Kapitel 3 Praxisleitfaden CO -...
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Seite 1 von 82 PRAXISLEITFADEN ZUR PRÜFUNG DES MODULS CO VON SAP® KAPITEL 3 3 Gemeinkostencontrolling Einzelkosten lassen sich dem Kostenträger (Produkt) direkt zuordnen. Gemeinkosten lassen sich nur über eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung – über Kostenstellenrechnung – dem Kostenträger zuordnen. Fixe Kosten sind unabhängig von einer Beschäftigungsänderung. Variable Kosten ändern sich in ihrer Höhe mit der Beschäftigungsänderung. Zurechenbarkeit auf Produkteinheit Einzelkosten Gemeinkosten unechte Gemeinkosten echte Gemeinkosten Veränderlichkeit Variable Kosten Fixe Kosten Beispiele Werkstoffkosten Verpackungskosten Provisionen Hilfsstoffkosten Energiekosten Produktartkosten Produktgruppenkosten Fertigungsvorbereitungs- kosten Lohnkosten Abschreibungen Betriebs- stoffkosten ggfs. Energiekosten
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PRAXISLEITFADEN ZUR PRÜFUNG DES MODULS CO VON SAP® KAPITEL 3 3 Gemeinkostencontrolling
Einzelkosten lassen sich dem Kostenträger (Produkt) direkt zuordnen.
Gemeinkosten lassen sich nur über eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung –
über Kostenstellenrechnung – dem Kostenträger zuordnen.
Fixe Kosten sind unabhängig von einer Beschäftigungsänderung.
Variable Kosten ändern sich in ihrer Höhe mit der Beschäftigungsänderung.
Zurechenbarkeitauf Produkteinheit Einzelkosten
Gemeinkosten
unechteGemeinkosten
echteGemeinkosten
Veränderlichkeit Variable Kosten Fixe Kosten
Beispiele
Werkstoffkosten
Verpackungskosten
Provisionen
Hilfsstoffkosten
Energiekosten
ProduktartkostenProduktgruppenkosten
Fertigungsvorbereitungs-kosten
Lohnkosten
Abschreibungen
Betriebs-stoffkosten
ggfs.Energiekosten
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3.1 Gemeinkosten
Bei Gemeinkosten handelt es sich um Kosten, die nicht direkt der Fertigung von
Produkten oder der Bereitstellung von Dienstleistungen zugeordnet werden können.
Gemeinkosten werden den Orten, an denen sie angefallen sind, oder den Aktivitäten,
die ihre Entstehung verursacht haben, zugeordnet.
Dabei sind zwei Arten von Gemeinkosten zu unterscheiden:
• Echte Gemeinkosten
Können keinem betrieblichen Kostenträger direkt zugeordnet werden.
• Unechte Gemeinkosten
Können aus erfassungstechnischen Gründen nicht zugeordnet werden.
3.2 Vollkosten- Teilkostenbasis
Bei der Verrechnung der variablen und fixen Kosten wird nach Vollkosten- und
Teilkostenbasis unterschieden.
Bei der Vollkostenbasis werden sämtliche Kosten auf den Kostenträger verrechnet.
Bei der Teilkostenbasis werden nur die variablen Kosten auf den Kostenträger
verrechnet. Die variablen Gemeinkosten werden dabei über die Kostenstellen
verrechnet.
Die Einzelkosten werden direkt aus der Kostenartenrechnung auf die Kostenträger
verrechnet.
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Nachfolgend eine schematische Abbildung der Verrechnungsarten.
Vollkostenrechnung
Kostenarten-rechnung
Kostenstellen-rechnung
Kostenträger-rechnung
Gemeinkosten Gemeinkosten Gemeinkosten
Einzelkosten Einzelkosten
Erlösrechnung
Ergebnisrechnung
Teilkostenrechnung
Kostenarten-rechnung
Kostenstellen-rechnung
Kostenträger-rechnung
FixeGemeinkosten
FixeGemeinkosten
VariableGemeinkosten
Einzelkosten Einzelkosten
Ergebnisrechnungz.B. Deckungsbeitrags-
rechnung
VariableGemeinkosten
VariableGemeinkosten Erlöse
- variable Selbstkosten= Deckungsbeitrag I- fixe Kosten= Unternehmenserfolg
Erlösrechnung
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3.3 Stammdaten
3.5.1 Kostenarten
Unter dem Begriff Kostenarten sind die Sachkonten zu verstehen, die für das
Controlling von Bedeutung sind. Mit Hilfe der Kostenarten ist nachvollziehbar, welche
Kosten in welcher Höhe anfallen.
Es werden drei Kostenarten unterschieden, wobei die Unterscheidung jeweils nach
Herkunft der Kosten ausgerichtet ist:
1. Primäre Kostenarten / Erlösarten
Diese Kosten / Erlöse entstehen außerhalb der Kostenrechnung für z.B.
Personalkosten.
Für die primären Arten muss in der Finanzbuchhaltung jeweils ein entsprechendes
Sachkonto eingerichtet sein (Aufwands- oder Erlöskonto). Dieses Aufwandskonto
wird dann als Kostenart in der Kostenrechnung definiert.
Transaktion zur Anlage einer primären Kostenart: KA01.
Somit ist bei der Erfassung eines Geschäftsfalles eine ergänzende
kostenrechnungsrelevante Kontierung nötig. Diese kann z.B. als Kostenstelle oder
Innenauftrag abgebildet werden. Auf diesem Wege ist sichergestellt, dass eine
Buchung aus der Finanzbuchhaltung unmittelbar auf das referenzierende CO-
Kontierungsobjekt fortgeschrieben wird.
2. Sekundäre Kostenarten
Diese Kosten entstehen direkt in der Kostenrechnung. Sie treten bei
Weiterverrechnungen von Kosten auf und schlagen sich deshalb nicht in der
Finanzbuchhaltung nieder.
Beispiele für sekundäre Kostenarten finden sich bei innerbetrieblichen
Leistungsverrechnungen, Zuschlagsrechnungen oder auch Abrechnungsvorgängen
für den Wiedereinsatz selbst erstellter Güter. Für sekundäre Kostenarten darf
demnach kein referenzierendes Sachkonto in der Finanzbuchhaltung angelegt sein.
Transaktion zur Anlage einer sekundären Kostenart: KA06.
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3.4.1 Kostenartentyp
Über den Kostenartentyp wird neben ergänzenden Steuerungsfunktionen
(anwendbare Vorgänge) reglementiert, ob ein Konto direkt oder indirekt bebucht
werden darf.
Bei einer direkten Buchung wird der Geschäftsfall auf einem ausgewählten Konto
erfasst. Dies gilt für primäre Kostenarten.
Bei einer indirekten Buchung erfolgt die Kontenauswahl durch das System. Dies gilt
für sekundäre Kostenarten.
In der Tabelle CSKB erhalten Sie mittels der Transaktion SE16N eine Übersicht der
Kostenarten. Nehmen Sie Ihre Selektion in Abhängigkeit der Kostenrechnungskreise
vor:
Die kontenplanabhängigen Datenanteile sind in der Tabelle CSKA lokalisiert.
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Eine Übersicht der Kostenartentypen und deren Zuordnung zu
betriebswirtschaftlichen Vorgängen erhalten Sie mittels der Transaktion SE16N.
Tragen Sie den Tabellennamen TKAVK ein und generieren Sie die Aufbereitung via
F8.
Über die integrierte Druckwertehilfetaste in den einzelnen Zeilen der jeweiligen
Spalten, können Sie sich sowohl die betriebswirtschaftlichen Vorgänge als auch die
Kostenartentypen anzeigen lassen, die in Ihrem Unternehmen eingerichtet sind.
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Betriebswirtschaftliche Vorgänge:
Kostenartentypen:
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Alternativ können Sie sich über die Transaktion KA23 eine Übersicht der
Kostenarten generieren lassen, in der ebenfalls die Kostenartentypen eingetragen
sind.
Nehmen Sie Ihre Selektionseinträge vor und betätigen Sie die Drucktaste F8.
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! In der Kostenrechnung wird nach Kostenarten (Klasse 6 und 7 Konten in der
Finanzbuchhaltung) und Erlösarten (Klasse 5 Konten in der Finanzbuchhaltung)
getrennt. In den Stammdaten der Kostenart wird diese Unterscheidung durch den
Kostenartentyp (1 für Kosten, 11 für Erlöse) eingestellt. Prüfen Sie ob diese
Unterscheidung entsprechend in den Stammdaten vorgenommen wurde, da sonst
das SAP R/3® System diese Buchungen nicht unterscheiden kann und
Sicherungsfunktionalitäten wie das Sperren von Objekten gegen Erlösbuchungen
nicht greifen.
Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung
CONTROLLING
0 1
Finanz-Umlauf-
vermögenund
kurzfristigesKapital
2
NeutraleAufwendungen
3
Materialbestand
4
Aufwandskonten
7
Fertige undHalbfertige
Erzeugnisse
8
Erträge /Bestands-
veränderungen /aktive
Eigenleistungen
9
Abschluss
Primär-kosten
5
Sekundär-kosten
Sekundär-kosten-
arten
Erlös-arten
BEISPIEL: INTERNATIONALER KONTENPLAN
! Prüfen Sie, ob die angelegten Kostenarten mit der Unternehmensdokumentation
übereinstimmen. Lassen Sie sich die Zuständigkeiten der Kostenartenanlage und
Zuordnung erläutern. Die Zuständigkeiten sind über eine ergänzende
Berechtigungsverprobung nachzuvollziehen.
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Die Zuordnung der Sachkonten zu den Kostenarten erhalten Sie über die
Transaktion SE16N durch Anzeige der Tabelle CSKA. Selektieren Sie den jeweiligen
Kontenplan und bringen Sie Ihre Auswahl über F8 zur Aufbereitung.
Die kostenrechnungskreisabhängigen Kostenarten Datenanteile sind in der Tabelle
CSKB abgelegt.
!
Prüfen Sie, ob diese Einstellungen mit der Unternehmensdokumentation
übereinstimmen und ob die Anforderungen hinsichtlich der sekundären Kostenarten
(kein Konto hinterlegen) hier eingehalten wurden.
Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können
gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender
verwirren.
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3.4.1 Kostenarteneigenschaft
Bei der Kostenartenanlage können den Kostenarten Eigenschaften zugeordnet
werden. Eine Übersicht dieser Eigenschaften ist in der Tabelle TKA4E angelegt, die
Sie sich mittels SE16N anzeigen lassen können.
!
Prüfen Sie, ob diese Eigenschaften mit den vorhandenen Dokumentationen
übereinstimmen.
Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können
gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender
verwirren.
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3.4.1 Kostenartengruppe
Kostenarten werden dann zusammengefasst, wenn mehrere Kostenarten für einen
Vorgang herangezogen werden können. Ein Beispiel wäre eine Kostenartengruppe
„Versicherungen“, in der dann Haftpflicht-, Gebäude-, Einbruchsversicherungen
u. v. m. zusammengefasst werden können.
Eine Übersicht der Kostenartengruppen erhalten Sie mit der Transaktion KAH3.
Lassen Sie sich dort zuerst über die integrierte Druckwertehilfe die Liste der
gepflegten Kostenartengruppen anzeigen.
Wenn Sie einen Eintrag aus der Liste auswählen und mit der Eingabetaste
bestätigen, erhalten Sie die Ansicht der Zuordnungen zu der Kostenartengruppe.
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Aus dieser Ansicht heraus können Sie durch Markierung eines einzelnen Eintrages
und Betätigung der Drucktaste in die jeweilige Detailansicht der
zugeordneten Kostenarten verzweigen.
! Prüfen Sie, ob die Unternehmensdokumentationen mit den vorgefundenen Einträgen
und Zuordnungen übereinstimmen.
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Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können
gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender
verwirren.
3.4.1 Kostenstellen
Kostenstellen werden definiert, um Verantwortungsbereiche die Kosten verursachen
und beeinflussen, zu erstellen. Somit bezeichnet die Kostenstelle den Ort an dem die
Kosten anfallen. Kostenstellen können auf der Grundlage von funktionalen
Anforderungen, Verteilungskriterien, erbrachten Leistungen, geographischen
Gegebenheiten und/oder Verantwortungsbereichen eingerichtet werden.
Für das Gemeinkosten-Controlling werden Kostenstellen in Entscheidungs-, Kontroll-
und Verantwortlichkeitseinheiten zusammengefasst.
Zur Abbildung einer solchen Struktur wird eine Kostenstellen-Standardhierarchie
angelegt.
Eine Übersicht der eingerichteten Kostenstellenstammsätze erhalten Sie durch
Anzeige der Tabelle CSKS mit der Transaktion SE16N.
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Alternativ können Sie auch die Transaktion KS13 nutzen, die Ihnen eine Übersicht
der Kostenstellen generiert.
HINWEIS:
Die Zuordnungen der Organisationseinheiten Buchungskreis, Geschäftsbereich oder
Profit Center zu einer Kostenstelle können Sie im Laufe eines Geschäftsjahres nur
unter folgenden Bedingungen ändern:
• Die Währung des neuen Buchungskreises entspricht der Währung des alten
Buchungskreises.
• In dem Geschäftsjahr wurden bislang ausschließlich Plandaten gebucht.
• Die Kostenstelle ist keiner Anlage, keinem Arbeitsplatz oder
Personalstammsatz zugeordnet.
Zur Überprüfung können Sie den Report RKACOR06 (Testlauf) nutzen.
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3.4.1 Kostenstellenart
Die Kostenstellenart ist ein Kennzeichen der Kostenstellen-Stammdaten. Über die
Definition der Kostenstellenart können steuerungsrelevante Informationen mit
abgelegt werden, wie Sie im rechten Bereich der vorangegangenen Abbildung sehen
können. Es handelt sich hierbei um Kennzeichen, die als Vorschlagswerte bei der
Stammsatzanlage mit ausgegeben werden, so zum Beispiel ob die Kostenstelle für
primäre Buchungen oder auch Erlösbuchungen gesperrt sein soll. Kostenstellenarten
bieten die Möglichkeit, ähnliche Kostenstellen mit den gleichen Kennzeichen zu
versehen. Eine Übersicht der definierten Kostenstellenarten erhalten Sie mittels der
Transaktion SE16N durch Anzeige der Tabelle TKA05.
Die Zuordnung der Kostenarten zu den Kostenstellen können Sie mit der bereits
besprochenen Transaktion KS13 erhalten.
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! Prüfen Sie, ob die Definitionen und Zuordnungen den Unternehmensrichtlinien
entsprechen.
Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können
gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender
verwirren.
!
Prüfen Sie, ob entsprechende Kostenstelle gegen Bebuchung mit Primärkosten,
Sekundärkosten und Erlöse jeweils im Plan und im Ist gesperrt sind. SAP sieht im
Standard eine Sperrung gegen Erlösbuchungen vor. Kostenstellen sollten für
ungewünschte Buchungen gesperrt sein.
Den Sperrstatus können Sie in den Kostenstellenstammdaten der Tabelle CSKS
über SE16N in den entsprechenden Spalten entnehmen.
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3.4.1 Kostenstellengruppe
Kostenstellen können ähnlich den Kostenarten zu Gruppen zusammengefasst
werden. Dies dient einer inhaltlichen Zuordnung. Eine Übersicht der
Kostenstellengruppen erhalten Sie mittels der Transaktion KSH3 und die integrierte
Druckwertehilfetaste.
Nach Auswahl einer Gruppe und Betätigung der Enter-Taste können Sie sich die
zugeordneten Kostenstellen der jeweiligen Kostenstellengruppe anzeigen lassen.
Zur Detailansicht verzweigen durch die Markierung eines numerischen Eintrages und
Nutzung der integrierten Drucktaste .
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! Prüfen Sie, ob die eingerichteten Kostenstellengruppen mit den zugeordneten
Kostenstellen der Unternehmensrichtlinie entsprechen.
Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können
gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender
verwirren.
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3.4.1 Leistungsart
Bei der Leistungsart handelt es sich um einen ergänzenden Stammdatenanteil, der
angibt welche Sach- oder Dienstleistung eine Kostenstelle erbracht hat. Diese
Kosten einer Kostenstelle beziehen sich auf die Leistungsart. Somit werden
Leistungen klassifiziert, die innerhalb eines Unternehmens von einer oder mehreren
Kostenstellen erbracht werden können. Die Bewertung der Leistung wird mit Hilfe
eines Tarifs vorgenommen, der auf der Grundlage von Geschäfts- oder
Managementaspekten kalkuliert wird.
Eine Übersicht der Leistungsarten erhalten Sie über die Transaktion SE16N mit der
Tabelle CSLA.
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Dieser Tabelle ist zu entnehmen für welche Kostenstellenarten die jeweiligen
Leistungsarten zulässig sind.
Die Verwendung der Leistungsart kann auf bestimmte Kostenstellenarten
eingeschränkt werden, indem man die erlaubten Kostenstellenarten in die
Leistungsarten-Stammdaten einträgt. Es können bis zu acht erlaubte
Kostenstellenarten eingeben werden oder die Zuordnung kann durch Eingabe eines
Maskierungszeichens (*) als 'uneingeschränkt' gekennzeichnet werden.
Die Zuordnungen der Kostenstellen zu den Leistungsarten sind in der Tabelle CSSL
abgelegt.
