Konzept zur Neuausschreibung der IGM- Dienstleistungen ... · 1 BLB NRW Bau- und...

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BLB

NRW

Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale

BLB NRW Zentrale GM IGM

Düsseldorf, den 17.06.2009

Konzept zur Neuausschreibung der IGM-Dienstleistungen durch den BLB NRW

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BLB

NRW


208-00292-1000-94 RESULTBLB NRW Zentrale GM IGM

1. Informationsveranstaltung für die Dienstleister

Programm:

10:00 h Eröffnung und Begrüßung durch den BLB NRW

(Frau Bourscheidt) – Rede –

10:10 h „Was ist der BLB“ (Vorstellung Herr Zeleny)

10:20 h Konzeptdarstellung IGM-Ausschreibung (IGM-Team/Aufteilung)

12:00 h Pause

(Kaffee, Tee, Softdrinks, belegte Brötchen)

3

BLB

NRW



1. Informationsveranstaltung für die Dienstleister

Programm:

12:45 h Fortsetzung der Veranstaltung mit einer

kurzen Darstellung der Ausschreibungsplanung

(IGM-Team)

13:00 h Fragen und Antworten - Dienstleister/BLB NRW -

14:00 h Ende der Veranstaltung

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BLB

NRW



Agenda

1. Konzept der „qualitätsorientierten Reinigung“

2. Pilotierung und bisherige Ergebnisse

3. Leistungskennwerte

4. Wertung

5. Ausschreibungsplanung

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BLB

NRW



1. Konzept der „qualitätsorientierten Reinigung“

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BLB

NRW



Konzeptentwicklung

Basierend auf den Erfahrungen der letzten Ausschreibung und den wesentlichen Kritikpunkten der Kunden des BLB NRW wurde in Zusammenarbeit mit dem REFA Bundesverband, Prof. Ohme, CSC, den Ressortvertretern der Ministerien, dem Landesinnungsverband des Gebäude-reiniger-Handwerks für das Land NRW und den Reinigungsdienstleistern für ausgewählte Pilotobjekte ein neues Konzept zur Unterhaltsreinigung entwickelt.

Die Qualitätsorientierung steht dabei im Vordergrund des neuen Konzeptes. Ergänzt wird dieses Konzept durch ein Qualitätsmanagementsystem.

Die Reinigungsleistung/-qualität ist künftig messbar. Qualitätsmängel werden konkret aufgezeigt und zeitnah sanktioniert.

die Kundenzufriedenheit wird so gesteigert

Leistungskennwerte für geclusterte Objekte führen zu „realistischen“ Reinigungszeiten. Eine extreme Leistungsverdichtung für die einzelne Reinigungskraft kann so vermieden werden.

Für kleinere Liegenschaften (< 2.000 qm) wird aus Gründen der Praktikabilität auch weiterhin die verrichtungsorientierte Reinigung beauftragt.

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BLB

NRW



Konzept der qualitätsorientierten Reinigung

Objektnutzungsart (ONA)

Beispiel

Raumnutzungsart (RNA) Raumausstattungsmerkmale

ONA 1: Bereich alle RessortsONA 2: Bereich FM-spezifischONA 3: Bereich IM-spezifischONA 4: Bereich JM-spezifisch

RNA 1: Büro extensivRNA 2: Büro intensivRNA 3: SanitärRNA n: …

Schreibtisch Schreibtischstuhl…………Papierkorb

Berücksichtigung ressort-individueller Datenerfassung

einmalige Definition der Objektnutzungsarten

Festlegung der Raumkategorie als Raumnutzungsart

Festlegung je Raum notwendig

Definition einmalig je Raumnutzungsart

keine raumindividuelle Festlegung

Die Grundlage der qualitätsorientierten Reinigung ist die Zuordnung aller Liegenschaften zu Objektnutzungsarten (ONA). Die ONA werden in Raumnutzungsarten (RNA) gegliedert und für jede RNA sind alle möglichen Raumausstattungsmerkmale erfasst:

8

BLB

NRW



8083Poststellen2.10

8088Wachtmeistereien, Wachräume, Polizeiwachen2.9

8083Bürotechnikräume (z.B. Serverräume, Kopierräume u.ä.)2.8

9070Leitstellen (Telefonzentralen…; Führungs- und Lagenzentren)

2.7.1

8070Aufsichtsräume2.7

9070Bedienungsräume (z.B. Empfangsbereiche nicht in Verkehrserschließungsflächen, Schleusen…)2.6

9070Schalterräume2.5

9075Gerichtssäle2.3.4

9067Konferenzräume (Sitzungssäle…)2.3.1

9067Besprechungsräume2.3

8077Großraumbüros2.2

9077Erkennungsdienstliche Räume, KTU - Bildtechnik2.1.8

8074Büroarchive2.1.4

8077Büro extensiv (allgemein)2.1.1

9572Büro intensiv2.1.7

Büroräume2.1

Büroarbeit

QN 1 entspricht

x %

maxerreichbare

PunkteBezeichnungRNA

Nutzungsarten-schlüssel nach

DIN 277

59 Raumnutzungsarten werden der DIN 277 zugeordnet.Jeder Raumnutzungsart werden Qualitätsniveaus zugeordnet.

DIN 277 und zugeordnete Qualitätsniveaus (QN) Beispiel: Büroarbeit

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BLB

NRW



59 Raumnutzungsarten werden der DIN 277 zugeordnet.Jeder Raumnutzungsart werden Qualitätsniveaus zugeordnet.

DIN 277 und zugeordnete Qualitätsniveaus (QN) Beispiele: Lagern, Verteilen, Verkaufen undBildung, Unterricht und Kultur

