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JIRA - nach erfolgreicher Nutzung in

Projekten eine Einführung in der Linie

Unser Weg – Was waren die Erfolgsfaktoren

Deutsche Vermögensberatung AG

Ronald Auerbach (Projektleiter)

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DVAG Kennzahlen

1,19 Milliarden € Umsatzerlöse in 2014

182 Milliarden € Gesamtbestand

7,6 Mrd. € Prämienvolumen (Versicherung)

19,4 Mrd. € Investmentbestände (inkl. Fondsgebundenen LV)

6 Millionen Kunden

Exklusiver Vertrieb der AachenMünchener

1975 von Prof. Dr. Pohl gegründet

3.375 Direktionen und Geschäftsstellen

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Inhaber-geführtes

Familienunter-nehmen

Erfolgsfaktoren der DVAG

Einzigartige Allfinanz-

Konzeption

Exzellente Produktpartner

Außer-gewöhnliche

Unternehmens-kultur

Innovative Informations-technologie

Maßgeschneiderte Beratung, Betreuung und Unterstützung für

die individuellen Ziele und Wünsche unserer Kunden

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IT Innovationen bei der DVAG

1992 erstes Unternehmen in Europa mit Laptops zur Vertriebsunterstützung

1999 erstes Unternehmen, das eine eigene Beratungssoftware einsetzt

2007 erster Finanzdienstleister, der ein komplettes Online-System einführt

2010 erstes Unternehmen, das eigene Apps zur Vertriebsunterstützung nutzt

2012 über 10.000 iPads zur Vertriebsunterstützung im Einsatz

2013 eigene DVAG-Cloud auf iPad, iPhone, PC und Laptop verfügbar

2014 mobiles Arbeiten, individuelle Beratung mit Kundendaten auf dem iPad

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IT-Strategie: Alles in eigener Hand

• Eigenentwicklung von Anwendungen zur Beratung, Kundenbetreuung,

Mitarbeiterführung und Bürokommunikation

• in enger Zusammenarbeit mit dem Außendienst

• optimale Ausrichtung auf die Geschäftsprozesse der Vermögensberater

Unsere Vertriebssoftware

2012

IT – Unterstützung

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Unsere ersten 24 Monate mit Confluence und JIRA

• 2011 – Schlüsselprojekte mit vielen externen Partnern

• Kommunikation über email – hoher manueller Aufwand

• 2011.Q4 – Entscheidung - Collaboration Plattform für Projektarbeit

• 2012.Q1 – Einführung Confluence und JIRA

• Integration Infrastruktur, Zugriff für externe Partner

• Kleine Anpassungen an Arbeitsabläufen und Bildschirmmasken

• 2013 – Projektmitarbeiter lieben Confluence und JIRA

• Projektmitarbeiter gehen in die Linie zurück

• Starke Nachfrage nach JIRA aus der Linie

• 2014.Q1 – Entscheidung - JIRA Einführung in der Linie

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Ausgangssituation in der Linie

• Unsere Sprache (Vorgangstypen)

• AN – Anforderungen

• CR – Change Request

• FR – Fehler Report

• A – Aufgabe (kleine Projekt- und Linienaufgaben)

• Unsere Werkzeuge bisher

• Lotus Notes Datenbanken

• 1 Datenbank für Anforderungen

• 2 Datenbanken für CR/FR

• MS Excel

• email

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Unsere Schwierigkeiten in der Linie

• Unterschiedliche Arbeitsweisen in den Abteilungen der IT

• Medienbrüche zwischen Anforderungen und CR

• Parallele Excel-Listen für

• Abteilungs-Planung

• Team-Planung

• Wichtige Fehler

• . . .

• Einbindung von Fremdfirmen überwiegend per email

• Teilweise geringe Akzeptanz der Werkzeuge bei den Mitarbeitern

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Vereinbarte Zielsetzung

• Abbildung von Anforderung, CR und FR in

• allen Abteilungen der IT

• allen Projekten der IT

• Gemeinsame Arbeitsweisen

• Gleichartige Arbeitsabläufe und Bildschirmmasken

• individuelle Arbeitsweisen unterstützen, aber 80% Lösungen

• Ein durchgängiges System – von der Anforderung bis zur Änderung

der Produktion

• Akzeptanz der Mitarbeiter

• Erwarteter Umfang

• 20+ IT-Linien-Bereiche

• 15-20 IT-Projekt-Bereiche

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Unser JIRA Nutzungskonzept

• Ein durchgängiges System

von der Anforderung bis zur

Änderung der Produktion

• Jeder ist Auftragnehmer für

Vorgänge in seinem Bereich

• Jeder ist Auftraggeber und

erstellt Vorgänge in anderen

Bereichen

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Der Vorgangsbaum

• Arbeit immer weiter

herunterbrechen

• Vorgänge

• Unteraufgaben

• Verantwortliche auf jeder

Ebene der Arbeit

• Durchgehende Navigation

von der Anforderung bis zum

kleinsten CR

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Wie entsteht der Vorgangsbaum?