Durch den Leistungsartentyp wird festgelegt, ob und wie eine Leistungsart
eingegeben und verrechnet wird. Man kann beispielsweise die direkte Verrechnung
bestimmter Leistungen erlauben und für andere Leistungen eine indirekte oder keine
Verrechnung einstellen.
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3.4.1 Leistungsartengruppen
Auch Leistungsarten können abermals logisch zu Leistungsartengruppen
zusammengefasst werden. Diese können Sie sich mittels der Transaktion KLH3 über
die integrierte Druckwertehilfetaste anzeigen lassen. Hierbei gilt anzumerken, dass
es möglich ist gleichartige Leistungsartengruppen wiederum in
Leistungsartengruppen zusammenzufassen. Auf diesem Wege ist die Abbildung
einer Leistungsartengruppenhierarchie möglich.
Auch hier können Sie über die Auswahl eines Eintrages mit nachfolgender
Betätigung der Enter-Taste in die Detailübersicht einer Leistungsartengruppe zu
verzweigen.
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Die Detailansicht zur einzelnen Leistungsart erreichen Sie über die Markierung eines
Eintrages und Betätigung der Drucktaste .
! Prüfen Sie, ob die eingerichteten Leistungsartengruppen mit ihren zugeordneten
Leistungsarten den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Prüfen Sie ob ggfs. funktionslose Elemente verwendet werden; diese können
gelöscht werden, da sie die Stammdaten unnötig belasten und den Anwender
verwirren.
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3.4.1 Kostenstellenhierarchie
Die Kostenstellenstandardhierarchie umfasst alle Hierarchieebenen und
Kostenstellen zu einem Kostenrechnungskreis.
Für die Prüfung der Kostenstellenstandardhierarchie benötigen Sie eine
Unternehmensdokumentation zum Beispiel in Form eines Organigramms, das Sie für
Ihren Abgleich verwenden. Fordern Sie dieses Organigramm aus der beteiligten
Fachabteilung an.
Mit der Transaktion OKENN können Sie sich die vorhandene Standardhierarchie
anzeigen lassen.
Ergänzend liegen in dieser Transaktion kleine Testmöglichkeiten vor. Wählen Sie
den Menüpfad Zusätze – Eindeutigkeitstest.
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Mit dieser Aktion können Sie auf Redundanzen verproben.
Über den Menüpfad Zusätze – Hierarchie-Stammdaten – Testen, prüfen Sie auf
Fehler in der Struktur.
Sie erhalten eine Statusmeldung:
Entweder über die Transaktion OKKS und Wiederaufruf der Transaktion OKENN
oder aber noch einfacher über den Menüpfad Einstellungen – Kostenrechnungskreis
setzen, können Sie zu den Standardhierarchien eventuell vorhandener anderer
Kostenrechnungskreise verzweigen.
Jede Ebene bzw. jeder Knoten der Standardhierarchie bildet eine
Kostenstellengruppe.
Kostenstellen können einem anderen Hierarchiebereich in der
Standardhierarchiepflege zugeordnet werden, durch einfaches Umhängen der
Kostenstelle. Die Pflege der Kostenstellenstammdaten ist nicht notwendig.
! Die Kostenstellenstandardstruktur und das Kostenstellenorganigramm sollten
übereinstimmen.
Prüfen Sie die vorhandenen Hierarchien im Hinblick auf Eindeutigkeit und
Fehlerfreiheit.
Die Hierarchien sollten eindeutig und fehlerfrei konzipiert sein.
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3.4.1 Statistische Kennzahlen
Bei statistischen Kennzahlen handelt es sich ebenfalls um Stammdaten zur internen
Verrechnung.
Will man zum Beispiel die Kosten einer Kostenstelle x auf zwei andere Kostenstellen
anteilig zurechnen – 3:7 – dann bilden die Werte 2 und 7 dabei die statistische
Kennzahl. Somit kann eine statistische Kennzahl als Verteilungsschlüssel genutzt
werden.
Eine Übersicht der eingerichteten statistischen Kenzahlen erhalten Sie mit der
Transaktion KAK3.
HINWEIS:
Diese Transaktion entspricht im Wesentlichen der Tabelle TKA03, die Sie sich mit
der Transaktion SE16N anzeigen lassen können.
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Eine andere Alternative bietet der Report RKWBSK00, den Sie mit der Transaktion
SA38 ausführen können. Tragen Sie in der Selektionsmaske einen zu betrachtenden
Kostenrechnungskreis ein.
Der KTyp bezeichnet den statistischen Kennzahlentyp. Er kann die Werte Typ 1 (=
Festwert) und Typ 2 (= Summenwert) annehmen.
Der Festwert wird aus der Periode in der er eingegeben wird automatisch auf die
nachfolgenden Perioden übernommen. Eine Buchung ist nur im Falle einer
Festwertänderung nötig.
Der Summenwert wird pro Buchungsperiode neu erfasst und dann auf das
Geschäftsjahr aufsummiert (z.B. Telefoneinheiten).
3.4.1 Statistische Kennzahlengruppe
Die statistischen Kennzahlen können wiederum zu Gruppen zusammengefasst
werden. Eine Übersicht der implementierten Gruppen erhalten Sie mit der
Transaktion KBH3 über die integrierte Druckwertehilfetaste.
Durch Auswahl eines einzelnen Eintrages und Betätigung der Enter-Taste können
Sie in die Detailansicht verzweigen.
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Aus dieser Ansicht heraus, können Sie durch Markierung eines numerischen
Eintrages und Betätigung der Drucktaste in die Detailansicht der
zugeordneten Kennzahl verzweigen.
! Prüfen Sie zuerst, ob die Kennzahlen mit der Dokumentation für die einzelnen
Kostenrechnungskreise übereinstimmen.
Prüfen Sie ergänzend, ob die Zuordnung der Kennzahlen zu den
Kennzahlengruppen den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
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3.4 Zeitbezogenheit der Stammdaten
Für die vorab besprochenen Stammdatensätze wie Kostenarten, Kostenstellen und
Leistungsarten gilt für ausgewählte Felder im System eine Zeitbezogenheit /
Zeitabhängigkeit.
Diese Zeitabhängigkeit bedeutet, dass Daten zu einem beliebigen Zeitpunkt für ein
beliebig anderes Intervall gepflegt werden können, ohne dass der aktuelle
Stammsatz einer Änderung unterzogen wird.
Das Speichern der Daten erfolgt genauso zeitabhängig. Dies hat zur Folge, dass zu
einem Datenstammsatz wiederum mehrere Datensätze mit unterschiedlichen
Inhalten vorliegen können.
Grundsätzlich ist zu unterscheiden nach:
• Gültigkeit
• Betrachtungszeitraum
3.4.1 Gültigkeitszeitraum
Der Gültigkeitszeitraum wird bei der Stammsatzanlage festgelegt und kann nicht
mehr verändert werden. Wenn der Gültigkeitszeitraum verlängert werden soll, so ist
ein neuer Datensatz anzulegen; dieser kann auf der Vorlage des abgelaufenen
Stammsatzes erzeugt werden. Der Gültigkeitszeitraum kann in diverse
Betrachtungszeiträume untergliedert werden.
3.4.2 Betrachtungszeitraum
Der Betrachtungszeitraum legt die Änderungsoptionen der einzelnen Felder fest und
kann unterschiedlich ausgeprägt sein. Die folgenden Einstellungen sind durch SAP
vorgesehen und nicht modifizierbar:
• Zeitunabhängigkeit
Bei zeitunabhängigen Feldern gibt es keine Änderungsmöglichkeiten für
unterschiedliche Betrachtungszeiträume. Die angelegten Daten belieben
während des gesamten Gültigkeitszeitraumes unveränderbar.
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• Jahresbezogen
Die Werte in den Jahresbezogenen Feldern bleiben während der Dauer eines
gesamten Geschäftsjahres gültig. Änderungen im laufenden Geschäftsjahr
sind nicht möglich.
• Periodenbezogen
Die Werte in den Periodenbezogenen Feldern bleiben während der Dauer
einer gesamten Buchungsperiode gültig. Änderungen in der laufenden
Buchungsperiode sind nicht möglich.
• Tagesbezogen
Die Werte in den Tagesbezogenen Feldern sind jederzeit änderbar. Sie sind
für die Dauer eines oder auch mehrerer Tage gültig.
Im Rahmen des Customizings (Pflege der Stammdatentabellen) wird ergänzend
festgelegt ob und welche Felder mit der Eigenschaft „historienrelevant“ zu versehen
sind. Ergänzend kann für Felder, die Tagesbezogen sind, festgelegt werden, ob sie
gleichzeitig auch historienrelevant sein sollen.
Historienrelevanz bedeutet, dass Änderungen an den Feldern chronologisch
mitgeschrieben werden. Für Felder, die dieses Kennzeichen nicht haben, wird die
Änderung umgesetzt, der Vorgängerstatus bleibt jedoch nicht zum Nachschlagen
erhalten. Dann greift die Änderung jeweils für den gesamten Betrachtungszeitraum.