8095Raumschießanlagen (RSA):Schießstand5.5.8

9575Schwimmhallen (mit Aufsichtbüro, Erste-Hilfe-Raum)5.5.2

8063Sporträume5.5

6084Registraturen5.4.6

9084Bibliotheksräume5.4

8550Unterrichts-, Schulungs- und Übungsräume mit besondererAusstattung

5.3

8550Unterrichts-, Schulungs- und Übungsräume5.1

Bildung, Unterricht und

Kultur

9572Ausstellungsräume4.6

8577Verkaufsräume4.5

8077Annahme- und Ausgaberäume4.4

9524Kühlräume4.3

6071Archive, Sammlungsräume OHNE Büro4.2

7055Munitions- und Waffenlager (Explosivstoffe)4.1.5

6071Lagerräume4.1

Lagern, Verteilen, Verkaufen

QN 1 entspricht

x %

max erreichbare

PunkteBezeichnungRNA

Nutzungsarten-schlüssel

verändert nachDIN 277

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BLB

NRW



Für jedes Raumausstattungsmerkmal wird als Grundlage für die spätere Bewertung die Sauberkeit eindeutig definiert

Schreibtische mit UnterbauTischleuchtenWaschbereich Tische (Besucher) PapierkörbeBodenbelägeBestückung; Seifenspender

Raumausstattungs-

merkmal

Oberfläche / Mobiliar Oberfläche / Sanitär

Ver-

und

Entso

rgun

gstä

tig-

keite

n

Frei

von

(s

icht

bare

n) lo

se

aufli

egen

den

Vers

chm

utzu

ngen

Frei

von

(s

icht

bare

n)

hafte

nden

Ve

rsch

mut

zung

en

Frei

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n) lo

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egen

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Vers

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Frei

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bare

n)

hafte

nden

Ve

rsch

mut

zung

en

Bodenbeläge

Frei

von

(s

icht

bare

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se

aufli

egen

den

Vers

chm

utzu

ngen

Frei

von

(s

icht

bare

n)

hafte

nden

Ve

rsch

mut

zung

en

haftenden Verschmutzungen, z. B. Getränkeflecke, Fingerabdrücke, Reinigungsmittel

Rückständen, Verfleckungen, z. B. optische Verände-rungen auf dem Bodenbelag, sofern diese nicht auf eine irreversible Veränderung des Belagsmaterials zurückzuführen ist

Das Raumausstattungsmerkmal ist frei von:

lose aufliegendem Grobschmutz, z. B. Abfall, Papier, Pflanzenblätter

nicht haftendem Feinschmutz, z. B. Staub, Krümel, Haare, Spinnweben

nicht haftendem Grobschmutz, z. B. Sand, Kies

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��

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PRINZIPDARSTELLU

NG

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BLB

NRW



Optimierte raumscharfe Reinigungskalkulationslisten liefern Datengrundlagen zur Ausschreibung und Kalkulation

Struktur der ListenGebäudebezeichnung mit Ressortzugehörigkeit und vollständiger Anschrift

Raum-Nr. Etage BezeichnungRaumgruppe/Nutzungsart

DIN 277RNA Boden-

belag fläche in qmQN 1 in %

U00 Treppenhaus 9.2.1 Treppenhäuser u.Treppen extensiv

Betonwerk-stein 83,45 70

U01 Kellergeschoss Aktenraum Bauamt 4.2Archive, Sammlungsräume OHNE Büro

Linoleum 27,74 60

U05 Kellergeschoss Büro Archiv 2.1.2 Büro extensiv Linoleum 13,88 80

U06-08 Kellergeschoss Archiv 4.2Archive, Sammlungsräume OHNE Büro

Linoleum 42,44 60

U09 Kellergeschoss Büro 2.1.2 Büro extensiv Linoleum 13,78 80

U10 Kellergeschoss Heizungsraum 7.6Räume für zentrale Technik und Haustechnik

Estrich 14,80 60

U11 Kellergeschoss Aktenraum Kasse 4.2Archive, Sammlungsräume OHNE Büro

Estrich 24,50 60

U12 Kellergeschoss Kopierraum 2.8 Bürotechnikräume Linoleum 9,00 80

U13 Kellergeschoss Hausanschluss-raum 7.6

Räume für zentrale Technik und Haustechnik

Estrich 13,70 60

U14 Kellergeschoss WC/Dusche 7.1 Sanitärräume Fliesen 2,98 95

U15 Kellergeschoss Flur 9.1.3 Kellerflure, Dachböden etc.

