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Informationsveranstaltung für

Unternehmen

29. April 2016

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Organisation Wiener Wohnen seit 29.02.2016

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Organisation des Koordinationsbereichs Immobilienmanagement bei der Stadt Wien – Wiener Wohnen

relevante  Organisa-ons-­‐einheiten  für  Au5ragnehmerInnen  

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Verbesserungen für AuftragnehmerInnen durch neue Struktur

§  vereinfachte Kommunikation (1 Standort) §  einheitliche Vorgehensweisen

§  einfachere Vertretung

§  Erhöhung Bestellqualität

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Ing. Hannes Kogelbauer

Fachbereichsleiter

Technische Hausverwaltung

heute vertreten durch Ing. Manfred Hofer

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Organisation des Fachbereichs Technische Hausverwaltung bei der Stadt Wien – Wiener Wohnen

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Organisation der Technischen Hausverwaltung bei der Stadt Wien – Wiener Wohnen

Die Technische Hausverwaltung ist eine von zwei Organisationseinheiten des Immobilienmanagements, die im operativen Bereich tätig ist und gliedert sich in 3 Dezernate.

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Der Fachbereich Technische Hausverwaltung im Überblick

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Behebung aller Gebrechen bis zu einer definierten Grenze, sowie Behebung der Gewährleistungsfälle. Das Dezernat besteht aus einem Zentralreferat, welches für allgemeine Dezernatsaufgaben zuständig ist und vier regional zugeordneten Referaten.

Abwicklung aller Inspektionen, Befundungen und Wartungen sowie Befundreparaturen geringen Umfangs Das Dezernat besteht aus vier fachlich orientierten Referaten (Haustechnik, Bautechnik, Außenanlagen, Aufzüge).

Abwicklung von Baumaßnahmen, die für die anderen Dezernate der Technischen Hausverwaltung zu groß oder zu komplex sind (ab definierter Grenze) Das Dezernat besteht aus vier regional zugeordneten Referaten.

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Ziele Fachbereich Technische Hausverwaltung

§  effiziente und effektive Instandhaltung §  bedarfsgerechte Reaktionszeiten §  reibungsloser Gebäudebetrieb §  minimale Mieterbeeinträchtigung §  wirtschaftliche und technisch nachhaltige

Baumaßnahmen

Ziele  können  nur  gemeinsam  erreicht  werden    

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AnsprechpartnerInnen im Fachbereich Technische Hausverwaltung

Ing. Hannes Kogelbauer Fachbereichsleiter Technische Hausverwaltung

Ing.in Jutta Torda Dezernatsleiterin Gebrechensmanagement

Ing. Martin Praschinger Dezernatsleiter Befundung und Wartung

Ing. Rudolf Stebler Dezernatsleiter Geplante Bauvorhaben

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Ansprechpartnerin/Ansprechpartner Für Sie als ausführende Firma ist prinzipiell die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter, der am Auftrags- bzw. Bestellschein angedruckt ist Ihre Ansprechpartnerin/Ihr Ansprechpartner.

Die angegebenen Kontaktdaten können jedoch auf Grund der Struktur-änderungen abweichen. Die/Der am Auftrags- bzw. Bestellschein angegebene SachbearbeiterIn wird Ihnen bei Bedarf die aktuelle Kontaktperson nennen.

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Rechnungskorrekturen

Auf Grund des bei Wiener Wohnen intern ab Jänner 2016 eingeführten elektronischen Rechnungsbearbeitungsprogrammes (Rechnungsworkflow) werden in der Regel sämtliche Rechnungskorrekturen per E-Mail übermittelt. Wenn Sie Fragen zu Rechnungskorrekturen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Besteller oder, bei Rechnungskorrekturen durch den Bereich Abrechnungskontrolle Herrn Ing. Christian Falkner-Merl, E-Mail: christian.falkner-merl@wrwks.at.