Felder, die als Periodenbezogen oder Geschäftsjahresbezogen gekennzeichnet sind,
sind auch grundsätzlich historienrelevant.
! Prüfen Sie, ob die Einstellungen der Tagesbezogenen Felder zur Historienrelevanz
mit den Unternehmensrichtlinien korrespondieren.
Die Überprüfung der Historienrelevanz der pflegbaren Felder kann über folgende
Transaktionen vorgenommen werden.
OKEK – Zeitabhängige Felder Kostenarten
OKEG - Zeitabhängige Felder Kostenstellen
OKEI – Zeitabhängige Felder Leistungsarten
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Am Beispiel der Transaktion OKEK sei nachfolgend das Vorgehen erläutert.
3.4.3 Nach Aufruf der Transaktion erhalten Sie die nachstehende Ansicht:
Die Einträge in den Spalten zur Zeitabhängigkeit sind von SAP fest definiert.
Das Kennzeichen zur Historienrelevanz ist vor den jeweiligen Zeilen als Häkchen
einzutragen.
Ein gesetztes Häkchen bedeutet, dass die Felder historienrelevant sind.
Ein freier Kasten bedeutet, dass diese Felder nicht historienrelevant sind.
Gleichen Sie die Kennzeichenstatus mit den Unternehmensvorgaben ab.
Dies ist für die vorab aufgeführten Transaktion vorzunehmen.
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HINWEIS:
Bestimmte Felder, wie die Zuordnung einer Kostenstelle zu einem Buchungskreis
oder einem Geschäftsbereich sind von SAP bereits als zeitbezogen definiert und
können nicht im laufenden Geschäftsjahr geändert werden, wenn auf der
Kostenstelle bereits Istbuchungen im aktuellen Geschäftsjahr getätigt wurden.
Die Zuordnung der Kostenstelle zum Standardhierarchiebereich jedoch ist ein
zeitunabhängiges Feld. Was bedeutet, dass bei einer Änderung der Zuordnung auf
der Grundlage der aktuellen Zuordnung sowohl die historischen als auch die
aktuellen Kostenstelleninformationen aufbereitet werden können.
3.5 IST Buchungen
Jeder Beleg in SAP® erhält eine eigene Nummer. Die Eindeutigkeit eines Beleges
wird durch ergänzende Angaben wie Buchungskreis und Geschäftsjahr hergestellt.
SAP® Belegnummern dürfen maximal 10-stellig sein. Eine interne oder eine externe
Belegnummernvergabe ist möglich.
3.5.2 Die externe Belegnummernvergabe
Die externe Belegnummernvergabe wird beispielsweise dann eingesetzt, wenn die
zugehörigen Belege aus Vorsystemen portiert werden oder bereits in anderen
Modulen Nummern erhalten haben.
Diese Belege können dann über unterschiedliche technische Verfahren (z.B. Batch-
Input, Direct-Input) in das buchführende System eingespielt werden.
Beim Einspielen in das SAP® System wird ausschließlich geprüft, ob die
Belegnummern in dem Nummernkreisintervall liegen, das der Belegart zugeordnet ist
und ob ggfs. eine doppelte Nummernvergabe erfolgte.
Mittels der beschriebenen Verfahren ist es grundsätzlich möglich auch
Belegnummernfolgen in das System zu spielen, die bereits im Vorsystem lückenhaft
sind. Daher gilt grundsätzlich, dass ausschließlich lückenlos geführte
Belegnummernfolgen in das System gespielt werden dürfen. (Die Lückenlosigkeit
kann bedarfsgemäß mit einer Dokumentation zu einer Lücke geschlossen werden).
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3.5.3 Die interne Belegnummernvergabe
Bei der internen Belegnummernvergabe werden die Belegnummern unmittelbar
durch das SAP® System vergeben. Auf diese Weise ist eine fortlaufende und
lückenlose Nummernvergabe grundsätzlich gewährleistet.
Für das Controlling selbst liegen keine gesetzlichen Grundlagen zu lückenlosen
Belegnummernvergabe vor.
Dieses Verfahren erlaubt keine manuelle Vergabe von Belegnummern. Die
Belegnummern sind in jedem Kostenrechnungskreis eindeutig.
Im Rahmen einer differenzierten Belegnummernvergabe unterscheidet man
Controlling-Belege in Vorgangsarten und Buchhaltungsbelege in Belegarten.
3.5.4 Vorgangsart
Jede Vorgangsart wird auf der Kostenrechnungskreisebene einer
Nummernkreisgruppe zugeordnet. Jede dieser Nummernkreisgruppen umfasst
jeweils zwei Nummernkreisintervalle:
• ein Intervall für die interne Belegnummernvergabe
• ein Intervall für die externe Belegnummernvergabe
SAP® empfiehlt für Plan- und Istvorgänge unterschiedliche Nummernkreisgruppen
zu definieren. Damit diese im Rahmen von Reorganisationsvorgängen auch separat
zurückgesetzt werden können.
VorgangsartCOIN
VorgangsartFIPA
Nummernkreisintervall intern
0000000000 bis 0019999999Gruppe
Nummernkreisintervall extern
0100000000 bis 0199999999
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Eine Übersicht der Nummernkreise zu den einzelnen Vorgangsarten in den
Kostenrechnungskreisen erhalten Sie durch die Anzeige der Tabelle TKA04 über die
Transaktion SE16N.
Ergänzende Erläuterungen zu den Vorgängen erhalten Sie durch die integrierte
Druckwertehilfetaste in der zugehörigen Spalte.
Alternativ steht Ihnen die Transaktion KANK zur Verfügung.
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Tragen Sie den zu betrachtenden Kostenrechnungskreis ein und betätigen Sie zuerst
die Drucktaste .
Sie erhalten eine Übersicht der Nummernkreisgruppen mit ihren zugeordneten
Vorgängen.
Von der Einstiegsmaske aus, haben Sie eine sehr gute Möglichkeit der
Gesamtansicht mit der Drucktaste .
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Diese Ansicht generiert den Überblick über alle Kostenrechnungskreise.
Die verschiedenen Belege (Vorgangsarten) sind hier nach Gruppen
zusammengefasst. Jede Gruppe teilt sich mit seinen Einzelelementen je einen
internen und einen externen Nummernkreis.
! Prüfen Sie, ob jeder Vorgangsgruppe ein Nummernkreis zugeordnet ist.
Bei fehlender Zuordnung kann es zu Fehlbuchungen kommen.
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Eine Übersicht der eingerichteten betriebswirtschaftlichen Vorgänge erhalten über
die Transaktion SE16N mit der Tabelle TJ01, in der auch die beschreibenden Texte
abgelegt sind.
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3.5.5 Belegart
BELEGARTKR
BELEGARTSA
BELEGARTKG
BELEGARTAB
Nummernkreisintervall
1000000000 bis 1999999999
Nummernkreisname01
NummernkreisobjektRF_BELEGNummernkreisintervall
2000000000 bis 2999999999
Nummernkreisintervall
4000000000 bis 4999999999
Nummernkreisname02
Nummernkreisname04
Die Belegarten mit den zugeordneten Nummernkreisen sind in der Tabelle T003
eingetragen.
Über die Transaktion SNRO können Sie sich jeweils die ergänzenden Informationen
anzeigen lassen, wenn Sie als Objektnamen RF_BELEG in der Einstiegsmaske
eintragen.
! Das HGB schreibt die Lückenlosigkeit finanzbuchhalterischer Belege vor.
Die Lückenlosigkeit der Finanzbuchhaltungsbelege können Sie mit Hilfe des Reports
RFBNUM00N über die Transaktion SA38 überprüfen.
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Nehmen Sie Einschränkungen bezüglich der Nummernkreise, Buchungskreise und
Geschäftsjahre vor.
Archivierte Belege können mit diesem Report nicht ausgewertet werden, daher ist
regelhaft vorher zu überprüfen welche Archivierungszeiträume angelegt sind und ob
im Rahmen des IKS sichergestellt ist, dass dieser Report standardmäßig vor einer
FI-Belegarchivierung durchgeführt wird. Auf diese Weise soll gewährleistet werden,
dass ausschließlich lückenlose Belegfolgen archiviert werden.
Hinweis aus FI:
Für alle rechnungslegungsrelevanten Nummernkreisintervalle, die systemseitig
einem Vollständigkeitsnachweis unterliegen, gilt, dass ein Einsatz der
Belegnummernpufferung nicht erfolgen darf. Demnach dürfen
Finanzbuchhaltungsbelege keiner generellen Pufferung zugeführt werden.
