Kontext-Indexierung in Dokumentenbeständen

Ein innovativer Beitrag der Dokumentenverwaltung für betriebliches

Wissensmanagement

Vortrag auf dem Workshop:

Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Wissensmanagement-Lösungen,

GI-Tagung Informatik 2002, Dortmund

Joachim Hinrichs, Brigitte Nagler und Margita Zallmann

Universität Bremen

ProWis

Projektübergreifendes Wissen imtechnischen Bereich

Das Projekt wird gefördert durch:

Bremer Landesprogramm Arbeit und

Technik und

Europäischen Sozialfonds

Gliederung des Vortrags

1. Problemstellung Dokumentenverwaltung

2. Grundlegende Anforderungen

3. Kernpunkte des Dokumentationskonzeptes

4. Kontext-Indexierung über die Doku-Tools

5. Fallstudie zur Einführung des Konzepts

1. Problemstellung Dokumentenverwaltung

• Dokumentenverwaltung erfordert

Organisation und Ordnung

• Hierarchische Ordnerstruktur als Hilfsmittel

• Einsatz in der Konstruktion -

als Projektstruktur, für Varianten und

Versionen

1. Problemstellung Dokumentenverwaltung

1. Problemstellung Dokumentenverwaltung

• Verzeichnisse in Funktion von Stücklisten

• Auflösung der Zusammenhänge durch

Bereitstellung, Rückkopplungsschleifen und

Projektabschluss

• Verlust der Nutzungskontexte und Sichten

• Verlust von Fachwissen und Know-how um die

Dokumente und Arbeitsvorgänge

Fertigung /Einkauf

Anlagen-betreiber

Anlagen-Verwaltung

Anlagenplanung

Montage / Instandhaltung

126 x 45

?

• Abteilungen haben unterschiedliche Ordnungsstrukturen.

• Zu finden sind unterschiedliche Nutzungs-kontexte und Sichtweisen auf die Dokumente.

• Im Prozess stehen die Arbeitsdokumente ständig in neuen Kontexten und Strukturen.

• Zurückliegende Zusammenhänge gehen verloren.

KonstruktionAuftrag123456ÄnderungPumpwerkStandort Mitte... - ... - ...

Unterschiedliche Nutzungs-kontexte und Perspektiven im Arbeitsprozess

2. Grundlegende Anforderungen

• Beschreibung und Sicherung der

Arbeitszusammen-hänge als Know-how um

die Vorgänge

• Bereitstellung und Ergänzung der

Informationen in übergreifenden Prozessen

• Unterstützung der Dokumentation als

zusätzliche Arbeitsaufgabe (Archivierung)

3. Kernpunkte des Konzeptes

• Wissensmanagement-Ansatz mit Fokus

auf Dokumentenverwaltung

• Arbeitsstrukturen bilden die

Ausgangsbasis

• Dokumentation stützt sich auf die Ordner

und die enthaltenen Dokumente

3. Kernpunkte des Konzeptes

• Dokumentation dient dafür, die

Nutzungskontexte und Sichtweisen zu

beschreiben und festzuhalten

• Die Kontext-Indexierung beinhaltet den

gezielten Einsatz zusätzlicher Dokumentations-

Tools

• Dokumentation erfolg von den Akteuren selbst

und gründet auf deren Kompetenz

3. Kernpunkte des Konzeptes

• Meta-Ebene der Dokumentation ermöglicht ein

übergreifendes Verständnis und eine

Kooperation

• Dokumentation erfolgt als

prozessbegleitender, bereichsübergreifender

Vorgang

• Strategie zur Wissensgenerierung, zum

Wissens-austausch und als Basis für

kooperative Arbeit

Fertigung /Einkauf

Anlagen-betreiber

Anlagen-Verwaltung

Anlagenplanung

Montage / Instandhaltung

126 x 45

?

$€ §%

Konstruktion

Datei: Zeichnung PW 123456

Projekt: PW Weserstr.

Auftrags-Nr.: 123456

Dok-Typ: Zeichnung

Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834

Bearbeiter: Wachmann

Archivplatz:

Techn. Platz:

Kommentar: JH-02

Arbeitsstand: CAD-Variante III

Datei: Zeichnung PW 123456

Projekt: PW Weserstr.

Auftrags-Nr.: 123456

Dok-Typ: Zeichnung

Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834

Bearbeiter: Wachmann

Archivplatz: Netzarchiv 1998/IV

Techn. Platz: Pump.-Halterung 07

Kommentar: Inst.-haltung V98 JH

Arbeitsstand: CAD-Variante III

Anl.-Änderung /EM0

Pumpwerk\Stadtmitte\Weser\CAD

Datei: Zeichnung PW 123456

Projekt: PW Weserstr.