Betonwerk-stein 56,35 60

302,62E04 Erdgeschoss Büro 2.1.2 Büro extensiv PVC 16,59 80E05 Erdgeschoss Büro Chef 2.1.1 Büro intensiv PVC 15,01 95

Zwischensumme Kellergeschoss

Reinigungs- Keine/Eigen-reinigung

x

Bemerkung

Eigenes Personal

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BLB

NRW



Kalkulationslisten: Fortsetzung qualitätsorientierte Reinigung

Raum-Nr. Etagefläche in qm

QN 1 in %

U00 Treppenhaus 83,45 70

U01 Kellergeschoss 27,74 60


U06-08 Kellergeschoss 42,44 60







U15 Kellergeschoss 56,35 60302,62

E04 Erdgeschoss 16,59 80E05 Erdgeschoss 15,01 95


Reinigungs-…

Zeitbedarf/qm/Jahr

Summe Raum-reinigung/Jahr*

Voll pauschalierter Stundensatz: x €

* wird automatisch berechnet [qm* (Zeitbedarf/qm /Jahr)*Stundensatz]

…

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BLB

NRW



Kalkulationslisten: Fortsetzung verrichtungsorientierte Reinigung

Raum-Nr. Etagefläche in qm

QN 1 in %

U00 Treppenhaus 83,45 70



U06-08 Kellergeschoss 42,44 60







U15 Kellergeschoss 56,35 60302,62

E04 Erdgeschoss 16,59 80E05 Erdgeschoss 15,01 95


Reinigungs-…Anzahl Reinigungen

104 Tage

Summe Raum-reinigung/Jahr**

Voll pauschalierter Stundensatz: x €

Vollr. Bedarfsr.

148 Tage

Zeitbedarf/qm/Jahr*Vollr. Bedarfsr.

* in Abhängigkeit von der Anzahl der Reinigungen

** wird automatisch berechnet [qm* (Zeitbedarf/ qm/Jahr)* Stundensatz]

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BLB

NRW



Qualitätslevel sind täglich zu erreichen

Die definierte Sauberkeit ist täglich zu erreichen.

Der Reinigungsdienstleister muss so kalkulieren, dass die Reinigungskräfte vor Ort jeden Tag genug Zeit haben, die Arbeiten zu erledigen

Im Gegensatz zu einer Vollreinigung müssen nicht alle Reinigungstätigkeiten jeden Tag gemacht werden

Beispiel, Büro/Besprechungsraum wurde nicht benutzt

Nur Griffspuren an den Schränken rund um die Griffe entfernen, nicht den ganzen Schrank reinigen

Fensterbänke/Schreibtische, Tische etc. nur, wenn größere Flächen frei sind

Nur 1 Kaffeefleck auf dem Linoleum, sonst alles sauber – nur der Kaffeefleck wird entfernt

Schulung der Reinigungskräfte durch den Reinigungsdienstleister wichtig

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BLB

NRW



Regelmäßige Reinigungskontrollen

Regelmäßige systematische Reinigungskontrollen mit einem elektronischen QM-

Messsystem sind ein wesentlicher Garant für den Erfolg der qualitätsorientierten

Reinigung

Phase 3

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BLB

NRW



Wie funktionieren elektronische QM-Messsysteme ?

Quelle: e-QSS_Softwarebeschreibungen & Preisex.pdf der Firma Neumann & Neumann Projekt- und Beratungs GmbH

Beim BLB

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BLB

NRW



Folgende Rahmenbedingungen für elektronische (papierlose) Qualitätskontrollen werden festgelegt:

Stichprobenprüfung erfolgt nach dem dualen Prinzip (sauber/nicht sauber)

Stichprobenauswahl erfolgt zentral systemgestützt (Zufallsstichprobe). Die Dokumentation der Ergebnisse wird unmittelbar in das System zurückgemeldet

Kontrolle der Stichproben durch den BLB NRW und gemeinsam mit dem Kunden. Dem Dienstleister wird ggf. Gelegenheit zur Teilnahme an den Prüfungen gegeben.

Sicherheitsaspekte der Prüfung

- Anwesenheit (befindet sich der Prüfer im Objekt?)

- Zeitfenster (festgelegter Prüfzeitpunkt unmittelbar nach Reinigung)

- Prüfdauer (Beginn und Ende der Prüfung werden elektronisch protokolliert)

Graphische Verlaufsdarstellung der Kontrollergebnisse zusätzlich zu der Listenerfassung (Soll-Ist-Vergleich)

Die Qualitätsprüfung erfolgt durch systemgestützte Stich-proben in der Verantwortung des BLB

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BLB

NRW



Der Umfang der Stichprobe ergibt sich aus der Raumanzahl, der Leveleinstufung sowie ggf. vorliegenden Beschwerden

Umfang Stichprobe, Abhängigkeiten Prüffrequenz abhängig von der Verlässlichkeit

2 – 89 – 1516 – 2526 – 5051 – 9091 – 150151 – 280281 – 500501 – 1.2001.201 – 3.2003.201 – 10.000

Anzahl der Raumeinheiten

max. zu kontrollierende Räume

33477

1118274368108

Level 1

347

1118274368108169270

Level 2 Level 3

vorliegende Beschwerden

2 – 89 – 1516 – 2526 – 5051 – 9091 – 150151 – 280281 – 500501 – 1.2001.201 – 3.2003.201 – 10.000


zu kontrollierende Räume

2235581320325080

Level 1

2358

1320325080125200

Level 2 Level 3

keine Beschwerden

DIN EN 13549Im Objekt befindliche und zu reinigende RäumeLevel-Einstufung der AuftragnehmerBerücksichtigung nachgeprüfter Beschwerden