Die korrespondierenden Einstellungen können in der Tabelle TNRO mittels der
Transaktion SE16N überprüft werden. Selektieren Sie wie folgt:
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Bringen Sie die Selektion via F8 zur Aufbereitung.
Im Feld Puffer sollte kein X eingetragen sein.
Zusatzwissen:
Neben der generellen Pufferung gibt es beim Einsatz verteilter Instanzen die
Möglichkeiten zur lokalen Pufferung. Diese Art der Pufferung nennt man auch
erweiterte / indirekte Pufferung. Es werden Nummernintervalle in der Tabelle
NRIV_LOKAL deponiert, die vorher der Tabelle NRIV entnommen wurden. Sofern
die lokale Pufferung eingesetzt wird, müssen Vorgaben bezüglich der zugehörigen
Einstellungen berücksichtigt werden. Diese Einstellungen werden in den den OSS-
Hinweisen 175047, 23835 und 37844 erläutert. Ergänzend ist der Report
RSSNR0A1 regelmäßig auszuführen (Auswertung nicht vergebener Belegnummern
bei NRIV Split / für RF_BELEG mit Berücksichtigung relevanter Unterobjekte). Die
Ergebnisse des Reports sind der Buchhaltungsabteilung als ergänzende
Dokumentation zuzuführen.
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3.5.6 Belegauswertungen
Referenzierende Belege zu einem CO- Beleg können Sie sich mit dem Report
RASHCO01 über die Transaktion SA38 ausgeben lassen. Voraussetzung sollte die
Kenntnis der Belegnummer sein.
Für die Detailansicht markieren Sie einen Eintrag und betätigen die Drucktaste mit
der .
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Eine weitere Möglichkeit bietet der Report RKABSHOW.
Wählen Sie abermals in der Selektionsmaske eine Belegnummer und einen
Kostenrechnungskreis.
Auch von hier können Sie über die integrierten Drucktasten zu den referenzierenden
Belegen verzweigen, sofern vorhanden.
! Es empfiehlt sich stets eine Quantifizierung der beteiligten Elemente vorzunehmen.
Über die Transaktion SE16N können Sie die Quantifizierung der Einträge
vornehmen. Tragen Sie den Tabellennamen COBK (Co-Objekte Belegkopf)ein und
betätigen Sie die Drucktaste Anzahl Einträge.
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Weitere Tabellen zur Belegauswertung sind nachfolgend aufgeführt:
Tabelle Bedeutung COEJ Einzelposten Jahresbezogen
COEJL Einzelposten – Leistungsarten - Jahresbezogen
COEPL Einzelposten – Leistungsarten - Periodenbezogen
COSL Summe Leistungsarten
COSLD Summe – Leistungsarten – davon abgerechnet
COEJR Einzelposten – statistische Kennzahlen –Jahresbezogen
COEPR Einzelposten – statistische Kennzahlen –Periodenbezogen
COSR Summen – statistische Kennzahlen
COSP Summen Kosten – externe Buchungen
COSPD Summen Kosten – externe Buchungen – davon abgerechnet
COSS Summen Kosten – interne Buchungen
COSSD Summen Kosten – interne Buchungen – davonabgerechnet
COEJT Einzelposten Tarife – Jahresbezogen
COEPT Einzelposten Tarife - Periodenbezogen
COST Summen Tarife
HINWEIS:
Legen Sie eine Nummerngruppe für nicht benötigte Vorgänge an. Prüfen Sie
regelmäßig über die Belegnummern auf eventuell durchgeführte Buchungen dieser
Vorgänge.
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3.5.7 Die Unterscheidung der IST-Buchungen
Bei den IST Buchungen klassifizieren wir nach den referenzierenden Vorgängen.
Demnach gibt es die folgenden vorgangsbezogenen Buchungen:
• Buchungen aus anderen Modulen
• CO-interne Umbuchungen
• Direkte Leistungsverrechnung
• Obligos
3.5.8 Buchungen aus anderen Modulen
Im regulären Tagesgeschäft werden diverse Geschäftsfälle in anderen Modulen wie
z.B. FI und MM abgebildet, die kostenrechnungsrelevante Kontierungselemente (u.a.
Kostenstellen) enthalten. Bei der Erfassung werden die jeweiligen Primärkosten dann
auf Kostenstellen gebucht. Die Kategorisierung der Kosten erfolgt anhand der
ausgeführten Buchungstransaktionen. Das Ergebnis dieser Buchungen wird in CO
als Primärkostenbuchung übertragen.
Diese Geschäftsvorfälle erzeugen zum einen FI-Belege, die natürlich die Sicht des
externen Rechnungswesens widerspiegeln. Diese Belege werden in einer zentralen
Belegdatei für externe Rechnungswesenbelege abgelegt. Sie bestehen immer aus
mindestens zwei Positionen und müssen Saldo = 0 bilden.
Zu diesen FI-Belegen werden wiederum dann im Controlling Einzelposten für diese
Geschäftsvorfälle geschrieben, wenn diese auch auf CO-Kontierungsobjekte (wie
z.B. Kostenstellen) gebucht wurden.
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Die CO-Buchung selbst ist eine einseitige Buchung. Es werden ausschließlich die
Buchungen an CO weitergegeben, die die Gewinn- und Verlustrechnung betreffen.
Diese Einzelposten werden in einer CO-Einzelpostendatei verwaltet. Ergänzend
dazu werden alle Einzelposten zu Summensätzen aufbereitet, die ihrerseits in einer
CO-Summendatei abgelegt werden.
Die Schnittstellen zu CO aus anderen Komponenten heraus können jeweils aktiviert
oder deaktiviert werden.
! Prüfen Sie die Einstellung zur Schnittstellenintegration indem Sie sich die Tabelle
TRWCA über SE16N anzeigen.
Nehmen Sie einen Abgleich mit der Unternehmensrichtlinie vor.
Die Aktivierungen und Deaktivierungen können auf Geschäftsjahre bezogen gesetzt
werden.
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Die Kostenrechnungsbelege der Primärkostenbuchungen im Modul CO können Sie
sich mit dem Report RKAEPO00 über SA38 oder der Transaktion KSB5 zur Anzeige
bringen lassen.
In der Selektionsmaske ist eine Funktion zur Auswahl nach Primärkostenbuchungen
und Sekundärkostenbuchungen integriert.
In der Anzeige können Sie über die gleichnamigen Drucktasten zur Detailansicht
Beleg und den Stammdaten verzweigen. Zusätzlich steht Ihnen eine weitere
Detailansicht über die Drucktaste zur Verfügung.
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Ergänzend können Sie das Abstimmledger der CO-Einzelposten mit der Transaktion
KALR oder alternativ den Report RKAKALR1 über SA38 nutzen.
Nehmen Sie Ihre Selektionseinträge vor und bringen Sie den Report mit der
Funktionstaste F8 zur Aufbereitung.
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Per Doppelklick auf einen Belegeintrag können Sie in die zugehörige Detailansicht
verzweigen.
Die referenzierenden Belege aus den integrierten Schnittstellen können Sie über den
Menüpfad Umfeld – Ursprungsbeleg und über Umfeld – Rechnungswesenbeleg
anzeigen lassen.
Über den Menüpfad Springen – ABC Analyse können Sie eine spaltenweise
Schichtung aufbauen.
3.5.9 CO-interne Umbuchungen
Bei weiteren IST Buchungen geht es um Geschäftsfälle, die in der Kostenrechnung
durchgeführt werden müssen oder auch dort entstehen. Ein Anwendungsbeispiel
stellen die Umbuchungen von Kosten und Erlösen dar, wenn z.B. eine
Fehlkontierung stattgefunden hat.
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Die Kostenrechnungsbelege der Sekundärkostenbuchungen im Modul CO können
Sie sich mit dem Report RKAEPO00 über SA38 oder der Transaktion KSB5 zur
Anzeige bringen lassen.
In der Selektionsmaske ist eine Funktion zur Auswahl nach Primärkostenbuchungen
und Sekundärkostenbuchungen integriert.
3.5.10 Direkte Leistungsverrechnung
Bei der direkten Leistungsverrechung werden die Leistungsmengen erfasst, die eine
Kostenstelle für ein anderes Kontierungsobjekt erbringt. Diese Leistungsmengen
wiederum werden mit dem im System hinterlegten Tarif pro Leistungseinheit
multipliziert. Der daraus resultierende Gesamtbetrag wird unter einer sekundären
Kostenart (Typ 43) für den Erbringer entlastet und dem Empfänger belastet.
Mit Hilfe der nachfolgend aufgeführten Reports, die mit der Transaktion SA38
ausgeführt werden können, haben Sie die Möglichkeit einen Überblick über die
Leistungsverrechnungen im IST zu erhalten.