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Rechnungsanschrift für Rechnungslegung an Wiener Wohnen

Wiener Wohnen – BA 11 Postfach 587 1000 Wien

Diese Adresse ist auch am Auftrags- bzw. Bestellschein angeführt.

Alle Informationen darüber erhalten sie auf der Homepage der Magistratsabteilung 6: https://www.wien.gv.at/finanzen/

PDF-Rechnungen können per E-Mail an die Stadt Wien gesendet werden. Die Zustimmungserklärung muss ausgefüllt an die MA 6 mit bereitgestelltem Formular gesendet werden (nur einmal).

Anschließend erhält die Rechnungslegerin bzw. der Rechnungsleger die notwendigen Kontaktdaten an die angegebene E-Mail-Adresse.

Es besteht auch die Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail einzureichen.

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Ing. Philipp Wachter

Fachbereichsleiter Baumanagement

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Organisation des Fachbereichs Baumanagement bei der Stadt Wien – Wiener Wohnen

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Ziele •  effektive, effiziente und nachhaltige Sanierung der

Wirtschaftseinheiten von Wiener Wohnen

•  Sicherstellung eines raschen und kostengünstigen laufenden Projektverlaufs im Rahmen der Bauprojektabwicklung unter Berücksichtigung der Kundenansprüche

Der Fachbereich Baumanagement im Überblick

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Aufgaben •  Wahrnehmung der Bauherrenvertreterrolle für alle

Großbauprojekte von Wiener Wohnen •  Wahrnehmung der Projektleiterrolle für die durch das

Dezernat Bauprojektportfoliomanagement definierten Bauvorhaben

•  Abwicklung von Einzelbauprojekten mittleren Umfanges •  Projektentwicklung und Abwicklung von Sonderprojekten

(ÖKO, Smart City, etc.)

Der Fachbereich Baumanagement im Überblick

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•  Bauherrnvertreter und Projektleiter: bei Fragen rund um das jeweilige Wohnhausanlagen- Sanierungsprojekt

Ansprechpartner

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Ziele •  bedarfsgerechte Instandsetzung aller freigewordener

Mietgegenständen •  Gewährleistung rascher Wiedervermietung •  gleicher Standard in allen Instandsetzungsarten •  effektive und effiziente Umsetzung der Leistungen •  Umsetzung des „one face to the customer“ Prinzips

Der Fachbereich Baumanagement im Überblick

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Aufgaben •  Abwicklung von Mietobjektrücknahmen vom Mieter •  Abwicklung der Instandsetzung für alle Mietobjekte welche

nicht mittels Baumanager instandgesetzt werden •  Wohnungsvergabe und Besichtigung aller

Leerwohnungen, Magazine, Lokale mit den Kunden

Der Fachbereich Baumanagement im Überblick

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•  MaklerInnen:

bei Fragen rund um Bestellungen von Befunden und Plänen von Leerwohnungen

•  WerkmeisterInnen: bei Fragen rund um Auftragserteilungen für die Leerwohnungsinstandsetzungen, Fragen zu Aufträgen während der Bauzeit, Koordination & Kontrolle der Leerwohnungsinstandsetzungen sowie Abrechnungen

Ansprechpartner

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Ziele •  effizienter und effektiver Ablauf des Gesamtsystems zur

Leerwohnungsinstandsetzung mittels Baumanagern

•  rasche und kostengünstige Bauabwicklung durch externe Baumanager

Der Fachbereich Baumanagement im Überblick

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Aufgaben •  Organisation von Instandsetzungen und

Aufkategorisierungen von Mietobjekten unter Zuhilfenahme von Baumanagern

•  Wahrnehmung der Auftraggeberrolle für Baumanager-verträge zur Abwicklung von Mietobjektinstandsetzungen

Der Fachbereich Baumanagement im Überblick

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•  MitarbeiterInnen:

bei Fragen rund um die Organisation von Instandsetzungen und Aufkategorisierungen von Leerwohnungen sowie Wahrnehmung der Auftraggeberrolle für Baumanagerverträge zur

