Kassenführung der Gemeinden und

Landkreise

Prüfung der Kassenführung

Handreichung für die kommunale Prüfung

Stuttgart, Karlsruhe im März 2020

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Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkung 3

1 Rechtsgrundlagen 4

2 Glossar - Begrifflichkeiten der Kassenprüfung 6

3 Prüfungswesen 9

4 Prüfungsturnus, Schwerpunktprüfung, Stichproben 10

5 Kassenbestandsaufnahme nach § 8 Abs. 1 GemPrO 11

5.1 Allgemeines 11

5.1.1 Vorgehensweise und vorbereitende Arbeiten 11

5.1.2 Abgleich der Bestände (Gesamtkasse) 11

5.1.3 Rückgriff auf die Ergebnisse des Tagesabschlusses 12

5.1.4 Bankkontenabfrage 12

5.1.5 Dokumentation 12

5.2 Verfahrensspezifische Abläufe 12

5.3 Besonderheiten bei Zahlstellen 12

6 Umfang der Kassenprüfung nach § 8 Abs. 2 GemPrO 13

Anlagen

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf geschlechtsspezifische Formulierungen und insbesondere die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche personenbezogenen Substantive und Pronomen beziehen sich gleichermaßen auf alle Geschlechter. Die Verwendung der männli-chen Form dient der sprachlichen Vereinfachung und ist als geschlechtsneutral zu verstehen. Benachteiligun-gen im Sinne des § 1 AGG sind damit nicht verbunden.

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Vorbemerkung

Die vorliegende Handreichung „Kassenführung der Gemeinden und Landkreise, Prüfung der Kas-senführung“ ist Ergebnis einer Zusammenarbeit von Rechnungsprüfungsämtern und Finanzverwal-tungen verschiedener Kommunen, der kommunalen Landesverbände sowie der Gemeindeprü-fungsanstalt.

Die Handreichung soll den Prüfungsverantwortlichen als Hilfestellung zur Umsetzung einer wirksa-men örtlichen bzw. überörtlichen Kassenprüfung in den Kernverwaltungen dienen.

In den folgenden Kapiteln sind zum einen die allgemeinen Rechtsgrundlagen zur Kassenführung, die Anforderungen des Prüfungswesens, sowie die Inhalte der Kassenbestandsaufnahme und der weiteren Prüfungshandlungen aufgeführt. Die Ausführungen hierzu werden ergänzt um Hinweise zur Prüfung von Zahlstellen bzw. zur Anwendungs- und Programmsicherheitsprüfung. In den Anla-gen sind außerdem noch ein Vorschlag zur Niederschrift und zwei dv-spezifische Beispiele zur Durchführung einer Kassenbestandsaufnahme angehängt.

Die überörtliche Prüfung der Kassenführung erstreckt sich auf die Prüfung der Sondervermögen und somit auch auf die Eigenbetriebe. Ist ein Rechnungsprüfungsamt eingerichtet, so führt dieses die Kassenprüfung bei den – soweit vorhanden selbständigen – Kassen der Eigenbetriebe durch (§ 112 Abs. 1 GemO). Ist keine örtliche Prüfungseinrichtung vorhanden, ist die Betriebsleitung für die Vornahme der örtlichen Kassenprüfungen zuständig.

Für die Prüfung der Eigenbetriebe gelten die Vorschriften der Gemeindeprüfungsordnung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nrn. 1 und 3 GemPrO).

Bei der Prüfung der (verbundenen) Sonderkassen und der Kommunalanstalten kann in entspre-chender Anwendung auf die Handreichung zurückgegriffen werden. Es sind allerdings außerdem die besonderen eigenbetriebs- bzw. handelsrechtlichen Vorschriften, sowie die kassenrechtlichen Sonderregelungen und die damit einhergehenden Vereinfachungen zu beachten.

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1 Rechtsgrundlagen

Die Gemeindeordnung (GemO) enthält nur wenige Vorschriften zur ordnungsgemäßen Kassenfüh-rung. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um grundlegende Anforderungen an die Kassenorgani-sation und an die Kassenverantwortlichen (§§ 93, 94, 98 GemO). Die weiteren sachlichen Vorgaben werden in der Gemeindekassenverordnung (GemKVO) und in der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) geregelt (§ 144 Satz 1 Nr. 23 und § 145 Satz 1 Nr. 5 GemO). Das Prüfungsrecht und der Prüfungszweck sind in den gemeindewirtschaftsrechtlichen Vorschriften der Gemeindeordnung (Drit-ter Teil, 4. Abschnitt) und in der Gemeindeprüfungsordnung (GemPrO) normiert. Die Vorschriften gelten im Aufgabenbereich der Landkreise gleichermaßen (§§ 48, 60 Satz 1 Nr. 9 LKrO).

§ 110 Abs. 1 GemO - Örtliche Prüfung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses (1) Das Rechnungsprüfungsamt hat den Jahresabschluss und den Gesamtabschluss vor der Feststellung durch den Gemeinderat daraufhin zu prüfen, ob 1. bei den Erträgen, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie bei der Vermögens- und Schul-

denverwaltung nach dem Gesetz und den bestehenden Vorschriften verfahren worden ist, 2. die einzelnen Rechnungsbeträge sachlich und rechnerisch in vorschriftsmäßiger Weise begründet und

belegt sind, 3. der Haushaltsplan eingehalten worden ist und 4. das Vermögen sowie die Schulden und Rückstellungen richtig nachgewiesen worden sind.

§ 112 Abs. 1 GemO - Weitere Aufgaben des Rechnungsprüfungsamts (1) Außer der Prüfung der Jahresabschlüsse und des Gesamtabschlusses … obliegt dem Rechnungsprü-fungsamt 1. die laufende Prüfung der Kassenvorgänge bei der Gemeinde und bei den Eigenbetrieben zur Vorberei-

tung der Prüfung der Jahresabschlüsse, 2. die Kassenüberwachung, insbesondere die Vornahme der Kassenprüfungen bei den Kassen der Ge-

meinde und Eigenbetriebe.

§ 114 Abs. 1, 2 GemO - Aufgaben und Gang der überörtlichen Prüfung (1) Die überörtliche Prüfung erstreckt sich darauf, ob bei der Haushalts-, Kassen- und Rechnungsführung, der Wirtschaftsführung und dem Rechnungswesen sowie der Vermögensverwaltung der Gemeinde sowie ihrer Sonder- und Treuhandvermögen die gesetzlichen Vorschriften eingehalten worden sind. Bei der Prüfung sind vorhandene Ergebnisse der örtlichen Prüfung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses (§ 110), der Jahresabschlüsse der Eigenbetriebe, Sonder- und Treuhandvermögen (§ 111) und einer Jahresab-schlussprüfung zu berücksichtigen. (2) Auf Antrag der Gemeinde soll die Prüfungsbehörde diese in Fragen der Organisation und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung beraten.

§ 7 GemPrO - Kassenprüfung Unvermutete Kassenprüfungen sind 1. bei der Gemeindekasse und den Sonderkassen jährlich, 2. bei Zahlstellen in angemessenen Zeitabständen, in der Regel jedoch spätestens nach vier Jahren, und 3. bei Bestellung eines neuen Kassenverwalters vorzunehmen. (2) Von einer unvermuteten Kassenprüfung nach Absatz 1 Nummer 1 kann abgesehen werden, wenn im sel-ben Jahr eine überörtliche Kassenprüfung nach § 15 vorgenommen wurde.

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§ 8 GemPrO Umfang der Kassenprüfung (1) Die Kassenprüfung umfasst eine Kassenbestandsaufnahme, durch die zu ermitteln ist, ob der Kassenist-bestand mit dem Kassensollbestand und, soweit eine Finanzrechnung geführt wird, mit dem Saldo der Fi-nanzrechnungskonten übereinstimmt (§ 22 der Gemeindekassenverordnung - GemKVO). (2) Außerdem ist mindestens festzustellen, ob 1. der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird, insbesondere, ob die Einzahlungen und Auszah-

lungen rechtzeitig und vollständig eingezogen oder geleistet sowie haushaltsunwirksame Zahlungsvor-gänge zutreffend abgewickelt worden sind,

2. die Bücher ordnungsgemäß geführt werden, 3. die erforderlichen Belege vorhanden sind und nach Form und Inhalt den Vorschriften entsprechen, 4. die Kassenmittel ordnungsgemäß bewirtschaftet werden, 5. bei den Forderungen die nötigen Sicherungs-, Überwachungs- und Beitreibungsmaßnahmen getroffen

werden, 6. die verwahrten Wertgegenstände und die anderen von der Kasse verwahrten oder verwalteten Gegen-

stände vorhanden sind und ordnungsgemäß aufbewahrt werden und 7. die Kassensicherheit gewährleistet ist.

