die Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit der Bieter erfolgt auf der Grundlage ihrer einschlägigen Kompetenz im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen, vor allem unter den Gesichtspunkten Know-how und Erfahrung.

2.7. Teil 4: Zuschlagskriterien – technisches Angebot

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot, das auf der Grundlage folgender Kriterien ermittelt wird:



2.7.1. Im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien zu liefernde Unterlagen

Dieser Teil muss die Dokumente enthalten, aus denen die Vorzüge des Angebots ersichtlich werden, um die Bewertung der technischen Zuschlagskriterien zu ermöglichen.

Die Bieter liefern durch Ausfüllen des Fragebogens in Anhang 8 detaillierte Angaben.

2.7.2. Bewertung der technischen Zuschlagskriterien

Diese Kriterien dienen der Differenzierung der Angebote derjenigen nicht ausgeschlossenen Bieter, die sämtliche Auswahlkriterien erfüllen.

Ziel der Zuschlagskriterien ist die Bewertung der Qualität des Angebots anhand der Angaben des Bieters. Die folgenden Kriterien – Kenntnisse oder Fähigkeiten des Bieters, beispielsweise Erfahrungen, berufliche Ausbildung und Referenzen – die bei der Bewertung der Auswahlkriterien berücksichtigt wurden, werden bei der Beurteilung der Zuschlagskriterien nicht berücksichtigt.

Die technische Bewertung erfolgt auf der Grundlage folgender Aspekte:

NR. TECHNISCHE ZUSCHLAGSKRITERIEN(MAXIMALE

PUNKTEZAHL) SCHWELLENWERT

1 Präsentation des Angebots 5 2,5

2 Vorgesehene Organisation zur Gewährleistung der Qualität und der Zuverlässigkeit der Datenerfassung unter Berücksichtigung der durch die Mehrsprachigkeit bedingten Zwänge

50 25

3 Qualität der personellen Organisation im Rahmen einer flexiblen Anpassung der Ressourcen an das Volumen der in Auftrag gegebenen Arbeiten

25 12,5

4 Organisation und Logistik für das Abholen und den Rücktransport der Arbeiten gemäß den Bestimmungen der Technischen Spezifikationen

10 5

5 Qualität der vorgeschlagenen Systeme und Verfahren zur Gewährleistung der Sicherheit und Geheimhaltung der Daten und der dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Zugänge zu den Anwendungen des Amts für Veröffentlichungen

10 5

Insge-samt 100 65



Das Ergebnis der technischen Bewertung ist die Summe der Punkte, die bei der Bewertung der einzelnen Kriterien erzielt wurden. Nur Angebote, die bei jedem Kriterium mindestens die Hälfte der Punktzahl und insgesamt mindestens 65 Punkte erzielt haben, werden für die Auftragsvergabe berücksichtigt.

Die Angebote werden vor allem nach der Qualität der angebotenen Dienstleistungen beurteilt. Daher sollten die Bieter alle in diesem Lastenheft genannten Punkte sorgfältig ausarbeiten, um eine möglichst hohe Punktezahl zu erreichen. Bieter, die lediglich die Mindestanforderungen dieses Lastenhefts wiedergeben, ohne dabei ins Detail zu gehen oder einen Wertzuwachs einzubringen, erhalten nur eine sehr geringe Gesamtpunktzahl.

Schlägt ein Bieter in seinem Angebot Leistungen vor, die über die in den Technischen Spezifikationen festgelegten Mindestanforderungen hinausgehen, so bleibt er, falls er den Zuschlag erhält, während der gesamten Dauer der Vertragsausführung an sein Angebot gebunden.

2.8. Teil 5: Zuschlagskriterien – Preisangebot

2.8.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den finanziellen Zuschlagskriterien

Das Preisangebot ist anhand der beigefügten Vordrucke für Preisaufstellung und Musterangebote zu erstellen.

Das Preisangebot muss folgende Vorgaben erfüllen:

Die Preise sind in Euro anzugeben.

Die Preise sind bis zu maximal 4 Dezimalstellen hinter dem Komma anzugeben.

Die Preise sind ohne Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer anzugeben, da die Europäische Union auf dem Gebiet der EU von solchen Abgaben gemäß Artikel 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union vom 8. April 19653 befreit ist. Die Mitgliedstaaten gewähren der Kommission diese Befreiung entweder in Form von Erstattungen nach Vorlage von Nachweisen oder in Form der unmittelbaren Befreiung.

Für die Länder, in denen laut nationalem Recht eine Befreiung in Form einer Rückerstattung vorgesehen ist, ist die Umsatzsteuer getrennt aufzuführen. Im Falle eines Zweifels bezüglich des geltenden Umsatzsteuerrechts obliegt es dem Bieter, mit seinen einzelstaatlichen Behörden Kontakt aufzunehmen, um zu klären, in welcher Form die Europäischen Union von der Umsatzsteuer befreit ist.

Beim Ausfüllen der Preisaufstellung und der Musterangebote ist Folgendes zu beachten:

- In der Preisaufstellung ist der Name der Firma anzugeben; jede Seite ist vorschriftsmäßig auszufüllen und von einem der ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter der Firma zu unterzeichnen (Anhang 1). Änderungen an der Preisaufstellung sind nicht zulässig. Alle Fragen sind vollständig zu beantworten.

3 ABl. C 83 vom 30.3.2010, S. 266.Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten 19 / 79


Das Fehlen einer Antwort wird als negative Antwort bewertet. Jede Auslassung oder Änderung der ursprünglichen Preisaufstellung führt zum Ausschluss des Angebots vom Verfahren.

- Das Musterangebot ist ordnungsgemäß auszufüllen und zu unterzeichnen (Anhang 1). Das Musterangebot ist auf der Grundlage der in der Preisaufstellung angegebenen Einheitspreise zu erstellen. Bei Abweichungen zwischen Musterangebot und Preisaufstellung ist letztere maßgeblich. Aus ihm können in Streitfällen keine Rechte abgeleitet werden. Nur die tatsächlich ausgeführten Arbeiten dürfen auf der Grundlage der in der Preisaufstellung angegebenen Einheitspreise in Rechnung gestellt werden.

Preisaufstellung und Musterangebot werden auch in elektronischer Form als Excel-Dateien übermittelt. Im Falle von Abweichungen zwischen Papierfassung und elektronischer Datei ist die Papierfassung maßgeblich.

2.8.2. Bewertung der finanziellen Zuschlagskriterien

Die Bewertung des finanziellen Zuschlagskriteriums erfolgt auf der Grundlage des Gesamtbetrags des Musterangebots.

2.9. Abschließende Bewertung

Bei der abschließenden Bewertung werden nur die Angebote berücksichtigt, die die vorangehenden Bewertungsphasen erfolgreich abgeschlossen haben.

Für jedes Los erhält derjenige Bieter den Zuschlag, dessen Angebot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist.

Zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots wird die Qualität mit 30 % und der Preis mit 70 % gewichtet, wobei folgende Formel zur Anwendung kommt:

R = (30 XQ ) + (70 X

PMIN )QMAX PDarin ist:

R: Preis-Leistungs-Verhältnis

Q: Qualitätspunkte des betreffenden Angebots;

Qmax: Qualitätspunkte des Angebots, das die höchste Qualitätsnote erzielt hat;

Pmin: Gesamtbetrag des günstigsten Musterangebots;

P: Gesamtbetrag des betreffenden Musterangebots.

2.10. Unterrichtung der Bieter

Das Amt für Veröffentlichungen informiert die Bieter über Entscheidungen bezüglich der Auftragsvergabe und nennt gegebenenfalls die Gründe, warum es auf die Vergabe eines



ausgeschriebenen Auftrags verzichtet oder die Einleitung eines neuen Verfahrens beschlossen hat.

Auf schriftliche Anfrage teilt das Amt für Veröffentlichungen den Bietern, deren Angebot abgelehnt wurde, die Gründe für die Ablehnung mit, unterrichtet die Bieter, die ein annehmbares Angebot eingereicht haben, über die Merkmale und Vorteile des ausgewählten Angebots und teilt ihnen den Namen des erfolgreichen Bieters mit.

Das Amt kann jedoch beschließen, bestimmte Angaben nicht mitzuteilen, wenn die Offenlegung dieser Angaben den Gesetzesvollzug behindern, dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen, den berechtigten geschäftlichen Interessen öffentlicher oder privater Wirtschaftsteilnehmer schaden oder den lauteren Wettbewerb zwischen den Wirtschaftsteilnehmern beeinträchtigen würde.

2.11. Auftragsvergabe

Das Vergabeverfahren wird mit der Unterzeichnung eines Vertrags durch die Vertragsparteien oder mit der Entscheidung, den Auftrag nicht zu vergeben, abgeschlossen.

Nach Ablauf der Bindefrist kommt die Vergabe nur zustande, wenn der Bieter schriftlich sein Einverständnis erklärt.


3. Gemeinsames Angebot und Weitervergabe von Aufträgen

3. GEMEINSAMES ANGEBOT UND WEITERVERGABE VON AUFTRÄGEN

Dieser Abschnitt gilt nur für Bieter, welche beabsichtigen, ein gemeinsames Angebot abzugeben oder im Rahmen der Vertragsausführung Unteraufträge zu vergeben. Trifft dies nicht auf Sie zu, gehen Sie bitte gleich zum nächsten Abschnitt („4. Technische Spezifikationen“) über.

3.1. Einreichung von Angeboten in Zusammenarbeit mit anderen Firmen

Beteiligen sich mehrere Dienstleister an einem Angebot, so können sie:

ein gemeinsames Angebot einreichen; in diesem Falle sind alle Dienstleister als Bieter und, wenn ihr Angebot den Zuschlag erhält, als Auftragnehmer zu betrachten (in diesem Fall muss einer der Bieter zum Koordinator bestimmt werden, um im Falle der Auftragsvergabe die Vertragsabwicklung zu gewährleisten); oder

ein Angebot einreichen, in dem nur ein Bieter genannt wird. Dieser Bieter ist, wenn das Angebot den Zuschlag erhält, alleiniger Auftragnehmer; die übrigen Dienstleister werden als Subunternehmer betrachtet.

Unabhängig von der Aufmachung des Angebots (gemeinsames Angebot oder Angebot, in dem nur ein Bieter genannt wird) müssen der bzw. die Bieter zwingend Angaben zu Rolle, Qualifikationen und Erfahrung jedes Dienstleisters sowie ggf. zu den gegenseitigen Kontrollmechanismen machen.

3.1.1. Gemeinsames Angebot

Bieter, die ein gemeinsames Angebot einreichen, haften gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen gesamtschuldnerisch für die Ausführung des gesamten Auftrags. Klauseln, die beispielsweise besagen,

dass einer der Partner, die das gemeinsame Angebot vorlegen, für einen Teil des Auftrags haftet und ein anderer für den Rest, oder

dass, wenn das gemeinsame Angebot den Zuschlag erhält, mehrere Verträge unterzeichnet werden sollen,

verletzen somit den Grundsatz der gesamtschuldnerischen Haftung.

Das Amt für Veröffentlichungen wird eine eventuell in einem gemeinsamen Angebot enthaltene derartige Klausel außer Acht lassen und behält sich vor, solche Angebote ohne weitere Prüfung vom Vergabeverfahren auszuschließen, weil sie nicht den Bestimmungen des Lastenhefts entsprechen.

Im Fall eines gemeinsamen Angebots ist einem der am Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags zu erteilen.



Erhält das gemeinsame Angebot den Zuschlag, können die Bieter aufgefordert werden, nach der Auftragsvergabe eine bestimmte Rechtsform anzunehmen, wenn dies für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags erforderlich ist.

Es ist einem Bieter, der allein oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft ein Angebot einreicht, nicht gestattet, für das gleiche Los allein oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft ein weiteres Angebot einzureichen.

