Informationsveranstaltung „SAP und Verbünde“ · • Buchungen in SAP erfolgen weiterhin...

Informationsveranstaltung „SAP und Verbünde“

Servicebereich Forschung 28.11.2018

Inhalt der Informationsveranstaltung

I. Einführung• Warum führt die TU Berlin SAP ein?

Gründe für den Systemwechsel

• Welche Bestandteile hat das SAP-Projekt? Was davon ist für uns wichtig?

Struktur des TU-SAP-Systems

• Was ist neu, was bleibt wie es war?

Änderungen, die zum Jahreswechsel relevant werden

Prozesse (Mittelabrufe, Personaleinstellung, Bezahlung von Rechnungen,

Ausgabenplanung)

• Wer sieht was?

Rollen und Berechtigungen unter SAP

• Wie funktioniertʼs?

Vorstellung der Module PS und PSM-GM

• Aussicht 2019 – Berichtswesen, ePA, Projektakte

• Fazit: Was bringtʼs?

II. Allgemeine Fragerunde

III. bei Bedarf: Verbundspezifische Einzelfragen

Informationsveranstaltung „SAP und Verbünde“ · 28.11.2018

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Warum führt die TU Berlin SAP ein?

• Standardisierte Prozesse: SAP soll die Grundlage für standardisierte und

verbesserte Prozesse schaffen, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit

an der TU Berlin fördern und die administrativen Abläufe aller Beteiligten

besser aufeinander abstimmen. Im Ergebnis soll die Arbeit der Verwaltung

kundenfreundlicher werden, Mehrfachbearbeitungen der gleichen Aufgabe

sollen entfallen.

• Verlässliche Datenhaltung: SAP fördert eine einheitliche und verlässliche

Datenhaltung, die uns mehr Transparenz und eine bessere universitäre

Zukunftsplanung ermöglicht.

• Planungssicherheit: SAP bietet Investitionssicherheit, Rechtssicherheit

und die Gewissheit, auf einen Partner zu setzen, der auch langfristig für uns

da ist.


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Gesamtüberblick: Welche Bestandteile hat das SAP-Projekt?

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Materialwirtschaft

Gebäudemanagement

Personalwirtschaft

Haushalt

Kosten-/ Leistungsrechnung

Berichtswesen

FinanzenBeschaffung

Leistungserbringung

SLM

PSM-FM

PSM-GM

Akten

Organisation

Projekte

PS

RM

CO

FI

FI-AA FI-TV

MM

OM

SRM

BW

PA PA-PM PD ER PT PY

AManDaCAFM/speedikon

Was davon ist für uns wichtig?

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Materialwirtschaft

Gebäudemanagement

Personalwirtschaft

Haushalt


Berichtswesen

FinanzenBeschaffung

Leistungserbringung

SLM

PSM-FM

PSM-GM

Akten

Organisation

Projekte

PS

RM

CO

FI

FI-AA FI-TV

MM

OM

SRM

BW



PS = Project System

Inhalt: Abbildung und Weiterbearbeitung von Projekten

PSM-GM = Public Sector Management – Grants Management

Inhalt: Drittmittelverwaltung/Fördermittelmanagement

RM = Records Management

Inhalt: Im Records Management wird zukünftig die Projektakte in elektroni-

scher Form vorliegen. Mit ihren Records-Management-Anwendungen in SAP

wird die TU Berlin all ihre Geschäftsdokumente zentral verwalten. Dort können

also diejenigen Dokumente gefunden werden, die für den Geschäftsbetrieb

relevant sind.

AManDa = Anzeige und Management von Projektdaten

Inhalt: Projektanzeige, ersetzt die bisherige „ePA“. Die Daten aus AManDa

werden nach Prüfung automatisch in die Projektakte (RM) übertragen. Bis zur

Einführung von AManDa wird weiterhin die ePA verwendet.

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Was ist neu, was bleibt wie es war?

