Konzentrierter arbeiten im Home Office

Motiviert arbeiten

Gutes Zeitmanagement

Ablenkungen vermeiden

Zuhause arbeiten mit Kindern

L E R N E N E I N F A C H G E M A C H T

Christian MörschMelanie Müller

Christian Mörsch und Melanie Müller

Konzentrierter arbeiten im Homeoffice

WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA

1. Auflage 2020© 2020 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

Dieses Kapitel ist dem im Sommer 2020 erscheinenden Buch Konzentrierter arbeiten fürDummies (978-3-527-71700-2) entnommen. In der gleichen Reihe haben die Autoren 2018das an Prüflinge gerichtete Buch Prüfungen bestehen für Dummies verfasst.

Christian Mörsch leitet die Stress-Management-School in Erkrath und Dozent der Ausbildun-gen zum Entspannungspädagogen, Resilienztrainer und Schlaftrainer. Melanie Müller istLehrerin an einem Berufskolleg in Herne. Die Autoren geben Seminare in Unternehmen undSchulen zu den Themen Konzentriert arbeiten, Stressmanagement und effizienter Prüfungs-vorbereitung. Beide Autoren arbeiten bereits seit langem vielfach im Homeoffice und warenauch während der Coronakrise überwiegend von Zuhause tätig.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogeneGestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA,

Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlagfür die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler

keine Haftung.

Coverfoto ® hakinmhan – stock.adobe.comSatz Kühn & Weyh, satz und medien, Freiburg

Konzentrierter arbeitenim Homeoffice............................

In diesem Ebook▶ Einen Homeoffice-Platz konzentrationsfördernd

einrichten▶ Ablenkungen bei der Heimarbeit minimieren▶ Konzentriert mit Kindern im Homeoffice arbeiten............................Seit Beginn der Coronakrise haben viele Berufstätige eine bisdahin eher unübliche Arbeitsweise kennengelernt: das Home-office. Das Corona-Virus hat Millionen Menschen zu vorüber-gehenden Heimarbeitern gemacht. Natürlich gab es dieseArbeitsform auch bereits zuvor: doch sie fristete in den ver-gangenen Jahrzehnten ein eher karges Dasein im Schattender Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz. Für die Zukunft istnun ein Arbeitsmodell salonfähig geworden, das die physischeAnwesenheit im Büro oder im Meeting mehr und mehr erset-zen kann. Doch das Homeoffice ist eine besonders herausfor-dernde Situation für Ihre Konzentration. Millionen von Neu-lingen im Homeoffice haben diese Erfahrung seit März 2020gemacht. Im Sommer erscheint in der Dummies-Reihe unserneues Buch Konzentrierter arbeiten für Dummies. Wir habenvorab einige wichtige Tipps für ein konzentriertes und effi-zientes Arbeiten im Homeoffice für Sie zusammengefasst.

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Die Herausforderungen imHomeofficeZuhause arbeiten zu dürfen, klingt zunächst durchaus ange-nehm, spart man doch den Arbeitsweg, entgeht der möglicher-weise schlechten Laune des Vorgesetzten und kann die Zeit imbesten Fall so einteilen wie man möchte. Doch der erste Stressbeginnt schon oft mit der technischen Einrichtung desArbeitsplatzes. Ist diese schließlich gelungen, stellt sich dieFrage, wann der Arbeitstag im Homeoffice beginnen soll. Beifreier Zeiteinteilung lockt zunächst ein ausgiebiges Früh-stück. Anschließend findet das Geschirr seinen vorgesehenenPlatz in der Spülmaschine. Der Griff nach der Fernbedienungdes Fernsehers liegt näher als der Heimarbeitsplatz. Und auchdieser stellt durch die notwendige Internetverbindung zumUnternehmen eine stetige Versuchung dar, wertvolle Zeit mitarbeitsfernen Youtube-Videos zu verbringen. Sie brauchen imHomeoffice also ein höheres Maß an Selbstdisziplin als ineinem Großraumbüro, um nicht jeder willkommenen Ablen-kung zu erliegen. Die wesentlichsten Ablenkungen werdenjedoch durch die eigene Familie verursacht:

die Tochter, die nicht den Kindergarten besuchen kannund beschäftigt werden möchte,

der Sohn, der Hilfe beim Home-Schooling benötigt,

der Ehemann, die die Besorgungen des nächsten Ein-kaufs besprechen möchte, während Sie Ihre Aufmerk-samkeit für die eben eingegangene Kundenanfragebrauchen

oder die Ehefrau, der gerade etwas ausdrucken möchte,während Sie mitten im Online-Teammeeting sind.