Abwicklung von Mietobjektinstandsetzungen

Ansprechpartner

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AnsprechpartnerInnen im Fachbereich Baumanagement

Ing. Philipp Wachter Fachbereichsleiter Baumanagement

Ing. Wolfgang Sieberer Dezernatsleiter Bauprojektsupport

Mag. Ing. Michael Stangl Dezernatsleiter Bauprojektportfoliomanagement

Bmstr. Ing. Dipl.-Ing. Kurt Pomper, MBA

Dezernatsleiter Bauprojektabwicklung

Ing.in Birgit Ottermayer Dezernatsleiterin Leerwohnungsmanagement

Ing. Helmut Ilsinger Dezernatsleiter Kleinteilige Baumanagerverträge

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Ing. Christian Lang

Fachbereichsleiter Auftragswesen

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Organisation des Fachbereichs Auftragswesen bei der Stadt Wien – Wiener Wohnen

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Organisation des Auftragswesens bei der Stadt Wien – Wiener Wohnen

Für unsere Vergabeverfahren gilt Folgendes:

–  Operative Organisationseinheiten definieren den Bedarf.

–  Alle formalen Vergabeverfahren werden zentral abgewickelt, die Beauftragung erfolgt durch den Bedarfsträger.

–  In der Regel wird das offene Verfahren gewählt.

–  Bei Direktvergaben erfolgt die Angebotseinholung durch eine zentrale Stelle in der Wiener Wohnen Kundenservice GesmbH, die Beauftragung erfolgt durch den Bedarfsträger, d.h. Auftraggeber ist Wiener Wohnen

Ziel ist es, eine Qualitätssteigerung zu bewirken. Und zwar sowohl bei den Ausschreibungsunterlagen und der Angebotsprüfung als auch bei den Angeboten und der Vertragsgestaltung sowie Vertragsabwicklung.

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Es gibt drei unterschiedliche Vorgangsweisen einen Auftrag zu erlangen:

1. Beauftragung aufgrund einer projektbezogenen Ausschreibung.

2. Abschluss eines Rahmenvertrages aufgrund einer Ausschreibung und Abruf aus diesem im Bedarfsfall.

3. Beauftragung von Kleinaufträgen in Direktvergabe.

So kommt ein Unternehmen zu (Bau)Aufträgen der Stadt Wien - Wiener Wohnen

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Die Vergaben erfolgen nach dem Bundesvergabegesetz 2006 – BVergG 2006

–  Bekanntmachungen verfolgen (www.gemeinderecht.wien.at)

–  Qualität des Angebotes sicherstellen (formale Vollständigkeit und Richtigkeit)

–  Eignungsnachweise aktuell halten (ANKÖ nützen)

–  Preis-Leistungsverhältnis beachten (Preisangemessenheitsprüfung, K-Blätter)

–  Zweites Zuschlagskriterium anbieten (neu: BVergG-Novelle 1.3.2016)

Als interessierter Unternehmer sollten Sie wissen

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Fast ausschließlich offene Verfahren, daher kann grundsätzlich jedes Unternehmen mitbieten, das ausgeschriebene Leistung erbringen kann und Interesse an Auftrag bei der Stadt Wien – Wiener Wohnen hat.

Ausschreibungsunterlagen können jederzeit direkt aus dem Internet von der Bekanntmachung aus herunter geladen werden.

Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen sollten durch rechtzeitige Bieteranfrage vor Angebotsabgabe bereinigt werden. Die anonymisierte Antwort auf Bieteranfragen wird auf der Homepage veröffentlicht. www.wienerwohnen.at/b2b.html

Bis unmittelbar vor Ende der Angebotsfrist kann es eine Berichtigung der Ausschreibungsunterlagen geben, daher müssen die Bekanntmachungs-Homepage der Stadt Wien und die B2B-Seite von Wiener Wohnen laufend verfolgt werden.

Bekanntmachungen verfolgen www.gemeinderecht.wien.at

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Derzeit und bis auf weiteres erfolgt die Angebotsabgabe herkömmlich in Papier!