Level 1: Sehr verlässlich - 6-wöchentlichLevel 2: Standardeinstufung - 4-wöchentlichLevel 3: Nach Mangelleistung - 2-wöchentlich

2 – 89 – 1516 – 2526 – 5051 – 9091 – 150151 – 280281 – 500501 – 1.2001.201 – 3.2003.201 – 10.000


zu kontrollierende Räume

2235581320325080

Level 1

2358

1320325080125200

Level 2 Level 3

23581320325080125200

3471118274368108169270

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BLB

NRW



Beschwerdemanagement (passiv)Stichprobenprüfung (proaktiv)

Regelmäßige Stichprobenprüfung sowie Beschwerdemanage-ment laufen parallel; Einfluss Beschwerden auf Stichproben

Zu reinigendes Objekt SMCRegelmäßige

Reinigungsprüfung prüft

Stichprobenumfang/-häufigkeit Nutzerbeschwerde

gibt vorMeldet telefonisch oder per Mail

beeinflusst

Mangelanzeige(Nachreinigung)

Mangelanzeige(Nachreinigung)

beeinflusst

reinigt

Reiniger

GMTägl. Information

veranlasst

Eskalationskaskade bei Schlechtreinigung

gibt Rückmeldung

20

BLB

NRW



Wie sieht ein Erfassungsbogen einer Reinigungskontrolle aus?

Definition Raumausstattungsmerkmale je Raumnutzungsart

Gewichtung der Raumausstattungs-merkmale durch Vergabe von Punktwerten

Bei Sauberkeitsprüfung duale Entscheidung (ja/nein) oder nicht vorhanden für die Standardzuordnung

Automatische Berechnung Erfüllungsgrad durch QM-System, Schlechtleistung führt zu Konsequenzen über Rechnungskürzung bis zur Vertragskündigung

1 2 4

Phase 3Für jede RNA wird landesweit ein einheitliches Qualitätsniveau festgelegt

3

76486372maximale Punkte

33ja3Wand- und Deckenflächen

33ja3Waschebereich, Spender Seifen- handtuch

33ja3Schränke einschl. Wandschränke, Reinigung bis 1,80 m Höhe

01nein1Steckdosen (nur außen)

33ja3Kommunikationsleisten

0n.V.3Heizkörper (nur wenn zugänglich)

0n.V.3Fensterbänke (nur größere zusammenhängende Flächen)

55ja5Tische (nur größere zusammenhängende Flächen)

0n.V.3Tisch und Standleuchten

55ja5Sitzmöbel

03nein3Sidebords (nur größere zusammenhängende Flächen)

55ja5Stühle

55ja5Schreibtische (nur größere zusammenhängende Flächen)

05nein5Rollcontainer

55ja5Papierkörbe

01nein1Fussleisten

55ja5Bodenbeläge

55ja5Trennwandsysteme

11ja1Lichtschalter

05nein5Türen (Türglas-griffe/klinken,- blätter und rahmen)innen und außen

erreichterQualitäts-

graderreichtePunkte

Erreich-bare

Punktesauberja/nein

Mög-liche

PunktegenerellRaumausstattungsmerkmale

RNA 2.1.1 , Qualitätsgrad 80 %

76 %486372maximale Punkte










55ja5Sitzmöbel


55ja5Stühle



55ja5Papierkörbe

01nein1Fussleisten

55ja5Bodenbeläge


11ja1Lichtschalter


erreichtesQualitäts-

niveauerreichtePunkte

Erreich-bare

Punktesauberja/nein

Mög-liche

Punktegenerell

Raumausstattungsmerkmale

RNA 2.1.1 Büro extensiv, Qualitätsniveau 80 %

1

2

3

4

21

BLB

NRW



Was folgt aus dem Kontrollergebnis für den Raum?

Vereinbartes Qualitätsniveau für RNA 2.1.1 = 80 %

Ergebnis Kontrolle = 76 %

Fazit: Raum ist nicht ok

Mangelleistung für diesen Raum

486372maximale Punkte










55ja5Sitzmöbel


55ja5Stühle



55ja5Papierkörbe

01nein1Fussleisten

55ja5Bodenbeläge


11ja1Lichtschalter


erreichterQualitäts-

graderreichtePunkte

Erreich-bare

Punktesauberja/nein

Mög-liche


RNA 2.1.1 , Qualitätsgrad 80 %

76 %486372maximale Punkte










55ja5Sitzmöbel


55ja5Stühle



55ja5Papierkörbe

01nein1Fussleisten

55ja5Bodenbeläge


11ja1Lichtschalter


erreichtesQualitäts-

niveauerreichtePunkte

erreich-bare

Punktesauberja/nein

mög-liche


RNA 2.1.1 Büro extensiv , Qualitätsniveau 80 %

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BLB

NRW



Wie errechne ich das Gesamtergebnis für das Gebäude ?