Wie lange gibt es eigentlich schon Homeoffice?

Heimarbeit ist keine neue Erfindung der vergan-genen Jahre. Heimarbeit war aufgrund des teil-weise geltenden Arbeitsverbots für Frauen sowie

der ihnen auferlegten häuslichen Rolle lange eine weib-liche Angelegenheit. Im Zuge der Industrialisierung hatsich die Heimarbeit auf die ganze Familie ausgeweitet.Vor allem Kinder wurden für handwerkliche Tätigkeiteneingesetzt, insbesondere, wenn Geschick und präziseHandgriffe erforderlich waren, etwa im Uhren- und Spiel-zeugbau.

Baumwollfabriken beschäftigten im 18. JahrhundertTausende von Heimarbeiter. In der Kettenhof-Fabrik bei-spielsweise kamen auf einen in der Fabrik arbeitendenMeister etwa 2000 Spinnerinnen und Spinner, die vondaheim zuarbeiteten.

Den besten Ort für mehrKonzentration zuhause findenDie Arbeit zuhause gelingt leichter, wenn Sie ein produktivesUmfeld schaffen. Dazu brauchen Sie zunächst einen geeigne-ten Arbeitsplatz.

Suchen Sie sich einen Raum, in dem Sie sich über Kabel mitdem Internet verbinden können oder sorgen Sie für eine guteWLAN-Übertragung. Gegebenenfalls können Sie Ihr Heim-netzwerk durch einen WLAN-Repeater verstärken. Nichts istärgerlicher als während einer Online-Konferenz nur die Hälftemitzubekommen oder Mails wegen einer unterbrochenenInternetverbindung mehrfach schicken zu müssen.

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Achten Sie darauf, dass Sie während der Arbeit die Türhinter sich schließen können. Damit signalisieren Sieauf einfache Art und Weise, dass Sie nicht gestört wer-den möchten.

Ein Heimarbeitsplatz im Schlafzimmer ist nicht opti-mal, da es eventuell zu Schlafstörungen kommen kann,wenn Ihr Gehirn den Arbeitsort nicht von Ihrem Schlaf-ort trennen kann. Wenn Sie das Schlafzimmer dennochzum Arbeiten nutzen möchten, versuchen Sie, Bett undSchreibtisch so weit wie möglich auseinanderzustellen,um vor dem Einschlafen nicht noch unerledigte Arbei-ten im Blick zu haben.

Die Arbeit am Küchentisch ist ebenfalls nur bedingtempfehlenswert. Dieser Ort ist mehr von Störungengeprägt als andere Räume. Dies gilt vor allem, wenn Sienicht alleine wohnen und immer wieder Familienmit-glieder oder Mitbewohner hereinkommen, um sichetwas aus dem Kühlschrank zu holen.

Sollten Sie zu Hause keine Möglichkeit haben, in Ruhezu arbeiten oder Ihr Nachbar die Coronazeit nutzt, umsein Badezimmer zu sanieren, können Sie auch aufAngebote von Hotels zurückgreifen, die tagsüber fürdiese Zwecke Zimmer vermieten und gleichzeitig IhrWLAN-Netz zur Verfügung stellen.

Sorgen Sie für gutes Licht, damit Sie sich länger kon-zentrieren können. Tageslicht ist um ein Vielfaches hel-ler als eine herkömmliche Schreibtischlampe. Wenn esdas Wetter zulässt, können Sie sich mit einem Laptopauch einen ruhigen Platz im Garten suchen. DiesesEbook ist übrigens auch ganz überwiegend auf derTerrasse entstanden.