2019 bleibt vieles noch so, wie es bisher war:

• Bekannte Prozesse und Abläufe bleiben 2019 unverändert.

• Es sind weiterhin Vordrucke für Einnahmen, Ausgaben, Umbuchungen,

etc. auszufüllen. ABER:

• Die Vordrucke selbst sind neu und sie sollen nicht mehr per Hand

ausgefüllt werden. Die alten Vordrucke verlieren ihre Gültigkeit

(Ausnahme: bereits von III B ausgegebene Bestellscheine behalten

übergangsweise ihre Gültigkeit).• Buchungen in SAP erfolgen weiterhin ausschließlich durch die Buchhal-

tung der Abteilung Finanzen.

• Erteilte Befugnisse – Anordnung- und Bestellbefugnis, Befugnis Verträge

abzuschließen – gelten auch 2019 in ihrer Höhe unverändert weiter.


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Das ist neu und ändert sich 2019:

• In SuperX werden Kontostandinformationen bis 2018 angezeigt. Ab 2019

werden Kontostandinformationen im SAP-Berichtswesen zur Verfügung

gestellt.

• Die Rechtevergabe wird weitgehend automatisiert.

• SAP erfordert es, anders als bisher zu budgetieren.

• Es gibt für etliche Dinge neue Bezeichnungen, z.T. gehen damit

Änderungen der Systematik einher:

• Aus „Projekten“ werden „PSP-Elemente“, die einer geänderten

Nummern-Systematik folgen. Daher erhalten sämtliche Forschungs-

projekte der TU Berlin derzeit Post mit den neuen Nummern ihrer

Forschungsprojekte.


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Alt Neu

Projektnummer PSP-Element

Mittelgeber Fonds

Titel Finanzposition (FiPo)

Zahlungspartner Geschäftspartner, Debitor, Kreditor

Kostenart Sachkonto (8-stellig)

Festlegung Obligo

Sollkontrolle AVK (Aktive Verfügbarkeitskontrolle)

Kostenstelle Kostenstelle/Finanzstelle

Übersetzungen



Prozesse

I. Mittelabrufe

Mittelabrufe werden weiterhin durch den Servicebereich Forschung

vorgenommen. Das bislang in Zusammenarbeit mit Ihnen praktizierte

Verfahren wird beibehalten.

keine Änderung für die Verbünde

II. Einstellung von Personal

Die Verbund-Geschäftsstelle stellt die notwendigen Einstellungsunterlagen

zusammen. VC prüft, ob die Finanzierung im Projekt gesichert ist, und erteilt

im positiven Fall die Stellenfreigabe. Abt. II nimmt die Einstellung als solche

vor.

keine Änderung für die Verbünde


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Prozesse

III. Bezahlung von Rechnungen

bisher:

künftig:


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Rechnung geht bei Verbund ein

Verbund zeichnet „sachlich richtig“ und erstellt AAO

Anordnung(i.d.R. FSC)

Auszahlung

Abt. III



Anlage Budget und Anordnungdurch VC

Auszahlung

Abt. III

Regel

Aus-

nahme



AnordnungFSC

Auszahlung Abt.III(nach Anlage Budget VC)


Prozesse

IV. Ausgabenplanung

bisher:

künftig:


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Verbund erstellt intern Ausgabenplanung

Verbund tätigt im Jahresverlauf Ausgaben

(Personal, Sachausgaben, ggf. Investitionen)

Nach Abschluss des Haushaltsjahres erstellt VC den Verwendungsnachweis

und fragt Daten für die DM-Statistik ab

Verbund erstellt Ausgabenplanung und teilt sie VC mit

VC budgetiert gemäß Bewilligung / Ausgabenplanung

des Verbundes

Verbund tätigt im Jahresverlauf

Ausgaben (Personal, Sachausgaben, ggf.

