Seminar for external contractors translating into German, Brussels/Berlin, 16/2/2017

Inhaltliche u. technische

Vorbereitung der Aufträge

sowie

Kommunikation

Inhaltliche Vorbereitung eines Auftrags

… in der Deutschen Abteilung

Sache des auftraggebenden Referats …

2

Inhaltliche Vorbereitung umfasst:

• Mitschicken von Referenzunterlagen und Anleitungen

• spezifische Anweisungen zum Auftrag (auf dem Informationsblatt)

3

… jeder Auftrag ist anders …

Ein weites Feld …

Referenzunterlagen – zum Original

• Ausgangstext im Originalformat, wenn nicht editierbar (z. B. PDF-Datei mit Bildern)

• SRC-Datei(en), d. h. Grafiken aus dem Ausgangstext in editierbarem Format (xls, ppt)

• bei neuer Version: CMP-Datei, d. h. Hervorhebung der zu übersetzenden Änderungen (mit track changes)

5

Referenzunterlagen – zu Inhalt u. Terminologie

• Vorläuferdokumente:

Vorversion, Protokoll der vorherigen Sitzung, zu beantwortendes Schreiben u. Ä.

• Grundlagendokumente:

zu Grunde liegender Rechtsakt (PDF, Link oder

Hinweis), Mandat oder Satzung einer Arbeitsgruppe (sofern nicht öffentlich zugänglich, z. B. C-Beschlüsse) u. Ä.

6

Referenzunterlagen – zu Inhalt u. Terminologie

• Bezugsdokumente:

z. B. die Dokumente, die in der Sitzung erörtert wurden, zu der Sie das Protokoll übersetzen

• ähnliche oder verwandte Dokumente:

z. B. Bericht des Lebensmittel- und Veterinäramts zum selben Auditthema

• Hintergrundinformationen/Kontext:

z. B. Link zur thematischen Kommissionswebsite

7

EU-spezifische Anleitungen

• z. B. Interinstitutionelle Regeln

DGT-spezifische Anleitungen

• Instructions to FL regarding XLIFF and TMX files

• Technical guidelines for translating HTML files

• FL instructions on EUSurvey XML files

• General linguistic guidelines for web translations

8

Abteilungsspezifische Anleitungen

• z. B. Hinweise für die Übersetzung von Rechtsakten

Referatsspezifische Anleitungen

• Textspezifische Anleitungen:

z. B. Hinweise für die Übersetzung von AC-Aufzeichnungen oder von Auditdokumenten der GD SANTE

9

Referatsspezifische Anleitungen (2)

• Fachspezifisches Glossar o. Terminologieanweisung:

z. B.

Übersetzung von „early school leavers‟

Übersetzung von „marketing authorisation‟ im Kontext des Arzneimittelrechts

• Textmuster und Standardformulierungen:

z. B. vorgegebene Elemente und Deckblattlayout

10

Auftragsspezifische Anweisungen - BEISPIELE -

• Technisch: z. B. Nichtübersetzung von (bestimmten)

Grafiken oder Textteilen; Nichtbearbeitung des Legiswrite-Deckblatts; Übersetzung von XML-Dateien

• Formal: Protokoll im Präsens und wo nötig mit dem

Konjunktiv; Hinweis auf besonders hohe stilistische Anforderungen

• Inhaltlich: Vorgabe eines bestimmten Terminus

11

Wenn Sie etwas vermissen,

melden Sie sich bitte bei uns! Wir prüfen dann,

ob das gewünschte Dokument (auf DE)

verfügbar ist.

WICHTIG!

PLEASE MAKE SURE

THAT THE TRANSLATOR GETS

THE INSTRUCTIONS AND ALL REFERENCE DOCUMENTS.

Technische Vorbereitung

• seit 1.10.2016 erhalten Sie (in den meisten Fällen) eine XLIFF-Datei von uns, in der Sie den Text übersetzen müssen

• in zip-Datei gebündelt mit relevanten Übersetzungsspeichern (Referenzunterlagen im tmx-Format, thematische Speicher) u. a.

14

Technische Vorbereitung

Anforderung der XLIFF-Datei des Zieltextes

siehe Auftragsschein

15

Kommunikation mit

der DGT

Zwei Ansprechpartner:

- S.2

- DGT.DE

17

S.2

• zuständig für alle Vertragsangelegenheiten (Seitenzählung, Abgabefrist, Rechnungstellung)

• Anlaufstelle für Rückfragen zur Bewertung, Reklamationen

18

DGT (Fachreferate)

ausschließlich zuständig für

o inhaltliche, terminologische und sprachliche Fragen zum zu übersetzenden Text

o Unterstützung bei auftragsspezifischen EDV-Fragen

19

Kommunikationswege:

• Functional Mailbox (DGT-DE-FREELANCE@ec.europa.eu)

• FLC-Datei (in eXtra: „Kommentare‟ (My Comments))

• FLF-Datei (Bewertung der Übersetzung mit Anmerkungen)

• FL-Seminar (anlässlich eines neuen Rahmenvertrags)

20

Functional Mailbox

• fungiert als zentrale Anlaufstelle für alle vier Fachreferate der DE-Sprachabteilung

• wird durch Referat DE.3 betreut

21

• Klärung von Fragen zu Inhalt/Textverständnis:

Interpretation unklarer Textstellen

Hintergrund/Vorgeschichte

Klärung mutmaßlicher inhaltlicher/sprachlicher Fehler im Ausgangstext

Fragen zur Rückversicherung für gewählte Übersetzungslösungen

Fragen knapp vor Abgabetermin

nachträgliche Meldung von Korrekturbedarf

Wozu dient die FMB?

22

Bitte beachten!

Bitte geben Sie bei Ihren E-Mail-Anfragen stets die Nummer des zu übersetzenden Dokuments an!

Beispiel: SANTE-2017-12345-00-00

Nur so können wir Ihre Anfrage ohne Zeitverlust dem zuständigen Übersetzungsreferat zuordnen!

23

FLC-Datei (FreeLance Comments)

• wird aus My Comments zusammen mit TRA-Datei im eXtra-Portal hochgeladen

• gedacht für Anmerkungen zum Ausgangstext oder für Erläuterungen zu TRA-Entscheidungen

• entscheidender Vorteil: geht zusammen mit TRA direkt an zuständige(n) Bewerter(in)

Bitte auch hier keine Entscheidungen auf Bewerter(in) abwälzen!

24

Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

25