3.1.2. Untervergabe

Werden einzelne im Auftrag vorgesehene Aufgaben an Subunternehmer weitervergeben, so trägt der Auftragnehmer weiterhin gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen die volle Haftung für die Ausführung des gesamten Auftrags. Daraus ergibt sich Folgendes:

das Amt für Veröffentlichungen regelt sämtliche Vertragsangelegenheiten (z. B. Zahlungen) ausschließlich mit dem Hauptauftragnehmer, unabhängig davon, ob Aufgaben von einem Subunternehmer ausgeführt werden oder nicht;

der Auftragnehmer darf unter keinen Umständen die Haftung gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen mit der Begründung ablehnen, für einen Mangel sei ein Subunternehmer verantwortlich.

Der Bieter hat den/die Subunternehmer darüber zu unterrichten, dass Artikel II.17 des Vertrags auf sie Anwendung findet. Nach Unterzeichnung des Vertrags unterliegt die Weitervergabe von Aufträgen den Bestimmungen von Artikel II.13 des o. g. Vertrags. Um während der Vertragsausführung einen Subunternehmer auszuwechseln oder Arbeiten an Subunternehmer zu vergeben, die er laut ursprünglichem Angebot selbst ausführen wollte, bedarf der Auftragnehmer der ausdrücklichen Genehmigung des Amts für Veröffentlichungen.

3.2. Vorzulegende Unterlagen –gemeinsames Angebot

Im Fall eines gemeinsamen Angebots sind folgende Unterlagen vorzulegen:

Teil 1: Verwaltungsinformationen und vorzulegende Nachweise

1. Eine Erklärung auf der Grundlage der Muster-Vollmachtvereinbarung (Anhang 2C), unterzeichnet von den gesetzlichen Vertretern aller am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner, in der:

alle am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner die gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des Auftrags übernehmen;

einem der am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags gegeben wird.

2. Wenn die Bieter bereits ein Konsortium oder eine ähnliche Einrichtung gebildet haben, müssen sie dies in ihrem Angebot angeben und alle sachdienliche Angaben und Unterlagen dazu beifügen.



3. Der Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (Anhang 4) ist von einem gesetzlichen Vertreter des Koordinators zu unterzeichnen und vorzulegen.

4. Das Formular „Angaben zum Bieter“ ist von jedem am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner vorzulegen.

5. Für jeden Bieter ist das Formular „Rechtsträger“ mit allen Belegen gemäß Ziffer 2.4 vorzulegen.

Das Formular „Finanzangaben“ ist nur vom Koordinator vorzulegen.

Teil 2: Unterlagen zu den Ausschlusskriterien

6. Jeder Bieter muss die Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) ausfüllen und zurückschicken und die unter Ziffer 2.5 aufgeführten Belege liefern.

Teil 3: Unterlagen zu den Auswahlkriterien

7. Jeder an einem gemeinsamen Angebot beteiligte Partner muss die Unterlagen zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorlegen:

Bilanzen und Ergebnisrechnungen der letzten zwei Jahre;

Ein Dokument mit Angaben über den Gesamtumsatz und Umsatz mit den Leistungen, auf die sich der Auftrag bezieht, in den letzten drei Geschäftsjahren;

Der Fragebogen „Technische Angaben“ im Zusammenhang mit den Auswahlkriterien ist nur einmal für alle an einem gemeinsamen Angebot beteiligten Partner auszufüllen, wobei jedoch anzugeben ist, welchem Partner die jeweils beschriebenen Kapazitäten zuzuordnen sind.

Teile 4 und 5: Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien

Die Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien sind vom Koordinator, der die Bietergemeinschaft vertritt, in einmaliger Ausfertigung vorzulegen.

3.3. Vorzulegende Unterlagen - Unteraufträge

Sieht das Angebot die Weitervergabe von Aufträgen vor, so muss es folgende Unterlagen enthalten:


1. Der Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (Anhang 4), unterzeichnet von einem gesetzlichen Vertreter des Bieters. Die dritte Seite dieses Fragebogens ist für jeden einzelnen Subunternehmer einzureichen und muss folgende Angaben enthalten:

die Gründe für die Weitervergabe von Aufträgen an Subunternehmer;

die Aufgaben, Tätigkeiten und Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Subunternehmer;



Angaben zu Umfang bzw. Anteil der auf jeden Subunternehmer entfallenden Arbeiten;

2. eine Erklärung jedes einzelnen Subunternehmers, dass er zur Zusammenarbeit mit dem Bieter bereit ist, wenn dieser den Zuschlag erhält.


3. Subunternehmer müssen die ordnungsgemäß unterzeichnete Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) vorlegen. Wenn im Rahmen eines Angebots 20 % oder mehr des Auftrags an einen Subunternehmer vergeben werden sollen, so muss der Subunternehmer alle Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien gemäß Ziffer 2.5 vorlegen. Machen die Unteraufträge weniger als 20 % des Auftrags aus, so ist der Subunternehmer von der Verpflichtung zur Vorlage der Belege befreit. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich jedoch das Recht vor, Belege anzufordern, wenn es dies für notwendig erachtet.


4. Wenn im Rahmen eines Angebots 20 % oder mehr des Auftrags an einen Subunternehmer vergeben werden sollen, so muss der Subunternehmer alle Belege zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit gemäß Ziffer 2.6 vorlegen. Machen die Unteraufträge weniger als 20 % des Auftrags aus, so ist der Subunternehmer von der Verpflichtung zur Vorlage der Belege über seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit befreit. Führt der Bieter jedoch die Leistungsfähigkeit der Subunternehmer als Beleg dafür an, das er selbst die Auswahlkriterien gemäß dem Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (Anhang 4) erfüllt, so sind die entsprechenden Unterlagen vorzulegen Das Amt für Veröffentlichungen behält sich grundsätzlich das Recht vor, Belege anzufordern, wenn es dies für notwendig erachtet.

5. Der Subunternehmer hat im Fragebogen „Technische Angaben“ die Fragen zu beantworten, die die von ihm zu erbringenden Leistungen betreffen, und die entsprechenden Unterlagen zu diesen Leistungen vorzulegen (z. B. Lebensläufe, FKPT).

Teile 4 und 5: Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien

Die Dokumente im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien sind nur vom Bieter vorzulegen.

3.4. Bewertung der Angebote im Falle von gemeinsamen Angeboten bzw. Unteraufträgen

3.4.1. Ausschlusskriterien

Die Ausschlusskriterien werden für jeden Bieter und jeden Subunternehmer individuell bewertet.



3.4.2. Auswahlkriterien

Gemeinsames Angebot

Sind mehrere Bieter als Partner an einem gemeinsamen Angebot beteiligt, so muss jeder Einzelne von ihnen den Nachweis erbringen, dass er über die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit verfügt. Muss jedoch bei den Kriterien ein bestimmtes Volumen erreicht werden, so wird eine konsolidierte Bewertung aller am Angebot Beteiligten vorgenommen.

Die Auswahlkriterien für die technische und fachliche Leistungsfähigkeit werden für die Bietergemeinschaft als Ganzes bewertet.

Untervergabe

Falls das Amt für Veröffentlichungen es angesichts der Rolle eines Subunternehmers und des Umfangs der an ihn vergebenen Leistungen für erforderlich hält, werden die Auswahlkriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit für den Bieter und die vorgeschlagenen Subunternehmer getrennt bewertet. Muss bei den Kriterien jedoch ein bestimmtes Volumen erreicht werden, so ist eine konsolidierte Bewertung durchzuführen, die sich danach richtet, in welchem Maße der Subunternehmer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt.

Die Auswahlkriterien für die technische und fachliche Leistungsfähigkeit werden für jeden vorgeschlagenen Subunternehmer bewertet, soweit sie die an ihn zu vergebenden Leistungen betreffen.

Nur in dem Fall, in dem der Bieter die Absicht hat, die Leistungsfähigkeit des Subunternehmers als Beleg dafür anzugeben, dass er selbst die Auswahlkriterien gemäß dem Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge erfüllt (Anhang 4), werden die Auswahlkriterien im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit unter Berücksichtigung der kombinierten Kapazitäten des Bieters und des Subunternehmers bewertet; diese Bewertung richtet sich danach, in welchem Maße der Subunternehmer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt.

3.4.3. Zuschlagskriterien

Die Bewertungs-(Zuschlags-)Kriterien werden für das Angebot als Ganzes bewertet.


4. Technische Spezifikationen

4. TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN

4.1. Gegenstand

Vertragsgegenstand ist die rechnergestützte Online- oder Offline-Erfassung von Daten in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers. Die Daten betreffen Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen in den 23 Amtssprachen der Europäischen Union, in den Sprachen der Kandidatenländer und in norwegischer Sprache (Norwegen ist ein Mitglied der EFTA).

Der Auftragnehmer kann gegebenenfalls aufgefordert werden, für den punktuellen oder sonstigen Bedarf des Amts für Veröffentlichungen andere Daten zu erfassen (im Folgenden „sonstige Daten“).,

Für die Online-Erfassung werden zwei spezifische weborientierte Anwendungen eingesetzt, nämlich SAGAPX für die Verwaltung der Abonnements und GESCOMX für die Verwaltung der Bestellungen.

Das Amt für Veröffentlichungen kann diese Anwendungen im Laufe der Vertragsausführung durch andere weborientierte Anwendungen mit den gleichen Funktionen ersetzen.

Außerdem behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, gegebenenfalls eine Erfassung in Form elektronischer Dateien zu verlangen, die mit Standardbürosoftware (Excel, Access)4 durchgeführt wird.

Die Erfassung sonstiger Daten kann in anderen weborientierten Programmen als SAGAPX und GESCOMX oder mithilfe von Standardbürosoftware erfolgen.

4.2. Angaben zur Erfassung

4.2.1. Kategorien der Erfassung

Unter Erfassung versteht man das Eingeben (auf dem Bildschirm) von Daten aus gedruckten Unterlagen, Manuskripten oder elektronischen Dateien (im Folgenden „Ausgangsmaterial“)5 in Felder in den Masken verschiedener DV-Programme.

Es wird zwischen folgenden Kategorien unterschieden:

Generierung eines Links

Änderung und Löschung eines Links

Löschung eines Links mit bekanntem Identifikator (einfach);

4 Die Berechnung der Zahl der Einheiten (s. Ziffer 4.3.1) erfolgt analog zu der Berechnung für die Erfassung in SAGAPX/ GESCOMX.

5 5 Zu diesem Material gehören insbesondere: Umschläge, Briefe, Kupons, Versandzettel, Veröffentlichungen, Listings sowie alle sonstigen vom Amt für Veröffentlichungen zur Auftragsausführung übermittelten Unterlagen.



Registrieren einer Bestellung

Erfassung oder Änderung einer E-Mail-Adresse;

Bestätigung des Abschlusses eines Bestellvorgangs;

Erfassung sonstiger Daten

Beispiele für die verschiedenen Kategorien finden sich unter http://surveys.publications.europa.eu/formserver/exemples_de_saisie.htm.

4.2.1.1. Erstellung eines Mailing-Links

Ein Mailing-Link ist die Verknüpfung einer Adresse und eines Abonnements. Eine Adresse kann nur bestehen, wenn sie mit einem Abonnement verknüpft ist. Mehrere Abonnements können mit der gleichen Adresse verknüpft sein.

Es ist also manchmal möglich, ein Abonnement zu erstellen, ohne eine Adresse zu erstellen, doch muss geprüft werden, ob die bestehende Adresse wirklich diejenige ist, die für die Erstellung des Mailing-Links übermittelt wurde. Ist dies nicht der Fall, muss sie geändert werden.

Die durchschnittliche Dauer der Erfassung wird auf 150 Sekunden geschätzt (Erstellung einer Adresse und Erstellung eines Abonnements, siehe unten).

A. Erstellung einer Adresse

Eine Adresse besteht aus einer Reihe von Feldern, mit denen der Zustellort von Korrespondenz und/oder Veröffentlichungen genau bestimmt und der Empfänger definiert und kategorisiert wird, um aufgrund eines oder mehrerer Kriterien eine Auswahl treffen zu können.

Eine Adresse besteht aus obligatorischen und nicht obligatorischen Feldern.