Die Stadt Wien – Wiener Wohnen wird voraussichtlich im zweiten Halbjahr 2017, aber spätestens im Jahr 2018, auf elektronische Angebotsabgabe umstellen.

Eine entsprechende Information erfolgt rechtzeitig.

Für die Angebotsabgabe wird dann eine sichere elektronische Signatur erforderlich sein.

Weiter Vorkehrungen der Bieter sind nicht erforderlich.

Angebotsabgabe – Ausblick in die Zukunft

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Qualität des Angebotes sicherstellen (formale Vollständigkeit und Richtigkeit)

Das Angebot muss vollständig und richtig ausgefüllt, sowie rechtsgültig unterfertigt sein, andernfalls ist Ausscheiden des Angebotes die Folge. Angebote, die nicht rechtzeitig abgegeben oder nicht auf Basis der letztgültigen Version der Ausschreibungsunterlagen gelegt werden, führen ebenfalls zum Ausscheiden. Häufigste Fehler sind:

–  unvollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis –  fehlende Angebotsbestandteile –  mangelhafte Eignung wegen fehlender Subunternehmerbekanntgabe

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Eignungsnachweise aktuell halten (ANKÖ nützen) Die Eignungsprüfung muss in jedem Vergabeverfahren erfolgen. Dazu sind Nachweise erforderlich, die der Bieter zu liefern hat. Die möglichen Eignungsanforderungen ergeben sich aus dem BVergG (§§68 bis 77). Die konkret erforderlichen Eignungsanforderungen sind in den Ausschreibungsunterlagen im MD BD – SR 75, Beilage 13.08.1 ersichtlich. Eignungsanforderungen, die nicht zur Angebotsöffnung erfüllt werden, führen zum Ausscheiden des Angebotes. Verurteilungen nach dem AuslBG oder dem AVRAG sowie Rückstände bei der Steuern und Abgaben führen in der Regel wegen Unzuverlässigkeit zum Ausscheiden des Angebotes. Die Nachforderung von Nachweisen ist für Auftraggeber und Bieter sehr zeit- und arbeitsaufwändig. Durch aktuelle Führung der Nachweise im ANKÖ kann dieser Aufwand stark reduziert werden.

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Preis-Leistungsverhältnis beachten (Preisangemessenheitsprüfung, K-Blätter)

Die Stadt Wien – Wiener Wohnen möchte faire Preise für eine gute Leistung bezahlen. Daher werden Dumpingpreise und Spekulationsangebote nicht durch Zuschlag belohnt.

Die angebotenen Preise werden auf Preisangemessenheit geprüft. Hierfür sind formal und inhaltlich korrekte K-Blätter gemäß ÖNORM B 2061 vorzulegen.

Die Kalkulationsansätze in den K-Blättern müssen durch glaubhafte Nachweise belegt werden können. Das gilt auch für jene Leistungsteile, die an Subunternehmer weiter gegeben werden sollen.

Preise, die im Zuge der Angebotsprüfung nicht erklärt und nachgewiesen werden können, führen zum Ausscheiden des Angebotes.

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Zweites Zuschlagskriterium anbieten (neu: BVergG-Novelle 1.3.2016)

Bei Ausschreibungen mit einem Auftragswert ab 1 Mio. Euro muss die Stadt Wien – Wiener Wohnen zumindest ein zweites Zuschlagskriterium anwenden.

Dieses Zuschlagskriterium ist in der Ausschreibung samt Gewichtung und Berechnungsmethode festgelegt.

Im Angebot sind entsprechende Angaben zum Zuschlagskriterium zu machen.

Im Angebot fehlende Angaben dürfen nicht nachgebracht werden. Werden vom Bieter in seinem Angebot keine Angaben zu den Zuschlagskriterien gemacht, wird dieses Angebot bei der Ermittlung des Zuschlagsempfängers nur nach den Preispunkten bewertet.

