Knauf_Papierlose Lieferscheine Dank Digitaler Signatur

8/4/2019 Knauf_Papierlose Lieferscheine Dank Digitaler Signatur

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CASE STUDY

KNAUF

www.signotec.com

Der Zeitdruck in der Logiskbranche ist hoch, da düre sich jeder Spedi-

teur über zusätzliche Entlastung bei täglichen Verwaltungsarbeiten wie

dem Ausfüllen von Formularen freuen. Bei der Knauf Gips KG aus Iphofen

hat man eine Lösung gefunden, um die Zeelwirtscha im Versand von

12 Werken zu beenden. Die Fahrer signieren dort heute zusammenge-

fasste Transportübersichten elektronisch auf einem Unterschrien-Pad.

Die Einführung der Branchenlösung SignoSign/Logisc von signotec er-

spart dem Produzenten von Baustofen und Bausystemen heute rund

770.000 Bla Papier pro Jahr und damit 95.000 Euro an Toner-, Papier-,

Scan- und sonst. Verwaltungskosten. Außerdem wurde die Arbeit der

internen Scan-Abteilung wesentlich entlastet.

signotec Case Study Knauf Gips KG

Papierlose Lieferscheinedank digitaler Signatur

Im Speditionsbetrieb fal-

len täglich große Mengen an

elektronischen Belegen an –

Liefer- und Transportscheine,

Empfangsbestätigungen –, die von

unterschiedlichen Personen unter-

schrieben werden müssen. Bei der

Waren-Verladung zum Beispiel.220 LKWs fahren pro Tag im

Logistikzentrum der Knauf Gips KG

in Iphofen vor, jeder von ihnen lädt

zwischen eine bis zehn Lieferungen

für verschiedene Kunden. Das hieß

bislang für den Fahrer: bis zu zehn

Lieferscheine für Knauf unterschrei-

ben, zehn weitere entgegennehmen

und samt der Empfangsscheine zum

Kunden mitnehmen.

„Die Kundendokumente erhält

der Fahrer heute noch immer aus-

gedruckt, doch für die internen

Lieferscheine suchten wir drin-

gend eine Lösung, diese rein di-

gital abzubilden“, erklärt Thomas

Keim, IT Koordinator bei der Knauf

Gips KG. Ziel war es, die hohen jährlichen Druckkosten zu sen-

ken und Aktenordner zu dezimie-

ren. Außerdem wollte man durch

sofortiges Bereitstellen der si-

gnierten Lieferscheine in SAP

auch mehr Transparenz in die

Transportvorgänge bringen, um so-

fort bei Kundennachfragen noch

schneller reagieren zu können.

Kunde:

Knauf Gips KG

Am Bahnhof 7

97346 Iphofen

www.knauf.de

Produkt:

SignoSign/Logisc

signotec Pen-Pad

SigGem LCD 4x5 SE BHSB

Nutzen der Lösung:

Einsparen von 770.000 Bla

Papier pro Jahr

Deutlicher verringerter Aufwand

in der Scan/-Archivabteilung

Soforge Verfügbarkeit signierter

Transportdokumente in SAP ERP

Einsparung:

95.000 Euro jährlich an Toner-, Papier-,

Scan- und sonst. VerwaltungskostenPapierlogisk

Hardware für Drucken und Scanning

Zahl der mit SignoSign/Logisc

abgefergten LKWs

(220 im Stammwerk + 330 an

11 weiteren Standorten)

Projektstart:

2006



CASE STUDY

KNAUF

Spezielle Signaturlösung

für die Logistikbranche

Im Herbst 2006 führte das

Unternehmen daher SignoSign/

Logistic ein, eine auf die speziellen

Anforderungen von Logistikern an-

gepasste Branchenversion der di-

gitalen Signaturlösung SignoSign.

Das Programm eignet sich für die

handschriftliche Signatur großer

Dokumenten-Stapel und wird aus

schließlich über das Unterschriften-

Pad gesteuert. Es wird stand-alone

im Windows-System-Tray instal-

liert, Änderungen an bestehender

Software sind nicht nötig.

In die engere Auswahl kamen damals

nur zwei Verfahren. Den Zuschlag

erhielt SignoSign/Logistic, weil es

die besonderen Anforderungen

des Unternehmens am besten ab-deckte: Zum einen lassen sich alle

gewünschten Kopfdaten mehrerer

Lieferanten auf einem ausreichend

großen Pad zusammenfassen.

Auch die bisherigen Referenzen im

Speditionsbereich, darunter Veltins

und Krombacher, überzeugten,

und nicht zuletzt die Kompetenz

des Teams: „Die Techniker von sig-

notec haben uns, anders als der

Wettbewerb, bereitwillig vor Ort de-

monstriert, wie die Software funkti-

oniert. Und für Rückfragen waren sie

stets sofort erreichbar“, sagt Thomas

Keim. So war es neben der umfas-

sendsten Funktionalität, dem bes-

ten Preis- und Leistungsverhältnis

sowie den Branchenerfahrungen

von signotec nicht zuletzt die guteServicequalität, die bei Knauf

den Eindruck hinterließ: „Bei die-

sem Hersteller ist man am besten

aufgehoben.“

Die Lösung wurde exakt auf die spe-

ziellen Wünsche der Knauf Gips KG

zugeschnitten. „Die Standard-Signa-

turlösung war für die Anforderungen

vor Ort funktionell zu umfangreich“,

erklärt Gunther Hagner, Projektleiter

bei signotec, „der Kunde wollte

eine automatisierte Anwendung,

die völlig im Hintergrund läuft und

in der nichts bedient werden soll.