Obligatorische Felder sind:

Name (1 Feld mit 29 Zeichen)

Strasse (1 Feld mit 29 Zeichen)

Stadt (1 Feld mit 20 Zeichen)

Postleitzahl (1 Feld mit 9 Zeichen)

Ländercode (1 Feld mit 2 Zeichen)

Alphawort (1 Feld mit 6 Zeichen)

Die obligatorischen Felder müssen stets ausgefüllt werden.

Enthält das Ausgangsmaterial andere Daten als die, die in die obligatorischen Felder einzutragen sind, oder schreibt der Auftragsschein (siehe unten) dies ausdrücklich vor, so sind auch nicht obligatorische Felder auszufüllen.



2 Felder mit 1 Zeichen (Typ)

3 Felder mit 20 bis 29 Zeichen (Name, Strasse),

1 Feld mit 2 Zeichen (Versandmodus)

1 Feld mit 8 Zeichen (Schlüssel Vertriebsagent)

1 bis 16 Felder mit 4 Zeichen (Code Funktion, Code Einrichtung)

1 bis 10 Felder mit 5 Zeichen (Code Fachgebiet)

2 Felder mit 1 Zeichen (Erstellung der Versandliste: ja oder nein, Privatadresse: ja oder nein)

2 Felder mit 11 Zeichen (Telefonnummer, Faxnummer)

1 Feld mit 256 Zeichen (E-Mail-Adresse)

Eine ausführlichere Beschreibung der Felder einer Adresse findet sich im Technischen Anhang Nr. 2 – Beschreibung der Adresse und des Abonnements.

Bei der Erstellung der Adresse teilt das System der Adresse automatisch eine Kennnummer zu. Diese Nummer wird zur festen Referenz der Adresse (im Folgenden „Kennnummer der Adresse“, s. Technischer Anhang Nr. 2 – Beschreibung der Adresse und des Abonnements). Hinweis: Nach Erstellung des Links muss diese Nummer zwingend auf das betreffende Ausgangsmaterial oder auf einen anderen Träger übertragen werden. Dies ist erforderlich, um dem Amt für Veröffentlichungen eine leichte Identifizierung des Links zu ermöglichen.

Die durchschnittliche Erfassungsdauer wird auf 120 Sekunden geschätzt.

B. Anlegen eines Abonnements

Ein Abonnement (verknüpft mit einer Adresse) besteht aus einer bestimmten Anzahl von Feldern, mit denen die Veröffentlichung, ihr Typ (kostenlos oder kostenpflichtig), die Menge, die Sprachfassung(en), weitere Merkmale der Veröffentlichung sowie die Modalitäten des Abonnements präzise identifiziert werden können.

Ein Abonnement besteht aus obligatorischen und nicht obligatorischen Feldern.

Obligatorische Felder sind:

Sprachfassung (1 Feld mit 2 Zeichen)

Menge (1 Feld mit 4 Zeichen)

Code Bestellung (1 Feld mit 1 Zeichen)

Code Auftraggeber (1 Feld mit 2 Zeichen)

Enthält das Ausgangsmaterial andere Daten als die, die in die obligatorischen Felder einzutragen sind, oder schreibt der Auftragsschein (siehe unten) dies ausdrücklich vor, so sind auch nicht obligatorische Felder auszufüllen.

1 Feld mit 1 Zeichen (Code Preisnachlass)

2 Felder mit 2 Zeichen (Versand, Code Aufgabe der Sendung)

2 Felder mit 8 Zeichen (Datum Beginn, Datum Abschluss)Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten 29 / 79


1 Feld mit 19 Zeichen (Referenz)

1 Feld mit 8 Zeichen (Ende Fakturierung)

1 Feld mit 5 Zeichen (Auswahl)

Eine ausführlichere Beschreibung der Felder eines Abonnements findet sich im Technischen Anhang Nr. 2 – Beschreibung der Adresse und des Abonnements.

Das Anlegen eines Abonnement setzt voraus, dass die mit diesem Abonnement zu verknüpfende Kennnummer der Adresse sowie das Kürzel des Abonnements, das vom Amt für Veröffentlichungen geliefert wird, bekannt sind (s. Technischer Anhang Nr. 2 – Beschreibung der Adresse und des Abonnements).

Hinweis: Ein Abonnement in der SAGAPX-Maske kann nur 12 Sprachfassungen einer Veröffentlichung umfassen. Für das Hinzufügen weiterer Sprachfassungen ist die Erstellung eines neuen Links erforderlich.

Mit dem neuen System bzw. der Änderung des derzeitigen Systems wird es wahrscheinlich möglich sein, alle Sprachfassungen (derzeit 23) zu erfassen, ohne einen neuen Link anlegen zu müssen. Das Zahlungsverfahren bleibt unverändert. Das Erstellen des Links wird wie folgt berechnet: Ein Link für 12 Abonnementzeilen, zwei Links ab der 13. bis zur 24. Abonnementzeile, unabhängig vom Anzeigemodus. Das Hinzufügen einer 25. Abonnementzeile wird als zusätzlicher Link fakturiert.

Die durchschnittliche Erfassungsdauer wird auf 30 Sekunden geschätzt.

4.2.1.2. Änderung und Löschung eines Links

Für die Änderung eines oder mehrerer Felder einer Adresse muss ihre Kennnummer bekannt sein. In etwa 20 % der Fälle werden Änderungen ausgeführt, ohne dass diese Kennnummer bekannt ist; in diesem Fall muss eine Recherche anhand von Elementen der Adresse (Name, Strasse, Stadt und Land) durchgeführt werden. Diese 20 % der Fälle machen etwa 50 % des Zeitaufwands bei den Arbeiten zur Änderung von Adressen aus.

Für die Änderung eines oder mehrerer Felder eines Abonnements muss neben dem Abonnement-Kürzel (das vom Amt für Veröffentlichungen geliefert wird) auch die Kennnummer der Adresse bekannt sein, mit der das zu ändernde Abonnement verknüpft ist.

Die Gesamtdauer der Recherche und Erfassung einer Änderung oder einer Löschung variiert zwischen 20 Sekunden und 2 Minuten. Nach Ablauf dieser Zeitraums kann der Auftragnehmer im Falle von Zweifeln oder der Unmöglichkeit, die Adresse zu ermitteln, die Recherche einstellen und dem Amt für Veröffentlichungen das Problem melden. Ein nach 2 Minuten nicht abgeschlossener Recherchevorgang wird fakturiert. Das Amt für Veröffentlichungen wird jedoch anlässlich der Qualitätskontrolle eine zusätzliche Recherche durchführen, um zu versuchen, das Problem zu lösen und um sich zu vergewissern, dass der Auftragnehmer die ihm laut Vertrag zur Verfügung stehende Zeit effizient und vollständig genutzt hat. Sollte sich nach der Überprüfung herausstellen, dass der Kunde mit einer gezielten Recherche leicht hätte ermittelt werden können, so wird eine Liste der wegen mangelnder Sorgfalt nicht ausgeführten Arbeiten erstellt, deren Auftragswert von dem für das entsprechende Dossier zu fakturierenden Betrag abgezogen wird.



4.2.1.3. Löschung eines Links mit bekanntem Identifikator

Es handelt sich um die Löschung von Adressen oder Abonnements, für die die zu erbringende Leistung eindeutig festgelegt ist und die Kennnummer der Adresse sowie das Abonnement-Kürzel bekannt sind. Mit dem Löschen der Adresse werden alle mit ihr verknüpften Abonnements gelöscht. Das Löschen eines Abonnements bewirkt nur das Löschen des Mailing-Links.

Die durchschnittliche Dauer eines Löschvorgangs variiert zwischen 30 und 40 Sekunden.

4.2.1.4. Registrierung der Bestellungen

Das Erfassen einer Bestellung erfordert das Erfassen einer vollständigen Postanschrift sowie das Erfassen einer oder mehrerer Bestellzeilen (Veröffentlichungen/Artikel mit zwölfstelligen Katalognummern und Angabe der jeweiligen Menge pro Veröffentlichung/Artikel).

Bei der Registrierung einer Bestellung ist die Verfügbarkeit der einzelnen Artikel für die jeweiligen Zeilen (unter dem Code Auftraggeber) zu überprüfen und gegebenenfalls ein Ersatzprodukt zu bestellen. Außerdem ist anzugeben, aus welchem Lagerbestand der Artikel entnommen wird und welche Dienststelle die Ausführung der Bestellung bezahlen wird. Die Regeln werden dem Auftragnehmer nach Vertragsunterzeichnung anlässlich der einführenden Schulung des Personals geliefert.

Die durchschnittliche Dauer der Erfassung liegt für eine Bestellung mit einer einzigen Katalognummer-Zeile zwischen 120 und 160 Sekunden; darin enthalten ist die Zeit für die Überprüfung der Lagerbestände (30-40 Sekunden, wenn der bestellte Artikel nicht mehr auf Lager ist).

Für jede zusätzliche Zeile wird die durchschnittliche Erfassungszeit auf 40 Sekunden geschätzt.

4.2.1.5. Erfassung oder Änderung einer elektronischen Adresse

Das Erfassen einer elektronischen Adresse ist, wenn sie anlässlich der Erstellung eines Links erfolgt, integrierender Bestandteil dieses Vorgangs. Ist dies nicht der Fall, so stellt das Erfassen einer elektronischen Adresse einen separaten Vorgang dar. Das zu diesem Zweck vorgesehene offene Feld besteht aus 4 Zeilen mit 64 Zeichen. In der derzeitigen Anwendung kann nur eine einzige E-Mail-Adresse eingetragen werden. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt durch die Änderung der derzeitigen Anwendung oder eine neue Anwendung möglich werden, mehrere elektronische Adressen zu erfassen, so würde das Erfassen bzw. die Änderung jeder Adresse als getrennter Vorgang verrechnet.

Die durchschnittliche Dauer der Erfassung wird auf 60 Sekunden geschätzt.

4.2.1.6. Bestätigung des Abschlusses eines Bestellvorgangs

Diese Aufgabe besteht darin, in GESCOMX die durch Online-Bestellungen generierten Vorgänge abzuschließen. Diese Arbeit wird derzeit intern von einem Computerprogramm ausgeführt. Sollte sie manuell durchgeführt werden, so würde dies auf 4 Bildschirmen erfolgen. In den meisten Fällen würde es ausreichen, die auf der Bestellung vermerkte Nummer der Versandmitteilung (12 Zeichen) zu erfassen und bis zum letzten Bildschirm zu scrollen, in dem das Tagesdatum durch das Datum der Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten 31 / 79


Ausführung der Bestellung zu ersetzen ist, und anschließend die Bestellung zu bestätigen. Gegebenenfalls ist in einem der vorangehenden Bildschirme das Gewicht der Sendung und/oder der Versandmodus zu ändern. Diese handschriftlichen Informationen stehen auf der Bestellung.

Die durchschnittliche Dauer eines vollständigen Bestätigungsvorgangs wird auf 30 bis 45 Sekunden geschätzt.

4.2.1.7. Erfassung sonstiger Daten

Der Auftragnehmer kann gegebenenfalls aufgefordert werden, weitere Daten zu erfassen. Für die Berechnung der Ausführungsdauer, die für die Festsetzung des Volumens in Arbeitseinheiten erforderlich ist, werden fünf verschiedene Ausführungszeiten berücksichtigt:

1. Für eine Textzeile, die aus einer einzigen Zelle besteht und maximal 79 Zeichen enthält, wird der durchschnittliche Zeitaufwand auf 30 Sekunden geschätzt.

