KASSENFÜHRUNG ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG 28.06.2018.pdf · §Elektronische oder...

LORENZ & KOLLEGEN Steuerberatungsgesellschaft mbH, Zunftstraße 3, 91154 Roth

KASSENFÜHRUNG&

ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG

Roth, 28.06.2018

Ralph TischnerSteuerberater

Andreas RengerSteuerberater


DIEKASSEN-

NACHSCHAU


KASSENNACHSCHAU- seit 1.1.2018- dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen

und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben- erfolgt ohne vorherige Ankündigung während der üblichen

Geschäfts- und Arbeitszeiten- durch Betreten von Geschäftsgrundstücken oder

Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen- um Sachverhalten festzustellen, die für die Besteuerung erheblich

sein könnten


KASSENNACHSCHAUGegenstand der Nachschau- manuell oder elektronisch geführte Kassenaufzeichnungen- auch Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes elektronischer

Aufzeichnungssysteme- bei Mängel kann ohne vorherige Ankündigung zur Außenprüfung

übergegangen werden - Beobachtung der Kasse und deren Handhabung ist ohne

Ausweispflicht des zuständigen Prüfers zulässig (inkl. Testkäufe)- erweiterte Regelungen zur Kassen-Nachschau ab dem 1.1.2020


DIEKASSENFÜHRUNGNACH DEN GOBD


KASSENFÜHRUNG§ 146 Abs. 1 AO:

„Die Buchführung und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeits-gründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht.“

ØBei elektronischer Kasse: Einzelaufzeichnung!


KASSENFÜHRUNGAllgemeine Anforderungen an die Buchführung:

- Grundsatz der Übersichtlichkeit- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit- Grundsatz der Wahrheit- Grundsatz der Ordnung und Klarheit- Grundsatz der Vollständigkeit- Grundsatz der zeitgerechten Buchung


KASSENFÜHRUNGKassenarten

§ Offene Ladenkasse§ Mechanische Registrierkasse (nicht mehr zulässig!)§ Elektronische oder computergestützte Kassensysteme§ Elektronische Registrierkassen§ App-Systeme (Orderbird etc. )§ Waagen mit Registrierkassenfunktion§ Taxameter§ Geldspielgeräte§ Automaten (Parkscheine, Zigaretten etc.)§ etc.


KASSENFÜHRUNGPraktische Umsetzung

- Keine Registrierkassenpflicht in Deutschland- Handschriftliche Aufzeichnungen in Form eines Kassenbuches

oder (im Einzelfall) eines Kassenberichts sind zulässig, solange kein elektronisches Kassensystem eingesetzt wird. Aufzeichnungen müssen aber in unveränderbarer Form geführt werden.

- Aufzeichnungen in Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht(mehr) zulässig, da diese nicht unveränderbar gespeichert werden können.


KASSENFÜHRUNGPraktische UmsetzungBesteht ein elektronisches Kassensystem, hat dieses seit 01.01.2017 zwingend die digitalen Grundsätze (a. a. Speicherung, Export) zu erfüllen. Ist die Speicherung im Gerät für 10 Jahre nicht möglich: Datenexport auf ein Medium, das eine unveränderbare Speicherung garantiert (ROM-Medium), aber auch eine Archivierung für 10 Jahre ermöglicht (CD/DVD sind nicht geeignet).

Unsere Empfehlung: revisionssicheres Dokumentenmanagement-system, insbesondere bei Bestehen noch weiterer digitaler Belege wie z. B. Einkaufsrechnungen ist dies zur Einhaltung der GobDnotwendig.


KASSENFÜHRUNGGrundsatz der Einzelaufzeichnung:Jeder Geschäftsvorfall (Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen, Einlagen) ist aufzuzeichnen.

Ausnahme bei offener Ladenkasse: 1. Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen

Barzahlung.2. Dienstleistungen, die an eine Vielzahl von nicht bekannten

Personen gegen Barzahlung.

Grenze: Bargeschäfte über 10.000 Euro müssenimmer einzeln aufgezeichnet werden

Außersteuerliche Pflichten zur Einzelaufzeichnung gelten auch für das Steuerrecht!


