ili ... ---------"---

Freie und .Hansestadt Hamburg Finanzbehörde

Finanzbehörde, Gänsemarkt 36. D - 20354 Hamburg

IMAKA Institut für Management GmbH Einsteinstraße 57

71229 Leonberg

Amt für Haushalt und Aufgabenplanung Projekt Herakles

Bahrenfelder Straße 254-260 D-42765 Hamburg Telefon 040 -4 28 23 Telefax 040 - 4 27 92

Beratungsleistung zur fachkonzeptionellen sowie Projektmanagementunterstützung bei der Ertüchtigung von Fachverfahren sowie dem Rollout der IT-Maßnahme Herakles ·

- Freihändige Vergabe in Anlehnung an die VOF, Nr. 2014000059, Angebot vom 30.06.2014 -

Sehr geehrte Damen und Herren„

die Finanzbehörde Hamburg überträgt Ihnen aut Grund Ihres Angebotes.vom 30.06.2014 die

Beratungsleistung zur fachkonzeptionellen sowie Projektmanagementunterstützung bei der Ertüchtigung von Fachverfahren sowie dem Rollout der IT-Maßnahme Herakles

für 110 Beratertage bis maximal zum 31.12.2016, zu den von Ihnen angebotenen Preis.

Es gelten die Preise Ihres Angebotes als Festpreise, denen die zum Zeitpunkt der Leis­tung geltende Umsatzsteuer (USt.) hinzüzurechnen ist.

Hamburg, 10.07.2014

01/07/2014 13:00 07152332429 IMAKA GMBH s. 05

Angebot an die Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg

- Projekt Herakles, 21 H -

Externe Seratungslelstung zur fachkonzeptionellen sowie Projektmanagementunterstützung bal der

Ertüchtigung von Fachverfahren sowie dem Rollout der IT-Maßnahmen Herakles

Freihändige Vergabe fn Anlehnung an die VOF, Nr. 2014000059 vom 24.06~2014

Leonberg, 30.06.2014

1 Ausgangssituation

Die Neu~usrlchtung des Haushalts- und Rechnungswesens d~r Freien und Han­sestadt Hamburg :;tellt einen zentralen Eckpfeiler der Reformmaßnahmen des Homburger sem•l" dar. zur weiteren Steigerung von Effizienz und EffektiVität der He11nburger Verwaltung sind in den letzten Jahren auch tm Bereich des Haus· haltswesens eine ganze R~fhe von Moclernisierunguohrit:ten initiiert u"w. umgesetzt worden. In!iib~ondere beschäftigen sich zwei In der Flnan.zbehörde der Freien und Hansest8dt Hamburg angesiedelten Projekte mit der Neuausrich­tung des Haushalts- und RechnUl'.\OSwesens.

Dlci Btlrgerschaft der rrel~n und l-l<.\msestadt Hemburg hat am 19.01.2010 die Drucksache 19/5094 - „Modernisierung und Optimierung der Buchh!iltung und der Buchl'!altungsorganlsation ffir dP.n Mamburger KcamhauG1hclt" - :z:ur f<ennlni:s genommen u'nd eine Reihe von Modernisierungsmaßnahmen unter dem Projekt­namen "Herakles" beschlossl!!n , Das Projekt Herakles verfolgt insbesondere dlP. folgenden Zlelstellungen:

• Sicherstellung einer unelogeschrSnkten Testterfährgkeit dE!r Jahresabschlüsse in Bezug auf Ordnungs- und Rechtmäßigkeit;

• nachhaltige Vr:rbesserung von l:ttektlvität und Efflzlen~ der Buchhaltungsor­ganl$atlOn ln der HtunburgE!r Verwaltung;

• • • • • • • c::~rte1 PAGE 5157 • RCW AT 01.07.201( 13:U:46 {t EtJope DaylgltTlme} • SVR:D.sRV.fAX0314 • DtlS:23623•CID:07f523324211 DURATION (mm-ss~08·28

011a112014 13:00 07152332429 IMAKA GMBH s.

• starkung Cler fachlichen Ressourcen In den elnzelnen Behörden unct Bezlrk$­ämtern durch Entle.stung von operativen Suchhalti.tngstätigk:eiten, die nicht zum Kern der fachlich-lnholtllc:hen Aufgaben der elnzemen DlenststeHen g@hö­ren.