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Legen Sie Ihr privates Telefon aus dem Arbeitsraum.Oder schalten Sie es stumm und aktivieren Sie denAnrufbeantworter oder Ihre Mobilbox.

Möglicherweise sind Ihre Sitzmöglichkeiten Zuhausenicht in dem Maße für ein langes Arbeiten am Computergeeignet wie in Ihrem Unternehmen. Da die Möbelhäu-ser nun auch wieder öffnen, ist der Kauf eines gutenSchreibtischstuhls eine sinnvolle Investition, umRückenschmerzen oder Nackenverspannungen zu ver-meiden. Alternativ können Sie in Arbeitspausen Bewe-gungsübungen zur Entlastung von Rücken und Nackendurchführen. Auf Youtube sind derzeit eine Reihe sinn-voller Übungen abrufbar, die Sie zu diesem Zweck ein-setzen können. Weitere Möglichkeiten für eine konzent-rationsfördernde Einrichtung Ihres Arbeitsraums findenSie in Kapitel 5 unseres Buches Konzentrierter arbeitenfür Dummies.

Konzentrierter durch technischeEinarbeitungMachen Sie sich möglichst gut mit der Technik im Homeofficevertraut – wenn machbar bereits vor Ihrem ersten ArbeitstagZuhause. Wenn Sie sich neben Ihren normalen Arbeitsauf-gaben ständig damit auseinandersetzen müssen, wie etwasfunktioniert, fällt die Konzentration auf eine Aufgabe ungleichschwerer. Teilkapazitäten Ihrer Aufmerksamkeit sind dannbereits beansprucht und stehen nicht mehr für die Bewälti-gung einer anspruchsvollen Aufgabe zur Verfügung.

Üben Sie daher den Umgang mit Videokonferenzsystemen,Chat-Systeme und Gruppenterminkalendern. Fragen Sie beiUnsicherheiten per Telefon oder Email Kollegen, die sichdamit bereits auskennen, bevor Sie selbst verzweifeln.

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Techniktools können auch spontan für einen sozialen Aus-tausch eingesetzt werden, um in Projekten die nächstenArbeitsschritte zu klären oder Fragen zu stellen. Bevor einesolche Frage im Hinterkopf permanent einen Teil Ihrer Auf-merksamkeit einnimmt, klären Sie die Frage einfach. ImUnternehmen würden Sie nun kurz in das Nachbarbüro gehenoder eine Fachfrage mit dem Teamleiter in der Kaffeeküchebesprechen. Starten Sie einen Anruf per Skype oder Facetimeund öffnen so im übertragenen Sinn die Tür zum Nachbar-büro.

Wenn Sie selbständig sind, können Sie sich selber die Tech-niktools zusammenstellen, die für Sie im Homeoffice am sinn-vollsten erscheinen. Probieren Sie ruhig mehrere Tools ausund entscheiden Sie sich dann für das Tool, das Ihnen beson-ders zusagt, egal ob es sich um Skype, Google Hangouts,Signal, Jitsi oder Zoom handelt.

Nutzen Sie möglichst nicht Ihren privaten Computerfür das Homeoffice, so dass Sie eine Ablenkungdurch private Emails, Ihren Fotoordner oder persön-liche Dateien umgehen. Sollte dies nicht machbarsein, versuchen Sie, Unternehmensdateien konse-quent von privaten Dateien zu trennen.

Mit gutem ZeitmanagementAblenkungen minimierenAblenkungen im Homeoffice lassen sich am besten durch einegute Planung vermeiden.

Kleidung im HomeofficeDie Planung des Arbeitstages beginnt bereits bei der Kleidung:

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Natürlich dürfen Sie sich in der Regel am Heimarbeitsplatzkleiden wie Sie wollen. Wer Schwierigkeiten hat, die Trenn-linie zwischen Arbeit und Freizeit aufrecht zu erhalten, kannsich wie gewohnt während der Arbeitszeit anders kleiden alsin der Freizeit. Die Konzentration auf die Arbeit fällt in einerselbst gewählten Arbeitskleidung oft leichter als in Freizeit-kleidung.