§ 9 GemPrO - Zuständigkeit und Dokumentation (1) In Gemeinden mit einer örtlichen Prüfungseinrichtung (§ 109 GemO) nimmt diese die Kassenprüfungen vor. In Gemeinden ohne örtliche Prüfungseinrichtung werden die Prüfungen von der oder dem Fachbedienste-ten für das Finanzwesen (§ 116 GemO) vorgenommen, wenn die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister nicht selbst prüft oder eine andere geeignete Bedienstete oder einen anderen geeigneten Bediensteten hier-mit beauftragt. (2) Sofern die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister selbst prüft, fertigt sie oder er eine Niederschrift über die Prüfung; § 5 Absatz 1 und 2 gilt entsprechend. In den anderen Fällen ist der Prüfungsbericht (§ 5) der Bür-germeisterin oder dem Bürgermeister vorzulegen. (3) Dem Prüfungsbericht oder, im Falle des Absatzes 2 Satz 1, der Niederschrift über eine Kassenprüfung ist eine Dokumentation der Kassenbestandsaufnahme beizufügen, die von der Kassenverwalterin oder vom Kas-senverwalter und von der oder dem mit dem Zahlungsverkehr beauftragten Bediensteten zu unterzeichnen ist.

§ 15 GemPrO - Kassenprüfung (1) Die Gemeindekasse und die Sonderkassen sollen darauf geprüft werden, ob ihre Aufgaben, Organisation, Geschäftsführung und Überwachung den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. § 8 gilt entsprechend. (2) Dem Bürgermeister ist anzubieten, an der Prüfung teilzunehmen oder den Fachbediensteten für das Fi-nanzwesen oder den nach § 9 Absatz 1 Satz 2 beauftragten Bediensteten teilnehmen zu lassen. Außerdem ist einer vorhandenen örtlichen Prüfungseinrichtung Gelegenheit zur Teilnahme zu geben. (3) Von der Prüfung kann in dem Umfang abgesehen werden, wie sich die Prüfungsbehörde von der Wirk-samkeit der örtlichen Prüfungen überzeugt hat.

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2 Glossar - Begrifflichkeiten der Kassenprüfung

4-Augen-Prinzip Rechtliche Anforderung, dass wichtige Entscheidungen nicht von einer einzelnen Person getroffen oder kritische Tätigkeiten nicht von einer einzelnen Person durchgeführt werden sollen oder dürfen. Ziel ist, das Risiko von Fehlern und Missbrauch zu reduzieren. Das Haushalts- und Kassenrecht enthält hierzu eine Vielzahl von Vorgaben (z.B. Trennung von Anordnung und Vollzug nach § 7 Abs. 2 Satz 4 GemKVO, Trennung von Feststellung und Anordnung nach § 7 Abs. 2 Satz 3 GemKVO).

DA-Kasse Dienstanweisung für das Kassenwesen (§ 44 Abs. 1 GemO i.V. mit § 28 Abs. 1 GemKVO). Die DA-Kasse ist eine schriftliche allgemeine Regelung zur Konkretisierung der GemKVO sowie der GemHVO (7. Ab-schnitt Buchführung und Inventar), die bezüglich der Kassen-organisation eine Rahmen- und Mindestvorschrift darstellt (einschl. personelle Zuständigkeiten, Geschäftsgang). Als in-nerbetriebliche Organisationsregelung obliegt sie dem Leiter der Verwaltung. Die Bestimmungen der DA Kasse sind intern verbindlich und Prüfungsmaßstab.

Fremde Kassengeschäfte Aufgaben der Gemeindekasse nach § 1 Abs. 1 GemKVO, die für andere erledigt werden (§ 2 GemKVO). Dazu gehört auch die Besorgung von Kassengeschäften für (eigene) Sonderkas-sen der Gemeinde.

Handvorschuss Einzelnen Dienststellen oder Bediensteten zur Leistung ge-ringfügiger regelmäßig anfallender Zahlungen oder als Wech-selgeld in bar oder mittels elektronischer Geldbörse gewährte Beträge (§ 4 Satz 1 GemKVO).

Hauptbuch Buch 1, in welchem die Geschäftsvorfälle in sachlicher Ord-nung nachgewiesen werden (§ 36 Abs. 1 Satz 1 und 2, § 61 Nr. 17 GemHVO). Das Hauptbuch enthält die für die Aufstel-lung der Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und der Bilanz erforderlichen Sachkonten (§ 36 Abs. 3 GemHVO).

Journal Buch 1, in welchem die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Ordnung nachgewiesen werden (§ 36 Abs. 1 Satz 1 und 2 GemHVO). Die Mindestangaben zur Buchung im Journal ergeben sich aus § 36 Abs. 2 GemHVO.

1 „Buch“ im Sinne der Buchführung; solche Bücher werden regelmäßig elektronisch geführt.

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Kassenanordnung Sammelbegriff, der die Zahlungsanordnung, Annahmeanord-nung, bzw. Auszahlungsanordnung (§ 7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, §§ 8 bis 10 GemKVO), die Buchungsanordnung (§ 7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 GemKVO) sowie die Einlieferungs- bzw. Ausliefe-rungsanordnung (§ 7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 GemKVO) umfasst.

Kassenbestandsaufnahme Ermittlung im Rahmen der Prüfung, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand und, soweit eine Finanzrechnung geführt wird, mit dem Saldo der Finanzrechnungskonten über-einstimmt (§ 8 Abs. 1 GemPrO).

Kassenistbestand Summe aus dem Bestand an Zahlungsmitteln in den Barkas-sen und dem Bestand auf den für den Zahlungsverkehr bei den Kreditinstituten eingerichteten Konten; vgl. § 22 Abs. 1 Satz 1 GemKVO.

Kassenrechtliche Belege Unterlagen i.S. des § 36 Abs. 4 GemHVO (Kassenanordnun-gen, Auszahlungsnachweise, begründende Unterlagen).

Kassensollbestand Barkassen(soll)bestand/Bestand auf den für den Nachweis der Zahlungsmittel (im Haupt- bzw. Nebenbuch) eingerichteten Bestandskonten (ehemals Kontogegenbuch); vgl. § 22 Abs. 1 Satz 1 GemKVO.

Kassenverwalter Bediensteter der Gemeindekasse, der zur Leitung der Ge-meindekasse bestellt wurde (§ 93 Abs. 2 und 3 GemO). Zu den Aufgaben des Kassenverwalters siehe § 6 der Muster DA-Kasse.

Muster DA-Kasse Muster einer Dienstanweisung für das Kassenwesen in der Kommunalen Doppik (BWGZ 7/2014, S. 262), siehe auch „DA-Kasse“. Das Muster hat empfehlenden Charakter, örtliche Abweichun-gen sind möglich und ggf. auch erforderlich. Abweichungen vom Muster sind damit allenfalls potentiell zweifelhaft bzw. rechtswidrig und müssen im Einzelfall beurteilt werden.

Saldo der Finanzrechnungskon-ten

Saldo aus im Haushaltsjahr eingegangenen Einzahlungen und geleisteten Auszahlungen in der Finanzrechnung unter Be-rücksichtigung des Anfangsbestands an Zahlungsmitteln (vgl. § 50 GemHVO). Im Rahmen des § 8 Abs. 1 GemPrO bzw. § 22 Abs. 1 GemKVO handelt es sich insofern um einen weite-ren Buchungsbestand für die Abstimmung bei der Kassenbe-standsaufnahme.

Schwebeposten Bestandsabweichungen aufgrund zeitlichen Versatzes (zwi-schen Kassensollbestand, Kassenistbestand und Saldo der Fi-nanzrechnung). Beispiel: Im Kontoauszug des Kreditinstituts bereits enthaltene Lastschriften (z.B. Abbuchungen) oder Gutschriften, die von der Kasse noch nicht gebucht worden sind.

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Sonderkassen Kassenrechtlich selbstständige Kassen der einzelnen Sonder- und Treuhandvermögen der Gemeinde, für die gesondert Rechnung geführt wird (§ 98 Satz 1 GemO). Nach § 98 Satz 2 GemO sollen Sonderkassen mit der Ge-meindekasse verbunden werden (verbundene Sonderkasse).

Tagesabschluss Ermittlung durch die Gemeindekasse für jeden Tag, an wel-chem Zahlungen bewirkt worden sind, ob der Kassenistbe-stand mit dem Kassensollbestand, sowie mit dem Saldo der Finanzrechnungskonten übereinstimmt (§ 22 Abs. 1 Satz 1 GemKVO). Bei Kassen mit geringem Zahlungsverkehr kann der Bürger-meister zulassen, dass wöchentlich nur ein Abschluss vorge-nommen wird (§ 22 Abs. 3 Satz 2 GemKVO).