Unter diesen Rahmetaziefsetzunge" wurde für das Projekt Herakles Innerhalb der Abt:ellung 21 der Hamburger Finanzbehörde eine ProJektoroantsatlnn ~H•f­gebeut, der ein breites Spektrum an komplexen und untereinander Interdepen­denten Aufgaben iur Bearbeitung zugewiesen wurde; Im Wesentlichen sind dies:

• Errichtung eines Personal- und Kompetenzzentrums "Pool Flnanzbuchhaltung" und organisatorfsche Vorbereitung einer %ukQnfltlgen, vcrwolhmgsweltcn 2entralbuchha.ftung Im Sinne einer shared·service-Kon2eption (Stichwort: uGemelnsam genutz~r Olenstlelstel"');

• Konzeption und Realisierung einer Personalentwicklungs- und Quellflzlerungs­offenslve zur Prot'esslonallslerung des Hamburoer Buchhsltunospersonalc (Qualiftzterungs?ehrgänge ium „Hamburger Flnanzbuchhaltef' und zum „Hamburgf!r Bllanl!buchhllltef');

• Optimierung der Buchhaltungsprozesse In der Hamburger Verw~ltung durch eine Reihe organisatorfsc:her und technologischer Maßnahmen;

11 Anbindung dl\ferser JT·f:ac:hverfahren an das Hamburger SRP-System durch Schaffung entsprechender Schnittstellen und damit Reduzierung dPJ; rnanu•I· len tsearDeitungsauf'wandes In der Zukunft;

• Modernisierung des Internen Kontrollsystems (TKS) für die ~e~amte Hambur­ger Verwaltung und ·perspektivisch für den öffentlichen ·Sektor Hamburgs (,.Konzern Hamburg");

• Aufbau eines systematischen Vertragsmanagementsy.stems und Elnrlchtung eines zentralen Vertragskatasters l:ur Erfassung sämtlicher Vertrlioe mit dem Zweck einet nachneltigen Sttmderdlslerung bzw. ·optlmierung der Prozesse bei Vert~9sbearbeitungt Vertragsdokumentation und Vertragsarchivierung:

„ Konzeption 1.md Efnführung moderner IT-Verfahren zur Standardisierung und Autom~tlsierung diverser kredttortscher und debltorlscher Prozesse;

„ Konzeption und Einführung eines automatisierten s~reg-Erfassungsystems („Capturing");

• Verbesserung der tsllgeme!nen IT-Unterstützung bei den Buchhaltungsfunktio" nen durch Einführung von Web-Services (Belspfele: Kontl~rung~handbU<:h, Referenznummernvergabe, Gs.schäftsp~rtnetverwaltung, Personenkonten­überprüfung etc.).

Parallel zu diesen komplexen und ambltioniertl!n Veränderungsprozessen werden und wutden rt11tch dJe Flnan:r:bqh(Srde der Freien und Hanse$li:'ldt liamburg eine F(eihe weiterer Retormprojekte, welche lnl'laltlfche und organisatorische Interde-

• • • • • • • C"!!ite:'.

PAGE 6157' RCW Al 01.07.2014 t3:17:46 tw. Elrope Daylgrt Tine) • SW:D#/.f AX0314 • DNIS:23823' CSID:07152332429' DURATION ~m-ss):OS.lt

0&

01/07/2014 13:00 07152332429 IMAKA GMBH s.

penden~en zum raufenden .Projekt Herakles aufweisen, betrieben - so. zum Bef­sptef die Umsetzung eines Neuen Hamburger Haushaltswesens auf dopplsc:her Grundlage, die Efnfilhrung einer ziel~ und wJrlrungsorientferten Steuerung Ober KennuhJensysteme, die Konzeption eines Integrierten Fach- und Ffnenzcontrol­/ings, die Novellierung der LHO und vieles weitere mehr,

Mit dem Projekt „strategische Neuausrichtung des Haush.albtwe•@n$11" (SNt1, er.emals NHH) hatte sich der Senat das Ziel gesetzt, bis zum Jahr 2013 die Haushaltsplanung, Haushaltssteuerung und H~ushaltsbewlrtschaftung auf dla staatliche Ooppik umzustellen und den .wkOnntgen Haushalt auf der Grundlage einer Kosten- und Leistungsrechnung ergebnisor1e11tiert nadi Produktstrukturen gegliedert aufzustellen, 2:U bewlrf:5chnften und ab:wrechnen.

Dle vom Projekt Herakles zu entwickelnden Uh.;ungen sollen so weit wie mi\alicli ,..ync:;hrqn zu Cfen l::intührungsprozessen des Projektes SNH laufen und aur diese abgestellt werden.