KASSENFÜHRUNGBeispiele für Aufzeichnungspflichten:

Banche Unterlagen Vorschrift

Apotheken Herstellungs- und Prüfungsbücher §22 Apothekenbetriebsverordnung§§ 13 - 15 Betäubungsmittel-

Nachweis über Verbleib und Bestand von Betäubungsmitteln verschreibungsverordnung

Automatenaufsteller Spieleinsätze, Gewinne und Kassenbestand § 13 Abs. 9 SpielV

Beherberungsgewerbe Meldevordrucke § 16 Melderechtsrahmengesetz

Kino Aufzeichnung über Höhe der Einnahmen § 66 Filmfördergesetz

Schornsteinfeger Kehrbücher § 19 Schornsteinfeger-Handwerksgesetz

Waffenhandel Waffenhandelsbücher § 23 Waffengesetz


OFFENE LADENKASSEGeschäftsvorfälle werden i. d. R: nicht einzeln aufgezeichnet. Vereinnahmtes Geld landet in einer Schublade. Quittungen und Bons werden meist nicht erteilt. Einsatz überwiegend in KleinbetriebenVoraussetzungen:

1. Zählprotokoll: Gesetzlich nicht vorgeschrieben; jedoch häufig hilfreich

2. Kassenbericht: Summarische Ermittlung der Tages-einnahmenTägliche Auszählung des Bargeldend-bestands ist unbedingt notwendig!


ZÄHLPROTOKOLL

Zählprotokoll vom _____________

Kassenbestand bei Geschäftsschluss (durch Zählen ermittelt)

Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag500 EUR 10 EUR 20 ct200 EUR 5 EUR 10 ct100 EUR 2 EUR 5 ct50 EUR 1 EUR 2 ct20 EUR 50 ct 1 ct

Gesamtbetrag:

Roth, 25.05.2018 18.30 Uhr

________________Unterschrift


OFFENE LADENKASSEKassenbericht oder Kassenbuch?

Einzelaufzeichnungspflicht: Kassenbuch

Keine Einzelaufzeichnungen: Kassenbericht (retrograde Ermittlung)


KASSENBERICHT


KASSENBUCH


REGISTRIERKASSENGrundsatz für elektronische Registrierkassen: Einzelaufzeichnung

Kassen müssen in originärer digitaler Form jederzeit verfügbar und lesbar aufzeichnen. Daten sind für 10 Jahre aufzubewahren

Datenverlust: Der Unternehmer trägt das alleinige Risiko des Datenverlustes: Erstellung eines DatensicherungskonzeptDatenverlust = Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht


REGISTRIERKASSENAufbewahrungspflichtige Unterlagen:

-Organisationsunterlagen:- Bedienungsanleitung- Programmieranleitung- Datenerfassungsprotokolle über Programmänderungen- Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern etc.

- Tagesendsummenbons mit fortlaufender „Z-Nummer“(für Vergangenheit)

- Verfahrensdokumentation


REGISTRIERKASSENVerfahrensdokumentation:Ø Die GoBD fordern eine genaue Beschreibung für den Ablauf

z. B. von Kassiervorgängen.

Beispiel:„Der Tagesabschluss wird vom jeweiligen Kassenmitarbeiter durchgeführt. Unsere Kassensoftware bietet einen digitalen Abschluss an. Auf dem Bildschirm wird das Kassenzählprotokoll aufgerufen. Der Mitarbeiter trägt die Anzahl des jeweiligen Hart- und Papiergelds ein. Es findet ein Soll-/Ist-Abgleich bezüglich des Bargeldbestands statt. Kassendifferenzen werden am nächsten Tag geklärt. Kleindifferenzen bis 5,00€ buchen wir aus. Das Zählprotokoll wird mit Datum und Uhrzeit sowie der Unterschrift des Mitarbeiters versehen, dann eingescannt und zusammen mit den eingescannten Belegen zur DATEV übermittelt.“


REGISTRIERKASSEN Erweiterte Aufbewahrungspflichten seit 2010(auch für Kassen bis 2016)

- Journaldaten dürfen nicht mehr nach Erstellung des Z-Bons vernichtet und gelöscht werden

- Alle Einzeldaten sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren

- Aufbewahrung der Daten 10 Jahre unveränderbar in einer elektronisch verwertbaren Form

- Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten sind aufzubewahren

- Unveränderbare und maschinell auswertbare Speicherung auf externen Datenträger ist zulässig


REGISTRIERKASSENErweiterte Aufbewahrungspflichten seit 2010(auch für Kassen bis 2010)

- Aufbewahrung in ausgedruckter Form nicht ausreichend- Digitale Unterlagen und Strukturinformationen müssen in

auswertbaren Format vorliegen- Konkrete Einsatzorte und –zeiträume der Kasse sind zu

protokollieren


HINWEISE FÜR ALLE KASSENSonstige Aufzeichnungen

- Beispiel Gastronomie: Speisekarten, Preisnachlässe, Ruhetage, Rezepturen, HappyHour

- Beispiel Taxigewerbe:Zechpreller, vergebliche Anfahrten, Zwischenheimfahrten, Fahrzeugwechsel

- Beispiel technische Probleme der Kasse: Bei Stromausfall oder Defekt der Kasse: Dokumentation und Papieraufzeichnungen!


HINWEISE FÜR ALLE KASSENTrennung von baren und unbaren Geschäften

- Im Kassenbuch sind nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen.

- Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt einen formellen Mangel dar.

