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KUNDENINFORMATION: PRODUKTIONSGESTÜTZE ABRECHNUNG

DHL Paket

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Unsere Rechnungsstellung wird transparenter und flexibler

Produktionsgestützte Abrechnung | Bonn

Mehr Transparenz und Flexibilität im Rahmen der Rechnungs-

Stellung

Vereinfachte Rechnungsprüfung durch neue, zusätzliche

Informationen

Flexible Darstellung aller Sendungen: einzelsendungsbezogen

oder summarisch

Wir erweitern unser Angebot an Rechnungsinformationen. Für Sie als Kunde ergeben sich daraus eine

Reihe attraktiver Vorteile, die Ihnen die Rechnungsprüfung erleichtern:

Auf den folgenden Seiten informieren wir Sie über unsere Neuerungen.

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Die neue „produktionsgestützte Abrechnung“

Die neue produktionsgestützte Abrechnung ist eine weiterentwickelte

EDI-basierte Abrechnung.

Die Sendungsinformationen aus den von Ihnen übermittelten EDI-Daten

(„Soll-Daten“) bilden die Abrechnungsgrundlage.

In unseren Paketzentren erfassen wir die entsprechenden Paketsendungs-

daten („Ist-Daten“).

„Soll-Daten“ und „Ist-Daten“ gleichen wir miteinander ab.

Im Rahmen dieses „Soll-Ist-Abgleichs“ festgestellte Differenzen weisen

wir separat in der Rechnung aus („Festgestellte Abweichungen“).

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Wenn Sie heute bereits Ihre Aufträge zur Sendungsbeförderung an Deutsche Post DHL elektronisch per

EDI übertragen oder diese Möglichkeit in Zukunft nutzen möchten, werden Ihre Pakete künftig nicht nur

auf Basis der übermittelten EDI-Daten abgerechnet, sondern zusätzlich mit den von Deutsche Post DHL

erfassten Sendungsdaten abgeglichen und produktionsgestützt abgerechnet.


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Rechnungs-

Gruppierung

Abrechnung verschiedener nationaler Produkte jeweils in einer

gemeinsamen Rechnung

Abrechnung pro Produkt oder pro Abrechnungsnummer

Sendungs-

Darstellung

Einzelsendungs-Darstellung in der Rechnung

Summarische Darstellung (Zusammenfassung aller Sendungen gleicher

Gewichtsstufen pro Tag)

Zusatz-

Informationen

Elektronischer Einzelsendungsnachweis als Detaillierung zur Rechnung

Erweiterte elektronische Rechnung

Rechnungs-

Informationen

Darstellung „nicht eingelieferter Sendungen“

Darstellung „festgestellter Abweichungen“ zu Sendungsangaben (Soll-

Ist-Abgleich)

Erweitertes Angebot an Rechnungsinformationen


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Rechnungsgruppierung

Auf Wunsch können verschiedene Produkte auf derselben Rechnung dargestellt werden.

DHL PAKET und DHL RETOURE können in derselben Rechnung

dargestellt werden. DHL INFOPOST und DHL RETOURE mit

Abholung und Label kommen zu einem späteren Zeitpunkt hinzu.

Weiterhin möglich ist die Abrechnung „pro Abrechnungsnummer“

(= „pro Verfahren und Teilnahme“) sowie die Abrechnung „pro

Produkt“ (= „pro Verfahren“).


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Sendungsdarstellung: einzelsendungsbezogen

Bei dieser Darstellungsart führen wir jede Sendung in der EINZELÜBERSICHT der Papier-

Rechnung einzeln auf inklusive der Angabe des Sendungsempfängers1.

1 Voraussetzung hierfür ist, dass der Empfänger in der EDI-Nachricht angegeben war.


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Sendungsdarstellung: summarisch

Bei summarischer Darstellung werden alle Sendungen pro Einlieferungstag zusammengefasst, die

in die gleichen Gewichtsstufen fallen.


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Rechnungsinformationen: Nicht angekündigte Sendungen (1/2)

Wurden Sendungen in der EDI-Nachricht nicht angekündigt, aber in unseren Paketzentren fest-

gestellt, sprechen wir von sogenannten „Nicht angekündigten Sendungen“.

Wird für eine Sendung, zu der Einlieferungsinformationen aus unseren Paketzentren vorliegen, nicht

innerhalb von 10 Tagen eine EDI-Nachricht übermittelt, wird die Sendung produktionsgestützt

abgerechnet.


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Rechnungsinformationen: Nicht angekündigte Sendungen (2/2)

Nicht angekündigte Sendungen erkennen Sie in der EINZELÜBERSICHT an der Blattnummer „000“.

Im Falle eines vertraglich vereinbarten Staffelpreises berechnen wir für solche Sendungen den Preis

der höchsten Gewichtsstaffel, in folgendem Beispiel „31,5 kg“.


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Per EDI angekündigte, aber nicht eingelieferte Sendungen werden auf der Rechnung ausgewiesen in

der Rubrik „Nicht eingelieferte Sendungen“.

Sind seit dem in der EDI-Nachricht angegebenen Einlieferungsdatum für eine Sendung mehr als

10 Tage vergangen ohne dass die Sendung eingeliefert wurde, wird sie in unserem Auftragsbestand

storniert. Sie müssen uns diese also zukünftig nicht mehr separat zur Stornierung mitteilen.