Des Projekt HeraklGli.i wurde neben det Verfolgung der vorgenannten Projektzie.le euch damit beauftragtt dla sich aus den Nachjustlet'ungGbedarfen ergebenden Maßnahmen In Projektform umiusetzen.

so existieren rn der IT-Landschaft der Freien und Hansestadt Hamburg zahlrei­che Fachverfahren zur Unterstützung der Sachbearbeitung und zur Abrechnung von Geschiiftspro~cl:lscn. Diese mO.ssen !:iU ert()chtlgt werden, dass sl~ den oben genannten Projektzielen genügen u'nd damit eine Anbindung an das 2entrale SAP-System (RVP) der Finanzbehörde erm8gtlchen.

Das In der Fln~nzbeh6rde angesledel~ Projekt Herakles steht In diesem Knntext vur einer mehtfachen Harau5fotderung: zum Einen srnd parallel zu den SNH ... Wellen (automatisierte) Anbindungen von f=achverfahren :zu unterstütten, die ~wnt durch SNH übcir die Allgemeine Schnittslerl~ an SAP-kVI" engebundef"I wer­den, jedoch keine :zehlungsbegrOndenden Unterlagen übergeben und auch nfcht die Geschäftspartnersuche unterstüti;en und somit ditt Proj•kt:iiela von Hcr.:ikles {ErfOIJung der GoB sowle Umsetzung des Elnheitspersonenkontos) nicht erfö11t worden. Zum Anderen bindet SNH nur die auf das Buchungsvolumen bezoi:ienen gToßen F~c:hverr1:1hnm per schmnsteUe zin das SAP·~VP an. Übrig bleibt eine Vielzahl von Fachverfahren, deren ~u Grunde Uegende Suchungen ohn~ eine An~ bindung über die Herakl•·IT manuell rm RVP gebucht werd'i::n müssten.

Zur Unterstützung des Teilprojektes 1 (Technik) des Prnjektesi Herakl~ soll gc mäß der Angebotsaufforderung der Finanzbehtlrde vom 24.06.2014 ein externer Berater einbezogen werden, der Aufgaben zur fetchkon~eptlonellen sowie Pro­jc:ktmanegementunlt!r.>tOtzung bei der t:ttOcntigung von Fachverfahren sowie dem RoUout der IT-M<l8nahmen Herakles wahrnehmen soll. Darüber hinaus wur­de ZUM 01.01.2014 auch d~s Fachverfahren PROSA in der Denerde für Arbeit, Sozlalest Fi!lmllie und Integration {BASFI) euf des Neue Haushaltswesen umge-

• • • • • • • . ~lt„~

PAGE 7157 'RCVD AT 01.07.2014 13:17:48 [4 Ellope Dayl!#lt Tirne] t SVR:D.SRV.fAXe3l~ t DNIS:l3613 * CSD:0715233M29. DURATION (mm-SS):08·28

07

s. 01/0712014 13:00 07152332429 IMAVA GMBH

)

3

stellL. eedlngt durch die At>schaltung des kameralen SAP-Systsms P01 muS$ Im laufe des Jahres 2014 eine Übergangslösung hergestellt werden, wetche •ine Umbuchung dar PROSAwFinan~posrtionen vorn kameralen Kassensystem PSP fn da!i dopplsc:he SAP-System FWP beinhaltet.

Grundlage für da$ vorliegende Angebot von IMAKA ist die von der 19nan::zbehötde Hamburg z~gcsandte Aufforderung zur Angebotsabgabe vom 24.06.2014.

Des Weiteren Slnd auch KAnntniSS@ und Erfahrungen von lMAKA - au~ den bls­heligesn Beratungslelstungen für die Freie und Hansestadt Hamburg und aus ähn· lieh gelagerten Beratungsprojekten der fe!tzten Jahre - In dlese..c:: Angebot: efnga­noss&n.

Beratungsleistungen von IMAICA

Auf Grund den .IMAKA zut Verfügung stehenden Informationen Ober die Hambur­ger Haushaltsmodernisierung im Allgemeinen und das ProJRkt Herakles im Se­sondaren werden~ jeweils In enger Abstimmung mit dem Au~raggeber, auch In Bezug auf dJe konkrete Schwerpunktsetzung sowie die Breite und Tiefe der Auf­gabenwahrnehmung - fofg~nde Beratu"g11laJstungen zur fachk.onzel'tlonellen sowle ProjektmenagementunterstOtzung bei der ErtOchtrgung von f=achverfahren sowfe dem RoUout der IT-MRßnahmcn filr das ProjC!~ Herekles emgebo~en.