Auftrags-Nr.: 123456

Dok-Typ:

Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834

Bearbeiter:

Archivplatz:

Techn. Platz:

Kommentar:

Arbeitsstand:

Auftrag123456ÄnderungPumpwerkStandort Mitte... - ... - ...

• Übergreifender Dokumentationsansatz, um jeweilige Kontexte und Sichten zu sichern.

• Ergänzung der Informationen in einem kontinuierlichen Prozess.

• Erschließung der Kontexte auf Basis der Ordnerstruktur, um die Zusammenhänge der Dokumente als Know-how zu sichern.

Übergreifende Dokumentation der Arbeitsvorgänge

4. Kontext-Indexierung

• Indexierung und das Arbeiten in Ordnerstrukturen

werden systematisch miteinander verbunden

• Kontext-Indexierung beinhaltet das Prinzip, im

gleichen Kontext stehende Dokumente gleichartig

zu beschreiben

• Dokumentation wird durch die Doku-Tools

unterstützt

• Arbeitsweisen als Basis der Ausgestaltung

(Stücklisten)

4. Kontext-

Indexierung

Auswahl der Ordner

Pre- /Post-

Indexierung

4. Kontext-

Indexierung:

Konfiguratio

n

der Quellen-

und Ziel-

Filter

126x45

$€ §% Fertigung /

Einkauf

Anlagen-betreiber Virtuelle

Stückliste Pos. 1Pos. 2Pos ...

Anlagen-Verwaltung

Anlagenplanung

Montage / Instandhaltung

126 x 45

?

$€ §%

ArbeitsstandCAD V. III Anlage ?

Zugriff auf Arbeitsstände und Dokumente über die Dokumentation

Konstruktion

Datei: Zeichnung PW 123456

Projekt: PW Weserstr.

Auftrags-Nr.: 123456

Dok-Typ: Zeichnung

Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834

Bearbeiter: Wachmann

Archivplatz:

Techn. Platz:

Kommentar: JH-02

Arbeitsstand: CAD-Variante III

Datei: Zeichnung PW 123456

Projekt: PW Weserstr.

Auftrags-Nr.: 123456

Dok-Typ: Zeichnung

Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834

Bearbeiter: Wachmann

Archivplatz: Netzarchiv 1998/IV

Techn. Platz: Pump.-Halterung 07

Kommentar: Inst.-haltung V98 JH

Arbeitsstand: CAD-Variante III

Anl.-Änderung Halt.

EM 0299 / Genehm.

Pumpwerk\Stadtmitte\Weser\CAD

Datei: Zeichnung PW 123456

Projekt: PW Weserstr.

Auftrags-Nr.: 123456

Dok-Typ:

Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834

Bearbeiter:

Archivplatz:

Techn. Platz:

Kommentar:

Arbeitsstand:

Auftrag123456ÄnderungPumpwerkStandort Mitte... - ... - ...

5. Fallstudie

Begleitung bei der Neuorganisation der

Dokumentenverwaltung

Der „Fallstudienbetrieb“

• Tätig in der Abwasserwirtschaft

• Problemlagen in der Konstruktion

• Fehlende Dokumentenverfügbarkeit

• Erhöhter Aufwand in der Projektbearbeitung

• Einbezug der IT-Abteilung bezüglich DMS

5. Fallstudie

Erweiterung der Sicht

• Ursprünglicher Bedarf der

Konstruktionsabteilung erweitert um die

unternehmensweiten Anforderungen

• Abteilungsübergreifende Perspektive der

Dokumenten-verwaltung hinsichtlich einer

betrieblichen Kooperation

5. Fallstudie

Organisationale Verankerung des

Vorhabens

• Anfangs als abteilungsbezogene

Aufgabenstellung

• Inzwischen übergreifender Ansatz, unterstützt

von der Geschäftsführung und den

Abteilungen

• Bereitstellung der personelle und finanziellen

Ressourcen für das Konzept (z.B.

Projektboard)

5. Fallstudie

Einbezug der betrieblichen Akteure

• Information der Mitarbeiter

• Interviews und Expertengespräche

• Feedback an die Mitarbeiter

• Einrichtung von Arbeitsgruppen

• Übergreifende Gesprächsrunden und

Workshops

5. Fallstudie

Benutzungsorientierte Erprobung des

Systems

• Durchführung von Pilotmaßnahmen

• Erhebung und Dokumentation der

Schwierigkeiten

• Erweiterung der systemischen

Anforderungen

• Verbindung mit arbeitsorganisatorischen

Fragen

• Erprobung zusätzlicher Dokumentations-

Tools

5. Fallstudie

Stand des Projektes

• Sollkonzept konkretisiert, genehmigt und

begonnen.

Beginn der Umsetzung:

• Organisation - Veränderung der Vorgänge

• Technik - Test des Systems und der Prototypen

• Qualifikation – Schulungsmaßnahmen