Genauso haben wir das dann für

Knauf eingerichtet.“

Transportübersichten fassen

Lieferungen zusammen

Die Transportvorgänge erledigt

das Unternehmen heute wie ge-

wohnt mit einer eigenentwickelten

SAP-Transaktion, aus der heraus

die Transporte abgefertigt wer-

den, Warenausgänge gebucht und

Liefer- und Empfangsscheine für

„Neben der umfassendsten Funktionalität der Lösung, dem

besten Preis- und Leistungsverhältnis sowie den Bran-

chenerfahrungen von signotec war es nicht zuletzt die guteServicequalität, die bei uns den Eindruck hinterließ: Bei

diesem Hersteller sind wir am besten aufgehoben.“

Thomas Keim, IT Koordinator bei der Knauf Gips KG



www.signotec.com

den Kunden ausgedruckt werden.

Da aus rechtlichen Gründen nicht

einmal unterschrieben und die

Unterschrift auf alle im Transport

befindlichen Lieferscheine kopiert

werden darf, wurde eine so genann-

te Transportübersicht eingeführt

– ein einseitiges Dokument, das

aus allen Lieferungen eines Trans-

portes die Kopfdaten extrahiert

und in Kurzform als PDF auf einer

Seite darstellt: Spedition, Fahrer,

Kennzeichen und in tabellari-

scher Aufführung alle enthaltenen

Lieferungen mit Lieferschein-

nummer und Palettenanzahl.

Nach Beenden des Beladevorgangs

gibt der Fahrer im Büro Bescheid

und kontrolliert die ausgedruckten

Lieferscheine. Ist alles in Ordnung,

drückt der Knauf-Mitarbeiter in

der SAP-Transaktion den neu ein-gefügten Button „Signieren“. Die

Transportübersicht wird erstellt und

auf der lokalen Festplatte zwischen-

gespeichert. Die im Hintergrund

laufende Signaturlösung überprüft

den Download-Ordner über einen

integrierten FTP-Watchdog perma-

nent auf neue Dokumente. Stellt

SAP eine Transportübersicht ein,

greift SignoSign/Logistic diese ab,

bildet sie samt Unterschriften-Feld

auf dem Pad ab und öffnet es im

SignoView. Damit alle Informationen

abgebildet werden, kommen große

Pads vom Typ Pen-Pad SigGem LCD

4x5 SE BHSB zum Einsatz.

Signierte Transportdoku-

mente sofort in SAP verfügbar

Der LKW-Fahrer kontrolliert die

Informationen auf dem Pad, bestä-

tigt sie über eine Schaltfläche und

unterschreibt dann im Signatur-

bereich. SignoSign überträgt die un-

terschriebene Transportübersicht

anschließend per FTP auf den

iSeries-basierten SAP-Server, von

wo sich wiederum das angeschlos-

sene SER-Archiv den Beleg abgreift.

Die Transportübersicht liegt da-

mit also sofort nach Unterschrift

in SAP ERP vor und lässt sich dort

wahlweise über „Lieferung“ oder

„Transport“ aufrufen. Auch frü-

her waren die Belege freilich elek-tronisch über SAP anzeigbar,

aber eben nicht sofort nach dem

Transportvorgang, denn sie wur-

den für den Fall von Nachfragen

zunächst noch zwei Wochen in

Aktenordnern aufbewahrt, be-

vor sie gescannt wurden. „Mit die-

ser neuen Transparenz sind wir

sehr zufrieden“, freut sich Thomas

Keim, „auch lässt sich in SAP über

Berechtigungen steuern, wer die

Dokumente aufrufen darf.“

Knauf Gips KG

Knauf ist mulnaonal akver Pro-duzent von Baustoen und Bausys-temen. Entstanden aus dem tradi-onellen Gipsgeschä produziert das

Unternehmen heute Baustoe für den

Trockenbau, Knauf Plaen, Mineralfa-

ser-Akuskplaen, Gipsfaserplaen,

Trockenmörtel mit Gips für Innenputz

und Außenputz auf Zementbasis so-wie Dämmstoe auf der Basis von Glas-

und Steinwolle.

Keimzelle des weltweit führenden Bau-

stoerstellers war das im Jahr 1932

im saarländischen Perl an der Mo-sel von den Brüdern Dr. Alfons Knauf

und Karl Knauf gegründete Unterneh-

men Gebr. Knauf Rheinische Gipsin-dustrie. Nach dem zweiten Weltkrieg

wurde mit dem Bau eines Gipswerkes

im nordbayerischen Iphofen, wo sichnoch heute der Hauptsitz der Grup-pe bendet, ein Neuanfang gestartet.

