inoxision Archive Mail - steht für tiefgehende IntegrationKaum eine Archivierungssoftware bietet mehr Möglichkeiten für die schnelle Anbindung und Integration an bestehende Software-Lösungen wie inoxision Archive Mail. Dank inoxision flexIntegrate Mail und inoxision Integrate Mail können Sie Archiv-Funktionen in Ihre vorhandene Unternehmenssoftware direkt einbinden. Somit werden Informationsabfragen aus einem zentralen Archivdatenpool ermöglicht.

inoxision GmbHNeue Siedlung 4495339 Neuenmarkt / DeutschlandTelefon +49 9227 946995 - 0Telefax +49 9227 946995 - 30E-Mail: info@inoxision.dewww.inoxision-mailarchiv.de

Informationen zum Thema E-Mail-ArchivierungWie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?Eine geschäftsrelevante E-Mail hat dieselbe Aufbewahrungsfrist wie ein Geschäftsbrief in Papierform. Die gesetzlichen Vor-gaben ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Geschäftsrelevant sind z.B. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Organi-sationsunterlagen, Zollanmeldungen und alle sonstigen Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Generell ist hier eine Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren einzuhalten.*

Wer trägt die Verantwortung?Je nach Gesellschaftsform der Unternehmer, Inhaber, Geschäftsführer bzw. der Leiter einer Behörde.

Wann werden die E-Mails archiviert?Hier ist der 100%-Ansatz sinnvoll – jede E-Mail wird sofort zum Versende- bzw. Empfangszeitpunkt direkt vom E-Mail-Server revisionssicher (gesetzeskonform) archiviert. Auf diesem Wege kann eine Fehlentscheidung eines Mitarbeiters über die Ge-schäftsrelevanz einer E-Mail vermieden werden. Rechtlicher HinweisDieses Dokument dient nur der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Im Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisier-ten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit der Angaben wird nicht übernommen. * Beispiel für Deutschland

inoxision flexIntegrate Mail

Mit inoxision flexIntegrate Mail besteht die Möglich-keit, direkt in der Nutzeroberfläche Ihrer bestehenden Softwarelösung Elemente wie Buttons, Eingabefelder usw. für Archiv-Funktionen zu platzieren. Beispiel: Mit Hilfe eines individuell platzierten Buttons in Ihrer Software können Sie sich mit einem „Klick“ alle vorhandenen E-Mail-Korrespondenzen zu einer ausgewählten Adresse anzeigen lassen – ohne eine zusätzliche Anwendung starten zu müssen. Die Integration in Ihre Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware usw.) ist auch für einen Anwender komplett ohne Programmierkenntnisse möglich. Es werden einfach direkt inoxison Archive Mail-Steuerelemente in die bestehende Software platziert.

Optional

inoxision Integrate Mail

Mit inoxision Integrate Mail erhalten Sie ein Werk-zeug, das Ihnen eine tiefgehende Integration der Archiv-Funktionen in bestehende Software-Lösungen (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware usw.) ermöglicht.

Über die innovative inoxision Integrate Mail Skript-sprache sind komplexe Archiv-Funktionen und indivi-duelle Informationsabfragen realisierbar – direkt aus Ihrer Unternehmenssoftware.

Beispiel: Der Anbieter Ihrer Software-Lösung integ-riert per inoxision-Skript-API einen Recherche-Prozess direkt in die vorhandene Unternehmenssoftware.

Optional

Produkt Kaufpreis Softwarewartung im Jahr

inoxision Archive Mail unbegrenzte Mailkontenanzahl revisionssicher Smartphone/Tablet Apps Webclient Microsoft® Outlook Integration Volltextverschlagwortung (inkl. der Mailanhänge) secureMail Versandverfahren

279,00 Euro 45,00 Euro

inoxision Archive Mail Zusatzuser, 1 User 24,00 Euro 7,50 Euro

inoxision Archive flexIntegrate Mail 79,00 Euro 15,00 Euro

inoxision Archive Integrate Mail 79,00 Euro 15,00 Euro

inoxision Archive Advanced OCR(Volltext aus Telefax-Nachrichten und gescannten Dokumenten in Bildformaten wie BMP, TIF, JPG)

250,00 Euro 30,00 Euro

Preise

Ab dem 251. User reduziert sich der User-Kaufpreis auf 12,00 Euro/User zzgl. 3,75 Euro Softwarewartung/Jahr.Alle Preise zzgl. Softwarewartung und MwSt.

Erweitern Sie inoxision Archive Mail um dieArchivierung von Papier- und digitalen Dokumenteninoxision Archive Mail ist keine Archiv-Insellösung wie viele andere Systeme auf dem Markt. Durch die Upgrade-Funktion können Sie Ihre E-Mail-Archivierung auf die inoxision Archive Enterprise Suite erweitern. Die bereits gefüllte Datenbank bleibt dabei erhalten. Je nach Ausbaustufe können Sie den Papier-Postein-gang, Rückläuferbelege, Lieferscheine, Rechnungen und alle digital erzeugten Dokumente direkt mit in den zentralen Datenpool einfließen lassen.

