KSI 2015 Programmbeschreibung (26.03.2015).pdf

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KSI 2015 Beschreibung 25032015

KSI 2015

Konformitätsbewertungs Stellen Information 2015

1. KSI - Programm

Dieses MS-ACCESS 2002-Programm dient dem Datenaustausch zwischen den

Konformitätsbewertungsstellen bzw. den Sachverständigen und der

Akkreditierungsstelle.

Es wird bei der Erstakkreditierung zur Definition des Akkreditierungsumfangs

und für die Begutachtungen (Erstakkreditierungs-, Überwachungs- und

Wiederholungsbegutachtungen - EA, Ü und RA) benötigt.

Nach erfolgter Freigabe des Akkreditierungsumfangs durch die bestellten

Sachverständigen und nach der Akkreditierung wird dieser Akkreditierungs-

umfang im Bescheid festgehalten. Der akkreditierte

Konformitätsbewertungsumfang bildet dann die Basis für Erweiterungen und

Änderungen, die mit Hilfe dieses Programms der Akkreditierungsstelle gemeldet

werden können.

Das Programm KSI_A02_2015 selbst muss nur einmal installiert werden und

kann in weiterer Folge immer wieder verwendet werden.

Die Daten (Akkreditierungsumfänge) werden in separaten Files abgelegt.

Diese Datenfiles, welche auf KSI_DAT_2015xxxx.mde lauten, müssen sich in

demselben Verzeichnis befinden wie das Programm KSI, wobei xxxx für eine

beliebige Anzahl von Buchstabenkombinationen steht (meist wird die Ident-

Nummer und das Datum angegeben).

Das Datenbearbeitungsprogramm KSI besteht aus 5 Formularen, die nach den

Installationshinweisen und den allgemeinen Hinweisen im Einzelnen beschrieben

werden.


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Hinweis 1: Die Bildschirmauflösung sollte für die optimale Nutzung des

Programms mindestens auf 1024 x 768 eingestellt sein, da die Formulare auf

diese Auflösung ausgelegt sind und nur so ohne Scroll-Balken in der

Vollbilddarstellung genutzt werden können.

Hinweis 2: Alle mittels KSI durchgeführten Änderungen oder Ergänzungen am

Akkreditierungsumfang werden vom Programm unmittelbar protokolliert und

gespeichert und können durch die Konformitätsbewertungsstelle bzw. durch den

Sachverständigen jederzeit wieder rückgängig gemacht werden (Ausnahme:

Änderungen im Datenfeld "Dokumentnummer" bzw. "Messgröße // Messbereich"

können nicht vorgenommen werden, da es sich um ein Schlüsselfeld handelt,

welches eindeutig sein muss. Doppelte Dokumentnummern bzw.

Messgrößen // Messbereiche sind nicht erlaubt, es wird nur ein Datensatz

gespeichert).


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2. Installation

Das Programm KSI_A02_2015 und die per E-Mail übermittelten Back-End-

Datenfiles KSI_DAT_2015xxxx.mde müssen in ein Verzeichnis Ihrer Wahl lokal

auf Ihren Rechner abgespeichert werden.

Rufen Sie den MS-Windows-Explorer auf und starten Sie durch Doppelklicken auf

KSI_A02_2015 das Programm aus dem Installationsverzeichnis (MS-ACCESS

wird automatisch von MS-WINDOWS gestartet).

Beim erstmaligen Aufruf des Programms besteht keine Verbindung zur BE-

Datenbank. Das zugehörige Datenfile muss erst verbunden werden und wird ab

dem zweiten Aufruf automatisch verbunden oder Sie können das gewünschte

Datenfile aus einer Liste auswählen.


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3. Auswahl des Akkreditierungsumfangs

Um einen Datensatz bearbeiten zu können, muss aus der Menüleiste über

"Datei" der Menüpunkt "BE-Daten verbinden" gewählt werden:

Es erscheint entweder ein Formular, in dem keine BE-Datenbanken aufgelistet

sind (dann sind keine KSI_DAT_2015xxxx.mde im Unterverzeichnis des

Programms KSI_A02_2015 vorhanden):

oder es kann aus einer Liste eine BE-Datenbank ausgewählt werden:


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Nach Auswählen des gewünschten Akkreditierungsumfangs und Drücken des

Buttons werden die Daten mit dem KSI-Programm verbunden.