Report Bedeutung
RKGALKSC5 Ist-Leistungsverrechnung Kostenstellen
RKGALKEG5 Ist-Leistungsverrechnung Ergebnisrechnung
RKGALCPC5 Ist-Leistungsverrechnung Prozesse
Das Verfahren sei am Beispiel des Reports RKGALKSC5 erläutert. Tragen Sie in
der Selektionsmaske einen Zyklus ein. Die Auswahl können Sie unter Nutzung der
integrierten Druckwertehilfetaste vornehmen.
HINWEIS:
Achten Sie bitte darauf, dass das Häkchen für Testlauf stets aktiviert ist!
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In der nachfolgenden Grundliste können Sie über die aufgeführten Drucktasten zu
den entsprechenden Details verzweigen.
Sie können per Doppelklick auf einen Zeileneintrag auch in die Einzelpostenübersicht
verzweigen.
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Der entscheidende Unterschied zwischen Umbuchung und Verrechnung besteht
darin, dass bei Umbuchungen grundsätzlich der ursprüngliche Belastungsbetrag auf
dem Erbringer reduziert wird, während bei Verrechnungen der ursprüngliche
Belastungsbetrag nicht berührt wird, sondern ein separater Entlastungssatz auf dem
Erbringer geschrieben wird.
3.5.11 Obligo
Bei Obligos handelt es sich um Zahlungsverpflichtungen, die nicht in der
Finanzbuchhaltung erfasst werden, aber durch nachfolgende Geschäftsfälle IST-
Kosten verursachen. Sie resultieren aus der Materialwirtschaft, beispielsweise aus
Bestellungen, die einer vertraglichen Verpflichtung gleichkommen und somit ggfs.
einer Kostenart zugeschlagen werden müssen.
Auswertungen zu Obligos können Sie sich mit der Transaktion SA38 anzeigen
lassen.
Der Report RKOBCL02 gibt eine Einzelpostenübersicht zum Obligo.
Der Report RKAGJOBL gibt die Obligovorträge zum Jahresabschluss aus.
HINWEIS:
Achten Sie bei der Nutzung auf den Eintrag des Häkchens für Testlauf!
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! Prüfen Sie, ob die Obligoverwaltung bei Einsatz von MM für die Kostenrechnung
aktiviert ist. Ergänzend ist zu überprüfen, ob die zugehörigen Kostenstellen nicht
durch ein Sperrkennzeichen für das Führen von Obligos gesperrt sind.
Die Obligoaktivierung können Sie mit der Transaktion OKKP überprüfen.
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Die Sperrkennzeichen für Kostenstellen können Sie sich mit der Transaktion SE16N
über die Tabelle CSKS ausgeben lassen.
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3.6 Buchungs- und Kontierungslogik
Die Buchungen von Kosten und Erlösen können im Controlling zwei Arten von
Buchungen nach sich ziehen:
1. Echte Buchungen
Diese Buchungen können bearbeitet werden und mit anderen CO-Objekten
verrechnet und auch abgerechnet werden. In das Controlling erfolgt nur eine
echte Buchung, die wiederum Abstimminformationen in die
Finanzbuchhaltung übermittelt.
2. Statistische Buchungen
Diese Buchungen werden ausschließlich zur Informationsgewinnung getätigt;
sie sind hinsichtlich der Vielfalt nicht reglementiert.
Die Art der Buchung erfolgt durch den Status des Kontierungsobjektes (echt /
statistisch). Diese Festlegung wir im Rahmen der Stammdatenpflege vorgenommen.
Die Kostenstelle bildet die einzige Ausnahme. Für Kostenstellen können sowohl
echte als auch statistische Buchungen vorgenommen werden.
Für Profit-Center können ausschließlich statistische Buchungen vorgenommen
werden.
3.6.1 Buchung auf Kostenstellen
Datenerfassung in derFinanzbuchhaltung:
Kosten: 100,00Kostenstelle: 2100
Anreicherung imControlling:
Kosten: 100,00Kostenstelle: 2100Profit-Center: 2400
Echte Buchung
Kostenstelle
StatistischeBuchung
Profit-Center
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Eine gute Auswertung von statistischen Buchungen erhalten Sie mit dem Bericht
Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung, den Sie über den nachstehend abgebildeten
Pfad aufrufen können.
3.6.2 Buchung auf Kostenstelle und Auftrag
Datenerfassung in derFinanzbuchhaltung:
Kosten: 100,00Kostenstelle: 2100Auftrag (echt): 41011
Anreicherung im Controlling:
Kosten: 100,00Kostenstelle: 2100Auftrag (echt): 41011Profit-Center: 2400
Echte Buchung
Auftrag
StatistischeBuchung
Kostenstelle
Datenerfassung in derFinanzbuchhaltung:
Kosten: 100,00Kostenstelle: 2100Auftrag (statistisch): 41011
Anreicherung im Controlling:
Kosten: 100,00Kostenstelle: 2100Auftrag (statistisch): 41011Profit-Center: 2400
Echte Buchung
Kostenstelle
StatistischeBuchung
Auftrag
StatistischeBuchung
Profit-Center
StatistischeBuchung
Profit-Center
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Bei einer Buchung kann (mit Ausnahme der Kostenstelle) immer nur ein echtes
Kontierungsobjekt mitgegeben werden.
Bei der Kontierung auf eine Kostenstelle und ergänzend auf ein echtes
Kontierungsobjekt, wird die Kostenstelle immer statistisch fortgeschrieben.
In dem obig abgebildeten Beispiel sind in der Buchungszeile ein echter Auftrag und
eine Kostenstelle angegeben. So wird die echte Buchung für den
Gemeinkostenauftrag ausgeführt; für die Kostenstelle und das Profit-Center werden
jeweils statistische Buchungen durchgeführt.
Wenn der Auftrag statistisch ist, dann wird er auch nur statistisch bebucht; die
Kostenstelle wird dann echt bebucht.
3.6.3 Erlösbuchungen
Datenerfassung in derFinanzbuchhaltung:
Erlös: 100,00Kostenstelle: 2100Ergebnisobjekt: x
Anreicherung imControlling:
Erlös: 100,00Kostenstelle: 2100Ergebnisobjekt: xProfit-Center: 2400
Echte Buchung
Ergebnisobjekt
StatistischeBuchung
Kostenstelle
StatistischeBuchung
Profit-Center
Eine echte Buchung von Erlösen kann nur auf Ergebnisobjekt, Kundenauftrag,
Kundenprojekt oder erlösfähigen echten Auftrag erfolgen.
Genauso wie bei Kostenbuchungen sind die Erlösbuchungen auf Profit Center
statistisch.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit der statistischen Erfassung auf Kostenstellen.
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3.6.4 Automatische Kontierung
Für die Buchungen unter primären Kostenarten können automatische Kontierungen
hinterlegen. Bei der Erfassung werden die primären Buchungszeilen dann
automatisch um die hinterlegte Kontierung mit einem Vorschlagswert gefüllt.
Diese Festlegung kann beispielsweise für Kostenarten vorgenommen werden, die
stets auf eine bestimmte Kostenstelle kontiert werden sollen; sie erfolgt bei der
Stammdatenpflege auf Ebene des Kostenrechnungskreises und des Kontos.
Eine Übersicht der automatischen Kontierungszuordnungen erhalten Sie bei Aufruf
der Transaktion SE16N mit der Tabelle TKA30.
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Weitere Zuordnungen wie Profit Center oder Gemeinkostenaufträge sind in der
Tabelle TKA3A hinterlegt.
Erforderlich ist diese automatische Kontierung für automatische Buchungen wie z.B.
Buchungen von Kursdifferenzen oder Preisdifferenzen. Sie kann auf verschiedenen
Ebenen umgesetzt werden, wie Kostenrechnungskreis, Konto und Buchungskreis
oder z.B. Kostenrechnungskreis, Konto, Buchungskreis, Geschäftsbereich und/oder
Bewertungskreis.
Sofern keine Daten hinterlegt sind, wird auf die Kostenartenstammdaten
zurückgegriffen.
! Prüfen Sie, ob die Einstellungen mit den Unternehmensrichtlinien korrespondieren.
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3.6.5 Validierung – Substitution
Bei der Validierung handelt es sich um ein Eingabeüberprüfungsverfahren. Das
System kann so konfiguriert werden, dass bei der Eingabe von Werten verschiedene
Bedingungen erfüllt sein müssen, damit das System die Eingabe akzeptiert.
Eine Übersicht der eingetragenen Validierungen erhalten Sie durch die Transaktion
OKC7.
Markieren Sie einen Eintrag und aktivieren Sie das Lupensymbol für die
Detailanzeige.
In dieser Anzeige können Sie über die Verzeichnisstruktur zu den referenzierenden
Details verzweigen.