2. Für eine Textzeile, die aus mehreren Zellen besteht, wird, wenn die Gesamtzahl der Zeichen bei 1 bis 19 liegt, der durchschnittliche Zeitaufwand auf 30 Sekunden geschätzt; Beispiele:

ABCDABCD ABCDABCD

2 Zellen, insgesamt 16 Zeichen

AA B CC D E F G


3. Für eine Textzeile, die aus 2 bis 6 Zellen besteht, wird, wenn die Gesamtzahl der Zeichen bei 20 bis 79 liegt, der durchschnittliche Zeitaufwand auf 60 Sekunden geschätzt. Beispiel:

ABCDEFGHAJKLM ABCDEFG


4. Für eine Textzeile, die aus 7 und mehr Zellen besteht, wird, wenn die Gesamtzahl der Zeichen bei 20 bis 79 liegt, der durchschnittliche Zeitaufwand auf 90 Sekunden geschätzt. Beispiele:

AB AB AB A A A A


Abcd Abcd Abcd Abcd Abcd Abcd Abcd Abcd Abcde Abcde



e e e e e e e e


5. Für eine Textzeile, die aus mehreren Zellen besteht und die insgesamt 80 bis 160 Zeichen enthält, wird der durchschnittliche Zeitaufwand auf 120 Sekunden geschätzt.

4.2.2. Sprachen der Erfassung

Die Daten sind in verschiedenen Sprachen zu erfassen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, zu gewährleisten, dass Daten in den 23 Amtssprachen der Europäischen Union verarbeitet werden können: Bulgarisch (BG), Spanisch (ES), Tschechisch (CS), Dänisch (DA), Deutsch (DE), Estnisch (ET), Griechisch (EL), Englisch (EN), Französisch (FR), Irisch (GA), Italienisch (IT), Lettisch (LV), Litauisch (LT), Ungarisch (HU), Maltesisch (MT), Niederländisch (NL), Polnisch (PL), Portugiesisch (PT), Rumänisch (RO), Slowakisch (SK), Slowenisch (SL), Finnisch (FI), Schwedisch (SV). Die Daten können in einem der drei folgenden Alphabete geliefert werden: lateinisch, griechisch oder kyrillisch.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich ferner, sich darauf einzustellen, dass Daten in den Sprachen aller Kandidatenländer verarbeitet werden können, d.h. Kroatien (HR), Montenegro (ME), die ehemaligen jugoslawischen Republik Mazedonien (MK), Island (IS) und die Türkei (TR) sowie Norwegen (NO).

In seltenen Fällen kann der Auftragnehmer aufgefordert werden, Daten in anderen Sprachen wie z: B. Russisch zu verarbeiten.

Die Angaben zur derzeitigen Zahl der Adressen, aufgeschlüsselt nach Ländern, finden sich im Technischen Anhang Nr. 3 – Statistiken.

Die Datenerfassung erfolgt im Rahmen der derzeitigen Anwendungen im lateinischen Alphabet, und zwar für alle Sprachen. Für die Daten in bulgarischer und griechischer Sprache übergibt das Amt für Veröffentlichungen dem Auftragnehmer die Regeln für die Übertragung in das lateinische Alphabet.

Möglicherweise wird die Datenerfassung während der Vertragslaufzeit aufgrund einer Änderung der derzeitigen Anwendungen oder der Anschaffung neuer Anwendungen auch im griechischen und kyrillischen Alphabet erfolgen. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, die Datenerfassung in diesen Alphabeten vorzunehmen.

Das Amt für Veröffentlichungen übermittelt dem Auftragnehmer Angaben zu einem Verfahren für die Vereinheitlichung der Schreibweise der Anschriften. Die Regeln für die Adressenformate sind je nach Sprache unterschiedlich; dies betrifft insbesondere die Straßennamen, das Format der Postleitzahlen oder die Städtenamen.

4.3. Volumen

4.3.1. Messung des Volumens

Für jedes übergebene Dossier berechnet das Amt für Veröffentlichungen das Volumen der auszuführenden Arbeiten in Arbeitseinheiten (AE). Nach Rücksendung der Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten 33 / 79


Erfassungsarbeiten informiert der Auftragnehmer das Amt für Veröffentlichungen über das tatsächliche Volumen der ausgeführten Arbeiten, wobei er die gleichen Einheiten zu verwenden hat.

Die Arbeitseinheit (AE) ist die Berechnungseinheit, die es ermöglicht, das dem Auftragnehmer übergebene Gesamtvolumen zu schätzen, das vom Auftragnehmer ausgeführte Arbeitsvolumen zu messen und die Fakturierung vorzunehmen.

Der Wert der verschiedenen Erfassungskategorien in AE wird wie folgt festgelegt:

Kategorie der Erfassung Wert in AE

1. Erstellung eines Links 2,5

2. Änderung oder Löschung eines Links 2

Ergebnislose Recherche 2

3. Löschung eines Links mit bekanntem Identifikator 1

4. Registrierung der Bestellungen (Adresse + eine Bestellzeile) 3

Zusätzliche Bestellzeile 1

5. Erfassung oder Änderung einer elektronischen Adresse 1

6. Bestätigung des Abschlusses eines Bestellvorgangs 1

7. Erfassung sonstiger Daten

Beispiel 1

Beispiel 2

Beispiel 3

Beispiel 4

Beispiel 5

0,5

0,5

1

1,5

2

4.3.2. Tägliches Volumen

In den letzten 18 Monaten des Zeitraums 2009-2010 lag das tägliche durchschnittliche Arbeitsvolumen bei 1 169 AE (siehe nachfolgende Tabelle).

Bei diesen Mengenangaben handelt es sich um Richtwerte. Sie können Schwankungen unterliegen und sind somit für das Amt für Veröffentlichungen nicht verbindlich.

Kategorie der Erfassung Zahl der Vorgänge

Wert des Vorgangs in

AE

AE insgesamt

1. Erstellung eines Links 220 2,5 550



2. Änderung oder Löschung eines Links 280 2 560

3. Löschung eines Links mit bekanntem Identifikator 10 1 10

4. Registrierung einer Bestellung (einschl. 3 zusätzliche Zeilen) 1 6 6 6

5. Erfassung oder Änderung einer elektronischen Adresse 40 1 40

6. Bestätigung des Abschlusses eines Bestellvorgangs7 +/- 3 1 3

7. Erfassung sonstiger Daten8

Beispiel 1

Beispiel 2

Beispiel 3

Beispiel 4

Beispiel 5

0

0

0

0

0

0,5

0,5

1

1,5

2

0

0

0

0

0

AE insgesamt 1 169

Dieses Volumen entspricht 2 bis 4 Behältern mit einem Gewicht zwischen 10 und 30 kg je Behälter.

4.3.3. Geschätztes jährliches Volumen

Das geschätzte jährliche Arbeitsvolumen ist dem Musterangebot in Anhang 1 zu entnehmen.

6 Eine Bestellung enthält im Durchschnitt 4 Katalogzeilen: Erfassung der Adresse + eine Zeile = 3 AE, eine zusätzliche Zeile = 1 AE ; für eine Bestellung mit 4 Katalogzeilen werden also 6 AE in Rechnung gestellt.

7 Diese derzeit intern ausgeführte Arbeit wird künftig gegebenenfalls auch im Rahmen des Vertrags ausgeführt. Da keine zuverlässigen Statistiken vorliegen, ist das angegebene Volumen ein Richtwert.

8 Diese Arbeiten werden derzeit nicht ausgeführt. Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten 35 / 79


4.4. Verfahren und Fristen

4.4.1. Übernahme und Übergabe der Erfassungsarbeiten

Das Amt für Veröffentlichungen übergibt dem Auftragnehmer einmal pro Tag die auszuführenden Arbeiten, aufgeteilt in Dossiers.

Jedes Arbeitsdossier enthält einen einzigen auszuführenden Arbeitsvorgang (Erfassungskategorie), nämlich: Erstellung eines Links / Änderung oder Löschung eines Links / Löschung eines Links mit bekanntem Identifikator / Registrierung einer Bestellung / Erfassung einer elektronischen Adresse / Bestätigung des Abschlusses eines Bestellvorgangs / und das entsprechende Ausgangsmaterial.

Außerdem werden dem Auftragnehmer in einem getrennten Dossier alle von der Post zurückgeschickten unzustellbaren Sendungen übergeben. Diese werden in vollständigem Zustand übergeben, damit der Auftragnehmer die Adressen oder Abonnements löschen kann. Die Fakturierung dieser Arbeiten erfolgt anhand der AE, die als Grundlage für das Dossier Änderung oder Löschung eines Links dienen.

Jedem Arbeitsdossier ist ein Begleitdokument (Arbeitsschein) beizufügen, das Angaben zum geschätzten Umfang der Arbeiten und der Höhe der entsprechenden Arbeitseinheiten sowie zu der für die Bearbeitung gewährten Frist enthält (ein Beispiel eines Auftragsscheins findet sich im Technischen Anhang Nr. 1 – Arbeitsschein).

Der Auftragnehmer garantiert die tägliche Übernahme der Dossiers an den Arbeitstagen und Arbeitszeiten der Kommission in Luxemburg, von 8.30 bis 17.30 Uhr, in den Räumlichkeiten des Amts für Veröffentlichungen, derzeit in Luxemburg/Gasperich. Die Liste der arbeitsfreien Tage für 2012 findet sich unter: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:FR:PDF.

4.4.2. Bearbeitungsfristen

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, einen Produktionsrhythmus zu gewährleisten, der die Lieferung von durchschnittlich 1 100 Arbeitseinheiten pro Tag ermöglicht, wobei Spitzen von bis zu 2 100 Arbeitseinheiten pro Tag vorzusehen sind.

Die Arbeitslast ist jedoch nicht stabil genug, um die Lieferung gleichbleibender täglicher Arbeitsmengen zu gewährleisten. Der Auftragnehmer muss über ausreichend flexible Personalressourcen verfügen, um sich schnell an die Arbeitslast anpassen zu können. Dieses Element ist von wesentlicher Bedeutung für den Vertrag.

Das Amt für Veröffentlichungen teilt dem Auftragnehmer bei der täglichen Übergabe der Arbeiten die jeweils erwartete Ausführungsfrist mit. Der Auftragnehmer hält sich bei der Auftragsausführung an die vom Amt für Veröffentlichungen festgelegten Prioritäten.

Die Bearbeitungsfrist läuft ab dem Werktag nach dem Tag der Übergabe der Arbeiten.

Es gibt drei Kategorien von Ausführungsfristen: normal, dringend, nach Vereinbarung.

Normale Ausführungsfrist

Die normale Ausführungsfrist für die täglich übergebenen Arbeiten beträgt 2 Arbeitstage. Sie entspricht einem durchschnittlichen Produktionsrhythmus von 1.100 Arbeitseinheiten 36 / 79 Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:FR:PDF

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:FR:PDF


pro Tag. Die täglich übergebenen Arbeitsdossiers sind gemäß der Priorität „first in first out“ (FIFO) zu behandeln, außer bei anderslautender Anweisung des Amts für Veröffentlichungen.

Dringende Frist

Die Ausführungsfrist für dringende Arbeiten beträgt einen Arbeitstag. Aufträge für dringende Arbeiten sind selten und machen in der Regel nicht mehr als 5 % der Arbeiten aus.

Zusätzliche Frist

Überschreitet das Volumen der übergebenen Arbeiten 1 100 Arbeitseinheiten pro Tag, bleibt jedoch unter 2 100 Arbeitseinheiten (was als die höchste Arbeitsbelastung gilt, die der Auftragnehmer bewältigen kann), gewährt das Amt für Veröffentlichungen eine zusätzliche Ausführungsfrist. Diese Frist beträgt 2 bis 4 Arbeitstage je 4 000 übermittelte zusätzliche Einheiten.

Gelegentlich können Mengen von mehr als 2 100 Arbeitseinheiten pro Tag übermittelt werden. In diesem Fall werden die Fristen vor Auftragsausführung vom Amt und vom Auftragnehmer einvernehmlich vereinbart.

4.4.3. Arbeitsorganisation

Der Auftragnehmer organisiert den Ablauf seiner Arbeiten unter Berücksichtigung der Bestimmungen von Ziffer 4.4.1 und 4.4.2.