Detailinformationen erhalten Sie unter www.inoxision-mailarchiv.de oder bei Ihrem inoxision Fachhändler.

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Serienmäßig: - unbegrenzte Mailkontenanzahl - revisionssicher - Smartphone / Tablet Apps - Microsoft Outlook Integration - Tobit David Integration - Webclient - Volltextverschlagwortung (inkl. der lesbaren Mailanhänge) - secureMail Versandverfahren - Zugriffsmanagement

Mit inoxision Archive Mail archivieren Sie Ihre E-Mails

inklusive aller Anhänge vollautomatisch. Dabei wird

eine Kopie der E-Mail revisionssicher abgelegt. Der

dabei erzeugte Inhaltsindex ermöglicht die sekun-

denschnelle Suche nach gewünschten Informatio-

nen. So bleiben Ihre Daten auch über Jahre hinweg

per Mausklick verfügbar. Sie können direkt aus Ihrer

E-Mail-Software (z.B. Microsoft® Outlook, Tobit David

usw.) nach den gewünschten Nachrichten recherchie-

ren. Die Volltextsuche ermöglicht das Recherchieren

nach Informationen aus dem Nachrichtentext und

den Anhängen. Die phonetische OCR-Texterkennung

(optional) unterstützt Sie bei der Archivierung von

Anhängen und Telefax-Nachrichten, welche Sie zuvor

per E-Mail erhalten haben.

inoxision Archive Mail steht für tiefe Integration in

bestehende Software. Hierzu stehen die beiden inno-

vativen (optionalen) Module flexIntegrate Mail sowie

Integrate Mail bereit, welche die schnelle Anbindung

an Fremdanwendungen ermöglichen.

Mit inoxision Archive Mail archivieren Sie E-Mails inklusive aller Anhänge revisionssicher und erzeugen einen zentralen Datenpool, in welchem Sie Informationen sekunden-schnell wiederfinden können.

Innovation & Leistung: • unbegrenzteMailkontenanzahl

• vollautomatischeE-Mail-Archivierung

• revisionssicher

• nachvollziehbareProzesse

• intelligenteVolltextsuche

• zentralerDatenpool

• Zugriffsmanagement

• schnelleRecherche

• leichteBedienung

• Smartphone/TabletApps

• Webclient

• Microsoft® Outlook Integration

• Volltextverschlagwortung

(inkl. der lesbaren Mailanhänge)

• secureMailVersandverfahren

• tiefgehendeIntegrationinandere

Software-Lösungen optional möglich

• UnterstützungvonKerioConnect,

Microsoft® Outlook, Microsoft® Exchange,

Tobit David®, IMAP, POP3 u.v.m.

ServerbasierendeE-Mailarchivierung

Sie empfangen Ihre E-Mails direkt von Ihrem Provider per POP3/ IMAP-Konto oder haben einen eigenen Mailserver wie Kerio Connect, Microsoft® Exchange oder Tobit David im Einsatz? Inoxision Archive Mail greift alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt ab und archiviert diese revisionssicher. Welche E-Mails Sie mit welcher Leseberechtigung zur Recherche im zentralen Datenpool freigeben möchten, ist über das Zugriffsmanagement frei steuerbar. Somit können Sie jederzeit auf alle E-Mails zugreifen und entlasten dabei noch Ihren E-Mail-Server.

Serienmäßig

inoxisionsecure Mail

inoxision secureMail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung. Hierbei wird die E-Mail inkl. aller Anhän-ge automatisch in ein kennwortgeschütztes, 256 Bit AES-verschlüsseltes PDF konvertiert und versendet. Vorher haben Sie noch die Möglichkeit, ein manuell oder automatisch generiertes Passwort zu vergeben. Nur über dieses Passwort ist es dem Empfänger dann möglich, die Inhalte und Anlagen der E-Mail einzu-sehen. Dieses Passwort können Sie dem Empfänger dann auf einem Weg Ihrer Wahl mitteilen.

Serienmäßig

inoxisionSicherheit

inoxision Archive Mail arbeitet mit dem Microsoft® SQL Server (ab Microsoft® SQL Express) und nutzt damit eine der meistverwendeten Datenbanken im Business-Bereich – ein hohes Maß an Zukunfts-sicherheit. Es gibt klare Zugriffsberechtigungen, die punktgenau eingestellt werden können. Auch ein Wechsel der E-Mail-Software beeinflusst die in inoxision Archive Mail archivierten E-Mails nicht – man ist unabhängig vom verwendeten E-Mail-System.