Lösung: EC-Kartenumsätze müssen in einem separaten Nebenbuch erfasst werden!


AUFBEWAHRUNG VON KASSENDATENEinnahmen-Überschuss-RechnungGrundsatz: Kein Kassenbuch bei § 4 Abs. 3 EStG

Einzelaufzeichnungspflicht gibt auch bei § 4 Abs. 3 EStG!

Aber: Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben müssen durch Aufzeichnungen oder Belege nachgewiesen werden

Soweit Einsatz elektronischer Kassensysteme: digitale Aufzeichnungen sind aufbewahrungspflichtig


WAS PASSIERT BEI VERSTÖßEN?


WAS PASSIERT BEI VERSTÖßEN?„§ 158 AO: Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden.“

ÞEin formeller Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bedeutet, dass die Vermutung der inhaltlichen Korrektheit der Buchführung nicht mehr gilt.

„§ 162 AO: Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie zu schätzen…“


WAS PASSIERT BEI VERSTÖßEN?Die bloße Vermutung ist für die Schätzung nicht ausreichend. Finanzamt muss nachweisen, dass das Ergebnis der Buchführung nicht korrekt ist.

Problem: Mängel bei GoBD + Abweichung von RichtsätzenMängel bei GoBD + Abweichung bei GeldverkehrsrechnungMängel bei GoBD + nicht erfasste Einnahme

(Kontrollmitteilung)KassenfehlbeträgeFehlende Kassendaten

ØBei bargeldintensiven Unternehmen kommt bei rund 95% der Fälle bei Betriebsprüfungen zu Schätzungen!


WAS PASSIERT BEI VERSTÖßEN?Besonders intensive Prüfung des Finanzamtes bei:

- Bäcker, Metzger, Wirt- Beherbergungsgewerbe- Automatenaufsteller- Taxi- und Mietwagengewerbe- Apotheken- Frisör- und Kosmetikbetriebe- Markthändler, Schausteller- etc.


WAS PASSIERT BEI VERSTÖßEN?Strafrechtliche Aspekte bei nicht deklarierten Kasseneinnahmen:

- § 370 AO: Steuerhinterziehung- § 378 AO: leichtfertige Steuerverkürzung- § 379 AO: Steuergefährdung


ELEKTRONISCHE KASSEODER OFFENE LADENKASSE?Vorteile offene Ladenkasse:- Keine Anschaffungskosten- Hohe Mobilität- Einfache Einnahmenermittlung

Nachteile offene Ladenkasse:- „Generalverdacht“ durch Finanzamt: Nachzahlungsanfällig- Keine Kontrolle von Mitarbeitern möglich- Hoher Zeitaufwand


ELEKTRONISCHE KASSE ODER OFFENE LADENKASSE?Vorteile elektronische Kasse:- Langfristig leichtere Kassenführung- Bei Fehlern in der Kassenführung: geringere Hinzuschätzungen- Leichtere Kontrolle von Angestellten

Nachteile elektronische Kasse:- Anschaffungskosten- Aufwand für technische Einrichtung- Gesetzliche Neuregelung schon ab 01.01.2020


ELEKTRONISCHE KASSEODER OFFENE LADENKASSE?Empfehlung Lorenz & Kollegen:=>Bei nur sporadischen Bareinnahmen oder reiner Ausgabenkasse:

Offene Ladenkasse

=> Alle anderen Fälle: Elektronische Registrierkasse


DIEELEKTRONISCHE

RECHNUNGSSTELLUNG


DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG1) Definition und Begriff2) Rechtliche Rahmenbedingungen3) Exkurs: ZUGFeRd4) E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen5) Vorteile


DEFINITION UND BEGRIFF-Ausstellung, Übertragung u. Empfang im

elektronischen Format-Unterscheidung zwischen

- unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text)

- strukturierten Daten (z.B. EDI, XML)- hybriden Daten (z.B. ZUGFeRD)

-Übertragung u. Empfang u.a. via E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download


RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN (1)-Steuervereinfachungsgesetz 2011-Zustimmung des Rechnungsempfängers

gesetzlich erforderlich: Schriftlich oder stillschweigend durch Akzeptanz und Bezahlen der Rechnung

-Steuerliche Pflichtangaben wie Papierrechnungen

-Rechnungsberichtigungen zwingend durch Storno u. Neuausstellung oder Berichtigung durch ergänzendes Dokument


RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN (2)-Gesetzliche Prüfungspflicht derü Authentizität (Echtheit der Herkunft)ü Integrität (Unversehrtheit des Inhalts)ü Korrektheit

- Innerbetriebliches Kontrollverfahren:Verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnungund Leistung


INNERBETRIEBLICHES KONTROLLVERFAHREN (1)Umfang der betrieblichen KontrolleDie Leistung wurde vom Unternehmer erbracht, der die Leistung ausgeführt hat.Die in der Rechnung aufgeführte Leistung entspricht dem Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein).Die in der Rechnung aufgeführte Leistung weicht vom Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) ab.Die abgerechnete Leistung wurde tatsächlich erbracht.