Danach erscheint .

Durch Drücken des Knopfes wird das Datenbearbeitungsprogramm KSI

gestartet und der ausgewählte Akkreditierungsumfang geöffnet.

Hinweis 3: Den Knopf erst dann drücken, nachdem KSI mit der BE-

Datenbank erfolgreich verbunden hat, sonst könnte das Programm abstürzen.


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4. Formulare

4.1 Akkreditierungsumfang

Bei Neuanträgen erscheint ein leeres Formular, das erst mit Datensätzen befüllt

werden muss (siehe Kapitel 4.2 "Neue Dokumente"):

Nach Beantragung bzw. bei bestehenden Akkreditierungen wird der

Akkreditierungsumfang zur Verfügung gestellt (siehe Beispiel):


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4.2 Neue Dokumente

Neue Dokumente können eingefügt, bearbeitet und wieder gelöscht werden.

Der Knopf dient dazu, die Dokumente in der Listenansicht anzuzeigen (gilt

für alle Formulare).

Befehle:

ein neues Norm-Konformitätsbewertungsverfahren kann eingegeben

werden.

ein neues eigenentwickeltes Konformitätsbewertungsverfahren kann

eingegeben werden.


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Beispiel eines ausgefüllten neuen Dokuments:

Alle farbigen Felder müssen ausgefüllt werden, alle anderen Felder dienen der

näheren Beschreibung und sollten nach Möglichkeit ausgefüllt werden.


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Das ICS-Konformitätsbewertungsfachgebiet wird z.B. durch Eintippen von "20."

auf das Kalibrierwesen fokussiert.

Mit dem kann die ICS-Liste heruntergeklappt werden und die passende ICS-

Nummer ausgewählt werden:

Weitere ICS-Fachgebiete können über ausgewählt werden:


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Sonderzeichen (nur bei Kalibrierstellen)

Beim Anklicken eines Sonderzeichens wird dieses als letztes Zeichen im

Datenfeld "Messunsicherheit" angefügt und kann mittels Copy und Paste an die

richtige Stelle in die betreffenden Datenfelder kopiert werden.

Das letzte Sonderzeichen in der Reihe ist ein geschütztes Leerzeichen.


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Der Knopf gibt Anleitung für die Eingabe neuer

Konformitätsbewertungsverfahren.

Durch Drücken von wird die neue Norm/SOP gespeichert.

Mit kann die neue Norm/SOP wieder gelöscht bzw.

bearbeitet werden


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4.3 Geänderte Dokumente

In diesem Formular scheinen die Dokumente auf, die geändert wurden.

Die geänderten Dokumente können bearbeitet werden oder die Änderungen

können wieder rückgängig gemacht werden ( ).

Mit können die getätigten Änderungen nachgelesen werden:

Ausnahme: Wenn Änderungen durch Akkreditierung Austria vorgenommen

wurden, können diese Änderungen nicht automatisch wiederhergestellt werden

und die Änderungen können auch über Log nicht nachgelesen werden (es erfolgt

eine Fehlermeldung). Es können jedoch weitere Änderungen getätigt werden, die

auch wieder angezeigt und zurückgenommen werden können.


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4.4 Zurückgezogene Dokumente

Die Liste zeigt die zurückgezogenen Dokumente. In den Notizen bzw. Bemerkungen wird der Zurückziehungsgrund eingetragen und die bisherigen Notizen/Bemerkungen werden gelöscht. Mit kann der Originalzustand wieder hergestellt, die

Zurückziehung rückgängig gemacht werden. Der Eintrag des

Zurückziehungsgrunds in der Bemerkung wird wieder entfernt, die vorherigen

Notizen/Bemerkungen werden wieder hergestellt.


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4.5 Organisation

Im Formular Organisation sind die relevanten Informationen zur

Konformitätsbewertungsstelle und zum Akkreditierungsverfahren eingetragen.

Hier können Aktualisierungen direkt eingetragen werden. Die farbigen Felder

sind dabei jedenfalls auszufüllen.

Aus dem Menüpunkt kann der gesamte Akkreditierungsumfang

angezeigt und nach Drücken der rechter Maustaste über das Auswahlmenü

"Drucken..." ausgedruckt werden.