Seite 60 von 82
Bei der Substitution werden ebenfalls die eingegeben Werte überprüft. Diese
Überprüfung erfolgt genauso in Anlehnung an hinterlegte Bedingungen. Wenn die
Überprüfung der eingegebenen Werte jedoch erfolgreich war, so werden bei der
Substitution jedoch diese durch andere Werte vom System überschrieben. Die
Einstellungen zur Substitution können Sie mittels der Transaktion OKC9 überprüfen.
Markieren Sie einen Eintrag und betätigen Sie die Drucktaste mit dem Lupensymbol.
Sie verzweigen in die Detailansicht und können von dort aus in der
Verzeichnisstruktur navigieren.
In der Tabelle TKAZE sind die unternehmenseigenen Substitutions- und
Validierungsverfahren eingetragen.
Seite 61 von 82
Die Pflege der Werte erfolgt jeweils für einen Kostenrechnungskreis und einen
Zeitpunkt.
Es wurden bereist folgende Zeitpunkte für die Validierung vordefiniert:
• Der Zeitpunkt "Belegzeile" (0001) verwendet Daten aus dem CO-Belegkopf
(Tabelle COBK) und dem CO-Kontierungsblock (Tabelle COBL). Durch ihn
werden sowohl die Buchungen im externen Rechnungswesen als auch im CO
gesteuert.
• Der Zeitpunkt "Belegkopf" (0100) verwendet Daten aus COBK. Dieser
Zeitpunkt greift nur für manuelle CO- Buchungen wie Umbuchungen oder
Leistungsverrechnungen.
• Der Zeitpunkt ”CO-interne Buchung: Sender/Empfänger” (0002) wird
ausschließlich bei CO-internen Buchungen verprobt und dient der
Überprüfung von Sender-Empfänger-Beziehungen bei periodischen
Verrechnungen.
Die Validierung hat immer Vorrang vor der Substitution.
Für die Substitution kann ein ergänzender Zeitpunkt mit angegeben werden. Es
handelt sich hierbei um den Auftragszeitpunkt.
Seite 62 von 82
Diese Verfahren haben zur Folge, dass der Anwender bei einer fehlerhaften Eingabe
entweder eine Meldung angezeigt bekommt, oder aber die Buchung abgebrochen
wird.
! Prüfen Sie, ob die vorgenommenen Einstellungen mit den Unternehmensrichtlinien
korrespondieren.
3.7 Periodenabschluss
Der Periodenabschluss setzt sich aus verschiedenen Tätigkeiten zusammen. Es
handelt sich hierbei um
• periodische Umbuchungen,
• Abgrenzungen,
• Gemeinkostenzuschläge,
• Verteilung,
• Umlage,
• Leistungsverrechnung.
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3.7.1 Zyklus-Segment-Technik
Die Zyklus-Segment-Technik kann sowohl für periodische Buchungen als auch
Verteilungen und Umlagen verwendet werden.
Bei periodischen Umbuchungen werden die Kosten verursachungsgemäß den
Kostenstellen zugerechnet; somit reduziert sich der Belegerfassungsaufwand in der
Finanzbuchhaltung.
Als Bezugsgröße für diese Umbuchungen können die bereits bekannten statistischen
Kennzahlen verwendet werden.
Für die Durchführung der Zyklus-Segment-Technik muss eine
Verrechnungsbeziehung von Erbringer (Sender) und Empfänger hergestellt werden.
Dafür müssen Angaben gemacht werden, wie:
1. Von wo die Kosten verrechnet werden.
2. Auf wen die Kosten verrechnet werden.
3. Welche Kosten verrechnet werden.
4. Wie die Kosten auf die Empfänger zu verteilen sind.
Die Reglementierung „von wo“ - „auf wen“ erfolgt über entsprechende CO-Objekte.
Nun wird ein sogenanntes Segment angelegt.
Dort werden die Kostenstellen mit Empfängern kombiniert, die dieselben
Grundregeln hinsichtlich der Verrechnungswerte und Bezugsbasen haben.
Beispiel: Die Kostenstelle „Telefon“ verrechnet auf Grundlage der Telefoneinheiten
die Telefonkosten.
HINWEIS:
Sofern für die Verrechnung unterschiedliche Regeln angewendet werden müssen, so
ist dies über ein anderes Segment abzubilden.
Mehrere Segmente können dann zu einem Zyklus zusammengefasst werden.
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ZY
KLU
S
TelefonSEGMENT
1
Verwaltung
Fertigung
EmpfängerbezugsbasisTelefoneinheiten
Erbringer / Senderwerte100% IST
Belastungsgrößen
Entlastungsgrößen
Sender Empfänger
SEGMENT2
Der Zyklus mit seinen Segmenten kann jeweils einem Testlauf unterzogen werden.
Dies hat den Vorteil, dass er formalen Prüfungen unterzogen werden kann. So kann
im Fehlerprotokoll ausgegeben werden, ob fehlerhafte Segmente oder iterative
Beziehungen z.B. durch Customizingadaptionen vorliegen. Des Weiteren werden die
Summensätze überprüft. Die Sender- und Empfängerwerte müssen Saldo 0
ergeben.
Eine Zyklusübersicht erhalten Sie mit dem Report RK811ANZ oder RKCYCLES über
die Transaktion SA38.
In Anlehnung an die vorab besprochenen Einsatzgebiete, können Sie mit dem
Report RKSOV ergänzend selektieren:
Seite 65 von 82
In der Übersicht können Sie über die Verzeichnisstruktur zu den Details verzweigen.
Ergänzend können Sie sich hier die Änderungsbelege zur Zykluspflege (sofern
vorhanden) anzeigen lassen. Protokolliert werden die Zyklus- und
Segmentinformationen wie z.B. Enddatum des Zyklus, Datum der letzten
Zyklusänderung, Name des letzten Änderers, Segmentname, Senderregel,
Empfängerregel, Senderprozentsatz, Umlagekostenart etc.
Der Unterschied zwischen einer periodischen Umbuchung und einer Verteilung liegt
primär in der Informationsausprägung der Datensätze.
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Bei der periodischen Umbuchung werden die Summensätze fortgeschrieben
(„unsaubere Entlastung“ – ursprünglicher Belastungsbetrag kann nicht mehr
nachgeprüft werden).
Bei der Verteilung hingegen wird ein separater Entlastungssatz geschrieben
(„saubere Entlastung – besser nachvollziehbar).
Resultierend aus den weniger aufwendig gestalteten Datensätzen bei der
periodischen Umbuchung ist dieses Verfahren etwas günstiger für die Performance.
Bei der periodischen Umbuchung und der Verteilung können nur primäre
Kostenarten verbucht werden.
Die Umlage wurde zur Übertragung von Primär- und Sekundärkosten konzipiert. Bei
einer Umlage können entweder Kostenstellen oder Geschäftsprozesse als Sender
verwendet werden. Es werden Einzelposten gebucht.
Bei der Umlage werden die Originalkostenarten zu Umlagekostenarten
(Sekundärkostenartentyp = 42) zusammengefasst.
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3.7.2 Periodensperre
Es besteht im Modul CO die Möglichkeit, einzelne Perioden differenziert für
verschiedene Buchungsvorgänge zu sperren. Diese Sperren sind flexibler und
detaillierter als die Buchungssperre zum Beispiel aus der Finanzwirtschaft. Mit
diesen Sperren lassen sich bestimmte Vorgänge unabhängig von anderen
Vorgängen sperren und können somit Fehlbuchungen verhindern.
Der Einsatz der Periodensperren ist zu empfehlen, da auf diesem Wege auch die
Veränderung von Daten in abgeschlossene Perioden verhindert werden kann.
Eine Übersicht der eingesetzten Periodensperren erhalten Sie mittels der
Transaktion OKP2.
Tragen Sie in der Selektionsmaske als Mindestanforderung einen
Kostenrechnungskreis, sowie ein Geschäftsjahr ein. Danach betätigen Sie
abwechselnd die Drucktasten für IST und Plan. Bei der Planauswahl ist zusätzlich
eine Planversion auszuwählen. Die referenzierende Übersicht erhalten Sie mittels
der integrierten Druckwertehilfetaste im Feld Version.
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Jeder eingetragene Haken repräsentiert das Sperrkennzeichen für den jeweiligen
Vorgang in der gelisteten Buchungsperiode.
Keine Haken bedeuten, dass keine aktuelle Periodensperre für den Vorgang vorliegt.
Die Periodensperren können Sie sich ebenfalls mit der Transaktion SE16N mit der
Tabelle KAPS anzeigen lassen.
Seite 69 von 82
3.8 Planung
Bei der Planung geht es zum einen um die planerische Gestaltung der betrieblichen
Zukunft und zum anderen um die Steuerung der Geschäftstätigkeit. Dabei ist ein
weiterer Aspekt natürlich die Wirtschaftlichkeitskontrolle.