Vermeiden Sie, dass Sie sich bei jedem Online-Meeting oderbeim Facetime-Anruf Ihres Vorgesetzen umziehen müssen.Zumindest der Teil des Körpers, der dann auf der Webcamsichtbar ist, sollte so eingekleidet sein, dass Sie ein passablesBild abgeben. Ob Sie weiter unten eine Jogginghose tragenoder barfuß am Schreibtisch sitzen, sieht indes niemand.

Die Verpflegung planenSorgen Sie zudem für eine ausreichende und gute Verpfle-gung. In Kapitel 13 unseres Buches Konzentrierter arbeitenfür Dummies gehen wir ausführlich darauf ein, mit welchenNahrungsmitteln Sie Ihr Gehirn füttern können. Wenn Sievor einer coronabedingten Verpflichtung zum Homeoffice inIhrem Unternehmen eine Kantine zur Verfügung hatten, müs-sen Sie nun in der Mittagspause selber kochen. Wenn Sie min-derjährige Kinder haben, werden diese derzeit auch nicht imKindergarten oder der Ganztagsschule versorgt und müssenmitbekocht werden. Kaufen Sie daher am besten für mehrereTage ein, damit Sie nicht durch einen täglich notwendigenEinkauf zusätzlich Zeit verlieren. Planen Sie Ihre Mittags-pause, wenn machbar, länger als üblich, damit Sie genügendZeit zum Kochen und Essen haben oder verschieben Sie IhreHauptmahlzeit auf den Abend.

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Mitbewohner informierenMachen Sie Ihren Mitbewohnern klar, wann Sie arbeiten wol-len, damit Sie möglichst wenig gestört werden. Bitten Siedarum, dass Sie nur bei wirklich dringenden Fragen vonIhrem Partner oder Ihren Kindern unterbrochen werden.

Die größte Rücksicht ist bei Kundentelefonaten oder beiOnline-Teammeetings erforderlich. Hier können Sie durchein Türschild mit dem Vermerk »Bitte nicht stören« daraufhinweisen, dass ein Hineinplatzen in den Raum nicht wün-schenswert ist.

Der Umgang mit ablenkenden Konfliktenim HomeofficeDie Arbeit im Homeoffice birgt die Gefahr von familiären Kon-flikten. Ein Streit lenkt jedoch in hohem Maße ab, weil er inIhrem Kopf einen Teil Ihrer Aufmerksamkeit beansprucht,solange er nicht gelöst ist. Oft stoßen im Homeoffice gegen-sätzliche Interessen aufeinander. Der eine muss arbeiten, wäh-rend der andere seine Ruhe haben oder Fernsehen schauenwill. Solange es für alle Interessen einen eigenen Raum gibt,ist eine Lösung des Konfliktes leichter als bei Raumknappheit.In diesem Fall sind ausreichende Rückzugsmöglichkeiten vor-handen. Nicht jeder, der im Homeoffice arbeitet, hat indeseine 5-Zimmer-Wohnung. Sollte also Raumknappheit beste-hen, ist es erforderlich, zeitliche Absprachen zu treffen undKompromisse zu vereinbaren, um allen Bedürfnissen gerechtzu werden.

Bei gegensätzlichen Meinungen ist es sinnvoll, zunächst etwasAbstand zu suchen, wenn keine einvernehmliche Lösungsichtbar ist. Sind Räume knapp, hilft auch der Weg nach drau-ßen. Wenn ein Ärgergefühl abgeflaut ist, lassen sich leichterLösungen und Kompromisse finden.

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Weitere Maßnahmen zum Umgang mit Konflikten findenSie in Kapitel 5 unseres Buches Konzentrierter arbeiten fürDummies.

Bewusst Feierabend machenEgal ob Sie Ihre Arbeitszeiten selbst festlegen können oderdiese vom Unternehmen vorgegeben sind: Machen Sie bewusstFeierabend. Erlauben Sie sich, dass Sie auch am nächsten Tagan noch nicht erledigten Aufgaben weiterarbeiten können.