4.4.4. Lieferung der Arbeiten

Bei Ablieferung jedes Dossiers, für das die Erfassungsarbeiten abgeschlossen sind, übergibt der Auftragnehmer dem Amt für Veröffentlichungen:

einen Arbeitsschein je Dossier, auf dem der Umfang der tatsächlich ausgeführten Arbeiten zu vermerken und eine Begründung für gegebenenfalls nicht ausgeführte Arbeiten anzugeben sind.

das Ausgangsmaterial (anlässlich der täglichen Übergabe der Arbeiten in den Räumlichkeiten des Amts für Veröffentlichungen) und gegebenenfalls die Postrücksendungen;

die täglichen Statistiken der Postrücksendungen (Excel- oder Access-Datei mit 4 Feldern) für das Dossier „Änderung oder Löschung eines Links“.

Binnen einer Frist von zwei Arbeitstagen nach der Ablieferung bekundet das Amt für Veröffentlichungen die Annahme des gelieferten Dossiers durch Ausstellung eines neuen Arbeitsscheins, der von einem Vertreter des Amts unterzeichnet wird. Mit diesem unterzeichneten Dokument erklärt das Amt für Veröffentlichungen, gleichzeitig die abgelieferten Mengen und die Qualität der geleisteten Arbeit anzunehmen.

Der Auftragnehmer gegenzeichnet diesen bereits vom Amt unterzeichneten Arbeitsschein und legt ihn seiner monatlichen Rechnung als Beleg bei.



4.5. Überwachung der Leistungen

Bei jedem abgelieferten Dossier überprüft das Amt für Veröffentlichungen mehrere Punkte, insbesondere die Einhaltung der Fristen, die abgelieferten Mengen und die Qualität der Auftragsausführung.

4.5.1. Qualitätskontrolle

Die Qualitätskontrolle erfolgt anhand eines Musters von 100 Arbeitsproben oder 50 % eines Dossiers, falls das Dossier weniger als 100 Arbeiten umfasst, die nach dem Zufallsprinzip unter allen im Rahmen eines Dossiers ausgeführten Arbeiten ausgewählt werden. Das Amt für Veröffentlichungen überprüft insbesondere folgende Aspekte: Dubletten, Fehler in den ausgefüllten Feldern (wie beispielsweise eine falsche Sprachfassung oder ein falsches Land, eine Abweichung beim Inhalt der Daten, eine Inversion oder eine Auslassung), Fehler bei der Erfassung (Rechtschreibung, Fehler bei der Übertragung usw.). Mehrere Fehler in ein und derselben Arbeitsprobe zählen als ein Fehler. Liegt die Fehlerquote in einem Dossier bei mehr als 5 %, so lehnt das Amt für Veröffentlichungen das ganze Dossier ab.

Der Auftragnehmer muss in diesem Fall auf eigene Kosten eine gründliche Überprüfung des Dossiers vornehmen und alle Fehler berichtigen. Die Frist, binnen derer er das Dossier abliefern muss, wird ihm vom Amt mitgeteilt und entspricht im Prinzip der Frist für die erste Abgabe des gleichen Dossiers. Die Zahl der im abgelehnten Dossier enthalten Arbeitseinheiten ist nicht Teil des maximalen Produktionsvolumens von 2 100 Arbeitseinheiten pro Tag.

Stellt das Amt bei der erneuten Ablieferung des Dossiers noch einmal eine Fehlerquote von mehr als 5 % fest, so wird dies als kleinerer Zwischenfall eingestuft. Das Amt für Veröffentlichungen lehnt das Dossier erneut ab und der Auftragnehmer nimmt erneut auf eigene Kosten und binnen der vom Amt vorgegebenen Fristen die erforderlichen Korrekturen vor.

Kommt es binnen 4 aufeinanderfolgenden Monaten zu zwei kleineren Zwischenfällen, so wird dies als schwerwiegender Zwischenfall eingestuft.

4.5.2. Kontrolle der Fristen

Hält der Auftragnehmer die auf dem Arbeitsschein vermerkten Lieferfristen für ein Dossier nicht ein, obwohl das vom Amt übergebene Arbeitsvolumen ihm ermöglicht hätte, das vorgeschriebene tägliche Arbeitsvolumen von 2 100 Arbeitseinheiten fristgerecht auszuführen, so wird ein Verzug von weniger als 5 (fünf) Arbeitstagen als kleinerer Zwischenfall eingestuft. Ein Verzug von 5 (fünf) oder mehr Arbeitstagen gilt als schwerwiegender Zwischenfall.

4.6. Folgen von Lieferverzögerungen und von unzureichender Qualität der Leistungen

4.6.1. Schadenersatz

Die Berechnung der Höhe des Schadenersatzes für Lieferverzögerungen erfolgt nach Maßgabe der Formel in Artikel I.10.1 des Vertragsentwurfs und pro Dossier.



Die Berechnung der Höhe des Schadenersatzes für Qualitätsmängel erfolgt nach Maßgabe der Formel in Artikel I.10.2 des Vertragsentwurfs und pro Dossier.

Das Amt für Veröffentlichungen macht keinen Schadenersatz geltend, wenn der Produktionsfehler auf höhere Gewalt zurückzuführen ist.

4.6.2. Kündigung des Vertrags

Kommt es binnen 6 aufeinanderfolgenden Monaten zu 3 schwerwiegenden Zwischenfällen, so behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, den Vertrag zu kündigen.

4.7. Fakturierung

Die Erstellung der Rechnungen erfolgt monatlich auf der Grundlage der tatsächlich ausgeführten Arbeitseinheiten nach Maßgabe von Ziffer 4.3.1. und unter Anwendung des in der Preisaufstellung enthaltenen pauschalen Einheitspreises.

Der Auftragnehmer fügt seinen monatlichen Rechnungen alle vom Amt für Veröffentlichungen unterzeichneten und vom Auftragnehmer gegengezeichneten Arbeitsscheine bei.

4.8. Personal

4.8.1. Kontaktpersonen

Der Auftragnehmer benennt einen zuständigen Mitarbeiter, der mit der operativen Ausführung des Vertrags beauftragt wird. Auch das Amt für Veröffentlichungen benennt einen für die Vertragsabwicklung zuständigen Mitarbeiter.

Der zuständige Mitarbeiter des Auftragnehmers ist zuständig für die tägliche Übernahme bzw. Ablieferung der Arbeiten. Diese Person kann sich mit Zustimmung des Amts für Veröffentlichungen durch eine andere Person oder einen täglichen Transportdienst ersetzen lassen, muss jedoch während der Arbeitszeiten jederzeit erreichbar sein. Zu diesem Zweck übermittelt der Auftragnehmer dem Amt für Veröffentlichungen vor Beginn der Vertragsausführung die Kommunikationsdaten der Kontaktperson (Name, Vorname, Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse). Er verpflichtet sich, dem Amt unverzüglich jegliche Änderung dieser Daten sowie bei Ausfall der Kontaktperson (Urlaub, Krankheit usw.) die Kommunikationsdaten ihres Vertreters mitzuteilen.

Es ist eine monatliche Koordinierungs-/Planungssitzung in den Räumlichkeiten des Amts für Veröffentlichungen vorzusehen. Der Auftragnehmer muss in seinem Angebot seine Planung der Arbeitskontakte mit dem Amt beschreiben.

Bitte beachten Sie, dass die vorstehend genannten Aufgaben bereits im Wert der Arbeitseinheit AE eingerechnet sind und somit nicht Gegenstand einer getrennten Fakturierung sind.



4.8.2. Datenerfasser

Die Datenerfasser müssen über alle zur Gewährleistung der Qualität der Datenerfassung erforderlichen sprachlichen, bürotechnischen und technischen Kenntnisse verfügen.

Die Datenerfasser werden nach Inkrafttreten des Vertrags und vor Beginn der Auftragsausführung (nachfolgend „Anlauffrist“) im Umgang mit den DV-Instrumenten des Amtes geschult, müssen jedoch über technische DV-Grundkenntnisse im Bereich der Datenerfassung verfügen. Diese Schulung nimmt einen bis zwei halbe Tage in Anspruch und erfolgt in den Arbeitsräumen des Amts für Veröffentlichungen. Der Auftragnehmer bestimmt die Mitarbeiter, die an dieser Schulung teilnehmen. Der Auftragnehmer trägt die mit dieser Schulung einhergehenden Reise- und Aufenthaltskosten.

In seinem Angebot liefert der Auftragnehmer Angaben zu den für die Auftragsausführung eingesetzten Fachkräften. Außerdem muss er die zur Auftragsausführung vorgesehene Arbeitsorganisation beschreiben.

Der Auftragnehmer fügt seinem Angebot die Lebensläufe (mindestens 3) der Mitarbeiter bei, die für die Ausführung der vertraglichen Leistungen in Frage kommen.

4.9. DV-Ausstattung und elektronische Verbindungen

Der Auftragnehmer muss über das Internet eine gesicherte Verbindung zwischen dem Server des Amts für Veröffentlichungen und seinem Server einrichten. Diese Verbindung muss unbedingt das gleichzeitige Online-Arbeiten von mehreren Arbeitsplätzen aus ermöglichen. Die Verbindungs- und Telekommunikationskosten gehen zu Lasten des Auftragnehmers.

Der Auftragnehmer hält sich, was die Sicherung der Zugänge und der über diese Verbindungen übermittelten Daten anbelangt, an die Angaben bzw. Anweisungen des Amts für Veröffentlichungen.

Für den Fall der Unterbrechung der Hauptverbindung muss der Auftragnehmer eine Ersatzverbindung vorsehen. Diese kann eine geringere Datenübertragungskapazität als die Hauptleitung haben.

Derzeit liefert das Amt für Veröffentlichungen einen Zugang für folgende Anwendungen: SAGAPX und GESCOMX. Diese Anwendungen verfügen über eine Schnittstelle in französischer Sprache. Der Zugang zu weiteren Anwendungen kann gewährt werden.

Die Verbindung zu den Anwendungen SAGAPX und GESCOMX erfolgt zwingend über eine Web-Schnittstelle. Der derzeitige Browser ist Internet Explorer, Version 6.0 mindestens Encryption 128 bits. Sollte es in diesem Bereich zu Entwicklungen kommen, verpflichtet sich der Auftragnehmer, die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.

Der Auftragnehmer erhält eine Reihe von User-IDs und Passwörtern für die betroffenen Anwendungen. Er verpflichtet sich zur Geheimhaltung dieser Daten. Außerdem verpflichtet er sich, für jeden Mitarbeiter seines Teams nur eine User-ID zu verwenden und die User-IDs nicht an andere Mitarbeiter oder Drittpersonen weiterzugeben.

Das Amt für Veröffentlichungen verpflichtet sich, den Auftragnehmer telefonisch oder per E-Mail über geplante Betriebsunterbrechungen sowie Betriebsstörungen in Kenntnis zu setzen.40 / 79 Öffentliche Ausschreibung Nr. 10358 - Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abonnements und Bestellungen von Veröffentlichungen sowie von sonstigen Daten


Der Auftragnehmer liefert dem Amt für Veröffentlichungen die Kommunikationsdaten seines technischen Verantwortlichen (Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse).

Außerdem liefert der Auftragnehmer eine E-Mail-Adresse und eine Faxnummer für die Übermittlung der Dokumente an das für die Auftragsausführung zuständige Team.

4.10. Datenschutz

Der Auftragnehmer muss technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen treffen, um die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Einklang mit der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates9 zu gewährleisten.

Die spezifischen Bestimmungen in diesem Bereich sind Artikel 1.9 des Vertragsentwurfs zu entnehmen.

9 Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1-22).