Hierxu werden im folgenden die Überregungen von IMAl<A 1l•m Thamenkomplex "Projektm~nagementunterst!ltzung"' für das Projekt Herakles unter Ziffer 3.1 dargestellt, während die Ausführungen zu Fr~gen der Haushaltsmodernisierung Jn fDehHeh-tnhtiltlJchcr HJn:;JciJt - mit dem Schwerpunkt Ertüchtigung von Fach­verfahren und Rollout der IT-Maßnahmen.- unter Zfffer 3.2 J:U entnehmen sind.

3.1 ProjektmanagementunterstUtzung

Die nachstehend dargestellten Beratungslelstungen orientieren sich an folgen­dem Funktiom;veniUindnJs;

• ExternP. lJnterstOt2r.1n9 bei der Proji;:ktmanogementunt.E.!rstatiung f'Or das Fro­jekt Herakles durch IMAKA belnhaltet·sowohl eine pragmatische Manage­mentunterstUb:ung für die Projekt- und Teilprojekt1eitun9 1 als auch

• die fachlich-inhaltlic:;he Beratung zur Ausgestaltung Cler weiteren Projekt­arbeit Im Hinblick aur Konzeption und Um~zung sowie

••••• • • Seite4

PAGE 3157 • RCVD AT 01.07 .201413:17:41 [«. Etnpe Ct,1lgfrt T!meJ' SVR:O.sRV.f'AXt3/4 • DMS:Z3623 ~ CSID.'67f52332429 • OORATION {mnl-S~:OS.28

08

01/0712014 13:00 01152332429 IMAKA GMBH s.

• dte UnterstOtzung bef der Projektkoordination. Dies beinhaltet die Analyse der Meilenstelnplanung In Bezug auf ihre Realisierung mit den zur Vertagung stehenden Projektressourc:e" sowie eine 1<ontlnulerlfche Oberprüfung der Projektergebnisse und das svstemetische Aufzeigen &ventuell erforderlicher Anpassungen hlnslchtlldi der ProjQktzfale und dor damit korrespom.Jierenden Zeit~ und Ressourcenplanung;

• d1ts l!rlmnn•n von möglichen Konfllkten, Koordinationsreserven ""d Reibungsverlusten und das Analysieren möglicher ProJektrlsJk~n;

• die Teiln„hme en wichtig•n Sitzungen wn Projektgremien In beratender Funktion nach Abstimmung mit der Prajektleitung Herakles, bzw. d~r Leitung des Teilprojekt8S 1 und

• ggf. die Moderation projektlntemer Sitzungen, Tellprojektleltersltxungen etc.

Folgllch sollte es nach unserem Verständnis bei den hier angebotenen. Lels.tun9en im Rahmen der Projektmanagementunterstützung wflnJgfil!r um externe Rcro tungslelstungen In Form gutachtllr;:her Fac/1-EXpertlsen fOr die Tellprojef(tleitung gehen, sondem vielmehr um dre aktive UnterstfJtzung der ProJektverantwortll­chcn b.rw. -beteiligteri frn sinne einer Kealfsierungsunterstotzung.

vor dles~m Hintargrund und den IMAKA ll:ur Verfügung stehenden lnformattonen über die Hamburger Haushaltsmodernlslerung ~erden - jeweils In enger Ab~ stlmmung mit dem Auftraggeber, auch in Bezug euf d!P. konkrete Sc:hwerpunkt­setzung sowie di~ Srelte und Tiefe der Aufgabenwahrnehmung - folgende B•r•­tungstet&tungen zur PtojektmanagementunterstUtzu~ für das Projekt Herakles ~ngeboten;

• Weiterentwicklung d~r Proj•ktplan"ng, insbesondere im Hlnbllck auf die Abstimmung der Planung ZWl$Chen den Teilprojekten Herakles.

• Analyce und krltfsche. WUr-digung der bisherigen Vorgehensweise bei der Anbindung von Fachverfahren Im Hinblick auf die Projektztele des Tellprojekts 1 und Im Slnne des .magischen Projektciretecks:I\ Qualit~t - Kosten - Zeit.

• Unterstützung bei der P1an.,.n9 der behördeninternen Projektr•ssour­c:en (MltarhAlterressoun:en al$ Knapphcitsmktor).

