Krisenmanagement im IO-Bereich

Krisenmanagement im IO-Bereich

IES Abroad•33 Institute weltweit•60 Jahre als Marktführer•Anbindung an örtliche Universität•Einheitliche Struktur, z.B. Krisenmanagement•Regelmäßige Schulungen und Telefonkonferenzen

Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

Krisendefinition

• Naturkatastrophe• Bedrohung der öffentlichen

Gesundheit• Terror• Explosion• Tod eines oder mehrerer Studenten

im Programm• Feuer• Zerstörung eines IES-Gebäudes


Organisationsstruktur des Crisis Management

• Crisis Management Team in Chicago

• Genereller Crisis Management Plan

• Crisis Plan für jedes Center, incl. Plan für Evakuierung (Handout)

• Informationsbrief für Studenten (Handout)

• Telefonalarmplan


Alarmplan


Direktive für den Institutsdirektor

• Sofortige Benachrichtigung des IES Crisis Management Teams

• Einschätzung der Situation und der für Studenten und Belegschaft bestehenden Gefahren

• Kontaktaufnahme mit Studenten (Telefonplan)

• Ständiger Kontakt mit dem Vorsitzenden des CMT

• Logbuch während der Krise führen


Kommunikation

• Anrufe von Eltern weiterleiten an IES Chicago Dean of Students

• Anfragen von Medien weiterleiten an den Director of Media Relations and Internal Communication

• Anfragen der Consortium Hochschulen an den VP for Recruiting


Kommunikationsstrukturen

• IES Chicago benutzt einheitliche Skripte für Telefonanrufe

• Skripte werden täglich aktualisiert (Evakuierungsorte werden nicht angegeben)

• IES webpage informiert über die Krise und unternommene Schritte

• Elternanrufe werden in einem Logbuch abgelegt

• Medienanfragen werden nur von der Präsidentin und vom EVP beantwortet


Schriftliche Kommunikation

• Brief des EVP für academics wird über den Center Direktor an alle Studenten verteilt

• E-mail an das Consortium und Study Abroad Coordinators an Universitäten

• Hard-copy Brief und e-mail an Eltern über die aktuelle Lage und ergriffene Maßnahmen


Entscheidungsfindung im Fall einer Krise

• Weiterführung des Programms im Center

• Standortverlagerung• Aussetzung des Programms für

eine bestimmte Zeit• Schließung des Centers• Entscheidung über Schließung

des Centers und die Evakuierung liegt in Chicago


Bericht an das Krisenteam in Chicago

• Location, condition and safety of IES students• Geographic proximity of the program to the

crisis• Impact of the crisis on the quality of life• Target of any civil unrest, if the crisis is

political, religious, socio-econimic or racial in nature

• Intensity of military presence, if any, in the area

• Continuance of classes at local universities and at the IES center

• Steps taken on-site to help protect IES students, faculty and staff


Alarmstufe Gelb (Guarded Condition

• Vereinzelte anti-amerikanische Vorkommnisse

• Beobachten und sorgfältig auswerten• Telefon- oder Moodle-Info an alle

Studenten, im Homestay zu bleiben oder dorthin zurückzukehren

• Studenten müssen sich zurückmelden und ihre Sicherheit bestätigen


Alarmstufe Orange (Elevated Condition)

• Empfehlung, das Programm auszusetzen oder abzubrechen

• Wiederholte und ernsthafte Gefahrenwarnung durch die Botschaft aufgrund von Gewalttaten und Drohungen

• Aufstand oder gewaltsame Ausschreitungen


Alarmstufe Orange

• Direktor kann das Programm für eine Zeit aussetzen oder an einen anderen Standort verlagern

• Studenten treffen sich am vereinbarten Treffpunkt (Karte im welcome kit)

• Telefonkette


Alarmstufe Rot (Severe Conditon)

• Forderung nach Schließung des Programms entweder durch IES Chicago oder die Botschaft