Unvermutete Kassenprüfung Örtliche Kassenprüfung (i.S.v. § 7 Abs. 1 GemPrO), deren Zeitpunkt vorher nicht bekannt ist und auch nicht vorausge-ahnt werden kann.

Visaprüfung (Sichtprüfung) Rechtliche und rechnerische Überprüfung von Ausgaben, die vor dem Zahlungsvollzug erfolgt.

Vor- bzw. Nebenbücher Bücher, welche zusätzlich (zeitlich) „vor“ bzw. „neben“ dem Journal/Hauptbuch geführt werden. Die Ergebnisse der Vor- und Nebenbücher sind zeitnah/spätestens zum Ende des Haushaltsjahres in das Journal/Hauptbuch zu übernehmen (§ 36 Abs. 1 Sätze 3 und 4 GemHVO). Regelmäßig werden die in den Vor- bzw. Nebenbüchern ge-buchten Einzelpositionen summarisch in das Journal/Haupt-buch (z.B. Summe je Sachkonto) übernommen.

Zahlstellen Besondere Organisationseinheiten, die für die Gemeinde-kasse Kassengeschäfte erledigen; sie sind (bleiben) aber Teile der Gemeindekasse (§ 3 GemKVO).

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3 Prüfungswesen

Überörtliche und unvermutete örtliche Kassenprüfungen gehören zum Pflicht- und Kernbestand des kommunalen Prüfungswesens. Die überörtliche Kassenprüfung ist notwendiger Bestandteil jeder Prü-fung („Prüfungssockel“).

Die überörtliche Prüfung erfolgt

durch die Rechtsaufsichtsbehörden (Landratsämter) und in Kommunen mit mehr als 4.000 Einwohnern durch die Gemeindeprüfungsanstalt

(§ 113 Abs. 1 Satz 1 GemO).

Die örtliche Prüfung obliegt

dem Rechnungsprüfungsamt bzw. einem geeigneten Bediensteten als Rechnungsprüfer (§ 109 Abs. 1 GemO).

In Gemeinden ohne örtliche Prüfungseinrichtung ist primär der Bürgermeister für die Prüfung verantwortlich;

dieser kann die Prüfungen allerdings delegieren und zwar auf den Fachbediensteten für das Fi-nanzwesen (§ 116 GemO) oder einen anderen geeigneten Bediensteten (§ 9 Abs. 1 GemPrO).

Eine Kassenprüfung umfasst immer

eine Kassenbestandsaufnahme nach § 8 Abs. 1 GemPrO und mindestens die in § 8 Abs. 2 GemPrO beschriebenen Prüfungshandlungen.

Da es sich hierbei um eine Mindestanforderung des Gesetzgebers handelt, kann davon auch aus dem Gesichtspunkt der risikoorientierten Prüfung im Allgemeinen nicht abgewichen werden.

Dies gilt auch für die überörtliche Prüfung, deren Prüfauftrag sich in § 15 Abs. 1 GemPrO in allgemei-nerer Form auf die Aufgaben, Organisation, Geschäftsführung und Überwachung der Kasse bezieht. Der Verweis auf § 8 GemPrO konkretisiert diese Begriffe aus sachlichen Gründen in verpflichtender Art und Weise.

Die überörtliche und örtliche Prüfung sollen keine Doppelprüfungen vornehmen. Aus diesem Grund kann die örtliche Prüfung in dem Jahr, in dem eine überörtliche Kassenprüfung stattgefunden hat, ihre Prüfung aussetzen (§ 7 Abs. 2 GemPrO). Die überörtliche Prüfung kann in dem Umfang von der Prüfung absehen, in dem eine wirksame örtliche Prüfung vorgefunden wird (§ 15 Abs. 3 GemPrO). 2

Für die Durchführung der Kassenprüfung kann der Rückgriff auf die vor Ort eingesetzten ADV-Ver-fahren notwendig werden. Der vorliegende Leitfaden ist an den rechtlichen Grundlagen ausgerichtet und somit insgesamt „verfahrensneutral“ formuliert. Als Ergänzung sind in Kapitel 5 verfahrensspe-zifische Besonderheiten bei der Kassenbestandsaufnahme aufgeführt.

2 Zum Thema „Wirksamkeit der (örtlichen) Prüfung“ soll eine weitere Handreichung für die kommunale Prüfung erarbeitet

werden.

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4 Prüfungsturnus, Schwerpunktprüfung, Stichproben

Die überörtliche Kassenprüfung unterliegt dem gesetzlichen Prüfungsturnus nach § 114 Abs. 3 Satz 1 GemO. Bei ihr kann der Prüfungsumfang in dem Maß reduziert werden, in dem eine wirksame örtliche Prüfung erfolgt ist.

Nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 GemPrO sind örtliche Kassenprüfungen bei der Gemeindekasse und bei den Sonderkassen jährlich 3 vorzunehmen. Zahlstellen (als Teile der Gemeindekasse) sind in angemes-senen Zeitabständen, i.d.R. jedoch spätestens nach vier Jahren örtlich zu prüfen (§ 7 Abs. 1 Nr. 2 GemPrO).

Davon kann nach § 7 Abs. 2 GemPrO nur abgesehen werden, wenn im selben Jahr eine Kassenprü-fung durch die überörtliche Prüfungseinrichtung stattgefunden hat. Diese Ausnahme von der örtlichen (jährlichen) Prüfpflicht trägt den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit sowie der risikoorientierten Prü-fung Rechnung und orientiert die Zahl der Prüfungen an der für die Kassensicherheit relevanten Kon-trollnotwendigkeit (Kühn/Weizenegger/Obergfell: Kommunales Prüfungsrecht in Baden-Württem-berg, 1986). Es obliegt dem Ermessen der örtlichen Prüfung, zu entscheiden, ob sie bei Vorliegen dieser Voraussetzung auf eine unvermutete örtliche Kassenprüfung verzichten will. Hierbei dürfte auch zu beachten sein, dass die erfolgte überörtliche Prüfung eben nicht unvermutet war.

Während bei der Kassenbestandsaufnahme mit dem Abgleich von Beständen bzw. Salden system-immanent eine Prüfung anhand von Stichproben ausscheidet (§ 3 Abs. 2 Satz 1 GemPrO), stellt sich bei den weiteren Prüfungshandlungen nach § 8 Abs. 2 GemPrO die Frage, ob und inwieweit die örtliche (jährliche) Prüfung den Prüfungsumfang und die Prüftiefe, ohne gegen die unter 3. ge-nannten Grundsätze zu verstoßen, auf die örtlichen Gegebenheiten und auf das aus Kassensicher-heitsgründen „örtlich notwendige Maß“ anpassen kann.

Die Aufgabenstellung des Rechnungsprüfungsamts umfasst neben der laufenden Prüfung der Kas-senvorgänge auch die Kassenüberwachung und dabei insbesondere die Vornahme von Kassen-prüfungen (§ 112 Abs. 1 GemO). Der Gesetz- bzw. Verordnungsgeber hat zur öffentlichen Finanz- und Rechtsmäßigkeitskontrolle (vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 GemPrO) für die örtliche, jährlich durchzufüh-rende unvermutete Kassenprüfung bewusst einen Mindestkatalog festgelegt. Insoweit sind die in § 8 Abs. 2 GemPrO genannten Prüfungsgegenstände grundsätzlich mindestens jährlich zu prüfen.

Die örtliche Prüfung kann aber den Umfang der Stichproben (§ 3 Abs. 2 Satz 2 GemPrO) bedarfsge-recht variieren und somit die Prüfdichte (insbes. im Rahmen des § 8 Abs. 2 GemPrO) wirtschaftlich gestalten. Auch kann sie in einzelnen Prüfungsgebieten Schwerpunktprüfungen nach § 3 Abs. 1 Gem-PrO durchführen und, soweit im Rahmen der geprüften Geschäftsprozesse (z.B. bei der Gewährung von Sozialhilfe) Prüfungsgegenstände des § 8 Abs. 2 GemPrO quasi (mit-)geprüft worden sind (z.B. das Vorhandensein kassenrechtlicher Belege), im Rahmen „normaler“ Kassenprüfungen darauf Be-zug nehmen. Und schließlich kann die örtliche Prüfung, insbes. wenn die Verhältnisse in der Kasse „stabil“ geblieben sind, auf die Ergebnisse vorangegangener Kassenprüfungen abstellen und aus Ri-sikogesichtspunkten von einer vertieften Prüfung einzelner Positionen des § 8 Abs. 2 GemPrO (z.B. Forderungsmanagement) unter Verweis auf die vorhandenen (positiven) Erkenntnisse absehen.