Es wird nach Konformitätsbewertungsverfahren alphabetisch sortiert, bei

Kalibrierstellen wird außerdem nach Konformitätsbewertungsfachgebieten

gruppiert.

Mit kann der Akkreditierungsumfang in eine Excel-Tabelle exportiert

werden, um die Daten z.B. im eigenen EDV-System weiterverarbeiten zu

können. Der Knopf gibt Auskunft über die Bedeutung der

Spaltenüberschriften und den Zusammenhang zu den Feldbezeichnungen.


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Nach Eingabe des Datei-Menüpunkts "SV-Kennwort…" erscheint der Knopf

und es können zusammenhängende Konformitätsbewertungs-

verfahren miteinander verknüpft werden:

Zusammengehörende Dokumente können zu einem Konformitätsbewertungs-

verfahren gruppiert werden, indem das Hauptdokument (hier im Beispiel

'OENORM EN 12273') links mit Doppelklick angewählt wird und dadurch nach

rechts oben kopiert wird und anschließend die Subdokumente (hier im Beispiel

OENORM B 3597) links angewählt und durch Drücken des grünen Pfeils nach

rechts verschoben und so zum Hauptdokument ('OENORM EN 12273') dazu

gruppiert werden. Es können auch mehrere Dokumente von links nach rechts

mittels grünen Pfeils zum Hauptdokument gruppiert werden.

Ein Dokument kann auch wieder aus der rechten Liste der Subdokumente

entfernt werden, indem es rechts angewählt wird und durch Drücken des grünen

Pfeils wieder nach links zurückverschoben wird.

Alle so gruppierten Dokumente erhalten dieselbe laufende Nummer, wobei das

Hauptdokument die Nummer in der HD-Spalte und die Subdokumente dieselbe

Zahl in der SD-Spalte bekommen.

Gruppierte Dokumente werden nur einmal gezählt, es vermindert sich daher die

Anzahl der akkreditierten Konformitätsbewertungsverfahren. Die Informationen

über gruppierte Dokumente sind im Organisationsformular angegeben.


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5. Arbeiten mit aktuellen KSI-Daten

siehe Beispiel ausgefülltes Formular Akkreditierungsumfang:

5.1 Akkreditierungsumfang

Auf der linken Seite (blau) ist der aktuelle Akkreditierungsumfang dargestellt,

wie er beantragt, per Bescheid akkreditiert oder durch entsprechende

Rückmeldung durch die Akkreditierungsstelle bestätigt wurde.

Durch Auswählen der gewünschten Norm/ SOP links (linke Maustaste oder mit

Scrolltasten) erscheinen auf der rechten Seite die zu diesem Dokument

gespeicherten Informationen.

Wenn der Text – wie in diesem Beispiel – in roter Schrift erscheint, so handelt es

sich um ein historisches Dokument, welches zurückgezogen oder geändert

wurde.

Amendments sollen nicht in den Akkreditierungsumfang aufgenommen werden,

wenn darin nicht zusätzliche Prüf-, Inspektions- oder Zertifizierungsverfahren

definiert sind, sondern nur die Basisnorm.

Daher werden die Basisnormen der ENs mit dem "alten" Ausgabedatum (als

historisch) angegeben.


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Hinweis 4: Die Kennzeichnung "historisch" in den KSI-Dateien ist informativ und

soll dazu dienen, bei der Begutachtung zu entscheiden, ob diese Norm

beibehalten werden oder durch ein etwaiges anderslautendes

Nachfolgedokument ersetzt werden soll.

Soll eine ältere Ausgabe einer Norm, bei der es gleichzeitig eine gleichlautende

neuere Norm gibt, im Akkreditierungsumfang beinhaltet sein, so muss ein

zusätzliches Dokument in den Akkreditierungsumfang aufgenommen werden,

wobei die Dokumentnummer mit "Doppelpunkt Jahreszahl" dem Ausgabejahr der

älteren Ausgabe ergänzt werden muss (siehe fiktives Bsp.: EN 13450:2002 vom

Dezember 2002 zusätzlich zu EN 13450 vom 01-05-2013)

5.1.1 Spaltenüberschriften im linken (blauen) Bereich

Hinweis 5: Durch Anklicken der Spaltenüberschrift kann nach dieser sortiert

werden (auf- oder absteigend).