Bei der Planung werden die Unternehmenszielsetzungen definiert, diese können
durch ein Plan / IST Abgleich auf Abweichungen hin überprüft und ggfs. durch
Korrekturmaßnahmen ausgesteuert werden.
3.8.1 Versionskonzept
Eine Version beinhaltet eine in sich geschlossene Planung. Sie wird zentral definiert
und um anwendungsspezifische Einstellungen für Ergebnisrechnung, Profit-Center-
Rechnung und Gemeinkosten-Controlling ergänzt. Sie ist im gesamten Controlling
gültig um eine Datenkonsistenz bei Einsatz unterschiedlicher Anwendungen zu
gewährleisten.
Es besteht die Möglichkeit die Planung in unterschiedlichen Versionen vorzuhalten,
als so genannte Alternativszenarien, die mögliche positive oder auch negative
Planungen berücksichtigen.
Bei der Anlage eines Kostenrechnungskreises wird automatisch eine Version 0
erzeugt, die über eine Gültigkeit von 5 Geschäftsjahren verfügt.
Bei Ist-Buchungen bezieht sich das System stets auf die Version 0.
Die CO-Versionen sind in der Tabelle TKVS aufgeführt.
Die Grundeinstellung der Versionen sind in der Tabelle TKA09 für die einzelnen
Kostenrechnungskreise aufgelistet (somit auch die Zuordnungen).
Seite 70 von 82
Das Planungslayout kann sehr flexibel gestaltet sein.
In einem Planerprofil können zu jedem Planungsgebiet verschiedene Layouts
hinterlegt sein. Ergänzend können die Berechtigungen in Anlehnung an die
Planerprofile ausgestaltet sein. Auf diesem Weg können auch Planerprofile mit
Einstellungen für die Gemeinkostenplanung, die Ergebnisrechnung und die Profit-
Center-Rechnung definiert werden.
Im Customizing erfolgt die Versionspflege über den nachfolgend dargestellten Pfad:
Seite 71 von 82
Durch das Markieren einer Version mit nachfolgendem Doppelklick auf einen
referenzierenden Verzeichniseintrag können Sie in die Details verzweigen.
Seite 72 von 82
Zu dem Zeitpunkt zu dem der Planungsprozess für die Kostenstellenrechnung
abgeschlossen ist, sollte die Planung gegen Änderungen gesperrt sein.
Das günstigste ist eine Sperrung für die gesamte Version vorzunehmen. So ist die
Planung jeweils für ein Jahr gesperrt.
! Prüfen Sie, ob für die vergangenen Jahre das Sperrkennzeichen gesetzt ist.
Im laufenden Jahr kann die Periodensperre genutzt werden um bestimmte Vorgänge
auszuschließen.
! Prüfen Sie, ob Vorgänge für die abgeschlossene Planung in der laufenden Periode
gesperrt sind.
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3.8.2 Planungsintegration
Plandaten können auch aus anderen Modulen und Komponenten übernommen
werden.
Die Daten können als geplante Daten integriert oder als ungeplante Daten in CO
geplant werden.
PersonalwirtschaftHR
AnlagenwirtschaftAM
LogistikInformations
System(LIS)
ProduktionsplanungPP
Personalkosten
Abschreibung / Zins
Statistische Kennzahlen
Leistungsbedarf
Kostenstellenplanung
PlandatenQuellen
Diese Besonderheiten müssen im Customizing abgebildet werden.
Um beispielsweise geplante Personalkosten aus HR in CO integrieren zu können,
müssen Kostenstellen eingerichtet sein, die den entsprechenden
Personalstammsätzen zugeordnet sind.
! Lassen Sie sich mögliche Schnittstellen und die Datenintegration erläutern. Prüfen
Sie auf das Vorhandensein von nachvollziehbarer Dokumentation. Verproben Sie
stichprobenartig die Umsetzungen.
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3.8.3 Tarife für die interne Leistungsverrechnung
Für die Durchführung einer internen Leistungsverrechnung muss festgelegt werden,
welche Kostenstellen welche Leistungsarten mit welchen Tarifen erbringen. Es
handelt sich hierbei um die Kostenstelle / Leistungserbringung-Planung, die somit
den Charakter eines zusätzlichen Stammsatzes annimmt.
Bei der direkten Leistungsverrechnung wird die Menge der zu verrechnenden
Leistung manuell eingetragen. Für die Kostenverrechnung und die
Leistungsverrechnung ist es notwendig, dass die verrechnete Leistungsmenge mit
dem Tarif des Erbringers (Senders) für die betreffende Leistungsart bewertet wird.
Bei der direkten Leistungsverrechnung wird für diese Berechnung der Plantarif für die
Kombination 'Kostenstelle/Leistungsart' verwendet.
Der geplante Tarif kann manuell eingetragen oder auch automatisch vom System
berechnet werden.
Für die manuelle Eintragung muss das Tarifkennzeichen den Wert 3 (manuell)
haben. Dieses Verfahren ist bei weniger komplexen Tarifpreisfindungen gängige
Praxis.
Eine Übersicht der eingerichteten Tarifkennzeichen können Sie der Tabelle TKT10
entnehmen.
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Die Übersicht der Tarifeinzelposten (periodenbezogen) erhalten Sie mit der Tabelle
COEPT, die Tarifeinzelposten (jahresbezogen) mit der Tabelle COEJT, die Summen
mit der Tabelle COST.
Die Zuordnung der Tarifkennzeichen zu den Leistungsartenstammdaten können Sie
der Tabelle CSLA entnehmen:
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3.9 Schnittstellenintegration
HINWEIS:
Eine Übersicht der aktivierten Komponenten zu den Kostenrechnungskreisen
erhalten Sie mit der Transaktion OKKP.
Aktivieren Sie einen Kostenrechnungseintrag per Doppelklick.
Seite 77 von 82
Nun können Sie sich in der linken Verzeichnisstruktur per Doppelklick auf den
Eintrag „Komponenten aktivieren“, die aktivierten Komponenten anzeigen lassen.
! Prüfen Sie, ob diese Customizingeinstellungen mit der vorgegebenen
Unternehmensrichtlinie korrespondieren.
Seite 78 von 82
3.10 Innenaufträge
Bei Innenaufträgen handelt es sich um Kontierungsobjekte, die zur Planung,
Sammlung und Analyse von Kosten betrieblicher Maßnahmen dienen. Es handelt
sich hierbei um einen Oberbegriff für Gemeinkostenaufträge, Innenaufträge mit Erlös,
Abgrenzungsaufträge und Investitionsaufträge.
Eine Übersicht der Auftragsarten erhalten mit der Transaktion KOT2.
Per Doppelklick auf einen ausgewählten Eintrag verzweigen Sie in die Details.
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Die Nummernkreise der Auftragsarten sind in der Tabelle T003O hinterlegt.
Das Nummernkreisobjekt heißt AUFTRAG.
Eine Übersicht der Innenaufträge erhalten Sie mittels der Transaktion KOK3.
Über die integrierte Drucktaste können Sie auch jeweils zu den referenzierenden
Auftragsstammdaten verzweigen.
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Das Stammdatenverzeichnis erhalten Sie ebenfalls mit der Transaktion KOK5.
HINWEIS:
Bei mehr als 100 000 Aufträgen (einschließlich Fertigungs- und
Instandhaltungsaufträgen) sollten Sie unbedingt den Hinweis 45290 im OSS
beachten
Auch Innenaufträge können wiederum zu Auftragsgruppen zusammengefasst
werden. Eine Übersicht der Gruppen erhalten Sie mit der Transaktion KOH3.
Die Auflösung der Zuordnungen bezüglich der Aufträge zu den Auftragsgruppen
können Sie über die Einzeldarstellung vornehmen.
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HINWEIS:
Innenaufträge können grundsätzlich mit Erlösen bebucht werden. Dies betrifft nicht
nur Innenaufträge, die Kostenträger repräsentieren, sondern auch die Innenaufträge,
die lediglich Untergliederungen der Kostenstelle darstellen. Dadurch kann es zur
Vermischung von Kostenträgerrechnung und Gemeinkostenrechnung kommen.
Darum gilt, dass die Innenaufträge, die nicht Kostenträger sind gegen
Erlösbuchungen zu sperren sind.
Die Ist-Abrechnung der Innenaufträge können sie sich mit dem Report RKO7KO8G
ausgeben lassen, die Plan-Abrechnung selbiger mit RKO7O9G.
Beachten Sie bei beiden Selektionen die Aktivierung des Testlaufs sowie die
Listanzeige.
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Zur Detailliste gelangen Sie über die gleichnamige Drucktaste.
ERGÄNZENDER HINWEIS:
Ein Geschäftsprozess in CO fasst kostenstellenübergreifend innerhalb einer
Organisation Leistungsabläufe zusammen. Er kann zur funktionsorientierten
Steuerung von Organisationsprozessen verwendet werden