• Pla1tun9 der Implementlerungsprozesse Im R.alimen der Anbindung von Fachverfahren an verschiedene Sc;hnittslellen (d.M, KOnzeptlOn, Imptementie· rung, Tests, Untel"Stützung der Rollout-Aktivitäten und Supportpro?.esse) • .

• Unterstatzung beim Akzeptanzmanagement und beim Projektmarketing der vom Projekt bearbeiteten Thernenfefder - insbesondere gegenüber den Behörden - einschlle811r:h der Anan:beliörde.

• • • • • • • c:•lteS

PACE 9157 • RCW AT Q1.07.201413:t7:46 ('V.Brope Dayllglt Time}• SVR:D-SRV.fAX03/4 • DNIS:23523 • CSID:07t52332429 • OORATION lßlm-ss):Ol·2J

09

01/07/2014 13:00 07152332429 IMAKA G'w1BH s. 10

3.2 Haushaltsmodernisierung: Schwerpunkt ErW.-htigung von Facttverfahren unct Rollout der·1T-M•Bnahme11

Das Projekt Hel'l!lkles verfolgt unter andere.m das Ziel, dle Testierfähigkeit der lahresab9Chliisse (bezüglich Ordnungsmäßfgkeit und Rectitmäßlgkeit des Rachnungawesem•) her .l.1.1stellen.

Das am 23.04.2012 ver6ffentlichtc Ergebnis der PrOfung des Jahres- und Kon­zernabschlusses 2010 durch den Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hem· burg führte zu folgenden FeststeUungen:

• Es besteh~n Kassendlfferen~n zwischen den dQppischen Kontosalden und den k.am~ralen Absc.ltfussnachweisungen,

• prinzjpit!!lle Unzul!ngllchkelten bezOgllch der Dopplkfähfgkelt der bb~hGrl;•n Anbindung der Justi2kasse an das dopplsche RVP~System und ·

• eine revislonssJchere Abbildung det Geschtiftsvorffllle nac:h d1an Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sei nicht gewährleistet.

Da derartige Problernle151en mit hoher Wahrschelnflchlcelt auch bei anderen Fach~ verfahren Jens~lts der vom Rechnungshof geprüften Auswahlt>erelche gegeben s:eln dürften und dl11~r Befund boraltt: Im Jahre 2009 @In Anis~ war, das Projekt Hel'Clkles i!lufZusetzen, kommt der systematischen Anbindung von Fachvetfahren unter doppischen Anforderungen eine hohe Bedeutung 71J.

um die vorgenannten, vom Rechnungshof beispielhaft am Fac;:hverfahren der · Ju~h1:kosae aufgez:ergltm_ Mängel .tu beneben, die Dopplkfählgkelt der Hamburger Fachverfahren slch~nustellen und damit auch eine fehlerfreie Übergabe der Da­ten an das Rvr>·System 2u g•wihrlel1Jtcn, schlngen wir das fOlgende vorgehen fOr die fachkon2eptlonelle UnterstOtwng ver;

e~tellung der erforderlichen Konzeptionen

• Erstellun9 von Fac.hk.onzepten für die jeweils zu bearbeitenden Fachverfahren, die die ~bzubtldenden Geschäfts· und euchhaltul'\gsprozesse aus dopplscher Perspektlve·auf Selten dQr Fachverfahren und im Hinllllck auf die !Schnittstel­lenanbindung an da5 RVP-System beschreiben. Dokumentation der Soll­Prozesse - sowohl aus Steht der Fachverfahren als auch ;ius der Sicht de6 RVP-systems; .

• Abgeleitet aus den Fachkonzepten folgt d"n" dlt! Erstellung von Lo:stenheft.eri, welche aus Au1'traggeberslc:ht ggf. dle Weiterentwtcklung bzw. Anpassung der j~weiJigen Fachverfahren spe;zlftzleren;

• Im Re"llsferungs- und RoJlout·Kon%ept werden die konkreten Inbetriebnah­meprozesse fOr die einzelnen Fachverfahren beschrieben. Den Realisien.mgo­konzepten wird jeweils eine mit der zuständigen Fachbehörde abgestimmte

• • • • • • • Selt(t6

PAGE 10/57 • RCVD AT 01.07.2G1413:17~ (W. Europe ~ Tne) & SVR:D-SRV.fAm4 t DtlS:23623 • cs.1:071523324291

Ol.IATION (mm-ss}:OB-28

01/07/2014 13:00 07152332429 IMAKA GMBH s.