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Beauftragung aufgrund einer projektbezogenen Ausschreibung

Projektausschreibungen werden bei geplanten Bauvorhaben im Bereich der Gebäudeerhaltung und bei Sanierungsprojekten vorgenommen.

Bauaufträge werden im Wettbewerb vergeben, in der Regel im offenen Verfahren.

Dabei wird in der Regel ein Vergabeverfahren je Projekt und Gewerk durchgeführt, d.h. keine Generalunternehmer-Ausschreibung.

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Abschluss eines Rahmenvertrages und Abruf aus diesem im Bedarfsfall Bei häufig wiederkehrenden Leistungen für kleine Erhaltungsmaßnahmen und Gebrechensbehebung sowie Leerwohnungsinstandsetzung verfolgt Wiener Wohnen das Ziel, Rahmenverträge je Gewerk abzuschließen, aus denen im Bedarfsfall Einzelabrufe getätigt werden.

Der prognostizierte Gesamtbedarf für ein Gewerk während der Vertragslaufzeit wird auf möglichst viele Lose aufgeteilt, um möglichst vielen Unternehmen eine Auftragnehmerschaft zu ermöglichen. Weiters wird die Höchstanzahl an zuzuschlagenden Losen je Unternehmen, unabhängig von dessen potentieller Leistungsfähigkeit und Größe, begrenzt.

Die Vertragsdauer wird in der Regel mit 2 Jahren gering gehalten, um eine häufige Durchmischung der Auftragnehmer zu bewirken und damit die Chance jedes Einzelnen auf einen Auftrag zu erhöhen.

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Beauftragung von Kleinaufträgen in Direktvergabe Wenn in einem Gewerk der Bedarf so gering ist, dass sich der Abschluss eines Rahmenvertrages oder die Durchführung einer Projektausschreibung nicht auszahlt, wird der Auftrag in einem vereinfachten Vergabeverfahren gemäß BVergG 2006, in der Regel in Direktvergabe, vergeben.

Ebenfalls mit Direktvergaben werden Aufträge in jenen Gewerken vergeben, für die es, aus welchem Grund auch immer, keinen aufrechten Rahmenvertrag gibt.

Bei der Auswahl des jeweiligen Unternehmens, von dem ein Angebot in Direktvergabe eingeholt wird, ist Wiener Wohnen grundsätzlich frei, berücksichtigt aber selbstverständlich Bewerbungen von Unternehmen, die ihr Interesse an der Leistungserbringung für Wiener Wohnen bekunden.

Unternehmen, die zur Angebotslegung in Direktvergabe eingeladen werden, werden auf ihre vergaberechtliche Eignung geprüft. Werden sie regelmäßig zur Angebotslegung eingeladen, werden sie laufend geprüft - Monitoring. Unternehmen, die ihre Eignung nicht nachweisen bzw. aktualisieren oder wieder verloren haben, werden nicht mehr zur Angebotslegung eingeladen.

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Bei der Vertragsabwicklung beachten Häufige Gründe für vertragliche Beanstandungen:

-  Zeitpunkt und Frist für die Leistungserbringung nicht eingehalten

-  Qualität der Leistung nicht vertragskonform

-  Regie ohne Anordnung verrechnet

-  Abrechnung von nicht erbrachten Leistungen

-  Subunternehmer-Einsatz ohne Genehmigung

Die Stadt Wien – Wiener Wohnen legt großen Wert auf ein faires Vertragsverhältnis und eine korrekte Leistungserbringung.

Vertragsverstößen wird daher mit Vertragsstrafen oder Vertragsentzug entgegen getreten.

Schwerwiegende, dauerhafte oder wiederholte Vertragsverstöße führen darüber hinaus zu einer Zuverlässigkeitsbewertung bei künftigen Vergabeverfahren.

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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Diese Präsentation sowie weitere relevante Informationen für

GeschäftspartnerInnen finden Sie auch auf der

B2B-Seite von Wiener Wohnen unter folgendem Link

https://www.wienerwohnen.at/b2b.html