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Häufig gestellte Fragen Nr. 2.4.02

Thema:

Vorräte - Verbrauchsmaterial

Fragestellung:

Wie werden Vorräte an Büromaterial, Formularen / Vordrucken, Lehrmittelvorräten und ande-

ren Verbrauchsmaterialien erfasst und bewertet?

Lösungsansatz:

Büromaterial, Formulare / Vordrucke, Lehrmittelvorräte und andere Verbrauchsmaterialien

gehören zum Umlaufvermögen (Vorräte). Grundsätzlich sind sie im Rahmen der Inventur zu

erfassen und mit ihren Anschaffungs- / Herstellungskosten zu bewerten. Hierbei können

auch Bewertungsvereinfachungsverfahren (z. B. Gruppenbewertung) angewandt werden.

In der Regel werden - insbesondere umfangreiche - Vorratsbestände zentral beschafft und

mittels einer Lagerhaltung (und -buchführung) zentral verwaltet. Werden Materialien aus dem

Lager abgegeben, so gelten sie als verbraucht und werden im Rahmen der Inventur nicht

mehr erfasst.

Oftmals ist aber auch festzustellen, dass einzelne Ämter der Verwaltung oder Außenstellen

wie z. B. Schulen oder Museen

Vorratsbestände unterschiedlichster Art selbst (dezentral) beschaffen.

Beispiele hierfür können u. a. sein:

- Reinigungsmittel für die Reinigungskräfte,

- Schrauben, Glühlampen und ähnliche Verbrauchsmaterialien für die Hausmeister,

- Bastelmaterial in Kitas,

- Chemikalien für den Unterricht an Schulen,

- Prüfplaketten oder Kfz-Briefe / Kfz-Scheine des Straßenverkehrsamtes bzw. der

Zulassungsstelle,

- Broschüren / Postkarten des Museums.

Sofern Kleinstmengen an Verbrauchsmaterialien dezentral beschafft und nicht über ein zent-

rales Lager verwaltet werden, zählen sie nicht zum Vorratsvermögen und sind (bei Beschaf-

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fung) unmittelbar als Aufwand zu buchen (vgl. Verfahren bei geringwertigen Wirtschaftsgü-

tern). Eine Bestandsführung und Bestandsinventur zum Jahresende sind nicht erforderlich.

Die Frage, bis zu welcher Wertgrenze die jeweiligen Bestände als Kleinstmengen bezeichnet

werden können, muss von jeder Kommune unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßi-

ger Buchführung selbst geregelt werden.

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