Investitionen)

Nach Abschluss des Haushaltsjahres er-

stellt VC den Verwen-dungsnachweis; Daten für DM-Statistik liegen im System bereits vor

Wer sieht was? Rollen und Berechtigungen unter SAP

Mit Einführung von SAP wird auch das bisherige Identitätsmanagement (IDM)

„TUBIS“ durch das SAP-IDM ersetzt. Das neue „TUB IDM“ umfasst neben der

Anbindung der bisher bereits durch das IDM versorgten Dienste zukünftig auch

die zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung aller eingeführten SAP-Systeme

und damit den Großteil aller IT gestützten Verwaltungsprozesse. Durch die

direkte Anbindung an das neue Organisationsmanagement ist eine

differenziertere, automatische Rollenvergabe möglich.

Jede*r Projektleiter*in erhält automatisch Einblick in alle eigenen

Forschungsprojekte. Eine gesonderte Rollenzuweisung ist in diesem Fall

nicht mehr notwendig.


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Wer sieht was? Rollen und Berechtigungen unter SAP

Jede*r Projektleiter*in erhält automatisch Einblick in alle eigenen

Forschungsprojekte. Eine gesonderte Rollenzuweisung ist in diesem Fall

nicht mehr notwendig.

Das bedeutet für Verbünde:

• Sprecher*in… sieht Gesamtverbund inkl. eigener Teilprojekte

• Teilprojektleiter*innen… sehen eigene Teilprojekte (andere TPe jedoch nicht)


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Wie funktioniertʼs? Vorstellung der Module PS und PSM-GM

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Materialwirtschaft

Gebäudemanagement

Personalwirtschaft

Haushalt


Berichtswesen

FinanzenBeschaffung

Leistungserbringung

SLM

PSM-FM

PSM-GM

Akten

Organisation

Projekte

PS

RM

CO

FI

FI-AA FI-TV

MM

OM

SRM

BW



Wie funktioniertʼs? Vorstellung der Module PS und PSM-GM

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Modul PS

• Einrichtung der Projektstruktur mit neuer Projektnumerik

• Pflegen der Projektinformationen

• Planung der Projekte

Modul PSM-GM

• Anlegen der Ausgabearten gemäß Bewilligungsbescheid und

Verbundplanung

• Budgetierung der Projekte gemäß Bewilligungsbescheid und

Verbundplanung

• „Ableitungsstrategie“ (Zuordnung Ausgabeart zu Sachkonto)


Nomenklatur der PSP-Elemente für DM-Projekte

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5 0 0 0 0 1 5 0 1 T P1

Kostenträger

1 = Drittmittel hoheitlich

2 = Auftragsforschung

3 = Interne FoFö (HH) und GA SFBs etc.

4 = BgAs (inkl. Dienstleistungen)

…

Projektnummer mit Mittelherkunft

…

4 = Land

5 = DFG

…

Knoten/

Teilprojekt

PSP-Element nach Art

EF = Einzelförderung

TP = Teilprojektkonto

01 = Großgerät/

Geräte im Bau

OH = Overheadkonto

EX = Externe Partner

…


(ersetzt die bisherige Projektnummer)

Nomenklatur der PSP-Elemente für Grundausstattung

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2 3 2 3 9 2 5 6 1 0 13

Instrument

…

61 = zGA SFB Sprecher

62 = zGA SFB Beteiligung

63 = zGA GRK Sprecher

64 = zGA GRK Beteiligung

65 = zGA Sonstiges

…

PSP-Element fortlfd.

nummeriert

Projektnummer personalisiert je Verbund

1 = Personalmittel

2 = Sachmittel

3 = Investitionen

Kostenstelle des Verbundes

(ersten sechs Stellen)

Kostenträger

3 = Interne Forschungsförderung (HH)

und Grundausstattung SFBs etc.

Nomenklatur der PSP-Elemente für DM-Projekte

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5 0 0 0 0 1 5 0 1 T P1

Kostenträger

1 = Drittmittel hoheitlich

2 = Auftragsforschung

3 = Interne FoFö (HH) und GA SFBs etc.