Es kann hilfreich sein, den Schreibtisch frei zu räu-men oder durch ein Ritual (zum Beispiel durch denWechsel der Kleidung) bewusst in den Feierabend zustarten.

Zeitmanagementtipps bei freierZeiteinteilungWenn Sie Ihre Arbeitszeiten während der Heimarbeit selbstbestimmen können,

sollten Sie Ihren Tag dennoch gut planen. Legen Siefest, wann Sie mit dem Arbeiten beginnen und wann SieFeierabend machen.

Vergessen Sie auch nicht, Pausenzeiten festzulegen.Pausen stehen Ihnen auch im Homeoffice zu und dienendazu, anschließend wieder konzentrierter arbeiten zukönnen. Andernfalls werden Ihre Arbeiten schnell feh-leranfällig. Wie Sie Arbeitspausen am besten zur Regene-ration nutzen können, können Sie ausführlich in Kapitel10 und 12 unseres Buches Konzentrierter arbeiten fürDummies nachlesen. Gut geeignet sind beispielsweiseein Spaziergang an der frischen Luft, Kurzformen der

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Progressiven Muskelrelaxation, des Autogenen Trainingsoder konzentrationsfördernde Bewegungsübungen.

Hören Sie auch während der Arbeit auf die Signale IhresKörpers. Manchmal kann eine ungeplante Pause sinn-voller sein als zwanghaft bis zum nächsten geplantenPausentermin zu warten. Bringen Sie jedoch den aktuel-len Arbeitsschritt noch zu Ende, bevor Sie Ihre Arbeitunterbrechen.

Berücksichtigen Sie Ihren Biorhythmus. Wenn Sie auchohne Wecker früh aufwachen, sind Sie morgens um8 Uhr leistungsfähig im Homeoffice. Sollten Sie jedochfroh sein, dass Sie auch länger schlafen können, startenSie später.

Nutzen Sie Zeiten, in denen die Internetverbindung ambesten ist. Das ist in der Regel am frühen Morgen oderam späten Abend der Fall.

Erlauben Sie sich, zumindest einen Tag in der Wochegar nicht im Homeoffice zu arbeiten.

Motiviertes Arbeiten imHomeofficeWer motiviert ist, ist häufig auch konzentrierter. Bei frei plan-baren Arbeitszeiten im Homeoffice müssen Sie einmal mehrIhren inneren Schweinehund überwinden, um sich an denSchreibtisch zu setzen. Es gibt keinen Vorgesetzen, der Siemissbilligend auffordert, mit der Arbeit zu beginnen, wenn Sieum 10 Uhr erstmal die weitere Folge einer Netflix-Seriegucken.

Arbeiten Sie mit dem Zehn-Minuten-Trick, um den Wegzum Schreibtisch zu finden. Nehmen Sie sich also vor,zunächst nur zehn Minuten im Homeoffice zu arbeiten

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und entscheiden Sie dann, ob Sie weitermachen. Inner-halb von etwa acht Minuten sind Sie in der Lage, sich ineine Aufgabe zu vertiefen. Meist bleiben Sie dann amSchreibtisch sitzen und denken gar nicht mehr daran,dass Sie mit sich vereinbart haben, nach zehn Minutenauch wieder zurück auf die Couch gehen zu dürfen.

Beginnen Sie mit einer Tätigkeit, die Ihnen mehr Freudebereitet, als andere Arbeiten.

Belohnen Sie sich, wenn Sie das geplante Arbeitspensumeines Homeoffice-Tages geschafft haben.

Motivieren Sie sich gegenseitig, indem Sie hin und wie-der ein Online-Teammeeting starten. Soziale Kontaktesind auf diese Weise auch in Zeiten möglich, in denenwie in der Coronakrise Kontakte auf ein Minimumreduziert werden sollen. Ein Nebeneffekt: Online-Chatsbeugen auch dem Gefühl der Vereinsamung undDepression im Homeoffice vor.