Für jeden Raum aus der Stichprobe wird errechnet, ob der Raum ok ist

Die Einzelergebnisse jedes Raumes der Stichprobe werden addiert

Sind 10 % der Räume nicht ok ist das gesamte Objekt nicht ok.

Beispiel:

Stichprobe mit 50 Räumen

Max zulässige Mangelleistung: unter 10 % von 50 Räumen = 4 Räume

Festgestelltes Reinigungsleistung: 44 Räume ok6 Räume nicht ok

Ergebnis für das Gebäude: nicht ok

23

BLB

NRW



Eskalationskaskade bei guter Leistung

Lfd. Monat

Stichproben-umfang nach DIN

Räume o.k. Tolerierte Abweichung

(<10%)

TatsächlicheAbweichung

Bewertung Konsequenz*

1

2

3

5

50 (Level 2)

50 (Level 2)

50 (Level 2)

20 (Level 1)

46

47

47

19

4

4

4

1

4

3

3

1

Gebäude ok

Gebäude ok

Gebäude ok

Gebäude ok

keine

keine


Beispiel Gebäude mit 300 Räumen und einer Zufallsstichprobe von 50 Räumen, Einstufung des DL in Level 2

keine

Einstufung in Level 1

24

BLB

NRW



Rechnungskürzung bei Schlechtleistung. Die Eskalations-kaskade kann zur Kündigung des Vertrages führen

Lfd. Monat

Stichproben-umfang nach DIN

Räume o.k. Tolerierte Abweichung

(<10%)

TatsächlicheAbweichung

Bewertung Konsequenz*

1

2

3

3

50 (Level 2)

50 (Level 2)

50 (Level 3)

50 (Level 3)

45

44

34

42

4

4

4

4

5

6

16

8

nicht ok

nicht ok

nicht ok

nicht ok

noch keine

Kürzung der Vergütungum 10%

Kürzung der Vergütung

um 25% undKündigung

des Vertrages

Prüffrequenz 2-wöchentlich


Beispiel Gebäude mit 300 Räumen und einer Zufallsstichprobe von 50 Räumen, Einstufung des DL in Level 2

25

BLB

NRW



Die Bewertung der Reinigungsleistung erfolgt fast vollständig automatisch nach definierten Vorgaben

ObjektnutzungsartenRaumnutzungsartenRaumelementeGewichtung RaumelementeQualitätsniveaus je RaumnutzungsartGewichtung Qualitätsniveaus für Berechnung FehlerpunkteProzentsatz geprüfter Räume als max. zulässige Anzahl FehlerpunkteBedingungen für Veränderungen StichprobenlevelBedingungen für Rechnungs-kürzungen/Vertragskündigungen

1. Erstellung Stichprobe durch System2. Prüfung vorgegebener Räume (Prüfung

der einzelnen Raumelemente)3. Berechnung Erfüllungsgrad

und Zuordnung zu einem Qualitätsniveau4. Berechnung erreichter Fehlerpunkte (Räume

schlechter QN 1)5. Berechnung erlaubter Fehlerpunkte für die

Stichprobe6. Feststellung, ob Reinigung für Objekt

insgesamt ausreichend war7. Festlegung Stichprobenlevel für zukünftige

Prüfungen8. Festlegung vertragliche Konsequenzen

(Rechnungskürzungen/Kündigungen)

Ma-nuell

Auto-matischBewertungsablaufDefinitionen im Vorfeld

Bew

ertu

ng a

uf

Raum

eben

eBe

wer

tung

auf

O

bjek

tebe

ne

��

�

��

(�)*(�)*

* Vorschlag nach vorgegebenen Kriterien durch das System; Eingreifmöglichkeit durch BLB gegeben

26

BLB

NRW



2. Pilotierung und bisherige Ergebnisse

27

BLB

NRW



Aufteilung QM-Messsysteme auf die Pilotliegenschaften

Pilotliegenschaften

Düsseldorf

Köln

Duisburg

Dortmund

Steinfurt

Bergisch Gladbach

Arnsberg

Minden

Bad Oeynhausen

Oberhausen

Bielefeld

QM-Messystem eQSS (Fa. Neumann und Neumann)

a) FA Minden Fa. Stoll

b) AG Bad Oeynhausen Fa. Stoll

c) BLB NL Bielefeld Fa. Stoll

d) FA Steinfurt Fa. Stoll

e) Landesbehördenhaus Dortmund Fa. Dietrich

f) LG Arnsberg Fa. Clemens Kleine

QM-Messsystem Service–alliance (Fa. Kontura)

a) MUNLV Düsseldorf Fa. Germania

b) Landesbehördenhaus Köln Fa. Schubert

c) FA Oberhausen-Süd Fa. Opti

d) PP Duisburg Fa. Rudolf Weber

e) Finanzamtszentrum Aachen Fa. Dohmen

f) AG/LG Bonn Fa. DietrichBonn

Aachen

28

BLB

NRW



Die QM-Kontrollen werden im Pilotverfahren durch externe Firmen und durch eigenes Personal durchgeführt