4 = BgAs (inkl. Dienstleistungen)

…

Projektnummer mit Mittelherkunft

…

4 = Land

5 = DFG

7 = sonstige öffentl. Mittelgeber

…

Knoten/

Teilprojekt

PSP-Element nach Art

EF = Einzelförderung

TP = Teilprojektkonto

01 = Großgerät/

Geräte im Bau

OH = Overheadkonto

EX = Externe Partner

…


(ersetzt die bisherige Projektnummer)

Overhead (Gemeinkosten/Projektpauschale/Programmpauschale)

• Jedes (Teil-)Projekt mit Overhead erhält ein separates PSP-Element (12-

Steller) mit Endung „OH“ für die Overhead-Buchungen

• Beispiel: 1-5000501-01-OH• Mit Bewilligung wird der voraussichtliche Overhead-Betrag im jeweiligen

PSP-Element budgetiert (Bewilligungsbuchung)

• Bei einer Anpassung der Projekt-Bewilligung (bspw. Aufstockung oder

Reduzierung) muss auch das Budget des Overheads angepasst werden

• Mit jedem Geldeingang wird der anteilige Overhead-Betrag aus dem

Overhead-PSP-Element nach der Aufteilungsregel (FG/Fak/HH) umgebucht

• Die Umbuchung erfolgt wie jetzt auch:

• Ausgabe im Overhead-PSP-Element Einnahme in Restekonten und

HaushaltZiel: Übersicht über Soll/Ist des Overheads kann dadurch in einem Bericht

dargestellt werden.

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Exemplarische Darstellung eines SFBs

Seite 25

Baum von einem angelegten Projekt

Ebene 1

Ebene 2

Ebene 3


5 0 0 0 0 0 2 0 1 T P1

Vorstellung PS

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Vorstellung PS

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Vorstellung PSM-GM

Seite 28



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Aussicht 2019 – Berichtswesen

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Berichte aus dem Teilprojekt BW

• Kontostand (inkl. Obligo) • Belegliste

• Inventarliste

• Projektpersonal

• Overhead

• Eigenanteil

• …


Aussicht 2019 - ePA

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Screenshot AManDa

Die ePA wird durch AManDa ersetzt. Die Daten aus AManDa werden nach

Prüfung dann automatisch in die Projektakte übertragen. Bis zur Einführung von

AManDa wird weiterhin die ePA verwendet.Informationsveranstaltung „SAP und Verbünde“ · 28.11.2018

Aussicht 2019 - Projektakte

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Fazit: Was bringtʼs?

Das integrierte System, das wir mit SAP an der TU Berlin einführen, bringt

mittelfristig eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Zeitersparnis bei Verwaltungsvorgängen, von der Personaleinstellung über

die Realisierung von Ausgaben bis hin zur Drittmittelstatistik

schnelleres Handeln

Verbesserte Unterstützungsmöglichkeiten durch die ZUV

mehr Zeit für Forschung für die Wissenschaftler*innen

• Vermeidung von Mehrfacharbeiten

• Verbesserung der Datenqualität

• Erhöhung der Transparenz

• Ressourcenschonung durch Verringerung des Papieraufkommens


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Ansprechpartner im Servicebereich Forschung

SAP-Projekt: Anja Weiß, VC [email protected], Tel. 26358

SAP-Projekt, Schwerpunkt DFG: Béatrice Herbst, VC [email protected], Tel. 28467

Verbundbetreuung DFG: Dr. Stefan Schlelein, VC [email protected], Tel. 25346

Bewirtschaftung SFBs: Patrick Peibst, VC [email protected], Tel. 29507

i.V. Jörg Daniel Ulrich, VC [email protected], Tel. 75704


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Weitere Informationen

Homepage Servicebereich Forschung: Direktzugang 201700

Homepage Abt. III – Finanzen: Direktzugang 200623

mailto:[email protected]





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