5. Annexes

ANHÄNGE

Formulare

1 PREISAUFSTELLUNG UND MUSTERANGEBOT

2A FORMULAR „FINANZANGABEN“

2B FORMULAR „RECHTSTRÄGER“

2C VEREINBARUNG/VOLLMACHT, MUSTER 1 UND MUSTER 2

3 FORMULAR „ANGABEN ZUM BIETER“

4 FRAGEBOGEN FÜR GEMEINSAME ANGEBOTE UND UNTERAUFTRÄGE

5 LISTE DER UNTERLAGEN

6 ERKLÄRUNG ZU DEN AUSSCHLUSSKRITERIEN

7 FRAGEBOGEN „TECHNISCHE ANGABEN“ IM ZUSAMMENHANG MIT DEN AUSWAHLKRITERIEN

8 FRAGEBOGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN

9 ANWEISUNGEN BEZÜGLICH DER VORZULEGENDEN LEBENSLÄUFE

Technische Anhänge

1 BESCHREIBUNG DER ADRESSE UND DES ABONNEMENTS

2 STATISTIKEN


Annexe 1 Offre financière

1 PREISANGEBOT, PREISAUFSTELLUNG UND MUSTERANGEBOT Siehe: http://www.publications.europa.eu/tenders/our/index_en.htm


http://www.publications.europa.eu/tenders/our/index_en.htm

Anhang 2B Formular "Rechtsträger"

2A FORMULAR „FINANZANGABEN“

Muster des Formulars „Finanzangaben“

(vom Bieter und seinem Finanzinstitut auszufüllen)

Bei diesem Dokument handelt es sich um ein Muster. Für jeden Mitgliedstaat ist eine eigene Fassung unter folgender Internetadresse

verfügbar:http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm


Anhang 2A Formular "Finanzangaben"

2B FORMULAR „RECHTSTRÄGER“

Muster des Formulars „Rechtsträger“

(vom Bieter auszufüllen und zu unterschreiben)

Bei diesem Dokument handelt es sich um ein Muster. Für jeden Mitgliedstaat ist eine eigene Fassung unter folgender Internetadresse

verfügbar:http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm



2C VEREINBARUNG/VOLLMACHT

Vereinbarung/Vollmacht

Muster 1

(BENENNUNG EINES DER MITGLIEDER DER BIETERGEMEINSCHAFT ZUM FEDERFÜHRER UND ERTEILUNG EINES ENTSPRECHENDEN

MANDATS)

Die Unterzeichneten,

- Unterzeichner 1 - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, USt.-IdNr.),


- …..

- Unterzeichner N - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, USt.-IdNr.),

befugt zur Unterzeichnung im Namen der jeweils vertretenen Firma,

SIND WIE FOLGT ÜBEREINGEKOMMEN:

1) Gestützt auf das gemeinsame Angebot von (Firma 1, Firma 2, …., Firma N ) („Mitglieder der Bietergemeinschaft“) vom xx.xx.xxxx erteilte die Europäische Kommission diesen den Zuschlag für den Vertrag Nr. … („Vertrag“) über die Lieferung von ….und/oder die Erbringung folgender Dienstleistungen: … („die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen“).

2) Als Mitunterzeichner gilt für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft Folgendes:

a) Sie haften gegenüber der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung.

b) Sie halten die Vertragsbestimmungen ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Erbringung ihres jeweiligen Anteils an den Lieferungen und/oder Dienstleistungen.


Anhang 2A Formular "Finanzangaben"

3) Zu diesem Zweck benennen die Mitglieder der Bietergemeinschaft die Firma X zum Federführer der Bietergemeinschaft. [Hinweis: Der Federführer muss ein Mitglied der Bietergemeinschaft sein.]

4) Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen und/oder Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto des Federführers der Bietergemeinschaft: [im Vertrag anzugeben] oder [Angaben zu Bank, Anschrift, Kontonummer usw.]

5) Die Mitglieder der Bietergemeinschaft übertragen dem Federführer der Bietergemeinschaft die nötige Befugnis, im Rahmen der Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen in ihrem Namen zu handeln. Dieses Mandat bringt insbesondere folgende Aufgaben mit sich:

a) Der Federführer der Bietergemeinschaft unterzeichnet sämtliche Vertragsunterlagen - einschließlich Rahmenvertrag, Einzelverträge und Änderungen derselben - und stellt sämtliche Rechnungen für die Lieferungen und/oder Dienstleistungen im Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft aus.

b) Der Federführer der Bietergemeinschaft fungiert in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung gegenüber der Europäischen Kommission als alleiniger Ansprechpartner. Er koordiniert die Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft und trägt für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung Sorge.

Jede Änderung dieser Vereinbarung/Vollmacht unterliegt der ausdrücklichen Zustimmung der Europäischen Kommission.

Diese Vereinbarung/Vollmacht erlischt, sobald die vertraglichen Verpflichtungen der Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Europäischen Kommission in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung nicht mehr bestehen. Sie kann von den Vertragsparteien vor diesem Zeitpunkt nicht ohne Zustimmung der Kommission gekündigt werden.

Unterzeichnet in … am … ………

Name NameFunktion FunktionFirma Firma



Anhang 2C Vereinbarung / Vollmacht

Vereinbarung/Vollmacht

Muster 2

(BILDUNG EINER BIETERGEMEINSCHAFT MIT EIGENER RECHTSPERSÖNLICHKEIT, BENENNUNG EINES MANAGERS UND

ERTEILUNG EINES MANDATS AN DEN MANAGER)

Die Unterzeichneten,



- …..

- Unterzeichner N - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer),

befugt zur Unterzeichnung im Namen der jeweils vertretenen Firma,

SIND WIE FOLGT ÜBEREINGEKOMMEN:

1) Gestützt auf das gemeinsame Angebot von (Firma 1, Firma 2, …., Firma N ) („Mitglieder der Bietergemeinschaft“) vom xx.xx.xxxx erteilte die Europäische Kommission diesen den Zuschlag für den Vertrag Nr. … („Vertrag“) über die Lieferung von ….und/oder die Erbringung folgender Dienstleistungen: … („die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen“).

2) Als Mitunterzeichner gilt für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft Folgendes:

a) Sie haften gegenüber der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung.

b) Sie halten die Vertragsbestimmungen ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Erbringung ihres jeweiligen Anteils an den Lieferungen und/oder Dienstleistungen.

3) Zu diesem Zweck haben sich die Firmen …. gemäß …..….. Recht zur Bietergemeinschaft …. zusammengeschlossen. Die Bietergemeinschaft hat die Rechtsform eines: .….. [Angaben zur Registrierung der Bietergemeinschaft: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Eintragung im Handelsregister usw.].


4) Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen und/oder Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto der Bietergemeinschaft [im Vertrag anzugeben] oder [Angaben zu Bank, Anschrift, Kontonummer usw.].

5) Die Mitglieder der Bietergemeinschaft benennen Herrn/Frau …. zum Manager der Bietergemeinschaft.

6) Die Mitglieder der Bietergemeinschaft übertragen dem Manager der Bietergemeinschaft die nötige Befugnis, im Rahmen der Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen in ihrem Namen zu handeln. Dieses Mandat bringt insbesondere folgende Aufgaben mit sich:

a) Der Manager der Bietergemeinschaft unterzeichnet sämtliche Vertragsunterlagen – einschließlich des Vertrags, der Einzelverträge und der Änderungen derselben – und stellt sämtliche Rechnungen für die Lieferungen und/oder Dienstleistungen im Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft aus.

b) Der Manager der Bietergemeinschaft fungiert in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung gegenüber der Europäischen Kommission als alleiniger Ansprechpartner. Er koordiniert die Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft und trägt für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung Sorge. Jede Änderung dieser Vereinbarung/Vollmacht unterliegt der ausdrücklichen Zustimmung der Europäischen Kommission.

Diese Vereinbarung/Vollmacht erlischt, sobald die vertraglichen Verpflichtungen der Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Europäischen Kommission in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung nicht mehr bestehen. Sie kann von den Vertragsparteien vor diesem Zeitpunkt nicht ohne Zustimmung der Kommission gekündigt werden.

Unterzeichnet in … am … ………




3 FORMULAR „ANGABEN ZUM BIETER“

Angaben zum Bieter

(auszufüllen)

In seiner Eigenschaft als:

Mitglied eines Konsortiums (Funktion ………………………..…)Mitglieder eines Konsortiums, die nicht Koordinator sind, brauchen nur den ersten Abschnitt – Identität, Kontaktperson – und den letzten Abschnitt – Erklärung – auszufüllen.

Einzelbieter

Vom Zuschlagsempfänger in den Vertrag einzufügende Angaben

Identität Angaben

Name des Bieters …

Rechtsform

Land der Eintragung …

Nummer der Eintragung …

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Vollständige offizielle Anschrift des Sitzes der Bieterfirma…

Internet-Adresse (falls vorhanden)

Zur Vertragsunterzeichnung vorgesehene Person(en): Vollständiger Name und Funktion.Bitte geben Sie an, ob diese Personen befugt sind, den Vertrag allein zu unterzeichnen oder ob sie nur gemeinsam zeichnungsberechtigt sind *

Angaben zur Bankverbindung Diese Angaben müssen mit den Daten im Formular „Finanzangaben“ (Anhang 2A) übereinstimmen

Angaben

Name der Bank

Vollständige Adresse der Zweigstelle

Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers

Vollständige Kontonummer einschließlich der Bankcodes:

IBAN - Code


BIC - Code

Kontaktperson (für verwaltungstechnische Fragen)

Angaben

Vollständiger Name und Titel

Funktion

Firmenname

Vollständige Anschrift

Telefon

Fax

E-Mail-Adresse

Kontaktperson (für technische Fragen)

Angaben


Funktion

Firmenname

Vollständige Anschrift

Telefon

Fax

E-Mail-Adresse

Erklärung eines bevollmächtigten Vertreters der Organisation10

Der (die) Unterzeichnete versichert, dass die in diesem Angebot gemachten Angaben wahrheitsgemäß sind, dass er/sie die im Anschreiben zur Ausschreibung, im Lastenheft und im Vertragsentwurf enthaltenen Bedingungen akzeptiert und dass das Angebot gültig ist.


Funktion (z. B. Geschäftsführer)

DATUM/UNTERSCHRIFT

10 (?) Das Angebot muss Unterlagen enthalten, die belegen, dass die zur Vertragsunterzeichnung vorgesehene(n) Person(en) sowie die zur Angebotsunterzeichnung vorgesehene(n) Person(en) dazu befugt ist/sind.

Anhang 4 – Fragebogen für Gemeinsame Angebote und Unteraufträge

4 FRAGEBOGEN FÜR GEMEINSAME ANGEBOTE UND UNTERAUFTRÄGE

Dieser Fragebogen ist nur auszufüllen, wenn Ihr Angebot ein gemeinsames Angebot ist oder Unteraufträge vorsieht.

Gemeinsames Angebot

1. Sind an Ihrem Angebot mehrere Bieter beteiligt? Ja Nein

Die Fragen 2 – 4 sind nur zu beantworten, wenn Frage 1 bejaht wird.

2. Bitte geben Sie den Namen der Firma an, die bevollmächtigt ist, die Bietergemeinschaft zu vertreten und als Koordinator fungiert:

3. Bitte geben Sie die Namen der übrigen Firmen an, die am gemeinsamen Angebot beteiligt sind:

4. Falls ein Konsortium oder eine vergleichbare Rechtseinheit besteht, geben Sie bitte den Namen und die Rechtsform dieser Rechtseinheit an:

Untervergabe

5. Sieht Ihr Angebot die Weitervergabe von Aufträgen vor? Ja Nein

Falls ja, beantworten Sie bitte Frage 6 und füllen Sie die nächste Seite für jeden Subunternehmer aus

6. Liste der Subunternehmer:

…….….……………………………….…

…….….……………………………….…

…….….………………………………….

……….………………………………..…

…….….……………………………….…


…….….……………………………….…

Gründe für die Weitervergabe, Funktionen, Tätigkeitsbereiche und Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Subunternehmer

Bitte füllen Sie diese Seite für jeden Subunternehmer aus

Name des Subunternehmers:

......................................................................................................................................

Rechtsform:

......................................................................................................................................

Land der Eintragung:

......................................................................................................................................

Nummer der Eintragung in das gesetzlich vorgeschriebene Register:

......................................................................................................................................

(Internet-Adresse - falls vorhanden):

......................................................................................................................................

Anschrift des Firmensitzes:

......................................................................................................................................

Ansprechpartner:

......................................................................................................................................

Telefon:

......................................................................................................................................

Gründe für die Weitervergabe von Aufträgen:

......................................................................................................................................

Funktion, Tätigkeitsbereich und Zuständigkeitsbereich des Subunternehmers:

......................................................................................................................................