3 Ferner erfordert die Bestellung eines neuen Kassenverwalters immer eine (aktuelle) örtliche Kassenprüfung, auch wenn

in dem Jahr bereits eine unvermutete Kassenprüfung stattgefunden haben sollte (§ 7 Abs. 1 Nr. 3 GemPrO).

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5 Kassenbestandsaufnahme nach § 8 Abs. 1 GemPrO

5.1 Allgemeines 5.1.1 Vorgehensweise und vorbereitende Arbeiten

Die von der Kassenprüfung umfassten Prüfungshandlungen werden in der Praxis nicht immer so trennscharf voneinander abgegrenzt werden können, wie dies zur systematischen Verdeutlichung im Rahmen dieser Handreichung mit der Aufteilung in die Kapitel „Kassenbestandsaufnahme nach § 8 Abs. 1 GemPrO“ und „weitere Prüfungshandlungen nach § 8 Abs. 2 GemPrO“ erfolgt ist. Vielmehr ist davon auszugehen, dass beide Bereiche vor Ort häufig im Rahmen eines Gesamtgeschäftspro-zesses „Kassenprüfung“ behandelt werden. Darüber hinaus dürften regelmäßig Erkenntnisse bzw. Inhalte aus anderen Prüfungsabschnitten der Gemeindeprüfungsordnung (wie z.B. der Prüfung des Jahresabschlusses) in die Kassenprüfung mit einfließen bzw. dort mit abgearbeitet werden.

Für die Durchführung der im Folgenden beschriebenen Arbeitsschritte bei der Kassenbestandsauf-nahme ist es erforderlich, dass dem Prüfer die entsprechenden Berechtigungen im jeweiligen ADV-Verfahren eingeräumt werden (vgl. § 2 Abs. 3 Satz 2 GemPrO). Dieser muss damit in die Lage ver-setzt werden, die benötigten Informationen jederzeit, vollständig und ohne Beschränkungen ermitteln bzw. bereits vorliegende Daten überprüfen zu können.

Vor der Durchführung der Kassenbestandsaufnahme ist sicherzustellen, dass der Bestandsabgleich dv-technisch auf der Grundlage unterschiedlicher „Datenquellen“ erfolgt, d.h. es darf keine „system-immanente“ Übereinstimmung der Bestände vorliegen, da in diesen Fällen eine Prüfung ins Leere liefe. Weitere vorbereitende Arbeiten (wie z.B. die Abfrage von miterledigten fremden Kassengeschäf-ten oder vorhandenen Schwebeposten) ergeben sich aus dem in der Anlage 1 schematisch darge-stellten Inhalt einer Niederschrift zur Kassenbestandsaufnahme.

5.1.2 Abgleich der Bestände (Gesamtkasse)

Im Rahmen der Kassenbestandsaufnahme wird i.V.m. § 22 GemKVO ermittelt, ob der Kassenistbe-stand mit dem Kassensollbestand und, soweit eine Finanzrechnung geführt wird, mit dem Saldo der Finanzrechnungskonten übereinstimmt:

Der Kassenistbestand umfasst den Bestand der Zahlungsmittel in den Barkassen und den Be-stand der Zahlungsverkehrskonten bei den Banken (Grundlage ist der Kontoauszug in Papier-form bzw. dessen „Ersatz“ in elektronischer Form).

Der Kassensollbestand ergibt sich aus den für den Nachweis der Zahlungsmittel (verfahrens-abhängig im Haupt- bzw. Nebenbuch zu den Bankkonten) eingerichteten Bestandskonten sowie dem Barkassen(soll)bestand.

In der Finanzrechnung wird der Zahlungsmittelbestand fortgeschrieben (§ 50 GemHVO). Es ist ggf. erforderlich, dass der Endbestand der Zahlungsmittel aus dem Vorjahr als Anfangsbestand der Zahlungsmittel in die Finanzrechnung des neuen Haushaltsjahres übernommen wird (vgl. Muster 21 Nr. 40-42 der VwV Produkt- und Kontenrahmen).

Es werden also zwei Buchungsbestände mit dem Kassenistbestand abgeglichen, wodurch (wenn auch nicht gesetzlich ausdrücklich formuliert) indirekt auch die beiden Buchungsbestände gegeneinander abgeglichen werden. Dieser Abgleich ist oft sogar unabdingbar, da aus verfahrens-technischen Gründen (z.B. zeitversetzte Datenübergabe zwischen den Programm-Modulen) Abwei-chungen (zwischen den Buchungsbeständen) möglich sind.

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Da im Kassenistbestand (Kontoauszug des Kreditinstituts) bereits Lastschriften (z.B. Abbuchungen) enthalten bzw. im Kassensollbestand bereits Gutschriften verbucht sein können, die noch nicht reali-siert worden sind, wären diese ggf. entstandenen Schwebeposten bei der Abstimmung zwischen den Kassenbeständen entsprechend zu berücksichtigen.

5.1.3 Rückgriff auf die Ergebnisse des Tagesabschlusses

Soweit zur Erstellung des regelmäßigen Tagesabschlusses der Kassensollbestand sowie der Saldo der Finanzrechnungskonten im verwendeten ADV-Verfahren maschinell ermittelt und ausgewiesen werden, kann auf diese Ergebnisse im Rahmen der Kassenbestandsaufnahme zurückgegriffen wer-den. Dieser Rückgriff dürfte insbesondere in den Fällen sinnvoll sein, in denen bei einer vom Prüfer angestoßenen, maschinellen Bestandsermittlung dieselben Programmfunktionen wie bei der Durch-führung des Tagesabschlusses verwendet werden.

5.1.4 Bankkontenabfrage 4

Um die Vollständigkeit des Bestandsabgleichs sicherzustellen, sollte im Rahmen der Kassenprüfung regelmäßig eine Abfrage zumindest bei den örtlichen Bankinstituten zu den Saldenständen der ein-gerichteten Bankkonten und zu den jeweils hinterlegten Zeichnungsberechtigungen 5 erfolgen. Dabei sind auch Konten zu berücksichtigen, die ggf. unter dem Namen einzelner Einrichtungen geführt wer-den. Soweit eine nachvollziehbare Dokumentation der Verwaltung über die eingerichteten Bankkon-ten (einschl. Zeichnungsberechtigungen) vorliegt und Änderungen verlässlich fortgeschrieben wer-den, kann auf die Bankkontenabfrage im Einzelfall verzichtet werden, so dass diese nicht zwangsläu-fig bei jeder Kassenprüfung erfolgen muss.

5.1.5 Dokumentation

Die Kassenbestandsaufnahme ist entsprechend § 9 Abs. 3 GemPrO zu dokumentieren. Dies kann z.B. in Form eines vorgefertigten Formulars, aber auch im Rahmen des Prüfungsberichts erfolgen. Zu beachten ist, dass die Dokumentation der Kassenbestandsaufnahme vom Kassenverwalter und von dem mit dem Zahlungsverkehr beauftragten Bediensteten zu unterzeichnen ist. Darüber hinaus ist die Niederschrift bzw. der Prüfungsbericht dem Bürgermeister vorzulegen (§ 9 Abs. 2 GemPrO).

5.2 Verfahrensspezifische Abläufe

Im Rahmen der Kassenprüfung sind zu Beginn der Prüfung in den jeweiligen Buchführungsverfahren die erforderlichen Daten zu erheben. Wie bei den Buchführungsverfahren SAP Kommunalmaster Doppik sowie Axians Infoma newsystem vorzugehen ist, ist als Anlage 2 und Anlage 3 dieser Hand-reichung beigefügt. Das dort beschriebene Vorgehen kann ggf. auch als Hilfestellung dienen, soweit Buchführungsverfahren anderer Hersteller/Anbieter im Einsatz sind.

5.3 Besonderheiten bei Zahlstellen

Grundsätzlich gelten die Ausführungen zur Durchführung einer Kassenbestandsaufnahme auch bei Zahlstellen. Je nach Zahlstelle sind die jeweiligen örtlichen Gegebenheiten und Regelungen zu be-rücksichtigen.

4 Der Bestandsnachweis von Geldanlagen ist vorrangig Gegenstand der Prüfung des Jahresabschlusses (unbenommen

ist eine unterjährige Überprüfung). 5 Die Zeichnungsberechtigungen werden im Rahmen der Kassenprüfung nach § 8 Abs. 2 GemPrO (siehe Kapitel 6) be-

handelt.