Pilotliegenschaften

Düsseldorf

Köln

Duisburg

Dortmund

Steinfurt

Bergisch Gladbach

Arnsberg

Minden

Bad Oeynhausen

Oberhausen

Bielefeld

PP Duisburg, FAZ Aachen, AG/LG Bonn

FA Steinfurt

Kontrolle durch BLB NRW nach Entscheidung durch die NL

• FA Minden

• BLB NRW Bielefeld

• AG Bad Oeynhausen

• LG Arnsberg

• LBH Dortmund

• FA Oberhausen-Süd

• MUNLV Düsseldorf

• LBH KölnAachen

Bonn

29

BLB

NRW



83,64% 81,28%93,83%

86,20% 90,33%

24,66%

88,98%

48,55%43,34%

86,08% 83,40%88,55%

77,49%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Pilot

1 B

T 1

Pilot

1 B

T 2

Pilot

2Pi

lot 3

BT

1Pi

lot 3

B T

2

Pilot

4

Pilot

5

Pilot

6

Pilot

7

Pilot

8

Pilot

9

Pilot

10

Pilot

11

Ergebnisse der Reinigungskontrollen des BLB NRW Zeitraum: bis 15.06.2009 Wertung der letzten Kontrolle

Auswertung der Reinigungskontrollen

30

BLB

NRW



Verlauf der Ergebnisse der Reinigungskontrollen (1)

Entwicklung der Reinigungskontrollen

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

1.Prüfung

2.Prüfung

3.Prüfung

4.Prüfung

5.Prüfung

6.Prüfung

7.Prüfung

Pilot 1 BT 1

Pilot 1 BT 2

Pilot 3 BT 1

Pilot 3 BT 2

Pilot 11

Negative Qualitäts-verläufe sind auf kurzfristige Perso-nalausfälle beim Dienstleister zurück-zuführen, die nicht kompensiert wurden.

31

BLB

NRW





0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

2. Prüfung 3. Prüfung 4. Prüfung 5. Prüfung 6. Prüfung 7. Prüfung

Pilot 2

Pilot 4

Pilot 7

32

BLB

NRW





0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

1. Prüfung 2. Prüfung 3. Prüfung 4. Prüfung

Pilot 5

Pilot 6

Pilot 8

Pilot 9

Pilot 10

33

BLB

NRW



Wesentliche Erkenntnisse der Pilotierung (1)

Pilotobjekte wurden durch Kunden des BLB NRW ausgewählt

Pilotverfahren wurden innerhalb des laufenden Vertrages mit dem jeweiligen Dienstleister im Objekt umgesetzt

deshalb keine Sanktionen im Pilotverfahren

Regelkommunikation zwischen Dienstleister, BLB NRW und BLB-Kunden

Wesentliche Erkenntnisse der Pilotierung

Raumscharfe Reinigungskalkulationslisten vom BLB NRW erstellt, vom BLB-Kunden gegen-gezeichnet, Dienstleister hat die Möglichkeit innerhalb von 2 Monaten Korrekturen geltend zu machen

Getrennte Vereinbarung von Sonderreinigungen (z. B. 4-malige Reinigung von Lager-flächen/Jahr)

Rahmenbedingungen für Pilotierungen

34

BLB

NRW




Dokumentation der Nicht-Zugänglichkeit der Räume durch den Dienstleister erforderlich

Hinsichtlich der Reinigungsqualität waren insbesondere die nachfolgenden Raumausstattungsmerkmale besonders problembehaftet:

- Heizkörper - Fußleisten - Türrahmen - Tischlampen (soweit vorhanden)- Drehstühle - Spinnweben an den Wänden

Einarbeitungszeitraum von 3 Monaten

Gestaffelter Leistungsbeginn (losbezogen)

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NRW




Qualitätskontrolle / Schulung

Qualitätskontrolle erfolgt zeitnah nach der Reinigung

Wesentlich sind Schulungskonzepte, regelmäßige Schulung und Qualifizierung der Reinigungskräfte

Schulungskonzepte werden Gegenstand der Wertungskriterien und müssen dem Angebot beigefügt werden

Eigene Qualitätskontrollen durch Dienstleister fortlaufend erforderlich

Identifikation der Objektleitung mit Objekt und Reinigungskonzept erforderlich

Identifikation der Reinigungskräfte mit dem Konzept der qualitätsorientierten Reinigung erforderlich

Reinigungskräften muss das mit der Qualitätskontrolle verbundene Ergebnis vermittelt werden

Unter Umständen Auswechslung von Mitarbeitern erforderlich (neues Konzept)

Urlaubs- und Krankheitsausfälle umgehend durch qualifiziertes Personal auffangen (Ersatzkapazitäten)

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BLB

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3. Leistungskennwerte

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BLB

NRW



Leistungskennwerte REFA bezogen auf das Immobilien-portfolio des BLB

• Durch den REFA Bundesverband wurden für das Gebäudeportfolio des BLB NRWfür jede Raumnutzungsart differenzierte Leistungskennwerte sowohl für die qualitäts- als auch die verrichtungsorientierte Reinigung ermittelt.