Rechnungsinformationen: Nicht eingelieferte Sendungen


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Rechnungsinformationen: Zeitpunkt der Abrechnung

Die Einlieferung von Sendungen und die Voranmeldung der entsprechenden EDI-Daten erfolgen nicht

immer zwingend am gleichen Tag. Daher haben wir für nicht eingelieferte bzw. nicht angekündigte

Sendungen systemische Wartefristen vorgesehen, nach deren Ablauf wir Sendungen abrechnen bzw. in

unserem Auftragsbestand stornieren.

Bei zeitversetzter Einlieferung kann sich somit der Zeitpunkt der Abrechnung in die nächste

Abrechnungsperiode verschieben. Das heißt, diese Sendungen werden erst auf der nächsten Rechnung

aufgeführt.


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Elektronische Zusatzinformationen

Einzelsendungsnachweis (ESN):

Zusammen mit der Rechnung erstellte Übersicht über die fakturierten

Sendungen (mit Rechnungsinformationen)

Elektronische Rechnung:

Unsere elektronischen Rechnungen haben wir um zusätzliche Felder zur

Abbildung der Neuerungen der produktionsgestützten Abrechnung

erweitert (z.B. für die Darstellung von Soll-Ist-Abweichungen).

Damit Sie auch weiterhin unsere elektronischen Rechnungsdateien

verarbeiten können, unterstützt Sie unserer technischer Kundenservice

gerne bei den notwendigen Anpassungen.

Die angepassten Spezifikationen zu den gängigen Rechnungsformaten

3D-FLATFILE, 3D-EDIFACT sowie INVLST2 stellen wir Ihnen im DHL

Entwicklerportal unter https://entwickler.dhl.de zur Verfügung.

Auf Wunsch erhalten Sie ergänzende Informationen als elektronische Datei/en:


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Überblick der Änderungen

Merkmale Neue produktions-

gestützte

Abrechnung

Altes

Abrechnungsverfahren

Sollabrechnung X X

Elektronische Rechnung X X

Elektronische Rechnung auf EKP-Basis X X

Elektronischer ESN (Einzelsendungsnachweis) X X

Soll- / Istabrechnung

Einzelsendungsübersicht in der Papierrechnung

Darstellung der festgestellten Abweichungen (Soll- / Istabgleich)

Elektronische Rechnung mit Soll- / Istabgleich

Elektronische Rechnung auf Basis der Abrechnungsnummer

Signierte PDF- und GKP-Rechnung auf Einzelpositionsebene

Keine Notwendigkeit Stornierung von Sendungen durch den Kunden

Einzelsendungsübersicht des Leitcodierentgelts

Einzelsendungsübersicht der Retouren


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Änderungen durch die neue Abrechnung / Inhaltliche Erläuterung 1/3

Sollabrechnung:

Alle per EDI und OCR gelieferten Sendungsmengen werden für die Abrechnung herangezogen.

Abrechnung der festgestellten Abweichungen (Soll- / Istabrechnung):

Alle EDI-Auftragsdaten werden mit dem Produktionseingang abgeglichen. Die Abweichungen zwischen

EDI- und Produktionsdaten werden abgerechnet.

Einzelsendungsübersicht in der Papierrechnung:

Bei dieser Darstellungsart wird jede einzelne Sendung in der Einzelübersicht auf der Papierrechnung

aufgeführt, inklusive der Angabe des Sendungsempfängers.

Darstellung der festgestellten Abweichungen (Soll- / Istabgleich):

Die in der Produktion festgestellten Abweichungen zu den vom Kunden gemeldeten Mengen werden in

der Rechnung aufgeführt.

Elektronische Rechnung:

Die elektronische Rechnung kann sowohl über das neue System als auch über das alte System

angeboten werden. Für das neue System wurden neue Formate eingeführt.


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Elektronische Rechnung mit Soll- / Istabgleich:

Analog zu der Darstellung der festgestellten Abweichungen, wird bei dem Soll- / Istabgleich in der

elektronischen Rechnung, die in der Produktion festgestellte Abweichung in einem der neuen

Rechnungsformate summarisch dargestellt.

Elektronische Rechnung auf Basis der Abrechnungsnummer:

Bei dem neuen Abrechnungssystem lässt sich die elektronische Rechnung auch auf Ebene einer

Abrechnungsnummer einrichten. Dies ist bei dem alten System nicht möglich ist.

Signierte PDF- und GKP-Rechnung auf Einzelpositionsebene:

Bei dieser Darstellungsart wird jede einzelne Sendung in der Einzelsendungsübersicht auf der Rechnung

aufgeführt.


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Keine Stornierung von Sendungen durch den Kunden:

Sendungen die der Kunde angekündigt aber tatsächlich nicht eingeliefert hat, werden vom neuen System

erkannt und nicht abgerechnet. Der Kunde muss diese Sendungen nicht mehr aktiv stornieren.

Einzelsendungsübersicht des Leitcodierentgelts:

Beim neuen Abrechnungssystem wird das Leitcodierentgelt im Einzelsendungsnachweis und bei der

elektronischen Rechnung mit der jeweiligen Sendungsnummer aufgeführt. Dies ist beim alten

Abrechnungssystem nicht möglich.

Einzelsendungsübersicht der Retouren:

Retouren werden in einer Einzelsendungsübersicht dem Kunden zur Verfügung gestellt.


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Rückfragen

Mit dieser Präsentation haben wir Ihnen unsere Neuerungen im Rahmen der Rechnungsstellung

vorgestellt.

Für gegebenenfalls auftretende Rückfragen steht Ihnen die Sie betreuende Abrechnungsstelle gerne

persönlich zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihr Unterstützung.

Ihre DHL Paket GmbH


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