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6 Umfang der Kassenprüfung nach § 8 Abs. 2 GemPrO

Mit den in § 8 Abs. 2 GemPrO genannten Prüfungshandlungen soll festgestellt werden, ob

der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird, die Buchführung ordnungsgemäß ist, alle Buchungen durch Kassen- bzw. Rechnungsbelege nachgewiesen sind, die Kassenmittel ordnungsgemäß bewirtschaftet werden, bei den Forderungen die nötigen Sicherungs-, Überwachungs- und Beitreibungsmaßnahmen

getroffen werden, die Wertgegenstände ordnungsgemäß aufbewahrt werden und die Kassensicherheit gewährleistet ist.

Der im folgenden Abschnitt aufgelistete Fragenkatalog deckt diese Prüfungsthemen mit verschiede-nen Leitfragen unter den Themenblöcken „Kassenorganisation“, „Tagesabschluss, Zahlungsverkehr, Zahlungsmittelverwaltung“, „Mahn- und Beitreibungswesen“ und „Bücher und Belege“ ab. Die Leitfra-gen wiederum können mit Hilfe der ergänzenden Fragen (Zeilen jeweils mit Aufzählungspunkt einge-rückt) im Detail erschlossen und beantwortet werden.

Zur Sicherstellung einer wirksamen Kassenprüfung fällt dem Prüfer an dieser Stelle ferner die Auf-gabe zu, diesen Fragenkatalog im Lichte der tatsächlichen Gegebenheiten vor Ort (siehe z.B. DA-Kasse) zu interpretieren und auszurichten; d.h. Fragen müssen ggf. im Einzelnen noch angepasst, ergänzt oder spezifischer formuliert werden.

Dies gilt im Besonderen für die Prüfung einer Zahlstelle, die in Teilen auf der Grundlage des Fragen-katalogs durchgeführt werden kann. Die in der Regel hierfür relevanten Fragestellungen sind im Fra-genkatalog blau (Spalte „Z“) markiert. Hierzu im Anschluss sind ergänzende Prüfungsfragen als wei-terer, separater Fragenkatalog formuliert.

Am Ende des Dokuments befinden sich Prüfungsfragen zur Anwendungs- und Programmsicherheit, entsprechend § 11 Abs. 2 Nr. 16 GemPrO. Diese Prüfung ist formal zwar nicht mit der Prüfung nach § 8 Abs. 2 GemPrO verbunden, sondern dem Grunde nach Bestandteil der Prüfung des Jahresab-schlusses. 6 Dennoch ist die Behandlung der genannten Fragestellungen (auch) im Rahmen der Kas-senprüfung zweckmäßig, soweit sich die dort genannten Punkte auf die Kassensicherheit beziehen. Die relevanten Fragestellungen sind im Fragenkatalog orange (Spalte „B“) markiert.

Für Anwender des SAP-Kommunalmasters wird zudem auf den beim Verfahrensanbieter erhältlichen „Leitfaden für die Revision in der Kommunalen Doppik“ verwiesen. In diesem werden Programmbe-schreibungen und Hardcopies zu den im Fragenkatalog genannten Prüfungstätigkeiten (soweit diese aus den Anforderungen an eine ordnungsmäßige DV-Buchführung abgeleitet werden) dargestellt.

6 GemPrO, Teil 2 – örtliche Prüfung, Abschnitt 2 Prüfung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses.

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Prüfungsthemen, Fragestellungen zur Kassenprüfung Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente Z1 B2 Prüfungseinstieg Enthält die örtliche DA-Kasse Abweichungen zur Muster DA-Kasse? § 28 Abs. 1 GemKVO Das Muster DA-Kasse ist ein nicht verbindlicher

Vorschlag für mögliche bzw. notwendige örtliche Regelungen. Die Unterschiede zur örtlichen DA-Kasse sollten in Verbindung mit den folgenden Fra-gestellungen näher betrachtet werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Zweckmäßigkeits- und Voll-ständigkeitsaspekte nur beratend aufgegriffen wer-den können. Auch ein vollständiger Verzicht auf eine örtliche DA ist nicht per se rechtswidrig.

Kassenorganisation Entsprechen die tatsächlichen Gegebenheiten der Dienstanweisung für die Kasse (DA-Kasse)?

örtliche DA-Kasse Es ist zu prüfen, inwieweit die DA-Kasse aktuell ist und bei örtlichen Veränderungen angepasst wurde. Die nachfolgenden Leitfragen umfassen teilweise auch die diesbezüglichen Prüfungshandlungen.

Stimmt der in der DA Kasse ausgewiesene Bestand an Wechselgeldvorschüssen mit dem bilanzierten überein?

§ 40 GemHVO, § 35 Abs. 2 Satz 1 GemHVO i.V.m. § 34 Abs. 1 Nr. 2 GemHVO, § 22 Abs. 2 GemKVO

s.a. Leitfaden zur Buchführung (3. Auflage), Kapitel 5.2

Sind Kassenverwalter und Stellvertreter bestellt? § 93 Abs. 2 GemO Hinweis bei Zahlstellenprüfung: Die Bestellung ei-nes Zahlstellenverwalters ist zwar nicht ausdrück-lich vorgeschrieben, im Interesse klar abgegrenzter Verantwortungsbereiche aber unerlässlich.

Liegen Befangenheitsgründe vor? § 93 Abs. 2 und 3 i.V.m. § 18 Abs. 1 Nrn. 1 bis 3 GemO

Wem obliegt die Kassenaufsicht? Obliegt die Kassenaufsicht dem für die Besorgung des Finanzwesens bestellten Bediensteten?

§ 116 Abs. 3 GemO § 4 Muster DA-Kasse

Übt der Fachbedienstete eine laufende Kassenaufsicht aus (inkl. Dokumentation)? § 116 Abs. 3 GemO § 4 Muster DA-Kasse Wird diese Kassenaufsicht gem. der örtlichen DA-Kasse ausgeübt? § 116 Abs. 3 GemO

i.V.m. DA-Kasse Obliegt der örtlichen Beurteilung.

1 Zahlstellenprüfung 2 Anwendung- und Programmsicherheitsprüfung

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Prüfungsthemen, Fragestellungen zur Kassenprüfung Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente Z B Sind der Gemeindekasse weitere Aufgaben übertragen worden und wenn ja, erfolgt dies in Übereinstimmung mit der GemKVO?

§ 1 Abs. 4 GemKVO ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse

Werden Kassengeschäfte außerhalb der Gemeindekasse erledigt und wenn ja, erfolgt dies in Übereinstimmung mit der GemKVO?

§ 1 Abs. 2, § 3, § 12 Abs. 2 und 3 Gem-KVO

ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse

Werden fremde Kassengeschäfte abgewickelt und wenn ja, erfolgt dies in Übereinstim-mung mit der GemKVO?

§ 2 GemKVO ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse

Wird dem Grundsatz der Trennung von Anordnung und Vollzug Rechnung getragen? § 7 Abs. 2 Satz 4 GemKVO

Wird dem Grundsatz der Trennung von Feststellung und Anordnung Rechnung getra-gen?

§ 7 Abs. 2 Satz 3 GemKVO

Wird dem Grundsatz der Trennung von Buchführung und Zahlungsverkehr Rechnung getragen?

§ 5 Abs. 2 GemKVO Die Verantwortungsbereiche „Buchführung“ und „Zahlungsverkehr“ sollen nicht von denselben Be-diensteten wahrgenommen werden. Soweit dies aus personellen Gründen nicht umsetzbar ist („Ein-mannkassen“) sind im Rahmen des internen Kon-trollsystems zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen (z.B. Stichproben durch die Kassenaufsicht).

Erfolgt die Aufbewahrung von Gegenständen entsprechend den Vorgaben der Gem-KVO?

§ 20 GemKVO, § 21 GemKVO

Sind die Vorgaben an die äußere Kassensicherheit im Wesentlichen erfüllt? § 5 Abs. 1 GemKVO Tagesabschluss, Zahlungsverkehr, Zahlungsmittelverwaltung Werden regelmäßig Tagesabschlüsse entsprechend den kassenrechtlichen Regelungen gefertigt?

§ 22 GemKVO

Findet ein erforderlicher Liquiditätsausgleich zwischen den Geschäftskonten statt, so dass die für Auszahlungen erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig verfügbar sind? Ggf. auch mit Eigengesellschaften (Mehrheitsbeteiligungen)?

§ 77 GemO, § 18 GemKVO

ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse § 15 Abs. 3 Muster DA-Kasse GPA-Mitt. 18/2002, GPA-Mitt. 7/2004 s.a. GPA Geschäfts- und Kommunalfinanzbericht 2019, S. 48 ff. (Cashpooling)

Werden bei der manuellen oder maschinellen Kontoauszugsbearbeitung nicht zuord-enbare Zahlungen (z.B. Klärungsliste) zeitnah, zutreffend sowie nachvollziehbar und ord-nungsgemäß umgebucht bzw. abgewickelt?