Serienmäßig

Integration in E-Mail-Software

Mit den serienmäßig in inoxision Archive Mail enthaltenen Plugins für Microsoft® Outlook oder Tobit

David® recherchieren Sie direkt nach einer E-Mail oder übergeben eine E-Mail individuell mit zusätzlichen Informationen wie z. B. einer Projektnummer in das Archiv.Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche als auch die Ablage von E-Mails sind direkt in der Oberfläche integriert. Intelligente Rechercheszenarien ermögli-chen einen schnellen Überblick über den Mailverkehr und sind nach verschiedensten Kriterien filterbar.

Serienmäßig

Beispiel: Integration für Kerio Connect

Der Kerio Connect Mail-Server bietet E-Mail- Funktionen für Unternehmen, IM mit Gruppen-Chats, Delegierungsoptionen, gemeinsam genutzte Kalender und Kontaktmanagement für die meisten E-Mail-Clients, IM-Clients, Webbrowser und Zugriff über mobile Geräte. Inoxision Archive Mail erweitert Kerio Connect im Bereich der revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Die nahtlose Integration bildet eine ganzheitliche Lö-sung und steigert die Kommunikationsleistung. Dies

gilt auch für Microsoft® Exchange und Tobit David®.

Serienmäßig

MobileClients - mobiler Zu-griff auf Archivdaten

Mit den Smartphone/Tablet Apps erhält jeder inoxision Archive Mail-Nutzer die Option, ausgehend von jeweils zwei mobilen Endgeräten auf das E-Mail-Archiv zuzugreifen. Somit können auch von unterwegs sofort Informationen aus dem Archiv-Datenpool abgerufen werden. Der mobile Zugriff ist sicher und wird optional von Ihrem inoxision Archive Mail-Fachhandelspartner oder Ihrem Administrator eingerichtet.

Serienmäßig

PhonetischeOCR-Texterkennung

Telefax-Nachrichten und gescannte Dokumente (BMP, TIF usw.) die Sie per E-Mail erhalten, werden mit inoxision Archive Mail archiviert und sind durch die im E-Mail-Header der Nachricht vorhandenen Infor-mationen jederzeit recherchierbar. Mit der phoneti-schen OCR-Erkennung wird zusätzlich beim Ablegen das im Anhang befindliche Dokument durch die OCR-Erkennung erfasst und die erkannten Worte und Zahlen in den Volltextindex der archivierten Nachricht übergeben. So finden Sie eine E-Mail auch über ein Wort aus einem Dokument des E-Mail-Anhangs.

Optional

Zugriffsberechtigungs-management

Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf E-Mails zugreifen. Mit inoxision Archive Mail kön-nen Sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den ent-stehenden zentralen Datenpool steuern. Nicht jeder Nutzer darf jede E-Mail lesen, je nach Freigabe wird dennoch die Recherche im Teambereich ermöglicht. Beispiel: Ein Geschäftsführer kann mit voller Lesebe-rechtigung im gesamten Datenpool recherchieren, ein Lager-Mitarbeiter nur E-Mails, welche das Lager betreffen. Der rechtegesteuerte Zugriff auf E-Mails steigert somit die Unternehmenskommunikation.

Serienmäßig

Revisionssicherarchivieren

Mit inoxision Archive Mail wird der E-Mailverkehr revisionssicher archiviert. Die für alle Unternehmen/Behörden geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevan-ten E-Mails können hiermit erfüllt werden. Mit der Möglichkeit zur vollautomatischen E-Mail-Archivierung aller E-Mailkonten schließen Sie die Gefahr für Ihr Unternehmen aus, dass ein Mitarbeiter die Relevanz einer E-Mail nicht erkennt und diese deshalb nicht archiviert.

Serienmäßig

E-Mails archivieren und recherchieren

Wir denken an Ihre Zukunft

Wenn Sie Ihr bestehendes E-Mail-Archiv um die Archivierung

von Papierdokumenten, digitalen Dokumenten und

Dokumentenmanagement (DMS) erweitern möchten,

wechseln Sie einfach zur inoxision Archive Enterprise Suite

Version – ein klarer Vorteil für Ihre Zukunft.

Mit ca. 3,8 Milliarden Mailkonten (Stand 2014) weltweit zählt die E-Mail zu den

wichtigsten Kommunikationsmitteln überhaupt. Gerade bei Unternehmen ist die

Informationsflut kaum noch überschaubar, viele Informationen gehen verloren

oder die Suche danach kostet Unmengen an Arbeitszeit.

Mit inoxision Archive Mail generieren Sie Ihren eigenen zentralen Datenpool.

Je nach Zugriffsberechtigung kann der Nutzer direkt aus seiner E-Mail-Software

oder optional aus der vorhandenen Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS,

Behördensoftware) im Archiv recherchieren und sekundenschnell

die gewünschten Informationen finden. Inoxision Archive Mail

archiviert Ihre E-Mails revisionssicher und erfüllt die geforderten

gesetzlichen Vorgaben für Unternehmer.

§

Zentraler Datenpool mit Zugriffsmanagement.