DokArt

gibt an, ob es sich um eine Norm (N) oder eine Standard Operating Procedure

(SOP) handelt. Bei Kalibrierverfahren kommen derzeit nur SOPs zur Anwendung.

Norm bzw. SOP mit Zusatzzeichen:

Norm® bzw. SOP® heißt, dass dieses Konformitätsbewertungsverfahren

als Stichprobe vom Sachverständigen geprüft wurde.

>>Norm bzw. >>SOP heißt, dass zu diesem

Konformitätsbewertungsverfahren eine Notiz/Bemerkung eingefügt wurde.

Dokumentnummer

Eindeutige Bezeichnung des Konformitätsbewertungsverfahrens (mit Angabe des

Messbereichs bei Kalibrierstellen)

AMD Änderungsstatus

Leeres Feld bedeutet, dass dieses Konformitätsbewertungsverfahren im

unveränderten Originalzustand gelistet ist.

A kennzeichnet geänderte Dokumente

Z kennzeichnet zurückgezogene Dokumente

N kennzeichnet neu hinzugekommene Dokumente


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5.1.2 Feldbezeichnungen im rechten Bereich (Einzeldatensatz)

Siehe auch HILFE im Formular „Neue Dokumente“ unter "neue SOP"

Folgende Informationen können angezeigt werden:

Aktualisierung zurückgezogen, geändertes Dokument oder neues Dokument.

Bei OriginalKonformitätsbewertungsverfahren wird keine Information

angezeigt.

Art N (Norm) oder S (SOP)

HD Hauptdokument (es wird eine Zahl angezeigt, das wievielte

Hauptdokument dies ist): Dieses Feld ist leer, wenn kein mit diesem Dokument

verbundenes Subdokument existiert.

SD Subdokument (es wird dieselbe Zahl angezeigt wie das

zugehörige Hauptdokument): Dieses Feld ist leer, wenn kein mit diesem

Dokument verbundenes Hauptdokument existiert.

Dokumentnummer bzw. Messgröße // Messbereich

Hier wird die Bezeichnung des ausgewählten Konformitätsbewertungsverfahrens

angezeigt.

überprüftPeri Dieses Datum besagt, wann die letzte Aktualisierungs-PERI-

Überprüfung durch die Akkreditierungsstelle vorgenommen wurde.

Geltungsbeginn Akkreditierte Konformitätsbewertungsverfahren sind mit

Datum versehen, ab wann dieses Verfahren (akkreditiert) angewendet werden

kann.

Meldungsdatum Dieses Datum zeigt an, wann eine Änderung an diesem

Konformitätsbewertungsverfahren gemeldet wurde.

Prüfart Einteilung des Konformitätsbewertungsverfahrens nach

Prüfmethoden bzw. Fachgebieten/ Kategorien

Prüfer Eine hier eingetragene Zahl zeigt an, dass für dieses

Konformitätsbewertungsverfahren ein bestimmter Sachverständiger bestellt

wurde.

SVgeprüft zeigt an, ob dieses Konformitätsbewertungsverfahren von

einem Sachverständigen als Stichprobe begutachtet wurde.

Notizen/Bemerkungen Hier können Hinweise über erfolgte Änderungen und

sonstige wichtige Bemerkungen zu diesem Konformitätsbewertungsverfahren

festgehalten werden.


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5.3 Befehle

Das ausgewählte Konformitätsbewertungsverfahren kann aus

dem Akkreditierungsumfang als zurückgezogen gekennzeichnet werden.

Es erscheint folgendes Formular:

Das Dokument kann ersatzlos gestrichen werden, durch ein Ersatzdokument,

das vorher als neues Dokument eingegeben worden sein muss, ersetzt werden

oder aus anderen Gründen, die im Bemerkungsfeld eingetragen werden müssen,

zurückgezogen werden.

Nach Drücken des Knopfes "ersetzt durch" erscheint eine Liste der neuen

Dokumente, aus der das Ersatzdokument ausgewählt werden kann.

Das Meldungsdatum muss immer ausgefüllt werden.

Die Angaben zu dem Konformitätsbewertungsverfahren können

bearbeitet werden.

Hinweis 6: Diese Schaltfläche wird erst sichtbar, wenn im Menüpunkt

"Datei" "SV-Kennwort…" das Gutachter-Kennwort eingegeben wurde

Der Sachverständige soll diesen Schritt durchführen, wenn er dieses

Konformitätsbewertungsverfahren als Stichprobe bei seiner Begutachtung

geprüft hat. Dabei ist die Kennnummer des Sachverständigen einzugeben.