§ 35 Abs. 2 Satz 1 GemHVO, § 22 Gem-KVO

Sind bei den im Rahmen einer Bankenanfrage aufgeführten von der Gemeindekasse ver-walteten Konten die Zeichnungsberechtigungen aktuell und entsprechen sie den Vorgaben der GemKVO? Hinweis: Insbesondere darf keine Verfügungsberechtigung des Bürgermeisters über die Girokonten vorliegen.

§ 22 GemKVO, § 1 Abs. 1 GemKVO, § 93 Abs. 1 Satz 1 GemO

ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse GPA-Mitt. 6/1996

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Prüfungsthemen, Fragestellungen zur Kassenprüfung Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente Z B Werden Kassenkredite aufgenommen und wenn ja, erfolgt dies in Übereinstimmung mit den Regelungen der GemO, GemKVO?

§ 77 Abs. 2 GemO, § 89 GemO, § 18 GemKVO

Wird die Verfügbarkeit liquider Mittel für eine rechtzeitige Leistung der Auszahlun-gen durch eine (unterjährige) Liquiditätsplanung sichergestellt?

Werden bei der Aufnahme von Kassenkrediten die Grundsätze von Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit beachtet und wird dies dokumentiert (z.B. Vergleichsange-bote)?

Werden die Zuständigkeiten (§ 18 Abs. 3 GemKVO) eingehalten?

§ 77 Abs. 2 GemO, § 89 GemO, § 18 GemKVO

ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse

Wird der in der Haushaltssatzung sowie den Wirtschaftsplänen festgesetzte Höchstbetrag für Kassenkredite eingehalten?

§ 89 Abs. 2 GemO

Werden die Zuständigkeiten bei Entscheidungen über Geldanlagen eingehalten (die Ent-scheidung ist kein Kassengeschäft)?

§ 29 Nr. 5 GemKVO, Geldanlagen gehören nicht zu den Kassen-mitteln, keine Kas-senzuständigkeit

ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse GPA-Mitt. 6/1996

Sind bei Geldanlagen die Kriterien Sicherheit, Wirtschaftlichkeit, Greifbarkeit erfüllt? Zum Kriterium Sicherheit gehört auch: Ist durch Vereinbarung sichergestellt, dass die Rückzahlung von Geldanlagen auf ein Konto der Kasse erfolgt?

§ 77 Abs. 2 GemO, § 91 Abs. 2 GemO, § 22 GemHVO

GPA-Mitt. 6/1996, GPA-Mitt. 20/2000, GPA-Mitt. 18/2002, GPA-Mitt. 7/2004 GPA-Mitt. 11/2001, zu § 15 Abs. 4 Muster DA-Kasse, s.a. „Der Gemeinde-haushalt“ (Kohlhammerverlag) 1/2011

Werden Überzahlungen/Akontozahlungen/Fälle mit fehlender „Sollstellung“ usw. zeitnah abgewickelt? Rückzahlung an Einzahlenden oder „zulässige“ endgültige Buchung im Haushalt?

§ 26 GemHVO, § 35 Abs. 2 Satz 1 GemHVO, § 16 GemHVO

§ 18 Abs. 8 Muster DA-Kasse

Befinden sich noch nicht vollzogene „Anordnungen“ (d.h. entsprechende „interne Belege“) im DV-Verfahren, die die übliche Bearbeitungszeit im Anordnungsprozess er-kennbar überschreiten? Sind vorerfasste Anordnungen (SAP)/offene (nicht vollzogene) Kreditorenposten (in-foma) usw. schon länger im DV-System?

§ 16 Abs. 1 Gem-KVO, § 6 GemKVO, § 35 Abs. 2 Satz 1 GemHVO

Die Frage ist nur relevant, soweit im verwendeten DV-Verfahren entsprechende technische „Vorerfas-sungen“ von Anordnungen möglich/notwendig sind. Die Bereinigung muss durch das zuständige Fach-amt erfolgen.

Liegen für die Auszahlungen, die mittels Lastschrifteinzugsverfahren erfolgen, Ermächti-gungen der Kasse vor?

§ 16 Abs. 2 GemKVO § 3 Muster DA-Kasse

Wird der Kassenmitteltransfer zwischen „Barkasse“ und Geschäftskonten sowie den Ge-schäftskonten untereinander ordnungsmäßig und nachvollziehbar abgewickelt?

§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 GemKVO, § 5 GemKVO, § 18 Abs. 1 GemKVO

ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse, s.a. GPA Geschäfts- und Kommunalfinanzbericht 2019, S. 48 ff. (Cashpooling)

Wird bei Überweisungsaufträgen (manuell/elektronisch) das Vier-Augen-Prinzip eingehal-ten (soweit nicht „Einmannkasse“)?

§ 5 Abs. 3 GemKVO ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse

Wird Online-Banking ordnungsmäßig praktiziert (Rechenzentrums-Anwendung, individu-elle Bankenanwendung)?

§ 5 GemKVO, § 6 GemKVO

§ 17 Abs. 3 Muster DA-Kasse, GPA-Mitt. 13/2006

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Prüfungsthemen, Fragestellungen zur Kassenprüfung Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente Z B Werden Zahlungen über „virtuelle Konten“ (z.B. Paypal) ordnungsmäßig abgewickelt? § 5 GemKVO § 17 Abs. 3 Muster DA-Kasse,

GPA-Mitt. 13/2006

Werden Auszahlungen mittels (Debit- und) Kreditkarten ordnungsmäßig vorgenommen?

§ 13 Abs. 3 Gem-KVO, § 29 Nr. 6 GemKVO

§ 20 (Anlage 3) Muster DA-Kasse Von Kreditkarten (in der Regel auch von Prepaid-kreditkarten) abzugrenzen sind elektronische Geld-börsen, bei der Werteinheiten direkt auf der Karte gespeichert werden (§ 29 Nr. 7 GemKVO). Siehe auch Anlage 4: Grundsätze zur Zulässigkeit des Kreditkarteneinsatzes für Auszahlungen im kommunalen Zahlungsverkehr (aus dem Schreiben des Innenministeriums v. 02.10.2008).

Liegt eine Ausnahmeregelung des Bürgermeisters zur Vornahme von Auszahlun-gen mittels (Debit- und) Kreditkarten vor?

Erfüllt diese Ausnahmeregelung die rechtlichen Vorgaben (insbesondere zur Ein-heitskasse und zur Trennung von Anordnung und Vollzug)?

Verwenden Personen außerhalb der Kasse/Zahlstelle eine gemeindeeigene Kre-ditkarte?

§ 13 Abs. 3 GemKVO

Erfolgt die Abwicklung von Schecks ordnungsmäßig? Erfolgt in geeigneter Weise eine Überwachung der ein- und ausgehenden Schecks?

§ 13 Abs. 1 und 4 GemKVO, § 5 Abs. 4 Satz 2 GemKVO, § 14 Abs. 2 GemKVO, § 17 GemKVO i.V.m. DA-Kasse, § 29 Nr. 6 GemKVO, § 26 GemHVO, § 35 Abs. 2 GemHVO

§ 18 Muster DA-Kasse

Erfolgt mit Scheckeingang unverzüglich die Aufnahme in den Kassensollbestand? Werden Schecks, die bei anderen Dienststellen eingehen, unverzüglich an die

Kasse weitergeleitet? Erfolgt die Einreichung bei der Bank innerhalb der Vorlagefrist? Erfolgen unzulässigerweise Auszahlungen auf Schecks oder durch Wechsel?

Art. 29 Abs. 1 und 4 ScheckG § 13 Abs. 3 und 4 GemKVO, § 35 Abs. 2 Satz 1 GemHVO

zu § 18 Abs. 2 Muster DA-Kasse

Werden geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung des vollständigen Zahlungsein-gangs bei Schecks ergriffen (z.B. erfolgt die Kennzeichnung als Verrechnungs-scheck)?

§ 26 GemHVO, § 13 Abs. 1 GemKVO

Werden Auszahlungen mittels Bar- und Verrechnungsschecks ordnungsgemäß nachgewiesen?

§ 35 Abs. 2 Satz 1 GemHVO

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Prüfungsthemen, Fragestellungen zur Kassenprüfung Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente Z B Erfolgt Zahlungsverkehr in nennenswertem Umfang nicht unbar und wird dieser nach den Vorschriften der GemKVO sicher abgewickelt?