Rollcut-Planung zu Grunde gelegt. Die Reallslerungskonzepte um1'8ssen unter anderem die Themenbereiche

• Umstellung auf IT-gestützte Geschäftsp~~e wie z. B. Formularsarver, Buchungsassistent, Webservices etc.,

• Service-Level-Vereinbarungen,

• ggf. erforderliche Umg~teiltung von orenttanwersungen sowie die

• Entwicklung eines Schulungskonzepts und die Ourchfilhn.mg der Schulun­gen.

• Sicherstellung der Implementlerungsprozesst:! In enger Abstimmung mit dem Te11pro3e1<ten l (RoUout), 3 (Support) und 4 (HDa) des Projektes Herakles, mit dem Tellprojekt „Reallsferung· ERP'" des Projektes SNH, der fnchllchen Lelt­f;b;llle ERP, der K;;1$s;e.Heimburg, N/ITB (Fctchllcne teitstene der Bezirke) den Projektorgllnrsatfonen der jewells betroffenen Factibehörden und den externen Dlenstreistem.

At>Äimmung mit den Behörden und anderen InteresHnsgruppen

um die Wlrksamk.elt der Umsetzungsprozesse ?.U sichern, sollten die Information und die AbstimmunSI mit den jewcll:s bt:Lelllgten 6el'lön;Jen und Interessensgrup­pen als phasenübergrelfender, k:ontlnulerllcht!!r Prozess gestaltet werden.

Vor dem Hintergrund der Projekterfahrvngen von IMAl<A bei der H~ushaltsmo­dernlsl~tung der Freien und H8nsestedt Hamburg dürften sich die kontlnulerll­chr:m Informations- und Abstimmungsaktlvftäten auf die folgenden, beispielhaft genannten Institutionen, b:z:w. Zielgruppen be~lehen:

• Vertreter des Projekts SNH, Im Besonderen das Teilprojekt „Reallslerung ERP'",

• die FachUt:he Leitstelle ERP, die den Produktivbetrieb des RVP-Systems be­treut,

• C!as Referat 224 der Finanzbehörde, welches die Erstellung des doppischen Jahr@ubsc:hlu.!ll:JCS verantwortet,

" das Referat 244 - K.!J.Ssen- und Haushaltsrecht, J-lllushalbssysteniatlk Jn der A· nenzbehörde umJ Vertreter der Kasse.Hamburg,

• der Rechnungshof der FHH,

• der Datenschutzbeeuftragte der FHH,

• Ang~hörige der rer.sonalvertretu ng suwie

· • Fach- und Führungskräfte der jeweils betro~nen Fachbehörden.

• •• •... * , ~~te7 PAGE 11157 ''RCVD AT 01.07.201413:17:46 [1 Europe Daylight rune]* SYR:O.SRV.fAX0314. DflS:23623 * CSID:07152332429 UATION (IMK~.08-to

11

011e112014 13:00 07152332429 IMAKA GMBH s.

Darüber hinaus dOrlte die Herstellung eines gemeins~rnen Verständnisses mit den jeweliigein Fachbehörden (Motto: „ Wie sehen doppische Buchvngsprozesse überh.{Jupt aus?'') von zenLri;1ler Bedeutung sein. Eine Intensive AuseJnltnderset­zung mit den fachllchen Aspekten der Oopptk dürfte hierbei also von Vorteil sein.

Eln:z:elheft~n zu den vorstehend skizzierten Aufgeben und zum vorgehen ende~ tail sollten noch gemeinsam mit dem Auftraggeber i'Mtgfllil~t werden.

12

Sämtliche Arbeitsergebni$se von lMAKA werden dokumentiert, dern Auftraggeber vorgestellt und In elekLronlscher Form Ube.rgeben.