• Die ermittelten Werte werden im Rahmen der Bekanntmachung allen Bietern mitgeteilt

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Zusätzliche Tätigkeit(t MZ )

Ablaufbedingtes Unterbrechender Tätigkeit (t MA )

Nebentätigkeit(t MN )

Haupttätigkeit(t MH )

Störungsbedingtes Unterbrechen der Tätigkeit (t MS )

Erholen(t ME )

Persönlich bedingtes Unterbrechen der Tätigkeit (t MP )

Tätigkeitszeit (tt)

SachlicheVerteilzeit (ts)

PersönlicheVerteilzeit (tp)

Grundzeit (tg)

Erholungszeit (ter)

Verteilzeit(tv)

Zeit je Einheit

(te)

Wartezeit (tw)

Zeitgliederung je Einheit des Menschen

Das REFA Arbeitssystem

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Datenstrukturen: QOR (Beispiel)

Raumarten Raumkomponenten Raumelemente Verschmutzungen

(Element muss frei sein von …)

Qualit

äts

sich

erung -

Ergeb

nis

kontr

olle

Qualit

äts

prü

fung

Abfluss-rohre

nicht haftende Ver-schmutzungen

entfernen

haftende Verschmut-zungen entfernen

Oberflächen Mobiliar

Bodenflächen

Oberflächen Sanitär

Ver- und Ent-sorgungstätig-

keiten

Spiegel

Gläser

Ablagen

Seifen-schale

SiphonÜberlauf

Wandschild

Armaturen

Wasch-becken

Garderoben7.2

Umkleideräume7.1.10

Waschräume, Duschen(einschl. Vorräume)7.1.2

WCs (einschl. Vorräume)7.1.1

……

Poststellen2.10

Wachtmeistereien, Wachräume, Polizeiwachen2.9

Gerichtssäle2.3.4

Konferenzräume(Sitzungssäle…)2.3.1

Besprechungsräume2.3

Büroarchive2.1.4

Büro extensiv (allgemein)2.1.1

Büro intensiv2.1.7

Büroräume2.1

Teeküche1.5.4

Gemeinschaftsräume1.2

Wohnräume1.1

BezeichnungRNA

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BLB

NRW



Planzeitenkatalog als Basis für Zeitkalkulationen

Auch für qualitätsorientierte Ansätze ist die Bildung objektbezogener Planzeitenkataloge notwendig.

0,0010m²komplett,

deckenhoch

0,00x

5228,6m²komplett bis160 cm

0,00xxxx

20028,6m²Spritzer und Griffspuren

Hartbelag(Fliesen, Steinzeug etc.)

Wandfliesen

1,93xxxxx2521Stück0,46komplettStandardmass(40 cm x 40 cm)

Spiegel

0,00x00Stück2,18komplett

0,00xxxx00Stück0,42innenWaschtisch, mitVerkleidung, ggf. mit Standfuss

1,01x521Stück1,17komplett

1,40xxxx2001Stück0,42innennormal, Wandmontage

Waschbecken

2,02xxxxx

2521Raum0,48pauschalHöchsterTurnus !!!

VorbereitendeArbeiten

So

Sa

Fr

Do

Mi

Di

Mo

gerade Woche

Produktiv-zeitp.a.

(Std.)

Ausführungszyklus(Revierplan)Ausfüh-

rungs-h´keit(p.a.)

AnzahlBG

Bezugs- größe

mittlererZeitwert

(min/ Ausf./

BG)

VarianteSpezifika

(Bau- oderMontageart)

Raumaus-stattungs-merkmale

Die festen Reinigungshäufigkeiten der zyklischen Reinigung werden bei einem qualitätsorientierten Ansatz durch sog. „Anschmutzungswahrscheinlichkeiten“ substituiert. In beiden Fällen findet jedoch ein Target-Costing auf der Grundlage von kalkulierten Reinigungsstunden pro Jahr statt.

PRINZIPDARSTELLU

NG

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NRW



REFA Leistungskennzahlen - Zeitbausteine für den BLB NRW

• Rüstzeiten (Aufschlag von 4,17% bis 5,81%)

• Wegezeiten (objektübergreifend, Aufschlag von 0% bis 12,5%)

• Verteilzeiten (Aufschlag von 6,9% bis 9,0%)

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NRW



Rahmenbedingungen für der Ermittlung von REFA Leistungskennzahlen

In den objektspezifischen REFA Leistungskennzahlen für den BLB NRW sind folgende Bedingungen berücksichtigt:

• Bei der Ermittlung der Verteilzeiten wurde insbesondere dem erhöhten Aufwand für Erst- und Nachschulungen sowie Ergebnisbesprechungen im Rahmen der qualitätsorientierten Reinigung Rechnung getragen die Aufschläge für sachliche Verteilzeiten wurden deutlich angehoben

Grundsätzlich gilt: mit steigender (täglicher) Arbeitszeit steigen auch die Verteilzeiten an.

• Die Ermittlung der Rüstzeiten bezieht sich auf das arbeitstägliche Auf- und Abrüsten des gesamten Arbeitssystems (Revierorganisation, Farbsystem, einschl. Müllentsorgung). Grundsätzlich gilt: mit steigender täglicher Arbeitszeit sinken die Rüstzeiten.

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BLB

NRW



• Objektspezifische REFA Leistungskennzahlen sind grundsätzlich dispositionsorientiert

- der höchste Turnus der insgesamt im betreffenden Raum zu verrichtenden Tätigkeit dient als sog. „Basishäufigkeit“,

- bei einer sog. „Teil-, Zwischen- oder Bedarfsreinigung“ muss ein Mitarbeiter täglich anwesend sein

- die Zeit für diesen Mitarbeiter muss entsprechend kalkuliert werden.