§ 12 GemKVO i.V.m. DA-Kasse, § 14 GemKVO, § 17 Abs. 1 GemKVO, § 29 Nrn. 6 und 10 Gem-KVO

zu § 10 Abs. 3 Muster DA-Kasse

Werden Bareinzahlungen und Barauszahlungen quittiert? Entsprechen die Einzahlungsquittungen den rechtlichen Vorgaben?

§ 14 GemKVO

Werden die festgelegten Bargeld-Höchstbestände lt. DA-Kasse eingehalten (wer-den diese von der Versicherung abgedeckt)?

örtliche DA-Kasse

Erfolgen außerhalb der Hauptbuchführung über Fachverfahren (insbesondere im Sozialwe-sen) maschinelle Zahlungen und wenn ja, werden diese durch Kassenbedienstete vollzo-gen?

§§ 1 und 5 GemKVO

Ist der Zahlungsverkehr entsprechend § 94 GemO ordnungsmäßig auf Stellen außerhalb der Gemeinde zur Erledigung übertragen?

u.a. § 94 GemO, § 24 GemKVO; Geschäfts-besorgungs-und Be-triebsführungsver-träge

siehe auch GPA-Geschäfts- und Kommunalfinanz-bericht 2015, S. 40 ff. ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse

Ist die (örtliche und überörtliche) Prüfung gewährleistet? Wird der Beschluss zur Übertragung der RAB angezeigt? Sind die Anforderungen des § 24 GemKVO erfüllt?

Mahn- und Beitreibungswesen Wird durch geeignete Maßnahmen grundsätzlich sichergestellt, dass Forderungen recht-zeitig eingezogen werden?

§ 26 GemHVO, § 15 Abs. 2 GemKVO

ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse, GPA-Mitt. 12/2006

Werden bei den verwendeten ADV-Verfahren in den Verfahrenseinstellungen durchgehend die forderungsspezifischen Rechtsgrundlagen und Besonderheiten beachtet (z.B. Unterscheidung zwischen öffentlich-rechtlichen und privatrechtli-chen Forderungen)?

§ 35 Abs. 5 Nr. 1 GemHVO (Überein-stimmung mit gelten-dem Recht)

z.B. § 14 Abs. 1 LVwVG, § 286 ff. BGB

Werden "Mahnläufe" vollständig und zeitnah durchgeführt und werden die Zuständigkei-ten eingehalten?

§ 1 Abs. 1 Satz 2 GemKVO

ggf. i.V.m. der örtlichen DA-Kasse

Ist der „Mahnlauf“ vollständig (z.B. sind alle Einnahmearten erfasst)? Werden alle vorhandenen „Mahnsperren“ oder sonstigen möglichen Einstellungen

zur Verhinderung von Mahnungen regelmäßig überprüft? Sind die „Mahnsperren“ begründet?

§ 26 GemHVO, § 15 Abs. 2 GemKVO

Wird bei Verwendung eines von der Hauptbuchführung abgetrennten ADV-Verfahrens zur Beitreibung regelmäßig die Vollständigkeit der Schnittstellenübergabe durch die Kasse überprüft (z.B. Kontrolle Fehlerlisten)?

§ 26 GemHVO, § 6 GemKVO, § 35 Abs. 2 GemHVO i.V.m. GoBS, § 15 Abs. 2 GemKVO

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Prüfungsthemen, Fragestellungen zur Kassenprüfung Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente Z B Gibt es auffällig viele bereits seit längerer Zeit offenstehende Forderungen und werden diese mit dem notwendigen Nachdruck (mit zielführenden Beitreibungsmaßnahmen) ver-folgt?

§ 26 GemHVO, § 15 Abs. 2 GemKVO

Liegen jeweils Nachweise über die Entscheidung der zuständigen Stelle (jeweili-ges Fachamt bei Hauptforderungen, Kasse bei Nebenforderungen) über das zeit-weise oder ggf. auch endgültige Absehen von der zwangsweisen Einziehung vor (mit Begründung für „Mahnsperre“, Stundung, Aussetzung der Vollziehung, Nieder-schlagung o.ä.; vgl. § 15 Abs. 2 Satz 2 und 3 GemKVO)?

§ 15 GemKVO, § 1 Abs. 1 Satz 2 Gem-KVO

GPA-Mitt. 2/2011, ggf. i.V.m. den örtlichen Zustän-digkeitsregelungen

Werden für Forderungen der Rangklasse 3 rechtzeitig Zwangsversteigerungen durchgeführt bzw. wird zu Zwangsversteigerungsverfahren beigetreten bzw. wer-den die Forderungen zum Zwangsversteigerungsverfahren angemeldet?

Werden Abwasser bzw. Wassergebühren in den jeweiligen Satzungen als öffentli-che Grundstückslast bezeichnet, um damit die bevorrechtigenden Vollstreckungs-voraussetzungen nach dem ZVG zu erfüllen?

§ 26 GemHVO, § 10 Abs. 1 Nr. 3 ZVG

Wird bei Insolvenzforderungen das Recht der abgesonderten Befriedigung aus un-beweglichen Gegenständen für bevorrechtigte Forderungen geltend gemacht?

§ 26 GemHVO, § 49 InsO

Werden Nebenforderungen im Zusammenhang mit Stundung, Säumnis spätestens beim Begleichen der Hauptforderung vollständig festgesetzt, gebucht und auch eingezogen?

§ 26 GemHVO, § 35 Abs. 2 GemHVO i.V.m. GoBS

Bücher und Belege Werden die Bücher (Hauptbuch, Journal, Vor- und Nebenbücher) ordnungsgemäß (ent-sprechend den rechtlichen Anforderungen) geführt? Sind die Buchungen einzelner Ge-schäftsvorfälle sachlich richtig zugeordnet und vollständig belegt? Werden bei Buchführung in visuell lesbarer Form auch die besonderen Anforderungen (wie z.B. täglicher Ausdruck) beachtet?

§§ 35 GemHVO i.V.m. GoBS, §§ 36 und 39 GemHVO § 35 Abs. 1 S. 1 GemHVO

GPA-Mitt. 6/1994, ggf. i.V.m. örtlichen Regelungen

Werden Fehlerlisten aus den Fachverfahren zeitnah abgearbeitet und werden die Feh-lerfälle in der Hauptbuchführung ordnungsmäßig gebucht?

§ 35 Abs. 2 Satz 1 GemHVO i.V.m. GoBS

Sind die erforderlichen Belege (z.B. Fremdbelege, Eigenbelege der Buchführung und der Fachverfahren) vorhanden? Sind Fälle ersichtlich, in denen die notwendigen Kassenanordnungen nicht vorgelegen haben?

§ 35 GemHVO, § 36 Abs. 4 GemHVO, § 39 GemHVO § 7 GemKVO

zum Ausdruck von „Eigenbelegen“ siehe GPA-Ge-schäfts- und Kommunalfinanzbericht 2015, S. 43

Entsprechen die notwendigen Kassenanordnungen den formellen Vorgaben? § 8 GemKVO

Werden die Regelungen zur Anordnungs-, Feststellungs- und Bewirtschaftungsbefug-nis eingehalten?

örtliche Regelungen § 7 Abs. 2 GemKVO, § 11 Abs. 3 GemKVO

GPA-Mitt. 6/1997

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Prüfungsthemen, Fragestellungen zur Kassenprüfung Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente Z B Werden soweit allgemeine Zahlungsanordnungen verwendet werden, die kassenrechtli-chen Vorgaben beachtet? Erfolgt die (grundsätzlich unverzügliche) nachträgliche Feststellung der Forderungen und Ansprüche?

§ 9 GemKVO § 11 Abs. 2 Satz 2 GemKVO

Sind Belege gegen Verlust, Wegnahme, Veränderung, Beschädigung etc. geschützt? § 35 GemHVO, § 36 GemHVO, § 39 GemHVO

Werden bei Einsatz einer digitalen Belegarchivierung die Belege (im Besonderen die be-gründenden Unterlagen) entsprechend den kassenrechtlichen Anforderungen eingescannt und archiviert?

§ 39 Abs. 3 GemHVO, § 6 Gem-KVO i.V.m. § 35 Abs. 5 und 6 GemHVO

GPA-Mitt. 8/2005, GPA-Geschäfts- und Kommunal-finanzbericht 2018, S. 47 ff., ggf. örtliche DA-Kasse

Wird (organisatorisch) sichergestellt, dass alle Unterlagen archiviert (eingescannt) werden?

Erfolgt ein elektronischer Vollständigkeitsabgleich anhand der Anordnungsnum-mern o.Ä.?

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Im Folgenden werden mögliche ergänzende Fragestellungen zur örtlichen Prüfung von Zahlstellen nach § 7 Abs. 1 Nr. 2 GemPrO aufgeführt.