• Kriegserklärung• Ausrufung des Kriegsrechtes• Eindeutige Drohungen

gegenüber IES Studenten• Naturkatastrophen


Alarmstufe Rot

• Studenten werden aufgefordert, alle notwendigen Dokumente zum Verlassen des Landes bereit zu halten

• Telefon- oder Textnachricht, bei Überlastung oder Zerstörung der Kommunikationskanäle kontaktiert das IES-Team die Studenten persönlich

• Aufforderung, entweder im Homestay zu bleiben oder das Center aufzusuchen

• Direktor entscheidet über Evakuierung aus der Stadt, jedes Teammitglied führt eine Gruppe von Studenten in die vorhergesehenen Herbergen oder Hotels


Alarmstufe Rot

• Direktor in ständigem Kontakt mit IES Chicago und Botschaft

• Im Falle von Krieg oder Kriegsrecht wird das Programm abgebrochen

• Studenten werden entsprechend der Vorgaben der Botschaft evakuiert

• Das Team des IES kümmert sich um den Transport zum Flughafen und übernimmt den Kauf der Flugtickets

• Studenten werden über Handys informiert, bzw. persönlich durch ihren Koordinator kontaktiert.

• Sie begeben sich zu den vorgegebenen Treffpunkten


Schritte nach der Krise

• Beschreibung der Schritte und Einschätzung des Schadens (Menschen und Immobilie)

• Einschätzung der Krisenbewältigung (Logbuch, Berichte, Zeugenbefragung, Fotos)

• CMT bewertet die Effektivität des lokalen Teams und diskutiert Lehren, die aus der Krisenbewältigung gezogen werden können.

• Ratschläge um zukünftige Krisen besser meistern zu können.

• Center-Direktor als auch Program Dean nehmen an dieser Evaluation teil.


Routinen und vorbeugende Maßnahmen

• Ausgabe von Handys• Notfall-Telefon rund um die Uhr• Welcome Kit: Karten, Sicherheitshinweise,

laminierte Karte mit Telefonnummern• Jedes Teammitglied ist für einen Stadtteil

verantwortlich und muss Studenten dort erreichen


Emergency Card

Berlin Emergency Card Police 110 Ambulance / Fire 112 In case of an emergency, please inform: Im Falle eines Notfalls bitte informieren: IES Berlin (030) 2800 870 E-mail [email protected] I ES Emergency Phones: From another European country dial 0049 + cell phone number without the first “0” From the U.S. dial 01149 + cell phone number without the first “0” Rolf Staudt cell phone 0176 – 2210 7728 Britta Tonak cell phone 0176 – 2454 8533 Katrin Arendt cell phone 0176 – 2210 7731 Barbara Gügold cell phone 0177 – 2800 8710 Thomas Wagenknecht cell phone 0163 – 7323 324

Meeting place in case of a disaster: (Next S-Bahn stop: Storkower Straße) Medical Emergency Ward Ambulance and Emergency Ward U.S. Embassy U.S. Consulate American Citizen Services HTH Health Insurance

Carl-von-Linne-Schule Paul– J unius-Straße 15 10367 Berlin-Lichtenberg Krankenhaus Charité Zentrale Rettungsstelle Mitte 10117 Berlin, Schumannstraße 20/21 (030) 450 531 000 (030) 238 51 74 Pariser Platz 2 (030) 832 92 33 Clayallee 170 001-610 254 8771


Routinen und vorbeugende Maßnahmen

• Zwei Notfall-Übungen pro Semester• Jedes Homestay hat eine Karte mit dem

Notfall-Treffpunkt, Angabe des verantwortlichen Teammitglieds und dessen Telefonnummer, Hinweis of Studenten, die ebenfalls in der Nähe wohnen

• Travel Tracker System• Gastfamilien informiert über Prozeduren

und Standards• Ständiger Kontakt mit der Polizei und der

U.S. Botschaft, Mailing List der Botschaft


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