4 Ben1ter

Die in diesem Angebot dargestellten Beratungs~ und Unterstu~ungsleistungen für die Finanzbehörde der Fr~fen und Hansestadt Hamburg werden

FUr die ausgeschrle~nen Beratungsleistungen zur fachkonzeptionetlen 50Wie Projektmanagementunterstütz;ung bei der Ertüchtigung von Fachverfl.lhren sowie dem Rotlout d~r IT-Maßnehmen HeraJ<les für die Finanzbehörde der Freien und • „ 1 - .„. . "' mburg sind aus unserer Sicht die fOlgenden Kemkompetenzen von

von „entralcir Bedeutung:

• Projaktmanagem•nt-Kompetenz

• • • • • • • c,..1h•8 PACE t2157 • RCVD AT Of .07.201413:f 7:46 [W. Europe Da'illght Time]• SVR:D.sRV.fAXD3/4 1 DNJS:23623 A CSID:07152332429 • DllATION (mM):OB-28

01/0712014 13:00 '07152332429 IMAt<A GMEH s. 13

• Prozessmanagement-·Kompetenz

••••••• PAGE 1:W7 * RCVD AT 81 .07.201413:17:4& (N. E\rope Daylgbt Tlmel • SW:D.sRV.fAX0314 8 DNIS:23623 t CSlD:01t52332429 * DURATION (nurHs):oMatte 9

01/07/2014 13~00 07152332429 s. 14

• • • • • • • . „_,„ 1n

PAGE 14157 « RCVD AT 81.67.2014 t3:17:46 (\'l. Europe Dayllght Timel • SVR:D-SRV.fAX03/4 • DNIS:23823 • CSID:D1152332429' DURATION (lllm-ss):08·28e

01/07/2014 13:00 07152332429 IMAKA GMBH s. 15

• Personal- und OrganlsatlonsentwJcldungskompetenz

••••••• . Seite 11

PAGE 15157 'RCW AT 01.97.291413: 17:46 rl'· Europe Da'J\lght Tlmel 1 SVR:D-SRV.fAX0314 • DNIS:23623 3 CSD:01152332429 • DURATION (mm-ss):OS.28

01/07/2014 13:00 07152332429 IMAYA GMBH s. 16

• l!rfahrungshtntergrund Haushaltsmodernlslen1ng

• • • • • • • . Cnl+p 1

PAGE 18!57 • RCW AT 01.07.201413:17:46 ~· Etrope Daylight Timel k SVR:O.SRV-FAXU3141 DNIS:23623' CSl>:07152332429' DURATICN tmm-ss):GS-28 '-

01/07/2014 13:00 07152332429 !MAYA GMBH

s. 17

••••••• Seite 13

PAGE 17157' RCVD AT 01.07.2014 13:17:46 [W. Etrope Daylght Time]' SVR:D-SRV.PAX0314' DNIS:23623' CSID:07152332429 • DURATION (mM):QS.28

01/e7/2014 13:0~ 0715233242S IMAk:A GMBH s. 18

S Referen:z:en

. . . . . . . ,...~

PAGE 18/57 • RCVD AT Ot.07.201413: 17:46 [ti. Europe Dayllght Time)' SVR:MRV.fAX03J4 * DHIS:23623 • CSID:07152332429' LUATION (lml-ss):oa:ise 1

~

01/07/2014 13:~0 07152332429 IMAl<A GMBH s. 19

••••••• M;E 191571 RCW AT 01.07.201413:17:48 ('V. Europe Daylght Tinel R SVR:D-SRV.fAX0314 a DNIS:23823 a CSID:07152332429 * DURATION (mm-ss~oi-283 15

01/07/2014 13:00 07152332429 IMAKA GMBH s.

6 Kooperation, kommu"ikatJon und Mitwirkung des Auftraggebers

Der Auftraggeber benennt die für die vorgenannten Aufg2benstellungcn relevan­ten Ansprechpartner und stellt alle fOr die externen Beratungsleistungen &tfor· derllchen InformAtionsgrundfagen zur Verfügung. Der Auftraggeber stellt sicher, cass der Berotcr l::u den r-egelmaßrgen Sitzungen der für seine Arbeit relevanten Projektgremien eingeladen wird.

Es 5ollte für den externen Bel'8ter ein 80roarbeJtsplatz • In räumlic;her Nähe zur Teilprojektleitung l - zur Verfügung gestellt werd@n.

Der Auftraggeber Wird von IMAl<A kontinuierlich über den stand und die Ergeb­nlooc der Ser.!tungsakUvlt!tten untemc:htet.

IMAKA slt:hf?rt ein Höchstmaß ~n Loyalität und V~r\.raullchkelt zu. OIGSe Grund­sätze sind zentrale Erfolgsfaktoren unserer Arbeit und für uns - Z!Jls mlttelst!ndl­sches ßl!!ratungsunternehmen - obUgator1sch. Oa wir in den l~tztan Jahren kom­plexe Restn.ikturlerungsprozesse irn öffentlichen 6erelch ftuc:h 21n der „Nehtatelle" von Polftlk und Verwaltung erfolgreich begleitet und be~rbeltet haben, versteht slc:h Neutralität tm palltiscl'\en wm~nsblk:fungsproi.ess von selbst.