Volumen bzw. Anteil der weitervergebenen Leistungen:

......................................................................................................................................

Beabsichtigen Sie, die Leistungsfähigkeit des Subunternehmers als Beleg für die Erfüllung der Auswahlkriterien anzuführen? Falls ja, so geben Sie bitte an, auf welches Auswahlkriterium (finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit oder technische und fachliche Leistungsfähigkeit) Sie sich beziehen. Sie werden ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Bieter alle Unterlagen vorlegen muss, die die Bewertung der Auswahlkriterien ermöglichen, wobei diese Bewertung sich danach richtet, in welchem


Maße der Subunternehmer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt.

5 LISTE DER VORZULEGENDEN DOKUMENTE

DokumentAnhang

zum Lasten-heft

FUND-STELLE

IM ANGEB

OT


* ein von einer dazu befugten Person unterzeichnetes Begleitschreiben (vorzulegen)

* Formular „Finanzangaben“ (ausgefüllt) 2A

* Formular „Rechtsträger“ (ausgefüllt), zusammen mit den in Ziffer 2.4 aufgeführten Unterlagen: Nachweis der Eintragung in das vorgeschriebene Register

und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Unterlagen zum Nachweis der ordnungsgemäßen

Bevollmächtigung der Person(en), die das Angebot unterzeichnet/unterzeichnen und zur Vertragsunterzeichnung vorgesehen ist/sind

2B

* Formular „Angaben zum Bieter“ (ausgefüllt) 3

* Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (bei Bedarf auszufüllen)

4

* Im Falle eines gemeinsamen Angebots, eine von den bevollmächtigten Vertretern aller am Angebot beteiligten Partner unterzeichnete Erklärung (Vereinbarung/ Vollmacht), in der: alle am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner die

gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des Auftrags übernehmen;

einem der am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags gegeben wird.

2C

* Falls das Angebot die Weitervergabe von Leistungen vorsieht, ein Schreiben jedes Subunternehmers, in dem dieser seine Absicht erklärt, mit dem Bieter zusammenzuarbeiten, falls dieser den Zuschlag erhält.

* Die Liste der vorzulegenden Dokumente (vollständig) 5


* Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden 6


Fälle (auszufüllen), mit folgenden Nachweisen: Strafregisterauszug neueren Datums oder ein gleichwertiges

Dokument; Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass

Sie Ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen sind, oder ein gleichwertiges Dokument;

Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass Sie Ihrer Pflicht zur Entrichtung von Steuern nachgekommen sind, oder ein gleichwertiges Dokument.


a) Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

* Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen der letzten zwei Geschäftsjahre

* Ein Dokument mit Angaben über den Gesamtumsatz und Umsatz mit den Leistungen, auf die sich der Auftrag bezieht, in den letzten drei Geschäftsjahren (vorzulegen);

b) Technische und fachliche Leistungsfähigkeit

* Kurze Beschreibung der wirtschaftlichen Tätigkeit des Bieters im Zusammenhang mit der Angebotsabgabe für die vorliegende Ausschreibung (vorzulegen)

* Fragebogen „Technische Angaben“ im Zusammenhang mit den Auswahlkriterien

7

* Lebensläufe der Datenerfasser (vorzulegen) 9

* Liste der Lebensläufe (vorzulegen)

Teil 4: Unterlagen im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien

* Fragebogen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien 8

Teil 5: Unterlagen im Zusammenhang mit den finanziellen Zuschlagskriterien

* Ordnungsgemäß ausgefüllte und unterzeichnete Preisaufstellung (auszufüllen)

1

* Ordnungsgemäß ausgefülltes und unterzeichnetes Musterangebot (auszufüllen)

1

Anhang 6 Eidesstattliche Versicherung

6 EIDESSTATTLICHE VERSICHERUNG IM ZUSAMMENHANG MIT DEN AUSSCHLUSSFÄLLEN

EIDESSTATTLICHE VERSICHERUNG

1. Im Rahmen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (geänderte Fassung, ABl. L 248 vom 16. September 2002, S. 1) versichert der Unterzeichnete hiermit an Eides statt, dass die nachfolgend genannten Ausschlussfälle nicht auf die von ihm vertretene Firma bzw. Einrichtung zutreffen bzw. dass er (wenn der Bieter/Subunternehmer eine natürliche Person ist) nicht zum Kreise derjenigen gehört:

a) die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden;

b) die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, die ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen;

c) die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen haben, die vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde;

d) die ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen sind;

e) die rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten Handlung verurteilt worden sind;

f) die von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion betroffen sind, weil sie in Bezug auf die von der Vergabebehörde für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche, lückenhafte oder keine Angaben gemacht oder im Rahmen eines aus dem EU-Haushalt finanzierten Vertrags eine schwere Vertragsverletzung begangen haben.

Im Zusammenhang mit Buchstabe d) muss der Bieter bereit sein, von der zuständigen Behörde des betroffenen Mitgliedstaates ausgestellte Bescheinigungen vorzulegen, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der in den Buchstaben a, b oder e genannten Fälle auf den Bieter zutrifft, einen Strafregisterauszug neueren Datums oder in Ermangelung eines solchen eine gleichwertige Bescheinigung


neueren Datums einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Werden ein solches Dokument bzw. die unter a, b, d und e verlangten Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so können sie durch eine eidesstattliche oder eine feierliche Versicherung ersetzt werden, die der betreffende Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation des Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.

2. Gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, veröffentlicht im Amtsblatt L 248 vom 16. September 2002, geänderte Fassung, versichert der Unterzeichnete hiermit an Eides statt, dass:

- weder die Firma bzw. die Einrichtung, die er vertritt, noch die Mitglieder ihres Personals und ihrer Verwaltungs- und Führungsgremien im Rahmen dieses Auftrags in einem Interessenkonflikt stehen;

- er die Kommission unverzüglich von jeglicher Situation unterrichten wird, die einen Interessenkonflikt darstellt oder die zu einem Interessenkonflikt führen könnte;

- er im Zuge der Mitteilung der vom Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte keine falschen Erklärungen abgegeben hat;

- dass die der Kommission im Rahmen dieser Ausschreibung gemachten Angaben korrekt, richtig und vollständig sind.

Die Kommission behält sich vor, diese Angaben zu prüfen.

(Ort) ……………, den …

Unterschrift:

Name des/der Unterzeichner(s) des Formulars (gesetzlich befugt, den Bieter bei Verhandlungen mit Dritten zu vertreten und für die vorstehend genannte Firma bzw. Organisation handelnd).

……………………………………………………………………………………………..

Name der vertretenen Firma/Organisation (gegebenenfalls):

..............................................................................................................................................


Anschrift des Firmensitzes:

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Anhang 7 Fragebogen "Technische Angaben"

7 FRAGEBOGEN „TECHNISCHE ANGABEN“ IM ZUSAMMENHANG MIT DEN AUSWAHLKRITERIEN

Ausschreibung Nr. 10358

1. Liste der vergleichbaren Aufträge

Bezeichnung und

Beschreibung des Auftrags

Ausgeführt als Auftragnehmer/ Subunternehmen

(Angabe des Anteils am Auftrag)

Datum von Beginn und Abschluss

der Arbeiten

Auftragswert des vom Bieters

ausgeführten Teils

Auftragge-ber

(öffentlich/privat)

Verwendete Sprachen

Name:

Datum:

Unterschrift:



2. Material

Verbindliche Beschreibung der Ausrüstung (Hardware und Software), über die der Bieter zur Ausführung der Arbeiten verfügt und Nachweis der Fähigkeit zur Gewährleistung einer schnellen, zuverlässigen und interaktiven Datenübertragung.

HARDWARE

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

SOFTWARE

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Name:

Datum:

Unterschrift:



3. Sprachkenntnisse

Fähigkeit zur Verarbeitung der Daten gemäß den Vorgaben in den Technischen Spezifikationen in den 23 Amtssprachen der Europäischen Union:

JA NEIN JA NEIN

BULGARISCH ITALIENISCH

TSCHECHISCH LITAUISCH

DÄNISCH LETTISCH

DEUTSCH MALTESISCH

ENGLISCH NIEDERLÄNDISCH

SPANISCH POLNISCH

ESTNISCH PORTUGIESISCH

FINNISCH RUMÄNISCH

FRANZÖSISCH SLOWAKISCH

IRISCH SLOWENISCH

GRIECHISCH SCHWEDISCH

UNGARISCH

Verpflichtung, sich auf Datenerfassungsarbeiten in allen Sprachen der Kandidatenländer (s. Ziffer 4.2.2) sowie auf Norwegisch einzustellen:

JA NEIN

Name:

Datum:

Unterschrift :

Anhang 8 Fragebogen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien


8 FRAGEBOGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN

Zuschlagskriterium Nr. 2

Vorgesehene Organisation zur Gewährleistung der Qualität und der Zuverlässigkeit der Datenerfassung unter Berücksichtigung der durch die Mehrsprachigkeit bedingten Zwänge (50 Punkte)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Name:

Datum:

Unterschrift:




Qualität der personellen Organisation im Rahmen einer flexiblen Anpassung der Ressourcen an das Volumen der in Auftrag gegebenen Arbeiten (25 Punkte):

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Name:

Datum:

Unterschrift:




Organisation und Logistik für das Abholen und den Rücktransport der Arbeiten gemäß den Bestimmungen der Technischen Spezifikationen (10 Punkte)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

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_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Name:

Datum:

Unterschrift:




Systeme und Verfahren zur Gewährleistung der Sicherheit und Geheimhaltung der Daten und der zur Verfügung gestellten Zugänge zu den Anwendungen des Amts für Veröffentlichungen (10 Punkte)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

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_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Name:

Datum:

Unterschrift:

Annexe 9 Instructions pour les CVs à fournir

9 ANWEISUNGEN BEZÜGLICH DER VORZULEGENDEN LEBENSLÄUFE

Jeder Lebenslauf muss folgende Angaben enthalten:

* Nummer des Lebenslaufs

* Angaben zur Person (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum usw.)

* Sprachkenntnisse (schriftlich und mündlich)

* Studien (Abschluss, Datum des Abschlusses, ausstellende Einrichtung usw.)

* Berufsausbildung (Bezeichnung der Ausbildung, ausstellende Einrichtung, Datum usw.)

* Berufserfahrung (Arbeitgeber, Daten, jeweilige Funktion, Kurzbeschreibung des Aufgabenbereichs)

* Verwendung der Bürosoftware (MS Word, Excell)

Technischer Anhang 1- Beschreibung der Adresse und des Abonnements

1 BESCHREIBUNG DER ADRESSE UND DES ABONNEMENTS

- ANSCHRIFT

a) Felder einer Adresse

Eine Adresse umfasst mindestens (die Namen der Felder der Datenbank SAGAPX sind in Großbuchstaben aufgeführt):

NOM1 - ein alphabetisches Feld mit maximal 29 Zeilen (derzeit 29, wird im Rahmen der neuen Anwendung auf 40 erweitert), das Namen und Vornamen des Empfängers enthält. Dieses Feld ist obligatorisch.

NOM2 - ein alphanumerisches Feld mit maximal 29 Zeichen (derzeit 29, könnte in einer neuen Anwendung auf 40 erweitert werden), das den Namen des Unternehmens, der Institution oder der Verwaltung enthält. Dieses Feld ist fakultativ.

NOM3 - ein alphanumerisches Feld mit maximal 29 Zeichen (derzeit 29, könnte in einer neuen Anwendung auf 40 erweitert werden), das den Namen der Dienststelle des Empfängers enthält. Dieses Feld ist fakultativ.

VOIE1 - ein alphanumerisches Feld mit maximal 29 Zeichen, das den Namen der Strasse und die Hausnummer des Empfängers enthält. Dieses Feld ist obligatorisch.

VOIE2 - ein alphanumerisches Feld mit maximal 29 Zeichen (derzeit 29, könnte in einer neuen Anwendung auf 40 erweitert werden), das zusätzliche Angaben über das Gebäude des Empfängers enthält. Dieses Feld ist fakultativ.