• Vorgänge und Unteraufgaben erstellen

• Schaltflächen mit dem Plugin ‚Exocet‘

• Linktypen automatisch gesetzt

• Jedes Team hat seine Schaltflächen

• Weniger Einarbeitung für die Mitarbeiter

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Anzeige Vorgangsbaum im JIRA Standard

• Anzeige der Verknüpfungen und Unteraufgaben

• Im JIRA Standard eingeschränkt und verwirrend

• Wichtige Felder fehlen

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Unser Vorgangsbaum

• Ziel - Überblick auf jeder Ebene der Arbeit

• Wer, Was, Wann, Status, Aufwand, Fortschritt

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Unsere Arbeitsabläufe

• Erhebliche Unterschiede zwischen den IT Linienbereichen

• Mitarbeiter eher Generalisten / in definierten Rollen

• Sequentielle / parallele Umsetzung

• Verantwortung beim Mitarbeiter / Vorgangsbetreuer

• Anzahl der Arbeitsschritte

• Unser Ziel – gleichartige Arbeitsabläufe

• gleicher Ablauf für alle – geht nicht

• Unsere Lösung – ein Baukastensystem

• „JIRA Master“ definiert

• Botschaft – (begrenzte) Auswahl für die Linienbereiche

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JIRA Master für sequentielle Abarbeitung

JIRA Master Aufgabe

JIRA Master CR 0

JIRA Master CR 1

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JIRA Master für parallele Abarbeitung

JIRA Master CR 2

Unteraufgaben

• UK – Konzeption

• UI – Interaktionsdesign

• UU – Umsetzung

• UT – Test

• UD – Dokumentation

• UB – Berechtigungen Unteraufgaben haben eigene Arbeits-

abläufe die zur Arbeit der Rollen passt

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JIRA Master CR 2 und Unser Vorgangsbaum

• Akzeptanz der Mitarbeiter durch

• Eigenen Vorgangstyp je Rolle

• Arbeitsablauf passend zur Rolle

• Attraktive und übersichtliche Darstellung der Arbeit

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Eingesetzte JIRA Plugin

• JIRA Agile

• Kanban Board – wichtiger Punkt in der Akzeptanz

• JEditor – WYSIWYG Editor

• Screenshot in Fehlerbeschreibungen (Akzeptanz QS)

• Auftragsqualität verbessern – Formulare zeigen die notwendigen

Vorgaben (Akzeptanz in Teams mit definierten Services)

• JETI – email this issue

• Gezielte Benachrichtigung in Transition, z.B. Genehmigungen

• JIRA Vorgänge per mail an Dritte versenden

• JIRA Suite Utilities + JQL Tricks

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Projektverlauf

2014.Q1 • Entscheidung für ein Projekt ‚JIRA Einführung in der Linie‘

2014.Q2

• JIRA Nutzungskonzept mit Vertretern der Abteilungen erarbeitet

• Aufbau JIRA Master CR 1

2014.Q3

• Neuaufbau Infrastruktur für Produktionsbetrieb

• Umstellung IT Projekte auf JIRA Master CR 1 (vorher simplified Workflow)

2014.Q4

• Aufbau JIRA Master CR 2

• IT AE (Anwendungsentwicklung)

• Bereitstellung, Einarbeitung und Test

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Projektverlauf

2015.Q1

• IT AE – Big Bang ca. 120 MA + Fremdfirmen

• Manuelle Migration offener CR, FR

• Danach schrittweise Einführung weiterer Teams

2015.Q2

• IT AE – kleinere Nacharbeiten, neue Nutzungsideen

• IT Betrieb – schrittweise Einführung einzelner Teams

• Anforderungs-Datenbank mit IT Planung und Genehmigung

2015.Q3

• IT Service (ohne Hotline)

• IT AE – IBM Mainframe

Ergebnis

• 40 Linienbereiche

• 900 Mitarbeiter der IT, aus Fachbereichen und Fremdfirmen

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Projektressourcen

Rolle DVAG Catworkx

Projektleitung 0,8 MA 0,2 MA

JIRA Admin 2,0 MA 0,6 MA

JIRA Entwickler 0,6 MA Bei Bedarf

Projekt-Kernteam über 12 Monate

In den Linienbereichen

• durchweg gute Bereitschaft zur Einführung von JIRA

• Multiplikator / erster Ansprechpartner je Team eingefordert

• Hat gut und teilweise sehr gut funktioniert

• Abstimmungsrunden teamübergreifend

• zeigt Kulturunterschiede zwischen den Teams

• Mancher Wunsch erledigt sich von selbst

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