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Das Konformitätsbewertungsverfahren wird als geprüft gekennzeichnet. Wird

dieser Befehl nochmals durchgeführt, so kann das "SVgeprüft" durch Drücken

der Befehlsschaltfläche "nicht geprüft" wieder rückgängig gemacht werden,

sodass das Konformitätsbewertungsverfahren wieder ungeprüft dargestellt wird.


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6. Menüleiste "Datei" "Fenster" und "?"

6.1 BE-Daten verbinden…

Der Menüpunkt ist unter dem Kapitel "3. Auswahl des Akkreditierungsumfangs"

beschrieben.

6.2 SV-Kennwort…

Nach Auswählen des Menüpunkts "Datei" "SV-Kennwort…" erscheint folgende

Maske:

Es ist das Kennwort "Gutachter" einzugeben.

Nach Bestätigung mit "OK" wird der Befehl zum Setzen des SV-geprüft-

Hakerls und zum Gruppieren von Dokumenten aktiv.

6.3 Datenbank komprimieren und reparieren

Durch Auswahl dieses Menüpunktes kann die Dateigröße des KSI-Programms

minimiert werden.

6.4 Beenden…

beendet das KSI-Programm


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6.5 ?

Drücken des "?" in der Menüleiste zeigt die Info, die auch beim Start kurz

angezeigt wurde, an, in der u.a. auch der Sachbearbeiter der Akkreditierung

Austria aufscheint.


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7. Fehlermöglichkeit

Insbesondere bei Verwendung von MS-Office 2013 kann es beim Start zu Problemen kommen, zB. dass Macros nicht ausgeführt werden. Ein mögliches Problem kann sein, dass die PC-Einstellungen die korrekte Verwendung des Access-Programms verhindern. Für MS-Office 2013 bietet Microsoft folgende Möglichkeiten an: Methode 1: Aktivieren der Datenbank für die aktuelle Sitzung

Wenn Sie diese Methode verwenden, aktiviert Access 2007 die Datenbank, bis Sie die Datenbank schließen. Gehen Sie folgendermaßen vor, die Datenbank für die aktuelle Sitzung zu aktivieren:

1. Klicken Sie auf der Statusleiste auf Optionen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen auf diesen Inhalt aktivieren und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis: Sie müssen diese Schritte jedes Mal wiederholen, wenn Sie die Datenbank neuerlich öffnen.

Methode 2: Verschieben Sie die Datenbank an einen vertrauenswürdigen Speicherort

1. Bestimmen Sie vertrauenswürdige Speicherorte, in die Sie die Datenbank verschieben können. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

a. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und klicken Sie dann auf Access-Optionen.

b. Klicken Sie auf Vertrauensstellungscenter und klicken Sie dann unter Microsoft Office Access-Vertrauensstellungscenter auf Vertrauensstellungscenter.

c. Klicken Sie auf Vertrauenswürdige Speicherorte und verwenden Sie dann eine der folgenden Vorgehensweisen:

• Beachten Sie die Pfade der vertrauenswürdigen Speicherorte, die aufgeführt sind.

• Fügen Sie einen neuen vertrauenswürdigen Speicherort hinzu. Dazu klicken Sie auf neuen Speicherort hinzufügen und geben den Pfad des Speicherorts, den Sie hinzufügen möchten, an.

2. Verschieben Sie die Access 2007-Datenbank an den vertrauenswürdigen Speicherort, den Sie definiert haben.


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8. Fragen

Bei Fragen zum KSI-Programm bzw. bezüglich der Bedienung des KSI-

Programms oder bei Fehlermeldungen wenden Sie sich bitte an den in der

Akkreditierung Austria dafür zuständigen Sachbearbeiter:

Dipl.-Ing. Heinz TÖMBÖL

Abteilung I/12, Akkreditierung Austria

Bundesministerium für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft

Federal Ministry of Science, Research and Economy

1010 Wien, Stubenring 1

Tel.: +43 (0)1 71100-8261

Fax.: +43 (0)1 71100-938261

mailto:[email protected]

www.bmwfw.gv.at/akkreditierung

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