IMAKA verofllchtet sir:h, all• im zu111ammcnhong mtt der Ausfatmmg ctes Auftra­ges bekannt gewordenen Vorgänge·· auch nach Absc;hluss des \lertrag@s • ge~ heim r.u halten und nlcl'lt an Dritte weiterzugeben. IMAKA wird alle erfordarliehcn vertraulichkeits·, Verschwtegenhelts- und Datenschutzerklärungen unter· zeichnen.

Urheberrechte Orttter werden von IMAKA strikt beachtet; auch KQnzepte, welche von anderen Beratung~unternlil!hmcm, die fOr die FlnenzbehOrde tätig waren oder sind, werden von IMAKA nicht für eigene Zwecke außerhalb dieses Avftrages weiterverwendet. Dies gllt in glelcher Welse für Fortentwtc:klunaen bekanntc:ir l\n­satte.

1 -Methode·n und Techniken

IMAl<A wendet seit Jahren die Jeweils neuesten und im PraxlselnS8tz bew~hrten Be~tungs- und Managementmethoden an. fOr die au~geschtfebenen Leiotungen zur strategischen Beratung tur H~ushaltskonsclldierung, Projektkoordin21t1on und Coaching bietet sieh aus heutiger Sicht folgender nMethoden-Mlx"' en: Einzel- und

' Gruppcnint:etvlews1 Work!Jhcps, strukturierte Befragungen, Moderationstechnik, 360°-Feedbacks, Szenarlotechniken, Nutiwertanalyset1, Pr8feren;zmetrfx1 Balan­ced Scoree!lrd, Kenn7ahlenset:s, Wettanalycon, Stärkcn·/Schwäctienprofile usw.

Beim Einsatz von Projektman8gementtechnlken und -methoden orfentioren wir uns an der einschlägigen DIN 69901 und den gängigen Richtllnien der Deutschen

• • • • • • • Seite16

PAGE 20/57 * RCW AT Ot.01.201413:17:46 (W. Etrope Dr,11;t Dnel' SVR:D-SRV.fAXD314 • DJIS:23&23' CSE:D7152332429' DWATIOH (n1MS):0&·28

20

s. 011e1i2014 13:00 07152332429 IMAl<A GMBH

Gesellschaft für Projektmanagement 11.v. (GPM); bei Wlrtsc:hafttichkelts-, Amotti­s21tlons- und InvestftJonsrechnungen arbeiten wir aufd'en Grundlagen des Deut-9chcn In:i1titiits für Interne Revision e.v. (UR),

8 Termine

Oie angebotenen Beratungs- und Unterstützungslt!!istungen warden unrnlttefbar nach Zuschlagserterlung erbracht. Termine und das konkrete Inhaltliche Vorge-hen solilEm :iU ld m·· lieh · estlmmt werden. Hier-bei geh@n wir us. oer At.1ftrag en-det mit dem volls;tandigen •r Baratertoge, sp.Stestens am 31.12.2.016.

Wir möchten dem Auftraggeber vorschlagen, die Anwesenheit der Berater Inner­halb von jeweils zwei Tages~Blöcken zu organisieren. Dies wurde di@ 3nteiligen Reisezeiten reduzieren und folglich ein höheres Zeltbudget für die Arbeit vor Ort erm6glichcn. Si:lbstverstandllch wird eile Sittungsrhythmik der Projektgremien hierbei berücksichtigt.

9 Honorar

Das Honorar bemisst sich riech dem tatsächllc:hen Aufwand; derzeit wird von ei­nem Aufwandsrahmen von 110 Beratungstagen ausgegangen,

Weitere Nebenkosten entstehen aus heutiger Sicht nicht bzw. werden, falls er­forderlich, nur in Abspr~c:he mit dem Au~re9gr:ber 1Jnfallen.

An dieses Angebot ist die IMAKA Institut filr Management GmbH bis zym 31.07.2014 gtl­bunden.

iMAKA Institut für Mantigement GmbH

• • • • • • • . r ,"' ··a 1? PAGE 21151•RCVDAT01.01.2014 t3:t7:46 l\'4. Europe Daylight Timet* SVR:l).SRV.FAX0314 * DNIS:23623 * CSID:07t52332429 DIRATION (mm-ss).08·28

21