CPOST - ein alphanumerisches Feld mit maximal 9 Zeichen (könnte in einer neuen Anwendung auf 12 erweitert werden), das die Postleitzahl des Empfängers enthält. Dieses Feld wird für bestimmte Länder strukturiert und geprüft. Die Struktur seines Inhalts muss systematisch der auf der Grundlage des ISO-Codes des Landes definierten Struktur entsprechen. Dieses Feld ist obligatorisch.

VILLE - ein alphanumerisches Feld mit maximal 20 Zeichen (könnte in einer neuen Anwendung auf 40 erweitert werden), das den Namen der Stadt des Empfängers enthält. Dieses Feld ist obligatorisch.

CPAYS - obligatorisches alphabetisches Feld mit zwei Zeichen, das den ISO3166-Code des Landes des Empfängers enthält. Der Name des Landes wird anhand dieses ISO3166-Code aus einer Tabelle der Datenbank entnommen und ist nie in einer Adresse zu erfassen. Dieses Feld ist obligatorisch.

ALPHAMOT – (obligatorisch in der Datenbank SAGAPX, gegebenenfalls in einer neuen Anwendung nicht mehr enthalten) – zwei Felder mit 6 alphanumerischen Zeichen. Besteht zwingend aus einem Block mit 6 Zeichen, dessen Äquivalent in den Feldern NOM1, NOM2 oder NOM3 enthalten sein muss. Ein einziges Feld muss zwingend ausgefüllt werden.

RELEVE – ein Feld mit einem alphanumerischen Zeichen. Dieser Code ermöglicht den automatischen Versand der monatlichen Verzeichnisse an die europäischen Dokumentationszentren. Standardeinstellung ist N. Dieses Feld ist fakultativ.


LANGUE – Feld mit zwei alphanumerischen Zeichen. Es handelt sich um die der Adresse automatisch zugeordnete Sprache (in der Regel die Sprache des Landes oder der Region). Das Ausfüllen dieses Feldes ist fakultativ, da es vom DV-System je nach ausgewähltem CPAYS angeboten wird.

EXPE – Feld mit einem alphanumerischen Zeichen, das den Code für den Versandmodus an diese Adresse angibt (in der Regel I oder N). Standardeinstellung ist I. Dieses Feld ist fakultativ.

QTE – Feld mit der voreingestellten Zahl der Abonnements. Standardeinstellung ist "1". Dieses Feld ist fakultativ.

TYPE – ein Feld mit einem alphanumerischen Zeichen, das die Adressen in zwei Typen unterteilt: Adressen von „Personen“ oder von „Firmen“. Enthält eine Anschrift einen Personennamen, wird sie grundsätzlich als persönliche Adresse angesehen. Dieses Feld ist fakultativ.

SEXE – Feld mit einem alphanumerischen Zeichen, in dem das Geschlecht des Abonnenten angegeben wird; ist die Ermittlung nicht möglich, erfolgt keine Eingabe. Dieses Feld ist fakultativ.

TITRE – Dieses Feld mit 12 alphanumerischen Zeichen wird derzeit nicht genutzt. Dieses Feld ist fakultativ.

CATEGORIE – Dieses Feld mit 4 alphanumerischen Zeichen wird derzeit nicht genutzt. Dieses Feld ist fakultativ.

TELEPH – Dieses Feld mit 12 alphanumerischen Zeichen wird derzeit nicht genutzt. Dieses Feld ist fakultativ.

TELECO – Dieses Feld mit 12 alphanumerischen Zeichen wird derzeit nicht genutzt. Dieses Feld ist fakultativ.

SELECTION – Dieses Feld mit 8 alphanumerischen Zeichen wird nur selten genutzt. Es dient dazu, eine Auswahl allein aufgrund der Adresse zu treffen. Dieses Feld ist fakultativ.

FONCTION – Diese Felder mit 8 alphanumerischen Zeichen werden nur selten genutzt und dienen der Angabe der Funktion des Abonnenten. Diese Felder sind fakultativ.

ORGANISME - Diese Felder mit 8 alphanumerischen Zeichen werden nur selten genutzt und dienen der Angabe des Typs der Firma des Abonnenten. Diese Felder sind fakultativ.

MATIERE - Diese Felder mit 10 alphanumerischen Zeichen werden nur selten genutzt und dienen der Angabe der Interessengebiete des Abonnenten. Diese Felder sind fakultativ.

BLOC NOTE – Feld von unbegrenzter Länge für Kommentare und zusätzliche Informationen über die eingeleiteten Maßnahmen. Dieses Feld könnte in einer neuen Anwendung auf 100 Zeichen beschränkt werden.


b) Beispiel für eine Bildschirmseite

c) Kennnummer der Adresse

Bei der Erstellung einer Adresse erzeugt ein Zähler in der Software automatisch als Standardeinstellung die Zeichen "O/" gefolgt von 8 numerische Zeichen.

Beispiel:

O/00358980


- ABONNEMENT

a) Felder eines Abonnements

Ein Abonnement umfasst (die Namen der Felder der Datenbank SAGAPX sind in Großbuchstaben aufgeführt):

VL - ein alphabetisches Feld mit maximal 2 Zeichen zur Angabe der Sprachfassung. Dieses Feld ist obligatorisch.

QTE - ein numerisches Feld mit maximal 4 Zeichen (könnte in einer neuen Anwendung auf 5 erweitert werden) zur Angabe der Zahl der zu liefernden Veröffentlichungen. Dieses Feld ist obligatorisch.

ORDRE - ein alphabetisches Feld mit einem Zeichen, das angibt, ob eine Veröffentlichung kostenlos oder kostenpflichtig ist. Dieses Feld ist obligatorisch.

EXP - ein alphabetisches Feld mit maximal 2 Zeichen für den Versandcode des Abonnements.

DEBUT - ein alphanumerisches Feld mit maximal 8 Zeichen zur Angabe des Datums des Beginns des Abonnements. Standardeinstellung ist das Tagesdatum.

FIN - ein alphanumerisches Feld mit maximal 8 Zeichen zur Angabe des Datums des Ablaufs des Abonnements. Standardeinstellung ist der 31/12/49.

ORDONNATEUR - ein alphanumerisches Feld mit maximal 2 Zeichen für die Fakturierung des Abonnements an die zuständige Generaldirektion. Dieses Feld ist obligatorisch.

REFERENCE - ein alphanumerisches Feld mit maximal 19 Zeichen, das in 5% der Fälle verwendet wird.

DEP - ein alphanumerisches Feld mit maximal 2 Zeichen mit Angaben zu dem für das Abonnement zuständigen Vertriebsbüro. Wird in 5% der Fälle verwendet.

REM - ein alphabetisches Feld mit 1 Zeichen, in dem der Rabatt angegeben wird. Wird in 5% der Fälle verwendet.

FIN FACTURATION - ein alphanumerisches Feld (Datum) mit maximal 8 Zeichen mit Angabe des Datums des Ablaufs des Abonnements.

SELEC - ein alphanumerisches Feld mit maximal 5 Zeichen für die Auswahl bestimmter Abonnements.


b) Beispiel für eine Bildschirmseite


c) Abonnement-Kürzel

Das Amt für amtliche Veröffentlichungen wählt für jedes Abonnement ein Kürzel, das als Standardeinstellung aus dem Zeichen "O/" besteht und dem ein mnemotechnischer alphanumerischer Code aus 6 numerischen Zeichen folgt.

Beispiel:

O/OPCORD

Technischer Anhang 2 - Statistiken

2 STATISTIKEN Diese Daten stammen aus frühere Aufträgen und haben reinen Hinweischarakter. Sie sind für das Amt in keiner Weise verbindlich, was künftige Aufträge anbelangt.

1. Erstellung eines Links

Monat und Jahr Verarbeitetes Volumen

01 - 2009

02 - 2009

03 - 2009

04 - 2009

05 - 2009

06 - 2009

07 - 2009

08 - 2009

09 - 2009

10 - 2009

11 - 2009

12 - 2009

Insgesamt 2009

Monatlicher Durchschnitt 2009

01 - 2010

02 - 2010

03 - 2010

04 - 2010

05 - 2010

06 - 2010

07 - 2010

08 - 2010

09 - 2010

10 - 2010

11 - 2010

12 - 2010

Insgesamt 2010


3 769

3 776

3 685

3 466

6 938

1 711

5 427

2 897

2 979

3 571

3 287

4 166

45707

3 809

4 545

3 523

3 973

5 406

8 139

6 235

4 530

3 563

3 143

2 768

1 524

691

50 120

4 176


2. Änderung und Löschung eines Links

Monat und Jahr Verarbeitetes Volumen

01 - 2009

02 - 2009

03 - 2009

04 - 2009

05 - 2009

06 - 2009

07 - 2009

08 - 2009

09 - 2009

10 - 2009

11 - 2009

12 - 2009

Insgesamt 2009


4 305

4 254

4 981

7 115

9 258

8 800

5 562

14 729

6 338

10 602

6 515

2 915

85 374

7 114

(Zahl der Postrücksendungen)

(Zahl der Änderungen)

36 150

49 224

01 - 2010

02 - 2010

03 - 2010

04 - 2010

05 - 2010

06 - 2010

07 - 2010

08 - 2010

09 - 2010

10 - 2010

11 - 2010

12 - 2010

Insgesamt 2010


4 343

7 647

6 443

2 995

3 108

5 307

5 406

1 928

6 244

3 959

5 446

4 288

57 114

4 759

(Zahl der Postrücksendungen)

(Zahl der Änderungen)

27 757

28 387

Technischer Anhang 2 - Statistiken3. Registrieren einer Bestellung

Monat und Jahr Zahl der Bestellungen

Zahl der Zeilen

01 - 2009

02 - 2009

03 - 2009

04 - 2009

05 - 2009

06 - 2009

07 - 2009

08 - 2009

09 - 2009

10 - 2009

11 - 2009

12 - 2009

Insgesamt 2009


01 - 2010

02 - 2010

03 - 2010

04 - 2010

05 - 2010

06 - 2010

07 - 2010

08 - 2010

09 - 2010

10 - 2010

11 - 2010

12 - 2010

Insgesamt 2010


6

2

2

0

0

8

0

40

0

0

6

0

64

5

0

3

0

0

0

0

0

0

0

133

111

3

250

20

21

7

4

0

0

30

0

128

0

0

35

0

225

18

0

21

0

0

0

0

0

0

0

421

392

7

841

70


4. Elektronische Adresse

Monat und JahrVerarbeit

etes Volumen

01 - 2009

02 - 2009

03 - 2009

04 - 2009

05 - 2009

06 - 2009

07 - 2009

08 - 2009

09 - 2009

10 - 2009

11 - 2009

12 - 2009

Insgesamt 2009

01 - 2010

02 - 2010

03 - 2010

04 - 2010

05 - 2010

06 - 2010

07 - 2010

08 - 2010

09 - 2010

10 - 2010

11 - 2010

12 - 2010

Insgesamt 2010

0

0

1.289

0

0

613

0

0

1.209

289

223

0

3.623

166

221

547

641

0

54

1.074

0

115

721

401

865

4.805

Technischer Anhang 2 - Statistiken5. Zahl der Adressen je Land

Daten zum 1. Januar 2011

Land Adressen

Belgien 69.593

Bulgarien 3.686

Tschechische Republik 2.236

Dänemark 5.938

Deutschland 41.181

Estland 1.746

Irland 8.553

Griechenland 12.171

Spanien 63.914

Frankreich 67.575

Italien 34.510

Zypern 1.836

Lettland 1.648

Litauen 2.650

Luxemburg 8.216

Ungarn 3.905

Malta 2.229

Niederlande 14.215

Österreich 8.542

Polen 7.822

Polen 13.362

Rumänien 5.048

Slowenien 2.919

Slowakei 2.562

Finnland 7.172

Schweden 7.253

Vereinigtes Königreich 27.055

EU INGESAMT 386.356

Kroatien 1.419

Türkei 10.251

USA 2.452


Land Adressen

Indien 1.169

Russland 1.160

Japan 630

China 845

Norwegen 2.157

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