Die Leistung wurde nicht in dem Umfang erbracht, der in der Rechnung abgerechnet wurde.Das angegebene Leistungsdatum ist zutreffend.

Der Rechnungsbetrag wurde überwiesen.


INNERBETRIEBLICHES KONTROLLVERFAHREN (2)-Dokumentationspflicht der Rechnungsprüfung-Elektronische Stempel und/oder Prüfvermerke

direkt auf der elektronischen Rechnung-Rechnungsprüfung auch papierbasiert möglich

(jedoch nicht empfehlenswert)


Exkurs: RECHNUNGSANGABEN- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

und des Leistungsempfängers

- Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer

- Ausstellungsdatum der Rechnung

- Fortlaufende Rechnungsnummer

- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung

- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt

- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung

- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

- Ggf. Hinweis auf Aufbewahrungspflichten


AUFBEWAHRUNG-GoB und GoBD konform -Aufbewahrung als Papierausdruck unzulässig-Aufbewahrung im digitalen Ursprungsformat-Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre-Keine Aufbewahrungspflicht der E-Mail als

reines Transportmittel („Briefkuvert“)-TIPP: Zentrales E-Mail-Postfach für

Eingangsrechnungen-Verfahrensdokumentation (!)


VERFAHRENS-DOKUMENTATIONbeschreibt den gewählten organisatorischen u. technischen Ablauf im Rechnungswesen, insb.

- Entstehung der Rechnungsdaten- Erstellung u. Versand der Rechnungen- Empfang der Rechnungen- Prozess der Speicherung der Rechnungsdaten, sowie

der Aufbewahrung der Rechnung- Beschreibung der eindeutigen Indexierung zur Selektion

u. nachfolgenden maschinellen- Auswertbarkeit von Rechnungsdaten u. Rechnungen- Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust u. Verfälschung- Bedeutung von Abkürzungen


AKZEPTANZFAKTORENSender Empfänger

UN KundeKunde

UNKundeUN

KundeKunde

UNUN

Network

Supplier Direct

BuyerDirect

Network


Exkurs: ZUGFeRD

xml

pdfBildhaftes Dokumentformatvom Menschen lesbar.

Strukturierte Daten zur Einspeisung in Folgeprozesse, wie z.B. Rechnungs-prüfung, Kontierung u. Zahlwesen.


ÖFFENTLICHES AUFTRAGSWESEN (1)01.12.2016

E-Rechnungs-Gesetz verab-schiedet zur Umsetzung der EU-Richtlinie

06.09.2017

E-Rechnungs-Verordnung beschlossen

27.11.2018

Pflicht für oberste Bundes-behörden(Empfang ermöglichen)

21.11.2019

Pflicht für übrige öffentliche Auftraggeber des Bundes(Empfang ermöglichen)

27.11.2020

Pflicht zum elektronischen Rechnungs-austausch


ÖFFENTLICHES AUFTRAGSWESEN (2)-Standardformat: XRechnung-E-Rechnung: Strukturierter Datensatz zur

automatischen u. elektronischen Verarbeitung-PDF-Dokument oder eingescannte Papier-

rechnung keine elektronische Rechnung imSinne der Vorschrift

-Übermittlungsformen- Einbringung mittels Web-Formular- Einbringung durch Upload von Files- Einbringung durch Web-Services- per DE-Mail oder E-Mail

-Bagatellgrenze: 1.000 Euro netto


VORTEILE-Kostenersparnisse (kein Druck-, Porto- und

Papierkosten etc.) -Kürzere Bearbeitungszeiten u. damit auch kürzere

Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung

-Erweiterter Funktionsumfang-Vermeidung von Kommunikationsverlusten und

Medienbrüchen-Effizienzgewinn durch Automatisierungsvorteil

(keine manuelle Erfassung)-Ökologischer Vorteil


TIPPS ZUR UMSETZUNG-Separates E-Mail-Postfach für elektronische

Rechnungseingänge-Anpassung Ihrer AGBs-Anpassung Ihrer Verfahrensdokumentation-Umstellung auf E-Rechnung auch die Chance

zur Optimierung und Digitalisierung der- vorgelagerten (z.B. Auftragsbearbeitung)- nachgelagerten (z.B. Archiv) Prozesse


Andreas RengerSteuerberater

Zunftstraße 3, 91154 RothTel. 09171/9712-0 Fax 09171/[email protected] www.LK-Steuer.de

Ralph TischnerGeschäftsführer, Steuerberater

Zunftstraße 3, 91154 RothTel. 09171/9712-0 Fax 09171/[email protected] www.LK-Steuer.de

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