Kassenprüfung Zahlstellen (ergänzende Fragestellungen) Prüfungsthemen, Fragestellungen Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente Prüfungseinstieg Ist die Einrichtung der Zahlstelle zulässig und erforderlich? § 3 i.V.m. § 1 GemKVO,

§ 5 GemKVO, § 93 Abs. 1 GemO

Liegen Barzahlungen vor, die nicht über einen Handvorschuss abgewickelt werden können und/oder wird ein erheblicher unbarer Zahlungsverkehr vor Ort abgewickelt?

§ 3 GemKVO, § 4 Gem-KVO, § 5 GemKVO, § 93 Abs. 1 GemO

Kassenorganisation Hat der Bürgermeister die Aufgaben der Zahlstelle geregelt?

§ 44 Abs. 1 GemO, § 3 GemKVO

ggf. örtliche DA-Kasse und separate Regelun-gen für Zahlstellen vgl. Anlage 1 zu Muster DA-Kasse (besondere Regelungen für Zahlstellen)

Hat der Bürgermeister die erforderliche Maßnahmen für eine ordnungsgemäße und sichere Verwaltung der Wechselgeldvorschüsse getroffen?

§ 44 Abs. 1 GemO, § 3 GemKVO

ggf. örtliche DA-Kasse und separate Regelun-gen für Zahlstellen

Übt der Kassenverwalter die laufende Kassenaufsicht (Fachaufsicht) ordnungsmäßig aus (inkl. Dokumentation)?

§ 93 Abs.1 GemO

Zahlungsverkehr, Zahlungsmittelverwaltung Erfolgt regelmäßig (spätestens zum 31.12.) eine Abrechnung mit der Kasse?

§ 3 i.V.m. § 1 GemKVO, § 93 Abs. 1 GemO

ggf. örtliche DA-Kasse und separate Regelun-gen für Zahlstellen vgl. Anlage 1 zu Muster DA-Kasse (besondere Regelungen für Zahlstellen); Leitfaden zur Buchführung (3. Auflage), Kapitel 5.2

Erfolgt dabei regelmäßig ein Abgleich zwischen Kassensoll- und Kassenistbestand? § 3 GemKVO, § 22 Gem-KVO, § 93 Abs. 1 GemO

ggf. örtliche DA-Kasse und separate Regelun-gen für Zahlstellen

Ist der Kassenbestand auf Grundlage der der Zahlstelle übertragenen Aufgaben plau-sibel?

§ 5 Abs. 1 Nr. 1 Gem-KVO

ggf. örtliche DA-Kasse und separate Regelun-gen für Zahlstellen

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Die Anwendungs- und Programmsicherheitsprüfung (§ 11 Abs. 1 Nr. 16 GemPrO) ist Bestandteil der sachlichen Prüfung des Jahresabschlusses und gehört somit formal nicht zum Prüfungskatalog des § 8 GemPrO. Mit Blick auf die in Teilen bestehende „inhaltliche Nähe“ zur Kassenprüfung (Prüfung der Kassensi-cherheit, vgl. § 8 Abs. 2 Nr. 7 GemPrO), kann es aber dennoch zweckmäßig sein, die im Weiteren genannten Bestandteile der Anwendungs- und Programmsi-cherheitsprüfung (als Vorgriff zur Prüfung des Jahresabschlusses) im Verlauf einer durchzuführenden Kassenprüfung geschäftsprozessbezogen bereits mit zu betrachten.1

1 Die genannten Fragestellungen bilden nur einen Teil der Anwendungs- und Programmsicherheitsprüfung nach § 11 Abs. 1 Nr. 16 GemPrO ab. Ggf. notwendige weitere Prüfungen erfolgen dann

im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses.

Anwendungs- und Programmsicherheitsprüfung (Prüfung der Kassensicherheit bei An-wendung von ADV-Verfahren, vgl. § 8 Abs. 2 Nr. 7 GemPrO)

Prüfungsthemen, Fragestellungen Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente Benutzer- und Berechtigungsverwaltung bei Einsatz automatisierter ADV-Verfahren

in den Bereichen Anordnungswesen und Abwicklung des Zahlungsverkehrs

bei DV-Buchführung

§ 6 GemKVO, § 35 Abs. 5 Nr. 2 und Abs. 6 GemHVO i.V. mit § 28 Abs. 1 GemKVO § 35 Abs. 5 Nr. 2 und Abs. 6 GemHVO

Sonderheft der GPA-Mitteilungen 1/2012

Liegen schriftliche Regelungen zur Berechtigungsverwaltung vor (z.B. schriftliche Bestel-lung/Bestimmung des Benutzer-/Berechtigungsverwalters)?

ggf. i.V.m. örtlichen Regelungen

Liegt ein Berechtigungskonzept mit der Darstellung der Verantwortungsbereiche und einer Zu-ordnung der programmseitigen Berechtigungen (Verarbeitungs- Transaktionscodes, Dialog-schlüssel o.ä.) bzw. zusammengefassten Berechtigungseinheiten (Funktionsgruppen, Berechti-gungsgruppen, Rollen o.ä.) in nachvollziehbarer Form vor?

ggf. i.V.m. örtlichen Regelungen

Entspricht die Berechtigungsverwaltung den aktuellen organisatorischen Regelungen der Ver-waltung, d.h. werden diese (wer darf was?) dv-technisch ordnungsmäßig umgesetzt?

ggf. i.V.m. örtlichen Regelungen

Erfolgen das Anlegen von Benutzern und die Zuordnung von Berechtigungen zu Benutzern durch zwei Personen (Benutzerverwalter/Berechtigungsverwalter) bzw. sind (insbesondere bei kleineren Kommunen) nachträgliche Kontrollen vorhanden?

ggf. i.V.m. örtlichen Regelungen

Gibt es ein geregeltes, dokumentiertes Antrags- und Genehmigungsverfahren zum Einrich-ten von Benutzern bzw. zur Zuteilung von Berechtigungen?

ggf. i.V.m. örtlichen Regelungen

Werden die rechtlichen Vorgaben zur Trennung der Verantwortungsbereiche innerhalb der Be-nutzer- und Berechtigungsverwaltung ordnungsmäßig umgesetzt?

siehe orange markierte Fragestellungen im Kassenprüfungskatalog zur Trennung der Verantwortungsbereiche

Bestehen in den Personen des Berechtigungsverwalters oder seines Stellvertreters Reibungs-punkte zu ihren übrigen Tätigkeiten (z.B. Kassentätigkeiten, Prüfungstätigkeiten)?

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Prüfungsthemen, Fragestellungen Rechtsgrundlage Hinweise, weitere Dokumente

Kassenrechtliche Freigabe bei Einsatz automatisierter ADV-Verfahren in den Bereichen Anordnungswesen und Abwicklung des Zahlungsverkehrs

bei DV-Buchführung

§ 6 GemKVO, § 35 Abs. 5 S. 2 Nr. 1 GemHVO i.V. mit § 28 Abs. 1 Gem-KVO § 35 Abs. 5 S. 2 Nr. 1 GemHVO

Sind die ADV-Verfahren freigegeben und werden die in der Freigabeerklärung genannten Be-dingungen bzw. Einschränkungen für die Programmanwendung/den Programmeinsatz beach-tet?

Sonderheft 1/2010 der GPA-Mitteilungen (mit Fragenkatalog)

Einsatz von ADV-Verfahren in Eigenregie in den Bereichen Anordnungswesen und Abwicklung des Zahlungsverkehrs

bei DV-Buchführung

§ 6 GemKVO, § 35 Abs. 5 GemHVO; § 5 Abs.1 GemKVO § 35 Abs. 5 GemHVO; § 5 Abs.1 GemKVO

Werden bei Einsatz von ADV-Verfahren in Eigenregie die kassen- bzw. haushaltsrechtlichen An-forderungen an die Daten- und Programmsicherheit beachtet?

Siehe hierzu GPA-Mitt. 1/2010 (mit Fragen-katalog)

Anlage 1, Seite 1

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Anlage 2

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Anlage 2, Seite 13

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Anlage 2, Seite 15

Anlage 2, Seite 16

Anlage 2, Seite 17

Anlage 2, Seite 18

Anlage 2, Seite 19

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Anlage 2, Seite 21

Anlage 2, Seite 22

Anlage 3, Seite 1

Anlage 3

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Anlage 3, Seite 6

Anlage 3, Seite 7

Anlage 3, Seite 8

Anlage 3, Seite 9

Anlage 3, Seite 10

Anlage 3, Seite 11

Anlage 4, Seite 1

Anlage 4 Schreiben des Ministeriums für Inneres, Digitalisierung und Migration vom 02.10.2008

Anlage 4, Seite 2