Die Unternehmensgruppe beschäigt

22.000 Mitarbeiter in über 40 Ländern

und in mehr als 150 Produkonsstät-

ten weltweit. Knauf erwirtschaete im

Geschäsjahr 2007 einen Umsatz von

5,5 Mrd. Euro.



© signotec GmbH, 2009. Alle Rechte vorbehalten. Alle im Text erwähnten Produktnamen der signotec GmbH sowie die entsprechendenLogos sind Marken des Unternehmens in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Namen von Produkten und Dienstleistungenanderer Unternehmen sind Marken dieser Unternehmen. Dies gilt auch für die jeweilige Firmenbezeichnung. Die Angaben im Textsind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieserPublikation enthaltene Aussagen stellen keine Zusicherungen, Gewährleistungen oder in sonstiger Weise bindende Aussagen dar. Diesignotec GmbH übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation.

signotec GmbH

signotec ist Markt- und Technologieführer

auf dem Gebiet von elektronischen Signatu-

ren mit Unterschri über ein Pen-Pad oder

Tablet-PC. Mit den Produkten von signoteckann der Nutzer gewohnt Unterschreiben,

digital Signieren, Geschäsprozesse op-

mieren, Medienbrüche vermeiden, Per-

sonen authenzieren und rechtssichere

Dokumente erstellen. Auf diese Weise si-

gnierte elektronische Dokumente können

jederzeit, überall und von jedermann ohne

technischen Aufwand überprü werden.

Unterschreiben bleibt mit den Signaturlö-

sungen von signotec so einfach und sicher

wie immer. Das Unterschreiben erfolgt je-

doch direkt im elektronischen Dokument.

Somit lassen sich kostenintensive Medien-

brüche durch die Verwendung von Papier

vermeiden und die elektronischen Doku-mente werden mit der digitalen Signatur ge-

schützt und können als echt veriziert wer-

den. Damit lassen sich Geschäsprozesse

voll digital gestalten.

Zur Klientel von signotec gehören deutsche

und internaonale Industriekunden, Han-

delskeen und -unternehmen, Finanzdienst-

leister, zahlreiche Instute der Sparkassen

Finanzgruppe sowie Volks- und Raieisen-

banken, Versicherungen und Vermiler, die

den herkömmlichen Papierworkow als

zu kostenintensiv und inezient erkannt

haben und ihre Prozesse elektronisch, mit

Unterschri aber ohne Papier realisieren.

Zentrale

signotec GmbH

Am Gierath 20 b

40885 Rangen

Tel. +49 (0) 21 02 - 5 35 75-10

Fax +49 (0) 21 02 - 5 35 75-39

Niederlassung Nord

signotec GmbH

Vorenhagen 16

31637 Rodewald

Tel. +49 (0) 50 74 - 96 10 80

Fax +49 (0) 50 74 - 96 10 81

E-Mail [email protected]

Web www.signotec.com

Jährlich fallen 770.000

Ausdrucke weg

Durch die digitale Signatur mit

Unterschriften-Pad fallen bei

der Knauf Gips KG allein in der

Iphofener Zentrale jährlich 400.000

Lieferschein-Ausdrucke weg, insge-

samt sind es 770.000 an allen mit der

Lösung ausgestatteten Standorten.

„SAP-Drucke sind teuer, allein

die Toner- und Wartungskosten“,

weiß Thomas Keim. Neben den

Druckkosten spart das Unternehmen

zusätzlich manuellen Aufwand beim

Einsammeln und Einscannen der

Dokumente. So konnte die inter-

ne Archivierungsabteilung sicht-

bar entlastet werden. Und auch dieFahrer freuen sich über weniger

Papierwirtschaft.

Peu a peu hat die Knauf Gips KG

12 Standorte mit der SignoSign/

Logistic-Lösung ausgestattet. Sie

wurde dabei nur in den größ-

ten Werken eingeführt, welche

Palettenware verladen.

„Überall, wo ein kleines Team vie-

le LKWs abfertigen muss, haben

wir mit der Einführung begonnen,

denn dort lohnt sich der Einsatz ei-

ner solchen Lösung besonders“, er-

klärt Thomas Keim. Täglich werden

550 LKWs - 220 im Stammwerk und

weitere 330 an den restlichen, mit

der Signatur-Lösung ausgestatteten

Standorten, damit heute schneller

und effizienter abgefertigt. Die

Knauf Gips KG besitzt zudem viele

Werke, die nur Container- und Silo-

Ware ausliefern. Hier wird langfris-

tig eine Versandautomation ange-

strebt, in die dann, so der Plan, auch

die Signotec-Lösung in abgewandel-

ter Form integriert werden soll.

„Wir sparen mit der Signaturlösung rund 95.000 Euro jähr-lich an Toner-, Papier-, Scan- und sonstigen Verwaltungs-kosten. Außerdem verringert sich der manuelle Aufwandbeim Einsammeln sowie Scannen der Dokumente deutlichund die Transportübersichten liegen sofort nach ihrer Sig-nierung in SAP ERP vor.“

Thomas Keim, IT Koordinator bei der Knauf Gips KG

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