Es gibt inzwischen auch eine Reihe von Technik-tools, die Ihnen helfen können, bei der Sache zu blei-ben. Zwei davon möchten wir Ihnen kurz vorstellen:

Rescue Times hilft Ihnen dabei aufzudecken,wie viel Zeit Sie im Homeoffice wirklich mitArbeiten verbringen und wie viel mit anderenDingen. So können Sie Zeitfresser leichteridentifizieren und schaffen es, Disziplin imHomeoffice aufrecht zu erhalten.

Mit Focusme lassen sich bestimmte Anwen-dungen und Webseiten blockieren. Dies istnützlich, wenn Sie im Homeoffice dazu nei-gen, viel Zeit auf Youtube & Co. Zu verbrin-gen. Programme und Dienste, die einem dabeihelfen können, bei der Sache zu bleiben.

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Konzentrierter von Zuhausearbeiten mit KindernKinder, insbesondere wenn sie noch jünger sind, haben oftwenig Verständnis für die Arbeitszeiten ihrer Eltern im Home-office. Wir geben Ihnen nun einige Tipps, wie Sie trotz jünge-rer Kinder Ihre Homeoffice-Zeiten möglichst konzentriertverbringen können.

Ein Kleinkind oder ein Kindergartenkind können Sienicht für längere Zeit unbesorgt unbeaufsichtigt lassen.Abgesehen von der Verletzung Ihrer Aufsichtspflichthätten Sie ständig im Kopf, was Ihr Kind möglicherweisegerade anstellt und ob Ihre Wohnung noch wiederer-kennbar ist, wenn Sie Ihre Heimarbeit beendet habenund wären dadurch ständig abgelenkt.

· Planen Sie Ihre Arbeitszeiten so, dass Ihr Kind wäh-renddessen betreut ist, zum Beispiel durch den Ehe-partner oder ein anderes im Haushalt lebendesFamilienmitglied.

· Arbeiten Sie, während Ihr Kind Mittagsschlaf machtoder am Abend nach dem Zubettgehen.

· Multitasking fällt schwer. Eine Tätigkeit leidet in derRegel, wenn es sich nicht um Routinearbeiten han-delt. Dennoch kann es Sinn machen, auch das Kindin das Homeoffice mit einzubeziehen. Es kann eineneigenen Kinderschreibtisch erhalten und bekommtebenfalls Aufgaben. Dies können entweder eigeneAufgaben sein, zum Beispiel etwas zu malen odereinfache Aufgaben, die etwas mit der Arbeit derEltern im Homeoffice zu tun haben. So kann dasKind, sofern es bereits in der Schule ist, Ordnerbeschriften oder etwas ausdrucken. In diesem Fallsind Eltern und Kind ein Team. Auch Hausaufgabenoder Aufgaben im Zuge von Homeschooling könnenso im selben Raum erledigt werden.

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Ältere Kinder können sich zeitweise alleine beschäftigenoder ohne Aufsicht agieren. Aber auch sie brauchen Zeitmit den Eltern. Stellen Sie Ihrem Kind in Aussicht,wann Sie Zeit zum Spielen oder andere gemeinsameBeschäftigungen haben und halten Sie sich daran.Nichts ist schlimmer für ein Kind als Eltern, die sichnicht an Versprechen halten, vor allem im Wiederho-lungsfall, verbunden mit der Erkenntnis, dass die Arbeitstets Vorrang vor ihren Bedürfnissen hat.

Suchen Sie sich schnell zuzubereitende und dennochgesunde Gerichte für die Tagesverpflegung Ihrer Kinderaus.

Gehen Sie mit Ihrem Kind in den Pausen an die frischeLuft und suchen Sie im Wald nach Steinen oder Blät-tern. Machen Sie eine Achtsamkeitsübung mit IhremKind oder entspannen Sie gemeinsam.

Erwarten Sie nicht zu viel von sich. Niemand verlangtvon Ihnen, dass Sie eine perfekte Mutter oder ein per-fekter Vater sind. Kind und Homeoffice sind eineDoppelbelastung, bei der nicht immer alles so klappt wiegeplant. Im Notfall wird auch niemand etwas sagen,wenn Ihr Kind Ihre Nähe während einer Online-Team-besprechung braucht und eine Weile auf Ihrem Schoßsitzend in die Webcam lächelt.