• Die vollständige Erfüllung des LV (bzw. der erwarteten Qualitätsniveaus) wird vorausgesetzt

• Das Ergebnis der Reinigung wird als zufriedenstellend / gut angenommen (100 % LV)

• Konsequente und richtige Anwendung des geeigneten Reinigungsverfahrens

• Alle Hilfsmittel sind vollständig, verfügbar und sachgerecht aufbereitet

• Ausreichendes Material ist vorhanden

• Es wird ausschließlich gut geschultes Personal eingesetzt

• Durchschnittlicher Leistungsgrad 100 %

Bedingungen der Anwendung von REFA Leistungskennzahlen

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NRW



Klassischer Leistungswert z.B.: 100 m²/ Stunde, Ausführungshäufigkeit 252 Tage/Jahr(Die Ausführungshäufigkeit ist in einer Kennzahl nicht sinnvoll abzubilden)

REFA –Leistungsindex als „Stückzeit“: 1/100 h /m²= 0,01 h/m² je Ausführung0,01 h/m² * 252 Ausführungen = 2,52 h/m²/Jahr

(Durch die Bildung einer solchen Kennzahl kann die Jahreszeit abgebildet werden, die im qualitätsorientierten Konzept bedarfs- und verursachungsgerecht disponiert werden kann)

Beispiel für einen REFA Leistungskennwert

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NRW



4. Wertung

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BLB

NRW



1. Schritt: Formale Prüfung

Erfüllt das Angebot alle formalen und sachlichen Voraussetzungen ?

Ist das Angebot pünktlich eingegangen ?

Ist das Angebot unterschrieben ?

Sind alle Preisangaben vorhanden ?

Wurden alle geforderten Unterlagen eingereicht ? (Vollständigkeit)

Fehlende Unterlagen führen zwingend zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren.

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2. Schritt: Eignungsprüfung

Fachkunde: - Handelsregisterauszug

Leistungsfähigkeit: - Referenzliste mit mindestens 3 Referenzkunden in der Größenordnung des angefragten Loses und Angabe der ausgeführten Leistungen

- Umsatz des Unternehmens insgesamt und im relevanten Geschäftsfeld in den letzten 3 Geschäftsjahren

- Mitarbeiteranzahl des Unternehmens insgesamt und im relevanten Geschäftsfeld in den letzten 3 Geschäftsjahren

- Bescheinigung Betriebshaftpflichtversicherungmit Angaben zu den Deckungssummen

- Einhaltung der Leistungskennwerte der REFA

Zuverlässigkeit: - Unbedenklichkeitsbescheinigung der Finanzbehörden und der Sozialversicherungsträger

- Angabe Berufsgenossenschaft - Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit- Negativerklärung über Insolvenz (Eigenerklärung)- Eigenerklärung über Zahlung von Mindestlöhnen

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3./4. Schritt: Preisspiegel und qualitative Wertungskriterien

Angemessenheit und Auskömmlichkeit des Preises

Wirtschaftlichstes Angebot: Zuschlagskriterien: Preis 60 %

qualitative Kriterien: 40 %

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5. Ausschreibungsplanung IGM

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BLB

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Veröffentlichungsmedien

https://evergabe.blb.nrw.de

Submissionsanzeiger

Webvergabe Ausschreibungsdienst

Amt für amtliche Veröffentlichungen der EG

Subreport Verlag Schawe GmbH

Mercell Germany GmbH

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Zeitplanung offenes Verfahren für Düsseldorf und Münster

22.07.2009 Bekanntmachung

31.08. 2009 13:00 Uhr Submission

September/Oktober Wertung der Angeboteggf. Durchführung von Aufklärungsgesprächen

Anfang November Zuschlag

02.01.2010 Start der Dienstleistung

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Planung Ausschreibung IGM nach Niederlassungen

NL2009 2011

1. Q.J F M A M J J A S O N D

2010 2012

2. Q. 3. Q. 4. Q. 1. Q.J F M A M J J A S O N D

2. Q. 3. Q. 4. Q. 1. Q.J F M A M J J A S O N D

2. Q. 3. Q. 4. Q. 1. Q.F M A M J J A S O N D

2. Q. 3. Q. 4. Q.J

Aachen

Bielefeld

Dortmund

Duisburg

Düsseldorf

Köln

Münster

Soest

QOR

QOR = qualitätsorientierte Reinigung VOR = verrichtungsorientierte Reinigung

Ende Pilotphasen

VOR

QORVOR

QORVOR

QORVOR

QORVOR

QORVOR

QORVOR

QORVOR

QORVOR

QORVOR

Entwurf

Leistungsbeginn

Bekanntmachung / Veröffentlichung

Angebotsfrist / Eröffnungstermin

Zuschlagserteilung / Vertragsbeginn

Prüfung der

Angebote

Abgabe der

Angebote

Einführung des neuen DL

Konzept zur Neuausschreibung der IGM- Dienstleistungen ... · 1 BLB NRW Bau- und...

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